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CARATULA
UNIVERSIDAD CATÓLICA DE CUENCA
UNIDAD ACADÉMICA DE INGENIERIA COMERCIAL,
ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD
CARRERA DE INGENIERIA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL
ÁREA DE COMPRAS EN LA EMPRESA
LOGÍSTICA LGM S.A.
TRABAJO DE GRADUACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE
INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA CPA
Realizado por:
Sandra Elizabeth Moscoso Cabrera
Director:
Ingeniero Esteban Morocho Vélez
2015
EL HONORABLE JURADO CALIFICADOR OTORGA A ESTE
TRABAJO
La Calificación de: ___________________________
Equivalente a: ___________________________
________________________ ______________________
Presidente del Tribunal Miembro 1
_________________________
Miembro 2
DECLARACIÓN
Yo, Sandra Elizabeth Moscoso Cabrera, declaro bajo juramento que el trabajo aquí
descrito es de mi autoría; que no ha sido previamente presentado para ningún grado
o calificación profesional; y, que he consultado las referencias bibliográficas que se
incluyen en este documento.
Sandra Elizabeth Moscoso Cabrera
CERTIFICACIÓN
Certifico que el presente trabajo fue desarrollado por Sandra Elizabeth Moscoso Cabrera, bajo mi supervisión.
Ingeniera Esteban Morocho Vélez
DIRECTOR
DEDICATORIA
A Dios, por darme la vida y regalarme una familia maravillosa.
A mis padres, Enrique y Zoila, por todo su amor, esfuerzo, trabajo y apoyo
incondicional durante todos estos años, gracias por todos sus consejos para que sea
una mejor persona cada día, por su protección y su aliento para para que siga adelante
y siempre sea perseverante y cumpla con mis ideales.
A mis hermanos Miriam, Xavier y Jorge, por el apoyo para que termine con éxito mi
carrera, gracias por compartir conmigo buenos y malos momentos.
A mis sobrinos los quiero mucho, Carito eres mi fuente de alegría.
AGRADECIMIENTO
A mis padres por todo su sacrificio durante todos estos años de estudio.
A mis maestros de la Universidad, por compartir conmigo todas sus enseñanzas
impartidas.
Un agradecimiento al Ing. Esteban Morocho, que como Director de este proyecto me ha
orientado y corregido para que pueda terminar con éxito este trabajo.
RESUMEN
En los últimos años se ha incrementado la necesidad de tener un buen Sistema de
Control Interno en las organizaciones, debido a lo práctico que resulta medir la
eficiencia y la productividad al momento de implantarlos, en especial si se centra en las
actividades básicas que ellas realizan.
La Empresa que aplique controles internos en sus operaciones, conducirá a conocer
la situación real de las mismas, por eso, resulta importante tener una planificación que
sea capaz de verificar que los controles se cumplan para darle una mejor visión sobre
su gestión.
La presente trabajo, tiene como objetivo implementar un sistema de control interno
para el área de Compras en la Empresa Logística LGM, con el fin de detectar, las
desviaciones respecto a los objetivos y metas planteadas en la Empresa y prevenir
cualquier evento que pueda evitar el logro de los objetivos, la obtención de información
confiable y oportuna y el cumplimiento de leyes y reglamentos.
Además con esta investigación se instruye al personal de la compañía del área de
Compras y demás involucrados en el proceso, para que establezca el concepto de
control interno y las consideraciones necesarias al efecto y que de esta manera se
abarque a la entidad como un todo, en busca de niveles de eficiencia y eficacia, de
acuerdo a los parámetros que se exigen, así como en la generalización del Sistema de
Control Interno va más allá del marco contable y se adapta a las características de la
compañía.
Esta solución entrega resultados que beneficia a la empresa donde los Gerentes y
administradores puedan ser partes de una mejora continua para el desarrollo de la
empresa con una liquidez solvente.
Con la implementación de esta propuesta, se obtiene una visión integral de la
organización, referente a si está alcanzando los objetivos y metas que se ha planteado,
así como también si los recursos utilizados y las acciones ejecutadas, tiene la finalidad
de evaluar su gestión para redefinir sus estrategias en el caso que se amerite.
ABSTRACT
In recent years has increased the need to have a good internal control system in
organizations due to the practicality of measuring efficiency and productivity when
implementing them, especially if it focuses on core activities they perform.
The company implement internal controls in their operations, lead to know the real
situation of the same, so it is important to have a plan that is able to ensure that controls
are met to give a better insight into their management.
The present work aims to implement a system of internal control to the Purchasing
Department at the LGM Logistics Company, in order to detect deviations from the
objectives and goals set forth in the Company and to prevent any event that may
prevent achievement of objectives, obtaining reliable and timely information and
compliance with laws and regulations.
In addition to this research to company personnel Purchasing Department is
instructed and others involved in the process, to introduce the concept of internal control
and the necessary follow considerations and thus the entity encompassing as a whole,
looking for efficiencies and effectiveness, according to the parameters that are required
as well as the generalization of Internal Control System goes beyond the accounting
framework and adapts to the characteristics of the company.
This solution delivers results that benefits the company where managers and
administrators can be part of a continuous improvement in the development of the
company with a sound liquidity.
With the implementation of this proposal, a comprehensive vision of the organization
concerning whether it is achieving the goals and objectives that has been raised, as well
as whether the resources used and completed operations, aims to assess their
management to get redefine their strategies in case warranted.
ÍNDICE DE CONTENIDO
CARATULA ................................................................................................................................................... i
EL HONORABLE JURADO CALIFICADOR OTORGA A ESTE TRABAJO ................................... ii
DECLARACIÓN ......................................................................................................................................... iii
CERTIFICACIÓN ....................................................................................................................................... iv
DEDICATORIA ............................................................................................................................................ v
AGRADECIMIENTO .................................................................................................................................. vi
RESUMEN .................................................................................................................................................. vii
ABSTRACT ............................................................................................................................................... viii
ÍNDICE DE CONTENIDO.......................................................................................................................... ix
LISTA DE FIGURAS ................................................................................................................................ xii
LISTA DE CUADROS ............................................................................................................................. xiii
LISTA DE ANEXOS ................................................................................................................................. xiv
CAPITULO I ................................................................................................................................................. 1
1. GENERALIDADES DE LA EMPRESA ........................................................................................... 1
1.1. ANTECEDENTES GENERALES ............................................................................................. 1
1.2. RESEÑA HISTÓRICA DE LOGÍSTICA LGM ......................................................................... 2
1.3. MISIÓN Y VISIÓN DE LOGÍSTICA LGM ................................................................................ 2
1.4. BASE LEGAL .............................................................................................................................. 3
1.5. OBJETIVOS Y VALORES ......................................................................................................... 3
1.6. DESCRIPCIÓN DE INICIATIVAS ESTRATÉGICAS ............................................................ 5
1.7. LINEAMIENTOS ESTRATÉGICOS ......................................................................................... 5
1.8. LINEAS DE SERVICIO LOGISTICA LGM .............................................................................. 6
1.9. COMPETENCIA .......................................................................................................................... 6
1.10. ESTRUCTURA ORGANICA.................................................................................................. 7
1.10.1. ORGANIGRAMA GENERAL. ....................................................................................... 8
1.10.1.1. Organigrama Financiero. ............................................................................................. 9
1.10.1.2. Organigrama Administrativo. ...................................................................................10
1.10.1.3. Organigrama Seguridad Industrial. ........................................................................11
1.10.1.4. Organigrama de Operaciones ..................................................................................12
1.10.1.5. Organigrama de Logística.........................................................................................13
1.10.1.6. Organigrama de Mantenimiento. .............................................................................14
1.10.1.7. Organigrama de Bodegas. ........................................................................................15
CAPITULO II ..............................................................................................................................................16
2. MARCO TEORICO ...........................................................................................................................16
2.1. CONCEPTO DE CONTROL INTERNO .................................................................................16
2.2. LA NUEVA CULTURA DEL CONTROL INTERNO ............................................................16
2.3. OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO ..............................................................................17
2.4. DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ............................................................17
2.4.1. ORGANIZACIÓN DE LA FUNCIÓN DE CONTROL INTERNO ................................17
2.4.2. PLAN DE DESARROLLO DE LA FUNCIÓN DE CONTROL INTERNO ................18
2.4.3. ANÁLISIS DE LOS RIESGOS DEL CONTROL INTERNO .......................................19
2.4.4. PLAN DE TRABAJO PARA LA DOCUMENTACIÓN Y FORMALIZACIÓN DE
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS. .............................................................................................23
2.5. CLASIFICACIÓN DEL CONTROL INTERNO ......................................................................27
2.5.1. CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO ....................................................................27
2.5.2. CONTROL INTERNO CONTABLE ................................................................................31
2.6. MÉTODOS DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO...............................................34
2.6.1. DESCRIPTIVO ...................................................................................................................34
2.6.2. CUESTIONARIOS .............................................................................................................34
2.6.3. FLUJOGRAMAS ...............................................................................................................35
2.7. CONTROL INTERNO MEDIANTE EL MÉTODO COSO ...................................................39
2.7.1. ACERCA DE COSO .........................................................................................................39
2.7.2. DEFINICIÓN SEGÚN EL MÉTODO COSO ..................................................................39
2.7.3. OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO SEGÚN MÉTODO COSO .......................40
2.7.4. COMPONENTES CONTROL INTERNO MÉTODO COSO .......................................41
CAPITULO III .............................................................................................................................................45
3. ANALISIS CONTEXTUAL DE LA EMPRESA LOGISTICA LGM S.A. ...................................45
3.1. ANÁLISIS INTERNO ................................................................................................................45
3.1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ..........................................................................45
3.1.2. OBJETIVOS .......................................................................................................................46
3.1.3. PRINCIPALES PROBLEMAS DE LOGÍSTICA LGM S.A. ........................................46
3.1.4. ÁRBOL DE OBJETIVOS .................................................................................................48
3.1.5. ESTRATEGIAS .........................................................................................................................49
3.2. ANÁLISIS EXTERNO ...............................................................................................................49
3.2.1. FACTORES ECONÓMICOS ...........................................................................................49
3.2.2. FACTORES POLÍTICOS .................................................................................................49
3.2.3. FACTORES SOCIALES ..................................................................................................50
CAPITULO IV ............................................................................................................................................51
4. PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE
COMPRAS EN LA EMPRESA LOGISTICA LGM S.A. ......................................................................51
4.1. FLUJOGRAMA DE CONTROL INTERNO ...........................................................................51
4.2. DIAGNOSTICO DE LOS PROCESOS ANTERIORES .......................................................53
4.3. IMPLEMENTACION DEL CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE COMPRAS EN
LA EMPRESA LOGISTICA LGM S.A. ..............................................................................................53
4.3.1. PROCEDIMIENTO DE COMPRAS ................................................................................53
4.4. ANALISIS Y EVALUCIÓN DE RIESGOS .........................................................................98
4.4.1 MATRIZ DE RIESGOS .....................................................................................................98
4.5. COMUNICACIÓN ....................................................................................................................101
4.6. EVALUACION DE LA APLICACIÓN DEL CONTROL INTERNO AL PROCESO DE
COMPRAS. ..........................................................................................................................................101
4.6.1. SEGUIMIENTO Y MONITOREO CONTINUO ............................................................101
CONCLUSIONES ....................................................................................................................................103
RECOMENDACIONES ..........................................................................................................................105
BIBLIOGRAFIA .......................................................................................................................................107
LINKOGRAFIA: .......................................................................................................................................108
ANEXOS ...................................................................................................................................................109
LISTA DE FIGURAS
Figura 1 Líneas de Servicio Logística LGM ...................................................................... 6
Figura 2 Componentes de control interno ...................................................................... 18
Figura 3 Administración del riesgo ................................................................................. 20
Figura 4 Manejo del riesgo ............................................................................................. 22
Figura 5 Elementos del manual de procedimientos ........................................................ 27
Figura 6 Ventajas y desventajas de los flujogramas ...................................................... 37
Figura 7 Árbol de problemas Logística LGM S.A. .......................................................... 47
Figura 8 Árbol de Objetivos ............................................................................................ 48
Figura 9 Estrategias planteadas por Logística LGM ....................................................... 49
LISTA DE CUADROS
Tabla 1 Determinación de tratamiento del riesgo ........................................................... 23
Tabla 2 Simbología de los flujogramas .......................................................................... 35
Tabla 3 Flujograma de control interno ............................................................................ 52
Tabla 4 Tipo de requerimiento ........................................................................................ 56
Tabla 5 Requerimientos de pago por departamentos .................................................... 57
Tabla 6 Flujograma de proceso de compras .................................................................. 61
Tabla 7 Matriz de riesgos Logística LGM ....................................................................... 99
Tabla 8 Nivel de riesgo ................................................................................................. 100
Tabla 9 Cuestionario de control interno ........................................................................ 102
LISTA DE ANEXOS
Anexo 1 Diseño de Tesina ........................................................................................... 109
Anexo 2 Orden de Pedido ............................................................................................ 118
Anexo 3 Solicitud de Requerimiento de Pago .............................................................. 119
Anexo 4 Cuadro comparativo de ofertas ...................................................................... 120
Anexo 5 Detalle del Historial de compras ..................................................................... 121
Anexo 6 Solicitud de Compra ....................................................................................... 122
Anexo 7 Formato Kárdex de Inventarios ...................................................................... 123
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE COMPRAS
EN LA EMPRESA LOGÍSTICA LGM S.A.
CAPÍTULO I GENERALIDADES DE LA EMPRESA Página 1
CAPITULO I
1. GENERALIDADES DE LA EMPRESA
1.1. ANTECEDENTES GENERALES
La Moderna Administración Privada basa su accionar en el contenido del Marco
Legal y de manera dinámica debe construir los Objetivos, Estrategias, Programas y
Proyectos enmarcados en Propósitos que en la línea del tiempo son evaluados por
medio de Metas e Indicadores.
El logro de los Objetivos a pesar de contar con los Cronogramas y el respectivo
Presupuesto, no siempre es de fácil Monitoreo y Evaluación.
El Nivel Directivo y Ejecutivo al establecer los Objetivos y Políticas Estratégicas,
enfocan el accionar de su cumplimiento en el Nivel Asesor, Apoyo, Productivo y
Operativo quienes definen las Estrategias para su logro.
Al parecer la ejecución estratégica tendría varios escenarios, actores, aspectos de
desarrollo organizacional, situaciones críticas, decisiones, etc.
La Gerencia conoce que al des complicarse y des conectarse en lo correcto, a la
hora de gestar un negocio es vital para comprender lo vital del mismo. La Gerencia no
tiene como prioritario las ideas sino hay que explotarlas su rentabilidad solo cuando el
objetivo, principio y punto de llegada son las Necesidades reales de los Clientes. Hay
que vincular la necesidad con la innovación y entonces se tienen los desafíos que exige
un proceso de desarrollo orientado a encontrar la mejor solución con sentido de
organización, bajo el siguiente esquema:
Identificar Desafíos y Oportunidades Relevantes
Resinificarlos para redefinir el Mercado
Romper la barrera de lo Posible
Emplear Estrategias de Innovación
Trabajar con Espíritu sencillo y creador
La garantía técnica en pro del desempeño con criterios de eficiencia, eficacia,
calidad y efectividad es el aprovechamiento de conceptos administrativos, financieros,
técnicos y legales concentrados en un modelo de sistema integrado.
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE COMPRAS
EN LA EMPRESA LOGÍSTICA LGM S.A.
CAPÍTULO I GENERALIDADES DE LA EMPRESA Página 2
Este modelo permitirá conjugar lo estratégico con lo operativo y la gestión para
permitir el adecuado y oportuno control facilitando la toma de decisiones. Y de igual
manera, el sistema mantendrá la imagen corporativa de la organización difundiendo
sus estrategias y ejes de trabajo.
1.2. RESEÑA HISTÓRICA DE LOGÍSTICA LGM
Logística LGM es una empresa constituida como sociedad anónima, de nacionalidad
ecuatoriana, que tiene su domicilio principal en la ciudad de Cuenca, Provincia del
Azuay, en la Avenida Remigio Tamariz 1-62 y Avenida Solano, y su taller de
operaciones en la ciudad de Manta, Provincia de Manabí, en la Avenida Circunvalación
S/N, Frente a la ciudadela Leónidas Proaño – Montecristi, cuyo objeto social principal
de la empresa constituye el servicio de PDI (PRE INPECTION DELIVERY) basado en
la recepción, reparación mantenimiento y puesta a punto de vehículos, en todas sus
etapas: Lavado, Inspección, Mecánica, Eléctrica, Verificación de improntas, Control de
Calidad Publico y Servicio de pintura.
1.3. MISIÓN Y VISIÓN DE LOGÍSTICA LGM
MISION:
Somos una empresa de Logística Automotriz que brindamos servicios a las
marcas Hyundai, Kia, Volkswagen, Ford, Mahindra, Mercedes Benz, líderes en el
País.
Lograr un cambio empresarial con la satisfacción de brindar un excelente servicio a
nuestros clientes comprometidos como el motor principal, el factor humano dentro de
la compañía, que promoviendo un crecimiento rentable y sostenido incentive a los
accionistas a reinvertir en la nueva cabida y nuevas tecnologías para mejorar
efectivamente la productividad. A una necesidad hacia nuestros consumidores
finales solventando los más altos estándares de calidad a nivel nacional.
VISIÓN:
Ser una compañía con servicios integrales de excelencia que marque la diferencia
a nivel Nacional e Internacional. Proyectando a Logística LGM plantear a largo de la
cadena Logística alternativas oportunas y positivas para lograr satisfacer
completamente a nuestros clientes en el ámbito Socio-Económico-Ambiental.
Incrementar el Servicio de PDI para más Accesorios y Vehículos.
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE COMPRAS
EN LA EMPRESA LOGÍSTICA LGM S.A.
CAPÍTULO I GENERALIDADES DE LA EMPRESA Página 3
1.4. BASE LEGAL
La Compañía Logística LGM se constituyó el 8 de Agosto del 2007 mediante la
Escritura Pública otorgada ante el Notario Décimo Segundo del Cantón Cuenca, Dr.
Wilson Peña Castro, con el Número 07.C.DIC.444 de Resolución de la
Superintendencia de Compañías e inscrita en el Registro Mercantil bajo el número 278,
y repertorio 6049.
El objeto social es: Servicios de Mantenimiento y Reparación de Vehículos
Automotores; Venta al Por Menor de Accesorios Partes Piezas y Repuestos para todo
tipo de Vehículos y Maquinaria; Administración y Logística de Bodegas o Mecánicas.
La administración y Representación de la empresa está a cargo del Gerente General.
1.5. OBJETIVOS Y VALORES
OBJETIVOS
Dentro de los objetivos planteados por la empresa Logística LGM
1. Aplicar los factores Legales y Regulatorios de calidad a fin de orientar la debida
aplicación de la legislación vigente.
2. Evaluar la eficacia del Sistema de Control Interno, la Administración de Riesgos
Organizacionales, la efectividad de las Operaciones y el cumplimiento de Leyes
y Regulaciones que permitan el logro de los objetivos Organizacionales; y,
proporcionar asesoría en materia de Control a las Autoridades, Directivos y
Empleados, para fomentar la mejora en sus procesos y operaciones.
3. Gestionar el Sistema integrado de Talento Humano, orientando a impulsar y
evaluar las Competencias, Funciones, Macro Actividades, Perfil del Personal, de
conformidad con la normativa legal vigente a fin de lograr eficiencia y eficacia.
4. Administrar y controlar de forma eficiente y eficaz los Recursos Económicos y
Materiales que permita cumplir los objetivos de la Organización.
5. Desarrollar Productos y Servicios por medio de Tecnologías Aplicadas para
potencializar un Gobierno Informático efectivo.
6. Fortalecer la Gestión de la Organización para fomentar su crecimiento de
manera sustentable y sostenible.
7. Fortalecer las Capacidades de Planificación y Gestión de la Organización en el
cumplimiento de sus Actividades.
8. Promover y generar el Fortalecimiento de la Organización para una Gestión
eficiente y articulada al ámbito de la normativa internacional y nacional vigente.
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EN LA EMPRESA LOGÍSTICA LGM S.A.
CAPÍTULO I GENERALIDADES DE LA EMPRESA Página 4
9. Brindar el Asesoramiento Técnico y Especializado a la Organización que
permitirá una Operación de Alta Calidad.
10. Diseñar, Planificar y Ejecutar Estrategias Comunicacionales de alto impacto,
innovadoras y en fiel cumplimiento de los objetivos y metas Organizacionales, a
través de la creación de políticas comunicacionales.
11. Desarrollar un Modelo Técnico Integral para la Gestión que permita
institucionalizar los procesos, orientado a garantizar la Calidad de sus Productos
y Servicios, generando Capacidades en el Talento Humano a través de
procesos permanentes de Capacitación.
12. Implementar el Sistema Informático a fin de Liderar y Gestionar las Estrategias
de la Organización.
13. Garantizar la ejecución de Procesos de Contratación de manera coordinada,
eficaz, eficiente y con calidad para garantizar que los Objetivos de la
Organización se consigan de manera efectiva.
14. Contribuir al mejoramiento de las Finanzas e impulsar la institucionalización de
los procesos de análisis, detección y liquidación de fuentes de financiamiento de
beneficio Organizacional, articulando políticas, planes, programas y actores
integrando procesos, verificando la pertinencia de la inversión; generando
propuestas para promover y apoyar el desarrollo de la Organización.
15. Establecer Alianzas Estratégicas de cooperación técnica, administrativa, legal y
financiera que permita fortalecer la Operación.
VALORES CORPORATIVOS
1. Actitud de Servicio.- Damos respuestas a las necesidades de nuestros clientes
de forma oportuna, amable y efectiva.
2. Cultura de Calidad.- Se manifiesta mediante nuestro firme compromiso con
los clientes de satisfacer plenamente sus requerimientos y expectativas
3. Eficacia y Eficiencia.- Buscamos cumplirá con los compromisos adquiridos de la
mejor forma y en el tiempo requerido.
4. Transparencia.- Realizamos nuestra gestión de manera objetiva, clara y
confiable.
5. Lealtad Institucional.- Al identificar y promulgar valores de la organización para
desempeñarse de la mejor manera.
6. Responsabilidad.- Cumplimos oportunamente nuestro compromiso de cobertura,
continuidad y calidad del servicio.
7. Profesionalismo.- Actuamos con firmeza, rectitud, honestidad, coherencia y
honestidad.
8. Espíritu de Trabajo en Equipo.- Colaboramos, sumamos esfuerzos y
multiplicamos logros.
9. Cultura de Trabajo por Resultados.- Somos mejores todos los días, trabajamos
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE COMPRAS
EN LA EMPRESA LOGÍSTICA LGM S.A.
CAPÍTULO I GENERALIDADES DE LA EMPRESA Página 5
en equipo y aplicamos el mejoramiento continuo, comparándonos con los
mejores y adoptando las mejores prácticas.
10. Compromiso con la Innovación.- Vamos más allá de nuestros propios límites y
tomamos riesgos al impulsar nuevas ideas.
1.6. DESCRIPCIÓN DE INICIATIVAS ESTRATÉGICAS
Formular una Cultura Organizacional de Servicio Interno y Externo
Implementar el Modelo de Gestión por Procesos que permita el Aseguramiento de
Calidad
Implementar el Modelo de Indicadores de Gestión
Actualizar permanentemente la Estructura Orgánica y Estructura Funcional
Cumplir la Ejecución de la Planificación
Facilitar el Acompañamiento, Soporte y Asistencia Técnica al Personal
Desarrollar las Propuestas de Proyectos, Productos y Servicios
Cumplir las Recomendaciones emitidas por los Controles respectivos
Definir el ámbito de Gestión en las Localidades
1.7. LINEAMIENTOS ESTRATÉGICOS
El proceso de planificación estratégica permitirá a la organización lograr mayores
niveles de alineamiento entre sus estrategias, acciones y resultados. En términos
generales, los procesos de planeación permiten a la organización pasar de un
estado inicial donde no podría existir una claridad en cuanto a los objetivos y al
enfoque de los procesos y resultados, hacia un estado ideal en donde los
objetivos están claros y los procesos internos se encuentran alineados con los
mismos.
