capÍtulo v propuesta factores de Éxito para el desarrollo...
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CAPÍTULO V
PROPUESTA
FACTORES DE ÉXITO PARA EL DESARROLLO DE PROYECTOS DE
INVERSIÓN DE CAPITAL EN PDVSA INGENIERÍA Y CONSTRUCCIÓN
Se presenta el diseño de la propuesta con la cual se busca satisfacer
los resultados obtenidos del diagnóstico, orientado a promover los factores
de éxito que intervienen en el desarrollo de proyectos de inversión de capital
en Pdvsa Ingeniería y Construcción, siguiendo un proceso derivado del
producto de las necesidades y debilidades plasmadas a través de dicho
diagnóstico.
1. CONCEPTUALIZACIÓN DE LA PROPUESTA.
La propuesta planteada queda definida conceptualmente como el
conjunto de factores internos y externos que intervienen en el desarrollo de
proyectos de inversión de capital, para generar procesos, productos y
servicios de ingeniería y construcción orientados a la satisfacción de las
necesidades y requerimientos de los clientes de Pdvsa Ingeniería y
Construcción (proyectos de PDVSA casa matriz, otras filiales de Pdvsa y
demás entes del Estado), para su ejecución a tiempo, dentro del presupuesto
y nivel de calidad exigidos.
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2. OBJETIVO GENERAL DE LA PROPUESTA.
La propuesta que se plantea tiene como objetivo establecer los factores
de éxito, para que las organizaciones ejecutoras de proyectos dentro de
Pdvsa Ingeniería y Construcción puedan desarrollar estos de manera
exitosa, a través de herramientas prácticas que permitan realizar las
gestiones de manera adecuada, otorgando al personal de proyectos un papel
privilegiado, dotándolos de capacidades para planificar, organizar,
administrar, evaluar riesgos y tomar decisiones con actitud orientada al logro
de resultados, de manera tal, puedan cumplirse las metas trazadas de
finalizar los proyectos a tiempo, dentro del presupuesto y con las
especificaciones requeridas por los clientes.
3. ALCANCE DE LA PROPUESTA.
La propuesta fue concebida para ser aplicada sobre la filial de Pdvsa
Ingeniería y Construcción tanto a nivel regional en el área de occidente como
a nivel nacional, sin discriminar el tamaño o tipo de servicio prestado, por ser
dicha propuesta integradora, transformadora y catalizadora en el área de
desarrollo de proyectos, debido a que esta orienta a los equipos y procesos
de trabajo, hacia la satisfacción de los clientes ya mencionados, a través de
servicios y productos.
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4. ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA.
En la gráfica 1 que se muestra abajo se visualiza el esquema global de
la propuesta planteada, donde se identifican los factores de éxito que
intervienen en el desarrollo de proyectos de inversión de capital en Pdvsa
Ingeniería y Construcción. Se pueden observar en el bloque ubicado hacia la
parte inferior derecha los factores de éxito internos, que consisten en:
Integración, alcance, tiempo, costo, calidad, recursos humanos,
comunicación, riesgos y adquisiciones. En la parte superior izquierda
aparecen los factores externos, que consisten en: Económicos, políticos,
jurídicos, sociales, físicos y tecnológicos.
Todos los anteriores factores, tanto internos como externos, intervienen
y deben ser considerados sobre cada una de las fases del ciclo de vida del
proyecto, las cual se observan sobre el bloque ubicado en el área superior
derecha, es decir el inicio, la planificación, la ejecución, seguimiento y control
y finalmente el cierre del proyecto. Aquí es importante resaltar que no todos
los factores tienen el mismo grado de incidencia sobre cada una de las fases,
ya que cada fase posee procesos particulares que la diferencian de las
demás.
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Gráfica 1. Diagrama de estructura de la propuesta. Fuente: Molina (2012).
Con base a lo descrito anteriormente, a continuación se particularizan
los factores de éxito internos y externos para cada una de las fases del ciclo
de vida del proyecto.
Fase de Inicio
Está primera fase está compuesta por aquellos procesos realizados
para definir un nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto ya existente.
En el caso de Pdvsa Ingeniería y Construcción pueden presentarse ambas
situaciones, ya que desarrolla tanto proyectos propios desde la fase de
visualización, como proyectos de otras gerencias de PDVSA y
gubernamentales ya visualizados.
EconómicosEconómicos
Políticos
Jurídicos
Sociales
Físicos
TecnológicosFAC
TO
RE
S E
XT
ER
NO
SFA
CT
OR
ES
EX
TE
RN
OS
Inicio
Planificación
Ejecución
Seguimiento y Control
Cierre
LineamientosEstratégicosLineamientosEstratégicosVisión, Misión, Objetivos,Metas, Alcance, Ejecuc.
CalidadCostoTiempoAlcanceIntegración
AdquisicionesRiesgosComunicaciónRecursos Humanos
FACTORES INTERNOS
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En el caso de proyectos nuevos, se define el alcance inicial y se
comprometen los recursos financieros iniciales. Se identifican los interesados
internos y externos que van a interactuar y ejercer alguna influencia sobre el
resultado global del proyecto.
