capitulo iv

Capitulo IV

DESCRIPCIÓN DE LA PROPUESTA

Introducción o Descripción del Sistema.

Para poder exponer la propuesta formulada fue necesario realizar una

valoración previa referente al actual proceso de gestión de documentos que se lleva a

cabo de forma manual, así como de los requerimientos necesarios para la ejecución

de la propuesta presentada y la factibilidad de la misma. La propuesta plantea la

necesidad del desarrollo de una aplicación web que lleve en forma efectiva la gestión

de los documentos digitalizados por el personal de los Archivos Centralizados de la

Gobernación el estado Bolívar.

La aplicación web a implantar permitirá almacenar, clasificar, y ordenar los

diferentes datos pertenecientes a cada tipo de documento manejado por el personal de

los archivos, para su futuro resguardo y control, diseñado de acuerdo a las

necesidades presentadas en el proceso de gestión de los mismos. Dicho sistema

permite pasar de un proceso manual a uno totalmente automatizado, a través de una

aplicación web, constituida por una (1) base de datos estructurada por varias tablas

que corresponden a los tipos de consulta que requiera el usuario.

La aplicación web para la gestión de los documentos digitalizados por el

personal de los Archivos Centralizados de la Gobernación el estado Bolívar permitirá

realizar el almacenamiento de datos mediante los procesos requeridos por el usuario,

contando con una seguridad al momento de acceder al mismo, lo cual autorizará solo

a los usuarios con permiso la entrada al sistema, con el fin de evitar pérdidas de

información o generar datos incorrectos.

Los datos presentados por la aplicación web proporcionarán una vista

preliminar de la información existente en la base de datos, visualizando únicamente lo

que requiera el usuario, presentando al mismo tiempo facilidad y comodidad a la hora

de descargar cualquier tipo de datos. De igual forma, la aplicación contará con

personas encargadas de su administración, permitiendo llevar el efectivo

funcionamiento del mismo.

Los sistemas son la mejor herramienta al momento de procesar gran cantidad

de datos, de otra forma los datos procesados serían menos confiables. En este orden

de ideas, se considera que la aplicación web propuesta es una herramienta confiable

para el manejo y manipulación de la información administrada por el personal de los

Archivos Centralizados de la Gobernación el estado Bolívar, la cual está orientado a

mejorar el procesos llevados a cabos por el personal de dicho archivos para la gestión

de los documentos que están reciben y controlan, brindando a estos una forma

factible y amigable para realizar las tareas de forma rápida, y evitar así la pérdida de

tiempo e información.

La iniciativa de incluir esta herramienta en la Gobernación del estado Bolívar

está orientada de acuerdo con los objetivos y necesidades de la institución, lo cual se

convierte en un factor crítico del éxito en la recuperación de los documentos,

respondiendo a la carencia de control en el proceso antes mencionado, y permitiendo

poseer un mayor y mejor control en la gestión de los documentos digitalizados,

creando un ambiente cómodo para el usuario.

En la fase de implantación, las acciones de formación y motivación de los

usuarios en nuevo concepto de gestión de documentos deberán completarse con una

adecuada comunicación de los beneficios a obtener por la aplicación web. El proceso

requiere una estrecha colaboración entre los responsables organizativos de la

institución, los técnicos informáticos y los expertos en documentación.

Objetivo General del Sistema.

Gestionar de forma automática los documentos digitalizados por el Personal

de los Archivos Centralizados de la Gobernación del estado Bolívar.

Objetivo Específicos del Sistema.

Publicar por lotes los documentos digitalizados por el Personal de los

Archivos Centralizados de la Gobernación del estado Bolívar.

Publicar de forma individual los documentos digitalizados por el Personal de

los Archivos Centralizados de la Gobernación del estado Bolívar.

Publicar por carpetas los documentos digitalizados por el Personal de los

Archivos Centralizados de la Gobernación del estado Bolívar, a partir de la

metadata descrita en las mismas.

