Utilización de Calendario de ProyectoAntes de empezar a trabajar con calendarios propiamente dichos es necesario tener en cuenta:El tipo de programación: definir si la programación se hará a partir desde la fecha de finalización o de la fecha de inicio del proyecto. (Para un proyecto programado desde la fecha de finalización, las tareas que no requieran una fecha específica se programarán lo más tarde posible, en lugar de hacerlo lo más pronto posible).

Cuando ya tenga toda la información clara:

Haga clic en la pestaña Archivo-Información – Programar a partir de y luego se procede a ingresar la fecha.

DEFINIR EL CALENDARIO DEL PROYECTO

Microsoft Project proporciona tres calendarios base. Estos calendarios son plantillas de calendario que se pueden aplicar a un conjunto de recursos, de tareas o al proyecto en general.

Estándar: está establecido de lunes a viernes, de 9:00 a.m. a 7:00 p.m. con dos horas libres a partir de la 1:00 p.m.. Este es el calendario predeterminado que utiliza el programa para el proyecto, las tareas y los recursos.Turno de Noche: El calendario laboral está establecido desde las 11:00 p.m. hasta las 8:00 a.m. cinco días a la semana, con una hora libre de 3:00 a 4:00 de la mañana.24 horas: Está determinado para períodos de 24 horas todos los días de la semana, sin detenerse.

Para modificar cualquiera de estos calendarios según las necesidades del proyecto es necesario hacer click en la pestaña Proyecto – Cambiar tiempo de trabajo

Para hacer el cambio de calendario, es recomendable saber cuáles son los días de descanso que afectan la programación y las horas de trabajo que se vaya a implementar en el proyecto.

Se debe tener en cuenta que el calendario del proyecto es diferente al de las tareas y los recursos. Aunque en casi todo proyecto, estos tres calendarios coinciden.

Aparecerá, entonces, un cuadro de dialogo donde usted debe decidir: si modificará algún calendario base o va a crear uno totalmente nuevo.Para Modificar Un Calendario Base: Seleccionar el tipo de calendario que se desea modificar

Sí solo desea modificar un día: En la casilla Excepciones escriba el nombre con que identifique el cambio, en las casillas de Comienzo y Fin escriba las fechas donde vaya a realizar el cambio. Estas excepciones no necesariamente tienen que durar un día, usted puede escribir la duración de varios días, semanas o meses.

Clic en Detalles. En el cuadro que aparece escriba la información sobre la excepciónSi usted marca la excepción como un día laborable, inmediatamente se activará la opción Desde y Hasta. Para escribir la información en este cuadro, haga clic en la casilla donde desea escribir y presione la tecla F2.

Para terminar clic en aceptar

Si desea modificar un día de la semana: Resalte el día de la semana que desea cambiar presionado la techa Shift (Mayúsculas) y desplazándose con las fechas.

En la pestaña Semanas Laborales escriba el nombre para su identificación

Clic en Detalles.

En el siguiente cuadro escriba las características de esta semana y por último de clic en Aceptar.

En cada uno de los anteriores casos observe que el cambio que hizo aparece resaltado con un color diferente según el tipo de información que usted haya ingresado.

En el cuadro de diálogo del calendario, puede observar la convención que utiliza Project para cada caso.

Crear un calendario para una tarea dentro de Project

Las tareas pueden tener sus propios calendarios. De forma predeterminada, las tareas (tarea:

actividad con un comienzo y un fin. Los planes de proyectos se componen de tareas.) se

programan según el calendario del proyecto (calendario del proyecto: calendario base utilizado

por un proyecto.). Para definir excepciones (excepción: caso en el que un calendario de tareas o de

recursos difiere del calendario del proyecto. Por ejemplo, un recurso debe trabajar los sábados

pero su calendario de proyecto no incluye período laborable que cubra esos casos.) únicas o

específicas, como por ejemplo maquinaria que se ejecuta durante los períodos no laborables

(período no laborable: horas o días designados en un calendario de recursos o de proyecto en los

que Project no debería programar tareas porque no se realiza trabajo alguno. El período no

laborable puede incluir horas de comida, fines de semana y días festivos, por ejemplo.) , o un

traslado de oficina que puede producirse solo en un fin de semana, puede crear un calendario de

tareas (calendario de tareas: calendario base que se puede aplicar a tareas individuales para

controlar su programación; por lo general, es distinto del calendario del proyecto o de los

calendarios de cualquiera de los recursos asignados. De manera predeterminada, todas las tareas

utilizan el calendario del proyecto.) para tareas individuales. Un calendario de tareas asociado con

una tarea invalida el calendario del proyecto.

