CH01PowerPoint的基本操作1-1 PowerPoint基本介紹1-2 建立簡報的方法1-3 簡報的開啟與關閉1-4 簡報的儲存

1-1 PowerPoint基本介紹PowerPoint是由微軟(Microsoft)公司所推出的簡報軟體。而什麼是簡報呢？簡單的說，簡報就是一份報告的簡要說明。

製作簡報的目的，是希望能透過簡報讓其他人從中了解作者所要闡述的想法。

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簡報製作的概念•製作簡報時，最重要的是如何將簡報的重點呈現出來，讓聽眾能快速掌握簡報的內容。

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簡報內容不宜過多或過少，製作應考量簡報時間長短。

使用簡單明瞭的圖形或是圖表來取代文字。

選擇適當的字型樣式，讓遠處的聽眾也能清楚看到簡報內容，建議標題文字的大小應設定為40pt以上；而條列式文字，依層級不同，文字最好介於24pt~32pt之間。

內容不宜太過花俏，及使用過多的動畫效果，才不致於讓聽眾眼花撩亂，失去簡報重點。

版面色彩不宜過多，文字與背景的色彩最好能對比明顯，使用單一的背景，避免圖案複雜的圖片作為背景。

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啟動PowerPoint•執行「開始→PowerPoint 2016」，即可啟動PowerPoint。

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PowerPoint的操作視窗

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PowerPoint的操作視窗A.標題列

•在標題列中會顯示目前開啟的簡報檔案名稱與軟體名稱。

B.快速存取工具列•快速存取工具列在預設情況下，會有儲存檔案、復原、重複、取消復原、從頭開始等工具鈕。

•在快速存取工具列上的工具鈕，可以把一些常用的工具鈕加入，以方便自己使用。按下快速存取工具列的選單鈕，即可選擇要加入的工具。

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PowerPoint的操作視窗C.視窗控制鈕

•視窗控制鈕主要是控制視窗的縮放及關閉。

D.索引標籤與E.功能區•在視窗中可以看到檔案、常用、插入、設計、轉場、動畫、投影片放映、校閱、檢視等索引標籤，點選某一個標籤後，在功能區中就會顯示該標籤的相關功能，而PowerPoint將這些功能以群組方式分類，以方便使用。

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PowerPoint的操作視窗•按下摺疊功能區按鈕，即可將功能區隱藏起來。按下Ctrl+F1快速鍵，也可以切換功能的隱藏及顯示狀態。

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PowerPoint的操作視窗•群組的右下角如果有對話方塊啟動器工具鈕，表示該群組還可以進行細部的設定，例如：當按下字型群組的工具鈕後，會開啟「字型」對話方塊，即可進行字型及字元間距的設定。

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PowerPoint的操作視窗F.投影片縮圖窗格

•在投影片縮圖窗格中，會顯示該份簡報的所有投影片，除此之外，還可以在窗格中，調整投影片的排列順序、複製投影片及刪除投影片等。

G.投影片編輯區•投影片編輯區是編輯單張投影片的地方，這裡可以設定各種投影片功能，例如：輸入文字、插入圖片、插入物件等。

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PowerPoint的操作視窗H.狀態列

•在狀態列會顯示投影片的編號、拼字檢查、語言等資訊，在狀態列上按下滑鼠右鍵，開啟快顯功能表，還可以自訂狀態列要顯示的資訊。

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PowerPoint的操作視窗I.簡報檢視模式

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PowerPoint的操作視窗

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PowerPoint的操作視窗

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PowerPoint的操作視窗•要切換檢視模式時，可以直接在狀態列中選擇；或是在「檢視→簡報檢視」群組中，點選要使用的檢視模式。

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PowerPoint的操作視窗J.顯示比例

•要調整簡報的顯示比例時，按下拉遠顯示按鈕，可以縮小顯示比例，每按一次就會縮小10%；按下拉近顯示按鈕，則可以放大顯示比例，每按一次就放大10%，也可以直接拖曳中間控制點進行調整。

•按下縮放比例按鈕，或按下「檢視→顯示比例→顯示比例」按鈕，會開啟「縮放」對話方塊，在此即可進行簡報顯示比例的設定。

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1-2 建立簡報的方法在PowerPoint中要建立一份簡報時，有非常多種選擇，以下就來看看該如何建立一份簡報。

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建立空白簡報•按下「檔案→新增」功能，進入新增頁面中，點選空白簡報；或直接按下Ctrl+N快速鍵，即可建立一份空白簡報。

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從佈景主題建立簡報•在新增視窗中列出了所有可以使用的佈景主題，點選該佈景主題後，便可進行預覽，預覽時還可以選擇不同的變化方式，來建立一份新的簡報。

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從佈景主題建立簡報

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使用範本建立簡報

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使用範本建立簡報

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從Word文件建立簡報• Office系列軟體有個好處，就是各軟體間的相容性高，常有可互相支援的功能。例如：想要將一份報告內容製作成簡報，除了透過複製與貼上的反覆作業之外，還有一個更聰明的方法，就是直接將Word中的大綱文件插入至PowerPoint。

•在匯入Word文件時，文件中套用「標題1」樣式的段落內容，會轉換為投影片項目內容的第一個層次；而套用「標題2」樣式的段落內容，則會轉換為第二個層次，依此類推……。

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從Word文件建立簡報

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從Word文件建立簡報

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從Word文件建立簡報

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1-3 簡報的開啟與關閉學會了建立簡報的方法後，接著學習如何開啟現有的簡報檔案及關閉檔案。

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開啟舊有的簡報•按下「檔案→開啟舊檔」功能；或按下Ctrl+O快速鍵，選擇要開啟的檔案。

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開啟舊有的簡報•按下最近，PowerPoint就會列出最近曾經開啟過的簡報，而這份清單會隨著開啟的簡報而有所變換。

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開啟舊有的簡報•按下檔案名稱右邊的固定於清單按鈕，即可將檔案固定至清單中，若要取消，則再按下該按鈕即可。

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關閉簡報•在進行關閉簡報的動作時，PowerPoint會先判斷簡報是否已經儲存過，如果尚未儲存，PowerPoint會先詢問是否要先進行儲存的動作。

•要關閉簡報時，按下「檔案→關閉」功能，即可將目前所開啟的簡報關閉。

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1-4 簡報的儲存在PowerPoint中可以將簡報儲存成不同的檔案格式。

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簡報檔─pptx•在預設下，簡報進行儲存時，會儲存為PowerPoint簡報(*.pptx)格式。

•要進行儲存動作時，可以按下快速存取工具列上的儲存檔案按鈕，或是按下「檔案→儲存檔案」功能，也可以使用Ctrl+S快速鍵，進入另存新檔頁面中，進行儲存的設定。

•同樣的檔案進行第二次儲存時，就不會再開啟「另存新檔」對話方塊了。

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播放檔─ppsx•簡報製作完成時，最主要的目的就是要播放，而要進行播放時，須先將簡報儲存成播放類型的檔案，這樣一來，只要直接點選該播放檔案，就可以進行投影片播放的動作。

•按下「檔案→另存新檔」功能，進入另存新檔頁面中；或按下F12鍵，開啟「另存新檔」對話方塊，於 存 檔 類 型 選 單 中 點 選 PowerPoint 播 放 檔(*.ppsx)，即可將簡報儲存成播放格式。

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播放檔─ppsx

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圖片格式•製作好的簡報也可以直接轉存成jpg、gif、png、tif、bmp、wmf等格式的圖片，只要在「另存新檔」對話方塊中，按下存檔類型選單鈕，即可選擇要將簡報儲存為哪種圖片格式。

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