Factores Internos de Éxito de la fase de Inicio
Dentro del contexto particular de Pdvsa Ingeniería y Construcción todos
los factores de éxito internos deben ser considerados durante la fase de
inicio del proyecto. En este sentido, es recomendable que los factores
internos sean evaluados mediante un análisis F.O.D.A. (Fortalezas,
Oportunidades, Debilidades, Amenazas) que se realiza como parte de los
ciclos de planificación. Estos análisis se efectúan en equipo con la
participación de todos los interesados del proyecto específico que se esté
desarrollando.
Sobre el factor Integración es importante resaltar que deberá ser
responsabilidad de las unidades de Planificación, así mismo recae sobre
dichas unidades el desarrollo del análisis F.O.D.A.
En el factor Alcance es importante considerar para la formulación de los
objetivos y propósitos del proyecto se deben tomar en consideración los
elementos del plan corporativo recibidos al inicio por Pdvsa Ingeniería y
Construcción, tales como: Productos y volúmenes de producción, calidad de
los productos, alimentación requerida (volumen y calidad), tiempo de
desarrollo estimado y qué tan sensible es para la ventana de oportunidad del
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negocio, las premisas consideradas para establecer estos objetivos y
propósitos, requerimiento de pruebas / investigación adicional para verificar
estos objetivos y propósitos, el margen de incertidumbre o la banda de
variación de estos objetivos para el análisis de sensibilidades, la
dependencia y relación con otros proyectos del plan. El Alcance en esta fase
debe contemplar un desarrollo preliminar del proyecto a objeto de verificar si
la idea tiene los méritos suficientes para proseguir analizándola y
desarrollándola.
En cuanto a los factores Tiempo y Costos, para la formulación de un
proyecto de la cartera de Pdvsa Ingeniería y Construcción se debe
considerar el Plan de Negocios corporativo a 10 años, tomando en
consideración una cantidad limitada de recursos, jerarquizados y aprobados
por Pdvsa casa matriz o el cliente en particular. Esto busca maximizar el
valor creado para la nación, asegurando la solvencia financiera de la
empresa en el corto y largo plazo.
El factor Calidad debe ser considerado desde el Inicio del proyecto, e
incluye los procesos y actividades de la organización ejecutante que
determinan responsabilidades, objetivos y políticas de calidad a fin de que el
proyecto satisfaga las necesidades por las cuales fue emprendido. En este
sentido es factor clave que en Pdvsa Ingeniería y Construcción se
implemente el sistema de aseguramiento y control de la calidad diseñado
por la Unidad de Calidad y Productividad de la filial, así como las guías,
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políticas y procedimientos de Pdvsa casa matriz, con actividades de mejora
continua de los procesos llevados a cabo durante todo el proyecto.
En el factor Recursos Humanos es esencial, que durante la fase de
inicio de un proyecto, se seleccione el equipo de trabajo adecuado, para ello
la unidad respectiva de Pdvsa Ingeniería y Construcción debe tener en
cuenta que la consideración más crítica para el éxito del equipo, son los
atributos de sus miembros para que pueda lograr sus objetivos. Dichos
atributos son la Experiencia (conocimiento cabal de los elementos clave del
proyecto), la Capacidad (habilidad de ejecutar las tareas requeridas por el
proyecto) y la Autoridad (capacidad de tomar decisiones). También debe
tomarse en consideración que el número de participantes no es lo más
importante, sino la experiencia.
Otro elemento a considerar relativo a los Recursos Humanos en la fase
de Inicio es que, cuando se seleccionan los miembros clave del equipo, es
deseable considerar su permanencia a lo largo de la vida del proyecto. La
continuidad ayuda a garantizar el cumplimiento del objetivo e intenciones
originales ya que se cuenta con los antecedentes, las razones que
soportaron las decisiones, etc. Se busca evitar que cambios en los miembros
clave del equipo afecten negativamente los resultados del proyecto.
En cuanto al factor de Comunicación debe existir el compromiso del
equipo donde el líder deberá ayudar a los miembros del equipo a lograr sus
metas y los miembros se apoyarán, colaborarán y se comunicarán
abiertamente y libremente unos con otros. Las agendas personales no
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pueden ser más importantes que la agenda establecida por el equipo. Los
conflictos se deben abordar abiertamente, en un ambiente de comunicación
honesto y constructivo.
Aunque en el caso particular de la filial Pdvsa Ingeniería y Construcción
los proyectos ya poseen la ingeniería conceptual completamente
desarrollada, es importante indicar que durante la fase de inicio el factor de
éxito interno denominado Riesgo debe ser considerado a través de la
elaboración de un análisis de riesgos del negocio, desarrollando un modelo
financiero computarizado para cada opción. Esto permite mostrar el
desempeño o resultado esperado de la opción, desde el punto de vista
económico, bajo un conjunto de condiciones que pueden variar. De esta
manera se puede examinar cada opción bajo diferentes escenarios
económicos. Se puede adicionalmente variar las cifras de este caso base
para crear sensibilidades, las cuales tendrán probabilidades de ocurrencia
diferentes. Con esto, se cubrirá el espectro de posibilidades incorporando así
el riesgo dentro del análisis. Un método clásico de este tipo de análisis lo
constituye el método de Montecarlo.
