chapter 1: das a und o von office · 2018-12-24 · kapitel 1 das a und o von office 37 1 d -...

Kapitel 1

IN DIESEM KAPITEL

Einfuumlhrung in die Office-Anwendungen

Ein Blick auf die neue Office-Oberflaumlche

Eine Office-Datei oumlffnen speichern und schlieszligen

Eine Datei mit einem Kennwort schuumltzen

Das A und O von Office

Das erste Kapitel ist das in dem Sie Ihre Fuumlszlige im Office-2019-Meer nass machen Ge-hen Sie hinunter zum Ufer und strecken Sie Ihre Zehen langsam ins Wasser Keine Angst Ich werden Sie nicht von hinten schubsen

In diesem Kapitel treffen Sie die Office-Anwendungen und lernen einige Methoden kennen mit denen Sie Dateien schnell oumlffnen Ich zeige Ihnen das Menuumlband die Symbolleiste fuumlr den Schnellzugriff und andere Merkmale von Office-Anwendungen Auszligerdem zeige ich Ihnen wie Sie Dateien oumlffnen speichern und mit einem Kennwort schuumltzen

Office-Anwendungen im UumlberblickOffice 2019 manchmal auch die Microsoft Office Suite genannt ist eine Sammlung von Com-puteranwendungen Warum heiszligt es Office Ich glaube dass diejenigen die es erfunden haben Software entwickeln wollten mit der sich die Aufgaben erledigen lieszligen die typi-scherweise in einem Buumlro also neudeutsch im Office anfallen Wer von raquoOfficelaquo oder raquoOf-fice-Programmlaquo spricht redet eigentlich uumlber verschiedene Anwendungen In Tabelle 11 werden die Office-Anwendungen beschrieben

Tabelle 11enspOffice-Anwendungen

Anwendung Beschreibung

Word Ein Textverarbeitungsprogramm mit dem man Briefe Berichte und so weiter schreiben kann Eine Word-Datei ist ein Dokument (siehe Buch II)

Excel Ein Zahlenjongleur mit dem sich numerische Analysen durchfuumlhren lassen Eine Excel-Datei ist eine Arbeitsmappe (siehe Buch III)

PowerPoint Ein Werkzeug zur Erstellung von Folienvortraumlgen die man vor einem Publikum haumllt Eine PowerPoint-Datei ist eine Bildschirmpraumlsentation oder kurz eine Praumlsentation (siehe Buch IV)

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36emspBUCH IenspDie Standardwerkzeuge

Wenn Sie Office-2019-Anwendungen verwenden moumlchten muss auf Ihrem Computer Windows 10 installiert sein da die Anwendungen auf Computern mit einem aumllteren Windows-Betriebssystem nicht ausgefuumlhrt werden

Microsoft hat viele verschiedene Versionen von Office 2019 im Angebot von denen einige fuumlr Heimanwender und andere fuumlr geschaumlftliche Nutzer bestimmt sind Nicht alle Versionen von Office 2019 beinhalten Outlook Access und Publisher Besuchen Sie die folgende Web-seite und vergleichen Sie die verschiedenen Versionen von Office

httpsproductsofficecomde-DE

Gehen Sie wie folgt vor wenn Sie herausfinden moumlchten welche Office-2019-Anwendun-gen auf Ihrem Computer installiert sind

1 Oumlffnen Sie eine beliebige Office-2019-Anwendung

2 Klicken Sie auf die Registerkarte Datei

Diese Registerkarte befindet sich in der oberen linken Ecke des Bildschirms Nachdem Sie auf die Registerkarte Datei geklickt haben wird das Backstage-Fenster geoumlffnet

3 Waumlhlen Sie die Kategorie Konto aus

Wie Sie in Abbildung 11 sehen wird das Fenster Konto geoumlffnet Unter Dieses ProDuKt enthaumllt befindet sich fuumlr jede auf Ihrem Computer installierte Office-Anwendung ein Symbol

4 Klicken Sie auf die Schaltflaumlche ZuruumlcK wenn Sie sich die Informationen im Fenster Konto angesehen haben

Die Schaltflaumlche ZuruumlcK stellt einen nach links zeigenden Pfeil dar und befindet sich im Fenster Konto in der oberen linken Ecke