Enviar por correo electrónico los documentos digitalizados por el Personal de


Permitir al Personal de los Archivos Centralizados de la Gobernación del

estado Bolívar una búsqueda y descarga de documentos adecuada y de

acuerdo a la metadata que cada tipo de documento posea.

Modificar la información relacionada con los documentos digitalizados por el

Personal de los Archivos Centralizados de la Gobernación del estado Bolívar.

Gestionar la creación de estructuras taxonómicas, utilizadas para las

publicaciones de las carpetas de documentos digitalizados por el Personal de


Administrar los repositorios utilizados para el resguardo de las carpetas y

lotes a publicar y los publicados.

Manejar los permisos de usuarios a través de perfiles que controlen cada una

de los procesos que este puede realizar dentro del sistema.

Requerimientos del Hardware.

Los requerimientos de hardware son las características más apropiadas e

indispensables que debe tener el hardware de un equipo de computación para ejecutar

una aplicación específica.

La Aplicación Web para la gestión de documentos puede ejecutarse en un

terminal con cualquier distribución de sistema operativo, aunque en la institución

donde operara el sistema está bajo plataforma Linux, específicamente la distribución

CentOS versión 5.6 64 bit. Teniendo esto como referencia se puede definir como

hardware recomendado para operar lo siguiente:

Memoria RAM: 64 MB (mínimo).

Espacio en Disco Duro: 1024 MB (mínimo) - 2 GB (recomendado,

dependiendo de la cantidad de información a manejar).

Arquitectura: x86_64.

Requerimientos del Sistema.

Los requerimientos del sistema son características determinadas que puede

necesitar una aplicación para que pueda ejecutarse de forma correcta. La Aplicación

Web para la gestión de documentos necesito cumplir con los siguientes requisitos del

sistema:

Apache 2.x.

PHP versión 5.1 o superior.

Librería GD para PHP en su versión 2.

Base de Datos de soporte del Servidor: PostgreSQL versión 8.1 o superior.

JavaScript: La aplicación web apoya incondicionalmente el uso de JavaScript

en las plantillas de sitio, menús y páginas.

AJAX: Esta tecnología es ampliamente utilizada para acelerar la respuesta del

sistema y disminuir el tráfico del cliente-servidor de datos. La aplicación web

no impone restricciones sobre el uso de AJAX en la sección pública.

CSS: El diseño de cada plantilla de sitio puede ser controlado a través de

archivos CSS separados. Análogamente, las hojas de estilo individual se

pueden utilizar con los componentes públicos, así como módulo de plantillas.

Flash: El sistema cuenta con un apoyo limitado la tecnología Flash (Adobe).

Los plug-ins de Flash pueden ser utilizados en la carga de archivos al servidor

web.

Compatibilidad con navegadores: La aplicación web estará apta para

ejecutarse en los exploradores más populares como Firefox 10 o superior, y

Chrome 17 o superior.

Requisitos Funcionales.

Los requisitos funcionales describen lo que debe hacer la aplicación web para

llevar a cabo a gestión de los documentos, definiendo su comportamiento interno:

detalles técnicos, manipulación de datos y otras funcionalidades específicas que

muestran cómo los casos de uso serán llevados a la práctica. Son complementados

por los requisitos no funcionales, que se enfocan en cambio en el diseño o la

implementación.

Los requisitos funcionales de la aplicación web para la gestión de los

documentos digitalizados por el Personal de los Archivos Centralizados de la

Gobernación del estado Bolívar están constituidos por los siguientes puntos:

Ofrecer la publicación o captura de Documentos, permitiendo la gestión de los

mismos.

Leer la información resguardada en los archivos de texto (.txt), incluidos en

los lotes de archivos a publicar.

Organizar los documentos publicados en carpetas digitales.

Brindar una búsqueda y presentación de los documentos publicados.

Clasificar los documentos de acuerdo a la dependencia (Archivo) y al tipo de

documento, contando de esta forma con una estructura de almacenamiento.

Permitir la publicación de archivos de imagen JPG, PNG y archivos PDF.

Proporcionar a los usuarios la opción de descargar los documentos y enviarlos

por correo electrónico.

