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TRABALHO ELABORADO POR: Aline de Melo Fraga Viviany Barboza Belo Rodrigues PARA PARTICIPAÇÃO NO: Prêmio Ser Humano

201X 2019

PROJETIZANDO DISSEMINAÇÃO DA CULTURA DE GERENCIAMENTO DE

PROJETOS ATRAVÉS DE UM JOGO DE TABULEIRO –

[TREINAMENTO E DESENVOLVIMENTO]

Mongeral Aegon

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ÍNDICE

APRESENTAÇÃO ....................................................................................................... 3

RESUMO ..................................................................................................................... 4

DESENVOLVIMENTO DA SOLUÇÃO......................................................................... 6

CONTEXTUALIZAÇÃO ............................................................................................... 6

OBJETIVOS................................................................................................................. 6

JUSTIFICATIVAS PARA IMPLANTAÇÃO ................................................................... 7

BENEFÍCIOS ............................................................................................................... 7

APLICAÇÃO DA TÉCNICA.......................................................................................... 7

ORÇAMENTO............................................................................................................ 11

PRINCIPAIS RESULTADOS ..................................................................................... 11

AVALIAÇÃO............................................................................................................... 12

APLICABILIDADE...................................................................................................... 12

SUSTENTABILIDADE ............................................................................................... 13

CONCLUSÃO ............................................................................................................ 13

ANEXOS.................................................................................................................... 14

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APRESENTAÇÃO

SOBRE A MONGERAL AEGON

Presente no Brasil há 184 anos, a Mongeral Aegon Seguros e Previdência S.A tem como objetivo auxiliar as pessoas com as ferramentas necessárias para que elas planejem um futuro financeiro mais tranquilo. A companhia está presente em todo o Brasil, com mais de 2,2 milhões de clientes, para os quais assegura mais de R$ 334 bilhões. “Nosso propósito é ajudar as pessoas a assumirem a responsabilidade por seu futuro financeiro. E isto dá à Mongeral Aegon maior coerência entre o seu papel enquanto seguradora e o que deve deixar como legado para as pessoas que confiam em nós, e para a sociedade”, afirma o presidente Helder Molina. Primeira iniciativa de previdência privada do país, a empresa busca constantemente atualizar sua oferta de soluções para atender de forma cada vez mais completa às necessidades financeiras dos brasileiros, considerando os três riscos sociais aos quais todos estão expostos: morte prematura, invalidez e sobrevida. Como parte desta estratégia, nos últimos anos, surgiu o Grupo Mongeral Aegon formado por, além da seguradora, pela Mongeral Aegon Investimentos e pelo Instituto de Longevidade Mongeral Aegon, o braço social que tem como objetivo fazer com que a discussão sobre longevidade esteja presente na vida das famílias brasileiras e das autoridades. Desde 2009, a empresa faz parte do Grupo Aegon, um dos maiores grupos de seguros, previdência e investimentos financeiros do mundo. Atualmente, o Grupo Mongeral Aegon atua por meio de 40 unidades de negócios, cerca de 1.200 funcionários e de 6 mil corretores parceiros. DADOS DA MONGERAL AEGON Nome: Mongeral Aegon Seguros e Previdência S.A. CNPJ: 33.608.308/0001-73 Ramo: Seguros de Vida e Previdência Privada Fundação: 1835 Endereço: Travessa das Belas Artes, nº 15, Centro – Rio de Janeiro/RJ CEP: 20.060-000 Cerca de 1.200 funcionários Site: www.mongeralaegon.com.br RESPONSÁVEIS PELA INSCRIÇÃO DO CASE Aline de Melo Fraga – Analista de Projetos Sênior Viviany Barboza Belo Rodrigues – Analista de Projetos Sênior

