cap.6 administraciÓn de proyectos. la aplicación racional de conocimientos, habilidades,...
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CAP.6
• ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
La aplicación racional de
conocimientos, habilidades,
herramientas y técnicas para
alcanzar los objetivos de un
proyecto, a través de una
serie de actividades
interrelacionadas.
¿Qué es la Administración de Proyectos?
Conceptos BásicosConceptos Básicos
Administración de Proyectos
• Son las actividades que permiten asegurar que el proyecto se lleve a cabo a tiempo y de acuerdo a la planificación.
• Eficiencia y Eficacia.
• La Administración de Proyectos se basa en las principales funciones de la Administración:
• Planeación, Organización, Dirección y Control.
Administración de Proyectos• Planeación: Se decide anticipadamente,
qué, quién, como, cuando y por que se hará el proyecto.
• Las tareas mas importantes son: Pronosticar situaciones futuras, Determinar los recursos que se necesitarán, Revisar y ajustar el plan de acuerdo con los resultados de control, Coordinar durante todo el proceso de Planeación.
Administración de Proyectos
• Organización: Se identifica, define y divide el trabajo a realizar, se agrupan y definen los puestos, se proporciona los recursos necesarios y se asigna el grado de autoridad y responsabilidad.
Administración de Proyectos
• Dirección: Conduce el comportamiento de los entes involucrados hacia las metas establecidas. Se comunican y explican los objetivos de todos los participantes, se asignan estándares. Motivación, Liderazgo y Comunicación.
Administración de Proyectos
• Control: Medir el rendimiento obtenido en relación a las metas fijadas. En caso de haber desviaciones se determinan las causas y se corrige lo que sea necesario.
1. Habilidades clave• Liderazgo
• Comunicación
• Negociación
• Solución de problemas
• Lograr objetivos
2. Conocimientos• Técnicos
• Administrativos
3. Herramientas
4. Técnicas
Componentes de la Administración de proyectos
Conceptos BásicosConceptos Básicos
BUSCAR LA SATISFACCIÓN DE BUSCAR LA SATISFACCIÓN DE TODOS LOS INTERESADOSTODOS LOS INTERESADOS
• Tiempo
• Calidad
• Alcance
• Entorno
• Recursos
• Costo
Elementos relacionados con el Proyecto
Conceptos BásicosConceptos Básicos
Ciclo de vida del Proyecto
1. Inicio*
2. Planeación*
3. Ejecución*
4. Control*
5. Cierre*
NIV
EL
DE
AC
TIV
IDA
D
INICIO TIEMPO
*Etapas del proyecto
TERMINO
Conceptos BásicosConceptos Básicos
Conceptos BásicosConceptos Básicos
100%$, HH
Avance
Fase 1Inicio
Fase 2PlaneaciónDiseño
Fase 3Ejecución
Fase 4Pruebas yArranque
Decisión de arranque
Decisionestrascendentes
Instalación completa
Operación completa
Entrega
Grado de influencia enresultados
Administración de ProyectosAdministración de Proyectos
INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE
origen equipo del Proyecto
perfil
alcance
plan avance
aceptación
entrega
PRODUCTOPRODUCTO
Etapas de la Administración de Proyectos
Administración de ProyectosAdministración de Proyectos
IntegraciónDefinición de proyecto y las áreas involucradas desde el plan de administración, la ejecución, al cierre.
Alcance
Administración, definición de productos y actividades y su seguimiento.
Costos
Presupuesto y su control.
Recursos
Planeación de recursos, desarrollo y administración de equipos del proyecto.
Áreas de conocimiento
Administración de ProyectosAdministración de Proyectos
Tiempo
Definición de actividades interrelacionadas y cronogramas,
Calidad
Planeación, aseguramiento y control de la calidad.
Comunicaciones
Definición de la distribución de información del proyecto.
Riesgos
Planes y administración.
