CONTRIBUYAMOS CON EL AUTOCONTROLY QUE LOGRAMOS? …. MEJORAMIENTO CONTINUO EN LOS DIFERENTES PROCESOS DE LA UNIDAD

QUE REDUNDARAN EN UN MEJOR SERVICIO A NUESTROS USUARIOS.

CONTROL INTERNO - UAESPAgosto 2010

CARTILLA DE AUTOCONTROL

Dirección General Miriam Margoth Martínez Díaz

Dirección Corporativa y Control Interno Disciplinario Sonia Jeanet Arévalo Serrano

Dirección JurídicaBertha Cruz Forero

Dirección OperativaGerardo Cuenca Melo

Dirección de Seguimiento y Evaluación Álvaro Raúl Parra Erazo

Dirección de Estrategia Juber Martínez Hernández

Oficina de Planeación Martha Lucia Moreno García

Asesor de Control Interno Germán Gustavo Benitez España

Contenido elaborado por: Luz Stella Patiño JuradoRevisó y Aprobó: Germán Gustavo Benitez España

Control Interno en aras de emprender acciones que sensibilicen el Fomento de la Cultura del Control al interior de la Unidad, ha diseñado la presente cartilla con contendidos referidos al tema de autocontrol denominada “HAGAMOS UN PACTO”, la cual tiene como objetivo contribuir a la interiorización el ejercicio del control en cada una de las actividades que al interior de la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos se realizan, control ejercido en primera instancia por los responsables directos de las actividades planeadas, las cuales al ser adecuadamente ejecutadas y bajo el ejercicio frecuente del autocontrol permiten el mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional, planes, metas y objetivos previstos.

Esta cartilla es producto de una compilación de los diversos conceptos asociados al ejercicio del Control Interno, particularmente del Autocontrol. Además, hemos asociado a estos contenidos las diversas herramientas existentes en la UAESP, ya que queremos que sea un material de consulta desde nuestro ejercicio diario de trabajo, lo que permite cumplir con el concepto de Autocontrol como “La capacidad que ostenta cada servidor público, para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su función”.

Presentación

-Es la Libertad, autoridad y poder que las personas poseen para realizar su trabajo.

-Es desplegar toda la iniciativa, destreza y criterios en beneficio personal y de la Organización.

-Es ser auto responsables por los actos.

-Es tener la capacidad de dominar las propias acciones y reacciones.

Autocontrol en la UAESP

1. Solidaridad: Estar capacitado para comprender el dolor, la pena y la desventura de los demás.

2. Equidad: Dar a cada uno lo que le corresponde según sus necesidades, méritos, capacidades o atributos.

3. Respeto: Tratar humanamente a las personas; reconocer que el otro, desde el punto de vista de la especie, es tan real y semejante a nosotros, y a la vez si se lo considera como individuo, bastante diferente.

4. Responsabilidad: Es hacernos cargo de las consecuencias de las palabras, las decisiones y los compromisos, y, en general, de los actos libre y voluntariamente realizados.

5. Vocación de Servicio: Es una actitud de vida; es dar para facilitar el cumplimiento de un proceso, resolver una necesidad, demanda o solicitud, o satisfacer una expectativa de alguien, de modo que tanto quien da como quien recibe puedan sentirse agradados.

6. Trabajo en Equipo: Es coordinar e integrar esfuerzos entre varias personas que se necesitan entre sí para lograr un resultado; es embarcarse en una misma empresa o en una misma causa.

7. Probidad: Es la cualidad que define a una persona integra y recta; a alguien que cumple sus deberes sin fraudes, engaños ni trampas.

Los valores de la UAESPson la base del autocontrol

-Hacer las cosas en condiciones de calidad, oportunidad, transparencia y participación.

-Mejoramiento continuo en la forma de realizar nuestra labor diaria.

-Desarrollo del Talento Humano.

-La protección del patrimonio público.

-Legitimar el Estado.

-Respeto por las normas.

-Desarrollo y Crecimiento personal.

La cultura del autocontrol en la UAESP promueve

-Cumplimiento de objetivos y metas.

-Talento Humano participativo y proactivo.

-Ambiente laboral en armonía.

-Comunicación fluida, oportuna y confiable.

-Respeto a las ideas de los demás.

-Usuario satisfecho con la prestación de nuestro servicio.

Manifestaciones del autocontrol en la UAESP

-Es voluntario.

-Es Personal.

-Requiere de Herramientas y medios para ejercerlo.

-Requiere parámetros de comparación.

-Promueve la autoevaluación, autogestión y el mejoramiento.

Carácteristicas del autocontrol en la UAESP

-Planeación.-Cronogramas.-Indicadores.-Evaluación del desempeño. -Informes de Gestión. -Mapas de riesgo.-Gestión documental. -Caracterización de Procesos. -Reuniones de autocontrol.-Cronograma e informes de Ley y Seguimiento-Participación en Comités Internos-Tips Autocontrol

Herramientas de autocontrol en la UAESP

1. Hable por usted. 2. Escuche a los demás. 3. No subestime las ideas de los otros. 4. Sea respetuoso. 5. Aprenda a dialogar.6. Ocúpese de usted mismo. 7. Garantice la calidad de nuestros productos.8. De un trato humano a todas las personas con las que se relaciona.9. Respete las normas acordadas en los equipos de trabajo.10. Promueva el compañerismo y el espíritu de colaboración.11. Propicie un ambiente organizacional en el que impere la confianza.12. Dé un trato humano a todas las personas con que se relaciona.

