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INFORMECONSOLIDADO DE GESTIÓN VIGENCIA 2009

Por un control social y fiscal en beneficio de todos

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CONTRALORÍA GENERAL DEL QUINDÍO

INFORME DE GESTION Y RESULTADOS

MARISOL RAMOS NIÑO Contralora General del Quindío

MARIA ALEYDA ROA ESPINOSA

Directora Técnica de Control Fiscal

LUZ NELLY DUARTE SAIZ Directora Administrativa

Vigencia 2009



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PRESENTACIÓN

Comprometida desde el momento en que tomé posesión del cargo de Contralora, con el mejoramiento continúo de la Contraloría que de manera honrosa dirijo, y con el fin de cumplir, no solo con el mandato legal sino también con el desarrollo institucional, en el año de 2009, presento el informe de gestión, en el cual informo el cumplimiento de las metas programadas en desarrollo de los planes Estratégico y de Gestión, para todos los procesos de la Contraloría General del Quindío. Mediante Resolución 201 de diciembre de 2008, se le realizó una modificación al Plan Estratégico Institucional 2008-2011, teniendo en cuenta que este se constituye en la herramienta básica del proceso de planificación, que define el marco conceptual en el cual se respalda la gestión de la Contraloría General del Quindío. Su contenido en forma general es el siguiente: MISION “La Contraloría General del Quindío vigila la Gestión Fiscal y realiza el control de resultados de la Administración Pública de su jurisdicción con los más altos estándares de calidad en sus procesos, productos o servicios y recurso humano vinculado, en procura de generar impactos importantes en la capacidad de gestión y resultados de las entidades y organismos sujetos, en cumplimiento de su propósito fundamental de salvaguardar y recuperar los recursos públicos y ambientales”. VISION “La Contraloría departamental del Quindío vigila la Gestión Fiscal y realiza el control de resultados de la Administración Pública de su jurisdicción con los más altos estándares de calidad en sus procesos, productos o servicios y recurso humano vinculado, en procura de generar impactos importantes en la capacidad de gestión y resultados de las entidades y organismos sujetos, en cumplimiento de su propósito fundamental de salvaguardar y recuperar los recursos públicos y ambientales”. POLÍTICA “El servidor público con autocontrol en el ejercicio de la función administrativa”.



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LINEA ESTRATEGICA I: CONSOLIDACIÓN DE LA CULTURA DE MORALIDAD PÚBLICA Programa 1: Cultura de la Calidad en el Control Fiscal. Programa 2: Cultura del Control en la Vigilancia Fiscal Programa 3: Cultura Ética para lo Público. Programa 4: Consultorio de la Gestión Pública Programa 5: Campañas de Promoción de la Cultura del Control Social a la Gestión Pública. LINEA ESTRATEGICA II: FORTALECIMIENTO DE LA PARTICIPACIÓN CIUDADANA EN EL EJERCICIO DEL CONTROL FISCAL Programa 1: Capacitación a la comunidad para la participación en el ejercicio del control

fiscal. Programa 2: Rendición de cuentas de los resultados del proceso auditor. Programa 3: Información anual del resultado del balance de los recursos naturales. Programa 4: Cultura para la conservación ambiental. LINEA ESTRATAEGICA III: EFECTIVIDAD DE LA FUNCIÓN FISCALIZADORA Programa 1: Planeación de la Función Fiscalizadora Programa 2: Memoria institucional para la trazabilidad. Programa 3: Tecnología para la eficiencia del proceso auditor Programa 4: Acceso a otros Sistemas de Información Programa 5: Mesas para la sostenibilidad y sustentabilidad del proceso auditor. Programa 6: Impactos de mejora continua de la gestión pública. Programa 7: Cultura de la calidad en la gestión pública Programa 8: Cultura del control de la gestión pública LINEA ESTRATAEGICA IV: MEJORAMIENTO CONTINUO DE LA CAPACIDAD FISCALIZADORA Programa 1: Recursos Asegurados para la Misión Institucional Programa 2: Certificación y Mejora Continua del SGC bajo la Norma NTCGP 1000:2004 Programa 3: Implementación y mejora continua del SCI bajo la Norma MECI 1000:2005 Programa 4: Actualización Tecnológica Programa 5:. Formación y Capacitación en Competencias Laborales Programa 6: Alto desempeño de los Servidores Públicos Programa 7: Bienestar Social y Clima Laboral Programa 8: Gestión Documental Programa 9: Gestión Física y Financiera Controlada



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Programa 10: Medición del Desempeño Institucional A través de la modificación referida se plantearon los planes de gestión para la vigencia 2009, para cada uno de los procesos tanto de apoyo como misionales de nuestra estructura organizacional, con los resultados que se describen en el contenido del presente informe. De conformidad con los manuales de procesos y procedimientos, la Dirección Técnica de Control Fiscal, a través de su Plan de Gestión 2009, realizó los seguimientos, medición y análisis de los mismos, estableciendo el cumplimiento de los objetivos y metas al igual que la conformidad de los productos que se elaboraron, resultados que fueron consignados en las respectivas actas y registros que se han implementado para el efecto, con la finalidad de determinar las deficiencias y causas que la originan, e identificar las acciones correctivas a implementar y con ello hacer posible el mejoramiento de los procesos, e igualmente, del personal que los ejecuta. Es importante hacer alusión al hecho de que se pudo culminar con éxito, la implementación del nuevo aplicativo de rendición de la cuenta SIA, donado por la Auditoría General de la República, con falta de efectividad en los resultados, lo que generó retrasos en la elaboración de los informes MACROFISCALES, con la consiguiente solicitud de prorrogas; se espera que dichas inconsistencias que si bien es cierto fueron requeridas y corregidas durante la ejecución del PGA 2009, para la vigencia 2010 genere una información confiable, para la consolidación de los informes estadísticos que soportan la elaboración de los informes anuales a rendir a la Asamblea Departamental, Concejos Municipales y Contraloría General de la República. Así mismo se considera como destacada la implementación del la herramienta SIFPED, “Sistema de información para el seguimiento a los planes de desarrollo” mediante la cual los responsables de las entidades territoriales, rinden los informes de gestión correspondientes al cumplimiento de los metas programadas en los mismos. El referido Sistema de información, inició con los Plan de Desarrollo cargados para cada Ente Territorial sujeto de control, complementándose por parte de los mismos con la información referente a “Metas de Producto” y “Documentos de armonización Presupuestal”. La ciudadanía, podrá hacer uso de los informes de seguimiento a los planes de desarrollo, rendidos por los Entes Territoriales cada cuatro meses, con el fin de que en tiempo real, puedan contribuir a través del Control Ciudadano, a analizar y hacer recomendaciones sobre este instrumento de gestión, tan importante para calificar el cumplimiento de las promesas contenidas en los programas de gobierno, hechas por cada uno de los mandatarios elegidos por votación popular. Nuestro pronunciamiento



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al respecto se hará anualmente a través de Informes de Auditoría, conforme a lo establecido en la metodología AUDITE 3.0, adoptada por este Ente de Control. Atentamente, MARISOL RAMOS NIÑO Contralora General del Quindío



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I. DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

OBJETIVO: Consolidar una cultura de alto rendimiento, compromiso y mejora continua frente a la misión de la institución. PROGRAMA 1: Implementación de un sistema eficiente de gestión de la calidad. Meta Específica: 100% Instrumentos de Planificación con recursos garantizados En desarrollo de este objetivo se realizaron dos visitas en el periodo con el propósito de efectuar seguimiento y control a los 11 sujetos de control y a las bases para establecer las cuotas de auditaje, se efectuó auditoria especial al debido cobrar de las Entidades sujetos de control para constatar la adecuada liquidación de los recursos; conforme a lo dispuesto en la Ley 617 de 2000, Plan Nacional de Desarrollo 2008-2011 y Ley 715 de 2001. En la primera revisión las entidades en mora a Junio 30 de 2009, después de hacer revisión de pagos en Tesorería Departamental, son las siguientes: • PROMOTORA DE VIVIENDA, debe las cuotas de mayo y junio 2009. • HOSPITAL MENTAL DE FILANDIA, debe las cuotas de enero a junio 2009. • LOTERÍA DEL QUINDÍO, debe cuota mes junio. En la segunda revisión a los sujetos que se relacionan: Lotería del Quindío, Hospital mental de Filandia, Hospital San Juan de Dios, e Instituto Seccional de Salud Se encontraron inconsistencias en los pagos que se reportaron y subsanaron con la Secretaria de Hacienda del Departamento, los demás sujetos se visitaron y se revisaron encontrándose al día en sus pagos.



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Tabla 1 Institutos Descentralizados de Carácter Departamental 12-31-09

PRE/PTO. MES UNIQUINDIO LOTERIA

DEL QUINDIO

PROMOTORA DE VIVIENDA

ESAQUIN SA. INDEPORTES TRANSITO INDEQUI INSTITUTO

SECCIONAL

HOSPITAL SAN

JUAN DE DIOS

HOSPITAL LA MISERICORDIA

HOSPITAL MENTAL FILANDIA

TOTAL

2009 ENERO 9.278.389 1.812.274 208.543 3.029.731 250.000 325.599 379.583 6.331.880 2.091.667 1.689.211 0 25.396.877

2009 FEBRERO 9.278.389 1.812.274 208.543 3.029.731 250.000 0 0 6.331.880 2.091.667 1.689.211 0 24.691.695

2009 MARZO 9.278.389 1.812.274 208.543 3.029.731 250.000 0 0 6.331.880 2.091.667 1.689.211 0 24.691.695

2009 ABRIL 9.278.389 1.811.974 350.581 3.029.731 250.000 0 0 6.331.880 2.091.667 1.689.211 0 24.833.433

2009 MAYO 9.278.389 1.811.974 3.029.731 250.000 0 0 6.331.880 2.091.667 1.689.211 0 24.482.852

2009 JUNIO 9.278.389 1.811.974 3.029.731 250.000 1.627.995 1.897.915 6.331.880 2.091.667 1.689.211 0 28.008.762

2009 JULIO 9.278.389 1.811.974 3.029.731 250.000 379.583 6.331.880 2.091.667 0 2.636.405 25.809.629

2009 AGOSTO 9.278.388 1.811.974 834.172 3.029.731 250.000 651.198 379.583 6.331.880 2.091.667 3.378.422 0 28.037.015

2009 SEPTIEMBRE 9.278.388 1.811.974 208.543 3.029.731 250.000 325.599 0 6.331.880 14.991.664 1.689.211 0 37.916.990

2009 OCTUBRE 9.278.389 1.811.974 625.629 3.029.731 250.000 325.599 0 6.331.880 3.525.000 1.689.211 0 26.867.413

2009 NOVIEMBRE 9.278.389 1.811.974 0 3.029.731 250.000 325.599 0 6.331.880 3.525.000 1.689.211 3.690.967 29.932.751

2009 DICIEMBRE 9.278.392 1.811.974 0 3.029.728 250.000 325.599 0 6.331.884 3.525.000 1.689.211 0 26.241.788

TOTAL 111.340.670 21.744.588 2.644.554 36.356.769 3.000.000 3.907.188 3.036.664 75.982.564 42.127.788 20.270.532 6.327.372 326.738.689

FUENTE: Dirección Administrativa 2009 Los recursos que ingresaron en el periodo 2009 producto de las cuotas de auditaje se comportaron de la siguiente manera por cuotas de fiscalización $ 326.738.688 y por transferencia del Departamento $1.253.206.875 para un total de $1.579,945.563 que corresponde al 98.5%.

INFORME DE GESTIÓN CONSOLIDADO

VIGENCIA 2009 Por un control social y fiscal en

beneficio de todos

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Tabla 2 Programación Presupuestal 2009

2009 RECURSO ORDINARIO CUOTA FISCAL ACUMULADO

EJECUCION DE GASTOSENERO 120.000.000 0 120.000.000

FEBRERO 95.000.000 3.500.000 98.500.000

MARZO 61.500.000 34.500.000 96.000.000

ABRIL 65.097.000 25.403.000 90.500.000

MAYO 126.000.000 25.000.000 151.000.000

JUNIO 109.290.634 33.709.366 143.000.000

JULIO 129.066.435 28.008.762 157.075.197

AGOSTO 82.190.371 25.809.629 108.000.000

SEPTIEMBRE 112.084.024 28.037.015 140.121.039

OCTUBRE 113.226.864 29.773.136 143.000.000

NOVIEMBRE 81.758.216 26.241.784 108.000.000

DICIEMBRE 157.993.331 66.755.996 224.749.327

TOTALES 1.253.206.875 326.738.688 1.579.945.563

FUENTE: Dirección Administrativa 2009

Tabla 3 Modificaciones Presupuestales 2009

CONCEPTOS VALORES

PRESUPUESTO INICIAL 1.710.821.704

REDUCCION PRESUPUESTO 107.000.000

PRESUPUESTO DEFINITIVO 1.603.821.704

GIROS TESORERIA 1.579.945.563

CUENTAS X COBRAR 23.876.141 FUENTE: Dirección Administrativa 2009 PROGRAMA 2: Certificación y Mejora Continua del SGC Bajo la norma NTCGP 1000:2004. Meta Específica: Certificación de calidad en el año 2009. Se realizo contrato No. 023 con Nuevo Milenio y su representante legal Ángela Maria García Gómez, para la asesoría en el diseño, planificación y documentación,



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implementación e implantación del Sistema de Gestión de Calidad, para la aplicación de la norma técnica NTCGP 1000:2004 para la Contraloría General del Quindío. En desarrollo de este contratos se dictaron las siguientes capacitaciones:

Tabla 4 Plan de Capacitación Ejecutado 2009

FECHA TEMA

Febrero 06/09 Formación de Auditores bajo la Norma 190011 Febrero 13/09 Continuación en el tema de formación de auditores Febrero 27/09 Gestión de Calidad (Acción Social) Marzo 20/09 Gestión por Procesos (Acción Social) Abri1 03/ 09 Sistema de Gestión Integrado Abril 03/09 Gestión de Calidad Abril 18/09 Manual de Calidad

Abril 25/09 Manual de Calidad, Caracterización por procesos, Procesos obligatorios (Acción Social)

Abril 29/09 Medición, Análisis – Mejora Junio 26/09 Norma de Calidad Junio 26/09 Indicadores de Calidad Julio 10/09 Gestión de Calidad Julio 17/09 Gestión de Calidad Repaso Agosto 14/09 Preparación Examen Certificación Octubre 23/09 Gestión de Calidad Octubre 28,29 y 30 Formación de Auditores Noviembre 12/09 Gestión de Calidad Diciembre 15,16 y 17/09 Socialización de los formatos FUENTE: Dirección Administrativa 2009 Con el fin de implementar la norma técnica se expidieron las siguientes resoluciones: Resolución No.031 de marzo 31 de 2009 “Se adopta el Sistema de Gestión Integrado para la Contraloría General del Quindío. Resolución No. 032 de marzo 31 de 2009. “Se conforma el Comité de Calidad y el Equipo de Calidad de la CGQ. Resolución No. 033 de marzo 31 de 2009 “Se designa el representante de la Dirección ante el Sistema de Gestión de Calidad. PROGRAMA 3: Implementación y mejora continúa del sistema de control interno bajo la norma MECI 1000:2005. Meta Específica: Dirigir la Implementación de Auditorias Internas.



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Meta 1: Auditoria a los Estados Financieros: Se reviso y evaluó el informe del trimestre Enero-Marzo presentado a la Contaduría General de la Nación, el cual se encontró de conformidad Meta 2: Seguimiento y Evaluación a la Ejecución Presupuestal: Se reviso la Ejecución Presupuestal de Ingresos y Egresos; el PAC correspondiente a la vigencia 2009. Meta 3: Arqueos a la Caja Menor y Caja General. Se realizo arqueo a la Caja Menor de la Entidad el día 18 de mayo de 2009, presentándose el informes a las observaciones encontradas y las recomendaciones al respecto. Meta 4: Revisión de egresos en forma mensual a los correspondientes soportes contables, presupuéstales, Jurídicos y de Tesorería, se llevo a cabo este seguimiento concluyéndose el primer semestre del año 2009, el cual se presenta con el fin de que la Entidad haga el correspondiente Plan de Mejoramiento. Meta 5: Revisión de Nomina y soportes de la misma ( Pago de Aportes Parafiscales, de seguridad social, retención en la fuente, descuentos de nomina autorizados por los funcionarios) Se concluyo la evaluación y revisión del primer semestre del año 2009, del cual se presenta el informe correspondiente, para que la Entidad haga el Plan de Mejoramiento. PROGRAMA 4: Actualización Tecnológica Meta Específica: Software y Hardware actualizados y licenciados. Los 13 profesionales universitarios que forman parte del equipo auditor tienen bajo su inventario equipos portátiles los cuales fueron obtenidos de la siguiente manera, 08 equipos portátiles que fueron entregado en convenio de comodato por la Auditoria General de la República, 5 equipos de computo adquiridos por la entidad . También se les dotó a cada uno de la USB. Además se compraron 07 licencias de Office 2007 y se compraron 45 licencias del antivirus. La Contraloría tiene un fortalecimiento tecnológico en lo referente al desarrollo de diferentes aplicativos para mejorar su gestión fiscalizadora y fortalecer los niveles de eficiencia y eficacia.