La Gerencia comprende que lo tecnológico está ligado a los productos, servicios y
procesos y; lo organizacional incluye los modelos de negocio, las estrategias y las
maneras de organizar el trabajo; de igual manera la gerencia afianza las
estrategias, mantiene el liderazgo y mantiene en alza las expectativas de sus
clientes con productos y servicios.
El éxito de este proceso se traduce en lograr que las tareas y las decisiones
cotidianas sean realizadas y alineadas a los objetivos estratégicos. Este criterio es
vital sobre la base de planes de acción cada vez más detallados que partan
directamente desde la estrategia hasta los planes operativos en cada área de la
organización.
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE COMPRAS
EN LA EMPRESA LOGÍSTICA LGM S.A.
CAPÍTULO I GENERALIDADES DE LA EMPRESA Página 6
ADMINISTRATIVA
Consiste en la venta de Repuestos y Equipos automotrices, prestación de servicios del PDI, servicios mecánicos e instalación de repuestos y partes automotrices.
LOGÍSTICA
Consiste en la prestación del servicio de entrega del Vehículo, servicio de Bodega y Servicios Logísticos.
TALLER
Cosiste en la prestación del servicio de carga de Vehículos.
1.8. LINEAS DE SERVICIO LOGISTICA LGM
Logística LGM, tiene como actividad principal el mantenimiento y reparación
Automotriz.
Fig. 1 Líneas de Servicio Logística LGM
Fuente: Logística LGM S.A.
Elaborado por: Sandra Moscoso
1.9. COMPETENCIA
La comercialización de los automotores tanto nacionales como importados, solo
puede ser realizada a través de los concesionarios autorizados, que son utilizados
como barreras comerciales por las empresas ensambladoras en el segmento de
distribución.
Los concesionarios se convierten en un intermediario de importancia, debido a que
incentivan la demanda a través de estrategias de marketing.
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE COMPRAS
EN LA EMPRESA LOGÍSTICA LGM S.A.
CAPÍTULO I GENERALIDADES DE LA EMPRESA Página 7
El principal competidor de Logística LGM, es el Servicio de mantenimiento de
Vehículos de la Chevrolet, quienes mantienen el servicio de PDI en sus propios
concesionarios.
1.10. ESTRUCTURA ORGANICA
Logística LGM, tiene una estructura tipo Funcional contando con siete áreas:
Financiera, Administrativa, Seguridad Industrial, Operaciones, Mantenimiento,
Bodegas. En el organigrama se puede observar que la compañía cuenta con una
estructura organizacional acorde con el tipo de actividades que realiza. Esta Estructura
se la puede visualizar a continuación:
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE COMPRAS EN LA EMPRESA LOGÍSTICA LGM S.A.
CAPÍTULO I GENERALIDADES DE LA EMPRESA Página 8
1.10.1. ORGANIGRAMA GENERAL.
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE COMPRAS EN LA EMPRESA LOGÍSTICA LGM S.A.
CAPÍTULO I GENERALIDADES DE LA EMPRESA Página 9
1.10.1.1. Organigrama Financiero.
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE COMPRAS EN LA EMPRESA LOGÍSTICA LGM S.A.
CAPÍTULO I GENERALIDADES DE LA EMPRESA Página 10
1.10.1.2. Organigrama Administrativo.
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE COMPRAS EN LA EMPRESA LOGÍSTICA LGM S.A.
CAPÍTULO I GENERALIDADES DE LA EMPRESA Página 11
1.10.1.3. Organigrama Seguridad Industrial.
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CAPÍTULO I GENERALIDADES DE LA EMPRESA Página 12
1.10.1.4. Organigrama de Operaciones
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1.10.1.5. Organigrama de Logística.
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE COMPRAS EN LA EMPRESA LOGÍSTICA LGM S.A.
CAPÍTULO I GENERALIDADES DE LA EMPRESA Página 14
1.10.1.6. Organigrama de Mantenimiento.
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CAPÍTULO I GENERALIDADES DE LA EMPRESA Página 15
1.10.1.7. Organigrama de Bodegas.
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE COMPRAS
EN LA EMPRESA LOGÍSTICA LGM S.A.
CAPÍTULO II MARCO TEORICO Página 16
CAPITULO II
2. MARCO TEORICO
2.1. CONCEPTO DE CONTROL INTERNO
“El control interno se define de la siguiente forma:
El control interno es un proceso efectuado por el consejo de administración, la dirección
y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado
de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las
siguientes categorías:
• Eficacia y eficiencia de las operaciones.
• Fiabilidad de la información financiera.
• Cumplimiento de las leyes y normas aplicables.
La anterior definición refleja ciertos conceptos fundamentales:
• El control interno es un proceso. Es un medio utilizado para la consecución de un
fin, no un fin en sí mismo.
• El control interno lo llevan a cabo las personas. No se trata solamente de manuales
de políticas e impresos, sino de personas en cada nivel de la organización.
• El control interno solo puede aportar en un grado de seguridad razonable, no la
seguridad total, a la dirección y al consejo de administración de la entidad.
• El control interno está pensando para facilitar la consecución de objetivos en una o
más de las diferentes categorías que, al mismo tiempo, se solapan” 1
El control interno es la guía para saber que las operaciones que realizan las
empresas están dentro de los parámetros legales y sobre todo como la administración
o gerencia lo dispuso, básicamente es un plan donde se desarrolla de forma
coordinada los procedimientos que permite proteger los bines y proporcionar
información confiable y oportuna.
2.2. LA NUEVA CULTURA DEL CONTROL INTERNO
Los cambios en las organizaciones deben generar cambios en los sistemas de
control porque:
1 Coopers & Lybrand. “Los Nuevos Conceptos del Control Interno”. Ediciones Díaz de Santos, S.A. Pág. 16
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE COMPRAS
EN LA EMPRESA LOGÍSTICA LGM S.A.
CAPÍTULO II MARCO TEORICO Página 17
• Los riesgos varían.
• Las necesidades son otras.
• Las culturas se transforman, por lo tanto debemos cuestionarios si estamos
asumiendo una nueva cultura de control o si nos quedamos estáticos en esta
materia frente a cambios.
2.3. OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO
Los objetivos básicos son:
• La efectividad y eficiencia en las operaciones, incluye la salvaguarda de activos.
• Verificar la razonabilidad y confiabilidad de los informes contables y administrativos.
• Promover la adhesión a las políticas administrativas establecidas.
• Lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.
• Garantizar procesos de planeación y desarrollo organizacional de acuerdo con la
naturaleza de la organización.
• Protección de los recursos y activos en cuanto a su desaprovechamiento, pérdida y
uso indebido.
• Evaluar la eficiencia, eficacia, economía de las operaciones para garantizar una
correcta ejecución de las funciones y actividades.
2.4. DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
El sistema de control interno no es un objetivo, al momento de establecer el sistema
es necesario considerar la relación costo-beneficio.
2.4.1. ORGANIZACIÓN DE LA FUNCIÓN DE CONTROL INTERNO
Aunque no es necesaria la existencia de un departamento especializado en el área
de control interno, resulta conveniente crear un departamento con el fin de que lidera el
proceso de diseño e implementación del sistema y de esta manera ayude a la
administración de la organización a cumplir los objetivos plantados con el control
interno.
El sistema de control interno determina el desarrollo de las funciones de todos los
puestos de trabajo de la entidad, esto supone un cambio profundo y difícil de lograr a
corto plazo, especialmente si no se cuenta con las herramientas y recursos humanos
que lidere el proceso. La creación de este departamento es de vital importancia para
que acelere el cambio de actitud entre los miembros de la empresa.
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CAPÍTULO II MARCO TEORICO Página 18
Fig. 2 Componentes de control interno
Fuente: Varios autores
Elaborado por: Sandra Moscoso
2.4.2. PLAN DE DESARROLLO DE LA FUNCIÓN DE CONTROL INTERNO
El diseño del control interno es todo un proceso, por esta razón es importante que su
desarrollo y ejecución sea a través de un plan, en el cual se tenga en cuenta las
características propias de la empresa, este plan debe de contener los siguientes
elementos:
• Definición de la misión del departamento de control interno.
• El alcance de las funciones del departamento de control interno en la empresa.
• Cronograma de documentación e implementación de los procedimientos a seguir
en la organización.
Entorno de Control
• El Entorno de control respalda la estructura en la que se deben cumplir los objetivos y la preparación del personal que hará que se cumplan.
Evaluación de Riesgos
• La entidad debe conocer y abordar los riesgos con que se enfrenta, estableciendo mecanismos para identificar, analizar y tratar los riesgos correspondientes en las distintas áreas.
Actividades de Control
• Las actividades de control son las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se lleven a cabo las instrucciones de la dirección de la empresa.
Información y Comunicación
• Se debe identificar, recopilar y comunicar información pertinente en forma y plazo que permitan cumplir a cada empleado con sus responsabilidades.
Supervición
• Todo el proceso debe ser supervisado, introduciéndose las modificaciones pertinentes cuando se estime necesario. De esta forma el sistema puede reaccionar ágilmente y cambiar de acuerdo a las circunstancias.
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CAPÍTULO II MARCO TEORICO Página 19
2.4.3. ANÁLISIS DE LOS RIESGOS DEL CONTROL INTERNO
Es responsabilidad del departamento de control interno, realizar el análisis de los
procedimientos de la empresa con el fin de identificar las partes débiles al no contar
con un sistema de control interno adecuado con lo que nos permite establecer las
medidas preventivas para mitigar el efecto de los riesgos. Los riesgos son inherentes al
proceso, los cuales no van a desaparecer, pero se puede tomar las medidas
preventivas y correctivas del caso.
2.4.3.1. Que es el Riesgo.
“El riesgo es la probabilidad de que un evento ocurra y afecte adversamente el
cumplimiento de los objetivos, en los procesos, en el personal y en los sistemas
internos generando pérdidas.”2
El riesgo es una medida de incertidumbre expresa hechos presentes o futuros que
pueden ocasionar incumplimiento en el logro de los objetivos establecidos por la
empresa.
2.4.3.2. Proceso de administración del riesgo.
La administración de riesgos debe mantener una secuencia lógica de
procedimientos para que el trabajo proporcione un valor agregado y permita un fácil
entendimiento para quienes van a efectuar el trabajo y los beneficiarios finales de la
información en las diferentes áreas.
2 http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/economicas/2006838/html/cap08/cont01.html
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CAPÍTULO II MARCO TEORICO Página 20
Fig. 3 Administración del riesgo
Fuente: Varios autores
Elaborado por: Sandra Moscoso
2.4.3.2.1. Determinación de Objetivos
Se establece de manera clara y precisa los objetivos que la organización espera de
la administración de riesgos y lo que pretende alcanzar con los empleados que
ejecuten la administración, esta fase es esencial ya que todo proyecto requiere que se
planee los objetivos para un correcto funcionamiento.
2.4.3.2.2. Identificación de Riesgos
Esta fase es crítica, debido a que sin una identificación de los potenciales riesgos a
los que está expuesta la organización, no pueden ser llevados a cabo exitosamente.
No se puede generalizar los riesgos de una empresa, ya que estos varían por sus
actividades, ubicación, políticas, aspectos sociales, tecnológicos, etc.
Para la identificación de riesgos se pueden utilizar una gran variedad de
herramientas y fuentes de información:
• Registros internos de la organización. Todos aquellos documentos que
muestren información concerniente a los diferentes procesos que realiza un ente
económico. El análisis de estos documentos puede revelarnos posibles errores que
aumentarían significativamente la exposición a algunos riesgos particulares. Por
ejemplo, si se observa que las facturas de venta que emite la empresa no cumplen
Determinacion de Objetivos
Identificación de Riesgos
Evaluación de Riesgos
Manejo de Riesgos
Determinación de Riesgos
Evaluación y Revisión
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CAPÍTULO II MARCO TEORICO Página 21
todos los requisitos legales, aumenta el riesgo fiscal en cuanto esto puede
ocasionar sanciones.
• Políticas de seguridad: Son todas aquellas medidas que emplea la organización
para salvaguardar sus bienes y propiedades, y aquellas políticas encaminadas al
bienestar del recurso humano de la empresa. La información que nos puede
proporcionar esta fuente nos ayudará a detectar riesgos en los procesos, tales
como una inadecuada segregación de funciones.
• Análisis de Estados Financieros: El análisis de los estados financieros nos
pueden mostrar las características del ente económico, la concentración de sus
recursos y la magnitud de ciertos rubros que o tengan un riesgo inherente mayor,
tales como el disponible; esta magnitud se puede estudiar tanto por su saldo final
como por el movimiento que efectuó a lo largo del período contable, respetando la
norma básica de la importancia relativa o materialidad.
• Inspección de las operaciones: La inspección directa de las operaciones nos
proporciona información que no fue considerada en el análisis del diagrama de flujo
de los diferentes procesos que realiza un ente económico.
• Entrevistas: Son contactos que se efectúan con expertos ya sean de carácter
interno o externo a la organización que nos proporcione información que nos
permita una mayor certeza de que el juicio que estemos estructurando sea el
adecuado en caso que se tengan inquietudes o incertidumbres a lo largo del trabajo
de auditoría.
2.4.3.2.3. Evaluación de Riesgos
Consiste en la medición de los posibles impactos y consecuencias de los riesgos
identificados en la fase anterior. Una vez hecha la medición se clasifican en orden de
prioridad. Se pueden establecer los siguientes criterios de orden:
• Críticos
• Importantes
• No importantes
La evaluación de riesgos es una herramienta que nos ayuda a encontrar los riesgos
y a tratarlos, sirve a los intereses de la organización para un adecuado cumplimiento de
los objetivos.
Las evaluaciones del riesgo deben ser continuamente reevaluadas debido a los
constantes y diversos cambios que suceden en el ambiente en el cual se desenvuelven
las organizaciones actualmente.
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CAPÍTULO II MARCO TEORICO Página 22
2.4.3.2.4. Manejo del Riesgo
Es necesario, después de identificar los riesgos, dar indicaciones para que estos
sean debidamente administrados, éstas indicaciones tienen relación directa con las
técnicas para el manejo del riesgo, y se debe tener la capacidad suficiente para
determinar con la debida propiedad que técnicas aplicar a cada riesgo, teniendo en
cuenta que un mismo riesgo puede ser manejado por más de una técnica.
Fig. 4 Manejo del riesgo
Fuente: Varios autores
Elaborado por: Sandra Moscoso
2.4.3.2.5. Determinación del Riesgo
Se ha desarrollado una matriz como herramienta para determinar qué técnica de
manejo de riesgos utilizar ante diversas situaciones, esta matriz da una aproximación
útil para el análisis de los riesgos.
Matriz para Determinación de Técnicas del Tratamiento del Riesgo.- Las
características de cada riesgo son las que determinan su frecuencia y severidad,
y son las que definen el tipo de herramienta a utilizar para su manejo y/o
tratamiento.
Cuando los riesgos se caracterizan por ser de alta frecuencia y alta severidad,
las herramientas más apropiadas para el manejo y tratamiento son: evitarlo o
reducirlo.
Evita el Riesgo •Implica prevenir las actividades que los originan.
Reducción del Riesgo
•Incluye métodos y técnicas especificas para lidiar con ellos identificandolos y proveyendo una acción para la reducción de su probabilidad e impacto.
Compartir el Riesgo
•Reduce la probabilidad o el impacto mediane la transferencia.
Aceptación del Riesgo
•No realiza ninguna acción para afectar la probabilidad o el impacto.
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CAPÍTULO II MARCO TEORICO Página 23
Los riesgos caracterizados por alta frecuencia y baja severidad, son manejados
y/o tratados más apropiadamente a través de: retención y/o reducción.
Si los riesgos se caracterizan por tener una alta severidad y una baja
frecuencia, se pueden manejar y/o tratar mejor al transferir o compartir el
riesgo.
Finalmente, los riesgos caracterizados por baja severidad y baja frecuencia se
manejan o tratan mejor mediante la retención.
De esta manera, la matriz quedaría así:
Tabla 1 Determinación de tratamiento del riesgo
ALTA
FRECUENCIA BAJA
FRECUENCIA
ALTA
SEVERIDAD Evitar
Reducir Transferir
Compartir
BAJA
SEVERIDAD Retener
Reducir Retener
Fuente: Varios autores
Elaborado por: Sandra Moscoso
2.4.3.2.6. Evaluación y Revisión
Consiste en la verificación y valoración de la gestión, dándole dinamismo al proceso
planificador y facilitando la retroalimentación de las actividades, la toma de decisiones y
la reorientación de las acciones, para garantizar el logro de los resultados previstos.
Una vez evaluados los riesgos, la Gerencia General o los encargados de la
administración de riesgos, determinará como responder a ellos. Al considerar su
respuesta el Comité de Control Interno evaluará su efecto sobre la probabilidad e
impacto del riesgo, los costos y beneficios para luego seleccionar la respuesta que
sitúe el riesgo residual dentro de las tolerancias establecidas.
2.4.4. PLAN DE TRABAJO PARA LA DOCUMENTACIÓN Y FORMALIZACIÓN DE
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS.
Cualquiera que sea el diseño que se adopte, todo procedimiento debe ser
formalizado, no todo procedimiento al momento de montar el sistema de control interno
se va a encontrar documentado y formalizado, este puede ser un proceso lento que se
agilitara al momento que las diferentes áreas de la empresa comprendan la importancia
del sistema.
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CAPÍTULO II MARCO TEORICO Página 24
El levantamiento de estos procedimientos deben ser responsabilidad de las distintas
áreas que integran la empresa, ya que son las que poseen la información y las que una
vez esté operando el sistema van a recibir los beneficios del mismo.
2.4.4.1. Uso de Manuales como Herramienta de Control Interno
Los manuales son fundamentales dentro del sistema de control interno, su
elaboración debe ser una de las actividades primordiales del departamento de control
interno, ya que en estos manuales constan todas las actividades a realizar por los
diferentes empleados de la empresa.
La actualización se debe producir cada vez que existiere un cambio y de común
acuerdo con los empleados responsables.
Los manuales constituyen el elemento primordial del proceso de capacitación de los
empleados responsables.
2.4.4.1.1. Manual de Procedimientos.
Toda entidad, dentro del proceso de diseño de un adecuado Sistema de Control
Interno, tiene que elaborar los procedimientos, los cuales son la base para poder
desarrollar sus operaciones o actividades, con lo cual se establece las
responsabilidades del talento humano de la empresa y se establecen los objetivos de
cada puesto de trabajo
El Sistema de Control Interno constituye en una de las directrices principales de
cualquier organización para modernizarse, cambiar y producir los mejores resultados,
con calidad y eficiencia.
En razón de esta importancia que adquiere el Sistema de Control Interno para
cualquier entidad, se hace necesario hacer el levantamiento de procedimientos
actuales, los cuales son el punto de partida y el principal soporte para llevar a cabo los
cambios que con tanta urgencia se requieren para alcanzar y ratificar la eficiencia,
efectividad, eficacia y economía en todos los procesos.
Pero para que el Sistema de Control Interno, de cualquier entidad, sea eficiente,
además de la existencia de objetivos y metas claras y consistentes con el objeto social
y las funciones y responsabilidades de la organización, se requiere de la
documentación y normalización de los procesos y procedimientos en los cuales se
fundamenta la institución.
a) Definición del Manuel de Procedimientos
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CAPÍTULO II MARCO TEORICO Página 25
“Los manuales son una de las herramientas más eficaces para transmitir
conocimientos y experiencias, porque ellos documentan la tecnología acumulada hasta
ese momento sobre un tema”3
El manual Procedimientos es un elemento del Sistema de Control Interno, el cual es
un documento detallado e integral que contiene, en forma ordenada y sistemática,
instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y
procedimientos de las distintas operaciones o actividades que realizan en una entidad,
en todas sus áreas, secciones, departamentos, servicios, etc.
Es un instrumento de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que
desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y será elaborado
técnicamente tomando como base los respectivos procedimientos, sistemas, normas y
que resumen el establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las rutinas o
labores cotidianas, sin interferir en las capacidades intelectuales, ni en la autonomía
propia e independencia mental o profesional de cada uno de los trabajadores u
operarios de la entidad de salud ya que estos podrán tomar las decisiones más
acertadas apoyados por las directrices de los superiores, y estableciendo con claridad
la responsabilidad, las obligaciones que cada uno de los cargos conlleva, sus
requisitos, perfiles, incluyendo informes de labores que deben ser elaborados por lo
menos anualmente dentro de los cuales se indique cualitativa y cuantitativamente en
resumen las labores realizadas en el período, los problemas e inconvenientes y sus
respectivas soluciones tanto los informes como los manuales deberán ser evaluados
permanentemente por los respectivos jefes para garantizar un adecuado desarrollo y
calidad de la gestión.
b) Objetivos del Manual de Procedimientos
• El desarrollo y mantenimiento de una línea funcional de autoridad para
complementar los controles de organización
• Definir claramente las funciones y las responsabilidades de cada departamento y
de cada funcionario, así como la actividad de la entidad, esclareciendo todas las
posibles lagunas o áreas de responsabilidad indefinida.
• Un sistema contable que suministre una oportuna, completa y exacta información
de los resultados operativos y de organización en el conjunto.
• Un sistema de información para la dirección y para los diversos niveles ejecutivos
de la entidad, basados en datos de registro y documentos contables y diseñados
para presentar un cuadro lo suficientemente informativo de las operaciones, así
como para exponer con claridad, cada uno de los procedimientos.
3 Álvarez Torres Martin. Manual para Elaborar Manuales de Políticas y Procedimientos. Pág. 23
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CAPÍTULO II MARCO TEORICO Página 26
• La existencia de un mecanismo dentro de la estructura de la entidad, conocido
como evaluación y auto-control que asegure un análisis efectivo y de máxima
protección posible contra errores, fraude y corrupción.
• La existencia del sistema presupuestario que establezca un procedimiento de
control de las operaciones futuras, asegurando, de este modo, la gestión
proyectada y los objetivos futuros.
• La correcta disposición de los controles válidos, de tal forma que se estimulen la
responsabilidad y desarrollo de las cualidades de los empleados y el pleno
reconocimiento de su ejercicio evitando la necesidad de controles inútiles así
como la extensión de los necesarios.
c) Contenido del Manual de Procedimientos
Los manuales de procedimientos varían en cuanto a su aplicación y alcance:
1. Portada
2. Índice
3. Introducción
4. Objetivo General
5. Descripción de Procedimientos
6. Diagrama de Flujo
7. Formato del procedimiento
8. Validación
9. Aprobación
d) Elementos del Manual de Procedimientos
Los Manuales de Control Interno (procedimientos), se desarrollarán para cada una
de las actividades, áreas u operaciones que tengan que ver con los procesos
administrativos y operativos del de la entidad. En dichos Manuales quedarán
claramente especificados los siguientes puntos:
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CAPÍTULO II MARCO TEORICO Página 27
Fig. 5 Elementos del manual de procedimientos
Fuente: Varios autores
Elaborado por: Sandra Moscoso
2.5. CLASIFICACIÓN DEL CONTROL INTERNO
El control interno se clasifica en:
Control Interno Administrativo
Control Interno Contable
2.5.1. CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO
“Está orientado a las políticas administrativas de las organizaciones y a todos los
métodos y procedimientos que están relacionados, en primer lugar, con el debido
acatamiento de las disposiciones legales, reglamentarias y la adhesión a las políticas
de los niveles de dirección y administración y, en segundo lugar, con la eficacia de las
operaciones”4
4 Estupiñán Gaitán, Rodrigo. Administración de Riesgos ERM y la Auditoria Interna. Ecoe Ediciones Bogotá 2006. Pág. XIX
Establecer objetivos.
Definir políticas, guías, procedimientos y normas.
Sistema de organización.
Limitación de autoridad y responsabilidad.
Normas de protección y utilización de los recursos.
Sistema de méritos y sanciones para administración del personal.
Aplicación de recomendaciones.
Sistemas de información.
Procedimientos y normas.
Métodos de Control y Evaluación de la gestión.
Programas de inducción y capacitación del personal.
Simplificación de normas y trámites de los procedimientos.
