case studydownload.microsoft.com/.../case_study_atena.docx · web view„jako partner microsoft...
TRANSCRIPT
Opis wdrożenia
Sopocki dostawca kompleksowych rozwiązań informatycznych Atena Usługi Informatyczne i Finansowe Sp. z o.o. rezygnuje z różnorodnych narzędzi do zarządzania projektami na rzecz kompleksowej platformy Microsoft® Project Server 2010.
Informacje ogólne:Kraj lub region: PolskaSektor: usługi informatyczne
Informacje o kliencieAtena Usługi Informatyczne i Finansowe Sp. z o.o. (Atena) z Sopotu działa od ponad 20 lat. Firma należy do liderów rynku rozwiązań informatycznych dla branży ubezpieczeniowej i finansowej. Atena tworzy także oprogramowanie na zamówienie i oferuje usługi wsparcia merytorycznego i narzędziowego PMO u klientów. Firma zatrudnia ok. 350 osób, a jej roczne przychody sięgają 90 mln zł.
SytuacjaAtena zarządza portfelem kilkudziesięciu programów i projektów realizowanych na rzecz dużych firm, głównie z sektora ubezpieczeniowego i finansowego. Gdy coraz więcej prowadzonych przez firmę projektów zaczęło mieć charakter współzależny, zarząd postanowił udoskonalić sposób zarządzania portfelem projektów i organizacji pracy zespołów. W konsekwencji pojawiła się potrzeba wdrożenia nowych narzędzi, wspierających zarządzanie portfelem oraz projektami na poziomie operacyjnym oraz nadzorowanie ich pod względem biznesowym.
RozwiązanieWbrew wieloletniej tradycji, Atena nie stworzyła potrzebnych narzędzi samodzielnie, lecz zdecydowała się wdrożyć pakiet gotowego oprogramowania. Po analizie potrzeb i możliwości, Atena wybrała platformę Enterprise Project Management, w skład której wchodzi Microsoft Project Server 2010.
Korzyści jasne zasady budowanie portfela projektów, spójne
informacje na temat wszystkich aspektów portfela, programów i projektów w jednym środowisku;
jednolity, spójny i aktualny obraz sytuacji całego portfela projektów, każdego programu i projektu dla wszystkich zaangażowanych osób;
ścisła kontrola i egzekwowanie przydziałów zadań, w szczególności dla zasobów zaangażowanych w kilka projektów toczących się równolegle;
zmniejszenie zależności od szacunków na rzecz wiarygodnych informacji;
eliminacja uciążliwego konsolidowania danych i każdorazowego tworzenia nowych raportów;
możliwość formalizacji procesów okołoprojektowych i wszelkich inicjatyw biznesowych, bez konieczności wdrażania dedykowanych rozwiązań typu workflow.
„Narzędzia do zarządzania portfelem projektów wbudowane w Project Server 2010 mogą wspierać formalny proces oceny wszelkich inicjatyw biznesowych. Zamierzamy to wykorzystać do optymalnego doboru projektów realizowanych na rzecz naszych klientów”
Tomasz Pszczółka , Wiceprezes Zarządu w Atena Usługi Informatyczne i Finansowe Sp. z o.o.
Zarządzanie portfelem projektów wymaga realizmu w ocenie sytuacji: kosztów, terminów, zasobów i ryzyka oraz rzeczywistej realizacji podjętych planów. Gdy projekty są dla firmy podstawową formą prowadzenia działalności, instynkt i zapobiegliwość kierownika projektu powinny się objawiać także na poziomie całej organizacji. Takim instynktem wykazał się zarząd sopockiej firmy informatycznej Atena, prowadzącej rocznie dziesiątki projektów, angażujących kiludziesięciosobowe zespoły na rzecz klientów z sektora finansowego.
„Nasze procedury wewnętrzne oraz wykorzystywane przez nas oprogramowanie do raportowania wykonanych zadań powstały w czasie, gdy koordynowanie wielu projektów nie było aż tak istotne. Nic jednak nie stoi w miejscu. Liczba i skala prowadzonych przez nas projektów wzrosła, a jednocześnie narastała ich wzajemna współzależność. Zdaliśmy sobie sprawę, że potrzebujemy lepszej koordynacji zadań i zasobów, a także lepszego planowania” – mówi Jacek Szymański, Dyrektor Biura Rozwiązań Biznesowych w Atena Usługi Informatyczne i Finansowe Sp. z o.o.