SuministrosPlaneación de adquisiciones, contrataciones, manejo de proveedores
Administración de ProyectosAdministración de Proyectos
Organización para el Proyecto (Estructuras)
FUNCIONAL
• Varios responsables
• Superior identificado
• Actúan por especialidad
• Enfoque fragmentado
MATRICIAL
• Reporta al Líder del proyecto y al Mando funcional
• Líder de proyecto de tiempo completo
• Autoridad y toma de decisiones compartida
POR PROYECTOS
• El personal reporta directamente al Mando Superior
• Control total sobre el
presupuesto, recursos materiales
• El Mando Superior tiene responsabilidad administrativa sobre el personal
• Puede disponerse de un pool de recursos
Administración de ProyectosAdministración de Proyectos
Habilidades de los equipos de trabajo
Organización para el Proyecto
Alto
Bajo
Competencias técnicas
Competencias humanas
Niveles operativos Mandos medios Niveles superiores
Etapas de la APEtapas de la AP
INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE
Etapas de la APEtapas de la AP
INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERREINICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE
• Perfil del proyecto
• Alcance del proyecto
• Mecanismos de selección de proyecto
• Definición del proyecto
Técnicas y herramientas
INICIO
Etapas de la APEtapas de la AP
REQUERIMIENTOS DEL CLIENTE
NECESIDADES DE LA INSTITUCIÓN
REQUERIMIENTOS LEGALES
AVANCES TECNOLÓGICOS
NECESIDADES DEL SECTOR O DE LA
INDUSTRIA
PROYECTO
Origen del Proyecto
Etapas de la APEtapas de la AP
Perfil del Proyecto
¿Qué?
¿Quién?
¿Cómo?
¿Por qué?
¿Para qué?
¿Cuándo?
• Formaliza el inicio del proyecto
• Permite identificar el proyecto por parte de los involucrados
• Proporciona información general
Etapas de la APEtapas de la AP
CARTA DEL PROYECTONOMBRE DEL PROYECTO:
RESPONSABLE DEL PROYECTO::
OBJETIVO:
BENEFICIOS:
DESCRIPCIÓN:
PRIORIDAD:
JUSTIFICACIÓN:
PRODUCTOS:
APROBACIÓN:
Etapas de la APEtapas de la AP
INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERREINICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE
Técnicas y herramientas
PLANEACIÓN
• Estructura de Descomposición del Trabajo
• Tabla de precedencias
• Ruta critica
• Matriz de roles
• Plan del proyecto
Etapas de la APEtapas de la AP
Procesos de planeación
• Plan de Administración de Proyecto
• Alcance, definición y plan de administración
• Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT) o
Work Breakdown Structure ( WBS )
• Definición de actividades, de hitos o milestones
• Secuencia de actividades
– Diagramas de red, lista de actividades
Organización de actividades
• Las actividades en un proyecto deben ser organizadas para producir resultados tangibles para que la administración pueda juzgar el progreso.
• Los “Milestones” son los puntos finales de alguna actividad.
• Los “deliverables” son los resultados del proyecto que serán entregados a los clientes.
• El proceso de “cascada” permite una definición precisa de los “milestones”.
Milestones y Deliverables
Estudio deFactibilidad
Análisis deRequerimientos
Reporte deFactibilidad
Desarrollo delPrototipo
Estudio del Diseño
Diseño de laArquitectura
Reporte deEvaluación
Definición deRequerimientos
Especificación deRequerimientos
Especificación deRequerimientos
Actividades
MILESTONES
Planificación del Proyecto
• Distribuye el proyecto en tareas y estima el tiempo y los recursos requeridos para completar cada tarea.
• Organiza las tareas de forma concurrente para hacer mejor uso de la fuerza laboral.
• Minimiza dependencias entre tareas para evitar retrasos debidos a que una tarea espere a la terminación de otra.
• Depende de la intuición y experiencia de los administradores.
Etapas de la APEtapas de la AP
• Estimación de recursos
• Estimación de la duración de actividades
• Desarrollo del cronograma
• Estimado de costos y desarrollo de presupuesto
• Planeación de:
– Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos
Procesos de planeación
Etapas de la APEtapas de la AP
Plan de administración del Proyecto
• Guía la ejecución y control del proyecto; define referencias para evaluar el avance y cumplimiento del programa
• Contempla elementos de las áreas de conocimiento, tales como: – Definición del alcance– Organización del Proyecto– Mecanismos y programas de comunicación– Programa de Proyecto– Estimados de costos– Procesos de administración de riesgos– Procedimientos de control de cambios
Etapas de la APEtapas de la AP
¿Cómo se come un elefante?
