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CAPITULO V
MODELO PARA LA GESTIÓN DE RIESGOS EN PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURA Y PROCESOS DE SUPERFICIE EN LAS EMPRESAS MIXTAS DEL SECTOR PETROLERO DEL ESTADO ZULIA.
En el presente capítulo se detallan los aspectos relacionados a la
propuesta de la investigación, enfocada en la formulación del modelo para la
gestión de riesgos en proyectos de infraestructura y procesos de superficie
en las empresas mixtas del sector petrolero del estado Zulia, tales como:
Al ser el análisis de riesgo en proyectos de infraestructura y procesos
de superficie un conjunto de fases, definidas como: identificación, análisis
cualitativos, cuantitativos, plan de respuesta, seguimiento y control para la
estimación del impacto del riesgo en situaciones de decisión, de tal manera
de minimizar la posibilidad de exceder los límites establecidos en cuanto a
costo, tiempo de ejecución de los mismos en las empresas mixtas del sector
petrolero del estado Zulia.
En virtud de los resultados obtenidos, se tomaron como referencia los
autores Pmbok (2013), Cartay (2010), Häring (2012), entre otros, para el
desarrollo del modelo antes descrito. A continuación, se presenta la
propuesta de la presente investigación.
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1. PRESENTACIÓN
La aplicación de análisis de riesgos en proyectos, persigue la
identificación de los riesgos que pueden tener un impacto significativo en su
desarrollo. En el caso de los proyectos de infraestructura y procesos de
superficie, la identificación de los riesgos busca el detallar los riesgos que
pueden afectar dichos proyectos; con la finalidad de elevar las oportunidades
y así lograr la culminación de los mismos; lo cual redunda en un incremento
de producción de las empresas y mayores ingresos a la nación. Por tal
motivo, resulta necesaria una propuesta de modelo para la gestión de riesgos
en los proyectos que llevan a cabo estas empresas.
Lo señalado conlleva a la propuesta del modelo objeto de la presente
investigación, el cual se erige sobre la base de los procesos principales del
análisis de riesgo, tales como: identificación, análisis cualitativo y cuantitativo,
plan de respuesta y acción y seguimiento y control para aquellos eventos
inesperados que pudieran afectar alguno o todos los objetivos del proyecto.
2. CONCEPTUALIZACIÓN El modelo para la gestión de riesgos en proyectos de infraestructura y
procesos de superficie, se define como aquel instrumento mediante el cual se
obtiene información de los riesgos, de tal forma que permita su manejo,
control, mitigación en los proyectos de las infraestructuras requeridas para el
manejo de los procesos de superficie en la industria petrolera; de manera de
permitir su identificación, manejo, respuesta y control de los mismos, para
una adecuada toma de decisiones durante el desarrollo de los proyectos.
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Este modelo, al ser implementado, contribuirá en la mejora en el
desarrollo de los proyectos del departamento de infraestructura y procesos
de superficie, con el fin de manejar los diversos escenarios, de presentarse,
en las distintas fases de los mismos
3. OBJETIVO DE LA METODOLOGÍA
Proporcionar a las empresas mixtas del sector petrolero del estado
Zulia de un conjunto de herramientas relacionadas con el análisis y gestión
de riesgos en proyectos, que permitan mediante su correcta aplicación
optimizar el desempeño de los mismos y maximizar el logro de los objetivos
establecidos.
4. ALCANCE La propuesta es aplicable a las empresas mixtas del sector petrolero del
estado Zulia; sin embargo, puede ser aplicada a cualquier empresa mixta del
sector petrolero a nivel nacional que involucre el desarrollo de proyectos de
infraestructura y procesos de superficie. Adicionalmente, esta metodología se
caracteriza por ser funcional, en el sentido que se describe como un enfoque
práctico y sistemático para la gestión de riesgos en los proyectos de
infraestructura y procesos de superficie del sector petrolero; el enfoque
práctico de dichas estrategias representa una orientación para el
establecimiento de criterios de aplicación con miras de controlar factores
amenazantes en dichos proyectos.
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5. MODELO PARA LA GESTIÓN DE RIESGOS EN PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURA Y PROCESOS DE SUPERFICIE EN LAS EMPRESAS MIXTAS DEL SECTOR PETROLERO DEL ESTADO ZULIA.
La identificación de riesgos en proyectos, tiene como fin el determinar
aquellos aspectos que pueden comprometer el alcanzar los objetivos
establecidos del proyecto, todo ello en base a que el equipo de proyecto sea
advertido de la existencia de los peligros (riesgos) u oportunidades que
comprometan lo objetivos o coadyuven a alcanzar los mismos. Una vez
identificados los riesgos, se procede a su análisis para evaluar la
probabilidad de ocurrencia e impacto; después, se procede a elaborar las
respuestas y controles de los mismos para, finalmente, llevar a cabo un
seguimiento y control de los mismos.
