名刺管理

この章では、 名刺管理の機能についてご案内しています。

ア クセス履歴の確認 ･･････････････････････････････････････････ 190

付箋の設定 ･･･････････････････････････････････････････････････ 193

新着の設定 ･･･････････････････････････････････････････････････ 195

名刺データのフ ァ イル出力 ･･･････････････････････････････････ 196

名刺データの管理 ････････････････････････････････････････････ 200

エ クスポー ト 権限の設定･･････････････････････････････････････ 204

共有範囲の設定･･･････････････････････････････････････････････ 205

190

名刺管理 アクセス履歴の確認

アクセス履歴の確認名刺データへのアクセス履歴を、 日単位で確認または月単位でフ ァ イル出力できます。

日単位の履歴を確認する名刺データへの過去 1ヵ月のアクセス履歴を、 日単位で確認できます。

1 名刺管理画面を表示し、 「名刺管理」 → 「アクセス履歴」 の順にク リ ッ ク します。

※名刺管理画面の表示方法→「管理者メニューの画面説明」

（P.22）

アクセス履歴画面が表示されます。

2 下の表のボタンをク リ ッ ク し、履歴を確認する日付を選択します。

選択し た日付の履歴が表示されます。

前の日を表示し ます。

次の日を表示し ます。

日付 該当の日付を表示し ます。

一覧を並び替えるには

日時 （降順） に表示された一覧を、 他の表示項目を ク リ ッ ク し て並び替える こ とができます。

操作者、名刺 No.、 氏名、会社名、名刺所有者

昇順に並び替えます。

操作 操作の種類順 に 並 び替 え ます。

も う一度ク リ ッ クする と、 逆順にな り ます。

191

名刺管理 アクセス履歴の確認

月単位の履歴を フ ァ イル出力する名刺データへの過去 1 年間のアクセス履歴を、 月単位で CSV フ ァ イル形式で出力し ます。

1 アクセス履歴画面を表示し、「フ ァ イル出力」ボタンをク リ ッ ク します。

※アクセス履歴画面の表示方法→「日単位の履歴を確認す

る」（P.190）

2 「対象月」 を選択し、 「ダウンロード」 ボタンをク リ ッ ク します。

3 フ ァ イルのダウンロー ド 画面が表示されるので、 任意の場所に保存します。

4 保存したフ ァ イルを開 く と、その内容が画面に表示されます。

日時 ア クセスが行われた日時が表示されます。

操作 行われた操作の内容が表示されます。

操作者 ア クセスを行ったユーザーの名前が表示されます。

名刺 No. 名刺データの管理番号が表示されます。

氏名 ア クセスが行われた名刺データの氏名が表示されます。

会社名 ア クセスが行われた名刺データの会社名が表示されます。

名刺所有者 ア クセスが行われた名刺データの名刺所有者が表示されます。

元名刺所有者 名刺の所有者変更の操作を行った場合、 変更前の所有者が表示されます。

※所有者変更以外の操作の場合、空

欄で表示されます。

192

名刺管理 アクセス履歴の確認

MFP から登録 さ れた名刺デー タ の場合、 操作者は「MFP」 と表示されます。

193

名刺管理 付箋の設定

付箋の設定スマー ト デバイス画面で、 名刺データをグルーピングするための付箋を設定できます。

付箋設定画面を表示する付箋を設定するための画面は、 以下の方法で表示します。

1 名刺管理画面を表示し、 「名刺管理」 → 「付箋設定」 の順にク リ ッ ク します。

※名刺管理画面の表示方法→「管理者メニューの画面説明」

（P.22）

2 付箋設定画面が表示されます。

付箋を設定する付箋の名称と表示設定を設定します。

1 付箋設定画面で、 設定する付箋を選択し て「変更」 ボタンをク リ ッ ク します。

※付箋設定画面の表示方法→「付箋設定画面を表示する」

（P.193）

194

名刺管理 付箋の設定

2 必要事項を入力し、 「変更」 ボタンをク リ ック します。

※入力制限について→「付箋の設定」（P.211）

正常に設定される と、 完了画面が表示されます。

3 「OK」 ボタンをク リ ッ ク します。設定が有効にな り ます。

