capitulo 5. resultados del diagnÓstico organizacional...
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CAPITULO 5. RESULTADOS DEL DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL Y
APLIACIÓN DE PRIMERA INTERVENCIÓN
5.1 RESULTADO DE LA ENTREVISTA A DIRECTIVOS
PRIMERA ENTREVISTA
Nombre: Oscar Francisco Cazares Ibarra
Sexo: Masculino
Profesión: Lic. Diseño gráfico
Edad: 40
Estado Civil: casado
Antigüedad en la empresa: 5 años
Antigüedad en el puesto: 5 años
Área de la que es responsable: Dirección General
Total de personal que tiene a su cargo: Ya empezamos (sonrisa),
indirectamente 8. Directamente 7
ADMINISTRACIÓN
Personal
1. ¿Considera Usted que el personal de la empresa está satisfecho con el
sueldo y las prestaciones que recibe? Si, porque se refleja en el trabajo
que hace, como se desenvuelven, incluso se ha comentado. Siempre se
está comparando con otras empresas.
Prestaciones de ley: seguro social, infonavit, pago de prima vacacional,
aguinaldo, etc.
Estructura organizacional
2. ¿Considera que la estructura actual está diseñada para lograr los
objetivos de la empresa? No, que no se tienen canales efectivos de
comunicación, no hay un organigrama. El personal se hace bolas, yo
estoy tratando de funcionar como director y que Samuel se haga cargo
de la chamba. Como no está definido, no hay una dirección. Si no hay
organigrama no hay nada.
Ambos funcionan como ejecutivos de cuenta. A mí me ven como la
persona de mayor edad, de mayor experiencia, soy la que da la cara
como Zap ante la sociedad
Sentido de pertenencia
3. ¿Qué actividades realizan para que la gente se encuentre satisfecha y
segura en la empresa?
El personal nos ve como unos empleados, ellos pueden entrar, no hay
puertas. Tenemos fama de ser buenos jefes. Hay libertades, sólo que
hay veces que se nos escapan, no existe nada por escrito, un
reglamento algo que establezca reglas.
Están orientadas a brindar un clima agradable, que se sienta a gusto, en
confianza, se hace un viaje anual, todos juntos.
Ahora es más de convivencia, la idea sería hacerlo más estructura, tener
definida una capacitación, hasta convivencia.
Está en palabras, me gusta tener empleados para siempre, no me gusta
la rotación. En caso de que yo no esté, ustedes pueden asumir la
responsabilidad. También está el sueldo, se ha subido el sueldo cada
año. Se sube una diferencia de 1000 a 1500 por año.
Equipos de trabajo
Relación entre compañeros
4. ¿Considera usted que tiene un equipo de trabajo, es decir, el personal se
preocupa por los objetivos y se facilita el trabajo (interior- exterior)?
En ambiente todos nos llevamos bien, en cuanto resultados si hay, sólo
que considero que les hace falta entender más la parte mía, la parte de
que tengo que exponer ante el cliente 5 minutos antes. Para mi les falta
entender la relación tan pegada que tenemos que tener la cara ante el
cliente. Si existe, pero le falta que se pongan en los pantalones de uno.
Ellos comentan que no hay un orden para la entrega.
Flujos de comunicación
5. ¿Considera que tiene problemas de comunicación? ¿Con quién
(directivos, al interior o cliente)?
Primero la comunicación de Dirección hacia diseñadores, pero tampoco
sé qué comunicar, porque no sé lo que me toca. Hacia el cliente tenemos
más orden, a veces el cliente no sabe lo quiere y lo ordenamos.
Aquí hay una cosa, una manera de funcionar nosotros es que hay
clientes que se dirigen directamente a los diseñadores, es un problema.
No nosotros lo vemos como una ventaja, porque no se Pierde lo que
quiere el cliente.
Nosotros le damos la campaña al cliente, pero no sabemos que pasó ya
con el desarrollo de la campaña.
