capitulo ii marco teÓrico sobre: sistemas de...
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CAPITULO II
MARCO TEÓRICO SOBRE: SISTEMAS DE INFORMACIÓN,
EFICIENCIA, ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS Y PRODUCCIÓN.
A. SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Los sistemas de información han ido evolucionando a través del tiempo para
satisfacer las necesidades de información que se requieren en las empresas.
Representan un elemento muy importante para saber administrar adecuadamente la
información de carácter relevante para una empresa. A continuación se dan a
conocer las generalidades de los sistemas de información, se presenta una definición
de sistemas de información, los componentes de los sistemas de información, así
como también los tipos de sistemas de información y una explicación de las
funciones para lo que cada uno de ellos se utiliza. También se detallan las fases del
ciclo de vida de los sistemas, etc. con el fin de sustentar con información de carácter
importante la investigación.
1. GENERALIDADES
Los sistemas de información se originaron como una sub–disciplina de las ciencias
de la computación en un intento por entender y racionalizar la administración de la
tecnología dentro de las organizaciones.
Hoy en día los sistemas de información han madurado hasta el punto que se les
dedica un área de mucha importancia dentro de las empresas, creando cargos de
Director de Información, quien es la persona encargada de crear sistemas que
ayuden al óptimo intercambio de flujos de información dentro de la empresa.
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2. DEFINICIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Los sistemas de información pueden definirse de varias maneras:
Es una disposición de componentes integrados entre sí cuyo objetivo es satisfacer
las necesidades de información de una organización1.
La definición anterior especifica clara y concisamente la función de un sistema de
información dentro de la empresa, sin embargo, no especifica los componentes que
se integran para satisfacer las necesidades de información, por lo tanto, es necesario
mencionar estos componentes. Existen cinco bloques elementales que forman la
base de los sistemas de información, estos son: personas, actividades, datos, redes
y tecnología.
La nueva definición que puede plantearse es la siguiente:
Un sistema de información es la disposición de personas, actividades, datos, redes y
tecnología integrados entre sí con el propósito de apoyar y mejorar las operaciones
cotidianas de una empresa, así como satisfacer las necesidades de información para
la resolución de problemas y la toma de decisiones por parte de los directivos de la
empresa.
2.1. COMPONENTES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Con el fin de construir sistemas de información efectivos, se deben combinar
eficazmente los bloques elementales que constituyen dichos sistemas. Entre ellos se
incluyen:2
Personas: usuarios, directivos y miembros de los grupos de desarrollo de
los sistemas de información.
Datos: materia prima empleada para crear información útil.
1JEFFREY L WHITTEN.; LONNIE D. BENTLEY; VÍCTOR M. BARLOW Análisis y diseño de Sistemas de
Información, Mc Graw Hill, 2003, p. 39 2 JEFFREY L. WHITTEN; LONNIE D. BENTLEY; VÍCTOR M BARLOW. Ob. cit. p. 40
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Actividades: actividades de la empresa (incluidas las de tipo directivo) y
actividades de proceso de datos y generación de información que apoyan
las actividades de empresa.
Redes: descentralización de la empresa, distribución de los restantes
bloques elementales en los lugares más útiles de comunicación y
coordinación entre dichos lugares.
Tecnología: hardware y software que sostienen los restantes bloques
elementales.
3. CAPACIDADES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Los sistemas de información tienen cuatro capacidades esenciales, las cuales se
detallan a continuación:3
3.1 ENTRADA
La cual tiene la capacidad para aceptar:
Datos fuente. Los datos fuente son el resultado del registro de una
transacción o de un evento (por ejemplo, un depósito bancario o la
recepción de un pedido).
Consulta. Una consulta es cualquier solicitud de información.
Respuesta a una indicación. Se puede introducir variables como S para
especificar un sí y N para procesar un no.
Instrucción. Por ejemplo: “almacenar archivo” e “imprimir factura” son
instrucciones.
Un mensaje para otro usuario del sistema.
Cambio. Por ejemplo, cuando se edita un documento de procesador de
palabras, se está introduciendo datos de cambio.
3 LARRY LONG; NANCY LONG. Introducción a las computadoras y a los sistemas de información. Prentice
Hall, 1999. p. 82 y 83.
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3.2 PROCESAMIENTO
La capacidad de procesamiento de un sistema de información abarca:
Clasificación. La capacidad de clasificación permite ordenar los datos y
registros conforme determinado criterio (por ejemplo, ordenar por orden
alfabético un archivo de clientes usando el primer apellido).
Recuperación, registro y actualización de los datos almacenados. Por
ejemplo, el registro de un cliente se recupera de la base de datos para su
procesamiento; se introducen los datos de gastos en la base de datos de
un sistema de contabilidad; se cambia la dirección de un cliente en una
base de datos de mercadotecnia, respectivamente.
Elaboración de resúmenes. La información puede presentarse en forma
condensada y mostrar totales y subtotales.
Selección. Pueden seleccionarse registros según diversos criterios (por
ejemplo, seleccionar todos los empleados con 25 años o más de servicio
en la compañía)
Manipulación. Pueden efectuarse operaciones aritméticas (suma,
multiplicación, etc.) y operaciones lógicas (comparar años de servicio de
un empleado con 25, para determinar si su antigüedad es mayor, igual o
menor de 25 años).
3.3 ALMACENAMIENTO
La capacidad de almacenamiento del sistema de información permite almacenar
datos, texto, imágenes (gráficas, fotografías) y otra información digital (mensajes de
voz) de modo que puedan recuperarse fácilmente para su procesamiento posterior.
3.4 SALIDA
La capacidad de salida de un sistema de información permite producir salida en
varios formatos:
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Impresa. Los informes, documentos y mensajes en papel son salida
impresa.