SISTEMA DE INFORMACIÓN DE RENDICIÓN DE LA CUENTA SIRC-CGQ La Rendición de la Cuenta es un deber legal y ético que tiene todo servidor público o particular, de responder e informar por la administración y manejo de fondos, bienes y/o recursos públicos asignados por el estado al igual que sus resultados, en el



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cumplimiento del mandato que le ha sido conferido. Para ello se analizo, diseño e implemento el sistema de información de rendición de la cuenta vía Web por medio de la cual la Gobernación del Quindío, 11 Alcaldías, 13 Hospitales, 55 Colegios y 12 entidades descentralizadas entre estas la Universidad del Quindío y la Lotería del Quindío, para un total de 92 entidades del Departamento, rinden toda la información financiera, fiscal y presupuestal requerida por la Contraloría General del Quindío, por medio de este sistema.

SISTEMA DE INFORMACIÓN MACRO OPERATIVO SIMO-CGQ La Contraloría General del Quindío encargada de ejercer vigilancia a la gestión fiscal de la administración central, de los particulares y demás entidades públicas que manejen fondos o bienes del Departamento, requería que los informes estadísticos presupuéstales departamentales y demás informes que se le envían a las alcaldías, universidades, consejos y comunidad en general, fuera generados de una forma mas ágil; por lo cual se analizo, diseño e implemento el sistema de información macro operativo SIMO-CGQ que le permite a la Contraloría General del Quindío realizar la consolidación y generación de los reportes estadísticos e informes requeridos con la información financiera, fiscal y presupuestal recolectada por medio del sistema de rendición de la Cuenta SIRC-CGQ de una forma más ágil y veraz.

SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CERTIFICACIÓN SALARIAL CERTISALARIO-CGQ

La Contraloría General del Quindío requería un sistema que le permitiera general los informes salariales de forma electrónica por lo tanto se analizo, diseño e implemento, el sistema de información salarial el cual permite registrar, consultar, actualizar y alimentar la información de los salarios mes por mes de los funcionario que hacen o han hecho parte de la nomina de la Contraloría General del Quindío, además, de permitir generar los certificado salarial generales de cada uno de ellos.

SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL FISCAL MICRO PGA-CGQ La Contraloría General del Quindío requería un sistema que le permitiera la automatización de los procesos de la auditorias realizadas a las entidades sujetas de control por parte de esta entidad es así como se analizo, diseño e implemento el sistema de información para el Control Fiscal Micro que es una poderosa herramienta para planear, ejecutar y supervisar el proceso auditor, que permite, entre otros, construir el Plan General de Auditoria (PGA) interactuando con todas las dependencias en



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tiempo real; asignar de manera óptima los recursos humanos; generar automáticamente los procesos previos a la ejecución de la auditoria (memorandos de encargo y planeación); efectuar el seguimiento permanentemente de la calidad del proceso auditor.

SISTEMA DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA El sistema de archivo y correspondencia, permite registrar la correspondencia recibida, enviada, llevar la trazabilidad de la información con los informes que genera, además, permite turnarla y llevar un control estricto de la misma para contestar, y evitar el vencimiento de la misma. Este sistema también permite registrar la entrada y la salida de personal ajeno a la Contraloría General del Quindío.

SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA PLANES DE DESARROLLO -SIPÈD El aplicativo permite a la CONTRALORÍA GENERAL DEL QUINDÍO, hacer un seguimiento, a los Planes de Desarrollo, en tiempo real, durante la vigencia 2008 –2011. La información es suministrada por los entes territoriales cada cuatro meses, este aplicativo se encuentra alojado en la Página Web de la Contraloría General del Departamento, para la consulta de los diferente actores municipales y departamentales (Miembros de los Consejos territoriales de planeación, las veedurías ciudadanas, los Concejales, Diputados y comunidad en general.), quienes podrán hacer seguimiento sobre la ejecución y puesta en marcha del respectivo Plan de Desarrollo. PROGRAMA 5: Formación y capacitación en competencias laborales. Meta Específica: Plan de formación y capacitación orientado a competencias laborales, 100% de los servidores públicos vinculados al Plan de Formación y Capacitación. Según Resolución No. 159 de 2008 “Reglamento la capacitación, formación y estímulos – Bienestar Social para los Servidores Públicos de la Contraloría General del Quindío.

El artículo 2º del Decreto Ley 1567 de 1998, creó el Sistema Nacional de Capacitación, definiéndolo como el conjunto coherente de políticas, planes, disposiciones legales, organismos, escuelas de capacitación, dependencias y recursos organizados con el propósito común de generar en las entidades y en los empleados del Estado una mayor capacidad de aprendizaje y de acción, en función de lograr la eficiencia y la eficacia de la administración, actuando para ello de manera coordinada y con unidad de criterios”.



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Dentro de los derechos y deberes de los empleados públicos establecidos en la Ley 734 de 2002, se previo la de recibir capacitación para el mejor desempeño de sus actividades laborales y de actualizarse en el área de desempeño de la función, a su vez, le corresponde como obligación de la administración y a través de reglamento interno señalar los condiciones y criterios que deben reunir los servidores públicos para capacitarse. Dentro de los principios rectores de la capacitación esta el de Participación, el cual en el literal d) del artículo 6º del Decreto 1567 de 1998, consagra: “Todos los procesos que hacen parte de la gestión de la capacitación, tales como detección de necesidades, formulación, ejecución y evaluación de los planes y programas, deben contar con la participación activa de los empleados. Para tal efecto en la institución se implemento el viernes institucional para la generación de capacitación que permitiera el mejoramiento de las competencias laborales de los servidores públicos.

Tabla 6 Capacitaciones del Viernes Institucional

FECHA TEMA SERVIDORES QUE

RECIBIERON LA CAPACITACIÓN

Enero 20/09 Tendencias del Comportamiento 23 Febrero 06/09 Formación Auditores Norma 19011 20 Febrero 06/09 Deficiencias traslados de hallazgos fiscales a procesos fiscales. 17 Febrero 13/09 Continuación Formación de Auditores 21 Febrero 19/09 Contratación 22 Febrero 27/09 Gestión de Calidad (Acción Social) 19 Febrero 27/09 Aplicativo Gestión Documental y Visitas 19 Marzo 13/09 Planificación Estratégica Consolidación 22 Marzo 13/09 Trabajo en Equipo para unificar la Política de Calidad 18 Marzo 20/09 Tele conferencia Contratación 18 Marzo 20/09 Gestión por Procesos (Acción Social) 18 Marzo 27/09 Contratación Estatal 17 Abril 03/09 Aplicativo Correspondencia 15 Abril 03/09 Sistema de Gestión Integrado 17 Abril 03/09 Gestión de Calidad 21 Abril 04/09 Tareas de Gestión de Calidad 25 Abril 18/09 Manual de Calidad 22

Abril 25/09 Manual de Calidad, Caracterización de Procesos, Procesos Obligatorios 23

Abril 29/09 Manual de Calidad, Caracterización de Procesos , Procesos Obligatorios. (Acción Social) 24

Abril 29/09 Medición, Análisis – Mejora (Acción Social) 24 Mayo 08/09 Manejo del Stress 19 Junio 05/09 Compromisos Comportamentales 21 Junio 05/09 Socialización del Plan de Capacitación 19 Junio 05/09 Tareas de Gestión de Calidad (Acción Social) 17



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FECHA TEMA SERVIDORES QUE

RECIBIERON LA CAPACITACIÓN

Junio 06/09 Medición –Análisis-Mejora 23 Junio 26/09 Norma de Calidad 22 Junio 26/09 Indicadores de Calidad 17 Julio 10/09 Gestión de Calidad 23 Julio 17/09 Gestión de Calidad (Repaso) 23 Agosto 14/09 Preparación Exámenes de Certificación 16 Julio 17/09 Redacción de Informes de Auditoria 15 Agosto 20/09 Construcción de Hallazgos 17 Agosto 21/09 Construcción de Hallazgos 18 Agosto 21/09 Proyecto Enlace 17 Septiembre 04/09 Virus de la Actitud 22 Septiembre 04/09 Auditoria de Salud 13 Septiembre 11/09 Crecimiento Personal 14 Septiembre 11/09 Presunción de legalidad de los actos administrativos 12 Octubre 16/09 Identificación de riesgos 11 Octubre 16/09 Contribución a la mejora Ambiental 16 Octubre 16/09 Normatividad COPASO Valoración Puestos Trabajo 16 Octubre 16/09 Clima Laboral 20 Noviembre12/09 Servicio al Cliente 12 Noviembre13/09 Química Humana 13 Noviembre13/09 Seguridad Informática 13 Noviembre27/09 Legalidad que Soportan el pago de las primas 17 Noviembre27/09 Prevención de Desastres 15 Noviembre27/09 Información Afiliación los Olivos 20 Diciembre04/09 Manejo de Conflictos 24 Diciembre04/09 Hallazgos Disciplinarios 20 Diciembre 04/09 Informe Plan Capacitación 2009 12 FUENTE: Dirección Administrativa 2009

PROGRAMA 6: Alto desempeño de los servidores Públicos Meta Específica: 100% de los servidores públicos con Concertación de Compromisos en las fechas previstas, Incentivos otorgados a los servidores públicos de más alto desempeño

En el mes de Febrero se concertó objetivos con los Servidores Públicos para el año 2009 y se evaluó a los funcionarios en el periodo que indica la ley, igualmente se efectuaron evaluaciones de seguimiento y su respectiva calificación, generando planes de mejoramiento individual.

En febrero 28 de 2009, se hizo reconocimiento al día del contador (invitación a los contadores a acto conmemoratorio del Colegio de Contadores del Quindío, en el cual se condecoró a la Doctora Maria Aleyda Roa.

Por su alto desempeño como Coordinadoras del equipo auditor como reconocimiento y estimulo se les hizo participes de capacitación en la ciudad de Panamá de 25 al 27 de



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Noviembre a las Servidoras Públicas Luz Elena Ramírez Velásquez, Flor Maria Giraldo Cardona.

PROGRAMA 7. Bienestar Social y Clima Laboral

Meta Específica: Programa de Bienestar Social adoptado e implementado

Las actividades relacionadas se encuentran ajustadas a las contempladas en el Plan de Bienestar.

Tabla 7

FECHA ACTIVIDAD TEMA

Enero 30 Capacitación Tendencias del comportamiento

Febrero 06 Bono Educativo Marzo 06 Actividad lúdica, recreativa Salud física Mayo 15 Actividad lúdica, recreativa Salud mental Mayo 08 Manejo del Stress Salud mental Julio 29 Evaluación de los puestos de trabajo Clima organizacional Agosto El examen de GLUCOMETRIA Salud física Septiembre 4 El virus de la actitud. capacitación Septiembre 11 Crecimiento personal capacitación Septiembre18 Exámenes físico Deporto logó Septiembre 25 Vacunación influenza Salud física Octubre 16 riesgos en los puestos de trabajo capacitación Octubre 27 Mejora del Ambiente Laboral Capacitación

Octubre 08 VII Juegos Nacionales de Entidades de Control Fiscal 2009, PAIPA (Boyacá) del 08 al 12 de Octubre de 2009. Participación

PROGRAMA 8: Gestión Documental.

Meta Específica: Tablas de Retención Documental aplicadas para Archivo de Gestión, Tablas de Retención Documental aplicadas para Archivo Central

Se efectuó revisión al proceso entrada y salida de documento, a la organización interna de los archivos, Control interno genero informe de los hallazgos y medidas de control.

PROGRAMA 9: Recursos Físicos y Financieros.

Meta Específica: 100% de los Inventarios controlados, Presupuesto ajustado al Plan Anual mensualizado de Caja, PAC.



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Los inventarios se encuentran contabilizados y sistematizados también individualizados por cada funcionario con su respectiva acta de entrega, los cuales se encuentran depurados al mes de Diciembre.

Garantizar la consecución, distribución y racionalización de los recursos físicos y financieros que la entidad requiere para su adecuado funcionamiento. Comprende desde la preparación del presupuesto hasta la administración racional de la logística institucional.

Tabla 8 Informes a Rendir 2009

INFORMES PROGRAMADOS ENTREGADOS Estados Financieros Trimestrales 4 4 Declaraciones de Retención en la Fuente 12 12 Parafiscales y Seguridad Social 12 12 Solicitud de PAC 12 12 Ejecuciones Presupuestales 12 12 Presupuesto de Ingresos 1.603.821.704.00 1.579.934.971.00 Presupuesto de Gastos 1.603.821.704.00 1.579.934.971.00 Balances consolidados 13 13 Arqueos de Caja Menor 3 3 FUENTE: Dirección Administrativa 2009 GESTIÓN FINANCIERA I. ANTECEDENTES La contraloría General del Departamento del Quindío ejecuta su actividad financiera sustentada en dos grupos rentísticos, un porcentaje originado por la Participación de los Ingresos de Libre Destinación de la Entidad Contable Pública Gobernación del Quindío equivalente al 3.7% y el 0.2% de las Cuotas Fiscales que deben consignar las entidades e institutos del orden descentralizado del departamento. Los recursos transferidos a la Contraloría General del Departamento del Quindío, se destinan en su totalidad a sufragar gastos de funcionamiento; servicios personales, transferencias de ley y gastos generales; gastos que no permiten capitalizar su patrimonio, excepto por aquellos activos entregados recibidos en comodato para uso permanente y sin contraprestación.



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II. INFORMACIÓN ORGANIZACIONAL La estructura organizacional de la Contraloría General del Departamento del Quindío la componen: El Despacho de la Contralora y dos (2) Direcciones; una de Control Fiscal y una Administrativa. La planta de personal cuenta con veintisiete (27) funcionarios encargados de adelantar la Gestión fiscal y administrativa y subvenciona los gastos con las cuotas de fiscalización. III. DIAGNOSTICO FINANCIERO ANÁLISIS SITUACIÓN FINANCIERA

• Balance General La información contable consolidada a Diciembre 31 de 2009 de la Contraloría General del Departamento del Quindío registra activos por la suma de $186.579 (miles de pesos); pasivos por valor de $72.220. (miles de pesos ) la diferencia patrimonial por valor de $114.359 (miles de pesos) La proporción de las obligaciones representan el 19% del balance y la Hacienda para el periodo Enero - Diciembre de 2009, de $114.359 (miles de pesos) y representa el 31% del balance



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Activo: La porción corriente a Diciembre 31 de 2009, comparada con el saldo a Diciembre 31 de 2008, revela los siguientes saldos (miles de pesos) $72.231 y $44.114 respectivamente, con una variación del 63.74% y una participación del total de los activos del 38.71%. La porción no corriente para el mismo periodo (2009-2008), revelan los siguientes saldos respectivamente; $114.348 y $126.935 con una variación del –9.92% por efecto de depreciación y una participación del total de los activos a Diciembre del 61.29%.

