carrera de contabilidad yauditorÍa · 2016. 6. 10. · i universidad nacional de loja carrera de...
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UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA
CARRERA DE CONTABILIDAD YAUDITORÍA
“EXAMEN ESPECIAL A LOS INGRESOS Y GASTOS DEL
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL
RURAL SUMACO, CANTÓN QUIJOS, PROVINCIA DE NAPO, EN EL
PERIODO 2014”.
AUTORA:
DORIS MARIELA CAJAS PEREZ
DIRECTOR:
MG. ADALBERTO FAUSTO MOROCHO PINTADO.
PORTADA
Loja – Ecuador
2016
Tesis de Grado previo a la
obtención del Título de Ingeniera
en Contabilidad y Auditoría, CPA.
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ii
CERTIFICACIÓN
Magister
Adalberto Fausto Morocho Pintado
DOCENTE DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA DE LA
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA DEL PLAN DE
CONTINGENCIA Y DIRECTOR DE TESIS
CERTIFICA:
Que la presente tesis elaborada previa a la obtención del título de
Ingeniera en Contabilidad y Auditoría, Contador Público Auditor (CPA),
titulado “EXAMEN ESPECIAL A LOS INGRESOS Y GASTOS DEL
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL
SUMACO, CANTÓN QUIJOS, PROVINCIA DE NAPO EN EL PERÍODO
2014”, realizado por la egresada Doris Mariela Cajas Perez, cumple con
los requisitos establecidos por las normas generales para la graduación
en la Universidad Nacional de Loja, tanto en aspectos de forma como de
contenido; por lo cual me permito autorizar su presentación para los fines
pertinentes.
Loja, mayo del 2016
Mg. Adalberto Fausto Morocho Pintado
DIRECTOR
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iii
AUTORÍA
Yo, Doris Mariela Cajas Pérez, declaro ser autora del presente trabajo de
tesis y eximo expresamente a la Universidad Nacional de Loja y a sus
representantes jurídicos, de posibles reclamos o acciones legales, por el
contenido de la misma.
Adicionalmente acepto y autorizo a la Universidad Nacional de Loja, la
publicación de mi trabajo de tesis.
AUTORA: Doris Mariela Cajas Pérez
FIRMA:………………………………….
CEDULA: 1500742182
FECHA: Loja, Mayo del 2016
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iv
CARTA DE AUTORIZACIÓN DE TESIS POR PARTE DE LA AUTORA
PARA LA CONSULTA, REPRODUCCION PARCIAL O TOTAL Y
PUBLICACIÓN ELECTRÓNICA DEL TEXTO COMPLETO E AUTORIZACIÓN Yo, Doris Mariela Cajas Pérez, declaro ser autora de la Tesis titulada
“EXAMEN ESPECIAL A LOS INGRESOS Y GASTOS DEL GOBIERNO
AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL SUMACO,
CANTÓN QUIJOS, PROVINCIA DE NAPO EN EL PERÍODO 2014”.,
como requisito para optar al grado de Ingeniería en Contabilidad y
Auditoría, Contador Público Auditor (CPA), autorizo al Sistema
Bibliotecario de la Universidad Nacional de Loja para que con fines
académicos muestre al mundo la producción intelectual de la Universidad,
a través de la visibilidad de su contenido de la siguiente manera en el
Repositorio Digital Institucional:
Los usuarios puedan consultar el contenido de este trabajo en el RDI, en
las redes de información del país y del exterior con las cuales tenga
convenio la universidad.
La Universidad Nacional de Loja, no se responsabiliza por el plagio o
copia de la tesis que realice un tercero.
Para constancia de esta autorización en la Ciudad de Loja a los 16 días
del mes de mayo del dos mil diesciseis, firma la Autora.
Firma:………………..
Autora: Doris Mariela Cajas Pérez
Cedula: 1500742182
Dirección: Via Interoceanica (Sumaco- Quijus)
CorreoElectronico: [email protected]
Celular: 0939020214
Director: Mg. Adalberto Morocho
Tribunal de Grado: Presidente. Mg. Maria del Rocio Delgado G.
Vocal: Mg. Jhodín Patricio Sánchez
Vocal: Mg. Yelena Ludeña Rueda
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v
DEDICATORIA
Ofrecer el fruto de mi constancia es compensar, de alguna manera, esa
presencia permanente de las personas importantes de mi vida en el
transcurso de mi etapa estudiantil universitaria.
A mi madre Anita Pérez y a mi padre Eduardo Cajas por haber sido un
ejemplo a seguir, por sus consejos, comprensión y apoyo constante y por
ser a quienes debo lo que soy.
A mis hermanos Johana y Milton por el apoyo de siempre; en especial a ti
hermano porque has sido el eje fundamental en este proceso; porque más
que hermano eres mi amigo.
Y de manera especial haber alcanzado esta meta se la dedico a ti hija mia
Diana Paola porque has sido quien más se ha sacrificado; y, por ser la
razón de mi vida y por la que quiero ser mejor cada día.
Doris Mariela
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vi
AGRADECIMIENTO
A la Universidad Nacional de Loja por habernos dado la oportunidad de
seguirnos preparando para lograr ser profesionales
A mis maestros que todos estos años de una u otra manera han
contribuido con sus enseñanzas, por su ayuda y por ser el guia en todo
este proceso, lo que sin duda me servirán en mi vida personal y
profesional.
A la presidenta y personal administrativo que forman parte del GAD
Parroquial Rural Sumaco por haberme brindado toda clase de facilidades
para el feliz inicio y término de mi trabajo de tesis.
Y a todos quienes de una u otra manera me motivaron a seguir con mis
estudios aún a pesar de las adversidades.
Doris Mariela
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1
a. TÍTULO
“EXAMEN ESPECIAL A LOS INGRESOS Y GASTOS DEL GOBIERNO
AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL SUMACO,
CANTÓN QUIJOS, PROVINCIA DE NAPO EN EL PERÍODO 2014”
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b. RESUMEN EN CASTELLANO Y TRADUCIDO AL INGLÉS
El “EXAMEN ESPECIAL A LOS INGRESOS Y GASTOS DEL GOBIERNO
AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL SUMACO,
CANTÓN QUIJOS, PROVINCIA DE NAPO EN EL PERÍODO 2014”, se
desarrolló con el firme propósito de contribuir con los procedimientos del
examen especial y la evaluación interna en esta entidad, con la finalidad
de corregir los procedimientos contables y financieros en el control previo,
concurrente y posterior de sus operaciones durante el período sujeto a la
presente investigación.
Los exámenes especiales en el campo financiero tienen fundamental
importancia porque permite establecer el grado en que las instituciones y
organismos y sus servidores han cumplido adecuadamente con los
deberes y atribuciones que les han sido asignados, si sus funciones se
han ejecutado de un modo eficiente y efectivo, además porque permite
establecer si los objetivos y metas institucionales han sido logradas y, por
ultimo si la información financiera generada es correcta y confiable.
Las diferentes expectativas que se alcanzaron en el presente trabajo,
fue
necesario la aplicación de técnicas de Examen Especial que
permitieron conocer las deficiencias y aciertos que existen dentro del
GADPR Sumaco, realizando las respectivas cédulas narrativas
correspondientes al Sistema de Control implementado en la institución, el
mismo que será comunicado a la Presidenta y demás miembros del
Gobierno Parroquial sobre el manejo de los componentes analizados en
el Examen Especial, mediante un informe final se detalla los resultados
obtenidos durante el transcurso de la auditoría, con el fin de que mediante
el seguimiento de las recomendaciones emitidas se contribuya a un
manejo eficiente y eficaz de los Ingresos y gastos de la institución.
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ABSTRACT
“EXAMEN ESPECIAL A LOS INGRESOS Y GASTOS DEL GOBIERNO
AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL SUMACO,
CANTÓN QUIJOS, PROVINCIA DE NAPO EN EL PERÍODO 2014”
It was developed with the firm intention of contributing to the procedures of
special review and internal evaluation in this entity, in order to correct the
accounting and financial procedures in the prior, concurrent and
subsequent control of its operations for the period under this investigation.
Special examinations in the financial field are of fundamental importance
because it allows to establish the degree to which the institutions and
bodies and their servants have properly fulfilled the duties and powers
assigned to them, whether its functions have been implemented in an
efficient and effective manner also because it allows to establish whether
the objectives and institutional goals have been achieved and finally if the
financial information generated is accurate and reliable.
Different expectations were achieved in this study was required the
application of techniques Special Examination that allowed to know the
weaknesses and strengths that exist within the Gobierno Parroquial
Sumaco, performing the respective narratives certificates for the Control
System implemented in the institution, the same shall be communicated to
the President and other members of the Vestry on the management of the
components discussed in the Special Examination by a final report the
results obtained during the course of the audit, so that by following the
recommendations issued will contribute to efficient and effective
management is detailed Income and expenses of the organization.
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c. INTRODUCCIÓN
Los Gobiernos Autónomos Descentralizados Parroquiales cumplen un rol
protagónico en el ámbito de sus competencias, dentro de la jurisdicción.