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RESUMO

A aplicação das metodologias de gerenciamento de projetos (tradicional, ágil, híbrida, entre outras) cada vez mais são utilizadas como viabilizador para implementação dos objetivos estratégicos das organizações. Desta forma, as empresas já reconhecem o poder do gerenciamento de projetos em transformar ideias em realidade. E por esta razão tem incentivado e patrocinado a disseminação e aplicação destas técnicas em todos os seus níveis hierárquicos. Segundo o relatório anual do PMI (Pulse of the Profession 2018: Success in Disruptive Times), 93% das organizações relatam o uso de práticas padronizadas de gerenciamento de projetos. A incorporação dessas práticas reduz os riscos e leva a melhores resultados, especialmente quando tais práticas são usadas em toda a organização. Com os desafios estabelecidos no planejamento estratégico da Mongeral Aegon, o Escritório de Projetos e Processos (PPMO) identificou que a aplicação da metodologia de gerenciamento de projetos apenas no âmbito do portfólio de projetos corporativos não retornaria os resultados necessários para alcance das metas definidas pela alta direção da Companhia. Alinhado com as tendências de mercado e com as melhores práticas, o PPMO, em conjunto com a Universidade Mongeral Aegon elaborou um programa de treinamento baseado em um jogo de tabuleiro. A ideia é disseminar o conhecimento e as técnicas de gerenciamento de projetos para os funcionários (líderes e liderados) de forma lúdica e prática, incentivando a aplicação das técnicas no dia a dia.

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INTRODUÇÃO

Atualmente os treinamentos sobre metodologia tradicional de gerenciamento de projetos (PMI) oferecidos no mercado possuem uma estrutura teórica. Alguns treinamentos até apresentam cases práticos, porém, na maioria das vezes, retratam tipos de projetos muito distantes da realidade dos participantes, dificultando assim o aprendizado, uma vez que não há uma aplicação prática dos conceitos aprendidos. Nos primeiros treinamentos realizados de gerenciamento de projetos na Mongeral Aegon, a principal sugestão de melhoria dos participantes foi exercitar, de forma prática, os conceitos aprendidos em sala. Diante deste cenário, o escritório de Projetos e Processos (PPMO) reformulou a estrutura do curso de gerenciamento de projetos, culminando na criação do jogo Projetizando, que tem por objetivo percorrer todo o ciclo de vida de um projeto de forma lúdica. Este novo conceito de treinamento prático tem a premissa básica de desenvolver uma nova forma de disseminação da cultura de gerenciamento de projetos de forma simples e lúdica, tornando o momento de aprendizado divertido, permitindo que os participantes vivenciem todas as etapas da gestão de projetos. O Projetizando já foi aplicado em várias turmas do curso de gerenciamento de projetos e observa-se que o jogo ajuda muito a manter um ritmo gostoso de ensino, de forma leve e descontraída, na qual todos os participantes atuam de forma colaborativa.

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DESENVOLVIMENTO DA SOLUÇÃO

CONTEXTUALIZAÇÃO

O Projeto “PROJETIZANDO” teve por objetivo a disseminação da cultura de Gerenciamento de Projetos através de um Jogo de Tabuleiro que simula o ciclo de vida do projeto de “Construção do Novo Estoque da Mongeral Aegon”. O jogo possibilita para os participantes uma experiência prática de como é participar da equipe de um projeto, vivenciando todas as etapas e ritos do gerenciamento de projetos.

OBJETIVOS

� Difundir os conceitos relacionados ao Gerenciamento de Projetos do PMI, os templates e metodologia utilizados atualmente pelo Escritório de Projetos e Processos da Mongeral Aegon.

� Demonstrar a importância do Gerenciamento de Projetos na execução/desdobramento da Estratégia da Companhia.

� Repassar os conceitos e templates de forma “Lúdica” e “Simples”.

� Formar futuros membros de equipe e gerentes de projeto, os quais estarão capacitados para gerenciar projetos internos em suas áreas, com o mentoring do Escritório de Projetos e Processos da Mongeral Aegon.

� Aumentar o engajamento dos participantes no dia a dia dos Projetos da Companhia.

� Incentivar a aplicação das técnicas e dos templates nos projetos internos das Gerências/Áreas da Mongeral Aegon.

� Proporcionar uma mudança de paradigma para os participantes. Comprovar que a aplicação da metodologia não é um processo burocrático, mas sim uma garantia que todos os aspectos importantes e ritos durante o ciclo de vida do Projeto serão executados.

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JUSTIFICATIVAS PARA IMPLANTAÇÃO

� A necessidade de ter os colaboradores da Mongeral Aegon conscientizados sobre a importância do Gerenciamento de Projetos e conhecedores da metodologia, é fator fundamental para que a Companhia alcance as metas e objetivos estabelecidos no Planejamento Estratégico.