Adicional a lo anteriormente expuesto, las medidas tomadas deben ser
tomadas una vez se elabore un análisis de costo/beneficio para ver si son
justificables; considerando, en forma permanente, sus posibles impactos en
la rentabilidad del proyecto. Esta evaluación, debe ser un proceso continuo
con la finalidad de asegurar la adecuada ejecución del proyecto y que, al
mismo tiempo, se adapte a las condiciones cambiantes del entorno en todas
las fases del proyecto, desde su visualización hasta su puesta en marcha.
5.1 Fases del modelo para la gestión de riesgos en proyectos de infraestructura y procesos de superficie en las empresas mixtas del sector petrolero del estado Zulia.
La metodología para el análisis de riesgos en proyectos de
infraestructura y procesos de superficie en las empresas mixtas del sector
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petrolero del estado Zulia, consta de seis (07) fases: Planificación de la
Gestión de Riesgos, Identificación de Riesgos, Análisis Cualitativo de
Riesgos, Análisis Cuantitativo de Riesgos, Planificación de la Respuesta a
los Riesgos, Elaboración y Divulgación del Informe de Riesgo y, por último,
Seguimiento y Control de Riesgos. Se presenta el modelo en la siguiente
figura.
Figura 1. Cadena de valor del modelo para la gestión de riesgos en
proyectos de infraestructura y procesos de superficie. Fuente: elaboración propia (2017)
En este mismo contexto, el modelo propuesto y objeto de la presente
investigación, se limita a presentar el mismo; no es alcance de la describir las
actividades correspondientes a los procesos de apoyo y los procesos
gerenciales
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Fase I: Planificación de la gestión de riesgos.
En esta fase, el departamento o comisión designada para realizar el
control de los riesgos, deberá encargarse de las siguientes actividades:
1.- Roles y responsabilidades
2.- Estructura de la Gestión de riesgos;
3.- Metodologías para la gestión de riesgos:
4.- Categorías del riesgo;
5.- Matriz de probabilidad e impacto;
1.- Roles y responsabilidades: en esta parte, se designa al equipo que
estará gestionando los riesgos en el proyecto. Se designa los cargos y las
responsabilidades de cada uno de los integrantes del equipo. Entre los
integrantes del equipo se encuentran:
a.- Representante de la organización o negocio: Es el encargado del
financiamiento del proyecto; además de ser el encargado de los
requerimientos, aprobaciones y aceptaciones en el proyecto, también sobre
los umbrales de riesgos que esté dispuesto a tolerar. Asimismo, el
representante será el encargado de velar por la aplicación de las mejores
prácticas de ejecución de proyectos; así como el desarrollo de los análisis de
riesgos durante la duración del mismo. Este representante tendrá la última
palabra al momento de aprobar o no el plan de gestión de riesgos del
proyecto.
b.- Líder del proyecto: es el encargado de coordinar, dirigir y llevar a cabo
el análisis de riesgos del proyecto. El líder, se apoyará en la gerencia de
planificación y control. Asimismo, el líder tendrá las responsabilidades de: (a)
La aplicación correcta de esta metodología en el proyecto, (b) documentar
los registros del análisis de riesgos del proyecto, (c) implantar y hacer
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seguimiento al plan de mitigación resultante del análisis de riesgos, (d)
coordinar la elaboración del reporte final del análisis de riesgos de costo y
tiempo, (e) educar al equipo de proyecto en cuanto a las mejores prácticas
de gerencia del riesgo y (f) llevar a cabo la divulgación del plan de gestión de
riesgos y de los riesgos identificados al equipo de proyecto.
c.- El Equipo del Análisis de Riesgo del Proyecto: es un grupo
conformado por miembros de las distintas organizaciones del proyecto;
este equipo, debe ser integrado por miembros experimentados en sus
disciplinas y actividades diarias dentro de la organización. Se sugiere que
el equipo este integrado, al menos, por los siguientes miembros: a)
especialista del departamento de operaciones y mantenimiento, b)
especialista en ingeniería de procesos, c) especialista en sistemas de
tuberías y equipos mecánicos, d) especialista en planificación y control.
Este equipo, es responsable de:
Llevar a cabo los pasos aquí descritos para la elaboración del
Análisis de Riesgos del Proyecto durante su ejecución, identificar y evaluar
los riesgos para mitigarlos;
Desarrollo de plantillas y métricas con información relacionada al
proyecto y data histórica de proyectos similares.
Desarrollar el Plan de Mitigación para reducir los riesgos.
Incorporar la gerencia del riesgo en el proceso de planificación del
proyecto.
d.- Estructura de la gestión de riesgo en el proyecto: describe cómo se
realizará la gestión de riesgos en los proyectos. En el Cuadro 1, se muestra
a continuación la estructuración operativa de la gestión, en cuatro pasos y
los responsables de cada acción conjuntamente con el alcance de sus
responsabilidades.
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Cuadro 1. Estructura propuesta para la gestión de riesgos.
