cartilha de governança -...
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APRESENTAÇÃO
Halpher Luiggi Mônico RosaDiretor Executivo
O DNIT, como a Autarquia executiva, tem o papel importante deimplementar as políticas públicas relacionadas à infraestrutura de transporte,terrestre e aquaviário, integrante do Sistema Federal de Viação e, por isso, buscaconstantemente a adoção dos mecanismos de governança e gestão instruídospelos órgãos de controles e fiscalizadores, dando mais visibilidade e transparênciaa essas ações.
Tem sido um desafio para o DNIT aprimorar e executar cada vez mais oModelo de Governança na Sede e nas Unidades Descentralizadas. A mudança énecessária em todos os níveis da Autarquia e, por meio do Escritório de GestãoEstratégica e do Escritório de Gerenciamento de Processos foi elaborada esta“Cartilha de Governança”, que tem como objetivo apresentar de forma clara econcisa os principais tópicos de Governança, Estratégia, Riscos Corporativos eProcessos, além de disseminar a execução das boas práticas recomendadas.
Esta Cartilha busca orientar todos os servidores e colaboradores do DNITa compreenderem melhor os conceitos dos pilares e princípios fundamentais daGovernança e da Gestão, facilitando sua aplicação no dia a dia e o nivelamento deconhecimentos praticados nesta temática, inclusive em instâncias externas àAutarquia.
Diante da expectativa de transformar o DNIT e direcioná-lo para umaAutarquia de referência, espera-se que esta publicação seja útil a todos osservidores e colaboradores, reforçando as ações de gestão que sustentem a boaGovernança no Órgão, adotando hábitos e pensamentos, conduzindo a umamudança cultural, com entregas cada vez melhores dos serviços prestados àsociedade e ao nosso público interno.
“A cultura devora a estratégia no café da manhã”.(Peter Drucker)
Boa leitura!
ESCRITÓRIOS
Escritório de Gestão Estratégica e Riscos Corporativos - EGE, situado na Diretoria
Executiva, é responsável pela implantação do Modelo de Governança no DNIT Sede
e Unidades Descentralizadas, acompanhamento e monitoramento das iniciativas e
indicadores estratégicos e identificação, avaliação e monitoramento dos riscos
corporativos da Autarquia.
Quem é o EGE?
Como o EGE pode ajudá-lo?
Auxiliando na
execução do Modelo
de Governança
Capacitando os servidores e
colaboradores nas
metodologias e boas práticas
utilizadas para a Governança,
Estratégia e Riscos
Corporativos
Auxiliando na identificação
e monitoramento das
iniciativas, indicadores
estratégicos e riscos
corporativos
Contatos
http://gestaoestrategica.dnit.gov.br/
(61) 3315-4800 / (61) 3315- 4477
ESCRITÓRIO DE GESTÃO ESTRATÉGICA EGE
ESCRITÓRIOS
Orientando para
a implantação
dos processos
Escritório de Gerenciamento de Processos - EGEPRO, situado na Diretoria
Executiva, é responsável por coordenar as atividades dos processos do DNIT,
apoiando o ciclo de gestão de melhoria contínua da Autarquia.
Quem é o EGEPRO?
Como o EGEPRO pode ajudá-lo?
Auxiliando no
desenho e
melhoria dos
processos
Capacitando
colaboradores na
ferramenta Oracle BPA
e na metodologia
Auxiliando na
definição de
indicadores de
desempenho dos
processos
ESCRITÓRIO DE GERENCIAMENTO DE PROCESSOSEGEPRO
Contatos
http://gestaoestrategica.dnit.gov.br/
(61) 3315-4979
GLOSSÁRIO
Área de negócios: são considerados todos os setores (diretoria,coordenação ou setorial) do DNIT Sede e Unidades Descentralizadas.
Alta Administração: são os responsáveis por gerenciar a organização(Diretores, Superintendentes e Coordenadores de AdministraçõesHidroviárias).
COSO: Committee of Sponsoring Organizations of the TreadwayCommission – Metodologia utilizada para a Gestão dos Riscos no DNIT.
EGE: Escritório de Gestão Estratégica do DNIT.
EGEPRO: Escritório de Gerenciamento de Processos do DNIT.
Iniciativa Estratégica: são os projetos vinculados aos objetivosestratégicos do Mapa Estratégico do DNIT.
Iniciativa de Mapeamento de Processo: conjunto de processosmapeados em um determinado setor.
Objetivo Estratégico: resultados que a organização pretende atingir edevem estar diretamente relacionadas com a sua missão.
Unidades Descentralizadas: Superintendências, AdministraçõesHidroviárias e Unidades Locais.
Unidades de Negócio: Superintendentes, Coordenadores Hidroviários eUnidades Locais.
Conceitos relevantes ------------------------------------------------------------ 33
Governança
Conceitos Relevantes ----------------------------------------------------------- 07
Saiba mais sobre a implantação da Governança no DNIT -------- 09
Saiba como a Governança foi estruturada ----------------------------- 10
Indicadores e Iniciativas
Processos
Riscos Corporativos
Saiba mais sobre a Cadeia de Valor --------------------------------------- 36
Aprenda como funciona a metodologia do DNIT--------------------- 39
Quero mapear, por onde começo? --------------------------------------- 42
SUMÁRIO
Conheça os principais benefícios da Governança -------------------- 14
Principais conceitos e características de indicadores --------------------- 15Saiba como construir indicadores estratégicos ------------------------------ 17
Como é feito o acompanhamento dos indicadores estratégicos ------ 20Principais conceitos e características das iniciativas estratégicas ---- 21
Saiba como identificar iniciativas estratégicas ------------------------------ 22
Como é feito o acompanhamento das iniciativas estratégicas ------- 25
Conceitos relevantes ------------------------------------------------------- 26
Como identificar um risco ------------------------------------------------ 27
Saiba mais sobre a Gestão de Riscos --------------------------------- 29
Como elaborar um Plano de Ação ------------------------------------- 31
Governança
CONCEITOS RELEVANTES
Cartilha de Governança07
O que é a Governança Corporativa?