Wenn Office noch ganz neu fuumlr Sie ist lassen Sie sich nicht von der groszligen An-zahl der Anwendungen einschuumlchtern die Sie alle lernen muumlssen Tatsaumlchlich haben alle Anwendungen viel gemeinsam und Sie finden in den verschiede-nen Office-Anwendungen die gleichen Befehle Zum Beispiel ist die Auswahl ei-ner Schrift in Word Outlook PowerPoint Excel Access und Publisher gleich Wenn Sie erst einmal ein Office-Programm etwas im Griff haben beherrschen Sie schon bald ein zweites


Outlook Ein Personal Information Manager (PIM) Terminplaner und E-Mail-Programm in einem (siehe Buch V)

Access Eine Datenbankanwendung zum Verwalten von Daten (siehe Buch VI)

Publisher Ein Werkzeug zum Erstellen von Desktop-Publishing- oder DTP-Produkten wie Flyer Broschuumlren Flugblaumltter Newsletter und so weiter (siehe Buch VII)


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KAPITEL 1enspDas A und O von Officeemsp37

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Alles was Sie uumlber Office 365 wissen muumlssenOffice 365 ist der Name der Abteilung Onlinedienste von Microsoft Wenn Sie die Software von Office 2019 auf Ihrem Computer ausfuumlhren moumlchten benoumltigen Sie ein Office-365-Kon-to oder eine eigenstaumlndige Version von Office 2019

Microsoft hat die folgenden Office-365-Abonnements im Angebot

Home Edition Im Privathaushalt koumlnnen Sie Office auf fuumlnf Computern installieren

Personal Edition Als Einzelperson koumlnnen Sie Office auf einem Computer installieren

Business Edition

Mit einem Office-365-Abonnement koumlnnen Sie folgende Vorteile nutzen

Sie koumlnnen Office 2019 auf fuumlnf Computern installieren

Sie koumlnnen Word Excel und PowerPoint auf fuumlnf iPads undoder Windows-Tablets installieren

Sie erhalten automatisch Updates fuumlr die Office-Software auf Ihren Computer Wenn Sie Ihr Abonnement bezahlt haben aktualisiert Microsoft die Office-Software automatisch

Abbildung 11enspIm Fenster Konto sehen Sie welche Office-Anwendungen installiert sind

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Sie koumlnnen Dateien auf OneDrive dem Clouddienst von Microsoft speichern Im Fachjar-gon ist Cloud der Name fuumlr Server im Internet auf denen Benutzer Dateien speichern koumlnnen Statt Dateien auf dem eigenen Computer aufzubewahren koumlnnen Sie sie im In-ternet speichern sodass Sie sie auch unterwegs uumlberall oumlffnen koumlnnen Abonnenten von Office 365 erhalten 1 Terabyte (1024 Gigabyte) Speicherplatz auf OneDrive (In Buch IX erfahren Sie wie Sie Dateien auf OneDrive speichern und mit anderen gemeinsam nut-zen)

Sie koumlnnen Office Online nutzen Hierbei handelt es sich um die Onlineversionen von Word Excel PowerPoint und Outlook Wenn Sie ein Office Online-Programm nutzen moumlchten oumlffnen Sie es in einem Browser und verwenden die Befehle im Browserfenster Die Software von Office Online ist hilfreich wenn Sie Dateien gemeinsam mit anderen nutzen und bearbeiten moumlchten

Wenn Sie noch mehr uumlber Office 365 erfahren moumlchten besuchen Sie die folgende Website

httpofficemicrosoftcomen-usoffice365home

Automatische Updates fuumlr Office 2019

Von Zeit zu Zeit aktualisiert Microsoft die Software von Office 2019 Dabei werden die Aktuali-sierungen automatisch durchgefuumlhrt Gehen Sie wie folgt vor wenn Sie wissen moumlchten wann Ihre Version von Office 2019 zuletzt aktualisiert wurde

1 Klicken Sie in einer beliebigen Office-Anwendung auf die Registerkarte Datei

2 Klicken Sie im Backstage-Fenster auf Konto um das Fenster Konto zu oumlffnen (siehe Abbildung 12)

3 Klicken Sie auf die Schaltflaumlche UpDateoptionen und waumlhlen Sie im Dropdownmenuuml die Option UpDates anzeigen aus