PASO # RESPONSABLE y ACCIONES
RESPONSABILIDADES
1
Representante de Negocios
1. Solicita a la Gerencia de Proyectos el Análisis. de Riesgos.
2
Líder del Proyecto
1. Preparar la sesión de evaluación de riesgos. 2. Establecer la fecha, el lugar y agenda. 3. Conformar el Equipo de Análisis de Riesgos
3
Equipo del Análisis de Riesgos
1. Recolectar data de entrada para la sesión de evaluación: factores de riesgo, información de costo, tiempo, tendencias, información histórica relevante y cualquier otra información necesaria para llevar acabo el análisis de riesgos. 2. Efectuar la sesión de evaluación de riesgos. 3. Identificar los riesgos. Agrupando los mismos según su tipo. 4. Llevar a cabo la evaluación cualitativa de los riesgos identificados, basado en el impacto potencial y las consecuencias de los riesgos en el proyecto. 5.Preparar y completar las matrices de riesgos de costo, tiempo. 6. Efectuar el análisis cuantitativo de riesgos utilizando un software especializado tal como: Crystal Ball, Risk o similar; usando el modelo de Montecarlo en las corridas y elaborar el informe resultante de la sesión de evaluación de riesgos (matrices de riesgos). 8. Prepara con los resultados del software especializado de análisis de riesgos 9. Completar el cuadro de mitigación de riesgos. 10. Implementar actividades de mitigación
4
Líder del Proyecto
1. Documentar los registros del Análisis de Riesgos . 2. Elaborar conjuntamente con el Equipo, el Informe del Análisis de Riesgos de Costo y Tiempo. 3 Divulgar el plan de gestión de riesgos y los riesgos asociados al proyecto. Fuente: Elaboración propia (2017)
Metodologías para el análisis de riesgos: el propósito de la
metodología es la de descubrir en forma sistemática las posibles
desviaciones que pueda ocurrir en el desarrollo del proyecto; segundo,
evaluar las probabilidades de estas desviaciones buscando minimizar las
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desviaciones a niveles aceptables en forma económica con la finalidad de
dar respuesta a los riesgos que pueden presentarse en los proyectos de
infraestructura y procesos de superficie. Se muestra en el siguiente diagrama
la metodología propuesta.
Requerimiento del Representante del
NegocioLíder del proyecto
Planificación de la Gestión de
RiesgosIdentificación de
los Riesgos
Análisis Cualitativo de los
Riesgos
Análisis Cuantitativo de los
Riesgos
Plan de Respuesta
Elaboración del Informe de Riesgos
Y Divulgación de Riesgos
Seguimiento y Control
Gestión del Riesgo en Proyectos de Infraestructura
y Procesos de Superficie
Aprobación del Representante del
Negocio
No
Sí
Figura 2. Metodología para la gestión de riesgos propuesta Fuente: elaboración propia (2017)
Categorías del Riesgo: En esta parte, se proporciona una estructura
que garantiza la identificación de los riesgos que se puedan presentar en los
proyectos de infraestructura y procesos de superficie. Aquí, se elabora una
propuesta de estructura de partición de riesgos; y de la matriz de riesgos; las
cuales serán llenadas una vez se desarrolle la fase de identificación de
riesgos del proyecto. Se muestran a continuación las propuestas de las
herramientas antes descritas.
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Tabla 1. Matriz de riesgos del proyecto
Actividad Riesgo Probabilidad Impacto Severidad Plan de
Contingencia
Fuente: elaboración propia (2017)
Riesgos del Proyecto
Internos Externos De la Organización
De la Dirección de Proyectos
Requisitos
Tecnología
Complejidad e Interfases
Rendimiento y Fiabilidad
Calidad
Sub Contratistas y Proveedores
Regulatorio
Mercado
Cliente
Clima
Dependencias del Proyecto
Recursos
Financiamiento
Priorización
Estimación
Planificación
Control
Comunicación
Figura 3. Estructura de partición de riesgos
Fuente: Guía del Pmbok (2013)
Matriz de probabilidad de impacto; en esta fase se establece el
método para priorizar los riesgos utilizando una tabla de búsqueda o una
Matriz de Probabilidad e Impacto. Se debe establecer las combinaciones
específicas de probabilidad e impacto que llevan a que un riesgo sea
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calificado como de importancia “alta”, “moderada” o “baja”, con la
correspondiente importancia para la respuesta al riesgo, que serán
utilizadas al momento de realizar el análisis cualitativo de riegos. Se propone
el uso de la matriz de probabilidad e impacto así como la matriz de escala de
impacto establecidas en el Pmbok (2013), las cuales se muestran a
continuación.
Tabla 2. Matriz de probabilidad e impacto
Fuente: Guía del Pmbok(2013)
Tabla 3. Matriz de escala de impacto de riesgos en el proyecto.
Fuente: Guía del Pmbok (2013)
Formato del Informe: el informe a ser presentado contentivo de los
riesgos asociados al proyecto, tendrá la siguiente estructura:
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A) Portada: En esta portada de sebe mostrar la organización, el nombre
del proyecto, casillas de aprobación del líder del proyecto y del
representante del negocio y la fecha de aprobación.