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CAPÍTULO II MARCO TEORICO Página 28
2.5.1.1. Elementos del Control interno Administrativo
Los elementos del control administrativo interno son:
a) Organización (Estructura Organizacional)
“Es el establecimiento de relaciones de conducta entre trabajo, funciones, niveles y
actividades de empleados de una empresa para lograr su máxima eficiencia dentro de
los planes y objetivos establecidos.”5
Mediante la organización se define la autoridad y responsabilidad, estableciendo
líneas de comunicación y jerarquización de puestos, esto a la vez nos permite asignar
las funciones que corresponden a cada cargo con el fin de facilitar el cumplimiento de
las mismas, con ello también evitamos la duplicidad de funciones con lo cual
coadyuvamos al cumplimiento de los objetivos de la empresa.
En la organización intervienen los siguientes elementos:
- Dirección: la cual implica asumir la responsabilidad de la política general de la
entidad y de las decisiones tomadas en su desarrollo.
- Coordinación: Consisten en adoptar las obligaciones de las partes integrantes de
la organización a un todo homogéneo y armónica, que prevea los conflictos
propios de invasión de funciones o interpretaciones contrarias a las asignaciones
de autoridad.
- División de Funciones: Consiste en establecer claramente la independencia de las
funciones de operación, custodio y registro. El principio básico del control interno,
en este aspecto, indica que ninguna unidad administrativa debe tener acceso a
los registros contables en que se controla su propia operación. Bajo el mismo
principio, el área de contabilidad no debe de tener funciones de operación o de
custodio, sino centrarse en el registro correcto de datos, es decir, verificar sus
respectivas autorizaciones y evidencias de controles aplicables, así como
presentar los informes y análisis que requiera la administración para controlar
adecuadamente las operaciones de la entidad.
- Asignación de responsabilidades y autoridad: Este elemento nos indica que se
debe establecer con claridad los nombramientos dentro de la organización, su
jerarquía y delegación de facultades congruentes con las responsabilidades
asignadas. El principio fundamental en este aspecto consiste en que no se debe
realizar transacción alguna, si no existe la aprobación de algún funcionario que
este específicamente autorizado para ello.
5 Estupiñán Gaitán, Rodrigo. Control Interno y Fraudes. Ecoe Ediciones Bogotá 2002. Pág. 30
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CAPÍTULO II MARCO TEORICO Página 29
b) Procedimientos
La existencia del control interno administrativo no se demuestra solo con una
adecuada administración, pues es necesario que en sus principios se aplique en la
práctica mediante procedimientos escritos que garanticen la solidez de la misma, es
decir en el control administrativo también es importante tomar en cuenta el
establecimiento de sus políticas, manuales de procedimientos, plan de cuentas, flujo
gramas, instructivos y todos aquellos elementos que permitan al personal tener un
conocimiento de la empresa donde presta sus servicios y de sus actividades a
desempeñar, evitando pérdidas de tiempo, dudas, tareas no cumplidas, y
consecuentemente el incumplimiento de los objetivos de la empresa.
Los elementos que destacan dentro de los procedimientos son:
- Planeación y sistematización: Es deseable implantar un instructivo general o
una serie de instructivos sobre funciones de dirección y coordinación, división de
labores y funciones, sistemas de autorizaciones y la fijación de responsabilidades.
Estos instructivos asumen la forma de manuales de procedimientos cuyo objetivo
es asegurar el cumplimiento por parte de los empleados y trabajadores de las
empresas, las prácticas que dan origen a las políticas de la entidad, uniformar los
procedimientos, reducir errores, abreviar el periodo de entrenamiento del
personal.
- Registros y Formas: un buen sistema de control interno administrativo, debe
aplicar procedimientos adecuados para el registro completo y correcto de activos,
pasivos, productos y gastos; así como también debe de contar con documentos
que respalden todas las operaciones, cabe señalar que el diseño y uso de
formatos varían de acuerdo a las necesidades de cada empresa.
- Informes: Desde el punto de vista de la vigilancia sobre las actividades de la
organización y personal encargado de realizarlas, el elemento más importante del
control es la información interna.
En este sentido, no basta la preparación periódica de informes internos, sino un
estudio cuidadoso por parte de personas con capacidad para juzgarlos y
autoridad suficiente para tomar decisiones y corregir deficiencias.
Los informes contables, administrativos y operaciones constituyen un elemento
muy importante de control interno desde la preparación de balances mensuales y
estados de resultados, hasta las hojas de distribución de adeudos de clientes por
antigüedad o de obligaciones por vencimientos.
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE COMPRAS
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CAPÍTULO II MARCO TEORICO Página 30
Las actividades de producción y distribución pueden vigilarse de cerca mediante
informes periódicos, analíticos y comparativos, tales como los informes de ventas
y costos, análisis de pagos, análisis de variaciones de eficiencia y tiempo ocioso.
c) Personal
Por sólida que sea la organización el departamento de talento humano es de vital
importancia para el control interno en la organización.
- “Reclutamiento y selección.- Todas las organizaciones deben adoptar las mejores
prácticas a fin de obtener a los candidatos mejor calificados, para la cual es
necesarios verificar los documentos que acrediten su educación y experiencia
laboral efectuar las entrevistas necesarias. Por lo general las entrevistas resultan
ser una buena oportunidad para transmitir a los candidatos los valores de la
entidad y su estilo de operaciones.
- Actividades de inducción para los nuevos empleados.- En las charlas al personal
nuevo, la entidad debería dar una clara señal de su sistema de valores y de las
consecuencias de su incumplimiento. Esto podría lograrse describiendo las
principales disposiciones del código de conducta, toda vez que si no son
introducidos dichos mensajes en estas charlas, los empleados nuevos podrían
considerar que la entidad no cuenta con valores, o le falta una apropiada
comunicación de ellos.
- Evaluación y promoción del personal y políticas de recompensas.- Toda entidad
debería disponer de un programa de evaluación del rendimiento de los
empleados, a in de que las promociones y ascensos no están condicionadas a la
discrecionalidad o favoritismo impuesto por la gerencia, sino a los méritos en el
trabajo.
Un programa de incentivos, podría ser una buena forma de reforzar el rendimiento
de los empleados, siempre y cuando perciban que su otorgamiento se realiza en
forma razonable y equitativa.
- Régimen disciplinario.- Todo el personal debe ser consciente de que la entidad no
tiene un doble estándar para la aplicación de medidas disciplinarias por conductas
que se apartan de sus expectativas, por lo que todos los niveles de empleados
podrían ser objeto de una acción disciplinaria.”6
6 Fonseca Luna, Oswaldo. Sistema de Control Interno para Organizaciones. Primera Edición. Pág. 70, 71
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE COMPRAS
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CAPÍTULO II MARCO TEORICO Página 31
Una efectiva política de recursos humanos tiene el beneficio de edificar un ambiente
de control interno fuerte.
d) Supervisión
No es más que la vigilancia hacia el personal en todos sus niveles, para verificar que
se cumplan con las políticas, obligaciones y responsabilidades para el logro de los
objetivos de cada área y por ende de la empresa.
No es suficiente el diseño de una buena organización, sino también la vigilancia
constante, para que el personal desarrolle los procedimientos a su cargo de acuerdo
con los planes de la organización. La supervisión se ejerce en diferentes niveles,
funcionarios, empleados y en forma directa o indirecta.
Una buena planeación y sistematización de procedimientos y un buen diseño de
registros, formas e informes, permite la supervisión casi automática de control interno.
La supervisión del control interno requiere de un auditor interno o de una unidad
administrativa de auditoria interna que actúe como vigilante constante del cumplimiento
de la entidad con los otros elementos de control, organización, procedimientos y
personal. La función de la auditoria que vigila la existencia constante del control interno
es un elemento muy importante de la supervisión.
2.5.1.2. Objetivos del Control Interno Administrativo
El control administrativo, se da cuando los objetivos fundamentales son:
1. Promover la eficiencia en la operación de la empresa.
2. Que la ejecución de las operaciones se adhiera a las políticas establecidas por la
administración de la empresa.
Entonces entendemos por control interno administrativo, todo aquel control
relacionado a la administración de los recursos humanos materiales, de tal forma que
cada uno de sus integrantes de la empresa se apegue a las políticas establecidas por
la entidad, fomentando así la eficiencia la eficacia en sus operaciones, logrando con
ello los objetivos de cada área.
2.5.2. CONTROL INTERNO CONTABLE
Comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos cuya
misión es salvaguardar los activos y la fiabilidad de los registros financieros; debe
diseñarse de tal manera que brinde la seguridad razonable de que:
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE COMPRAS
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CAPÍTULO II MARCO TEORICO Página 32
• Las operaciones se realizan de acuerdo con las autorizaciones de la
administración.
• Las operaciones se registran debidamente para:
1. Facilitar la preparación de los estados financieros de acuerdo con las
Normas Internacionales de Contabilidad, o cualquier otro tipo de criterio
aplicable.
2. Para mantener datos relativos a la custodia de los activos.
3. Poner a disposición información suficiente y oportuna para la toma de
decisiones.
• El acceso a los activos sólo se permite de acuerdo con las autorizaciones de la
administración.
• La existencia contable de los bienes se compare periódicamente con la existencia
física y se tomen medidas oportunas en caso de presentarse diferencias.
2.5.2.1. Elementos del Control Interno Contable
Los elementos que conforman el control interno contable, son:
a) Catálogo de cuentas
“Cuando la empresa alcanza un cierto grado de desarrollo, es absolutamente
indispensable formar una lista de cuentas que debería utilizarse, evitando así errores
de aplicación y asignar a cada cuenta una codificación que la identifique, ya sea que se
trate de las cuentas que integran el mayor general o de las subcuentas que forman los
mayores auxiliares.”7
El diseño del plan de cuentas y confirmación debe ser estrictamente apegado a las
necesidades de la entidad, de la información contable y financiera a proporcionar.
Para poder dar un debido cumplimiento al control interno contable es necesario que la
empresa establezca por escrito su plan de cuentas, el cual deberá estar diseñado
acorde a las necesidades de la misma, como sabemos puede ser numérico, alfabético
o mixto, así mismo también es necesario establecer el instructivo para el manejo de
dichas cuentas.
b) Instructivo para manejo de cuentas
Es la descripción de los conceptos de los movimientos de cargo y abono de cada
operación y su registro contable inherente; además, lo que representa el saldo de cada
cuenta que forma parte del contable.
7 http://www.monorafias.com/trabajos18/manualcontable.shtml
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CAPÍTULO II MARCO TEORICO Página 33
El instructivo para el manejo de cuentas permite estandarizar procedimientos y
criterios de registro contable que son básicos para definir como se debe de registrar
cada transacción que presente en cada cuenta de la contabilidad de una entidad. Este
instructivo puede complementarse con los registros auxiliares que deben diseñarse de
acuerdo con las necesidades de detalle informativo que requiera cada cuenta.
c) Técnicas de control aplicables a las operaciones que se registran
Se refiere a la forma práctica y objetiva de identificar los elementos que se aplican en
el control interno contable y operativo, estas técnicas vienen a ser prácticamente
actividades que se realizan para prevenir, detectar o corregir errores o irregularidades
que pueden ocurrir al realizar, procesar y registrar las operaciones.
d) Estados Financieros
Los estados financieros forman parte del control interno contable ya que a través de
ellos es posible concentrar las operaciones cuantificables de una empresa y por lo
tanto, la obtención de información financiera, básica para la toma de decisiones.
2.5.2.2. Objetivos del Control Interno Contable
El control contable, se da cuando los objetivos fundamentales son:
a) La integridad de la información.- Que todas las operaciones efectuadas queden
incluidas en los registros contables.
b) La validez de la información.- Que todas las operaciones registradas representen
acontecimientos económicos que en verdad ocurrieron y fueron debidamente
autorizados.
c) La exactitud de la información.- Que las operaciones se registren por su importe
correcto, en la cuenta
El acceso a los activos solo se permitirá de acuerdo con autorización de la
administración de la empresa.
Los datos registrados relativos a la custodia de los activos, son comparados con los
activos existentes durante intervalos razonables, tomándose las medidas pertinentes y
apropiadas con respecto a cualquier diferencia.
Para concluir con los tipos de control que existen es necesario que para que la
empresa logre totalmente sus objetivos es necesario que cuente con un buen control
interno contable y administrativo, porque las actividades del control actúa en todos los
niveles y funciones de la organización en incluye diversas actividades, como
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CAPÍTULO II MARCO TEORICO Página 34
autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, revisiones, mantenimiento de registros
que provean evidencia de la realización de las operaciones y documentación.
También es necesario dar seguimiento al control interno a través de evaluaciones
continuas para prevenir, descubrir y corregir errores que pueden obstaculizar el logro
del objetivo de control interno y por ende de la empresa.
2.6. MÉTODOS DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
Con el objeto de efectuar una adecuada y eficiente evaluación para el ejercicio del
control interno, se requiere que los evaluadores, bien sea los responsables de procesos
o los de la Dirección de Control Interno, analicen y comprendan previamente los
procesos de la entidad, teniendo en cuenta las exigencias de las normas aplicables,
para lo cual pueden utilizar algunas de los métodos relacionadas a continuación:
2.6.1. DESCRIPTIVO
Consiste en explicar por escrito las rutinas en la ejecución de las operaciones o
aspectos específicos del control interno.
Es una técnica apropiada para descubrir cuellos de botella, permite confirmar
manifestaciones referidas al volumen de trabajo, frecuencia de consultas o para
verificar información obtenida por otros medios.
2.6.2. CUESTIONARIOS
“El cuestionario es un documento redactado en forma de interrogatorio, integrado por
preguntas estrictamente relacionada con el tema que ese investiga. Esta normalmente
dirigido a empleados y funcionarios que realizan una determinada tarea y su finalidad
es suplir la entrevista cuando los interrogados se encuentran diseminados o a gran
distancia entre sí.”8
El cuestionario de control interno permite obtener una visión global de los controles
establecidos en cada área, en ellos consta los nombres de los empleados que realizan
las funciones específicas.
La preparación de un cuestionario requiere de especial cuidado, principalmente en la
redacción de las preguntas a fin de que estas transmitan fielmente la intención del
encuestador.
Las preguntas de los cuestionarios están redactadas para que su respuesta detecte
inicialmente fortalezas y debilidades del sistema, son una guía de las pruebas de
8 Estupiñán Gaitán, Rodrigo. Control Interno y fraudes. 2da. Edición Bogotá Eco Ediciones 2006. Pág. 171
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CAPÍTULO II MARCO TEORICO Página 35
cumplimiento cuyo alcance depende de la confianza en el sistema de control interno de
la empresa, es aconsejable redactarlas en forma tal que las únicas respuestas posibles
sean sí o no, o datos de carácter cuantitativo, el interrogatorio debe ser acompañado
de instrucciones claras, precisas y concretas acerca de su cumplimiento, esto significa
que la definición del objetivo del cuestionario debe ser explicada en su contenido.
Las preguntas se detallan en el mismo orden y bajo los mismos encabezamientos de
los procedimientos.
Entre las ventajas de los cuestionarios esta que facilita la administración de trabajo y
existe una pronta detección de irregularidades y entre las desventajas se encuentra
que su aplicación genera cierto malestar al entrevistado o evaluado.
2.6.3. FLUJOGRAMAS
“Los Flujogramas son una representación gráfica de un proceso administrativo
caracterizado por su naturaleza secuencial.”9
Permiten plasmar de una manera gráfica un ciclo de documentos, presentan muchas
ventajas en el entendimiento y evaluación del sistema de control interno.
Los flujogramas consisten en revelar y describir objetivamente la estructura orgánica
de las áreas relacionadas al proceso de control interno, así como los procedimientos a
través de sus distintos departamentos y actividades. Este método representa mayores
ventajas de aplicación debido a que localiza desviaciones de los procedimientos,
permite encontrar debilidades, identifica la ausencia de controles y entre las
desventajas de la utilización de este método es necesita de conocimientos de control
interno.
2.6.3.1. Simbología de los Flujogramas
Tabla 2 Simbología de los flujogramas
Símbolo
Significado
Función
Inicio / Fin
Indica el inicio y el final del diagrama.
9 Estupiñan Gaitán, Rodrigo. Control Interno y fraudes. 2da. Edición Bogotá Eco Ediciones 2006. Pág. 176
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CAPÍTULO II MARCO TEORICO Página 36
Operación / Actividad
Símbolo de proceso, representa la realización de una operación o actividad relativas a un procedimiento.
Documento
Es cualquier documento que entra, se utilice, se genere o salga del procedimiento.
Datos
Indica la salida y entrada de datos.
Decisión
Indica dentro del flujo que son posibles varios caminos alternativos. (Si / No)
Líneas de Flujo
Indica el sentido de la ejecución de las operaciones.
Conector
Indica la continuidad del diagrama dentro de la misma página.
Conector de página
Es la continuidad del diagrama en otra página.
Fuente: Varios autores
Elaborado por: Sandra Moscoso
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE COMPRAS
EN LA EMPRESA LOGÍSTICA LGM S.A.
CAPÍTULO II MARCO TEORICO Página 37
2.6.3.2. Ventajas y Desventajas del Flujograma
Fig. 6 Ventajas y desventajas de los flujogramas
Fuente: Varios autores
Elaborado por: Sandra Moscoso
2.6.3.3. Construcción del Flujograma
La construcción de los diagramas de flujo implica la consideración de una serie de
pasos, mismos que sirven de guía para su diseño, estos se presentan a continuación:
• Conformar un grupo de trabajo donde participen aquellos que son responsables de
la ejecución y el desarrollo de los procedimientos que se encuentran debidamente
interrelacionados y que constituyen un proceso.
• Establecer el objetivo que se persigue con el diseño de los diagramas y la
identificación de quién lo empleará, ya que esto permitirá definir el grado de detalle
y tipo de diagrama a utilizar.
• Definir los límites de cada procedimiento mediante la identificación del primer y
último paso que lo conforman, considerando que en los procedimientos que están
interrelacionados el comienzo de uno es la conclusión del proceso previo y su
término significa el inicio del proceso siguiente.
• Una vez que se han delimitado los procedimientos, se procede a la identificación de
los pasos que están incluidos dentro de los límites de cada procedimiento y su
orden cronológico.
• Al realizar la ubicación de los pasos se deben identificar los puntos de decisión y
desarrollarlos en forma de pregunta, la presentación de las dos ramas posibles
correspondientes se identifican con los términos SI/NO.
•Favorece la comprensión del procedimiento al mostrarlo como dibujo.
•Permite identificar los problemas y las oportunidades de mejorar el proceso.
•Son una herramienta para capacitar a los nuevos empleados.
Ventajas
•Diagramas Complejos pueden ser laboriosos en su planteamient y diseño.
•No existen normas fijas para la elaboracion, por lo que el usuario puede no incluir todos los detales que necesite.
Desventajas
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE COMPRAS
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CAPÍTULO II MARCO TEORICO Página 38
• Al tener identificados y ubicados los pasos en orden cronológico, es recomendable
hacer una revisión del procedimiento con el fin de corroborar que el mismo se
encuentra completo y ordenado, previendo así la omisión de pasos relevantes.
• Construir el diagrama respetando la secuencia cronológica y asignando los
correspondientes símbolos.
2.6.3.4. Criterios para el diseño de los diagramas de flujo
Al momento de elaborar un diagrama de flujo deben considerarse los siguientes
criterios:
a) Encabezado de los Flujogramas.
Este debe contener la siguiente información:
• Nombre de la institución.
• Título, o sea diagrama de flujo.
• Denominación del proceso o procedimiento.
• Denominación del sector responsable del procedimiento.
• Fecha de elaboración.
• Nombre del analista que realizó el trabajo.
• Nombres y abreviaturas de los documentos utilizados en el proceso o
procedimiento y de los responsables.
• Simbología utilizada y su significado.
• Debe de indicarse claramente dónde inicia y dónde termina el diagrama.
• Las líneas deben ser verticales u horizontales, nunca diagonales.
• No cruzar las líneas de flujo empleando los conectores adecuados sin hacer uso
excesivo de ellos.
• No fraccionar el diagrama con el uso excesivo de conectores.
• Solo debe llegar una sola línea de flujo a un símbolo. Pero pueden llegar muchas
líneas de flujo a otras líneas.
• Las líneas de flujo deben de entrar a un símbolo por la parte superior y/o izquierda
y salir de él por la parte inferior y/o derecha.
• En el caso de que el diagrama sobrepase una página, enumerar y emplear los
conectores correspondientes.
• Todo texto escrito dentro de un símbolo debe ser legible, preciso, evitando el uso
de muchas palabras. Todos los símbolos tienen una línea de entrada y una de
salida, a excepción del símbolo inicial y final.
• Solo los símbolos de decisión pueden y deben tener más de una línea de flujo de
salida.
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CAPÍTULO II MARCO TEORICO Página 39
• Cada casilla de actividad debe indicar un responsable de ejecución de dicha
actividad.
• Cada flecha representa el flujo de una información.
b) Descripción narrativa de los flujogramas.
En ella debe considerase:
• Describir los pasos del procedimiento especificando quién hace, cómo hace,
cuándo hace y dónde hace cada paso. Esta es la parte más importante y útil para
el personal de ejecución de una institución, pues para recordar los pasos de un
procedimiento, puede hacerlo leyendo una o dos páginas del diagrama, sin tener
que volver a leer el manual de procedimientos completo.
• Deben utilizarse frases cortas, pero completas.
• Las frases deben comenzar con un verbo en tercera persona del singular, del
tiempo presente indicativo. Por ejemplo: Recibe, Controla, Remite, Archiva, etc.
• Deben evitarse, en lo posible, los términos técnicos y/o que puedan tener más de
una interpretación: usar en todos los casos términos sencillos y uniformes para que
el personal que tenga que utilizarlo pueda entender con mayor facilidad el
significado de su contenido.
2.7. CONTROL INTERNO MEDIANTE EL MÉTODO COSO
2.7.1. ACERCA DE COSO
“COSO son las siglas del Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway
Commission (Comité de Patrocinadores de la Comisión Treadway), formado
originalmente en 1985, COSO es una iniciativa conjunta de cinco organizaciones del
sector privado y se dedica a proveer liderazgo a través del desarrollo de marcos y
orientación sobre los riesgos institucionales gestión (ERM) de control interno y la
disuasión del fraude.”10
2.7.2. DEFINICIÓN SEGÚN EL MÉTODO COSO
El control interno se define de la siguiente forma.
El control interno es un proceso efectuado por el consejo de administración, la
dirección y el resto de personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar
10
www.coso.org.
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE COMPRAS
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CAPÍTULO II MARCO TEORICO Página 40
un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las
siguientes categorías:
• Eficacia y eficiencia de las operaciones
• Fiabilidad de la información financiera
• Cumplimiento de las leyes y normas aplicables
La mayor parte de las empresas del sector privado de acuerdo a las necesidades y
la evolución que han tenido en el mercado establecen una serie de procedimientos y
actividades para que el personal lo realice en forma diaria.
En los organigramas cada empresa tiene establecido los niveles de autoridad y los
de apoyo sin embargo los procedimientos que tiene establecidos pueden no ser los
correctos.
COSO, proporciona una visión de control más completa en la que la responsabilidad
del control interno está a cargo de todos los miembros de la organización.
2.7.3. OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO SEGÚN MÉTODO COSO
Cada entidad tiene una misión, la cual determina sus objetivos y las estrategias
necesarias para alcanzarlos. Los objetivos pueden establecerse para la organización
como conjunto o dirigirse a determinadas actividades dentro de la misma. Aunque
muchos objetivos son específicos de una sola entidad, otros son ampliamente
compartidos. Por ejemplo la práctica de las entidades tiene como objetivo el conseguir
y mantener una buena reputación tanto en el ámbito general de los negocios como en
el de sus clientes, facilitar unos estados financieros fiables a sus accionistas y actuar
de acuerdo con las leyes aplicables. “Los objetivos pueden clasificarse en tres
categorías:
• Operacionales.- Referente a la utilización eficaz y eficiente de los recursos de la
entidad.
• Información financiera.- Referente a la presentación y publicación de estados
financieros fiables.
• Cumplimiento.- Referente al cumplimiento por parte de la entidad de las leyes y
normas que le sean aplicables.”11
Esta clasificación permite centrarse en los diferentes aspectos del control interno.