Temporal. El despliegue en pantalla de las terminales y los mensajes de
correo de voz son salidas temporales.
Control. Las instrucciones a robots industriales y a procesos automáticos
también pueden ser la salida de un sistema de información.
4. TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Siempre que se reúnen personas de una organización, ponen en práctica algún tipo
de sistema para recoger procesar e intercambiar información. Estos sistemas no
requieren ordenadores para funcionar. Sin embargo, el poder de la tecnología
informática es el que hace posible la vialidad de los sistemas de información
modernos. La potencia de los ordenadores amplifica las posibilidades de los
restantes bloques elementales de un sistema. En consecuencia, cuando se emplea
el término sistema de información, en general se pretender decir sistema de
información basado en ordenadores o sistema de información informático. En la
actualidad existen dos tipos generales de sistemas de información: personales y
multiusuario4. Según la función a la que vayan destinados los sistemas de
información o el tipo de usuario final del mismo, también pueden clasificarse en:
Sistema de procesamiento de transacciones (TPS), Sistemas de información
gerencial (MIS), Sistemas de soporte a decisiones (DSS), Sistemas de información
ejecutiva (EIS), Sistemas de automatización de oficinas (OAS), Sistema experto
(SE)5.
4 JEFFREY L. WHITTEN; LONNIE D. BENTLEY; VÍCTOR M BARLOW. Ob. cit. p. 39
5www.es.wikipedia.org/wiki/Sistemadeinformaci%C3%B3n. [en línea]
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4.1. LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN PERSONALES
Son aquellos que han sido diseñados para satisfacer las necesidades de información
personal de un solo usuario. Su objetivo es multiplicar la productividad individual.
Los sistemas de información personales se implantan, principalmente, en
ordenadores personales, si bien pueden también ser desarrollados en grandes
ordenadores. Los sistemas de información personales son desarrollados en su mayor
parte, por usuarios finales y no por profesionales de los sistemas de información.
Preferiblemente, estos usuarios emplean las mismas técnicas básicas de análisis y
diseño que los analistas de sistemas (aunque en escala reducida).
4.2. LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN MULTIUSUARIO
Son aquellos que han sido diseñados para satisfacer las necesidades de información
de grupos de trabajo (por ejemplo, departamentos, oficinas, secciones y divisiones) u
organizaciones completas.
Entre sus ejemplos pueden citarse la introducción de pedidos, la contabilidad, la
nómina, la gestión de producción, el control de inventarios, etc. la principal diferencia
existente entre los sistemas personales y multiusuario reside en que los sistemas
multiusuario deben facilitar la compartición de los datos, las informaciones y otros
recursos. La mayoría de estos sistemas se implanta en miniordenadores, grandes
sistemas informáticos o redes de ordenadores personales (o, posiblemente, una
combinación de las tres cosas). Los sistemas de informaron multiusuario son
diseñados y construidos normalmente por analistas de sistemas y otros profesionales
de los sistemas de información.
Según la función a la que vayan destinados o el tipo de usuario final del mismo, los
sistemas de información pueden clasificarse en6:
6 KENNETH E KENDALL; JULIE E KENDALL; Análisis y diseño de sistemas. México, Pearson Education,
2005. p. 2-5.
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4.3. SISTEMA DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES (TPS).
Los sistemas de procesamiento de transacciones (TPS) son sistemas de información
computarizados desarrollados para procesar gran cantidad de datos para
transacciones rutinarias de los negocios, tales como nómina e inventario. Los TPS
eliminan el tedio de las transacciones operacionales necesarias y reducen el tiempo
que alguna vez se requirió para ejecutarlas manualmente, aunque la gente todavía
debe alimentar datos a los sistemas computarizados.
4.4 SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL (MIS).
Los sistemas de información gerencial (MIS) no reemplazan a los sistemas de
procesamiento de transacciones, sino que todos los MIS incluyen procesamiento de
transacciones.
Los MIS son sistemas de información computarizada que trabajan debido a la
interacción resuelta entre gentes y computadoras. Requieren que las personas, el
software (programas de computadoras) y el hardware (computadoras, impresoras,
etc.) trabajen al unísono.
Los sistemas de información dan soporte a un espectro más amplio de tareas
organizacionales que los sistemas de procesamiento de transacciones, incluyendo el
análisis y la toma de decisiones.
Para poder ligar la información, los usuarios de un sistema de información gerencial
comparten una base de datos común. La base de datos guarda modelos que ayudan
a los usuarios a interpretar y aplicar esos mismos datos. Los sistemas de información
gerencial producen información que es usada en la toma de decisiones.
Un sistema de información gerencial también puede llegar a unificar algunas de las
funciones de información computarizada, aunque no exista como una estructura
singular en ningún lugar del negocio.
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4.5 SISTEMAS DE APOYO A DECISIONES (DSS).
Una clase de más alto nivel en los sistemas de información computarizada son los
sistemas de apoyo a decisiones (DSS). El DSS es similar al sistema de información
gerencial tradicional en que ambos dependen de una base de datos como fuente.
Un sistema de apoyo a decisiones se aparta del sistema de información gerencial
tradicional en que enfatiza el apoyo a la toma de decisiones en todas sus fases,
aunque la decisión actual todavía es del dominio del tomador de decisiones. Los
sistemas de apoyo a decisiones están más hechos a la medida de la persona o
grupo que los usa que los sistemas de información gerencial.
4.6 SISTEMAS DE APOYO A EJECUTIVOS (ESS)
Cuando los ejecutivos se acercan a la computadora, frecuentemente están buscando
formas que les ayuden a tomar decisiones a nivel estratégico.