Reglas de convivencia para el autocontrol en la UAESP

-Tedio, descuido, pereza.-Desconocimiento de mis funciones.-Ausencia de compromiso en el cumplimiento de metas.-Improvisación. -Débil sentido de pertenencia. -Desconocimiento de la responsabilidad de asumir el autocontrol. -Debilidad en adoptar buenas prácticas empresariales. -Inadecuados canales de comunicación. -Debilidad en la implementación del Sistema de Control Interno.-Desconocer por parte de los directivos los conocimientos y habilidades de sus colaboradores en la asignación de cargas de trabajo.

Factores que pueden afectar el ejercicio del autocontrol en la UAESP

- El único responsable de lo que hace es usted.- Ame su trabajo.- Ámese así mismo.- A través de la Automotivación motiva a los demás.- Hágase especialista de su trabajo.- Antes de continuar planee su trabajo.- Cumpla sus objetivos y metas trazadas en el plan individual de trabajo.- Aporte a su trabajo los valores institucionales identificados.- Evalúese constantemente.- Adopte el autocontrol como un acto diario.

Mandatos del autocontrolen la UAESP

Determinar la efectividad del Sistema de Control Internoa través de las evaluaciones permanentes al Sistema Integrado de Gestión de la UAEPS, para contribuir a la Alta Dirección en la toma de decisiones para un mejoramiento continuo de la gestión institucional hacia el ciudadano.

MISIÓNControl interno UAESP

Fortalecer en cada uno de los servidores la cultura del autocontrol para mantener posicionado el mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión de la UAESP, contribuyendo en la consecución de objetivos y metas institucionales.

VISIÓNControl interno UAESP

1. Valoración del Riesgo: Suministrar evaluación sobre las políticas y procedimientos de la administración del riesgo sin comprometer la independencia y objetividad de la función de auditoria interna. Proveer la evaluación (aseguramiento) sobre la efectividad del manejo de los riesgos.

2. Acompañamiento y Asesoría: Consiste en la orientación técnica y recomendaciones dirigidas a: Evitar desviaciones en los planes, procesos y/o actividades, mejorar los procesos y eficacia de las operaciones, identificar riesgos a través de la auditoria y evaluar la administración de los mismos; entre otras.

3. Evaluación y Seguimiento: Control Interno tiene la responsabilidad a través de una evaluación independiente, objetiva y neutral de proporcionarle a la entidad la retroalimentación y recomendaciones necesarias para que se puedan alcanzar los objetivos propuestos.

4. Fomento Cultura del Control: Las Oficinas de Control Interno, mediante procesos de sensibilización, capacitación y divulgación aportarán elementos para la interiorización y compromiso de la Cultura del Control.

5. Relación con Entes Externos: La Oficina de Control Interno como componente dinamizador del Sistema de Control Interno, debe ser quien facilite los requerimientos de los organismos de Control Externo y la coordinación en los informes de la entidad, verificándose de esa manera el rol de facilitar, al interior y al exterior, el flujo de información en la entidad. Sirve como puente entre los entes externos y la entidad misma.

Roles de control interno

Actuar Planear

Verificar Hacer

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10. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA

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4.REQUISITOS GENERALES5.RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN6.GESTIÓN DE RECURSOS

7.REALIZACIÓN DEL PRODUCTO O SERVICIO

Ciclo PHVA integrado con el MECI y el SGC

Herramientas bajo el ciclo PHVA en la UAESP

Plan Estratégicowww.uaesp.gv.coPlan de Capacitaciónhttp://srvpesi8:8090/Plan de Bienestar e Incentivoshttp://srvpesi8:8090/Política Administración del Riesgohttp://srvpesi8:8090/Política de Calidadwww.uaesp.gov.co http://srvpesi8:8090/Mapa de Procesoswww.uaesp.gov.co http://srvpesi8:8090/

-Manual de Procedimientos-Plan de Accion por Dependencias-Tablero de Indicadores-Mapa de Riesgos y Plan de Manejo-Resolucion 185 de 2007 Subcomite de Autocontrol “UAESP”-Resolucion 129 de 2010 Politicas de Austeridad en el Gasto

Lo invitamos a consultar:http://srvpesi8:8090/

Herramientas bajo el ciclo PHVA en la UAESP

Herramientas bajo el ciclo PHVA en la UAESP

-Evaluacion Independiente al SCI-Auditorias Internas-Evaluaciones y Seguimientos-Evaluacion por Dependencias-Indicadores

Herramientas bajo el ciclo PHVA en la UAESP

-Plan de Mejoramiento Institucional-Plan de Mejoramiento por Procesos-Plan de Mejoramiento Individual(Acciones Correctivas - Preventivas y de Mejora)

Referencias de Consulta

-http://www.chipaque-cundinamarca.gov.co/nuestraalcaldia.shtml?apc=a1I1--&m=c

-http://www.esejaimealvaradoycastilla.gov.co/data/archivos/varios/CARTILLA%20AUTOCONTROL.pdf

-http://www.crc.gov.co/files/Normatividad/Cartilla_control_interno.pdf

-Rol de las Oficinas de Control Interno, Auditoria Interna o quien haga sus veces. DAFP-ESAP. 2009.

-Ideario Ético del Distrito. Alcaldía Mayor de Bogotá. 2007.