Se pierde el seguimiento. Tenemos ubicado que es una persona que es
más frecuentemente la mala comunicación (con reservas)
Ambiente laboral
6. ¿Qué ambiente percibe usted en la empresa? Sería agradable, muy
agradable, nos llevamos muy bien todos. Se ve cuando estamos en a
eventos, nosotros estamos conectados.
INFRAESTRUCTURA
Espacios
7. ¿Considera que el personal a su cargo cuenta con los espacios,
mobiliario, herramientas, tecnología y equipo necesario para
desempeñarse?
Si, pero ya hay que cambiar (sillas) antes cambiábamos la tecnología
porque salía algo nuevo, ahora cambiamos según la disposición de
recursos.
Si es necesario se adquiere, pero son más cautelosos
Tecnología
8. El personal tiene la tecnología (máquinas, intelectuales, procesos para
resolver problemas) necesaria para cumplir que se den resultados? Si, si
ellos necesitan algo lo pide. Lo que hace falta es capacitación. No se si no se
ha dado la comunicación adecuada, pero no piden. Algunas empresas no
capacitan para que no se vayan. Estamos trabajando en tener un equipo
integrado
Seguridad
9. ¿Qué medidas han tomado para mantener la seguridad de las personas
(instalaciones, manejo de equipo, higiene)? ¿cómo están seguros que
cumplen con la normatividad establecida por protección civil?
No sé si sepan que hay un extinguidor de tras de la puerta. Ni yo se
manejar el extinguidor, la neta no tenemos seguridad. La seguridad es
para resguardar mobiliario y equipo
PROCESOS
Anticipación a la implementación de procesos
10. ¿De qué forma se asegura que el personal sea productivo? (objetivos largo
plazo, flujo de actividades) Resultados, lo que somos ahorita es que se ha
hecho las cosas bien, con base en lo que se tiene. A lo mejor podemos
hacer más chamba con lo que tenemos, como estamos, estamos bien. Como
no hay un sistema, no sabemos que estamos siendo o no productivos. No sé
cómo medir si cada diseñador es más o menos productivo, cuántos clientes
puede atender un diseñador.
Determinación de procesos
11. ¿Cómo se asegura usted, como responsable de área que se esté brindando
un servicio de calidad a nivel interno? No puedo asegurar eso, lo que he
hecho lo hecho mal.
Calidad en el producto
12. ¿Cómo se asegura usted, como responsable de área que se esté brindando
un servicio de calidad a nivel externo? Por los resultados que el cliente
obtiene, lo medimos por el tráfico de mercado, si mejoraron las ventas, etc.
Nunca se han aplicado encuestas.
LIDERAZGO
Dirección
13. ¿De qué forma motiva a su personal para que logre los objetivos
establecidos? No hay objetivos definidos, convivencia, festejar el
cumpleaños, el darles prestaciones.
Supervisión
14. ¿Me puede comentar qué acciones implementa para supervisar a su
personal? ¿Qué mecanismos tiene establecido para evaluar el rendimiento
del mismo? No hay mecanismos para evaluar el rendimiento, hay veces que
ni se revisa, hay cosas que se detectan hasta que llegan los correos. No hay
un proceso para evaluar.
Manejo del personal
15. ¿Me puede describir cómo maneja el personal a su cargo, es decir cómo
asigna las cargas de trabajo, maneja los conflictos?
Las cargas de trabajo se asignan los lunes, hay una reunión en donde
vemos lo que han avanzado y quien puede hacerse cargo de nuevos
proyectos. Muchas veces no se cumplen las fechas. NO hay un mecanismo,
un pizarrón donde yo pueda ver el avance o que en que parte del diseño.
No tengo un panorama general.
Como va llegando, se va asignando. Cada uno tiene clientes asignados, pero
un cliente nuevo es con base en diseñador y carga de trabajo.
No hay conflictos. Si hay una situación a resolver, si atienden
inmediatamente.
