caderno de conteúdo - ead2019 · 1. fundamentos de arquivologia nesta unidade, serão apresentados...
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Créditos
Governo do Estado de Minas Gerais
Secretaria de Estado de Segurança Pública
Polícia Militar de Minas Gerais | PMMG
Diretoria de Recursos Humanos | DRH
Centro de Gestão Documental | CGDoc
Equipe Técnica
Chefia: Flávia Rosana Munhoz Pereira Santos | Tenente Coronel PM
Subchefia: Radamés Santos Chaves | Major PM
Paulo Moisés de Souza Macedo | 1º Tenente PM
Helder Ferreira Duarte | 2º Sargento PM
Júlio Alves dos Santos | Museólogo – FC
Centro de Gestão Documental|CGDoc
Rua Álvares Maciel, 58, Santa Efigênia - Belo Horizonte/MG CEP.: 30.150-250.
Telefones: (31) 3307-0415 e (31) 3307-0436
Email: [email protected]
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Sumário
Apresentação ................................................................................................................................ 4
1. Fundamentos de Arquivologia .............................................................................................. 6
1.1. O que é um Documento Arquivístico? .............................................................................. 6
1.2. Características dos Documentos ....................................................................................... 7
1.3. Princípios Arquivísticos ..................................................................................................... 9
1.4. Ciclo Vital dos Documentos ............................................................................................. 10
2. Gestão de Documentos Arquivísticos ................................................................................. 11
2.1. Previsão legal................................................................................................................... 12
2.2. Conceito de Gestão Documental .................................................................................... 12
2.3. As três fases da gestão de documentos: ......................................................................... 12
2.4. Instrumentos de Gestão de Documentos Arquivisticos .................................................. 14
3. Legislação Aplicada á Gestão Documental .......................................................................... 21
3.1. As instituiçõesArquivísticas: ............................................................................................ 21
3.2. Normas arquivítiscas: ...................................................................................................... 22
4. Instrumentos de Gestão de Documentos e Prática de Arquivamento ............................... 35
4.1. Conceitos: ........................................................................................................................ 35
4.2. Protocolo ......................................................................................................................... 37
4.3. Recapitulando alguns conceitos: ..................................................................................... 38
4.4. Arquivamento.................................................................................................................. 39
4.5. Avaliação de Massa Acumulada: ..................................................................................... 40
5. Gestão de Documentos Digitais .......................................................................................... 42
5.1. Preservação de documentos arquivísticos digitais ......................................................... 43
5.2. Gestão de documentos arquivísticos digitais – Disposições Legais ................................ 44
5.3. Como gerenciar documentos arquivísticos digitais?....................................................... 46
5.4. E-ARQ - Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos ................................................................................................................................ 46
5.5. Documentos arquivísticos digitais na PMMG ................................................................. 48
5.6. Reformatação de documentos: ....................................................................................... 49
6. Acesso à Informação Pública e o Tratamento da Informação Sigilosa ............................... 59
6.1. Disposições legais ............................................................................................................ 59
6.2. O que é Informação Pessoal ............................................................................................ 61
6.3. Graus e Prazos de Sigilo: ................................................................................................. 63
6.4. Gestão dos Documentos/Informações Sigilosas: ............................................................ 63
6.5. Gestão Dos Documentos/Informações Sigilosas ............................................................. 64
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6.6. Uso indevido das Informações sigilosas: ......................................................................... 64
6.7. Desclassificação, Reclassificação e ou Prorrogação de Prazo: ........................................ 65
6.8. Tratamento da Informação Classificada .......................................................................... 66
6.9. Observações Finais .......................................................................................................... 67
7. Conservação preventiva de documentos ............................................................................ 68
7.1. Orientações e Cuidados para a Conservação de Documentos ....................................... 68
Glossário ...................................................................................................................................... 77
Referencias .................................................................................................................................. 80
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Apresentação
O objetivo deste curso é de apresentar os princípios fundamentais da Gestão Documental, a
fim de possibilitar a feitura do uso o correto e do gerenciamento da informação arquivística,
promovendo a eficiência administrativa, transparência pública e preservação da memória
institucional.
Com o advento da Lei Federal nº 8.159 de 08 de janeiro de 1991, da Lei Federal nº 19.420,
de 11 de janeiro de 2011, e a promulgação da Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de
2011, que dispõe sobre os procedimentos a serem observados pela União, Estados, Distrito
Federal e Municípios, com o fim de garantir o acesso a informações, tornou-se imperativo
que a Polícia Militar de Minas Gerais que capacite seus servidores para efetivar o
tratamento dos documentos produzidos, recebidos e acumulados.
A gestão de documentos é uma atividade específica e pouco conhecida na Instituição,
portanto, é indispensável que os profissionais que lidam com a produção, tramitação e
arquivamento de documentos, estejam aptos para o desempenho das atividades relativas à
gestão documental, desde a sua produção até a sua destinação final.
Isto tendo em vista que a ausência de normas, métodos e procedimento e de trabalho
provoca o acúmulo desordenado de documentos, transformando os arquivos em depósitos
de papéis, o que nomeamos de massa documental, dificultando o acesso aos documentos e
a recuperação de informações necessárias à tomada de decisões no âmbito institucional e à
garantia do acesso à informação, nos
termos da legislação vigente.
Este curso, desenvolvido pelo CGDoc, tem
o propósito de oferecer conteúdos e
informações a respeito dos procedimentos
de gestão documental. É um material de
consulta para os militares em suas diversas
funções e atividades administrativas no
âmbito da Corporação, favorecendo a
formação de conhecimento que possibilitará
a gestão efetiva da documentação pública
produzida e recebida em seus diversos
Figura 1Imagem: Fonte: Revista Information Management
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suportes, a fim de garantir sua produção, tramitação, o arquivamento, a recuperação, o
acesso, a preservação e sua destinação.
Espera - se que ao final do curso os militares e servidores da PMMG estejam aptos a:
Conhecer e aplicar a legislação que normatiza a Gestão Documental em
âmbitos federal, estadual, municipal e institucional.
Realizar os procedimentos de avaliação e classificação dos documentos,
de acordo com o Plano de Classificação de Documentos (PCD) e a
Tabela de Temporalidade (TTD).
Conhecer os procedimentos e trâmites necessários à eliminação legal
dos documentos após o cumprimento dos prazos previstos na Tabela de
Temporalidade.
Executar os procedimentos técnicos de transferência e recolhimento dos
documentos, respectivamente, para os arquivos intermediário e
permanente.
Adotar procedimentos adequados de conservação e armazenamento dos
documentos nos arquivos setoriais e intermediários.
Conhecer a importância da utilização do Equipamento de Proteção
Individual (EPI) no manuseio do acervo institucional.
Conhecer os meios de reformatação de documento e sua aplicação à
gestão de documentos.
Definir o documento arquivísticos digital e seus procedimentos de
gestão.
Conhecer a legislação de acesso à informação pública nos âmbitos
federal e estadual e na Polícia Militar de Minas Gerais.
Conhecer os procedimentos para tratamento adequado da informação
sigilosa.
Por fim, ao longo do curso, além dos aspectos conceituais, desenvolveremos atividades que
nos permitirão verificar a aplicabilidade dos procedimentos de gestão Documental na
Administração Pública.
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MÓDULO 1
1. Fundamentos de Arquivologia
Nesta unidade, serão apresentados os conceitos e fundamentos arquivísticos, com intuído
de que seja entendido o que venha a ser documento, arquivo, suas finalidades, bem como a
sua gestão pode ser orientada. Suas características essenciais e suas fases ou idades.
1.1. O que é um Documento Arquivístico?
É um documento produzido ou recebido e mantido por pessoa física ou jurídica, no decorrer
das suas atividades, qualquer que seja o suporte, e dotado de organicidade. O Conselho
Internacional de Arquivos (CIA) apud Cruz (2013) define arquivos como:
Arquivísticas (2005) define arquivo em quatro acepções:
Conjunto de documentos, quaisquer que sejam suas datas, formas, ou seus suportes
materiais, produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, e por serviços ou
organismos públicos ou privados, no desempenho de suas atividades, conservados por
seus criadores ou seus sucessores para seu próprio uso, sendo transferido à instituição
arquivísticas competente em razão de seu valor arquivísticos. (CIA, 1988, p. 22 apud
CRUZ. 2013, p.9)
1. Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública
ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da
natureza do suporte.
2. Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a
conservação e o acesso a documentos.
3. Instalações onde funcionam arquivos.
4. Móvel destinado à guarda de documentos. (BRASIL. Arquivo Nacional, 2005, p.26)
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1.2. Características dos Documentos Formato: é a configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo
como foi confeccionado: Ex.: formulários, fichas, livro, caderno, planta, folha, etc.
Espécie: é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a
natureza das informações nesse contidas. Ex.: ata, relatório, carta, ofício, proposta, diploma,
atestado, requerimento, organograma, etc.
Gênero:configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos
utilizados na comunicação de seu conteúdo. Ex.: audiovisual (filmes); fonográfico (discos,
fitas); iconográfico (obras de arte, fotografias, negativos, slides, microformas); textual
(documentos escritos de uma forma geral); etc.
Tipo de documento: é a configuração que assume um documento de acordo com a
atividade que a gerou. Ex.: Ata de Posse. Boletim de Notas e Frequência de Alunos,
Regimento de Departamento, Processo de Vida Funcional, Relatório de Atividades, Atestado
de Matrícula, etc.
Espécie Tipologia
Edital edital de concurso; edital de licitação
Contrato contrato de locação; contrato de compra e venda
Citação carta rogatória; carta precatória
Alvará alvará de soltura; alvará de construção
Petição petição de embargos declaratórios; petição de recurso ordinário
Relatório relatório de compras; relatório de preços
Processo Processo de desocupação; processo de execução final
Certidão certidão de casamento; certidão de nascimento
Fonte: RODRIGUES, 2012, p. 44.
Suporte: material sobre o qual as informações são registradas.
Valor documental:
Primário – atribuído aos documentos em função das razões de sua criação e do interesse
que possam ter para a entidade produtora, levando-se em conta sua atividade para fins
administrativos, legais e fiscais.
Administrativos – testemunham a política e os procedimentos adotados pelo órgão
no desempenho de suas funções.
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Fiscais – referem-se às operações financeiras e à comprovação de receitas e
despesas fiscais do órgão produtor.
Legais ou jurídicos – envolvem proteção de direitos, tanto para o governo quanto
para terceiros.
Secundário - (também conhecido como valor permanente) – valor atribuído aos
documentos em função do interesse que possam ter para a entidade produtora e para
outros usuários, tendo em vista sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais
foram originalmente produzidos, em razão de apresentarem informações relevantes para
pesquisa, seja ela histórica, científica, cultural, dentre outras. Os documentos que
adquirirem ou apresentarem valor secundário não podem ser eliminados, devendo ser
preservados de forma definitiva. Dividem-se em:
Informativos– independentemente do valor probatório, contém informações
essenciais sobre matérias com que a organização lida, para fins de estudo ou de
pesquisa.
Probatórios–dizem respeito ao valor de prova.
Natureza do assunto:
Ostensivo – significa que o acesso ao conteúdo do documento é livre, ou seja, o
seu conhecimento não tem nenhuma restrição e a sua divulgação não prejudica
nenhuma pessoa ou instituição.
Sigiloso – significa que o acesso ao conteúdo do documento é restrito, pois a sua
divulgação pode causar prejuízos a uma pessoa ou instituição ou violar a intimidade
da vida privada, da honra ou da imagem de alguém.
Imparcialidade - Refere-se a uma veracidade inerente ao documento arquivístico, pelo fato
de este ser produzido no curso normal das atividades, e não tendo em vista influir em
julgamentos futuros.
Autenticidade - São criados, mantidos e conservados sob custódia, de acordo com
procedimentos regulares que podem ser comprovados, a partir de rotinas estabelecidas. Ao
documento será agregada uma série de elementos (assinaturas, selos, carimbos, etc) que
lhes conferirão autenticidade. A autenticidade está vinculada ao continuumda criação e
custódia.
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Sistema de Arquivos
É um conjunto de arquivos de uma mesma esfera governamental ou de uma mesma
entidade, pública ou privada, que independentemente da posição que ocupam nas
respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na
consecução de objetivos técnicos comuns.
1.3. Princípios Arquivísticos A organização dos documentos arquivísticos obedece a dois princípios fundamentais da
Arquivologia: o princípio da proveniência e o princípio da ordem original.
Princípio da Proveniência
Também conhecido como Princípio do Respeito aos Fundos consiste em deixar
agrupados, sem misturar a outros, os arquivos (documentos de qualquer natureza)
provenientes de uma administração, de um estabelecimento ou de uma pessoa física ou
jurídica determinada, o que se chama de fundo de arquivo dessa administração, desse
estabelecimento ou dessa pessoa. Significa, por conseguinte, não mesclar documentos de
fundos diferentes. (BELLOTTTO, 2004, p. 130).
Esse princípio teve aceitação pelas seguintes razões:
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Princípio da Ordem Original
Consiste no respeito, por parte do arquivista, ao arranjo interno com que esses papéis
vieram do órgão de origem.
Ainda que esta ordem não reúna os documentos por assuntos que atenderiam a todas as
necessidades dos pesquisadores, é a única maneira viável de conservar os valores de prova
quanto ao funcionamento do governo.
Princípio do Respeito aos Fundos
Consiste em deixar agrupados, sem misturar a outros, os arquivos (documentos de qualquer
natureza) provenientes de uma administração, de um estabelecimento ou de uma pessoa
física ou jurídica determinada.
1.4. Ciclo Vital dos Documentos De acordo Teoria das Três Idades, os documentos arquivísticos passam por uma sucessão
de fases ou idades que, em conjunto, podem ser denominadas ciclo vital, e que se iniciam
no momento em que os documentos são criados e vão até a sua destinação final. A saber
são estas as seguintes fases:
Fase Corrente ou Primeira Idade
Os documentos são frequentemente consultados e de uso exclusivo de fonte geradora,
cumprindo ainda as finalidades que motivam a sua criação.
