caso de negocio cumplimiento normativo

DGTIC-APP-FO-02 Caso de negocio Versin: 2

Pgina 1 de 8 Fecha Formato: JUN-2013

CASO DE NEGOCIO DE PROYECTO

Oficiala Mayor Direccin General de Tecnologas de la

Informacin y Comunicaciones

Proyecto: Cumplimiento

Normativo

1. Introduccin

El presente documento contiene la propuesta de trabajo que permita integrar y asegurar el cumplimiento normativo,

las lneas de Accin, compromisos y requerimientos derivados de la Estrategia Digital Nacional (EDN), Programa para

un Gobierno Cercano y Moderno (PGCM), Bases de Colaboracin, Digitalizacin de Trmites y Servicios, Programa de

Desarrollo Innovador, Interoperabilidad y Datos Abiertos, a los que la Direccin General de Tecnologas de la

Informacin y Comunicaciones (DGTIC) est obligada a dar seguimiento.

Cabe aadir, que la propuesta ser integrada como parte del Programa Institucional de Gobierno de Datos en el que,

la DGTIC, en colaboracin con diversas reas de la Secretara, disear e implementar un modelo para gestionar los

datos que se generan en la Institucin, con el objeto de facilitar el cumplimiento de compromisos de la Secretara en

materia de interoperabilidad y datos abiertos, as como proveer informacin confiable y oportuna para la toma de

decisiones.

2. Antecedentes

Actualmente la DGTIC mantiene cierto nivel de cumplimiento con respecto a las Estrategias y lneas de accin

mencionadas, no obstante este cumplimiento ocurre de manera aislada de tal forma que los resultados esperados se

determinan una vez que las soluciones tecnolgicas ya han sido implementadas o se encuentran en fases avanzadas

en su ciclo de vida. Tambin es de considerar que el cumplimiento de las lneas de accin as como de los compromisos

establecidos se encuentran en funcin de las solicitudes realizadas por las reas Sustantivas que integran la Secretara

de Economa ya que son las reas las que deben promover el cumplimiento de las lneas de accin, toda vez que la

DGTIC no cuenta con las atribuciones para decidir, por ejemplo, la Digitalizacin de un Trmite o Servicio o bien, la

apertura de determinada informacin en forma de Datos Abiertos.

3. Objetivos

Establecer y dar Seguimiento a un Portafolio de Proyectos de Nivel estratgico que permita dar

cumplimiento a las lneas de accin y compromisos.

Implementar un Portafolio de Servicios de TI que soporten el Cumplimiento Normativo de la Secretaria de

Economa.







Normativo

Establecer los mecanismos que permitan la alineacin estratgica de los Proyectos de TIC hacia el

cumplimiento de las metas institucionales as como a los requerimientos normativos.

Redisear la Oficina de Proyectos (PMO) a fin de gestionar las iniciativas y proyectos de TIC relacionadas con

el cumplimiento a los programas y estrategias aplicables a TIC.

4. Lneas de Accin para el Cumplimiento Normativo

4.1. Rediseo de la Oficina de Proyectos

Consiste en el establecimiento de los mecanismos, procesos y artefactos que permitan la identificacin y

seguimiento de los proyectos que apoyan el cumplimiento normativo. Para lo cual se plantea la implementacin de 3

niveles para la Oficina de Proyectos.

Nivel Funciones Principales Misin

Oficina Estratgica de Proyectos

Concentra y da cumplimiento a los proyectos que soportan o contribuyen al cumplimiento normativo

Da seguimiento a los proyectos transversales de la DGTIC

Identifica y/o propone los proyectos estratgicos y/o transversales

Vigilar el cumplimiento de las obligaciones, compromisos y lneas de accin establecidos en el portafolio de proyectos

Oficina Operativa de Proyectos

Gestionar el programa de proyectos para cada rea de atencin.

Vigilar el Cumplimiento de los Planes de trabajo y el cumplimiento de los requerimientos solicitados por las reas usuarias

Oficina Administrativa de Proyectos

Gestionar el programa de entregables y pagos para los proyectos derivados de la fbrica de SW y los servicios de desarrollo contratados

Vigilar el cumplimiento administrativo y contractual de los proyectos.

