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PROCEDIMIENTO DE CAJA MENOR

CB-pr-02 Vigente a partir de

Marzo de 2018 6a. Versión Pág.1/16

1 OBJETIVO

Constituir los fondos renovables que se proveen con recursos del presupuesto de gastos, teniendo como único objetivo atender erogaciones de menor cuantía que tengan el carácter de situaciones imprevistas, urgentes, imprescindibles o inaplazables para la buena marcha de la administración del COPNIA.

2 ALCANCE

Las disposiciones contenidas en el presente procedimiento son aplicables al Consejo Profesional Nacional de Ingeniería – COPNIA y sus Consejos Seccionales. Este procedimiento cubre el manejo y administración de la caja menor, desde la constitución de los fondos hasta su legalización definitiva.

3 NORMATIVIDAD

Tipo Número Titulo Fecha

Ley 842 Por la cual se modifica la reglamentación del ejercicio de la ingeniería, de sus profesiones afines y de sus profesiones auxiliares, se adopta el Código de Ética Profesional y se dictan otras disposiciones

Octubre 9 de 2003

Ley 80 Contratación administrativa pública Octubre 28 de

1993 Decreto 624 Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestos

administrados por la Dirección General de Impuesto Nacionales

Diciembre 29 de 1989

Resolución Según consecutivo

del año

Resolución anual del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería por la cual se realiza la apertura de las cajas menores del COPNIA y sus Seccionales

Enero de cada vigencia

Manual de políticas

Versión 2 Por la cual se dictan las normas que acoge la Entidad para el reconocimiento medición y presentación de los estados financieros.

Enero de 2018

Resolución 628

Por la cual se incorpora en el Régimen de Contabilidad Pública, el referente teórico y metodológico de la regulación contable pública, el cual define el alcance del Régimen de Contabilidad Pública y sirve de base para desarrollar este instrumento de normalización y regulación, en el contexto de la convergencia hacia estándares internacionales de información financiera

02 de diciembre de 2015

Resolución 533 Por la cual se incorpora, en el Régimen de Contabilidad Pública, el marco normativo aplicable a Entidades de gobierno y se dictan otras disposiciones

08 de octubre de 2015

Resolución 620 Por la cual se incorpora el Catalogo General de Cuentas al Marco Normativo para Entidades de Gobierno

26 de noviembre de 2015

Resolución 192

Por la cual se incorpora, en la estructura del Régimen de Contabilidad Pública, el elemento Procedimientos Transversales

05 de mayo de 2015

Resolución 525

Por la cual se incorpora al Régimen de Contabilidad Pública, la norma del proceso contable y el sistema documental contable

13 de septiembre de 2016




4 DEFINICIONES.

4.1 RÉGIMEN SIMPLIFICADO

Las personas naturales o jurídicas clasificadas por la DIAN en el régimen simplificado, no son responsables del IVA y no están obligadas a expedir factura. Para soportar contablemente los gastos en que incurra el COPNIA, al adquirir con recursos de caja menor, bienes o servicios de personas inscritas en el Régimen Simplificado, solo se necesitará que el beneficiario del pago perteneciente al régimen simplificado firme el respectivo comprobante de caja menor expedido por la entidad. Ver anexo 7.1 - Comprobante de caja menor En el caso de que los responsables del Régimen Simplificado decidan expedir una factura de venta como documento soporte de las operaciones comerciales que realizan, esta deberá cumplir como mínimo con los siguientes requisitos:

a. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. b. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios c. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta. d. Fecha de su expedición. e. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

f. Valor total de la operación. g. No incluir ningún valor por concepto de IVA

4.2 RÉGIMEN COMÚN

Al Régimen Común pertenecen las personas naturales o jurídicas que son responsables del IVA y obligadas a expedir factura conforme los requisitos mínimos indicados en el artículo 617 del Estatuto Tributario y que se transcriben a continuación: a) Estar denominada expresamente como factura de venta; b) Apellidos y nombre o razón social y número de identificación tributaria o NIT del vendedor o de quien

presta su servicio; c) Nombre y NIT del Consejo cuando se trate de facturas expidas por talonario;

d) Numeración consecutiva de facturas de venta; e) Fecha de su expedición; f) Descripción especifica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados; g) El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura; h) Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas, i) Discriminación del IVA cobrado Al momento de la expedición de la factura los requisitos de las literales a), b), d) y h), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o maquina registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entiende cumplidos los requisitos de impresión previa. Igualmente debe indicarse en la factura, ya sea a través de medio mecánico, sello o manual, o estar preimpreso en la factura de venta, el número y la fecha de la Resolución de autorización de la DIAN, para el rango de la numeración habilitada.




5 CONDICIONES GENERALES

5.1 GESTIÓN CAJAS MENORES

5.1.1 CONSTITUCIÓN

La caja menor se constituirá para cada vigencia fiscal, mediante Resolución suscrita por el Director General del Consejo, en la cual se indicará claramente su monto, la clase de gastos que se pueden realizar, la cuantía asignada a cada uno de ellos y el responsable de su manejo durante toda la vigencia.

5.1.2 DESTINACIÓN DEL DINERO

El dinero que se entregue a cada funcionario responsable del manejo de una caja menor del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería - COPNIA, podrá ser destinado única y exclusivamente para sufragar

gastos que tengan el carácter de urgente y que estén autorizados según lo especificado en la Resolución de constitución de caja menores del Consejo para cada año y lo contenido en este procedimiento. Se denominan gastos urgentes, aquellos que corresponden a la adquisición de bienes y servicios que son imprescindibles para el normal funcionamiento de la entidad y que por lo tanto no son susceptibles de programación. Los demás gastos deben tramitarse en el Consejo Nacional por medio de un requerimiento de servicio o de suministro, según corresponda.

No podrán pagarse con cargo a una caja menor gastos suntuarios o correspondientes a conceptos de adquisición de bienes ya definidos, erogaciones periódicas o permanentes.

5.1.3 PRIMER GIRO DE CAJA MENOR

El giro que corresponde a la apertura de las cajas menores del COPNIA, se realizará una vez el Director General del Consejo haya suscrito la Resolución de Constitución de las Cajas Menores del COPNIA y sus Seccionales. Para la expedición de la resolución se requiere que el área de presupuesto del COPNIA haya emitido el respectivo Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Ningún responsable del manejo de caja menor podrá efectuar gastos con cargo a dicho fondo sin que antes se haya expedido la Resolución de cajas menores y se haya girado por parte del área de Tesorería del COPNIA el dinero asignado.

