case study: wdrożenie strategii zarządzania wiedzą i kreowania innowacyjności wewnątrz...

| podnosimy efektywność organizacji

www.bmm.com.pl

Wdrożenie strategii zarządzania wiedzą i kreowania innowacyjności wewnątrz organizacji

CASE STUDY:

Autor: Jacek Wach

Redakcja: Dominik Noworól


www.bmm.com.pl

Geneza / 03

Idea / 04

Wizja / 05

Rozwiązanie / 06

Wiedza / 08

Rozwój / 09

Efekty / 11

Wyróżnienie / 12

Spis treści


www.bmm.com.pl

Metodyka Zarządzania Projektami w swych podstawowych założeniach

definiuje konieczność zakończenia projektu w tzw. złotym trójkącie

projektu, czyli w zaplanowanym czasie, budżecie i zakresie.

O ile w projektach komercyjnych realizowanych przez firmę BMM Sp. z o.o.

niezwykle rygorystycznie podchodzono do tej reguły, zgodnie z zasadą, że

to Klient jest najważniejszy, o tyle w projektach wewnętrznych

(organizacyjnych, procesowych, etc.), realizowanych w celu doskonalenia

organizacji, bywało z tym już różnie. Bardzo często cele wyznaczane na

samym początku projektu, nie były realizowane w ogóle, a projekty

„umierały” w trakcie ich realizacji, pomimo tego, że ich finalizacja miała

znaczenie strategiczne.

Geneza

3


www.bmm.com.pl

Chcąc zmienić tę niekorzystną dla firmy sytuację, początkiem 2014 roku,

Zarząd BMM Sp. z o.o. podjął decyzję o stworzeniu Systemu Zarządzania

Projektami Wewnętrznymi. Miał on obejmować zarówno zaprojektowanie

i wdrożenie rozwiązań procesowych, jak i implementację rozwiązania

informatycznego, wspomagającego menedżerów w realizacji projektów

wewnątrzorganizacyjnych.

Zakres projektu budowy Systemu Zarządzania Projektami Wewnętrznymi

rozszerzono o wdrożenie strategii kreowania innowacyjności wewnątrz

organizacji oraz zarządzania wiedzą, w tym przede wszystkim nauki na

błędach tzw. lesson learned i wypracowywania dobrych praktyk realizacji

projektów.

Idea

To właśnie te dwa obszary doskonalenia organizacji Zarząd firmy BMM

wskazywał wielokrotnie jako podstawę konkurencyjności rynkowej.

Kluczowe stało się więc powiązanie ich z metodyką zarządzania

projektami wewnętrznymi i stworzenie jednego spójnego procesu, który

w założeniu przebiegać miał w następujący sposób:

Pracownik dokonuje zgłoszenia swojego pomysłu.

Pomysł o znaczeniu strategicznym realizowany jest

w formie projektu opartego o metodykę zarządzania projektami.

Wypracowane w trakcie realizacji projektu dobre praktyki oraz

popełnione błędy podlegają ewidencji w celach edukacyjnych.4


www.bmm.com.pl

Kluczowym etapem realizacji projektu było dokładne zaprojektowanie

przebiegu procesu w poszczególnych obszarach. Mapowanie procesu stało

się również doskonałym sposobem określenia i precyzowania finalnego

kształtu projektowanego rozwiązania.

Ten etap projektu pozwolił ponadto na zniwelowanie problemów

komunikacyjnych pomiędzy Sponsorem a Kierownikiem Projektu. Obie

strony dokładnie w ten sam sposób zaczęły bowiem postrzegać sposób

realizacji projektu i wizję funkcjonowania organizacji po jego zakończeniu.