Klicken Sie im Fenster Konto auf die Schaltflaumlche Konto verwalten um online Ihre Konto-Sei-te unter Office 365 aufzurufen Hier sehen Sie wann Sie Office 365 auf Ihrem Computer instal-liert haben Daruumlber hinaus koumlnnen Sie die Angaben zu Ihrer Kreditkarte aktualisieren pruumlfen wann Ihr Abonnement verlaumlngert werden muss und vieles mehr

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Die Office-Oberflaumlche kennenlernenInterface auch User Interface genannt ist in der Computersprache ein Begriff der be-schreibt wie sich ein Programm dem Anwender praumlsentiert und wird deshalb im Deut-schen oft mit Benutzeroberflaumlche oder kurz Oberflaumlche uumlbersetzt In Abbildung 12 ist die Oberflaumlche von Word dargestellt Sicher freut es Sie zu erfahren dass die Oberflaumlche aller Office-Programme mehr oder weniger gleich ist

Auf den folgenden Seiten machen wir einen kurzen Rundgang durch die Office-Oberflaumlche und ich erklaumlre Ihnen dabei die unterschiedlichen Elemente der Oberflaumlche Am besten pro-bieren Sie alles parallel zum Rundgang gleich aus dann wissen Sie am Ende dieser Seiten schon was was ist

Die Registerkarte raquoDateilaquo und BackstageIn der oberen linken Ecke des Fensters befindet sich die Registerkarte Datei (siehe Abbil-dung 12) Wenn Sie auf die Registerkarte Datei klicken wird die Backstage-Ansicht geoumlffnet (so wird das von Microsoft bezeichnet) Wie Sie in Abbildung 13 sehen enthaumllt die Backs-tage-Ansicht Befehle zum Erstellen Speichern Drucken und Freigeben von Dateien sowie zum Durchfuumlhren von anderen Dateiverwaltungsaufgaben Achten Sie auf den Befehl oPtio-nen in der Backstage-Ansicht Mit diesem Befehl koumlnnen Sie das Dialogfeld oPtionen oumlffnen und der Anwendung mit der Sie gerade arbeiten mitteilen wie sie arbeiten soll

Registerkarte DATEI

Symbolleiste fuumlr den Schnellzugriff Menuumlband

Abbildung 12enspenspDie Registerkarte Datei die Symbolleiste fuumlr den Schnellzugriff und das Menuumlband

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Wenn Sie die Backstage-Ansicht verlassen und zum Anwendungsfenster zuruumlck-kehren moumlchten klicken Sie auf die Schaltflaumlche ZuruumlcK Diese Schaltflaumlche die einen Pfeil darstellt befindet sich in der oberen linken Ecke der Backstage-An-sicht

Die Symbolleiste fuumlr den SchnellzugriffGanz egal wo Sie sich in einem Office-Programm gerade befinden Sie sehen immer die Symbolleiste fuumlr den Schnellzugriff in der linken oberen Ecke des Fensters (siehe Abbil-dung 12) Diese Symbolleiste enthaumllt die Schaltflaumlche autosPeichern die allerwichtigste Schaltflaumlche sPeichern die verlaumlssliche Schaltflaumlche ruumlcKgaumlngig und die praktische Schalt-flaumlche WieDerholen (sowie die Schaltflaumlche touch-MausMoDus falls Sie einen Touchscreen verwenden) Sie koumlnnen noch mehr Schaltflaumlchen in der Symbolleiste fuumlr den Schnellzugriff unterbringen und Sie koumlnnen die Symbolleiste an eine Stelle weiter unten im Fenster ver-schieben Wie Sie die Symbolleiste fuumlr den Schnellzugriff an Ihre Wuumlnsche anpassen erklauml-re ich Ihnen in Buch VIII Kapitel 1

Abbildung 13enspWechseln Sie zur Backstage-Ansicht wenn Sie Dateien verwalten drucken und exportieren moumlchten

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Das Menuumlband mit den RegisterkartenAm oberen Bildschirmrand befindet sich das Menuumlband eine Ansammlung verschiedener Registerkarten (siehe Abbildung 13) Klicken Sie auf eine Registerkarte um andere Befeh-le anzuzeigen und eine Aufgabe auszufuumlhren Klicken Sie beispielsweise auf die Register-karte start um Text zu formatieren oder klicken Sie auf einfuumlgen wenn Sie eine Tabel-le oder ein Diagramm einfuumlgen moumlchten Jede Registerkarte enthaumllt andere Schaltflaumlchen Menuumls und Kataloge