Las categorías anteriores, que son diferentes aunque, al mismo tiempo, es un objetivo
11
Coopers & Lybrand. Los nuevos conceptos del Control Interno (Informe COSO). Pág. 19-20
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE COMPRAS
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CAPÍTULO II MARCO TEORICO Página 41
determinado que puede pertenecer a más de una categoría, corresponden a distintas
necesidades y pueden quedar bajo la responsabilidad directa de ejecutivos diferente.
Esta clasificación permite asimismo identificar qué es lo que se puede esperar de cada
categoría de control interno.
De un sistema de control interno puede esperarse que proporcione un grado
razonable de seguridad acerca de la consecución de objetivos relacionados con la
fiabilidad de la información financiera y cumplimiento de las leyes y normas aplicables.
La consecución de dichos objetivos, basados en gran medida en las normas aplicables.
La consecución de dichos objetivos, basados en gran medida en las normas
impuestas por terceros ajenos a la entidad, solo depende de cómo se llevan a cabo las
actividades desarrolladas bajo el control de la entidad.
No obstante la consecución de los objetivos operaciones tales como el rendimiento
de la inversión determinada, la cuota de mercado o el lanzamiento de nuevas líneas de
producto, no siempre está bajo el control de la entidad. El control interno no es capaz
de prevenir las opiniones o decisiones equivocadas, o los acontecimientos externos
que pueda evitar que se alcancen las metas operativas. Respecto a tales objetivos, el
sistema de control interno solamente puede aportar un nivel razonable de seguridad de
que la dirección y, en su papel de supervisión, el consejo estén informados
puntualmente del grado de avance en la consecución de dichos objetivos.
2.7.4. COMPONENTES CONTROL INTERNO MÉTODO COSO
Los componentes del control interno son cinco:
2.7.4.1. Ambiente de Control
El entorno de control marca las pautas de comportamiento en una organización y
tiene una influencia directa en el nivel de concienciación del personal respecto al
control. Constituye la base de todos los demás elementos del control interno, aportando
disciplina y estructura. Entre los factores que constituyen el entorno de control se
encuentran la honradez, los valores éticos y la capacidad del personal; la filosofía de la
dirección y su forma de actuar, la manera en que la dirección distribuye la autoridad y
las responsabilidades y organiza y desarrolla profesionalmente a sus empleados, así
como la atención y orientación que proporciona el consejo de la administración.
El ambiente de control establece el tono de una organización, que influye en la
conciencia de control de su gente. Es el fundamento de todos los demás componentes
del control interno, proporcionando disciplina y la estructura.
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE COMPRAS
EN LA EMPRESA LOGÍSTICA LGM S.A.
CAPÍTULO II MARCO TEORICO Página 42
El control interno tiene una incidencia generalizada en la estructuración de las
actividades empresariales, en el establecimiento de objetivos y la evaluación de los
riesgos. Asimismo, influye en las actividades de supervisión. Esta influencia se extiende
no solo sobre el diseño de los sistemas sino también sobre su funcionamiento diario.
Tanto los antecedentes como la cultura de la organización inciden sobre el entorno del
control. Ambos inciden en el nivel de concienciación del personal respecto al control.
Las entidades sometidas a su control eficiente se esfuerzan por tener personal
competente, inculcan en toda la organización un sentido de integridad y concienciación
sobre el control y establecen políticas y procedimientos adecuados, a menudo con un
código de conducta escrito, haciendo hincapié en los valores compartidos y en el
trabajo en equipo para conseguir los objetivos de la entidad.
2.7.4.2. Evaluación de Riesgos
El Evaluador debe considerar cada factor del entorno de control a la hora de
determinar si este es positivo. A continuación se enumeran los aspectos en que puede
centrarse la evaluación. En esta lista no exhaustiva, ni todos los aspectos aplicables en
todas las entidades. Sin embargo, puede servir de punto de partida. Si bien algunos de
los temas planteados son altamente subjetivos y obligan a que se formule una opinión
subjetiva, generalmente inciden de forma significativa en la eficacia del control interno.
La existencia e implementación de códigos de conducta u otras políticas
relacionadas con las prácticas profesionales.
Cada entidad se enfrenta a una variedad de riesgos de fuentes externas e internas
que deben evaluarse. La condición previa para la evaluación de riesgos es el
establecimiento de objetivos, vinculados a diferentes niveles e internamente
consistentes. La evaluación de riesgos es la identificación y análisis de riesgos
relevantes para logro de los objetivos, formando una base para determinar cómo deben
ser los riesgos gestionados. Porque, la industria, las condiciones regulatorias y
operativas económicas continuarán cambiando, se necesitan mecanismos para
identificar y hacer frente a los riesgos especiales asociados con cambiar.
2.7.4.3. Actividades de Control
Las actividades de control consisten en las políticas y los procedimientos que tiende
a asegurar que se cumplen las directrices de la Dirección. También tienden a asegurar
que se tomen las medidas necesarias para afrontar los riesgos que ponen en peligro la
consecución de los objetivos de la entidad. Las actividades de Control se llevan a cabo
en cualquier parte de la organización, en todos sus niveles y en todas sus funciones y
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE COMPRAS
EN LA EMPRESA LOGÍSTICA LGM S.A.
CAPÍTULO II MARCO TEORICO Página 43
comprenden una serie de actividades tan diferentes como pueden ser aprobaciones y
autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, el análisis de los resultados de las
operaciones, la salvaguarda de activos y la segregación de las funciones.
Las actividades de control son las normas y procedimientos que pretender asegurar
que se cumplan las directrices que la dirección ha establecido con el fin de controlar los
riesgos. Las actividades de control pueden dividirse en tres categorías, según el tipo de
objetivo de la entidad con el que están relacionadas: las operaciones la fiabilidad de la
información financiera o el cumplimiento de la legislación aplicable.
Aunque algunos tipos de control están relacionados solamente con un área
específica, con frecuencia afectan a diversas áreas. Dependiendo de las
circunstancias, una determinada actividad de control puede ayudar a alcanzar objetivos
de la entidad que corresponden a diversas categorías. De este modo los controles
operacionales también puede contribuir a la fiabilidad de la información financiera, los
controles sobre la fiabilidad de la información financiera pueden contribuir al
cumplimiento de la legislación aplicable, y así sucesivamente.
2.7.4.4. Información y Comunicación
La información pertinente debe ser identificada, capturada y comunicada en forma y
plazo que permitan a las personas para llevar a cabo sus responsabilidades. Los
sistemas de información producen reportes, contiene información operativa,
financiera y relacionada con el cumplimiento, que hacen posible el funcionamiento de
y controlar el negocio. Se refieren no sólo con los datos generados internamente, sino
también información acerca de los eventos externos, actividades y condiciones
necesarias para la toma de decisiones de negocios informadas y presentación de
informes externos. La comunicación efectiva también debe ocurrir en un sentido
amplio, fluyendo hacia abajo, a través y por la organización. Todo el personal debe
recibir un mensaje claro de la parte superior gestión que las responsabilidades de
control debe ser tomado en serio. Ellos deben entender su función propia en el
sistema de control interno, así como la forma de actividades individuales se relaciona
con el trabajo de otros. Ellos deben tener un medio de comunicar información
significativa contra la corriente. Tiene que haber una comunicación eficaz con las
partes externas, tales como clientes, proveedores, reguladores y accionistas.
2.7.4.5. Monitoreo
Sistemas de control interno deben ser monitoreados, es un proceso que evalúa la
calidad del rendimiento del sistema en el tiempo. Esto se logra a través de actividades
de monitoreo continuo, evaluaciones separadas o una combinación de ambos. El
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE COMPRAS
EN LA EMPRESA LOGÍSTICA LGM S.A.
CAPÍTULO II MARCO TEORICO Página 44
monitoreo permanente se produce en el curso de operaciones. Incluye la gestión
regular y las actividades de supervisión y otras acciones que el personal tiene en el
desempeño de sus funciones. El alcance y la frecuencia de las evaluaciones
separadas dependerán principalmente de una evaluación de riesgos y la eficacia de la
supervisión continua procedimientos. Las deficiencias de control interno deben ser
reportadas a la alta dirección y el consejo. Hay sinergia y articulación entre estos
componentes, la formación de un sistema integrado que reacciona dinámicamente a
las condiciones cambiantes. El sistema de control interno está entrelazado con las
actividades operativas de la entidad y existe por razones fundamentales de negocio. El
control interno es más efectivo cuando los controles están integrados en la
infraestructura de la entidad y son parte de la esencia de la empresa, os controles de
calidad de apoyo y empoderamiento, que se evite gastos innecesarios y permitir una
respuesta rápida a las condiciones cambiantes. Existe una relación directa entre las
tres categorías de objetivos, que son lo que una entidad se esfuerza por lograr, y los
componentes, que representan lo que se necesita para alcanzar los objetivos. Todos
los componentes son relevantes para cada categoría de objetivos.
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE COMPRAS
EN LA EMPRESA LOGÍSTICA LGM S.A.
CAPÍTULO III ANALISIS CONTEXTUAL DE LA EMPRESA LOGISTICA LGM S.A. Página 45
CAPITULO III
3. ANALISIS CONTEXTUAL DE LA EMPRESA
LOGISTICA LGM S.A.
3.1. ANÁLISIS INTERNO
3.1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La empresa Logística LGM, desde su creación cuenta con una breve evolución
histórica en cuanto a su estructura organizacional, sus líneas de negocio, sus
clientes, y su actividad económica en años recientes, pese a su evolución
Logística LGM, no cuenta con un manual de control interno en sus diferentes
áreas, por lo que esto ha dificultado la correcta operación tanto en el área
administrativa, en su proceso Logístico y Taller, especialmente en el área de
compras ya que al ser un empresa prestadora de servicios como son los de
reparación, mantenimiento, mano de obra, logísticos, compras de repuestos, y de
administración, asume el riesgos para el cumplimiento de sus actividades y planes
de mercado a nivel nacional, por lo que es necesario la implementación de
estrategias, que permita a esta empresa a disminuir sus falencias en el área de
compras y permita contribuir al desarrollo y crecimiento con un adecuado sistema
de control interno que se encuentre acorde a las necesidades de sus usuarios
como son los administradores y sus auxiliares, para que de esta manera puedan
cumplir a cabalidad sus funciones y responsabilidades, y la efectiva consecución
de los objetivos planteados por la organización en esta área de trabajo.
Por lo tanto el área de compras de la empresa Logística LGM, debe estar bien
normalizado en sus procedimientos a seguir y que su personal conozca las
funciones y políticas de compras, para que se asegure la obtención de repuestos,
insumos, materiales y pinturas para su proceso de taller, y demás suministros
utilizados para las diferentes áreas de la compañía, para que se obtenga en la
cantidad correcta, con la calidad apropiada, a los mejores precios y de los
proveedores adecuados ya que en este proceso se encuentra la selección del
proveedor, el cual debe ser el mejor ofertante en beneficios para la empresa,
como descuentos, formas de pago y despacho de los producto, por lo que es
necesario evaluar si los procedimientos que actualmente se llevan a cabo en la
empresa son los correctos o se debe hacer las correcciones necesarias para un
buen funcionamiento de la empresa.
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE COMPRAS
EN LA EMPRESA LOGÍSTICA LGM S.A.
CAPÍTULO III ANALISIS CONTEXTUAL DE LA EMPRESA LOGISTICA LGM S.A. Página 46
3.1.2. OBJETIVOS
3.1.2.1. OBJETIVO PRINCIPAL
El objetivo Principal de este trabajo, es la propuesta de un sistema de Control
Interno para el área de compras en Logística LGM, para determinar en el proceso
de compras una segregación adecuada de funciones de autorización, compra,
recepción, inspección y verificación de documentación, registro y pago.
3.1.2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Examinar los problemas que actualmente presenta el área de compras de la
empresa Logística LGM.
Investigar de qué manera afecta en el área de compras el no contar con un
manual de control interno.
Establecer las causas de porque no existe un adecuado control interno
dentro de las operaciones que se realiza en el área de compras.
3.1.3. PRINCIPALES PROBLEMAS DE LOGÍSTICA LGM S.A.
Para la determinación y puesta en marcha del sistema de control interno para
el área de compras se ha considerado la situación actual que presenta la empresa
Logística LGM, en la cual se ven obligados a enfrentar múltiples y variadas
limitaciones, en la que prevalece que la empresa no cuanta con un personal
debidamente capacitado en el área de Compras, lo que ha generado una serie de
inconvenientes al no contar con los debidos conocimientos sobe el proceso que
se debe llevar a cabo para que las compras que se realiza por parte de la
empresa, sean optimas, en las cantidades correctas y con la calidad requerida.
Dentro de los principales problemas que se ha detectado en la empresa
Logística LGM, se encuentran:
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE COMPRAS EN LA EMPRESA LOGÍSTICA LGM S.A.
CAPÍTULO III ANALISIS CONTEXTUAL DE LA EMPRESA LOGISTICA LGM S.A. Página 47
Fig. 7 Árbol de problemas Logística LGM S.A.
Fuente: Logística LGM S.A.
Elaborado por: Sandra Mosco
Retrasos en los
pedidos de
compras
Cotizaciones sin
Vigencia
Compras de
Productos
ducplicados
Compras
Excesivas
Articulos de Mala
CalidadCompras a
Mayores Precios
Saldos Incorrectos
de Stock
Personal sin la
Capacitacion
debida
Deficiente Control
de Calidad
Inadecuada
planificacion
Políticas de
Inventarios nulos
Mala Selección de
Proveedores
Demora en la
aprobación de la
compra.
Inoportuno
control en
Compras
Ineficiencia en las Compras Internas de la Empresa Logistica LGM
C
A
U
S
A
S
E
F
E
C
T
O
S
PROBLEMA
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE COMPRAS
EN LA EMPRESA LOGÍSTICA LGM S.A.
CAPÍTULO III ANALISIS CONTEXTUAL DE LA EMPRESA LOGISTICA LGM S.A. Página 48
3.1.4. ÁRBOL DE OBJETIVOS
Determinados algunos problemas que se ve obligada a enfrentar la empresa del
presente estudio brindará el servicio de asesoramiento que permita mejorar la situación
actual de la empresa, a través de estrategias que se presentan a continuación.
Fig. 8 Árbol de Objetivos Logística LGM
Fuente: Logística LGM S.A.
Elaborado por: Sandra Moscoso
Realizar las compras en Logistica LGM, de manera oportuna y eficiente.
Programas Continuos de capacitación al Personal para el correcto desarrollo de su funciones.
Una adecuada selección de proveedores para la empresa los cuales den las mejores ofertas a la empresa.
Obtener los productos necesarios al costo total más bajo posible, dentro de las condiciones y plazos de entrega requeridos.
Proporcionar los suministros de acuerdo con las normas de calidad requeridas.
Mantener una continuidad en los suministros teniendo en cuenta los programas.
Prevenir de las variaciones de precios en el mercado, así como de las coyunturas o las tendencias que sean del interés de la organización.
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE COMPRAS
EN LA EMPRESA LOGÍSTICA LGM S.A.
CAPÍTULO III ANALISIS CONTEXTUAL DE LA EMPRESA LOGISTICA LGM S.A. Página 49
3.1.5. ESTRATEGIAS
Para el correcto cumplimiento de sus objetivos Logística LGM, ha adoptado las
siguientes estrategias para el óptimo cumplimiento de los mismos.
Fig. 9 Estrategias planteadas por Logística LGM
Fuente: Logística LGM S.A.
Elaborado por: Sandra Moscoso
3.2. ANÁLISIS EXTERNO
3.2.1. FACTORES ECONÓMICOS
La inflación, los aumentos en los salarios mínimos, los cambios en las tasas de
interés son algunos de los ejemplos de factores económicos nacionales que repercuten
en el desempeño de las empresas.
Logística LGM, se en cuanto al sector económico, se ve expuesta a un riesgo bajo
debido a que su política de precios no se ve afectada ante posibles cambios en la
política de precios de sus competidores, debido a que posee una demanda derivada
del mercado automotriz.
3.2.2. FACTORES POLÍTICOS
En lo político Logística LGM se mantiene al margen. Sus directivos no poseen
ningún tipo de afiliación ni preferencias a partidos políticos, por lo que no se encuentran
afectadas sus operaciones con sus clientes. Todos sus directivos cumplen con las
obligaciones de ejercer sus derechos políticos cuando esto sea requerido.
Estrategias de Logística LGM
•Definir claramente el proceso de compras.,
•Establecer un Manual de Procedimientos para el departamento de compras.
•Establecer un manual de funciones para el personal encargado de las compras.
•Capacitar al personal para un adecuado cumplimiento de sus funciones.
•Entablar relaciones con nuevos proveedores.
•Establecer una eficiente organización en el departamento de compras.
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE COMPRAS
EN LA EMPRESA LOGÍSTICA LGM S.A.
CAPÍTULO III ANALISIS CONTEXTUAL DE LA EMPRESA LOGISTICA LGM S.A. Página 50
3.2.3. FACTORES SOCIALES
El Factor Social en las empresas ecuatorianas no tiene un modelo de gestión
institucionalizado que esté dirigido a un programa constante de actividades con las
comunidades, pero es una actividad que va en crecimiento. Hace 10 años no existía
ningún indicio de responsabilidad social en las empresas, pero en la actualidad varias
compañías han iniciado un proceso de acercamiento con el entorno, trabajadores y
comunidades.
Logística LGM pretende contribuir al pleno desarrollo de la sociedad, tratando que
en su desempeño económico no solamente no se quebranten los valores sociales y
personales fundamentales, sino que en lo posible se promuevan.
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE COMPRAS
EN LA EMPRESA LOGÍSTICA LGM S.A.
CAPÍTULO IV PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE
COMPRAS EN LA EMPRESA LOGISTICA LGM S.A. Página 51
CAPITULO IV
4. PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL
INTERNO PARA EL ÁREA DE COMPRAS EN LA
EMPRESA LOGISTICA LGM S.A.
Esta propuesta está enfocado a buscar los procedimientos aptos para la
preparación de un manual de control interno para el proceso de compras en la
empresa Logística LGM, pretendiendo con este manual obtener los resultados
significativos para su desempeño con eficiencia, eficacia y economía.
Esta propuesta surge en vista de que Logística LGM, no cuenta con un proceso
de control interno para las compras que realiza la empresa, es por ello que la
ausencia de este manual ha generado a la empresa problemas de coordinación
entre las áreas de la empresa, falla en el control y pérdidas significativas.
4.1. FLUJOGRAMA DE CONTROL INTERNO
Define las actividades a realizar para la implementación del sistema de control
interno en la empresa Logística LGM, en el cual iniciamos con una solicitud de
aprobación de la aplicación del Sistema de control interno, conocemos a la
entidad, desarrollamos el manual de procesos para el área de compras de
acuerdo a sus necesidades, definimos a través del manual de funciones del
personal de compras las actividades y responsabilidades del personal, ponemos
en conocimiento de los usuarios estos manuales y realizamos el monitoreo y
seguimiento continua para que su cumpla con lo propuesta.
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE COMPRAS EN LA EMPRESA LOGÍSTICA LGM S.A.
CAPÍTULO IV PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE COMPRAS EN LA EMPRESA LOGISTICA LGM S.A.
Página 52
Tabla 3 Flujograma de control interno
FLUJOGRAMA DE CONTROL INTERNO
1. CONOCIMIENTO PRELIMINAR 2. PLANIFICACION 3. EJECUCION 4. COMUNICACIÓN DE 5. SEGUIMIENTO
INICIO
APLICACIONDE
CONTROL INTERNO
NO
FIN
SI
RESULTADOSGENERALES
EVALUACION DE CONTROL INTERNO
INFORMACION A LAENTIDAD
SOLICITUD DE APLICACION DE CONTROL INTERNO
INFORMACIONOBJETIVOS DE LA ENTIDAD
DEFINICION DE OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO
DEFINICION DE COMPOMENTES DE CONTROL INTERNO
INFORME DE CONTROL INTERNO
DIAGNOSTICO DE LOS PROCESOS ANTERIORES
ELABORACION DE MANUAL DE PROCESOSAREA
ELABORACION DE MANUAL DE FUNCIONES
FLUJOGRAMA DE PROCESOS
ELABORACION DE MATRIZ DE RIESGOS
SOCIALIZACIÓN AL PERSONAL
RELACIONADO CON EL AREA
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
CUESTINARIO DE CONTROL INTERNO
1
1
Fuente: Logística LGM S.A.
Elaborado por: Sandra Moscoso
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE COMPRAS
EN LA EMPRESA LOGÍSTICA LGM S.A.
CAPÍTULO IV PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE
COMPRAS EN LA EMPRESA LOGISTICA LGM S.A. Página 53
4.2. DIAGNOSTICO DE LOS PROCESOS ANTERIORES
Al analizar los procedimientos de compras que eran utilizados por la empresa,
se detecta que el proceso que mantenía la compañía para las adquisiciones
presenta muchas deficiencias, lo que no ha permitido que se lleve a cabo un
control adecuado a la hora de comprar.
Los Procedimientos que Logística LGM desarrollo no fueron realizados
satisfactoriamente, ya que dicho proceso no especifica los puntos claves para la
gestión en compras, más bien se encuentran generalizados lo que no permite que
se maneje con claridad los procesos de compras, ya que estas se realizaban sin
planificar, ni verificación de los stocks en bodega, ni se realizaba el respectivo
estudio lo que provocaba que la empresa no disponga de suficiente liquidez.
El manual de funciones del proceso de compras que mantiene Logística LGM
no especifica los pasos que debe seguir para realizar una compra, tampoco posee
el diagrama de flujo y no se ha dado seguimiento a este proceso, por tales motivos
muchos documentos no poseen su respectivo control ni soporte debido a la falta
de implementación y seguimiento a los procesos, entonces es necesario realizar la
propuesta sobre Sistema del Control Interno que ayudará a tomar buenas
decisiones a la empresa y a conocer la disponibilidad de liquidez que mantienen.
4.3. IMPLEMENTACION DEL CONTROL INTERNO PARA EL
ÁREA DE COMPRAS EN LA EMPRESA LOGISTICA LGM S.A.
Analizando la situación de la entidad se ha visto factible la implementación del
control interno en el área de compras de la empresa Logística LGM, mediante la
aplicación de este sistema, ayudará a la empresa a ser más competitiva y
funcionar en forma eficiente en el área de compras.
4.3.1. PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
Para la propuesta de esta investigación se ha elaborado procedimientos de
Control Interno con respecto al área de Compras debido a que este es el
problema que la empresa ha llevado durante siete años consecutivos, con el fin
de llegar al personal para concientizar y aplicar el proceso de compras con el
Control interno.
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE COMPRAS
EN LA EMPRESA LOGÍSTICA LGM S.A.
CAPÍTULO IV PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE
COMPRAS EN LA EMPRESA LOGISTICA LGM S.A. Página 54
4.3.1.1. Modelo de Control interno Proceso de Compras
El manual de proceso para el área de compras en la empresa Logística LGM
S.A., describe los pasos a seguir para realizar una compra, desde que surge la
necesidad de compra hasta que termina con el pago al proveedor y los
documentos a ser llenados y completados para la ejecución de la misma.
PROCEDIMIENTO PARA LA COMPRA DE
BIENES Y CONTRATACION DE SERVICIOS
LGM-COM-001
18/12/2014
COMPRAS Y CONTRATACION Hojas: 8
1. PROPÓSITO
Este procedimiento, indica la forma de administrar el proceso de compras
mediante el control interno, para establecer el procedimiento adecuado para la
gestión de compra de bienes y contratación de servicios de manera ordenada,
eficientes y con las correspondientes aprobaciones, analizar el potencial de
compras, realizar las adquisiciones necesarias, en el momento debido, con la
cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado, realizar los pagos los
proveedores, dentro de los plazos establecidos indica la forma en la que el
Auxiliar Contable, receptará y revisará las Compras Facturas de los diferentes
departamentos, aplicará el proceso para la impresión de los comprobantes de
retención. Conocerá el proceso a seguir para la entrega de la documentación
necesaria a la Tesorera, con la finalidad de que los datos ingresados sean los
correctos y que la documentación generada sea entregada a los usuarios
respectivos.