Governança
Indicadores e IniciativasGovernança ProcessosRiscos
Governança Corporativa é o conjunto eficiente de mecanismos (liderança,estratégia e controle) que avaliam, direcionam e monitoram as ações daorganização para garantir o alcance dos resultados e os interessespúblicos.
A Governança, portanto, define o direcionamento estratégico do órgão,auxilia os membros da alta administração na tomada de decisões e entregavalores para a sociedade.
Estratégia
Controle
Liderança
INTERESSE PÚBLICO
RESULTADOS
AÇÕES
Governança
Cartilha de Governança08
Governança
Quais são os seus princípios fundamentais?
De acordo com o Tribunal de Contas da União – TCU, os princípios fundamentais da Governança são:
Transparência
As decisões e os processos devem se dar de maneiraclara para o público com o qual o Órgão se relaciona.
Equidade
Tratamento justo e isonômico de todos osparticipantes.
Prestação de contas
O órgão deve prestar contas de seu trabalho, não sóem relação aos recursos financeiros que administra,mas também em relação ao papel que exerce juntoaos interessados.
Responsabilidade Corporativa
Praticar os valores do órgão e entregar resultadospara sociedade.
Governança
Cartilha de Governança09
Governança
Como foi implantada a Governança Corporativa no DNIT?
A Governança no DNIT foi implantada pela Diretoria Executiva – DIREX,
partindo da premissa que os canais de contato entre os agentes devem ser
harmoniosos e alinhados, de forma a obter uma maior eficiência na
Governança Estratégica da Autarquia.
2016
2013
2003
A Governança começa a ser
tratada no DNIT
Implementação da Governança nas Unidades
Descentralizadas
Baseado nas MELHORES práticas de
mercado
Considerou-se o AMBIENTE INTERNO da
Autarquia
Estudou-se a fundo as ATRIBUIÇÕES REGIMENTARES
da autarquia
MODELOS DE REFERÊNCIA
MATURIDADE DA OPERAÇÃO
REGIMENTO INTERNO
As principais empresas brasileiras e os principais
modelos teórico-referenciais foram
estudados
A maturidade dos processos organizacionais
da Autarquia é um componente essencial
para a escolha do modelo ideal
O regimento interno do DNIT garante a segregação
de funções necessárias para que a governança do
órgão alcance os seus objetivos
Foram observadas as influências internas e externas e o foco principal estáno atendimento às necessidades da sociedade e três pilares foramconsiderados:
Implementação da Governança
no DNIT
SAIBA MAIS SOBRE A IMPLANTAÇÃO DA GOVERNANÇA NO DNIT
Governança
Cartilha de Governança10
Governança
Como o Modelo de Governança foi estruturado no DNIT?
Ministério dos Transportes, Portos e Aviação Civil
Conselho de Administração
Diretoria Colegiada
Diretoria Geral
Diretoria Executiva
Além disso, a criação da Governança do DNIT foi baseada na instituição de Comitês com papéis e responsabilidades bem definidos e com o objetivo
de fortalecer a alta Administração nas tomadas de decisões.
Comitê de Governança
Comitê de Riscos
Comitê de TI
Comitê Estratégico
Comissão de Ética
Comitê de Gestão de Pessoas
Comitê de Relações Institucionais
Escritório de Gestão Estratégica - EGE
Atendendo as recomendações do Tribunal de Contas da União – TCU
foi proposto o Modelo de Governança do DNIT estruturado em 1
Comissão e 6 Comitês, dos quais 4 já foram implantados e 2 estão em
fase de implantação.
SAIBA COMO A GOVERNANÇA FOI ESTRUTURADA
Governança
Cartilha de Governança11
Governança
O Escritório de Gestão Estratégica – EGE é a estrutura funcional dedicada
para garantir os processos de gestão, sancionada em regimento, dos três
principais Comitês implantados no DNIT:
✓ Comitê de Governança
✓ Comitê Estratégico
✓ Comitê de Riscos Corporativos
Qual a função e responsabilidade dos Comitês de Governança,
Estratégico e Riscos Corporativos?
FUNÇÃOPRINCIPAIS
RESPONSABILIDADESCOMITÊS
Governança
Estratégico
Riscos
Assessorar o DNIT nos assuntos relacionados às boas práticas de
Governança da Autarquia
Assessorar o DNIT nos assuntos relacionados à elaboração, revisão,
monitoramento, controle e gestão da estratégia organizacional da Autarquia
Assessorar o DNIT nos assuntos relacionados à identificação, avaliação,
monitoramento e controle, e gestão dos Riscos Corporativos da Autarquia,
zelando por suas tratativas
Assegurar e orientar o comprometimento com a
implementação de boas práticas de Governança e garantir que estejam
sendo adotadas
Acompanhar e monitorar a execução e elaboração do Planejamento
Estratégico do DNIT (iniciativas e indicadores estratégicos)
Avaliar e mitigar riscos organizacionais, adotando políticas
e estratégias e garantir o cumprimento das exigências dos
órgãos fiscalizadores
Governança
Cartilha de Governança12
Governança
Como são realizadas as reuniões?
Para colocar em prática o Modelo de Governança da Autarquia, o
Escritório de Gestão Estratégica - EGE sugere que periodicamente sejam
agendadas reuniões, conforme a unidade administrativa:
o A Reunião de Alinhamento Estratégico (RAE), por sua vez, ocorretrimestralmente com todos os Diretores, sendo responsável peladeliberação das Iniciativas Estratégicas, Indicadores Estratégicos,Riscos Corporativos e demais assuntos estratégicos do órgão, queforam recomendados pelos referidos Comitês.
