cap 4 como ejecutar un evento o una expocicion
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Ponentes Magistrales y de mesas de
trabajo10
Planificación del hospedaje11
Estrategia de difusión en los medios de
comunicación12
Difusión atreves de correo directo y
publicidad impresa13
Invitación de representantes de los
medios14
Diseño y elaboración de impresos y
materiales15
Determinar el personal necesario para el
buen desarrollo del evento16
Reclutamiento, selección y capacitación 17
Capacitación del comité organizador y
personal de apoyo 18
Determinar el material necesario para el
desarrollo del evento19
Determinar el equipo necesario para el
desarrollo del evento20
DURANTE EL EVENTO
40 - Asignacion y traslado a hoteles
a) Asignar participantes en los transportes
b) Asignar participantes en los hoteles
c) Distribuir habitaciones
41 – distribucion de hoteles a los participantes, ponentes, invitados y
representantes de los medios de comunicacion.
• A) asignar hoteles y habitaciones.
• B) asignar numero de personas por cuarto
• C) Entregar habitaciones a ponentesmagistrales, de mesa, invitados especiales, participantes y medios de comunicacion.
• D) Entregar habitaciones para el comiteorganizador, edecanes y personal de apoyo.
• E) informar sobre la siguiente actividad
42 – Resepcion de modulos de registroy centros de informacion y control
a) Tener los muebles, equipos y materiales necesarios para las
funciones del modulo
b) Instalar al personal responsable de cada modulo
43 – Realizacion del coctel de bienvenida
a) Definir local o salon
b) escenografia
c) Programa del coctel
d) Alimentos y bebidas
e) Grupos musicales
f) Espectaculos
g) Recepcion de participantes
h) Palabras de bienvenida
44 – Realizacion de la inauguracion
a) Definir recinto
b) escenografia
c) Lista de invitadosc
d) Distribucion de salon
e) Programa de inauguracion
f) Discursos
g) Boletines de prensa
45 – implantacion del programageneral de actividades
4a) ponencias magistrales
b) Ponencias de mesa de trabajo
c) Eventos sociales culturales
d) Rueda de prensa
e) Reuniones especiales
f) acompañantes
46 – Recopilacion de concluciones
47- clausura de evento
48 – Evento social de despedida
49 – Elaboracion de la memoria
50 – traslado de hoteles a mediosde trasporte
Lista de seguimientos para realizar unaexpocion
1. Definir lema2. Definir objetivos3. Pronosticar la asistencia de expositores y visitantes4. Definir lugar sede y contratar el lugar5. Elaborar presupuesto6. Contratar equipo administrativo, personal tecnico7. Definir el sistema de registro8. Definir el diseño del modulo9. Diseñar y elaborar escenografia10. Definir e numero nde modulos11. Contruir y distribucion de mudulos12. Establecer el precio por metro cuadrado13. Identificar el mercado potencial14. Elaborar un plan de difusion15. Desarrollar estrategia y campaña de ventas16. Diseñar y elaborar el folleto promocional17. Contratar servicios especiales18. Firmar contratos con expocitores19. Entregar modulos
20- Hacer preparativos parainauguracion y clausura21 - Demontar,empacar y embarcar los modulos22 - Realizar el pago total de la renta
Eventos internacionales
1. Tramites generales2. Contratar personal bilingue , equipo de traduccion3. Traducir las ponencias magistrales4. Invitar alos medios de comunicacion5. Atencion a ponentes e invitados