Atena mogła, jak czyniła to wielokrotnie w przeszłości, stworzyć potrzebne narzędzia samodzielnie. Porównując potrzeby i potencjalne nakłady zarząd firmy uznał jednak, że łatwiej, szybciej a ostatecznie także taniej, będzie wdrożyć gotowe rozwiązanie.
„Jako partner Microsoft mieliśmy dostęp do wczesnych wersji platformy Microsoft Project Server 2010. Po bliższej inspekcji uznaliśmy, że na obecnym etapie rozwoju produkt ten, choć teoretycznie standardowy, spełnia, a być może nawet przekracza nasze oczekiwania funkcjonalne” – tłumaczy Zbigniew Kniżewski, Business Development Director w Atena Usługi Informatyczne i Finansowe Sp. z o.o.
Wdrożenie jeszcze trwa, jednak zasadniczą jego część można uznać za zakończoną. W ciągu kilku miesięcy Atena zyskała spójne środowisko do zarządzanie portfelem oraz planowania i bieżącego raportowania wszelkich aspektów portfela i prowadzonych projektów. Project Server 2010 umożliwił pełny ogląd wszystkich obszarów pojedynczego projektu w ramach jednego raportu – wcześniej planowanie, zarządzanie zasobami i raportowanie odbywało się za pomocą odrębnych narzędzi, co rodziło problemy.
Ponadto, Project Server 2010 umożliwił łatwe koordynowanie zadań między projektami prowadzonymi równolegle na rzecz wielu klientów. Pozwolił także firmie bardziej realistycznie zarządzać pracownikami zaangażowanymi w wiele projektów jednocześnie. Atena zdecydowała się także na wdrożenie funkcji do zarządzania portfelem projektów, widząc w nich szansę na poprawę jakości planowania oraz rzetelności oceny nakładów.
„Koordynacja zadań i zasobów między projektami dały nam natychmiastowe korzyści operacyjne. Zarządzanie portfelem to dziedzina bardziej strategiczna, ale można ją skutecznie wykorzystać także na potrzeby operacyjne. W naszym przypadku funkcje dawnego Project Portfolio Server będą wykorzystane m.in. do poprawy planowania, a także do cyklicznego przeglądu nakładów i efektów projektów” – podkreśla Sebastian Wilczewski, Project Manager w Atena Usługi Informatyczne i Finansowe Sp. z o.o.
SytuacjaAtena Usługi Informatyczne i Finansowe Sp.
z o.o. (Atena) to firma z Sopotu, działająca na
terenie całego kraju, będąc liderem w
dostarczaniu rozwiązań informatycznych dla
ubezpieczeń, wciąż prężnie rozwijająca. Firma
tworzy i wdraża systemy przeznaczone dla
firm z sektora finansowego, w szczególności
towarzystw ubezpieczeniowych. Wśród
oferowanych rozwiązań są m.in. systemy
służące do zarządzania siecią sprzedaży,
zarządzania polisami, likwidacji szkód,
zarządzania dokumentami, wspomagające
współpracę i rozliczenia z partnerami
zewnętrznymi, zarządzania relacjami z
klientami i inne. Atena tworzy także
oprogramowanie na zamówienie oraz oferuje
usługi polegające na wspieraniu
merytorycznym i narzędziowym PMO u
klientów.
Znakomita większość przychodów Ateny
pochodzi z działalności projektowej,
prowadzonej na rzecz dużych i bardzo dużych
klientów. Na przestrzeni lat współpraca z
niektórymi klientami bardzo się zacieśniła. Do
tego stopnia, że w relacjach z niektórymi
Atena występuje obecnie niejako w roli
zewnętrznego działu rozwoju
oprogramowania. Na rzecz jednego klienta
Atena prowadzi niejednokrotnie kilkadziesiąt
równoległych projektów, powiązanych ze sobą
w ramach szerszego programu. Zwiększający
się udział projektów współzależnych w
ogólnej liczbie realizowanych przedsięwzięć
unaocznił zarządowi Ateny potrzebę
udoskonalenia organizacji pracy zespołów
projektowych, a w konsekwencji także
narzędzi służących do operacyjnego
zarządzania projektami i nadzorowania ich na
poziomie biznesowym.
