CARPETA CIUDADANA Sus documentos en un solo lugar

GOBIERNO CON TI PROSPERIDAD CON TI TALENTO TI

GOBIERNO CON TI •  Gobierno en línea

ü  TIC para servicios ü  TIC para Gobierno

Abierto ü  TIC para la Gestion ü  Seguridad y Privacidad

•  Compras Públicas de TI

•  Liderazgo TI (GCIO)

TIC para servicios

Mapa de ruta SI Virtual (portal del Estado colombiano) CARPETA CIUDADANA Autenticación electrónica Sello de excelencia Plan de incentivos para dinamizar los proyectos del mapa de ruta Programa de excelencia en gobierno electrónico (formación de talento y laboratorios de práctica)

GOBIERNO CON TI PROSPERIDAD CON TI TALENTO TI

Introducción Introducción

4

Plan Vive Digital 2014 - 2018 Ser líderes mundiales en el desarrollo de aplicaciones sociales dirigidas a los más pobres. Ser el Gobierno más eficiente y más transparente gracias a las TIC. .

ARTICULO 9. PROHIBICIÓN DE EXIGIR DOCUMENTOS QUE REPOSAN EN LA ENTIDAD: Cuando se esté adelantando un trámite ante la administración, se prohíbe exigir actos administrativos, constancias, certificaciones o documentos que ya reposen en la entidad

ante la cual se está tramitando la respectiva actuación. Parágrafo. A partir del 1 de enero de 2013, las entidades públicas contarán con los mecanismos para que cuando se esté adelantando una actuación ante la administración y los documentos reposen en otra entidad pública, el solicitante pueda indicar la entidad en la cual

reposan para que ella los requiera de manera directa, sin perjuicio que la persona los pueda aportar. Por lo tanto, no se podrán exigir para efectos de trámites y procedimientos el suministro de información que repose en los archivos de otra entidad pública

Ley 1437 de 2011 Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. .

Decreto 19 de 2012 Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.

Decreto 2573 de 2014 Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en línea, se reglamenta parcialmente la Ley 1341 de 2009 y se dictan otras disposiciones.

Ley Estatutaria 1581 de 2012 Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

Manual de Gobierno en línea Determina los lineamientos que deben seguir las entidades públicas y los particulares que desempeñan funciones públicas en la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea en Colombia.

Plan Nacional de Desarrollo Artículo 46°

5  

Estándares, modelos y lineamientos de tecnologías de la información y las comunicaciones para los servicios al ciudadano.

Parágrafo. El Gobierno Nacional, a través del MinTIC, diseñará e implementará políticas, planes y programas que promuevan y optimicen la gestión, el acceso, uso y apropiación de las TIC en el sector público, cuya adopción será de obligatorio cumplimiento por todas las entidades estatales y conforme a la gradualidad que para el efecto establezca el MinTIC. Tales políticas comportarán el desarrollo de, entre otros, los siguientes temas: a) Carpeta ciudadana electrónica. Bajo la plena observancia del derecho fundamental de habeas data, se podrá ofrecer a todo ciudadano una cuenta de correo electrónico oficial y el acceso a una carpeta ciudadana electrónica que le permitirá contar con un repositorio de información electrónica para almacenar y compartir documentos públicos o privados, recibir comunicados de las entidades públicas, y facilitar las actividades necesarias para interactuar con el Estado. En esta carpeta podrá estar almacenada la historia clínica electrónica. El MinTIC definirá el modelo de operación y los estándares técnicos y de seguridad de la Carpeta Ciudadana Electrónica. Las entidades del Estado podrán utilizar la Carpeta Ciudadana Electrónica para realizar notificaciones oficiales. Todas las actuaciones que se adelanten a través de las herramientas de esta carpeta tendrán plena validez y fuerza probatoria.

Situación actual Personas naturales y jurídicas

6

Desorganización Desorden en el almacenamiento y pérdida de documentos.

Envío de documentos Envío físico prevalece sobre el

electrónico.

Custodia No cuentan con un mecanismo para archivarlos de manera segura.

Desplazamientos a entidades Tiempos muertos.

