SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Mg. N. Ferracutti; Mg. Víctor Ferracutti.

SISTEMA.

Un sistema (del latín systēma, y este del griego σύστημα [sýstema]) es un objeto complejo cuyos

componentes se relacionan con al menos algún otro componente; puede ser material o conceptual.

Todos los sistemas tienen composición, estructura y entorno, pero sólo los sistemas materiales tienen mecanismo, y sólo algunos sistemas materiales tienen figura (forma).

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CLASIFICACIÓN DE SISTEMAS.

a. Sistemas abiertos y cerrados.

b. Sistemas probabilísticos y determinísticos.

a. Un sistema cerrado está definido en la física como un sistema contenido en sí

mismo. No intercambia materiales, información ni energía con su medio ambiente.

Un ejemplo es la reacción química en un contenedor sellado y aislado. Tales

sistemas cerrados finalmente terminarán o se convertirán en sistemas desorganizados. Este movimiento hacia el desorden se llama incremento de

entropía.

Un sistema de manufactura es relativamente aislado, pero no completamente cerrado.

Un programa de computación es relativamente cerrado en el sentido que acepta

entradas previamente definidas, las procesa y provee salidas definidas. En

resumen, un sistema relativamente cerrado es el que tiene entradas y salidas

controladas y bien definidas, no expuesto a perturbaciones del exterior. Los sistemas abiertos intercambian información, materiales o energía con el medio

ambiente incluyendo el azar y entradas no definidas. Ejemplos de sistemas abiertos

son los diversos sistemas biológicos, tales como los seres humanos, y los sistemas

organizacionales. Los sistemas abiertos, tienen forma y estructura que les permite adaptarse a los

cambios de su medio ambiente en tal forma que puedan continuar su existencia.

Son auto-organizados en el sentido de que modifican su organización en respuesta

a las condiciones cambiantes. Los sistemas vivos (células, plantas, hombres...) son sistemas abiertos. Intentan mantener el equilibrio por la homeóstasis, proceso de

ajuste para conservar la operación del sistema entre los límites preestablecidos.

Las organizaciones son sistemas abiertos, ilustran el concepto de sistemas de

equifinalidad.

b. Un sistema determinístico opera de manera predecible. La interacción entre las

partes se conoce con certeza. Si uno tiene la descripción de un estado del sistema

en un momento dado además de una descripción de su operación, el siguiente

estado se puede dar con exactitud.

El probabilístico se puede definir en términos de comportamiento probable, hay

cierto grado de error asociado a la predicción de lo que hará el sistema. Un sistema

de inventarios es un ejemplo de sistema probabilístico. La demanda promedio, y el tiempo promedio para el abastecimiento, etc., se pueden definir pero el valor

exacto en un momento dado no se conoce. Otro ejemplo es un conjunto de

instrucciones dadas a un hombre, que por diversas razones no puede seguirlas

correctamente como se las dieron.

1 http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema. Consultado por última vez: 30/08/2014.

SUBSISTEMAS.

Normalmente, los sistemas están compuestos por subsistemas más pequeños. La

conexión de los más pequeños con los más grandes forma una jerarquía que es

característica de la teoría de sistemas.

ENTROPÍA.

Los sistemas ofrecen manifestaciones de entropía, un término derivado de la

termodinámica, pero utilizado en un sentido diferente. La entropía describe el estado de un sistema en un ciclo cerrado (sin entradas procedentes del exterior del

sistema) donde todos los elementos se mueven hacia la desorganización y la

incapacidad para obtener y procesar señales de entrada, por lo cual el sistema es

incapaz de procesar señales de salida. El procesado de la información es crítico para la supervivencia del sistema.

SISTEMAS Y ORGANIZACIONES. TEORÍAS ORGANIZACIONALES.