SEGUNDA ENTREVISTA
Nombre: Samuel Pérez Alarcón
Sexo: Masculino
Profesión: Lic. Diseño gráfico
Edad: 33
Estado Civil: casado
Antigüedad en la empresa: 5 años
Antigüedad en el puesto: 5 años
Área de la que es responsable: Director de arte, ya no funjo al 100 porque
atiendo clientes, como negocio es mejor
Total de personal que tiene a su cargo: 4 personas. En total son 8
ADMINISTRACION
Personal
1. ¿Considera Usted que el personal de la empresa está satisfecho con el
sueldo y las prestaciones que recibe? Yo creo que si, si pudieran ganar
más, no molestaría. Las prestaciones son las de ley.
Adicional somos flexibles en el tiempo, tienen un buen ambiente, están a
gusto. En diciembre se les dio un regalo, cuando se puede, cuando no ellos
lo toman a bien. El personal gana un poquito más de lo que reciben arriba
Estructura organizacional
2. ¿Considera que la estructura actual está diseñada para lograr los
objetivos de la empresa? Una parte sí, porque nos ha permitido crecer,
al crecer hemos tenido una buena calidad en lo que han hecho, nos
permite ser eficientes en la calidad al cliente. Pero también nos ha
afectado en la comunicación con el cliente.
Se han tratado de implementar un calendario para que supieran lo que
tenían que hacer, no se dio chanza de ver si servía.
Como estamos trabajando nos permitió crecer hasta cierto nivel, hoy es
obsoleto.
Sentido de pertenencia
3. ¿Qué actividades realizan para que la gente se encuentre satisfecha y
segura en la empresa?
Creo que como somos chiquitos, se presta a tener una buena
comunicación de forma directa. Se les comenta que pueden crecer con la
empresa, creo que ellos lo han entendido se esa manera. Nunca me ha
tocado en lo personal que se pida un aumento de sueldo.
Estar al pendiente de ellos, aumentar cuando a la empresa le esté yendo
bien. Creo que ellos sienten seguridad porque sienten que los jefes
están comprometidos, ven que nosotros estamos comprometidos (casa –
carro)
Equipos de trabajo
Relación entre compañeros
4. ¿Considera usted que tiene un equipo de trabajo, es decir, el personal se
preocupa por los objetivos y se facilita el trabajo (interior- exterior)?Se
llevan muy bien, la relación personal entre ellos, se ríen, se divierten.
Hablando de resultados, los resultados han sido aceptables pero creo
que podemos tener mejores resultados. Como que de repente están muy
desorganizados, como se llevan muy bien, se ponen a platicar, y después
trabajan y viceversa.
El 70% de las veces entregan a destiempo, el resto se entrega a
tiempo, y son proyectos grandes. Me choca que así sea.
Las chambas que son desde cero, esas son las que se atrasan. Creo que
si nos dan el resultado pero pudiera ser mejor. Ellos creen que si están
dando buenos resultados.
Flujos de comunicación
5. ¿Considera que tiene problemas de comunicación? ¿Con quién
(directivos, al interior o cliente)?
Si hay, te voy a decir, si a mí me pide algo un cliente, yo se lo paso a un
diseñador. El cliente puede pedir vía correo o en reunión. No es la
mayoría de las veces, es la menor de las cantidades de las veces que no
queda claro lo que yo recibí en la reunión y lo que le dije al diseñador.
Ojo: definir los tipos de productos que brindan, para poder mejor el
proceso de comunicación
Ambiente laboral
6. ¿Qué ambiente percibe usted en la empresa? Dos, uno, que somos bien
amigos, bien curado, el segundo que percibo, yo si he sentido en ellos, las
ganas de echarle ganas. Es agradable, hay libertad de expresarse, se ven
iguales, sin perder el respeto.
INFRAESTRUCTURA
Espacios
7. ¿Considera que el personal a su cargo cuenta con los espacios,
mobiliario, herramientas, y equipo necesario para desempeñarse?
Mira, algunas cosas si, lo más importante es el equipo de computo,
tienen el sistema operativo, la última versión de diseño, lo último que
pueden tener los diseñadores famosos lo tienen.
