cara pengurusan surat menjadi arsip (lengkap)

Anita's Personal Blog | Cara Pengurusan Surat menjadi Arsip (Lengkap)Copyright anita handayani [email protected]://anitanet.staff.ipb.ac.id/arsiparis/diklat/diklat-fungsional-arsiparis-ahli/cara-pengurusan-surat-menjadi-arsip-lengkap/

Cara Pengurusan Surat menjadi Arsip (Lengkap)

Cara Pengurusan Surat Menjadi Arsip (Lengkap)

[caption id="attachment_25148" align="aligncenter" width="600"]

Pengurusan Surat Menjadi Arsip[/caption]


page 1 / 9


Pengurusan Surat Menjadi Arsip[/caption]

Surat setelah diberi nomor register barulah resmi menjadi arsip !

Sistem Pengurusan Surat:A. Sistem Agenda

Yaitu sistem pengurusan surat yang menggunakan buku agenda sebagai sarana pencatatan surat masuk dan surat keluarsecara kronologis sesuai dengan kedatangan surat masuk dan dikirimnya surat keluar. Buku agenda digunakan sebagai alatuntuk penemuan kembali surat.

Ciri Sistem Agenda:1. Pencatatan surat masuk dan surat keluar dilakukan secara terpisah2. Penyimpanan surat masuk dan keluar yg saling terkait (jawab menjawab) tdk dlm satu berkas.

page 2 / 9


3. Surat masuk disimpan secara terpisah dg copy (tindasan) surat keluarnya.4. Hal terpenting untuk dimasukkan ke dalam buku agenda adalah nomor urut (bukan berdasarkan pokok masalah atau

klasifikasi arsip).5. Nomor urut dlm 1 tahun dimulai dg nomor 1, tahun berikutnya dimulai lagi dg nomor 1 kembali, dst.6. Bila buku agenda, baik untuk surat masuk maupun keluar, sudah terisi penuh maka diganti dg buku yg baru.7. Penulisan nomor berlanjut dari buku yg lama kepada buku yg baru dalam 1 tahun.

[caption id="attachment_32696" align="alignnone" width="584"]

Contoh Buku Agenda Surat Masuk bila sudah dikumpulkan[/caption]


page 3 / 9


Kolom isian pada Buku Agenda Surat Masuk[/caption]


page 4 / 9


Kolom isian pada Buku Agenda Surat Keluar[/caption]

Keuntungan sistem agenda :1. Tidak menggunakan banyak sarana/lebih efisien2. Pencatatan sederhana

Kelemahannya sistem agenda :1. Sulit dilakukan penyusutan arsip karena pencatatan surat masuk dan surat keluar dilakukan secara terpisah2. Sulit dilakukan pencarian surat3. Sulit dalam penyusutan

B. Sistem Pola Baru Kearsipan/Sistem Kartu Kendali

Yaitu sistem pengurusan surat yang menggunakan kartu kendali sebagai sarana pencatatan surat penting dan lembarpengantar sebagai sarana pencatatan surat biasa dan rahasia

Ciri Sistem Kartu Kendali:1. Ada perbedaan pencatatan untuk surat penting, biasa dan surat rahasia2. Penyimpanan surat masuk dan keluar yg saling terkait (jawab menjawab) disimpan dlm satu berkas.3. Kartu kendali sebagai sarana pencatatan surat penting dibuat rangkap 3

KK1 disimpan di bagian pencatatan sbg pengganti bk agenda.KK2 disimpan di bagian penataan sbg pengganti buku ekspedisi / ditata berdasar kode klasifikasi.

page 5 / 9


KK3 disimpan di unit pengolah.


Contoh Form Isian pada Kartu Kendali[/caption]


page 6 / 9


Contoh Lembar Pengantar Surat Biasa atau Surat Rahasia[/caption]

Keuntungan sistem kartu kendali:1. Penelusuran surat mudah dilakukan2. Penyusutan arsip mudah dilakukan

Kelemahannya sistem kartu kendali:1. Kartu kendali berupa lembaran sehingga mudah hilang2. Apabila petugas tidak memahami isi informasi surat maka pemberian klasifikasi surat menjadi tidak tepat

C. Sistem Takah/Sistem Tata Naskah

page 7 / 9


yaitu sistem pengelolaan surat yang menggunakan berbagai sarana pendukung seperti buku agenda surat masuk/suratkeluar, map takah, buku takah, buku indeks persoalan, lembar catatan, buku ekspedisi, kartu pemeriksaan peredaran takah.

Pendisposisian surat:1. Untuk memberikan wewenang dan tugas kpd bawahan sesuai dgn instruksi yg ada di dalamnya.2. Diperlukan formulir / lembar disposisi.