Las Teorías Organizacionales son los modos como los expertos han conceptualizado

las organizaciones. Existen diferentes maneras o puntos de vista de ver las organizaciones:

Teoría Clásica:

Esta teoría se centra principalmente en las relaciones estructurales dentro de las

organizaciones. La teoría clásica comienza con el establecimiento de los ingredientes básicos en cualquier organización y luego estudia como debería

estructurarse mejor una organización para alcanzar sus objetivos. Hay cuatro

ingredientes básicos en cualquier organización:

1. Un sistema de actividades diferenciadas: todas las organizaciones se componen de las actividades y funciones que se llevan a cabo dentro de ellas y de

las relaciones entre estas actividades y funciones. Una organización formal surge

cuando se unen todas estas actividades.

2. Las personas: aunque las organizaciones se componen de actividades o funciones, son las personas las que ejecutan las tareas y ejercen la autoridad.

3. Cooperación hacia una meta: la cooperación debe existir entre las personas

para lograr una unidad de propósito en la consecución de metas comunes

4. Autoridad: se establece por medio de la relación superior -subordinados y dicha

autoridad es necesaria para asegurar la cooperación entre las personas que persiguen sus metas. |

La teoría clásica tiene el mérito de ofrecer la anatomía estructural de las

organizaciones. Fue el primer intento de articular la forma y la sustancia de las

organizaciones de modo exhaustivo.

Farol: fue el primero en estudiar el comportamiento gerencial, y en sistematizarlo.

Se interesaba por la organización total y se enfocaba hacia la administración, que

en su opinión era la operación empresarial mas descuidada. Sus principios:

1. División del trabajo 2. Autoridad.

3. Disciplina

4. Unidad de Mando.

5. Unidad de Dirección. 6. Subordinación de interés individual al bien común

7. Remuneración.

8. Centralización.

9. Jerarquía. 10. Orden.

11. Equidad.

12. Estabilidad del Personal

13. Iniciativa.

14. Espíritu de Grupo. Weber: Pensador de que toda organización requería un estrecho control de sus

actividades, desarrollo una teoría de la administración de burocracia que subrayaba

la necesidad de una jerarquía.

Parker Follet: Se dirigió hacia los recursos humanos y estructura de la organización. Estaba convencida que ninguna persona podría sentirse completa a

no ser que formara parte de un equipo y de que los humanos crecían gracias a sus

relaciones con otros miembros.

Barnad: Las personas que se reúnen en organizaciones formales para alcanzar fines que no pueden lograr trabajando solas y mientras persiguen las metas de la

organización también pueden satisfacer sus necesidades individuales.

Teoría Neoclásica: Nació en los 50 y comienzos de los 60. El nombre neoclásica connota una

modernización a la teoría clásica. Los neoclásicos apuntaron que si bien la división

de trabajo ocasiona una interdependencia funcional entre las actividades laborales,

también las despersonaliza de modo que el sujeto encuentra muy poco significado

en estas. Es decir, las personas desarrollan un sentido de alienación en trabajos muy repetitivos, que al final les ocasiona una insatisfacción laboral. Además esta

insatisfacción puede llevar a un descenso en la eficacia causada por una

productividad menor y un mayor absentismo. En conclusión los neoclásicos

defienden una división del trabajo menos rígida y un trabajo más humanista, del que las personas puedan extraer un sentido de valía y un significado.

La principal contribución de la teoría neoclásica fue revelar que los principios de la

teoría clásica no eran tan simples ni tan universalmente aplicables como se había

formulado inicialmente.

Teoría moderna de la organización:

Esta teoría adopta un punto de vista complejo y dinámico de las organizaciones

denominado aproximación a los sistemas, el cual tuvo sus orígenes en las ciencias

biológicas y se modificó para satisfacer las necesidades de la teoría organizacional. La aproximación a los sistemas considera que una organización existe en una

relación interdependiente con su medio.

La teoría moderna afirma que un sistema organizacional se compone de cinco

partes: 1. Individuos: Los individuos traen sus propias personalidades, habilidades y

actitudes a la organización, lo que influye en que es lo que espera conseguir por

participar en el sistema.

2. Organización Formal: esta formada por los patrones interrelacionados de los

trabajos, que en conjunto establecen la estructura del sistema.