Pasivo: La Contraloría General del Departamento del Quindío, presenta información corriente en el balance por obligaciones a corto plazo y contabilizado a Diciembre 31de 2009 por valor de $72.220 (miles de pesos) con un incremento en el balance respecto del saldo a Diciembre 31 de 2008 en la suma $11.040; es decir un incremento del 18.05%. Dentro del grupo de pasivos se encuentran las obligaciones laborales con la mayor participación, respecto del total del pasivo: 99.64% seguidas de los depósitos de terceros con una participación del 0.36% sobre el total del pasivo. El saldo por pagar de las obligaciones laborales asciende a la suma de $71.963 (miles de pesos) representado en el total de las Cesantías retroactivas aprovisionadas en la vigencia fiscal 2009 y pendientes de consignar antes del día 14 de Febrero de 2010



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Patrimonio: Determina una variación del 4.09% entre Diciembre 31 de 2008 y el 31 de Diciembre de 2009 respectivamente, que representa un crecimiento en términos monetarios de $4.491 (miles de pesos). Hacen parte del patrimonio el capital fiscal; $61.185, el resultado del ejercicio fiscal $11; el patrimonio público incorporado $109.323 menos las amortizaciones $56.160



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Las variaciones del activo, del pasivo y patrimonio, se pueden apreciar e los siguientes cuadros:

Tabla 9 Balance General

(Miles de pesos) HORIZONTAL

VARIACIÓN COD CONCEPTO DICIEMBRE -31-2009

ENERO 01 DE 2009 $ %

VERTICAL % PART.

dic-09

ACTIVO 186.579 171.049 15.530 9,08% 100,00 CORRIENTE 72.231 44.114 28.117 63,74% 38,7111 Efectivo 268 4 264 6600,00% 0,1412 Inversiones 0 0 0 0,00% 0,0013 Rentas por Cobrar 0 0 0 0,00% 0,0014 Deudores 71.963 44.110 27.853 63,14% 38,5715 Inventarios 0 0 0 0,00% 0,0019 Otros Activos 0 0 0 0,00% 0,00 NO CORRIENTE 114.348 126.935 -12.587 -9,92% 61,2912 Inversiones 0 0 0 0,00% 0,0013 Rentas por Cobrar 0 0 0 0,00% 0,0014 Deudores 0 0 0 0,00% 0,0016 Propiedad, Planta y Equipo 67.146 78.549 -11.403 -14,52% 35,9917 Bienes de Beneficio y Uso Púb. 0 0 0 0,00% 0,0018 Recursos Naturales y del Amb. 0 0 0 0,00% 0,0019 Otros Activos 47.202 48.386 -1.184 -2,45% 25,30 TOTAL ACTIVO 186.579 171.049 15.530 9,08% 100,00 PASIVO 72.220 61.180 11.040 18,05% 100,00 CORRIENTE 72.220 61.180 11.040 18,05% 100,0022 Deuda Pública 0 0 0 0,00% 0,0023 Obligaciones Financieras 0 0 0 0,00% 0,0024 Cuentas por Pagar 0 0 0 0,00% 0,0025 Obligaciones Laborales 71.963 61.180 10.783 17,63% 99,6426 Bonos y Títulos Emitidos 0 0 0 0,00% 0,0027 Pasivos Estimados 0 0 0 0,00% 0,0029 Otros Pasivos 257 0 257 0,00% 0,36 NO CORRIENTE 0 0 0 0,00% 0,0022 Deuda Pública 0 0 0 0,00% 0,0023 Obligaciones Financieras 0 0 0 0,00% 0,0024 Cuentas por Pagar 0 0 0 0,00% 0,0025 Obligaciones Laborales 0 0 0 0,00% 0,0026 Bonos y Títulos Emitidos 0 0 0 0,00% 0,0027 Pasivos Estimados 0 0 0 0,00% 0,0029 Otros Pasivos 0 0 0 0,00% 0,00 TOTAL PASIVO 72.220 61.180 11.040 18,05% 100,00 PATRIMONIO 114.359 109.868 4.491 4,09% 100,0031 Hacienda Pública - * 114.359 109.868 4.491 4,09% 100,00 FUENTE: CONTABILIDAD CONTRALORIA * CONTIENE CIERRE FIN DE AÑO



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• Estado de Actividad Económica, Financiera, Social y Ambiental Los Ingresos Consolidados de la Contraloría Departamental del Quindío, a Diciembre 31 de 2009 ascendieron a la suma de $1.579.945 (miles de pesos) de los cuales $1.253.207 son recursos ordinarios sobre los ingresos corrientes libre destinación del departamento del Quindío y $326.739 corresponden a cuotas fiscales de las entidades descentralizadas del departamento. Los ingresos comparados con los valores ejecutados para la vigencia fiscal tuvieron una variación de $80.120 (miles de pesos); es decir un incremento del 5% entre los años 2009 y 2008 respectivamente Los gastos acumulados para el mismo periodo fueron de $1.579.934, y comprados con la vigencia fiscal del año 2008 representan un incremento de $80.109 (miles de pesos); es decir una variación del 5%. El proceso indica que los gastos se sustentan en traslado del PAC que mensualmente hace la Tesorería del Departamento y se destinan para atender los gastos de funcionamiento.

• Resultado Fiscal y de Tesorería El saldo de tesorería a Diciembre 31 de 2009 muestra un resultado positivo por cuantía de $11 (miles de pesos), lo que indica una posición equilibrada entre las disponibilidades y el gasto, si se tiene en cuenta, que los ingresos percibidos por la Contraloría están sujetos al PAC mensual, y su uso es aplicado a gastos de funcionamiento.



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El saldo operacional de tesorería en bancos cuenta corriente, quedó con un saldo de $268 mientras que las disponibilidades a exigencias de corto plazo en garantías laborales se sustenta en la suma de $71.963; representado en cuenta administrada de por ING cesantías, lo que le garantiza a los funcionarios del régimen retroactivo la provisión anual y sus valores colocados en fondos privados antes del 14 de Febrero de cada año.

Tabla 10 Situación de Tesorería Diciembre de 2009

CONCEPTO VALOR

1.DISPONIBILIDADES 72.231 Caja 0 Bancos y Corporaciones 268 Inversiones Temporales 0 Fondos Especiales 71.963 2.EXIGIBILIDADES 72.220 Obligaciones Financieras 0 Cuentas por Pagar 0 Obligaciones Laborales 71.963 Otros Pasivos 257 3.SITUACION DE TESORERIA (1-2) 11 Fuente Contabilidad

72.231 71.963 71.963 72.220



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CONCLUSIONES

El resultado general del ejercicio contable durante la vigencia fiscal comprendida entre el primero de Enero y el treinta y uno de Diciembre de 2009, mostró una variación en el recaudo, del 5% sobre el cual se sustentó todo el gasto administrativo de la entidad. Con los ingresos sujetos a transferencias por recaudo, recurso ordinario 3.7% sobre los Ingresos Corrientes de Libre Destinación del Departamento del Quindío; y los pagos por cuotas fiscales de los Institutos Descentralizados de carácter departamental, la Contraloría General del Quindío se sustenta económicamente para cumplir con la Política y objetivos de Calidad. Es importante destacar, que los inventarios físicos de la entidad se encuentran personalizados e identificados con códigos individuales. Los activos que ya cumplieron su periodo de depreciación se encuentran clasificados en cuentas de orden Deudoras de Control. En cuanto a las cesantías retroactivas consignadas en cuentas individuales y administradas por ING, se tienen contabilizados los acumulados pendientes de pago en cuentas deudoras de control; especificando que esta cuenta se mueve con el retiro parcial o definitivo de las cesantías previa resolución expedida por la entidad; así mismo se afecta con las nominaciones que se hacen antes del 14 de Febrero de cada año y el reaforo de los rendimientos y capitalizaciones. En cuanto a las cifras determinadas en el ejercicio contable del año 2009, se efectuó monitoreo en su oportunidad por parte de la oficina de Control Interno, además de cumplir con los términos en las rendiciones trimestrales y la validación de las mismas bajo la modalidad de CHIF. Las herramientas tecnológicas desarrolladas al interior de la contraloría se encuentran funcionando y generando los resultados esperados en el momento de su construcción. El plan de salud ocupacional proyectado para el periodo 2009, se cumplió con el acompañamiento de la empresa aseguradora de riesgos. Con relación al clima organizacional y el Plan de Bienestar se cumplió con lo planeado en el periodo 2009, logrando avanzar en el mejoramiento del clima organizacional de la entidad.



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II. DIRECCIÓN TÉCNICA DE CONTROL FISCAL 1. PROCESO AUDITOR 1.1 Rendición de Cuentas La Contraloría General del Quindío, mediante resolución 009 de febrero de 2009, reglamentó la rendición de la cuenta, revisión, forma y plazos de presentación por parte de los sujetos y puntos de control, representados en la siguiente población:

Tabla 11 Cobertura Sujetos y Puntos de Control

NIVELES POBLACIÓN REAL

SUJETOS DE CONTROL NIVEL DEPARTAMENTAL 10 NIVEL SALUD 13 NIVEL MUNICIPAL 14 PARTICULAR (MULTIPROSITO) 1 SUBTOTAL SUJETOS DE CONTROL 38

PUNTOS DE CONTROL NIVEL EDUCACIÓN (SECRETARIA DE EDUCACIÓN) 55 CENTRO PROVINCIAL DE GESTIÓN AGROEMPRESARIAL (ACORDEMOS) 1 SUBTOTAL PUNTOS DE CONTROL 56 TOTAL SUJETOS Y PUNTOS DE CONTROL 94

FUENTE: CGQ De la población anteriormente referida el 95%, 89 sujetos y puntos de control rindieron la cuenta correspondiente a la vigencia 2008, dentro de los términos establecidos por la Contraloría General del Quindío, (15 de marzo, fecha límite, prorrogada por 15 días más, teniendo en cuenta la adopción de un nuevo sistema de rendición de cuenta el SIA y el SIFPED, adoptados mediante Resolución 009 de febrero de 2009. El 5% restante rindieron en forma extemporánea sin justificación para ello, por lo que se les adelantó los correspondientes procesos Sancionatorios administrativos, ellas fueron: MUNICIPIOS: La Tebaida, Pijao, Génova y Quimbaya; ENTIDAD DESCENTRATIZADA: INDEPORTES. 1.2 Revisión de Cuentas Para la vigencia 2009 la Contraloría General del Quindío, programó la revisión de 6 cuentas del 2006, 6 cuentas del 2007 y 90 del 2008, para un total de 102 cuentas, resultado a lograr a través de la realización de AGEI, modalidad Regular. No se



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programó pronunciamiento para 4 entidades: la ASOCIACION CORDILLERANA DE MUNICIPIOS “ACORDEMOS” y su punto de control el CENTRO PROVINCIAL DE GESTION AGROEMPRESARIAL, por liquidación, la CONTRALORÍA MUNICIPAL DE ARMENIA, por ser auditada por la Auditoria General de la República y MULTIPROPÓSITO S. A., por tratarse de una Entidad Privada con participación accionaria del estado inferior al 50%. Los resultados fueron los siguientes:

Tabla 12 Resultados Revisión de Cuentas

CUENTAS AUDITADAS FENECIDAS NO FENECIDAS TOTAL

2006 3 3 6 2007 8 6 14 2008 55 26 81

TOTAL 66 35 101 FUENTE: Dirección Técnica de Control Fiscal Con base en lo anterior, se determina que con corte a Diciembre 31 de 2009, se revisaron 101 cuentas, de las cuales fueron FENECIDAS 66 y NO FENECIDAS 35, quedando pendientes por auditar 9 de la vigencia 2008, (los Municipios de Córdoba y Génova; ESAQUIN S. A. y los Hospitales San Roque de Córdoba, La Misericordia de Calarcá, San Vicente de Paúl de Circasia, de Génova, Salento y Mental de Filandia. Los resultados anteriores frente a la programación que se esperaba alcanzar fue la siguiente:

Tabla 13 Pronunciamiento de cuentas rendidas

2006 2007 2008 TOTAL

ENTIDADES META PROGR.

META ALCANZ.

META PROGR.

META ALCANZ.

META PROGR.

META ALCANZ.

META PROGRA.

META ALCANZ.

SUJETOS 6 6 14 14 35 26 55 46 Departamentales 1 1 2 2 9 8 12 11 Municipales 4 4 8 8 13 11 25 23 Salud 1 1 4 4 13 7 18 12 PUNTOS DE CONTROL 0 0 0 0 55 55 55 55 Instituciones Educativas 0 0 0 0 55 55 55 55 Centro Provincial 0 0 0 0 0 0 0 0 TOTALES 6 6 14 14 90 81 110 101



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30

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SUJETOS M unicipales PUNTOS DECONTROL

CentroProvincial

2006 M ETA PROGR.2006 M ETA ALCANZ.2007 M ETA PROGR.2007 M ETA ALCANZ. PROGR.2008 M ETA PROGR.2008 M ETA ALCANZ. PROGR.TOTAL M ETA PROGRA.TOTAL M ETA ALCANZ.

El alcance de las metas en cuanto a revisión y pronunciamiento de la cuenta fue del 92%, teniendo en cuenta que circunstancias externas afectaron la ejecución del PGA 2009, modificaciones que fueron aprobadas oportunamente por Planeación, con los siguientes resultados: Dos canceladas, el Municipio de Córdoba y el Hospital San Roque de Córdoba y 7 suspendidas, el Municipio de Génova, ESAQUIN S. A. y los Hospitales La Misericordia de Calarcá, San Vicente de Paúl de Circasia, de Génova y Salento y Mental de Filandia. Es importante precisar que de las cuentas que venían en proceso del PGA 2008, se auditaron 6 Entidades con 12 cuentas revisadas, 6 del 2006 y 6 del 2007: (Calarcá, Circasia, Pijao, Salento, Hospital de Calarcá y ESAQUIN S.A. Así mismo en la cobertura del PGA 2008, quedaron sin auditar 8 Entidades, revisándose por consiguiente para las mismas, la cuenta 2007 en el año 2009: Promotora de Vivienda, Hospitales de Montenegro, Pijao y Buenavista y Municipios de Buenavista y Filandia y ESACOR S. A. y EMCA ESP).



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1.3 Auditorías 1.3.1 Población auditada con corte a Diciembre de 2009

Tabla 14

Cobertura Sujetos y Puntos Auditados

SUJETOS Y PUNTOS DE CONTROL

NIVELES POBLACIÓN OBJETO

POBLACION PROGRA

MADA 2009

% DE COBERTUR

A 12-31-09

POBLACION AUDITADA

12-31-09

% DE COBERTURA

A 12-31-09

DEPARTAMENTAL 10 9 90 8 89 SALUD 14 13 93 10 77 MUNICIPAL 13 13 100 13 100 PARTIC. (MULTIPROPOSITOS) 1 1 100 1 100 SUBTOTAL SUJETOS 38 36 95 32 89 DEPARTAMENTAL (I. EDUCATIVAS) 55 55 100 55 100 CENTRO PROV. AGRO INDUSTRIAL 1 1 100 0 0 SUBTOTAL PUNTOS DE CONTROL 56 56 100 55 98 TOTAL SUJETOS Y PUNTOS 94 92 98 87 95

FUENTE: Resolución 009-09 PGA 2009

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

DEPARTAMENTAL SUBTOTAL SUJETOS

SUJETOS Y PUNTOS DECONTROL POBLACIÓNOBJETO

SUJETOS Y PUNTOS DECONTROL POBLACIONPROGRA MADA 2009

SUJETOS Y PUNTOS DECONTROL % DE COBERTURA12-31-09 MADA 2009

SUJETOS Y PUNTOS DECONTROL POBLACIONAUDITADA 12-31-09

SUJETOS Y PUNTOS DECONTROL % DE COBERTURAA 12-31-09 12-31-09

A diciembre 31 de 2009 la Dirección Técnica de Control Fiscal en desarrollo del PGA 2009, comunicó informes finales de auditoria, independiente de las modalidades aplicadas a 32 sujetos de control y 55 puntos para un total de 87, el 93% del 100% de la



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población objeto, tres puntos menos de lo realmente programado, (Municipio de Córdoba, ESE Hospitales de Córdoba y de Calarcá). 1.3.2 Metas programadas PGA 2098 y su correspondiente cumplimiento a

Diciembre 31 de 2009

Tabla 15 Metas programadas PGA 2009

No. MODALIDAD DE AUDITORIA

NIVEL DEPTAL SALUD EDUCACIÓN NIVEL

MPAL OTROS TOTAL

1 AGEI Regular 9 13 55 13 0 90

2 AGEI Especial 3 9 0 23 1 36

3 AGEI Seguimiento 0 0 0 1 1 2

TOTALES 12 22 55 37 2 128 FUENTE: Resolución 011-09 PGA 2009

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

AGEI Regular AGEI Especial AGEI Seguimiento

NIVEL DEPTALSALUDEDUCACIÓNNIVEL M PALOTROSTOTAL

Conforme lo registra la tabla 5-1, el PGA 2009, alcanzó a diciembre 31 de 2009 un cumplimiento del 91%; entendiéndose dentro de este porcentaje los informes finales de auditoría comunicados a los correspondientes sujetos y puntos de control, de las 128 AGEI programadas, total al que descontadas las 4 canceladas, registraría un 94% de ejecución. Es importante tener en cuenta que la diferencia que para este último caso falto por cumplir (6%), corresponde a 7 procesos auditores suspendidos para ser realizados en la vigencia 2010, por causas externas al funcionamiento normal de la Contraloría.



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Tabla 15-1

Ejecución de metas PGA 2009 A Diciembre 31 de 2009

DEPARTAMENTALES SALUD EDUCACION


PROGRAMADAS EJECUTADAS % DE CUMPLIMIENTO PROGRAMADAS EJECUTADAS % DE

CUMPLIMIENTOPROGRAMADAS EJECUTADAS % DE CUMPLIMIENTO

1 AGEI Regular 9 8 89 13 7 54 55 55 100

2 AGEI Especial 3 3 100 9 9 100 0 0 0

3 AGEI Seguimiento 0 0 0 0 0 0 0 0 0

TOTALES 12 11 92 22 16 73 55 55 100 FUENTE: Resolución 011-09 PGA 2009

MUNICIPALES OTROS (LIQUIDACION) TOTALES


PROGRAMADAS EJECUTADAS % DE CUMPLIMIENTO PROGRAMADAS EJECUTADAS % DE

CUMPLIMIENTOPROGRAMADAS EJECUTADAS % DE CUMPLIMIENTO

1 AGEI Regular 13 11 85 0 0 0 90 81 90

2 AGEI Especial 23 23 100 1 1 100 36 36 100

3 AGEI Seguimiento 1 0 0 1 0 0 2 0 0

TOTALES 37 33 89 2 1 50 128 117 91 FUENTE: Resolución 011-09 PGA 2009 NOTA: Si se excluye del total programado, las AGEI canceladas (4), este varía a 124 y el porcentaje de cumplimiento sería del 94%.



