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MANUAL CORRESPONDENCIA SQL

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Fecha de Emisión: 2016 junio

ESTE DOCUMENTO IMPRESO ES UNA COPIA NO CONTROLADA

MANUAL USUARIO SISTEMA DE CORRESPONDENCIA

INVIMA

INSTITUTO NACIONAL DE VIGILANCIA DE MEDICAMENTOS Y ALIMENTOS - INVIMA

BOGOTÁ D.C. - COLOMBIA Sede Principal: Carrera 10 No. 64-28

PBX 294 8700 www.invima.gov.co

Documento del INVIMA, prohibida su reproducción parcial o total


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Título: MANUAL DE USUARIO CORRESPONDENCIA

Fecha elaboración 2016-04-20

Sumario: Este documento presenta la funcionalidad de la Aplicación Correspondencia EN Base de Datos Mycrosoft Sql server

Palabras Claves: MANUAL USUARIO

Formato: .DOC Lenguaje: Español

Dependencia: Tecnologías de la Información

Autor (es): Yolanda Reyes

Firmas:

Aprobó:

Sandra Bello

Coordinadora Grupo de Informática Oficina de Tecnologias de la Información

Ubicación:

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN

FECHA No. SOLICITUD

ELABORACIÓN DESCRIPCIÓN

1.0 2016-03-07 Migración Yolanda Reyes Elaboración del documento. De Base de Datos sysbase a sql-server


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Contenido

1. INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................................................... 6 2. GENERALIDADES ....................................................................................................................................................... 6 2.1 OBJETO .................................................................................................................................................................... 6 2.2 ALCANCE .................................................................................................................................................................. 6 3. DEFINICIONES Y TÉCNICA ..................................................................................................................................... 7 4. GRUPO DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL Y CORRESPONDENCIA ..............................................................12 4.1 QUEJAS Y RECLAMOS ............................................................................................... ¡Error! Marcador no definido. 4.2 ACCESO A LA APLICACIÓN ....................................................................................................................................14 5. OPCIONES DEL PROGRAMA .................................................................................................................................16 5.1 Menú Archivo ............................................................................................................................................................17

5.1.1 Configurar Impresora .......................................................................................................................................17 5.1.2 Búsqueda de Correspondencia........................................................................................................................17

5.2 Menú Radicación ......................................................................................................................................................22 5.2.1 Radicar en correspondencia ............................................................................................................................23 5.2.2 Radicar ...........................................................................................................................................................27 5.2.3 Modificar Radicación: ......................................................................................................................................28 5.2.4 Anular Radicación .........................................................................................................................................29 5.2.6 Reimprimir Stickers .......................................................................................................................................30 5.2.5 Generar guías ...............................................................................................................................................31 5.2.6 Devolución Guías ..........................................................................................................................................32 5.2.7 Enviar correspondencia .................................................................................................................................33 5.2.8 Radicar en grupo .............................................................................................................................................33 5.2.9 Radicar Respuesta / Requerimiento trámite .....................................................................................................34 5.2.9 Reparto a múltiples dependencias ...................................................................................................................35 5.2.10 Radicar Quejas y Reclamos ..........................................................................................................................35 5.2.11 Consulta entregados a mano .........................................................................................................................40

5.3 Menú Trámite ...........................................................................................................................................................41 5.3.1 Asignar trámite ................................................................................................................................................41 5.3.2 Reasignación de Trámites ...............................................................................................................................42 5.3.3 Asignar Dependencia Tramite..........................................................................................................................42 5.3.4 Asignación Múltiple..........................................................................................................................................43 5.3.5 Asignación a Funcionarios ...............................................................................................................................43 5.3.6 Proceso Trámites ............................................................................................................................................44 5.3.7 Recibir Radicado Entrante ...............................................................................................................................44 5.3.8 Recibir Radicado Saliente ...............................................................................................................................45 5.3.9 Área de Trabajo...............................................................................................................................................46 5.3.10 Reclasificar tramite ........................................................................................................................................48 5.3.11 Consultas y Listados .....................................................................................................................................48 5.3.12 Preguntas frecuentes.....................................................................................................................................55 5.3.13 Reclasificar Otros ..........................................................................................................................................56

5.4 Menú Utilidades ........................................................................................................................................................58 5.4.1 Tablas parámetro ............................................................................................................................................58 5.4.2 Roles ..............................................................................................................................................................76 5.4.3. Permisos sobre aplicación .............................................................................................................................78 5.4.4 Cambiar Password ..........................................................................................................................................79

PRUEBAS CONTROLES DE CAMBIOS .........................................................................................................................92


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Gráficas

Gráfica 1. Icono para iniciar Aplicación de Correspondencia...........................................................................................15 Gráfica 2. Gráfica Inicial de entrada del Usuario Aplicación de Correspondencia ............................................................15 Gráfica 3. Validación Usuario ..........................................................................................................................................16 Gráfica 4. Entrada al Aplicativo de Correspondencia .......................................................................................................16 Gráfica 5. Menú Principal del Sistema Control de Correspondencia .................................................................................16 Gráfica 6. Opción Archivo del menú ................................................................................................................................17 Gráfica 7. Configurar Impresora ......................................................................................................................................17 Gráfica 8. Tres Criterios o Tipos de Correspondencia ......................................................................................................21 Gráfica 9. Opción Búsqueda ...........................................................................................................................................22 Gráfica 10. Menú Radicación ..........................................................................................................................................23 Gráfica 11. Radicar en Correspondencia - Entrante .........................................................................................................24 Gráfica 12. Radicar en Correspondencia - Saliente .........................................................................................................26 Gráfica 13. Radicar en Correspondencia Interna ............................................................................................................26 Gráfica 14. Radicar - Entrante ........................................................................................................................................28 Gráfica 15.Modificar Radicación entrante ........................................................................................................................29 Gráfica 16.Modificar Radicación saliente .........................................................................................................................29 Gráfica 17.Modificar Radicación ......................................................................................................................................30 Gráfica 18. Reimprimir Stickers .......................................................................................................................................31 Gráfica 19. Generar guías ...............................................................................................................................................32 Gráfica 20. Generar guías ...............................................................................................................................................32 Gráfica 21.Enviar Correspondencia .................................................................................................................................33 Gráfica 22. Radicar en Grupo ..........................................................................................................................................33 Gráfica 23. Radicar Respuesta/Requerimiento Trámite ...................................................................................................34 Gráfica 24. Reparto a múltiples dependencias .................................................................................................................35 Gráfica 25. Reparto no autorizado ...................................................................................................................................35 Gráfica 26. Radicar quejas y reclamos ............................................................................................................................36 Gráfica 27. Radicar Quejas y Reclamos 2 .......................................................................................................................38 Gráfica 28. Radicar Quejas y Reclamos - Denuncia ........................................................................................................39 Gráfica 29. Radicar Quejas y Reclamos ..........................................................................................................................40 Gráfica 30. Consulta entregados a mano.........................................................................................................................40 Gráfica 31. Menú Trámite ................................................................................................................................................41 Gráfica 32. Asignar trámite ..............................................................................................................................................41 Gráfica 33. Reasignación de Trámites .............................................................................................................................42 Gráfica 34. Asignar Dependencia Tramite .......................................................................................................................42 Gráfica 35. Asignación Múltiple .......................................................................................................................................43 Gráfica 36. Asignación a Funcionarios ............................................................................................................................43 Gráfica 37. Proceso Trámites ..........................................................................................................................................44 Gráfica 38. Recibir Radicado Entrante.............................................................................................................................45 Gráfica 39. Recibir Radicado Saliente .............................................................................................................................45 Gráfica 40. Área de Trabajo ............................................................................................................................................46 Gráfica 41. Área de trabajo crear un paso de un radicado .....................................................................................................47 Gráfica 42. Área de Trabajo crear paso siguiente en la radicación ...................................................................................47 Gráfica 43. Reclasificar tramite........................................................................................................................................48 Gráfica 44. Consultas y Listados Información de trámites ................................................................................................48 Gráfica 45. Solicitar listado Trámites resueltos en un periodo ..........................................................................................50 Gráfica 46. Consulta un Radicado ...................................................................................................................................53 Gráfica 47. Consulta un Radicado – Parte Superior .........................................................................................................54 Gráfica 48. Consulta un Radicado – Parte Inferior ...........................................................................................................54 Gráfica 49. Imprimir solicitud de radicación .....................................................................................................................54 Gráfica 50. Preguntas frecuentes ....................................................................................................................................56 Gráfica 51. Preguntas frecuentes reasignar temas ..........................................................................................................56


