Características de las Cartas Comerciales

1. Brevedad: Expresar las ideas con pocas palabras, hacer frases cortas y con sentido, he aquí uno de los principales factores de un buen redactor.b) Claridad: Usar palabras sencillas pero correctas en la redacción de los conceptos. Evitar el uso de palabras escogidas y no abusar de las abreviaturas. Lo ideal es que la carta, sea de fácilcomprensión e interpretación. 

2. Concisión: No salirse del tema de la carta. Ser exacto y concretarse al asunto u objetivo de la misma. Hay que conseguir informar al lector en el menor tiempoposible, pero sin omitir lo imprescindible.

3. Cortesía: Consiste en dar a las personas a quienes nos dirigimos el trato agradable y discreto a que son acreedoras, pero sin confundir cortesía conservilismo. En todos los actos de nuestra vida debemos actuar con cortesía, amabilidad, buen trato. Lo contrario nos hará perder amistades, simpatías, buenos negocios.

4. Estética: Se refiere a labuena presentación de la carta. Una carta puede tener una redacción admirable, puede estar expuesta con claridad y, sin embargo, causar una impresión poco agradable a quien la reciba, por sudesacertada distribución mecanográfica, por la falta de estética en su presentación. No olvide que todo entra por los ojos. Las impresiones visuales juegan un papel decisivo en todas las ramas del comercio y dela vida.

5. Ortografía: Una carta con falta de ortografía causa tan mala impresión, como las que contienen borrones, porque demuestra falta de preparación y escaso conocimiento del lenguaje, dequien las escribe.

6. Sintaxis: En la Gramática se llama Sintaxis a la coordinación de las palabras para formar ideas y luego oraciones, lo que es de suma importancia en la escritura de lascartas.

7. Psicología: El sentido psicológico que todo comerciante debe poseer tiene por objeto lograr efectos positivos y dinámicos en la realización de sus actividades comerciales. El redactor comercial, por lo tanto, tiene que conocer y tratar de adaptar la carta que escribe a la personalidad y al carácter de las personas a quienes se dirige, de manera que antes de manifestarles nuestros deseos, podamos demostrar que deseamos ampliamente satisfaces los de ellos.

8. Puntuación: Es necesario conocer el uso de los signos de puntuación y no debe olvidarse que un signo de puntuación mal colocado puede cambiar el concepto de la carta o el objetivo de la misma

9. Claridad. Una carta comercial es clara cuando es de fácil comprensión, es decir, cuando el mensaje penetra sin dificultad en la mente del destinatario. Se puede lograr la claridad de la siguiente forma:

• Expresándonos mediante frases cortas.• Eligiendo con cuidado el vocabulario• Estando pendiente, a medida que se escribe, del comienzo de la frase para continuarla con la correspondiente concordancia.• Evitando vocablos ambiguos• No abusando del pronombre• Desterrando los gerundios• Evitando el uso de abreviaturas• Eliminando palabras rebuscadas• Evitando el exceso de adjetivos• Pensando despacio, para escribir deprisa.

Los enemigos de la claridad son:• Las expresiones incompletas

• Las palabras superfluas, innecesarias• El uso de circunloquios• La alteración del orden lógico en la expresión• El empleo de vocablos “gastados, manoseados”

10. Precisión. Entendemos por precisión utilizar cada palabra en su sentido exacto. Para llegar a utilizar nuestro vocabulario en una carta comercial con precisión, debemos tener en cuenta los siguientes factores:

1. La exactitud de los términos que escojamos2. La claridad con que los apliquemos3. La cantidad de información que suministren

Los sinónimos tienen significado similar, pero cada uno expresa un matiz diferente dentro de esa semejanza. No se pueden intercambiar entre sí a capricho. Elegir el término más apropiado a la expresión es ser precisos en el lenguaje. Para lograr la precisión, siga los siguientes consejos:

• Ante una duda, acuda a un diccionario de sinónimos.• Evite al abuso de oraciones subordinadas• No abuse de incisos que debilitan la idea principal en vez de reforzarla.• Ofrezca explicaciones razonables y coherentes encada uno de los puntos de la carta.• Cuide la concordancia, en género y número, entre el sujeto y el predicado.• Asegúrese de que la carta esté completa.• Evite la inexactitud que siempre da lugar a rectificaciones, reclamaciones y retrasos.

11. Tono. El tono no es más que la adaptación de la expresión y del estilo del asunto que motiva la carta. El calor humano no debe faltar nunca en una carta comercial. Téngase en cuenta que la redacción comercial es la versión escrita de una conversación entre comerciantes o miembros de una misma agencia. De ahí que el tono deba reunir estas cualidades: 

• Personal. Sitúese verbalmente frente al destinatario como si lo estuviera mirando a la cara.• Cortés. La expresión amable y cordial favorece la buena voluntad del destinatario hacia la persona que escribe.• Ponderado. Procure mantenerse dentro de los límites de moderación en el trato y prudencia en la expresión, porque así ofrecerá una grata imagen de sinceridad.• Positivo. Aunque muchas veces tengamos que decir “no” exprese una decisión o una acción enfocando el lado positivo, no su aspecto negativo.A continuación, algunos consejos prácticos que deben seguirse para lograr un tono que reúna las cualidades anteriormente expresadas:

• Escriba con estilo natural y propio, sin caer en la excesiva familiaridad.• No lo haga en tono ceremonioso, frío e impersonal.• Elimine toda expresión convencional.• Acuérdese de poner en su estilo un acento de espontaneidad, afable, propio de la carta dirigida a un ser humano y no a una entidad anónima.• Evite el tono egoísta. No convierta su persona en el eje exclusivo sobre el cual gira la carta.• No abuse de pronombres “yo”, “nosotros”.• Tampoco abuse de “usted” y “su”.• No redacte cartas cuando esté enojado• No incurra en exageraciones, jactancias, falsas promesa y adulaciones.

• No trate de imponer sino de convencer.

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