DNIT/Sede:
Reunião Estratégica da Diretoria (RED) eReunião de Alinhamento Estratégico (RAE).
Unidades Descentralizadas:
Reunião Estratégica (Governança).
DNIT/Sede
o Cada diretoria do Órgão realiza uma Reunião Estratégica daDiretoria (RED) mensalmente para monitorar o PlanejamentoEstratégico da Autarquia e discute as Iniciativas Estratégicas,Indicadores Estratégicos e Riscos Corporativos sob suaresponsabilidade.
o As reuniões dos Comitês de Governança, Estratégico e RiscosCorporativos ocorrem trimestralmente, conforme calendáriopreviamente aprovado. São realizadas preferencialmente na Sededo DNIT. São discutidos temas relevantes e estratégicos para oÓrgão.
Governança
Cartilha de Governança13
Governança
o Os núcleos de serviço são responsáveis pela coleta de informaçõese monitoramento das Iniciativas Estratégicas, medição dosIndicadores Estratégicos, identificação e gestão de RiscosCorporativos.
o As unidades descentralizadas seguem as diretrizes idênticas aomodelo de Governança do DNIT/Sede, porém com asparticularidades aplicadas a cada unidade.
o As reuniões ocorrem mensalmente, onde são discutidos edeliberados assuntos acerca das Iniciativas Estratégicas, IndicadoresEstratégicos e os Riscos Corporativos.
Nas Unidades Descentralizadas
o Os Coordenadores de Engenharia, Coordenadores deAdministração e Finanças, Chefes de Serviços e CoordenadoresHidroviários recebem as informações, avaliam, analisam asdocumentações elaboradas pelos núcleos de serviço e encaminhampara deliberação do Superintendente.
o Os Superintendentes são responsáveis pelas tomadas de decisões.As decisões com relação ao status das iniciativas, indicadoresestratégicos e riscos corporativos são enviadas para a Sede paramonitoramento do Escritório de Gestão Estratégica – EGE, lotadona Diretoria Executiva, o qual é o responsável por exercer asatividades relacionadas à Governança Corporativa da Autarquia ediscutidas nas reuniões dos Comitês e R.A.E.
“O verdadeiro mecanismo de governança é o envolvimento ativo dos
patrocinadores”. (Louis Gerstner)
Governança
Cartilha de Governança14
Governança
Quais os benefícios da Governança Corporativa para o DNIT?
Clareza nos papéis e responsabilidades da liderança
1
2
Cultura pela Ética e Transparência
3
Eficiência na gestão da Autarquia juntamente com seu fortalecimento
4
Melhoria no ambiente da organização
5
Gestão mais participativa e de visão integrada
6
Entrega de valores com foco nos usuários e cidadãos
7
Atração de investimentos
CONHEÇA OS PRINCIPAIS BENEFÍCIOS DA GOVERNANÇA
Indicadores
PRINCIPAIS CONCEITOS E CARACTERÍSTICAS DE INDICADORES
Cartilha de Governança15
O que são Indicadores Estratégicos?
Quais os benefícios dos indicadores estratégicos?
Indicadores e Iniciativas
Indicadores e Iniciativas Governança ProcessosRiscos
São instrumentos de medição que fornecem informações
sobre o resultado da execução da estratégia,
comunicando o alcance das metas e sinalizando a
necessidade de ações corretivas sendo, portanto, um
teste permanente da validade da estratégia”. (TCU)
Indicadores são formas de representação quantitativa utilizadas para
apresentar os resultados da organização e auxiliar no atingimento de suasmetas.
Verificar o cumprimento dos objetivos estratégicos e o
atendimento das metas estabelecidas
Contribuir para melhoria contínua da organização
Quais as características dos indicadores estratégicos?
Por que definir metas para os indicadores estratégicos?
Por que devemos medir?
✓ É importante aferir os resultados dos indicadores, pois permitem à
organização fazer intervenções necessárias com base em informações
pertinentes e confiáveis.
Deve ser simples e mensurável
Deve auxiliar o gestor a medir o resultado da sua área
Deve estar vinculado aos objetivos estratégicos do DNIT
✓ Destaca-se que não devemos construir indicadores apenas para medir,
mas para que possam monitorar, orientar e induzir o desempenho da
organização, visando atender o atingimento das metas da Autarquia e
os interesses dos cidadãos.
É a partir da criação das metas que às áreas
tomam conhecimento de quais resultados são
esperados. Por isso a sua definição é muito
importante e não deve ser deixada de lado.
Meta é o valor que se espera alcançar para o
que está sendo medido, ou seja, são os
direcionadores do indicador estratégico.
Indicadores
Cartilha de Governança16
Indicadores e Iniciativas
Por onde começar?
Qual informação a área deseja apresentar de relevante para a Alta Administração?
As pessoas que definirão os indicadores conhecem a realidade, em especial as formas de implementação?
Essa informação está relacionada aos objetivos estratégicos do DNIT?
Os indicadores “identificados” são oriundos de fontes confiáveis e mensuráveis?
Como será realizado o levantamento das informações e coleta dos dados?
O indicador previsto implicará em resultados práticos?
As pessoas que fornecem, coletam, tratam, analisam e utilizam as informações estão cientes de suas missões e comprometidas com a qualidade dos indicadores identificados?