Factores Externos de Éxito de la fase de Inicio
El factor Económico es uno de los factores de mayor preponderancia al
Inicio del proyecto, especialmente se debe prever que una vez que se tenga
estimado el monto de la inversión y el plan para la ejecución del proyecto, se
procede con estos datos a establecer la rentabilidad del mismo, a fin de
establecer su jerarquización dentro de la cartera de proyectos que conforman
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la base de recursos. En relación a esto el indicador económico más
importante es el valor previsto para el barril de petróleo a nivel internacional,
el cual determinará la factibilidad económica del proyecto. Normalmente en
los proyectos desarrollados por Pdvsa Ingeniería y Construcción estos
factores de tipo económico ya han sido considerados por el cliente o dueño
del proyecto durante el inicio.
Podrían existir factores de tipo Político y Social a considerar durante el
Inicio del proyecto, por ejemplo: El Gobierno podría estar interesado en
desarrollar un área definida, desde el punto de vista social o de cualquier
otro. Ejemplo de lo anterior han sido los planes recientes de desarrollar
instalaciones como refinerías en áreas no tradicionales con el objeto de
impulsar el desarrollo económico en zonas deprimidas del país. En este
caso, al inicio del proyecto se deben considerar estas complicaciones y
ajustar el tiempo y el costo, ya que seguramente más adelante durante la
fase de ejecución estos factores, en especial el factor social, afectará el
normal desenvolvimiento del proyecto, tal como ha ocurrido en el proyecto
“Suministro Falcón-Zulia” (SUFAZ) desarrollado actualmente por Pdvsa
Ingeniería y Construcción, en el cual las comunidades han llegado incluso a
paralizar las obras de construcción en demanda de solicitudes de diversa
índole.
Desde el punto de vista de los factores Jurídicos, al Inicio del proyecto
no existen mayores elementos a considerar salvo las posibles regulaciones
del marco legal y de patentes de la tecnología a seleccionar, los impuestos
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locales dependiendo del sitio seleccionado para el proyecto y las
restricciones previstas en las leyes ambientales.
En el caso de Inicio de un proyecto nuevo uno de los factores Físicos
más importantes es la de evaluación del sitio, el cual consiste en la
ponderación de las fortalezas y debilidades de las diferentes ubicaciones,
para cumplir con los requerimientos del dueño del proyecto, buscando
maximizar los beneficios para el dueño. Para lograr esto se desea que las
posibles ubicaciones geográficas de las instalaciones a construir, estén cerca
de: los clientes (mercados), el suministro de la materia prima, donde los
costos de labor sean menores, donde existan servicios adecuados, de otras
plantas relacionadas, o una combinación de lo anterior. También puede
considerarse una optimización del uso de la infraestructura existente, tales
como: tuberías, líneas de conexión, etc.
Otro factor muy relevante al Inicio del proyecto es el Tecnológico, ya
que es preponderante para el futuro éxito del proyecto que todas las
opciones tecnológicas sean cuidadosamente analizadas para asegurar que
la selección de la correcta de acuerdo a las necesidades, de esta manera el
proyecto tendrá un comienzo fundamentado sobre bases firmes.
Normalmente la selección de la tecnología del proyecto se hace con base en
varias tecnologías en competencia y posiblemente alguna tecnología
desarrollada dentro de la Corporación (en este caso por el INTEVEP). Para
ello se deben seguir una serie de pasos en secuencia que van desde
Identificar las tecnologías disponibles, contactar a los licenciantes de
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tecnología y evaluarlos, visitar plantas que utilicen las tecnologías evaluadas,
realizar análisis técnico–económicos para la selección preliminar de la
tecnología, hasta finalmente realizar la selección definitiva de la tecnología.
Fase de Planificación
En esta fase se contemplan aquellos procesos requeridos para
establecer el alcance del proyecto, refinar los objetivos planteados desde el
Inicio y definir el curso de acción necesario para alcanzar los objetivos para
cuyo logro se emprendió el proyecto.
El propósito de esta fase es desarrollar en detalle el alcance y los
planes de ejecución de la opción seleccionada para:
Permitir a la filial PDVSA Ingeniería y Construcción comprometer los
fondos u obtener el financiamiento requerido para ejecutar el proyecto.
Preparar la documentación que sirva de base para la ingeniería de
detalle y la contratación de la ejecución del proyecto.
Confirmar si el valor esperado del proyecto cumple con los objetivos del
negocio.
Factores Internos de Éxito de la fase de Planificación
En el factor Alcance para esta fase se deben identificar y abordar con
los detalles necesarios todos los elementos claves, a objeto de comunicar los
requerimientos claves del proyecto a los responsables de completar las fases
siguientes de diseño, estimaciones de costos y gerencia del proyecto. Los
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miembros del equipo de planificación del proyecto deben revisar
continuamente y actualizar el alcance, para reflejar lo ganado durante las
actividades ejecutadas en el desarrollo de la ingeniería básica.