„Nasze procedury wewnętrzne oraz
wykorzystywane przez nas oprogramowanie do
raportowania wykonanych zadań powstały w
czasie, gdy koordynowanie wielu projektów nie
było aż tak istotne. Nic jednak nie stoi w
miejscu. Liczba i skala prowadzonych przez nas
projektów wzrosła, a jednocześnie narastała ich
wzajemna współzależność. Zdaliśmy sobie
sprawę, że potrzebujemy lepszej koordynacji
zadań i zasobów, a także lepszego planowania”
– mówi Jacek Szymański, Dyrektor Biura
Rozwiązań Biznesowych w Atena Usługi
Informatyczne i Finansowe Sp. z o.o.
RozwiązanieDobry standard jednak wystarczy
W ramach analizy potrzeb kierownicy
projektów i menedżerowie przekazali
dedykowanemu zespołowi uwagi na temat
istniejących systemów do planowania i
raportowania postępu i czasu prac i
wykorzystania budżetów. Opinie i postulaty
zostały oszacowane pod względem czasu i
środków potrzebnych do ich wdrożenia.
Okazało się jednak, że oczekiwania były
ambitne i w efekcie czas dostarczenia
oczekiwanego rozwiązania własnym sumptem
byłby długi, gdy tymczasem potrzeba
usprawnienia została uznana za pilną. Wbrew
dotychczasowej tradycji, Atena zrezygnowała
więc z samodzielnego tworzenia rozwiązania
na rzecz gotowego pakietu oprogramowania.
„Jako partner Microsoft mieliśmy dostęp do
wczesnych wersji platformy Microsoft Project
26
„Jako partner Microsoft
mieliśmy dostęp do wczesnych
wersji platformy Microsoft
Project Server 2010. Po bliższej
inspekcji uznaliśmy, że na
obecnym etapie rozwoju
produkt ten, choć teoretycznie
standardowy, spełnia, a być
może nawet przekracza nasze
oczekiwania funkcjonalne”
Zbigniew Kniżewski, Business Development Director
Server 2010. Po bliższej inspekcji uznaliśmy, że
na obecnym etapie rozwoju produkt ten, choć
teoretycznie standardowy, spełnia, a być może
nawet przekracza nasze oczekiwania
funkcjonalne” – tłumaczy Zbigniew Kniżewski,
Business Development Director w Atena
Usługi Informatyczne i Finansowe Sp. z o.o.
Faktem jest, że od swojej pierwotnej
inkarnacji Project Server przeszedł długą
drogę. Po wielu latach zbierania doświadczeń
u klientów Microsoft wzbogacił platformę o
bardzo wiele nowych funkcji, efektem czego
był Project Server 2007. W wersji 2010
platforma została dalej rozbudowana, a także
zintegrowana z systemem do zarządzania
portfelem projektów, występującym
dotychczas pod nazwą Microsoft Office
Project Portfolio Server 2007, oraz platformą
portalową Microsoft SharePoint Server 2010.
Planowanie zasobów: bez złudzeń
Wzrost skali i współzależności projektów
sprawił, że szacunki dotyczące zasobów trzeba
było zastąpić pewnikami lub przynajmniej
szacunkami opartymi na pewniejszych
ustaleniach. Dotyczyło to w szczególności tych
projektów, w których część osób występowała
w niepełnym wymiarze czasu.