¡ En partecitas !
Suficientemente pequeñas que quepan en el plato y lo suficientemente grandes que no indigesten.
Estructura de Descomposición del Trabajo
Etapas de la APEtapas de la AP
¿Qué es?• Representación de la jerarquía del proyecto• Identifica todo el trabajo a realizar• Es un producto de la definición de alcance
Características • Organiza y define el alcance total del proyecto• Estructura los entregables en diferentes niveles con desglose suficiente para
seguimiento• Considera las fases del proyecto
Es el fundamento para• Estimación de costos• Distribución de roles y funciones• Planes técnicos • Lista de productos a entregar• Informes sobre el avance y análisis de problemas
Etapas de la APEtapas de la AP
Elaboración
1. Identificar los productos entregables y el trabajo relacionado
2. Estructurar y organizar la EDT
3. Descomponer los niveles superiores de la EDT en componentes detallados de nivel inferior
4. Desarrollar y asignar códigos de identificación a los componentes de la EDT
5. Verificar que el grado de descomposición del trabajo es necesario y suficiente
Etapas de la APEtapas de la AP
1.2 1.31.1
Componentes mas importantes
Productos de trabajo terminados
Tareas que entregan un producto
1.1.11.1.2
1.2.11.2.2
1 2 3
PRODUCTO
• Organización de unidades medibles de trabajo requeridos para desarrollar productos
Etapas de la APEtapas de la AP
Gráfica de Gantt
2. Permite registrar avances de acuerdo con lo planeado.
1. Programar las actividades del Proyecto considerando tiempo y responsables.
Etapas de la APEtapas de la AP
Tabla de precedencias
• Contiene todas las actividades del proyecto identificadas Contiene todas las actividades del proyecto identificadas
en la EDT, en el orden en que se ejecutarán.en la EDT, en el orden en que se ejecutarán.
• Incluye los siguientes elementos:Incluye los siguientes elementos:
– Clave de la actividad
– Actividad
– Duración
– Actividades precedentes
– Responsable
Etapas de la APEtapas de la AP
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Inicio
Diagnóstico y pronóstico realizado
Normas y criterios establecidos
Estrategia definida
Programas de desarrollo realizados
Plan instrumentado
Edición realizada
Público consultado
Proyecto definido
Plan aprobado por ejecutivo
Publicación y difusión efectuadas
Fin
----
4 meses
2.5 meses
1 mes
1 mes
1 mes
2 meses
2.5 meses
1.5 meses
0.5 meses
0.5 meses
----
--
--
--
1,2
3
4
4
4
5,6,7
8
9
?
------
Director de Planificación
Director Jurídico
Subsecretario
Director de Planificación
Director de Planificación
Director Administrativo
Director de Control
Director de Planificación
Subsecretario
Director Administrativo
------
Clave de laactividad Actividad Duración Responsable
Actividadesprecedentes
PROYECTO: Plan 2003 - 2005Elaboró:Fecha:
Eduardo Dávila Turcios
Octubre 2002
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Inicio
Diagnóstico y pronóstico realizado
Normas y criterios establecidos
Estrategia definida
Programas de desarrollo realizados
Plan instrumentado
Edición realizada
Público consultado
Proyecto definido
Plan aprobado por ejecutivo
Publicación y difusión efectuadas
Fin
Inicio
Diagnóstico y pronóstico realizado
Normas y criterios establecidos
Estrategia definida
Programas de desarrollo realizados
Plan instrumentado
Edición realizada
Público consultado
Proyecto definido
Plan aprobado por ejecutivo
Publicación y difusión efectuadas
Fin
----
4 meses
2.5 meses
1 mes
1 mes
1 mes
2 meses
2.5 meses
1.5 meses
0.5 meses
0.5 meses
----
----
4 meses
2.5 meses
1 mes
1 mes
1 mes
2 meses
2.5 meses
1.5 meses
0.5 meses
0.5 meses
----
--
--
--
1,2
3
4
4
4
5,6,7
8
9
?