B) Índice de contenido: en esta parte se debe mostrar las secciones que
integran el informe.
C) Cuerpo del Informe: el cuerpo del informe estará conformado por las
siguientes secciones:
Alcance del proyecto: Se describe en esta sección el alcance del
proyecto a ser sometido a análisis.
Equipo evaluador: se describe en esta sección a los integrantes del equipo
que se encargará de llevar a cabo el análisis de riesgos. También se
describe el departamento al cual está adscrito cada uno de los miembros del
equipo.
I Identificación de Riesgos: aquí se detallan los riesgos que han sido
considerados por el equipo, se describe también el tipo de riesgo, su
clasificación dentro de la estructura de partición de riesgos; así como la
metodología utilizada para su identificación (tormenta de ideas, juicio de
expertos, etc).
Evaluación de probabilidad y consecuencias: en esta sección se
muestra la probabilidad de ocurrencia de los riesgos identificados y los
objetivos los cuales pueden verse afectados de ocurrir los mismos.
Conclusiones y Recomendaciones: se muestra en esta sección las
conclusiones de los análisis llevados a cabo y las recomendaciones a ser
tomadas para minimizar la ocurrencia de los riesgos en el proyecto.
Plan de la gestión de riesgos: para culminar la fase de planificación
de gestión de riesgos, se muestra la propuesta del plan de gestión de riesgos
del proyecto. Este plan, es un documento que estará conformado por las
siguientes secciones:
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Parte 1: Descripción
1.1 Proyecto.
1.2 Objetivos del proyecto.
1.2.1 Descripción del proyecto, tomada desde la estructura de
partición de trabajo.
1.2.2 Roles y responsabilidades.
1.3 Plan del proyecto con las líneas bases aprobadas.
1.4 Estimado de Costos del Proyecto.
Parte 2: Gerencia del Riesgo.
2.1 Políticas organizacionales sobre el riesgo
2.2 Tolerancia y umbrales de riesgo del representante del negocio.
Parte 3: Aproximación a la Gerencia del Riesgo
3.1 Definiciones.
3.2Tiempo y métricas.
3.3 Implementación.
3.3.1 Evaluación.
3.3.2 Seguimiento.
Parte 4: Proceso de evaluación de riesgos
4.1 Identificación de Riesgos.
4.2 Cualificación del Riesgo.
4.3 Cuantificación del Riesgo.
4.4 Plan de Respuesta, Seguimiento y Control.
Parte 5: Anexos.
Parte 6: Aprobaciones.
Fase II: Identificación de Riesgos
En esta fase, se lleva a cabo la identificación de los riesgos que pueden
afectar a los proyectos de infraestructura y procesos de superficie. En esta
fase, el equipo de análisis de riesgos se encarga de identificar aquellos
riesgos que pueden incidir tanto negativamente como positivamente en el
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proyecto; además, de desarrollar maneras de determinar una calificación
general para cada riesgo y, finalmente, definir los distintos niveles de
probabilidad e impacto de cada uno de ellos en las actividades del proyecto,
apoyándose en la matriz de probabilidad e impacto descrita en la fase
anterior.
Para llevar a cabo el proceso de identificación de riesgos, se sugiere el
uso de las siguientes técnicas: Tormenta de ideas con grupo
multidisciplinario de expertos que no pertenecen al equipo, el cual consiste
en reunir a un grupo multidisciplinario de especialistas en el área del proyecto
objeto del análisis de riesgo. Al grupo, se le coloca en antecedentes y a
manera de tormenta de ideas se identifican los posibles eventos de riesgo.
La ventaja de esta metodología consiste en que con ayuda del grupo se crea
una lista corta y concreta de evento de riesgo y su probabilidad de ocurrencia
el resultado de este método aporta un soporte sólido, lo que facilita la tarea
del analista de riesgos con un tiempo de respuesta corto.
Otra de las técnicas de recopilación de información es la técnica Delphi,
la cual es una forma de llegar a un consenso de expertos. Esta técnica,
ayuda a reducir sesgos en los datos y evita que cualquier persona ejerza
influencias impropias en el resultado. Consiste en contactar a especialistas
de diferentes disciplinas a través de cuestionarios (no personalmente)
relacionados con el proyecto al cual se le está realizando el análisis de
riesgo. Dicho cuestionario debe ser detallado, de manera de establecer
adecuadamente los posibles eventos de riesgo y sus probabilidades de
ocurrencia.
La ventaja de esta técnica es que evita el efecto llamado “Group Thinking”
lo cual significa que el grupo de especialistas no sea influenciado entre sí en
sus diagnósticos; sin embargo, su desventaja radica en que es difícil llgar a
un consenso entre los especialistas.