2. ALCANCE
Parte desde la necesidad de adquirir el bien o contratar el servicio hasta la entrega
a satisfacción del mismo. Este procedimiento será para cumplimiento y aplicación
por parte de Gerencia General, los Jefes Departamentales que solicitan las
compras, Jefe de Bodega, Asistentes y Ayudantes de Bodega, para conocimiento
del Contador General, Asistentes Contables.
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE COMPRAS
EN LA EMPRESA LOGÍSTICA LGM S.A.
CAPÍTULO IV PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE
COMPRAS EN LA EMPRESA LOGISTICA LGM S.A. Página 55
3. DEFINICIONES
Bienes.- Los bienes están representados en objetos materiales, cuya utilidad
nos permite satisfacer una necesidad de un modo directo o indirecto a la
empresa.
Servicios.- Los servicios están considerados en aquellos trabajos intangibles
que otras personas realizan para satisfacer las necesidades de la empresa.
Justificación.- todo aquel acto que tenga que ver con dar respaldo a una
supuesta teoría o hipótesis de conocimiento, a alguna causa o accionar.
Proveedores.- Es la persona natural o jurídica que provee a otras empresas
o personas de bienes o servicios para la satisfacción de sus necesidades.
Solicitante.- Persona que solicita o pide una cosa, en especial si lo hace
formalmente y siguiendo un procedimiento establecido.
Autorización.- Acto o documento a través del cual se permite a una persona
realizar aquello que solicita, siempre y cuando cumpla con los requisitos
exigidos por los procedimientos, las normas o leyes para cada caso.
Aprobación.- dar cuenta del consentimiento, conformidad o asentimiento
que un individuo da o sostiene sobre determinada situación o cuestión.
4. POLÍTICAS
Conservar y buscar a los mejores proveedores.
Para la compra de cualquier producto se solicitarán proformas de mínimo
tres proveedores
Se elegir a los productos de mejores características y de los precios más
convenientes
Toda adquisición de mercaderías deberá ser canalizada a través del
departamento de compras.
Las notas de pedido se dará trámite máximo en dos días.
Se recibirá facturas que estén de acuerdo a los precios y condiciones
pactadas en el pedido y en el caso de existir irregularidades quien decide la
recepción o no de las mercaderías es el “Gerente General”
Para realizar el pago a proveedores se verificará que las facturas tengan la
aprobación del jefe de bodega.
Los días jueves se prepararan todas las facturas pendientes de pago, y
soportaran con los respectivos documentos de respaldas y los requerimiento
de pago respectivamente autorizados.
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE COMPRAS
EN LA EMPRESA LOGÍSTICA LGM S.A.
CAPÍTULO IV PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE
COMPRAS EN LA EMPRESA LOGISTICA LGM S.A. Página 56
Los días viernes se entregara a tesorería toda factura pendiente de pago
para la respectiva emisión de Cheques y Firmas asignadas para los mismos.
Los términos de pago a proveedores son de 30, 60 o 90 días.
En los casos que amerite el pago de inmediato se deberá tener la
autorización del gerente.
La forma de pago es únicamente a través de cheques.
5. PROCEDIMIENTO
5.1. TIPO DE REQUERIMIENTO
Los requerimientos que pueden presentarse serán solicitados y autorizados de
acuerdo a la siguiente tabla:
Tabla 4 Tipo de requerimiento
No Tipo de Requerimiento Solicitado por: Autorizado
por: Gestionado
por: Aprobado
por:
1 Requerimiento de Suministros de oficina y limpieza
Todos los departamentos
Gerente general
Jefe Administrativo
Contralor
2 Requerimiento de compra de Muebles, enseres, equipo, herramientas, uniformes para el personal
Jefe Administrativo
Gerente general
Jefe Administrativo
Contralor
3 Requerimiento de Servicio de Terceros para talleres
Jefe de mantenimiento
Gerente general
Jefe de mantenimiento
Contralor
4 Requerimiento de repuestos Jefe de mantenimiento
Gerente general
Jefe de mantenimiento
Contralor
5 Requerimiento de Equipos de Computación
Jefes de áreas Gerente General
Asistente de Sistema
Contralor
Fuente: Logística LGM S.A.
Elaborado por: Sandra Moscoso
5.2. SOLICITUD DE REQUERIMIENTO
5.2.1. Cuando surge una necesidad de compra el usuario debe solicitar al
departamento de bodega la revisión la disponibilidad del requerimiento, por medio
de una orden de pedido.
5.2.2. El departamento de bodega revisara la disponibilidad de la orden de pedido
solicitado por los diferentes departamentos de la empresa, en caso de no tener la
disponibilidad, compra el usuario antes de realizar el requerimiento al proveedor
deben enviar un correo a la gerencia general solicitando la aprobación y
detallando las características y especificaciones de la compra y las necesidades
para realizar dicha adquisición. Deberá contener la justificación correspondiente e
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EN LA EMPRESA LOGÍSTICA LGM S.A.
CAPÍTULO IV PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE
COMPRAS EN LA EMPRESA LOGISTICA LGM S.A. Página 57
incluir si el caso lo precisan los estudios, normativas legales o documentos de
soporte en función al tipo de requerimiento. Orden de Pedido (Anexo 2)
5.2.3. El Gerente general previo análisis y justificación de la compra realiza la
aprobación correspondiente según el requerimiento.
5.3. COTIZACIONES Y CUADROS COMPARATIVOS
5.3.1. El Solicitante del bien o servicio una vez que ha obtenido la aprobación de
la compra por parte de Gerencia General, enviara a la Auxiliar Contable,
encargada de los requerimientos de compra para que realice el requerimiento de
tres cotizaciones a los proveedores calificados por la empresa, las mismas
deberán contener especificaciones tanto en calidad, cantidad y descripción técnica
de condiciones similares, además si es el caso se enviará al proveedor los
términos de Referencia.
5.3.2. La Auxiliar Contable una vez obtenga las cotizaciones del bien o servicio
realizará los requerimientos de pagos.
5.3.3. El auxiliar contable con la documentación recibida procederá asignará un
número de referencia al requerimiento de pago donde se llevara un control y se
podrá verificara la nomenclatura del área que la está realizando, según el
siguiente detalle:
Tabla 5 Requerimientos de pago por departamentos
ASUNTO MAIL CORRESPONDE A
REQUERIMIENTO DE PAGO FTC-MTA-2014-#REFERENCIA-#ORDEN DE PEDIDO Departamento Logística Niñeras Manta
REQUERIMIENTO DE PAGO COC-MTA-2014-#REFERENCIA-#ORDEN DE PEDIDO Departamento Logística Courier Manta
REQUERIMIENTO DE PAGO PDI-MTA-2014-# REFERENCIA -#ORDEN DE PEDIDO Departamento PDI Manta
REQUERIMIENTO DE PAGO ADM-MTA-2014-# REFERENCIA -#ORDEN DE PEDIDO Departamento Administración Manta
REQUERIMIENTO DE PAGO COC-UIO-2014-# REFERENCIA-#ORDEN DE PEDIDO Departamento Logística Courier Quito
REQUERIMIENTO DE PAGO ADM-UIO-2014-#REFERENCIA-#ORDEN DE PEDIDO Departamento Administración Quito
REQUERIMIENTO DE PAGO ADM-UIO-2014-#REFERENCIA-#ORDEN DE PEDIDO Departamento Administración Cuenca
Fuente: Logística LGM
Elaborado por: Sandra Moscoso
La solicitud de aprobación de Compras y servicios (Resumen), (Anexo 3)
Cuadro comparativo de las ofertas (Cotizaciones) (Anexo 4) y
Detallara el historial de la compra (información estadística) (Anexo 5)
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EN LA EMPRESA LOGÍSTICA LGM S.A.
CAPÍTULO IV PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE
COMPRAS EN LA EMPRESA LOGISTICA LGM S.A. Página 58
5.4. APROBACÓN DE CONTRALORIA
5.4.1. Las Auxiliar Contable enviará a través de un correo adjuntando el
requerimiento de pago y detallara: El o los proveedores, concepto de las compras,
facturas, fecha de las facturas, fecha de recepción, observación y valor total.
Posteriormente será direccionado al Gerencia General para que se gestione la
aprobación correspondiente al contralor.
5.4.2. El Contralor, en caso de requerir explicación o ampliación del trámite de
aprobación lo solicitará a través del Gerente general quien a su vez lo requerirá al
solicitante realice la justificación.
5.4.3. El Contralor, una vez el trámite cumpla con la debida justificación será
analizado y posteriormente aprobado al mejor ofertante, direccionando la
respuesta al Gerente General, Auxiliar Contable de Aprobaciones y demás
involucrados en el proceso.
5.5. ORDEN DE COMPRA E INGRESO EN BODEGA
5.5.1. La auxiliar Contable con la aprobación del Contralor, procederá a elabora la
orden de compra y será enviada al proveedor para el cual fue previamente
aprobada la compra. (Orden de Compra) (Anexo 6)
5.5.2. El proveedor entregara los bienes o servicios solicitados de acuerdo a la
orden de pedido y con las condiciones previamente establecidas.
5.5.3. En el caso de Bienes, el proveedor entregara los bienes, mismos que serán
verificados y contados de acuerdo a la Orden de Compra, junto con el Auxiliar de
Bodega.
5.5.4. El auxiliar de Bodega codificará e ingresará los materiales en los
respectivos Kárdex de la empresa. (Kárdex) (Anexo 7)
5.5.5. Una vez ingresados los bienes el auxiliar de bodega realizará el respectivo
egreso de bodega y entregara los bienes de acuerdo a la orden de pedido a los
diferentes departamentos solicitantes.
5.6. RECEPCION DE FACTURA
5.6.1. La Auxiliar Contable luego de recibir la confirmación por parte del Auxiliar
de Bodega de la recepción de los bienes o en el caso de los servicios la
confirmación de la recepción del servicio por parte de los solicitantes del mismos
solicitará a los Jefe departamental lo siguiente:
Para compra de Bienes
Factura del proveedor
Proforma del proveedor que contenga: condiciones de pago, plazo de
entrega, especificación de bienes, etc.
Acta de Entrega y Recepción de los bienes a satisfacción entre la empresa
y proveedor con precios mayores a $ 200
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE COMPRAS
EN LA EMPRESA LOGÍSTICA LGM S.A.
CAPÍTULO IV PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE
COMPRAS EN LA EMPRESA LOGISTICA LGM S.A. Página 59
Contratación de Servicios
Factura del proveedor
Contrato suscrito entre la empresa y el proveedor que contenga:
condiciones de pago, plazo de entrega, especificación del servicio, etc.
Letra de cambio
Acta de Entrega – Recepción de los bienes a satisfacción entre la empresa
y proveedor con precios que son > $1000
Anticipo, copia de cedula de identidad y papeleta de votación
Para el caso de servicios Informe de Resultados y archivo fotográfico.
5.6.2. La Auxiliar Contable una vez cuente con toda la documentación requerida
procederá a realizar el ingreso de la factura al sistema y notificará al Jefe
Administrativo las compras que se registraron como Activos Fijos para el ingreso
en la base de datos e inclusión en la póliza de Seguros.
5.7. EMISION DEL CHEQUE Y CONFIRMACION DE FONDOS
5.7.1. El Auxiliar Contable (Cuenca) una vez que el Auditor Externa aprueba
procede a imprimir toda la documentación adjuntada y verifica su contenido y
confirma su aceptación enviándolo al auxiliar contable de tesorería.
5.7.2. El auxiliar Contable de tesorería (Cuenca) realizará la verificación del Flujo
de Efectivo en las cuentas de la empresa para garantizar la disponibilidad del
dinero.
5.8. FIRMA AUTORIZADA Y TRAMITE DE PAGO AL PROVEEDOR
5.8.1. La Auxiliar Contable de tesorería (Cuenca) elaborara el egreso y
posteriormente emitirá el cheque luego recopilara la primera firma autorizada del
jefe financiero los días lunes o jueves.
5.8.2. La Auxiliar Contable de tesorería (Cuenca) enviara por valija los cheques
emitidos al asistente administrativa en Manta mismos que serán recibidos y
entregados al auditor interno para su verificación, luego de la revisión serán
enviados al gerente general para la segunda firma correspondiente.
5.8.3. Las Auxiliares Contables (Manta) recibirán los cheques y comunicaran al
proveedor la disponibilidad del cheque, antes de su entrega previo al pago del
cheque solicitara el documento de identificación del proveedor para verificar que
corresponda a los datos del cheque y la factura; para el caso de personas jurídicas
solicitará adicionalmente el sello de la empresa.
6. CONDICIONES GENERALES
6.1.1. El Departamento Contable recibirá las facturas emitidas hasta el último día
del mes.
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EN LA EMPRESA LOGÍSTICA LGM S.A.
CAPÍTULO IV PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE
COMPRAS EN LA EMPRESA LOGISTICA LGM S.A. Página 60
6.1.2. La cancelación de facturas dependerá de la disponibilidad del flujo de
efectivo previa aprobación del Jefe Financiero.
6.1.3. Los responsables de área que reciben las facturas revisarán que la factura
contenga los datos de RUC, razón social, dirección y teléfono correspondiente a
cada una de las Agencias donde corresponde el Gasto; que el valor sea por el
servicio contratado, que la suma de los ítems, el cálculo del IVA y la suma total
este correcta y confirma que la factura este en vigencia.
6.1.4. Todo descuento, obsequio o beneficio que otorgue el proveedor será en
favor de la empresa, se prohíbe utilizarlo en beneficio del empleado o de terceros.
6.1.5. Las Adquisiciones consideradas como Activos Fijos deben entregarse a los
usuarios finales a través de un acta de recepción.
7. INCUMPLIMIENTO
El incumplimiento de los responsables en cada una de las etapas del
procedimiento dará lugar a la aplicación del Reglamento Interno de Trabajo.
8. FLUJOGRAMA DE COMPRAS
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CAPÍTULO IV PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE COMPRAS EN LA EMPRESA LOGISTICA LGM S.A.
Página 61
Tabla 6 Flujograma de proceso de compras
DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTO DEPATAMENTO DEPARTAMENTO PROVEEDORES DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO
OPERACIONES GERENCIA BODEGA CONTABILIDAD CONTRALORIA TESORERIA
FLUJOGRAMA PROCESO COMPRAS
INICIO
SURGE LA NECESIDAD
ORDEN DE PEDIDO
INFORME DEMATERIALES
PROCESO DE REQUERIMIENTO
DISPONIBILIDAD
NO
SI
REVISION DEL REQUERIMIENTO
APROBACION DEL
REQUERIMIEN
TO
NO
FIN
SI
SOLICITUD DE COTIZACION (AUXILIAR
CONTABLE)
ELABORACIONCOTIZACIONES PROV.
"1"
ELABORACIONCOTIZACIONES PROV.
"2"
ELABORACIONCOTIZACIONES PROV.
"3"
APROBACIONDEL
REQUERIMIEN
TO
SI
NOENVIO REQUERIMIENTO
PAGO
1
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Página 62
ORDEN DE COMPRA
INGRESO DEL MATERIAL
VERIFICACION Y CONTEO DEL MATERIAL
CON EL PROVEEDOR
KARDEXINVENTARIABLE
MATERIAL CORRECTO
DE
ACUERDO A LA
ORDEN DE
COMPRA
DEVOLUCION AL PROVEEDOR
NO
SI
ENTREGA DEL MATERIALSOLICITADO
USO DEL MATERIAL
FIN DEL PROCESO
ENTREGA DEDOCUMENTACION
PAGO A PROVEEDORCONSOLIDACION DE LA
DOCUMENTACION
1
Fuente: Logística LGM S.A.
Elaborado por: Sandra Moscoso
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE COMPRAS
EN LA EMPRESA LOGÍSTICA LGM S.A.
CAPÍTULO IV PROPUESTA DE IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO
EN LA EMPRESA LOGISTICA LGM S.A. Página 63
4.3.1.2 Modelo de Manual de Funciones del Personal que interviene en el
Proceso de Compras.
A continuación se presenta el siguiente manual de Funciones para la empresa
Logística LGM, para el área de Compras, en el cual están definidas las funciones
que cada persona debe de realizar para el cumplimiento cabal de objetivos
establecidos por la empresa.
LOGISTICA LGM S.A. LGM-MOF-01
18/12/2014
MANUAL ORGANICO FUNCIONAL Hojas: 35
INTRODUCCION
El presente Manual Orgánico y Funcional de la Empresa Logística LGM S.A.
Constituye un instrumento administrativo que determina la forma como se
encuentra la empresa para el cumplimiento de sus objetivos estratégicos.
Esta forma de organización se fundamenta en una gestión por procesos, siendo
fundamental el fortalecimiento de la coordinación interna y un ambiente de fluidez
de comunicaciones, en procura de otorgar una atención integral y de calidad a los
clientes
El manual define y desagrega la estructura organizacional de la empresa,
determinando: la misión de cada una de los puestos, sus relaciones de
dependencia y el detalle de las principales funciones.
Otra característica importante de la estructura organizacional, reflejada en el
presente manual, es la inclusión de los niveles jerárquicos estrictamente
necesarios, de manera que se propicie la fluidez de comunicaciones, la
racionalización de procesos y la polifuncionalidad de los colaboradores, en procura
de otorgar servicios de calidad a los clientes externos e internos.
Por la dinamia de la Empresa, este instrumento no deberá ser considerado como
rígido e invariable. Por el contrario, el manual requerirá de ajustes y
actualizaciones en la medida que nuevas situaciones se presenten o se modifiquen
los escenarios del entorno.
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE COMPRAS
EN LA EMPRESA LOGÍSTICA LGM S.A.
CAPÍTULO IV PROPUESTA DE IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO
EN LA EMPRESA LOGISTICA LGM S.A. Página 64
1. PROPOSITO
El presente Manual de Organización y Funciones es un instrumento de gestión
que describe las funciones a nivel de cargo específico.
2. ALCANCE
Las funciones contenidas en el presente Manual, deberán ser cumplidas por los
trabajadores que integran la empresa Logística LGM S.A.
3. CONTENIDO
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE COMPRAS
EN LA EMPRESA LOGÍSTICA LGM S.A.
CAPÍTULO IV PROPUESTA DE IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO
EN LA EMPRESA LOGISTICA LGM S.A. Página 65
1. GERENTE GENERAL
CARGO: GERENTE GENERAL
DEPARTAMENTO: GERENCIA GENERAL
JEFE INMEDIATO: PRESIDENCIA
MISIÓN DEL CARGO
Direccionar los procesos en la compañía para dar cumplimiento a los objetivos
propuestos buscando su fortalecimiento y crecimiento, destinando recursos para
tal fin
RESPONSABILIDADES DEL CARGO
HABILIDAD ANALITICA.- Debe comprender y entender los procesos
relacionados con su trabajo y con otras áreas de la organización, detecta a
tiempo la existencia de problemas y está atento a las oportunidades
CALIDAD DE TRABAJO.- Define objetivos claros y diseña procesos
adecuados, prácticos y operables, en beneficio de todos; maneja equipos de
trabajo altamente eficientes, en los que promueve la mejora continua de
procesos y servicios. Genera mecanismos de intercambio y
aprovechamiento del conocimiento y experiencia de cada miembro del
equipo; posee amplio conocimiento del negocio y de su área de
especialización, y lo comparte con sus subordinados; elabora e implementa
soluciones prácticas y operables en beneficio de clientes internos y externos.
RESPONSABILIDAD.- Identifica con claridad aquellas tareas que requieren
de mayor dedicación y sabe redistribuir sus tiempos para desarrollarlas
adecuadamente; propone modalidades alternativas de trabajo en pos del
cumplimiento de los objetivos, sin necesidad de indicación alguna por parte
de sus superiores; atiende gustosamente las tareas encomendadas que
toma como desafíos, teniendo en cuenta los objetivos propuestos y
preocupándose por obtener los mejores resultados.
LIDERAZGO.- Habilidad para ser percibido por el grupo como líder, fijar
objetivos y realizar un adecuado seguimiento brindando retroalimentación a
los distintos integrantes. Capacidad para escuchar a otros y ser escuchado.
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE COMPRAS
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CAPÍTULO IV PROPUESTA DE IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO
EN LA EMPRESA LOGISTICA LGM S.A. Página 66
PREOCUPACION POR EL ORDEN Y CLARIDAD.- Capacidad para realizar
el seguimiento del trabajo de los demás, vigilando su calidad para
asegurarse de que se siguen los procedimientos establecidos; preocuparse
por dejar claras las normas y procedimientos, explicándolos a sus
colaboradores y apoyando a éstos para su mejor cumplimiento.
Supervisar y coordinar de manera total las operaciones del PDI con la
finalidad de cumplir con los objetivos del despacho de vehículos.
Velar por el buen uso y manejo de los recursos internos de la empresa
Verificar el cumplimiento de Logística en lo que respecta a las
movilizaciones y despachos de unidades vehiculares.
Evaluar el desempeño de Jefes y responsables de los procesos de la
empresa
Revisar y Aprobar las Compras de la empresa de acuerdo a las políticas
establecidas para las compras en las diferentes áreas.
Autoriza los pagos a proveedores y gastos.
Controlar el gasto de los recursos dispuestos
PERFIL
Formación
Académica
Conocimientos
Específicos
Capacitación
Adicional
Nivel de
Experiencia
Profesional
con
posgrado,
preferibleme
nte en áreas
de Ingeniería
Mecánica o
Administració
n de
Empresas
Conocimientos
Académicos
Administrativos,
Económicos y
Financieros.
Normas ISO 9000 y
9001:2008.
Conocimientos en
planeación,
seguimiento, control y
ejecución de
proyectos. Asignación
de presupuestos y
seguimiento a los
mismos.
2 años en
posiciones
similares
TOMA DE DECISIONES
Es un puesto que requiere mucha experiencia y un análisis crítico en la toma de
decisiones. Además debe demostrar altas cualidades de liderazgo para coordinar
actividades y miembros de equipo bajo su supervisión
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CAPÍTULO IV PROPUESTA DE IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO
EN LA EMPRESA LOGISTICA LGM S.A. Página 67
RIESGOS EN EL PUESTO DE TRABAJO
La identificación de peligro, evaluación de riesgos y determinación de los controles
de este puesto de trabajo se encuentran detalladas en la “Matriz de riesgo”.
SITUACIONES COMPLEJAS EXTREMAS QUE ENFRENTA EL CARGO
1. Accidentes de trabajo
2. Incidentes de trabajo
3. Desastres naturales que afecten a los colaboradores
HABILIDADES Y DESTREZAS REQUERIDAS PARA DESEMPEÑAR EL
CARGO
Funcionales Organizacionales
1. Toma de Decisiones
2. Establecimiento de Relaciones
inter personales
3. Iniciativa
4. Asertividad
5. Liderazgo
6. Puntualidad
7. Trabajo en Equipo
8. Adaptación
1. Innovación
2. Trabajo en equipo
3. Eficiencia
4. Tener gran capacidad de auto
motivación
5. Capacidad de toma de decisiones
bajo presión
6. Relaciones humanas.
7. Levantamiento de información.
8. Métodos para recolección de
información
He sido informado, he leído y acepto cumplir con el descriptivo de mi cargo:
Talento Humano Gerente general
Nombre: Nombre:
Firma Firma
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CAPÍTULO IV PROPUESTA DE IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO
EN LA EMPRESA LOGISTICA LGM S.A. Página 68
2. CONTRALOR
CARGO: Contralor
DEPARTAMENTO: Auditoria
JEFE INMEDIATO: Auditor corporativo
MISIÓN DEL CARGO
Responsable de la creación e implementación de Manuales de Procedimiento y
Normas Administrativas para las distintas unidades de la empresa y su
cumplimiento, Evaluar el Sistema de Control Interno y Ejecutar el Programa Anual
de Auditoria, así mismo, asesorar respecto al cumplimiento de la normativa interna
y externa vigente; y de las situaciones fuera de la norma que pudieran
presentarse.