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Gráfica 52. Reclasificar Otros ..........................................................................................................................................57 Gráfica 53. Menú Utilidades ............................................................................................................................................58 Gráfica 54. Menú Tablas Parámetro ................................................................................................................................58 Gráfica 55. Parámetros ...................................................................................................................................................59 Gráfica 56. Países ..........................................................................................................................................................59 Gráfica 57. Dependencias..............................................................................................................................................60 Gráfica 58. Firmantes ......................................................................................................................................................61 Gráfica 59. Tipos de trámite ............................................................................................................................................61 Gráfica 60. Pasos por trámite ..........................................................................................................................................63 Gráfica 61. Días no hábiles .............................................................................................................................................74 Gráfica 62. Transportadoras ............................................................................................................................................75 Gráfica 63. Temas Preguntas Frecuentes .......................................................................................................................75 Gráfica 64. Usuarios .......................................................................................................................................................76 Gráfica 65. Definición Roles ............................................................................................................................................77 Gráfica 66. Permisos sobre datos....................................................................................................................................78 Gráfica 67. Permisos sobre aplicación.............................................................................................................................78 Gráfica 68. Menú Administrador_correspondencia ..............................................................................................................79 Gráfica 69. Menú coordinador_grupo .................................................................................................................................79 Gráfica 70. Menú funcionario grupo ...................................................................................................................................79 Gráfica 71. Cambio de Password ....................................................................................................................................80

Lista de Tablas

Tabla 1 Opciones - Funcionalidades ...............................................................................................................................10 Tabla 2. Tipos de trámite para radicación ........................................................................................................................36 Tabla 3. Dependencias o Direcciones INVIMA ................................................................................................................36 Tabla 4 Listados sobre trámites .......................................................................................................................................49 Tabla 5. Catalogo Tipos de Tramites ..............................................................................................................................61 Tabla 6. Pasos por Tramite ............................................................................................................................................64 Tabla 7 Roles de Funcionarios en la Aplicación Correspondencia ...................................................................................76 Tabla 8 tramites soportados en correspondencia ...........................................................................................................80 Tabla 9 Pasos siguientes ................................................................................................................................................81

Listados

Listado 1. Listado en Excel consulta de Radicación Entrante ..........................................................................................22 Listado 1. Sticker Radicar en Correspondencia - Saliente ...............................................................................................26 Listado 2. Sticker Radicar en Correspondencia - Interna ................................................................................................27 Listado 3. Sticker Radicar - Entrante ..............................................................................................................................28 Listado 4. Reimpresión del Sticker parte superior de la hoja en Impresión .....................................................................30 Listado 5. Exportar Sticker a un Archivo Word ...............................................................................................................31 Listado 6. Radicar Respuesta al trámite o requerimiento ................................................................................................35 Listado 7. Sticker Impresión Denuncia ..........................................................................................................................39 Listado 8. Trámites resueltos en un periodo ...................................................................................................................51 Listado 9. Imprimir Eventos ............................................................................................................................................55 Listado 10. Ej. Solicitud de trámite ..................................................................................................................................55

Archivos

Archivo 1. XLS Excel creado Trámites resueltos en un periodo .......................................................................................52


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1. INTRODUCCIÓN

Se hace necesario generar este manual para que los funcionarios y contratistas que tengan vínculo laboral con el INVIMA lo lean y conozcan como es el uso y manejo del aplicativo de correspondencia, lo cual les permitirá radicar, modificar, asignar y resolver la correspondencia interna allegada, generada y saliente así como realizar consultas.

2. GENERALIDADES

2.1 OBJETO

Mejorar y cambiar la Base de datos de la Aplicación existente de correspondencia, con el ánimo de Ofrecer una herramienta actualizada para del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos - INVIMA con el fin de garantizar el registro de toda la correspondencia, tanto como atención al usuario: derechos de petición, quejas, reclamos, recursos de reposición, consultas, como correspondencia entrante, correspondencia saliente y correspondencia interna. Y dar cumplimiento a las normas: Decreto 943 DE 2014 el Gobierno Nacional mejoró el Modelo Estándar de Control interno para el Estado Colombiano, el cual incluye el componente de Comunicación, definido como un elemento de control social que apoya la construcción de las relaciones humanas de la Entidad con sus grupos de interés internos y externos, en concordancia con lo establecido en el artículo 32 de la Ley 489 de 1998. Decreto 4485 de 2009 se “... adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública”. Que los numerales 5.5.1 y 5.5.3 de la Norma Técnica en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009 disponen que “La alta dirección debe asegurarse de que las responsabilidades y autoridades están definidas y son comunicadas dentro de la entidad’ y que “La alta dirección debe asegurarse de que se establecen los procesos de comunicación apropiados dentro de la entidad y de que la comunicación se efectúa considerando la eficacia, la eficiencia y la efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad’, respectivamente Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21. Y 19 MECI 2014

2.2 ALCANCE

Contribuir con el cumplimiento de los objetivos del INVIMA a través del manejo de la comunicación interna, externa y/o organizacional, con el fin de seguir consolidando una imagen de confianza y transparencia ante su público, garantizando así el correcto manejo de la información que transita por nuestra Entidad. Así mismo desarrollar y fortalecer canales de comunicación efectivos que contribuyan con el fortalecimiento de la participación social y el apoyo transversal a las demás áreas del Instituto. El Sistema de Correspondencia tiene como Alcance cumplir con el manejo de la correspondencia que ingresa, egresa y se comparte en las Dependencias del INVIMA como son: Dirección de Medicamentos y Productos Biológicos; Dirección de Alimentos y Bebidas; Dirección de Dispositivos Médicos y Otras Tecnologías; Dirección de Cosméticos, Aseo, Plaguicidas y Productos de Higiene


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Doméstica, Oficina Asesora Jurídica, Oficina Asesora de Planeación, Oficina de Control Interno, Oficina de Laboratorios y control de calidad, Oficina de Atención al ciudadano, Oficina de Asuntos Internacionales.

3. DEFINICIONES Y TÉCNICA

El Aplicativo de Correspondencia es una herramienta que le permite al INSTITUTO NACIONAL DE VIGILANCIA DE MEDICAMENTOS Y ALIMENTOS INVIMA y a sus funcionarios ejercer control sobre el flujo de tipos de información y/o solicitudes (Documentos) que ingresan o salen del mismo tales como: Derechos de petición, Quejas, Reclamos, Recursos de reposición, Consultas, Correspondencia entrante, Correspondencia saliente y Correspondencia interna, etc. El Aplicativo cliente/servidor programado en Power Builder utiliza base de datos sql server. Para manejo Interno, o desde la Oficina de Atención al ciudadano. Las Quejas y Reclamos también se pueden efectuar por el aplicativo Web. Power Builder : es una herramienta de desarrollo empresarial orientada a objetos que permite construir diferentes tipos de aplicaciones y componentes. Se pueden desarrollar aplicaciones cliente/servidor, aplicaciones distribuidas, y aplicaciones para Internet. Comunicación organizacional: es la evolución del concepto de comunicación interna que ahora involucra la construcción y/o fortalecimiento de una cultura organizacional basada en el sentido de pertenencia y la identidad frente a la misión, principios y valores de la Entidad. Derecho de petición: Ley 1755 de 2015. Artículos 13 y siguientes. Es el derecho fundamental que tiene toda persona a presentar peticiones respetuosas ante las autoridades o particulares que ejerzan funciones públicas, por motivos de interés general o particular, sin que para estos efectos requiera apoderado. Toda actuación que se inicie ante las autoridades implica el ejercicio del derecho de petición, así no se invoque se entiende implícito en actuaciones como reconocimiento de un derecho, petición de información, solicitud de copias de documentos, formulación de consultas, denuncias y reclamos y la interposición de recursos, entre otros. Se clasifica en:

Interés general: Es la solicitud que una persona o una comunidad hace para que se le preste un servicio o se cumpla una función propia de la entidad, con el fin de resolver necesidades de tipo comunitario. Interés particular: Es la solicitud que una persona hace con el fin de que se le resuelva determinado interrogante o inquietud que solo le interesa a él o a su entorno. Petición de información y solicitud de copias: Consiste en solicitar información sobre las acciones de las autoridades y en particular a que se expidan copias (si no tienen carácter reservado); la solicitud puede estar motivada por intereses personales o con el fin de ejercer control y vigilancia sobre las entidades. Formulación de consultas o petición de consulta: Cuando una persona solicita ante la autoridad que exprese su opinión, su

concepto, o su dictamen sobre determinada materia relacionada con sus funciones o con situaciones de su competencia. Contamos con diez (10) días hábiles para resolver su petición o informar el trámite de la misma a partir del día hábil siguiente a su recepción.

También usuario puede ejercer su derecho de petición por medio de: Queja: Es la manifestación de protesta, censura, descontento o inconformidad que formula una persona en relación con la conducta irregular realizada por uno o varios servidores públicos en desarrollo de sus funciones o con respecto a los servicios prestados, o una queja sobre productos competencia del Invima Reclamo: Es el derecho que tiene toda persona de exigir, reivindicar o demandar una solución, ya sea por motivo general o particular, por la inconformidad manifiesta ante una respuesta a un trámite que se encontraba a cargo de la Entidad referente a la prestación indebida de un servicio o a la falta de atención de una solicitud. Datos derechos de petición. 2 Ley 1755 de 2015. Artículo 16.


