carta aliran proses kerja - jabatan...
TRANSCRIPT
GARIS PANDUAN
JABATAN BENDAHARI
GARIS PANDUAN PENDAFTARAN ASET/INVENTORI
UPSI (ISO)/BEN/P08/GP02
DISEDIAKAN OLEH
: DILULUSKAN OLEH
:
NAMA : WAHIDANOOR BINTI WAHID NAMA : KHADIJAH BINTI HAMDAN
JAWATAN : PENOLONG BENDAHARI JAWATAN : BENDAHARI
TARIKH : 1 JANUARI 2014 TARIKH : 1 JANUARI 2014
GARIS PANDUAN PENDAFTARAN
ASET/INVENTORI
Muka surat : 1/8Tarikh : 1 JANUARI 2014
UPSI(ISO)/BEN/P08/GP02Pindaan : 00Keluaran : A
KELUARAN : A PINDAAN : 00 TARIKH : 1 JANUARI 2014
1. Objektif Pendaftaran Aset/Inventoria. Mewujudkan pangkalan data yang lengkap, tepat dan kemaskinib. Memudahkan pengesanan dan pemantauanc. Membolehkan keadaan aset/inventori diketahuid. Memudahkan penyelenggaraan, pelupusan dan penggantian aset/inventori
2. Peraturan
BIL TINDAKANTANGGUN
GJAWAB
DOKUMEN
2.1 Setiap aset/inventori hendaklah didaftarkan serta merta dan dalam kes-kes aset/inventori diterima dalam kuantiti yang banyak, proses pendaftaran ini perlu diselesaikan dalam masa tidak melebihi 2 hari bekerja dari tarikh pengesahan penerimaan aset/inventori tersebut.
Pegawai Aset
2.2 Pendaftaran aset/inventori tersebut perlu dibuat melalui Sistem UIMS-FIS (Module Fixed Asset) oleh Pegawai Aset PTj.
Pegawai Aset
Panduan & Manual Pengguna Penerimaan Barang(Aset/Inventori) Melalui Nota Terimaan Barang (GRN)- Lampiran 1 dan Lampiran 1-1
2.3 Unit Aset Jabatan Bendahari akan memproses pendaftaran aset/inventori melalui Sistem UIMS-FIS (Module Fixed Asset) serta mencetak barcode
Pegawai Aset(JB)
GARIS PANDUAN PENDAFTARAN
ASET/INVENTORI
Muka surat : 2/8Tarikh : 1 JANUARI 2014
UPSI(ISO)/BEN/P08/GP02Pindaan : 00Keluaran : A
aset/inventori dan mengemukakannya kepada PTj yang berkenaan untuk urusan pelabelan (tagging) di aset/inventori yang terbabit. Tempoh masa yang diambil oleh Unit Aset, Jabatan Bendahari bagi memproses pendaftaran ini adalah tidak melebihi 2 hari bekerja.
2.4 Bagi aset/inventori yang telah selesai proses pendaftaran, PTj perlulah mendapatkan semua dokumen yang lengkap daripada pihak pembekal dan menghantarnya ke Jabatan Bendahari dalam tempoh 3 hari bekerja selepas menerima barcode aset/inventori untuk proses bayaran. PTj juga perlu mengembalikan semula Memo Pengesahan Penerimaan Kod Bar kepada Unit Aset untuk simpanan.
Pegawai Aset
Pesanan Belian (Purchase Order)
Nota Terimaan Barang (Good Receive Note – GRN)
Nota Serahan (Delivery Order)
Inbois Sijil Pemasanga
n dan Pengujian (Testing and Commisioning) – jika berkenaan
Memo Pengesahan
GARIS PANDUAN PENDAFTARAN
ASET/INVENTORI
Muka surat : 3/8Tarikh : 1 JANUARI 2014
UPSI(ISO)/BEN/P08/GP02Pindaan : 00Keluaran : A
Penerimaan Kod Bar
3. Pendaftaran Aset/Inventori HadiahAset/inventori yang diterima secara hadiah bagi tujuan pameran, latihan/pembelajaran akan didaftar ke Sistem UIMS-FIS (Module Fixed Asset) dan ianya akan dikelaskan sebagai ketegori aset/inventori yang diterima secara hadiah.