Un sistema de apoyo a ejecutivos (ESS) ayuda a éstos, para organizar sus
interacciones con el ambiente externo, proporcionando apoyo de gráficos y
comunicaciones en lugares accesibles tales como salas de juntas y oficinas
personales corporativas. Aunque los ESS se apoyan en la información generada por
los TPS y los MIS, los sistemas de apoyo a ejecutivos ayudan a sus usuarios a que
ataquen problemas de decisión sin estructura, que no son específicos de una
aplicación, creando un ambiente que ayude a pensar acerca de los problemas
estratégicos de una manera informada. Los ESS extienden y dan apoyo a las
capacidades de los ejecutivos para encontrar sentido en sus ambientes.
4.7 SISTEMAS DE AUTOMATIZACIÓN DE OFICINA (OAS) Y
SISTEMA DE MANEJO DE CONOCIMIENTO (KWS).
Al nivel de conocimiento de la organización hay dos clases de sistemas. Los
sistemas de automatización de oficina (OAS) que dan soporte a los trabajadores de
datos, quienes, por lo general, no crean un nuevo conocimiento sino que usan la
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información para analizarla y transformar datos, o para manejarla en alguna forma y
luego compartirla o diseminarla formalmente por toda la organización y algunas
veces más allá de ella.
Los aspectos familiares de los OAS incluyen procesamiento de palabras, hojas de
cálculo, editor de publicaciones, calendarización electrónica y comunicación
mediante correo de voz, correo electrónico y videoconferencias.
Los sistemas de manejo de conocimiento (KWS) dan soporte a los trabajadores
profesionales, tales como científicos, ingenieros y doctores, les ayudan a crear un
nuevo conocimiento que contribuya a la organización o a toda la sociedad.
4.8 SISTEMAS EXPERTOS E INTELIGENCIA ARTIFICIAL (SE).
La inteligencia artificial (AI) puede ser considerada la meta de los sistemas expertos.
El empuje general de la AI ha sido desarrollar máquinas que se comporten de forma
inteligente. Dos caminos de la investigación de la AI son la comprensión del lenguaje
natural y el análisis de la habilidad para razonar un problema y llegar a conclusiones
lógicas.
Los sistemas expertos usan los enfoques del razonamiento de la AI para resolver los
problemas que les plantean los usuarios del negocio (y otros).
Los sistemas expertos son un caso muy especial de un sistema de información, cuyo
uso ha sido factible para los negocios a partir de la reciente y amplía disponibilidad
de hardware y software tal como las microcomputadoras y sistemas expertos. Un
sistema experto (también llamado un sistema basado en conocimiento) captura en
forma efectiva y usa el conocimiento de un experto para resolver un problema
particular experimentado en una organización. A diferencia del DSS, que deja la
decisión final al tomador de decisiones, un sistema experto selecciona la mejor
solución a un problema o a una clase específica de problemas.
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Los componentes básicos de un sistema experto son la base de conocimiento, una
máquina de inferencia que conecta al usuario con el sistema, procesando consultas
por medio de lenguajes tales como SQL (lenguaje de consulta estructurado), y la
interfaz de usuario. Ingenieros de conocimiento, son los encargados de capturar la
experiencia de los expertos, construyen un sistema de computadora donde incluyen
el conocimiento del experto y luego lo implementan.
4.9 SISTEMA DE APOYO A DECISIONES DE GRUPO (GDSS)
Cuando los grupos necesitan trabajar juntos para tomar decisiones
semiestructuradas o sin estructura, un sistema de apoyo a decisiones de grupo
puede plantear una solución.
Los sistemas de apoyo a decisiones de grupo (GDSS) son usados en cuartos
especiales, equipados en varias configuraciones diferentes, que permiten que los
miembros del grupo interactúen con apoyo electrónico, frecuentemente en forma de
software especializado y con una persona que da facilidades al grupo. Los sistemas
para decisiones de grupo están orientados para reunir a un grupo, a fin de que
resuelva un problema con la ayuda de varios apoyos como votaciones, cuestionarios,
aportación de ideas y creación de escenarios. El software GDSS puede ser diseñado
para minimizar el comportamiento negativo típico de un grupo, tal como la falta de
participación debido al miedo a represiones por expresar un punto de vista no
popular o conflictivo, dominación por miembros del grupo con voz dominante y la
toma de decisiones de “pensamiento en grupo”.
5. EL CICLO DE VIDA DEL DESARROLLO DE SISTEMAS (SDLC)
El análisis de sistemas se realiza en una serie de pasos formales llamados Ciclo de
Vida en el Desarrollo de Sistemas, los cuales son utilizados típicamente para
construir un sistema desde la raíz o para hacer cambios notables en el mismo.
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Existen diversas denominaciones para cada uno de estos pasos o fases del ciclo de
vida de los sistemas entre las cuales se encuentra la de Kendall & Kendall que nos
permite desarrollar sistemas de información en organizaciones de cualquier tipo a
través de sus siete fases (identificación de problemas, oportunidades y objetivos,
determinación de los requerimientos de información, análisis de las necesidades del
sistema, diseño del sistema recomendado, desarrollo y documentación del software,
pruebas y mantenimiento del sistema, implementación y evaluación del sistema)7, las
cuales son desarrolladas por los analistas, programadores y el personal que utiliza el
sistema.
5.1 DEFINICIÓN
Es un enfoque organizado por fases, del análisis y diseño que sostiene que los
sistemas son desarrollados de mejor manera mediante el uso de un ciclo específico
de actividades del analista y del usuario.
5.2 FASES DEL CICLO DE VIDA DEL DESARROLLO DE LOS
SISTEMAS
El ciclo de vida de sistemas consta de siete fases. Cada fase es presentada en forma
discreta, ya que nunca se lleva a cabo como un paso aparte; por el contrario, varias
actividades pueden suceder simultáneamente, y las actividades pueden ser
repetidas.