1. Haga clic en la pestaña Proyecto y, en el grupo Propiedades, haga clic en Cambiar calendario

laboral.

2. Haga clic en Crear nuevo calendario.

3. En el cuadro de diálogo Crear nuevo calendario base, escriba un nombre para el nuevo calendario

y, a continuación, elija si desea crear un nuevo calendario base o hacer un calendario en función

de una copia de otro calendario.

4. Haga clic en Aceptar para volver al cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral.

5. Para cambiar la semana laboral para el calendario de tareas, haga clic en la pestaña Semanas

laborales.

6. Haga clic en la fila en la tabla que indica la programación predeterminada para el calendario de

tareas, y, a continuación, haga clic en Detalles.

7. En el cuadro de diálogo Detalles de, seleccione los días de la semana que desea cambiar en la

programación de la tarea y, a continuación, seleccione una de las opciones siguientes:

Utilizar tiempos de trabajo predeterminados para estos días Elija los días que deben usar los

períodos laborables predeterminados que son de 9:00 a.m. a 1:00 p.m. y de 3:00 p.m. a 7:00 p.m.,

de lunes a viernes, y los períodos no laborables en fines de semana.

Establecer días como tiempo de descanso Elija los días en los que no se puede programar ningún

trabajo. Los cambios que realice se reflejarán en todos los meses del calendario.

Establecer día(s) en estos períodos laborables específicos Para establecer los períodos

laborables para los días seleccionados a lo largo de la programación, especifique las horas a las

que desea que comience el trabajo en los cuadros Desde y las horas en las que desea que finalice

el trabajo en los cuadros A.

En la pestaña Semana laborales escriba un nombre que identifique el calendario y la duración Clic en Detalles Defina el calendario a utilizar en todo el proyecto. Se debe tener en cuenta que cada que defina las condiciones de un día (ejemplo: lunes, domingo) debe dar clic en Aceptar para que Project vaya almacenando la información

Cuando toda la información haya sido ingresada, el calendario aparecerá con otro color diferente al que tenía inicialmente.

Se debe tener cuidado de cambiar el calendario de todo el proyecto. El error más frecuente es generar los cambios en una sola semana.

NOTAS

Después de crear un calendario base, debe asignar dicho calendario a una tarea. Seleccione la tarea, haga clic con el botón secundario en Información, haga clic en la pestaña Avanzada y, a continuación, seleccione el calendario en la lista Calendario.

Creación de calendario nuevoLo más recomendable es cada que se vaya a crear un nuevo proyecto, crear un calendario donde se defina los días que se van a trabajar, días que tiene un mes, horas a la semana, etc.

Para esto lleve a cabo los siguientes pasos:

Clic en Archivo - Opciones - En la venta de Opciones del Proyecto elegir el menú –Programación

Cuando haya terminado, dé clic en Aceptar. Abra nuevamente la ventana de configuración de calendario, haciendo clic en la pestaña

Proyecto – Cambiar tiempo de trabajo En dicha ventana, haga clic en Crear Calendario y colocar el nombre del nuevo calendario.Seleccione la opción Crear nuevo calendario base o active la opción hacer una copia del calendario base si desea adaptar un calendario existente.

Clic en Aceptar.

Como aplicar un calendario base al proyecto

Clic en la pestaña Proyecto – Información del Proyecto

En el cuadro Calendario, seleccione el nombre del calendario base que se aplicará al proyecto.

Clic en Aceptar.

Como eliminar un calendario del proyecto Para eliminar un calendario, use el Organizador. Haga clic en la pestaña Archivo. Haga clic en

Información y, a continuación, en Organizador global. Haga clic en la pestaña Calendarios. A la derecha, seleccione el calendario de tareas que desee eliminar y, a continuación, haga clic en Eliminar.

Práctica 1. En el siguiente proyecto se solicita:

a. Ingresar las siguientes tareas, teniendo en cuenta el nombre, duración asignada en la tabla adjunta y la forma de programación es automática.

b. Fecha de inicio del Proyecto: Lunes 12/09/2011

TAREA DURACIÓNAnálisis de requerimientos 5 díasEstudio Preliminar 1 semanaAnálisis de sistemas 0.5 mesDiseño de Sistemas 3 semanasCodificación 3 mesesMantenimiento Lo que dure el proyecto

c. Crear los siguiente calendarios con sus respectivas características según lo que se indica

i. Nombre del calendario: IngenieríaDía de excepción: Lunes 26/09/2011 es no laborableDías de excepción: Sábado 14/08/2011 laborable de 08:00 – 12:00

16:00 – 20:00

Domingo 15/10/2011 laborable de 10:00 – 13:00