Ya que tiene como objetivo planificar el desarrollo integral de la parroquia
para de esta manera mejorar la calidad de vida de la población. Por lo que
las instancias centrales de Gobierno esperan se desarrolle de un modo
efectivo, pero en la práctica se tropieza aún con diferentes problemas
entre los que se encuentra el adecuado manejo de los recursos
asignados.
En este contexto el Examen Especial es importante pues permite la
verificación, estudio y evaluación de los ingresos y gastos; observando el
adecuado manejo de los recursos publicos y la observancia a la
legislación y normativa vigente en el país.
El presente examen especial aportó a la verificación del cumplimiento de
las disposiciones legales, reglamentarias y normativas aplicables respecto
al manejo de los ingresos y gastos, estableciendo la propiedad, veracidad
y legalidad de las operaciones financieras y administrativas ejecutadas
por la entidad que estén relacionadas con los componentes sujetos a la
acción de control en el período sujeto al examen.
El presente trabajo investigativo está estructurado de acuerdo a la
normativa legal de la Universidad Nacional de Loja que en su parte inicial
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consta de un TÍTULO, que contiene el tipo de examen, la instictución en
la que se realizará y el período que comprende, a continuación el
RESUMEN en el cual se expone una síntesis del trabajo realizado en
función de los objetivos y resultados del examen; INTRODUCCIÓN que
destaca la importancia del tema, el aporte a la entidad y la estructura del
trabajo; la REVISIÓN DE LITERATURA comprende los principales
conceptos y teorías relacionados con el proceso del examen especial,
exponiendo los fundamentos teóricos e investigaciones previas relevantes
de otros autores; la sección MATERIALES Y MÉTODOS, orienta el
desarrollo de la investigación, resaltando la utilización de materiales,
métodos, técnicas y procedimientos que fueron utilizados en el desarrollo
de la investigación; Los RESULTADOS contienen el desarrollo de todas
las fases de desarrollo del examen especial es decir desde el
conocimiento preliminar hasta la presentación del informe, el cual
contempla todos los hallazgos encontrados; en la DISCUSIÓN se indica
un análisis generalizado de como se encontró a la entidad de acuerdo a la
ejecución.
A continuación se exponen las CONCLUSIONES derivadas del proceso
investigativo.
Finalmente se plantean RECOMENDACIONES que deben ser aplicadas
por las autoridades del Gobierno Parroquial Sumaco con el fin de corregir
las falencias y desviaciones detectadas durante el examen especial.
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6
En la sección BIBLIOGRAFIA se indica los libros que servieron como
fuente de consulta.
Los ANEXOS incluyen los documentos que sirvieron de soporte para la
investigación y el anteproyecto presentado como requisito previo.
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d. REVISIÓN DE LITERATURA
Auditoría
Entre las principales definiciones de auditoría se citan: “La Auditoría es
un examen de las demostraciones y de los registros administrativos, el
auditor observa la exactitud, integridad y autenticidad de tales
demostraciones, registros y documentos”1
Otra definición importante considera “Es el examen profesional, objetivo,
sistemático e independiente, de los estados financieros, registros y
operaciones financieras y/o administrativas, que se realiza con
posterioridad a su ejecución en las entidades públicas o privadas y cuyo
producto final es un informe conteniendo opinión sobre la información
1 WHITTINGTON, Ray; PANNY, Kurt, Principios de Auditoría (Bogotá: Mc. Graw Hill, 2009)
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financiera y/o administrativa auditada, así como conclusiones y
recomendaciones tendientes a mejorar”2
Clasificación de la Auditoría
En Ecuador la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado 3 ,
clasifica a la auditoría gubernamental de acuerdo con la naturaleza de la
auditoría y de acuerdo con quien la realiza.
De acuerdo con la naturaleza
Dentro de este criterio de claisficación se encuentra la auditoria financiera,
de gestión, de obras públicas e ingeniería, de aspectos ambientales y el
Examen Especial.
Auditoría Financiera
Informará respecto a un período determinado, sobre la razonabilidad de
las cifras presentadas en los estados financieros de una institución
pública, ente contable, programa o proyecto y concluirá con la elaboración
de un informe profesional de auditoría, en el que se incluirán las opiniones
correspondientes. En este tipo de fiscalización, se incluirán el examen del
cumplimiento de las normas legales, y la evaluación del control interno de
la parte auditada4.
2 DE LA PEÑA, Alberto, Auditoría un Enfoque Integral (Madrid: Paraninfo, 2008)
3 CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO, Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado (Quito: CGE, 2002)
4 CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO, Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado (Quito: CGE, 2002)
Art. 20
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El auditor antes de emitir el dictamen sobre los estados financieros
examinados de una entidad a una fecha determinada, evalúa el control
interno, el sistema de administración financiera y la información financiera
complementaria, la conformidad y cumplimiento de las normas legales
vigentes.
Los estados financieros y las notas explicativas son de exclusiva
responsabilidad de la entidad y pertenecen a la misma, sin embargo el
auditor puede sugerir cambios, sin que esto implique relevar a la
institución de la responsabilidad de su contenido y presentación.
Para que el auditor esté en condiciones de emitir su opinión en forma
objetiva y profesional, tiene la responsabilidad de reunir los elementos de
juicio suficientes que le permita obtener una certeza razonable sobre:
1. La veracidad y autenticidad de los hechos y fenómenos que los
estados financieros reflejan.
2. Que son adecuados los criterios, sistemas y métodos utilizados para
captar y reflejar en la contabilidad y en los estados financieros los
hechos y fenómenos.
3. Que los estados financieros estén preparados y revelados de acuerdo
con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, las
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4. Normas Ecuatorianas de Contabilidad y la normativa que sobre
contabilidad gubernamental se halle vigente 5.
Para obtener estos elementos, el auditor debe aplicar procedimientos de
auditoría de acuerdo con las circunstancias específicas del trabajo, con la
oportunidad y alcance que juzgue necesario en cada caso, cuyos
resultados deben reflejarse en papeles de trabajo, que constituyen la
evidencia de la labor realizada.
Auditoría de Gestión
Es la acción fiscalizadora que se dirige a examinar y evaluar el control
interno y la gestión, utilizando los recursos humanos de carácter
multidisciplinario, el desempeño de una institución, ente contable, o la
ejecución de programas y proyectos, con el fin de determinar si dicho
desempeño o ejecución se está realizando, o se ha realizado, de acuerdo
a principios y criterios de economía, efectividad y eficiencia. Este tipo de
auditoría examinará y evaluará los resultados originalmente esperados y
medidos de acuerdo con los indicadores institucionales y de desempeño
pertinentes6.
Constituirán objeto de la auditoría de gestión: el proceso administrativo,
las actividades de apoyo, financieras y operativas; la eficiencia,
5 CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO. Manual de Auditoría Financiera Gubernamental (Quito: CGE, 2001)
6 CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO, Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado (Quito: CGE, 2002)
Art. 21
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11
efectividad y economía en el empleo de los recursos humanos,
materiales, financieros, ambientales, tecnológicos y de tiempo; y, el
cumplimiento de las atribuciones, objetivos y metas institucionales.
A diferencia de la auditoría financiera, el resultado de la fiscalización
mediante la auditoría de gestión no implica la emisión de la opinión
profesional, sino la elaboración de un informe amplio con los comentarios,
conclusiones y recomendaciones pertinentes.
En consecuencia constituye el instrumento metodológico con el cual se
práctica el examen objetivo y sistemático, estructurado, consistente,
profesional, posterior en determinadas condiciones, continuo y
documentado de la gestión de un sector gubernamental, de un organismo,
programa, proyecto u operación, considerando los fines establecidos en el
marco legal o normativo que lo regule, para determinar el cumplimiento de
la visión, misión objetivos y metas y de la eficiencia, eficacia, efectividad,
calidad e impacto de su desempeño.
De Aspectos Ambientales
Al referirse a este tipo de auditoría la Ley Orgánica de la Contraloría
General del Estado determina
La Contraloría General del Estado podrá en cualquier momento, auditar
los procedimientos de realización y aprobación de los estudios y
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evaluaciones de impacto ambiental en los términos establecidos en la Ley
de Gestión Ambiental, publicada en el Registro Oficial No. 245 del 30 de
julio de 1999 y en el artículo 91 de la Constitución Política de la
República7.
Esta modalidad de auditoría comprobará sí las instituciones del Estado,
ejecutoras de proyectos y programas con impacto o consecuencias
ambientales, cumplen con las normas de protección al medio ambiente, a
fin de proteger el derecho de la población a vivir en un medio ambiente
sano y ecológicamente equilibrado 8.
La auditoría de aspectos ambientales evaluará el uso y destino de los
recursos públicos destinados para estos objetivos y realizará el
seguimiento respectivo para el cumplimiento de los compromisos
asumidos por el Estado y sus instituciones con entidades nacionales e
internacionales dedicadas a este fin.
