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CAF Common Assessment Framework -

Gemeinsames Europäisches Qualitätsbewertungssystem

© Stadt Passau Steuerungsunterstützung 1

Passau ... kurz belichtet

• Einwohner: 50.000

• wichtige Wirtschaftsfaktoren:Tourismus: 1,3 Mio. Tagesgäste jährlich,

360.000 Übernachtungen jährlichUniversität mit ca. 8000 Studenten

• Stadtrat: 44 Sitze, 9 politische Parteien/Gruppierungen

• MitarbeiterInnen Stadtverwaltung: 840 MitarbeiterInnen der städtischen Beteiligungen: ca. 2.000

• weltweite Städtepartnerschaften





Verwaltungsreform ist nicht Selbstzweck sondern Qualitätsmanagement

1992 - 1994 Leitbilddiskussion „Betroffene zu Beteiligten machen“

1994 - heute Verwaltungsreform als Organisationsentwicklungsprozess




Die laufende Teilnahme an überregionalen Qualitätsbewertungen zum Programm betrachten wir als Teil von Qualitätsmanagement.

Daher ist es auch nur folgerichtig, dass sich die Stadt Passau am Gemeinsamen Europäischen Qualitätsbewertungssystem CAF beteiligt.


Warum wir an CAF teilnehmen



1994: 2. Speyerer Qualitätswettbewerb 1996: Teilnahme am Verwaltungsmanagement-Award des Institute for International Research in Zusammenarbeit mit der Zeitschrift “Die innovative Verwaltung”1998: 4. Speyerer Qualitätswettbewerb1998: Teilnahme am Wettbewerb „Bürgerorientierte“ Kommune der Bertelsmann Stiftung1999: Wettbewerb der Universität St. Gallen, Institut TECTEM; “Best Practice Company” im Bereich “Total Quality Management”2000: Teilnahme am Bayerischen Behördenwettbewerb, Motto: Bürgerorientierung im Freistaat Bayern


Vorgeschichte und Bezug zu CAF


Gemeinsames europäisches Qualitätsbewertungssystem

Es gibt kein schlechtes Ergebnis der Selbstbewertung......

.....ein scheinbar schlechtes Ergebnis ist ein gutes Ergebnis, weil es das Verbesserungspotential aufzeigt.

Ausgangslage in Passau:

.........starke Dezentralisierung

........ hohe Streitkultur

.........Kritik ist nicht negativ:

© Stadt Passau Steuerungsunterstützung6



18.12.2000 erste Information über CAF für die Führungsebene 22.10.2001 Entscheidung der Führungsebene zur Teilnahme an CAF06.11.2001 Information der Unternehmensleiter über die Teilnahme der Stadt anhand eines Foliensatzes06.12.2002 Teilnahme an der Gründungsversammlung zu CAF in Speyer17.12.2001 Bestimmung der auszuwählenden Teilnehmer an der Selbstbewertung durch die Führungsebene19.12.2001 Einladung des Oberbürgermeisters an ausgewählte Teilnehmer an der Selbstbewertung21.12.2001 Einladung des Oberbürgermeisters an alle MitarbeiterInnen zur Teilnahme an der Selbstbewertung22.1./23.1.2002 Durchführung der Selbstbewertung24.1. - 5.2.2002 Ergänzung der Spalte Bemerkungen

04.02.2002 Diskussion des Ergebnisses durch die Führungsebene


Zeitübersicht für die Durchführung von CAF im Unternehmen Stadt Passau



TeilnehmerInnen an der Selbstbewertung als Querschnitt der Verwaltung

1 Mitglied aus der 1. Führungsebene 3 Mitglieder aus der 2. Führungsebene Personalratsvorsitzender Gleichstellungsbeauftragte

Teilnahmemöglichkeit für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter 5 freiwillige TeilnehmerInnen

2 Moderatoren


Teilnehmer an der Selbstbewertung:



Wahl eines „Vorsitzenden“, der im Zweifelsfall (bei Stimmengleichheit)

entscheiden sollte war nicht möglich

Bemühen um Konsensbildung („Verhandlungen“)

Entscheidungen stützen sich auf Tatsachen und persönliche Einschätzung

Einigung auf gerundeten arithmetischen Mittelwert

Dokumentation des Ergebnisses mit Erfassung der Nachweise


Ermittlung des Ergebnisses:




Ausfüllen des Fragebogens:

Vorinformation über Sinn von CAF, den Aufbau des Fragebogens und über die wesentlichen Inhalte durch den Moderator

Es sind keine Probleme aufgetaucht

Vereinzelt wurden Verständnisfragen gestellt

Die veranschlagte Zeit von 2 Stunden wurde nicht gebraucht




Schwierigkeiten:

Einzelne Verständnisfragen wie z.B. beim Kriterium Führung:

Beurteilt werden sollen alle Führungsebenen, es werden aber individuelle Verhaltensweisen abgefragt.