RESPONSABILIDADES DEL CARGO
Controlar el cumplimiento de los Aspectos Legal Fiscal, Tributario que
enmarca las Actividades Empresariales
Administrar el Sistema de Control Interno
Formular y Aplicar el Plan de Auditoria Interna
Asesorar en lo Administrativo-Financiero
Evaluar el Cumplimiento del Sistema de Aseguramiento de Calidad (Plan
Estratégico, Funciones, Procesos, Monitoreo y Evaluación)
Emitir el Informe de Auditoría Interna respecto a los Estados Financieros
Emitir el Informe de Auditoría Interna relacionado con actividades propias del
área
Asesorar en lo relacionado en la Aplicación de la Normativa (Ley de
Compañías, NEA/NEC en la Empresa de ser el caso, NIC, NIIF)
Investigar, Formular y Aplicar Modelos como COSO, COBIT y COCOMO en la
Auditoría Interna
Asesorar a las Autoridades y Funcionarios que requieran los servicios
profesionales de Auditoría Interna
Preparar los Planes Anuales de Auditoría Interna
Realizar principalmente auditorías de Gestión, Administrativa-Operativa,
Financiera-Contable Planificados e Imprevistos
Examinar los Ingresos de la Entidad proveniente de las diversas fuentes de
financiamiento
Examinar los gastos, inversiones, utilización, administración y custodio de
recursos empresariales
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE COMPRAS
EN LA EMPRESA LOGÍSTICA LGM S.A.
CAPÍTULO IV PROPUESTA DE IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO
EN LA EMPRESA LOGISTICA LGM S.A. Página 69
Identificar y evaluar los procedimientos y sistemas de control
Mantener un programa de seguimiento de cumplimiento de recomendaciones
Facilitar mediante sus informes a que las Autoridades determinen las
responsabilidades correspondientes en base al marco legal vigente
Mantener capacitación permanente al Personal de Auditoría Interna
Mantener independencia mental y actuar con objetividad
Estar libre de cualquier injerencia política o de autoridad para actuar con
profesionalismo
Preparar trimestralmente y anualmente información de las actividades
cumplidas por Auditoría Interna
Enviar al Directorio, de auditoría Externa con copia a la Gerencia General y a
los Responsables del Proceso Examinado, así como a la Jefatura de Procesos,
los informes de auditoría
Cumplir con las normas e instrucciones dispuestas para el eficaz
funcionamiento
Revisión y aprobación de los Requerimientos de pago y servicios solicitados
por la gerencia para la respectiva aprobación delas mismas en los tiempos
establecidos a fin de que las proformas se mantengan en vigencia.
Mantener Archivo de Documentos Completos y Verificados
Realizar las actividades encomendadas por Gerencia General
Ejecutar los Procesos y Procedimientos establecidos
Reportar las Actividades realizadas periódicamente a Gerencia General
Acatar el cumplimiento de Actividades, Disposiciones, Seguimiento Monitoreo y
Evaluación emitidas por la Coordinación de Auditoría Interna
PERFIL
Formación
Académica
Conocimientos
Específicos
Capacitación
Adicional
Nivel de Experiencia
Estudios
superiores
en auditoria
Auditorías
internas
6 meses en posiciones
similares
TOMA DE DECISIONES
Las decisiones que se toman se basan en procedimientos y/o experiencias
anteriores para la ejecución normal del trabajo, a nivel operativo.
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EN LA EMPRESA LOGÍSTICA LGM S.A.
CAPÍTULO IV PROPUESTA DE IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO
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RIESGOS EN EL PUESTO DE TRABAJO
La identificación de peligro, evaluación de riesgos y determinación de los controles
de este puesto de trabajo se encuentran detalladas en la “Matriz de riesgo”.
SITUACIONES COMPLEJAS EXTREMAS QUE ENFRENTA EL CARGO
1. Accidentes de trabajo
2. Incidentes de trabajo
HABILIDADES Y DESTREZAS REQUERIDAS PARA DESEMPEÑAR EL
CARGO
Funcionales Organizacionales
1. Toma de Decisiones
2. Establecimiento de Relaciones
inter personales
3. Iniciativa
4. Asertividad
5. Liderazgo
6. Puntualidad
1. Innovación
2. Trabajo en equipo
3. Eficiencia
4. Tener gran capacidad de auto
motivación
5. Relaciones humanas.
He sido informado, he leído y acepto cumplir con el descriptivo de mi cargo:
Talento Humano Asistente de Sistemas
Nombre: Nombre:
Firma Firma
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3. JEFE ADMINISTRATIVO
CARGO: Jefe Administrativo
DEPARTAMENTO: Administración
JEFE INMEDIATO: Gerencia General
MISIÓN DEL CARGO
Planear, ejecutar y dirigir la gestión administrativa de la empresa y del manejo
de la relación con los diferentes proveedores.
Se encarga del control administrativo y disciplinario del personal y coordinar todas
las actividades administrativas de la empresa.
RESPONSABILIDADES DEL CARGO
Diseña, programa y dirige los sistemas y procedimientos administrativos.
Autoriza los movimientos relacionados con el área.
Procesa y tramita pagos de contratación de servicios y otros.
Suple a la autoridad competente en reuniones referentes al área
administrativa.
Realiza seguimiento de las diferentes tramitaciones, en cuanto a solicitud de
equipos y materiales.
Participa en los actos de licitaciones privadas y públicas y en el control y
apertura de cotizaciones.
Vela por la custodia y preservación de la documentación, relacionada con la
unidad.
Representa a la Institución en el área de su competencia.
Rinde cuentas a la Gerencia sobre la gestión administrativa.
Maneja, contrata y supervisa cotizaciones requeridas por la unidad.
Supervisa, controla y distribuye las actividades del personal a su cargo.
Redacta informes, correspondencias, actas, circulares y demás
comunicaciones de la unidad.
Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral,
establecidos por la organización.
Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
Coordina con el personal a su cargo y jefes departamentales para generar
solicitudes de suministros requeridos para mantener operativas las áreas
administrativas y llevar un control para optimizar los mismos
Facilitar los Lineamientos, Metodologías, Herramientas, Formatos y
Capacitación así como de Políticas y Procesos para la Desarrollo de las
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Actividades en las áreas de Inventario de Activos Fijos, Talento Humano,
Adquisiciones, Logística y PDI
Evaluar y Autorizar de acuerdo al Nivel de Importancia, la Ejecución de
Procesos de las áreas a su cargo
Presentar los distintos Niveles de Reporte acorde a la Posición
Validar que la compra de activos cumpla el proceso de aprobaciones
conforme los procesos establecidos
Evaluar los resultados administrativos a través de las metas cumplidas y los
objetivos alcanzados
Validar mediante inventarios físicos la existencia de los activos
Mantener un sistema de información actualizado del recurso humano tanto en
estructura orgánico funcional, funciones, objetivos, evaluaciones alineados
con los objetivos de la empresa
Realizar y coordinar con áreas las evaluaciones de proveedores respecto a
estándares de calidad, servicio, precio, garantía
PERFIL
Formación
Académica
Conocimiento
s Específicos
Capacitación
Adicional
Nivel de Experiencia
Superior en
administración,
contabilidad o
afines
1 año en posiciones
similares
TOMA DE DECISIONES
Las decisiones que se toman se basan en instrucciones específicas, órdenes y/o
guías de acción, a nivel operativo
RIESGOS EN EL PUESTO DE TRABAJO
La identificación de peligro, evaluación de riesgos y determinación de los controles
de este puesto de trabajo se encuentran detalladas en la “Matriz de riesgo”.
SITUACIONES COMPLEJAS EXTREMAS QUE ENFRENTA EL CARGO
1. Accidentes de trabajo
2. Incidentes de trabajo
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HABILIDADES Y DESTREZAS REQUERIDAS PARA DESEMPEÑAR EL
CARGO
Funcionales Organizacionales
1. Toma de Decisiones
2. Establecimiento de
Relaciones inter personales
3. Iniciativa
4. Asertividad
5. Liderazgo
6. Puntualidad
7. Trabajo en Equipo
1. Innovación
2. Trabajo en equipo
3. Eficiencia
4. Tener gran capacidad de auto
motivación
5. Capacidad de toma de decisiones bajo
presión
6. Relaciones humanas.
7. Levantamiento de información.
8. Métodos para recolección de
información.
He sido informado, he leído y acepto cumplir con el descriptivo de mi cargo:
Talento Humano Asistente de Sistemas
Nombre: Nombre:
Firma Firma
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4. CONTADOR (CUENCA)
CARGO: Contador General
DEPARTAMENTO: Contabilidad
JEFE INMEDIATO: Gerencia general
MISIÓN DEL CARGO
Responsable de la planificación, organización y coordinación de todas
relacionadas con el área contable, con el objetivo de obtener las consolidaciones y
estados financieros requeridos por la organización. Establece y coordina la
ejecución de las políticas relacionadas con el área contable, asegurándose que se
cumplan los principios de contabilidad generalmente aceptados y con las políticas
específicas de la empresa.
RESPONSABILIDADES DEL CARGO
Cumplir con el Calendario del SRI
Ejecutar la Planificación Mensual de Actividades y lograr los Objetivos, Metas
e Indicadores
Mantener actualizada la Información Económica y Financiera
Aplicar la Legislación Vigente aplicable a la Gestión Económica y Financiera
con previa autorización del Gerente Financiero.
Coordinar la ejecución de la Conciliación Bancaria, Elaborar los Estados
Financieros, Llevar Saldos, reporte de cartera Revisión de Cuadres del
personal asignado , control de Notas de Débito y Crédito, Retenciones,
Anexos, Declaraciones para las respectivas declaraciones SRI, Impuesto a
la Renta, Declaraciones de IVA, Ajustes, Costo
Supervisar el Cumplimiento de las obligaciones ante SRI, Superintendencia
de Compañías y demás organismos de control
Supervisar el cumplimiento del Control Previo de Documentos y
Verificaciones antes del Pago
Proceso Contable:
Registro del Ciclo Contable en General considerando las NEC, NIC, NIIF,
NEA, NIIF:
Permitan el Cálculo del Patrimonio al Valor Neto, Presentación de Estados de
Situación Financiera y Estado de Resultado Integral.
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Coordinar el Mantenimiento de Archivos de Documentos Completos y
Verificados con previa coordinación del Jefe Administrativo.
Ejecutar los Procesos y Procedimientos establecidos
Realizar las actividades encomendadas por Gerente General y Gerencia
Financiera
Reportar las Actividades realizadas periódicamente a la Gerencia Financiera
PERFIL DEL PUESTO
Formación
Académica
Conocimientos
Específicos
Capacitación
Adicional
Nivel de Experiencia
Titulo
Superior en
contabilidad
carreras
afines
Declaración de
impuestos
Conocimiento y
experiencia
comprobada en
labores de
auditoria,
legislación
relacionada y
gestión contable
administrativa
general.
Conocimientos
de manejo de
personal
Avanzado del
Sistema Operativo
Windows y de
herramientas como
Word, Excel y Power
Point
1 año en posiciones
similares
TOMA DE DECISIONES
Las decisiones que se toman se basan en instrucciones específicas y órdenes a
nivel operativo según las instrucciones de Gerente General y Gerente Financiero.
RIESGOS EN EL PUESTO DE TRABAJO
La identificación de peligro, evaluación de riesgos y determinación de los controles
de este puesto de trabajo se encuentran detalladas en la “Matriz de riesgo”.
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SITUACIONES COMPLEJAS EXTREMAS QUE ENFRENTA EL CARGO
1. Accidentes de trabajo
2. Incidentes de trabajo
HABILIDADES Y DESTREZAS REQUERIDAS PARA DESEMPEÑAR EL
CARGO
Funcionales Organizacionales
1. Toma de Decisiones
2. Establecimiento de Relaciones
inter personales
3. Iniciativa
4. Asertividad
5. Liderazgo
6. Puntualidad
7. Trabajo en Equipo
8. Adaptación
1. Innovación
2. Trabajo en equipo
3. Eficiencia
4. Tener gran capacidad de auto
motivación
5. Capacidad de toma de decisiones
bajo presión
6. Relaciones humanas.
7. Levantamiento de información.
8. Métodos para recolección de
información.
Talento Humano Contador general
Nombre: Nombre:
Firma Firma
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5. AUXILIAR CONTABLE
CARGO: Auxiliar contable
DEPARTAMENTO: Contabilidad
JEFE INMEDIATO: Contador
MISIÓN DEL CARGO
Llevar a cabo las tareas de soporte administrativos así como la gestión de pagos a
los proveedores
RESPONSABILIDADES DEL CARGO
Administración de Pagos:
Solicitud de cotización a proveedores calificados de las diferentes órdenes de
pedido.
Asignación de referencia a requerimientos de pago de acuerdo a la
nomenclatura de los departamentos solicitantes.
Compras, Adquisiciones, etc. Previa revisión de Administración y Aprobación
de Contraloría, recolección y preparación de documentación para envió al
proceso de pagos (en caso de ser anticipos) y Control, Pago a Proveedores,
Archivo
Recepción de facturas de las adquisiciones realizadas por la empresa.
Ingreso de las facturas de compra del diversos departamentos en el sistema.
Cruce de anticipos, previa revisión de factura y acta de entrega-recepción.
Ingreso y cancelación en el sistema de autoconsumos.
Realización de provisiones para evitar duplicación de gastos por mes, en caso
de que la acción de solicitar facturas no rinda frutos, previa autorización de la
contadora.
Administración de Información
Obtención de información del sistema de toda las cuentas de proveedores por
división (Manta-Quito-Cuenca) y anticipos del área contable y modulo, dar
formato a la información obtenida, comparación entre contable y modulo,
búsqueda de errores de años anteriores, corrección de errores detectados de
años anteriores y actuales.
Obtención de información de cuentas de gastos específicas, mediante el
sistema y depuración, para brindar información a auditoria externa.
Revisión de contratos según forma de pagos, realización de cuadros por
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contrato.
Información por proveedor de facturas pendientes de pago según lo solicitado
por gerencia.
Entrega de copia de documentos para la solicitud de aprobación de pagos.
Generación de retenciones-Cuenca, recopilación de las mismas selladas y
firmadas.
Control de egresos y pagos de proveedores específicos, según tipo de
cuenta.
Insumos/Materiales:
Aplicar Políticas de Compras, Cotizaciones (3), Aprobación Contraloría,
Compra, Distribución con Acta E/R,
Control:
Parte de Adquisiciones, Aplicación Políticas Compras, Constatación Anual,
Informe Faltantes/Sobrantes, Responsabilidades
Modelo de Gestión:
Permita: Registro, Plan de Mantenimiento, Custodio, Vida Útil, Depreciación,
Reposición, Costo, Valor Residual, Ubicación, Fecha Adquisición,
Codificación, Grupo y Sub grupo, Seguro, Valores por Mejoras, Fechas de
Mejoras, Cantidad, Descripción, Estado, Modelo, Serie, Color.
Mantener Archivo de Documentos Completos y Verificados
Realizar las actividades encomendadas por Gerencia Administrativa
Ejecutar los Procesos y Procedimientos establecidos
Reportar las Actividades realizadas periódicamente a Gerencia Administrativa
PERFIL
Formación
Académica
Conocimientos
Específicos
Capacitación
Adicional
Nivel de Experiencia
Superior
en
Administra
ción,
contabilida
d o afines
Contabilidad
básica
1 año en posiciones
similares
TOMA DE DECISIONES
Las decisiones que se toman se basan en instrucciones específicas y órdenes a
nivel operativo
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RIESGOS EN EL PUESTO DE TRABAJO
La identificación de peligro, evaluación de riesgos y determinación de los controles
de este puesto de trabajo se encuentran detalladas en la “Matriz de riesgo”.
SITUACIONES COMPLEJAS EXTREMAS QUE ENFRENTA EL CARGO
1. Accidentes de trabajo
2. Incidentes de trabajo
HABILIDADES Y DESTREZAS REQUERIDAS PARA DESEMPEÑAR EL
CARGO
Funcionales Organizacionales
1. Toma de Decisiones
2. Iniciativa
3. Asertividad
4. Liderazgo
5. Puntualidad
6. Trabajo en Equipo
7. Adaptación
1. Innovación
2. Trabajo en equipo
3. Eficiencia
4. Tener gran capacidad de auto
motivación
5. Capacidad de toma de decisiones bajo
presión
6. Relaciones humanas.
7. Levantamiento de información.
8. Métodos para recolección de
información.
He sido informado, he leído y acepto cumplir con el descriptivo de mi cargo:
Talento Humano Auxiliar contable
Nombre: Nombre:
Firma Firma
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6. AUXILIAR CONTABLE (TESORERIA Y COBRANZAS - CUENCA)
CARGO: Auxiliar Contable Tesorería y cobranzas
DEPARTAMENTO: Contabilidad
JEFE INMEDIATO: Contador
MISIÓN DEL CARGO
Controlar y manejar los recursos económicos de la empresa realizando el control
previo a toda la documentación Contable y Financiera que ingresa al área de
Tesorería
Registrar y controlar los activos fijos que adquiere la empresa a través del módulo
de activos fijos y el sistema de inventarios.
RESPONSABILIDADES DEL CARGO
Activos fijos
Revisión contable de activos fijos
Revisión y gestión de pago de predios, soats, matriculas de agencia cuenca
Cuadros de depreciación
Registro contable de la depreciación por mes
Reportes contable y Excel de depreciación
Registro contable y Excel de baja de activos – Previa acta de auditoria interna
o factura de venta
Bancos
Registros contables de los movimientos bancarios
Reporte de Cheques Girados Entregados y No Entregados
Emisión de cheques-captura. Automática y emisión de cheques Manuales
Gestión de firmas para el pago final
Archivos de Egresos por emisión de pagos.
Tramite de transferencias bancarias vía BCE / al exterior y su registro
contable
Cuentas Virtuales (Vía Internet), Archivo de Saldos de Bancos
Control, Apertura y Cierre de Cajas.
Corrida de diarios – Control en Excel
Creación de Subtipos para la contabilización automática.
Acceso a Plantillas de Contabilización automática para mantenimiento en
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CAPÍTULO IV PROPUESTA DE IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO
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caso de cambios.
Anulación de facturas ingresadas por inventario.
Conciliaciones bancarias - Reporte Excel
Preparar oportunamente los depósitos del resultado de los cobros realizados
de forma diaria, para enviarlo al banco directamente
Direccionar dicho depósito a cada banco según la necesidad en cada cuenta,
salvo instrucciones previas del Gerente Financiero.
Custodio de Chequeras
Reportar las Actividades realizadas periódicamente a Gerencia Financiera,
por lo referente a Tesorería
Controlar las obligaciones de crédito de la empresa con las entidades
bancarias y cumplimiento de los pagos conforme fechas establecidas
Solicitar al área de Cartera de Clientes los fondos necesarios para cubrir
pagos de proveedores, obligaciones bancarias, IESS, Impuestos-SRI
mensuales, etc.
Presentación de cuadres de Cuentas según lo asignado por Jefe inmediato.
Coordinar y Supervisar las Actividades de las Áreas a su cargo
Mantener Archivo de Documentos Completos y Verificados
Realizar las actividades encomendadas por Gerencia Financiera
Ejecutar los Procesos y Procedimientos establecidos
PERFIL
Formación
Académica
Conocimientos
Específicos
Capacitación
Adicional
Nivel de Experiencia
Superior en
Administrac
ión,
contabilida
d o afines
Contabilidad
básica
1 año en posiciones
similares
TOMA DE DECISIONES
Las decisiones que se toman se basan en instrucciones específicas y órdenes a
nivel operativo.
RIESGOS EN EL PUESTO DE TRABAJO
La identificación de peligro, evaluación de riesgos y determinación de los controles
de este puesto de trabajo se encuentran detalladas en la “Matriz de riesgo”.
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE COMPRAS
EN LA EMPRESA LOGÍSTICA LGM S.A.
CAPÍTULO IV PROPUESTA DE IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO
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SITUACIONES COMPLEJAS EXTREMAS QUE ENFRENTA EL CARGO
1. Accidentes de trabajo
2. Incidentes de trabajo
HABILIDADES Y DESTREZAS REQUERIDAS PARA DESEMPEÑAR EL
CARGO
Funcionales Organizacionales
1. Toma de Decisiones
2. Iniciativa
3. Asertividad
4. Liderazgo
5. Puntualidad
6. Trabajo en Equipo
7. Adaptación
1. Innovación
2. Trabajo en equipo
3. Eficiencia
4. Tener gran capacidad de auto
motivación
5. Capacidad de toma de decisiones
bajo presión
6. Relaciones humanas.
7. Levantamiento de información.
8. Métodos para recolección de
información.
He sido informado, he leído y acepto cumplir con el descriptivo de mi cargo:
Talento Humano Auxiliar contable
Nombre: Nombre:
Firma Firma
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CAPÍTULO IV PROPUESTA DE IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO
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7. JEFE DE PRE DELIVERY INSPECTION (PDI)
CARGO: Jefe del PDI
DEPARTAMENTO: Pre Delivery Inspection PDI
JEFE INMEDIATO: Gerencia General
MISIÓN DEL CARGO
Coordinar las actividades del proceso para generar como resultado el alistamiento
del vehículo en tiempos óptimos, cumpliendo con la calidad requerida y con los
requerimientos establecido por las marcas
RESPONSABILIDADES DEL CARGO
Planificar y coordinar con el Departamento de Despachos el proceso diario de
los vehículos
Revisión y seguimiento de los reclamos de los clientes.
Controlar las sub áreas del proceso de PDI y ACC para la entrega oportuna
de los vehículos a Despacho
Coordinar la salida de los vehículos en perfectas condiciones y su entrega al
departamento de Despachos
Mantener Archivo de Documentos Completos y Verificados
Realizar las actividades encomendadas por Gerencia General
Ejecutar los Procesos y Procedimientos establecidos
Reportar las Actividades realizadas periódicamente a Gerencia General
Asistencia técnica al área de mecánica y accesorios. Definir el personal
necesario para la prestación del servicio
Establecer pautas para el cumplimiento de objetivos
Definir metas de producción
Determinar las herramientas, equipos, espacios e insumos a utilizar en las
actividades del proceso.
Solicitar las ordenes de pedido de los materiales, insumos y pinturas a ser
utilizados en el proceso de producción al departamento de Bodega.
Analizar y resolver diferentes problemas que se presenten en las actividades
del proceso
Coordinar los trabajos adicionales de acuerdo con solicitud del cliente
Coordinar la ejecución de actividades de recepción, lavado, revisión
electromecánica, revisión de interiores y carrocerías, embellecimiento y
control de calidad de los vehículos
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PERFIL
Formación
Académica
Conocimientos
Específicos
Capacitación
Adicional
Nivel de
Experiencia
Bachiller o
Tecnología en
mecánica
automotriz o
afines
Mecánica automotriz
y partes automotrices
Normas ISO 9001
1 Año de
experiencia en
posiciones
similares
TOMA DE DECISIONES
Tiene autonomía para tomar decisiones relacionadas con las actividades del
proceso. Puede realizar rotaciones del personal según lo crea conveniente,
respetando las funciones estandarizadas y los elementos de protección personal
requeridos para el área
RIESGOS EN EL PUESTO DE TRABAJO
La identificación de peligro, evaluación de riesgos y determinación de los controles
de este puesto de trabajo se encuentran detalladas en la “Matriz de riesgo”.
SITUACIONES COMPLEJAS EXTREMAS QUE ENFRENTA EL CARGO
1. Accidentes de trabajo
2. Incidentes de trabajo
3. Desastres naturales que afecten a los colaboradores
COMPETENCIAS REQUERIDAS PARA DESEMPEÑAR EL CARGO
Funcionales Organizacionales
1. Flexibilidad
2. Adaptabilidad
3. Integridad
4. Meticulosidad
5. Delegación
6. Liderazgo
7. Capacidad crítica
8. Impacto
9. Iniciativa
10. Energía
1. Innovación
2. Trabajo en equipo
3. Eficiencia
4. Tener gran capacidad de auto
motivación
5. Capacidad de toma de
decisiones bajo presión
6. Relaciones humanas.
7. Levantamiento de información.
8. Métodos para recolección de
información.