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1.3.3 Auditorias PGA 2009 suspendidas y canceladas, para ser programadas en el PGA 2010

Tabla 16

Auditorías suspendidas y canceladas para programación en el PGA 2010

NUMERO M. E. ENTIDADES

SUSPENDIDAS

1 NIVEL DEPARTAMENTAL

022-09 ESAQUIN S.A. ESP

1 NIVEL MUNICIPAL

037-09 GENOVA

5 NIVEL SALUD

029-09 ESE H. CALARCA

030-09 ESE H. CIRCASIA

032-09 ESE H. MENTAL DE DILANDIA

033-09 ESE H. GENOVA

038-09 ESE H. SALENTO

CANCELADAS

2 NIVEL MUNICIPAL

026-09 CORDOBA

S. N ACORDEMOS

1 NIVEL SALUD

039-09 ESE H. CORDOBA

1 PUNTO DE CONTROL

S. N CENTRO PROVINCIAL DE GESTION AGROE.

11 TOTAL FUENTE: PGA 2009 Para la vigencia 2009 se programó un PGA con 128 metas para ser cumplidas durante la vigencia 2009, no obstante por causas ajenas al normal funcionamiento de la Contraloría, se modificó dicho plan con una suspensión de 7 AGEI Regulares, y la cancelación de 2 Regulares y dos Especiales (Proceso de Liquidación).



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1.3.4 Resultados de Ejecución PGA 2009 a Diciembre de 2009 1.3.4.1 Hallazgos Administrativos, incluyendo los de incidencia Fiscal, Disciplinaria y

Penal.

Tabla 17

En miles de pesos TRASLADOS FISCALES

ENTIDADES CANTIDAD CUANTÍA

DISCIPLINARIA PENALES ADMINISTRATIVOS

PUNTOS DE CONTROL 12 16.716 11 3 204

ENTIDADES MUNICIPALES 2 4.265 19 0 270

ENTIDADES DEPARTAMENTALES 2 2.026.401 13 0 91

ENTIDADES SECTOR SALUD 0 0 1 0 101

TOTALES 16 $2.047.382 44 3 666 NOTA: No incluye los resultados de las AGEI suspendidas en la vigencia 2008 y terminadas en el 2009.

0

100

200

300

400

500

600

700

DISCIPLINARIA PENALES ADM INISTRATIVOS

CANTIDAD CUANTÍA12 16.7162 4.2652 2.026.4010 016 $2.047.382

Como resultado de la ejecución de 117 AGEI Regulares y Especiales, se obtuvieron los siguientes resultados: 666 hallazgos administrativos, de los cuales 44 fueron con incidencia disciplinaria, 3 con incidencia penal y 16 con incidencia fiscal en cuantía de $2.047.382 mil pesos. En conclusión de 63 hallazgos con incidencia Fiscal, Disciplinaria y Penal, fueron trasladados en el 2009, 13, el 21%, así: De 16 con incidencia fiscal, 1 fue trasladado en



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la vigencia 2010, en cuantía de $2.284, (Municipio de SALENTO); de 44 Disciplinarios, 12 fueron trasladados en el 2010, (Municipios de Salento, Circasia, La Tebaida, Calarcá, Quimbaya, Promotora de Vivienda, INDEPORTES e Instituto Seccional de Salud del Quindío).

Tabla 18 Resultados AGEI suspendidas del PGA 2008

En miles de pesos

TRASLADOS FISCALESENTIDADES

CANTIDAD CUANTÍADISCIPLINARIA PENALES ADMINISTRATIVOS

ENTIDADES MUNICIPALES (4) 4 11.766 25 0 79

ENTIDADES DEPARTAMENTALES (1) 0 0 1 0 11

ENTIDADES SECTOR SALUD (1) 0 0 2 0 10

TOTALES (6) 4 11.766 28 0 100 FUENTE: Producción 2009 Como resultado de la terminación de 6 AGEI Regulares que venían del PGA 2008, se obtuvieron los siguientes resultados: 100 hallazgos administrativos, de los cuales 28 fueron con incidencia disciplinaria y 4 con incidencia fiscal en cuantía de $11.766 mil pesos, trasladados en su totalidad durante la vigencia 2009.



beneficio de todos

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Tabla 19 Traslado Producción total de Hallazgos

TRASLADOS EN EL 2009 TRASLADOS EN EL 2010 SUJETOS Y PUNTOS DE

CONTROL NUEMRO DE HALLAZGOS

FISCALES VALOR

NUMERO DE HALLAZGOS

DISCIPLI NARIOS

NUMERO DE HALLAZGOS

PENALES

NUMERO DE HALLAZGOS

FISCALES VALOR

NUMERO DE HALLAZGOS

DISCIPLI NARIOS

NUMERO DE HALLAZGOS

PENALES

SUJETOS DE CONTROL

DEPARTAMENTALES 2 2.026.401 11 0 0 0 3 0

MUNICIPALES 5 13.747 35 0 1 2.284 9 0

SALUD 0 0 3 0 0 0 0 0

SUBTOTAL 7 2.040.148 49 0 1 2.284 12 0

PUNTOS DE CONTROL

INST. EDUCATIVAS 12 16.716 11 3 0 0 0 0

SUBTOTAL 12 16.716 11 3 0 0 0 0

TOTAL 19 2.056.864 60 3 1 2.284 12 0 FUENTE: Producción Dirección Técnica de Control Fiscal, 2009 NOTA: Incluye los resultados de las AGEI suspendidas en la vigencia 2008 y terminadas en el 2009.



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1.3.4.2. Procesos Sancionatorios Administrativos a Diciembre 31 de 2009

Tabla 20

No. ENTIDAD PGA M. E.

RENDICIÓN DE LA CUENTA

INFORME MACRO

AMBIENTALDENUNCIA

CIUDADANA CONCEPTO

001 ESAQUIN S.A. ESP 021-09 Entorpecimiento a la labor fiscal.

002 MUNICIPIO DE LA TEBAIDA X No rendición electrónica de la cuenta SIA.

003 MUNICIPIO DE PIJAO X No rendición electrónica de la cuenta SIA.

004 INDEPORTES X No rendición electrónica de la cuenta SIA.

005 MUNICIPIO DE GÉNOVA X No rendición electrónica de la cuenta SIA.

006 MUNICIPIO DE QUIMBAYA X No rendición electrónica de la cuenta SIA.

007 ESE. H. SANTA ANA DE PIJAO 036-09 X Entorpecimiento a la labor fiscal.

008 ESE H. LA MISERICORDIA CALARCÁ 033-08 X Incumplimiento Plan de

Mejoramiento.

009 ESE H. LA MISERICORDIA CALARCÁ X

Entorpecimiento a la labor fiscal por no rendición de Encuesta ambiental.

010 PERSONERÍA LA TEBAIDA X Entorpecimiento a la labor fiscal por no rendición de Encuesta ambiental.

011 PERSONERÍA QUIMBAYA X Entorpecimiento a la labor fiscal por no rendición de Encuesta ambiental.

012 MUNICIPIO DE PIJAO 018-09 X Reincidencia en inconsistencias de la rendición de la cuenta SIA.

013 ESE H. SANTA ANA DE PIJAO 012-09 X Entorpecimiento a la labor fiscal por rendición de informes incompletos e inexactos.

014 MUNICIPIO DE PIJAO 012-09 X Entorpecimiento a la labor fiscal por rendición de informes incompletos e inexactos

015 ESE H. MENTAL DE FILANDIA 012-09 X Entorpecimiento a la labor fiscal por rendición de informes incompletos e inexactos.

016 ESE H. SAN JUAN DE DIOS 012-09 X Entorpecimiento a la labor fiscal por rendición de informes incompletos e inexactos.

017 ESE SAN CAMILO BUENAVISTA 012-06 X Entorpecimiento a la labor fiscal por rendición de informes incompletos e inexactos.



beneficio de todos

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No. ENTIDAD PGA M. E.

RENDICIÓN DE LA CUENTA

INFORME MACRO

AMBIENTALDENUNCIA

CIUDADANA CONCEPTO

018 ESE H. PIO X LA TEBAIDA 012-09 X Entorpecimiento a la labor fiscal por rendición de informes incompletos e inexactos.

019 INST. SEC. DE SALUD QUINDÍO 012-09 X Entorpecimiento a la labor fiscal por rendición de informes incompletos e inexactos.

020 MUNICIPIO DE CIRCASIA 031-09 X Incumplimiento Plan de Mejoramiento.

021 ESE S. V. PAÚL DE CIRCASIA 012-09 X Entorpecimiento a la labor fiscal por rendición de informes incompletos e inexactos.

022 MUNICIPIO DE CIRCASIA 012-09 X Entorpecimiento a la labor fiscal por rendición de informes incompletos e inexactos.

FUENTE: Expedientes De AGEI A Diciembre de 2009, se solicitaron 22 Sancionatorios Administrativos, de los cuales el 23%, 5, se dieron por rendición extemporánea de la cuenta SIA 2008, sin justa causa; el 59%, 13, como resultados del proceso auditor; el 14%, 3 por falta de suministro de información para la elaboración del Informe Macro Ambiental y el 5%, 1 por entorpecimiento a la labor fiscal en desarrollo de la Respuesta Directa 021-09. 1.3.4.3. Memorandos de Advertencia

Tabla 21

No. ENTIDAD ASUNTO PGA 2008 M. E.

DENUNCIA CIUDADANA

INFORMES MACROS Y

OTROS

001-09 MUNICIPIO DE GÉNOVA GOBERNACIÓN

Presunta irregularidad por la sub. Utilización de la Plaza de Mercado municipal.

019-09

002-09 HOSPITAL SANTA ANA DE PIJAO

Mal estado y mala utilización de los sitios públicos del municipio. 020-09

003-09

GERENTE ESE, ALCALDE DE PIJAO INSTITUTO SECCIONAL DE SALUD

Subutilización de los equipos biomédicos que reposan en la ESE, así como del parque automotor, pues esgrimen los mismos que no se benefician de tales bienes.

018-09

004-09 NUMERO SIN UTILIZAR



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DENUNCIA CIUDADANA

INFORMES MACROS Y

OTROS

005-09

ESACOR S. A. ESP ALCALDE DE CORDOBA JUNTA DIRECTIVA, ESACOR S. A. ESP

Dictámenes negativos a los Estados Contables de las vigencias 2007 y 2008.

008-09

006-09 ESACOR ESP DE CÓRDOBA

El Proceso Misional “Operación del Sistema de Acueducto”, contemplo la apropiación inicial de un rubro denominado “Adquisición de Macro Medidores“ por $2.200 mil pesos, el cual fue contra acreditado en su totalidad en el transcurso de la vigencia.

008-09

007-09 MUNICIPIO DE QUIMBAYA

Presuntas inconsistencias en la construcción de un “Restaurante Escolar”, en la vereda la Unión del Colegio Naranjal del municipio de Quimbaya (Q), representadas en un presunto sobre costo y la falta de previsión en la canalización de las aguas lluvias.

006-09

008-09 MUNICIPIO DE PIJAO Falta de oportunidad en el pago de las obligaciones crediticias con las Entidades Bancarias.

032-08

009-09 MUNICIPIO DE PIJAO

Incumplimiento en el pago de la Sentencia de julio 28 de 2008 del Tribunal, en la cual falló en contra del Municipio, condenando a la entidad accionada a reintegrar a la demandante al cargo del cual fue retirada o a otro de igual o superior categoría, a pagarle a la actora los salarios, prestaciones sociales, los aportes a la seguridad social para pensión a la entidad donde venia cotizando y demás emolumentos dejados de percibir.

032-08

010-09 MUNICIPIO DE PIJAO Incumplimiento Plan de Mejoramiento. 032-09

011-09 HOSPITAL LA MISERICORIDA DE CALARCÁ

Incumplimiento Plan de Mejoramiento. 033-08

012-09 ESAQUIN S. A ESP MUNICIPIO DE BUENAVISTA

Irregularidades Orden de Trabajo 018 de 2008. A. E. 020-08

013-09 ALCALDES MUNICIPALES Inconsistencias Área de Sistemas. 028-08

014-09 MUNICIPIO DE CALARCÁ No pago oportuno de las obligaciones con el Departamento.

028-08



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DENUNCIA CIUDADANA

INFORMES MACROS Y

OTROS

015-09 MUNICIPIO DE MONTENEGRO Deficiencias en ka liquidación del Impuesto de Industria y Comercio 016-09

016-09 ESE SAN JUAN DE DIOS Registro Individual de Prestación de Servicios (RIPS) 012-09

017-09 HOSPITALES SUJETOS DE CONTROL

Registro Individual de Prestación de Servicios (RIPS) 012-09

018-09 GOBERNACIÓN DEL QUINDÍO Obras Inconclusas y Con Deterioro Físico

Visitas realizadas

por la Contralora

019-08 NUMERO SIN UTILIZAR

020-08 MUNICIPIO DE FILANDIA

Presuntas irregularidades en la venta de la boletería para el ingreso al Mirador “Eco parque el Mirador Colina Iluminada” del Municipio de Filandia

039-09

021-08 MUNICIPIO DE BUENAVISTA

El Municipio de BUENAVISTA no aseguro los bienes muebles durante las vigencias 2007 y 2008, debido a las numerosas obligaciones por parte de la Administración Central, cuyos gastos son con Recursos de Libre Destinación, los que no son suficientes para dar cumplimiento con lo requerido por ustedes”.

019-09

022-08

GOBERNADOR DEL DEPARTAMENTO, ALCALDES POPULARES Y CONCEJOS MUNICIPALES.

Deficiencias relevantes detectadas en la evaluación de la gestión ambiental, vigencia 2008

INFORME MACRO

AMBIENTAL

TOTALES 12 5 3 FUENTE: Expediente AGEI PGA 2009 Con el fin de prevenir a los Sujetos de Control sobre posibles daños al patrimonio público, se emitieron 20 Memorandos de Advertencia, de los cuales 5 se derivaron del trámite de Denuncias Ciudadanas, 12 de Procesos Auditores y 3 de la elaboración del Informe MACRO AMBIENTAL y otros. 1.3.4.4 Planes de Mejoramiento El compromiso de mejorar los sujetos y puntos de control se ve reflejada en la suscripción de 85 planes de mejoramiento, 83 en el 2009 y 2 en el 2010, los cuales buscan subsanar 666 hallazgos originados de la ejecución del PGA 2009, además de



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los 100 que se derivaron de la terminación de las AGEI que quedaron en proceso del PGA 2008. De las 85 Entidades auditadas, no radicaron plan de mejoramiento 2, INDEQUI e INSTITUTO QUINDIANO DE EDUCACION ESPECIAL, por corresponder a Entidades que fueron liquidadas y dos fueron radicados en el 2010, (INDEPORTES y Municipio de Córdoba). Es importante precisar que las Entidades a las cuales se les practicó varias modalidades de auditoría, radicaron las adiciones respectivas, procediéndose para nuestro análisis a consolidar un solo plan por Entidad, conforme lo establece la Resolución 237 de 2005. 1.3.4.5 Concepto sobre el cumplimiento de los planes de mejoramiento auditados en

el 2008. Con corte a diciembre 31 de 2009 se ejecutaron 81 Auditorias Regulares, con la consiguiente evaluación de los Planes de Mejoramiento, cuyo vencimiento estaba establecido para diciembre 31 de 2008. Con respecto a los 54 planes de mejoramiento auditados, a los Puntos de Control, se registró un cumplimiento del 100% con efectividad en el mejoramiento de sus procesos organizacionales. Con respecto a los 26 de los sujetos de control, el promedio de cumplimiento fue del 86%, sin efectividad en el mejoramiento de sus procesos. 1.3.4.6 Articulación de denuncias ciudadanas al proceso auditor Las 16 denuncias ciudadanas articuladas a las AGEI modalidad regular, quedaron terminadas y comunicadas a los respectivos Quejosos. Para la vigencia 2009, se apoyaron 3 Denuncias Ciudadanas, con Profesionales Universitarios del Proceso Auditor, a través de las siguientes Actuaciones Especiales:

Tabla 22

ASIGNACIÓN ACT ESPECIAL

No. FECHA NOMBRE PROFESIÓN

DENUNCIA ENTIDAD DENUNCIDA

006 Febrero 11 JORGE IVÁN SIERRA M. Ingeniero Civil 006-09

Gobernación del Quindío (Secretaría de Infraestructura)

008 Marzo 11 RICARDO A. MARULANDA Abogado 008-09 Municipio de Salento 009 Marzo 02 RICARDO A. MARULANDA Abogado 009-09 Municipio de Calarcá

FUENTE: Participación Ciudadana 2009 Con respecto a los informes de las 16 denuncias ciudadanas tramitadas a través del proceso auditor, se encuentran inmersos en los correspondientes expedientes de



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auditoría; no sucede igual con los informes derivados de las Actuaciones Especiales, los cuales se encuentran incorporados en los expedientes de las respectivas denuncias ciudadanas. 1.3.4.6 Talleres de retroalimentación A Diciembre 31 de 2009 se realizaron talleres de retroalimentación con el fin de estudiar y entender temas específicos, relacionados con el Proceso auditor:

Tabla 23

Capacitación ofrecida por la Directora técnica de Control Fiscal

TEMAS NÚMERO RECEPTORES

FUNIONARIOS DE CONTROL FISCAL

SOCIALIZACIÓN PGA 2009 25 ÁREA MISIONAL, CONTRATISTAS Y PASANTES REVISIÓN DE LA CUENTA SISTEMA SIA 19 ÁREA MISIONAL, CONTRATISTASY PASANTES