En cuanto al factor Tiempo los elementos a considerar en el proceso de
planificación preliminar del proyecto son:
Mientras más temprano se planifique el proyecto mayor será la
posibilidad de acortar el tiempo de ejecución.
Mientras más temprano se pueda dividir las tareas mayores en
subtareas más pequeñas, autosuficientes y ejecutables independientemente
de las demás, menor será la duración de la planificación del proyecto, ya que
se podrán acometer varias subtareas simultáneamente.
El factor Costo es preponderante en esta fase de Planificación, ya que
una vez precisado el alcance y elaborado el diseño básico, deberá
prepararse un presupuesto firme del proyecto, denominado en PDVSA como
Estimado Clase II, con en un grado de precisión y confiabilidad suficientes
para solicitar y obtener los fondos necesarios para la posterior ejecución del
proyecto. Puesto que el nivel de definición es mayor para este tipo de
estimado, se reduce a un mínimo el riesgo de desviaciones presupuestarias
y en tiempo durante las fases posteriores. Eso redunda en optimar el
rendimiento y retorno de las inversiones de la Corporación. En este sentido la
filial Pdvsa Ingeniería y Construcción cuenta con una unidad de Costos la
cual estará encargada de elaborar los estimados de costos requeridos y así
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garantizar la puesta en práctica de este factor de éxito en cada proyecto
desarrollado.
En cuanto al factor Calidad este se hace más evidente y relevante en la
precisión con la cual debería obtenerse la información necesaria para
elaborar los estimados de costos y la evaluación de riesgos, ya que cualquier
imprecisión por falta de calidad de la información podría conducir a metas
irrealizables y a una ineficiente planificación. Sobre este particular Pdvsa
Ingeniería y Construcción cuenta con unidades de Calidad y Productividad
las cuales deberán estar encargadas de fijar los lineamientos necesarios
para este propósito.
Uno de los factores internos de éxito de mayor peso durante la fase de
Planificación es un adecuado análisis de Riesgos ya que contribuye a
disminuir la posibilidad de exceder los límites establecidos en cuanto a costo,
tiempo de ejecución y factibilidad técnica. Dicha evaluación de riesgos debe
ser cualitativa y cuantitativa y abarca una amplia serie de elementos a
considerar durante todas las fases del proyecto incluyendo las de
construcción y arranque.
Un elemento importante en la identificación del riesgo es la experiencia
del personal clave del proyecto ya que es una tarea difícil, ya que no existen
procedimientos infalibles que puedan ser utilizados para identificarlos. Debe
tenerse en cuenta que todos los participantes del proyecto deben darle
importancia a aquellas áreas de incertidumbre que producen pérdidas
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cuantiosas e, igualmente, a aquellas incertidumbres pequeñas que producen
pérdidas menores, pero que se producen con frecuencia.
Respecto al factor Adquisiciones (Procura) este es uno de los de mayor
relevancia para esta fase en Pdvsa Ingeniería y Construcción, ya que esta
filial por lo general desarrolla proyectos de gran envergadura, donde se
requieren adquirir equipos y materiales costosos y de largo tiempo de
entrega, por tanto es importante resaltar que durante esta fase se debe
prever a tiempo de la información necesaria y detallada para la compra de
dichos equipos, a fin de obtenerlos lo antes posible.
Factores Externos de Éxito de la fase de Planificación
En la fase de Planificación el factor Económico debe considerarse sobre
todo durante la preparación de los estimados de costo, los cuales
generalmente se producen y someten a valor constante; es decir, en
monedas de un mismo poder adquisitivo, y por ende dependiendo del
cronograma de ejecución del proyecto y del efecto inflacionario del momento
y a la paridad cambiaria, los desembolsos del proyecto y, por ende, el
presupuesto total se deben ir ajustando utilizando los índices respectivos.
El factor Jurídico es sumamente importante en la fase de Planificación
debido a que en esta es donde se establece el proceso de contratación de
uno o más contratistas, a través de un contrato que tiene carácter legal, ya
que los compromisos que se acuerdan entre las partes pasan a ser de
obligatorio cumplimiento ante la ley, por ello es importante asegurar que
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queden establecidas las bases para liquidar reclamos y para resolver
querellas por vía judicial.
Debido a lo anterior, es importante el involucramiento de expertos en la
materia como lo son los departamentos legales de las empresas en el
proceso de contratación, y también es obligatorio por normativa interna y
legal que en todo momento esté asegurada la transparencia del proceso de
contratación. Respecto a lo anterior en Pdvsa Ingeniería y Construcción se
cuenta con unidades de Contratación y con Comisiones de Licitación
encargadas de velar por la aplicación de los términos establecidos en las
leyes y en la normativa interna de Pdvsa para la contratación de bienes y
servicios.
En esta fase uno de los factores de éxito externos a tener en cuenta es
el de desarrollar un plan de aseguramiento Tecnológico considerando
aspectos tales como: Evaluación de la tecnología, selección del contratista
de ingeniería, acuerdos de transferencia de tecnología, y además asegurar
que en las fases posteriores de ejecución se cuente con adiestramiento del
personal, asistencia durante el arranque y un soporte continuo durante las
operaciones.