5.1.4 APERTURA DEL LIBRO DE CAJA MENOR

Con la recepción del primer giro de caja menor del año, el responsable del manejo de la caja menor deberá proceder a la apertura del libro y registrar diariamente en el mismo las operaciones realizadas durante cada vigencia. El libro de caja menor se llevará de manera electrónica utilizando el ERP SEVEN. Cuando se efectué un gasto con cargo a la caja menor, se debe registrar en el libro:

Fecha El número de comprobante El beneficiario del pago Valor del gasto Valor de las deducciones Valor de los reembolsos (retiros efectivos de dinero) Saldo de la caja menor

El libro de caja menor se imprime cada vez que se legalice el fondo. Finalizado el año este libro se remite el área de contabilidad del COPNIA junto con los documentos de legalización definitiva del fondo de caja menor.




5.1.5 DESTINACIÓN

El dinero asignado a las cajas menores debe destinarse para sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto del COPNIA que tengan el carácter de urgentes, tal como quedo indicado en el numeral 5.1.2 de este procedimiento y que además, correspondan a los rubros presupuestales autorizados en la resolución de constitución.

5.1.6 PROHIBICIONES

No se podrán realizar con cargo a las cajas menores, las siguientes operaciones:

1) Fraccionar compras de un mismo elemento; 2) Realizar desembolsos con destino a órganos diferentes al COPNIA; 3) Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y las contribuciones que establece la

ley sobre la nómina, cesantías y pensiones; 4) Adquirir elementos cuya existencia esté comprobada en el almacén de la entidad. 5) Cambiar cheques o efectuar prestamos, 6) Pagar gastos que no tengan los documentos soporte exigidos para su legalización, tales como RUT,

facturas, recibos de registradora, recibos de caja, etc. 7) Acumular reembolsos. 8) Delegar la responsabilidad del manejo de Caja Menor.

5.1.7 MONTO DE LOS GASTOS

Los gastos realizados no podrán superar los montos autorizados por cada rubro en la Resolución de Constitución; esto significa que cada vez que se solicite legalización y/o reembolso de los mismos, el valor máximo por cada rubro es el autorizado en la Resolución de Constitución de la respectiva caja menor. En caso de que las facturas de servicios públicos superen el monto establecido para su pago por caja menor, deberán remitirse oportunamente al COPNIA Nacional para su correspondiente trámite de pago.

Mientras es recibido el dinero del reembolso de caja menor, sólo será posible ejecutar gastos por el saldo que hubiere disponible en cada rubro al momento de generar la solicitud de reembolso.

5.1.8 AUTORIZACIÓN DE LOS GASTOS

El responsable de caja menor autorizará los gastos a efectuarse, para lo cual firmará en señal de aprobación cada uno de los comprobantes de caja menor.

5.1.9 COMPROBANTES DE CAJA MENOR

Los comprobantes de caja menor llevarán una numeración consecutiva y serán consistentes con las fechas, valores, cuantías y objeto de las facturas o cuentas que soporten el gasto. El modelo del comprobante a utilizar para efectos de soportar los gastos de caja menor deberá siempre corresponder al establecido en el anexo 7.1 de este procedimiento (Comprobante de caja menor).

En todos los casos, el comprobante de caja menor deberá elaborarse con el nombre, razón social y NIT de la persona o establecimiento donde se hizo la compra o se adquirió el servicio.

Para compras realizadas a responsables del Régimen Común, el soporte idóneo lo constituirá la factura de venta expedida por el vendedor mediante talonario, computador o máquina registradora. El funcionario del COPNIA que realizó el gasto deberá firmar el comprobante y anexar la factura correspondiente. Cuando se adquieran bienes o servicios de responsables del régimen común, siempre deberá detallarse en el comprobante de caja menor, el valor del IVA correspondiente a la compra. El IVA que se registre en cada




comprobante de caja menor deberá corresponder exactamente al valor del impuesto que aparece liquidado en la factura de venta respectiva. No se podrán aceptar facturas de venta de responsable del régimen común en donde no aparezca discriminado el valor del IVA e impuesto al consumo. Cuando se adquieran bienes o servicios de responsables del Régimen Simplificado o de personas naturales no comerciantes, el comprobante de caja menor se asimilará a un documento equivalente a una factura de venta y se convertirá en el soporte contable y tributario valido para este tipo de transacciones. No será necesario adjuntar ningún otro documento a este comprobante y bastará con que el mismo contenga la totalidad de la información que describe la adquisición y se encuentre firmado con número de cédula por el vendedor inscrito en el RUT, en señal de aceptación y como prueba del pago. En caso de que el responsable del Régimen Simplificado emita factura por la venta de bienes o servicios al COPNIA, esta deberá cumplir con todos los requisitos del numeral 4.1 de este procedimiento, anexándose al comprobante de caja menor del que sirva de soporte contable, siendo necesario también en este caso que el vendedor firme dicho comprobante como prueba del pago realizado por el COPNIA. Para cada transacción se debe utilizar un comprobante de caja menor, el cual se diligenciará en su totalidad al momento de la compra o de realizar el gasto. Su numeración debe iniciarse con el comienzo de cada vigencia y su corte deberá coincidir con el último gasto del año. Cuando el comprobante de caja menor este soportado por factura o cuenta de cobro, se deberá registrar siempre en el detalle del comprobante el número de la factura o cuenta de cobro que se está pagando. Igualmente si el pago es de frecuencia periódica, ejemplo servicios públicos o administración, se deberá registrar adicionalmente el mes al cual corresponde el pago. En los casos donde en una misma factura dos terceros diferentes realicen el cobro de un servicio al COPNIA, será necesario contabilizar el gasto en dos comprobantes de caja menor independientes. Uno para cada tercero. El diseño de los comprobantes de caja menor estará a cargo del COPNIA. Los comprobantes de caja menor serán impresos de acuerdo con el modelo del ERP SEVEN, en original que servirá de soporte a los reembolsos que se efectúen. Al momento de realizar la emisión del comprobante definitivo de caja menor en el sistema SEVEN, todos los soportes (factura o cuenta de cobro) se deberán escanear y anexar al respectivo comprobante de caja, en el sistema ERP SEVEN. Pago de administraciones. Los pagos de administración de propiedad horizontal que se realicen por caja menor, se soportarán con el respectivo recibo de caja emitido por parte de la administración del edificio, ya sea que el pago se realice en efectivo o a través de consignación en cuenta bancaria. Pago de servicios públicos. En el caso de los servicios públicos, se entenderá realizado el pago si en la factura aparece el sello o timbre de la entidad bancaria que recauda el valor del servicio. En caso de que el pago sea realizado a través de canales de recaudo diferentes a los bancos (puntos del Baloto, Supermercados, puntos de pago electrónico, etc.,), siempre necesario adjuntar al comprobante el recibo de pago expedido por dichos sistemas. Para efectos de legalizar los gastos por servicio telefónico, es necesario siempre anexar al comprobante de caja menor, además de la factura del teléfono, el formato de “Control de Llamadas” (anexo 7.5) debidamente diligenciado, por medio del cual el responsable de caja menor autoriza a los funcionarios del seccional la realización de llamadas de larga distancia y a teléfonos celulares. Para el caso de larga distancia las llamadas que requieren autorización son aquellas que superen los 10 minutos de duración, inclusive si son a otras oficinas del COPNIA a nivel nacional. Las llamadas a celular deben ser autorizadas en su totalidad.