Las fases que componen el ciclo de vida del desarrollo de sistemas son las
siguientes: (Ver anexo 3)
7 KENNETH E. KENDALL; JULIE E. KENDALL; Análisis y diseño de sistemas. Ob. Cit. p. 6-8.
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5.2.1 IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMAS, OPORTUNIDADES Y
OBJETIVOS.
La primera fase des ciclo de vida del desarrollo des sistemas tiene que ver con la
identificación de problemas, oportunidades y objetivos. Esta etapa es crítica para el
éxito del resto del proyecto, debido a que nadie quiere desperdiciar el tiempo
subsecuente resolviendo el problema equivocado.
La primera fase requiere que el analista observe honestamente lo que está
sucediendo en un negocio. Luego, junto con los demás miembros de la organización,
el analista hace resaltar los problemas. Frecuentemente estos ya han sido vistos por
los demás, y son la razón por la cual el analista fue llamado inicialmente.
Las oportunidades son situaciones que el analista considera que pueden ser
mejoradas por medio del uso de sistemas de información computarizados. El
aprovechar las oportunidades puede permitir que el negocio gane un avance
competitivo o ponga un estándar de la industria.
La identificación de objetivos es también un componente importante de la primera
fase. En primer lugar, el analista debe descubrir lo que está tratando de hacer el
negocio. Luego, será capaz de ver si algún aspecto de la aplicación de sistemas de
información puede ayudar para que el negocio alcance sus objetivos atacando
problemas específicos y oportunidades.
Las personas involucradas en la primera fase son los usuarios, analistas y
administradores de sistemas que coordinan el proyecto. Las actividades de esta fase
consisten en entrevistas a los administradores de los usuarios, sumarización del
conocimiento obtenido, estimación del alcance del proyecto y documentación de los
resultados. La salida de esta fase es un estudio de factibilidad que contiene una
definición del problema y la sumarización de los objetivos. Luego, los
administradores, deben tomar una decisión para ver si continúan con el proyecto
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propuesto. Si el grupo de usuarios no tiene los suficientes fondos en su presupuesto
y desea atacar problemas que no están relacionados, o los problemas no requieren
un sistema de cómputo, puede ser recomendada una solución manual y el proyecto
de sistemas ya no continúa.
5.2.2 DETERMINACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS DE
INFORMACIÓN.
La siguiente fase es la de la determinación de los requerimientos de información para
los usuarios particulares involucrados. Entre las herramientas utilizadas para definir
los requerimientos de información en el negocio se encuentran: muestreo e
investigación de los datos relevantes, entrevistas, cuestionarios, el comportamiento
de los tomadores de decisiones y su ambiente de oficina y hasta la elaboración de
prototipos.
En esta fase, el analista se esfuerza por comprender qué información necesitan los
usuarios para realizar su trabajo. Varios de los métodos para determinar los
requerimientos de información involucran la interacción directa con los usuarios. Esta
fase sirve para formar la imagen que el analista tiene de la organización y sus
objetivos. Algunas veces, solamente se completan las dos primeras fases del ciclo de
vida del desarrollo de sistemas. Este tipo de estudio puede tener diferentes
propósitos, y es realizado típicamente por un especialista llamado analista de
información.
Las personas involucradas en esta fase son los analistas y los usuarios, típicamente
los administradores de las operaciones y los trabajadores de las operaciones. El
analista de sistemas, necesita saber los detalles de las funciones actuales del
sistema: quién (las personas que están involucradas), qué (la actividad del negocio),
dónde (el ambiente donde se lleva a cabo el trabajo), cuándo (en qué momento) y
cómo (de qué manera se desarrollan los procedimientos actuales del negocio bajo
estudio). El analista debe preguntar por qué el negocio usa el sistema actual. Sin
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embargo, el analista, puede desear la mejora de los procedimientos. El término de
esta fase, el analista debe comprender el por qué de las funciones del negocio y
tener información completa sobre las personas, objetivos, datos y procedimientos
involucrados.
5.2.3 ANÁLISIS DE LAS NECESIDADES DEL SISTEMA.
Esta fase involucra el análisis de las necesidades del sistema. Herramientas y
técnicas especiales ayudan para que el analista haga las determinaciones de los
requerimientos. Una herramientas de éstas es el uso de diagramas de flujo de datos
para diagramar la entrada, proceso y salida de las funciones del negocio en forma
gráfica estructurada. A partir de los diagramas de flujo de datos se desarrolla un
diccionario de datos, que lista todos los conceptos de datos usados en el sistema, así
como sus especificaciones, si son alfanuméricos y qué tanto espacio ocupan cuando
se imprimen. También se analiza durante esta fase las decisiones estructuradas que
se hacen. Las decisiones estructuradas son aquellas para las que pueden ser
determinadas las condiciones como alternativas de condición, acciones y reglas de
acción. Hay tres métodos principales para el análisis de las decisiones estructurales:
lenguaje estructurado, tablas de decisión y árboles de decisión.
No todas las decisiones de la organización son estructuradas, pero todavía es
importante que el analista de sistemas las comprenda. Las decisiones
semiestructuradas (decisiones tomadas bajo riesgo) son sustentadas frecuentemente
por los sistemas de apoyo de decisiones.
El análisis de las decisiones de criterio múltiple (en las que deben ser balanceados
muchos factores), se disponen de muchas técnicas para analizar decisiones de
criterio múltiple, incluyendo el proceso de compromiso y el uso de métodos
ponderados.
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Cada problema de sistema es único y nunca hay una sola solución correcta. La
manera en que se formula una solución depende de la capacidad y entrenamiento
profesional individual de cada analista.