Otra herramienta a usar es la entrevista a experimentados del proyecto,
interesados y expertos en la materia puede servir para identificar riesgos que
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eventualmente estarían presente en el proyecto. Por último, se plantea
también como herramienta de identificación de riesgos un Análisis FODA
(Fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas). Esta técnica asegura el
examen del proyecto desde cada una de las perspectivas del análisis para
aumentar el espectro de los riesgos considerados; así como también el uso
de técnicas de diagramación (causa efecto, Ishikawa o diagrama de
influencias) los cuales pueden mostrar las influencias causales de los
riesgos, sus consecuencias, mecanismos de causalidad y otras relaciones.
En este contexto, se anexa en la Tabla 4 una lista de riesgos sugerida
que puede servir de punto de partida para este proceso. La lista presentada
contiene algunos de los riesgos más comunes que pueden afectar a un
proyecto de infraestructura y procesos de superficie; sin embargo, pueden
considerarse los mismos para otros tipos de proyectos.
Tabla 4. Lista de riesgos y su descripción
Tipo de Riesgo Descripción de los Riesgos
Externo Predecible
Condiciones del mercado – (por ejemplo: suministro
y precio de insumos, demanda, competencia, precio
del producto)
Condiciones operacionales – (por ejemplo: gastos)
Fluctuaciones de moneda
Tendencias de inflacionarias
Cambios en los impuestos
Influencia cultural
Condiciones de mercado para productos y servicios
de proyectos – (por ejemplo: talleres especializados,
contratistas, carga de trabajo, precios)
Condiciones ambientales
Externos Impredecibles
Peligros Naturales – (por ejemplo: tormentas,
inundaciones, terremotos)
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Tipo de Riesgo Descripción de los Riesgos
Eventos al azar – (por ejemplo: sabotaje,
vandalismo, colisiones)
Cambios reguladores – (por ejemplo: estándar de
diseño, producción,ambiente)
Influencia del gobierno
Técnicos
Internos
Condiciones heredadas – (por ejemplo: el “site”,
facilidades existentes, problemas ambientales)
Cambios en la tecnología
Manejo inapropiado de nueva tecnología
Riesgos de ”performance”
Técnicos Externos
Alcance pobre de definición y control
Carencia de planificación
Alineamiento y trabajo en equipo pobre
Estimados y tiempos de duración no realísticos
Retrasos en las aprobaciones de fondos y diseños
Gerencia de proyecto no efectiva
Recursos inadecuados
Aplicación no efectiva del procedimiento de Análisis
de Riesgos de Costo y
Tiempo.
Carencia de fondos propios
Seguridad pobre en la construcción
Relaciones adversas
Ejecución
Condiciones ambientales adversas
Baja efectividad en la contratación.
“Performance” pobre de la contratista y del
proveedor.
Condiciones adversas de labor, costos y
productividad.
Legales Licencias, patentes.
Riesgos contractuales.
Riesgos ambientales – (por ejemplo: permisos).
Fuente: Elaboración propia (2017)
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En este mismo orden y dirección y como parte del proceso del proceso
de identificación de riesgos, se debe identificar las fuentes de riesgo en los
proyectos. Se anexa en la Tabla 5 algunas fuentes de riesgos donde pueden
ser investigadas como fuentes de riesgos.
Tabla 5. Fuentes de riesgo
Fuente de Riesgo Descripción
Estudios y/o bibliografía procedente de la Industria
Información en bases de datos
comerciales.
Estudios académicos.
Estudios comparativos.
Proyectos Anteriores
Información de proyectos
anteriores archivados.
Planes de gestión de riesgos.
Lecciones aprendidas.
Alcance del proyecto Incertidumbres en las premisas del
proyecto
Plan de ejecución del proyecto Comprensión e identificación de
posibles riesgos del proyecto.
Fuente: Elaboración propia (2017)
Por último, se debe registrar los riesgos identificado en el proyecto. Para ello, se debe elaborar una lista de riesgos identificados, donde se
describan los riesgos identificados, incluidas sus causas y las premisas inciertas del proyecto; una lista de posibles respuestas, donde se algunas respuestas a los riesgos identificados; las causas de los decir, las condiciones o eventos que pueden dar lugar al riesgo
por último, la actualización de las categorías de riesgos ya que se generar riesgos que no fueron estipulados con anterioridad si se toma
una fuente los históricos de proyectos anteriores. Se resume en la
Figura 4 el proceso de identificación de riesgos del proyecto.
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Convocatoria al
Equipo para Llevar a cabo el
Análisis
Aplicar técnicas de Identificación
de Riesgos
Identificación de Riesgos
Descripción de los Riesgos
Registro y Documentación de los Riesgos
Lista de Riesgos del Proyecto
Determinar los Eventos
Desencadenantes de Riesgos
Estimar la Probabilidad
del Riesgo
Determinar los eventos
Desencadenantes del impacto y de
Pérdida Total
Analizar el Próximo Riesgo
Sí No
Conformación del equipo de Análisis de
Riesgos
¿Se Identificaron
todos los Riesgos del Proyecto?