Aporte de documentos Confianza si entregan

documentos en medio físico.

Situación actual Entidades Públicas

7

Sistemas de gestión de documentos electrónicos en implementación o

carencia de ellos.

Sistemas de gestión documental

Compartimiento de información crítica mediante acuerdos

Información confidencial

No hay muchas opciones para intercambiar información del ciudadano

con otras entidades.

Intercambio de información

Altos costos de impresión y envío postal de documentos al ciudadano.

Impresión y envío

Altos costos de administración, consulta y transporte de archivos físicos.

Administración

Tiempos de entrega Tiempos

Gran cantidad de información en soporte físico

Soporte físico

Panorama Internacional Panorama  Internacional  

8  

PUBLICA   CERTIFICACION   PRIVADA   ASOCIACION  PUBLICO  PRIVADA  

ESPAÑA  

SINGAPORE  

DINAMARCA  FRANCIA  

PORTUGAL  

FINLANDIA  

BELGICA  

ALEMANIA  

AUSTRALIA  Agosp  

CANADA  eContact  

DIAN INVIMA AC MT ICA DGM

71 71

87 91

67 53

BA MT SF INVIMA AC DIAN

370

496

564 572

445 443

ENTIDADES  CON  MAYOR  NUMERO  DE  TRAMITES   ENTIDADES  QUE  MAS  SOLICITAN  DOCUMENTOS  

893

1176

1180

2040

Carta de solicitud /Formulario

Estudio técnico

Documento de identificación

Certificado/Licencia

TIPOS  DE  DOCUMENTOS  SOLICITADOS  EN  LOS  TRAMITES  

BA: Banco Agrario de Colombia S.A MT: Ministerio de Transporte

SF: Superintendencia Financiera de Colombia INVIMA: Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos

AC: Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil DIAN: Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

DGM: Dirección General Marítima ICA: Instituto Colombiano Agropecuario

Fuente 2013: Sistema Único de Información de Trámites

10  

Definición

En este espacio, cada persona podrá recibir y guardar de forma gratuita documentos enviados por entidades públicas y privadas y cargar documentos de interés personal.

Adicionalmente, compart i r los con las Entidades del Estado cuando se requiera para adelantar trámites o servicios.

Un servicio de alojamiento de documentos en la nube para ciudadanos y empresas colombianos con el fin de hacer más fácil y eficiente su interacción con el Estado.

Carpeta Ciudadana Iniciativa Derechos Digitales

UNIFICADO INTELIGENTE CONECTADO NORMATIVA

Solución Carpeta Ciudadana Solución Carpeta Ciudadana

11

DESCARGAR documentos por parte de la entidades públicas que requieran soporte en sus archivos CUSTODIA LEGAL de los documentos almacenados, garantizando la seguridad de la información COMPARTIR documentos con entidades y empresas para adelantar oficialmente trámites públicos y privados ALMACENAR documentos de forma limitada (sin costo) y organización personalizada de la información

CARGAR documentos de interés

personal

NOTIFICAR Servir como plataforma

para recibir de notificaciones oficiales

INTEGRAR Portal SI virtual

Gestión de documentos Sedes electrónicas

REGISTRAR Recepción de Documentos

resultado de los trámites públicos y privados

12

PERSONALES •  Documentos de

identificación •  Contratos laborales •  Certificaciones académicas •  Escrituras •  Hojas de vida •  Diplomas •  Planos •  Títulos de propiedad •  Testamento •  Documentación médica

PUBLICOS •  Comunicaciones y

notificaciones •  Certificaciones catastrales •  Certificaciones laborales •  Historia pensional •  Impuestos de bienes •  Comparendos y multas •  Registro único tributario •  Declaraciones de renta •  Licencias y permisos •  Documentos oficiales •  Citaciones

SERVICIOS •  Contratos de prestación de

servicios •  Recibos y extractos de

servicios •  Extractos bancarios •  Información de créditos •  Oferta de nuevos servicios •  Extracto de pagos •  Comunicaciones

comerciales •  Inspecciones técnicas •  Historia clínica

PRIVADOS •  Facturas •  Garantías •  Manuales de uso •  Pólizas y extractos •  Envíos masivos