✓ Primeiramente faça as seguintes perguntas:
1
2
3
4
5
6
7
Indicadores
Cartilha de Governança17
Indicadores e Iniciativas
SAIBA COMO CONSTRUIR INDICADORES ESTRATÉGICOS
S
M
A
R
T
Específico
O que exatamente se deseja alcançar
Mensurável
Devem possuir métricas claras que teajudem a mensurar se está alcançando asmetas
Alcançável
Devem ser alcançáveis para fazer sentido
Devem ser relevantes para a organização
Relevante
Delimitado no Tempo
Deve-se estabelecer um prazo, o mais preciso possível,para alcançar a meta do indicador
Como deve ser um bom indicador?
✓ Um bom indicador deve ser simples, confiável e quantificável. Deveassegurar a coerência e conformidade das informações e por issoprecisam ser:
Indicadores
Cartilha de Governança18
Indicadores e Iniciativas
Specific
Measurable
Attainable
Relevant
Timely
Como construir indicadores estratégicos?
✓ Não existe uma metodologia padronizada para a formulação dos
indicadores, mas as boas práticas orientam alguns procedimentos que
asseguram a coerência da construção, são eles:
O que
mensurar
Como mensurar
Coleta de
Informações
Comunicação
Mensuração e Análise de
Dados
Acompanhar e Monitorar
o Identificar o que se pretende medir e acompanhar paraverificação dos resultados das ações
o Estabelecer os indicadores estratégicos;o Definir: nome, metodologia de cálculo, metas, fonte
de informação, unidade de medida, polaridade,frequência e periodicidade (ficha de indicadores)
o Definir os responsáveis;o Gerar processo de coleta de dados
o Realizar a mensuração dos dadosapurados e analisar e interpretar osresultados dos indicadores
o Monitorar os resultados e identificarplanos de ação, se necessário
o Realizar a comunicação dosresultados dos indicadores paraDIREX / EGE e todas as partesinteressadas
1
2
3
4
5
6
Indicadores
Cartilha de Governança19
Indicadores e Iniciativas
Como é feito o acompanhamento no DNIT Sede?
✓ O acompanhamento dos indicadores estratégicos deve ser feito pelo
responsável, conforme definido em portaria, por meio da realização das
mensurações de acordo com a periodicidade definida.
Como é feito o acompanhamento nas Unidades Descentralizadas?
✓ Posteriormente os resultados deverão ser reportados aoSuperintendente, que é o responsável pela análise e apresentação dosresultados à Alta Administração, quando pertinente.
Indicadores
Alta Administração
✓ Posteriormente os resultados deverão ser reportados ao Escritório deGestão Estratégica – EGE, que é o responsável pela análise eapresentação dos resultados à Alta Administração.
Mensurações definidas
Responsável pelo indicador
Alta Administração
✓ O acompanhamento dos indicadores estratégicos deve ser feito peloresponsável, por meio da realização das mensurações de acordo aperiodicidade definida.
Superintendente
Cartilha de Governança20
Indicadores e Iniciativas
Portaria Responsável pelo indicador
Mensurações definidas
EGE
EGE
COMO É FEITO O ACOMPANHAMENTO DOS INDICADORES
Iniciativas
O que é um projeto?
O que é uma iniciativa estratégica?
✓ Projeto é a soma de esforços temporários empreendidos para criar umproduto, serviço ou resultado exclusivo. E por serem temporários, osprojetos têm um início e um término definidos.
Para que elas servem?
✓ No âmbito do DNIT são projetos desenvolvidos para atingir os objetivosdefinidos no Mapa Estratégico e devem ter início, meio e fim.
✓ As Iniciativas Estratégicas servem para organizar, priorizar, planejar eaumentar a garantia de que as ações destinadas a participardiretamente no alcance dos objetivos estratégicos do DNIT, obtenhamêxito. Cada iniciativa trata de assunto específico, estando alinhada apelo menos um objetivo estratégico da Autarquia.
Cartilha de Governança21
Indicadores e Iniciativas
PROJETO
É único
Tem início e fim
definidos
Tem limitação
de recurso
Tem objetivo
claro
PRINCIPAIS CONCEITOS E CARACTERÍSTICAS DAS INICIATIVAS
✓ As iniciativas estratégicas são importantes, pois mostram a aderênciacom a missão da Autarquia e apresentam resultados céleres para oórgão.
Qual a importância das iniciativas para o órgão?
Iniciativas
Cartilha de Governança22
Indicadores e Iniciativas
Qual a metodologia utilizada no DNIT?
A metodologia desenvolvida para o DNIT, tem como referência o Guia deMelhores Práticas em Gerenciamento de Projetos – PMBOK (ProjectManagement Body of Knowledge), com as adaptações necessárias aoDNIT.
Quais os principais benefícios de utilizar essa metodologia?
Melhoria de qualidade nos resultados;
Redução nos prazos de entrega;
Otimização de recursos;
Aumento do comprometimento com objetivos e resultados;
Acesso rápido à informação para tomada de decisão e minimizaçãodos riscos para as iniciativas estratégicas.
SAIBA COMO IDENTIFICAR INICIATIVAS ESTRATÉGICAS
Diversos assuntos podem ser escolhidos para se adequarem como umainiciativa estratégica. Porém, o ideal é que sejam temas ou assuntos quepossuem relevância estratégica para o órgão, sempre respeitando osprincípios básicos de projeto: prazo determinado de duração (início, meioe fim) e resultado único ou exclusivo.
Como identificar uma iniciativa?
Iniciativas
Cartilha de Governança23
Indicadores e Iniciativas
Em consonância com a metodologia adotada e o grau de maturidade doDNIT em relação a gerenciamento de projetos, foram desenvolvidos 5(cinco) documentos iniciais para formalização e acompanhamento dasiniciativas estratégicas identificadas, são eles:
TERMO DE ABERTURA DO PROJETO – TAP
CRONOGRAMA
ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO – EAP
TERMO DE SOLICITAÇÃO DE MUDANÇA – TSM
TERMO DE ENCERRAMENTO DO PROJETO – TEP
Conheça melhor na próxima página!