Wizja

5

Dążąc do wzrostu konkurencyjności naszego przedsiębiorstwa,

postanowiliśmy wdrożyć strategię zarządzania wiedzą

i kreowania innowacyjności naszego zespołu. Jesteśmy bowiem

przekonani, że wiedza i doświadczenie naszych pracowników

oraz pomysły, które generują w znaczący sposób wpływają na jej

przyszłość. Wierzymy również w to, że umiejętne zarządzanie

wiedzą organizacji w znaczący sposób przekłada się na morale

załogi. Pragniemy stworzyć w ramach organizacji przestrzeń

otwartą na wymianę poglądów, doświadczeń, dzielenia się

pomysłami i ich konsultowanie – przestrzeń otwartą na

innowacje.

Bogdan Michałek Prezes Zarządu BMM Sp. z o.o.


www.bmm.com.pl

Po przystąpieniu do etapu poszukiwania odpowiedniego rozwiązania, które

miało pozwolić na powiązanie pomysłów, projektów i nauki na własnych

błędach, okazało się, że niezwykle trudno znaleźć gotowe rozwiązanie

informatyczne i zaadaptować je do wewnętrznych celów organizacji.

Z uwagi na to, Kierownik Projektu podjął decyzję o implementacji

gotowego narzędzia wyłącznie w obszarze projektów wewnętrznych.

Zdecydowano, że rozwiązaniem, które sprawdzi się najlepiej, biorąc pod

uwagę specyfikę działania firmy BMM Sp. z o.o., będzie jej autorski system

Prospective, wspomagający zarządzanie projektami komercyjnymi. Do

obsługi procesu zbierania i wykorzystywania nauki na własnych błędach

oraz kreowania innowacyjności pracowników BMM, zaprojektowano

i zupełnie od podstaw stworzono wewnętrzny portal internetowy

efektywni.bmm.pl, odzwierciedlający w swej nazwie misję firmy –

„podnosimy efektywność organizacji”.

Rozwiązanie

6


www.bmm.com.pl

Na portalu, oprócz narzędzi służących do zgłaszania pomysłów

i ewidencjonowania własnych nauczek, udostępniono odnośnik do systemu

zarządzania projektami wewnętrznymi, do którego dostęp otrzymali

Kierownicy Projektu odpowiedzialni za realizację strategicznych projektów

wewnętrznych. Portal rozbudowano ponadto o moduł biblioteki firmowej,

za pośrednictwem którego pracownicy firmy mogą rezerwować

i wypożyczać książki.

Użytkownicy mogą ponadto, bezpośrednio z portalu, przenosić się do

systemów transakcyjnych, portali partnerów firmy BMM oraz popularnych

narzędzi internetowych. Portal stanowi więc zbiór wszystkiego co

niezbędne w wykonywaniu codziennych obowiązków, a wszystko pod

jednym łatwym do zapamiętania adresem – efektywni.bmm.pl.

Rozwiązanie

7


www.bmm.com.pl

Wdrażając strategię zarządzania wiedzą skupiliśmy się w szczególny

sposób na nauce na własnych błędach, popełnionych w projektach już

zrealizowanych. Prowadząc duże projekty komercyjne, nie możemy

pozwolić sobie na powielanie tych samych błędów. Pracownicy firmy za

pośrednictwem portalu opisują błędy, zagrożenia, ryzyka, które wystąpiły

w trakcie poszczególnych projektów. Kierownicy Projektu, którym zostaje

powierzony nowy projekt mają możliwość wyszukiwania podobnych

przedsięwzięć, np. pod względem obszaru czy zakresu, w celu identyfikacji

zagrożeń, które mogą wystąpić na etapie realizacji projektu.

Cyklicznie, raz na kwartał, odbywają się spotkania Kierowników Projektów,

podczas których ich uczestnicy, na bazie informacji wprowadzonych do

systemu, wymieniają się poglądami na temat problemów napotkanych

w trakcie realizacji projektów i właściwych sposobów postępowania.

Publikacja informacji na portalu pozwala na kreowanie dobrych praktyk,

które mogą być adaptowane na potrzeby innych projektów.