„Gdy jedna osoba jest angażowana w kilka
projektów jednocześnie, każdemu z nich może
poświęcić określoną ilość czasu tygodniowo. W
dotychczasowym systemie pracy zaplanowanie,
a tym bardziej egzekwowanie ustalonego
podziału czasu pracy takich osób było bardzo
trudne. Project Server 2010 to zmienił. Po
pierwsze, ustalenia dotyczące zasobów są
dzięki niemu wiążące dla kierowników i
uczestników projektów, a jednocześnie
widoczne dla kadry menedżerskiej. Po drugie,
jeśli faktycznie zaistnieje potrzeba zmian,
odbywa się to pod pełną kontrolą. Po trzecie,
uczestnicy projektów mają większą pewność co
do faktycznego planu swojej pracy, co zawsze
służy efektom” – mówi Jacek Szymański.
Przegląd postępów: nareszcie na bieżąco
Z punktu widzenia menedżerów
odpowiedzialnych przed klientami za projekty
lub grupy projektów, uzyskanie spójnego,
całościowego obrazu sytuacji wymagało
dotychczas ręcznego integrowania danych z
kilku systemów.
„Postęp prac i czas pracy należało
zaimportować z jednego wewnętrznego
systemu, zaś stan wykorzystania budżetów z
drugiego. Często występowała potrzeba
sięgania do arkuszy kalkulacyjnych i
desktopowych aplikacji Microsoft Office Project.
Wskutek tego spotkania przeglądowe z
konieczności trwały niekiedy bardzo długo” –
mówi Jacek Szymański.
Wdrożenie Project Server 2010
zlikwidowało problem niejako automatycznie.
Platforma ta rejestruje i udostępnia komplet
informacji na temat projektów. Spotkania
przeglądowe, odbywają się nadal, ale i bez
nich menedżerowie wiedzą, jak wygląda
sytuacja. Atena zamierza jeszcze bardziej
zautomatyzować przekazywanie informacji o
stanie projektów na wyższe szczeble
zarządzania.
„Kluczowa funkcjonalność, jaką chcemy
wykorzystać we wdrażanym rozwiązaniu, to
oceny każdego projektu w 5 obszarach
projektowych - kondycji budżetów, terminów,
36
„Gdy jedna osoba jest
angażowana w kilka projektów
jednocześnie, każdemu z nich
może poświęcić określoną ilość
czasu tygodniowo. W
dotychczasowym systemie
pracy zaplanowanie, a tym
bardziej egzekwowanie
ustalonego podziału czasu
pracy takich osób było bardzo
trudne. Project Server 2010 to
zmienił. Po pierwsze, ustalenia
dotyczące zasobów są dzięki
niemu wiążące dla
kierowników i uczestników
projektów, a jednocześnie
widoczne dla kadry
menedżerskiej. Po drugie, jeśli
faktycznie zaistnieje potrzeba
zmian, odbywa się to pod
pełną kontrolą. Po trzecie,
uczestnicy projektów mają
większą pewność co do
faktycznego planu swojej
pracy, co zawsze służy
efektom”
postępu prac, ryzyka i zasobów. Celem jest
oczywiście wczesne wykrywanie problemów w
projektach, zanim staną się kłopotem dla całej
firmy. Widząc pięć zielonych światełek
menedżer będzie wiedział, że wszystko jest w
porządku. Jeśli choć jedno będzie czerwone,
będzie to sygnał, że projektem należy się
zainteresować” – wyjaśnia Tomasz Pszczółka,
Wiceprezes Zarządu w Atena Usługi
Informatyczne i Finansowe Sp. z o.o.
Raporty? Z przyjemnością!
Kłopotliwe raportowanie projektowe w
dotychczasowej praktyce Ateny nie wynikało
wyłącznie z tego, że informacje trzeba było
konsolidować z wielu źródeł. Problemem była
także konieczność każdorazowego
powtarzania tej czynności. Pod tym względem
Project Server 2010 stanowił dla firmy zmianę
naprawdę fundamentalną. Nowa platforma
zawiera w sobie Report Builder 3.0 – bardzo
wygodne środowisko do tworzenia i
udostępniania raportów, wywodzące się z SQL
Server 2008 R2.
„Report Builder 3.0 niweluje wiele naszych
problemów. Raporty raz przygotowane można
zapisać online i udostępniać innym
użytkownikom. Wygoda polega m.in. na tym,
że istniejący raport każdy z użytkowników
może dostosować do swoich potrzeb.