Documentos Correntes - Aqueles que se conservam nas instituições de origem em razão
de sua vigência e de seu uso para fins administrativos, legais e fiscais.
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Valor Administrativo - Documentos testemunham a política e os procedimentos
adotados pelo órgão no desempenho de suas funções.
Valor Legal ou Jurídico - Documentos que envolvem proteção de direitos, tanto
para o governo quanto para terceiros.
Valor Fiscal - Documentos relativos a operações financeiras e à comprovação de
receitas e despesas.
Fase Intermediária ou Segunda Idade
Os documentos são de uso eventual pela administração que os produziu, devendo ser
conservados em depósitos de armazenagem temporária, aguardando sua eliminação ou
recolhimento para a guarda permanente.
Fase Permanente ou Terceira Idade
Os documentos já cumpriram as finalidades de sua criação, porém, devem ser preservados
em virtude do seu valor probatório e informativo para o Estado e para o cidadão.
MÓDULO 2
2. Gestão de Documentos Arquivísticos
Nesta unidade, serão apresentados os conceitos norteadores da gestão de documentos arquivísticos.
Objetivos
Controle sobre as informações produzidas e recebidas.
Garantir economia, eficiência e eficácia na administração pública ou privada.
Agilidade na recuperação das informações.
Controlar o fluxo de documentos e a organização dos arquivos.
Promover a simplificação do fluxo documental.
Racionalizar a produção dos documentos.
Controle do processo de produção documental, orientando o emprego de suportes
adequados ao registro da informação.
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2.1. Previsão legal
Cabem à Administração Pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental
e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem. Brasil.
Constituição Federal/1988, art. 216, § 2º
É dever do poder público a gestão documental e a proteção especial a documentos de
arquivo, como instrumento de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento
científico e como elemento de prova e informação. Lei Federal nº 8.159/1991, art. 1º.
2.2. Conceito de Gestão Documental
2.3. As três fases da gestão de documentos:
Convém aqui recapitular o conceito de gestão de documento, convencionado em:
Conjunto de procedimentos e operações técnicas relativas à produção, à
classificação, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento de documentos,
em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou o seu recolhimento
para guarda permanente. Lei Estadual n. 19.420/2011. art. 5º
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Etapas da gestão de documentos:
Objetivos da fase de Produção:
Prevenir a criação de documentos não essenciais e assim reduzir o volume dos
documentos a serem manipulados, controlados, armazenados e destinados.
Intensificar o uso e o valor dos documentos que são necessários.
Garantir o uso de materiais apropriados na confecção de documentos.
Assegurar a utilização apropriada da microfilmagem e/ou digitalização e automação
ao longo do ciclo de vida do documento.
Características da fase de Utilização:
Rapidez no ato de disponibilizar documentos e informações necessários ao
desenrolar das funções da instituição.
Uso efetivo da informação e arquivos correntes.
Seleção do material, do equipamento e do local para armazenamento dos
documentos.
Condutas envolvendo a fase de Destinação:
Fase crítica, pois envolve decisões sobre quais documentos devem ser preservados e quais
podem ser eliminados. Abrange procedimentos de:
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2.4. Instrumentos de Gestão de Documentos Arquivisticos Para se fazer a gestão de documentos conforme normas vigentes é imprescindível a
utilização dos instrumentos de gestão, são eles:
Instrumentos Fundamentais de Gestão Documental
Classificação Avaliação
Plano de Classificação
Tabela de Temporalidade
Requisitos Sistemas Informatizados de Gestão Documental
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Tabela de Temporalidade - é o instrumento utilizado na avaliação do conteúdo
informacional dos documentos e que determina os prazos de guarda e a sua destinação
final, atendendo às necessidades de cada instituição e preservando a memória
governamental.
Devem reunir as seguintes atividades:
Identificação e descrição de documentos por séries e classes.
Listagem destas séries e classes para retenção ou destinação.
Avaliação para determinar quais documentos é de guarda permanente.
Eliminação periódica dos documentos destituídos de valor permanente.
Recolhimento dos documentos permanentes para a instituição arquivísticas.
Utilizando a Tabela de Temporalidade:
A Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos deve ser utilizada no momento de
classificação e avaliação da documentação. Para a sua utilização deve-se se proceder da
seguinte forma:
Verificar se os documentos estão classificados de acordo com os assuntos do PCD.
No caso de documentos se referirem a dois ou mais assuntos, estes deverão ser
classificados e agrupados ao conjunto documental (dossiê, processo ou pasta) que
possui maior prazo de arquivamento ou que tenha sido destinado à guarda
permanente.
Eliminar as cópias e vias, quando o documento original estiver no conjunto
documental (dossiê, processo ou pasta).
Proceder ao registro dos documentos a serem eliminados.
Elaborar listagem dos documentos destinados à transferência para o arquivo
intermediário do órgão ou entidade, ou o Arquivo Público do Estado.
Plano de Classificação – instrumento arquivístico utilizado nos arquivos correntes,
elaborado a partir de análise e identificação dos conteúdos dos documentos, de acordo com
as funções, atividades e transações/processos ou dossiês. Sua configuração é estabelecida
por meio de um conjunto de símbolos, normalmente constituído por números que, mediante
uma convenção, representa a codificação atribuída ao documento de arquivo.
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Aplicação do Plano de Classificação de Documentos:
Determinar como será arquivado o documento, de acordo com o método e a
classificação adotada pela organização.
Escrever a lápis no documento onde deverá ser arquivado.
Para que os documentos públicos de uso diário estejam conservados de maneira
ordenada e acessível é necessário que os mesmos estejam bem arquivados e bem
classificados.
Conceitos importantes do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade:
Atividade fim: É a ação, o encargo ou serviço que um órgão leva a efeito para o efetivo
desempenho de suas atribuições específicas. Resulta na produção e acumulação de
documentos típicos, de caráter substantivo e essencial para seu funcionamento. Ex.
Segurança Pública, Saúde, Educação, etc.
Atividade meio: É a ação, o encargo ou serviço que um órgão leva a efeito para auxiliar e
viabilizar o desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na produção e
acumulação de documentos comuns nos vários órgãos e entidades, documentos estes de
caráter instrumental e acessório.
A seguir, seguem imagens do PCD e TTD para o poder Executivo do Estado de Minas
Gerais, em que se pode observar a descrição da classificação e a descrição dos prazos de
guarda na Fase Corrente, Fase Intermediária e ou Destinação Final (Eliminação ou Guarda
Permanente) a título de exemplo:
Imagens Plano de Classificação Documental- Poder Executivo do Estado de Minas Gerais. Área meio. Caderno Técnico do Arquivo Publico Mineiro nº 2. 2013.
MÓDULO 3
3. Legislação Aplicada á Gestão Documental
Neste módulo apresentaremos a legislação arquivística brasileira, normas de gestão
documental em âmbito federal, estadual, municipal e da PMMG, bem como
penalidades para o não cumprimento do previsto em Lei.
É de fundamental importância o conhecimento da legislação que, direta ou
indiretamente, regem as atividades relativas a gestão arquivística documental, para
que o agente público não seja responsabilizado por alguma ingerência.
A legislação arquivística trata da constituição, manutenção, difusão e conservação de
documentos. Isto acontece porque, no plano jurídico, o documento, admitido como
prova, é um elemento importante (valor legal), como também seus valores
administrativo, fiscal, probatório e informacional. Contudo, antes de adentrarmos à
legislação vamos conhecer as funções das instituições arquivítiscas.
3.1. As instituiçõesArquivísticas:
Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ)
O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ é um órgão colegiado, vinculado ao
Arquivo Nacional do Ministério da Justiça, criado pelo art. nº 26 da Lei nº 8.159/91 e
regulamentado pelo Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002. E que tem por
finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão
central de um Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer orientação normativa
visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.
As ações visando à consolidação da política nacional de arquivos deverão ser
emanadas do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ.
Conselho Estadual de Arquivo (CEA)
Criado em março de 1997, pelo Decreto nº 39.504, o Conselho Estadual de Arquivo -
CEA recebe o suporte técnico e administrativo do Arquivo Público Mineiro para duas
reuniões anuais. O CEA é presidido pelo Superintendente do Arquivo Público Mineiro
e conta com a participação de representantes do Instituto Estadual do Patrimônio
Histórico e Artístico de Minas Gerais (IEPHA-MG) e dos arquivos mantidos pelos
poderes Executivo, Legislativo e Judiciário, do Ministério Público e do Tribunal de
Contas do Estado de Minas Gerais.
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O CEA constitui câmaras técnicas e comissões especiais, com a finalidade de elaborar
estudos e normas necessárias para a implementação da Política Estadual de Arquivos
Públicos e para o funcionamento do Sistema Estadual de Arquivos.
Competências do CEA - Garantir o acesso aos documentos, e articular-se com
outros órgãos e entidades do poder público formulador de políticas estaduais de
planejamento, de educação, de informação e de informática.
Arquivo Público Mineiro (APM)
O Arquivo Público Mineiro – APM é uma superintendência da Secretaria de Estado de
Cultura responsável por planejar e coordenar a gestão de documentos, executar o
recolhimento, a organização e a preservação de documentos provenientes do Poder
Executivo de Minas Gerais e dos arquivos privados de interesse público e social.
3.2. Normas arquivítiscas:
Legislação Federal de Arquivos - Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991:
Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras
providências.
Capítulo I
Art. 1º - É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a
documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao
desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.
Art. 4º - Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse
particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que
serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas
cujos sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à
inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.
Art. 5º - A Administração Pública franqueará a consulta aos documentos públicos na
forma desta Lei.
Capítulo II
§ 3º - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico,
probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.
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Art. 9º - A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter
público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua
específica esfera de competência.
Art. 10º - Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.
Da Organização e Administração de Instituições Arquivísticas Públicas:
Art. 17 - A administração da documentação pública ou de caráter público compete às
instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.
§ 1º - São Arquivos Federais o Arquivo Nacional os do Poder Executivo, e os arquivos
do Poder Legislativo e do Poder Judiciário. São considerados, também, do Poder
Executivo os arquivos do Ministério da Marinha, do Ministério das Relações Exteriores,
do Ministério do Exército e do Ministério da Aeronáutica.
§ 2º - São Arquivos Estaduais os arquivos do Poder Executivo, o arquivo do Poder
Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário.
§ 3º - São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do
Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário.
§ 4º - São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder
Legislativo.
§ 5º - Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordo com sua
estrutura político-jurídica.
Legislação Estadual de Arquivos - Lei nº 19.420, de 11 de Janeiro de 2011:
Capítulo I
Disposições Preliminares
Art. 1° A política estadual de arquivos, que compreende as ações do Estado
relacionadas com a produção, a classificação, o uso, a destinação, o acesso e a
preservação de arquivos públicos e privados, atenderá ao disposto nesta Lei.
Art. 2° A política estadual de arquivos tem como objetivos:
I – fortalecer a rede de instituições arquivísticaspúblicas.
II – assegurar a adequada administração dos documentos públicos.
III – preservar o patrimônio arquivístico público e privado de interesse público e social.
IV – atender às demandas informacionais do Estado para apoiar o processo decisório.
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V – assegurar o acesso às informações contidas nos arquivos, observadas as
disposições legais.
VI – promover o reconhecimento dos arquivos como recursos fundamentais para o
desenvolvimento do Estado e da sociedade.
VII – contribuir para a promoção da transparência do poder público por meio da
documentação de suas ações.
VIII – garantir o livre fluxo de informações entre o Estado e a sociedade.
IX – proteger o direito individual à privacidade na prestação das informações contidas
nos arquivos.
X – incentivar o uso de arquivos como fonte de pesquisa e de informação científica e
tecnológica.
Art. 3° A política estadual de arquivos será coordenada pelo Conselho Estadual de
Arquivos – CEA –, órgão colegiado de natureza deliberativa, normativa, propositiva e
consultiva, ao qual compete estabelecer normas técnicas de organização dos arquivos
públicos e dos arquivos privados de interesse público e social.
§ 1° Integram o CEA representantes das instituições arquivísticas públicas estaduais e
de instituições da sociedade, na forma do regulamento.
Art. 6° Os documentos permanentes constituem o patrimônio arquivístico-documental
de Minas Gerais.
Art. 7° Os documentos permanentes são inalienáveis, e a sua guarda, imprescritível.
Capítulo II
Dos Arquivos Públicos:
Art. 8° São arquivos públicos aqueles cujos documentos tenham sido produzidos ou
recebidos pelos órgãos e pelos Poderes do Estado, bem como pelas entidades por ele
constituídas.
Parágrafo único. Para os efeitos desta Lei, consideram-se arquivos públicos, além dos
previstos no caput deste artigo, os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos
por entidade privada prestadora de serviço público.
Art. 9° A gestão dos arquivos públicos cabe ao poder público, que manterá órgãos
especializados e garantirá os recursos indispensáveis à guarda e à conservação dos
documentos.
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Art. 10. A gestão, o recolhimento, a guarda permanente, a preservação e a garantia de
acesso aos documentos públicos, bem como a implementação da política estadual de
arquivos, competem às instituições arquivísticas públicas estaduais, no âmbito de sua
esfera de atuação.
Parágrafo único. A gestão de documentos públicos será coordenada pelas instituições
arquivísticas públicas em conjunto com os órgãos e as entidades que lhes deram
origem, no âmbito de sua esfera de atuação.
Art. 11. São instituições arquivísticas públicas de Minas Gerais os arquivos mantidos
pelos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário, pelo Ministério Público e pelo
Tribunal de Contas do Estado.