INDUCCIÓN MEMORANDO DE PLANEACIÓN 18 ÁREA MISIONAL, CONTRATISTAS Y PASANTES

ASESORÍA PROCESO AUDITOR 12 ÁREA MISIONAL, CONTRATISTAS Y PASANTES RENDICIÓN DE LA CUENTA SIA Y SIFPED 6 CONTRATISTAS

FUENTE: Archivo DTCF. Durante el transcurso de la ejecución de los Proceso Auditores, la Directora Técnica de Control, trabajó con los servidores públicos, pasantes de Ingeniería Civil y Contaduría jornadas de retroalimentación, tendientes a lograr una efectiva asimilación de temas de relevancia para las auditorías que se venían ejecutando, en cumplimiento del PGA 2009. Así mismo se llevaron a cabo talleres de inducción sobre revisión de la cuenta SIA, y sobre la elaboración del memorando de planeación, soportado en los riesgos que se dedujeran de la revisión de la cuenta y del conocimiento de la Entidad, con el fin de lograr un proceso rápido y con precisión en la selectividad de la muestra. Con los talleres de retroalimentación se buscó alcanzar en el Talento Humano un buen manejo de la metodología AUDITE 3.0, y con ello alcanzar los niveles de calidad necesarios que nos garantizaran un avance importante en la certificación del Proceso Auditor. 1.3.4.8 Talleres de Capacitación a los sujetos de control A diciembre 31 de 2009, se realizaron talleres de capacitación con los sujetos de control, así:



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Tabla 24

SUJETOS DE CONTROL

RENDICIÓN DE LA CUENTA 38 ENTIDADES DESCENTRALIZADAS

RENDICION DE LA CUENTA 51 SECTOR CENTRAL Y MUNICIPIOS

RENDICION DE LA CUENTA 59 HOSPITALES

RENDICION DE LA CUENTA 70 INSTITUCIONES EDUCATIVAS

RESULTADO PROCESO AUDITOR 23 UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

TEMAS VARIOS 3 CONCEJALES MUNICIPIO DE CIRCASIA

RENDICION DE LA CUENTA SIFPED 15 SECTOR CENTRAL

RENDICION DE LA CUENTA SIFPED 2 MUNICIPIO DE BUENAVISTA

RENDICION DE LA CUENTA SIFPED 3 MUNICIPIO DE CALARCA

RENDICION DE LA CUENTA SIFPED 2 MUNICIPIO DE CIRCASIA

RENDICION DE LA CUENTA SIFPED 2 MUNICIPIO DE CÓRDOBA

RENDICION DE LA CUENTA SIFPED 2 MUNICIPIO DE FILANDIA

RENDICION DE LA CUENTA SIFPED 2 MUNICIPIO DE GENOVA

RENDICION DE LA CUENTA SIFPED 2 MUNICIPIO DE LA TEBAIDA

RENDICION DE LA CUENTA SIFPED 1 MUNICIPIO DE MONTENEGRO

RENDICION DE LA CUENTA SIFPED 1 MUNICIPIO DE PIJAO

RENDICION DE LA CUENTA SIFPED 3 MUNICIPIO DE QUIMBAYA

RENDICION DE LA CUENTA SIFPED 2 MUNICIPIO DE SALENTO

PLANES DE MEJORAMIENTO 3 PLANEACIÓN DEPARTAMENTAL ELABORACIÓN PLAN DE MEJORAMIENTO 42 RECTORES INSTITUCIONES EDUCATIVAS

TOTAL 326 FUENTE: Archivo DTCF 2009. Con lo anterior se buscó garantizar eficiencia en la rendición de la cuenta y en la elaboración de los planes de mejoramiento, de tal forma que no se dirijan a corregir tareas sino a mejorar los procesos de las estructuras organizacionales, de los sujetos de control auditados. 2. FINANZAS PÚBLICAS Al terminar la vigencia 2009, se cumplió con los calendarios legales, relativos a la presentación de los Informes Macros a los Concejos Municipales y Asamblea Departamental, debiéndose solicitar prórroga para ellos, por problemas en la rendición de las cuentas correspondientes a la vigencia 2008. Los informes presentados fueron los siguientes:



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Tabla 25

NUMERO CONCEPTO DESTINO FECHA DE

PRESENTACION FECHA

LEGAL DE PPRESENT.

34

Informe Financiero y de Gestión del Departamento, Entidades Descentralizadas y Sector Salud, Vigencia 2008.

Asamblea Departamental, y Entidades Públicas.

30/10/08 (Prórroga) 31/07/09

34

Informe Financiero y de Gestión Municipios y Entidades Descentralizadas del orden Municipal, Vigencia 2008.

Concejos Municipales Asamblea Departamental, Entidades Públicas.

23/10/09 (Prórroga) 31/05/09

131

Informe sobre el estado de los Recursos Naturales y del Ambiente, vigencia 2008.

Concejos Municipales Asamblea Departamental, Entidades Públicas.

24/08/09 (Prórroga) 31/07/09

1

Certificado de las Finanzas del Departamento del Quindío, Vigencia 2008.

Contraloría General de la República.

28/05/09 (Prórroga) 15/05/09

1 Informe consolidado Deuda Pública, cuarto trimestre de 2008.

Contraloría General de la República.

28/01/09 (Prorroga) 25/01/09

1 Informe consolidado Deuda Pública, primer trimestre de 2009.

Contraloría General de la República. 27/04/09 23/04/09

1 Informe consolidado Deuda Pública, segundo trimestre de 2009.


1 Informe consolidado Deuda Pública, tercer trimestre de 2009.


FUENTE: Archivo DTCF 2009 Para el cumplimiento de las obligaciones legales con los Concejos Municipales, la Asamblea departamental y la Contraloría General de la República, siempre se ha tenido que recurrir a las prórrogas, por problemas en la inexactitud en las bases de datos de las Cuentas que rinden los sujetos de control, que no le garanticen a la Dirección Técnica de Control Fiscal, los insumos necesarios de buena calidad para generar productos oportunos y confiables; este año muy especialmente contribuyó a ello la adopción de un nuevo sistema de rendición de la cuenta SIA. Con respecto al del mes de enero para la rendición trimestral del Estado de la Deuda Pública, por vacaciones colectivas.



beneficio de todos

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2.1 Relación de certificados de la Deuda Pública Vigencia 2009

Tabla 26 Certificados de Deuda Pública 2009

En pesos

ENTIDAD NÚMERO

CERTIFICADO DEUDA PÚBLICA

MONTO DE ENDEUDAMIENTO

2007 PROYECTO A FINANCIAR

MUNICIPIO DE SALENTO 001-09 650.000.000

Realización obras de acueducto y alcantarillado en la zona urbana del municipio, de conformidad con el Acuerdo 001 del Concejo Municipal.

MUNICIPIO DE GENOVA 002-09 300.000.000Compra de equipo automotor especializado para el manejo y disposición final de deshechos

MUNICIPIO DE CALARCA 003-09 1.000.000.000Reposición de Acueducto y Alcantarillado carrera 23 entre calle 37 y 40 y calle 38 entre carreteras 22 y 24 del área urbana.

MUNICIPIO DE CALARCA 004-09 6.000.000.000

Recuperación del sistema de acueducto y alcantarillado y equipamiento del espacio público: Carrera 25 entre calles 30 y 42; Avenida Colón entre carreras 15 y 23 y zona urbana sector carrera 23 entre calles 37 y 40 y calle 38 entre carrera 23 y 24.

MUNICIPIO DE QUIMBAYA 005-09 150.000.000

Fomento del Desarrollo del Sector Agropecuario.



Compra de terreno dedicado exclusivamente a la construcción de vivienda, con el fin de reubicar la población que habita en zonas subnormales y en alto riesgo del Municipio de Quimbaya.

FUENTE: Archivos Deuda Pública DTCF 2009

2.2 Indicadores de Gestión y Resultados PGA 2009

Tabla 27

CONCEPTO INDICADOR RESULTADO

COBERTURA DE LA PROGRAMACIÓN No. Entidades Programadas * 100 Total No. de Entidades Sujetos de Control (incluye Puntos de Control)

93

EJECUCIÓN PLAN GENERAL DE AUDITORIAS

No. de auditorias ejecutadas del PGA * 100 No. de Auditorias programadas 94

% PRESUPUESTO REAL AUDITADO Presupuesto real auditado * 100 Presupuesto real Programado 64.3

No. AGEI Regulares Ejecutadas PGA * 100 No. AGEI Regulares Programadas 74 CUMPLIMIENTO DEL PLAN POR

MODALIDAS DE AGEI No. AGEI Especiales Ejecutadas PGA * 100 No. AGEI Especiales Programadas 100



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CONCEPTO INDICADOR RESULTADO No. AGEI Concurrentes Ejecutadas PGA * 100 No. AGEI Concurrentes Programadas 100

No. AGEI Esp. Liquidación Ejec. PGA * 100 No. AGEI Especiales Liquidación Programadas 0

PRONUNCIAMIENTOS CUENTAS No. Cuentas Revisadas PGA * 100 No. Cuentas Programadas 92

PRONUNCIAMIENTOS CON FENECIMIENTO

No. Cuentas Fenecidas * 100 No. Cuentas Revisadas 65

PRONUNCIAMIENTOS SIN FENECIMIENTO

No. Cuentas No Fenecidas* 100 No. Cuentas Revisadas 35

NUMERO DE HALLAZGOS FISCALES TRASLADADOS 16 NUMERO DE HALLAZGOS PENALES TRASLADADOS 3 NUMERO DE HALLAZGOS DISCIPLINARIOS TRASLADADOS 44 NUMERO DE HALLAZGOS ADMINISTRATIVOS NEGATIVOS CONFIRMADOS 666 NUMERO DE PLANES DE MEJORAMIENTO SUSCRITOS 83 NUMERO DE PROCESOS SANCIONATORIOS ADMINISTRATIVOS SOLICITADOS 22 NUMERO DE DENUNCIAS CIUDADANAS INCORPORADAS AL PROCESO AUDITOR 16 NUMERO DE BENEFICIOS DE CONTROL ALCANZADOS 20

3. PROCESO DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA 3.1 Recepción y Trámites de Denuncias Ciudadanas

Tabla 28

DENUNCIAS CIUDADANAS 2008 2009 TOTAL

RECEPCIONADAS 104

Vigencia anterior 7

Vigencia Actual 97

TERMINADAS A DICIEMBRE 31 DE 2009 101

Vigencia Anterior 7

Por actuaciones especiales 7

Vigencia actual 97

Por Proceso Auditor 16

Por Actuaciones Especiales 28

Por Respuesta Directa 53

EN PROCESO A DICIEMBRE 31 DE 2009 3

Por Actuaciones Especiales 3 FUENTE: Archivo Proceso Participación Ciudadana



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0

20

40

60

80

100

120

RECEPCIONADAS TERM INADAS ADICIEM BRE 31 DE

2009

Vigencia actual Por RespuestaDirecta

20082009TOTAL

Las denuncias ciudadanas recepcionadas por parte de la Contraloría General del Quindío (CGDQ), son inicialmente evaluadas y se desarrollan a través de dos modalidades a saber: Una a través del desarrollo de las Denuncias Ciudadanas por medio de Actuaciones Especiales asignadas por la Dirección Técnica de Control Fiscal, y la otra a través de Respuestas Directas a los denunciantes. En la primera modalidad encontramos que la denuncia cuenta con su respectivo número de radicación, donde muchas de ellas son integradas al proceso auditor siempre y cuando se encuentre programada la Entidad denunciada en el Plan General de Auditoria (PGA) de la vigencia analizada. Los resultados finales de las denuncias ciudadanas, se materializan a través de hallazgos que pueden llegar a tener incidencia fiscal, penal o disciplinaria, los cuales son debidamente trasladados a las entidades competentes (Fiscalía, Procuraduría y Responsabilidad Fiscal). En lo que respecta a la segunda modalidad, se trata de denuncias instauradas por la comunidad, a las cuales se les puede dar una respuesta inmediata, toda vez que ya han sido atendidas por parte de este Ente de Control, o por el contrario, no tienen ninguna incidencia con el control fiscal y corresponde a otras instancias su conocimiento. Estas denuncias después de ser analizadas, se resuelven por medio de una respuesta directa, en la cual se le indica al denunciante, las directrices a seguir o en su defecto las gestiones ya efectuadas por parte de este Ente de Control en cuanto al tema denunciado.



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Así las cosas, tenemos que con corte al 31 de diciembre de 2009, se tramitaron 104 denuncias ciudadanas, de las cuales 101 fueron terminadas y 3 quedaron en proceso de trámite. Las Terminadas se resolvieron así: Por el proceso auditor 16; con actuaciones especiales 35 y con respuesta directa 53. 3.2 Hallazgos

Tabla 29 Consolidación de Hallazgos Denuncias Ciudadanas

En pesos

HALLAZGOS FISCALES SUJETOS Y PUNTOS DE CONTROL NUMERO VALOR

HALLAZGOS DISCIPLINARIOS

HALLAZGOS PENALES

TOTAL NUMERO DE HALLAZGOS

DEPARTAMENTALES 0 0 1 0 1 MUNICIPALES 2 894.251.123 3 3 8 SALUD 1 12.549.548 1 0 2 TOTALES 3 $906.800.671 5 3 11 FUENTE: Dirección Técnica de Control Fiscal

Las denuncias ciudadanas tramitadas durante la vigencia 2009, dieron lugar a 11 hallazgos, de los cuales 3 fueron trasladados a Procesos Fiscales, 5 a la Procuraduría y 3 a la Fiscalía. Adicional a lo anteriores resultados se generaron 5 memorandos de advertencia, 53 respuestas directas al denunciante y 1 traslado a Otras Contralorías (D. C. 042-09). 3.3 Memorandos de Advertencia

Tabla 30

No. ENTIDAD ASUNTO DENUNCIA CIUDADANA

001-09 MUNICIPIO DE GÉNOVA GOBERNACIÓN

Presunta irregularidad por la sub. Utilización de la Plaza de Mercado municipal. 019-09

002-09 HOSPITAL SANTA ANA DE PIJAO Mal estado y mala utilización de los sitios públicos del municipio. 020-09

003-09

GERENTE ESE, ALCALDE DE PIJAO INSTITUTO SECCIONAL DE SALUD

Sub. utilización de los equipos biomédicos que reposan en la ESE, así como del parque automotor, pues esgrimen los mismos que no se benefician de tales bienes.

018-09

007-09 MUNICIPIO DE QUIMBAYA

Presuntas inconsistencias en la construcción de un “Restaurante Escolar”, en la vereda la Unión del Colegio Naranjal del municipio de Quimbaya (Q), representadas en un presunto sobre costo y la falta de previsión en la

006-09



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No. ENTIDAD ASUNTO DENUNCIA CIUDADANA

canalización de las aguas lluvias.

020-08 MUNICIPIO DE FILANDIA

Presuntas irregularidades en la venta de la boletería para el ingreso al Mirador “Eco parque el Mirador Colina Iluminada” del Municipio de Filandia

039-09

FUENTE: Archivo Proceso Participación Ciudadana Se comunicaron 5 memorandos que advierten a las Entidades descritas, sobre el riesgo que amenaza el patrimonio público, de no corregirse las inconsistencias detectadas en la ejecución de los procesos auditados. 4. PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Para la vigencia del año 2009 la Oficina de Procesos de Responsabilidad Fiscal, tenia en trámite de vigencias anteriores, 30 investigaciones por valor de $3.975.227.394 pesos, y durante la vigencia 2009, se recibieron 29 hallazgos fiscales por valor de $2.985.915.054, para un total de 59 investigaciones, por $6.960.356.237.39 obteniéndose al 31 de diciembre de 2009 el siguiente resultado: De las 30 investigaciones de vigencias anteriores, se terminaron 20, por valor de $1.384.265.904, lográndose resarcimiento en dos (2) procesos por $11.226.947 y en dos (2) preliminares, por $7.235.649, para un total recaudado de $18.462.596, quedando 10 investigaciones en trámite por valor de $2.590.961.490 pesos.

Tabla 31 Estado Investigaciones de Vigencias Anteriores

ARCHIVADAS

POR PAGO SIN

PRELIMINAR

ARCHIVADAS POR PAGO

EN PRELIMINAR

ARCHIVADA SIN

PRELIMINAR

ARCHIVADAS EN

PRELIMINAR POR NO MERITO

ARCHIVADAS EN PROCESO

POR PAGO


POR NO MERITO

FALLOS CON R. F.

FALLOS SIN R.

F. TOTAL

0 2 0 9 2 5 2 0 20

0 $7.235.649 0 $1.282.442.746 $11.226.947 $55.728.240 $27.632.322 0 $1.384.265.904

PROCESO EN PROCESO POR TRASLADO DE LA

CGR PRELIMINAR POR INICIAR TOTAL

10 0 0 0 10

$2.590.961.490 0 0 0 $2.590.961.490



beneficio de todos

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Tabla 32 Estado de Investigaciones de la Vigencia 2009

ARCHIVADAS

POR PAGO SIN

PRELIMINAR

ARCHIVADAS POR PAGO

EN PRELIMINAR

ARCHIVADA SIN

PRELIMINAR

ARCHIVADAS EN

PRELIMINAR POR NO MERITO


POR PAGO


POR NO MERITO

FALLOS CON R. F.