De Obras Públicas o de Ingeniería
Evaluará la administración de las obras en construcción, la gestión de los
contratistas, el manejo de la contratación pública, la eficacia de los
sistemas de mantenimiento, el cumplimiento de las cláusulas
7 CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO, Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado (Quito: CGE,
2002) Art. 22 8 CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO, Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado (Quito: CGE,
2002) Art. 23
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contractuales y los resultados físicos que se obtengan en el programa o
proyecto específico sometido a examen9.
Examen Especial
Como parte de la auditoría gubernamental el examen especial verificará,
estudiará y evaluará aspectos limitados o de una parte de actividades
relativas a la gestión financiera, administrativa, operativa y medio
ambiental, con posterioridad a su ejecución, aplicará las técnicas y
procedimientos de auditoría, de la ingeniería o afines, o de las disciplinas
específicas, de acuerdo con la materia de examen y formulará el
correspondiente informe que deberá contener comentarios, conclusiones
y recomendaciones. 10
El hecho de efectuar exámenes especiales, no implica que el rubro,
actividad u otros aspectos limitados a una parte de las operaciones o
transacciones sean especiales; o que los auditores que realizan ese
trabajo tengan una especialización adicional a la establecida para el
auditor gubernamental. Estos exámenes reúnen las características de:
objetivos, sistemáticos y profesionales; se observan todas las fases
conocidas en el proceso de auditoría y se aplican las técnicas y
9 CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO, Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado (Quito: CGE, 2002)
Art. 23 10
CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO, Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado (Quito: CGE, 2002) Art. 19
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procedimientos reconocidos por la profesión. En el examen especial se
hará constar además, en forma clara y precisa, el alcance y naturaleza del
examen.
De acuerdo con quien lo realiza:
Interna
Cuando es ejecutada por auditores de las unidades de auditoría interna
de las entidades y organismos del sector público y de las entidades
privadas que controla la Contraloría.
Las instituciones del Estado, contarán con una Unidad de Auditoría
Interna, cuando se justifique, que dependerá técnica y
administrativamente de la Contraloría General del Estado, que para su
creación o supresión emitirá informe previo. El personal auditor, será
nombrado, removido o trasladado por el Contralor General del Estado y
las remuneraciones y gastos para el funcionamiento de las unidades de
auditoría interna serán cubiertos por las propias instituciones del Estado a
las que ellas sirven y controlan. Las máximas autoridades de las
Unidades de Auditoría Interna, serán de libre designación y remoción por
parte del Contralor General del Estado.
Las remuneraciones que corresponden a las máximas autoridades de las
Unidades de Auditoría Interna de los Gobiernos Autónomos
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15
Descentralizados serán cubiertas por la Contraloría General del Estado.
Para ser nombrado y ejercer funciones de dirección o jefatura de esa
unidad se requerirá ser profesional con título universitario y formación
compatible con el ejercicio y práctica de la auditoría financiera o de la
gestión. Con el fin de prestar asesoría y realizar la evaluación integral de
la institución, el personal de auditoría interna de gestión, deberá ser de
carácter multidisciplinario. La auditoría interna se ejecutará de acuerdo
con las normas nacionales e internacionales de auditoría aplicables al
sector público.
Por disposición expresa del Contralor General del Estado o de la máxima
autoridad que ejerza la representación legal de la Institución, la respectiva
unidad de auditoría interna ejecutará auditorías y exámenes especiales de
conformidad con lo establecido en esta Ley. Las entidades del sector
público deberán prestar todas las facilidades operativas y logísticas para
el adecuado desenvolvimiento de las Unidades de Auditoría Interna11.
Los auditores de esta unidad actuarán individual o colectivamente, con
criterio independiente respecto a la operación o actividad auditada y no
intervendrán en la autorización o aprobación de los procesos financieros,
11
CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO, Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado (Quito: CGE, 2002) Art. 14. Artículo reformado por Ley No. 00, publicada en Registro Oficial Suplemento 1 de 11 de Agosto del 2009
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administrativos, operativos y ambientales, sin embargo se constituyen en
asesores de la alta dirección.
Externa
La Contraloría General del Estado, cuando así lo determinen convenios
internacionales, o cuando la materia a auditarse exija personal
especializado del que no disponga, podrá efectuar la auditoría
gubernamental, mediante la contratación de compañías privadas de
auditoría externa e independiente, aplicando procedimientos de
calificación, selección y contratación, que establezcan las normas legales
y reglamentarias pertinentes.
Este tipo de auditoría examina y evalúa la planificación organización
dirección y control interno administrativo, la economía y eficiencia con que
se han empleado los recursos humanos, materiales y financieros, también
el resultado de las operaciones previstas para determinar si se han
alcanzado las metas propuestas.
Examen Especial
Definiciones
Generalmente un Examen Especial, es una investigación determinada o
limitada sobre una cuenta que es de manera más específica por eso, de
acuerdo al criterio de varios autores existen diferentes definiciones.
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17
Es la verificación, estudio y evaluación de aspectos limitado o de una
parte de las operaciones y transacciones fnancieras o administrativas, con
posterioridad a su ejecucuión, aplicando las técnias o procedimientos de
la auditoría, de la ingeniería o afines, o de las disciplinas específicas de
acuerdo con la materia del examen, con el objeto de evaluar el
cumplimiento de políticas, normas y programas y formular el
correspondiente informe que debe contener comentarios, conclusiones y
recomendaciones”.12
El examen especial es una auditoria de alcance limitado que puede
comprender la revisión y análisis de una parte de las operaciones
efectuadas por la entidad, con el objeto de verificar el adecuado manejo
de los recursos públicos, así como el cumplimiento de la normativa legal y
otras normas reglamentarias aplicables.
Puede incluir también una serie de objetivos financieros, operativos y de
cumplimiento o restringirse solo a uno de ellos, dentro de un área o
asunto especifico.
Por lo tanto el examen especial puede enfocar, entre otros, los siguientes
aspectos:
- Manejo financiero de recursos por una entidad durante un periodo en
relación a la normativa legal y reglamentos aplicables.
12
CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO, Manual General de Auditoria Gubernamental.(Quito: CGE, 2001)
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- Cumplimiento de la ejecución del presupuesto en relación a la
normativa y reglamentos aplicables.
- Cumplimiento de la normativa legal en relación a donaciones.
- Cumplimiento de la normativa legal en los procesos licitarios para
contratación de obras o, adquisición de bienes y servicios.
- Adquisición de bienes y/o servicios u obra pública.
- Denuncias13.
El Examen Especial verificará, estudiará y evaluará aspectos limitados o
de una parte de las actividades relativas a la gestión financiera,
administrativa, operativa y medio ambiental, con posterioridad a su
ejecución, aplicará las técnicas y procedimientos de auditoría, de la
ingeniería o afines, o de las disciplinas específicas, de acuerdo con la
materia de examen y formulará el correspondiente informe que deberá
contener comentarios, conclusiones y recomendaciones.”14
Se puede concluir que el examen especial, se considera como parte del
control posterior en la empresa privada y pública se encarga de verificar,
estudiar y evaluar los aspectos limitados o de una parte de las actividades
relativas a la gestión financiera, administrativa, operativa y medio
ambiente, con posterioridad a su ejecución mediante la aplicación
técnicas y procedimientos de auditoría acorde con la materia del examen
13
FONSECA LUNA Oswaldo, Control Interno, Sistemas de Control Interno para Instituciones (Lima: IICO, 2011) 14
CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO, Reglamento para la Elaboración y Presentación de Informes de Examen Especialy Memorando de Atecedentes realizados por auditorias Internas y Externas.(Quito: CGE, 2008)
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que servirán de base para la formulación del correspondiente informe que
deberá contener comentarios, conclusiones y recomendaciones.
Objetivos de un Examen Especial
Los objetivos de un examen especial en entidades públicas o privadas
son:
- Analizar el manejo de los recursos de la entidad durante un período
determinado
- Determinar el grado de cumplimiento de las normas y políticas
impuestas por la institución.
- Verificar la correcta clasificación de ingresos y gastos según su
concepto y plazo de realización15
El autor Velasquez Navas considera que los objetivos de este examen
son : “Identificar y evaluar las variables generadas por la gestión, en
procesos o actividades que generan valor agregado. Determinar el grado
de confiabilidad del Control Interno a través de la avaluación de riesgos
internos y externos que podrían afectar a la consecución de metas y
objetivos.”16
Elementos de gestión
Las Entidades requieren de planificación estratégica y de parámetros e
indicadores de gestión cuyo diseño e implantación son de responsabilidad
15
MARIN, Hugo.(2012). Auditoria Financiera. (Buenos Aires: El Cid, 2012) 16
VELASQUEZ NAVAS, Marcelo, Auditoría de Gestión I. (Quito: UTPL, 2010).
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de los administradores de las entidades en razón de su responsabilidad
social de rendición de cuentas y de demostrar su gestión y sus resultados,
y la del auditor evaluar la gestión, en cuanto a las cinco “E”, o elementos
de gestión.
Los elementos de gestión mediante los cuales la organización asegura el
cumplimiento de los objetivos institucionales son : economía, eficiencia,
efcicacia, ética y ecologia.