Reuniones técnico administrativas. En el caso de las reuniones técnico administrativas sólo se legalizarán dichos gastos si están soportados con factura de venta que cumpla los requisitos en este procedimiento. Gastos de transporte. Los gastos de transporte reconocidos a funcionarios del COPNIA serán legalizados con la firma del comprobante correspondiente por parte del mismo funcionario. Solo se realizarán con cargo a la caja menor los desplazamientos que sean absolutamente necesarios para el cumplimiento de la función. Se debe privilegiar el envío de documentación y comunicaciones a través de medios electrónicos como correo electrónico e Invesflow. Por regla general, los desplazamientos del personal para atender asuntos laborales fuera de la oficina, deberán ser realizados en transporte público colectivo. El transporte en taxi está autorizado para personal del nivel profesional, siempre y cuando se requiera la atención personal del funcionario y/o los asuntos no puedan ser atendidos por funcionarios del nivel técnico. Para el personal del nivel técnico, el jefe inmediato podrá autorizar desplazamiento en taxi cuando la situación lo requiera. Los transportes correspondientes al proceso de divulgación deben relacionar el radicado del proceso en el sistema Invesflow. Para llevar el control de los recorridos realizados por funcionarios o personal adscrito a la entidad, que realicen actividades de mensajería, se diligenciará y anexará al respetivo comprobante de caja menor, el formato denominado “Planilla de Control Recorridos Mensajería Interna” (anexo 7.6), en el cual se deben registrar diariamente la cantidad total de diligencias realizadas, así como la recepción / entrega de documentos y los gastos en los que se incurre por concepto de movilización urbana. El diligenciamiento de la planilla es obligatorio para todos los casos que involucren el servicio de mensajería. Para su diligenciamiento se debe prestar atención a lo siguiente: Se deberá exigir la firma o sello del funcionario encargado inmediatamente se reciba el documento. Esta planilla no se podrá dejar en ninguno de los sitios con el fin de que se realicen las firmas con

posterioridad. Ésta planilla se deberá entregar al finalizar la jornada o a más tardar a primera hora del día siguiente al

Profesional de Gestión Administrativa o al Secretario Seccional según sea el caso. En la casilla de hora deberá registrarse la hora de entrega real del documento.

En los casos de entrega de correspondencia se deben registrar uno a uno los radicados que se entregan,

en caso de tratarse de traslado de expedientes se deberá registrar el radicado del memorando remisorio, en el caso de la sede Nacional y el Seccional Cundinamarca, solo se deben entregar los documentos al funcionario encargado de distribuir la correspondencia para que sea por intermedio de dicha persona que se realice la asignación al área correspondiente.

En el caso de que se envíen elementos o equipos del Seccional Cundinamarca a la sede Nacional o

viceversa o de almacén o un seccional a puntos autorizados de mantenimiento, se deberá registrar en el formato el número de placa o serial de los mismos.

5.1.10 COMPROBANTES PROVISIONALES DE CAJA MENOR

La entrega de adelantos en dinero a funcionarios del Consejo, que tengan por objeto ejecutar compras o pagar servicios con fondos de la caja menor, estará soportada por comprobantes provisionales de caja menor hasta tanto no exista un comprobante definitivo que legalice la adquisición y cuente con soporte idóneo. El comprobante deberá estar firmado por quienes entregan y reciben el dinero, y podrá ser elaborado en computador o corresponder a una forma pre impresa.




5.1.11 MANEJO DE FONDOS

Los fondos de caja menor del COPNIA se manejaran en efectivo. Los responsables del manejo de cajas menores en el COPNIA velaran por resguardar en forma segura los fondos y soportes de la caja menor.

5.1.12 LEGALIZACIÓN Y SOLICITUDES DE REEMBOLSO

Los reembolsos se tramitaran de acuerdo con la cuantía de los gastos realizados, sin exceder el monto autorizado de cada rubro presupuestal y podrán solicitarse al finalizar el respectivo mes o cuando se haya consumido como mínimo un 70% de alguno o de todos los rubros presupuestales afectados, lo que ocurra primero. Se deberán reportar todos los gastos realizados hasta el momento de la solicitud de reembolso, con el fin de efectuar un corte de numeración y de fechas. Una vez se realice el proceso de solicitud de reembolso de fin de mes, no se podrá generar ningún gasto adicional de caja menor para el mismo periodo.

Todo reembolso deberá contener solamente recibos definitivos de caja menor del mismo mes en que es generado. No podrán existir reembolsos que tengan recibos que cobijen compras o pagos de dos meses diferentes. Para el cierre de mes, el “informe de Cuadre de Caja Menor” escaneado (Anexo 7.2) y debidamente firmado por el responsable, deberán remitirse por correo electrónico al profesional de gestión de contabilidad, los 25 de cada mes o el día hábil si cae fin de semana, con el fin de cumplir con los cronogramas de cierre de los proceso presupuestal y contable del COPNIA. Todos los soportes de compras como facturas o cuentas de cobro deberán estar digitalizados en el sistema ERP SEVEN. Contabilidad tendrá un plazo de dos días hábiles para solicitar correcciones y autorizar de manera definitiva el reembolso. Seguidamente cada responsable procederá a remitir por correo al área de contabilidad, los soportes físicos de la operación. Los reembolsos de periodos intermedios del mes se enviarán al Consejo Nacional al día hábil siguiente a la fecha de elaboración del último comprobante de caja menor que esté relacionado, sin que dicha fecha de envío supere el día 20 de cada mes

5.1.13 PARA LA LEGALIZACIÓN Y REEMBOLSO SE DEBEN CUMPLIR LOS SIGUIENTES REQUISITOS:

a) Que los gastos relacionados con la caja menor hayan sido realizados después de haberse constituido

la caja menor según la vigencia de la Resolución de cajas menores firmada por el Director General y, que el Consejo haya girado el valor correspondiente para iniciar operaciones.

b) Que los gastos estén agrupados por rubros presupuestales y códigos contables de acuerdo a los

autorizados en la Resolución de constitución de cajas menores.

c) Que los documentos soportes presentados sean los originales y se encuentren firmados por los

beneficiarios del pago, con identificación del nombre o razón social y el número del documento de identidad o NIT.

d) Que los comprobantes de caja menor estén diligenciados en su totalidad, de acuerdo con el formato

establecido en este procedimiento. (Anexo 7.1).

e) Que la fecha del comprobante de gastos corresponda a la vigencia fiscal que se está legalizando y al mes del reembolso que se está tramitando.