Wiedza

8

W wielu przedsiębiorstwach wciąż funkcjonuje przekonanie, że

monopol na dobre pomysły posiadają ich właściciele.

Przedsiębiorstwa, którym zależy na rozwoju i wzroście

konkurencyjności powinny umiejętnie wykorzystywać pomysły

swoich pracowników. Zarządzanie innowacjami, oprócz

potencjalnych wymiernych korzyści finansowych, odgrywa

znaczącą rolę w procesie motywacji pracowników. Wdrażając

strategię kreowania innowacji dajemy pracownikom przekonanie

o ważności ich opinii, wzmacniając tym samym ich lojalność

wobec organizacji.

Jacek WachKierownik Projektu


www.bmm.com.pl

Portal efektywni.bmm.pl umożliwia pracownikom zgłaszanie pomysłów

dotyczących m.in. rozwoju produktów, wprowadzenia do oferty nowych

produktów, usprawnień organizacyjnych i doskonalenia procesów

wewnętrznych. System stanowi repozytorium pomysłów, które mogą być

dodatkowo komentowane i oceniane przez współpracowników.

Wzbogacenie aplikacji o mechanizmy social media (komentarze, oceny)

pozwoliło w naturalny sposób kreować zaangażowanie wokół idei.

System pozwala również na zgłaszanie problemów, z którymi boryka się

organizacja i pomysłów na ich rozwiązanie. Zainteresowanie

wprowadzaniem zgłoszeń do systemu kreuje dodatkowo organizowany po

raz pierwszy wewnętrzny konkurs „Kreatywni Efektywni 2014”, który

promuje innowacyjne pomysły i najbardziej kreatywnych pracowników

firmy. Realizacji projektu towarzyszyła ponadto wewnętrzna kampania

informacyjna, ukierunkowana na popularyzację idei oraz wzrost

świadomości funkcjonowania portalu.

Rozwój

9


www.bmm.com.pl

Rozwój

10

Pomysł powstania portalu efektywni.bmm.pl od samego początku wydał mi

się trafiony. Obecnie, chyba w każdej branży, można zaobserwować bardzo

dużą konkurencję pomiędzy firmami i nie sposób gonić w tym wyścigu, jeśli

wnętrze organizacji nie funkcjonuje sprawnie. Dlatego uważam, że ciągły

rozwój wewnętrzny każdej firmy jest kluczowym czynnikiem przetrwania na

rynku i osiągnięcia przewagi konkurencyjnej. Nasz portal idealnie wpisuje

się w to podejście. Dzięki niemu każdy pracownik może mieć wpływ na

kształt organizacji, w której jest zatrudniony. Przyznam, że z chęcią tam

zaglądam i korzystam z możliwości jakie daje portal, zwłaszcza obserwując

pojawianie się nowych pomysłów zgłaszanych przez pracowników. Traktuje

je jako bardzo dobre źródło inspiracji do własnych działań.

Michał MądroUżytkownik portalu

Zgłoszone pomysły

Przypisane do osób odpowiedzialnych

70

32

W trakcie realizacji 13

Zrealizowane 10

Zaplanowane 9

Odłożone 6

www.bmm.com.pl

Okres: 14 lipca – 15 grudnia 2014

Efekty naszej kreatywności


11


www.bmm.com.pl

12

Projekt wdrożenia strategii zarządzania wiedzą

i kreowania innowacyjności wewnątrz organizacji

za pośrednictwem portalu efektywni.bmm.pl został

wyróżniony w Konkursie Innowator Podkarpacia 2014.

BMM Sp. z o.o.

35-105 Rzeszów, ul. Przemysłowa 4a

tel: +48 17 852 09 44 | fax: +48 17 853 54 40

www.bmm.com.pl | Facebook.com/BMM.efektywnie

[email protected]

case study: wdrożenie strategii zarządzania wiedzą i kreowania innowacyjności wewnątrz...

Business