3. Grupos pequeños: los individuos no trabajan de forma aislada sino que son

miembros de grupos pequeños y esto les sirve como medio para facilitar su adaptación dentro del sistema.

4. Estatus y roles: las diferencias de estatus y rol que existen entre los distintos

puestos de una organización, definen la conducta de los individuos dentro del

sistema. 5. Marco físico: hace referencia al ambiente físico externo y al nivel de tecnología

que caracteriza a la organización.

Muchinsky (1994) plantea que la teoría moderna de la organización ofrece un

alejamiento radical de las escuelas de pensamiento clásica y neoclásica. La teoría moderna se fundamenta en la aproximación a los sistemas, la cual analiza a las

organizaciones como a cualquier otra forma de organismo vivo. El propósito de una

organización es alcanzar la estabilidad, crecer y adaptarse como hace cualquier

organismo vivo para sobrevivir.

Los enfoques, modelos y teorías organizacionales, explican que las organizaciones, dentro de la conceptualización del enfoque sistémico, da a comprender que cada

organización es un sistema dinámico, que responde a continuos cambios en su

entorno, lo cual puede limitar en la aplicación de enfoques y teorías universales y

perennes, por ello, siempre surgirán nuevos elementos que tratarán de explicar el dinamismo de las organizaciones y por ende, la conformación de redes de

organizacionales.

MODELO GENERAL DE UN SISTEMA

El análisis y diseño de sistemas, en lo referente a sistemas de información, tiene

sus fundamentos en la teoría general de sistemas. La misma recalca la importancia de examinar todas las partes del sistema. Muy a menudo el analista se preocupa

solamente de un componente del sistema y toma una acción que puede ser

inadecuada pues se han ignorado partes o interacciones importantes.

Sistema: conjunto de componentes y variables organizado, interaccionado, interdependiente e integrado. Un sistema tiene objetivos o metas.

Entorno de un sistema: es el exterior del mismo. Está fuera del control del

sistema aunque interactúa con éste y define sus prestaciones. Los recursos del

sistema satisfacen los requisitos del entorno, y pertenecen a dicho sistema.

Componentes: Tareas, actividades, misiones o partes que se realizan para lograr los objetivos.

Nota: se retomará luego este tópico, en la síntesis de Análisis Esencial de Sistemas,

y la de Teoría y Diseño de Bases de Datos.

Dirección del sistema: consiste en actividades orientadas al planeamiento y control del mismo.

MODELO DE UN SISTEMA, PARA SISTEMAS PLANEADOS2.

Sistemas planeados:

Los sistemas interactivos actúan sobre cosas que están fuera de su control, y ellas sobre el sistema. Damos los nombres evento y respuesta a las interacciones entre

el sistema y su entorno. Un evento es algún cambio en el entorno, y una respuesta

el conjunto de acciones ejecutadas por el sistema cuando un evento ocurre. Cuando

el sistema tiene que inventar su respuesta después de que el evento ha ocurrido, entonces el sistema ha creado una respuesta ad hoc.

Cuando la respuesta está determinada antes que el evento ocurra, entonces el

sistema interactivo genera una respuesta planeada. El sistema interactivo de respuestas planeadas responde a un conjunto predeterminado de eventos que

pueden ser iniciados por una componente ad hoc o por el entorno del sistema.

Los eventos pueden ser externos (iniciados por entidades en el entorno), o

temporales (iniciados por el paso del tiempo).

El concepto de tecnología perfecta:

Tecnología son los medios que el ser humano utiliza para alcanzar un fin.

La tecnología utilizada para implementar sistemas, tiene dos componentes

básicas: procesadores (que llevan a cabo las actividades) y contenedores (que les confieren datos a los procesadores y los almacenan para que ellos los usen).

La esencia de un sistema consiste en sus actividades esenciales y su

memoria esencial. Esto es, las tareas y memoria que compondrían el

sistema si fuera implementado utilizando tecnología perfecta (procesadores y contenedores perfectos).

Figura 1. Procesadores y contenedores en un sistema de personal.

2 (McMenamin, Stephen. Essential Systems Analysis).