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3.1 INSTALACION

La instalación se lleva a cabo obteniendo los archivos u objetos:

Él se procesa una vez. Es la versión del cliente para que la correspondencia pueda ser procesada en su equipo. Para instalar el aplicativo de correspondencia, primero asegúrese de no estar ejecutando la Aplicación (si se trata de

actualizar el aplicativo), debe oprime Enter o Click sobre el icono . Después de esto el sistema le informa si realmente quiere instalar la aplicación de Correspondencia Invima:

Gráfica 1. Pantalla de instalación

Oprima Instalar , el Aplicativo comienza a instalarse:


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Gráfica 2. Pantalla ejecución de la instalación

E igualmente informa sobre su terminación, oprima .

Gráfica 3. Pantalla informando de la finalización de la instalación o actualización.

En cada equipo de cómputo se ha instalado el programa de correspondencia abriendo un acceso directo en el escritorio del mismo para un mejor manejo por parte del usuario y a cada funcionario se la ha asignado un nombre de usuario y una contraseña para que pueda acceder al mismo y se les ha dado una inducción de cómo entrar y manipular las diferentes opciones para el correcto manejo del programa.


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3.2 FUNCIONALIDADES

Tabla 1 Opciones - Funcionalidades

Clase de Menù OPCIONES Funcionalidades

Archivo

Configurar Impresora

Búsqueda

Cerrar Alt F4: Cerrar alguna opción abierta

Salir Del Sistema

Radicación

Radicar en Correspondencia

Radicar

Modificar Radicación

Anular Radicación

Radicaciones del Día

Reimprimir Stickers

Generar guías

Devolución Guías

Enviar correspondencia

Radicar en grupo

Radicar Respuesta/Requerimiento Tramite

Reparto a múltiples dependencias

Radicar Quejas y Reclamos

Consulta entregados a mano

Tramite

Asignar tramite

Reasignación de Trámites

Asignar Dependencia Tramite

Asignación Múltiple

Asignación a Funcionarios

Proceso Tramites

Recibir Radicado Entrante

Recibir Radicado Saliente

Área de Trabajo

Reclasificar tramite

Firma documentos

Consultas y Listados

Preguntas frecuentes

Reclasificar Otros

Utilidades Tablas parámetro


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Clase de Menù OPCIONES Funcionalidades

Parámetros

Países

Dependencias

Firmantes

Tipos de tramite

Pasos por tramite

Días no hábiles

Transportadoras

Temas Preguntas Frecuentes

Usuarios

Roles

Definición

Permisos sobre datos

Permisos sobre Aplicación

Cambio de Password Cembie el Password o contraseña de


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4. GRUPO DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL Y CORRESPONDENCIA

Esta oficina es la encargada de la radicación ENTRANTE, SALIENTE E INTERNA del Instituto.

4.1 RADICACIÓN ENTRANTE

Como su nombre lo indica es aquella que ingresa al Instituto proveniente de un ENTE EXTERNO que remite la correspondencia, esta radicación no genera reparto al momento de recibirla en la dependencia destino solo es de una sola

vía. En el área de correspondencia radican todo lo que tienen que ver con los DERECHOS DE PETICIÓN, QUEJAS, RECLAMOS y CONSULTAS, estas solicitudes al momento de radicarse tienen un proceso interno que se detalla a continuación:

Notas: Se hace referencia a “Días” o a “Días Hábiles” comprendidos entre el lunes y viernes incluidos se exceptúan los días en los cuales el Invima no preste servicio al público. Los “Días Calendario” los días se contarán corridos, se incluyen los no laborables.

Los tipos de radicación ENTRANTE son parametrizables y son: Derecho de petición: . Se clasifica en:

Interés general Interés particular Petición de información y solicitud de copias Consultas

También usuario puede ejercer su derecho de petición por medio de: Queja, Reclamo Datos derechos de petición. 2 Ley 1755 de 2015. Artículo 16. Todo derecho de petición debe contener: 1 Autoridad a la que se dirige. 2. Nombres y apellidos completos del solicitante y de su representante y/o apoderado, si es el caso, con indicación del documento de identidad, dirección donde recibirá respuesta. 3. Número de fax o dirección de correo electrónico si el peticionario así lo considera. 4. Dirección electrónica si el peticionario es una persona privada que deba estar inscrita en el registro mercantil. 5. Objeto de la petición. 6. Razones en que fundamenta su petición. 7. Relación de los requisitos exigidos por la ley y de los documentos que desee presentar para iniciar el trámite, si es el caso. 8. Firma del peticionario.

Tabla 2 Correspondencia entrante

Correspondencia ENTRANTE – Opciones

Tipo tramite Descripción

Estado

Activo/ Inactivo

Requiere respuesta

días_ respuesta calendario quejas

Multi- reparto

Descripción tramite

Opción

7 CORRESPONDENCIA

ENTRANTE A No 0 No Si

Radicar en

Corresp o Radicar

1 DERECHO DE PETICIÓN GENERAL

A Si 15 0 Si No

Radicación en

quejas y reclamos


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Correspondencia ENTRANTE – Opciones

Tipo tramite Descripción

Estado Activo/ Inactivo

Requiere respuesta

días_ respuesta calendario quejas

Multi- reparto

Descripción tramite

Opción

9

DERECHO DE

PETICION INFORMAC

A Si 10 0 Si Si 0:habil y 1: calendario

Radicación en

quejas y reclamos

15 DERECHO DE PETICION PARTICULAR

A Si 15 0 Si Si Radicación en quejas y reclamos

16 DERECHO DE PETICION CONSULTA

A Si 30 0 S Si Radicación en quejas y reclamos

11 RECURSO DE REPOSICION

A Si 60 1 No No Radicar en Corresp o Radicar

12 TUTELA A Si 2 0 No No Radicar en Corresp o

Radicar

17 DENUNCIAS A Si 15 0 S Si Radicación en quejas y

reclamos

3 QUEJA A Si 15 0 Si No Radicación en quejas y

reclamos

8 RECLAMO A Si 15 0 Si No Radicación en quejas y

reclamos

103

RADICACION

RESPUESTA USUARIO

A No 0 S No

Radicación en

quejas y reclamos

10 CONSULTA I S 30 0 N Si NO opción

14 PROCESOS

SANCIONATORIOS I S NULL 0 N No

No opción

13 CONTACTENOS -

INVIMA VIRTUAL A Si 5 1 Si

No Opciòn

Tabla 3. Tipos de Radicación Entrante

4.2 CORRESPONDENCIA SALIENTE

Como su nombre lo indica es toda aquella correspondencia que se genera de un en cualquier dependencia de Invima necesita de un procedimiento de radicación para ser enviada a un destinatario.

4.3 CORRESPONDENCIA INTERNA

Es toda aquella correspondencia que se genera en cada una de las dependencias del Instituto y que necesita de radicación para ser recibida en la dependencia destino.


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4.4 PROCESO DE RADICACIÓN DE CORRESPONDENCIA ES EL SIGUIENTE.

Se debe obtener un usuario con su respectiva clave para trabajar en la aplicación, todos los empleados del Invima tienen acceso a correspondencia. La Correspondencia contiene Tramites (o de entrada, salida, Internos), Cada trámite contienen una serie de pasos a seguir (ver tabla de pasos) Se tiene tres opciones en el Menú Radicación para radicar Trámites:

Entrante Saliente Interna

Radicar en Correspondencia o Radicar

entrante Recurso reposición Tutela

Radicación en Grupo : entrante Recurso reposición

Tutela Correspondencia Saliente Consulta Circular

Cualquier funcionario de cada dependencia con acceso puede recibir la correspondencia con el respectivo código de usuario, solamente coordinadores reciben la correspondencia del área, asignan y reparten a cada grupo según el tipo de trámite asigna a cada funcionario, el funcionario de su dependencia. Una vez asignada la correspondencia de un trámite el usuario asignado entra al sistema, recibe la correspondencia (el sistema coloca la fecha del sistema cuando la recibe y queda en su área de trabajo, coloca una leyenda algo que ayude a identificar mi tramite por ejemplo el número del proceso sancionatorio de mi proceso sancionatorio.

