CASE TURUN AKKSÄHKÖINEN ALLEKIRJOITUS KÄYTTÖÖN ENSIMMÄISENÄ OPPISOPIMUSTOIMISTONA SUOMESSATurun Aikuiskoulutuskeskus valitsi Canonin ratkaisutoimittajakseen 4 vuotta sitten. Pian otettiin käyttöön Therefore-dokumentinhallintajärjestelmä ja nyt mukaan on liitetty myös sähköinen allekirjoitus.

Oppisopimukset nyt sähköisellä allekirjoituksellaTurun Aikuiskoulutuskeskus (AKK) järjestää ammatillista aikuiskoulutusta omaehtoiseen opiskeluun, oppisopimus- ja työvoimakoulutukseen sekä yritysten henkilöstökoulutukseen.

AKK:n noin 2 500 opiskelijasta 200 on omasta oppisopimustoimistosta. Oppisopimus on aina yksilöllinen ja siitä laaditaan kirjallinen sopimus, jonka allekirjoittavat opiskelija, työnantaja ja oppisopimustoimisto.

Useita osapuolia koskevaan prosessiin haluttiin lisää varmuutta ja sujuvuutta.

– Kiinnostuimme sähköisestä allekir-joituksesta keinona tuottaa parempaa asiakaspalvelua opiskelijoille ja työnan-tajille, kertoo AKK:n oppisopimuspäällik-kö Risto Ahokaara.

Canon tarjoaa sähköisen allekirjoituk-sen ja arkistoinnin työnkulkuratkaisun palvelukokonaisuutena, joka hyödyn-tää AKK:lla jo käytössä ollutta There-fore-dokumentinhallintajärjestelmää. Allekirjoittaminen tapahtuu verkko- palvelussa, josta asiakirjat palautuvat Therefore-dokumentinhallintajärjestel-mään automaattisesti arkistoitavaksi.

Dokumenttiarkistosta kohti automatisoitua sopimushallintaaTherefore-dokumentinhallintajärjestel-mä hankittiin aluksi AKK:lle sähköiseksi arkistoksi hallinnon dokumentteja ja johdon pöytäkirjoja varten. Järjestel-män käyttöä on aktiivisesti laajennettu yhteistyössä Canonin asiantuntijoiden kanssa ja syksyllä 2016 mukaan liitettiin sähköinen allekirjoitus.

Perinteisesti oppisopimuksesta sovitaan puhelimitse, sitten koulutussuunnitel-maa täsmennetään henkilökohtaisessa tapaamisessa opiskelijan ja työnantajan kanssa, minkä jälkeen sopimus kirjoite-taan puhtaaksi. Lopulta sopimukseen tulee hankkia kaikkien kolmen osapuo-len allekirjoitus.

– Nyt, kun allekirjoittaminen voidaan hoitaa sähköisesti, yksi tapaaminen kasvokkain osapuolten kanssa riittää, Risto alleviivaa.

– Sähköinen allekirjoitus säästää myös huomattavasti aikaa eivätkä sopimukset enää häviä postissa tai päädy väärään toimipaikkaan, lisää oppisopimusassis-tentti Outi Marjamaa.

Ajansäästöä ja parempaa asiakaspal- velua saadaan myös sillä, että allekir-joituspalvelun kautta voi allekirjoittaa isojenkin ryhmien sopimukset kerralla.

”Prosessi on nyt joustavampi ja dokumentit näyt- tävät virallisilta asiakirjoilta eivätkä piirroslehtiöiltä.”

Risto Ahokaara, oppisopimuspäällikkö Turun Aikuiskoulutuskeskus

OPPI- SOPIMUKSEN SOLMIMISESTA SUJUVAMPAA

Käyttöönotto nopeaa, arkistointi automatisoituaSähköisen allekirjoituksen palvelun käyt-töönottaminen sujui hetkessä eikä erillistä koulutusta tarvittu. Allekirjoituspalvelu toimii varsin suoraviivaisesti ja ihmiset ovat jo tottuneet käyttämään pankki-tunnuksia tunnistautumiseen eri viran-omaistahojen kanssa toimiessaan.

– Toistaiseksi ainoat ongelmatilanteet ovat liittyneet inhimillisiin unohduksiin. Nyt muistutuksen lähettäminen unohtaneelle osapuolelle vaatii vain pari klikkausta, Outi kertoo.

Puolen vuoden aikana yli puolet oppisopimuksista on allekirjoitettu sähköisesti. Periaatteessa kaikki sopi-mukset voidaan hoitaa sähköisesti, mutta aina löytyy niitäkin, jotka haluavat toimia perinteisin keinoin.

Opetusministeriön rahoituksen vuoksi oppisopimuksilla on 10 vuoden säilytysvel-vollisuus. Allekirjoitetut oppisopimukset tallentuvat AKK:n dokumentinhallinta-järjestelmään automaattisesti, sieltä ne löytyvät luotettavasti tehokkaan meta-tieto- ja sisältöhaun ansiosta. Opiskelijat ja työnantajat löytävät omat sopimuksensa allekirjoituspalvelun käyttäjätilin kautta.