� Geralmente os treinamentos sobre metodologias se tornam “cansativos” e “desinteressantes”, tendo em vista que em grande parte dos casos os participantes não têm experiência sobre o tema e consequentemente não aplicam a metodologia no dia a dia, e durante os treinamentos existem poucos momentos para aplicação na prática.

� A absorção de conhecimento é bem pouca em virtude da grande quantidade de conceitos

apresentados, por isso se faz necessário a utilização de um método “lúdico” para reforçar e praticar os conceitos de gerenciamento de projetos aprendidos.

BENEFÍCIOS

� Facilidade no aprendizado e internalização dos conceitos abordados em sala de aula;

� Maior descontração e diversão dos participantes, promovendo um espaço mais harmonioso;

� Incentivo a criatividade e desenvolvimento do relacionamento interpessoal entre os colaboradores da empresa.

APLICAÇÃO DA TÉCNICA

Informações sobre o Jogo � O jogo foi totalmente criado/idealizado pelas colaboradoras Viviany Belo e Aline Fraga,

com o desenvolvimento do material sendo realizado pela Universidade Mongeral Aegon. Todos os textos e templates utilizados são exclusivos.

� Utiliza como base a metodologia do PMI.

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� Aplica os conceitos sobre a gestão de Escopo, Prazo, Custo, Qualidade, Stakeholders, Mudanças, Conflitos, Risco, Comunicação e Aquisição de Bens/Serviços, em todas as fases do ciclo de vida do Projeto.

� Os templates utilizados são similares aos templates utilizados pelo Escritório de Projetos e Processo (PPMO). Porém, os documentos foram simplificados para facilitar a aplicabilidade e o andamento do jogo.

� É aplicado nas dependências da Universidade Mongeral Aegon, pela equipe do Escritório

de Projetos e Processos, com o apoio da área de Educação Corporativa.

� Simulação de situações reais: a equipe do PPMO encena alguns papéis durante o jogo, tais como: Patrocinador, Cliente, Engenheiro, Pedreiro, Fiscal da Prefeitura, Fornecedor, etc.

� O jogo inicia com a entrega do Business Case com as informações iniciais, premissas e orçamento inicial.

� Os participantes percorrem 37 estágios durante o jogo, tais como:

� Termo de Abertura

� Mapeamento dos Stakeholders

� Kick Off

� Plano de Comunicação

� EAP – [Estrutura Analítica do Projeto]

� Plano de Execução do Projeto – [Estratégia de Construção do Novo Estoque]

� Cronograma

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� Orçamento

� Visita do Fiscal da Prefeitura

� Identificação dos Riscos e elaboração do Plano de Resposta

� Aquisição de Bens e Contratação dos Serviços

� Negociação de Prazo com o Fornecedor

� Antecipação de entrega dos materiais

� Atualização do Cronograma

� Status Report

� Participação no Programa Integração – [TV Mongeral Aegon]

� Gestão de Conflitos – [Desentendimento entre o Engenheiro Responsável e os Pedreiros]

� Imprevisto com o muro do terreno e Renegociação com o Patrocinador/Cliente

� Ganho de prazo com aplicação de uma Boa Prática

� Visita do Cliente e Patrocinador na Obra

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� Problemas com os materiais comprados

� Embargo da obra pela Prefeitura

� Implementação do Plano de Resposta aos Riscos

� Entrega do 1º Pacote de Trabalho

� Corte de Orçamento

� Acidente de Trabalho

� Plano de Ação contra Acidentes

� Compra de novos EPI – [Equipamentos de Proteção Individual]

� Inspeção de Qualidade

� Ganho de prazo com aplicação de uma boa prática

� Tratamento da Sobra de Obra

� Antecipação da liberação da Licença de Operação

� Gestão de Mudança

� Status Report

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� Elaboração do Termo de Encerramento

� Lições Aprendidas e Boas Práticas

� Encerramento do Projeto

� Encerramento do Jogo: Caso tenhamos 2 grupos jogando simultaneamente os critérios

para definição do grupo vencedor são:

� Menor Prazo

� Menor Custo

� Maior Escopo

� Menor necessidade de aporte do Patrocinador

ORÇAMENTO

Não houve a necessidade de aporte financeiro específico para esta iniciativa. O jogo foi elaborado pelas funcionárias Aline Fraga e Viviany Belo e desenvolvido pela Universidade Mongeral Aegon. PRINCIPAIS RESULTADOS

Podemos elencar como ganhos obtidos pela implantação da técnica: � Para Universidade Mongeral Aegon: com a realização desse projeto, a Universidade

Mongeral Aegon conta com um treinamento completo de Gerenciamento de Projetos na sua grade fixa de cursos, garantindo assim uma aplicação de conhecimento dinâmica, prática e que envolve os participantes.