4.5 ACCESO A LA APLICACIÓN

Una vez asignado un código de usuario para ingresar al Sistema de Correspondencia, si es primera vez, se debe cambiar la clave luego de ello se puede ingresar al sistema. Los Usuarios se definen con diferentes roles dependiendo del funcionario y su rol asignado puede tener acceso a diferentes opciones del menú (Ver opción Roles, Permisos sobre la aplicación) y así llevar a cabo los pasos de cada trámite

El acceso a la Aplicación de Correspondencia se ejecuta de dos modos desde su PC:

a. En el escritorio o monitor del Usuario, debe tener un icono identificado como Correspondencia SQL

oprima doble CLICK sobre este para ejecutar esta Aplicación o programa. Gráfica siguiente:


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Gráfica 4. Icono Aplicación de Correspondencia

b. A continuación le muestra una Gráfica de despliegue (Gráfica. 2) una Gráfica de con el logo del INVIMA, informa que está en el sistema de Correspondencia, y le solicita Un usuario y su contraseña autorizados para entrada al sistema:

Gráfica 5. Gráfica Inicial de entrada del Usuario Aplicación de Correspondencia


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El usuario entra los datos solicitados, el sistema de correspondencia valida estos datos Gráfica siguiente.

Gráfica 6. Validación Usuario

El sistema le afirma la entrada al sistema de Correspondencia mostrándole el Menú Inicial.

Gráfica 7. Entrada al Aplicativo de Correspondencia

5. OPCIONES DEL APLICATIVO

Gráfica 8. Menú Principal del Sistema Control de Correspondencia

La anterior Gráfica y de acuerdo a cada rol de usuario, le presenta activas o inactivas las opciones para que el usuario pueda manipular las opciones que se detallan a continuación: ARCHIVO - RADICACIÓN - TRAMITE - UTILIDADES – VENTANAS

El proceso se resume:


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Capítulo 2: Espacio de trabajo

5.1 Menú Archivo

Gráfica 9. Opción Archivo del menú Principal

Oprima del menú (Archivo)

5.1.1 Configurar Impresora

Esta opción debe ser utilizada por el personal encargado de las radicaciones tanto de la Oficina de Correspondencia como de la Oficina de Quejas y Reclamos; se utilizan cuando en el computador se tiene instalada más de una impresora, al presionar el puntero del mouse en esta opción aparece una Gráfica como la que se muestra a continuación. Acá se observa en donde se muestran todas las impresoras que se tenga configuradas en el equipo (computador personal), estos usuarios deben seleccionar la impresora de STICKERS y esta debe quedar como predeterminada.

Oprima Impresoras para elegir la Impresora que va a usar para imprimir o los tickets o alguna Radicación , información, etc

Gráfica 10. Configurar Impresora

5.1.2 Búsqueda de Correspondencia


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Gráfica 11. Búsqueda de Correspondencia Entrante

5.1.2.1 Búsqueda Correspondencia ENTRANTE:

Esta consulta se utiliza cuando se requiere saber el número de radicado de una solicitud de un usuario determinado, cuenta con los siguientes parámetros:

De : Nombre del remitente o empresa Referencia: Palabras que contenga la solicitud y que se hayan digitado Observación: Palabras que coloco en observaciones Documento: Digite el número del documento si lo conoce Fecha de Radicación: digite la fecha de radicación si la conoce

Digite su búsqueda y oprima en la pestaña Búsqueda el sistema le muestra su selección:


Código:

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Gráfica 12. Listado con la búsqueda de Correspondencia entrante

5.1.2.2 Búsqueda Correspondencia Saliente

Esta opción funciona de la misma forma que la búsqueda de radicación ENTRANTE y se utiliza cuando se quiere saber con qué número de radicado se envió una correspondencia a determinado usuario, los parámetros de búsqueda de esta opción son similares a la búsqueda ENTRANTE:

Esta consulta se utiliza cuando se requiere saber el número de radicado de una solicitud de un usuario determinado, cuenta con los siguientes parámetros: Para : Nombre A QUIEN SE remitente o empresa Atenciòn : Referencia: Palabras que contenga la solicitud y que se hayan digitado Observación: Palabras que coloco en observaciones Documento: Digite el número del documento si lo conoce Fecha de Radicación: digite la fecha de radicación si la conoce


Código:

Versión:

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Gráfica 13. Búsqueda de Correspondencia

Esta consulta se utiliza cuando se requiere saber el número de radicado de una solicitud de un usuario determinado, cuenta con los siguientes parámetros:

De : Nombre del remitente o empresa Referencia: Palabras que contenga la solicitud y que se hayan digitado Observación: Palabras que coloco en observaciones


Código:

Versión:

Página: 21 de 94



Documento: Digite el número del documento si lo conoce Fecha de Radicación: digite la fecha de radicación si la conoce

Digite su búsqueda y oprima en la pestaña Búsqueda el sistema le muestra su selección:

5.1.2.3 Búsqueda Correspondencia Interna

La consulta interna se utiliza para ubicar peticiones que se realizan internamente entre dependencias y sus parámetros de búsqueda son REFERENCIAS y OBSERVACIONES. Esta ventana presenta tres criterios de búsqueda con respecto a la Correspondencia: ENTRANTE, SALIENTE e INTERNA, importante ya que permite saber con qué radicado y que día se efectuó una radicación.

Gráfica 14. Tres Criterios o Tipos de Correspondencia


Código:

Versión:

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Gráfica 15. Opción Búsqueda

La anterior consulta puede ser guardada , oprima Enviar a Excel el sistema le solicita el nombre del archivo a

donde va a guardar esta consulta : La siguiente es la luestra del listado consulta:

Listado 1. Listado en Excel consulta de Radicación Entrante

5.2 Menú Radicación

El menú de radicación presenta varias opciones de trabajo como se puede apreciar en la grafica, algunas de estas opciones no se activaran para algunos perfiles (esto es para algunos usuarios) debido a que son especificas para la oficina de CORRESPONDENCIA y la oficina de QUEJAS Y RECLAMOS.


Código:

Versión:

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Gráfica 16. Menú Radicación

La siguiente grafica nos muestra las opciones que se utilizan tanto en la oficina de correspondencia, oficina de quejas y reclamos y las dependencias en general para cada tipo de radicación.

5.2.1 Radicar en correspondencia Según la siguiente Gráfica se puede radicar correspondencia saliente o radica entrante o radicar interna:

Se oprime nueva , se digitan los datos, se oprime Salvar, si existe algún faltante o error, el sistema avisa mediante un mensaje. Ejemplo:


Código:

Versión:

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,

Esta opción es utilizada por la oficina de correspondencia y la oficina de quejas y reclamos y solicita los siguientes datos:

5.2.1.1 Radicación Entrante

Gráfica 17. Radicar en Correspondencia - Entrante

TRAMITE: Se encuentran los diferentes tipos de tramite que se pueden radicar: consulta – correspondencia entrante. Se selecciona de una lista:


Código:

Versión:

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Dependencia Radicadora: Quien está Radicando DE: nombre de persona o empresa que remite la solicitud PARA: se selecciona la oficina a la cual va dirigida REFERENCIA: se escribe el asunto de la referencia. Dirección del Remitente: Anotar la Dirección del remitente (DE) Email del Remitente: Digite el correo electrónico del remitente Ciudad, número de documento (si existe) Numero de Folios, teléfono y alguna nota de anexo donde se hace una descripción de lo que se radica Una vez digitados los datos se oprime Salvar

5.2.1.2 Radicación Saliente

Para crear una Radicación Saliente; Se oprime Nueva (o duplicar según se tengan anterior creado en la misma sesión), digitan los datos según correspondencia de envió, tal como en la siguiente Gráfica:


Código:

Versión:

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Gráfica 18. Radicar en Correspondencia - Saliente

El trámite es correspondencia saliente, seleccionar la dependencia de la lista, seleccionar quien firma el documento de la

lista, etc seleccionar cuantos Sticker necesita una vez llenados los datos se oprime , el sistema asigna

automáticamente el consecutivo o número de Radicación La Radicación genera el Sticker:

Listado 2. Sticker Radicar en Correspondencia - Saliente

5.2.1.2 Radicación Interna

Gráfica 19. Radicar en Correspondencia Interna


Código:

Versión:

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Seleccionar el trámite de la lista , digite los datos ej De: es la dependencia

de, Para es la dependencia para la cual es la correspondencia , etc.

Una vez digitada oprima , el sistema le envía un Sticker para marcar los folios anexos.

Listado 3. Sticker Radicar en Correspondencia - Interna

5.2.2 Radicar

Según la siguiente Gráfica se puede radicar correspondencia saliente o radica entrante o radicar interna, es similar a radicar

en correspondencia, se llenan los datos, se oprime :


Código:

Versión:

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Gráfica 20. Radicar - Entrante

Listado 4. Sticker Radicar - Entrante

5.2.3 Modificar Radicación: Bajo ciertas características solo son modificables las Radicaciones de correspondencia: Ej. el firmante, folios, etc.

Se digita el número de la radicación de correspondencia, se oprime , se lleva a cabo los cambios, se oprime

:


Código:

Versión:

Página: 29 de 94



Gráfica 21.Modificar Radicación entrante

Gráfica 22.Modificar Radicación saliente

5.2.4 Anular Radicación


Código:

Versión:

Página: 30 de 94



Se debe conocer el número de Radicación digítelo, oprima , al anular se digita la razón por la que se anuló, y

oprima

Gráfica 23.Modificar Radicación

5.2.6 Reimprimir Stickers

Se puede reimprimir stickers dependiendo que se requiera marcar folios faltantes, etc: Digite el número de

Radicación oprima , si desea observar el Sticker localícelo moviendo las barras horizontal y vertical,

oprima si desea enviarlo a la impresora , u oprima si quiere ver o exportar el Sticker a un documento Word .