El espacio está chico, pero no hay donde ampliarse, los muebles están
un poco cateados, pero sirven. Tienen este espacio (sala de juntas). Hay
espacios reducidos, pero se puede trabajar. Hay cosas que pudieran
estar mejor, una mesa de corte.
Tecnología
8. El personal tiene la tecnología (máquinas, intelectuales, procesos para
resolver problemas) necesaria para cumplir que se den resultados? En
tecnología nos está pasando que nos empiezan a pedir web, nos damos
cuenta que lo que podemos ofrecer de web es muy básico. Cada día nos
piden más así que el modelo de sub contratar ya no nos está funcionando.
El personal que está no se le contrató para que se hiciera eso, pero se está
dando esa necesidad.
Seguridad
9. Qué medidas han tomado para mantener la seguridad de las personas
(instalaciones, manejo de equipo, higiene)? ¿cómo están seguros que
cumplen con la normatividad establecida por protección civil?
No hay. Mira somos bien reactivos, nos cambiamos, alarma, se metieron
a robar, pusimos reja, candado, nos faltó comprar un perro.
Se nos inundó, se mojaron, que hicimos, reaccionar. Comparamos un
extinguidor, pero nadie lo sabe manejar y no sabemos si está vigente.
PROCESOS
Anticipación a la implementación de procesos
10. ¿De qué forma se asegura que el personal sea productivo? (objetivos largo
plazo, flujo de actividades)
Procesos ninguno, pero hay algo que es bien lógico, si me entregan lo que
les estoy pidiendo o no me entregan, si al cliente le gustó o no le gustó, si
hubo errores o no.
Por resultados.
Determinación de procesos
11. ¿Cómo se asegura usted, como responsable de área que se esté brindando
un servicio de calidad a nivel interno? No hay.
Calidad en el producto
12. Cómo se asegura usted, como responsable de área que se esté brindando
un servicio de calidad a nivel externo? Al exterior pasa algo curado, tú
conoces quien es tu cliente con cara, apellido, cómo se si les está gustando:
reacción, resultados. Si un cliente no está a gusto con su chamba, si tú no
tienes un buen resultado te mandan a la goma. Mediciones reales no hay.
LIDERAZGO
Dirección
13. ¿De qué forma motiva a su personal para que logre los objetivos
establecidos? Ni siquiera yo tengo claridad, mi objetivo es hacer. Qué
quiero yo como dueño de esta empresa: que sea rentable, asegurar mi
futuro, que me divierta.
Puedo decir que ellos se imaginan mi objetivo
Supervisión
14. ¿Me puede comentar que acciones implementa para supervisar a su
personal? ¿Qué mecanismos tiene establecidos para evaluar el rendimiento
del mismo? No hay ninguna herramienta por medirlo. Me entra bien y me
entregan a tiempo.
Manejo del personal
15. ¿Me puede describir como maneja el personal a su cargo, es decir cómo
asigna las cargas de trabajo, maneja los conflictos?
Casi siempre les pregunto a ellos, ¿cómo andan?, ¿quién puede? ¿Cómo le
asigno? Preguntando.
Conflictos, no hemos llegado a tener, recuerdo uno con una persona que ya
no está aquí, porque no le gustó como respondió como le dijo: le diste en la
madre a mi idea.
Lo que hice fue hablar con cada uno de ellos, por separado.
Se resuelven hablando, platicando entre nosotros. Cuando nos robaron hubo
mucha gente que nos echó la mano, en ese problema nos dividimos, yo hice
unas cosas, Oscar otras.
Algo que me gusta mucho de cómo hacemos las cosas de Oscar y yo es que
siempre nos tomamos en cuenta antes de tomar decisiones. En cuestión de
lana nunca hemos tenido problemas.
Yo me siento muy a gusto en la sociedad con Oscar, algo que nos ha
funcionado mucho, es la personalidad de los dos nos complementamos.