Quais são os documentos necessários para uma iniciativa
estratégica?
TERMO DE ABERTURA DO PROJETO – TAP
CRONOGRAMA
ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO – EAP
Documento gráfico que apresenta a divisão de todo otrabalho do projeto em pacotes de atividades menores,mais fáceis para o gerenciamento. A EAP nos diz COMOVAI SER FEITO
TERMO DE ENCERRAMENTO DO
PROJETO – TEP
Ferramenta que vai apresentar as atividades do projeto comsuas respectivas durações, datas de início e término, além deinterdependências entre elas. A ferramenta utilizada paramonitorar a evolução do projeto (planejado X realizado) é o MSProject. O cronograma nos diz QUANDO VAI SER FEITO.
TERMO DE SOLICITAÇÃO DE
MUDANÇA – TSM
É o documento a ser utilizado quando houver a necessidade derealizar alguma alteração no projeto após o seu início,normalmente alterações essas de escopo e/ou cronograma.Sendo aprovada a alteração da iniciativa será atualizadaconforme o documento, caso contrário, o projeto continuaráem sua versão original e a alteração sugerida será utilizadacomo lição aprendida.
Iniciativas
Documento que oficializa e registra oencerramento de todas as atividades da iniciativaestratégica. Por meio dele o patrocinadorformaliza o aceite final de tudo que foi entregue,de tudo que havia sido acordado no início dainiciativa estratégica.
Documento que inicia formalmente a iniciativa e autoriza o líderdo projeto a utilizar recursos na execução das atividades doprojeto. O TAP contém várias informações importantes sobre oprojeto e resumidamente nos diz O QUE VAI SER FEITO.
Cartilha de Governança24
Indicadores e Iniciativas
Como formalizar uma iniciativa?
Quando a iniciativa for concluída, descontinuada oucancelada, o responsável deverá elaborar o Termo deEncerramento (TEP) apresentando a justificativa. Emseguida deverá encaminhar este documento ao EGEque será apresentado ao Comitê Estratégico paradeliberação.
Os passos apresentados atendem o DNIT Sede eUnidades Descentralizadas.
Após definida a iniciativa estratégica, a árearesponsável deve entrar em contato com o EGE, paraanálise e validação. Uma vez validada, essa iniciativaserá apresentada ao Comitê Estratégico e, seaprovada, passará a contemplar a carteira deiniciativas do órgão.
Como realizar o acompanhamento da iniciativa estratégica?
O acompanhamento das iniciativas estratégicasdeve ser realizado mensalmente pelo responsável,conforme definido em portaria, por meio doacompanhamento das atividades previstas noperíodo, das ações e riscos identificados e daatualização do cronograma planejado.Posteriormente deverá ser reportado ao EGE aevolução para que o monitoramento sejaapresentado à Alta Administração.
Como encerrar uma iniciativa?
Iniciativas
Cartilha de Governança25
Indicadores e Iniciativas
COMO É FEITO O ACOMPANHAMENTO DAS INICIATIVAS?
CONCEITOS RELEVANTES
Cartilha de Governança26
O que é um risco?
Riscos Corporativos
Indicadores e IniciativasGovernança ProcessosRiscos
Riscos
Qual foi a metodologia utilizada no DNIT?
✓ A metodologia desenvolvida para o DNIT é baseada no COSO(Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission)e na ISO 31000, ambas referências mundiais no assunto de riscos, eforam adaptadas para o grau de maturidade da Autarquia.
É um evento incerto que possui a probabilidade de ocorrerno futuro e se ocorrer causará impacto negativo (risco) oupositivo (oportunidade) nos objetivos da organização.
Por que a gestão de riscos é importante?
✓ Porque ela minimiza os riscos, falhas e incertezas. Gerir os riscos é
planejar para aproveitar os riscos e oportunidades, a fim de melhorar o
alcance dos objetivos e metas do órgão, gerando valor.
A possibilidade de ocorrer eventos que afetem oatingimento de estratégias e objetivos da organização.
(COSO ERM 2017)
✓ Porque ela é parte integrante da estratégia e dos processos
organizacionais.
Cartilha de Governança27
Riscos Corporativos
Riscos
Figura 1 - Ciclo de processos de Gestão do COSO
✓ Identificação de Riscos é a execução de atividades necessárias paraencontrar, reconhecer e registrar os riscos de cada organização, e tempor finalidade mapear onde e como os eventos impactarão no alcancedos objetivos do órgão.
O que é identificar um risco?
1°
2°
3°
4°
5°
6°
Para realizar a identificação de um risco devemos realizar três principaispassos:
Como identificar um risco?
Reunir as pessoas que conhecem bem as rotinas da área1°
Entrevistar essas pessoas buscando conhecer suas atividades e descobrir onde podem ocorrer os problemas,
que é quando os riscos ocorrem;2°
Analisar todas as informações coletadas3°
COMO IDENTIFICAR UM RISCO
Cartilha de Governança28
Riscos Corporativos
Riscos
• Esses passos serão melhor explicados quando falarmos da Gestão de Riscos.Além disso, precisamos conhecer as três grandes categorias de riscos,relacionadas a conhecimento e existência, são elas:
o Riscos Conhecidos/Conhecidos – Sabemos que existem econhecemos esses riscos. São mais facilmente identificados,analisados e tratados com escolha de planos de ação apropriados.Quanto mais você souber do risco, melhor;
o Riscos Conhecidos/Desconhecidos – Sabemos que esses riscosexistem e não os conhecemos. Por falta de informações, nos levam àincerteza moderada em relação a eles.
o Desconhecidos/Desconhecidos – Não sabemos que existem e,logicamente, não os conhecemos. Não temos nenhuma informaçãosobre eles. Não podem ser gerenciados proativamente, ou seja, sóapós acontecerem é que podemos agir.
