Jättiharppaus rutiineista liiketoiminnan tukeen

Case Study

© Copyright 2011 Efima Oy

Case VeoliaJoukkoliikennepalveluja tuottavan Veolia Transportin taloushallinto siirtyi uusiin järjestelmiin Efiman asiakkaana. Yhtiön CFO Päivi Katajisto myhäilee visioidessaan järjestelmävaihdokselta odotettavia pa-rannuksia. Tavoitteena on vähentää rajusti manuaalisten rutiinien määrää taloushallin-nossa ja saada jatkossa raportointia varten tarvittavat tiedot ja luvut suoraan järjes-telmästä ilman virheille alttiita välivaiheita. ”Vaikka raportointimme on ollut tähänkin asti luotettavaa, meiltä on kulunut siihen aivan liikaa aikaa. Jatkossa pystymme pa-neutumaan paremmin lukujen merkitykseen ja tulkintaan. Se on kaikille motivoivaa”, Katajisto sanoo.

Haussa uusi taloushallintojärjes-telmäVeolian käyttämän taloushallintojärjestel-män ylläpito oli päättymässä. ”Myös SEPAn (Single Euro Payments Area) asettamat vaatimukset merkitsivät uuden järjestelmän etsimistä”, Päivi Katajisto kertoo. Raportointi ranskalaiselle emoyhtiölle sujui, mutta vaati taloushallinnon tiimiltä tarkkuutta ja sormi-näppäryyttä, kun lukuja siirrettiin järjestel-mästä Excel-taulukoihin.

Perusprosesseissakin oli parannettavaa. Ostolaskuprosessi oli täysin manuaalinen. Usein asiatarkastus ja hyväksyminen tapah-tuivat eri toimipisteissä, joten paperilaskujen fyysinen kierrätys vei paljon aikaa. Huomau-tusajat ehtivät umpeutua, eikä ostoja voitu analysoida kriittisesti.

Tavoitteet olivat selvät: Etsittiin taloushallin-non kokonaisratkaisua, joka• automatisoi prosessit• integroi kirjanpidon ja raportoinnin• parantaa taloushallinnon kontrolloitavuutta• säästää aikaa ja rahaa prosesseissa• lisää läpinäkyvyyttä ja sisäistä asiakastyy-

tyväisyyttä• auttaa taloushallintoa tukemaan liiketoi-

mintaa• on sovellusvuokrausratkaisu

Sovellusvuokrauksella jättiharppausEfiman asiantuntijat vakuuttivat nopeasti kyvyllään analysoida tilanteen taloushallinnon kannalta ja esittää siihen kokonaisvaltaista ratkaisua. Kun vielä järjestelmäksi tarjottu Microsoft Dynamics AX miellytti ominaisuuk-sillaan ja toiminnallisuudellaan, tuli Efiman ratkaisu valituksi.

Veolia vuokraa Efimalta taloushallinnon järjestelmät. Palveluun sisältyvät kaikki talouden prosessit/sovellukset: pääkirjan-pito ja raportointi, osto- ja matkalaskujen sähköinen käsittely, käyttöomaisuuskirjanpito jne. Lisäksi palveluun kuuluu verkkolaskujen välitys sekä paperisten ostolaskujen skan-nauspalvelu.

Veolian luottamus Efimaan on vahva. Katajisto kehuu Efiman taloushallinnon, prosessien ja automaation kokonaisvaltaista osaamista, mikä on näkynyt ensi demosta lähtien. ”Nytkin olemme keskellä jokavuotista tarjouslaskentaa ja ensi vuoden budjetoin-tia vielä muuton keskellä. Mutta koska voin luottaa tämän ison projektin vetäjään, minulla on yksi stressin aihe vähemmän”, Katajisto sanoo.

”Vapaudumme rutiineista”Minkälainen on Veolian visio tulevaisuuden taloushallinnosta? Yrityksen strategiana on kasvaa erityisesti pääkaupunkiseudulla, mutta taloushallinnossa halutaan selvitä nykyisillä resursseilla. Se on mahdollista au-tomaation avulla. ”Meillä on hyvä tiimi, joka

Veolia Transport on joukkoliikennepalveluja tuottava yritys Suomessa ja osa ranska-

laista Veolia-konsernia. Vuonna 2009 sen liikevaihto oli n. 50 miljoonaa euroa, ja sillä

oli henkilöstöä keskimäärin 790. Yrityksen päämarkkinat ovat pääkaupunkiseudulla.

Efima kehittää suurten ja keskisuurten yritysten taloushallintoa ja liiketoimintapro-

sesseja. Tarkoituksenmukaiset ratkaisut rakennetaan asiakkaan liiketoimintatavoit-

teiden pohjalta vahvalla taloushallinnon prosessi- ja järjestelmäosaamisella sekä yli

10 vuoden kokemuksella pilvipalveluista ja sähköisestä taloushallinnosta. Efiman

valikoimaan kuuluvat konsultointi, ulkoistus ja pilvipalveluina tarjottavat ohjelmistot.

CFO Päivi Katajisto, Veolia Transport Finland

”Efiman sovellusvuokraus-palvelun ansiosta voimme keskittyä liiketoiminnan tukeen.”

Pähkinänkuoressa

Lähtötilanne• vanhentunut taloushallintojärjestelmä• manuaalinen ostolaskuprosessi• työläs raportointiprosessi• liian vähän aikaa liiketoiminnan tuelle

Valittu ratkaisu• Efima Finance järjestelmävuokraukse-

na, pohjautuu Microsoft Dynamics AX -järjestelmään

• sisältää osto-, matka- ja kululaskujen sähköisen käsittelyn ja kierrätyksen ja laskujen välityspalvelun.

Hyödyt• nykyaikaiset, helppokäyttöiset sovelluk-

set nopeasti käyttöön• parempi kontrolli: eroon lukujen käsin

syöttämisestä• tiimin painopiste lukujen analysointiin ja

liiketoiminnan tukeen• Efiman asiantuntemus aina käytössä

© Copyright 2011 Efima Oy info@efima.com Tel. +358 10 470 5450 www.efima.com

pystyy kehittymään asiantuntijaorganisaati-oksi, kun vapautamme sen rutiineista. Näen mielessäni osaajaryhmän, jossa kaikkien ei tarvitse osata kaikkea, vaan tiimin jäsenet voivat erikoistua taloushallinnon eri aiheisiin. Voimme toimia palvelukeskusmaisesti ja tuottaa luotettavaa tietoa johdolle liiketoimin-nan tueksi”, Katajisto päättää.