Admitir que el administrador restrinja y controle el acceso a los documentos,

datos y a la aplicación web, de acuerdo a los permisos de usuarios a través de

perfiles tanto individuales como de grupo.

Poseer la capacidad para llevar a cabo actualizaciones de la información

relacionada con los perfiles y los usuarios del sistema.

Asociar al perfil del usuario ciertos atributos que determinarán las funciones y

los documentos a los que el usuario tendrá acceso.

Proteger los procesos informáticos frente a manipulaciones no autorizadas.

Diagrama de Casos de Uso.

Los diagramas de casos de uso describen las relaciones y las dependencias

entre un grupo de casos de uso y los actores participantes en el proceso. Sirven para

facilitar la comunicación con los futuros usuarios del sistema, y con el cliente, y

resultan especialmente útiles para determinar las características necesarias que tendrá

el sistema. Entre sus elementos más utilizados se encuentran:

TABLA N° 3: COMPONENTES DEL DIAGRAMA CASO DE USO.

COMPONENTE FIGURA

Actor

Caso de Uso

Asociación

Dependencia o Instanciación

Generalización

Fuente: El Autor (2012)

A continuación se muestra el Diagrama de Casos de Uso de la Aplicación

Web para la Gestión de los Documentos Digitalizados por el Personal de los


uc Use Ca...

GRAFICO N° 5. DIAGRAMA DE CASOS DE USO.


uc Caso de Uso

Aplicación Web para la Gestión de los Documentos Digitalizados por el Personal de los

Archivos Centralizados de la Gobernación del estado Bolívar

Jefe de Archiv o

Crear Usuarios

Crear Perfiles de

Usuarios (Permisos)

Asignar Perfiles a los

Usuarios

Generar

Configuración de

Archiv os .TXT

Publicar los

Documentos

Digitalizados

Archiv ista

Buscar Documentos

Descargar

Documentos

Jefe de Digitalización

Verificar los

Documentos

Publicados

Ver Imagenes

asociadas a los

Documentos

Crear Entidades

Crear Metadata para

las Entidades

«include»

Actores del Sistema.

Un actor es una entidad externa que interacciona con el sistema participando y

normalmente iniciando en un caso de uso. Los actores pueden ser gente real, otros

ordenadores o eventos externos. Los actores no representan a personas físicas o a

sistemas, sino su rol. A continuación se describen los actores de la Aplicación Web

para la Gestión de los Documentos Digitalizados:

TABLA N° 4: ACTORES DEL SISTEMA.

ACTOR FUNCIÓN

JEFE DE

ARCHIVO

Implementar estrategias y políticas documentales que permitan crear las

condiciones ideales para organizar, clasificar, resguardar, conservar,

administrar, y facilitar la documentación de gestión producida y recibida por

los entes de la Gobernación del estado Bolívar. Dentro de las funciones a

desarrollar en la Aplicación Web se encuentran: Crear Usuarios, Asignar

Perfiles a los Usuarios, Crear Perfiles de Usuarios (Permisos), Generar

Configuración de Archivos .TXT, Publicar los Documentos Digitalizados.

De igual forma puede realizar búsqueda y descarga de los documentos

publicados, y ver las imágenes asociadas a los documento.

ARCHIVISTA

Resguardar, conservar y controlar los documentos que soportan las

operaciones realizadas por los entes de la institución. Dentro de las

funciones a desarrollar en la Aplicación Web se encuentran: Buscar

Documentos, Ver imágenes asociadas a los documento y descargar los

documentos.

JEFE DE

DIGITALIZACIÓN

Impulsar y apoyar los proyectos que aseguren la Digitalización de los

archivos principales de la Gobernación del estado Bolívar, participando en

las actividades de digitalización de documentos de las Dependencias

Centralizadas de la Gobernación del estado Bolívar. Dentro de las funciones

a desarrollar en la Aplicación Web se encuentran: Verificar los documentos

publicados por el Jefe de Archivo.


Diagrama de Actividades.