Depois de identificar o risco, o que preciso fazer?
Com os riscos identificados, deve ser feita a análise deles com o objetivode qualificá-los, facilitando a definição do tratamento a ser dado a cadarisco. Deve-se também determinar a sua criticidade, que é obtidautilizando-se uma operação simples de multiplicação de dois fatores(probabilidade e impacto).
Cartilha de Governança29
Riscos Corporativos
Riscos
SAIBA MAIS SOBRE A GESTÃO DE RISCOS
Para realizar uma boa gestão de riscos devemos seguir algumas etapas:
1. IDENTIFICAR INTERLOCUTORES: Identificar participantes envolvidosdiretamente com os processos e ações onde podem haver riscos;
2. ENTREVISTAR RESPONSÁVEIS: realizar entrevistas com os participantesbuscando extrair das atividades cotidianas, as que são possíveis riscos;
3. ANALISAR AS INFORMAÇÕES COLETADAS NAS ENTREVISTAS: analisar omaterial produzido nas entrevistas, identificando semelhanças;
4. REALIZAR TREINAMENTOS: organizar reuniões para capacitar os envolvidos nosconceitos básicos e técnicas da metodologia adotada, nivelando o conhecimento;
5. IDENTIFICAR E CLASSIFICAR RISCOS: Os riscos devem ser identificados edetalhados para sua utilização na fase de Avaliação de Riscos, possibilitando aqualificação de cada risco mapeado;
6. REALIZAR NOVAS REUNIÕES PARA AJUSTES: uma lista provisória de riscoscom base nas etapas anteriores deve ser produzida, para ser revisada e melhorada,resultando em uma lista/relação final dos riscos mapeados;
7. REGISTRAR RISCOS: consolidar em relatório, todos os riscos mapeados e suasprincipais informações, possibilitando seu uso na etapa de Avaliação dos Riscos;
8. ELABORAR O MAPA DE RISCOS: mapa de riscos é uma representação gráfica dalista de riscos mapeados e classificados. A aplicação dos critérios de impacto eprobabilidade aos riscos do Mapa de Riscos, resultará no Mapa de Calor do DNIT;
9. COMUNICAÇÃO: Informar a todos os envolvidos e interessados nos RISCOS, suasatualizações, de modo a permitir que informações transitem em todas as direções;
10. MONITORAMENTO E CONTROLE: O monitoramento deve ocorrerperiodicamente para garantir que as ações definidas estejam alinhadas à estratégia,corrigindo-as quando necessário.
Como fazer a gestão de riscos?
Cartilha de Governança30
Riscos Corporativos
Riscos
Quais as estratégias para tratamento dos riscos?
Existem quatro tipos de estratégias que podem ser utilizadas para o tratamentodos riscos identificados são elas:
Aceitar o risco – consiste em assumir o risco e arcar com as suasconsequências. Ou seja, aceitamos que possa acontecer e depoisdecide-se o que fazer caso o risco ocorra. Normalmente são riscos muitopequenos e com baixo impacto no projeto.
Mitigar o risco – consiste em reduzir as consequências caso o riscoocorra. Ex: Se existe o risco de atrasar um projeto, coloca-se maisrecursos para que o risco não ocorra.
Transferir o risco – consiste em passar as consequências dos riscos paraterceiros. Ex: Contratação de seguro automotivo para cobrir despesasem caso de um acidente.
Evitar/Eliminar o risco – consiste em realizar modificações para tentareliminar o risco. Ex: Se há a possibilidade da carga sofrer atraso por viaterrestre, envia-se por via aérea.
Cartilha de Governança31
Como elaborar um plano de ação?
Riscos Corporativos
Riscos
Para elaborar um Plano de Ação precisamos ter o risco identificado.Devemos utilizar o modelo padrão adotado na metodologia do DNIT,preencher os campos, analisar as causas de cada risco e a que tipo defatores pertencem (Análise PESTEL*) e definir o(s) plano(s) para colocar emprática assim que possível.
Figura 2 - Modelo de Plano de Ação para Riscos
O que é plano de ação?
É um documento que vai definir quais ações serãotomadas para o tratamento de cada um dos riscosidentificados e priorizados, respeitando a estratégiadefinida a ser utilizada.
COMO ELABORAR UM PLANO DE AÇÃO
*Confira a descrição completa no Manual de Riscos Corporativos do DNIT disponibilizado no Portal de Gestão Estratégica
Cartilha de Governança32
Riscos Corporativos
Riscos
Por que devo monitorar os riscos e os planos de ação?
O monitoramento dos riscos e dos Planos de Ação é um processofundamental para a Gestão dos Riscos Corporativos. O monitoramentotem o objetivo de garantir:
Medição do desempenho da gestão de riscos
Realização de análises periódicas sobre alinhamento
estratégico
Execução de correções necessárias
Comunicação a todos os envolvidos
Deve ser feito periodicamente, de forma a validar a efetividade dos planosde ação e o acompanhamento de riscos (novos, antigos, ativos ou inativos).
A metodologia utilizada para identificação, tratamento e criação de planosde ação serve para os riscos identificados no DNIT Sede e UnidadesDescentralizadas.
Verificação dos controles internos eficientes e
adequados à realidade da Autarquia
Processos
CONCEITOS RELEVANTES
Cartilha de Governança33
O que é um processo?
Um processo de negócio é uma sequência
coerente de atividades com o objetivo de
executar um serviço. A saída, ou resultado de
um processo de negócio, é um serviço requerido
e consumido por um cliente interno ou externo.
