CHÀO MỪNG CÔ VÀ CÁC BẠN ĐẾN VỚI BÀI THUYẾT TRÌNH MÔN KIỂM

SOÁT NỘI BỘ

Nhóm I

Đề tài Kiểm soát nội bộ chu trình

bán hàng –thu tiền chi nhánh C.ty Cp thuốc bảo vệ thực vật

An Giang tại Đắk Lắk

Giới thiệu chung về Công ty CP thuốc BVTV An Giang

Hệ thống kiểm soát nội bộ

Chu trình bán hàng – thu tiền của chi nhánh

Nhận xét, đánh giá, biện pháp.

NỘI DUNG

1. Giới thiệu chung về Công ty CP thuốc BVTV An Giang

-Xuất thân từ Chi cục BVTV tỉnh, Công ty dịch vụ bảo vệ thực vật An Giang được thành lập năm 1993 và được cổ phần hóa vào tháng 9 năm 2004.

-Từ một đơn vị kinh doanh nhỏ chỉ với 23 người và 750 triệu đồng tiền vốn, đến nay, Công ty cổ phần bảo vệ thực vật An Giang đã trở thành nhà phân phối dẫn đầu thị trường Việt Nam  với số vốn lên đến hơn 680 tỷ đồng và đội ngũ nhân viên trên 2.000 người .

-Trụ sở chính Công ty cổ phần Bảo vệ thực vật An Giang Số 23 đường Hà Hoàng Hổ, phường Mỹ Xuyên, Tp. Long Xuyên, tỉnh An Giang. Có 49 chi nhánh rải khắp cả nước.

- Thành lập năm 1998.-Giám đốc hiện nay là Hùng Tiến Lượng, phó giám đốc là Nguyễn Văn Hiệp. Trưởng phòng kinh doanh là Ngô Nguyễn Thành Nhân, - Cơ cấu tổ chức: Nhân viên gồm 11 người và 4 phòng ban.- Trình độ: chủ yếu là đại học còn lại là lao động phổ thông.- Có 30 đại lý phân phối khắp 2 tỉnh Đăk Lăk và Đăk Nông. - Địa chỉ chi nhánh: 233 Đinh Tiên Hoàng, TP.BMT, Đăk Lăk. Điện thoại (0500).3857.352

***Chi nhánh công ty CP thuốc BVTV An Giang Tỉnh Đăk Lăk:

2. Hệ thống kiểm soát nội bộMôi

trường kiểm soát

Hoạt động kiểm soát

Thông tin và truyền thông

Đánh giá rủi

ro

Giám sát

Hệ thống Kiểm soát

Nội bộ

Giám đốc

Phó giám đốc

Phòng kế toánPhòng kinh

doanh

Cơ cấu bộ máy tổ chức

2.1. Môi trường kiểm soát.

Ưu điểm Hạn chế

-Quan điểm kinh doanh trung thực uy tín có đạo đức-Đội ngũ quản lý có chuyên môn, năng lực-Cơ cấu đơn giản, gọn nhẹ-Lực lượng CBNV có trình độ đại học, cao đẳng, phổ thông.-Coi trọng chính sách nhân sự-Định kỳ đánh giá kết quả, hoạch định kế hoạch-Hệ thống BC chi tiết, đơn giản

-Chưa có ban kiểm soát độc lập-Nhân viên kiêm nhiệm nhiều chức năng-Việc kiểm tra giám sát giữa các phòng ban thường dựa vào ý kiến chủ quan-Các quy định, quy chế chưa chặt chặt chẽ

2.1. Môi trường kiểm soát.

2.2. Đánh giá rủi ro

Ở mức độ toàn đơn vị:Mục tiêu chung của AGPPS gắn với sứ mạng của tổ chức là cam kết mang lại một dịch vụ phân phối hữu hiệu, thỏa mãn lợi ích mong đợi của các nhà cung cấp và hệ thống đại lý, mang lại những giải pháp hiệu quả cho mùa màng, cho cuộc sống của người nông dân.Ở mức độ từng bộ phận:Các bộ phận phải được kết nối, nhất quán với mục tiêu chung.

2.2.1.Xác định mục tiêu

*Phân loại mục tiêu

Mục tiêu hoạt động

Mục tiêu báo cáo tài chính

Mục tiêu tuân thủ

+Đảm bảo việc công bố BCTC một cách trung thực và đáng tin cậy+Áp dụng nhất quán các nguyên tắc kế toán

+Nâng cao chất lượng sản phẩm, thay đổi mẫu mã, kỹ thuật phù hợp với nhu cầu của khách hàng+Và nhằm mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận

+Tuân thủ các quy định về pháp luật+Nhân viên có tinh thần tự giác cao, có ý thức trách nhiệm trong công việc.