Listado 5. Reimpresión del Sticker parte superior de la hoja en Impresión


Código:

Versión:

Página: 31 de 94



Listado 6. Exportar Sticker a un Archivo Word

Gráfica 24. Reimprimir Stickers

5.2.5 Generar guías Se pueden generar las guías para Transporte, digitar los datos faltantes, o generar la guía de un solo radicado:


Código:

Versión:

Página: 32 de 94



Gráfica 25. Generar guías

Seleccionamos del combo de selección (Gráfica inferior izquierda), Oprimimos grabar para generarlas:

5.2.6 Devolución Guías

Las guías se pueden devolver por diferentes motivos, este se deberá registrar:

Gráfica 26. Generar guías


Código:

Versión:

Página: 33 de 94



5.2.7 Enviar correspondencia Debe existir la guía generada:

Gráfica 27.Enviar Correspondencia

5.2.8 Radicar en grupo De la misma manera, en grupo se puede generar correspondencia interna, entrante y saliente, ver siguiente Gráfica.

Gráfica 28. Radicar en Grupo

5.4.9 Radicar Respuesta/Requerimiento Trámite Seleccionamos y/o digitamos según le Gráfica siguiente y oprimimos Salvar:


Código:

Versión:

Página: 34 de 94



Gráfica 29. Radicar Respuesta/Requerimiento Trámite

5.2.9 Radicar Respuesta / Requerimiento trámite

Esta corresponde a una correspondencia Saliente el trámite es de dos tipos. Digite los campos de la pantalla, (Respuesta final que se genera para el interesado que permitir cerrar un trámite.) , oprima

:


Código:

Versión:

Página: 35 de 94



Listado 7. Radicar Respuesta al trámite o requerimiento

5.2.9 Reparto a múltiples dependencias

Digitamos el número de radicación, seleccionamos hacia donde ira la correspondencia (reparto) y oprimimos: reparto

Gráfica 30. Reparto a múltiples dependencias

Para generar el reparto se debe haber radicado el trámite:

Gráfica 31. Reparto no autorizado

5.2.10 Radicar Quejas y Reclamos El sistema muestra la pantalla siguiente:


Código:

Versión:

Página: 36 de 94



Gráfica 32. Radicar quejas y reclamos

Seleccionamos el tipo de trámite según tabla siguiente:

Tabla 4. Tipos de trámite para radicación

DESCRIPCIÓN TRAMITE

CIRCULAR INTERNA

CONSULTA INTERNA

CONTACTENOS INVIMAVIRTIJAL

CORRESPONDENCLA ENTRANTE

CORRESPONDENCLA SALIENTE

DAR RESPUESTA TRAMTE

DENUNCIAS

DERECHO DE PETICION CONSULTA

DERECHO DE PETICION GENERAL

DERECHO DE PETICION INFORMAC

DERECHO DE PETICION PARTICULAR

QUEJA

RADICACION RESPUESTA USUARIO

RECLAMO

RECURSO DE REPOSICION

REQUERIMIENTO

TUTELA

y seleccionamos la dependencia Radicadora según la siguiente tabla :

Tabla 5. Dependencias o Direcciones INVIMA


Código:

Versión:

Página: 37 de 94



Tabla dependencias o direcciones

CD DEPENDENCIA

1 DIRECCION GENERAL

4 SECRETARLA GENERAL

5 FINANCIERO Y PRESUPUESTAL

7 GRUPO DE TESORERIA

8 GRUPO DE TALENTO HUMANO

11 GRUPO DE CORRESPONDENCL4

13 GRUPO DE GESTION DOCUMENTAL

14 DIRECCIÓN DEALIMENTOSY BEBIDAS

18 DIRECCIÓN DE MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS BIOLÓGICOS

22 OFICINA DE CONTROL INTERNO

23 OFICINAASESORAJURIDICA

24 OFICINA ASESO RA DE PLANEACIÓN

27 OFICINA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO

28 GRUPO DE PUBLICIDAD

31 GRUPO DE CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO

32 GRUPO DE GESTION CONTRACTUAL

34 GRUPO REG.SANITARIOS DE MEDICAMENTOS Y PROD.5.

35 GRUPO REG.SANITARIOS NOTÌF.COSMET)COS,ASEO,PLAG

36 GRUPO DE REGISTROS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

40 OFICINA DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

45 DIRECCIÓN DE DISPOSITIVOS MÉDICOS Y OTRAS TECNO LOG

49 CONTROL DE CALIDAD Y PRODUCTOS BIOLOGICOS

51 LABORATORIO DE PRODUCTOS BIOLOGICOS

52 GRUPO LABORATORIO MICROBIOLOGLA DE ALIMENTOS Y BEG

54 GRUPO DE FARMACOVIGILANCLA Y ALERTAS

56 GRUPO LABORATORIO FISICOQUIMICO DE ALIMENTOS Y BEG

60 GRUPO DE TRABAJO TERRITORIAL CENTRO ORIENTE 2

61 GRUPO DE TRABAJO TERRITORIAL COSTA CARIBE I

62 GRUPO TRABAJO TERRITORIAL ORIENTE I

63 GRUPO TRABAJO TERRITORIAL CENTRO OCCIDENTE 1

64 GRUPO DE TRABAJO TERRITORIAL COSTA CARIBE 2

65 GRUPO TRABAJO TERRITORIAL ORIENTE 3

66 GRUPO DE TRABAJO TERRITORIAL ORINOQUIA

67 GRUPO DE TRABAJO TERRITORLAL CENTRO OCCCENTE 2

77 GRUPO PASO FRONTERLZO CUCUTA

81 GRUPO DE GESTION ADMINISTRATVA

93 GRUPO TECNICO EN PRIMERA BARRERA Y ADMISIBILIDAD

94 GRUPO TECNICO DE CARNES

96 GRUPO TECNICO DISPOSITIVOS MEDICOS Y OTRAS TECNOL

101 GRUPO TECNICO DE MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS BIOLOGIC

109 GRUPO VIGILANCIA EPIDEMIOLOGICA


Código:

Versión:

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Tabla dependencias o direcciones

CD DEPENDENCIA

110 GRUPOADMINISTRACION DOCUMENTAL Y CORRESPONDENCLA

115 GRUPO TRABAJO TERRITORIAL EJE CAFETERO

125 GRUPO DE BUENAS PRACTICAS CLINICAS

129 DEL SISTEMA DE ANALISIS DE RIESGOS QUIMICOS

129 LABORATORIO DE MICROBIOLOGIA DE MEDICAMENTOS

130 GRUPO DE TECNOVIGILANCLA

132 GRUPO LABORATORIO SUBDINSUMOS PARA LASALUD

133 OFICINADE LABORATORIOS Y CONTROL DE CALICAD

133 OFICINA DE LABORATORIOS Y CONTROL DE CALIDAD

134 OFICINA DE ASUNTOS INTERNACIONALES

138 DIRECCIÓN DE COSMÉTICOS,ASEO,PLAGUICC)ASY PROD.H

139 DIRECCIÓN DE OPERACIONES SANITARLAS

143 LABORATORIO DE DISPOSITIVOS

149 GRUPO TECNICO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

150 GRUPO LABORATORIO FISICO-MECANICO DISPOSIT.MEDICOS

152 GRUPO DE PUBLICIDAD DE LA DIRECCIÓN DE MEDICAMENTO

153 GRUPO DE SOPORTE TECNOLÓGICO

164 GRUPO ADQUISICIONES Y SUMINISTROS

165 GRUPO DE REACCION INMEDLATA- URI

166 OFICINADE PASTO

167 OFICINA DE IBAGUE

168 GRUPO DE APOYO ADMINISTRATIVO A LA DIR. MEDICAMENTOS

169 GRUPO DE ARTICULACIÓN YAPOYO TECNICO DE LA DIR. MEDICAME

171 PASO FRONTERLZO SAN MK3UEL

Seleccionar el Tipo de Contacto: Correo certificado, personalmente, Email, telefónico:

Gráfica 33. Radicar Quejas y Reclamos 2


Código:

Versión:

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Gráfica 34. Radicar Quejas y Reclamos - Denuncia

Se digitan los datos, se oprime , el sistema asigna numero a la Radicación, e imprime el Sticker si fue seleccionado mas de 1:

Listado 8. Sticker Impresión Denuncia


Código:

Versión:

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Gráfica 35. Radicar Quejas y Reclamos

5.2.11 Consulta entregados a mano

Esta correspondencia es saliente, se debe agregar una observación:

Gráfica 36. Consulta entregados a mano


Código:

Versión:

Página: 41 de 94



5.3 Menú Trámite

Gráfica 37. Menú Trámite

5.3.1 Asignar trámite Para asignar trámites se debe ser Coordinador de Grupo, se seleccionan las radicaciones, las dependencias y grupo a asignar, se oprime asignar:

Gráfica 38. Asignar trámite


Código:

Versión:

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5.3.2 Reasignación de Trámites

Gráfica 39. Reasignación de Trámites

5.3.3 Asignar Dependencia Tramite

Gráfica 40. Asignar Dependencia Tramite


Código:

Versión:

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5.3.4 Asignación Múltiple

Gráfica 41. Asignación Múltiple

5.3.5 Asignación a Funcionarios Cuando una Radicación se asigna a funcionarios:

Gráfica 42. Asignación a Funcionarios


Código:

Versión:

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5.3.6 Proceso Trámites

Gráfica 43. Proceso Trámites

5.3.7 Recibir Radicado Entrante


Código:

Versión:

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Gráfica 44. Recibir Radicado Entrante

5.3.8 Recibir Radicado Saliente

Gráfica 45. Recibir Radicado Saliente


Código:

Versión:

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5.3.9 Área de Trabajo

Gráfica 46. Área de Trabajo


Código:

Versión:

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En el área de trabajo observamos los radicados con sus pasos de una radicación, asignada a un usuario de una dependencia: veámosla de cerca:

Gráfica 47. Área de trabajo crear un paso de un radicado

Para crear el siguiente paso se llenan los datos solicitados y se oprime :

Gráfica 48. Área de Trabajo crear paso siguiente en la radicación


Código:

Versión:

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5.3.10 Reclasificar tramite

Gráfica 49. Reclasificar tramite

5.3.11 Consultas y Listados

5.3.11.1 Información de trámites:

Gráfica 50. Consultas y Listados Información de trámites

En esta opción se pueden solicitar diferentes tipos de Listados:


Código:

Versión:

Página: 49 de 94



Tabla 6 Listados sobre trámites

Para la anterior grafica las opciones de listados son las de la siguiente tabla, además cada listado se puede imprimir o enviar a un archivo (Excel, CSV, Texto, de Base de Datos, etc.

Listados sobre tramites

Tramites en curso por funcionario

Tramites en curso por dependencia

Total tramites radicados periodo

Tramites resueltos en un periodo

Tramites resueltos por firmante

Tramites salientes por dependencia (periodo)

Quejas resueltas en un periodo

Tramites radicados en fecha específica

Total tramites radicados por dependencia periodo

Total tramites resueltos por dependencia periodo

Total radicados por Funcionario

Total Radicados resueltos por funcionario

Total Quejas derechos de Petición y Reclamos resueltos

Total Quejas derechos de Petición y Reclamos pendientes

Radicados Respuesta a Tramites Enviados

Formato de Asignación

Tramites enviados a Entes Territoriales

Informe de Tramites Recibidos por funcionario

Total tramites estudiados por funcionario

Informe Citas asignadas para notificación

Listado de tramites con mas de 3 dias sin movimiento

Radicados por recibir en Correspondencia

Tramites entrantes por recibir en dependencia (periodo)

Trámites internos por entregar en dependencia (periodo)

Tramites radicados por dependencia (entrante periodo)

Tramites radicados por dependencia (interna periodo)

Tramites radicados por dependencia (saliente periodo)

Por ejemplo:

5.3.11.1.1 Tramites Resueltos en un periodo


Código:

Versión:

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Gráfica 51. Solicitar listado Trámites resueltos en un periodo


Código:

Versión:

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Listado 9. Trámites resueltos en un periodo

En este caso se puede enviar el listado también a un archivo de Tipos:


Código:

Versión:

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Archivo 1. XLS Excel creado Trámites resueltos en un periodo


Código:

Versión:

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5.3.11.2 Consulta Radicado

Esta consulta es por radicación: Digite la Radicación y oprima Consultar :

Gráfica 52. Consulta un Radicado

La consulta anterior tiene dos partes: la superior se refiere a la radicación al instante de Radicar:


Código:

Versión:

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Gráfica 53. Consulta un Radicado – Parte Superior

Gráfica 54. Consulta un Radicado – Parte Inferior

Gráfica 55. Imprimir solicitud de radicación


Código:

Versión:

Página: 55 de 94



Listado 10. Imprimir Eventos

Listado 11. Ej. Solicitud de trámite

5.3.12 Preguntas frecuentes


Código:

Versión:

Página: 56 de 94



Gráfica 56. Preguntas frecuentes

Gráfica 57. Preguntas frecuentes reasignar temas

5.3.13 Reclasificar Otros Solo reclasifica correspondencias entrantes:


Código:

Versión:

Página: 57 de 94



Gráfica 58. Reclasificar Otros


Código:

Versión:

Página: 58 de 94



5.4 Menú Utilidades

Gráfica 59. Menú Utilidades

5.4.1 Tablas parámetro

Gráfica 60. Menú Tablas Parámetro


Código:

Versión:

Página: 59 de 94



5.4.1.1 Parámetros

Gráfica 61. Parámetros

5.4.1.2 Países

Gráfica 62. Países

5.4.1.3 Dependencias


Código:

Versión:

Página: 60 de 94



Gráfica 63. Dependencias


Código:

Versión:

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5.4.1.4 Firmantes

Gráfica 64. Firmantes

5.4.1.5 Tipos de trámite

Gráfica 65. Tipos de trámite

Tabla 7. Catalogo Tipos de Tramites


Código:

Versión:

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CATALOGO TIPOS DE TRAMITES 0:habil y 1: calendario A:Activo I: Inactivo

E: Entrada S: Salida I:Interna

Cdg Tipo tramite Descripción estado

Requiere respuesta

días_ respuesta calendario quejas tipo

Multi- reparto Descripción tramite

1 DERECHO DE

PETICIÓN GENERAL A S 15 0 S E N NULL

3 QUEJA A S 15 0 S E N NULL

7 CORRESPONDENCIA

ENTRANTE A N NULL 0 N E S NULL

8 RECLAMO A S 15 0 S E N NULL

9 DERECHO DE PETICION INFORMAC

A S 10 0 S E S 0:habil y 1: calendario

10 CONSULTA I S 30 0 N E S NULL


A S 60 1 N E N NULL

12 TUTELA A S 2 0 N E N NULL

13 CONTACTENOS - INVIMA VIRTUAL

A S 5 1 S E NULL NULL

14 PROCESOS SANCIONATORIOS

I S NULL 0 N E N NULL

15

DERECHO DE

PETICION PARTICULAR

A S 15 0 S E S NULL


A S 30 0 S E S NULL

17 DENUNCIAS A S 15 0 S E S NULL

103 RADICACION RESPUESTA USUARIO

A N NULL 0 S E N NULL

2 CONSULTA INTERNA A S 15 0 N I S NULL

6 CIRCULAR INTERNA A S NULL 0 N I S NULL

4 SOLICITUD DE INFORMACION

I S NULL 0 N S S NULL

5 CORRESPONDENCIA SALIENTE

A N NULL 0 N S S

Ingrese los datos del documento que

ser remitido a cualquier institución fuera de la sede y que no está‚ ligada a un trámite en curso

101 REQUERIMIENTO A N NULL 0 N S S

Documento que ser remitido al interesado que ha radicado un trámite (por correspondencia), para que allegue más

información sobre su petición.

102 DAR RESPUESTA

TRAMITE A N NULL 0 N S S

Respuesta final que se genera para el

interesado que permitir cerrar un trámite.


Código:

Versión:

Página: 63 de 94



5.4.1.6 Pasos por trámite

Gráfica 66. Pasos por trámite

Lo anterior, más la secuencia de pasos (cual antes, cual después) se puede diseñar y crear el movimiento del trámite, estos están en la base de datos. Los pasos son estados por donde va el procedimiento físico de un trámite (y su documentación) los efectúan funcionarios y actualizan dependiendo del rol que tengan dentro del sistema tienen con una leve descripción del proceso del trámite: ej. La anterior grafica muestra una pantalla en su parte superior está el trámite en este caso 01 – DERECHO DE PETICION, en la parte inferior tres columnas con datos código de tramite (en este caso 1 o 01) código del paso y nombre o descripción del paso; Donde paso es una función o proceso de algún funcionario y es registrado y controlado dentro del sistema automáticamente, los pasos son generados por el funcionario respecto a su función respecto a él, ver opción 5.5.1.2 Consulta un radicado. En el orden secuencial de este trámite los pasos se deben ejecutar; en la gráfica anterior observamos que el trámite Derecho de petición General tiene una serie de pasos para llevar a cabo el correspondiente trámite así: Radicación: La persona (Establecimiento, Cliente, etc.), llega a la ventanilla (o entra a la página de Internet,.. etc.) junto con la documentación solicita el derecho de Petición. El funcionario ejecuta 5.3.2 Radica, o el usuario ejecuta el proceso de radicar desde Internet (Los datos van quedando en la base de datos de Invima. Reparto a la Dependencia desde radicación: La oficina de Atención al ciudadano, consulta esos radicados y reparte el proceso a la dependencia asignada. Recibir Radicado 5.5.7 o 5.5.8: La dependencia a quien fue asignada esa radicación (algún funcionario de la dependencia ejecuta el paso en el sistema), dependiendo de del tipo de radicación recibe el radicado. (El trámite se puede devolver a otra dependencia (reparto a otra dependencia), el coordinador reasignación de trámite para efectuar este paso función (opción del sistema) el radicado debe estar en el área de trabajo. Repartir a los funcionarios: Un coordinador reparte el radicado (pueden efectuar reparto múltiple) Y así sucesivamente.