Economía.- Por economía se entiende los términos y condiciones bajo
los cuales la administración debería adquirir los insumos del proceso
productivo. Economía significa obtener la cantidad y calidad justa de los
recursos en el tiempo, lugar y costo justo.17
Al examinar la economía con que la entidad ha operado, los auditores
analizan la adquisición y administración de los insumos utilizando en el
“Ciclo de la Economía”, referido fundamentalmente a:
- La necesidad del bien o servicio.
- La definición de los requerimientos.
- El método de adquisición de servicios.
- El mantenimiento del bien o contrato de servicios; y
- El desecho del bien o finiquito del contrato de servicio.
17
Maldonado, Milton, Auditoría de gestión (Quito: Ediciones Abya Yala, 2011)
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21
Eficiencia.- Es la relación que existe entre los insumos consumidos y los
productos obtenidos. La medida de eficiencia compara la relación
insumo/producto con un estándar preestablecido. La eficiencia aumenta a
medida que se produce un mayor de unidades de producto para una
unidad dada de insumo. Sin embargo la eficiencia de una operación se
encuentra influenciada no solo en la cantidad de producción sino también
en la calidad y otras características del producto o servicio ofrecido. En
síntesis es la relación entre productos en términos de bienes, servicios y
otros resultados y los recursos utilizados para producirlos.18
Una operación eficiente permite incrementar la productividad mediante el
aprovechamiento máximo de los recursos disponibles y refleja la relación
entre los resultados alcanzados y los recursos empleados para hacerlo.
Eficacia.- La eficacia es el grado en que una actividad o programa
alcanza sus objetivos o metas que se había propuesto. La eficacia
organizacional se refiere a la capacidad total de la entidad y las
interacciones dentro de la planificación estratégica, estructuras y procesos
administrativos y los recursos humanos y financieros, todos en relación
con las metas de la organización y el ambiente externo.19
Ética.- Etimológicamente hablando, ética es un conjunto de principios y
normas morales que regulan las actividades humanas.
18 MALDONADO, Milton, Auditoría de gestión (Quito: Ediciones Abya Yala, 2011) 19 MALDONADO, Milton, Auditoría de gestión (Quito: Ediciones Abya Yala, 2011)
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22
Es un elemento básico de la gestión institucional, expresada en la moral y
conducta individual y grupal, de los funcionarios y empleados de una
entidad, basada en sus deberes, en su código de ética, las leyes, en las
normas constitucionales, legales y vigentes de una sociedad.20
Ecología: Son las condiciones, operaciones y prácticas relativas de a los
requisitos ambientales y su impacto, que deben ser reconocidos y
evaluados en una gestión de un proyecto, programa o actividad. También
puede definirse como el examen y evaluación del medio ambiente, el
impacto al entorno y la propuesta de soluciones reales y potenciales.21
Probablemente hay entidades que no tienen que auditar este componente
porque sus servicios no tienen conflicto de intereses con las leyes
ambientales.
Fases del Examen Especial
Las fases o etapas por las cuales discurre el examen especial son
similares a una auditoria de gestión, es decir, comprende: planeamiento,
ejecución y elaboración del informe; sin embargo existen algunas matrices
de diferencia. Como el enfoque del examen especial está dirigido a un
área o asunto especifico, las actividades durante el planeamiento
consisten, principalmente, en la obtención de una adecuada comprensión
20
Ibidem. 21
Ibidem
-
23
de los aspectos específicos que serán examinados, las líneas de
autoridad y responsabilidad funcional, las normas legales, reglamentarias
y normas internas aplicables, concordantes con el alcance del examen22.
Otro aspecto importante del planeamiento es la identificación de los
criterios a utilizar en el examen los que, generalmente, están vinculados
con la normativa legal y reglamentaria vigente.
Al término del planeamiento el auditor debe elaborar el memorándum de
programación que es el documento de soporte de las decisiones
adoptadas, con respecto a los objetivos, alcances y metodología a utilizar
en la ejecución del examen especial, y el consiguiente programa de
trabajo específico.
FASE I: Conocimiento Preliminar.- Consiste en obtener un
conocimiento integral del objeto de la entidad, dando mayor énfasis a su
actividad principal, Estructura organizativa y funciones; esto permitirá una
adecuada planificación, ejecución y consecución de los resultados de
auditoría a un costo y tiempo razonables.
Comprende el estudio que, previsto a la ejecución de la auditoría, se debe
realizar de la entidad, para la conocer los siguientes aspectos:
- Estructura organizativa y funciones.
22
FONSECA LUNA Oswaldo, Control Interno, Sistemas de Control Interno para Instituciones (Lima: IICO, 2011)
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24
- Verificación de las fuentes de financiamiento.
- Evaluación del Sistema de Control Interno.
- Evaluar la confiabilidad, suficiencia y oportunidad de los sistemas
automatizados de los procesamientos de la información.
- Realizar las entrevistas que se consideren necesarias con dirigentes,
Técnicos, y demás trabajadores vinculados con la entidad, incluido las
organizaciones política y de masas; y
- Efectuar un recorrido por las áreas que conformen la entidad, a fin de
observar el funcionamiento en su conjunto23.
FASE II: Planeamiento.- En esta etapa se busca obtener información
general sobre la entidad en relación a su normatividad, antecedentes,
organización, misión. Objetivos, funciones, recursos y políticas generales,
procedimientos operativos y diagnósticos o estudios existentes sobre la
misma.
La planificación de la auditoría de gestión debe tener la precisión de los
objetivos específicos y el alcance del trabajo por desarrollar considerando
entre otros elementos, los parámetros e indicadores de gestión de la
entidad.
23
CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO, Manual General de Auditoria Gubernamental.(Quito: CGE, 2001)
http://www.monografias.com/trabajos10/formulac/formulac.shtml#FUNChttp://www.monografias.com/trabajos15/financiamiento/financiamiento.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/teosis/teosis.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/control/control.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos12/recoldat/recoldat.shtml#entrevhttp://www.monografias.com/trabajos6/napro/napro.shtml
-
25
El examen debe de estar fundamentado en programas detallados para los
componentes determinados, los procedimientos de auditoría, los
responsables y la fecha de ejecución del examen.
Una vez realizada la exploración, estarán creadas las condiciones para
efectuar el planeamiento de la auditoría, deberá incluir, entre otros:
- Analizar la reiteración de deficiencias y sus causas; y
- Definir las formas o medios de comprobación que se van a utilizar
- Definición de los objetivos específicos de la auditoría.
- Cuántos auditores son necesarios y qué calificación deben tener; y
- Qué otros técnicos son necesarios y de qué nivel de dirección.
- Programas flexibles confeccionados específicamente, de acuerdo con
los objetivos trazados, que den respuesta a la comprobación de las 5
"E" (Economía, Eficiencia, Eficacia, Ecología y Ética. Estos deberán
confeccionarse por los auditores participantes, revisarse por el jefe de
auditoría y aprobarse por el supervisor, o por el jefe de área.
- Determinación del tiempo que se empleará en desarrollar la auditoría,
así como el presupuesto24.
FASE III: Ejecución.- Es la fase en la cual se ejecuta propiamente la
auditoría, pues en esa instancia se desarrollan los hallazgos y se obtiene
toda la evidencia necesaria en cantidad y calidad apropiada basada en los
24 CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO, Manual General de Auditoria Gubernamental.(Quito: CGE, 2001)
http://www.monografias.com/trabajos7/plane/plane.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos15/direccion/direccion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos901/evolucion-historica-concepciones-tiempo/evolucion-historica-concepciones-tiempo.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/clapre/clapre.shtml
-
26
criterios de auditoría y procedimientos definidos en cada programa, para
sustentar las conclusiones y recomendaciones de los informes.25
Dentro de la fase de ejecución, la Contraloría General del Estado
considera que es necesario:
- Verificar toda la información obtenida verbalmente; y
- Obtener evidencias suficientes, competentes y relevantes.
- Por la importancia que tienen estos aspectos para sustentar el trabajo
realizado por los auditores y especialistas deberán tener en cuenta:
- Que las pruebas determinen las causas y condiciones que originan los
incumplimientos y las desviaciones;
- Que las pruebas pueden ser externas, si se considera necesaria.
- Cuantificar todo lo que sea posible, para determinar el precio del
incumplimiento.
- Presentar especial atención para que la auditoría resulte económica,
eficiente y eficaz, que se cumpla dentro del marco presupuestado.
FASE IV: Comunicación de Resultados.- La Contraloría General del
Estado, determina que además de los informes parciales que puedan
emitirse, como aquel relativo al control interno, se preparará un informe
final, el mismo que en la auditoría de gestión difiere, pues no solo que
revelará las deficiencias existentes, sino que también contendrá los
25
Ibidem
http://www.monografias.com/trabajos31/evidencias/evidencias.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos/fintrabajo/fintrabajo.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos12/romandos/romandos.shtml#PRUEBAShttp://www.monografias.com/trabajos16/fijacion-precios/fijacion-precios.shtml#ANTECEDhttp://www.monografias.com/trabajos14/deficitsuperavit/deficitsuperavit.shtml
-
27
hallazgos positivos; pero también se diferencia porque en el informe de
auditoría de gestión, en la parte correspondiente a las conclusiones. 26
Partiendo de los planteamientos antes expuestos cabe indicar que es un
proceso sistemático, que en toda auditoría debe existir un conjunto de
procedimientos lógicos y organizados que el auditor debe cumplir para la
recopilación de la información que necesita para emitir su opinión final,
además se recalca como tarea de vital importancia la supervisión como
elemento que garantiza en cierta medida la calidad de la auditoría.