4 さ らに設定する場合は、1 ～ 3 の手順を繰り返します。

名称 付箋の名称を入力し ます。

表示設定 スマー ト デバイス画面に表示するかど うか選択し ます。

195

名刺管理 新着の設定

新着の設定登録された名刺データを、 新着データ と して表示させる日数を設定します。

1 名刺管理画面を表示し、 「名刺管理」 → 「新着設定」 の順にク リ ッ ク します。

※名刺管理画面の表示方法→「管理者メニューの画面説明」

（P.22）

新着設定画面が表示されます。

2 新着データ と して表示させる日数を選択し、「設定」 ボタンをク リ ッ ク します。

正常に設定される と、 完了画面が表示されます。

3 「OK」 ボタンをク リ ッ ク します。設定が有効にな り ます。

196

名刺管理 名刺データのフ ァ イル出力

名刺デー タのフ ァ イル出力名刺データのフ ァ イル出力が行えます。

名刺デー タ フ ァ イル出力画面を表示する名刺データ をフ ァ イル出力するための画面は、 以下の方法で表示します。

1 名刺管理画面を表示し、 「名刺管理」 → 「名刺データ フ ァ イル出力」の順にク リ ッ ク します。

※名刺管理画面の表示方法→「管理者メニューの画面説明」（P.22）

2 名刺データ フ ァ イル出力画面が表示されます。

名刺情報を フ ァ イル出力する条件を指定した名刺データ を CSV 形式で出力します。

1 名刺データ フ ァ イル出力画面を表示し、 「名刺情報のデータ」 をク リ ッ ク します。

※名刺データファイル出力画面の表示方法→「名刺データファイル出力画面を表示する」（P.196）

名刺データ フ ァ イル出力 （名刺情報のデータ） 画面が表示されます。

197

名刺管理 名刺データのフ ァ イル出力

2 検索条件を指定し、 「フ ァ イル出力」 ボタンをク リ ッ ク します。

※入力制限について→「名刺データのファイル出力」（P.212）

※付箋設定画面について→「付箋の設定」（P.193）

3 フ ァ イルのダウンロー ド 画面が表示されるので、 任意の場所に保存します。

4 保存したフ ァ イルを開 く と、その内容が画面に表示されます。

名刺所有者 名刺所有者を入力し ます。

名刺 No.（範囲指定）

検索対象とする名刺 No. の範囲を入力し ます。

会社名 会社名を入力し ます。

氏名 氏名を入力し ます。

付箋 検索対象とする付箋を選択し ます。

※初期状態は、付箋設定画面で「表

示する」と設定された付箋のみが表示され、選択されています。

登録日 検索対象とする登録日の範囲を設定し ます。

チェ ッ ク状態 未チ ェ ッ クの名刺データ を含むかど うか選択し ます。

削除状態 利用者機能で削除 さ れた名刺データ を含むかど う か選択し ます。

非表示の付箋を検索するには

「すべて表示する」 を ク リ ッ クする と、 付箋設定画面で 「表示し ない」 と設定された付箋が、 未選択の状態で表示されます。

名刺 No. 名刺 No. が表示されます。

氏名 （姓） 氏名 （姓） が表示されます。

氏名 （名） 氏名 （名） が表示されます。

氏名読み （姓） 氏名読み （姓） が表示されます。

氏名読み （名） 氏名読み （名） が表示されます。

社名 社名が表示されます。

社名読み 社名読みが表示されます。

所属 所属が表示されます。

役職 役職が表示されます。

電子メール 電子メ ールア ド レスが表示されます。

携帯 携帯電話番号が表示されます。

URL URL が表示されます。

名刺交換日 名刺交換日が表示されます。

名刺所有者 名刺所有者が表示されます。

備考 備考が表示されます。

登録日 登録日が表示されます。

198

名刺管理 名刺データのフ ァ イル出力

登録者 登録者が表示されます。

更新日 更新日が表示されます。

更新者 更新者が表示されます。

チェ ッ ク済み チ ェ ッ ク済みの場合は 「○」 が表示されます。

共有 共有されている場合は 「○」 が表示されます。

利用者機能での削除

利用者機能で削除された場合は「削除」 が表示されます。

事業所名 (1) 事業所名 (1) が表示されます。

〒 (1) 郵便番号 (1) が表示されます。

住所 (1)( 都道府県 )

住所 (1) の都道府県が表示されます。

住所 (1)( 市区町村 )

住所 (1) の市区町村が表示されます。

住所 (1)( 番地 )

