cap-savoir présenter un rapport d'activité et un rapport

SAVOIR PRÉSENTER UN RAPPORT D'ACTIVITÉ ET UN RAPPORT MORALJoyce EUDE - 2021-2022

FORMATION COMMUNICATION DU CAP

CAP • Formation Créer le site internet de son association à l’aide d’outils libres et/ou en ligne

OBJECTIFS DE LA FORMATION

2

• Comprendre et déterminer les enjeux du rapport d’activité

• Elaborer et structurer la communication de son association

• Identifier, récolter, présenter des informations et des contenus

• Créer et diffuser un rapport d’activité accessible, compréhension et utile


1. Introduction

2. Concevoir son rapport d’activité

3. Mettre en forme son rapport d’activité

PROGRAMMEFORMATION

3

4. Diffuser son rapport d’activité

5. Conclusion

Ressources

1. INTRODUCTION


QU’EST-CE QU’UN RAPPORT D'ACTIVITÉ ?INTRODUCTION

5

• Exemples du formateur et des stagiaires


POURQUOI FAIRE UN RAPPORT D'ACTIVITÉ ?INTRODUCTION

6

• Faire le bilan sur l’année écoulée avec les équipes, les publics et les partenaires

• Démontrer ou interroger la pertinence et l’efficacité des activités, le travail et les apports de chacun.e

• Mettre à jour le projet associatif et le discours associatif pour l’année à venir

• Entretenir le lien avec ses partenaires et ses publics


QUE FAIRE DU RAPPORT D'ACTIVITÉ ?INTRODUCTION

7

• Une « boîte à outils » dans laquelle puiser tout au long de l’année, au quotidien

• Un support de communication à diffuser activement dans des situations spécifiques

• Un élément à disposition des publics dans une démarche de transparence

• Un travail à conserver afin de documenter l’activité de l’association pour les prochaines années

2. COMMENT CONCEVOIR SON RAPPORT D'ACTIVITÉ ?


LES PREALABLES A LA CONCEPTIONLA CONCEPTION

9

• Définir les objectifs, les publics et la diffusion du rapport

• Un travail collectif : prévenir l’équipe et s’assurer de sa disponibilité pour les étapes qui la concernent

• Prévoir un rétro-planning simple (cf. modèle fourni)


RÉUNIR LES INFORMATIONSLA CONCEPTION

10

• Retracer l’année écoulée, ses événements, ses actions… de façon exhaustive et dans l’ordre

• Collecter une information complète : qui, quoi, où, quand, comment, pourquoi... ? *

• Préparer des éléments « secondaires » : chiffres clefs, témoignages, citations, etc.

* document fourni : fiche de récolte d’information


STRUCTURER LES INFORMATIONSLA CONCEPTION

11

• Partir de la structure de l’association et de ses activités○ Exercice collectif : mon asso/ mon activité en 3 mots

• Faire un sommaire détaillé du rapport d’activité

• Articuler les contenus entre eux : faits, intentions, résultats, preuves, exemples…

○ Exercice : présenter 1 sujet en articulant ces contenus


METTRE EN VALEUR LES INFORMATIONSLA CONCEPTION

12

• A qui je m’adresse et pourquoi ?

• Varier les types de discours : concept, preuve, motivation, incitation...

• Quelques exemples :○ Cf. liste de types de discours et de techniques○ Exercice : storytelling sur un événement

3. COMMENT METTRE EN FORME SON RAPPORT D'ACTIVITÉ ?


• Le « branding » : logos, chartes et appellations

• Une présentation cohérente…

• … mais variée et attractive

• Les première et dernière pages

ASPECT GENERALLA MISE EN FORME

14


• Les activités principales : événements, actions, produits…

• Les activités support : développement, financements, partenariats…

• Les contenus pratiques : sommaire, page partenaires, contacts, mentions légales…

• Les contenus additionnels : projet associatif, édito, rétrospective, page d’infographie, illustrations...