De escovar os dentes a montar um automóvel ou
preparar um bolo, tudo é processo. Porém, um processo se torna
realmente relevante quando entrega algo de valor para as pessoas com
quem se comprometem.
O que é mapeamento de processos?
✓ Mapear um processo não é simplesmente fazer o desenho de como ele
acontece ou apenas automatizar uma rotina, é preciso compreender
que a composição dos princípios “repetição” e “aprendizado” precisa
estar conectada para dar ao processo tudo o que ele precisa para ser
bem-sucedido.
✓ A fim de se obter resultados semelhantes fazendo várias vezes a mesma
coisa, é preciso pensar em um formato (método) para cadenciar com
fluidez (organizar) um conjunto de atividades e informações (processo).
Isso é o mapeamento.
Processos
IndicadoresGovernançaProcessosRiscos e
Iniciativas
Processos
O que é uma Cadeia de Valor?
✓ Uma cadeia de valor representa o conjunto de atividades
desempenhadas por uma organização.
Quais os benefícios do mapeamento?
✓ Vamos imaginar que você seja proprietário de uma pequena loja deroupa e deseja fazer uma cadeia de valor. Para isso, deve-se listar asatividades executadas nesta loja e depois agrupá-las da melhor maneiraque lhe convier, por assunto ou por departamento, etc. Assim formam-se níveis e subníveis na cadeia, como os exemplos abaixo:
Cartilha de Governança34
Processos
Encontrar e solucionar os gargalosPermitir o planejamento adequado das atividades
Reduzir erros e retrabalhosAumentar eficiência e os
resultados
Planejamento
Realizar Planejamento
do Negócio
Realizar
Planejamento de
Demandas
Gerir Preços Gerir Produtos
Compras
Gerir Fornecedores Gerir Compras Gerir Estoque Gerir Qualidade
Vendas
Gerir Transações Gerir Faturamento Gerir Canais de
VendaGerir SAC
Suporte Organizacional
Gerir Recursos
Humanos
Gerir Sistemas
de InformaçãoGerir Finanças
É possível fazer a Cadeia de Valor de um setor. Noentanto, esta Cadeia deve estar ligada a Cadeia daorganização, pois o setor faz parte dela. No exemploao lado, a cadeia representa o setor de RecursosHumanos.
A Cadeia de Valor do DNIT é a de 1º nível e os demaisníveis vão se desdobrando por assunto. Portanto,uma diretoria ou coordenação pode estar em váriosníveis da cadeia.
Processos
Qual a importância de construir a cadeia de valor?
Cartilha de Governança35
Processos
Auxilia na compreensão das fontes de vantagem
competitiva da organização
Divulga o processo de negócio da organização
Disponibiliza uma visão completa do fluxo de
informação na organização e das relações entre os
processos
Permite antecipar as tendências de mercado
Gerir Recursos
Humanos
Gerir
Contratações
Gerir Folha dePagamento
Capacitar
Funcionários
Você conhece a Cadeia de Valor do DNIT?
✓ A cadeia foi dividida em camadas de gestão quebuscam explicitar:
01
Direcionamento estratégico
02
Desenvolvimento dos padrões de desempenho
As atribuições da instituição
03
A garantia da execução das ações de acordo com os dispositivos
legais
04
E a estrutura de suporte imprescindível para a operação
cotidiana do órgão
05
Conheça melhor na próxima página!
Processos
Cartilha de Governança36
Processos
SAIBA MAIS SOBRE A CADEIA DE VALOR
Ab
aix
o p
od
emo
s p
erce
ber
on
de
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pro
cess
os
de
cad
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rea
est
ão
inse
rid
os
Processos
Cartilha de Governança37
Processos
Como é feito o trabalho de mapeamento de processos nas áreas?
A metodologia está estruturada em 5 etapas bem definidas, formando ociclo de melhoria de processos. Ela não visa engessar, mas elucidar ospassos a serem seguidos para que os processos sejam levantados,mapeados, melhorados e implantados.
Além disso, ela está sujeita a melhorias e pode ser flexibilizada conforme anecessidade e realidade das áreas.
A figura abaixo resume essas etapas que serão detalhadas a seguir:
APRENDA COMO FUNCIONA A METODOLOGIA DO DNIT
Levantamento de informações
Mapeamento dos processos
Diagnóstico e Redesenho dos
processos
Implantação dos processos
Monitoramento e análise de desempenho
1. Analisar o relatório de mapeamento de processos (AN/E)
2. Identificar causa raiz dos pontos de alerta (AN)3. Priorizar pontos de alerta (AN)4. Identificar possíveis soluções para os
problemas (AN/E)
5. Identificar oportunidades de melhoria (AN/E)6. Redesenhar o processo (TO-BE) (AN)7. Propor indicadores de desempenho (AN)8. Preencher relatório de diagnóstico e redesenho (AN)
1. Mapear a situação atual (AS IS) (AN)2. Vincular os processos à Cadeia de Valor do
DNIT (AN)3. Descrever as atividades dos processos (AN)4. Elaborar indicadores de desempenho (AN)
5. Registrar pontos de alerta (AN)6. Preencher relatório de mapeamento de processos (AN)
1. Elaborar nota técnica (E)2. Elaborar plano de implantação (AN)3. Executar implantação (AN)
4. Elaborar IS/IN dos processos (AN)5. Aprovar IS/IN na Colegiada6. Publicar a IS/IN dos processos
1. Coletar os dados de medição de cada processo (AN)2. Analisar o desempenho dos processos (AN)3. Descrever os resultados (AN)4. Reportar a análise de desempenho ao EGEPRO (AN)
1. Definir o escopo da iniciativa de mapeamento de processos (AN)
2. Apresentar a metodologia de trabalho (E)3. Designar a equipe de trabalho (AN)
5. Levantar informações sobre os processos a serem mapeados (AN/E)4. Definir cronograma de trabalho (AN/E)
Processos
Cartilha de Governança39
Processos
Legenda: (E): EGEPRO (AN): Área de Negócios
Matriz GUT
Levantamento de informações para modelagem de processos
Mapeamento dos processos
Diagnóstico e Redesenho dos processos
Implantação/oficialização
Validar com o EGEPRO
Descrever atividades
Redesenhar processo
Preencher relatório de
diagnóstico e redesenho
Diagnosticar problemas do (s) processo (s)
Definir melhorias
Matriz de pontos
acertadosCausa
raiz
Enviar documentaçã
o para oEGEPRO
Analisar o desempenho da
medição
Coletar dados da medição
Reportar ao EGEPRO o resultado do
desempenho dos processos
Necessidade de redesenho
Processo publicado
Reunir com o EGEPRO
Matriz SIPOC
Entrada
Saída
ProcessoFornecedor Cliente
Definir equipe Definir reuniõesRegimento
Interno
Construir a cadeia de valor da
área
Vincular os processos a cadeia de
valor do DNIT
Mapear processo
Descrever atividades
Definir indicadores Preencher
relatório de mapeamento
Validar com o
EGEPRO
Haveráredesenho
Aprovar com a Chefia
1. 3.