Los diagramas de actividad describen la secuencia de las actividades en un

sistema. Los diagramas de actividad son una forma especial de los diagramas de

estado, que únicamente o mayormente contienen actividades. Es utilizado en

conjunción de un diagrama de caso de uso para auxiliar a los miembros del equipo de

desarrollo a entender como es utilizado el sistema y cómo reacciona en determinados

eventos. Entre sus elementos más utilizados se encuentran:

TABLA N° 5: COMPONENTES DEL DIAGRAMA DE ACTIVIDADES.

COMPONENTE FIGURA

Estado de Acción

Partición (Entidad)

Transición

Barras de Sincronización

Nodo de Decisión

Inicio

Fin


A continuación se muestra el Diagrama de Actividades de la Aplicación Web

para la Gestión de los Documentos Digitalizados por el Personal de los Archivos

Centralizados de la Gobernación del estado Bolívar.

act fdgf

GRAFICO N° 6. DIAGRAMA DE ACTIVIDADES


act Activ idadJ

efe

de

Dig

ita

liza

ció

nA

rch

ivis

taJ

efe

de

Arc

hiv

o

Crear Usuario Asignar

Perfiles a los mismos

Crear Perfiles de

Usuarios (Permisos)

Generar Configuracion

de Archiv os .TXT

Publicar DocumentosConfiguración

de .TXT

Buscar Documentos

Publicados

Ver Imagenes de

Documentos

Publicados

Descargar Documentos

Publicados

Verificar Documentos

Publicados

Fin

Inicio

Documentos

Publicados

Crear Entidad Asignar Metadatas a

las Entidades

Diagrama de Secuencia.

Los diagramas de secuencia muestran el intercambio de mensajes en un

momento dado. Los diagramas de secuencia ponen especial énfasis en el orden y el

momento en que se envían los mensajes a los objetos. Los objetos están representados

por líneas intermitentes verticales, con el nombre del objeto en la parte más alta.

Entre sus elementos más utilizados se encuentran:

TABLA N° 6: COMPONENTES DEL DIAGRAMA DE SECUENCIA.

COMPONENTE FIGURA

Actor

Línea de Vida

Fragmento

Mensaje (Secuencia)

Auto Mensaje


A continuación se muestra el Diagrama de Secuencia de la Aplicación Web

para la Gestión de los Documentos Digitalizados por el Personal de los Archivos


sd fdgf

sd fdgf

sd fdgf

opt

GRAFICO N° 7. DIAGRAMA DE SECUENCIAS

sd Secuencia

Jefe de Archivo Archivista Jefe de Digitalización

S. M. C.

opt Condición

[PUBLICACION != OK]

FinFin FinFin FinFin FinFin

Crear Entidad()

Entidad Creada()

Asignar Metadata a la Entidad()

Metadata Asignada()

Ingresar Datos del Perfi l()

Perfi l Guardado()

Ingresar Datos del Usuario y Asignar su Perfi l()

Datos de Usuario Guardados()

Publicar Documentos()

Lote de Imagenes Publicado()

Errores Presentados en la Publicación()

Ingresar Filtros para Busqueda de Documento()

Tabla de Resultados()

Seleccionar Imagen que desea Ver()

Mostrar Imagen Seleccionada()

Descargar Imagen()

Descarga de Imagen()

Verificar Documentos Publicados()

Mostrar Documentos Publicados()


Diagrama de Clases.

Los diagramas de clases muestran las diferentes clases que componen un

sistema y cómo se relacionan unas con otras. Se dice que los diagramas de clases son

diagramas estáticos porque muestran las clases, junto con sus métodos y atributos, así

como las relaciones estáticas entre ellas: qué clases conocen, a qué otras clases o qué

clases son parte de otras clases. Entre sus elementos más utilizados se encuentran:

TABLA N° 7: COMPONENTES DEL DIAGRAMA DE CLASES.