5.1.14 LA LEGALIZACIÓN DEFINITIVA.

La legalización definitiva de las cajas menores constituidas para la vigencia fiscal, se hará antes de finalizar el respectivo año, según cronograma establecido por la Subdirección Administrativa y Financiera para este




efecto. También se deberá hacer legalización definitiva del fondo de caja menor cuando un responsable de caja menor se retire de la entidad o el Consejo decida retirar dicho fondo de un seccional. Cuando se vaya a legalizar definitivamente la caja menor, los responsables del manejo de las mismas deberán reintegrar el dinero no utilizado efectuando una consignación a favor del COPNIA en la cuenta No. 171-571700-85 de Bancolombia- sucursal Chapinero- y utilizar el anexo 7.4 para reportar los gastos de la legalización definitiva. En este caso, los rubros autorizados podrán reportarse por debajo del 70% de su consumo. Adicionalmente, se deberá hacer un acta de cierre definitivo (Anexo 7.7) del fondo fijo de caja menor para la vigencia correspondiente. Para poder dar trámite a la legalización definitiva, se adjuntara el original de las facturas que soportan el gasto junto con sus respectivos comprobantes de caja menor, formatos debidamente diligenciados y la respectiva consignación, si hubiera lugar a ello. Adicionalmente, también se deberá adjuntar el listado del consumo anual de elementos y útiles de papelería, así como el original de libro de caja menor. El libro de caja menor reposará junto con los documentos correspondientes al cierre del fondo y el listado de elementos será trasladado al Técnico Administrativo del Almacén, para efectos de consolidación de la información de los consumos del año de este tipo de elementos. El funcionario encargado del manejo de la caja menor responderá fiscal y pecuniariamente por el incumplimiento de la legalización oportuna y del manejo del dinero que se encuentre a su cargo, sin perjuicio de las demás acciones legales a que hubiese lugar.

5.1.15 LEGALIZACION PARCIAL POR CAMBIO TEMPORAL DE RESPONSABLE.

Cuando se cambie temporalmente al responsable de una caja menor, deberá hacerse una legalización parcial efectuando el reembolso total de los gastos realizados con corte a la fecha. En los casos en que los funcionarios de la entidad deban realizar una legalización parcial de fondos de caja menor, cuando se generen novedades transitorias de personal como vacaciones, licencias e incapacidades, y se haga necesario que el responsable del manejo de un fondo haga entrega a otro funcionario del manejo de los fondos y documentos soportes de gastos de caja menor, antes de iniciar la situación administrativa se seguirá el siguiente procedimiento:

a) El funcionario responsable del fondo y a quien se asignará el manejo temporal de la caja menor, son informados de la situación administrativa.

b) El funcionario que entrega el manejo de caja menor, genera el Cuadre de caja menor que registra los gastos realizados con los recibos y soportes hasta el día en que tiene a cargo el manejo.

c) Se realiza un arqueo de fondos y soportes entre el funcionario que entrega y el que recibe y se levanta un Acta de Arqueo de acuerdo con el modelo establecido (Anexo 7.8) y firmada por los dos funcionarios que intervinieron en el recibo y la entrega de la misma. , identificando los gastos y el valor en efectivo disponible en caja menor.

d) Tanto el dinero disponible como los soportes con el cuadre de caja son entregados al funcionario que recibe temporalmente el manejo de caja menor.

e) El área de contabilidad solicita al área de tecnología el cambio de responsable en el sistema SEVEN para la elaboración y generación de comprobantes de caja menor.

f) El funcionario que recibe, solicita el reembolso correspondiente al cuadre de caja que le fue entregado.

La Dirección General Autorizará el reembolso de gastos al funcionario que recibió el manejo temporal del fondo.




El área de contabilidad coordinará con el área de TIC lo correspondiente para actualizar en el sistema de información financiero, los datos del funcionario que tendrá a su cargo la generación y autorización de los recibos de caja menor, mientras sea responsable temporal del manejo de estos fondos. El proceso se repite nuevamente cuando se reasigna la responsabilidad del manejo del fondo, una vez haya concluido la novedad administrativa. Del buen manejo de la caja menor y del cumplimiento de las normas, depende la prontitud de los diferentes trámites que tiene lugar para realizar los reembolsos correspondientes.

5.1.16 ARQUEOS

Es una herramienta que permite controlar el manejo de los fondos autorizados para adquirir bienes y servicios de carácter urgente. Para el registro del arqueo se debe utilizar el formato de “Acta de Arqueo de Caja menor” (Anexo 7.8). Cada vez que se haga un reembolso o un arqueo, sorpresivo se debe hacer el examen del libro de caja menor, registros y soportes y del dinero en efectivo, con el fin de establecer el saldo real a la fecha del procedimiento. Una vez efectuada la diligencia sorpresiva, se debe levantar un acta firmada por las partes que intervinieron en ella. La firma del reembolso de caja menor también se considera evidencia del arqueo.

5.1.17 CONTROL COMPRAS DE ÚTILES Y PAPELERÍA

Se efectuará a través de SEVEN con el fin de llevar un control más riguroso de las compras de útiles y papelería, que realice el COPNIA o cualquiera de sus Seccionales. Los responsables deberán registrar los elementos que se adquieran por estos rubros.

5.1.18 MEDIDAS DE SEGURIDAD

a) Salvaguardar en un lugar de acceso restringido los fondos destinados para caja menor y sus

comprobantes. b) Utilizar los fondos destinados para los gastos por caja menor de acuerdo con las instrucciones

impartidas. c) Contabilizar y registrar correctamente las operaciones presupuestales y contables. d) Dar cumplimiento a la Resolución de constitución y manejo. e) Llevar el libro auxiliar de caja menor con las columnas necesarias para proveer la información

relacionada con la fecha de las operaciones, los giros recibidos, concepto de los egresos, número de los comprobantes.

5.1.19 CONTROLES




En procura de un manejo eficiente de la caja menor, se establecen parámetros que permitan al responsable de la misma y a la entidad proteger los recursos de la nación. Estos controles son previos y posteriores, entre los que se encuentran: a) Numeración de comprobantes y reembolsos en orden consecutivo b) Control del libro de caja menor c) Arqueos de proceso de auditoria d) Cada responsable deberá controlar los avances de efectivo, la legalización de los dineros y responder por

los fondos entregados e) Control posterior de la Contraloría General de la República.