Figura 4. Proceso de identificación de riesgos propuesto Fuente: Elaboración propia (2017).
En este mismo contexto, para la presente propuesta se muestra en la
Tabla 6 un esquema para identificar los riesgos propuesto por Creelman y
Smart (2013). Este esquema está compuesto por varias casillas, entre las
cuales están: a) objetivos: muestra los objetivos del proyecto que pueden ser
afectados por el riesgo identificado, b) causas del riesgo, c) riesgo
identificado; con una breve descripción del mismo, d) evaluación, controles y
pérdidas y por último, e) consecuencias identificadas del riesgo.
Tabla 6. Plantilla para identificación de riesgos.
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Objetivo del Proyecto
Causas
Riesgo Identificado
Consecuencias
Evaluación
Pérdidas
Controles
Fuente: Creelman y Smart (2013).
Fase III: Análisis cualitativo del riesgo.
La fase de identificación de riesgos genera una lista de los mismos la
cual puede resultar extensiva, y es necesario que se separen los riesgos más
importantes (o que pueden afectar en mayor medida al proyecto) de los
menos importantes. En esta fase del modelo, se incluyen los métodos para la
priorización de los riesgos, teniendo como entrada la lista de riesgos
identificados en la fase anterior, siendo los requerimientos mínimos para el
análisis cualitativo de riesgos: la lista de riesgos obtenida en la fase anterior y
la severidad percibida de cada uno de los riesgos identificados.
En este mismo contexto, para llevar a cabo la evaluación de
probabilidad e impacto de riesgos, pueden realizarse a través de entrevistas
o reuniones del equipo de análisis de riesgos utilizando las matrices de
probabilidad e impacto y la matriz de escala de impacto de riesgos en el
proyecto descritas en la fase I del presente modelo.
Como resultado del análisis cualitativo de los riesgos se elabora una
clasificación de los riesgos según su importancia, una categorización de los
riesgos, una lista de respuestas de aquellos riesgos que requieren una
respuesta urgente y, finalmente, una lista de riesgos de baja prioridad. En la
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Figura 5 se muestra el proceso de análisis cualitativo propuesto para el
presente modelo.
Evaluación de Probabilidad del
Riesgo
Lista de Riesgos Identificados
Clasificación de los Riesgos según
la Matriz de Probabilidad e
Impacto
Categorización de Riesgos
Clasificación y Categorización de Riesgos según su
Importancia
Lista de Respuestas a
Riesgos Urgentes
Lista de Respuestas a Riesgos poco
Urgentes
Reunión de Riesgos
|
Figura 5. Proceso de análisis cualitativo de riesgos.
Fuente: Elaboración propia (2017).
Fase IV: Análisis cuantitativo de riesgos
En esta fase, se construye un sólido sentido de las consecuencias
tangibles de ocurrencia de un evento, estimando con cierta precisión las
consecuencias de los eventos indeseados. En este sentido, una evaluación
cuantitativa se avoca a determinar las variabilidades en el proyecto, siendo
las más importantes tiempo y costo; tomando como entrada las
clasificaciones de los riesgos llevada a cabo en la fase de análisis cualitativo
de riesgos. Entre los valores a evaluar se encuentra en valor presente neto
(VPN), el tiempo estimado de culminación y tasa interna de retorno (TIR).
Por otra parte, en los lineamientos de evaluaciones económicas para
proyectos de inversión de capital (Leepic) de Pdvsa (2017) se establece que
todos los proyectos cuyos costos superen los 25 MM$ deben ser objeto de
un análisis de riesgos utilizando el método Montecarlo, con el fin de
determinar la probabilidad de alcanzar los indicadores arrojados durante la
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evaluación económica del mismo. Esta evaluación, puede llevarse a cabo
mediante las herramientas computacionales Oracle Crystal Ball™ y Palisade
Risk® entre otras.
Para el uso de este método se requiere, en primer lugar, la asignación
de distribuciones de probabilidad para las variables a estudiar, en donde se
debe definir la suposición o distribución de probabilidad (datos de
entrada).En la Figura 6, se muestra un ejemplo de asignación de distribución.
Figura 6. Asignación de distribución de probabolidad. Fuente: Elaboración propia (2017).
En este contexto, para asignar la distribución correspondiente se debe
realizar un análisis de bondad de los datos a través del simulador y,
posteriormente, asignar la distribución resultante de este análisis; sin
embargo, Cartay (2010) sugiere el uso de las distribuciones Beta, Uniforme y
la distribución triangular; esta última si se aplica juicio de expertos. Asimismo,
el Pmbok (2013) sugiere el uso de las distribuciones Triangular (también para
juicios de expertos) y la distribución Beta.
Una vez asignada la distribución, se debe establecer la variable de
previsión dentro de la simulación, este será el resultado obtenido una vez la
simulación sea corrida con la variación de los datos acorde a la distribución
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asignada a los datos de entrada. En la Figura 7, se muestra la asignación de
esta variable.