Entregables / Resultados Esperados

Modelo de la Oficina de Proyectos a 3 niveles

Matriz RACI General de la Oficina de Proyectos

Mapas de Proceso para los tres niveles de Oficina de Proyectos







Normativo

Documento de Administracin del Proceso de Administracin de Proyectos (ADP) con base en la versin

vigente del Manual Administrativo y Aplicacin General en Tecnologas de Informacin y Comunicaciones y

de Seguridad de la Informacin (MAAGTICSI). Robustecido por los Procesos de Administracin del Portafolio

de Proyectos de TIC (APTI) y Administracin de Proyectos (APP), as como de las metodologas SCRUM y del

PMBOOK.

Documento con Directrices para la Gestin de los Tres Niveles de Administracin de Proyectos.

Artefactos y Formatos Homologados para la Gestin de los tres niveles de Gestin y para cada tipo de

Proyecto.

Material de Capacitacin y Difusin de los tres Niveles

Artefacto para concentracin de Reportes de los Avances a las diferentes instancias y autoridades.

4.2. Capacitacin y Difusin sobre el Cumplimiento Normativo

Consiste en la ejecucin de las actividades requeridas para dar a conocer al personal de la DGTIC as como a las

unidades solicitantes sobre los requerimientos, requisitos y lneas de accin a seguir tomando como base un Plan de

Comunicacin y Difusin el cual contendr lo siguiente:

Propsito del Plan de Comunicacin

Estructura de los Mensajes

Identificacin del Pblico

Definicin de los Medios y Mecnicas de Comunicacin

Calendario de Difusin y Comunicacin

Riesgos y Factores Crticos del Plan de Comunicacin

Definicin de Controles para medir la Efectividad del Plan de Comunicacin


Plan de Comunicacin

Base de Conocimiento (Manual General)

Material de Capacitacin y Difusin para personal de la DGTIC

Material de Capacitacin y Difusin reas Solicitantes de la Secretaria

Evidencia de la Difusin y Capacitacin

Reporte con Resultados del Plan de Comunicacin







Normativo

4.3. Diseo y Gestin de los Servicios que apoyan el cumplimiento normativo

Se identificarn y documentarn los servicios de TI disponibles y que fortalecern el cumplimiento normativo de la

Secretaria de Economa. Para lo cual es necesario realizar una alineacin hacia un modelo de datos establecido por la

DGTIC y alineado al Portafolio / Catlogo de Servicios, para lo cual se deber:

Identificar los Componentes habilitadores requeridos para el cumplimiento normativo.

Determinar la Brecha entre la funcionalidad y caractersticas de los Componentes habilitadores requeridos

contra los componentes que operan actualmente en la DGTIC.

Definir el Estado Futuro del Catlogo de Servicios para lo cual se deber:

o Realizar un Anlisis del Desempeo del Catlogo de Servicios.

o Establecer el Modelo de Arquitectura Empresarial de la SE

o Depuracin del Catlogo de Servicios

Disear e Implementar los procesos de Gestin del Catlogo de Servicios

o Se determinarn con base a las mejores prcticas de gestin del portafolio / catlogo de servicios.

Establecer las Fichas de los Servicios que apoyan el cumplimiento normativo as como los niveles de servicio

requeridos

Implementar los mecanismos de Difusin y Promocin de los Servicios que apoyan el cumplimiento

normativo.

Desarrollar el Plan de Trabajo para implementar el Estado de Futuro de la Arquitectura Empresarial de la SE


Reporte de Evaluacin del Catlogo de Servicios

Documento de Definicin del Estado Futuro de la Arquitectura Empresarial de la SE y del Catlogo de

Servicios

Modelo de la Arquitectura Empresarial de la SE

Plan de Trabajo y Lneas de Accin a Seguir para alcanzar el Estado Futuro de la Arquitectura Empresarial de

la SE y del Catlogo de Servicios.