Apabila surat perlu koordinasi segera dgn pihak lain dapat di foto copi dan diberi stempel disposisi.

Prosedur dan Tata Kerja, faktor-faktor yg harus diperhatikan :

1. Kecenderungan pimpinan ingin mengetahui semua informasi shg menyebabkan keterlambatan pemrosesan surat2. Sosialisasi dan penjelasan prosedur kerja agar tujuan pengurusan surat tercapai3. Pendisposisian surat yg disampaikan lebih dari satu unit kerja/ pejabat, maka perlu dipertimbangkan prosedur

pendisposisian yg berlaku.à pertimbangannya penggandaan & duplikasi bertambah menyebabkan tdk terjaminnyainformasi.


page 8 / 9


Form Lembar Disposisi[/caption]

Prosedur Pengurusan Surat Masuk:1. Penerimaan2. Pengarahan3. Pencatatan4. Pendistribusian

Perencanaan pengurusan Surat Keluar, hal-hal yg harus diperhatikan :

1. Azas yg digunakan2. Batas waktu menjawab surat3. Pendelegasian wewenang4. Penulisan tanggal surat5. Faktor Pengamanan6. Pengiriman Surat

Azas yang digunakan:1. Untuk organisasi kecil sebaiknya menggunakan azas sentralisasi.2. Sedangkan organisasi yn besar menggunakan desentralisasi dalam perencanaan pengurusan surat keluarnya.

Batas waktu menjawab surat:1. Ketertiban unit kerja yg menjawab surat2. Pentingnya tidaknya informasi yg ada3. Perhatikan tanggal penerimaan surat

Prosedur Pengelolaan Surat Masuk:1. Menerima surat yang telah ditandatangani dari unit-unit kerja2. Memilah surat menjadi surat rahasia, surat penting dan surat biasa3. Meneliti surat untuk melihat segala kelengkapan seperti: format surat, tandatangan dsb4. Pengetikan tanggal surat sesuai dengan tanggal pengiriman5. Pemberian stempel6. Pemilihan sampul sesuai jenis, ukuran dan tipe surat yang dikirim7. Penyimpanan tindasan surat keluar8. Memasukan surat ke dalam sampul dan menandai sampul sesuai dengan derajat pengirimannya

Link Terkait:1. Cara Menghitung Angka Kredit oleh Arsiparis Tingkat Ahli2. Form Buku Agenda Surat Keluar3. Form Buku Agenda Surat Masuk4. Form Daftar Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip5. Form Surat Dinas di Perguruan Tinggi6. Foto Kunjungan ke ANRI Jakarta7. Pengelolaan Arsip Statis (Lengkap)8. Prosedur Pemberkasan Arsip (Lengkap) 9. Tahapan Penyerahan Arsip Statis (Lengkap)

Sumber: Catatan pribadi setelah mengikuti Diklat Fungsional Arsiparis Tingkat Ahli di IPB Update 11 Juni 2016, 26 Juli 2016 Penulis: Anita Handayani

page 9 / 9

http://anitanet.staff.ipb.ac.id/arsiparis/diklat-fungsional-arsiparis-ahli/foto-kunjungan-ke-anri-jakarta/

http://anitanet.staff.ipb.ac.id/arsiparis/diklat-fungsional-arsiparis-ahli/form-buku-agenda-surat-keluar/

http://anitanet.staff.ipb.ac.id/arsiparis/diklat-fungsional-arsiparis-ahli/form-buku-agenda-surat-masuk/http:/anitanet.staff.ipb.ac.id/arsiparis/diklat-fungsional-arsiparis-ahli/form-buku-agenda-surat-keluar/

http://anitanet.staff.ipb.ac.id/arsiparis/diklat-fungsional-arsiparis-ahli/form-daftar-klasifikasi-kemanan-dan-akses-arsip/

http://anitanet.staff.ipb.ac.id/arsiparis/diklat-fungsional-arsiparis-ahli/form-surat-dinas-di-perguruan-tinggi/

http://anitanet.staff.ipb.ac.id/arsiparis/diklat-fungsional-arsiparis-ahli/foto-kunjungan-ke-anri-jakarta/

http://anitanet.staff.ipb.ac.id/arsiparis/diklat-fungsional-arsiparis-ahli/pengelolaan-arsip-statis/

http://anitanet.staff.ipb.ac.id/arsiparis/diklat-fungsional-arsiparis-ahli/diklat-fungsional-arsiparis-ahli-prosedur-pemberkasan-arsip/

http://anitanet.staff.ipb.ac.id/arsiparis/diklat-fungsional-arsiparis-ahli/tahapan-penyerahan-arsip-statis/

https://anitanet.staff.ipb.ac.id

cara pengurusan surat menjadi arsip (lengkap)

Documents