COMPONENTE FIGURA

Clase

Paquete

Tabla

Generalización

Componer

Asociar


A continuación se muestra el Diagrama de Clases de la Aplicación Web para

la Gestión de los Documentos Digitalizados por el Personal de los Archivos


class fdgf

class fdgf

GRAFICO N° 8. DIAGRAMA DE CLASES

class Clases

plantilla

+ cadena: var

+ mihtml: var

+ vars: var

+ asigna_variables(var) : var

+ hacer(var, var) : var

+ muestraVar() : var

+ plantil la(var) : var

+ resetVar() : var

+ setPlantil la(var) : var

DataTableBusqueda

+ MsjJson: var = ""

+ sJson: var = ""

+ MsjJson(var) : var

+ salida() : var

+ sJson(var) : var

DataTableModificacion

+ salida() : var

datatable

+ aColumns: var = array()

+ aColumnsFormat: var = array()

+ aColumnsSelect: var = array()

+ afectados: var = ""

+ aResultFilterTotal: var = ""

+ columnToField: var = array()

+ condicionOriginal: var = ""

+ DBDATATABLE: var

+ dbDataTables: var = ""

+ iDisplayLength: var

+ iDisplayStart: var

+ iFilteredTotal: var = ""

+ iSortCol: var = array()

+ iTotal: var = ""

+ join: var = ""

+ linkHtml: var = ""

+ ordenar: var = ""

+ rResult: var

+ sEcho: var = ""

+ sIndexColumn: var = ""

+ sLimit: var = ""

+ sOrder: var = ""

+ sOutput: var = ""

+ sQuery: var = ""

+ sSearch: var = ""

+ sWhere: var = ""

+ urlAccion: var = ""

+ columnas(var) : var

+ condicionOriginal(var) : var

+ datatable() : var

+ DBDATATABLE(var) : var

+ dbDataTables(var) : var

+ fi ltrando() : var

+ get(var) : var

+ hacer(var) : var

+ iniciacion() : var

+ join(var) : var

+ ordenando() : var

+ ordenar(var) : var

+ paginacion() : var

+ query() : var

+ salida(var) : var

+ sIndexColumn(var) : var

+ urlAccion(var) : var

base_datos

+ af: var = 0

+ afectados: var = 0

+ auto_historial: var = false

+ conceptos: var = array("seleccio...

+ db: var

+ resultado: var = false

+ rs: var = false

+ tblhistorico: var = "historico"

+ tbPrefijo: var = ""

+ uid: var = 0

+ ultimo_id_insertado: var = 0

+ uq: var = ""

+ ur: var

+ usuario: var

+ actualizar(var, var, var, var) : var

+ base_datos(var, var, var, var, var) : var

- ejecutar(var) : var

+ eliminar(var, var) : var

- error(var) : var

+ guardar(var, var, var, var) : var

- historico(var, var, var) : var

+ migrarDatos(var, var) : var

- procesarCampoActualizar(var, var) : var

- procesarCampoGuardar(var, var) : var

- procesarTabla(var) : var

+ query(var) : var

- rv() : var

+ salidaRS() : var

+ seleccionar(var, var, var, var, var) : var

+ seleccionarArray(var, var, var, var) : var

+ seleccionarEnMatriz(var, var, var, var, var) : var

+ UnRegistro(var) : var

+ uq() : var

+ vaciarTabla(var, var) : var

form

+ accion: var = "POST"

+ actualizacion: var = 0

+ debug: var = true

+ idFormulario: var

+ objs: var = array()

+ objTipos: var = array()

+ objTiposChk: var = array()

+ tabla: var = ""

+ tLog: var = ""

+ usaUI: var = true

+ activar(var) : var

+ comboBox(var, var, var, var) : var

+ construirCondicion(var) : var

+ contenedorObjs(var) : var

+ dblista(var) : var

+ desValidar(var) : var

+ enctype() : var

+ form(var) : var

+ getNombre(var, var) : var

+ getvars(var) : var

+ hacer(var, var, var) : var

+ hacerTodo(var, var) : var

+ id_unico(var, var) : var

+ nObj(var, var) : var

+ sArchivos() : var

+ sJQuery(var) : var

+ sJs() : var

+ sLog(var) : var

+ tablaValor(var) : var

+ validar(var, var) : var

+ vJs() : var

objs

+ alto: var = ""

+ ancho: var = ""

+ clase: var = ""

+ contenedorObjs: var = "div"

+ dbActivo: var = true

+ dbvalor: var = ""

+ estilo: var = ""

+ fi le: var = false

+ id: var = ""

+ js: var = ""

+ nombre: var = ""

+ nombreDB: var = ""

+ texto: var = ""

+ tipo: var = ""

+ usaUI: var = true

+ validar: var = false

+ valor: var = ""

+ getNombre(var) : var

+ hacer(var, var) : var


Diagrama de Entidad-Relación.