Procedimientos de actualizacin y retroalimentacin del Catlogo de Servicios

Fichas de los Servicios







Normativo

Material de Capacitacin y Difusin

4.4. Establecimiento del Portafolio de Proyectos a Nivel Estratgico

Se realizar la identificacin y documentacin de los proyectos que apoyan el cumplimiento normativo de la

Secretaria de Economa. Para lo cual, se deber iniciar con un Taller donde se explique la mecnica para alinear los

proyectos actuales y detectas aquellos que fortalecen el cumplimiento normativo. Tambin se realizar una campaa

de recoleccin de iniciativas por parte de las reas usuarias para recabar los proyectos que se integrarn al Portafolio

de Proyectos 2016, as como al PETIC.


Tablero de Control de Proyectos Actualizado

Fichas de Proyectos de Nivel Estratgico

Material de Capacitacin para la Alineacin de Proyectos.

Borrador del PETIC 2016.

Portafolio de Proyectos 2016

5. Beneficios / Resultados Esperados

Lnea de Accin Beneficios / Resultado Esperado

Rediseo de la Oficina de Proyecto

Dar certeza sobre la informacin y avances reportados a las entidades fiscalizadoras que supervisan las diferentes lneas de accin y el cumplimiento de la normatividad aplicable.

Reduccin en los tiempos de preparacin e integracin de la informacin solicitada por las entidades fiscalizadoras.

Personal enfocado y responsable del cumplimiento de la misin de cada nivel de la oficina de proyectos.

Reduccin y aprovechamiento del tiempo al haber una divisin del trabajo

Se asegura el cumplimiento normativo de la DGTIC

Aumenta el control y la eficiencia de la Oficina de Proyectos al realizarse una divisin del trabajo.







Normativo

Generacin de proyectos con mayor contribucin al cumplimiento de los objetivos estratgicos de la Secretaria de Economa

Capacitacin y Difusin Capacitacin y Difusin sobre el Cumplimiento Normativo

Reduccin de la resistencia al cambio por parte de las reas sustantivas


Diseo y Gestin de los Servicios que apoyan el cumplimiento normativo


Se establecen las bases para desarrollar e implementar una arquitectura orientada a servicios.

Depuracin del Catlogo de Servicios Actual

Asegurar que el Catlogo de Servicios sea funcional y soporte la toma de decisiones.

Permitir el inicio de la Gestin Financiera de los Servicios de TIC

Establecimiento del Portafolio de Proyectos a Nivel Estratgico

Se obtendr una fuente de informacin nica para reporte de avances y evidencias del cumplimiento normativo.

Se obtendr informacin relacionada con el equilibrio del Portafolio de Proyectos as como fuente de informacin para la priorizacin de los proyectos.

6. Plan de Trabajo

Nombre de tarea Duracin Comienzo Fin

Rediseo de la Oficina de Proyectos 30 das lun 03/08/15 vie 11/09/15

Capacitacin y Difusin sobre el Cumplimiento Normativo

65 das lun 03/08/15 vie 30/10/15

Diseo y Gestin de los Servicios que apoyan el cumplimiento normativo

15 das lun 02/11/15 vie 20/11/15

Establecimiento del Portafolio de Proyectos a Nivel Estratgico

30 das lun 14/09/15 vie 23/10/15

Piloto- Rediseo del DACJNIE 60 das lun 14/09/15 vie 04/12/15

Fin de Proyecto 1 da lun 07/12/15 lun 07/12/15

Cumplimiento Normativo 91 das lun 03/08/15 lun 07/12/15







Normativo

1. Lnea de Tiempo y Entregables del Proyecto

7. Riesgos Riesgo Probabilidad

de Ocurrencia Acciones para Mitigarlo / Eliminarlo

Cambios y Ajustes en la Normatividad Aplicable

Medio Consultas rutinarias a la pgina del CIDGE as como revisar el RSS del DOF.

Compromisos a Nivel Secretaria que ocurran o se modifiquen a lo largo del proyecto

Alta Mantener comunicacin con los enlaces correspondientes para conocer la existencia de nuevos compromisos o cambios en estos

Mantener comunicacin con los enlaces correspondientes y recibir con tiempo las notificaciones correspondientes

Resistencia al cambio por parte de la Unidades Administrativas o negacin para

Alta Reforzar y vigilar el cumplimiento del Plan de Comunicacin correspondiente.







Normativo

realizar los ajustes necesarios para dar cumplimiento normativo

Realizar encuestas de percepcin y generar las acciones correspondientes con base a los resultados.

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