FALLOS SIN R. F. TOTAL

0 4 0 3 0 0 1 0 8

0 $7.654.429 0 $895.271.123 0 0 1.550.000 0 $904.475.552

PROCESO TRASLADO A LA CGR PRELIMINAR POR INICIAR

AGREGADO A OTRO

EXPEDIENTE TOTAL

3 1 2 15 0 21

$3.441.000 $12.470.000 $10.306.000 $2.055.222.502 0 $2.081.439.502

De los 29 traslados de la vigencia 2009, por valor de $2.985.915.054, se terminaron nueve (9), por valor de $916.945.147, lográndose el resarcimiento en cuatro (4) indagaciones preliminares, por valor de $7.654.429, quedando cinco (5) en investigación y quince (15) para iniciar por valor de $2.068.969.498. 4.1 Resultados trámite de Traslados de Hallazgos Denuncias Ciudadanas

Vigencias Anteriores y Vigencia 2009 De vigencias anteriores 7 asuntos provenientes de participación ciudadana por $189.087.704 y de la vigencia 2009, 3 por $906.800.671, para un total de 10 denuncias, por $1.095.887.833 de las cuales concluyeron 8, 1 se encuentra en proceso y 1 por iniciar así:

Tabla 33

Estado Investigaciones por Denuncias Ciudadanas Vigencias Anteriores

ARCHIVADO POR PAGO

SIN PRELIMINAR

ARCHIVADO POR PAGO

EN PRELIMINAR

ARCHIVADO SIN

PRELIMINAR

ARCHIVADO EN

PRELIMINAR

ARCHIVADO EN

PROCESO POR PAGO

ARCHIVADO EN

PROCESO FALLOS

CON R. F. FALLOS SIN R. F. TOTAL

0 0 0 4 0 2 1 0 7

0 0 0 $956.463.543 0 $14.968.000 11.009.049 0 $982.440.592



beneficio de todos

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Tabla 34 Estado Investigaciones por Denuncias Ciudadanas Vigencia 2009

EN PROCESO RF

EN PROCESO POR

TRASLADO DE LA CGR

PRELIMINAR POR INICIAR TOTAL

2 0 0 1 3

$100.897.693 0 0 $12.549.548 $113.447.241

4.2 Resultado Trámite de Traslados de Hallazgos Procesos Auditor

Vigencias Anteriores y Vigencia 2009 De vigencias anteriores 23 asuntos provienen del proceso auditor por valor de $3.786.080.690, y de la vigencia 2009, 25 asuntos por valor de $2.066.664.383, para un total de 48 asuntos por valor de $5.851.705.073, de los cuales concluyeron 21, quedando en trámite 13 y por iniciar 14.

Tabla 35 Estado Investigaciones Vigencias Anteriores

ARCHIVADO POR PAGO

SIN PRELIMINAR

ARCHIVADO POR PAGO

EN PRELIMINAR

ARCHIVADO SIN

PRELIMINAR

ARCHIVADO EN

PRELIMINAR

ARCHIVADO EN

PROCESO POR PAGO

ARCHIVADO EN

PROCESOFALLOS

CON R. F. FALLOS SIN R.

F. TOTAL

0 6 0 8 1 3 3 0 21

0 $14.890.078 0 $1.220.211.326 $217.898 $40.760.240 $29.142.322 0 $1.305.221.864

Tabla 36 Estado Investigaciones Vigencia 2009

EN PROCESO DE RF

ACUERDO DE PAGO EN PRELIMINAR POR INICIAR TOTAL

11 0 2 14 27

$2.493.504.255 0 $10.306.000 $2.042.672.954 $4.546.483.209



beneficio de todos

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4.3 Resultado final consolidado trámite de Traslados vigencias anteriores y vigencia actual

De las 59 investigaciones tramitadas por la oficina de responsabilidad fiscal en la vigencia 2009, se culminaron 29 investigaciones, lográndose el resarcimiento en 8 de ellas, por un valor de $26.117.025, y 30 pendientes de continuar su tramite e iniciar, como se refleja en el siguiente cuadro:

Tabla 37

Estado Investigaciones Vigencias Anteriores y Vigencia 2009

ARCHIVADO POR PAGO

SIN PRELIMINAR

ARCHIVADO POR PAGO

EN PRELIMINAR

ARCHIVADO SIN

PRELIMINAR

ARCHIVADO EN

PRELIMINAR

ARCHIVADO EN

PROCESO POR PAGO

ARCHIVADO EN

PROCESO FALLOS

CON R. F. FALLOS

PAGADOS TOTAL

0 6 0 12 1 5 3 1 28

0 $14.890.078 0 $2.176.674.869 $217.898 $55.728.240 $29.142.322 $11.009.049$2.287.662.456

AGREGADOS A OTROS EXPEDIENTES

TRALADOS A CGR

EN PROCESO DE RF

EN PRELIMINAR POR INICIAR TOTAL

0

1 13 2 15 31

0 $12.470.000 $2.594.401.948 $10.306.000 $2.055.222.502 $4.672.400450

Tabla 38 Resultado Consolidado por Cuantías

CUANTÍA TRASLADADA

CUANTÍA RECUPERADA

CUANTÍA POR ARCHIVOS Y FALLOS SIN

RESPONSABILIDAD

CUANTÍA EN PROCESO RF

CUANTÍA EN PRELIMINAR

CUANTÍA POR INCIAR

CUANTIA

POR FALLOS CON RF

CUANTIA TRALADADA

A CGR

$6.960.356.237 $26.117.025 $2.232.403.109 $2.594.401.948 $10.306.000 $2.055.222.502 $29.142.322

12.470.000

De la cuantía radicada en la oficina de responsabilidad fiscal por valor de $6.960.356.237, se logro recuperar en la vigencia 2009, la suma de $26.117.025, en 8 investigaciones, se archivaron 12 preliminares, 5 procesos por no merito , se fallaron 4 procesos con responsabilidad fiscal, 13 se encuentran en proceso, en preliminar 2, y pendientes de iniciar a 15



beneficio de todos

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4.4 Indicadores de Gestión Responsabilidad Fiscal 2009

Tabla 39 Indicadores de Gestión y Resultados

CONCEPTO AÑO 2009 PORCENTAJE

Número investigaciones tramitadas frente a investigaciones radicadas 44/59 74

Número de procesos fallados y archivados primera instancia / Número de procesos en trámite 12/23 52

Número de Indagaciones Preliminares atendidas ≤ 2.5 meses / Total de IP atendidas 20/20 100%

Número de Fallos con Responsabilidad Fiscal Confirmados/ Número de Fallos con Responsabilidad Fiscal Trasladados.

4/4 100%

Número de prescripciones declaradas / Número de procesos en tramite. 23/0 0

Número de procesos tramitados / Número de Nulidades decretadas 23/0 0

Número de procesos tramitados/ Número caducidades decretadas 23/0 0

Número de medidas cautelares decretadas / Número de procesos con bienes reportados.

6/6 1

5 PROCESO DE JURISDICCIÓN COACTIVA De los 15 procesos adelantados por Jurisdicción Coactiva por $389.073.903, 13 provienen de fallos con responsabilidad fiscal por $384.691.172 y 2 por Procesos Sancionatorios Administrativos por $4.382.731. De los 15 procesos, se archivó 1 por pago, por valor de $332.331, quedando activos a diciembre 31 de 2009, 14 procesos, por valor de $309.146.998. El total recuperado durante la vigencia 2009 fue de $832.331, correspondientes a un abono de un proceso de responsabilidad fiscal ($500.000.00) y un proceso sancionatorio que fue cancelado en su totalidad ($332.331.00).

Tabla 40 Estado de Procesos de Jurisdicción Coactiva

En pesos

FALLO CON RESPONSABILIDAD

FISCAL CUANTÍA

DESPACHO DEL CONTRALOR

SANCIÓN LEY 42/93 CUANTÍA

13 $384.691.172 2 $4.382.731

APERTURADOS EN PROCESO ARCHIVADOS POR PAGO REVOCATORIA PRESCRIPCION TOTAL

15 14 1 15



beneficio de todos

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VALOR A RECUPERAR RECUPERADO 2008 POR RECUPERAR

$309.146.998 $832.331 $309.146.998

5.1 INDICADORES DE JURISDICCIÓN COACTIVA 2009

Tabla 41

CONCEPTO AÑO 2009

Número de procesos reportados en la vigencia 2009 15

Número de procesos de Jurisdicción Coactiva por Responsabilidad Fiscal 13

Valor de procesos de Jurisdicción Coactiva por Responsabilidad Fiscal $384.691.172

Número procesos Jurisdicción Coactiva por multas en Actuaciones Administrativos 2

Valor de procesos de jurisdicción coactiva por Procesos Administrativos Sancionatorios $4.382.731

Monto total Procesos Jurisdicción Coactiva $389.073.903

Numero de Medidas Cautelares decretadas 0

Valor de las Medidas Cautelares decretadas 0

Número de acuerdos de pago celebrados 0

Valor recaudado por pago voluntario 0

Valor total Recaudado en procesos de Jurisdicción Coactiva $832.331

Numero de procesos de Jurisdicción Coactiva a diciembre 31 de 2009 14

Valor de procesos de Jurisdicción Coactiva a diciembre 31 de 2009 $309.926.905

Número de procesos de Jurisdicción Coactiva iniciados durante la vigencia 2

Valor de procesos de Jurisdicción Coactiva iniciados durante la vigencia $26.011.707

Numero de procesos archivados durante la vigencia 1

Valor de los procesos archivados en la vigencia según el título $332.331



beneficio de todos

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6. EVALUACIÓN DE LOS PLANES DE ACCION MISIONALES

LÍNEA ESTRATÉGICA: I. CONSOLIDACION DE LA CULTURA DE MORALIDAD PUBLICA

PROGRAMA CULTURA ETICA PARA LO PUBLICO META DE RESULTADO Implementar un programa de cultura ética para lo público. INDICADOR DE LA META Programa adoptado y en implementación. LINEA BASE N. D. RESPONSABLE Despacho de la Contralora

CÓMO PLAN DE GESTIÓN 2.009

SUBPROGRAMA META DE PRODUCTO

INDICADOR DE LA META

LÍNEA BASE RESPONSABLE ACTIVIDADES A

REALIZAR METAS ESPECÍFICAS MEDICION LOGROS (%)

Identificar las veedurías ciudadanas, Juntas de Acción Comunal y Consejos territoriales de planeación que están legalmente constituidos.

Definir la población objetivo para el desarrollo del programa.

100

Convocar la población objetivo a una capacitación para sensibilizar frente al desarrollo del programa.

Capacitar el 80 % de la población identificada en el desarrollo del programa.

100

COMPROMISOS ÉTICOS CIUDADANOS

10% de la comunidad organizada participando en la construcción del programa

# de organizaciones comunitarias participando / # de organizaciones en operación

ND Directora Técnica

Definir y desarrollar un plan de trabajo de capacitación para el desarrollo del programa.

Plan de trabajo definido. 100



beneficio de todos

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REALIZAR METAS ESPECÍFICAS MEDICION LOGROS (%)

Definir contenidos temáticos y cronogramas a desarrollar en cada actividad y definir los capacitadores de acuerdo al tema a tratar.

Listado de temas, capacitadores y cronograma especificando fechas y municipios.

100

Diseñar una temática específica de participación ciudadana para las oficinas de participación ciudadana de los sujetos de control.

Temas de capacitación y facilitadores definidos.

APLAZADA PARA SER EJECUTADA EN EL 2010 COMPROMISOS ÉTICOS

INSTITUCIONALES

100% de los sujetos de control participando en la construcción del programa

# de sujetos de control participando / total de sujetos de control

ND Directora Técnica Convocar y capacitar a

los responsables de las oficinas de participación ciudadana de cada uno de los sujetos de control.

70% de los sujetos de control participando en las actividades de capacitación.

APLAZADA PARA SER EJECUTADA EN EL 2010

Definir y desarrollar actividades de seguimiento a las actividades realizadas por parte de los responsables de participación ciudadana de los entes de control.

50 % de los sujetos de control capacitados de los sujetos de control con visitas de seguimiento.




beneficio de todos

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PROGRAMA CONSULTORIO DE LA GESTION PÚBLICA META DE RESULTADO Consultorio de la Gestión Pública INDICADOR DE LA META # de Entidades que conocen el funcionamiento del Consultorio / # de Entidades encuestadas LINEA BASE N. D. RESPONSABLE Dirección Técnica de Control Fiscal

CÓMO PLAN DE GESTIÓN 2.009 SUBPROGRAMA META DE

PRODUCTO INDICADOR DE

LA META LÍNEA BASE RESPONSABLE ACTIVIDADES A

REALIZAR METAS

ESPECÍFICAS RESPONSABLES

Seleccionar los sujetos de control auditados con mayor número de hallazgos confirmados


Realizar un plan de trabajo con fechas de ejecución de las mesas de retroalimentación y notificar de ello a las entidades seleccionadas.

100 MESAS DE RETROALIMENTACIÓN DEL PROCESO AUDITOR

60% de mesas de retroalimentación realizadas

# de mesas de retroalimentación realizadas / total de sujetos auditados

ND Dirección Técnica Desarrollar las mesas de

retroalimentación con presencia de la alta dirección y los responsables de los procesos auditados para generar el compromiso de mejoramiento continuo de los mismos.

Desarrollar 6 mesas de retroalimentación con los sujetos auditados.

100

Definir procedimiento de administración de la página Web.

Manual de procedimientos de Gestión tecnológica validado e implementado.

100 OFICINA VIRTUAL PARA CONSULTAS SOBRE LA GESTIÓN PÚBLICA

Puesta en marcha del medio tecnológico

# de entidades que conocen el funcionamiento de la Oficina virtual / # de entidades encuestadas


Definir contenidos e información que se deben publicar en la página Web sobre la Contraloría.

Procedimiento de comunicación informativa definido.

100



beneficio de todos

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PROGRAMA CONSULTORIO DE LA GESTION PÚBLICA META DE RESULTADO Consultorio de la Gestión Pública INDICADOR DE LA META # de Entidades que conocen el funcionamiento del Consultorio / # de Entidades encuestadas LINEA BASE N. D. RESPONSABLE Dirección Técnica de Control Fiscal



LA META LÍNEA BASE RESPONSABLE ACTIVIDADES A

REALIZAR METAS


Garantizar la inclusión de la información definida en la página web y hacer seguimiento a la actualización de la misma.

Procedimiento de comunicación informativa definido.

100

Promover la consulta de la página web en todas las actividades de capacitación que se realizan con la comunidad: Incluir en las presentaciones la referencia específica.

Incrementar en un 20% las consultas en la página Web con relación al año anterior.

100

Revisión permanente (Mínimo 1 vez por semana) de correos de denuncias y elaboración de inventario de las mismas.

100% de las denuncias por la página Web tramitadas.

100



beneficio de todos

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PROGRAMA CAMPAÑAS DE PROMOCIÓN DE LA CULTURA DEL CONTROL SOCIAL A LA GESTIÓN PÚBLICA META DE RESULTADO 2 Campañas en funcionamiento. INDICADOR DE LA META # de campañas en operación / # de campañas programadas LINEA BASE N. D. RESPONSABLE Despacho de la Contralora





REALIZAR METAS ESPECÍFICAS 100

Planificación y desarrollo de la herramienta tecnológica.

Funcionamiento en la página Web. 100

Capacitación para la implementación de la misma por parte de los entes territoriales.

Capacitar al 100% de los entes territoriales. 100

Revisión de la información reportada por los entes territoriales para garantizar al funcionamiento de la herramienta.

Herramienta en funcionamiento. 100

OBSERVATORIO DE LA GESTIÓN PÚBLICA

Medio tecnológico en operación (Link)

# de entidades que conocen el funcionamiento del Observatorio / # de entidades encuestadas


Retroalimentación permanente con los entes territoriales sobre la información enviada.

100% de los entes territoriales evaluados con base en la herramienta.

100

LA OPINIÓN PÚBLICA Y EL COMPROMISO CON EL CONTROL

Programa en implementación

# de actividades desarrolladas por denuncias ciudadanas


Incluir en la temática de todas las capacitaciones los procedimientos correctos de denuncias ciudadanas.

Incrementar las denuncias ciudadanas debidamente formuladas en un 20%.

100



beneficio de todos

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REALIZAR METAS ESPECÍFICAS 100

Consolidar las denuncias ciudadanas y las respuestas tramitadas, incluyendo características de las denuncias.

Estadísticas consolidadas sobre las denuncias ciudadanas.

100

Con base en las estadísticas obtenidas, definir los focos de capacitación para el 2010.

Temática de capacitación definida con base en necesidades realidades.




beneficio de todos

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LINEA ESTRATEGICA

II FORTALECIMIENTO DE LA PARTICIPACIÓN CIUDAANA EN EL EJERCICIO DEL CONTROL FISCAL

PROGRAMA CAPACITACION A LA COMUNIDAD PARA LA PARTICIPACION EN EL EJERCICIO DEL CONTROL FISCAL META DE RESULTADO Capacitar a 300 personas del Departamento por año INDICADOR DE LA META # de persona que demuestren asistencia a por lo menos el 80% de las horas programadas / # de la meta LINEA BASE N. D. RESPONSABLE Directora Técnica de Control Fiscal




LÍNEA BASE RESPONSABLE ACTIVIDADES A REALIZAR METAS ESPECÍFICAS RESPONSABLES

Identificación de las herramientas tecnológicas a utilizar para promover la participación de la ciudadanía.

