capacitacion 1 rector director 2016 fondo de servicio educativos medellín

ELABORACIÓN Y PUBLICACION DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES EN LA PAGINA DEL SECOP ANTES DE ENERO 31 DE LA VIGENCIA SIGUIENTE (Circular externa No. 2 de 2013 de Colombia Compra eficiente

Las entidades del Estado deben publicar el Plan Anual de Adquisiciones en el SECOP a más tardar el 31 de enero de cada año, identificando los bienes y servicios con el Clasificador de Bienes y Servicios de Naciones Unidas (UNSPSC).

El principal objetivo del Plan Anual de Adquisiciones es permitir que la entidad estatal aumente la probabilidad de lograr mejores condiciones de competencia a través de la participación de un mayor número de operadores económicos interesados en los procesos de selección que se van a adelantar durante el año fiscal, y que el Estado cuente con información suficiente para realizar compras coordinadas


El Plan Anual de Adquisiciones es un documento de naturaleza informativa y las adquisiciones incluidas en el mismo pueden ser canceladas, revisadas o modificadas. Esta información no representa compromiso u obligación alguna, por parte de la entidad estatal ni la compromete a adquirir los bienes, obras y servicios en él señalados.


El formato del Plan Anual de Adquisiciones contiene la siguiente información:

• Códigos UNSPSC de las Naciones Unidas de los bienes y/o servicios

asociados a la contratación planeada Descripción del objeto a contratar Fecha estimada de inicio del proceso de selección Duración estimada del contrato Modalidad de selección Fuente de los recursos Valor total estimado Datos de contacto del responsable


El valor total del Plan Anual de Adquisiciones publicado en el SECOP, deberá coincidir con el valor total del plan de compras presentado a la SEM antes de diciembre 31.

El primero se caracteriza por presentarse por los conceptos agregados de la contratación detallando los códigos UNSPSC por ejemplo: mantenimiento eléctrico, implementos deportivos etc. Y el segundo por la descripción detallada de los bienes y servicios requeridos por el establecimiento educativo.

Prohibiciones en la ejecución del gastoArtículo 2.3.1.6.3.13 Decreto 1075/2015

El ordenador del gasto del Fondo de Servicios Educativos no puede:

Otorgar donaciones y subsidios con cargo a los recursos del Fondo de Servicios Educativos.

Financiar cursos preparatorios del examen del ICFES, entre otros que defina el Ministerio de Educación Nacional.

Contratar servicios de aseo, vigilancia y capacitación del personal de planta del establecimiento educativo.

Prohibiciones en la ejecución del gastoArtículo 2.3.1.6.3.13 Decreto 1075/2015

Financiar la capacitación de funcionarios.

Financiar alimentación escolar, a excepción de la alimentación para el desarrollo de las jornadas extendidas y complementarias señalada en el artículo 9 del decreto 4807 de 2011.

Financiar el pago de gastos suntuarios.

Reconocer o financiar gastos inherentes a la administración de personal, como viáticos, pasajes, gastos de viaje.

EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO DEL FSE A PARTIR DEL 1 DE ENERO DE LA VIGENCIA SIGUIENTE

Durante la vigencia fiscal (Enero 1 a diciembre 31), tanto el presupuesto inicial como el plan de compras sufren modificaciones a través de las figuras de:

Adiciones

Reducciones

Traslados

ACUERDOS DEL CD = MODIFICACIONES PRESUPUESTALES + MODIFICACIONES AL PLAN DE COMPRAS

PRESUPUESTO INICIAL + MODIFICACIONES = PRESUPUESTO

DEFINITIVO

PLAN DE COMPRAS INICIAL + MODIFICACIONES =

PROGRAMACION DEFINITIVA DEL PLAN DE COMPRAS

CICLO PRESUPUESTAL

PRESUPUESTO DEFINITIVO = PROGRAMACION DEFINITIVA DEL PLAN DE COMPRAS

PROGRAMACION DEFINITIVA DEL PLAN DE COMPRAS = PLAN

ANUAL DE ADQUISICIONES PUBLICADO EN EL SECOP

CICLO PRESUPUESTAL

Se genera o se establece la necesidad del bien o servicio

Revisión de los proyectos del POAI frente a las necesidades reales del establecimiento educativo

Revisión del Flujo de Caja para determinar la disponibilidad de recursos en tesorería con el apoyo del tesorero, a partir de los saldos no comprometidos del presupuesto.