5.2.4 DISEÑO DEL SISTEMA RECOMENDADO.
En esta fase, el analista usa la información recolectada anteriormente para realizar el
diseño lógico del sistema de información. El analista diseña procedimientos precisos
para la captura de datos, a fin de que los datos que van a entrar al sistema de
información sean correctos. Además, el analista proporciona entrada efectiva para el
sistema mediante el uso de técnicas para el buen diseño de formas y pantallas.
Parte del diseño lógico del sistema de información es diseñar la interfaz del usuario.
La interfaz conecta al usuario con el sistema y es, por lo tanto extremadamente
importante.
La fase de diseño también incluye el diseño de archivos o bases de datos que
guardarán la mayor parte de datos necesarios para los tomadores de decisiones de
la organización.
Por último el analista debe diseñar procedimientos de control y respaldo para
proteger al sistema y a los datos y producir paquetes de especificaciones de
programa para los programadores. Cada paquete debe contener diseños de entrada
y salida, especificaciones de archivos y detalles de procesamiento, puede incluir
árboles o tablas de decisión y diagramas de flujos de datos.
5.2.5 DESARROLLO Y DOCUMENTACIÓN DEL SOFTWARE
En la quinta fase del ciclo de vida del desarrollo de sistemas el analista trabaja con
los programadores para desarrollar cualquier software original que se necesite.
Algunas de las técnicas estructuradas para el diseño y documentación del software
incluyen diagramas estructurados, el método HIPO, diagramas de flujo, diagramas
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Nassi – Schneiderman y Warnier – Orr y seudocódigo. El analista usa uno de estos
dispositivos para comunicar al programador lo que se necesita ser programado.
En esta fase se incluye el desarrollo de la documentación efectiva para el software,
incluyendo manuales de procedimientos.
5.2.6 PRUEBAS Y MANTENIMIENTO DEL SISTEMA
Antes de que pueda ser usado, el sistema de información debe ser probado. Es
mucho menos costoso encontrar problemas antes de que el sistema sea entregado a
los usuarios.
El mantenimiento del sistema y de su documentación comienza en esta fase y es
efectuado rutinariamente a lo largo de la vida del sistema de información. Gran parte
del trabajo rutinario del programador consiste en el mantenimiento, ya que los
negocios gastan gran cantidad de dinero en dicho mantenimiento. Muchos de los
procedimientos sistemáticos que emplea el analista a lo largo del ciclo de vida del
desarrollo del sistema pueden ayudar a asegurar que el mantenimiento se mantenga
al mínimo.
5.2.7 IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN DEL SISTEMA
En esta fase el analista ayuda a implementar el sistema de información. Esto incluye
el entrenamiento de los usuarios para que manejen el sistema. Adicionalmente, el
analista necesita un plan para una conversión suave del sistema antiguo al nuevo.
Este proceso incluye la conversión de archivos de formatos antiguos a nuevos.
La evaluación se muestra como parte de esta fase final del ciclo de vida de desarrollo
del sistema, principalmente para efectos de discusión. De hecho, la evaluación se
realiza en cada fase.
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B. EFICIENCIA
La palabra eficiencia proviene del latín efficientĭa que en español quiere decir, acción,
fuerza, producción.
1. CONCEPTOS DE EFICIENCIA
Es la capacidad de lograr el efecto en cuestión con el mínimo de recursos
posibles.
La palabra eficiencia hace referencia a los recursos empleados y los
resultados obtenidos que se ponen en práctica en las empresas y
organizaciones debido a que todo lo que éstas hacen tiene como propósito
alcanzar metas u objetivos, con recursos (humanos, financieros,
tecnológicos, físicos, de conocimientos, etc.) limitados y (en muchos
casos) en situaciones complejas y muy competitivas.8
Según el Diccionario de la Real Academia Española:
Eficiencia es la capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir
un efecto determinado.
2. IMPORTANCIA DE LA EFICIENCIA EN LA ADMINISTRACIÓN DE
LOS INVENTARIOS DE PRODUCCIÓN.
Debido a las exigencias y competitividad que existen en las empresas de hoy en día,
es necesario que todas las actividades y procesos se realicen de una forma eficiente,
para lograr la óptima utilización de los recursos disponibles y la obtención de
resultados deseados en el menor tiempo posible. De igual manera, es necesario que
las pequeñas empresas busquen mejorar continuamente la forma en que manejan
las actividades y procesos de acuerdo a las funciones que realizan.
8 www.es.wikipedia.org/wiki/Eficiencia [en línea].
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Un adecuado y eficiente control de inventarios, es la base fundamental para realizar
las actividades de las empresas, debido a que la exactitud de los datos es de suma
importancia para el éxito de los sistemas de producción y servicios, acentuándose
con el uso de los sistemas informáticos que contribuyan en la administración de las
operaciones de las empresas. Para lograr una adecuada administración e integración
de los inventarios de producción, es necesario gestionar correctamente las
actividades y los procesos involucrados, de una forma ordenada, clara, lógica y
eficiente; esforzándose por lograr maximizar sus recursos. Por tal razón, es
necesario que se cuente con herramientas que faciliten el control de la información.
C. ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS.
Resulta ser de mucha importancia para las empresas en general, el saber
administrar adecuadamente los inventarios; a través de una serie de herramientas y
técnicas propias de la administración, entre las cuales se encuentran las etapas de la
administración: planeación, organización, dirección y el control de inventarios para
lograr que la administración de inventarios resulte ser de mucha eficacia para el
beneficio de la empresa. Además, se han incluido en la investigación los tipos de
inventarios que existen para brindar un panorama general de su importancia dentro
del desarrollo de las actividades de una empresa.
1. ADMINISTRACIÓN
El proceso de administrar una determinada área de una empresa, es de suma
necesidad debido a que la buena administración da como resultado la excelente
toma de decisiones y por consiguiente la buena coordinación de los procesos y
actividades.