Tipos de Documento

Entidades Impulsoras

13

•  Empleados Púbicos •  Contratistas

ENTIDADES PUBLICAS

•  Presidencia •  Función Pública •  Ministerio de las

Tecnologías •  Programa Nacional de

Servicio al Ciudadano •  Archivo General

EMPRESA PRIVADA

•  Entidades de Certificación •  Sector Bancario •  Grupos Industriales •  Instituciones Bancarias •  Compañías de Seguros •  Sistema de Pensiones •  Servicios Públicos •  Telecomunicaciones •  Grandes Superficies •  Sistema Educativo •  Sistema de Salud

OPERADORES •  Industria TI •  Google, Microsoft, 472

FUNCIONARIOS PUBLICOS

Una sola carpeta para cada usuario. Número Tres

Suscripción autorizada por el usuario a los servicios de las entidades.

Número Cuatro

02

Medio válido para recepción y notificación de documentos.

Número Cinco 05

01 Servicio básico gratuito para el usuario. Número Uno

Varios Operadores de la Carpeta Ciudadana. Número Dos

03

04

06 Variados mecanismos de autenticación para el usuario.

Número Seis

07 Preservación de archivos de carácter vitalicio.

Número Siete

08 Custodia legal de los documentos. Número Ocho

09 Confidencialidad de la información y “no explotación” comercial.

Número Nueve

10 Marco legal que dé cobertura a la operación de la carpeta.

Número Diez

Reglas de Oro

12  

Metas Ciudadanos y Empresas

15

2015 2016 •  Funcionarios públicos. •  Contratistas del Estado.

2017 •  Ciudadanos propensos o no

al uso de Internet y de los servicios de banca electrónica.

•  Usuarios que reciben comunicaciones y notificaciones de origen público y comercial.

2018 •  Usuarios que se interesan

en los servicios postales electrónicos.

•  Interesados en el servicio de archivo electrónico digital de documentos.

•  Suscriptores a información periódica.

50.000 500.000

950.000

0

Conceptualización, modelo de negocio y

estrategia de implementación

Operadores Industria TI

Entidades Públicas y Empresas Privadas

Usuarios Ciudadanos y

Empresas

Operadores Industria TI

Ministerios

Conceptualiza Desarrolla y Opera Coopera Afiliación Apropiación

Financiamiento

Impacto Ambiental y Económico

17  

Papel Reducción de comunicaciones recibidas en soporte papel. .  

Recursos  Reducción en el uso de recursos agua, tinta, energía etc.

Valor agregado  Plataforma para el desarrollo de servicios profesionales y aplicaciones sectoriales especializadas.

Envío postal Disminución de los costos de remisión

postal de cada hogar. .  

Medio electrónico Envío electrónico vs envío físico.

Gratuidad Gratis para el usuario.

Reducción en las tarifas de remisión de documentos. 70%

Hitos y Actividades

18

MINISTERIO TIC

INDUSTRIA TI

REMITENTES

USUARIOS

APROPIACION

2015 2016 2017 2018

I C II C III C I C II C III C I C II C III C I C II C III C

Modelo de negocio Implementación y administración del modelo

Desarrollo   Operación, formación, enrolamiento  

Integración   Envío de documentos  

Registro, cargue y compartimiento de documentos  

Proceso de Contratación Modelo y Estrategia de Implementación de las Iniciativas

19

Pre-Modelo Prácticas a nivel

internacional, principios jurídicos, técnicos, socio-cultural, organizacional y

financiera

Modelo Detallado Soporte financiero y

comercial Modelo Final

Mapa de Ruta Estrategia de

implementación de iniciativas 2015 - 2018

Situación Actual Investigación nacional e

internacional para los proyectos estratégicos

OBJETO: Realizar la conceptualización y diseño del modelo y la estrategia de implementación de los proyectos de “Carpeta Ciudadana” y “Autenticación Electrónica” del Plan Vive Digital 2014-2018, incluyendo el análisis de aspectos organizacionales, jurídicos, técnicos, socioculturales y financieros, de conformidad con las condiciones establecidas en el presente documento. ENTIDADES PARTES: Fondo de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones TIPO DE PROCESO: Concurso de Méritos VALOR INICIAL DEL CONTRATO: $2.256.694.560 PLAZO: 4 meses