Disponível em:
<https://www.policiamilitar.mg.gov.br/conteudoportal/uploadFCK/cgdoc/24112017090733787.pdf>
Avaliação e Destinação de documentos
Avaliação de documentos- Lei Estadual nº 19.420, de 11 de Janeiro de 2011:
Art. 12. Serão constituídas comissões de avaliação de documentos de arquivo em
cada unidade administrativa dos órgãos e dos Poderes do Estado, nas entidades por
ele constituídas, bem como nas entidades privadas prestadoras de serviço público,
sob a coordenação da instituição arquivística pública responsável, com o objetivo de
selecionar os documentos de guarda permanente e os que, destituídos de valores
probatório e informativo, deverão ser eliminados.
Parágrafo único. As comissões a que se refere o caput deste artigo elaborarão os
instrumentos técnicos de gestão de documentos, os quais serão submetidos à
aprovação das instituições arquivísticas competentes.
Disponível em:
<https://www.policiamilitar.mg.gov.br/conteudoportal/uploadFCK/cgdoc/24112017090733787.pd
f>
Instrumento de Gestão - Decreto Estadual nº 46.398, de 27/12/2013, alterado pelo
Decreto Estadual nº 47.145/17:
Institui instrumentos de gestão de documentos no âmbito da Administração Pública do
Poder Executivo.
26
Art. 1º Ficam instituídos, no âmbito da Administração Pública do Poder Executivo, e
nos termos do Anexo I, os seguintes instrumentos de gestão de documentos,
aprovados previamente pelo Arquivo Público Mineiro:
I - Plano de Classificação.e
II - Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo.
Ou seja, a atividade finalística se relaciona a documentação específica da Polícia
Militar de Minas Gerais.
Art. 3º Ficam vinculados à utilização dos instrumentos previstos no art. 1º todos os
órgãos e entidades do Poder Executivo, em relação à gestão dos documentos de suas
atividades-meio.
Art. 4º Ficam vinculados à utilização dos instrumentos previstos no art. 1º, em relação
à gestão dos documentos das atividades finalísticas, os órgãos e entidades do Poder
Executivo participantes do respectivo projeto de elaboração, desenvolvido pelas suas
comissões permanentes de avaliação de documentos de arquivo – CPADs, com
orientação do Arquivo Público Mineiro.
Importante: Art. 5º Os órgãos e entidades que não participaram do projeto de
elaboração dos instrumentos de gestão de documentos instituídos por este Decreto
deverão desenvolver os planos de classificação e tabelas de temporalidades e
destinação de documentos relacionados a suas atividades finalísticas, com a
orientação do Arquivo Público Mineiro.
§1º Para implementação da norma descrita no caput, os órgãos e entidades do Poder
Executivo do Estado deverão constituir ou reativar suas CPADs.
§2º Os órgãos e entidades de que trata o caput deverão elaborar os planos de
classificação e tabelas de temporalidade e destinação de documentos de arquivos
relacionados a suas atividades finalísticas tendo em vista a gestão documental e o
acesso à informação.
Art. 6º A eliminação de documentos elaborados pelos órgãos e entidades da
Administração Pública do Poder Executivo será realizada com autorização do Arquivo
Público Mineiro, nos termos dos arts. 11 e 13 da Lei nº 19.420, de 2011.
Disponível em:
<https://www.policiamilitar.mg.gov.br/conteudoportal/uploadFCK/cgdoc/01062015162737734.pdf>
<https://www.policiamilitar.mg.gov.br/conteudoportal/uploadFCK/cgdoc/23112017111822973.pdf>
27
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivo na Polícia Militar
de Minas Gerais
Resolução nº 4246 - 09 de abril de 2013. Publicada no BGPM N° 29, de 18 de abril
de 2013, alterada pela Resolução nº 4597, de 25 de agosto de 2017:
Resolução nº 4597, de 25 de agosto de 2.017. Altera a Resolução nº 4246, de 09 de
abril de 2013, que cria, na Polícia Militar de Minas Gerais, a Comissão Permanente de
Avaliação de Documentos de Arquivo (CPAD-LAI) e as Subcomissões Permanentes
de Avaliação de Documentos (SubCPAD-LAI), conforme a Lei de Acesso à Informação
e dá outras providências.
O Comandante-Geral da Polícia Militar e Minas Gerais, no uso da competência que lhe
confere o inciso III do § 1º, do art. 93, da Constituição do Estado de Minas Gerais, de
21 de setembro de 1989, c/c com o art. 28 da Lei Delegada nº 174, de 26 de janeiro de
2007, e em conformidade com o art. 6º, incisos VI e XI, do R-100, aprovado pelo
Decreto-Lei Estadual nº 18.445, de 15 de abril de 1977, RESOLVE:
Art. 1º - Atualizar o texto da Resolução nº 4246, de 09 de abril de 2013, a qual passa a
vigorar com as seguintes alterações:
“Art. 1º [...] § 1º - A CPAD-LAI terá a seguinte composição, sob a presidência do
primeiro:
I - Diretor de Recursos Humanos (DRH).
II - Chefe do Centro de Gestão de Documentos (CGDOC).
III - Um Oficial da Assessoria Estratégica de Pessoal (A.E./1).
IV- Um Oficial da Assessoria Estratégica de Planejamento e Gestão Orçamentária
(A.E./2).
V- Um Oficial da Assessoria Estratégica de Emprego Operacional (A.E./3).
VI - Um Oficial da Assessoria Estratégica de Logística, Tecnologia (A.E./4).
VII - Um Oficial da Assessoria Estratégica de Comunicação (A.E./5).
VIII - Um Oficial da Corregedoria da Polícia Militar (CPM).
IX - Um Oficial da Assessoria Estratégica de Desenvolvimento Organizacional (A.E./6).
X - Um Oficial da Diretoria de Apoio Operacional (DAOp).
XI - Um Oficial da Diretoria de Inteligência (DInt).
XII - Um Oficial da Diretoria de Saúde (DS).
28
XIII - Assessor Jurídico do Gabinete do Comando Geral (GCG).
XIV - Um Historiador.
§ 2º - Participarão das reuniões da CPAD-LAI com a atribuição específica de fornecer
suporte técnico à Comissão:
I - Um oficial da Auditoria Setorial (Aud. Set).
II - Um oficial da Academia de Polícia Militar (APM).
III - Um oficial da Diretoria de Apoio Logístico (DAL).
IV - Um Oficial da Diretoria de Comunicação Organizacional (DCO).
V - Um oficial da Diretoria de Educação Escolar e Assistência Social (DEEAS).
VI - Um oficial da Diretoria de Finanças (DF).
VII - Um oficial da Diretoria de Meio Ambiente e Trânsito (DMAT).
VIII - Um oficial da Diretoria de Tecnologia e Sistemas (DTS).
XI - Um oficial do Centro de Recrutamento e Seleção (CRS).
X - Um Oficial Psicólogo do Centro de Recrutamento e Seleção (CRS).
§ 3º - Havendo necessidade, o Diretor de Recursos Humanos, por delegação,
poderá incluir novos integrantes na CPAD-LAI
§ 4º - O Historiador deverá ser designado, preferencialmente, entre os
integrantes da Instituição, com formação específica, e, na impossibilidade, mediante
requerimento a outro órgão do Estado.”
“Art.3º - Os Diretores, Comandantes e Chefes, deverão criar Subcomissões
Permanentes de Avaliação de Documentos (SubCPAD-LAI), com atuação no âmbito
das respectivas Unidades, com a seguinte composição, sob a presidência do primeiro:
I - Subcomandante, Subdiretor e Subchefe.
II - Chefe da Seção de Recursos Humanos, ou equivalente.
III - Chefe da Seção de Inteligência.
IV - Chefe da Seção de Planejamento e Operações.
V - Chefe da Seção de Apoio Logístico, ou equivalente.
VI - Chefe da Seção de Comunicação Organizacional, ou equivalente.
VII - Secretário.
29
VIII - Assessor Jurídico.
§ 2º - No caso das UEAs (Unidades de Execução Administrativa), as CPADS-LAI
serão constituídas por 05 (cinco) oficiais e pelo Assessor Jurídico, caso haja, cabendo
à presidência ao Subcomandante/Subdiretor/Subchefe.
§ 3º - A Unidade PM que não possua 05 (cinco) Oficiais para compor a SubCPADLAI
poderá substituir o membro da comissão pelo graduado mais antigo da Unidade.
§ 4º - As atribuições das SubCPAD-LAI são idênticas às da CPADS-LAI, no âmbito de
suas respectivas unidades.”
Art. 2º- Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação. Art. 3º- Revogam-se
as disposições em contrário.
Competências da CPAD-LAI e SUBCPAD-LAI:
I – Orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção dos documentos
produzidos e acumulados no arquivo das diversas Unidades da Polícia Militar, tendo
em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação
daqueles destituídos de valor probatório e informativo;
II – Propor métodos de arquivamento voltados ao melhor aproveitamento do espaço
físico disponível nas Unidades;
III – Submeter-se às instruções de procedimentos expedidas pelo Conselho Estadual
de Arquivos (CEA), nos termos do Decreto nº 40.186/98, adequadas às diversas
categorias de documentos sob análise.
Eliminação de Documentos- Lei Estadual nº 19.420/2011:
Procedimentos para eliminação:
Aprovação
Art. 13. A eliminação de documentos públicos depende da aprovação das instituições
arquivísticas públicas a que se refere o art. 11 desta Lei.
Publicação em Edital
Art. 14. Serão publicados no órgão oficial do Estado os editais de eliminação de
documentos, com a divulgação dos prazos decorrentes da aplicação das tabelas de
temporalidade dos órgãos a que os documentos pertencem.
30
Parágrafo único. Os interessados nos documentos a serem eliminados terão prazo de
trinta a quarenta e cinco dias, nos termos de regulamento, para manifestarem sua
discordância em relação à medida ou para requererem desmembramento de
documentos ou cópias de peças de processos.
Acesso amplo
Art. 15. É assegurado a todos o acesso aos documentos públicos, salvo aqueles
considerados sigilosos, nos termos da legislação vigente.
Art. 16. Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição
reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de
direito próprio ou ao esclarecimento de situação pessoal da parte.
Etapas para Eliminação de Documentos – Lei nº 8.159/1991:
Art. 9º - A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter
público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua
específica esfera de competência.
Requisitos:
Avaliação documental pela SubCPAD que define quais documentos já cumpriram os
prazos de guarda e são passiveis de eliminação.
Seguir a determinação da Deliberação n° 04, de 17 dezembro de 1998 do Conselho
Estadual de Arquivos – CEA.
Penalidades – Lei 19.420/2011
Capítulo IV
Disposições Finais
Art. 26. A destruição ou a adulteração de documento de valor permanente sujeitam o
responsável a penalidades administrativas, civis e criminais, nos termos da legislação
em vigor.
Disponível em:
https://www.policiamilitar.mg.gov.br/conteudoportal/uploadFCK/cgdoc/24112017090733787.pdf
31
Penalidades – Lei 8.159/1991
Art. 25. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil, administrativa, na forma da
legislação em vigor, aquele que desconfigurar ou destruir documentos de valor
permanente ou considerado de interesse público e social.
Disponível em:
<https://www.policiamilitar.mg.gov.br/conteudoportal/uploadFCK/cgdoc/24112017091530445.p
df>
Deliberação nº 04/98 – Conselho Estadual de Arquivo:
Dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos de arquivo no
âmbito dos órgãos e entidades integrantes da Administração Pública do Estado de
Minas Gerais.
Art 1º - A eliminação de documentos nos órgãos e entidades da Administração Pública
Estadual ocorrerá depois de concluído o processo de avaliação conduzido por suas
respectivas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos de Arquivo,
responsáveis pela elaboração de tabelas de temporalidade, e será efetivada quando
cumpridos os procedimentos estabelecidos nesta Deliberação.
Art 2º - A eliminação de documentos públicos da Administração será precedida de
lavratura de termo, em livro próprio, após a autorização do Arquivo Público Mineiro.
Parágrafo Único - A eliminação de documentos da Administração Pública Estadual só
deverá ocorrer se prevista nas tabelas de temporalidade do órgão ou entidade
aprovada pela autoridade competente na esfera de atuação e mediante autorização do
Arquivo Público Mineiro. (Art 31 da Lei n° 11.726/94).
Art 3º - O registro dos documentos a serem eliminados deverá ser efetuado por meio
de Listagem de Eliminação de Documentos de Arquivo e de Termo de Eliminação de
Documentos de Arquivo.
Importante: Art 8º - A eliminação de documentos públicos será efetuada por
meio de fragmentação manual ou mecânica, sob a supervisão de servidor
responsável por sua custódia, autorizado pelo órgão ou entidade, na presença
de duas testemunhas.
32
Memorandos internos da Polícia Militar de Minas Gerais
Memorando Circular n° 93.115/08 - EMPM de 29 de agosto de 2008:
Recomendações:
RECOMENDO a todas as unidades que não procedam à eliminação de documentos
acumulados, até que seja designada a Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos, que expedirá orientações a respeito, e ainda que, doravante, sejam
observados os prazos de guarda e destinação previstos no Decreto 40.187/98,
desconsiderando-se a tabela de temporalidade aprovada pela Resolução 2754/92.
Memorando Circular nº 92.868/EMPM, de 15 de setembro de 2009:
Recomendações:
a) Observem o contido no Memorando 93.115/08-EMPM, de 29 de agosto de 2008,
que contém recomendações no sentido de cessar, até segunda ordem, a eliminação
de qualquer documento por parte das diversas Unidades da PMMG.
b) Mantenham toda a massa documental da Unidade armazenada em local compatível
com a manutenção da sua integridade e que seja de fácil acesso caso haja solicitação
de algum conteúdo informacional.
c) Não procedam à eliminação de documentos acumulados até que a Comissão
Permanente de Avaliação de Documentos, cuja designação encontra-se publicada no
BGPM 047/09, expeça as orientações relativas à gestão documental na Corporação.
d) Aguardem treinamento das subcomissões das unidades a ser procedido pelo
Centro de Gestão Documental, em consonância com as normas arquivísticas vigentes.