1.1 CONCEPTO
Según la definición de la Real Academia de la Lengua, administración, es la acción
o efecto de administrar. La palabra administración, proviene del latín, administrativo.
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Consiste en todas las actividades que se emprenden para coordinar el
esfuerzo de un grupo, es decir, la manera en la cual se tratan de alcanzar las
metas u objetivos con la ayuda de personas y de las cosas, mediante el
desempeño de ciertas labores esenciales, como son la planeación, la
organización, la dirección y el control. 9
Es una disciplina que se debe considerar para lograr que las actividades
realizadas por otras personas y por medio de ellas se realicen de manera
eficiente.
La administración se define como el proceso de diseñar y mantener un
ambiente en el que las personas trabajando en grupo alcancen con eficiencia
metas seleccionadas. Esta se aplica a todo tipo de organizaciones bien sean
pequeñas o grandes empresas lucrativas y no lucrativas, a las industrias
manufactureras y a las de servicio.10
1.2 ETAPAS DE ADMINISTRACIÓN
Las cuatro etapas de la administración son la base fundamental para llevar a cabo la
acertada dirección de las empresas, estas son: planeación, organización, dirección y
control; estas se describen a continuación.
1.2.1 PLANEACIÓN
Incluye seleccionar misiones y objetivos y las acciones para alcanzarlos; requiere
tomas decisiones: es decir, seleccionar entre diversos cursos de acción futuros. La
planeación provee un enfoque racional para lograr objetivos preseleccionados.
9 SÉRVULO ANZOLA. Administración de pequeñas empresas. McGraw – Hill, 2002., p. 70. 10 www.wikilearning.com/ monografia/la_ administracion_de_empresas el_concepto_de_administracion/11860-2
[en línea]
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La misión o el propósito identifican la función o tarea básica de una empresa.
Los objetivos o metas son los fines hacia los cuales se dirige una actividad.
Representan no sólo el objetivo final de la planeación sino también el fin hacia el que
se encamina la organización, la integración, la dirección y el control.
1.2.2. ORGANIZACIÓN
Implica establecer una estructura intencional de los papeles que deben desempeñar
las personas en una organización. Es intencional en el sentido de que asegura que
se asignen todas las tareas necesarias para cumplir las metas y, de que se encargue
a las personas lo que puedan realizar mejor.
1.2.3. DIRECCIÓN
Se define como el proceso de influir sobre las personas para lograr que contribuyan a
las metas de la organización y del grupo.
Mediante la función de dirección, los administradores ayudan a las personas a que
puedan satisfacer sus propias necesidades y utilizar su potencial y al mismo tiempo
contribuir a los propósitos de la empresa.
1.2.4. CONTROL
Es la medición y la corrección del desempeño con el fin de asegurar que se cumplan
los objetivos de la empresa y los planes diseñados para alcanzarlos.
2. INVENTARIO
Toda empresa necesita la implementación de un control de inventarios de los
productos que produce o vende. Tan necesario es este proceso que las empresas
invierten grandes cantidades de dinero en la realización de controles de inventario.
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2.1 CONCEPTO DE INVENTARIO
Es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la rotación y evaluación del
inventario de acuerdo a como se clasifique y que tipo de inventario tenga la empresa,
ya que a través de todo esto se determinarán los resultados (utilidades o pérdidas)
de una manera razonable, y establecer la situación financiera de la empresa y las
medidas necesarias para mejorar o mantener dicha situación.
2.2 CONTROL DE INVENTARIOS
El inventario es la cantidad de materiales que se encuentran en el almacén. Si no se
mantienen inventarios adecuados o no se lleva un buen control, la empresa puede
caer en dos situaciones que le perjudican:
Parar el proceso de producción por falta de materiales, por lo cual la
empresa no pueda cumplir en entrega de producto a tiempo.
El inventario está por encima del consumo, es decir, que existe más
cantidad de material que se consume en un período determinado, el costo
del almacén aumenta y el material tiene más probabilidad de sufrir
deterioro o robo.11
2.3 TIPOS DE INVENTARIOS DEL ÁREA DE PRODUCCIÓN
Los inventarios son importantes para los fabricantes en general, y varía ampliamente
entre los distintos grupos de industrias. La composición de esta parte del activo es
una gran variedad de artículos, y es por eso que se han clasificado de acuerdo a su
utilización en los siguientes tipos: 12
11 SÉRVULO ANZOLA. Administración de pequeñas empresas. McGraw – Hill, 2002. p. 245. 12 www.bibliotecavirtual.com.do/Contabilidad/TiposdeInventarios.htm [en línea]
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Inventario de Materia Prima
Inventario de Producción en Proceso
Inventario de Producto Terminado
2.3.1 INVENTARIO DE MATERIA PRIMA
En toda actividad industrial concurren una variedad de artículos (Materias Primas) y
materiales, los que serán sometidos a un proceso para obtener al final un artículo
terminado o acabado. A los materiales que intervienen en mayor grado en la
producción se les considera "Materia Prima", ya que su uso se hace en cantidades lo
suficientemente importantes del producto acabado. La Materia prima, es aquel o
aquellos artículos sometidos a un proceso de fabricación que al final se convertirá en
un producto terminado.
2.3.2 INVENTARIO DE PRODUCTOS EN PROCESO
El inventario de productos en proceso consiste en todos los artículos o elementos
que se utilizan en el actual proceso de producción. Es decir, son productos
parcialmente terminados que se encuentran en un grado intermedio de producción y
a los cuales se les aplicó la labor directa y gastos indirectos inherentes al proceso de
producción en un momento determinado.