5.1.20 RECOMENDACIONES

Se deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones para el buen manejo de la caja menor: a) Solicitar la asesoría necesaria al área de contabilidad del Consejo, cuando se presenten dudas respecto

del manejo de la caja menor para la adquisición de bienes o servicios. b) Hacer uso de los reembolsos necesarios para cumplir con los límites establecidos. c) Resguardar adecuadamente los fondos de la caja menor.

5.1.21 RESPONSABILIDADES

El mal manejo de la caja menor conlleva las siguientes responsabilidades: - Administrativa - Fiscal y pecuniaria, según sea el caso

En todo caso, cuando se presente una irregularidad en el manejo de la Caja Menor, el funcionario conocedor de la misma informará a la Dirección General siguiendo el conducto regular. Cada responsable del manejo de caja menor deberá asegurar la calidad de la información que se registra en los respectivos comprobantes de caja menor, tratándose de fechas, conceptos de gasto, descripción de la operación, valor o monto de las mismas y/o valor o monto de los impuestos y deducciones. Las sanciones o multas en las cuales pudiera incurrir el COPNIA por falta de oportunidad en el envío de reembolsos, baja calidad en el registro de información en los comprobantes o errores en la práctica de deducciones tributarias, corren bajo responsabilidad de quien no asegura la calidad de los registros contables y/o presupuestales de la entidad desde el mismo momento en que se reciben los documentos soportes y se elaboran comprobantes de registro de operaciones.

5.2 CONDICIONES TRIBUTARIAS

Antes de adquirir un bien o servicio con cargo a las cajas menores, el funcionario responsable de su manejo debe tener la certeza de que la persona natural o jurídica con quien va a establecer el vínculo comercial, cumpla con los requisitos mínimos exigidos por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales- DIAN, como son estar inscrito en el Registro Único Tributario RUT y expedir facturas o documento equivalente en




caso pertenecer al Régimen Común del impuesto a las ventas. Por lo anterior, el responsable de caja menor siempre deberá solicitar a cada nuevo proveedor de bienes o servicios una copia del RUT, la cual se enviará vía email al Profesional de Gestión de Contabilidad para la creación del respectivo tercero en el sistema SEVEN y se anexará al comprobante de caja menor que se elabore a nombre de dicho proveedor. Las áreas de contabilidad y presupuesto del Consejo se abstendrán de tramitar legalizaciones y reembolsos o legalizaciones definitivas de los gastos de las cajas menores cuando se omita este procedimiento. También es obligación de cada uno de los responsables de caja menor, el practicar los descuentos tributarios (retención en la fuente, retención por ICA y retención de IVA) en la adquisición de bienes y servicios cuando las normas fiscales así lo prevean. De no practicarse dichos descuentos, será el funcionario responsable de la caja menor quien asuma el pago de dichas retenciones además del monto de la sanción que ocasionaría la corrección de una declaración tributaria. Los descuentos tributarios siempre deberán quedar registrados en el respectivo comprobante de caja menor. Para efectos de la retención en la fuente, todas las compras que se hagan a un mismo proveedor durante un mismo mes, se sumaran a fin de determinar si hay lugar a deducción por retención en la fuente. En caso de que aplique la retención, ésta se deberá realizar sobre todos y cada uno de los pagos del mes, así estos individualmente no hayan estado inicialmente sujetos a retención.

5.2.1 CLASIFICACIÓN TRIBUTARIA Y REQUISITOS DE FACTURACIÓN

Las personas naturales y jurídicas están clasificadas por la DIAN, para efectos del impuesto a las ventas, en contribuyentes del Régimen Simplificado y contribuyentes del Régimen Común.

5.3 SOPORTE PRESUPUESTAL

Conceptos, rubros presupuestales y códigos contables a utilizar Los rubros presupuestales autorizados para el manejo y funcionamiento de las cajas menores autorizadas por el Consejo Profesional Nacional de Ingeniería - COPNIA para cada vigencia fiscal se encuentran especificados en la resolución de constitución, tanto para el COPNIA, como para sus seccionales. A continuación se hace un desglose de los rubros autorizados para el manejo de las Cajas Menores del Consejo:

5.3.1 RUBRO PRESUPUESTAL: 2.1.02.01 ADQUISICIÓN DE BIENES

Corresponde a la compra de bienes muebles y servicios destinados a apoyar el desarrollo de la actividad de la entidad. Por este concepto se incluyen:

5.3.1.1 Rubro Presupuestal: 2.1.02.01.01 Materiales y Suministros

Adquisición de bienes fungibles de consumo final que no se deben inventariar por las diferentes dependencias y no son objeto de devolución. Por este rubro se pueden incluir repuestos y accesorios, elementos de aseo y cafetería, empaste de libros, reuniones técnico administrativas, fotocopias y útiles y papelería, siempre y cuando dichos elementos no se encuentre disponibles en el almacén de la entidad.




CÓDIGO

PRESUPUESTAL CONCEPTO CÓDIGO

CONTABLE 2.1.02.01.01 MATERIALES Y SUMINISTROS 51-11-14

2.1.02.01.01 ÚTILES Y PAPELERÍA 51-11-14-01

2.1.02.01.01 EMPASTE DE LIBROS 51-11-14-05

2.1.02.01.01 ELEMENTOS REUNIONES TÉCNICAS 51-11-14-02

2.1.02.01.01 REPUESTOS ACCESORIOS Y SIMILARES 51-11-14-04

2.1.02.01.01 FOTOCOPIAS 51-11-22-01

2.1.02.01.01 ELEMENTOS DE ASEO Y CAFETERÍA. 51-11-55-01

5.3.2 RUBRO PRESUPUESTAL: 2.1.02.02. ADQUISICIÓN DE SERVICIOS

Corresponde al pago que se hace a una persona natural o jurídica por la prestación de un servicio que complementa el desarrollo de las funciones de la entidad y permiten mantener y proteger los bienes que son de su propiedad o están a su cargo. Por este concepto se incluyen:

5.3.2.1 Rubro Presupuestal: 2.1.02.02.13 Impresos y publicaciones

Corresponden al pago por concepto de autenticaciones y certificados.

CÓDIGO PRESUPUESTAL

CONCEPTO CÓDIGO

CONTABLE 2.1.02.02.13 IMPRESOS, PUBLICACIONES SUSCRIPCIONES Y

AFILIACIONES 51-11-21

2.1.02.02.13 IMPRESOS, PUBLICACIONES SUSCRIPCIONES Y

AFILIACIONES

51-11-21-01

5.3.2.2 Rubro Presupuestal: 2.1.02.02.07 Servicios Públicos

Corresponden a erogaciones por concepto de servicios de acueducto y alcantarillado, recolección de basuras, energía, teléfonos y demás servicios públicos domiciliarios. También se pueden incluir por este rubro su instalación y traslado.