CICLO PRESUPUESTALPROCEDIMIENTO DE EJECUCION DEL

GASTO

Elaboración de estudios previos: en este se debe justificar la necesidad del bien o servicios frente al PEI. Se debe incluir el método por medio del cual se determinó el presupuesto oficial (promedio de 3 cotizaciones).

Verificar que el bien o servicio a adquirir se encuentre incluido en la programación definitiva del plan de compras

Elaboración del Certificado de Disponibilidad Presupuestal con base en el presupuesto oficial establecido en los estudios previos

Desarrollo del Proceso Contractual


GASTO

Es muy importante tener en cuenta en los requisitos habilitantes para la selección del contratista:

• La actividad económica del contratista debe guardar coherencia con el objeto del contrato.

• Establecer como requisito el poseer cuenta bancaria, para evitar el levantamiento de los sellos restrictivos.


GASTO

Elaboración y firma del contrato

Trámite del registro presupuestal

Inicio ejecución del compromiso

Durante la ejecución del contrato sólo se debe permitir el acceso a la Institución Educativa del personal previamente autorizado y notificado por el contratista, además de la verificación de su afiliación al sistema general de seguridad social.


GASTO

Una vez el contratista cumpla a satisfacción con el objeto del contrato, el ordenador del gasto debe generar el “certificado de recibo a satisfacción”, en el cual se debe especificar las cantidades, descripciones detalladas de los bienes y servicios, valores unitarios y valores totales.

Causación contable de la obligación tomando como referente la factura o documento equivalente.


GASTO

Elaboración del comprobante de egreso u orden de pago, el cual deberá tener como documentos anexos:

• La factura con el cumplimiento de los requisitos legales (Ley 1231 de 2008). Autorización de la DIAN para facturar inferior a dos años.

• Pago de la seguridad social aportada por el contratista a título personal así como de las personas a cargo para la ejecución del contrato.

• Certificado de recibido a satisfacción con la descripción detallada de los bienes y servicios suministrados


GASTO

Controles de Tesorería aplicables a los FSE del Municipio de Medellín

El ingreso de todo recurso debe generar un recibo de caja con número consecutivo, fecha, valor, concepto e identificación de quien se recibe el recurso.

Los pagos deben obedecer a una programación establecida

Todo retiro de recursos o transferencia debe contar con dos firmas o con dos aprobaciones virtuales (tocken), dando cumplimiento a la normatividad vigente


Los cheques girados deben contener sello restrictivo de “Páguese únicamente al primer beneficiario” y sello de “cruzado”.

Controles de entrega de cheques: persona natural con identificación de cédula, persona jurídica sello de la empresa y autorización del representante legal.


Auditoría interna y revisión contable, la misma que debe realizarse por el contador del FSE como mínimos dos veces al año con por lo menos dos arqueos a la caja general y caja menor, durante cada anualidad, dejando constancia de dichas actividades, certificando con la firma y entregando copia al rector.

Los cheques y títulos valores deben permanecer en un lugar seguro de acceso limitado al público.


Las cuentas bancarias deben estar registradas en la entidad financiera como “Banca Oficial”.

Deben estar exoneradas del gravamen a los movimientos financieros y de retenciones en la fuente.

Deben estar inscritas como parte del conglomerado público municipal, por lo tanto es posible pactar exenciones de chequera y/o gastos bancarios.

MANEJO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES ADMINISTRADOS POR LOS FSE (Guía Fondos de Servicios Educativos- Ministerio de Educación Nacional)

Se refiere a los bienes muebles e inmuebles que en propiedad, bajo custodia o mantenimiento tiene una Institución Educativa.


Responsabilidad del Establecimiento Educativo: Administrar adecuadamente los bienes muebles e inmuebles del

establecimiento educativo

Registrar controladamente el ingreso y salida de los elementos del establecimiento educativo

Relacionar y contabilizar debidamente los bienes de acuerdo a las disposiciones de la Contraloría regional y demás entes de control.