En este sentido las gerencias de proyectos en Pdvsa Ingeniería y
Construcción deben considerar que todo el énfasis que se haga sobre la
importancia del adiestramiento técnico del personal nunca resultará
exagerado, ya que el conocimiento y dominio de la tecnología es importante
para resolver problemas operacionales. El adiestramiento puede ser
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brindado directamente a todo el personal, o puede ser dado al personal
profesional de mayor nivel, quien a su vez, se encargaría del entrenamiento
final. Esto es especialmente importante si se considera que no todo el
personal habla otros idiomas, particularmente el inglés, ni tampoco los
instructores extranjeros están tan familiarizados con la idiosincrasia criolla
como lo están nuestros propios profesionales. Una combinación de ambos
esquemas es lo que normalmente debería suceder.
Fase de Ejecución.
A esta fase se llega una vez finaliza la de Planificación con la
autorización correspondiente de los fondos necesarios, y consiste en
desarrollar todos aquellos procesos requeridos para completar el trabajo
definido en la fase de planificación, a fin de materializar el proyecto,
cumpliendo con las especificaciones del mismo, hasta lograr la completación
mecánica de las instalaciones.
Como se mencionó anteriormente, gran parte del presupuesto del
proyecto se utilizará en el desarrollo de esta fase ya que es cuando se
construye la instalación, y es importante destacar que contar con una
excelente planificación y definición de un proyecto no garantiza una
ejecución con similar resultado sino se tiene el mayor cuidado posible,
especialmente en el proceso de contratación.
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Factores Internos de Éxito de la fase de Ejecución
Respecto al Alcance en esta fase se elabora la ingeniería de detalles
del proyecto. En Pdvsa Ingeniería y Construcción esta actividad normalmente
la ejecutan empresas consultoras de ingeniería, aunque ciertos proyectos en
la división de Oriente ha sido ejecutada por esfuerzo propio. En cualquier
caso la ingeniería de detalles se fundamenta en el diseño básico ejecutado
en la fase previa de planificación del proyecto. No obstante, al iniciarse esta
actividad, se debe realizar una revisión de la ingeniería básica, a fin de
adecuar y actualizar el proyecto a posibles nuevas exigencias,
redimensionamientos, cambios en el entorno, nuevas políticas oficiales e
incluso nuevos objetivos del proyecto. Es necesario que el consultor realice
visitas de campo para verificar la información referente al sitio de ubicación e
instalaciones conexas.
Sobre el factor Tiempo es importante destacar que, debido a los lapsos
prolongados que se requieren para ejecutar las actividades de contratación y
a objeto de no impactar las fechas propuestas de ejecución y completación,
es recomendable empezar, en lo posible, algunas de las actividades del
proceso de contratación durante la fase de Planificación, esto se ha venido
aplicando en Pdvsa Ingeniería y Construcción, pero aquí es importante
indicar que esta práctica puede ser aplicada siempre y cuando no se
adquieran compromisos que podrían significar erogaciones excesivas de
dinero por parte de contratistas u obligaciones de pago por parte del dueño, y
que las mismas estén debidamente justificadas y aprobadas por el nivel
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correspondiente. El adelantar la aprobación de la estrategia de contratación,
por ejemplo, no comporta compromisos y siempre puede suspenderse el
proceso en caso de no ser luego aprobado o diferido el presupuesto
correspondiente del proyecto por cualquier razón.
En cuanto al factor Calidad en esta fase de Ejecución es importante que
entre las prácticas que deben seguirse en la supervisión de la ejecución de la
ingeniería de detalles se le exija a la empresa consultora el plan de
aseguramiento de la calidad, asegurando que las bases de diseño estén
completas, claramente definidas y aprobadas por todos los involucrados.
Igualmente, se debe definir una secuencia de generación de documentos de
la ingeniería de detalles, a efectos de adecuar el plan de construcción a esta
secuencia. El plan de ejecución de la ingeniería debe estar en concordancia
con el de fabricación y construcción.
Este factor Calidad debe ser tomado en cuenta de manera similar en la
procura de materiales y equipos y esto se logra, básicamente, mediante la
coordinación de programas de seguimiento, control y aseguramiento de
calidad de los materiales, dependiendo del tipo de rubro en la orden de
compra, pero incluye detalles como: Análisis químico certificado del acero u
otro material, propiedades físicas de materiales específicos de la orden,
inspección por defectos en metales u otros materiales de construcción,
verificación de dimensiones, tolerancias, ubicación de conexiones, de tal
manera que los equipos, partes, etc. no se deben instalar hasta que hayan
pasado la inspección y fueran aprobados para la instalación.
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Asimismo antes y durante el desarrollo de las actividades de
construcción del proyecto se debe velar que un plan de aseguramiento y
control de calidad sea discutido y acordado con el contratista. Actualmente
esto se está aplicando minuciosamente para el proyecto “SUFAZ”
desarrollado por la división Occidente de Pdvsa Ingeniería y Construcción y
se recomienda sea aplicado de la misma manera en cualquier proyecto para
incrementar las posibilidades de éxito durante esta fase de ejecución.