5.2 RESULTADOS DEL CUESTIONARIO
Como parte de la consultoría, se aplicaron 6 cuestionarios, a continuación se
presentan los resultados por subsistema, contemplando los ámbitos evaluados
dentro del mismo.
Administración
En el subsistema de administración, en el ámbito personal la única fortaleza, según los colaboradores de ZAP es la contratación, ya que sueldos y prestaciones aparecen como debilidad.
Tanto la estructura organizacional como la descripción de puestos y la evaluación del desempeño, el personal las considera como fortaleza.
Los colaboradores de ZAP comentan que se encuentran satisfechos y seguros del empleo, además de que existe una igualdad en el mismo subsistema de sentido de pertenencia es una fortaleza. Equipos de trabajo
Otra fortaleza fue la relación entre compañeros, ya que estos consideran que entre ellos se facilitan el trabajo y se apoyan.
La comunicación también es vista como fortaleza; tanto al interior del equipo como con los directivos, como con los clientes.
En el caso del ambiente laboral la única debilidad se presenta en las relaciones hacia la comunidad, donde el personal las ce como una debilidad mientras que la formación de equipos y las relaciones informales son una fortaleza.
Infraestructura
En el caso de la Infraestructura, los colaboradores de ZAP opinan que el mobiliario es una debilidad, ya que los espacios, herramientas y equipos son adecuados.
En el caso de la Tecnología, consideran que cuentan con el equipo adecuado para realizar sus actividades y que este lo aprovechan, solo q no es de vanguardia.
El personal considera que las instalaciones son poco seguras y que no saben manejar el equipo de seguridad por lo que lo valoraron como una debilidad, mientras que los espacios son higiénicos siendo esto una fortaleza Procesos
Los colaboradores de ZAP opinaron que sus superiores si les establecían objetivos y que la forma en que estaba diseñado el trabajo era una fortaleza, mientras que sus superiores no les daban a conocer objetivos a largo plazo (planeación estratégica).
La única fortaleza que tienen sus procesos, ya que no existe una medición de los resultados, ni un enfoque de servicio al cliente interno.
El colaborador de ZAP, percibe que ofrece un producto y servicio de calidad por lo que valoraron como fortaleza, al igual que la productividad de su trabajo. Liderazgo
Los líderes fueron evaluados como fortaleza en el apoyo y la motivación que ofrecen, sin embargo el énfasis en objetivos resulto una debilidad.
Los líderes en sus ámbitos de supervisión resultaron una fortaleza al momento de opinar sobre la tensión dentro de la empresa y respecto a la apreciación del rendimiento, el resultado fue favorable, no fue así en las normas para evaluar el rendimiento de su trabajo.
Esté ámbito fue una fortaleza, ya que los líderes fueron favorablemente evaluados en el manejo del capital humano, tanto en la asignación de trabajo, el manejo de conflicto y la toma de decisiones.
5.3 Resultado de la lista de verificación
LISTA DE VERIFICACIÓN DE REGISTROS EN ZAP NOMBRE DEL REGISTRO EXISTE: SI/NO COMENTARIOS
Contratos No No hay, sólo de palabra Tabuladores (sueldo) No
Prestaciones No Sólo de palabra Estructura organizacional No Descripción de puestos No
Evaluación del desempeño No
Objetivo o Metas No Procesos establecidos No
Catálogo de servicios o productos Si
Una presentación a clientes. A los clientes de México no
se tiene por la cultura. Manuales de operación No
Bitácoras de trabajo No En hojas, en reuniones, anotaciones. Iniciativa
Samuel
Programas de mantenimiento No
Se tiene la intención de brindar un servicio cada 6
meses a las máquinas, pero no se ha hecho. Se corrige los problemas (tuberías,
mangueras rotas). Respaldo de información sin
programación
Programas de capacitación No
Con la Asoc. Sonora De la Publicidad se tiene
capacitación. El sábado hubo de superación personal. No hay nada programado. Se
tiene la idea de mandar una persona al año a un
congreso Diagramas de procesos, No
producto o servicios Procedimientos No
Instrucciones de trabajo No Indicadores No
NOMBRE DEL REGISTRO EXISTE: SI/NO COMENTARIOS Evaluación del servicio
(cliente externo) No
Misión No Se hizo una hace muchos años, pero no se usa
Visión No Valores No
NOMBRE DEL REGISTRO EXISTE: SI/NO COMENTARIOS Planes Estratégicos No Planes operativos No
Espacios adecuados
Mobiliario
Equipo fotográfico, mesa de luz,
necesitan nuevos mouse, teclados.