Incorporar los valores reales del inventario a los estados financieros de la entidad.


INVENTARIO

Comprende los bienes transferidos o adquiridos para los establecimientos educativos; se clasifican en elementos de consumo y devolutivos.

Es fundamental que el establecimiento cuente con un inventario actualizado de los bienes, partiendo de un levantamiento de información anual, el cual debe reportarse a la Secretaria de Educación de la entidad territorial certificada correspondiente y a la Contraloría regional correspondiente.


INVENTARIO

En el inventario se debe tener en cuenta lo siguiente:

• Llevar en orden cronológico los documentos que soportan el comprobante de entrada y salida de los elementos de consumo y devolutivos. • Llevar los registros adecuados y actualizados de los bienes en existencia, donde se contemple, lo siguiente: • Nombre del elemento y su codificación • Unidad


INVENTARIO


• Fecha de cada movimiento• Descripción del bien • Número del comprobante • Entradas y salidas • Identificación de los respectivos comprobantes


FORMATO PARA EL CONTROL DE LOS INVENTARIOS


• Cantidad de elementos • Valor unitario, valor total y llevar un control de inventarios por cada bien existente • Revisar periódicamente el inventario de los bienes de consumo y devolutivos con el inventario físico • Asegurar debidamente los bienes de la Institución Educativa

MANEJO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES ADMINISTRADOS POR LOS FSE (Ley 734 de 2002 Código Disciplinario Único)

Artículo 34. Deberes. Son deberes de todo servidor público:

…21. Vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados y cuidar que sean utilizados debida y racionalmente, de conformidad con los fines a que han sido destinados.

22. Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización.

PROCEDIMIENTO PRESTAMO BIENES MUEBLES E INMUEBLES (Comunicación marzo 18 de 2016 SEM)

Invitación a los Consejos Directivos a establecer el procedimiento para permitir el uso de las instalaciones en la realización de actividades educativas, culturales, recreativas, deportivas y sociales de la respectiva comunidad educativa, de conformidad con lo establecido en el Decreto Único Reglamentario del Sector Educación sección 5 artículo 2.3.3.1.5.6.


COMUNIDAD EDUCATIVA:- Los estudiantes que se han matriculado- Los padres y madres, acudientes o los responsables

de la educación de los alumnos matriculados.- Los docentes vinculados que laboren en el

establecimiento educativo- Los directivos docentes y administradores escolares que cumplen funciones directas en la prestación del servicio educativo- Los egresados organizados para participar


- El préstamo de los bienes muebles e inmuebles, administrados por los establecimientos educativos, está dirigido exclusivamente a quienes integran la comunidad educativa, siempre y cuando las actividades a realizar tengan relación directa con la actividad misional de la Secretaría de Educación y estén enmarcadas en los respectivos Proyectos Educativos Institucionales PEI.


Utilización adicional de las instalaciones escolares (Decreto Único Reglamentario del Sector Educación sección 7 artículo 2.3.3.1.7.1): Los establecimientos educativos según su PEI adelantarán actividades dirigidas a la comunidad educativa y a la vecindad, en las horas que diariamente queden disponibles después de cumplir la jornada escolar. Se dará prelación a las siguientes actividades:


Se dará prelación a las siguientes actividades:- Acciones formativas del niño y del joven, tales como integración de grupos de interés, organizaciones de acción social, deportiva o cultural, recreación dirigida, y educación para el uso creativo del tiempo libre.- Proyectos educativos no formales, incluidos como anexos al proyecto educativo institucional.- Programas de actividades complementarias de nivelación para alumnos que han de ser promovidos y se les haya prescrito tales actividades.


Se dará prelación a las siguientes actividades:

- Programas de educación básica para adultos.

- Proyectos de trabajo con la comunidad dentro del servicio social estudiantil.

- Actividades de integración social de la comunidad educativa y de la comunidad vecinal.


• Para el préstamo de bienes de propiedad del municipio se deberá contar con el concepto favorable y por escrito de la Secretaría a la cual se encuentra asignado institucionalmente el inmueble o que tenga el control misional sobre el programa que se va a desarrollar en el bien. (Numeral 26, artículo 4, Decreto Municipal 1760 de 2009).