En Pdvsa Ingeniería y Construcción otro factor de éxito importante en la
fase de Ejecución es la Procura de materiales y equipos ya que esta
actividad es primordial para lograr la ejecución (construcción) del proyecto
dentro del tiempo y calidad planificados. Para ello se debe realizar una
gestión de seguimiento al suplidor o fabricante a objeto de que cumpla con
las fechas de entrega ofrecidas. Dependiendo de la situación, se pueden
usar, en una forma regular, llamadas telefónicas, correos electrónicos y
visitas personales. Los reportes por teléfono son suficientes sólo como
verificación rutinaria, pero es importante tener un reporte escrito al menos
mensual. La visita personal para los renglones críticos es importante para
corroborar el informe escrito.
Factores Externos de Éxito de la fase de Ejecución
En relación al factor Económico en la fase de Ejecución se empiezan a
llevar actividades relacionadas con facturación y pago por los trabajos
ejecutados por las empresas consultoras y contratistas. Sobre este particular
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existen aspectos importantes que deben ser considerados por las unidades
de Finanzas de Pdvsa Ingeniería y Construcción en relación con la
facturación y pagos a las empresas contratistas, entre estos están: Las
partes deben acordar los requerimientos básicos (formas por utilizar y los
documentos de soporte por anexar tales como valuaciones), los
procedimientos de trabajo del contratista deben incluir los pasos en detalle
para la implantación del proceso de facturación y pago, los cuales deben
estar en concordancia con los procedimientos administrativos de PDVSA
I&C, opciones para pagar (por paquetes de trabajo, por hitos o por avance de
obra), lapsos, período cubierto en cada valuación de obra, fecha para
someter la factura, plazo para pagar, adelanto de fondos / flujos de caja,
retenciones a aplicar, pago en diferentes tipos de moneda / tasas de cambio.
El factor Jurídico es uno de los más importantes en esta fase ya que
todos los procesos de contratación que se lleven para contratar la ingeniería
de detalles, la procura de materiales y la construcción de la obra se rigen por
la Ley de Contrataciones Públicas vigente y su reglamento especial, además
de la normativa interna de la Corporación (Manual de Contratación de
PDVSA), los cuales estipulan procedimientos muy pormenorizados para los
procesos de contrataciones.
Como se describió anteriormente, algunas actividades de contratación
pueden ser adelantadas durante la fase de planificación para ganar tiempo,
pero siempre teniendo en mente que no se deberá otorgar una buena pro, ni
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firmar ningún tipo de contrato que no esté debidamente soportado por un
presupuesto aprobado.
En el proceso de contratación, la claridad y el entendimiento son
factores esenciales para el éxito. En este sentido se prefiere un proceso de
licitación formal, dentro del cual esté completamente claro el proceso en sí,
tanto en su forma general como en todos sus detalles. Por razones éticas y
de justicia y por resultar conveniente para todos, se debe asegurar que todos
los contratistas participantes reciban la misma información.
En esta fase de Ejecución el factor Tecnológico se enmarca
específicamente dentro del plan de aseguramiento tecnológico que fue
desarrollado durante la fase de planificación. La asistencia tecnológica
proviene principalmente de dos fuentes: del licenciante de la tecnología y de
los proveedores de partes y equipos. Se recomienda que muchas de estas
actividades se hagan de forma paralela a la ejecución de la ingeniería de
detalles.
Entre las actividades de los planes de aseguramiento tecnológico que
se deben desarrollar en Pdvsa Ingeniería y Construcción deberán incluirse
aspectos tales como: Consultas de ingeniería, revisión de los planos de
detalles de los proveedores, adiestramiento del personal facilitando las
visitas a instalaciones durante operación normal, paradas, mantenimiento
mayor y arranques, asistencia para el momento en que se haga el arranque,
elaboración del manual de operaciones, asistencia para la prueba de
capacidad, asistencia a la organización de mantenimiento del dueño para la
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elaboración de los planes y manuales de mantenimiento en lo que respecta a
los equipos diseñados según la tecnología del licenciante, soporte continuo
durante la operación posterior de la instalación.
Fase de Seguimiento y Control.
En esta fase se desarrollan aquellos procesos requeridos para
supervisar, analizar y regular el progreso y el desempeño del proyecto, para
identificar áreas en las que el plan requiera cambios y para iniciar los
cambios correspondientes. Para la filial Pdvsa Ingeniería y Construcción el
beneficio clave de estos procesos radica en que el desempeño del proyecto
se observará y se medirá de manera sistemática y regular, a fin de identificar
variaciones respecto del plan inicial. La fase de seguimiento y control
también deberá incluir: controlar cambios y recomendar acciones preventivas
para anticipar posibles problemas, dar seguimiento a las actividades del
proyecto comparándolas con el plan para la dirección del proyecto y la línea
base desempeño de ejecución del proyecto, influir en los factores que
podrían eludir el control integrado de cambios de modo que únicamente se
implementen cambios aprobados.