--
--
--
1,2
3
4
4
4
5,6,7
8
9
?
------
Director de Planificación
Director Jurídico
Subsecretario
Director de Planificación
Director de Planificación
Director Administrativo
Director de Control
Director de Planificación
Subsecretario
Director Administrativo
------
------
Director de Planificación
Director Jurídico
Subsecretario
Director de Planificación
Director de Planificación
Director Administrativo
Director de Control
Director de Planificación
Subsecretario
Director Administrativo
------
Clave de laactividadClave de laactividad Actividad Duración Responsable
ActividadesprecedentesActividades
precedentes
PROYECTO: Plan 2003 - 2005Elaboró:Fecha:
Elaboró:Fecha:
Eduardo Dávila Turcios
Octubre 2002
Etapas de la APEtapas de la AP
Actividad A Actividad B Final a Inicio
Inicio a Inicio
Final a Final
Inicio a Final
Actividad A Actividad B
Actividad A Actividad B
Actividad A Actividad B
Tipos de precedencias
Etapas de la APEtapas de la AP
1 2
3
7
4 5
6
1 2
3 5
76
4
Diagrama de Gantt
Hitos (milestones)
1 2
3 5
76
4
4
3
2
2
1
2
2
1
1
Red / Ruta crítica
Etapas de la APEtapas de la AP
Diagrama de Red (ruta crítica)
• Determina la duración total del proyecto
• Se basa en el estimado de un valor de duración por tarea
• Muestra interdependencia de tareas
• Permite estimar el tiempo de finalización del proyecto
• Permite evaluar balance entre recursos y tiempo
• Permite evaluar avances o desempeño
Etapas de la APEtapas de la AP
• Es el período de tiempo que una tarea puede retrasarse
sin retrasar al proyecto
• Las tareas en la ruta crítica tienen cero holgura.
• Las tareas de la ruta crítica que se retrasan, ocasionan
retrasos al proyecto
Holgura
Etapas de la APEtapas de la AP
• Las cifras mas tempranas se calculan siguiendo el
diagrama de la red , desde el inicio del proyecto para cada
tarea; las cifras mas tardías se encuentran a partir del fin
del proyecto hacia el inicio.
La holgura se calcula por alguna de las siguientes fórmulas:
Actividad
Es Ef
Ls Lf
Inicio mas tardío – Inicio mas temprano (Ls - Es)
o bien,
Final mas tardío – Final mas temprano (Lf - Ef)
Etapas de la APEtapas de la AP
INICIO A
B
C
D
E
H
G
F
I FIN
0 7 6
6
8
46
83 0
7
0 - 0 0 - 7 7 - 13
14 - 21
21 - 24 24 - 24
8 - 14
0 - 8
0 - 6
8 - 16
6 - 10
Etapas de la APEtapas de la AP
• Se emplea para estimar tiempos y costos.
• Es de utilidad para:
– Análisis de alternativas
– Empleo eficiente de recursos
– Optimización de calendarios
– Facilita el control del proyecto y las revisiones de costos
PERT (Program Evaluation and Review Technique)
Etapas de la APEtapas de la AP
• Se calcula con base en tres estimaciones de la duración esperada
para la actividad: Optimista (O), Pesimista (P) y Mas probable (M).
Tiempo esperado entre eventos(P+4M+O)
6
Desviación estándar(P-O)
6
Varianza de una tarea(P-O)
6
2
Desviación esperada del proyecto Suma de varianza de las tareas
Duración esperada del proyecto Suma de duración de las tareas
Etapas de la APEtapas de la AP
INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERREINICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE
Técnicas y herramientas
• Sistema de autorización de trabajo• Sistema de información• Reportes de avance
• Resultados del trabajo• Cambios requeridos• Mejora de calidad• Mejoras en la ejecución• Informes de proyecto
EJECUCIÓN
Etapas de la APEtapas de la AP
Procesos de ejecución
• Dirección del proyecto– Productos de avance
– Acciones implantadas
• Aseguramiento de calidad– Cambios
– Acciones correctivas
• Formación y desarrollo de equipo de trabajo
• Distribución de información
• Manejo de proveedores
Etapas de la APEtapas de la AP
Comunicaciones en el Proyecto
Procesos para contar con la información del proyecto en
tiempo y forma.