Ressalta-se que a responsabilidade pela preservação das informações produzidas ou
recebidas pela unidade é do seu Comandante, que não dispõe de autoridade para
deliberar sobre a eliminação de quaisquer documentos constante nos seus arquivos,
sem que se cumpra todo o trâmite legal previsto nas normas vigentes.
Legislação esparsa:
A Prescrição Quinquenal- Decreto n° 20.910, de 06 de janeiro de 1932:
Importante destacar que não se aplica a gestão documental e portanto não pode ser
utilizada esta temporalidade como critério para se realizar a eliminação de
documentos.
33
Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/Antigos/D20910.htm>
Lei Estadual nº 20.800, de 26/07/2013 (âmbito estadual):
Acrescenta inciso ao art. 6° da Lei n° 11.726, de 30 de dezembro de 1994, que dispõe
sobre a política cultural do Estado de Minas Gerais, para incluir, entre as ações
relativas ao patrimônio cultural mineiro, a proteção e a promoção dos acervos
históricos da Polícia Militar de Minas Gerais.
Art. 1º Fica acrescentado ao art. 6º da Lei n° 11.726, de 30 de dezembro de 1994, o
seguinte inciso VII:
“Art. 6º VII – a proteção e a promoção do patrimônio cultural constituído pelos acervos
históricos da Polícia Militar de Minas Gerais.”.
Constitui atribuição dos agentes públicos a gestão da documentação produzida ou
recebida pela instituição, e o descumprimento da normatização aplicável gera
responsabilização.
Lei nº 9.605, de 12 de fevereiro de 1998:
Art 62. Destruir, inutilizar ou deteriorar:
I- bem especialmente protegido por lei, ato administrativo ou decisão judicial.
II – arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca, instalação científica ou similar
protegida por lei, ato administrativo ou decisão judicial:
Pena – reclusão, de um a três anos, e multa. Paragrafo único. Se o crime for culposo,
a pena é de seis meses a um ano de detenção, sem prejuízo da multa.
Código Penal Brasileiro:
Dano em coisa de valor artístico, arqueológico ou histórico:
Art.165. Destruir, inutilizar ou deteriorar coisa tombada pela autoridade competente em
virtude de valor artístico, arqueológico ou histórico.
Pena: detenção, de seus meses a três anos, e multa.
Dos Crimes Contra a Administração Pública:
Dos crimes praticados por funcionário público contra a administração em geral
34
Art. 314. Extraviar livro oficial ou qualquer documento, de que tem a guarda em razão
do cargo, sonegá-lo ou inutilizá-lo, total ou parcialmente.
Pena: reclusão, de um a quatro anos, se o fato não constituir crime mais grave.
Da Falsidade Documental:
Falsificação de documento público
Art. 297. Falsificar, no todo ou em parte, documento público, ou alterar documento
público verdadeiro:
Pena: reclusão, de dois a seis anos, e multa.
§ 1º - Se o agente é funcionário público, e comete o crime prevalecendo-se do
cargo, aumenta-se a pena de sexta parte.
§ 2º - Para os efeitos penais, equiparam-se a documento público o emanado de
entidade paraestatal, o título ao portador ou transmissível por endosso, as ações de
sociedade comercial, os livros mercantis e o testamento particular.
Supressão de Documento:
Art. 305. Destruir, suprimir ou ocultar, em benefício próprio ou de outrem, ou em
prejuízo alheio, documento público ou particular verdadeiro, de que não podia dispor:
Pena: reclusão, de dois a seis anos, e multa, se o documento é público, e reclusão, de
um a cinco anos, e multa, se o documento é particular.
35
MÓDULO 4
4. Instrumentos de Gestão de Documentos e Prática de
Arquivamento
Neste módulo será apresentado a aplicação dos Instrumentos de Gestão Arquivísticos.
Bem com os procedimentos de classificação e ordenação de documentos. Alguns
conceitos já apresentado no decorrer deste curso serão revistos.
Conforme já mencionado nas disciplinas anteriores, a classificação inicia-se por
ocasião da entrada do documento no protocolo e deve ser realizada por servidores
capacitados, treinados e de extrema confiança, que conheçam profundamente a
estrutura e funcionamento de seu órgão e de sua unidade, bem como dos servidores
que neles trabalham.
Recapitulando:
4.1. Conceitos:
Atividades: São as maiores tarefas realizadas pela instituição para levar a cabo cada
uma de suas funções. Várias atividades podem ser associadas a uma única função.
Ex.: Gestão de pessoas, gestão de recursos logísticos, gestão de patrimônio.
Transações: São as menores porções dentro da missão de uma instituição. Fornecem
as bases para a identificação, em detalhes, dos documentos que são produzidos em
consequência do cumprimento da missão do órgão. Ex.: Gestão de recursos humanos,
gestão de frota de veículos, etc.
Receber e separar os documentos.
Tomar conhecimento do documento pela leitura, identificando o conteúdo
principal e os secundários (ATIVIDADE).
Verificar a existência de antecedentes, em caso afirmativo fazer a juntada.
Interpretar e classificar o documento.
36
Juntada de Documentos
Ato de anexar formalmente um documento ou folha contendo informações ou
despachos a um protocolado ou processo. Os documentos são inseridos no processo
obedecendo à ordem cronológica de sua apresentação.
Classificação
Atribuir número do código de classificação constituindo processo quando
necessário.
Anotar o número do código de classificação utilizando preferencialmente o lápis
6B, no canto superior direito.
Anexos recebem o mesmo código.
Imagem: Plano de Classificação Documental- Poder Executivo do Estado de Minas
Gerais. Área meio. Caderno Técnico do Arquivo Publico Mineiro nº 2. 2013. p.18.
37
Imagem: Esquema de classificação. Arquivo digital CGDoc.
4.2. Protocolo
Definição de Protocolo
Comprovante da recepção de documentos caracterizados por um número que também
é registrado no respectivo documento. Livro de registro de documentos recebidos e/ou
expedidos.
Objetivo
Sistema que tem por objetivo armazenar e fornecer informações que identifiquem a
existência e a localização de documentos que envolvam o registro de atos e fatos de
natureza administrativa/jurídica de interesse da Instituição.
Temporalidade do
Protocolo:
Fig. :Tabela de Temporalidade - Poder Executivo do Estado de Minas Gerais. Área meio. Caderno Técnico do Arquivo
Publico Mineiro nº 2. 2013. p.211.
38
Rotina de Recebimento
Conferir os documentos e as relações de remessa.
Identificar os documentos: os documentos oficiais sem restrição de acesso
(ostensivos), os documentos oficiais com indicação de restrição de acesso
(sigilosos e/ou pessoais7) e os documentos particulares.
Abrir os documentos: atenção as questões de sigilo, pessoais, particulares e
administravas (Decreto Estadual nº 58.052/2012, artigos 72.73.
Classificação e Ordenação: Protocolo
Este serviço centralizado favorece o controle e o arquivamento.
Atividades essenciais de um serviço de protocolo - receber, identificar, registrar
e distribuir os documentos na entidade.
É desejável que a estas atividades básicas, fosse acrescentada a de classificar
os documentos.
4.3. Recapitulando alguns conceitos:
Ordenação
Acelerar o arquivamento, minimizando a possibilidade de erros.
Torna possível, assim reunir todos os documentos referentes ao mesmo
conteúdo, organizando-os previamente para o arquivamento.
Economia de espaço no arquivo, já que numa mesma pasta serão arquivados
vários dossiês.
Vantagens
Numa mesma pasta serão arquivadas vários dossiês, relacionados ao mesmo
grupo ou mesma subclasse, diminuindo, assim, o mínimo de pastas.
Importante - As atividades de gestão de documentos têm inicio no setor de protocolo, onde
a adoção de rotinas e procedimentos possibilitam maior eficiência e agilidade no
gerenciamento e controle das informações. Manter reunida a documentação seriada, ou
seja, os documentos produzidos e recebidos que não formam dossiês ou processos. Ex.:
Escala de serviço, BI, BGPM, atas e relatórios.
39
Organizar internamente cada pasta, separando os documentos referentes a
cada pessoa, órgão, empresa ou lugar, sempre que a quantidade de
documentos justificar e desde que relativos ao mesmo conteúdo.
Classificação e Ordenação
A ordenação é feita com base nos elementos informativos contidos nos documentos.
De forma geral como referência para a ordenação são:
Número do documento.
Data.
Local de procedência.
Nome do emissor ou do destinatário.
Objeto ou tema específico do documento
4.4. Arquivamento
Conceito de Arquivamento
Conjunto das operações de acondicionamento e armazenamento de
documentos.
Arquivamento: pode ser feito em arquivos de aço (pasta suspensa) ou estanteiras de
aço (acondicionamento de caixa box).
Rotinas de Arquivamento
1. Receber os documentos e examiná-los a fim de não serem arquivados aqueles
que ainda não tenham recebido o despacho final, cumprindo sua finalidade.
2. Verificar a existência de documentos que tratem do mesmo assunto e/ou caso.
3. Reunir antecedentes colocando em ordem cronológica crescente.
4. Receber os documentos e examiná-los a fim de não serem arquivados aqueles
que ainda não tenham recebido o despacho final, cumprindo sua finalidade.
5. Arquivar os documentos de acordo com o Plano de Classificação de Documentos.
6. Inserir em dossiês com prendedores plásticos. Já os processos em capa própria
inseridos em pastas.
7. Identificar de maneira visível as pastas suspensas, gavetas e caixas, através de
notações registradas nas projeções das pastas ou etiquetas.
8. Conservar em ordem os documentos arquivados.
Empréstimo de Documentos: Você pode criar um formulário de Requisição de
Documentos com os seguintes dados:
a) Identificação do documento.
40
b) Classificação ou pasta a qual ele pertence.
c) O nome do requisitante e o setor.
d) Assinatura e datas de empréstimo e devolução.
Indica-se: arquivar o anexo, quando volumoso, em caixa apropriada ou em pasta
anexa, identificando externamente o seu conteúdo e registrando a sua
localização no documento que o encaminhou.
Modelo de Espelho para Caixa
Box
Imagem: Modelo de Espelho para caixa box. CGDoc
4.5. Avaliação de Massa Acumulada: A avaliação de uma massa documental acumulada, ou seja os documentos que
foram acumulados sem nenhum procedimento de gestão, estes requerem
procedimentos específicos, já que se trata de um acervo que:
a) Abrange um período extenso.
41
b) Perfaz um volume considerável.
c) Não tem organização prévia.
d) Aborda as diversas atividades da Instituição.
O trabalho divide-se em cinco etapas intimamente interligadas.
1) Pesquisa da legislação.
2) Identificação e organização do acervo.
3) Avaliação.
4) Preparação e acondicionamento dos documentos.
5) Elaboração de instrumentos de localização.
Nenhum documento deve ser conservado por tempo maior do que o necessário para o
cumprimento das atividades que o geraram.
O processo de avaliação e seleção de documentos tem como objetivo:
1. Reduzir, ao essencial, a massa documental dos arquivos.
2. Aumentar o índice de recuperação da informação.
3. Garantir condições de conservação dos documentos de valor permanente.
4. Controlar o processo de produção documental, orientando o emprego de suportes
adequados ao registro da informação.
5. Ampliar o espaço físico para arquivamento.
6. Aproveitar os recursos humanos e materiais.
7. Garantir a constituição do patrimônio arquivísticos governamental.
8. Utilizando o conceito da teoria das três idades dos documentos, ampliam-se
critérios de avaliação na fase corrente, a fim de distinguir os documentos de valor
eventual (de eliminação sumária) daqueles de valor informativo ou probatório.
Deve-se evitar a transferência para arquivo intermediário de documentos que não
tenham sido anteriormente avaliados, pois o desenvolvimento do processo de
avaliação e seleção nesta fase de arquivamento é extremamente oneroso do ponto
de vista técnico gerencial.
9. O processo de avaliação de documentos de arquivo requer, para o
estabelecimento de critérios de valor, a participação de pessoas ligadas às
diversas áreas profissionais. Há necessidade de se identificar a utilidade das
informações contidas nos documentos. Assim, na tarefa de avaliar, devem-se
constituir Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos de Arquivos
(CPADs).
42
10. Quanto à fixação do prazo de guarda dos documentos vincula-se à determinação
do valor do documento, de acordo com:
11. A frequência de uso das informações nele contidas.
12. A existência de leis ou decretos que regulem a sua prescrição legal.
13. A existência de outras fontes com as mesmas informações (documentos
recaptulativos).
14. A necessidade de guarda dos documentos por precaução, em virtude das práticas
administrativas (prazos de precaução).
Disponível em:
<https://www.policiamilitar.mg.gov.br/conteudoportal/uploadFCK/cgdoc/17042015160919597.p
df>
MÓDULO 5
5. Gestão de Documentos Digitais
Neste módulo serão apresentados os conceitos de documentos arquivísticos digitais e
seus conceitos correlatos, a saber: Microfilmagem, Digitalização, Reformatação e
outros.
Podemos definir como documento arquivístico digital o documento produzido ou
recebido por uma pessoa física ou jurídica, no decorrer das suas atividades, e
necessita ser mantido autêntico e retido para ação ou referência, composto por
informação registrada em um suporte qualquer, codificada em dígitos binários,
acessível e interpretável por meio de sistema computacional.
Assim como aos documentos arquivísticos em suportes tradicionais, os documentos
arquivísticos digitais devem possuir as seguintes características já citadas ao longo
deste curso, a saber:Autenticidade, Identidade, Integridade.
Especificidades do documento arquivístico digital:
Documento digital não é virtual: está fixado em um objeto físico (suporte).