Jednocześnie układ raportu stworzonego do
analizy jednego projektu można łatwo
zastosować do analizy innego. W dziedzinie
raportowania elastyczność przydaje się w
każdych ilościach” – mówi Sebastian
Wilczewski
Portfel, rzecz cenna
Zarządzanie portfelem projektów było
wymieniane wprost wśród kluczowych potrzeb
menedżerów Ateny. Ich oczekiwania
koncentrowały się wokół spraw operacyjnych,
ale perspektywa strategiczna była równie
ważna.
Atena ma już kilka pomysłów, które nie
ograniczają się wyłącznie do działalności
stricte projektowej. Ostatecznie, workflow to
pewna abstrakcja, którą można interpretować
wg potrzeb.
„Narzędzia do zarządzania portfelem
projektów wbudowane w Project Server 2010
mogą wspierać formalny proces oceny
wszelkich inicjatyw biznesowych. Można to
wykorzystać, np. do opiniowania propozycji
zmian w naszych produktach, propozycji zmian
w ofercie usługowej lub wejścia na nowe rynki”
– mówi Zbigniew Kniżewski.
Atena zdefiniowała workflow, który
odzwierciedla proces planowania inicjatyw na
kolejny rok. Poszczególne etapy przepływu
odzwierciedlają kolejne spotkania, na których
propozycje poddawane są ocenie, a następnie
układane wg priorytetów – wyrażonych przez
klientów oraz przez zarząd.
„Workflow służy do tego, aby w sposób
systematyczny odsiać inicjatywy strategiczne
od tych, które nie mieszczą się w strategii, a
także wyeliminować projekty niosące
potencjalnie zbyt duże ryzyko” – mówi
Sebastian Wilczewski.
Późniejsza ocena projektów już
uruchomionych odbywa się już na bieżąco na
podstawie raportów, a także w ramach
cyklicznych spotkań kierownictwa z
kierownikami projektów.
46
KorzyściPo kilku miesiącach wdrożenia z Project Server
2010 korzysta w Atenie ok. 300 osób. Nie
wszystkie funkcje zostały jeszcze uruchomione
i skonfigurowane, niemniej niektóre korzyści z
wdrożenia już teraz są oczywiste. Oto one:
możliwość optymalnego budowania
portfela projektów uwzględniającego
korzyści klientów i wykonawcy;
jednolity, spójny i aktualny obraz sytuacji
każdego projektu dla wszystkich
zaangażowanych (i uprawnionych) osób;
informacje na temat wszystkich aspektów
projektów zgromadzone w jednym
środowisku;
możliwość formalizacji procesów
okołoprojektowych, a także wszelkich
inicjatyw biznesowych, bez konieczności
wdrażania dedykowanych rozwiązań typu
workflow;
eliminacja uciążliwego konsolidowania
danych i każdorazowego tworzenia
nowych raportów podczas spotkań
przeglądowych;
zmniejszenie zależności od szacunków na
rzecz wiarygodnych informacji;
możliwość ścisłej kontroli i
egzekwowania przydziału zadań, w
szczególności dla zasobów
zaangażowanych w kilka projektów
toczących się równolegle;
brak konieczności samodzielnego
rozwijania dotychczasowych systemów
dziedzinowych i zastąpienie ich
rozwiązaniem standardowym;
ułatwienie pracownikom Ateny
prezentowania klientom aktualnego
stanu projektów prowadzonych na ich
rzecz
56
„Kluczowa funkcjonalność, jaką
chcemy wykorzystać we
wdrażanym rozwiązaniu, to
oceny każdego projektu w 5
obszarach projektowych -
kondycji budżetów, terminów,
postępu prac, ryzyka i
zasobów. Celem jest oczywiście
wczesne wykrywanie
problemów w projektach,
zanim staną się kłopotem dla
całej firmy. Widząc pięć
zielonych światełek menedżer
będzie wiedział, że wszystko
jest w porządku. Jeśli choć
jedno będzie czerwone, będzie
to sygnał, że projektem należy
się zainteresować”
Tomasz Pszczółka, Wiceprezes Zarządu w Atena Usługi Informatyczne i Finansowe Sp. z o.o.
66