Herramientas definidas. 100

Definir actividades a realizar con relación al programa Quindío Digital.

Suscripción del convenio de capacitación con el SENA y Quindío Digital para difundir herramientas tecnológicas de participación ciudadana.

100 MANEJO DE NUEVAS HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS

Poner en funcionamiento las herramientas tecnológicas que promuevan la participación ciudadana.

Herramientas definidas en funcionamiento en la página web.

100

ESTUDIO DE COMPETENCIAS Y FUNCIONES DE LOS ÓRGANOS DE CONTROL

100% de los participantes con capacidad para el uso de las herramientas

# de personas en capacidad del uso de las herramientas / # de personas participantes

ND Directora

Técnica de Control Fiscal

Definir contenidos sobre los roles y responsabilidades de los entes de control.

Temática definida de los contenidos de capacitación y difusión

100



beneficio de todos

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Publicación en la página web de las temáticas definidas sobre la

100

participación de los entes de control.

Incluir estos roles y responsabilidades en las capacitaciones desarrolladas.

100

Definición de temática relacionada con las herramientas legales de participación.

Temática definida. 100

Convocatoria a las Juntas de acción comunal y las veedurías ciudadanas.

Convocar el 50% de las JAL y veedurías debidamente registradas

100 MANEJO Y USO DE LAS

HERRAMIENTAS LEGALES PARA LA

PARTICIPACIÓN

Definición de cronograma y desarrollo de actividades de capacitación en herramientas legales de participación

80 % de cumplimiento del cronograma de actividades.

100



beneficio de todos

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PROGRAMA RENDICION DE CUENTAS DE LOS RESULTADOS DEL PROCESO AUDITOR

100% de los Municipios de la jurisdicción META DE RESULTADO 500 ciudadanos del Departamento participando en el evento. # de de Municipios con rendición de cuentas / 11 INDICADOR DE LA META # de ciudadanos participantes / 500

LINEA BASE N. D. RESPONSABLE Directora Técnica de Control Fiscal


PRODUCTO INDICADOR DE LA META


Consolidar y revisar los resultados de los aplicativos.

Revisar el 100% de los informes reportados en los aplicativos.

100

Programar audiencias públicas informativas a la comunidad.

Programa definido. 100

Informes de Rendición de Cuentas en Plan de Desarrollo (SIFPED) y en SIA

# de temas tocados en la Rendición de la Cuenta / 2

ND

Desarrollo de las audiencias públicas con la comunidad.

70% de desarrollo de las audiencias públicas programadas.

100

Incluir en la temática de todas las capacitaciones los procedimientos correctos de denuncias ciudadanas

Incrementar las denuncias ciudadanas debidamente formuladas en un 20%

100

Consolidar las denuncias ciudadanas y las respuestas tramitadas, incluyendo características de las denuncias

Estadísticas consolidadas sobre las denuncias ciudadanas

100

SOCIALIZACIÓN DE RESULTADOS

Denuncias ciudadanas

# de Denuncias recibidas

ND

Directora Técnica de

Control Fiscal

Con base en las estadísticas obtenidas, definir los focos de capacitación para el 2010.

Temática de capacitación definida con base en necesidades realidades.

100



beneficio de todos

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PROGRAMA INFORMACION ANUAL DEL RESULTADO DEL BALANCE DE LOS RECURSOS NATURALES

100% de los Municipios de la jurisdicción META DE RESULTADO 500 ciudadanos del Departamento participando en el evento. # de de Municipios con rendición de cuentas / 11 INDICADOR DE LA META # de ciudadanos participantes / 500





REALIZAR METAS ESPECÍFICAS RESPONSABLES

Definir mecanismos para la realización del informe de los recursos naturales.

100

Recolectar la información en los entes territoriales. 100 Elaborar el informe del estado de los recursos naturales.

Informe elaborado.

100

Informe Anual de los Recursos Naturales y del Medio Ambiente

# de temas tocados en la Rendición de la Cuenta / 6

ND

Difundir y socializar el informe del estado de recursos naturales dentro de la comunidad.

Difundir el informe al 100% de los entes territoriales.

100

Identificación y trámite de las denuncias obtenidas relacionadas con recursos naturales.

100% de denuncias identificadas y tramitadas.

100

Elaborar estadísticas sobre las denuncias relacionadas con recursos naturales en focos específicos del medio ambiente.

Informe de estadísticas. 100

SOCIALIZACIÓN DE RESULTADOS

Denuncias ciudadanas

# de Denuncias recibidas

ND

Directora Técnica de

Control Fiscal

Definir necesidades de capacitación para intervenir el control de los recursos naturales.

Plan de capacitación formulado. 100



beneficio de todos

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PROGRAMA CULTURA PARA LA CONSERVACION AMBIENTAL 200 Niños de 3o. Primaria en adelante participando para la conservación ambiental. META DE RESULTADO 50 padres participando para la conservación ambiental. # de de niños participando / 200 INDICADOR DE LA META # de padres participando / 50





REALIZAR METAS ESPECÍFICAS RESPONSABLES

Identificar los niños que pueden participar en el programa en los diferentes municipios.

Establecer grupo preliminar 100

Sensibilizar y capacitar al grupo preliminar para definir el grupo definitivo.

Capacitar el 100% del grupo preliminar. 100

Definir programa de capacitación y su contenido al grupo seleccionado

Establecer grupo definitivo: 80 niños 100

CONTRALORES INFANTILES AMBIENTALES

200 niños certificados como Contralores Infantiles

# de niños certificados / # de niños participando

ND Directora


Certificación a los contralores infantiles ambientales que aprobaron el plan de capacitación.

Grupo de contralores infantiles ambientales certificado.

100

Convocatoria a actividad de difusión para los padres de los niños del grupo definitivo

Grupo de padres identificados 100

Selección de grupos de padres de apoyo al proyecto

Grupo de padres de apoyo establecido: 20 padres

100 PADRES DE LOS CONTRALORES INFANTILES PARTICIPANDO

50 padres actuando en apoyo a los Contralores Infantiles para la conservación ambiental

# de padres carnetizados / # de padres participando

ND Directora


Certificación de los padres que hayan participado en el programa.

Padres certificados. 100



beneficio de todos

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III. EFECTIVIDAD DE LA FUNCIÓN FISCALIZADORA

PROGRAMA MEMORIA INSTITUCIONAL PARA LA TRAZABILIDAD META DE RESULTADO Coherencia en el 100% de la información rendida INDICADOR DE LA META # de formatos con inconsistencias / # de formatos establecidos

LINEA BASE ND RESPONSABLE DIRECCION TÉCNICA DE CONTRL FISCAL





Definir programa de revisión de las cuentas rendidas

Programa definido de auditoria de revisión de la cuenta.

Comisionar el personal que efectuará la revisión de las cuentas.

Personal idóneo para efectuar al revisión. 100% de las

inconsistencias auditadas

# de consistencias que permanecen / # de inconsistencias auditadas

ND Dirección

Técnica de Control Fiscal Fortalecer la plantación

del proceso auditor con los resultados confirmados en el proceso de revisión de la cuenta.

Inconsistencias identificadas en la revisión de la cuenta.

100

Clasificar los formatos rendidos por línea de auditoria.

Formatos clasificados.

AUDITORÍA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL QUE SOPORTA LA RENDICIÓN DE LA CUENTA

100% de la muestra por línea coherente con la documentación soporte de la Rendición de la Cuenta

# de documentos coherentes / # de documentos auditados

ND Dirección

Técnica de Control Fiscal Definir por línea de

auditoria los hechos relevantes que ameritan ser auditados en la fuente.

Memorando de plantación debidamente soportado.

100



beneficio de todos

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PROGRAMA TECNOLOGÍA PARA LA EFICIENCIA DEL PROCESO AUDITOR META DE RESULTADO 100% de los Auditores con suficiencia tecnológica y técnica de apoyo INDICADOR DE LA META # de Auditores con suficiencia tecnológica y Técnica / # de Auditores

LINEA BASE ND RESPONSABLE DIRECCION ADMINISTRATIVA





Programar capacitaciones a los sujetos de control.

100% de los sujetos de control. CAPACITACIÓN Y

ACOMPAÑAMIENTO A LOS SUJETOS DE CONTROL EN EL USO DE APLICATIVOS E INSTRUMENTOS PARA EL PROCESO AUDITOR

36 Sujetos de Control capacitados

# de sujetos de control con 3 servidores públicos capacitados / # de sujetos de control

0 Dirección

Técnica de Control Fiscal Ejecutar capacitaciones a

los sujetos de control. 100% de los sujetos de control.

100



beneficio de todos

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PROGRAMA MESAS PARA LA SOSTENIBILIDAD Y SUSTENTABILIDAD DEL PROCESO AUDITOR META DE RESULTADO 100% mesas realizadas a tiempo INDICADOR DE LA META 100% mesas realizadas a tiempo / # de mesas programadas





LÍNEA BASE RESPONSABLE ACTIVIDADES A REALIZAR METAS


Selección de coordinadores del proceso auditor.

100% de coordinadores requeridos seleccionados.

Distribuir el número de AGEI aprobadas en al PGA 2009 entre los coordinadores.

100% de AGEI distribuidas.

100

Elaboración del plan de trabajo por coordinador. Plan de trabajo. 100 Consolidado de ajustes propuestos por cada coordinador a las auditorías asignadas.

Formato de inventario de ajustes definido.

100

Verificación de los ajustes realizados por los auditores de acuerdo a recomendaciones de los coordinadores.

100% de ajustes verificados. 100

100% Informes validados

# de informes con problemas / # de informes revisados

ND Dirección


Aprobación en mesa de trabajo del informe preliminar.

Informe preliminar de cada auditoría sin errores.

100

CALIDAD DEL RESULTADO DEL PROCESO AUDITOR

100% de hallazgos sustentables y sostenibles

# de hallazgos validados / # de hallazgos detectados

ND Dirección


Definición del personal de apoyo para sustento legal de los hallazgos.

100% de los profesionales requeridos contratados.

100



beneficio de todos

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LÍNEA BASE RESPONSABLE ACTIVIDADES A REALIZAR METAS


Vinculación de abogados y distribución de auditorías a apoyar por parte de los abogados en cuanto a construcción y material probatorio.

100% de auditorías distribuidas entre los abogados.

100

Validación final de los hallazgos evaluados previamente por los abogados del proceso auditor previo cumplimiento del proyecto enlace.

100% Hallazgos en firme validados mediante proyecto enlace.

100

Aprobación en mesa de trabajo de los hallazgos dejados en firme en el informe final.

80% de hallazgos iniciando proceso en Responsabilidad Fiscal.

100



beneficio de todos

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PROGRAMA IMPACTOS DE MEJORA CONTINUA DE LA GESTIÓN PÚBLICA META DE RESULTADO Mejora en la calificación de la Cuenta rendida INDICADOR DE LA META Según parámetros del AUDITE

LINEA BASE ND RESPONSABLE DIRECCION TÉCNICA DE CONTROL FISCAL

COMO PLAN DE GESTIÓN 2.009



LINEA BASE RESPONSABLE ACTIVIDADES A REALIZAR METAS ESPECÍFICAS 100

Promover la identificación real de causas y efectos que originaron los hallazgos de tipo contable, por parte de los auditores y posterior validación en mesa de trabajo.

100% de identificación de causas raíces. 100

Revisar que las acciones correctivas formuladas en los planes de mejoramiento de los sujetos y puntos de control tiendan a corregir las causas que los originaron los hallazgos contables.

Validación del 100% de los planes de mejoramiento planteados por los sujetos de control.

100 ESTADOS CONTABLES EN MEJORAMIENTO

Disminución del porcentaje de hallazgos contables

Calificación anterior / calificación actual - 1

ND Dirección


Verificar que el cumplimiento de los planes de mejoramiento sea efectivo en el mejoramiento de los dictámenes financieros emitidos por la Contraloría.

Dictámenes financieros en mejora / Total dictámenes financieros

100

GESTIÓN Y RESULTADOS EN MEJORAMIENTO

Aumento de la calificación

Calificación anterior / calificación actual - 1

ND

Dirección Técnica de

Control Fiscal

Promover la identificación real de causas y efectos que originaron los hallazgos en las líneas que conforman el dictamen de gestión y resultados, por parte de los auditores y posterior validación

100% de identificación de causas raíces.

100



beneficio de todos

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en mesa de trabajo. Revisar que las acciones correctivas formuladas en los planes de mejoramiento de los sujetos y puntos de control tiendan a corregir las causas que originaron los hallazgos, en las diferentes líneas que conforman la gestión de resultado.

Validación del 100% de los planes de mejoramiento planteados por los sujetos de control.

100

Verificar que el cumplimiento de los planes de mejoramiento sea efectivo en el mejoramiento de los conceptos de gestión de resultados.

Dictámenes de gestión en mejora / Total dictámenes de gestión

100

Seleccionar los sujetos de control auditados con mayor número de hallazgos confirmados.

100

Realizar un plan de trabajo con fechas de ejecución de las mesas de retroalimentación y notificar de ello a las entidades seleccionadas.

100 CAPACITACIÓN Y ACOMPAÑAMIENTO A LOS SUJETOS DE CONTROL COMO RETROALIMENTACIÓN DEL PROCESO AUDITOR

36 Sujetos de Control con retroalimentación

# de sujetos de control con retroalimentación / # de sujetos de control

ND Dirección

Técnica de Control Fiscal Desarrollar las mesas de

retroalimentación con presencia de la alta dirección y los responsables de los procesos auditados, para generar el compromiso de mejoramiento continuo de los mismos.

Desarrollar 6 mesas de retroalimentación con los sujetos auditados.

100



beneficio de todos

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PROGRAMA EFICIENCIA EN EL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL META DE RESULTADO Validación y acopio de pruebas para sustentar el proceso. INDICADOR DE LA META # de evidencias recibidas en el proyecto enlace

LINEA BASE ND RESPONSABLE DIRECCION TÉCNICA DE CONTROL FISCAL




LINEA BASE RESPONSABLE ACTIVIDADES A REALIZAR METAS ESPECÍFICAS RESPONSABLES

Recepción de hallazgos debidamente soportados por el auditor.

100% de asistencia a mesas de proyecto enlace.

100 ARTICULACIÓN Y COHERENCIA CON EL PROCESO AUDITOR.

100% de los hallazgos debidamente sustentados.

Número de hallazgos confirmados en proyecto enlace / Número de hallazgos trasladados

ND Dirección Técnica Desarrollo de la

indagación preliminar o proceso fiscal.

100% de investigaciones tramitadas en los términos de la Ley 610 de 2000.

100



beneficio de todos

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PROGRAMA CULTURA DE LA CALIDAD EN LA GESTIÓN PÚBLICA META DE RESULTADO 100% de los Sujetos de Control con programas orientados a la Cultura de la Calidad INDICADOR DE LA META # de entidades con programas en ejecución / # entidades sujetas a control






Consultar periódicamente en talleres de retroalimentación los resultados del plan nacional de auditorías y el aplicativo control fiscal micro (CGQ) con el fin de aplicar correctivos inmediatos.

0 alertas de la Contraloría General del Quindío.

100

Participar activamente y dar cumplimiento a las actividades programadas dentro de la implementación del SGC.

100% de actividades programas, desarrolladas en el tiempo previsto.

100

CULTURA DE LA AUTOGESTIÓN

25% de los funcionarios comprometidos con la Calidad

# de funcionarios no comprometidos / # de funcionarios de la entidad

ND Dirección


Seguimiento y difusión de los indicadores de gestión.

Cálculo y análisis periódico de los indicadores de gestión.


Incorporación de instrumentos de planificación en el desarrollo del proceso auditor orientados a la calidad.

Planeación para el año del proceso auditor. 100 COMPROMISO

INSTITUCIONAL CON LA CALIDAD

100% de los funcionarios de la Alta Dirección comprometidos con la Calidad

# de funcionarios no comprometidos / # de funcionarios de la alta dirección de la entidad

ND Dirección


Participación en las actividades de

100% de actividades de capacitación con 100



beneficio de todos

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capacitación y construcción de la documentación.

asistencia del personal del proceso.



beneficio de todos

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PROGRAMA CULTURA DEL CONTROL DE LA GESTIÓN PÚBLICA META DE RESULTADO 100% de los Sujetos de Control con programas orientados a la Cultura de Control INDICADOR DE LA META # de entidades con programas en ejecución / # entidades sujetas a control

LINEA BASE ND RESPONSABLE DESPACHO DE LA CONTRALORA





Formular y hacer seguimiento a los compromisos laborales, ligados al cumplimiento del plan estratégico.

100% de cumplimiento en los compromisos de la evaluación del desempeño.

100

Hacer seguimiento al número de reincidencia en inconsistencias evidenciadas por los coordinadores.

