知識管理應用學校評鑑與認證

2016.10.25

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為什麼我們需要知識管理系統?

系所發展計畫

多元教學

學習輔導

學生自治組織

教育目標

空間設備管理

3-6

3-2

5-6

2.7.1

項目四

學習評量

項目一

4-1 產學合作

項目二

系所資料同時具備不同屬性，分類不易定義

單以評鑑效標作為資料歸類依據，雖能符合評鑑要求，但是與日常業務銜接應用會發生困難。

多屬性的資料類型，如果缺少知識關聯的應用，檔案就會分散，也就無法做到版本管理。

除了系務評鑑外，系所還是會有其他管理需求或認證

2

不同角色需要不同的知識類型

3

教師

行政人員研究人員

○○大學圖資系

集中作業 提升效率

各業務承辦人

將業務產出重要文件上傳

系所主任

新進助理

陪審人員

評鑑資料彙整

快速查詢各項目資料

轉寄連結

文件下載E-Mail多方傳遞文件

版本管理不易訊息難同步

知識管理系統不只是集中儲存資料還包括線上討論、自動通知、轉寄、審核且有更好的搜尋效能與文件關聯性

自動通知

4

課程時數分析

報告品質改善

報考統計資訊

教學成效分析

學術論文 期刊大事紀

人員證照合約書 會議紀錄

研討會 企業參訪

招生活動

法規要點 作業程序

表 單

作業標準

計畫書 工作說明書

以PDCA循環盤點學校文件

簡報/講義/多媒體

外部公告 手冊

P

D

C

R

M

5

約評鑑前4個月~• 自我評鑑報告撰寫

• 預評成果改善

• 增強特色資料呈現

• 熟練系統資料查找

評鑑後持續改善• 委員意見紀錄

• 持續追蹤改善

• 連結自評報告

約評鑑前6~10個月• 預定目標訂定

• 效標項目分工

• 佐證資料蒐集/連結

• 預評活動執行

知識庫建置/維運• 系務行政管理

• 課程規劃委員會

• 學習成效評量

• 學術研討/活動紀錄

• 校友追蹤調查

結合系所評鑑/認證流程

追蹤

訪查日常作業

評鑑準備

成果展現

6

7

•文件儲存位置

•文件名稱

•摘要資訊(彈性欄位)

•附件檔案(一文多檔)

善用文件關聯性

Vitals ESP的知識文件管理架構

•多維度分類•版本說明•異動紀錄

高效能搜尋引擎

訂閱通知與轉寄

7

相關文件連結 快速串聯佐證

會議記錄

系務會議

課程規劃會議

計畫辦法

排課原則

實施辦法

課程規劃

成效追蹤

問卷分析

經費報表

執行報告

自評報告

8

隨時連結最新版本文件

修訂會議紀錄連結(C)

要點辦法連結(P)

相關會議記錄

立即掌握會議摘要資訊

該會議議程檔案(D)

9

附件檔案差異比對讓管理軌跡更清晰

欄位差異比對檔案差異比對

10

系統自動寄信通知

系統自動寄信通知

文件夾內有新增文件

既有文件編輯異動

既有文件新增討論

隨時掌握更新異動！

11

搜尋結果再分群

讓使用者方便查找，快速聚焦！提供不同位置、主題、類型、作者及時間等結果分群統計。

1212

新功能！顯示關鍵字段落

全文檢索標題、摘要、附檔內容(office與PDF)，標示出有關鍵字的段落

13

各類知識文件管理與搜尋的好幫手

快速搜尋模式，提供歷史查詢字串

「指定知識類型」提供如同圖書館藏查詢方式，可指定各種欄位進行搜尋

資訊安全

□校務會議□系務會議□助教會議□課程委員會□獎助學金委員會議

ooo主任

14

搜尋結果可直接匯出報表

15

主動推薦及互動討論機制

利用文件連結方式，整合相關排課資料

透過標籤，系統主動推薦延伸閱讀文件

互動討論、收集意見歷程資料完整留存

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彈性化的權限管理設定機制

權限設定可針對文件夾或單一文件。

權限給予方式可針對部門群組或個人進行設定

一般使用者 單位內部使用者各單位KM負責人

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ˇ ˇ ˇ ˇ ˇ ˇ ˇ ˇ

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系辦助理

助教

系主任

系所教職員

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落實日常管理來因應評鑑

第二週期大學校院系所評鑑

項目一：目標、核心能力與課程設計(一)共同部分 – 1-4教育目標與核心能力之宣導機制與師生對其瞭解程度為何？1-5依據核心能力進行課程規劃與設計之機制運作與內涵為何？

項目二：教師教學與學習評量(一)共同部分– 2-4 教師自編講義、編製數位媒材做為教學輔助，提升學生學習成效之情形為何？

項目三：學生輔導與學習資源(一)共同部分 – 3-4提供學生課外學習活動之作法為何？

項目四：學術與專業表現(一)系所與學位學程共同部分– 4-4 碩、博士班學生之學術與專業表現為何？

項目五：畢業生表現與整體自我改善機制

．．．

中長期目標發展會議記錄

100年度企管系論文統計

102學年度大學課程

分類主題

系務行政

會議管理

學士班

碩士班

課程規劃

知識館

法規

企管學報

學位學程

學術活動

課程規劃與排課

博士班

碩士在職專班

第一週期系所自我評鑑

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效標項目分工

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跨單位彙整評鑑佐證文件

以評鑑效標為中心，彙整各單位佐證資料

來源: 系教評會

來源: 系課程委員會

來源: 系招生委員會

來源: 院課程委員會

來源: 系課程委員會

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效標說明–以2-3為例

重點內容可用不同顏色標示

以超連結方式連至KM系統文件或校內/外網頁

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評鑑委員回饋-評鑑自我改善情形結果表

追蹤評鑑自我改善情形結果表

22

進階搜尋結果可直接匯出報表

A2_追蹤評鑑自我改善情形結果表

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課程時間

KM系統課程時間: Ⅰ：11/16(三)(09:00-12:00)

Ⅱ：11/16(三)(13:30-16:30)

課程內容:

文件盤點與知識類型設計

評鑑資料的串接與分享

系統使用者教育訓練

知識館規劃與系統管理者教育訓練

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25

謝謝聆聽 敬請指教