Este seguimiento continuo proporciona al equipo del proyecto
conocimientos sobre la salud del proyecto y permite identificar las áreas que
requieren más atención. Además de dar seguimiento y controlar el trabajo
que se está realizando dentro de un grupo de proceso, este grupo de
proceso da seguimiento y controla la totalidad del esfuerzo del proyecto. En
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proyectos de fases múltiples, el equipo de seguimiento y control coordina las
fases del proyecto a fin de implementar acciones correctivas o preventivas,
de modo que el proyecto cumpla con el plan para la dirección del proyecto.
Esta revisión puede dar lugar a actualizaciones recomendadas y aprobadas
al plan para la dirección del proyecto. Por ejemplo, el incumplimiento de una
fecha de finalización de una actividad puede requerir ajustes al plan de
personal vigente, la implementación de horas extra, o que se realicen
concesiones entre los objetivos de presupuesto y cronograma.
Factores Internos de Éxito de la fase de Seguimiento y Control
En el factor Alcance para esta fase el equipo encargado del proceso
dentro de Pdvsa Ingeniería y Construcción debe tener la experticia necesaria
para poder identificar y evaluar con los detalles necesarios todos los
elementos que se consideren con desviación, a objeto de comunicar dichas
deficiencias del proyecto a los responsables de implementar los correctivos
necesarios. Los miembros del equipo de seguimiento y control del proyecto
deben revisar continuamente y dar los alertas oportunos durante las
actividades ejecutadas en el desarrollo de la fase de ejecución.
En cuanto al factor Tiempo el equipo de seguimiento y control debe
considerar en todo momento la determinación del avance físico de acuerdo a
criterios de medición previamente determinados en la fase de planificación, y
debe existir una interacción continua con dicha unidad para detectar
cualquier desviación que pudiera originar atrasos en el desarrollo del
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proyecto. De esto se deriva la importancia de poder realizar lo más temprano
posible la planificación detallada, de tal manera se pueda dividir las tareas
mayores en subtareas más pequeñas, autosuficientes y ejecutables
independientemente de las demás.
Fase de Cierre
La fase de Cierre comprende aquellos procesos realizados para
finalizar todas las actividades a fin de completar formalmente el proyecto, una
fase del mismo u otras obligaciones contractuales.
En esta etapa se verifica que los procesos definidos se hayan
completado a fin de cerrar el proyecto o una fase del mismo, según
corresponda, y establece formalmente que el proyecto o fase del mismo ha
finalizado. En el cierre del proyecto o fase, puede ocurrir lo siguiente: obtener
la aceptación del cliente o del patrocinador, realizar una revisión tras el cierre
del proyecto o la finalización de una fase, registrar los impactos de la
adaptación a un proceso, documentar las lecciones aprendidas, aplicar
actualizaciones apropiadas a los activos de los procesos de la organización,
archivar todos los documentos relevantes del proyecto en el sistema de
información para la dirección de proyectos para ser utilizados como datos
históricos y cerrar las adquisiciones (procura)
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Factores Internos de Éxito de la fase de Cierre
Para la fase de Cierre un factor para el éxito es el de Integración, ya
que la gerencia del proyecto de Pdvsa Ingeniería y Construcción debe
procurar en lo posible que exista una continuidad y orden entre el plan de
construcción y el de arranque. Esto permitirá que el personal de arranque
efectúe las verificaciones, calibraciones, etc., necesarias en las instalaciones
construidas. Es importante sostener reuniones de coordinación, a fin de
mantener la armonía de trabajo entre las organizaciones involucradas. El
contratista de construcción debe ser una de las partes involucradas, ya que
se necesita su compromiso en ejecutar las tareas pendientes y corregir fallas,
a fin de no interferir con las actividades de preparación del arranque.
Ejemplode aplicación de este factor de éxito es el cierre que actualmente se
realiza para la estación de bombeo San Lorenzo del proyecto “SUMANDES”
en la división Occidente de Pdvsa Ingeniería y Construcción, el cual se
recomienda aplicar en proyectos futuros.
Respecto al factor Tiempo es importante destacar que la finalización de
la construcción no tiene un punto único de culminación en el tiempo, sino es
un proceso gradual en donde se van terminando de construir diferentes
elementos de la planta. Cada uno de esos elementos debe ser revisado y
acondicionado para el arranque. Cuando la completación física del proyecto
se aproxima al 100% y el personal de construcción comienza a
desincorporarse, existe una tendencia de la construcción a desacelerarse. Es
por eso necesario el firme liderazgo de la gerencia del proyecto, a fin de
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mantener el ritmo del trabajo hasta su completación mecánica y arranque
posterior.
Para que este proceso de transición ocurra en el menor tiempo posible
y de manera eficiente, hay que procurar que la construcción de un área o
sistema no impida o dificulte el acondicionamiento de otra. Por ello, es
conveniente que la planificación del fin de la construcción permita la
terminación de los diferentes sistemas y áreas en una secuencia
predeterminada, a conveniencia de la organización de arranque, según lo
permitan las circunstancias. Cada sistema debería tener un plan minucioso y
detallado de revisión y preparación para el arranque.