� Para os Funcionários da Mongeral Aegon : uma vez que esses alunos fazem parte das equipes dos Projetos da Companhia ou atuam como os principais Stakeholders, quanto maior conhecimento sobre a metodologia de gerenciamento de projetos, maiores serão as chances de sucesso e maior será o nível de participação e engajamento dos mesmos.

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Além disso, a companhia passa a contar com usuários-chave em suas áreas, capacitados para gerenciar os projetos internos.

� Segurados, Beneficiários e Parceiros de Negócio: melhor percepção de qualidade e satisfação, à medida que os projetos internos da companhia são gerenciados através de um método reconhecido mundialmente, gerando novos produtos/serviços ou melhorias dos processos da seguradora.

� Para as áreas funcionais da Companhia: os profissionais capacitados no curso de

gerenciamento de projetos estão aptos à aplicar as técnicas de gestão nos projetos internos das suas respectivas áreas.

AVALIAÇÃO

A metodologia para apuração dos resultados e conclusões foi realizada através da Universidade Mongeral Aegon com a aplicação das avaliações de reações dos treinamentos já realizados.

APLICABILIDADE

� A técnica foi amplamente difundida e aplicada na Universidade Mongeral Aegon para líderes e funcionários da Companhia. Podendo ser facilmente replicada para outras organizações, sem a necessidade de dispêndio de grandes recursos financeiros.

� O projeto utilizado como case no jogo é um projeto simples e de fácil entendimento para todos os participantes, independente da sua área de atuação.

� Tendo em vista que a metodologia do PMI é reconhecida mundialmente, o projeto do jogo (“Construção do Novo Estoque da Mongeral Aegon”) pode ser adaptado de acordo com a necessidade da Companhia.

� Conscientiza sobre a importância de respeitar o orçamento e os prazos

acordados/estabelecidos pela Companhia para o alcance das metas corporativas.

� É um processo de aprendizagem e pode ser aplicado constantemente.

� Incentiva e inspira os participantes a realizar inovações e melhorias nas suas áreas, aumentando o número de pessoas com o skill de gerente de projetos na companhia.

� Tem foco no cliente interno e externo.

� Gera impacto de transformação.

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SUSTENTABILIDADE

O curso de Gerenciamento de Projetos com a utilização do jogo “Projetizando” foi incluído na Escola de Lideranças (curso de formação de novos líderes) e também como curso da grade fixa da Universidade Mongeral Aegon disponível para todos os funcionários da Companhia, o que garante a sustentabilidade e a evolução do trabalho e da técnica.

CONCLUSÃO

� Excelente avaliação por parte dos participantes e da área de Educação Corporativa da Mongeral, como demonstrado nas avaliações de reação do treinamento.

� Melhor entendimento sobre a importância do Gerenciamento dos Projetos na execução das metas e objetivos estabelecidos no Planejamento Estratégico.

� Disseminação da cultura de Gerenciamento de Projetos nas áreas da Companhia.

� Maior engajamento dos participantes durante a execução dos projetos do Portfólio da

Companhia. � Seleção dos profissionais que participaram do curso de Gerenciamento de Projetos para

continuidade do processo de aprendizado no Programa de Mentoring do Escritório de Projetos e Processos (PPMO). As ações do mentoring têm a finalidade de oferecer o acompanhamento e desenvolvimento dos colaboradores que desejam utilizar os conhecimentos adquiridos no curso em futuros projetos em suas áreas.

� Aplicação dos conceitos aprendidos em iniciativas internas das áreas.

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ANEXOS

� Processo de criação do jogo

� Aplicação do jogo em treinamentos na Universidade Mongeral Aegon

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ÁLBUM DE FOTOS https://drive.google.com/drive/folders/1S4NoiQaENck6rUsSk4WmNerCKY3G1vxb?usp=sharing