住所 (1) の番地が表示されます。

住所 2(1)( ビル名等 )

住所 2(1) のビル名等が表示されます。

TEL(1) 電話番号 (1) が表示されます。

FAX(1) FAX(1) が表示されます。

経度 (1) 経度 (1) が表示されます。

緯度 (1) 緯度 (1) が表示されます。

事業所名 (2) 事業所名 (2) が表示されます。

〒 (2) 郵便番号 (2) が表示されます。

住所 (2)( 都道府県 )

住所 (2) の都道府県が表示されます。

住所 (2)( 市区町村 )

住所 (2) の市区町村が表示されます。

住所 (2)( 番地 )

住所 (2) の番地が表示されます。

住所 2(2)( ビル名等 )

住所 2(2) のビル名等が表示されます。

TEL(2) 電話番号 (2) が表示されます。

FAX(2) FAX(2) が表示されます。

経度 (2) 経度 (2) が表示されます。

緯度 (2) 緯度 (2) が表示されます。

事業所名 (3) 事業所名 (3) が表示されます。

〒 (3) 郵便番号 (3) が表示されます。

住所 (3)( 都道府県 )

住所 (3) の都道府県が表示されます。

住所 (3)( 市区町村 )

住所 (3) の市区町村が表示されます。

住所 (3)( 番地 )

住所 (3) の番地が表示されます。

住所 2(3)( ビル名等 )