STRUCTURE GENERALELA MISE EN FORME

15


• La titraille pour organiser la lecture

• Combiner les contenus

• De l’espace, de l’espace !

• La règle des tiers

• Du bon usage de la typographie

• L’alignement des textes et contenus

DISPOSITION DES CONTENUSLA MISE EN FORME

16


• Identité de l’émetteur

• Identité de l’imprimeur

• Droits à l’image

• Droits d’auteur

ASPECTS LÉGAUXLA MISE EN FORME

17

4. COMMENT DIFFUSER SON RAPPORT D'ACTIVITÉ ?


• Relecture :• des personnes tierces• des critères de relecture• un processus pour corriger

• Validation :• CA et équipes• Partenaires• Ayants droits divers

LA RELECTURE ET LA VALIDATIONLA DIFFUSION

19


• Internes• CA, équipes, bénévoles• adhérents, donateurs, soutiens divers

• Externes :• les partenaires réels• les prospects• la presse

LES CIBLESLA DIFFUSION

20


• Des cibles :• Lecture complète• Feuilletage• Source d’information conjoncturelle• Conservation…

• De l’association :• Information• Promotion• Consultation sporadique ou régulière• Structuration / homogénéisation du discours• Documentation / Archive / Mémoire...

LES UTILISATIONSLA DIFFUSION

21


• Format numérique :• Mise à disposition sur le site internet (fichier ou

visionneuse)• Envoi par courriel (lien vers le site ou de

téléchargement)• Relais sur les différents médias numériques

• Format imprimé :• Mise à disposition dans les locaux• Présentation publique (AG, etc.)• Support lors de réunions

LES CANAUXLA DIFFUSION

22

5. CONCLUSION


LIMITES DU RAPPORT D'ACTIVITÉCONCLUSION

24

• Gros travail pour toute l’équipe

• Semble non prioritaire

• Somme complexe d’informations

• Support volumineux, parfois peu consulté


• Un processus utile

• Un outil de travail quotidien

• Un contenu déclinable et reproductible

• Une source d’information transparente

• Une archive de l’association pour l’avenir

AVANTAGES DU RAPPORT D'ACTIVITÉCONCLUSION

25

RESSOURCES


• Les guides des plateformes et sites associatifs : l’Associathèque, HelloAsso, etc.

• Les spécialistes de la com’ : Stratégies, CBNews, le Blog du Modérateur, le Journal du Net, WeAreCom, etc.

• Les ouvrages spécialisés en communication : Communicator (Dunod, 2020), etc.

S’INFORMERRESSOURCES

27


• Les grandes associations

• Les associations comparables à la vôtre

• Les acteurs de votre secteur d’activité

• Les grands acteurs économiques

• Les agences de communication

PRENDRE EXEMPLERESSOURCES

28


• Rétroplanning Conception du rapport d’activité

• Fiche de récolte d’informations

• Liste de types de discours et de techniques

MODÈLES ET DOCUMENTS FOURNISRESSOURCES

29


• Découvrir les réseaux sociaux

• Utiliser les réseaux sociaux pour développer la communication de son association

• Créer le site internet de son association à l’aide d’outils libres et-ou en ligne

• Réussir sa newsletter

• Réaliser une vidéo professionnelle avec un smartphone

AUTRES FORMATIONS POUR LE CAP (1)RESSOURCES

30


• Stratégie de communication

• Outils de conception graphique

• Communiquer avec la presse

• Savoir présenter un rapport d’activité et un rapport moral

• Prendre la parole en public

AUTRES FORMATIONS POUR LE CAP (2)RESSOURCES

31

MERCI !

Ce document et les documents ressources sont exclusivement réservés aux associations stagiaires du Carrefour des Associations

Parisiennes inscrites à la formation présentée. Reproduction et diffusion totale ou partielle

interdites sans autorisation.

cap-savoir présenter un rapport d'activité et un rapport

Documents