4. Punca Maklumat Bagi mendaftarkan aset/inventori, dokumen berikut perlu dirujuk :-
4.1 Aset/inventori yang dibeli :-a. Pesanan Belian (Purchase Order)b. Nota Terimaan Barang (Goods Receive Note – GRN)a. Nota Serahan (Delivery Order)b. Inboisc. Dokumen Kontrakd. Kad Jaminane. Manual Penggunaf. Dokumen-dokumen lain yang berkaitan
4.2 Aset/inventori yang disewa beli :-a. Surat Ikatan Perjanjianb. Dokumen-dokumen lain yang berkaitan
4.3 Aset/inventori yang diterima daripada sumber lain :-a. Salinan daftar jika aset diterima secara pindahan;b. Surat kelulusan menerima hadiah mengikut peraturan sedang berkuatkuasa
berserta maklumat lengkap aset/inventori berkaitan; danc. Salinan Sijil Lucuthak bagi aset/inventori yang diterima berikutan Perintah
Lucuthak oleh Mahkamah.
GARIS PANDUAN PENDAFTARAN
ASET/INVENTORI
Muka surat : 4/8Tarikh : 1 JANUARI 2014
UPSI(ISO)/BEN/P08/GP02Pindaan : 00Keluaran : A
4.4 Aset/inventori yang belum berdaftar :-Sekiranya tiada punca maklumat seperti para 4.1, 4.2 atau 4.3, pendaftaran hendaklah berasaskan maklumat di fizikal aset/inventori berkenaan atau sumber-sumber lain yang berkaitan.
5. Dokumen Pendaftaran5.1 Dokumen pendaftaran dikategorikan kepada dua (2) bahagian iaitu:-
a. Aset - Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) (Kad Biru) b. Inventori - Daftar Inventori (KEW.PA-3) (Kad Hijau)
5.2 PTj perlu membuat pengemaskinian rekod aset/inventori dan mencetak dokumen pendaftaran melalui Sistem UIMS-FIS (Module Fixed Asset). Rujuk Manual Pengguna Pengemaskinian Maklumat Aset/Inventori di Lampiran 2.
5.3 Dokumen pendaftaran perlu dikemaskini bila berlaku:-a. Penambahan/penggantian/penaiktarafanb. Pemeriksaan aset/inventoric. Pelupusan aset/inventorid. Hapuskira aset/inventorie. Pengalihan lokasif. Perubahan maklumat lain (contoh : pemilik dan sebagainya)
5.4 Dokumen pendaftaran aset/inventori (KEW.PA-2 dan KEW.PA-3) perlu difailkan dan disimpan di dalam kabinet berkunci oleh pegawai yang bertanggungjawab terhadap aset/inventori di peringkat PTj.
6. Butiran MaklumatButiran maklumat di dalam KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah diisi dengan lengkap dan tepat.
7. Pengesahan Pendaftaran
GARIS PANDUAN PENDAFTARAN
ASET/INVENTORI
Muka surat : 5/8Tarikh : 1 JANUARI 2014
UPSI(ISO)/BEN/P08/GP02Pindaan : 00Keluaran : A
Pengesahan pendaftaran aset/inventori hendaklah dibuat oleh Pegawai Aset di PTj di dalam Sistem UIMS-FIS (Module Fixed Asset).
8. Urusan Pendaftaran Aset/Inventori8.1 Pendaftaran
a. Semua aset /inventori hendaklah didaftarkan oleh Pegawai Aset di PTj dengan menggunakan dokumen KEW.PA-2 dan Kew.PA-3.
b. Satu senarai Daftar Harta Modal dengan menggunakan Kew.PA-4 dan Kew.PA-5 perlu disediakan.
c. Daftar aset/inventori hendaklah dikemaskini apabila berlaku perkara-perkara berikut:-i. Penambahan / penggantian / penaiktarafan aset/inventoriii. Pemeriksaan asetiii. Pelupusaniv. Hapus kirav. Perubahan maklumat lain(contoh : pemilik dan sebagainya)
8.2 Pelabelan Aset (Asset Tagging)Semua aset/inventori hendaklah dilekatkan dengan pelekat barcode. Bagi aset/inventori yang tidak boleh dilekatkan dengan pelekat barcode, PTj boleh menggunakan kaedah mengecat, emboss atau pen dakwat kekal bagi menggantikan pelekat barcode.
