公文線上簽核與檔案管理系統 -...

公文線上簽核與檔案管理系統

操作手冊－總發文

V 1.0

英福達科技股份有限公司編印

中華民國 101年 9月

文件修訂記錄

版次修訂說明備註日期

V1.0 定版 101/09/28

目錄

第一章總發文作業 .................................................................. - 1 -

第一節待發文登記 ............................................................ - 1 -

第二節發文繕校作業 ........................................................ - 1 -

第三節發文附件修改作業 ................................................. - 6 -

第四節多址分文 ............................................................. - 15 -

第五節發文清單 ............................................................. - 17 -

第六節發文登記作業 ...................................................... - 18 -

第二章送歸檔作業 ................................................................ - 20 -

第一節補發文 ................................................................. - 20 -

第二節送歸檔 ................................................................. - 22 -

公文線上簽核與檔案管理系統總發文

- 1 -

第一章總發文作業

已決行之公文送到總發文進行發文作業(狀態「待發文登記」)。若發

文登記人員察覺公文有遺漏、缺件…等問題，亦可將文退回承辦人處理。

完成發文繕校後，進行多址分文作業，確認受文者傳遞方式（電子

交換、電子公布欄、紙本），並將紙本發文的正式公文及附件列印出來。

繕校完成後進行發文登記並對外正式發文。

第一節待發文登記

收到主管決行後送發文或承辦人送發文的公文後，接下來就要進

行發文作業（稿轉函作業），處理狀態「待發文登記」。首先，要先對

收到的公文進行檢查。

操作步驟：

請並檢查公文內容，是否需退回承辦人處理(資料不齊或有誤

需退回原承辦單位補齊)，若需退回請點選執行退文。若無需

退回，接著進行發文繕校作業。

第二節發文繕校作業

當收到的公文，經檢查無缺漏後，就可進行發文繕校作業；可利

用雙文件檢視的功能比對公文內容。

操作步驟：

步驟1：在「待處理公文」中可以看到處理狀態為「待發文登記」的


- 2 -

公文。請先後，並點選文號開啟簽核畫面。

步驟2：於簽核畫面，在卷宗資訊下方點選文稿，接著在點選，

進入公文製作畫面。


- 3 -

步驟3：當公文製作視窗開啟後，系統會自動把公文內容帶入，在此

可以針對內容修改。

步驟4：點選雙文件檢視（右上角）。


- 4 -

步驟5：出現「選取文件檢視」視窗。

步驟6：點選左邊的「函 ×××××××××× （簽稿）」，右邊會出現各版本

的公文稿，選擇要比對的版本的公文稿。


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備註：採線上簽核的公文，主管批示或會辦意見…等會記錄

留存，可利用版本導覽查閱，但相關批示意見不會在

清稿後的版本中。

步驟7：出現雙文件檢視畫面，進行繕校核對文稿。

備註：若要關閉雙文件檢視，可點選右上角按


- 6 -

鈕。

第三節發文附件修改作業

當已經待執行發文登記的公文，若需要修改發文附件的相關資

訊，此公文必須在總發文人員的「待處理公文」資料夾中，而且處理

狀態必須為「待發文登記」才可以進行發文附件修改。

本節將對附件的新增、刪除、修改，操作分「發文電子附件」及

「發文實體附件」兩項說明；請先依下列步驟找到處理狀態為「待發

文登記」的公文。

操作步驟：

步驟1：請先在「待處理公文」資料夾中點選需要修改的公文，並且

處理狀態為「待發文登記」。

步驟2：點選公文文號開啟簽核畫面後，進行附件的新增、刪除、修

改，操作說明如下。

一、發文電子附件修改

操作步驟：


- 7 -

步驟1：請在左邊卷宗資訊點選「承辦附件」。

備註：電子發文附件限制 2 MB，整份卷宗可上傳附件限制

10 MB。

步驟2：若一開始承辦附件或收文附件為 0 件，會出現附件管理畫

面。（若附件非 0 件，請至下一步驟操作）

步驟3：若一開始有承辦附件或收文附件，會出現附件清單。可點

選承辦附件或收文附件下方的附件檔案；如果該附件為電

子檔案形式，則會多一個下載檢視的按鈕可直接下載檢視

附件內容。

（一）新增發文電子附件：

步驟1：點選按鈕。


- 8 -

步驟2：出現上傳附件畫面，選擇媒體型式為「電子文件」。

步驟3：點選瀏覽選擇要上傳的檔案。

備註：若檔案大小為 0 kb 則無法上傳。


- 9 -

步驟4：系統會自動帶入附件的名稱。

步驟5：輸入附件說明，確認無誤後，點選即可。

（二）刪除附件：