Hacer un programa de mantenimiento de equipo
Software
Cuando se atora es cuando se resuelve. Se está
planeando con el Proveedor un programa de mantenimiento
Hardware
No se tiene originales, se tienen dos programas que
no son de uso diario. Lo que son de día a día no son originales. Se bajan
de internet.
Equipo de seguridad 1 extinguidor Cargado en enero 2010 Señalamientos en rutas
de evacuación No
Limpieza en áreas si
Discos de almacenamiento de
respaldo de información
Disco duro de respaldo son más
reciente. Los de CD son con más antigüedad
5.4 Resultado de entrevista a clientes de ZAP
• En una escala donde el 100 es aprobado y el 60 es reprobado
¿Qué calificación le daría a su trabajo en general?
Calificación Porcentaje
80 20%
85 10%
90 30%
95 10%
100 30%
• En la misma escala (100 es aprobado y 60 es reprobado ¿Qué
calificación le daría a su trabajo en general?
1. Compromiso con su petición de trabajo
Calificación Porcentaje 80 20% 85 10%90 30% 100 40%
2. Disponibilidad para atenderlo
Calificación Porcentaje 80 20% 90 20% 100 60% 3. Conocimientos y experiencia para desarrollar su petición
Calificación Porcentaje 80 20%90 20% 100 60%
4. Interés por escucharlo
Calificación Porcentaje 90 20% 95 10% 100 70% 5. Amabilidad
Calificación Porcentaje 90 30%100 70% 6. Asesoría y solución de problemas por parte del diseñador que realiza
el trabajo
Calificación Porcentaje 75 10% 80 10% 90 20% 100 60%
7. Atención a los detalles especificados por usted
Calificación Porcentaje 75 10% 80 20%90 20% 95 10%100 30%
• En la misma escala (100 es aprobado y 60 reprobado) que
calificación le daría a los siguientes puntos:
1. Tiempos de entrega
Calificación Porcentaje 70 10% 80 40% 90 30% 100 20%
2. Propuesta de diseño
Calificación Porcentaje 80 10% 85 10% 90 30% 95 10% 100 40%
3. Calidad y creatividad de los trabajos
Calificación Porcentaje80 20% 95 20% 100 60%
4. Atención una vez entregado el trabajo (post-entrega)
Calificación Porcentaje 80 10%85 10% 90 10% 95 10% 100 60%
5. Precio
Calificación Porcentaje 80 10%
85 10% 90 20% 95 10%
6. Cumplimiento de expectativas
Calificación Porcentaje 80 20% 90 30%95 10% 100 40%
• De los servicios que le ofrece, y que usted ha demandado, en la
misma escala (100 es aprobado y 60 reprobado) qué calificación
le daría en:
1. Diseño
Calificación Porcentaje 75 10% 85 10% 90 10% 95 10% 100 60% 2. Marketing
Calificación Porcentaje 80 10% 90 10% 95 10%100 20% No le manejan 50% 3. Publicidad
Calificación Porcentaje 80 10% 90 10% 95 10% 100 40% No le manejan 30%
4. Planeación estratégica (comunicación)
Calificación Porcentaje80 20% 100 20% No le manejan 60%
5.5 Resultado de los diversos instrumentos
Entrevista Directivos
Cuestionario empleados Registros Sensing Resultados
Administración Personal Contrataciones D F D D Sueldos y salarios F D D D Prestaciones e incentivos F D D D Arquitectura Organizacional
Estructura organizacional D F D D Descripción de puestos D F D D Evaluación de D F D D
desempeño Sentido de pertenencia
Satisfacción en el trabajo F F F F Seguridad en el empleo F F D F Igualdad en el empleo D F D D Equipo de trabajo Relación entre compañeros
Énfasis en objetivos D F D D Facilitación del trabajo NE F F F Apoyo al interior F F F F Flujo de comunicación Con directivos D F D D Al interior de la empresa NE F D D Con el cliente D F D D Ambiente Laboral Formación de equipos NE F D D Relaciones informales F F F F Relaciones hacia la comunidad NE D D D Infraestructura Espacios Espacios adecuados F F F F Mobiliario F D F F Herramientas y equipo F F F F Tecnología Aprovechamiento de la tecnología F F F F Equipo F F F F Innovación y creatividad F D D D