O conteúdo não é diretamente acessível à compreensão humana. Os símbolos
precisam ser decodificados por software específico para se tornarem legíveis.
Nos documentos digitais a conservação não se resume ao armazenamento em
condições ideais. Para garantir o acesso contínuo é necessário que haja a
transferência periódica para outros suportes (refreshing) ou a conversão para
outros formatos / sistemas.
Conteúdo e suporte são separáveis e nesta transferência pode ocorrer perda
43
da integridade do conteúdo; o que não ocorre com os documentos tradicionais,
em que conteúdo e suporte são inseparáveis.
Dificuldade em garantir a autenticidade dos documentos digitais: perda,
adulteração e corrupção.
5.1. Preservação de documentos arquivísticos digitais
Para Margaret Hedstrom (1996), a preservação digital é “(...) o planejamento, alocação
de recursos e aplicação de métodos e tecnologias para assegurar que a informação
digital de valor contínuo permaneça acessível e utilizável”. A preservação digital
compreende os mecanismos que permitem o armazenamento em repositórios de
dados digitais que garantiriam a perenidade dos seus conteúdos (ARELLANO,2004).
Podemos dizer que o grande desafio da preservação digital, na atualidade, seja:
Autenticidade e acesso de longo prazo
Estratégias para preservação digital
Questões trazidas pelo documento digital:
Fragilidade intrínseca do armazenamento digital – degradação física do
suporte.
Rápida obsolescência da tecnologia digital: hardware, software e formatos;
Complexidade e custos da preservação digital.
Condições de preservação:
As condições básicas à preservação digital seria a adoção de métodos e tecnologias
que integrariam a preservação física, lógica e intelectual dos objetos digitais. A
preservação física está centrada nos conteúdos armazenados em mídia magnética
(fitas cassete de áudio e de rolo, fitas VHS e DAT etc.) e discos óticos (CD-ROMs,
WORM, discos óticos regraváveis). A preservação lógica procura na tecnologia
formatos atualizados para inserção dos dados (correio eletrônico, material de áudio e
audiovisual, material em rede etc.), novos software e hardware que mantenham
vigentes seus bits, para conservar sua capacidade de leitura.
44
No caso da preservação intelectual, o foco são os mecanismos que garantem a
integridade e autenticidade da informação nos documentos eletrônicos (ARELLANO,
2004).
Monitoramento de software e formatos
Auxilia as decisões no planejamento das estratégias de preservação digital.
Metadados
Vellucci (1998, p. 192) empregou a conceituação de metadados digitais aqui adotada
por privilegiar o uso, o ambiente, a estrutura e as finalidades, e ainda sugerir sua
categorização:
[...] dado que descreve atributos de um recurso, caracteriza suas relações, apoia sua
descoberta e uso efetivo, e existe em um ambiente eletrônico. Usualmente consiste
em um conjunto de elementos, cada qual descrevendo um atributo do recurso, seu
gerenciamento, ou uso. VELLUCCI (1998, p. 192) apud CAMPOS (2007, p.19).
São funções dos metadados:
Os metadados devem ser registrados durante todo o ciclo de vida dos documentos,
incluindo as atividades de: criação, identificação, descrição, acesso, armazenamento e
preservação, e:
Apoiar e documentar a gestão e a preservação de documentos digitais;
Registrar informação técnica e administrativa das ações de preservação;
Registrar os efeitos de conversão;
Monitorar o ciclo de obsolescência;
Registrar informação sobre o ambiente tecnológico necessário para
apresentação e uso do documento;
Registrar informação para apoiar a gestão dos direitos.
Garantir a autenticidade e o acesso aos documentos ao longo do tempo.
Fornecer o conhecimento necessário para que os preservadores desenvolvam
as ações de preservação.
5.2. Gestão de documentos arquivísticos digitais – Disposições
Legais
A Resolução nº 20 do CONARQ, 16 de julho de 2004:
45
Dispõe sobre a inserção dos documentos digitais em programas de gestão arquivística
de documentos dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos.
Identificação dos documentos digitais.
Art. 1º – Os órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos deverão
identificar, dentre as informações e os documentos produzidos, recebidos ou
armazenados em meio digital, aqueles considerados arquivísticos para que sejam
contemplados pelo programa de gestão arquivística de documentos.
O programa de gestão é único tanto para os documentos digitais como para os
não digitais.
Art. 2º - Um programa de gestão arquivística de documentos é aplicável independente
da forma ou do suporte, em ambientes convencionais, digitais ou híbridos em que as
informações são produzidas e armazenadas.
O sistema eletrônico de gestão deve prever requisitos arquivísticos, de acordo
com as orientações do Conarq
Art. 3º - A gestão arquivística de documentos digitais deverá prever a implantação de
um sistema eletrônico de gestão arquivística de documentos, que adotará requisitos
funcionais, requisitos não funcionais e metadados estabelecidos pelo Conselho
Nacional de Arquivos, que visam garantir a integridade e a acessibilidade de longo
prazo dos documentos arquivísticos. Requisitos funcionais Requisitos não funcionias
Metadados.
Participação dos profissionais de arquivo em todo o processo
Art. 4º - Os profissionais de arquivo e as instituições arquivísticas devem participar da
concepção, do projeto, da implantação e do gerenciamento dos sistemas eletrônicos
de gestão de documentos, a fim de garantir o cumprimento dos requisitos e
metadados previstos no artigo 3º.
Eliminação
Art. 5º – A avaliação e a destinação dos documentos arquivísticos digitais devem
obedecer aos procedimentos e critérios previstos na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de
1991, e às Resoluções do CONARQ, nº 5, de 30 de setembro de 1996, nº 7, de 20 de
maio de 1997, e nº 14, de 24 de outubro de 2001.
Parágrafo único – A eliminação de documentos arquivísticos submetidos a processo
de digitalização só deverá ocorrer se estiver prevista na tabela de temporalidade do
46
órgão ou entidade, aprovada pela autoridade competente na sua esfera de atuação e
respeitado o disposto no art. 9º da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991.
Desta forma, a norma evidencia:
A necessidade da identificação dos documentos digitais.
Que o programa de gestão é único tanto para os documentos digitais como
para os não digitais.
Que o sistema eletrônico de gestão deve prever requisitos arquivísticos, de
acordo com as orientações do CONARQ.
A participação dos profissionais de arquivo em todo o processo.
Sobre a eliminação.
5.3. Como gerenciar documentos arquivísticos digitais?
O E-ARQ (Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística
de Documentos), se destina à orientação da implantação da gestão arquivística de
documentos digitais e não digitais e ao fornecimento de especificações técnicas
operacionais e que sirvam de parâmetro para as organizações públicas e privadas na
aquisição, especificação ou desenvolvimento de Sistemas Informatizados de Gestão
de Documentos (SIGADs).
Deste modo, as instituições públicas devem estabelecer políticas de gerenciamento, e
preservação dos ambientes transacionais e de salvaguarda de seu acervo documental
arquivístico, certificando que os mesmos sejam confiáveis, autênticos, íntegros e que
possam ser acessados.
5.4. E-ARQ - Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados
de Gestão Arquivística de Documentos
Definição
É um modelo de especificação das condições a serem cumpridas pela organização
produtora / recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos
próprios documentos a fim de garantir a sua confiabilidade, autenticidade e acesso ao
longo do tempo. O e-Arq contempla todas as atividades e operações técnicas da
47
gestão arquivística de documentos, desde a etapa da produção, tramitação, utilização
e arquivamento até a sua destinação final (E-ARQ Brasil, 2011).
Objetivo
Orientar a implantação da Gestão Arquivística de Documentos, fornecer as
especificações técnicas e funcionais, além dos metadados, para orientar a aquisição
e/ou especificação e desenvolvimento de sistemas informatizados de gestão
arquivística de documentos. Pode ser utilizado para desenvolver um sistema ou para
avaliar um já existente.
e-ARQ Especifica os requisitos para um Sistema Informatizado de Gestão
Arquivística de Documentos (SIGAD)
SIGAD - Sistema desenvolvido para realizar as operações técnicas da gestão
arquivística de documentos.
e-ARQ SIGAD
Especifica os requisitos para um
sistema informatizado de Gestão
Arquivística de Documentos (SIGAD)
Sistema desenvolvido pararealizar as
operações técnicas da gestão
arquivística de documentos.
O que é um SIGAD :
Trata o documento arquivístico como uma unidade complexa.
Realiza a gestão dos documentos a partir do plano de classificação para
manter a relação orgânica entre os documentos.
Implementa metadados ao nível dos documentos para descrever o contexto de
produção dos documentos.
Armazena e faz uma gestão segura para garantir a autenticidade dos
documentos e a transparência das ações do órgão ou entidade.
Trata sistematicamente a seleção, a avaliação dos documentos arquivísticos e
a sua destinação (eliminação ou guarda permanente), de acordo com a
legislação em vigor;
Exporta os documentos para transferência e recolhimento.
Inclui procedimentos para a preservação de longo prazo dos documentos
arquivísticos.
Benefícios
48
Aperfeiçoamento, padronização e controle dos procedimentos de criação,
recebimento, acesso, armazenamento e destinação dos documentos.
Economia e eficácia dos processos e documentos que são conservados
somente pelo tempo necessário.
Transparência das ações.
Evidência em caso de litígio.
Avaliação e aperfeiçoamento dos sistemas em uso - instrumento para
desenvolvimento ou aquisição de softwares.
Facilitar a interoperabilidade entre os sistemas.
Material didático – gestão arquivística de documentos.
Reflexão:
No contexto atual, os documentos arquivísticos digitais têm a função de serem
utilizados como forma de auxiliar nas funções administrativas das instituições, e de
serem fonte de prova, informação e para garantir direitos. Em vista disso, a
Administração Pública deve primar pelo uso e gerenciamento de sistemas
informatizados arquivísticos que atenda os requisitos mínimos como normatiza as
instituições competentes.
Deste modo, as instituições públicas devem estabelecer políticas de gerenciamento, e
preservação dos ambientes transacionais e de salvaguarda de seu acervo documental
arquivístico. Certificando que os mesmos sejam confiáveis, autênticos, íntegros e que
possam ser acessados.
5.5. Documentos arquivísticos digitais na PMMG
São alguns dos principais documentos natos digitais produzidos na execução das
atividades desta Instituição:
Boletim de Ocorrência – Sistema REDS.
Escala de serviço digital.
Painel administrativo.
E-mail institucional.
Prontuário eletrônico do paciente.
Sistema de abastecimento de viaturas.
49
Regulamentação:
Resolução nº 4.520, de 15 de dezembro de 2.016
Dispõe sobre a utilização de meio eletrônico, no âmbito da Polícia Militar de Minas
Gerais, para tramitação, comunicação, transmissão e decisão de atos e processos
administrativos, e dá outras providências:
5.6. Reformatação de documentos:
Ato ou efeito de formatar novamente, ou seja, trocar o suporte da informação com o
objetivo de restringir o manuseio do documento original.
5.8.1 Fatores a serem observados para a reformatação de documentos:
Armazenagem, segurança, condição ambiental.
Planejamento em caso de desastres e emergências.
Parcerias e conexões com profissionais ligados a área.
Pesquisa e treinamento em Preservação.
Acesso e recuperação da informação.
Microfilmagem
A microfilmagem é o resultado do processo de reprodução de documentos em filme
por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução. (CRUZ, 2013).
Disponível em:
<https://www.policiamilitar.mg.gov.br/conteudoportal/uploadFCK/cgdoc/24112017091824503.pd
f>
Tipos de microfilmagem:
Objetiva:
Preservar um acervo;
Acesso à informação através de um novo suporte, restringindo o
manuseio ao original.
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Preservação: preservar as informações contidas nos documentos originais
danificados e protegê-los do desgaste intrínseco ao uso e ao manuseio constantes
(instituições arquivística).
Substituição: os originais são eliminados com vistas ao aproveitamento de espaço
físico, respeitando a legislação vigente e a Tabela de Temporalidade de cada
órgão.Essa é a microfilmagem realizada pela PMMG.
Conceitos:
Microformas - são os vários formatos que o microfilme pode assumir na sua
apresentação final como instrumento de arquivo ou de recuperação da informação.
Rolo - (16 mm para documentos administrativos ou 35 mm para plantas e mapas).
Cassete- (somente em filmes de 16 mm).
Jaqueta -(16 mm ou 35 mm).
Microficha- (suporte em sais de prata no formato 105x148 mm).
Ultraficha- (microficha com redução superior a 90 vezes).
Grau de redução -proporção entre a dimensão do documento e a imagem
correspondente no filme.
Densidade -se refere à absorção de luz (foco).
Resolução -número de linhas por milímetro.
Procedimentos da microfilmagem realizados no CGDoc:
Exame do estado de conservação do documento.
Agrupar os documentos na sequência em que deverão ser microfilmados.
Preparação:
Conferência, expurgo, extração de grampos e clips, recuperação, enumeração,
identificação, montagem do filme e ordenação dos documentos na pasta
funcional – CGDoc.
Fotograma (fotografia do documento pelas máquinas planetárias)- Empresa
privada
51
Migração da foto para filmes de rolo. – Empresa privada.
Digitalização em mídia e posteriormente a indexação para facilitar o acesso. –
Empresa privada.
Legislação em Vigor:
Lei Federal nº 5.433, de 8 de maio de 1968:
Regulamenta a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências
Autoriza a microfilmagem de documentos dos órgãos federais, estaduais e municipais,
bem como de documentos particulares (art. 1º).
Reconhece que os microfilmes, certidões, traslados e cópias fotográficas obtidas
diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos legais dos documentos originais,
em juízo ou fora deles (§ 1º, art, 1º).
Autoriza a eliminação de documentos microfilmados (§ 2º, art. 1º).
Exceções:
Documentos de valor histórico (art. 2º).