Código:

Versión:

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Ver tabla Pasos siguientes al final.

Tabla 8. Pasos por Tramite

1 PASOS POR TRAMITE

DERECHO DE PETICION GENERAL Cdg Paso descripción tipo

Fecha esperada calendario

1 RADICACION RA NULL 0

2 DIGITALIZACION RA NULL 0

3 REPARTO A LA DEPENDENCIA DESDE RADICACION RE NULL 0

4 ASIGNACION TRAMITE AT NULL 0

6 REPARTO A FUNCIONARIO ASIGNADO RE NULL 0

21 ESTUDIO TRAMITE TL NULL 0

22 GENERAR REQUERIMIENTO TL NULL 0

23 Vo. Bo. FIRMANTE VF NULL 0

24 IMPRESION DOCUMENTO TL NULL 0

50 REPARTO A CORRESPONDENCIA RE NULL 0

51 GENERAR GUIA RA NULL 0

52 ENVIO CORRESPONDENCIA RA NULL 0

70 REPARTO COPIA DOCUMENTO OTRA DEPENDENCIA RE NULL 0

71 REPARTO TRAMITE OTRA DEPENDENCIA RE NULL 0

72 REPARTO RESPUESTA TRAMITE A QUEJAS Y RECLAMOS RE NULL 0

73 REPARTO REQUERIMIENTO A QUEJAS Y RECLAMOS RE NULL 0

99 DELEGAR A SECRETARIAS DE SALUD U OTROS ES NULL 0

100 ESPERA RESPUESTA REQUERIMIENTO ES NULL 0

101 RADICACION RESPUESTA REQUERIMIENTO RA NULL 0


201 GENERA RESPUESTA TRAMITE TL NULL 0

202 Vo.Bo. FIRMANTE REQUERIMIENTO VF NULL 0

203 IMPRESION DOCUMENTO RESPUESTA TRAMITE TL NULL 0

204 REPARTO TRAMITE A CORRESPONDENCIA RE NULL 0



210 ESPERA RECURSO ES NULL 0

211 RADICACION RECURSO RA NULL 0

222 Vo.Bo. FIRMANTE RESPUESTA VF NULL 0

900 ARCHIVA PROCESO RA NULL 0

901 RESPUESTA PARCIAL RA NULL 0

2 PASOS POR TRAMITE CONSULTA INTERNA

Cdg Paso descripción tipo

Fecha esperada calendario


3 REPARTO A OTRA DEPENDENCIA RE NULL 0




Código:

Versión:

Página: 65 de 94



2 PASOS POR TRAMITE CONSULTA INTERNA






74 REPARTO RESPUESTA OTRA DEPENDENCIA RE NULL 0

75 REPARTO COPIA FUNCIONARIO RE NULL 0






3 QUEJA


3 REPARTO A QUEJAS/RECLAMOS DESDE RADICACION RA NULL 0


5 ASIGNACION DEPENDENCIA QUEJA TL NULL 0






















4 SOLICITUD DE INFORMACIÓN



Código:

Versión:

Página: 66 de 94



4 SOLICITUD DE INFORMACIÓN







207 REPARTO CORRESPONDENCIA DEVUELTA RE NULL 0










6 CIRCULAR INTERNA






800 ARCHIVAR DOCUMENTO TL NULL 0

7 CORRESPONDENCIA ENTRANTE










800 ARCHIVAR DOCUMENTO TL NULL 0

900 ARCHIVA DOCUMENTO RA NULL 0

8 RECLAMO


3 REPARTO A QUEJAS/RECLAMOS DESDE RADICACION RA NULL 0


5 ASIGNACION DEPENDENCIA RECLAMO TL NULL 0


Código:

Versión:

Página: 67 de 94



8 RECLAMO













































Código:

Versión:

Página: 68 de 94












10 CONSULTA





5 ASIGNACION DEPENDENCIA CONSULTA TL NULL 0





























Código:

Versión:

Página: 69 de 94































12 TUTTELA

















Código:

Versión:

Página: 70 de 94



12 TUTTELA



















74 REPARTO RESPUESTA OTRA DEPENDENCIA RE NULL 0












5 ASIGNACION DEPENDENCIA CONSULTA TL NULL 0














Código:

Versión:

Página: 71 de 94





99 DELEGAR A SECRETARIAS DE SALUD ES NULL 0



















5 ASIGNACION DEPENDENCIA DERECHOS DE PETICION TL NULL 0

























Código:

Versión:

Página: 72 de 94













5 ASIGNACION DEPENDENCIA DERECHOS DE PETICION TL NULL 0




























17 DENUNCIAS





5 ASIGNACION DEPENDENCIA QUEJA TL NULL 0


Código:

Versión:

Página: 73 de 94



17 DENUNCIAS




























101 REQUERIMIENTO









102 DAR RESPUESTA TRAMITE








Código:

Versión:

Página: 74 de 94







1 RADICACION RESPUESTA TRAMITE RA NULL 0

5.4.1.7 Días no hábiles

Gráfica 67. Días no hábiles


Código:

Versión:

Página: 75 de 94



5.4.1.8 Transportadoras

Gráfica 68. Transportadoras

5.4.1.9 Temas Preguntas Frecuentes

Gráfica 69. Temas Preguntas Frecuentes

5.4.2 Usuarios

Para ejecutar esta opción se debe tener rol de administración :


Código:

Versión:

Página: 76 de 94



Gráfica 70. Usuarios

5.4.2 Roles

5.4.2.1 Definición

Los roles son una agrupación de opciones que un usuario (funcionario) puede efectuar: Los roles existentes son:

Tabla 9 Roles de Funcionarios en la Aplicación Correspondencia

ROLES CORRESPONDENCIA

Administrador_correspondencia

coordinador_grupo

direccion_general

encargado_archivo

encargado_quejas

firmante

funcionario_grupo

invima_virtual_corr

radicador_correspondencia

radicador_internet_corr

radicador_quejas


Código:

Versión:

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Gráfica 71. Definición Roles


Código:

Versión:

Página: 78 de 94



5.4.2.2 Permisos sobre datos

Gráfica 72. Permisos sobre datos

5.4.2.3 Permisos sobre aplicación

Cada Rol anteriormente mostrado tiene acceso a permisos sobre cada opción del menú principal Ejemplo usuario con Rol administrador_correspondencia tiene acceso a todas las opciones del menú, condicionado a solamente los datos de la dirección a donde pertenezca:

Gráfica 73. Permisos sobre aplicación


Código:

Versión:

Página: 79 de 94



Gráfica 74. Menú Administrador_correspondencia

Gráfica 75. Menú coordinador_grupo

Gráfica 76. Menú funcionario grupo

5.4.4 Cambiar Password


Código:

Versión:

Página: 80 de 94



Gráfica 77. Cambio de Password

Tabla 10 tramites soportados en correspondencia

Cdg tramite

descripcion estado

Requiere respuesta

Dias respuesta

calendario

quejas

tipo

multireparto

descrip_tramite


A N NULL 0 N S S Ingrese los datos del documento que ser remitido a cualquier institucion fuera de la sede y que no est? ligada a un tramite en curso

4 SOLICITUD DE INFORMACION

I S NULL 0 N S S NULL

6 CIRCULAR INTERNA

A S NULL 0 N I S NULL

7 CORRESPONDENCIA ENTRANTE

A N NULL 0 N E S NULL

3 QUEJA A S 15 0 S E N NULL

2 CONSULTA INTERNA

A S 15 0 N I S NULL

1 DERECHO DE PETICION GENERAL

A S 15 0 S E N NULL


A N NULL 0 N S S Respuesta final que se genera para el interesado que permitir cerrar un tramite.

101 REQUERIMIENTO A N NULL 0 N S S Documento que ser remitido al interesado que ha radicado un tramite (por


Código:

Versión:

Página: 81 de 94



Cdg tramite

descripcion estado

Requiere respuesta

Dias respuesta

calendario

quejas

tipo

multireparto

descrip_tramite

correspondencia), para que allegue mas informacion sobre su peticion.