CONCEPTO CÓDIGO

CONTABLE 2.1.02.02.07 SERVICIOS PÚBLICOS 51-11-17

2.1.02.02.07 ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO 51-11-17-01

2.1.02.02.07 ASEO 51-11-17-02

2.1.02.02.07 ENERGÍA ELÉCTRICA 51-11-17-03

2.1.02.02.07 TELÉFONO 51-11-17-04

5.3.2.3 Rubro Presupuestal: 2.1.02.02.15 Mantenimiento

Los gastos tendientes a la conservación y reparación de bienes inmuebles, muebles y equipos. En este rubro se debe incluir la reparación de equipos, mantenimiento de computadores y equipos de

oficina, mantenimientos o mejoras de las instalaciones u oficinas, además de las cuotas de administración de las oficinas del COPNIA que se encuentran en Régimen de Propiedad Horizontal.

CÓDIGO CONCEPTO CÓDIGO




PRESUPUESTAL CONTABLE

2.1.02.02.15 ADMINISTRACIÓN 51-11-15-01

2.1.02.02.15 INMUEBLES 51-11-15-01

2.1.02.02.15 MUEBLES, ENSERES Y EQUIPO DE OFICINA 51-11-15-02

2.1.02.02.15 EQUIPOS DE COMUNICACIÓN Y COMPUTACIÓN 51-11-15-03

5.3.2.4 Rubro Presupuestal: 2.1.02.02.05 Comunicaciones y Transporte

Se cubren por este rubro los gastos tales como mensajería, correo, uso de cabina telefónica, alquiler de servicios en café internet, compra de tarjetas prepago, alquiler de líneas, embalajes y acarreo de elementos. Así mismo se incluyen los pagos correspondientes al servicio de Internet que no se contrate directamente por parte del COPNIA Nacional.


CONCEPTO CÓDIGO

CONTABLE 2.1.02.02.05 COMUNICACIONES Y TRANSPORTE 51-11-23

2.1.02.02.05 CORREO, PORTES Y TELEGRAMAS 51-11-23-01

2.1.02.02.05 SERVICIO DE CABINA TELEFÓNICA FAX O CAFÉ 51-11-23-06

2.1.02.02.05 TAXIS Y BUSES 51-11-23-02

2.1.02.02.05 ACARREOS Y EMBALAJES 51-11-23-03

2.1.02.02.05 PARQUEADERO 51-11-23-04

2.1.02.02.05 SUSCRIPCIONES A INTERNET 51-11-23-05

5.4 SOPORTE CONTABLE

Para el manejo de la caja menor se deben tener en cuenta los Principios y Normas Contables, en cuyos apartes establecen que ningún documento deberá tener borrones, tachones ni enmendaduras y que además deben estar tramitados con letra legible o a máquina, como tampoco podrán alterarse los asientos en el libro de caja menor, ni el orden, ni la fecha de registro, ni dejarse espacios en blanco que faciliten intercalaciones o adiciones, ni hacerse raspaduras; no deben desprenderse hojas, alterarse el orden de las mismas o mutilarlas.

6 DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

No. Nombre de la actividad

Descripción Responsable Registro

1 Proyección de resolución de constitución de cajas menores

Analiza comportamiento de reembolsos de la vigencia anterior, programa con base en el presupuesto aprobado para la siguiente vigencia el monto de los fondos asignados a cada fondo de caja menor y elabora el

proyecto de resolución interna para la constitución de cajas menores.

Profesional de gestión del área de

contabilidad/Profesional de gestión del área de

presupuesto

Proyecto de

Resolución

2 Solicitud CDP Hace la solicitud del CDP para la constitución caja menor. Profesional de Gestión del área de

contabilidad

3 Expedición CDP Expide el CDP con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible.

Profesional de Gestión del área de Presupuesto

CDP

4 Constitución de

caja

De acuerdo con el estudio realizado se aprueba la

resolución que autoriza la creación de cajas menores, definiendo montos, rubros y responsable.

Director General Resolución

5 Apertura de caja Se realiza la apertura de la caja en ERP SEVEN,

asociándole el CDP y genera el compromiso de la vigencia y la obligación presupuestal para cada fondo asignado.

Profesional de Gestión

del área de presupuesto

Compromiso y

obligación presupuestal

Causación Cuenta por

Se causa la cuenta por pagar por el monto del fondo asignado a cada responsable

Profesional de Gestión del área de

Comprobante de causación




No. Nombre de

la actividad Descripción Responsable Registro

pagar contabilidad

6 Giro de fondo fijo de caja menor al

responsable

Se realiza el giro al responsable de caja menor del fondo total asignado para la vigencia.

Profesional de gestión del área de tesorería

Egreso

7 Generación comprobantes provisionales

La entrega de adelantos en dinero a funcionarios del consejo, que tengan por objeto ejecutar compras o pagar servicios con fondos de la caja menor, estará soportada

por comprobantes provisionales de caja menor hasta tanto no exista un comprobante definitivo que legalice la adquisición y cuente con soporte idóneo.

Responsable de Caja Menor

Comprobante provisional

8 Generación

comprobantes definitivos

Los comprobantes de caja menor llevarán una numeración

consecutiva y serán consistentes con las fechas, valores, cuantías y objeto de las facturas o cuentas que soporten el gasto. En todos los casos, el comprobante de caja menor deberá elaborarse con el nombre, razón social y Nit de la

persona o establecimiento donde se hizo la compra o se adquirió el servicio. Se debe remitir al área de contabilidad el RUT para la respectiva creación del tercero.

Los soportes de compra como facturas y cuentas de cobro, deben digitalizarse, adjuntarse y asociarse en el sistema SEVEN, al momento de generar el comprobante definitivo.

Responsable de Caja

Menor

Comprobante de

caja menor definitivo Soportes

digitalizados en

SEVEN

9 Generar Reembolso de gastos

El informe de cuadre de caja menor escaneado y debidamente firmado por el responsable, deberán remitirse por correo electrónico al profesional de gestión de contabilidad, tres días hábiles antes de la finalización

del mes, con el fin de cumplir con los cronogramas de cierre de los proceso presupuestal y contable del COPNIA. Contabilidad tendrá un plazo de dos días hábiles para solicitar correcciones y autorizar de manera definitiva el reembolso. Seguidamente cada responsable procederá a

remitir por correo los soportes físicos de la operación al área de contabilidad. Los reembolsos de periodos intermedios del mes se enviarán al consejo nacional al día hábil siguiente a la

fecha de elaboración del último comprobante de caja menor que esté relacionado, sin que dicha fecha de envío supere el día 20 de cada mes.