Documentos ainda em trânsito (§ 6º, art. 1º).
Determina que a eliminação ou transferência para outro local dos documentos
deve ser precedida de lavratura de termo em livro próprio pela autoridade
competente (§ 5º, art. 1º)
Determina que os filmes negativos resultantes da microfilmagem fiquem
arquivados na repartição detentora do arquivo, vedada sua saída sob qualquer
pretexto (§ 4º, art. 1º).
Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l5433.htm>
Decreto Federal nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996:
Regulamenta a Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem
Estabelece que “a microfilmagem (...) autorizada pela Lei nº 5.433, de 8 de maio
de 1968 abrange os documentos oficiais ou públicos, de qualquer espécie e em
qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo,
Judiciário e Legislativo, inclusive da administração indireta da União, dos
Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, e os documentos particulares ou
privados, de pessoas físicas ou jurídicas” (art. 1º)
52
Define microfilmes como:
Resultado do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e
imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução
(art. 3º)
Determina: que a microfilmagem deve ser feita em equipamentos que garantam
a fiel reprodução das informações (art. 4º).
Que a microfilmagem será feita sempre em filme original, com o mínimo de 180
linhas por milímetro de definição, garantida a segurança e qualidade de imagem
e de reprodução (art. 5º)
A obrigatoriedade da extração de filme cópia, do filme original, para fins de
segurança (§ 1º, art. 5º).
Determina que o armazenamento do filme original deverá ser feito em local
diferente do filme cópia (§ 3º, art. 5º)
Autoriza qualquer grau de redução, desde que seja garantida a legibilidade e a
qualidade de reprodução (art. 6º)
Determina que, caso o original apresente tamanho que ultrapasse a dimensão
máxima do campo fotográfico do equipamento, a microfilmagem deverá ser feita
por etapas, sendo obrigatória a repetição de uma parte da imagem anterior na
imagem subsequente, de modo que se possa identificar, por superposição, a
continuidade entre as seções adjacentes microfilmadas (parágrafo único, art 6º)
Proíbe corte ou inserção no filme original (art. 9º).
Prevê que a eliminação de documentos só deverá ocorrer se prevista na TTDD,
respeitado o disposto na Lei 8.159/91 (art. 12, parágrafo único
Proíbe a eliminação de documentos de guarda permanente (art. 13).
Prevê registro das empresas e cartórios que exercem a atividade de
microfilmagem, no Ministério da Justiça (art. Parágrafo único, art. 15).
Prevê que os microfilmes originais e cópias deverão ser mantidos pelos
mesmos prazos de prescrição a que estariam sujeitos seus originais (art. 18).
Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/antigos/d1799.htm>
Portaria 12 do Ministério da Justiça:
53
Dispõe sobre o registo e fiscalização do exercício da atividade de microfilmagem de
documentos. Torna obrigatória a inscrição no MJ das empresas e serviços notariais e
de registro que exerçam a microfilmagem, bem como de órgãos públicos que
executam a microfilmagem para terceiros(art. 1°).
Vantagens e Desvantagens da Microfilmagem
Vantagens
Normas técnicas consolidadas.
Reconhecimento legal das cópias, mesmo valor da original.
Meio físico de qualidade arquivística reconhecida.
Legislação pacificada.
Eliminação de arquivos convencionais.
Cópia de segurança, garantia contra sinistro.
Longevidade do microfilme – 500 anos.
Desvantagens
Sujeito a arranhões quando manipulado.
Equipamento exige o manuseio do filme.
O controle de qualidade só pode ocorrer no final do processo.
Se não estiver bem acondicionado perde a qualidade da informação devido a
ação do tempo.
Se o documento está em mau estado, nem sempre é possível recuperar a
imagem do documento original.
Uso pode causar cansaço.
Acesso individual.
Perda de resolução devido a copiagem sucessiva.
Digitalização
“É o processo de conversão de imagens e som de código analógico para código
digital, por meio de dispositivo apropriado” (...). (CRUZ, 2013).
54
Figura 2: FT Locações: Soluções de impressão.
Vantagens e Desvantagens da Digitalização
Vantagens
Excelente acesso, distribuição e transmissão de registros.
Acesso a múltiplos usuários.
Possibilita melhoria da qualidade da imagem.
Controle de acesso. Somente usuários autorizados podem acessar a
informação com diferentes níveis de acesso.
Copiagem sucessivas não provoca degradação (cada cópia é tão boa quanto a
original).
Rapidez no acesso a informação. A rapidez para conseguir informações é
essencial na tomada de decisões estratégicas nos dias de hoje.
Desvantagens
Ausência de valor legal, pois se equiparam a fotocópia não autenticada.
Ausência de normatização.
Sistemas de drive se tornarão obsoletos com o tempo.
Passíveldefraude durante o processo.
Custos altos em treinamentos e software relacionado.
Custos de implementação e operação aumentam em proporção direta à
qualidade da imagem (resolução).
Exige drives de grande capacidade para armazenamento.
55
Sistema Híbrido
Utilização, na reformatação, de duas técnicas para preservação do acervo
documental.Via de regra é a melhor solução para um programa de preservação nas
instituições, além de ser recomendável por vários especialistas.
A preservação em sistema híbrido:
1. Microfilmagem e posterior evolução para a digitalização dos microfilmes
(microfilmagem convencional).
2. Digitalização e microfilmagem (eletrônica).
Legislação passível de alteração pelo Congresso Nacional
Lei Federal nº 12.682/2012
Dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios
eletromagnéticos.
Art. 6º Os registros públicos originais, ainda que digitalizados, deverão ser
preservados de acordo com o disposto na legislação pertinente.
Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2012/lei/l12682.htm>
Alterada pela:
Lei Federal Nº 13.874, de 20 de setembro de 2019
Institui a Declaração de Direitos de Liberdade Econômica; estabelece garantias de
livre mercado; altera as Leis nos 10.406, de 10 de janeiro de 2002 (Código Civil), 6.404,
de 15 de dezembro de 1976, 11.598, de 3 de dezembro de 2007, 12.682, de 9 de julho
de 2012, 6.015, de 31 de dezembro de 1973, 10.522, de 19 de julho de 2002, 8.934,
de 18 de novembro 1994, o Decreto-Lei nº 9.760, de 5 de setembro de 1946 e a
Consolidação das Leis do Trabalho, aprovada pelo Decreto-Lei nº 5.452, de 1º de
maio de 1943; revoga a Lei Delegada nº 4, de 26 de setembro de 1962, a Lei nº
11.887, de 24 de dezembro de 2008, e dispositivos do Decreto-Lei nº 73, de 21 de
novembro de 1966; e dá outras providências.
Art. 10.A Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, passa a vigorar acrescida do
seguinte art. 2º-A:
56
“Art. 2º-A Fica autorizado o armazenamento, em meio eletrônico, óptico ou
equivalente, de documentos públicos ou privados, compostos por dados ou por
imagens, observado o disposto nesta Lei, nas legislações específicas e no
regulamento.
§ 1º Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital nos termos
estabelecidos no regulamento, o original poderá ser destruído, ressalvados os
documentos de valor histórico, cuja preservação observará o disposto na
legislação específica.
§ 2º O documento digital e a sua reprodução, em qualquer meio, realizada de acordo
com o disposto nesta Lei e na legislação específica, terão o mesmo valor probatório do
documento original, para todos os fins de direito, inclusive para atender ao poder
fiscalizatório do Estado.
§ 3º Decorridos os respectivos prazos de decadência ou de prescrição, os documentos
armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente poderão ser eliminados.
§ 4º Os documentos digitalizados conforme o disposto neste artigo terão o mesmo
efeito jurídico conferido aos documentos microfilmados, nos termos da Lei nº
5.433, de 8 de maio de 1968, e de regulamentação posterior.
§ 5º Ato do Secretário de Governo Digital da Secretaria Especial de
Desburocratização, Gestão e Governo Digital do Ministério da Economia estabelecerá
os documentos cuja reprodução conterá código de autenticação verificável.
§ 6º Ato do Conselho Monetário Nacional disporá sobre o cumprimento do disposto no
§ 1º deste artigo, relativamente aos documentos referentes a operações e transações
realizadas no sistema financeiro nacional.
§ 7º É lícita a reprodução de documento digital, em papel ou em qualquer outro meio
físico, que contiver mecanismo de verificação de integridade e autenticidade, na
maneira e com a técnica definidas pelo mercado, e cabe ao particular o ônus de
demonstrar integralmente a presença de tais requisitos.
§ 8º Para a garantia de preservação da integridade, da autenticidade e da
confidencialidade de documentos públicos será usada certificação digital no padrão da
Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).”
OBS: A lei de Liberdade Econômica nº 13.874/2019, trouxe a legalização da
digitalização de documentos no Brasil.
57
DECRETO Nº 10.278, DE 18 DE MARÇO DE 2020
Regulamenta o disposto no inciso X do caput do art. 3º da Lei nº 13.874, de 20 de
setembro de 2019, e no art. 2º-A da Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, para
estabelecer a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou
privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos
legais dos documentos originais.
Regras gerais de digitalização
Art. 4º Os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização de
documentos físicos devem assegurar:
I - a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado;
II - a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados;
III - o emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade
da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado;
IV - a confidencialidade, quando aplicável; e
V - a interoperabilidade entre sistemas informatizados.
Requisitos na digitalização que envolva entidades públicas
Art. 5º O documento digitalizado destinado a se equiparar a documento físico
para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoa
jurídica de direito público interno deverá:
I - ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura
de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, de modo a garantir a autoria da
digitalização e a integridade do documento e de seus metadados;
II - seguir os padrões técnicos mínimos previstos no Anexo I; e
III - conter, no mínimo, os metadados especificados no Anexo II.
Desnecessidade da digitalização
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Art. 7º A digitalização de documentos por pessoas jurídicas de direito público
interno será precedida da avaliação dos conjuntos documentais, conforme
estabelecido em tabelas de temporalidade e destinação de documentos, de modo a
identificar previamente os que devem ser encaminhados para descarte.
Manutenção dos documentos digitalizados
Art. 10. O armazenamento de documentos digitalizados assegurará:
I - a proteção do documento digitalizado contra alteração, destruição e, quando
cabível, contra o acesso e a reprodução não autorizados; e
II - a indexação de metadados que possibilitem:
a) a localização e o gerenciamento do documento digitalizado; e
b) a conferência do processo de digitalização adotado.
Preservação dos documentos digitalizados
Art. 11. Os documentos digitalizados sem valor histórico serão preservados, no
mínimo, até o transcurso dos prazos de prescrição ou decadência dos direitos a que
se referem.
Preservação de documento digitalizados e entes públicos
Art. 12. As pessoas jurídicas de direito público interno observarão o disposto
na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e nas tabelas de temporalidade e destinação
de documentos aprovadas pelas instituições arquivísticas públicas, no âmbito de suas
competências, observadas as diretrizes do Conselho Nacional de Arquivos - Conarq
quanto à temporalidade de guarda, à destinação e à preservação de documentos.
59
MÓDULO 6
6. Acesso à Informação Pública e o Tratamento da Informação
Sigilosa
Neste módulo, será apresentado à relevância da Lei de Acesso à informação - Lei
Federal n° 12.527/11.
6.1. Disposições legais
Diretrizes para assegurar o direito fundamental ao acesso às informações
públicas:
Art. 1º Esta Lei dispõe sobre os procedimentos a serem observados pela
União, Estados, Distrito Federal e municípios, com o fim de garantir o acesso a
informaçõesprevisto no inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º
do art. 216 da Constituição Federal.
Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2011/lei/l12527.htm>
Art. 3º Os procedimentos previstos nesta Lei destinam-se a assegurar o
direitofundamental de acesso à informação e devem ser executados em conformidade
com os princípios básicos da administração pública e com as seguintes diretrizes:
Observância da publicidade como preceito geral e do sigilo como exceção.
Divulgação de informações de interesse público,
independentemente de solicitações.
Utilização de meios de comunicação viabilizados pela tecnologia da
informação.
Fomento ao desenvolvimento da cultura de transparência na
administraçãopública.
Desenvolvimento do controle social da administração pública.
Art. 5º É dever do Estado garantir o direito de acesso à informação, que será
franqueada, mediante procedimentos objetivos e ágeis, de forma transparente, clara e
em linguagem de fácil compreensão.
60
Art. 6º Cabe aos órgãos e entidades do poder público, observadas as normas e
procedimentos específicos aplicáveis, assegurar a:
Gestão transparente da informação, propiciando amplo acesso a ela e sua
divulgação.
Proteção da informação, garantindo-se sua disponibilidade, autenticidade e
integridade. e
Proteção da informação sigilosa e da informação pessoal, observada a sua
disponibilidade, autenticidade, integridade e eventual restrição de acesso.
Das Responsabilidades dos Agentes Públicos:
Em princípio, cabe ressaltar que a LAI garante o acesso às informações públicas, mas
também impõe aos órgãos e entidades do poder público o dever de ao franquear o
acesso à informação para a pessoa natural e jurídica, assegurar a proteção da
informação sigilosa e informação pessoal, observada a sua disponibilidade,
autenticidade, integridade e eventual restrição de acesso, conforme impresso no inciso
III do artigo 6º, conforme transcrito a seguir:
Art. 6º- Cabe aos órgãos e entidades do poder público, observadas as normas e
procedimentos específicos aplicáveis, assegurar a:
Gestão transparente da informação, propiciando amplo acesso a ela e sua
divulgação.
Proteção da informação, garantindo-se sua disponibilidade,
autenticidade e integridade.
Proteção da informação sigilosa e da informação pessoal, observada a
sua disponibilidade, autenticidade, integridade e eventual restrição de
acesso.
Das responsabilidades:
Art.32 Constituem condutas ilícitas que ensejam responsabilidade do agente
público ou militar:
Recusar-se a fornecer informação requerida nos termos desta Lei, retardar
deliberadamente o seu fornecimento ou fornecê-la intencionalmente deforma
incorreta, incompleta ou imprecisa.