A N NULL 0 S E N NULL

8 RECLAMO A S 15 0 S E N NULL


A S 10 0 S E S 0:habil y 1: calendario

10 CONSULTA A S 30 0 N E S NULL


A S 60 1 N E N NULL

12 TUTELA A S 2 0 N E N NULL


A S 5 1 S E NULL NULL


I S NULL 0 N E N NULL


A S 15 0 S E S NULL

17 DENUNCIAS A S 15 0 S E S NULL


A S 30 0 S E S NULL

Tabla 11 Pasos siguientes

Cdg tramite cdg_paso Próximos pasos

1 2 3

1 3 4

1 1 2,3

1 51 52

1 52 100

1 24 50

1 50 51

1 22 23

1 23 24,21,22

1 201 202

1 204 205

1 210 211:900

1 206 210

1 205 206

1 203 204


Código:

Versión:

Página: 82 de 94




1 202

馗nico#21

1 21

1.VoBo Requerimiento#202,2.VoBo Respuesta Tramite#222,3.Reparto Otra Dependencia#71,4.Archiva proceso#900,5.Delegar a Secretarias de Salud u Otros#99

1 4 6

1 900 0

1 100 101

1 101 102

1 102 4

4 1 if(valor=2,50,205)

4 205 206

4 206 0

5 1 50,205

4 50 205

5 50 205

5 205 206

5 206 0

2 3 4

12 1 2,3

102 1 50,205

102 50 205

102 205 206

102 206 0

101 1 50,205

101 50 205

101 205 206

101 206 0

103 1 0

3 1 if(valor=2,71,50)

3 3 4

3 4 6

3 21


3 22 23

3 50 51

3 51 52

3 52 100

3 100 101

3 101 102

3 102 4


Código:

Versión:

Página: 83 de 94




3 204 205

3 205 206

3 206 210

3 900 0

3 71 4

3 72 900

3 73 100

9 1 2,3

9 2 3

9 3 4

9 4 6

9 21


9 22 23

9 23 24,21,22

9 24 50

9 50 51

9 51 52

9 52 100

9 100 101

9 101 102

9 102 4

1 6 21

9 201 202

9 202

馗nico#21

9 203 204

9 204 205

9 205 206

9 206 210

9 210 211:900

9 900 0

10 1 2,3

10 2 3

10 3 4

10 4 6

10 71 4

10 73 100

1 73 100

10 72 900


Código:

Versión:

Página: 84 de 94




10 21


10 22 23

10 23 24,21,22

10 24 50

10 50 51

10 51 52

10 52 100

10 100 101

10 101 102

10 102 4

10 201 202

10 202

馗nico#21

10 203 204

10 204 205

10 205 206

10 206 210

10 210 211:900

10 900 0

11 1 2,3

11 2 3

11 3 4

11 4 6

11 21

1.VoBo Requerimiento#202,2.VoBo Respuesta Tramite#222,3.Reparto Otra Dependencia#71,3.Archiva proceso#900

11 22 23

11 23 24,21,22

11 24 50

11 50 51

11 51 52

11 52 100

11 100 101

11 101 102

11 102 4

11 201 202

11 202

1.Reparto 馗nico#21

11 203 204

11 204 205

11 205 206

11 206 210


Código:

Versión:

Página: 85 de 94




11 210 211:900

11 900 0

8 1 if(valor=2,71,50)

8 3 4

8 4 6

8 21


8 22 23

8 50 51

8 51 52

8 52 100

8 71 4

8 72 900

8 73 100

8 100 101

8 101 102

8 102 4

8 204 205

8 205 206

8 206 210

8 900 0

1 72 900

9 72 900

9 73 100

7 1 2,3

7 2 3

7 3 4

2 1 3

6 1 3

2 21 1.VoBo Respuesta Tramite#222,2.Reparto Otra Dependencia#71,3.Archiva proceso#900

6 3 4

2 74 900

2 4 6

2 71 4

12 2 3

12 3 4

12 4 6

12 71 4

3 5 71

12 72 900


Código:

Versión:

Página: 86 de 94




12 21

1.VoBo Respuesta Tramite#222,2.Reparto Otra Dependencia#71,3.Archiva proceso#900,4.Delegar a Secretarias de Salud u Otros#99

12 23 24,21,22

12 24 50

12 50 51

12 51 52

1 71 4

11 71 4

9 71 4

12 201 202

12 202

馗nico#21

12 203 204

12 204 205

12 205 206

12 206 900

12 900 0

6 71 4

8 5 71

4 70 0

7 70 0

102 70 0

101 70 0

6 70 0

2 70 4

10 70 4

5 70 0

10 5 71

11 72 900

6 800 0

7 800 0

13 1 4

102 207 900

13 4 21

13 21

1.Respuesta Tramite#900,2.Reparto Otra Dependencia#71,3.Delegar a Secretarias de Salud u Otros#99

101 207 900

4 207 900

5 207 900

3 202

馗nico#21

2 202

馗nico#21


Código:

Versión:

Página: 87 de 94




2 75 0

4 75 0

5 75 0

6 75 0

7 75 0

10 75 0

101 75 0

102 75 0

1 99 101

3 99 101

9 99 101

10 99 101

12 99 101

14 1 2,3

14 2 3

14 3 4

14 4 6

14 5 71

16 23 24,21,22

16 24 50

14 21

1.VoBo Requerimiento#202,2.VoBo Respuesta Tramite#222,3.Reparto Otra Dependencia#71,4.Archiva proceso#900,5.Delegar a Secretarias de Salud#99

14 22 23

14 23 24,21,22

14 24 50

14 50 51

14 51 52

14 52 140

14 70 0

14 71 4

14 72 900

14 73 140

14 75 0

14 99 141

14 140 141

14 141 142

14 142 21

14 201 202

15 3 4

14 203 204

14 204 205

14 205 206

14 206 214


Código:

Versión:

Página: 88 de 94




14 214 211:900

14 900 0

15 1 2,3

15 51 52

15 52 100

15 24 50

15 50 51

15 22 23

15 23 24,21,22

15 201 202

15 204 205

15 210 211:900

15 206 210

15 205 206

15 203 204

15 202

1.Reparto 馗nico#21

15 21

1.VoBo Requerimiento#202,2.VoBo Respuesta Tramite#222,3.Reparto Otra Dependencia#71,4.Delegar a Secretarias de Salud#99,5.Archiva proceso#900

15 4 6

15 900 0

15 100 101

15 101 102

15 102 4

17 1 if(valor=2,71,50)

17 3 4

17 4 6

17 21


17 22 23

17 50 51

17 51 52

17 52 100

17 100 101

17 101 102

17 102 4

17 204 205

17 205 206

17 206 210

17 900 0

17 71 4


Código:

Versión:

Página: 89 de 94




17 72 900

17 73 100

16 1 2,3

16 2 3

16 3 4

16 4 6

8 202

馗nico#21

10 6 21

7 6 21

16 6 21

16 21

1.VoBo Requerimiento#202,2.VoBo Respuesta Tramite#222,3.Reparto Otra Dependencia#71,4.Delegar a Secretarias de Salud#99,5.Archiva proceso#900

16 22 23

16 50 51

16 51 52

16 52 100

16 100 101

16 101 102

16 102 4

16 201 202

16 202

馗nico#21

16 203 204

16 204 205

16 205 206

16 206 210

16 210 211:900

16 900 0

15 73 100

15 72 900

16 72 900

16 73 100

15 71 4

15 2 4

16 71 4

17 202

馗nico#21

7 4 6

7 21 1.Archiva Documento#900

7 900 0

7 71 4


Código:

Versión:

Página: 90 de 94




1 222

馗nico#21,3.Respuesta Parcial#901,4.Archiva proceso#900

9 222


10 222

馗nico#21,3.Archiva proceso#900

3 222


2 222

1.Reparto Respuesta 馗nico#21,4.Archiva proceso#900

15 222


16 222


17 222

馗nico#21,3.Archiva proceso#900,4.Respuesta Parcial#901

8 222


17 6 21

15 6 21

14 6 21

13 6 21

12 6 21

2 6 21

8 6 21

11 6 21

9 6 21

12 222

馗nico#21,3.Archiva proceso#900

3 6 21


Código:

Versión:

Página: 91 de 94




15 70 4

3 70 0

17 70 0

13 71 4

15 5 71

16 5 71


Código:

Versión:

Página: 92 de 94



PRUEBAS CONTROLES DE CAMBIOS

REQUERIMIENTO PRUEBA

Ver opción del índice Utilidades – Tablas parámetro – Pasos por trámite 5.4.1.6 Ver Tabla Catalogo Tipos de Tramite 5.4.1.5 Ver Tabla Pasos siguientes Ver Área de trabajo con el ejemplo del paso Ver consultas 5.3.11.2

Tabla


Código:

Versión:

Página: 93 de 94




Código:

Versión:

Página: 94 de 94



código: manual correspondencia sql página: 1 · pdf filereposición,...

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