Responsables de Caja Menor

Reporte de cuadre de caja menor/

soportes de gastos

10 Revisar reembolso

Recibe cuadres de caja menor del Profesional de Gestión de Contabilidad, revisa soportes en SEVEN, solicita correcciones, elabora el reembolso en el sistema ERP SEVEN y entrega para aprobación por parte del Profesional

de gestión del área de contabilidad, como parte de las operaciones para el cierre de mes.

Técnico Administrativo del área de contabilidad

NA

11 Tramitar reintegro de fondos

El profesional de gestión de contabilidad envía a presupuesto el “reembolso de caja menor “ aprobado (ANEXO 3) para generar la obligación presupuestal y trámite de orden de pago y transferencia de fondos

Profesional de Gestión del área de

presupuesto / Profesional de Gestión

del área de tesorería

Reembolso de caja menor

12 Legalización anual

Definido el cierre de operaciones financieras de la vigencia, el cambio de responsable del manejo o la cancelación del fondo fijo de caja menor, se hace la

legalización y posterior cierre dicho fondo, levantando un acta de cierre, legalizando los gastos causados hasta ese momento y reintegrando el dinero sobrante a tesorería.

Responsables de caja menor

Acta e informe de legalización

definitiva de gastos

/Consignación bancaria / Libro de

caja menor




7 ANEXOS

7.1 COMPROBANTE DE CAJA MENOR

7.2 INFORME DE CUADRE DE CAJA MENOR

7.3 INFORME REEMBOLSO DE CAJA MENOR

7.4 INFORME LEGALIZACION DEFINITIVA

7.5 CONTROL DE LLAMADAS

7.6 PLANILLA DE CONTROL RECORRIDOS MENSAJERÍA INTERNA

7.7 MODELO DE ACTA DE CIERRE DEFINITIVO

7.8 MODELO DE ACTA DE ARQUEO DE CAJA

8 CONTROL DE CAMBIOS

No. Fecha Descripción del cambio o modificación

1 Octubre de 2003 Primera emisión

2 Febrero de 2005 Se homologó la codificación contable y presupuestal para el registro de gastos por caja menor.

3 Agosto de 2011

Se ajustó la parte introductoria del manual modificando la presentación, el marco normativo, la definición y el alcance.

Se ajustó el formato de presentación al modelo actual que siguen los manuales del COPNIA.

Se señalaron obligaciones tributarias de los responsables de la caja menor. Se incluyeron como “prohibiciones” i) el adquirir elementos cuya existencia este

comprobada en el almacén y ii) pagar gastos que no tengan los documentos soportes para su legalización.

Se actualizó el número de cuenta a donde se deben consignar los dineros remanentes después de la legalización definitiva de una caja menor.

Se hicieron aclaraciones sobre soportes específicos para cierto tipo de pagos realizados por caja menor, como es el pago de administraciones y servicios públicos.

Se volvieron a incluir códigos presupuestales distintos de los códigos contables, para el registro de los gastos por caja menor.

Se actualizó el listado de elementos de útiles y papelería que se autoriza adquirir por caja menor, siempre y cuando dichos elementos no estén disponibles en el almacén del COPNIA.

Se incluyó el formato de control de llamadas (ANEXO4) como documento obligatorio para la legalización del pago del servicio telefónico.

4 Septiembre de 2012

Se incluyeron instrucciones sobre descuentos tributarios y registro del IVA en soportes de adquisiciones realizadas por caja menor.

Se actualizaron condiciones para la elaboración de comprobantes de caja menor y legalización de gastos

Se actualizaron los anexos correspondientes a los comprobantes de caja menor y el cuadro de reembolso y/o legalización de gastos

Se incorporaron instrucciones administrativas que habían sido impartidas mediante el memorando NAL-CI-2012-00098

5 Septiembre de 2016

Se cambió el nombre del documento de Manual a Procedimiento de caja menor, se cambia el código del documento de CB-mc-02 a CB-pr-02. Actualización procedimiento dada la implementación de la herramienta SEVEN ERP. Actualización de cargos según reestructuración del 01 de abril de 2016. Se ajusta a la estructura de los procedimientos.

6 Marzo de 2018 Se aclara el procedimiento de legalización parcial por cambio de responsable del manejo de fondos de caja menor por novedades transitorias como vacaciones,




No. Fecha Descripción del cambio o modificación

licencias e incapacidades y se actualiza las cuentas contables.

MARIA TERESA VELASQUEZ FERRO

GLORIA MATILDE TORRES CRUZ

FRANCISCO LUIS VALENCIA CARVAJAL

Profesional de Gestión del Área de Contabilidad

Subdirectora de Planeación, Control y Seguimiento

Subdirector Administrativo y Financiero

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

ANEXO 7.1

ANEXO 7.2

REEMBOLSO DE CAJA MENOR

CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERIA - COPNIAPágina: 1

Programa: STsCamen

Usuario 51830359

Fecha: 06/07/2016

Hora: 09:46:48a.m.

Caja : 4 SECCIONAL ATLANTICO

1016Tipo Oper.: REEMBOLSO DE CAJA MENOR 50 03/31/2016Número : Fecha :

08Sucursal :

Pagador :

REEMBOLSO CM SECC ATLANTICO RC 17 AL 28 MES MARZO 2016Descripción :

1,059,790.00Valor : APLICADOEstado :

# Defin.# Prov. Solicitante ValorCta. ContableAreaProyectoCtro. CostoProveedor

CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERIA 800214417Ordenador :

ImpuestosFecha Recibo

72150149 LUIS CARLOS SIERRA ROPAIN

17 17 LUIS CARLOS SIERRA ROPAIN7215014972150149 18,000.00511123010311 02101 ValorNombreCod. Cuenta 20160303

18 18 ELECTRIFICADORA DEL CARIBE SA ESP

80200767072150149 528,280.00511117020111 02101 ValorNombreCod. Cuenta 20160310

19 19 METROPOLITANA DE TELECOMUNICACIONES SOCIEDAD

80022939372150149 64,299.00511117030111 02101 ValorNombreCod. Cuenta

62 IVA16% 2436250101 8,854.00

8,854.00

20160310

20 20 PATRICIA EUGENIA ECHEVERRY BARRIGA


62 IVA16% 2436250101 1,462.00

1,462.00

20160314

21 21 PATRICIA EUGENIA ECHEVERRY BARRIGA


62 IVA16% 2436250101 1,766.00

1,766.00

20160314



24 24 EDIFICIO TORRE BANCO DE OCCIDENTE


25 25 COLOMBIA TELECOMUNICACIONES S.A. ESP


62 IVA16% 2436250101 322.00

322.00

20160322


27 27 ALEJANDRO VERA PEÑA863061472150149 40,000.00511114050111 02101 ValorNombreCod. Cuenta 20160330


Total: 1,059,790.00

*** FIN REPORTE ***

SEVEN - Tesoreria - Digital Ware. Formato de Fecha: yyyy/mm/dd

Elaboró Revisó Vo. Bo. Dirección Financiera

ANEXO 7.3

REEMBOLSO DE CAJA MENOR

CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERIA - COPNIAPágina: 1

Programa: STsCamen

Usuario 51830359

Fecha: 06/07/2016

Hora: 09:11:36a.m.