Therefore auttaa varautumaan tulevaanAmmatillisen koulutuksen tulevaisuus on monin osin ilmassa 2018 toteutettavan kou-lutusreformin vuoksi, mutta ainakin Turun seudulla koulutukselle riittää kysyntää.

– Aina tulee uusia säädöksiä ja vaatimuk-sia, mutta toimintaa on hankala muuttaa ennen kuin vaatimuksista tiedetään tar-kemmin, Risto pohtii.

Järjestelmällisen tiedonhallinnan ja Therefore-dokumentinhallintajärjes-telmän joustavuuden ansiosta AKK:lla ollaan ainakin hyvissä kantimissa.

Turun AKK ei suinkaan halua jäädä jälkeen digitalisoituvasta yhteiskunnasta. Suunnit-teilla on jo henkilökohtaistamisasiakirjojen liittäminen sähköisen allekirjoituksen piiriin. Tällöin jopa 6 000 opiskelijaa vuodessa tulisi käyttämään sähköistä allekirjoitusta vahvistaakseen asiakirjamuutokset.

– Lähdimme Canonin avulla hakemaan prosessiin lisää sujuvuutta voidaksemme tarjota parempaa asiakaspalvelua. Samal-la olemme päässeet tehokkaasti eroon paperidokumenttien postittamisesta ja skannaamisesta sekä turhista mappirivis-töistä. Myös henkilöstön työhyvinvointi on parantunut, kun kaikki tarvittavat tiedot löytyvät helposti ja nopeasti, Risto summaa.

– Olemme olleet todella tyytyväisiä Canonilta saamaamme palveluun ja asian-tuntemukseen. Järjestelmät ovat helppo-käyttöisiä, joten ongelmia on vain vähän ja apua saadaan aina nopeasti, Outi lisää.

Canonin ja Turun AKK:n yhteistyö jatkuu tiiviinä: Therefore-dokumentinhallinta-järjestelmään ollaan suunnittelemassa tilaus-laskutustyönkulkua. Myös laatukäsi-kirjan tallentaminen sekä Turun kesä-yliopiston arkiston sähköistäminen ovat agendalla.

”Ajallista hyötyä emme ole mitanneet, mutta kyllä se on merkittävä.”

Outi Marjamaa, oppisopimusassistenttiTurun Aikuiskoulutuskeskus

Turun Aikuiskoulutuskeskus on ammatilliseen aikuiskoulutukseen

erikoistunut koulutuksen järjestäjä, joka toteuttaa omaehtoista

aikuiskoulutusta, oppisopimuskoulutusta, työvoimakoulutusta

sekä yritysten henkilöstökoulutusta.

www.turunakk.fi

Canon Oy on kehittänyt sähköisen allekirjoituksen ja arkistoinnin

työnkulkuratkaisun, jonka avulla asiakirjojen,kuten sopimusten ja

usean henkilön allekirjoitusta vaativien dokumenttien, käsittely

sujuu täysin sähköisesti.

www.canon.fi/sahkoinenallekirjoitus

Seuraa meitäwww.twitter.com/CanonBusinessFI

www.youtube.com/CanonBusinessFI

www.linkedin.com/company/canon-oy

www.slideshare.net/CanonBusinessFI

www.canon.fi/business-bytes/

 

OMATARVE- PAINOLLA SÄÄSTÖJÄ JA SUJUVUUTTATurun AKK:lla on käytössä Canonin monitoimilaitteita ja rullatulostin vastaamassa tulostus- ja painoma-teriaalitarpeisiin.

– Aiemmin vuosikertomuksia ja koulutusesitteitä piti tilata painosta kerralla niin paljon, että tarjonta ehti muuttua ennen kuin esitteet kulutettiin loppuun. Nyt saamme omalla painokoneella esitteet aina tarpeen mukaan ja tuoreella sisäl-löllä, kertoo Turun AKK:n markki-nointisuunnittelija Taru Lehtonen.

Opetusmateriaalitkin tulostetaan Canonin monitoimilaitteilla– Opettajat voivat laittaa materi-aalit illalla tulostumaan ja turva-tulostusominaisuuden ansiosta ne pysyvät tallessa, kunnes opettaja aamulla tunnistautuu laitteen luona. Jos materiaaleihin tulee yön aikana muutostarpeita, tulostuksen voi kätevästi perua, Taru kuvailee.

Omatarvepainon ansiosta kus-tannussäästöt ovat merkittäviä ja toiminta on tehostunut huomatta-vasti, minkä ansiosta myös henkilö-kunta on tyytyväinen. Canonin jär-jestelmäasiantuntijalla on laitteisiin etäyhteys. Mikäli ongelmia ilmenee, tuki on heti saatavilla.

Canon OyHuopalahdentie 24, PL 1

00351 Helsinki

puhelin 010 544 20

www.canon.fi