Una de las características del Inventario de producción en proceso es que va
aumentando el valor a medida que es transformado de materia prima en el producto
terminado como consecuencia del proceso de producción.
2.3.3. INVENTARIO DE PRODUCTO TERMINADO
Comprenden estos, los artículos transferidos por el departamento de producción al
almacén de productos terminados por haber alcanzado su grado de terminación total
y que a la hora de la toma física de inventario se encuentren aun en los almacenes,
es decir, los que todavía no han sido vendidos. El nivel de inventario de productos
54
terminados va a depender directamente de las ventas, es decir, su nivel esta dado
por la demanda.
2.4 FINALIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS
La administración de inventario implica la determinación de la cantidad de inventario
que deberá mantenerse, la fecha en que deberán colocarse los pedidos y las
cantidades de unidades a ordenar.
Los inventarios se clasifican como:
1) materia prima
2) producción en proceso
3) artículos terminados.
D. PRODUCCIÓN
En este apartado se han recopilado los aspectos más importantes que están
relacionados con el proceso de producción en las empresas, se hace mención de el
concepto de planeación de la producción, así como también, se ha recopilado
información sobre el proceso de control de producción, los tipos de control de
producción que existen y la importancia que representan para el adecuado
funcionamiento de una empresa.
1. DEFINICIÓN
Es la transformación de insumos, de recursos humanos y físicos en productos
deseados por los consumidores. Estos productos pueden ser bienes y/o servicios.13
Proceso por medio del cual se crean los bienes y servicios económicos. Es la
actividad principal de cualquier sistema económico que está organizado
13 SÉRVULO ANZOLA. Administración de pequeñas empresas. Ob. Cit. Pág. 221
55
precisamente para producir, distribuir y consumir los bienes y servicios necesarios
para la satisfacción de las necesidades humanas.14
Es el proceso de creación de los bienes materiales necesarios para la existencia y el
desarrollo de la sociedad.15
2. LA PLANEACIÓN DE LA PRODUCCIÓN
La planeación de la producción es la técnica o herramienta necesaria para prever
cada etapa de todas las operaciones separadas o integradas de un proceso
productivo y su producto.
3. CONTROL DE PRODUCCIÓN.
Se refiere esencialmente a la cantidad de fabricación de artículos y vigilar que se
haga como se planeó, es decir, el control se refiere a la verificación para que se
cumpla con lo planeado, reduciendo a un mínimo las diferencias del plan original, por
los resultados y práctica obtenidos.
3.1 TIPOS DE CONTROL DE LA PRODUCCIÓN
El tipo de control de producción que resulta efectivo en una compañía puede no ser
efectivo en otra. En algunas compañías, los departamentos de la planeación y control
de producción ejecutan varias de las funciones antes iniciadas, en tanto que en otras
compañías, ejecutan diferentes funciones. No existe un tipo de control de producción
que pueda ser ajustado a todas las compañías con igual efectividad.16
Los factores básicos que hacen que un sistema de control sea más conveniente que
otro, incluye el tamaño de la compañía, la cantidad de detalles requeridos para el
14 www.dimensionempresarial.com/glosario_pqr.html [en línea] 15
www.eumed.net/cursecon/dic/bzm/p/produccion.htm [en línea]
16 THOMAS E. VOLLMANN, WILLIAM L. BERRY, D. CLAY WHYBARK, F. ROBERT JACOBS.
Planeación y control de la producción. Administración de la cadena de suministros. McGraw – Hill, 2005. p.
324.
56
control, la naturaleza del proceso de producción, la naturaleza de los artículos que se
producen, y los tipos de mercados en los cuales la empresa suministra sus
productos.
Entre los tipos de control de producción están los siguientes:
3.1.1 CONTROL DE ÓRDENES
Es el tipo más común de control de producción, por lo general se usa en compañías
con sistemas de producción intermitente, los llamados talleres de trabajos por lote.
Los pedidos llegan al taller de diferentes cantidades por diferentes productos.
3.1.2 CONTROL DE FLUJO
Este tipo de control es aplicable a la industria como la química, la petrolera, la de
vidrio y también algunas áreas de alimentos. En este tipo de sistema se traza una
ruta y se hace la programación, la línea producción que se establece está equilibrada
y en secuencia, antes de participar en las operaciones de producción.
3.1.3 CONTROL POR BLOQUES
Este control se encuentra en la industria textil y ocasionalmente en la impresión de
libros y revistas. La razón básica para el control por bloque es que en las industrias
existe la necesidad de mantener las cosas separadas. Por ejemplo en la industria de
ropa se tiene separadas las piezas de las prendas cortadas a producir y cada parte
de este bloque se traslada a una operación de ensamblaje en donde son cosidas y
así continúa el proceso, hasta finalizar cada pieza terminada.
3.1.4 CONTROL POR CARGA
Este tipo de control se realiza en la industria periodística, las prensas son unidas muy
costosas que corren a una velocidad fija determinada. Toda actividad está engranada
57
a algunas máquinas en particular. Una vez el periódico entra a la máquina crucial
debe continuar así durante el proceso al ritmo de la máquina.
3.1.5 CONTROL POR LOTES
Este control se da en la industria procesadora de alimentos. Las proporciones de los
ingredientes están predeterminadas y uno se debe apegar a ello.
3.1.6 CONTROL DE PROYECTOS ESPECIALES
Si existen controles que sean especialmente costosos o laboriosos para terminarlos,
tales como la construcción de un puente, de un edificio, de oficinas etc.
4. FUNCIONES DEL CONTROL DE PRODUCCIÓN.
Pronosticar la demanda del producto, indicando la cantidad en función del tiempo.