Caja : 5 SECCIONAL BOLIVAR

1017Tipo Oper.: LEGALIZACION DE CAJA MENOR 6 12/30/2015Número : Fecha :

01Sucursal :

Pagador :

REEMBOLSO CAJA MENOR Nº 12 - SECCIONAL BOLIVAR RC 61-69Descripción :

940,700.00Valor : APLICADOEstado :

# Defin.# Prov. Solicitante ValorCta. ContableAreaProyectoCtro. CostoProveedor

CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERIA 800214417Ordenador :

ImpuestosFecha Recibo

73083247 CARLOS AMOR BUENDIA

61 62 KELLY DANID OSORIO CASTELAR4556338273083247 107,000.00511114050111 02101 ValorNombreCod. Cuenta

62 IVA16% 2436250101 14,759.00

14,759.00

20151202

62 63 ALMACENES EXITO S.A.89090060873083247 14,700.00511114050111 02101 ValorNombreCod. Cuenta

62 IVA16% 2436250101 2,028.00

2,028.00

20151203

63 64 GASEOSAS POSADA TOBON SA89090393973083247 15,000.00511155010111 02101 ValorNombreCod. Cuenta 20151203

64 65 EDIFICIO CONCASA - ADMINISTRACION


65 66 CARLOS AMOR BUENDIA7308324773083247 24,000.00511123010311 02101 ValorNombreCod. Cuenta 20151210



68 69 GASEOSAS POSADA TOBON SA89090393973083247 15,000.00511155010111 02101 ValorNombreCod. Cuenta 20151215

69 70 MARCELINO SOCARRAS MENDOZA907694973083247 345,000.00511114020411 02101 ValorNombreCod. Cuenta 20151216

Total: 940,700.00

*** FIN REPORTE ***

SEVEN - Tesoreria - Digital Ware. Formato de Fecha: yyyy/mm/dd

Elaboró Revisó Vo. Bo. Dirección Financiera

ANEXO 7.4

ANEXO 7.5

Teléfono del que se realizan las llamadas:

NÚMERO TELEFONO /

CIUDAD (SI ES FIJO)

NOMBRE /

EMPRESA

Nombre de quien autoriza: Firma de quien autoriza:

REALIZADA POR

CONTROL DE LLAMADAS

SECCIONAL XXXXXXXX

DESTINO LLAMADA# FECHA ASUNTO

CB-fr-02

v.1 Mar.10

Anexo 7.6

PLANILLA No.: ______________

Sede / Seccional

FECHA : ___________________

Nombre Mensajero:

NOMBRE DESTINO

(PERSONA / EMPRESA /

SEDE / SECCIONAL / ÁREA)

ASUNTO DEL

TRÁMITE

DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS O

RADICADOS ENTREGADOS

GASTOS DE

MOVILIZACIÓN

HORA

LLEGADA

HORA

SALIDA

FIRMA / SELLO DE

QUIEN RECIBE

INSTRUCTIVO DILIGENCIAMIENTO DE LA PLANILLA

memorando remisorio

CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA - COPNIA

PLANILLA DE CONTROL RECORRIDOS MENSAJERÍA INTERNA

Verificado: ________________ Página 1 de 1

CB-fr-01

v.1 Sep.14

ANEXO 7.7

REPÚBLICA DE COLOMBIA


ACTA DE CIERRE DE CAJA MENOR

FECHA:

HORA:

ASISTENTES:

ORDEN DEL DÍA

1. Arqueo de caja menor.

DESARROLLO

1. Cierre de caja menor

En las instalaciones del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería-COPNIA, Seccional XXXXX, se

reunieron XXXXXXXXXXXX, Cargo XXXX, código XXXX, grado X, responsable del manejo de Caja menor del COPNIA – Seccional XXXX, y XXXXXXX, Cargo, para cerrar el fondo permanente de caja

menor asignado al seccional para la vigencia de XXXX:

Valor del fondo permanente de caja menor $ xxx.xxx

Comprobantes de caja menor del No.____ al_____ $ xxx.xxx Según legalización de gastos adjunta NO.____

Saldo de caja consignado en la cuenta NO 17157170085 $ xxx.xxx

de Bancolombia mediante cupón de barras anexo con

código de referencia No.xxxxxxxxxx

Dinero en caja $ 0

Agotado el orden del día, siendo las XXX AM o PM, se da por terminado el procedimiento

XXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXX

Cargo Cargo

ANEXOS:

1. Cuadro de legalización definitiva fondo de caja menor No.___ , con sus respectivos

soportes. 2. Consignación en Bancolombia del día xx de diciembre de xxxx, por valor de $xxx.xxx, con

código de referencia NO.xxxxxxxxxx

3. Informe de consumos de útiles y papelería 4. Libro de caja menor de la vigencia xxxx

ANEXO 7.8

REPÚBLICA DE COLOMBIA


ACTA DE ARQUEO DE CAJA MENOR

FECHA

HORA ASISTENTES

ORDEN DEL DÍA

1. Arqueo de caja menor.

DESARROLLO

1. Arqueo de caja menor

En las instalaciones del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería-COPNIA, Seccional XXXXXX,

se reunieron xxxxxxxxxxxxxx, Cargo, código 2028, grado 9, responsable del manejo del Fondo Fijo de Caja menor del COPNIA – Seccional Antioquia, y Angela Patricia Alvarez Ledesma,

Profesional de Gestión de Calidad, para efectuar el arqueo al fondo de caja menor asignado al

seccional para la vigencia de 2011:

Valor del fondo permanente de caja menor $ xxx.xxx

Comprobantes de caja menor del No.____ al_____ $ xxx.xxx legalizados pero sin reembolsar

Comprobantes provisionales de caja menor $ xxx.xxx

Fecha Beneficiario Concepto Valor

Reembolsos en trámite No.____(si los hay ) $ xxx.xxx

Subtotal de gastos de caja menor $ xxx.xxx

Efectivo total en caja a fecha del arqueo $ xxx.xxx

Sobrantes o faltantes de caja menor $ 0

Agotado el orden del día, siendo las XX:XX am o pm, se da por terminado el procedimiento

XXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXX

Cargo Cargo

ANEXOS:

1. Relación de comprobantes de caja menor del ____ al ____, con sus soportes

cb-pr-02 vigente a partir de procedimiento de … procedimiento cubre el manejo y administración de...

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