Ingresos
Generalmente se define al ingreso como el dinero, especies o cualquier
ganancia o rendimiento de naturaleza económica, que puede obtener una
persona natural, una persona jurídica o un gobierno.
En el sector privado, los ingresos provienen de las ventas de bienes y
servicios, de las regalías, rentas de la propiedad, intereses y rendimientos
financieros y los beneficios o utilidades; son los recursos tangibles o
intangibles obtenidos como resultado o en retribución por el uso de los
factores de la producción en la gestión económica.
26 CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO, Manual General de Auditoria Gubernamental.(Quito: CGE, 2001)
-
28
De acuerdo a lo que establece Ministerio de Economía y Finanzas, el
ingreso en el sector público está conformado por los derechos de cobro
provenientes, fundamentalmente, de los aportes obligatorios que
demanda de las personas naturales y sociedades, haciendo uso de su
facultad soberana de coacción; de la venta de los bienes y servicios, lo
que obtiene por las concesiones que da al sector privado para que explote
sus bienes patrimoniales; lo que percibe por la venta de sus inversiones
en bienes de larga duración y el financiamiento que recibe del ahorro
interno y externo27.
El ingreso produce contablemente aumentos indirectos en la estructura
patrimonial del Estado, en los casos en que su magnitud es mayor a la
correspondiente a los gastos y costos incurridos; su incidencia es
indirecta, debido a que para su registro se utilizan cuentas operacionales
que permiten establecer el resultado de la gestión anual, antes de
modificar el Patrimonio.
Los ingresos públicos según su procedencia pueden ser tributarios y no
tributarios, de autogestión, de financiamiento y donaciones. Se
clasificarán por la naturaleza económica en: corrientes, de capital y
financiamiento.
27
MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS. Manual de Contabilidad Gubernamental.( Quito: MEF, 2006)
-
29
Los ingresos de autogestión son recursos que las entidades y organismos
del sector publico obtienen por la venta de bienes y servicios, tasas,
contribuciones, derechos, arrendamientos, rentas de inversiones, multas y
otros, se recaudan a través de las cuentas rotativas de ingresos
aperturadas en los bancos corresponsales del depositario oficial.
La recaudación de los recursos públicos podrá hacerse de manera directa
o por medio de la red bancaria privada. En ambos casos se canalizara a
través de las cuentas rotativas de ingresos abiertas en los bancos
corresponsales. Los ingresos obtenidos a través de las cajas
recaudadora, en efectivo, cheque certificado o cheque cruzado a nombre
de la entidad serán revisados, depositados en forma completa e intacta y
registrada en las cuentas rotativas de ingresos autorizadas, durante el
curso del día de recaudación o máximo el día hábil siguiente. 28
Ingresos Corrientes
Según los establece Ministerio de Finanzas, Los ingresos corrientes
provienen del poder impositivo ejercido por el Estado, de la venta de sus
bienes y servicios, de la renta de su patrimonio y de ingresos sin
contraprestación. Están 29conformados por los impuestos, los fondos de la
seguridad social, las tasas y contribuciones, la venta de bienes y servicio
28
CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO. Normas de Control Interno. 29
MINISTERIO DE ECONOMIA Y FINANZAS.Clasificador Presupuestario de los Ingresos y Gastos del Sector Público. (Quito: MEF, 2015)
-
30
de consumo, las rentas de sus inversiones y las multas tributarias y no
tributarias, transferencias, donaciones y otros ingresos.
Ingresos de Capital
Los ingresos de capital provienen de la venta de bienes de larga duración,
como los bienes inmuebles tales como terrenos, edificios, vehículos, etc.
que son del Estado; venta de intangibles como los derechos de autor,
propiedad intelectual; de recuperación de inversiones y de la recepción de
fondos como transferencias o donaciones”.30
Estos fondos son destinados a realizar proyectos de inversión, aporte
local de proyectos financiados con crédito externo y adquisiciones de
bienes de capital, como es el caso de la construcción de una carretera.
Entre los ingresos de capital más destacados están:
Transferencias o donaciones de capital e inversión.- Comprenden los
fondos recibidos sin contraprestación, del sector interno o externo
mediante transferencias o donaciones, estos ingresos sirven
expresamente para financiar los gastos de capital e inversión como un
30
MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS. 2015/04/24. http://www.finanzas.gob.ec/ingresos-de-capital/
-
31
proyecto de desarrollo comunitario, ciencia y tecnología, construcción vial,
entre otros.
Financiamiento Público.- Constituye las fuentes adicionales de fondos
obtenidos por el Estado a través de la captación del ahorro interno o
externo; por ejemplo cuando un organismo internacional multilateral de
crédito presta al Estado sus recursos financieros para financiar
prioritariamente proyectos de inversión.
Ingresos de Financiamiento.
Constituyen fuentes adicionales de fondos obtenidos por el Estado, a
través de la captación del ahorro interno o externo, para financiar
prioritariamente proyectos de inversión. Están conformados por los
recursos provenientes de la colocación de títulos y valores, de la
contratación de deuda pública interna y externa, y de los saldos de
ejercicios anteriores. 31
El devengamiento de los ingresos de financiamiento produce
contablemente modificaciones directas en la estructura patrimonial del
Estado, que se evidencian en el aumento de sus obligaciones internas y
externas
31 MINISTERIO DE ECONOMIA Y FINANZAS.Clasificador Presupuestario de los Ingresos y Gastos del Sector Público. (Quito: MEF, 2015)
-
32
Gastos.
Son los desembolsos de efectivo que producen su objetivo en el mismo
período. También significa la reducción de la participación del propietario
derivada de la operación de un negocio en un período contable
específico.32
Es el proceso por medio del cual el Estado en sus diferentes niveles de
Gobierno y a través de la autoridad competente efectúa una erogación
montería, principalmente con el objeto de pagar o financiar el ejercicio de
sus funciones.
El gasto público permite a través de su orientación la solución a los
problemas más urgentes de la comunidad como son servicios públicos,
salud, recreación, etc. Y crea las condiciones objetivas que le permitan
erradicar los conflictos sociales generales de la intranquilidad política del
país.
Gastos Corrientes.
Son los gastos destinados por el Estado para adquirir bienes y servicios
necesarios para el desarrollo de las actividades operacionales de
administración y transferir recursos sin contraprestación. Están
conformados por gastos en personal, prestaciones de seguridad social,
32 CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO, Manual General de Auditoria Gubernamental.(Quito: CGE, 2001) .
-
33
bienes y servicios de consumo, aporte fiscal, gastos financieros, otros
gastos y transferencias corrientes33.
El devengamiento de los gastos corrientes produce contablemente
modificaciones indirectas en la estructura patrimonial del Estado, debido a
la utilización de cuentas operacionales o de resultados que permiten
establecer previamente el resultado de la gestión anual.
Gastos de Producción.
Son costos incurridos en las actividades operacionales de producción
para la obtención, transformación y comercialización de bienes y servicios
destinados al mercado generados por empresas y otros entes públicos
que realizan actividades productivas.34
Gastos de Inversión.
Son los gastos destinados al incremento patrimonial del estado, mediante
actividades operacionales de inversión, comprendido en programas
sociales o proyectos institucionales de ejecución de la obra pública. Están
conformados por gastos en personal, bienes y servicios destinados a la
inversión, obras públicas y transferencias de inversión.
33
MINISTERIO DE ECONOMIA Y FINANZAS.Clasificador Presupuestario de los Ingresos y Gastos del Sector Público. (Quito: MEF, 2015) 34
MINISTERIO DE ECONOMIA Y FINANZAS.Clasificador Presupuestario de los Ingresos y Gastos del Sector Público. (Quito: MEF, 2015)
-
34
Su devengamiento produce contablemente modificaciones directas en la
composición patrimonial del Estado, aumentando sus inversiones en
infraestructura física institucional o en bienes nacionales de uso público y
en productos intangibles de desarrollo social; implica además, la
concesión de transferencias sin contraprestación destinadas a la
inversión.
Gastos de Capital.
Son aquellos gastos destinados a la adquisición de bienes de larga
duración para uso institucional a nivel operativo y productivo; incluye las
asignaciones destinadas a efectuar transacciones en títulos valores
negociados en el mercado financiero.
Están conformados por las asignaciones destinadas a la adquisición de
bienes de larga duración, a realizar inversiones financieras y
transferencias de capital. 35
Su devengamiento produce contablemente modificaciones directas en la
composición patrimonial del Estado, aumentando sus activos de larga
duración (muebles e inmuebles) y el monto de las inversiones financieras;
35 MINISTERIO DE ECONOMIA Y FINANZAS.Clasificador Presupuestario de los Ingresos y Gastos del Sector Público. (Quito: MEF, 2015)
-
35
implica además la concesión de transferencias sin contraprestación
destinadas a la formación bruta de capital.