Figura 7. Asignación de variable de previsión. Fuente: Elaboración propia (2017).
Por último, una vez realizada la corrida, se analizan los resultados
obtenidos de las variables de estudio utilizando intervalo de confianza del
95%. De esta manera se verifica la influencia de los riesgos en las variables
de costo y tiempo del proyecto. Se muestra en la Figura 8 un ejemplo de los
valores obtenidos.
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Figura 8. Resultados de la corrida de Crystal Ball. Fuente: elaboración propia (2017).
Como resultado del análisis cuantitativo de riesgos, se elabora un
informe con las premisas asumidas, las distribuciones asignadas y las
previsiones; así como los resultados obtenidos donde se describen las
probabilidades de ocurrencia de los riesgos analizados. De este informe, se
desprende también la lista de riesgos los cuales deben ser atacados
inmediatamente para minimizar su impacto en el proyecto. En la Figura 9, se
muestra el diagrama de flujo del proceso de análisis cuantitativo de riesgos.
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Análisis Cuantitativo
Lista de Riesgos del Proceso de
Análisis Cualitativo
Asignación de Distribuciones de
Probabilidad
Asignación de Previsiones
Simulación
Análisis e Informe de Resultados
Lista de Riesgos Prioritarios en el
Proyecto
Reunión de Riesgos
Figura 9. Proceso de análisis cuantitativo de riesgos propuesto. Fuente: Elaboración propia (2017).
Fase IV: Plan de Respuesta a los riesgos
Esta fase del modelo se dirige en determinar las mejores estrategias
para manejar los riesgos que pueden suscitarse en el proyecto. La meta es ir
más allá de los análisis abstractos y preparar a los integrantes del proyecto
para la acción. Este plan, realiza después de los procesos Análisis
Cualitativo de Riesgos y Análisis Cuantitativo de Riesgos e incluye la
identificación y asignación de una o más personas (el “propietario de la
respuesta a los riesgos”) para que asuma la responsabilidad de cada
respuesta a los riesgos acordada.
En este contexto, el plan la respuesta a los riesgos abordará los
riesgos en función de su prioridad, introduciendo recursos y actividades en
el presupuesto, cronograma y plan de gestión del proyecto, según se
requiera, en función de las actividades y riesgos identificados, aportando
respuestas cónsonas que permitan el logro de los objetivos del proyecto.
El plan tendrá como insumos el informe de análisis cuantitativo de
riesgos, en donde se estructurará el plan acorde a los riesgos que tengan
164
mayor incidencia en el proyecto. Posteriormente, se definirán las estrategias
a seguir acorde a la naturaleza del proyecto, bien sea riesgo negativo o
riesgos positivos (oportunidades), para después definir las ventajas y
desventajas de dichas estrategias, el margen de contingencia y lo
requerimientos de la aplicación de dicho plan. Por último, esta fase tendrá
como salida el plan de respuesta de riesgos del proyecto. En la Figura 10 se
muestra la propuesta del plan de gestión de riesgos.
Desarrollo del Plan de Respuesta
Informe de Análisis
Cuantitativo
Definir las Estrategias para
los Riesgos
El Riesgo es Negativo
Definir Estrategias para los Riesgos
Negativos
Definir Estrategias para las
Oportunidades
Sí
No
Definir las Ventajas y
Desventajas de las Estrategias
Definir el Margen de Contingencia del Plan en caso
de ocurrir un Riesgo
Definir los Requerimientos
para la aplicación del Plan
Plan de Respuesta
Reunión de Plan de Respuesta de
Riesgos
Figura 10. Plan de respuesta de riesgos propuesto.
Fuente: elaboración propia (2017).
Adicionalmente, se propone la Tabla 7 para el plan de respuesta de
control de riesgos de proyectos de infraestructura y procesos de superficie.
165
Tabla 7. Propuesta del plan de gestión de riesgos de proyectos. Estrategia de Respuesta al Riesgo
Identificación del Riesgo
Riesgo Tipo Descripción
del Riesgo
Probabilidad Costo Tiempo
Acciones de Respuesta al Riesgo
Estrategias de Respuesta al Riesgo Responsable Frecuencia de
Revisión/ Hito
Descripción del plan de respuesta Impacto en
Costos
Impacto en
Tiempo
Fuente: elaboración propia (2017).
Fase VI: Elaboración del informe y divulgación de riesgos.
En esta fase del modelo, se elabora el informe resultante del proceso
de análisis cualitativo y cuantitativo de riesgos; donde se muestran los
riesgos identificados. Se propone la siguiente estructura para el informe de
riesgos:
Parte 1 1.- Alcance del proyecto.
2.- Antecedentes del proyecto.
Parte 2 3.- Metodología utilizada.
4.- Lista de riesgos identificados y su descripción.
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5.- Análisis cualitativo de los riesgos identificados.
6.- Análisis cuantitativo de los riesgos identificados.