61
Utilizar indevidamente, bem como subtrair, destruir, inutilizar, desfigurar, alterar
ou ocultar, total ou parcialmente, informação que se encontre sob sua guarda
ou a que tenha acesso ou conhecimento em razão do exercício das
atribuições de cargo, emprego ou função pública.
Agir com dolo ou má-fé na análise das solicitações de acesso à informação.
Divulgar ou permitir a divulgação ou acessar ou permitir acesso indevido à
informação sigilosa ou informação pessoal.
Impor sigilo à informação para obter proveito pessoal ou de terceiro,
Ou para fins de ocultação de ato ilegal cometido por si ou por outrem.
Ocultar da revisão de autoridade superior competente informação sigilosa para
beneficiar a si ou a outrem, ou em prejuízo de terceiros. e
(...) VII - destruir ou subtrair, por qualquer meio, documentos concernentes a possíveis
violações de direitos humanos por parte de agentes do Estado.
§ 1o Atendido o princípio do contraditório, da ampla defesa e do devido processo legal,
as condutas descritas no caput serão consideradas: para fins dos regulamentos
disciplinares das Forças Armadas, transgressões militares médias ou graves, segundo
os critérios neles estabelecidos, desde que não tipificadas em lei como crime ou
contravenção penal ou para fins do disposto na Lei no 8.112/90, e suas alterações,
infrações administrativas, que deverão ser apenadas, no mínimo, com suspensão,
segundo os critérios nela estabelecidos.
§ 2o Pelas condutas descritas no caput, poderá o militar ou agente público
responder, também, por IMPROBIDADE ADMINISTRATIVA, conforme o disposto nas
Leis nos 1.079/50, e 8.429/92.
6.2. O que é Informação Pessoal
A LAI é muito clara em definir, em seu artigo 4º, incisos III e IV, o que é informação
sigilosa e o que é informação pessoal, as quais devem ser protegidas, conforme
transcrição abaixo:
Art. 4º Para os efeitos desta lei considera-se:
Informação: dados, processados ou não, que podem ser utilizados para
produção e transmissão de conhecimento, contidos em qualquer meio, suporte
ou formato.
62
Documento: unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte
ou formato.
Informação sigilosa: aquela submetida temporariamente à
Restrição de acesso público em razão de sua imprescindibilidade para a
segurança da sociedade e do Estado.
Informação pessoal: aquela relacionada à pessoa natural identificada ou
identificável.
A própria LAI apregoa que aqueles documentos que não possam ser de acesso
irrestrito por terem em seu bojo parte de informação sigilosa, só poderão ser
acessados, não pelo inteiro teor do documento, mas sim por meio de uma certidão,
extrato ou cópia com ocultação da parte sob sigilo, conforme transcrito a seguir:
“Art. 7º- O acesso à informação de que trata esta Lei compreende, entre outros, os
direitos de obter:
(...) § 2º Quando não for autorizado acesso integral à informação por ser ela
parcialmente sigilosa, é assegurado o acesso à parte não sigilosa por meio de
certidão, extrato ou cópia com ocultação da parte sob sigilo.
A LAI regula o tratamento que se deve dar às informações pessoais, bem como a sua
restrição de acesso, independentemente de classificação de sigilo e pelo prazo
máximo de 100 (cem) anos a contar da sua data de produção, restringindo o seu
acesso aos agentes públicos legalmente autorizados e à pessoa a que elas se
referirem, conforme vemos a seguir:
Art. 31. O tratamento das informações pessoais deve ser feito de forma transparente e
com respeito à intimidade, vida privada, honra e imagem das pessoas, bem como às
liberdades e garantias individuais.
§ 1º- As informações pessoais, a que se refere este artigo, relativas à intimidade,
vida privada, honra e imagem terá seu acesso restrito, independentemente de
classificação de sigilo e pelo prazo máximo de 100 (cem) anos a contar da sua data de
produção, a agentes públicos legalmente autorizados e à pessoa a que elas se
referirem, e poderão ter autorizada sua divulgação ou acesso por terceiros diante de
previsão legal ou consentimento expresso da pessoa a que elas se referirem.
§ 2º- Aquele que obtiver acesso às informações de que trata este artigo será
responsabilizado por seu uso indevido.”
63
6.3. Graus e Prazos de Sigilo:
(LAI c/c Decreto Federal n° 7.845/12 e Decreto Estadual 45.969/12).
Ultrassecreto - Governador do Estado, Vice Governador, Secretário de Estado e
autoridades com mesmas prerrogativas. Comandante Geral da PMMG. (25 anos)
Secreto - Além das anteriores, dirigentes de autarquias, fundações, empresas
públicas e sociedade de economia mista. (15 anos)
Reservado - Autoridades que exerçam funções de direção, comando ou chefia,
servidores civis e militares. (5 anos)
6.4. Gestão dos Documentos/Informações Sigilosas:
Documentos classificados produzidos após 15/05/2012:
Todo documento classificado a partir de 15/05/2012 deve possuir o TCI, caso
contrário será um documento público.
Separar e organizar os documentos por datas cronológicas, dossiês, tipologia
(informes, estudo de situação, relatórios, outros) em pastas e caixa arquivo
(numeradas).
Realizar a análise e avaliação dos documentos para fins de classificação,
reclassificação, desclassificação, verificar existência de informações pessoais e
elaboração do Termo de Classificação de Informação - TCI (a regra é a
publicidade e a exceção o sigilo).
Lançar os dados dos documentos na planilha padrão (controle).
Na classificação da informação, deve-se buscar o grau de sigilo menos restritivo
possível, considerando o interesse público e a gravidade do risco ou dano à segurança
da sociedade e do Estado.
Art. 4º Para os efeitos desta lei considera-se:
III - informação sigilosa: aquela submetida temporariamente à restrição de acesso
público em razão de sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do
Estado. (Lei nº 12.527/2011).
Competência para Classificar:
Reservado: Diretor, Comandante ou Chefe
Secreto: Comandante Geral
64
Ultra secreto: Comandante Geral, homologação secretário de Defesa
Social(Comandante, Diretor e Chefe contida no inciso VII do art. 38 da Lei Estadual
nº5.301/69)
6.5. Gestão Dos Documentos/Informações Sigilosas
Procedimentos para a Classificação:
Observar a competência para classificar nos diferentes graus.
Fundamentar legalmenteemumadashipótesesdoart.23 da Lei nº12. 527/11
(posteriormente em Decreto Estadual).
Preencher TCI-formulário anexo ao Decreto nº45.969/12: Termo de
Classificação de Informação (art. 33,Decreto nº 45.969/12)– Sistema na
Intranet PM.
Indexada a informação, publicar no site (art. 46, Decreto Estadual nº
45.969/12).
Remeter o TCI de documentos Ultrassecretos e Secretos para a Comissão
Mista de Reavaliação de Informações em 30 dias (art. 34, Decreto Estadual nº
45.969/12).
Gestão dos Documentos/Informações Sigilosas/Critérios para a Classificação:
Art. 23 da Lei Federal nº12. 527/11 – adaptada:
Pôr em risco a defesa e a soberania nacionais ou a integridade do território de
Minas Gerais.
Prejudicar ou pôr em risco a condução de negociações ou as relações
internacionais do País no âmbito de Minas Gerais, ou as que tenham sido
fornecidas em caráter sigiloso por outros Estados e organismos internacionais.
Pôr em risco a vida, a segurança ou a saúde da população.
6.6. Uso indevido das Informações sigilosas:
Oferecer elevado risco à estabilidade financeira, econômica ou monetária de
Minas Gerais.
Prejudicar ou causar risco a planos ou operações estratégicos da PMMG.
Prejudicar ou causar risco a projetos de pesquisa e desenvolvimento científico
ou tecnológico, assim como a sistemas, bens, instalações ou áreas de
interesse estratégico estadual.
65
Pôr em risco a segurança de instituições ou de altas autoridades nacionais,
estaduais ou estrangeiras e seus familiares, no território de Minas Gerais.
Comprometer atividades de Inteligência, bem como de investigação ou
fiscalização em andamento, relacionadas com a prevenção ou repressão de
infrações.
6.7. Desclassificação, Reclassificação e ou Prorrogação de Prazo:
A desclassificação é o ato legal/ADM de tornar público o documento ou a informação.
A reclassificação é o ato legal/ADM quando da alteração do grau de sigilo de um
documento.
(Esta operação somente é possível para diminuir o grau de sigilo, consequentemente,
o tempo de restrição. Assim, não é possível reclassificar documento classificado como
reservado, que é o grau mínimo).
A prorrogação DE PRAZO é o ato legal/ADM que estende o prazo de restrição e
apenas poderá ser executada no caso de documentos com classificação
Ultrassecreto.
Assim, na PMMG somente o Comandante-Geral poderá prorrogar o prazo, tendo em
vista ser a autoridade competente para a classificação nesse grau de sigilo.
Procedimentos para Desclassificação:
Os documentos, dados e informações sigilosas, classificadas antes da vigência da Lei
nº 12.527/11 e que não possuem o CIDIC/CII devem ser analisados, avaliados (pela
Sub-CPADS-LAI) e desclassificados gerando o CIDIC/CII para cada documento.
OBS.: A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Sigilosos (CPADS-LAI)
e a Subcomissão Permanente de Avaliação de Documentos Sigilosos (SubCPADS-
LAI) tem como objetivo assessorar ao Comandante, Diretor e Chefe, nos diversos
níveis, no adequado tratamento de documentos, dados e informações sigilosas.
ATRIBUIÇÕES DA Sub-CPADS-LAI:(Decreto. Federal nº 7.724/12 c/c Res. nº
4.232/12)
Opinar (CONSULTIVAMENTE) sobre a informação produzida no âmbito de sua
atuação para fins de classificação em qualquer grau de sigilo.
66
Assessorar a autoridade classificadora ou a autoridade hierarquicamente
superior quanto à desclassificação, reclassificação ou reavaliação de
informação classificada em qualquer grau de sigilo.
Propor o destino final das informações desclassificadas, indicando os
documentos para guarda permanente, observado o disposto na legislação em
vigor.e
Subsidiar a elaboração do rol anual de informações desclassificadas e
documentos classificados em cada grau de sigilo, a ser disponibilizado
naInternet.
6.8. Tratamento da Informação Classificada
O acesso, a divulgação e o tratamento da informação classificada FICARÃO
RESTRITOS A PESSOAS COM NECESSIDADE DE CONHECER E QUE
SEJAM CREDENCIADAS na forma dos Dec. Federal e Estadual que
regulamentam a LAI.
PESSOA NÃOCREDENCIADA (ou não autorizada por legislação
EXCEPCIONALMENTE, pode ter acesso a informação emQUALQUER GRAU
DE SIGILO mediante ASSINATURA DO TERMO DE COMPROMISSO DE
MANUTENÇÃO DE SIGILO-TCMS.
A PUBLICAÇÃO DE ATOS NORMATIVOS com informação classificada em
qualquer grau de sigilo ou protegida por sigilo legal ou judicialpoderá limitar-se,
quando necessário, aos seus respectivos: números, datas de expedição e
ementas (para não comprometer o sigilo).
Identificação dos destinatários em PROTOCOLO e RECIBOS
ESPECÍFICOS.
Lavratura do TERMO DE CUSTÓDIA e lançamento no PROTOCOLO
ESPECÍFICO.
Lavratura ANUAL do TERMO DE INVENTÁRIO.
Lavratura do TERMO DE TRANSFERÊNCIA DE CUSTÓDIA OU GUARDA.
MARCAÇÃO DO GRAU DE SIGILO NOS CABEÇALHOS E RODAPÉS E
CAPA dos documentos que tiverem informações classificadas.
67
PAGINAÇÃO em todas as folhas numeradas sequencialmente
contendo a página atual e o total de páginas do documento.
A expedição, condução e entrega de documento no grau ULTRASECRETO
serão efetuadas pessoalmente, por agente público autorizado
(MENSAGEIRO), ou transmitidas por MEIO ELETRÔNICO, desde que sejam
usados RECURSOS CRIPTOGRÁFICOS, sendo VEDADA SUA POSTAGEM.
As INFORMAÇÕESCLASSIFICADAS em qualquer grau de sigilo será
mantida ou ARQUIVADA EM CONDIÇÕES ESPECIAIS DE SEGURANÇA.
OS MEIOS ELETRÔNICOS DE ARMAZENAMENTO de informação
classificada em qualquer grau de sigilo, INCLUSIVE DISPOSITIVOS MÓVEIS,
devem utilizar RECURSOS CRIPTOGRÁFICOS.
A REPRODUÇÃO do todo ou da parte do documento com informação
classificada em qualquer grau de sigilo TERÁ O MESMO GRAU DE SIGILO
DO DOCUMENTO.
A REPRODUÇÃO, total ou parcial, de informação classificada em qualquer
grau de sigilo condiciona-se a AUTORIZAÇÃO EXPRESSA DA AUTORIDADE
CLASSIFICADORA ou autoridade superiormente hierárquica com a mesma
PRERROGATIVA LEGAL, sendo todas as cópias autenticadas pela autoridade
autorizativa.
Quando a PREPARAÇÃO, IMPRESSÃO ou REPRODUÇÃO DE
INFORMAÇÃO CLASSIFICADA EM QUALQUER GRAU DE SIGILO for
efetuada em TIPOGRAFIA, IMPRESSORA, OFICINA GRÁFICA OU SIMILIAR,
essa operação SERÁ ACOMPANHADA POR PESSOA OFICIALMENTE
DESIGNADA, responsável pela garantia do sigilo durante a referida operação.
A avaliação e a seleção de um documento com informação
DESCLASSIFICADA, para fins de guarda permanente ou eliminação.