Disminución de un 10% de la reincidencia en inconsistencias de cada auditor.


CULTURA DEL AUTOCONTROL

25% de los funcionarios comprometidos con el Autocontrol

# de funcionarios no comprometidos / # de funcionarios de la entidad

ND Dirección


Promover talleres de discusión de hallazgos confirmados en informes finales de auditorías.

100% de hallazgos confirmados en informes finales analizados.


Seguimiento al cumplimiento de las metas del plan estratégico y los objetivos de calidad.

100% de cumplimiento en las metas del plan estratégico y sistema de calidad.

APLAZADA PARA SER EJECUTADA EN EL 2010 COMPROMISO

INSTITUCIONAL CON EL CONTROL

100% de los funcionarios de la Alta Dirección comprometidos con el Control

# de funcionarios no comprometidos / # de funcionarios de la alta dirección de la entidad

ND Dirección


Seguimiento a los indicadores de los controles de los riesgos de la Contraloría General del Quindío.

100% de indicadores con seguimiento y acciones correctivas formuladas.




beneficio de todos

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7. EVALUACION DEL PLAN DE GESTION AREA ADMINISTRATIVA 2009

LÍNEA ESTRATÉGICA: IV. MEJORAMIENTO CONTINUO DE LA CAPACIDAD FISCALIZADORA

PROGRAMA: RECURSOS ASEGURADOS PARA LA MISIÓN INSTITUCIONAL META DE RESULTADO 100% Instrumentos de planificación con recursos garantizados INDICADOR DE LA META # de instrumentos con recursos asegurados / # de instrumentos aprobados

LÍNEA BASE ND RESPONSABLE Director Administrativo

COMO ACUERDO DE GESTION SUBPROGRAMA META DE


LA META LÍNEA BASE ACTIVIDADES A REALIZAR METAS ESPECÍFICAS RESPONSABLES

Realizar verificación in situ a la liquidación de las cuotas de auditaje y la transferencia del departamento con el fin de establecer la realidad de los parámetros de cálculo.

100% de los sujetos de control al día en sus cuotas de fiscalización.

100

100% de los sujetos de Control Auditados en su Debido Cobrar

# de sujetos de control auditados en su debido Cobrar / # de sujetos de control

Realizar Auditoría especial al Debido Cobrar de las Entidades sujetos de control para establecer la adecuada administración de sus liquidaciones.

100% de los sujetos de control auditados en su Debido Cobrar

100 SEGUIMIENTO Y

CONTROL DE LAS BASES DE LAS CUOTAS

DE AUDITAJE

Un recurso humano idóneo que asista por proyectos o actividades

# de recursos humanos asignados / # de recursos humanos solicitados

ND

Concertar compromisos laborales con el Profesional Universitario - Contador en las fechas previstas incluyendo el compromiso de verificación de las bases de las cuotas de fiscalización

2 Formularios de Compromisos laborales suscritos en las fechas definidas en las normas vigentes

100



beneficio de todos

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LÍNEA ESTRATÉGICA IV. MEJORAMIENTO CONTINUO DE LA CAPACIDAD FISCALIZADORA

PROGRAMA: CERTIFICACIÓN Y MEJORA CONTINUA DEL SGC BAJO LA NORMA NTCGP 1000:2004 META DE RESULTADO Certificación de la Calidad con la NTCGP 1000:2004 INDICADOR DE LA META # de procesos certificados / # de procesos documentados

LÍNEA BASE 0 RESPONSABLE Director Administrativo



LA META LÍNEA BASE ACTIVIDADES A REALIZAR METAS ESPECÍFICAS 100

Celebrar Contrato de Asesoría para el diseño, documentación, implementación, implantación, verificación y mejora continua del SGC aplicando la norma NTCGP 1000:2004

Contrato suscrito y en ejecución al 1 de marzo de 2.009

100

Disponer de los recursos necesarios para implementar el proyecto. Controlar la documentación aprobada del SGC a medida que se va produciendo e implementando Dictar un número importante de horas de capacitación en SGC bajo la norma NTCGP a todos los servidores públicos de la CDQ.

100

IMPLANTACIÓN Y MEJORA CONTINUA DEL

SGC

Certificación de Calidad en el año 2.009

# de procesos certificados / # de procesos a certificar

0

Realizar todas las fases definidas en la NTCGP, especialmente la Auditoría Interna.

Sistema de Gestión de la Calidad documentado a abril 30 de 2.009, implementado e implantado a Julio de 2.009 y verificado a Septiembre de 2.009

APLAZADA PARA EJECUTAR EN EL AÑO 2010



beneficio de todos

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LÍNEA ESTRATÉGICA:

IV. MEJORAMIENTO CONTINUO DE LA CAPACIDAD FISCALIZADORA PROGRAMA: IMPLEMENTACIÓN Y MEJORA CONTINUA DEL SCI BAJO LA NORMA MECI 1000:2005 META DE RESULTADO 2 Auditorías Internas realizadas INDICADOR DE LA META

# de Auditorías realizadas / Auditorías programadas





Difusión amplia y suficiente a todos los servidores públicos de la Entidad de la documentación del MECI 1000:2005

100% de los computadores con copia digital en carpeta de la documentación oficial del MECI 1000:2005 y documentación oficial física en la responsable del control documental.

Dictar un número importante de capacitaciones en la implementación e implantación del MECI 1000:2005 a todos los servidores públicos de CDQ

(8) horas de capacitación que cubra el 100% de los funcionarios

100

IMPLANTACIÓN Y MEJORA CONTINUA DEL

SCI

3 Auditoría Interna realizada y 3 Revisión del

CCSCI

# de Auditorías y Revisiones

realizadas / 2 0

Realizar una Auditoría al Sistema de Control Interno bajo la norma MECI 1000:2005, presentación del informe del resultado de la Auditoría ante el CCSCI e implementación de las Acciones Correctivas y el Plan de Mejoramiento respectivo.

Auditoría interna realizada a Septiembre de 2.009, sobre la implementación e implantación de la norma MECI 1000:2005

APLAZADA PARA REALIZAR EN EL

2010



beneficio de todos

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Realizar una Revisión al SCI por parte del CCSCI para verificar la implementación de la norma MECI 1000:2005.

Realizar la revisión por el CCSCI a más tardar en octubre de 2.009

100



beneficio de todos

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IV. MEJORAMIENTO CONTINUO DE LA CAPACIDAD FISCALIZADORA PROGRAMA: ACTUALIZACIÓN TECNOLÓGICA META DE RESULTADO Software y Hardware actualizados y licenciados INDICADOR DE LA META # de licencias / # de aplicativos en operación

LÍNEA BASE ND RESPONSABLE Director Administrativo




ADMINISTRACIÓN DE SOFTWARE

1 Portátil por Auditor con USB

# de Auditores con portátil / # de Auditores

45,45%

Tramitar la compra de los portátiles y las USB conforme a lo definido en el Plan de Compras

Portátiles y USB adquiridos para Mayo de 2.009

100

Elaboración y aprobación del diagnóstico de Equipos y Software de la Entidad con sus respectivas licencias.

Diagnóstico realizado, sustentado y aprobado en Comité de Planeación y Dirección a marzo de 2.009

100 ADQUISICIÓN Y

MANTENIMIENTO DE HARDWARE

100% de Las licencias de Software

# de Licencias / # de software en uso

41,00%

Ajuste del Plan de Compras para la adquisición de licencias de software.

Plan de Compras ajustado a Marzo de 2.009

100



beneficio de todos

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IV. MEJORAMIENTO CONTINUO DE LA CAPACIDAD FISCALIZADORA PROGRAMA: ALTO DESEMPEÑO DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS META DE RESULTADO 1 100% de los servidores públicos con Concertación de Compromisos en las fechas previstas META DE RESULTADO 2 Incentivos otorgados a los servidores públicos de más alto desempeño INDICADOR DE LA META

# de servidores públicos con compromisos concertados / 27


# de servidores públicos con incentivos / # de servidores públicos a incentivar





Realizar jornadas de trabajo para socializar la metodología de articulación del Plan Estratégico con el Plan de Gestión PLANIFICACIÓN EN EL

PUESTO DE TRABAJO

Planes de Gestión articulados con el Plan Estratégico y Compromisos Laborales

# de servidores públicos con compromisos concertados / 27

0 Elaborar el Plan de Gestión y definir los compromisos laborales y los evaluados responsables de su ejecución.

Planes de Gestión por cada una de las 4 Líneas Estratégicas, articuladas con el Plan Estratégico y adoptada antes del 15 de Febrero de 2.009.

100

PREMIO AL ALTO DESEMPEÑO

20% de los servidores públicos premiados por alto desempeño

# de empleados públicos premiados / 27

0

Definir y aprobar con compromiso presupuestal el Programa Institucional anual de Incentivos pecuniarios y no pecuniarios para aplicar a partir del 2.010.

Programa Institucional anual de Incentivos pecuniarios y no pecuniarios definido, aprobado y con compromiso presupuestal a Julio de 2.009.

100



beneficio de todos

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IV. MEJORAMIENTO CONTINUO DE LA CAPACIDAD FISCALIZADORA PROGRAMA FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN EN COMPETENCIAS LABORALES META DE RESULTADO 1 Plan de Formación y capacitación orientado a Competencias Laborales META DE RESULTADO 2 100% de los servidores públicos vinculados al Plan de Formación y Capacitación INDICADOR DE LA META

Plan de capacitación adoptado


# de servidores públicos vinculados al Plan de Formación y Capacitación / # de servidores públicos





Suscribir Contrato de Asesoría y acompañamiento para la elaboración del Plan de Formación y Capacitación orientado a competencias laborales.

Contrato suscrito antes del 1 de marzo de 2.009.

100 FORMULACIÓN E

IMPLEMENTACIÓN DEL PLAN DE

CAPACITACIÓN ORIENTADO A

COMPETENCIAS LABORALES

Plan de Capacitación cumpliendo la metodología del DAFP y ESAP

# de fases aplicadas / # de fases exigidas

0 Formular, aprobar, socializar e implementar el Programa Institucional de Formación y Capacitación orientado a competencias laborales con la asesoría y acompañamiento del Contratista.

Programa Institucional de Formación y Capacitación orientado a competencias laborales formulado, socializado e iniciada su implementación a Mayo de 2.009

100

Definir un día a la semana para fortalecimiento institucional.

Todos los viernes del año dedicados a fortalecimiento institucional.

100 FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN CONTINUADA

Un día a la semana en Fortalecimiento Institucional

# de días dedicados al Fortalecimiento Institucional / # de semanas del año

0 Dictar las instrucciones y las ordenes necesarias para asegurar el día del Fortalecimiento Institucional

90% de los servidores públicos participando del 90% como mínimo de las actividades programadas

100



beneficio de todos

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IV. MEJORAMIENTO CONTINUO DE LA CAPACIDAD FISCALIZADORA PROGRAMA: BIENESTAR SOCIAL Y CLIMA LABORAL META DE RESULTADO 1 Programa de Bienestar Social adoptado e implementado META DE RESULTADO 2 Ambiente Laboral para el alto desempeño INDICADOR DE LA META

# de servidores públicos vinculados al Programa de Bienestar Social / 27


100% de empleados calificando satisfactoriamente el Clima Laboral

LÍNEA BASE 0 RESPONSABLE DIRECTOR ADMINISTRATIVO

COMO ACUERDO DE GESTION



LÍNEA BASE ACTIVIDADES A REALIZAR METAS ESPECÍFICAS RESPONSABLES

Elaborar, aprobar y difundir el Programa de Bienestar Social con su respectivo cronograma.

Programa de Bienestar Social aprobado, difundido y socializado a marzo de 2.009.

100

PARTICIPACIÓN DEL SERVIDOR PÚBLICO EN EL BIENESTAR SOCIAL

90% de los servidores públicos participando en Bienestar Social

Suma de # de empleados participando por actividad / # de eventos x 27

0 Participar en las actividades del Programa de Bienestar Social aprobado por CDQ.

80% de los servidores públicos de la CDQ participando en el 80% de las actividades de Bienestar Social programadas y ejecutadas.

100

CALIFICACIÓN DEL CLIMA O AMBIENTE

LABORAL

7 mediciones de Clima o Ambiente Laboral aplicadas

# mediciones realizadas / # de mediciones proyectadas

1

Definir, aprobar y adoptar el Instrumento de Evaluación y calificación del Clima o Ambiente laboral.

Instrumento de Evaluación y calificación aprobado y adoptado a marzo de 2.009.

100



beneficio de todos

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LÍNEA BASE ACTIVIDADES A REALIZAR METAS ESPECÍFICAS RESPONSABLES

Aplicar el instrumento definido y realizar las tabulaciones y el informe correspondiente. 3. Elaborar, aprobar e implementar un Plan de Intervención del Clima o Ambiente Laboral y verificar su cumplimiento.

100% de los servidores públicos de CDQ respondiendo la Encuesta.

Plan de Intervención del Clima o Ambiente Laboral resultante de la aplicación del instrumento, formulado, adoptado e implementado

100



beneficio de todos

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IV. MEJORAMIENTO CONTINUO DE LA CAPACIDAD FISCALIZADORA POLÍTICA:

RECURSOS DISPONIBLES PARA LA MISIÓN INSTITUCIONAL PROGRAMA: GESTIÓN DOCUMENTAL META DE RESULTADO 1 Tablas de Retención Documental aplicadas para Archivo de Gestión META DE RESULTADO 2 Tablas de Retención Documental aplicadas para Archivo Central INDICADOR DE LA META

# de Tablas de Retención Documental por Proceso / # de procesos identificados





Definir un Programa de Auditoría a los Archivos de Gestión.

Programa de Auditoría a los archivos de Gestión definido y aprobado.

100 ARCHIVOS DE GESTIÓN CON CONTROL DOCUMENTAL

1 Auditoría documental anual a los Archivos de Gestión realizadas

# de Auditorías documentales a los Archivos de Gestión realizadas / 3

0 Aplicar el Programa de Auditoría a los Archivos de Gestión.

Una Auditoría al año de la implementación de los Archivos de Gestión

100

Formular y aprobar las Tablas de Retención Documental para todas las áreas de la Contraloría.

Tablas de Retención Documental formuladas y aprobadas por Acto Administrativo a Abril de 2.009.

100 ARCHIVO CENTRAL EN OPERACIÓN

100% de las series organizadas según Tabla de Retención

# de Auditorías documentales al Archivo de Central realizadas / 3

0

2. Implementar las Tablas de Retención Documental en cada una de las áreas de la CDQ

Tablas de Retención Documental aplicadas en cada una de las áreas.

100



beneficio de todos

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IV. MEJORAMIENTO CONTINUO DE LA CAPACIDAD FISCALIZADORA PROGRAMA: GESTIÓN FÍSICA Y FINANCIERA CONTROLADA META DE RESULTADO 1 Tablas de Retención Documental aplicadas para Archivo de Gestión META DE RESULTADO 2 Presupuesto ajustado al Plan Anual mensualizado de Caja, PAC INDICADOR DE LA META

# de elementos devolutivos en uso / # de elementos devolutivos del Inventario

INDICADOR DE LA META 2

# de Cuentas x Pagar a Diciembre 31 del año





Verificar y/o elaborar con la firma de los responsables, las Actas de Entrega de elementos en custodia.

100% de los funcionarios con Actas de Entrega de elementos en custodia firmados y verificados.

100

AUDITORÍAS INTERNAS ESPECIALES AL

INVENTARIO

100% de los elementos en custodia

# de elementos en custodia / # de elementos en el registro

ND

Elaborar las altas y bajas de inventario por cada mes.

Altas y Bajas de Inventario por el 100% de las compras o bajas de elementos devolutivos incorporadas a las Actas de Entrega..

100

Elaborar e implementar el PAC del año

PAC formulado y aprobado antes del 31 de diciembre

100 GESTIÓN

PRESUPUESTAL SUBORDINADA A PAC

PAC elaborado e implementado

# de Cuentas no pagadas en tiempo programado / # de cuentas tramitadas en el año

ND Realizar el seguimiento, evaluación del comportamiento del PAC del mes anterior y el ajuste del PAC del mes siguiente.

12 seguimientos y evaluaciones al PAC ejecutado.

100



beneficio de todos

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IV. MEJORAMIENTO CONTINUO DE LA CAPACIDAD FISCALIZADORA PROGRAMA: MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO INSTITUCIONAL META DE RESULTADO 1 Medición anual del Desempeño Institucional INDICADOR DE LA META

# de mediciones realizadas del desempeño institucional / 3





Realizar mediciones mensuales a los Indicadores definidos en el Plan Estratégico.

12 mediciones del 100% de los Indicadores del Plan Estratégico.

100

CUADRO DE MANDO INTEGRAL

Elaborar un Cuadro de Mando Integral

Cuadro de mando Integral adoptado

0 Presentar un informe mensual del comportamiento y avance del Plan Estratégico de la Entidad y sustentarlo ante el Comité de Dirección haciendo las recomendaciones pertinentes.

12 informes de seguimiento y evaluación del avance en el cumplimiento del Plan Estratégico de la CDQ

100

c:\documents and settings\juan pablo\escritorio\informe de gestion consolidado cgq 2009

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