Comprobar la demanda real, compararla con la planteada y corregir los planes si
fuere necesario. Establecer volúmenes económicos de partidas de los artículos que
se han de comprar o fabricar, determinar las necesidades de producción y los niveles
de existencias en determinados puntos de la dimensión del tiempo, comprobar los
niveles de existencias, comparándolas con los que se han previsto y revisar los
planes de producción si fuere necesario elaborar programas detallados de
producción y planear la distribución de productos.17
5. MANEJO Y CONTROL DE MATERIALES
El adecuado manejo y control de materiales asegura el óptimo desempeño en el área
de producción. Este sistema es capaz de brindar información para determinar el
momento en que se necesita adquirir más material.
17
http://www.gestiopolis.com/recursos/experto/catsexp/pagans/ger/44/planeaprod.htm [en línea]
58
5.1 DEFINICIÓN
El control de materiales es un sistema que permite conocer de manera exacta el
lugar en donde se encuentran los materiales y la cantidad que hay en existencia,
para determinar el punto en el que se necesita comprar más.18
5.2 CONTROL DE MATERIALES
El control de materiales comienza cuando éstos entran en la empresa y termina
cuando sale el producto terminado.
Desde que se recibe el material hasta que sale el producto terminado, los materiales
recorren todo el proceso de producción, para lo cual se debe desplazar de un lugar a
otro.
Para un correcto manejo y control de materiales deben supervisarse especialmente
dos aspectos:
- Localización. Por lo general, los materiales pueden estar localizados en tres
partes: almacén de materia prima, material en proceso de producción y
material que forman parte del producto terminado.
El objetivo principal de conocer su localización es asignar responsabilidad y custodia
sobre los materiales que se encuentran en determinado lugar, cualquiera que éste
sea.
Por ejemplo, al hacer una compra la persona encargada del almacén de materiales
las recibe y registra su entrada; desde ese momento hasta que el material salga de
ahí, la persona del almacén es responsable de todo lo que le pase al material.
- Cantidad. Existen varias razones para controlar la cantidad de material que se
encuentra en una empresa y el lugar donde éste se encuentra.
Entre otras se puede mencionar:
18 SÉRVULO ANZOLA. Administración de pequeñas empresas. Ob. Cit. p. 243
59
- Evitar robo y mal uso del material
- Detectar cuándo y cuánto material se necesita.
- Determinar el consumo de materiales, tanto en cantidad como en costo,
utilizándose como fuente de información para obtener el costo del producto en
lo que se refiere a materiales.
- Llevar un control de salidas de muestras y/o ventas de mostrador.
5.3 FASES DEL ÁREA DE PRODUCCIÓN
Las fases que componen el área de producción son: materia prima, producto en
proceso y producto terminado.
5.3.1 MATERIA PRIMA
Se define como materia prima todos los elementos que se incluyen en la elaboración
de un producto. La materia prima es todo aquel elemento que se transforma e
incorpora en un producto final.
La materia prima es utilizada principalmente en las empresas industriales que son las
que fabrican un producto. Las empresas comerciales manejan mercancías, son las
encargadas de comercializar los productos que las empresas industriales fabrican.19
5.3.2 PRODUCTO EN PROCESO
Son productos parcialmente terminados que se encuentran en un grado intermedio
de producción y a los cuales se les aplicó la labor directa y gastos indirectos
inherentes al proceso de producción en un momento determinado.20
19 www.gerencie.com/materia-prima.html [en línea] 20 www.bibliotecavirtual.com.do/Contabilidad/TiposdeInventarios.htm [en línea]
60
5.3.3 PRODUCTO TERMINADO
Comprenden estos, los artículos transferidos por el departamento de producción al
almacén de productos terminados por haber alcanzado estos su grado de
terminación total.
5.4 MOVIMIENTO DE MATERIALES
La importancia del adecuado transporte de materiales da como resultado el
excelente desempeño en la empresa, ya que, por medio del transporte de
importación de materia prima, se tiene un buen inventario interno (bodega) evitando
así el paro de producción por falta de materiales.
5.4.1 DEFINICIÓN
El movimiento de materiales se refiere al traslado de los materiales de un lugar a otro
para que el mismo resulte el más eficiente y barato posible. El manejo puede ser
dentro del lugar de trabajo o fuera de éste.21
5.4.2 MOVIMIENTO DE MATERIALES EN EL LUGAR DE TRABAJO
En el lugar de trabajo se mueven los materiales desde el almacén hasta el proceso
de producción, durante el proceso de producción (materiales en proceso y productos
semiterminados) y los productos terminados (para llevarlos al almacén de productos
terminados y allí evitar su pérdida o deterioro).
Los factores que afectan la decisión sobre cómo se van a mover los materiales son
los siguientes:
Tipo de materiales.
Distribución del lugar de trabajo
Tipo de producto fabricado
21 SÉRVULO ANZOLA. Administración de pequeñas empresas. Ob. Cit. p. 248
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5.4.3 MOVIMIENTO DE MATERIALES FUERA DEL LUGAR DE
TRABAJO
El movimiento de materiales fuera del lugar de trabajo se refiere al traslado o
transporte de la materia prima desde el lugar donde se encuentra el proveedor hasta
la empresa, y el del producto terminado, desde la empresa hasta el cliente.
Los objetivos son:
Asegurar la entrega de materiales y de producto terminado, lo más
económicamente posible.
Transportar los materiales y productos terminados por los medios de
transporte más eficientes.
Los diferentes medios de transporte son:
Ferrocarril. Medio de transporte más barato.
Camión o tráiler. Llega a la mayor parte de los puntos, traslada gran cantidad
de productos y los viajes cortos son baratos.
Avión. Medio más rápido y los productos que son transportados en el tienen
menos probabilidades de sufrir daño que en otros medios.
Embarcaciones. Son utilizados generalmente para transportar bienes de un
país a otro o entre continentes.