• Planificar las comunicaciones
• Generar información
• Distribuir la información
• Informar los avances
• Satisfacer a los interesados
Etapas de la APEtapas de la AP
Reportes de avance
Las metas intermedias son resultados parciales que se van
logrando a lo largo del proyecto.
Las metas intermedias:
• Describen un resultado técnico o un evento
• Se programan en fechas determinadas
• Su duración es cero
Etapas de la APEtapas de la AP
Características:
• Tangibles
• Medibles
• Entregables
• Se deben establecer claramente
Etapas de la APEtapas de la AP
Ventajas:
• Más fácil de interpretar
• Se puede utilizar para reportes del proyecto, como programa de entregas o avances
• Permite enfocarse a resultados, lo que proporciona flexibilidad en la ejecución y crea un clima de confianza
• Se pueden generar indicadores que proporcionen información valiosa para el proyecto (Tiempos, Costos, Cambios, Riesgos, entre otros)
Etapas de la APEtapas de la AP
Valor ganado
Planeado
Tiempo
Valor ganado del proyecto
Recursos
Real
Etapas de la APEtapas de la AP
INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERREINICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE
Técnicas y herramientas
• Análisis de valor ganado• Distribución de información • Sistemas de control de cambio• Control de riesgos
• Actualizaciones del plan• Acciones correctivas• Lecciones aprendidas• Aceptación del trabajo• Ordenes de cambio• Ajustes a línea base
CONTROL
IV.IV. Etapas de la APEtapas de la AP
Procesos de control
• Supervisión y control
• Control de cambios
• Verificación y control de alcance
• Control del cronograma
Etapas de la APEtapas de la AP
Procesos de control
• Control de costos
• Control de calidad
• Seguimiento de desempeño del equipo
• Informes de resultados
• Comunicación con interesados
Etapas de la APEtapas de la AP
Administración de cambios
• Evaluar y documentar ajustes y sus impactos
• Recopilar, medir y difundir la información sobre el avance, riesgos y resultados preliminares del Proyecto
Con el objeto de:– Comparar y evaluar el avance real del Proyecto
– Dar seguimiento y supervisión de riesgos
– Documentar la situación actual del Proyecto
Etapas de la APEtapas de la AP
Análisis y contención de riesgos
Recomendaciones prácticas:
• Prevea riesgos, no catástrofes
• Aplique su sensibilidad, visión
• Realice el análisis en grupo y en forma ágil
• Analice los riesgos más importante
• Contemple probabilidad de ocurrencia e impacto
• Repita el análisis de riesgos durante el proyecto antes de actividades o eventos críticos
Etapas de la APEtapas de la AP
Análisis de valor ganado
Permite evaluar el
desempeño del proyecto,
considerando medidas de
tiempo y costo.
– Valor planeado
– Valor ganado
Etapas de la APEtapas de la AP
Análisis de calidad
• Costo de conformidad y no conformidad
• Análisis costo / beneficio
• Control de calidad - herramientas estadísticas
Etapas de la APEtapas de la AP
INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERREINICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE Reporte final
• Auditorias de procura
• Informes y reportes de ejecución
Técnicas y herramientas
CIERRE
Etapas de la APEtapas de la AP
Cierre del Proyecto
1. Cierre administrativo– Reporte final
• Presupuesto
• Programa
• Evidencias
• Lecciones aprendidas
• Reporte de control de cambios
– Archivos
– Plan de transición
Etapas de la APEtapas de la AP
Cierre del Proyecto
2. Cierre del contrato– Archivos de contrato
– Manuales, planos
– Bitácoras
– Comunicados
– Lecciones aprendidas
3. Producto, servicio o resultado final