• Los préstamos de uso gratuito de los bienes muebles e inmuebles a particulares externos, adscritos a los establecimientos educativos, deben tener autorización expresa del Secretario de Educación.


• El préstamo a terceros de los bienes muebles e inmuebles propiedad del Municipio de Medellín, especialmente en los cuales se presta el servicio educativo, sin contemplar la normatividad anterior, ponen en riesgo antijurídico a la municipalidad y la misma comunidad educativa, desconocer ello implicaría para los miembros del Consejo Directivo y Rectores como responsables de la administración del bien, incurrir en probables faltas disciplinarias, fiscales y penales.


• No es posible autorizar el préstamo de bienes muebles e inmuebles para desarrollar actividades no misionales, tales como:

- Organizar bailes públicos, reinados o torneos deportivos con cobro de ingreso, venta de licor y cuyo objeto sea el recaudo de fondos.- Realizar cualquier actividad económica que no esté previa y debidamente autorizada por la SEM.


• No es posible autorizar el préstamo de bienes muebles e inmuebles para desarrollar actividades no misionales, tales como:

- Permitir el hospedaje de cualquier tipo de persona en la institución.- Autorizar a terceros la realización de eventos religiosos de cualquier tipo.- Alquilar o subarrendar cualquiera de los espacios propios de la institución, especialmente para fiestas familiares o particulares.

DONACION DE BIENES O SERVICIOSCuando un particular destine bienes o servicios para provecho directo de la comunidad educativa, debe realizarse un contrato entre éste y el rector o director rural, previa autorización del consejo directivo, en el cual se señale la destinación del bien y la transferencia o no de la propiedad. Este contrato se regirá por las normas del Código Civil.

PRESUPUESTO INICIAL PARA LA VIGENCIA FISCAL.

Durante los primeros 3 días del mes de agosto de cada vigencia, los establecimientos educativos deben presentar a la Secretaría de Educación, el Acuerdo del Consejo Directivo por medio del cual se aprueba en primera instancia el presupuesto inicial para la vigencia fiscal siguiente.

INFORMACION A REPORTAR POR PARTE DE LOS FSE A LA SECRETARIA DE EDUCACION

PROGRAMACION A LAS HERRAMIENTAS CONEXAS AL PRESUPUESTO.

El Rector o Director Rural enviará, antes del 31 de diciembre de cada vigencia fiscal, a la Secretaría de Educación:

- RESOLUCIÓN DE LIQUIDACIÓN- PLAN DE COMPRAS (aprobado por el Consejo Directivo)- PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIONES POAI - PLAN ANUALIZADO MENSUALIZADO DE CAJA (PAC).


INFORMES DE EJECUCION PRESUPUESTAL MENSUAL.

Envío de informes de ejecución presupuestal mensual: El Rector o Director Rural de los Fondos de Servicios Educativos, enviará mensualmente durante los primeros diez (10) días hábiles, a la Secretaría de Educación de Medellín:- La ejecución presupuestal de ingresos y gastos acumulada- Copia de los actos administrativos de modificación presupuestal aprobados

por el Consejo Directivo - Conciliaciones bancarias mensuales de las cuentas manejadas por el

establecimiento educativo, acompañadas de los libros de bancos y extractos bancarios.


INFORMES DE EJECUCION PRESUPUESTAL TRIMESTRAL.

Envío de informes de ejecución presupuestal trimestral: El Rector o Director Rural de los Fondos de Servicios Educativos enviará durante los primeros diez (10) días hábiles posteriores a la terminación del trimestre, a la Secretaría de Educación de Medellín:

- Conciliación trimestral entre la ejecución presupuestal por fuentes de recursos y los saldos en bancos al corte trimestral respectivo, justificando y soportando las diferencias que se presenten.

- Programación definitiva del plan de compras (aprobada por el Consejo Directivo) y ejecución del mismo.


INFORMES DE EJECUCION PRESUPUESTAL TRIMESTRAL.

- Ejecución presupuestal trimestral de los recursos de gratuidad de acuerdo con los Lineamientos y procedimientos definidos por el Ministerio de Educación Nacional.

INFORMES CONTABLES TRIMESTRALES.