在附件清單中，勾選（）要刪除的來文附件後，點選

按鈕。


- 10 -

（三）替換發文電子附件：

如果發現該電子附件檔與本文不相干要替換時，可以上傳同檔名

的檔案覆蓋。

步驟1：在卷宗資訊點選要覆蓋的附件，系統會出現「是否下載

開啟電子附件」的提示訊息，選否。

步驟2：出現附件管理頁面。

步驟3：點選瀏覽，找到正確的附件且相同檔名的檔案（檔案名

稱需與欲替換的檔案名稱一致）。


- 11 -

步驟4：點選，系統自動會更換電子附件。

步驟5：上傳成功後，卷宗資訊會顯示該檔案被替換的紀錄。


- 12 -

二、發文實體附件資訊修改

操作步驟：

步驟1：請在左邊卷宗資訊點選「承辦附件」。

步驟2：若一開始承辦附件或收文附件為 0 件，會出現附件管理畫

面。（若附件非 0 件，請至下一步驟操作）

步驟3：若一開始有承辦附件或收文附件，會出現附件清單。可點

選承辦附件或收文附件下方的附件檔案；如果該附件為電

子檔案，則會多一個下載檢視的按鈕可直接下載檢視附件

內容。

（一）新增實體收文附件

步驟1：點選按鈕。


- 13 -

步驟2：出現上傳附件畫面，選擇媒體型式為實體型式，並輸入單

位件數。確認無誤後，按。

步驟3：新增成功後，可於卷宗資訊見到該筆資訊。

（二）刪除實體收文附件

步驟1：在卷宗資訊點選要刪除的實體附件。


- 14 -

步驟2：出現附件管理介面，點選即可。

（三）修改實體發文附件資訊

步驟1：在卷宗資訊點選要修改的實體附件。

步驟2：出現附件管理介面，修改相關資訊確認無誤後，點選

即可。


- 15 -

第四節多址分文

當公文進行發文繕完成後，接著進行多址分文，確認發文方式（電

子交換、電子公布欄、紙本）並將紙本發文的正式公文列印出來。之

後交給發文登記人員進行發文登記，正式對外發文。

操作步驟：

步驟1：發文繕校完成後，接著請點選按鈕。

步驟2：出現多址分文視窗，可選擇「批次作業」、「單筆作業」，若有

附件則會多出「附件管理」。

有附件的公文：在批次作業下，可以看到右下角有附件資訊，

上方也會出現「附件管理」的按鈕可以切換。


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無附件的公文：在批次作業下，可以看到右下角「無附件」

訊息，上方也不會出現「附件管理」的按鈕可以切換。

步驟3：在此可調整發文方式（紙本、電子交換）、發文附件…等。


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步驟4：多址分文檢查無誤後，點選確定系統便會上傳發文檔案，並

且列印出紙本寄送公文。此外，系統會在發文日期欄位中，

帶入當天日期(可修改日期)。紙本發文會將受文者及郵遞區

號、地址帶入稿面供列印。

第五節發文清單

當公文進行完多址分文後，可在卷宗資訊找到發文清單，對所有

行文機關及發文方式（紙本、電子交換…等）進行詳細的檢視。

操作步驟：

多址分文後，重新開啟該份卷宗，可發現多了發文資訊。可點選「發

文清單」，可以檢視發文的內容。


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第六節發文登記作業

當公文經發文繕校人員繕校、多址分文後，並列印發文檔後，請

於公文管理系統中，執行發文登記作業。若有無法進行電子交換的公

文，則需加註原因。

操作步驟：

步驟1：點選。

步驟2：請先確認發文資訊等相關欄位。如發文方式為紙本，請再挑

選無法電子發文原因。最後點選即完成發文登記作

業。


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第二章送歸檔作業

發文人員完成「發文登記」作業後，公文狀態變更為「待存查」。發

文人員於「待處理公文」資料夾，需執行送歸檔作業，系統才會將公文

送往檔案室歸檔。

建議可等 5 日之後確定公文受文者已收到公文即可送檔案室(加按鈕

圖示)歸檔，若受文者無收到，可再進入公文執行「發文繕校」重新「發

文登記」。

備註：依機關檔案管理手冊所述，承辦單位或文書單位應將辦畢案

件於 5 日內逐件依序彙齊後，併同歸檔清單送交檔案管理單

位或人員辦理歸檔。

第一節補發文

當公文已發文完成，若公文的受文者有反應未收到公文時，可再

系統上進行補發文的作業，補發給未收到的公文受文者。

操作步驟：

步驟1：將處理狀態「待存查」公文，請先並把文點開。

步驟2：進行發文繕校。於簽核畫面，在卷宗資訊下方點選稿(稿簽)，

接著在點選，進入公文製作畫面。

備註：若要重新繕校，請參考 0 第二節發文繕校作業。


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步驟3：再進行多址分文勾選（）要補發文的受文者，點選確定。

步驟4：接著在簽核畫面，點選。


- 22 -

步驟5：出現發文登記視窗，確認資料無誤後，點選即可。

第二節送歸檔

發文人員完成「發文登記」作業後，回到發文人員「待處理公文」，

公文狀態變更為「待存查」。當發文剛成後，約五日後確認公文受文者

已收到公文。發文人員即可將公文執行送歸檔作業，系統才會將公文

送往檔案室歸檔。

操作步驟：

步驟1：請在「待處理公文」資料夾中並勾選（）要送歸檔

的文，點選。


- 23 -

步驟2：按下送歸檔按鈕，系統出現送件訊息後按下確定即可。

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