4.
5. 6. 7.
1. 2.1 2.2 3. 4.
2.
1.
2.
3. 4. 5.
6.
7. 8.
1.2.3.
2. Levantar processos da área (escopo)
NÃO Haverá redesenho
Enviar documentação
para o EGEPRO
8.
Aprovar com a Coordenação
Geral
Monitoramento e análise de desempenho
8. Solicitar publicação
7. Aprovação na colegiada
6. Elaborar IN/IS
5. Executar plano de implantação
4. Validar plano de implantação – Chefia
3. Elaborar plano de implantação
2. Receber manual do processo
1. Receber nota técnica
Processos
Cartilha de Governança40
Processos
Como se dividem os papéis e responsabilidades do EGEPRO e
das Áreas de Negócios?
Matriz de Responsabilidades
É a referência do EGEPRO para apoio metodológico às iniciativas nasáreas de negócio – modelagem e implantação, atuando também nasatividades inerentes ao próprio escritório.
Arquiteto de Processos - EGEPRO
Analista de Processos - EGEPRO
Conectado às áreas de negócio, constitui-se no apoio principal parauso da ferramenta Oracle BPA e para as reuniões de modelagem deprocessos.
Gestor de Processos – Área de Negócio
É o responsável na área de negócio pela gestão e monitoramentodos resultados operacionais do processo, constituindo-se no pilarestrutural da melhoria contínua de processos.
Processos
Cartilha de Governança41
Processos
Legenda:
R = ResponsávelC = Consultado A = Autoriza I = Informado
1
2
3
4
5
6
Elaborar a IS e encaminhar para aprovação na Colegiada e posterior publicação
8
9
7
DNIT
O Diretor da área solicita, via SEI à DIREX, o mapeamento dos processos
Solicitar à CGTI instalação da ferramenta Oracle BPA
Definir quais servidores farão o mapeamento
Fazer o treinamento da metodologia e da ferramenta fornecido pelo EGEPRO
Identificar, com o auxílio da Chefia, os processos ligados à Cadeia de Valor do DNIT
Definir quais processos serão mapeados
Desenhar os processos, descrever e solicitar a verificação do EGEPRO
Construir indicadores para cada processo
Preencher os formulários e enviar, via e-mail da Chefia, para validação do EGEPRO
Solicitar aprovação do Coordenador nos formulários e manual encaminhados via SEI pelo
EGEPRO
Devolver o processo para que o EGEPRO elabore a Nota Técnica e a minuta da Instrução de
Serviço (IS)
10
11
12
QUERO MAPEAR, POR ONDE COMEÇO?
Processos
Cartilha de Governança42
Processos
1
2
3
4
5
6
Encaminhar a IS para aprovação na Colegiada e publicação
8
9
7
UNIDADES DESCENTRALIZADAS
O Superintendente solicita, via SEI à DIREX, o mapeamento dos processos
Solicitar à CGTI instalação da ferramenta Oracle BPA
Definir quais servidores farão o mapeamento
Fazer o treinamento da metodologia e da ferramenta fornecido pelo EGEPRO
Identificar, com o auxílio da Chefia, os processos ligados à Cadeia de Valor do DNIT
Definir quais processos serão mapeados
Desenhar os processos, descrever e solicitar a verificação do EGEPRO
Construir indicadores para cada processo
Preencher os formulários e enviar, via e-mail da Chefia, para validação do EGEPRO
Solicitar aprovação da Unidade de Negócio nos formulários e manual encaminhados via SEI
pelo EGEPRO
Devolver o processo para que o EGEPRO elabore a Nota Técnica e a minuta da Instrução de
Serviço (IS)
10
11
12
Processos
Cartilha de Governança43
Processos
Responsável pela elaboração do materialDiretoria Executiva
Escritório de Gestão Estratégica – EGEEscritório de Gerenciamento de Processos - EGEPRO
Endereço: SAN Q.03 Bl. A, Ed. Núcleo dos Transportes Brasília -DF CEP: 70.040-902
Telefone: (61) 3315-4001
DNITDepartamento Nacional de Infraestrutura de Transportes
Missão
Implementar a política da infraestrutura de transportes contribuindo para o desenvolvimento sustentável do país.
Visão
Ser reconhecido pela qualidade na gestão e oferta de uma infraestrutura de transportes com padrões internacionais de
excelência.