Aplicación de Financiamiento
Son recursos destinados al pago de la deuda pública, así como al rescate
de títulos y valores emitidos por entidades del Sector Público. Están
conformados por la amortización de la deuda pública y los saldos de
ejercicios anteriores. 36
Su devengamiento produce contablemente modificaciones directas en la
estructura patrimonial del Estado, que se evidencia en la disminución de
sus obligaciones internas y externas.
Control Interno
Es el conjunto de principios, fundamentos, reglas, acciones, mecanismos,
instrumentos y procedimientos que ordenados, relacionados entre sí y
unidos a las personas que conforman una organización, se constituyen en
un medio para lograr el cumplimiento de su función administrativa, sus
objetivos y la finalidad que persigue, generándole capacidad de
36 MINISTERIO DE ECONOMIA Y FINANZAS.Clasificador Presupuestario de los Ingresos y Gastos del Sector Público. (Quito: MEF, 2015
-
36
respuesta ante los diferentes públicos o grupos de interés que debe
atender37.
El control interno es una función que tiene por objeto salvaguardar y
preservar los bienes de la empresa, evitar desembolsos indebidos de
fondos y ofrecer la seguridad de que no se contraerán compromisos y
obligaciones sin autorización y demás trámites establecidos. Entre los
objetivos del control interno enunciados se enuncian:
- Proteger los activos de la organización evitando pérdidas por fraudes o
negligencias.
- Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y
extracontables, los cuales son utilizados por la dirección para la toma
de decisiones.
- Promover la eficiencia de la explotación del talento humano.
- Estimular el seguimiento de las prácticas ordenadas por la gerencia.
- Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua.
- Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias
aplicables38.
37
OLIVEIRA DA SILVA, Reinaldo. Teorías de la Administración Internacional.(México: Thompson Editores,2010) 38
CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO, Manual General de Auditoria Gubernamental.(Quito: CGE, 2001)
-
37
Seguridad razonable
El control interno puede proporcionar solamente seguridad razonable a la
administración y al concejo de directores con miras a la consecución de
los objetivos de una entidad.
Componentes del Control Interno según el Método COSO ERM.
En mayo de 2013 el Comité COSO publicó la actualización del Marco
Integrado de Control Interno, cuyos objetivos son: aclarar los
requerimientos del control interno, actualizar el contexto de la aplicación
del control interno a muchos cambios en las empresas y ambientes
operativos, y ampliar su aplicación al expandir los objetivos operativos y
de emisión de informes. Este nuevo Marco Integrado permite una mayor
cobertura de los riesgos a los que se enfrentan actualmente las
organizaciones.
Algunos de los factores más relevantes que contribuyeron a la
actualización del Marco Integrado de Control Interno:
- Variación de los modelos de negocio como consecuencia de la
globalización.
- Mayor necesidad de información a nivel interno debido a los entornos
cambiantes.
-
38
- Incremento del número y complejidad de las normativas aplicables al
mundo empresarial a nivel internacional.
- Nuevas expectativas sobre la responsabilidad y competencias de los
gestores de las organizaciones.
- Incremento de las expectativas de los grupos de interés (inversores,
reguladores) en la prevención y detección del fraude39.
Componentes del Control Interno COSO II
De acuerdo con la visión de la organización COSO, el ERM (o, el COSO
#2) está constituido por ocho (8) componentes integrados en el proceso
de gestión y relacionados entre sí.
Los componentes usados para la gestión de riesgos corporativos se
describen a continuación:
Ambiente Interno
Comprende el tono de la organización que influye en la conciencia de sus
empleados, con relación al riesgo y establece la base para el resto de los
39
Comité Interinstitucional de Control Interno. http://www.cicinacional.com/images/Articulos/Guia_Marco_Integrado_de_Control_Interno_COSO_III.pdf. (2013)
http://www.cicinacional.com/images/Articulos/Guia_Marco_Integrado_de_Control_Interno_COSO_III.pdfhttp://www.cicinacional.com/images/Articulos/Guia_Marco_Integrado_de_Control_Interno_COSO_III.pdf
-
39
componentes de gestión de riesgo corporativos, proporcionando
estructura y disciplina.
Establecimiento de objetivos
Los objetivos de la organización se fijan en el nivel estratégico,
estableciendo con ellos una base para la identificación de objetivos
operacionales, de información y de cumplimiento. Cada organización
confronta una variedad de riesgos procedentes de fuentes externas e
internas y una condición previa para la identificación eficaz de eventos, la
evaluación de sus riesgos y la respuesta a ellos consiste en fijar objetivos
alineados con el riesgo aceptado por la organización, lo que a su vez
orienta los niveles de tolerancia al riesgo.
Identificación de Eventos
La gerencia identifica los eventos potenciales que, de ocurrir podrían
afectar a la organización y determina si presentan oportunidades o si,
podrían afectar negativamente su capacidad para implementar la
estrategia y lograr los objetivos con éxito. Los eventos que tienen su
impacto negativo representan riesgos que requieren evaluación y
respuesta. Los eventos que tienen un impacto positivo representan
-
40
oportunidades, que la gerencia debería aprovechar para reorientar la
estrategia y el proceso de diseño de los objetivos.
Evaluación de riesgos
La evaluación de riesgos permite a la organización considerar amplitud
con que los eventos potenciales podrían impactar en el logro de sus
objetivos. La gerencia evalúa los acontecimientos desde un doble ángulo:
probabilidad e impacto. Los impactos positivos y negativos de los eventos
potenciales, deberían examinarse en forma individual o por cada
categoría en la organización.
Respuesta al riesgo
Una vez que la gerencia ha evaluado los riesgos importantes, debería
determinar cómo hacerles frente, ya sea evitando, reduciendo,
compartiendo y/o aceptando el riesgo.
Al considerar su respuesta la gerencia evalúa su efecto y la probabilidad
de impacto del riesgo, así como los costos y beneficios involucrados,
seleccionando aquella que ubique el riesgo residual dentro de las
tolerancias al riesgo establecidas por la organización.40
40
OSWALDO FONSECA LUNA (2011) Sistemas de control interno para organizaciones. Primera edición. Lima Perú
-
41
Actividades del control
Las actividades de control son las acciones establecidas a través de
políticas que contribuyen a garantizar que se lleven a cabo las
instrucciones de la dirección para mitigar los riesgos con impacto
potencial en los objetivos.41
Para ser efectivas, las actividades de control deben ser apropiadas,
funcionar consistentemente de acuerdo a un plan a lo largo de un período
y estar relacionadas directamente con los objetivos de la entidad.
Se deben establecer y ejecutar políticas y procedimientos para ayudar a
asegurar que se estén aplicando efectivamente las acciones identificadas
por la administración como necesarias para manejar los riesgos en la
consecución de los objetivos de la entidad.
Información y comunicación
Los sistemas de información permiten identificar, recoger, procesar y
divulgar datos relativos a los hechos o actividades internas y externas, y
funcionan muchas veces como herramientas de supervisión a través de
rutinas previstas a tal efecto.
41 COSO.(2013). Control Interno: Marco Integrado Resumen Ejecutivo. Pág. 26
-
42
Por lo tanto deben adaptarse, distinguiendo entre indicadores de alerta y
reportes cotidianos en apoyo de las iniciativas y actividades estratégicas,
a través de la evolución desde sistemas exclusivamente financieros a
otros integrados con las operaciones para un mejor seguimiento y control
de las mismas.42
Riesgo de la Auditoria
Son todos aquellos tanto cuantitativos como cualitativos, que pueden no
ser conocidos por el auditor en el transcurso de su trabajo. Todo riesgo, si
no es previsible, puede no llegar a conocerse. Es por ello que el auditor
debe fijar en la planificación de revisión las áreas de la empresa en las
que podían ocurrir y en todo caso intentar cuantificarlos para ser
comparados con el nivel de materialidad establecido. Cualquier
estimación de la posible ocurrencia de u riesgo futuro debe contar
siempre con un principio de prudencia y una justificación de los motivos
de los sucedido. 43
Los resultados de la Auditoría no están excentos de errores y omisiones
de importantes significación que influyan en la evaluación a expresar por
el auditor en su informe, por lo que resulta necesario conocer los riesgos
latentes en este proceso.
42 Gagliardi, María; Moreno, María. Evaluación del Sistema de Control Interno en el Poder Ejecutivo Argentino. Buenos Aires.2013 43 Pallerola Comamala, Roman, Auditoría (México: Starbok Editorial, 2011).
-
43
Riesgo Inherente
Es la susceptibilidad a la ocurrencia de errores o irregularidades
significativas generados por las características de las empresas u
organismos. Difícilmente se tomarán acciones que tiendan a eliminarlo
porque es propio de la operación del ente.
Factores que determinan el Riesgo Inherente
- La naturaleza del negocio del ente; el tipo de operaciones que se
realizan y el riesgo propio de esas operaciones; la naturaleza de sus
productos y volumen de transacciones.