Parte 3 7.- Plan de respuesta a los riesgos.
Parte 5
8.- Conclusiones.
9.- Recomendaciones.
En relación al punto 4: lista de riesgos identificados y su descripción, se
propone el uso de la Tabla 8, propuesta por Creelman y colaboradores
(2013) por considerarse completa para la descripción de los riesgos.
Tabla 8. Estructura propuesta para lista de identificación de riesgos
Objetivo del proyecto
Causas
Riesgo identificado: Consecuencias
Tipo: (externo, interno,
de la organización)
Tratamiento: (reducir,
evitar, mitigar, transferir)
Responsable:
Frecuencia de monitoreo:
Descripción del riesgo:
Fuente: Creelman y colaboradores (2013)
En este mismo contexto, una vez elaborado y aprobado el informe de
evaluación de riesgos, el mismo debe ser distribuido entre los miembros del
equipo de proyectos de infraestructura y procesos de superficie; con la
finalidad de dar a conocer sus resultados. Esta divulgación, puede hacerse
vía correo electrónico o distribución física del mismo. Una vez divulgado
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dicho informe, se hará seguimiento y control por parte del responsable
designado a los riesgos a aquellos que hayan resultado más críticos después
del análisis respectivo. En la Figura 11, Figura 11. Diagrama de flujo de
aprobación y divulgación de informe de riesgos.se muestra el proceso de
elaboración del informe y divulgación.
Reunión del Equipo de Riesgos
Elaboración del Informe de
Riesgos
Plan de Respuesta de Riesgos
Se Aprueba el Informe
Divulgación del Informe al Equipo
del Proyecto
Incorporar las Correcciones
Correspondientes
Sí
No
Figura 11. Diagrama de flujo de aprobación y divulgación de informe de riesgos.
Fuente: Elaboración propia (2017).
Fase VI: Seguimiento y control de los riesgos.
En esta fase del modelo, se monitorea constantemente los riesgos
realizando chequeos periódicos, según se haya establecido en el plan de
respuesta de riesgos, con la finalidad de determinar si algún riesgo o
situación adversa puede surgir; además de ejercer control al tomar las
acciones correspondientes para el manejo del riesgo. El monitoreo y control
de riesgos es un esfuerzo que se realiza durante todo el ciclo de vida del
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proyecto, de forma continua y debe ser supervisado para detectar riesgos
nuevos.
En este sentido, el seguimiento y control de riesgos e el proceso es proceso de identificar, analizar riesgos nuevos (o no considerados
fase de identificación de riesgos) y planificar la gestión de los mismos; como realizar es seguimiento de los nuevos riesgos identificados.
en este proceso se debe evaluar: a) los riesgos evaluados mantienen su estado o han cambiado de estados, b) se están siguiendo políticas de
adecuadas, c) mantener o modificar las reservas de contingencias para riesgos, d) actualizar o no el plan de respuesta de riesgos. Se muestra
en la
Figura 12 el proceso de monitoreo y control de riesgos propuesto en la
presente investigación.
Convocatoria a
Reunión de Seguimiento y
Control
¿Se requiere aplicar el plan de
contingencia?
Plan de Respuesta
Se eleva la consulta al
Representante del Negocio
Lista de Riesgos Actualizada
Sí
Verificar Premisas Asumidas
Comparar los Resultados
Obtenidos con los Resultados del
Plan
Revisar Eventos Desencadenantes de
Riesgos
Identificación de Nuevos Riesgos
No
Se identificaron
Nuevos Riesgos
Evaluar Riesgos
Elaborar Plan de Respuesta
de Nuevos Riesgos
Realizar Seguimiento a
Riesgos
No
Sí
Figura 12. Proceso de seguimiento y control propuesto. Fuente: elaboración propia (2017)
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Por último, el líder o encargado de la respuesta a a los riesgos informa
periódicamente al representante del negocio acerca de la efectividad del
plan, de cualquier efecto no anticipado y cualquier corrección sobre la
marcha que sea necesaria para gestionar el riesgo correctamente. De esto,
se desprende que el proceso es de carácter dinámico puesto que, al
actualizarse las bases de datos de lecciones aprendidas, se enriquecen los
históricos de riesgos, los cuales serán insumos para futuros análisis de
riesgos.
6. FACTIBILIDAD DE LA PROPUESTA En un contexto más amplio, las propuestas se realizan a través de
análisis de factibilidad más profundos que se completan durante la fa se de
diseño de la misma; es decir, se realiza durante la consideración de la
evaluación de alternativas propuestas. En estos estudios, se consideran
aspectos técnicos, económicos, y operacionales.
Dada la carencia de un modelo para la gestión de riesgos en proyectos,
la propuesta se considera factible desde todo punto de vista por cuanto es
necesaria una herramienta para gestionar eficientemente los riesgos que
eventualmente pueden presentarse. Esto se deriva que la empresa cuenta
con recursos económicos, técnicos y humanos para la aplicación de la
presente propuesta.