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE COMPRAS
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He sido informado, he leído y acepto cumplir con el descriptivo de mi cargo:
Talento Humano Jefe de PDI
Nombre: Nombre:
Firma Firma
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8. BODEGUERO DE ACCESORIOS
CARGO: Bodeguero de accesorios
DEPARTAMENTO: Accesorios PDI
JEFE INMEDIATO: Supervisor de accesorios /
Jefe de PDI
MISIÓN DEL CARGO
Solicitar y recibir los accesorios a ser instalados posteriormente entregar a los
Accesorista para su instalación,
Mantener abastecido la bodega de accesorios según requerimientos de las
marcas.
RESPONSABILIDADES DEL CARGO
Llevar Kárdex y controles de los accesorios que serán instalados en las
unidades vehiculares
Solicitar a través de orden de pedido los accesorios a bodega de repuestos.
Verificar
Informar al supervisor de accesorios las novedades de los accesorios
considerados no conformes
Elaborar reporte de inventario de los accesorios instalados diariamente, para
llevar el control de las existencias físicas
Establecer las prioridades según las tareas asignadas por el jefe inmediato.
Mantener Archivo de Documentos Completos y Verificados
Realizar las actividades encomendadas por Supervisor de accesorios
Ejecutar los Procesos y Procedimientos establecidos
Reportar las Actividades realizadas periódicamente a Supervisor de
accesorios
PERFIL
Formación
Académica
Conocimientos
Específicos
Capacitación
Adicional
Nivel de Experiencia
Bachiller Control de
inventarios
6 meses en posiciones
similares
TOMA DE DECISIONES
Las decisiones que se toman se basan en procedimientos para la ejecución
normal del trabajo
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE COMPRAS
EN LA EMPRESA LOGÍSTICA LGM S.A.
CAPÍTULO IV PROPUESTA DE IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO
EN LA EMPRESA LOGISTICA LGM S.A. Página 87
RIESGOS EN EL PUESTO DE TRABAJO
La identificación de peligro, evaluación de riesgos y determinación de los controles
de este puesto de trabajo se encuentran detalladas en la “Matriz de riesgo”.
SITUACIONES COMPLEJAS EXTREMAS QUE ENFRENTA EL CARGO
1. Accidentes de trabajo
2. Incidentes de trabajo
HABILIDADES Y DESTREZAS REQUERIDAS PARA DESEMPEÑAR EL
CARGO
Funcionales Organizacionales
1. Toma de Decisiones
2. Establecimiento de Relaciones
inter personales
3. Iniciativa
4. Asertividad
5. Liderazgo
6. Puntualidad
1. Innovación
2. Trabajo en equipo
3. Eficiencia
4. Tener gran capacidad de auto
motivación
5. Capacidad de toma de decisiones
bajo presión
6. Relaciones humanas.
7. Levantamiento de información.
8. Métodos para recolección de
información.
He sido informado, he leído y acepto cumplir con el descriptivo de mi cargo:
Talento Humano Bodeguero de accesorios
Nombre: Nombre:
Firma Firma
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EN LA EMPRESA LOGÍSTICA LGM S.A.
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9. JEFE DE MANTENIMIENTO
CARGO: Jefe de Mantenimiento
DEPARTAMENTO: Mantenimiento
JEFE INMEDIATO: Gerencia General
MISIÓN DEL CARGO
Asegurar la funcionalidad operativa de las unidades vehiculares de la flota,
brindándole el mantenimiento preventivo y correctivo programado.
RESPONSABILIDADES DEL CARGO
Definir y ejecutar el plan de mantenimiento de los vehículos cumpliendo los
parámetros establecidos en el programa a ejecutarse
Controlar el inventario de las compras que se realizan para el área de
TRACTO y COURIER
Solicitar autorización a gerencia para realizar servicios de mantenimiento en
talleres exteriores, compra de materiales, insumos y repuestos para las
unidades de la FLOTA de CAMIONES
Entrega de los documentos de soporte (IBF-EBF) de las compras realizadas,
a las AUXILIARES CONTABLES DE TRACTO y COURIER
Mantener en buen estado las unidades vehiculares a través del cumplimiento
del mantenimiento preventivo.
Verificar que los repuestos y accesorios lleguen de acuerdo a lo solicitado y
en óptimas condiciones
Realizar ordenes de trabajo o compra a los proveedores
Realizar proforma de trabajo o compra con varios proveedores
Revisión de reportes y archivos recibidos por el ASISTENTE DE
MANTENIMIENTO-BODEGUERO DE FLOTA-SUPERVISOR MECANICO
Atender los casos de emergencia o avería disponiendo de los medios
necesarios para resolverla en el sitio.
Mantener Archivo de Documentos Completos y Verificados
Ejecutar los Procesos y Procedimientos establecidos
Reportar las Actividades realizadas periódicamente a Jefatura Flota
Supervisar las actividades de los técnicos para asegurar que se cumpla con
los requerimientos de tiempo y calidad en sus trabajos.
Asignar ordenes de trabajo para su ejecución
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CAPÍTULO IV PROPUESTA DE IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO
EN LA EMPRESA LOGISTICA LGM S.A. Página 89
PERFIL
Formación
Académica
Conocimientos
Específicos
Capacitación
Adicional
Nivel de Experiencia
Técnico en
mecánica
automotriz
Mecánica
automotriz
Conocimiento
de motores a
diésel
1 año en posiciones
similares
TOMA DE DECISIONES
Cargo de Nivel Técnico que exige toma de decisiones
RIESGOS EN EL PUESTO DE TRABAJO
La identificación de peligro, evaluación de riesgos y determinación de los controles
de este puesto de trabajo se encuentran detalladas en la “Matriz de riesgo”.
SITUACIONES COMPLEJAS EXTREMAS QUE ENFRENTA EL CARGO
1. Accidentes de trabajo
2. Incidentes de trabajo
HABILIDADES Y DESTREZAS REQUERIDAS PARA DESEMPEÑAR EL
CARGO
Funcionales Organizacionales
1. Toma de Decisiones
2. Establecimiento de
Relaciones inter personales
3. Iniciativa
4. Asertividad
5. Liderazgo
6. Puntualidad
7. Trabajo en Equipo
8. Adaptación
1. Innovación
2. Trabajo en equipo
3. Eficiencia
4. Tener gran capacidad de auto
motivación
5. Capacidad de toma de decisiones bajo
presión
6. Relaciones humanas.
7. Levantamiento de información.
8. Métodos para recolección de
información.
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE COMPRAS
EN LA EMPRESA LOGÍSTICA LGM S.A.
CAPÍTULO IV PROPUESTA DE IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO
EN LA EMPRESA LOGISTICA LGM S.A. Página 90
He sido informado, he leído y acepto cumplir con el descriptivo de mi cargo:
Talento Humano Jefe de Mantenimiento
Nombre: Nombre:
Firma Firma
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE COMPRAS
EN LA EMPRESA LOGÍSTICA LGM S.A.
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10. ASISTENTE DE BODEGA (FLOTAS)
CARGO: Asistente de bodega (Flota)
DEPARTAMENTO: Mantenimiento Flota
JEFE INMEDIATO: Jefe de Mantenimiento Flota
MISIÓN DEL CARGO
Responsable de la bodega de mantenimiento flota, siendo el custodio y
administrador de los repuestos e insumos que en ella se encuentren.
RESPONSABILIDADES DEL CARGO
Revisión de orden de Compra y recepción de materiales o repuestos
detallados en la misma
Realizar ingreso y descarga del inventario de TRACTO y COURIER
Mantener codificado los repuestos recibidos
Tener en orden y bien perchado los materiales y repuestos que se han
adquirido
Recibir los repuestos usados que han sido reemplazados de los camiones de
la FLOTA
Realizar archivos y entrega de informe al JEFE DE MANTENIMIENTO
PERFIL
Formación
Académica
Conocimientos
Específicos
Capacitación
Adicional
Nivel de Experiencia
Bachiller Control de
inventarios
1 año en posiciones
similares
TOMA DE DECISIONES
Las funciones y toma de decisiones que se tendrán que realizar incluyen
responsabilidades de conservación y mantenimiento de las unidades de
transportes, instalaciones de la empresa.
RIESGOS EN EL PUESTO DE TRABAJO
La identificación de peligro, evaluación de riesgos y determinación de los controles
de este puesto de trabajo se encuentran detalladas en la “Matriz de riesgo”.
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SITUACIONES COMPLEJAS EXTREMAS QUE ENFRENTA EL CARGO
1. Accidentes de trabajo
2. Incidentes de trabajo
HABILIDADES Y DESTREZAS REQUERIDAS PARA DESEMPEÑAR EL
CARGO
Funcionales Organizacionales
1. Toma de Decisiones
2. Establecimiento de Relaciones
inter personales
3. Iniciativa
4. Asertividad
5. Liderazgo
6. Puntualidad
7. Adaptación
1. Innovación
2. Trabajo en equipo
3. Eficiencia
4. Tener gran capacidad de auto
motivación
5. Capacidad de toma de decisiones
bajo presión
6. Relaciones humanas.
7. Levantamiento de información.
8. Métodos para recolección de
información.
He sido informado, he leído y acepto cumplir con el descriptivo de mi cargo:
Talento Humano Jefe de Mantenimiento
Nombre: Nombre:
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11. JEFE DE BODEGA
CARGO: Jefe de Bodega
DEPARTAMENTO: Bodega
JEFE INMEDIATO: Gerente General
MISIÓN DEL CARGO
Administrar y controlar los inventarios siendo responsable en la recepción,
almacenamiento y entrega de los repuestos, partes o accesorios, materiales,
insumos y pinturas adquiridos al departamentos de la empresa
RESPONSABILIDADES DEL CARGO
Administrar y organizar las tareas operativas del personal a su cargo,
garantizando un orden adecuado en la ubicación de los repuestos, partes o
accesorios, materiales, insumos y pinturas que faciliten su identificación.
Administrar, controlar los inventarios, orden y ubicación de repuestos, partes
o accesorios, materiales, insumos y pinturas.
Revisar la disponibilidad de repuestos, partes o accesorios, materiales,
insumos y pinturas de las ordenes de pedido entregadas por los diferentes
departamentos de la empresa.
Realizar la aprobación de los requerimientos de pedido al Gerente General de
los repuestos, partes o accesorios, materiales, insumos y pinturas solicitados
por los diferentes departamentos de la empresa.
Verificar el correcto ingreso de los repuestos, partes o accesorios, materiales,
insumos y pinturas, entregados por parte de los proveedores, que
correspondan a los establecidos en la respectiva orden de compra.
Controlar el despacho de los repuestos, partes o accesorios, materiales,
insumos y pinturas con revisiones previas a la entrega a los diferentes
departamentos.
Verificar el buen estado de los repuestos, partes o accesorios, materiales,
insumos y pinturas con la revisión de que la mercadería es idónea para el
correcto despacho.
Realizar inventario de los accesorios: radios, alarmas, pantallas, DVD,
llevando un control de existencias para determinación de saldos
Mantener el tiempo en la recepción de los contenedores.
Mantener Archivo de Documentos Completos y Verificados
Realizar las actividades encomendadas por Gerencia General
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Ejecutar los Procesos y Procedimientos establecidos
Reportar las Actividades realizadas periódicamente a Gerencia General
PERFIL
Formación
Académica
Conocimientos
Específicos
Capacitación
Adicional
Nivel de Experiencia
Superior Conocimiento en
administración de
bodega y control de
inventarios
1 año en posiciones
similares
TOMA DE DECISIONES
Las decisiones que se toman se basan en políticas específicas y en
procedimientos definidos para lograr objetivos específicos, mejorar métodos o
establecer técnicas.
RIESGOS EN EL PUESTO DE TRABAJO
La identificación de peligro, evaluación de riesgos y determinación de los controles
de este puesto de trabajo se encuentran detalladas en la “Matriz de riesgo”.
SITUACIONES COMPLEJAS EXTREMAS QUE ENFRENTA EL CARGO
1. Accidentes de trabajo
2. Incidentes de trabajo
3. Desastres naturales que afecten a los colaboradores
HABILIDADES Y DESTREZAS REQUERIDAS PARA DESEMPEÑAR EL
CARGO
Funcionales Organizacionales
1. Toma de Decisiones
2. Iniciativa
3. Asertividad
4. Liderazgo
5. Puntualidad
6. Trabajo en Equipo
7. Adaptación
1. Innovación
2. Trabajo en equipo
3. Eficiencia
4. Tener gran capacidad de auto
motivación
5. Capacidad de toma de decisiones
bajo presión
6. Relaciones humanas.
7. Levantamiento de información.
8. Métodos para recolección de
información.
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He sido informado, he leído y acepto cumplir con el descriptivo de mi cargo:
Talento Humano Jefe de Bodega
Nombre: Nombre:
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12. AYUDANTE DE BODEGA
CARGO: Ayudante de bodega
DEPARTAMENTO: Bodega de repuestos
JEFE INMEDIATO: Jefe de bodega / Asistente
de bodega
MISIÓN DEL CARGO
Receptar la mercadería y colocarlos en las respectivas perchas asignadas.
Despachar la mercadería según las órdenes de pedido asignadas, verificando el
código de los repuestos, partes o accesorios, materiales, insumos y pinturas,
previo a su despacho.
RESPONSABILIDADES DEL CARGO
Ingresar los repuestos, partes o accesorios, materiales, insumos y pinturas en
los respectivos Kárdex de la empresa.
Recibir y clasificar los repuestos, partes o accesorios, materiales, insumos y
pinturas recibidos para ubicarlos en las perchas respectivas
Verificar el estado y la cantidad de repuestos recibidos para separar los
sobrantes o determinar los faltantes y poder ingresar al sistema de la
Empresa
Ordenar los repuestos mal ubicados en las perchas para mantener el orden
dentro de la bodega
Reportar las Actividades realizadas periódicamente a Jefe de Bodega
Buscar y recolectar los repuestos de las perchas según las ordenes de pedido
verificando que estos correspondan a los códigos indicados y constatar su
buen estado para entregar a las diferentes áreas solicitantes, evitando
reproceso y demoras
Manejo y control diario del Kárdex de los repuestos especiales despachado
de bodega, concluyendo con un cuadre al fin de la jornada conjuntamente con
el Jefe de Bodega.
Realizar las actividades encomendadas por Jefe de Bodega
Mantener el orden y limpieza dentro de bodega para lograr una buena imagen
de la bodega
Archivar los documentos de órdenes de pedido y compras para llevar un
registro histórico de la mercadería recibida en la bodega
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PERFIL
Formación
Académica
Conocimientos
Específicos
Capacitación
Adicional
Nivel de Experiencia
Bachiller No
indispensable
N / A
TOMA DE DECISIONES
Las decisiones que se toman se basan en políticas específicas y en
procedimientos definidos para lograr objetivos específicos, mejorar métodos o
establecer técnicas.
RIESGOS EN EL PUESTO DE TRABAJO
La identificación de peligro, evaluación de riesgos y determinación de los controles
de este puesto de trabajo se encuentran detalladas en la “Matriz de riesgo”.
SITUACIONES COMPLEJAS EXTREMAS QUE ENFRENTA EL CARGO
1. Accidentes de trabajo
2. Incidentes de trabajo
HABILIDADES Y DESTREZAS REQUERIDAS PARA DESEMPEÑAR EL
CARGO
Funcionales Organizacionales
1. Toma de Decisiones
2. Iniciativa
3. Asertividad
4. Liderazgo
5. Puntualidad
6. Adaptación
1. Innovación
2. Trabajo en equipo
3. Eficiencia
4. Tener gran capacidad de auto
motivación
5. Capacidad de toma de decisiones bajo
presión
6. Relaciones humanas.
7. Levantamiento de información.
8. Métodos para recolección de
información.
He sido informado, he leído y acepto cumplir con el descriptivo de mi cargo:
Talento Humano Asistente de bodega
Nombre: Nombre:
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4.4. ANALISIS Y EVALUCIÓN DE RIESGOS
Todas las organizaciones enfrentan riesgos, estos son los cambios en las
necesidades de la empresa, los administradores deben evaluar los riesgos y tomar
las medidas pertinentes para controlarlo.
El análisis y la evaluación de riesgos abarcan el proceso de identificación de los
riesgos a los que está expuesta Logística LGM, para el logro de sus objetivos
generales, así como una elaboración de una propuesta de actividades que ayuden
a minimizar los mismos.
4.4.1 MATRIZ DE RIESGOS
Las empresas deben estar listas para enfrentarse a los cabios, los mismos que
pueden incidir en la consecución efectiva de los objetivos, para ello es importante
tener un sistema que nos ayuden a identificar los posibles riesgos a los que se
puede enfrentar la empresa, para establecer las actividades y acciones
necesarias para manejar los riesgos y de esta manera cumplir los objetivos
planteados
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Tabla 7 Matriz de riesgos Logística LGM
Valor Ponderacion Valor Ponderacion
No Existe Politicas de compras 5 2. Bajo 5 Catastrofico 25 Establecimiento de Politicas de Compras
No Existe políticas que establezcan la forma y
condiciones de selección de proveedores5 Catastrofico 4 Catastrofico 20
Establezcer la forma de selección al Proveedor, de
acuerdo a la mejores condiciones que ofrezcan a la
empresa.
No existe un manual de proceso para realizar las compras 5 Catastrofico 3 Media 15Diseñar un Manual de Proceso para el conocimiento del
personal a cargo.
Poco conocimiento del Personal respecto a sus funciones 3 Media 4 Alta 12Establecimiento de Funciones y dar a conocer las
mismas al personal.
Vinculacion del Departamento de compras con el
departamento de Bodega1 Leve 1 Leve 1
No contar con la aprobacion de Gerencia General en
Requemientos de Pedido3 Media 3 Alta 9
Gerencia aprobara todos los requerimiento de compra,
sin la autorizacin no se procedera con las compra.
No se mantiene un registro de cotizaciones Recibidas y
realizadas2 Bajo 2 Bajo 4
Mantener una base actualizada de Cotizaciones de
Proveedores para un mejor control de las mismas.
Elaborar las Ordenes de Pedido con la información
incorrecta2 Bajo 1 Leve 2
Revisar las ordenes de Pedido que contengan con la
informacion correcta.
Realizar Ordenes de Compra para todas las
adquisiciones.4 Alta 3 Media 12
Enviar al proveedor una copia de la orden de compra
de la empresa.
No realizar los registros del Ingreso de Inventarios en lo
sKardex de la compañía3 Media 5 Catastrofico 15 Realizar los registros en los Kardex de la compañía
No realizar conteos fisicos cuando ingresa los inventarios
entregados por los proveedores4 Media 5 Catastrofico 20
Realizar los conteos fisicos cuando ingresen los
conteos fisicos caso contrario no podra ingresar la
mercaderia
La factura no coincida con la orden de Compra 1 Leve 3 Medio 3Antes del registro cerciorarse de que la factura
coincida con la orden de Compra
MATRIZ DE RIESGOS: PROCESO COMPRAS EMPRESA LOGISTICA LGM
RIESGOPROBABILIDAD
TOTALIMPACTO
ACTIVIDADES DE CONTROL
Fuente: Logística LGM S.A.
Elaborado por: Sandra Moscoso
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Tabla 8 Nivel de riesgo
5. Catastrofico
No existe un manual de
proceso para realizar las
compras
No Existe políticas que
establezcan la forma y
condiciones de selección
de proveedores
No Existe Politicas de
compras.
4. Alta
Realizar Ordenes de
Compra para todas las
adquisiciones.
No realizar conteos
fisicos cuando ingresa
los inventarios
entregados por los
proveedores
3. Medio
La factura no coincida con
la orden de Compra
No contar con la
aprobacion de Gerencia
General en
Requemientos de Pedido
Poco conocimiento del
Personal respecto a sus
funciones
No realizar los registros
del Ingreso de Inventarios
en lo sKardex de la
compañía
2. Bajo
Elaborar las Ordenes de
Pedido con la información
incorrecta
No se mantiene un
registro de cotizaciones
Recibidas y realizadas
1. Leve
Vinculacion del
Departamento de
compras con el
departamento de Bodega
1. Leve 2. Bajo 3. Medio 4. Alta 5. Catastrofico
IMPACTO
P
R
O
B
A
B
I
L
I
D
A
D
Fuente: Logística LGM S.A.
Elaborado por: Sandra Moscoso
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EN LA EMPRESA LOGÍSTICA LGM S.A.
CAPÍTULO IV Página 101
4.5. COMUNICACIÓN
La información y comunicación es muy importante en una empresa, siendo este
uno de los componentes muy importantes para que la empresa empiece a ser
controlada, ya que mediante una buena comunicación se podrá controlar los
problemas que se van sucintando de esta manera encontrar la solución a los
mismos. Para tener una buena comunicación la empresa realiza reuniones cada semana
con Gerente General, Jefe Departamentales, para tratar sobre las compras que se
necesitan para los diferentes procesos y los controles que se estén aplicando,
estas reuniones son muy importantes ya que ayudan a desarrollar el negocio de la
empresa para alcanzar los objetivos que se persiguen.
4.6. EVALUACION DE LA APLICACIÓN DEL CONTROL INTERNO
AL PROCESO DE COMPRAS.
Al realizar la evaluación del control Interno se tiene como resultado que los
procesos están siendo ejecutados en la empresa de acuerdo a los establecido,
para gestionar la compra de inventarios necesarios para su proceso en los
diferentes departamentos de la empresa, existe una persona que se encarga de
realizar el respectivo plan de compras con la que analiza la mercadería que
necesita para los diferentes procesos, de esta manera se minimiza el riesgo de
adquirir mercadería innecesaria, junto con este procedimiento cumple cada una
de los procesos en compras que está ya establecido y aprobado por la empresa,
por lo tanto el Control Interno interviene desde la persona encargada de la
bodega, entonces la gestión es adecuada para proceder a comprar y se entrega
satisfactoriamente al departamento que ha solicitado los productos necesarios
para su proceso, pues para esto el procedimiento se lo ha realizado sin
inconvenientes dando como resultado un trabajo eficiente.
4.6.1. SEGUIMIENTO Y MONITOREO CONTINUO
Al existir un control interno en la empresa es necesario que se monitoree para ver
si se están cumpliendo las actividades de acuerdo a los procedimientos
planteados y desarrollados en la empresa.
Debe existir este monitoreo para ir controlando al personal y sobre todo hacer
cumplir lo que se propone. La revisión y evaluación se lo realiza dos veces al mes
debido a la cantidad de compras que se realizan en Logística LGM, para que se
cumpla estos procesos se hace el seguimiento continuo cada mes para revisar si
se está cumpliendo lo establecido.
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EN LA EMPRESA LOGÍSTICA LGM S.A.
CAPÍTULO IV Página 102
Tabla 9 Cuestionario de control interno
SI NO N/A
1
¿La empresa Logístcia LGM ha establecido políticas
de Compras?X
2
¿En la emprera se han definido políticas que
establezcan la forma y condiciones de selección de
proveedores?
X
3
¿Existe un manual de procedimientos para realizar
las compras?X
4¿Existe una persona responsable para la gestiónde
compras?X
5
¿Las funciones del encargado de compras se
encuentran separada del departamento de
Contabilidad?
X
6
¿Se realizan las compras únicamente a base de
ordenes de pedido firmadas por funcionarios
autorizados?
X
7¿Las ordenes de Pedido son pre-numeradas y
debidamente autorizadas por la Gerencia General?X
8
¿Se realiza una pre-aprobacion de las mercaderias a
comprar a la Gerencia General?X
9
¿Se solicitan cotizaciones a proveedores antes de la
Compra?X
10
¿Se mantiene un registro de
cotizaciones realizadas y las recibidas?X
11 ¿Existen formatos de Ordenes de Compra? X
12
¿Los documentos claves para adquirir las
mercaderias son la orden de compra?X
13 ¿Las Ordenes de Compra son pre-numeradas? X
14
¿Se preparan Ordenes de Compra para todas las
Adquisiciones?X
15
¿Las órdenes de compra son enviadas al proveedor y
las copias son distribuidas al Departamento de
Bodega y Contabilidad?
X
16
Quien ingresa y despacha las mercaderias, ¿Registra
las operaciones?X
17
¿Se realiza los conteos fisicos cuando ingresa la
mercaderia con el Proveedor?X
18¿Se practican Inventarios Físicos al final del periodo? X
19
¿Se cerciora que coincida la factura del proveedor con
la órdenes de Pedido, y órdenes de compra?X
20
¿Se prepara toda la documentación de soporte, o sea:
factura del proveedor, órdenes de compra, notas de
pedido, para ser enviada por Cuentas a Pagar?