Los diagramas de Entidad-Relación muestran el diseño conceptual de las

aplicaciones de bases de datos. Representan varias entidades en el sistema y las

relaciones y restricciones existentes entre ellas. Entre sus elementos más utilizados se

encuentran:

TABLA N° 8: COMPONENTES DEL DIAGRAMA ENTIDAD - RELACIÓN.

ELEMENTO FIGURA

Entidad

Relación

Atributos

Cardinalidad de Relación 1 - 1

Cardinalidad de Relación 1 - N

Cardinalidad de Relación N - N


A continuación se muestra el Diagrama Entidad – Relación de la Aplicación

Web para la Gestión de los Documentos Digitalizados por el Personal de los


GRAFICO N° 9. DIAGRAMA ENTIDAD – RELACIÓN (PARTE 1).


GRAFICO N° 10. DIAGRAMA ENTIDAD – RELACIÓN (PARTE 2).


Interfaz del Usuario.

La interfaz de usuario es el vínculo entre el usuario y el programa de

computadora, incluyendo los comandos o menús a través de los cuales el usuario se

comunica con el sistema. Esta es una de las partes más importantes de cualquier

programa ya que determina que tan fácilmente es posible que el programa haga lo que

el usuario quiere hacer. A continuación se muestran las interfaces de usuario de la

Aplicación Web para la Gestión de los Documentos Digitalizados por el Personal de


Login.

En esta interfaz el usuario ingresa al sistema, indicando su Nombre de

Usuario y Contraseña.

FIGURA N° 7. Pantalla de Login del Sistema.

Inicio.

Luego del usuario ingresar al sistema, se muestra la pantalla a continuación,

con el menú principal para dirigirse a las diferentes opciones.

FIGURA N° 8. Pantalla de Inicio del Sistema.

1. Cabecera del Sistema.

2. Menú Principal.

3. Pie del Sistema.

1

3

2

Búsqueda de Documentos.

Mediante esta interfaz se realiza la búsqueda de los documentos publicados.

FIGURA N° 9. Pantalla del Módulo de Búsqueda de Documentos.


2. Árbol de Entidades del Sistema.

3. Opciones de Búsqueda de la entidad seleccionada.

4. Pie del Sistema.

1

2

4

3

Publicación de Lotes de Archivos.

Mediante esta interfaz se realiza la publicación de los lotes de archivos.

FIGURA N° 10. Pantalla del Módulo de Publicación de Lotes de Archivos.



3. Opciones de Publicación de Lotes de Archivos.

4. Pie del Sistema.

1

2

4

3

Publicación de Archivos (Publicación Manual).

Mediante esta interfaz se realiza la publicación de archivos de forma manual.

FIGURA N° 11. Pantalla del Módulo de Publicación de Archivos (Manual).



3. Datos a ingresar para la publicación de los Archivos.

4. Pie del Sistema.

1

2

5

3

Cambio de Contraseña.

Mediante esta interfaz el usuario puede realizar el cambio de su contraseña.

FIGURA N° 12. Pantalla del Módulo de Cambio de Contraseña.


2. Datos a ingresar para el cambio de contraseña.

3. Pie del Sistema.

1

2

3

Administrador.

Mediante esta interfaz el administrador del sistema ingresa los usuarios del

sistema, perfiles, entidades y metadatas asociadas a las mismas.

FIGURA N° 13. Pantalla del Módulo de Administrador.


2. Datos de los usuarios del sistema.

3. Tabla de usuarios del sistema.

4. Pie del Sistema.

1

2

4

3

capitulo iv

Documents