Ở mức độ vĩ mô – mô hình PEST-Tình hình nền kinh tế có ảnh hưởng đến đầu ra của sản phẩm.-Con người có xu hướng quan tâm đến những sản phẩm ít gây hại đến môi trường và sức khỏe

2.2.2.Rủi ro*Rủi ro từ bên ngoài

*Rủi ro từ bên ngoài

Ở mức độ vi mô – mô hình 5 Forces-Thị hiếu của khách hàng có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty-Quá trình vận chuyển tác động đến chất lượng của sản phẩm-Đối thủ cạnh tranh đưa ra các sản phẩm có nhiều tính ưu việt hơn-Nhu cầu của khách hàng có xu hướng giảm

*Rủi ro từ bên trong

-Hạn chế mở rộng đại lý của chi nhánh.-Giao dịch của chi nhánh với khách hàng thường đặt hàng qua điện thoại, không bán lẻ.-Không thực hiện đúng nguyên tắc “bất kiêm nhiệm”

-Giám đốc thường xuyên đi công tác, mọi quyết định phụ thuộc vào bộ phận kinh doanh- bán hàng-Chưa thực hiện luân chuyển nhân viên thường xuyên.

2.3. Hoạt động kiểm soát

+Định kỳ tiến hành kiểm kê tài sản và kiểm kê kho hàng hóa (3 tháng/lần). Nếu có chênh lệch thì tiến hành tìm hiểu nguyên nhân và xử lý theo trách nhiệm của từng cá nhân (nếu có)+Cuối kỳ, xây dựng các chương trình, kế hoạch dự toán cho kỳ sau.+Nhà Quản lý thường xuyên đi công tác nên việc theo dõi và giám sát hoạt động của nhân viên không được liên tục và sâu sát. +Phân chia trách nhiệm chưa hợp lý, không tuân thủ 2 nguyên tắc “phân công phân nhiệm” và “bất kiêm nhiệm”.

* Kiểm soát chung:

+Hệ thống phần mềm ứng dụng đảm bảo hoạt động liên tục và ổn đinh+Thường xuyên thực hiện công tác bảo trì, bảo dưỡng hệ thống để tránh các trục trặc trong quá trình làm việc.+Không thường xuyên cập nhật các chương trình kế toán, phần mềm diệt virus mới phục vụ cho công tác của đơn vị.+ Việc truy cập và sử dụng thông tin trên hệ thống chưa được kiểm soát chặt chẽ.

* Kiểm soát ứng dụng:+ Hóa đơn được đánh STT trước, góp phần kiểm soát dữ liệu đầu ra của hàng hóa trong chi nhánh.+ Việc sử dụng phần mềm đã tiết kiệm được thời gian, chi phí so với thủ thuật kiểm tra thủ công trước đây.+ Kế toán thực hiện song song viết tay chứng từ và nhập máy tính.

2.4. Thông tin và truyền thông+Vì là chi nhánh của tổng công ty nên tất cả các chính sách đều được nhận bằng văn bản gửi đến cho giám đốc chi nhánh, sau đó giám đốc chi nhánh phổ biến cho nhân viên thông qua cuộc họp tại văn phòng chi nhánh.

Do đó có thể xảy ra những hạn chế:+ Thông tin truyền đạt chưa chính xác so với văn bản gửi về.+ Có thể xảy ra trường hợp nhiễu thông tin.+ Nhân viên khó có cơ hội nắm bắt tất cả các thông tin để phấn đấu hơn trong công việc.

2.5. Giám sát

Ưu điểmĐịnh kỳ công ty mẹ xuống chi nhánh kiểm tra các hoạt động liên quan đến việc bán hàng và thu tiền thông qua

chỉ thị của công ty mẹ đưa ra.

Có khen thưởng và có kỷ luật với các nhân viên hoàn thành nhiệm vụ hoặc vi phạm trong chi nhánh.

Chu trình bán hàng thu tiền là một chu trình quan trọng của đơn vị kinh doanh. Hiệu quả hoạt động của các đơn vị này chịu ảnh hưởng bởi sự hữu hiệu và hiệu quả của chu trình này, chẳng hạn như đơn vị có bán được hàng hóa và dịch vụ không, có kiểm soát được nợ phải thu không, có bị tổn thất tài sản không… đều là mối quan tâm của nhà quản lý.

CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN

Khách hàng GĐ, phó GĐ, phòng kinh doanh

Hợp đồng

Lệnh bán hàngXuất kho

Trắngxanh Đỏ Lập phiếu ghi nhận công nợ

Duyệt

Kế toán Bộ phận kho

Xuất HĐ VAT

không

có

Đặthàng

Vận chuyển

Thanh toán

Tiền mặt

Chuyển khoản

Giai đoạn Ưu điểm Hạn chế

Tiếp nhận ĐDH Tránh được trường hợp hàng đã hết mà vẫn chấp nhận đơn hàng.

Không có ĐDH Hệ thống không kịp cập nhật hàng trong kho.Chấp nhận ĐDH vượt mức công nợ.

Lập lệnh bán hàng Tránh việc xuất hàng không đúng đơn hàng.Nhân viên không có cơ hội chiếm dụng tiền qua việc bán vượt mức đơn đặt hàng.

Việc lập lệnh bán hàng thủ công dễ gặp nhiều sai sót

Xét duyệt bán chịu Tránh được việc bán hàng vượt quá mức quy định bán chịu.Hạn chế được nợ xấu và nợ khó đòi.

Chưa theo dõi được công nợ của khách hàng.Xét duyệt không đúng theo quy trình.

Lập hóa đơn Hóa đơn được đánh số thứ tự trước.Bảng báo giá chính sách bán hàng đã được phê duyệt.Mỗi khách hàng, mặt hàng đều có một mã riêng.

Có thể nhập sai giá bán, sai chiết khấu.Nhập sai thông tin đơn hàng, khách hàng.Kế toán chủ quan không kiểm tra lại giá bán, công nợ khách hàng.

Xuất hàng Hàng thực sự rời kho và được giao đến khách hàng.Số giao hàng là bằng chứng đã được giao.

Thủ kho không lưu lại chứng từ nào.Tài xế, nhân viên giao hàng, nhân viên thu tiền là một.

Ghi nhận nghiệp vụ bán hàng Hóa đơn được sắp xếp theo thứ tự bản kê.Nghiệp vụ bán hàng được định khoản kịp thời.

Kế toán thường để dồn các hóa đơn đến cuối tuần mới xác nhận.Kế toán quên chuyển ngày của phần mềm hệ thống kế toán.

Theo dõi công nợ Bảng cước chính sách bán hàng đã được phê chuẩn trước.Đối chiếu công nợ thường xuyên với các khách hàngKết xuất đầy đủ các báo cáo

Có thể tính toán sai các khoản bù trừ công nợKhông theo dõi công nợ theo từng hóa đơn bán hàngChưa có quy trình theo dõi cụ thể

Thu tiền Phiếu thu được in từ hệ thống, được đánh số thứu tự sẵnĐối chiếu với sổ phụ ngân hàng, kịp thời phát hiện sai sót.

Tiền mặt có thể bị chiếm dụng theo hình thức gối đầu.Không có dấu hiệu nhận biết với giấy báo đã được nhập liệu.Có thể nhập liệu sai.Để dồn giấy báo cuối tuần mới nhập.Sổ theo dõi thu chi tiền mặt không có cột số dư đầu kỳ cuối kỳ

- Vi phạm nguyên tắc “ Bất kiêm nhiệm” “ Phân công phân nhiệm”- Nội bộ chưa thực hiện luân chuyển nhân sự- Chưa phát triển các kênh bán hàng- Cấp trên không thực hiện kiểm tra đột xuất- Chưa có ban kiểm soát độc lập- Việc kiểm tra, giám sát giữa các phòng ban thường dựa vào ý kiến chủ quan

Những hạn chế của hệ thống KSNB

Hoàn thiện quy trình bán hàng1

Hoàn thiện kiểm soát vật chất2

Hoàn thiện quy trình thu tiền3

- Yêu cầu khách hàng lập đơn đặt hàng- Xem xét tình hình thanh toán của khách hàng- Kiểm soát chức năng “Giá bán” của hệ thống

- Cập nhật các chương trình diệt virus mới nhất- Cần có những biện pháp kiểm soát việc truy cập hệ thống dữ liệu chặt chẽ hơn.

- Có dấu hiệu nhận biết với các chứng từ đã nhập liệu-Yêu cầu khách hàng thanh toán theo từng hóa đơn mua hàng- Quy định số tiền mặt trong quỹ tối đa, thời gian nộp tiền mặt vào NH- Cuối mỗi kỳ thực hiện kiểm kê quỹ

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

Cảm ơn cô và các bạn đã chú ý lắng nghe.