- La situación económica y financiera del ente; la organización gerencial
y sus recursos humanos y materiales; la integridad de la gerencia y la
calidad de los recursos que el ente posee.
- La predisposición de los niveles gerenciales a establecer adecuados y
formales sistemas de control, su nivel técnico y la capacidad
demostrada en el personal clave, son elementos que deben evalúan
al medir el riesgo.44
Riesgo de Control
Depende de que el sistema de control interno esté incapacitado para
detectar o evitar errores o irregularidades significativas en forma oportuna.
44
MALDONADO, Milton, Auditoría de gestión (Quito: Ediciones Abya Yala, 2011) .
-
44
Factores que determinan el Riesgo de Control
- Debilidad manifiesta en el sistema de información, contabilidad y
control.
- La tarea de evaluación del riesgo de control está íntimamente
relacionada con el análisis de los sistemas.
- La existencia de puntos débiles de control implicaría la existencia de
factores que incrementan el riesgo de control y, al contrario, puntos
fuertes de control serían factores que reducen el nivel de este riesgo.45
Riesgo de Detección
Implica que los errores no identificados por los controles internos tampoco
sean reconocidos por el auditor.
A diferencia de los riesgos mencionados anteriormente, el riesgo de
detección es totalmente controlable por la labor del auditor y depende
exclusivamente de la forma en que se diseñen y lleven a cabo los
procedimientos de auditoría.
Factores que determinan el Riesgo de Detección
- La ineficiencia de un procedimiento de auditoría aplicado.
45
Ibidem
-
45
- La mala aplicación de un procedimiento de auditoría, resulte este
eficaz o no.
- Problemas de definición de alcance y oportunidad en un procedimiento
de auditoría, haya sido bien o mal aplicado.46
Papeles de Trabajo
Los papeles de trabajo, se definen como el conjunto de cédulas y
documentos elaborados u obtenidos por el auditor gubernamental,
producto de la aplicación de las técnicas, procedimientos y más prácticas
de auditoría, que sirven de evidencia del trabajo realizado y de los
resultados de auditoría revelados en el informe.
La definición expuesta anteriormente permite tener una idea clara de que,
los papeles dejan constancia de las labores realizadas para emitir su
juicio profesional, y comprenden la totalidad de los documentos
preparados o recibidos por el equipo auditor, de manera que en conjunto,
constituyen un compendio de la información utilizada y de las pruebas
efectuadas en la ejecución de la auditoría.
Los propósitos principales de los papeles de trabajo son:
a) Constituir el fundamento que dispone el auditor para preparar el
informe de la auditoría.
46 Maldonado, Milton.(2006). Auditoría de Gestión.
-
46
b) Servir de fuente para comprobar y explicar en detalle los comentarios,
conclusiones y recomendaciones que se exponen en el informe de
auditoría.
c) Constituir la evidencia documental del trabajo realizado y de las
decisiones tomadas, todo esto de conformidad con las NAGAS47.
Estos papeles de trabajo deben ser organizados y archivados en forma
sistematizada, sea preparando legajos, carpetas o archivos que son de
dos clases:
a) Archivo Permanente o Continuo: Este archivo permanente contiene
información de interés o útil para más de una auditoría o necesarios para
auditorías subsiguientes.
La primera hoja de este archivo necesariamente debe ser el índice, el
mismo que indica el contenido del legajo. La finalidad del archivo
permanente se puede resumir en los puntos siguientes:
1. Recordar al auditor las operaciones, actividades o hechos que tienen
vigencia en un período de varios años.
2. Proporcionar a los auditores nuevos, una fuente de información de las
auditorías realizadas.
47
CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO, Manual General de Auditoria Gubernamental.(Quito: CGE, 2001)
-
47
3. Conservar papeles de trabajo que serán utilizados durante varios años
y que no requieren ser preparados año tras año, ya que no se ha
operado ningún cambio.
La mayor parte de información se obtiene en la primera auditoría, pero
como se indicó su utilización es en ésta y futuras auditorías. Es necesario
que en cada auditoría se vaya actualizando su información.
b) Archivo Corriente: En estos archivos corrientes se guardan los
papeles de trabajo relacionados con la auditoría específica de un período.
La cantidad de legados o carpetas que forman parte de este archivo de un
periodo dado varía de una auditoría a otra y aun tratándose de la misma
entidad auditada48.
La Evidencia en la Auditoria
Se llama evidencia de auditoria a cualquier información que utiliza el
auditor para determinar si la información cuantitativa o cualitativa que se
está auditando, se presenta de acuerdo al criterio establecido.49
También se define la evidencia, como la prueba adecuada de auditoria.
La evidencia adecuada es la información que cuantitativamente es
48
CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO, Manual General de Auditoria Gubernamental.(Quito: CGE, 2001) 49
MORA, Araceli. Diccionario de Contabilidad, Auditoría y Control de Gestión. (Madrid: 2008)
-
48
suficiente y apropiada para lograr los resultados de la auditoria y que
cualitativamente, tiene la imparcialidad necesaria para inspirar confianza y
fiabilidad.
La evidencia está determinadas por tres factores, objetivo para el que se
obtiene la evidencia, método utilizado para obtenerla y fuente de la que es
obtenida.
Tipos de Evidencia en Auditoría
Evidencia física.- Se obtiene por medio de una inspección u observación
directa de las actividades ejecutadas, documentos y registros, hechos
relacionados con el objetivo del examen. Este tipo de evidencia es
indispensable ya que me permite conocer la manera de efectuar las
actividades dentro de una entidad.
Evidencias testimoniales.- Es la información obtenida de las personas
que trabajan en la entidad auditada mediante la aplicación de
instrumentos de recolección de datos como entrevistas no estructuradas,
entrevistas estructuradas y declaraciones, cabe mencionar que toda la
información debe ser comprobada para su utilización.
Evidencia documental.- Es la información que se obtiene ya sea de
fuentes internas de la entidad auditada o de fuentes externas, esta
información nos permite identificar las deficiencias que posee.
-
49
Evidencia Analítica.- Son datos que han sido proporcionados pero estos
deben ser comparados para verificar su legalidad.
Suficiencia de evidencia
La mayor parte del trabajo del auditor independiente al formular su opinión
sobre los estados financieros, consiste en obtener y examinar la evidencia
disponible. La palabra evidencia es un galicismo tomado del inglés, pues
en español la palabra correcta es prueba.
El material de prueba varía sustancialmente en lo relacionado con su
influencia sobre él con respecto a los estados financieros sujetos a su
examen. La suficiencia de la evidencia comprobatoria se refiere a la
cantidad de evidencia obtenida por el auditor por medio de las técnicas de
auditoría. La evidencia comprobatoria competente corresponde a la
calidad de la evidencia adquirida por medio de esas técnicas de
auditoría.50
El auditor de acuerdo a su experiencia determina hasta qué punto o
extensión es suficiente la evidencia utilizada bajo los parámetros de las
normas de auditoria y procedimiento específicos, teniendo en cuenta la
relación costo beneficio y posibilidades de errores y omisiones para los
cuales es básico el control interno existente y su determinación final del
50
CUELLAR, Guillermo.Normas Internacionales de Auditoría. (Cauca: GSI. 2010)
-
50
riesgo de cada partida analizada con la conclusión de importancia relativa,
cualitativa y cuantitativa.
Libros de contabilidad
Los libros contables, conocidos también como libros de contabilidad, son registros
o documentos que deben llevar obligatoria o voluntariamente los comerciantes y
en los cuáles se registran en forma sintética las operaciones mercantiles que
realizan durante un período de tiempo determinado. Está conformado por los
auxiliares, los diarios, los mayores, cintas de operaciones, archivos
maestros, programas de computador, listados y otros registros
financieros.51
Para iniciar estudio individual de partidas, lo primero que debe hacer en el
aseguramiento de la evidencia es asegurarse que los auxiliares cuadran
con las cuantas controles y luego si comprobar el registro contable desde
el origen de la operación analizada hasta su acumulación en el libro
mayor.
Marcas de Trabajo Efectuado
Las marcas de auditoría, conocidas también como claves de auditoría o
tildes, son signos particulares y distintivos que hace el auditor para
señalar el tipo de trabajo realizado de manera que el alcance del trabajo
51
Gomez, Giovanny.(2001).Gestiopolis. Los Libros Contables. http://www.gestiopolis.com/libros-contables/.
-
51
quede perfectamente establecido. Estas marcas permiten conocer
además, cuáles partidas fueron objeto de la aplicación de los
procedimientos de auditoría y cuáles no52.
Existen dos tipos de marcas, las de significado uniforme, que se utilizan
con frecuencia en cualquier auditoría. Las otras marcas, cuyo contenido
es a criterio del auditor, obviamente no tiene significado uniforme y que
para su comprensión requiere que junto al símbolo vaya una leyenda de
su significado. Frecuentemente el auditor emplea una variedad de
símbolos para indicar que una determinada cantidad de trabajo ha sido
realizada, o emplea a veces referencias a pie de página, donde explica
las partidas con mayor detalle.