8.3 Pergerakan AsetPergerakan aset bagi tujuan pinjaman atau penempatan sementara hendaklah dimohon melalui MyUPSI Portal mengikut Manual Pengguna Tempahan Online seperti di Lampiran 3, Manual Pengguna Pengurusan Tempahan-UIMS seperti di Lampiran 4 dan Daftar Pergerakan Aset/Inventori KEW.PA-6.
8.4 Penyimpan DaftarKEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah disimpan dalam fail kulit keras di dalam kabinet berkunci oleh Pegawai Aset di PTj masing-masing.
GARIS PANDUAN PENDAFTARAN
ASET/INVENTORI
Muka surat : 6/8Tarikh : 1 JANUARI 2014
UPSI(ISO)/BEN/P08/GP02Pindaan : 00Keluaran : A
8.5 Senarai Aset Di lokasia. Senarai aset/inventori mengikut lokasi aset/inventori itu ditempatkan
hendaklah disediakan oleh Pegawai Aset menggunakan KEW.PA-7 dalam dua (2) salinan.
b. Satu (1) salinan senarai tersebut hendaklah disimpan oleh Pegawai Aset manakala satu (1) salinan lagi ditampal di lokasi aset/inventori ditempatkan dan dipantau oleh pemilik aset/inventori (asset owner) tersebut.
c. Pegawai Aset perlu memastikan senarai tersebut dikemaskini dari semasa ke semasa apabila terdapat perubahan kuantiti, lokasi atau pemilik aset/inventori (asset owner) . Proses pemindahan aset boleh dibuat dengan merujuk Manual Pengguna Pindahan Aset/Inventori seperti di Lampiran 5.
GARIS PANDUAN PENDAFTARAN
ASET/INVENTORI
Muka surat : 7/8Tarikh : 1 JANUARI 2014
UPSI(ISO)/BEN/P08/GP02Pindaan : 00Keluaran : A
Carta Aliran Kerja Pendaftaran Barang(Aset/Inventori) Melalui Nota Penerimaan Barang
(GRN)
PROSES TANGGUNGJAWAB
TEMPOH SASARAN
Terimaan Barang
Penerimaan perlu dibuat oleh PTJ dengan serta merta dalam waktu bekerja
Penerimaan boleh ditangguhkan apabila penghantaran dibuat diluar waktu bekerja
PTJ
Melengkapkan GRN - Memasukkan kuantiti
barang yang diterima- Memasukkan maklumat
penempatan aset (nama bangunan dan bilik wajib diisi)
PTJ
Dilakukan dalam
tempoh 2 hari
bekerja
- No.ID aset/inventori sementara dijana PTJ
Menyemak GRN - Menyemak GRN dan membuat pembetulan (jika ada)
PTJ
GARIS PANDUAN PENDAFTARAN
ASET/INVENTORI
Muka surat : 8/8Tarikh : 1 JANUARI 2014
UPSI(ISO)/BEN/P08/GP02Pindaan : 00Keluaran : A
Menjana No.ID Aset/Inventori sebenar, Mengesahkan GRN dan Mencetak Barcode
- Menyemak kod akaun aset/inventori dan membuat pembetulan (jika ada)
- Menjana No. ID Aset/Inventori sebenar & mengesahkan GRN.
- Mencetak Barcode aset/inventori dan
mengemukakan kepada PTj
Unit Aset, Jabatan
Bendahari
Dilakukan dalam tempoh 2 hari bekerja
Menerima Barcode Aset/Inventori, Penampalan (tagging) dan Mencetak Kad Kewangan (KEW.PA-2/KEW.PA-3)
- Menerima Barcode Aset/Inventori untuk tindakan penampalan (tagging)
- Mencetak Kad Kewangan Aset/Inventori
- Mencetak Nota Terimaan Barang (GRN)
- Menyimpan selamat semua dokumen tersebut
PTJ
Mendapatkan Semua Dokumen Yang Berkaitan Daripada Pembekal Untuk Urusan Pembayaran
- Mendapatkan Pesanan Belian asal
- Mendapatkan dokumen – dokumen berikut:- Nota Terimaan Barang
(GRN) Nota Serahan (DO) Invois Sijil Pengujian &
Pemasangan (Testing and Commisioning) – jika berkenaan
PTJ
Dilakukan dalam tempoh 3 hari
bekerja