住所 2(3) のビル名等が表示されます。

TEL(3) 電話番号 (3) が表示されます。

FAX(3) FAX(3) が表示されます。

経度 (3) 経度 (3) が表示されます。

199

名刺管理 名刺データのフ ァ イル出力

緯度 (3) 緯度 (3) が表示されます。

付箋 1 ～ 50 設定されている場合は 「○」 が表示されます。

「付箋 1 ～ 50」 のタ イ ト ルと し て、 付箋設定で登録し た付箋の名称が表示されます。

200

名刺管理 名刺データの管理

名刺デー タの管理名刺データの参照、 名刺所有者の変更、 削除が行えます。

名刺デー タ管理画面を表示する名刺データ を管理するための画面は、 以下の方法で表示します。

1 名刺管理画面を表示し、 「名刺管理」 → 「名刺データ管理」 の順にク リ ッ ク します。

※名刺管理画面の表示方法→「管理者メニューの画面説明」

（P.22）

2 名刺データ管理画面が表示されます。

201

名刺管理 名刺データの管理

名刺デー タ を参照する

1 名刺データ管理画面を表示し、検索条件を指定して 「検索」 ボタンをク リ ッ ク します。

※名刺データ管理画面の表示方法→「名刺データ管理画面を

表示する」（P.200）

※入力制限について→「名刺データの管理」（P.212）

※付箋設定画面について→「付箋の設定」（P.193）

名刺データ一覧画面が表示されます。

2 参照する名刺データの名刺No. をク リ ッ ク します。

名刺所有者 名刺所有者を入力し ます。

名刺 No.（範囲指定）

検索対象とする名刺 No. の範囲を入力し ます。

会社名 会社名を入力し ます。

氏名 氏名を入力し ます。

付箋 検索対象とする付箋を選択し ます。

※初期状態は、付箋設定画面で「表示する」と設定された付箋のみが

表示され、選択されています。

登録日 検索対象とする登録日の範囲を設定し ます。

チェ ッ ク状態 未チ ェ ッ クの名刺データ を含むかど うか選択し ます。

削除状態 利用者機能で削除 さ れた名刺データ を含むかど う か選択し ます。

非表示の付箋を検索するには

「すべて表示する」 を ク リ ッ クする と、 付箋設定画面で 「表示し ない」 と設定された付箋が、 未選択の状態で表示されます。

前のページを表示し ます。

次のページを表示し ます。

数字 該当のページを表示し ます。

削除された名刺データの場合

氏名の右に アイ コ ンが表示されます。

一覧を並び替えるには

更新日時 （降順） に表示された一覧を、 他の表示項目を ク リ ッ ク し て並び替える こ とができます。

会社名、 氏名、名刺所有者

昇順に並び替えます。

名刺 No. 降順に並び替えます。

も う一度ク リ ッ クする と、 逆順にな り ます。

202

名刺管理 名刺データの管理

3 名刺データが表示されます。

名刺の所有者を変更する

1 名刺データ一覧画面を表示し、所有者を変更する名刺データを選択して 「所有者変更」 ボタンをク リ ッ ク します。

※名刺データ一覧画面の表示方法→「名刺データを参照す

る」（P.201）

2 新しい名刺所有者を選択し、 「変更」 ボタンをク リ ッ ク します。

確認画面が表示されます。

全選択 表示されている項目をすべて選択し ます。

解除 選択をすべて解除し ます。

前のページを表示し ます。

次のページを表示し ます。

数字 該当のページを表示し ます。

ユーザーをグループで絞り込む

「グループ選択」 でグループ名を選択する と、 選択したグループに所属するユーザーのみが表示 さ れます。

所有者変更の履歴は、 「名刺管理」 のアクセス履歴で確認できます。 元所有者の変更履歴は、 月単位の履歴フ ァ イルで確認し て く だ さ い。 ア クセス履歴については、 「アクセス履歴の確認」 （P.190） をご覧 く ださい。

203

名刺管理 名刺データの管理

3 「OK」 ボタンをク リ ッ ク します。

4 「OK」 ボタンをク リ ッ ク します。設定が有効にな り ます。

名刺デー タ を削除する不要になった名刺データは、 管理者が削除する こ とができます。

1 名刺データ一覧画面を表示し、削除する名刺データを選択して 「削除」 ボタンをク リ ッ クします。

※名刺データ一覧画面の表示方法→「名刺データを参照する」（P.201）

2 削除し てよければ 「OK」 ボタ ンを ク リ ッ クします。

一覧が表示されます。

3 さ らに削除する場合は、1 ～ 2 の手順を繰り返します。

全選択 表示されている項目をすべて選択し ます。

解除 選択をすべて解除し ます。

前のページを表示し ます。

次のページを表示し ます。

数字 該当のページを表示し ます。

204

名刺管理 エクスポー ト 権限の設定

エクスポー ト 権限の設定名刺データのエクスポー ト をユーザーに許可するかど うかを設定します。

エクスポー ト 権限を設定する

1 名刺管理画面を表示し、 「名刺管理」 → 「エクスポー ト 権限設定」 の順にク リ ッ ク し ます。

※名刺管理画面の表示方法→「管理者メニューの画面説明」

（P.22）

エクスポー ト 権限設定画面が表示されます。

2 必要事項を選択し、 「設定」 ボタンをク リ ック します。

3 「OK」 ボタンをク リ ッ ク します。設定が有効にな り ます。

エ クスポー ト を許可する

名刺デー タ のエ ク ス ポー ト をユーザーに許可し ます。

エ クスポー ト を許可しない

名刺デー タ のエ ク ス ポー ト をユーザーに許可し ません。

「エ クスポー ト を許可する」 を設定し た

場合利用者のツール画面に 「名刺デー タ エ ク スポー ト 」が表示されます。ツール機能の利用を許可し ていない場合、 ツール画面が表示されません。 ツール機能の利用も許可するよ う に設定し て く だ さい。

※ツール機能の利用を許可する→「利用機能の設定」（P.60）

205

名刺管理 共有範囲の設定

共有範囲の設定名刺データの共有範囲を設定し ます。

共有範囲を設定する

1 名刺管理画面を表示し、 「名刺管理」 → 「共有範囲設定」 の順にク リ ッ ク します。

※名刺管理画面の表示方法→「管理者メニューの画面説明」（P.22）

共有範囲設定画面が表示されます。

2 必要事項を選択し、 「設定」 ボタンをク リ ック します。

3 「OK」 ボタンをク リ ッ ク します設定が有効にな り ます。

す べ て の ユ ーザー

名刺データ をすべてのユーザーで共有し ます。

所属するグループ

名刺データ を所属するグループのメ ンバーで共有し ます。

名刺管理アクセス履歴の確認日単位の履歴を確認する月単位の履歴をファイル出力する

付箋の設定付箋設定画面を表示する付箋を設定する

新着の設定名刺データのファイル出力名刺データファイル出力画面を表示する名刺情報をファイル出力する

名刺データの管理名刺データ管理画面を表示する名刺データを参照する名刺の所有者を変更する名刺データを削除する

エクスポート権限の設定エクスポート権限を設定する

共有範囲の設定共有範囲を設定する