A estos símbolos se les denomina comúnmente marcas de trabajo
efectuado, dado que estos símbolos no tienen un significado por sí
mismos, deberían explicarse al final del papel en que se aparezcan. En
algunas firmas de auditoría, estos símbolos están normalizados y tiene
un significado determinado, esto es aceptable con tal que de exista una
interpretación universal de sus significados. 53
Pueden emplearse símbolos geométricos, letras, números, cruces,
símbolos aritméticos y cualquiera de estos mismos rodeado por un
círculo, subrayado o pintado en dferentes colores; generalmente la
52
CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO, Manual General de Auditoria Gubernamental.(Quito: CGE, 2001) 53
OCEANO.(2002). Enciclopedia de la Auditoría.
-
52
preferencia personal es la que determina cuál de ellos se ha de utilizar.
Las marcas al igual que los índices y referencias ya indicadas,
preferentemente deben ser escritas con lápiz de color rojo, ya que su uso
se encuentra generalizado al igual que los papeles de trabajo elaborados
por el auditor usualmente son hechos con lápiz de papel. Entre las
marcas cuyo uso convencional es más extendido están las que a
continuación se exponen:
Ilustración 1 Marcas de Auditoría
Fuente: Contraloría General del Estado
Elaborado por: La autora
-
53
Índices y Referenciación
Los índices son claves convencionales de tipo alfabético, numérico o
compuesto (alfabético-numérico), que permiten clasificar y ordenar los
papeles de trabajo de una manera lógica para facilitar su identificación,
localización y consulta. Los índices de auditoría se utilizan a manera de
referencias cruzadas para relacionar entre sí los papeles de trabajo.
El índice es un código que se compone de una parte literal y otra
numérica, se ubica sobre la esquina superior derecha de cada papel de
trabajo, con color rojo y tiene la finalidad de agilitar el acceso y la
ubicación de los papeles de trabajo por parte de los auditores y demás
usuarios. 54
Los índices de auditoría pueden ser representados por símbolos
numéricos alfabéticos o alfanuméricos, que colocados en el ángulo
superior derecho de los papeles de trabajo permitan su rápida
identificación.
Estos índices de auditoría deben ser anotados con lápiz rojo de tal forma
que permitan un ordenamiento completo de los papeles de trabajo
efectuados por el equipo de auditoría durante la ejecución del examen.
54 CARBELLIDO, Silvestre, Catálogo de Marcas de Auditoría ( 2012)
-
54
El informe de auditoría llevará plasmado las referencias de los índices de
cada papel de trabajo que sustente cada comentario, realizando una
referenciación cruzada
La referenciación cruzada consiste ubicar los datos que forman parte de
los papeles de trabajo y el informe, que tienen un origen o fuente de
información distinta, permitiendo hacer un seguimiento de la procedencia
de las aseveraciones y hallazgos de auditoría.
Tabla 1 Ïndices de Auditoría
ÍNDICE PAPELES DE TRABAJO
AD
CC
OT
CIE
HI
HM
PP
PP1
PP2
PP3
E
PEE
CCI
VCR
NCI
CA
IF
ADMINISTRACIÓN DE LA AUDITORÍA
Carta de Compromiso
Orden de trabajo
Comunicacion de Inicio de Examen
Hoja de Indices
Hoja de Marcas
PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
Identificación de la Entidad
Memoramdun de Planificacion Preliminar
Matriz de Calificacion de Riesgos
EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA
Programa del Examen Especial
Cuestionario de Control Interno
Valoracion del Nivel de Confianza y Riesgo
Narrativa de Evaluacion de Control Interno
Cedulas Analiticas
Informe Final
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55
e. MATERIALES Y METODOS
Para el desarrollo del presente trabajo investigativo se emplearon los
siguientes materiales, métodos y técnicas.
Materiales
Equipos: Computadora Portátil, Computador de Mesa, Impresora,
Cámara Fotográfica, Copiadora, Scanner
Herramientas: Calculadora, perforadora, grapadora, fichas Bibliográficas.
Insumos: Papel Bond, tinta para impresora, baterías, anillados,
empastados.
Material Bibliográfico: Libros, tesis, manuales, reglamentos,
documentación interna del Gobierno Parroquial Sumaco (Comprobantes
de Ingreso, Comprobantes de gastos, órdenes de pago, roles de pago,
cédulas presupuestarias, estados financieros)
Métodos
Método Científico
Este método fue aplicado durante todo el examen especial. Al momento
de buscar información relevante sobre el examen especial el mismo que
permitió realizar el marco teórico referencial el cual sirvió para
fundamentar el presente trabajo de carácter investigativo.
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56
Método Deductivo
Se partió de la obsevación y análisis de información específica del
Gobierno Parroquial Sumaco, para hacer una observación y análisis de
los mismos, mediante la aplicación de cuestionarios de control interno,
entrevistas u otros; lo que permitió recopilar información necesaria para el
análisis de los componentes de ingresos y gastos.
Método Inductivo
Este método fue utilizado en la elaboración del informe final del examen
especial realizado a la antes mencionada institución lo que permitió
ofrecer una información confiable y oportuna sobre el problema planteado;
así mismo este método fue la base de la elaboración de las conclusiones
y recomendaciónes lo cual permitirá que el personal y la institución
mejoren en cuanto al manejo, autorización y registro de los ingresos y
gastos del Gobierno Parroquial Sumaco.
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57
Técnicas
La Observación Directa
Se empleó esta técnica para realizar un conocimiento de la entidad objeto
a este examen especial, a sus empleados para lograr observar las
funciones que desempeñan; asi como también su estructurada y donde se
encuentra ubicada la entidad, además de conocer y analizar la actividad
contable, la ejecución de las operaciones relacionadas con los ingresos y
gasto del Gobierno Parroquial Sumaco .
La Entrevista
Esta técnica fue aplicada a la presidenta del Gobierno Parroquial Sumaco
con la finalidad de obtener información y las explicaciones sobre la parte
administrativa de la entidad.
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58
f. RESULTADOS
Antecedentes del Gobierno Autonomo Descentralizado Parroquial
Rural Sumaco
Ministerio de la Coordinación Política, mediante el Código Orgánico de
Organización Territorial (COOTAD), específica la definición y objetivos de
la descentralización en los Artículos 105 y 106, este proceso de
descentralización implica necesariamente:.
“…la transferencia obligatoria, progresiva y definitiva de competencias,
con los respectivos talentos humanos y recursos financieros, materiales y
tecnológicos, desde el gobierno central hacia los gobiernos autónomos
descentralizados” 55.
Estos cambios han implicado que el nivel de Gestión de los Gobiernos
Autónomos Descentralizados (GADs), esté necesariamente relacionado
con la eficiencia del gasto realizado para cubrir necesidades básicas de la
población: salud, educación, trabajo temporal y permanente, entre otros y
a la vez que este se tenga que sustentar en los indicadores de
cumplimiento de los planes a los distintos niveles.
El Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural Sumaco debido
a su reciente creación según Resolucion de consejo del Municipio de
55 Ministerio de la Coordinación Política.(2011). COOTAD. Quito.
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59
Quijos con fecha 18 de septiembre de 1997 se han visto inmersos en un
proceso de transición y adaptación a sus nuevas competencias.
La Presidenta y los vocales del Gobierno Autónomo Descentralizado
Parroquial Rural Sumaco, tienen el rol de la planificación, coordinación y
gestión de recursos, sin embargo debido a la reciente creación de la
parroquia, sus esfuerzos se han enfocado a la consolidación institucional
y la resolución de los problemas limítrofes y de transferencia de recursos,
información y otros detalles con la parroquia San Francisco de Borja y
otras instituciones del estado. Por lo que se ha restado importancia al
manejo de los Ingresos y Gastos del Gobierno Autonomo descentralizado,
considerando que la transferencia de recursos en el año 2014 estuvo
seriamente limitada.
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60
CARTA DE COMPROMISO
En la parroquia Sumaco, cantón Quijos, provincia de Napo al primer día
del mes de Mayo de 2015, comparecen por una parte la señorita Juana
Margarita Tipantiza Guambi con CI: 171651758-4 en su calidad de
Presidenta Del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Sumaco;
y, por otra parte, la señorita Doris Mariela Cajas Pérez, con
C.150074218-2, soltera, mayor de edad, ecuatoriana, domiciliada la
parroquia Sumaco, cantón Quijos, provincia de Napo, quienes
convienen celebrar libre y voluntariamente la presente carta de
compromiso para realizar un EXAMEN ESPECIAL A LOS INGRESOS Y
GASTOS DEL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO
PARROQUIAL RURAL SUMACO, CANTÓN QUIJOS, PROVINCIA DE
NAPO EN EL PERÍODO 2014, convienen lo siguiente:
La representante de Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial
Sumaco, conviene en autorizar la realización de un Examen Especial a
los Ingresos y Gastos del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial
Rural Sumaco, Cantón Quijos, Provincia de Napo en el período 2014 libre
y voluntariamente dejando constancia de su aceptación y
consentimiento.
La Jefe de equipo se compromete a realizar el un Examen Especial a
los Ingresos y Gastos del Gobierno Autónomo Descentralizado Par