Wenn es bei allen Indikatoren Diskussionsbedarf gibt, ist der geschätzte Zeitbedarf erheblich höher als 1 Tag



Das Ergebnis der Selbstbewertung zeigt die Stärken und Schwächen inunserer Verwaltung auf.

Um die Stärken auszubauen und um die Schwächen zu beheben ist eine Zielplanung, die mit einem Zeitplan zu versehen ist, aufzustellen. Sie wird mit dem Zielplanungssystem Balanced Scorecard verknüpft. Die Zielplanung soll zwischen den Führungskräften und den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern abgestimmt werden. Die Steuerungsunterstützung wird beauftragt, bis zum 31.3.2002 Vorschläge für diese Zielplanung zu unterbreiten. Die Mitglieder der Führungsebene nehmen eine eigene Selbstbewertung vor, um für die Diskussion der Zielplanung besser gerüstet zu sein.


Wie geht es weiter?




Muster der Zusammenfassung:

Themen-felder K

rite

rien

-Nr.

Kriterium 1 2 3 45.1 Prozessmanagement - Rahmenbedingungen für w irksame Planung

5.2 Prozessmanagement - Systematische Gestaltung und Management der Prozesse

5.3 Prozessmanagement - Zuordnung von Ressourcen zu den Prozessen

5.4 Prozessmanagement - Effektives Projektmanagement

5.5 Veränderungsmanagement - Planung und Management von Veränderungen

5.6 Veränderungsmanagement - Partizipative Gestaltung des Veränderungsprozesses

5.7Orientierung an Interessen und Bedürfnissen der KundInnen/BürgerInnen und Einbeziehung in die Prozessgestaltung - Verbesserung des Zugangs der Öffentlichkeit zu Dienstleistungen

5.8Orientierung an Interessen und Bedürfnissen der KundInnen/BürgerInnen und Einbeziehung in die Prozessgestaltung - Stärkung der Handlungs- und Einflussmöglichkeiten von KundInnen/BürgerInnen

Prozess- undVeränderungs-management




Muster „Wie geht es weiter?“:

w urde noch

nicht einge-leitet/umgesetzt

w urde vor kurzem in

Angriff

genomme

n

w urde

teilweise umgesetzt

ist berei

ts umgesetzt

ein permanente

r Qualitätsver-besserungs-zyklus ist

eingefüh

rt

Sum

me

Durchschnitt

Durchschnitt (gerundet)

Bemerkungen Vorschlag Zeitplan

Kriterium 4.2: Benchmarking mit anderen Organisationen

4.2.1

Einführung von Leistungsvergleichen mit anderen öffentlichen oder privaten Organisationen

2 6 1 9 2,89 3

Teilnahme an verschiedenen Vergleichsringen im IKO-Netz der KGSt; Vergleichsring Bibliotheken der Bertelsmann Stiftung; Erfahrungsaustausch mit diversen Reformkommunen

4.2.2

Ausw ertung und Nutzung der Leistungsvergleiche für Verbesserungen

3 6 9 2,33 2erfolgt dezentral in den Unternehmen

4.2.3

Aufbereitung der Erkenntnisse aus Leistungsvergleichen für Dritte

6 1 2 9 1,56 2

bisher nicht systematisch durchgeführt; teilw eise Information darüber in den Fachausschüssen

Beurteilen Sie anhand von Beobachtungen und Erfahrungen, inwieweit die folgenden Merkmale auf Ihre Organisation zutreffen

Bewertung


Gemeinsames europäisches Qualitätsbewertungssystem

Verbindung der Selbstbewertung nach CAF mit dem Zielplanungssystem Balanced Scorecard

© Stadt Passau Steuerungsunterstützung15

Verbesserungspotential

Ziel/Maßnahme Balanced Scorecard

Strategische Ziele

Personal/Organisation

Zukunftsorientierung Finanzen

Vision

Maßnahmen

Zielperspektiven

Bürger/Kunden

Kennzahlen

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