El factor Costo en la fase de Cierre se centra fundamentalmente en lo
que es el Cierre financiero del proyecto. En Pdvsa Ingeniería y Construcción
esta actividad debe incorporar a varias unidades, principalmente a la unidad
de Finanzas, quien entre sus objetivos estará el de determinar los costos
correspondientes a las instalaciones construidas, de manera de lograr una
serie de elementos entre los que se cuentan: Finiquitar con los contratistas
los reclamos pendientes, para poder cerrar las cuentas correspondientes a
dichos contratos, determinar el monto de todos los costos de las
instalaciones construidas, determinar el costo de todos materiales y equipos
(procura), determinar los costos indirectos de las áreas definidas dentro de la
estructura de costos del proyecto, determinar los créditos por devolución de
materiales sobrantes, distribuir todos los desembolsos y créditos del proyecto
entre sus instalaciones o activos para determinar el valor final de cada uno
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de ellos y finalmente conciliar de manera general todas las cuentas para
determinar los fondos no utilizados.
Otro factor importante en la fase de Cierre es el de las Comunicaciones
y especialmente lo correspondiente a la divulgación de los resultados
globales de todas las fases a través de los informes post mortem de
completación del proyecto, los cuales finalizan con un resumen de
conclusiones y recomendaciones, así como también describen las
experiencias adquiridas a lo largo de las distintas fases del proyecto.
Este resumen deberá orientarse a transmitir dicha experiencia
(lecciones aprendidas), de manera que pueda ser aprovechada por futuros
proyectos desarrollados por Pdvsa Ingeniería y Construcción, promoviendo
los aciertos y evitando problemas. En este sentido es clave que para lograr
este objetivo se haga la divulgación en todos los niveles de la organización.
En relación al factor Recursos Humanos para la fase de Cierre se debe
prever una adecuada planificación de la organización requerida para el
arranque y la operación normal de las instalaciones construidas por parte del
custodio, para lograr esto se deben considerar los siguientes aspectos:
Requerimientos de personal y verificación del programa de empleo; selección
del tipo de esquema de guardias, planificación y programa de los
sobretiempos, programa de manejo de las relaciones laborales; y
eventualmente puede ser necesario establecer un plan de asignaciones
temporales de personal de otras organizaciones con experiencia para las
actividades a desarrollar.
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Aún en la fase de Cierre es importante considerar el factor Riesgos, ya
que a pesar de que las pruebas de capacidad de la planta y sus equipos
hayan resultado satisfactorias para el dueño, es normal y prudente extender
dentro de los contratos el período de garantía por un tiempo suficientemente
largo, ya que puede existir el riesgo de que dentro de la operación normal de
la planta, se presente cualquier falla o deficiencia que no haya surgido dentro
de las pruebas, y para ello se prevee un tiempo prudente con la finalidad de
detectar esta situación. Esta garantía varía de contrato en contrato, de
acuerdo con su naturaleza. Existen garantías de parte del licenciante de la
tecnología, la compañía de ingeniería, el contratista de construcción, los
fabricantes de equipos, etc.
En algunos de estos contratos, tales como los de construcción se
incluyen fianzas de fiel cumplimiento del trabajo, las cuales son obtenidas por
los contratistas de la banca. El período para la liberación de estas fianzas,
luego del inicio de la operación normal es de unos seis meses. El gerente del
proyecto respectivo dentro de Pdvsa Ingeniería y Construcción deberá
recurrir a las unidades asesoras en la filial (finanzas, legal, etc.), para
determinar en común acuerdo el monto y duración de las fianzas.
5. Ventajas de la propuesta.
Alinea la organización con las buenas prácticas en la ejecución de
proyectos, para proveer servicios de ingeniería y construcción.
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Refuerza las funciones y responsabilidades gerenciales, utilizando
como base los factores que pueden coadyuvar al cumplimiento de los
lineamientos estratégicos.
Optimiza la gestión en términos de efectividad, disponibilidad y
capacidad de la infraestructura disponible, a través de la organización
gerencial para facilitar la consecución del éxito en los servicios prestados.
Asegura la continuidad del negocio en términos de rentabilidad y
eficiencia, a través de la satisfacción de los clientes de Pdvsa Ingeniería y
Construcción.
Podría ser adaptable a cualquier empresa de ingeniería y construcción
de proyectos con ámbito regional o nacional.
Maximiza el uso de los recursos tecnológicos y humanos en un sector
altamente competitivo que requiere grandes exigencias de inversión de
capital.
6. Factibilidad de la propuesta.
6.1. Técnica
Es factible desde el punto de vista técnico, debido a que no requiere de
equipos, ni herramientas específicas para su aplicación.
6.2. Económica
Es factible desde el punto de vista económico, debido a que no se
requiere de grandes inversiones para hacer funcionar la propuesta. Sin
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embargo es necesario: estudiar los procesos gerenciales actuales, la
estructura organizacional, la relación con los clientes, luego se procesa la
información, revisando y evaluando los resultados de los estudios realizados,
estableciendo los puntos de partida para iniciar los cambios midiendo
continuamente el impacto en las áreas de trabajo, para finalmente adoptar la
propuesta.
Además, todos los miembros de la organización, principalmente
quienes tienen poder de decisión, requieren de adiestramiento para conocer
la propuesta y su alcance dentro de la filial.