Entrevista Directivos
Cuestionario empleados Registros Sensing Resultados
Infraestructura Seguridad Instalaciones D D D D Manejo equipo de seguridad D D D D Seguridad e higiene personal D F F F Procesos Anticipación a los procesos
Establecimiento de objetivos D F D D Diseño de Trabajo D F D D Planeación estratégica D D D D Determinación de procesos Definición de procesos D F D D Servicio al cliente interno D D D D Medición de resultados D D D D
del proceso Calidad en el producto Percepción del empleado respecto al producto F F F F Percepción el empleado respecto al servicio N/E F D D Calidad y productividad F F D D Liderazgo Dirección Énfasis en objetivos D D D D Dirección D F D D Apoyo por parte de la Dirección F F F F Supervisión Apreciación del rendimiento D F D D Normas del rendimiento D D D D Tensión F F F F Manejo de Personal Asignación de trabajos D F D D Manejo de conflictos F F F F Toma de decisiones NE F D D
5.6 Presentación de resultados (definición de amenazas y
oportunidades)
Una vez analizada la información se concretó una cita con el Director General
para definir la reunión en la que se presentarían los resultados, durante esta
sesión se le explicó en qué consistiría esa sesión, los tiempos que se requerían
para dicho evento.
El día de la entrega de resultados estuvo presente todo el personal, para lo cual
se preparó una presentación que contenía la metodología utilizada, así como los
resultados obtenidos del diagnóstico organizacional en cada subsistema
evaluado (Anexo1)
La presentación presentaba los resultados de forma sintetizada, pero estaba
estructurada para que en caso de existir alguna duda en el personal
participante, se pudiera aclarar con un hipervínculo previamente establecido.
Durante la sesión el ambiente fue agradable, de receptividad y expectativa
sobre lo que se comentaba, al dar los Directivos la oportunidad de conocer la
información, el personal realizó comentarios validando los resultados y la
importancia de aplicar acciones correctivas a los mismos.
5.7 Plan de acción en conjunto y primera intervención
Los resultados del diagnóstico realizado a la Agencia de Publicidad ZAP
mostraron que era necesario apoyar a la Dirección a clarificar su razón de ser,
su rumbo, sus valores. Al momento de conversar con la Dirección General se le
expuso la importancia de contar con una filosofía institucional, por lo que se
acordó que durante tres sesiones se trabajaría para definir la Misión, Visión y
sus valores.
Al existir dentro de la empresa un liderazgo participativo, durante cada sesión
estuvieron presentes todos los colaboradores y el ambiente que privó fue de
colaboración y apoyo. Durante todo momento hubo una participación abierta.
Es de resaltar que la empresa estuvo proporcionando alimentos y cafetería por
las largas sesiones de trabajo.
Antes de definir el primer elemento que fue la Misión, se brindó una
explicación sobre la importancia de contar con una filosofía institucional en la
planeación estratégica. Anexo 2
Como estrategia en la consultoría durante todas las reuniones se conformaron
dos equipos, cada uno de ellos comandados por cada uno de los Directivos de
la empresa, el objetivo era observar si existían diferencias o similitudes,
situación que no se observaría si quedaban los dos Directivos en un mismo
equipo.