El Rector o Director Rural de los Fondos de Servicios Educativos enviará trimestralmente a la Secretaría de Educación la información contable, atendiendo los parámetros y fechas fijados para tal fin, en las circulares que expida la Secretaría de Hacienda y la Secretaría de Educación Municipal.


OBLIGACIÓN DE REPORTAR INFORMACIÓN MEDIOS EXÓGENOS A LA

DIAN (Artículo 631 Estatuto Tributario, Resolución DIAN 0117 de 2012) Los establecimientos educativos deben reportar anualmente

la información de pagos o abonos en cuenta y de retenciones en la fuente practicadas, de acuerdo con lo establecido en los literales b) y e) del artículo 631 del Estatuto Tributario y los artículos 1, 2 y 4 de la resolución DIAN 0117 de octubre 31 de 2012.

Esta información deberá ser transmitida en forma virtual a través del portal de la DIAN, firmados digitalmente por el ordenador del gasto del Fondo de Servicios Educativos.

PRESENTACION DE LAS DECLARACIONES TRIBUTARIAS EN FORMA VIRTUAL CON FIRMA ELECTRONICA

Resolución DIAN No 12761 de Diciembre 09 de 2011, Resolución DIAN No 0117 de Octubre 31 de 2012 y el Articulo 579-2 del Estatuto Tributario

Los Fondos de Servicios Educativos son agentes retenedores del impuesto sobre la renta y del impuesto al valor agregado IVA.

PRESENTACION DE LAS DECLARACIONES TRIBUTARIAS EN FORMA VIRTUAL CON FIRMA ELECTRONICA

Por lo tanto deben presentar y pagar en forma mensual oportunamente de acuerdo con los plazos establecidos por la DIAN la declaración de retención en la fuente, en la cual se incluyan la totalidad de los valores retenidos por concepto de ambos impuestos (renta e IVA) como un mecanismo de recaudo anticipado de los mismos.

Las declaraciones tributarias deben presentarse, sin excepción, en forma virtual y con firma electrónica, de lo contrario se tendrán por no presentadas acarreando las sanciones respectivas.

BOLETIN DE DEUDORES MOROSOS DEL ESTADO

Leyes 901 de 2004,1066 de 2006 y Circular 201600204944 Mayo de 2016

El Boletín de Deudores Morosos del Estado - BDME es la relación de las personas naturales y jurídicas que a cualquier título, a una fecha de corte, tienen contraída una obligación con una entidad pública de cualquier orden o nivel, cuya cuantía supera los cinco salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV) y más de seis (6) meses de mora, o que habiendo suscrito un acuerdo de pago, lo haya incumplido.


En virtud del parágrafo 3º del artículo 2º de la Ley 901 de 2004, y del numeral 5º del Art 2º de la Ley 1066 de 2006, todas las entidades públicas tienen la obligación de enviar a la Contaduría General de la Nación - CGN, el Boletín de Deudores Morosos del Estado - BDME, el cual debe transmitirse por el sistema CHIP, en los 10 primeros días de los meses de Junio y de Diciembre con fecha de corte 31 de Mayo y 30 de Noviembre respectivamente.


Con base en la información recibida, la Contaduría General de la Nación consolida la información y la publica en la página www.contaduria.gov.co en el link Boletín de Deudores Morosos del Estado - BDME.

Para el caso de los Fondos de Servicios Educativos del Municipio de Medellín deberán reportar los deudores cuya cuantía sea superior a 5 SMMLV es decir $3.447.270 para la vigencia 2016, incluyendo la obligación principal mas los valores accesorios (intereses, comisiones, sanciones) originados como consecuencia de la misma y más de seis (6) meses de mora, o que habiendo suscrito un acuerdo de pago lo haya incumplido.

http://www.contaduria.gov.co/


Es necesario comunicarle al deudor moroso con mas de 20 días de anticipación al reporte semestral, que será reportado en el BDME para que cancele o pueda controvertir las obligaciones.

Si es la primera vez que van a reportar a un deudor moroso deben comunicarse con el asesor adscrito al área financiera y con la servidora de la Unidad de Contaduría Consuelo Osorio Villada tel 385 71 11 o [email protected] para efectos de la consolidación y transmisión a la Contaduría General de la Nación.

GRACIAS

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