Alcance Etapas del Proyecto

20

DEFINICIÓN DEL MODELO Y

DESPLIEGUE DEL PROYECTO

ADMINISTRACIÓN DEL CONTRATO Y PROYECTOS

CIE

RR

A

PLA

NEA

CIO

N Y

EM

PALM

E

VICTORIAS TEMPRANAS

Entregables del Plan de Ejecución

21

Situación Actual

Pre - Modelo

There are many in of the new of variations passage of lorem of ipsum available but the majority slightly

Documento de situación actual Análisis del contexto nacional e internacional jurídico, socio-cultural, organizacional, técnico y financiero; modelos similares por sector; e-Boks, MyPage.no, Mon.service.public.fr; Autenticación Federada de Suecia, SignPass de Singapur, Clave única de la República de Turquía.

01

02

Documento de definición, estudios, evaluación y selección del modelo viable Definición del modelo: ficha, alcance, necesidad, requerimientos, beneficios, análisis del marco regulatorio: constitución, leyes y decretos generales, específicos y sectoriales; análisis costo-beneficio; proponer y evaluar tres modelos, análisis cualitativo y cuantitativo; realizar foros y debates con interesados; seleccionar el modelo viable, análisis cuantitativo y cualitativo del mapa de ruta del modelo seleccionado; diseñar el modelo para el manejo de la privacidad: definir el esquema para garantizar la protección de datos personales y control y administración de bases de datos.

Entregables del Plan de Ejecución

22

Modelo Detallado

Mapa de Ruta

There are many in of the new of variations passage of lorem of ipsum available but the majority slightly

Documento financiero detallado del modelo Desarrollo del modelo financiero y de asequibilidad durante las fases de preparación, diseño, implementación, construcción, operación y mantenimiento y control; fuentes de financiamiento; análisis de sensibilidad; matriz de riesgo; sondeo de mercado; entrega final del modelo.

03

04

Documento con la estrategia de implementación del modelo Análisis de la estrategia para la implementación y despliegue gradual; proyectos identificados y asociados a los aspectos jurídicos, técnicos, organizacionales, socioculturales y financieros de los proyectos; definición de concepto estratégico del proyecto, definición de los mensajes clave; definición de cada proyecto; proyectos que garanticen que el modelo está suficientemente soportado legalmente, es viable jurídicamente, los actores cuentan con la capacidad y la competencia para implementar el modelo.

Modelo de Divulgación y Publicación Documentos finales

23

Técnico

Financiero

Publicación Invitación a remitir observaciones y comentarios

Modelo Definitivo Documento final con referencia a las reviisones

Ajuste a Modelos Evaluación de documentos y comentarios

Legal

Reglas Mínimas de Divulgación y Participación Modelo de Carpeta Ciudadana y Autenticación Electrónica

24

01 Plan estratégico de las iniciativas Agenda del plan de proyecto anual Cronograma Junio 2015

Publicación Agenda

02 Técnico Financiero Legal Sociocultural Julio – Octubre 2015

Desarrollo de Modelos

03 Portal Web Definir y publicar criterios Invitación a remitir observaciones Términos para recepción Mayor a 10 días

Publicación de Modelos

06 Informe de actividades desarrolladas Evaluación de cumplimiento

Informe de Gestión

05 Técnico Financiero Legal Sociocultural

Publicación de Modelos

04 Documento final. Documento con las razones de rechazo o aceptación

Ajuste a Modelos

El Sistema Unico de Información, SUI, tendrá un módulo que contendrá la información sobre las organizaciones que expresen su voluntad de colaborar con los usuarios para el entendimiento de los proyectos.

25  

Directora de Gobierno en línea

johanna.pimiento@gobiernoenlinea.gov.co

johanna.pimiento@gobiernoenlinea.gov.co

Johanna Pimiento

Estrategia  GEL  /Vivegobiernoenlinea  /gobiernoenlinea  @Gobiernoenlinea