El resultado de estas sesiones se tradujo en la declaración de una Misión, Visión
y Valores que reflejaban la cultura organizacional, mostraba que era una
empresa conformada por jóvenes creativos.
Misión
Dar vida, personalidad y valor a las marcas, aprovechando al máximo el arte y
la ciencia de la publicidad, creando así relaciones duraderas entre ellas y su
público.
Visión
Somos una agencia de publicidad que desarrolla campañas que nos colocan
como líderes del Noroeste de México y del mercado latino en Arizona.
Valores
Ética. Nuestro trabajo y sociedad, nos exige ciertos valores. No los
defraudaremos.
Responsabilidad. No vamos a perder el tiempo, ni el dinero de nadie. Todo
lo contrario.
Respeto. Nuestros clientes, proveedores y compañeros son geniales. Merecen
un trato digno. Les daremos su merecido.
Creatividad e Innovación. Estamos hartos de lo mismo de siempre. Nos
gusta lo inesperado. No nos vamos a quedar de brazos cruzados.
Perseverancia. ¿Conocen esa palabra: “rendirse”¿qué significa?
Unidad. Dos cabezas no piensan mejor que una sí tiene distintos objetivos. No
es nuestro caso.
Una vez que el personal ya tenía claro su razón de ser (misión), el rumbo hacia
el cual caminarían en los siguientes 5 años (visión) y los valores que
sustentarían ese caminar, esas decisiones que tomarían, se procedió a definir
aquello que amenazaba al logro de ese sueño y aquello que lo podía impulsar.
Al inicio de estas reuniones se les explicaron los conceptos de amenaza y
oportunidad (Anexo 3) y durante todo el tiempo se les guío en el
establecimiento de las mismas. La dinámica que se siguió fue la misma que
para la definición de la filosofía de la empresa, es decir, se conformaron dos
equipos comandados por cada Directivo, cada uno de ellos trabajó en áreas
separadas y posteriormente se reunieron ambos equipos para revisar las
amenazas y oportunidades que consideraron de forma independiente. Cada
equipo definió lo siguiente:
Amenazas equipo 1 Oportunidades equipo1
• Mala administración de los clientes • Falta de cultura publicitaria • Centralización de marcas grandes en México • Freelance • Fuga de talentos • Educación • Sistema económico del país • Sistema tributario • Malos proveedores • Ley de Arizona SB1070 • Costo bajo de los agentes (prostitución publicitaria) • Mejores relaciones publicas o planeación
estratégica • Piratería del personal • Capacidad de respuesta • Publicidad de las demás agencias
• Nuevas tendencias y mejoras de innovación
• Carencia de agencias o personas creativas
• Brote de nuevas empresas
• Nuevas generaciones con mentes abiertas
• Estrategias por internet
• Crecimiento de la ciudad
Amenazas equipo 2 Oportunidades equipo2
• Leyes de migración en Arizona • Competencia de agencias de
publicidad • Muchos freelance que bajan los
precios y dan poca calidad • Competencia muy buena en Tijuana y
Mexicali • Proveedores con bajo compromiso • Competencia desleal por parte de los
medios • Todo mundo se cree mercadólogo o
diseñador • Agencias con poca ética
• No hay buenas agencias en Arizona para el mercado latino
• Costos de producción más bajos que en Arizona
• Crecimiento de Hermosillo • Poca competencia a nivel estatal • Tendencia a publicidad electrónica • Comunicación inmediata con el
mercado • Los clientes piden mucho mas
estrategias • Muchos diseñadores para hacer una
bolsa de trabajo • Mercados grandes y en crecimiento
en el noroeste • Clientes que pagan mucho y están
satisfechos aunque su trabajo es de maquila
• Competencia sin certificaciones
5.8 Cierre
El cierre de la consultoría se realizó en una sesión con Dirección General, a
quien se le agradeció la oportunidad de realizar la presente práctica.