6.9. Observações Finais
Documento com Informação Pessoal
O documento não terá o Termo de Classificação da Informação (TCI)nem o
Código de Indexação da Informação (CII - CIDIC).
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Informações pessoais são de acesso restrito por 100 (cem) anos,resguardadas
pelo inciso X do art. 5º da CRFB 88 c/c art. 31 da Lei Federal nº12.527/11 e art.
57 do Decreto Estadual N° 45.969/12.
A marcação de “Informação Pessoal”, constante no cabeçalho e rodapédo
documento, deverá constar em todas as folhas, que serão assinadaspelo
Comandante, Chefe ou Diretor.
MÓDULO 7
7. Conservação preventiva de documentos
7.1. Orientações e Cuidados para a Conservação de Documentos
Acondicionamento
O acondicionamento adequado é um dos principais fatores para uma eficiente
conservação de documentos. É necessária a utilização de materiais de qualidade
arquivística, os quais podem ser encontrados com relativa facilidade no mercado e
cujos preços não se diferem sobremaneira dos demais materiais adquiridos pela
Corporação. Trata-se de materiais que são chamados “inertes”, ou seja, materiais que
não prejudicam a vida útil dos documentos. A longevidade dos documentos será
satisfatoriamente estendida se forem observados os procedimentos adequados de
acondicionamento.
O acondicionamento inadequado repercute sobre a vida útil dos documentos. A
guarda sem cuidado, o acondicionamento em caixas superlotadas ou em arquivos
superlotados resulta, em pouco tempo, em danos, muitas vezes irreversíveis, ao
acervo.
69
Quanto ao ambiente
Fatores externos provenientes do meio ambiente, como a temperatura, a umidade, a
luz natural e/ou artificial, fungos, insetos, entreoutras pragas, contribuem para a
deterioração do papel, bem como de outros materiais.
A luz do sol e as lâmpadas fluorescentes sem filtro são fontes de raios ultravioletas
que, em contato com os documentos, provocam danos irreversíveis.
A poluição ambiental contribui para o aumento da acidez do papel, o que o torna frágil
e quebradiço. Altas temperaturas e umidade favorecem a degradação de documentos
pelo ataque de agentes biológicos (insetos e fungos).
70
Higienização
A higienização aumenta sensivelmente a vida útil dos documentos. A limpeza deve ser
realizada em intervalos regulares. A frequência é determinada pela velocidade com
que a poeira se acumula nos locais de armazenamento, variando de ambiente para
ambiente. A limpeza regular deve ser sempre associada a vistorias para identificação
de possíveis focos de infestação de insetos e a presença de fungos nos documentos.
Deve-se tomar cuidado para que, ao realizar a limpeza, não ocorra a redistribuição do
pó no ambiente de armazenamento dos documentos. Para a limpeza mecânica, ou
seja, limpeza básica e preventiva, recomenda-se também a utilização de um pano
macio e escova de cerdas macias.
O local reservado para a guarda dos documentos deve ser mantido sempre
limpo.A poeira depositada no ambiente facilita o desenvolvimento e a proliferação de
microorganismos, que são deletérios aos documentos e à saúde das pessoas que
trabalham com esses arquivos. A higienização deve ser frequente e sistemática. A
limpeza dos arquivos deve ser feita com aspirador de pó nas persianas, prateleiras,
carpetes, ou em ambientes com grande concentração de pó ou sujeiras, o pano
levemente umedecido deve ser utilizado nas estantes e prateleiras, caixas de
71
polipropileno onde estão armazenados os documentos, e principalmente no arquivo
propriamente dito.
É importante enfatizar que, não se deve utilizar nenhum produto químico para a
limpeza, eles contêm substâncias prejudiciais aos documentos. É possível, para a
limpeza dos armários e estantes, a utilização de uma solução água e álcool em partes
iguais. O álcool, além de ajudar no combate a micro organismos, facilita a evaporação
mais rápida da água.
Visando a segurança dos documentos no ambiente de armazenamento é de suma
importância a proibição da entrada de qualquer espécie de líquidos, para que se evite
possíveis acidentes e a alteração da umidade relativa do ar.
A recolocação das pastas e das caixas arquivísticas de polipropileno ou papelão só
deverão serem feitas após a secagem completa dos armários e prateleiras.
Espanadores não devem ser usados, porque apenas redistribuem a poeira.
Armazenamento
Móveis confeccionados em madeira, fórmica ou metal sem tratamento são
inadequados para o arquivamento dos documentos. Os móveis mais adequados são
os de metal esmaltado. A madeira não revestida ou de fórmica não é recomendada,
pois emambos os materiais há emissão de produtos voláteis ácidos que atacam os
documentos. Os móveis de metal sem tratamento estão sujeitos a enferrujar com o
tempo, o que não é desejável.
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Higiene
Alimentação
É importante ressaltar que o hábito de alimentar-se próximo aos arquivos ou
manuseando os documentos pode levar ao contato com micro-organismos (fungos e
bactérias) extremamente nocivos para a saúde, podendo inclusive causar graves
doenças.
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Comportamento
Quanto ao manuseio
Danos mecânicos, ou seja, os danos físicos, podem ocorrer devido à ausência de
proteção física aos documentos. Devem ser evitadas caixas menores que os
documentos; uso de barbante plástico, “gominhas”; caixas superlotadas, acondicioná-
los dobrados e sem realizar a higienização e a retirada de clips de metal, grampos,
adesivos etc. Para retirada de clips, grampos e demais corpos estranhos ao
documento utilizar uma espátula de metal. Sempre usar ambas as mãos ao manusear
os documentos.
Nunca se deve umedecer os dedos com salivaou qualquer outro tipo de líquido
para virar as páginas do documento, pois, esta ação pode desencadear reações
ácidas que degradam o papel, reduzindo a sua durabilidade e causando machas
indesejáveis.
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Podemos citar alguns elementos muito encontrados nos locais de trabalho e que são
fatores de degradação: clipes e grampos de metal, barbantes sintéticos, fitas adesivas,
marcadores de textos, colas plásticas (PVA). O grampo, além de furar o documento,
com o passar do tempo se oxida e mancha o papel.
Documentos devem ser assinados somente com caneta preta ou azul. Os documentos
cominformações registradas com canetas de cor vermelha não são reproduzidos com
qualidade no processo de microfilmagem. Logo não é recomendada a sua utilização.
Não se recomenda despachar no verso do documento, com o passar do tempo a tinta
migra para frente, fragilizando o documento. Isso, muitas vezes, impossibilita a leitura
do seu conteúdo. Ressalta-se que, de acordo com o Decreto Estadual n°40186, de 22
de dezembro de 1998, documentos de guarda permanente devem manter suas
características preservadas.
75
Além disto, a fita perde seu poder de adesão e o papel fica manchado. Não é
recomendado o uso de colas plásticas (PVA), em razão ao seu teor de acidez.
Recomenda-se a utilização da cola de metil celulose que é reversível e neutra.
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É recomendável adquirir e utilizar papel de qualidade arquivística (papel alcalino) para
a produção de documentos que são de guarda permanente e os de temporalidade
longa, como por exemplo os documentos que serão incorporados à pasta funcional
que deve ser preservada por um prazo de cem anos. Em geral, a diferença de preços
entre um papel comum e um de qualidade arquivística não é tão grande.
É importante acondicionar os documentos abertos, ou seja, colocá-los nas pastas e
nas caixas sem dobrá-los e respeitando o limite da caixa arquivo, não acondicionando
além de sua capacidade.
As estantes e os armários devem ser de metal com revestimento à base de esmalte e
tratados por fosfatização para prevenção da oxidação.
Os documentos que serão arquivados nas caixas arquivo devem sofrer a eliminação
mecânica de todas as sujidades e dos agentes considerados agressores, tais como os
grampos metálicos, clipes oxidados ou não, excrementos de insetos, poeiras,
partículas sólidas presentes.
Vistoria
Consiste em vistoriar o acervo, identificando se ocorreu algum ataque de insetos ou
micro-organismos. Avalia-se o estado geral dos documentos, para que sejam tomadas
as providências para sanar algum problema encontrado.
Características Gerais dos Materiais Empregados para Conservação dos
Documentos
Utilizar materiais de qualidade arquivística, ou seja, aqueles livres de qualquer
impureza, quimicamente estáveis, resistentes, duráveis.
Recomendações para acondicionamento
É recomendável a utilização de caixa arquivorevestida de papelões alcalinos ou a
caixa arquivo de polipropileno sem aditivos, ou seja, cor brancaou transparente. A
caixa arquivo com cor não é recomendada por não ser inerte e liberar substâncias
químicas que degradam os documentos.
77
Glossário
ACIDEZ-Condição do suporte em que a concentração de íons de hidrogênio excede a
de íons de hidroxila numa solução aquosa. Intensidade do caráter ácido de uma
substância ou solução, podendo ser medida pelo pH (potencial hidrogênico) em
solução aquosa diluída. Ver
ACONDICIONAMENTO - Ato ou efeito de acondicionar documentos por meio de
materiais apropriados para a sua conservação, evitando danos causados pelo homem,
infestação de insetos e microrganismos. Guarda de documentos em embalagens
apropriadas,
AGENTES BIOLÓGICOS - Os danos aos acervos documentais, como mofo, roedores
e insetos. São também assim classificados cães, gatos, pássaros e a ação antrópica.
ARMAZENAMENTO - Retenção ou guarda específica planejada para estender ou
maximizar o tempo de vida dos documentos. Operação que consiste na colocação de
documentos em depósitos. Conjuntos de operações relativas ao arranjo físico e à
conservação dos documentos nas áreas de guarda.
BACTÉRIA - Microrganismo unicelular procarioto, de vida livre ou parasita, sob
diversas formas, como cocos, bacilos, espirilos. Multiplica-se rapidamente. É
necessário ao processo de decomposição de matéria orgânica. Sua forma esporulada
lhe permite sobreviver até em condições ambientais desfavoráveis. Há bactéria
aeróbica e anaeróbica. Esta última, por sua atividade enzimática, aproveita-se de
processos de fermentação. O gênero mais abundante é o dos bacilos (bacillus cereus,
circulans, subtilis).
CONSERVAÇÃO - Políticas e métodos específicos utilizados para proteger os
documentos da deterioração e estabilizar alterações em curso. Função do setor de
documentação, que consiste em assegurar a preservação do acervo. Ações para
conter o processo de degradação de um documento ou promover sua
preservação/restauração. Tratamento específico e tecnologias aplicadas na proteção
de acervos documentais para evitar a deterioração. Conjunto de medidas de
intervenção sistemática e direta nos documentos com o objetivo de impedir a sua
degradação, sem alterar as características físicas dos suportes. Conjunto de medidas
preventivas necessárias à manutenção física documento.
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CONSERVAÇÃO PREVENTIVA - Conjunto de medidas que atuam contra a
deterioração do acervo com o objetivo de prevenir danos. Comporta práticas iniciais de
proteção e intervenção na estrutura dos materiais, inclui a monitorização das
condições ambientais, higienização, procedimentos de manutenção e planejamento
para evitar a ocorrência de desastres e conter deteriorações.
DETERIORAÇÃO BIOLÓGICA - Processo que afeta primeiramente materiais
orgânicos. Pode ser dividido em três categorias principais, relacionadas a bactérias,
fungos e insetos.
DETERIORAÇÃO QUÍMICA - Efeito químico que provoca nos documentos reações de
decadência, como alteração (esmaecimento) de cor e fragilidade do papel. Longo
processo de alteração química, no nível molecular, especificamente através da ruptura
de cadeias em moléculas de celulose.
FUNGO - Derivado do latim fungos significa cogumelo. Os fungos são microrganismos
que se instalam em matérias orgânicas como agentes microbiológicos de degradação.
Estão dispersos no ar ou depositados sobre superfícies. A condição favorável para
oseu desenvolvimento é o alto ter de umidade e temperaturas descontroladas.
Reproduzem-se por esporos.
HIGIENIZAÇÃO - Retirada de poeira e de outros resíduos estranhos aos documentos,
com a utilização de técnicas apropriadas, que não promovam abrasões e nenhum
outro estrago. Limpeza efetuada, numa escala regular, para a eliminação de fontes de
alimentos e abrigo dos insetos e de outras pragas e para amenizar os efeitos da poeira
e de partículas mais grossas, que pode manchar a arranhar superfícies. Objetiva a
conservação preventiva dos documentos.
MICRORGANISMO-Organismo vivo, visível unicamente por lente microscópica, como
bactéria, fungo, levedura, vírus, protista. Os dois grupos cardeais: fungos e bactéria.
MIGRAÇÃO ÀCIDA - Transferência de acidez de substância ácida para outra não-
ácida ou com menor grau de acidez, quando ambas se juntam.
MOFO - Designação genérica de fungos de vários gêneros, que causam a
decomposição de alimentos, frutas e produtos de origem vegetal. Mesmo que o bolor.
Cogumelo, de pequeníssima dimensão, que constitui uma microscópica massa
veludosa de filamentos, na
79
OXIDAÇÃO - Processo em que uma substância se combina com oxigênio, ou em que
ela perde hidrogênio. Processo em que aumenta o número de agentes oxidantes de
um dado elemento.
PAPEL NEUTRO - Papel de PH neutro, produzido em fibras têxteis selecionados sob
condições controladas. Papel não-ácido ou ligeiramente alcalino e que, portanto, não
se deteriora com facilidade.
QUALIDADE ARQUIVÍSTICA - Propriedades físico-químicas dos suportes que
permitem a conservação indefinida dos documentos, observadas as condições
adequadas de acondicionamento, armazenamento e climatização.
80
Referencias
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ARQUIVÍSTICOS APLICADOS AO PRONTUÁRIO ELETRÔNICO DO PACIENTE.XIV Encontro
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Saúde- Comunicação Oral. 2013. Disponível em:
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81
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