X
REF PREGUNTARESPUESTA
Cuestionario de Sistema de Compras de la Empresa Logistica LGM S.A.
Fuente: Logística LGM Elaborado por: Sandra Moscoso
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE COMPRAS
EN LA EMPRESA LOGÍSTICA LGM S.A.
CONCLUSIONES Página 103
CONCLUSIONES
El control interno comprende el plan de organización y todos los procedimientos y
medidas que una empresa usa para salvaguardar sus activos fijos, para verificar la
exactitud de la información en sus estados financieros, fomentar la eficiencia en
sus operaciones, y que los empleados de la organización se apeguen a las
políticas de la empresa, con el cabal cumplimiento de sus funciones.
La inexistencia de controles dentro de las organizaciones puede ocasionar
problemas como la pérdida de dinero, la falta de confiabilidad en sus informes,
mayor deterioro en sus activos, baja productividad, que los empleados de la
organización tengan mayores riesgos laborales, entre otros.
El control interno no es ejecutable únicamente por los altos directivos de la
empresa, ya que cada uno de los integrantes de la organización es parte
fundamental dentro de esta, por lo que es importante dar a conocer a los
funcionarios de la misma cuáles son sus funciones y responsabilidades.
El propósito principal de implementar un sistema de control interno para el área de
compras en el empresa Logística LGM, es que nos sirva como una guía para
detectar las deficiencias que tiene la entidad dentro de este departamento, para
ello es necesario investigar las características que posee la entidad y su proceso
para llevar a cabo las operaciones propias del negocio, lo cual nos dará las pautas
necesarias para identificar las deficiencias de la organización.
El control interno para el área de compras debe ajustarse a las necesidades y
requerimientos de cada organización, esto es que debe consistir en un sistema
que nos permita tener confianza de las acciones del personal en sus labores
cotidianas y que estas se ajusten a los objetivos que se ha planteado la empresa,
así como a las normas aplicables a la misma.
La elaboración y aplicación de los manuales de procesos para el área de compras
es fundamental para que de esta manera la empresa no incurra en compras
innecesarias y en exceso, para de esta manera proteger los recursos de la
empresa, garantizar la eficacia y eficiencia en todas la operaciones que realiza
cada uno de los departamentos que forman parte de Logística LGM S.A.
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE COMPRAS
EN LA EMPRESA LOGÍSTICA LGM S.A.
CONCLUSIONES Página 104
Con la propuesta realizada para mejorar los procesos que se llevan a cabo en la
empresa Logística LGM, damos a conocer al recurso humano de la empresa
cuáles son sus funciones para el desarrollo efectivo de sus actividades, con lo cual
lograremos que la empresa alcance sus objetivos en los menores tiempos
posibles.
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE COMPRAS
EN LA EMPRESA LOGÍSTICA LGM S.A.
RECOMENDACIONES Página 105
RECOMENDACIONES
Una vez que se ha realizado el estudio de control interno en la empresa Logística
LGM, se recomienda.
Elaborar los manuales de procedimientos para las compras y contratación
de servicios de la empresa detallando las actividades que se realizan en la
organización, actualizando los mismos cada vez que sea necesario y a la
vez deben ser conocidas por los integrantes del departamento de compras
para que el personal involucrado tenga conocimiento de las modificaciones
realizadas.
Elaborar los manuales de funciones de los integrantes en las compras de la
empresa para que de esta manera estén al corriente sus responsabilidades
y funciones para un cabal y oportuno cumplimiento de las mismas,
enmarcados en la realidad de la empresa.
Realizar capacitaciones continuas para el personal del área de compras
para lograr una mayor eficiencia y eficacia en cada una de las labores que
realizan, antes de iniciar sus funciones y periódicamente a todo el personal
con la finalidad de optimizar su rendimiento para beneficio de la Institución,
evitando así que se tomen medidas correctivas durante el desempeño de
sus labores; en especial al personal profesional
Elaborar órdenes de pedido para la adquisición de bienes, las que deben
incluir firma de autorización de la Gerencia General, con el fin de controlar
adecuadamente los pedidos realizados y evidenciar la autorización de los
mismos.
Mejorar su sistema de ingreso de la mercadería adquirida a Bodega, con la
finalidad de precautelar la integridad de la misma y evitar que existan
diferencias entre la cantidad de artículos que señala la factura física del
proveedor y la cantidad de artículos que señala el documento de ingreso a
bodega.
Realizar de forma recurrente tomas físicas de inventarios, procedimiento
que debe ser considerado como un instrumento de control que permita
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE COMPRAS
EN LA EMPRESA LOGÍSTICA LGM S.A.
RECOMENDACIONES Página 106
resultados eficaces de la existencia real del inventario y la adecuada
valoración del mismo.
Elaborar mensualmente un detalle de antigüedad de inventarios ítem por
ítem; esto ayudará a la compañía a identificar con facilidad los inventarios
de lento movimiento, obsoletos y productos de muy baja rotación y
rentabilidad. Al tener conocimiento de este tipo de información se pueden
implementar políticas de promoción en ventas sobre este inventario y
estimar una provisión para este tipo de inventario.
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE COMPRAS
EN LA EMPRESA LOGÍSTICA LGM S.A.
BIBLIOGRAFIA Página 107
BIBLIOGRAFIA
Coopers & Lybrand. Los Nuevos Conceptos del Control Interno. Ediciones
Díaz de Santos S.A.
Álvarez Torres, Martin. Manual para Elaborar Manuales de Políticas y
Procedimientos.
Estupiñán Gaitán, Rodrigo. Administración de Riesgos ERM y la Auditoria
Interna. Ecoe Ediciones Bogotá 2006.
Estupiñán Gaitán, Rodrigo. Control Interno y Fraudes. 2da. Ecoe Ediciones
Bogotá 2006.
Estupiñán Gaitán, Rodrigo. Control Interno y Fraudes. Ecoe Ediciones
Bogotá 2002.
Fonseca Luna, Oswaldo. Sistema de Control Interno para Organizaciones.
Primera Edición.
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE COMPRAS
EN LA EMPRESA LOGÍSTICA LGM S.A.
LIKOGRAFIA Página 108
LINKOGRAFIA:
http://www.monorafias.com/trabajos18/manualcontable.shtml
www.coso.org.
http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/economicas/2006838/html/cap08/cont01.html
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE COMPRAS
EN LA EMPRESA LOGÍSTICA LGM S.A.
ANEXOS Página 109
ANEXOS
Anexo 1 Diseño de Tesina
UNIVERSIDAD CATÓLICA DE CUENCA COMUNIDAD EDUCATIVA AL SERVICIO DEL PUEBLO
UNIDAD ACADÉMICA DE INGENIERÍA COMERCIAL ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD
CARRERA:
CONTABILIDAD Y AUDITORIA
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE COMPRAS DE LA EMPRESA LOGÍSTICA
LGM
LÍNEA DE INVESTIGACIÓN CONTABILIDAD Y ECONOMIA
SUB LÍNEA DE INVESTIGACIÓN DISEÑO, IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO
INVESTIGADOR SANDRA ELIZABETH MOSCOSO CABRERA
DIRECTOR ING. ESTEBAN MOROCHO
Cuenca, 20 de Enero de 2014.
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE COMPRAS
EN LA EMPRESA LOGÍSTICA LGM S.A.
ANEXOS Página 110
I. INTRODUCCION
Logística LGM es una Compañía ecuatoriana cuyo objeto social es el Servicio de Mantenimiento y Reparación de Vehículos Automotores, Venta al Por Menor de Accesorios Partes Piezas y Repuestos para todo tipo de Vehículos y Maquinaria, Administración y Logística de Bodegas o Mecánicas, para cumplir con la necesidad de mejorar los controles internos en el departamento de compras, se diseña esta propuesta de Implementación de Control Interno en la empresa Logística LGM, de tal manera que los controles internos sugeridos contribuyan al mejoramiento y modernización de procesos, equipos, de manera que garantice la seguridad de la prestación de un mejor servicio.
Por medio de este sistema de Control Interno, se pretende organizar el control para alcanzar la protección de las compras realizadas que son necesarias para el propio desarrollo de la empresa, y que el personal aplique las Políticas de Compra, lo cual origina efectividad, transparencia y compromiso en las labores cotidianas del personal, lo que nos permitirá obtener los resultados esperados.
II. PROBLEMATIZACION
Dentro del análisis realizado a la empresa Logística LGM en el área de compras, se puede observar que no disponen de un sistema que les permita realizar un buen control sobre las adquisiciones que realiza la empresa, en la actualidad es de vital importancia para un negocio contar con un Sistema de Control Interno para las compras con lo cual se puede evitar las compras en exceso y los desperdicios.
III. ANTECEDENTES
Existen varios criterios acerca del control que la empresa realiza e implementa en su operación, es relevante considerar que el control evoluciona acorde al desarrollo empresarial, a la evolución del control que impone el sector público y privado, la importancia de tener un buen sistema de control interno en las empresas se han incrementado en los últimos años, esto debido a la importancia de medir la eficiencia y la productividad, las empresas que apliquen control interno en sus operaciones podrán conocer la situación real de las mismas.
El sistema de control interno como una herramienta enfoca su objetivo en la minimización de aquellos sucesos que distorsionan el cumplimiento eficiente y eficaz de los lineamientos empresariales.
Es de vital importancia el control interno en los diferentes departamentos de la empresa, en este trabajo de investigación se pretende implementar el control interno en el área de compras con la finalidad de fortalecer la seguridad de las operaciones reflejadas por este departamento en los estados financieros, un sistema de control interno poco confiable representa un aspecto negativo dentro del sistema contable.
IV. OBJETIVOS
General:
Implementar un Sistema de Control Interno para el Área de Compras de la Empresa Logística LGM.
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE COMPRAS
EN LA EMPRESA LOGÍSTICA LGM S.A.
ANEXOS Página 111
Específicos:
i. Conocer los elementos organizacionales de la empresa. ii. Analizar de manera contextual a la Empresa, para examinar los problemas que actualmente
presenta. iii. Proponer de implementación de sistema de Control Interno para el área de las Compras de la
empresa Logística LGM. iv. Medir el resultado esperado del Control Interno aplicado en el área de compras de la
empresa Logística LGM.
V. JUSTIFICACIÓN
Académica:
La ejecución de esta investigación permitirá incrementar los juicios de control interno y establecer una guía sólida para futuras investigaciones que deseen realizar los estudiantes y profesionales de la Universidad Católica de Cuenca.
Mediante el modelo propuesto permite expresar en la práctica los conocimientos teóricos y académicos que he recibido de los catedráticos de la Universidad Católica de Cuenca proporcionados en las aulas de la institución.
Social:
La investigación va dirigida al ámbito comercial, por lo que es necesario que cubra con las expectativas esperadas por los proveedores y futuros proveedores en cuanto a la satisfacción de sus necesidades contando con personal capacitado que les permita brindar un servicio de calidad optimizando los procedimientos de control interno en las compras y los pagos de forma oportuna.
Institucional:
Esta investigación representa una oportunidad importante para la empresa Logística LGM, ya que por medio de esta investigación se abordará con precisión cuáles son los problemas que actualmente presenta el área de compras en la aplicación de los procesos de Control Interno.
Por medio de la ejecución de este sistema, se abren las posibilidades de mejoramiento a los procedimientos de Control Interno del área de compras hasta ahora utilizados por la empresa Logística LGM y, por lo tanto, una mayor rapidez de los mismos para la atención de necesidades que demanda la empresa para el progreso y crecimiento de la misma.
Personal:
El desarrollo de este trabajo sobre el control interno en el departamento de compras permite que incremente mis conocimientos adquiridos en las aulas de la universidad, adquirir mayor experiencia en el campo laboral y como un aporte más en el cumplimiento de los requisitos legales para la obtención del título en Ingeniería en Contabilidad y Auditoría.
Operativa:
Hoy en día se encuentran una gran gama de fuentes bibliográficas para poder llevar a cabo el tema planteado, contando con los recursos materiales, humanos y sobre todo el apoyo empresarial de Logística LGM que se puede necesitar a lo largo del desarrollo de este sistema de Control Interno, para el logro del objetivo y su culminación
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VI. MARCO TEORICO
El control interno constituye uno de los elementos que permite asegurar el cumplimiento de las actividades de acuerdo a lo planeado, en uno de los conceptos de Control interno tomado del autor Rodrigo Estupiñan en su libro Control Interno y Fraudes, nos cita lo siguiente:
“Un proceso efectuado por el consejo de administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías;
Eficacia y eficiencia de las operaciones
Fiabilidad de la Información financiera Cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables.”
1
En este caso el control interno constituye una parte esencial de la gestión ya que es la base para que contenga las leyes, normas, reglas y procedimientos que adopta una entidad para que ayuden al logro de los objetivos planteados, con lo cual se asegura la minimización de errores y la eficiencia en la consecución de los resultados esperados y la prevención del fraude.
Debido a la necesidad de hoy en día de permanecer en el mercado lo que puede lograr el control interno en las empresas, según los que nos indica lo siguiente:
“El control interno puede ayudar a que la entidad consiga sus objetivos de rentabilidad y rendimiento y a prevenir la pérdida de recursos. Puede ayudar a la obtención de información financiera fiable. También puede reforzar la confianza en que la empresa cumple con las leyes y normas aplicables, evitando efectos perjudiciales para su reputación y otras consecuencias. En resumen, puede ayudar a que la entidad llegue adonde quiere ir y evite peligros y sorpresas en el camino.”
2
Se debe de hacer un análisis de la información presentada para que de esta manera tenga la credibilidad de la información y se tenga la confianza necesaria en la empresa, mantilla presenta los supuestos y hallazgos que se debe de considerar para que el control interno este basado en principios que nos orienten a la consecución de los objetivos.
“SUPUESTOS BASICOS:
La credibilidad del procedo de presentación de reportes financieros es tanto un problema nacional de cada país como un problema internacional, requiriéndose acción en los dos niveles.
Para mejorar la credibilidad del procedo de presentación de reportes financieros, será necesaria acción en todos los puntos de la cadena de suministro de la información que entrega reportes financieros al mercado. Los administradores corporativos y juntas de directores, que tienen la responsabilidad principal por el proceso de presentación de reportes financieros, así como auditores, emisores de estándares, reguladores y otros participantes en el proceso de presentación de reportes tales como abogados, banqueros de inversión, analistas y agencias calificadoras, todos ellos tienen importantes roles por desempeñar y mejoramientos por realizar en el ejercicio profesional para restaurar la credibilidad del procedo de presentación de reportes financieros.
HALLAGOS PRINCIPALES:
Se tiene que poner en funcionamiento, y monitorear de manera activa, códigos de ética corporativa que sean efectivos.
1 Control interno y Fraudes, Estupiñan Rodrigo, Edición Primera, Pág. 379 2 Los Nuevos Conceptos del Control Interno, Coopers & Lybrand, Edición 1
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La administración corporativa tiene que dar mayor énfasis a la efectividad de la administración financiera y de los controles.
Se tiene que reducir los incentivos a las declaraciones equivocadas contenidas en la información financiera.
Las juntas de directores requieren mejorar su supervisión de la administración.
Las amenazas a la independencia del auditor necesitan recibir mayor atención en los procesos de gobierno corporativo y por parte de los auditores mismos.
La efectividad de la auditoría necesita enraizarse principalmente mediante mayor atención al proceso de control de calidad de la auditoría.
Se requiere poner en funcionamiento códigos de conducta para los otros participantes den el proceso de presentación de reportes financieros y se debe de monitorear su cumplimiento.
Se requiere fortalecer los estándares y la regulación de la auditoria.
Se requiere fortalecer las prácticas de contabilidad y de presentación de reportes.
Se necesita dar raíces a los estándares de regulación de emisores.”3
VII. METODOLOGÍA
En el desarrollo del presente trabajo se utilizará el método científico, con lo que se investigara la parte teórica del control interno y los procedimientos actuales, se formulará la hipótesis a través de interrogantes que nos permitirán establecer los problemas detectados y se formularan las soluciones a dichos problemas.
Con la utilización de este método se utilizaran las siguientes técnicas de investigación;
i. Entrevistas: Las mismas que estarán dirigidas a propietarios, empleados y proveedores, de
Logística LGM para conocer las inquietudes en cuanto al control interno que debe de manejar la empresa.
ii. Bibliográficas: Esta técnica me permite recopilar información de carácter científico mediante la
consulta de libros, lo cual permitirá escoger el mejor Sistema de Control interno a ser implementado.
iii. Linkográfica: En la actualidad de gran ayuda para obtener información detallada de posibles
sistemas a implementar.
3 Auditoría de Control interno, Mantilla Alberto, Edición 2005
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VIII. TEMARIO PROPUESTO
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PARA EL ÁREA DE COMPRAS PARA LA EMPRESA LOGÍSTICA LGM
CAPÍTULO I
GENERALIDADES DE LA EMPRESA
1.1 Reseña Histórica de Logística LGM 1.2 Misión y Visión de Logística LGM 1.3 Valores de Logística LGM 1.4 Identificación de Elementos de Desarrollo Organizacional
1.4.1 Manual Orgánico Funcional 1.4.2 Mapa de Procesos 1.4.3 Mapa de Procesos Críticos 1.4.4 Nivel de Detalle de los Procesos 1.4.5 Cadena de Valor 1.4.6 Identificar, Mitigar, Evaluar y Respuesta al Riesgo
CAPITULO II
ANALISIS CONTEXTUAL DE LA EMPRESA
2.1 Análisis Interno
2.1.1 Descripción de los Procesos Financieros
2.1.1.1 Departamento Compras
2.2 Análisis Externo
2.2.1 Factores Económicos
2.2.2 Factores Políticos
2.2.3 Factores Sociales
CAPITULO III
Propuesta del Diseño e Implementación de un Sistema de Control Interno aplicado al Área de Compras.
3.1 Implementación de Control Interno
3.2 Análisis de los Resultados
3.3 Manual de Normas y Procedimientos
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CAPITULO IV
Resultado y Seguimiento de la Implementación del Sistema de Control Interno
aplicado al Área de Compras.
4.1 Medición de las Variables
4.2 Resultados de la aplicación del Control Interno en el área de compras
4.2 Descripción de los procesos aplicados en el Departamento de Compras
4.3 Niveles de Cumplimiento del Control Interno Aplicado
4.4 Evaluación de los resultados esperados
Conclusiones
Recomendaciones
Bibliografía
Anexos
IX. RESULTADOS ESPERADOS
Mediante la presente investigación se pretende conocer los problemas que presenta actualmente la empresa Logística LGM e implementar un buen sistema de control interno de manera que la empresa alcance la eficiencia y productividad en sus operaciones, logre los objetivos propuestos por el departamento de compras, con los factores negativos detectados se podrá dar soluciones a los problemas que actualmente se enfrenta de manera que con un adecuado sistema de control interno cubra con las expectativas deseadas.
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X. CRONOGRAMA DE TRABAJO.
Tiempo
CAPITULOS 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Capítulo I: Generalidades de la Empresa
Logística LGMX X X
Capìtulo II: Análisis Contextual de la
EmpresaX X X
Capítulo III: Propuesta e Implementación
de un Sistema de Control internoX X X X
Capítulo IV: Seguimiento y control de la
Implementación del Sistema de Control
interno X X X X
FEBRERO MARZO ABRILENERO
XI. RECURSOS
ACTIVIDAD/TAREA COSTO
COPIAS IMPRESIONES 15,00
MOVILIZACION 25,00
MATERIAL DE TRABAJO 40,00
PROGRAMAS Y CAPACITACIONES 2O0,00
PRESENTACION DE TRABAJO FINAL 50,00
TOTAL $ 330,00
XII. BIBLIOGRAFÍA
FONSECA LUNA Oswaldo, Edición 2011, Sistemas de Control Interno para Organizaciones.
PERDONO MORENO Abraham, Novena Edición, Fundamentos del Control Interno.
SANTILLA Alberto, Edición 2005,Auditoría del Control Interno.
ESTUPIÑAN Rodrigo, Edición 2006, Control Interno y Fraudes
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LINKOGRAFIA
www.contraloria.gob.ec
www.sri.gob.ec
------------------------------------------ ---------------------------------
Sandra Elizabeth Moscoso Cabrera Aprobado Por:
Autor
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Anexo 2 Orden de Pedido
DEPARTAMENTO:
FECHA:
JEFE A CARGO:
CIUDAD:
CODIGO CANTIDAD # de Orden de Trabajo
Nombre:
C.I.:
Firma:
LOGISTICA LGM S.A.
ORDEN DE PEDIDO
Numero de Orden de
Pedido #
DESCRIPCION ARTICULO
FIRMAS
Solicitado Por: Aprobado Por:
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Anexo 3 Solicitud de Requerimiento de Pago
# DE
PROVEED
OR
Proveedor CONCEPTOTIPO DE
DOCUMENTOSUBTOTAL IVA TOTAL
1 PROFORMA
2 PROFORMA
3 PROFORMA
Departamento:
Ciudad:
Funcionario Responsable:
Concepto:Detalle:
LOGISTICA LGM S.A.
SOLICITUD DE APROBACION DE COMPRAS Y SERVICIOS
REQUERIMIENTO DE PAGO
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Anexo 4 Cuadro comparativo de ofertas
COMPARACIÓN DE OFERTAS
BIENES/SERVICIOS:
FECHA:
CIUDAD:
NUMERO DE RUC:
DIRECCION:
TELEFONO CONVENCINAL:
TELEFONO CELULAR:
MAIL:
CANTIDAD P. UNITARIO $ P. UNITARIO $ P. UNITARIO $
COMPUTADORA INTEL CORE I3
TOTAL POR PROVEEDOR - - -
12% - - -
TOTAL - - -
FORMA DE PAGO:
ENTREGA:
GARANTIA:
VALIDEZ DE LA OFERTA
LOGISTICA LGM S.A.
PROVEEDOR
CUADRO COMPARATIVO DE OFERTAS
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Anexo 5 Detalle del Historial de compras
DETALLE HISTORIAL DE COMPRA
INFORMACION ESTADISTICA
BIENES/SERVICIOS:
ITEM INVENTARIO UBICACIÓN FECHA DEL CONSUMO TIEMPO TIEMPO ULTIMA ULTIMA ULTIMO ULTIMO
EN USO ULTIMO PROMEDIO
PROMEDIO
MENSUAL PROMEDIO CANTIDAD FECHA PRECIO
PROVEEDOR AL
QUE SE
BODEGA CAMBIO MENSUAL DE USO DE ENTREGA COMPRADA DE COMPRA DE COMPRA ADQUIRIO
INFORMACIÓN ESTADÍSTICA
LOGISTICA LGM S.A.
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Anexo 6 Solicitud de Compra
CODIGO CANTIDAD PRECION
UNITARIOIVA PRECIO TOTAL # de Orden de Pedido
SUBTOTAL
DESCUENTO
Anticipo IVA
Credito TRANSPORTE
Contado TOTAL
Nombre:
C.I.:
Firma:
LOGISTICA LGM S.A.
SOLICITUD DE COMPRA
Solicitud de Compra #PROVEEDOR
CONTACTO
FECHA:
LINEAS DE PRODUCTO
DESCRIPCION ARTICULO
Proveedor:
Forma de Pago
Realizado Por: Aprobado Por:
FIRMAS
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Anexo 7 Formato Kárdex de Inventarios
INGRESO EGRESO SALDO INGRESO EGRESO SALDO
- -$ - - -$
- -$ - -$
- -$ - -$
- -$ - -$
- -$ - -$
- -$ - -$
- -$ - -$
Revisado Por:Realizado Por:Nombre:
C.I.:
Firma:
Código:
Artículo:
FIRMAS
Valor Incial -$
-
-
Saldo Inicial Cantidades
Saldo Actual Cantidades:
Total Compras:
-
-
Departameto:
Valor Actual
Total Consumido
No.DTO
EGRESO
CANTIDADES
LOGISTICA LGM S.A.
COSTO UNIT.
EGRESO
PRECIO DE
COMPRA
VALORIZACION
KARDEX DE INVENTARIOS
-
FECHA DETALLENo. DTO
INGRESO