Das Menuumlband ein- und ausblenden

Wenn Sie fuumlr die Anzeige von Elementen auf dem Bildschirm mehr Platz schaffen moumlchten koumlnnen Sie das Menuumlband ausblenden Bei ausgeblendetem Menuumlband werden nur die Na-men der Registerkarten angezeigt Die Schaltflaumlchen und Kataloge werden dagegen nicht an-gezeigt

Verwenden Sie folgende Methoden um das Menuumlband auszublenden

Klicken Sie auf die Schaltflaumlche Menuumlband MiniMieren (auf der rechten Seite des Menuuml-bands)

Druumlcken Sie die Tastenkombination +

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Registerkarte im Menuumlband und waumlhlen Sie im Kontextmenuuml die Option Menuumlband MiniMieren aus

Klicken Sie auf die Schaltflaumlche Menuumlband-anzeigeoptionen und waumlhlen Sie registerKar-ten anzeigen aus

Verwenden Sie folgende Methoden um das ausgeblendete Menuumlband einzublenden

Klicken Sie auf eine Registerkarte um das Menuumlband anzuzeigen und klicken Sie dann auf die Schaltflaumlche zum Anheften des Menuumlbands


Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Registerkarte und deaktivieren Sie die Option Menuumlband MiniMieren

Klicken Sie auf die Schaltflaumlche Menuumlband-anzeigeoptionen und waumlhlen Sie registerKarten und be-fehle anzeigen aus

Office enthaumllt die Schaltflaumlche Menuuml-band-anzeigeoptionen uumlber die Sie das Menuumlband ausblenden koumlnnen Diese Schaltflaumlche befindet sich in der oberen rechten Ecke des Bildschirms Klicken Sie

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darauf und waumlhlen Sie in der Dropdownliste die Option Menuumlband autoMatisch ausblenden aus wenn Sie das Menuumlband ausblenden moumlchten Um das Menuumlband wieder anzuzeigen klicken Sie in den oberen Bereich der Anwendung Wenn Sie das Menuuml band einblenden moumlchten klicken Sie auf die Schaltflaumlche Menuumlband-anzeigeoptionen und waumlhlen Sie registerKarten und KoMMentare anzeigen aus

Kontextbezogene RegisterkartenDamit das Menuumlband nicht zu uumlberladen wird hat es Microsoft so eingerichtet dass eini-ge Registerkarten nur im Kontext erscheinen das heiszligt sie werden nur angezeigt wenn Sie etwas eingefuumlgt oder auf etwas geklickt haben Diese Registerkarten werden als kontextbe-zogene Registerkarten bezeichnet

In Abbildung 14 habe ich zum Beispiel eine Tabelle eingefuumlgt und daher erscheinen nun die beiden kontextbezogenen Registerkarten entWurf und layout im Menuumlband unter der Uumlberschrift tabellentools Diese kontextbezogenen Registerkarten enthalten Befehle zum Entwerfen und Layouten von Tabellen Die Idee hinter kontextbezogenen Registerkarten ist dass Ihnen auf diese Weise Befehle nur dann angezeigt werden sollen wenn Sie sie fuumlr die Erfuumlllung der aktuellen Aufgabe gerade benoumltigen

hellip erscheinen kontextbezogene RegisterkartenWenn Sie ein Element auswaumlhlen oder einfuumlgen hellip

Abbildung 14enspNachdem Sie ein Element eingefuumlgt oder ausgewaumlhlt haben erscheint im Menuumlband eine kontextsensitive Registerkarte

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Wenn Sie eine bestimmte Registerkarte nicht finden handelt es sich vermut-lich um eine kontextbezogene Registerkarte Damit bestimmte Registerkarten im Menuumlband angezeigt werden muumlssen Sie ein Element einfuumlgen oder auswaumlh-len Kontextbezogene Registerkarten werden auf der rechten Seite des Menuuml-bands angezeigt und erhalten immer eine Uumlberschrift die das Wort Tools im Na-men hat

Struktur und Aufbau von RegisterkartenRegisterkarten unterscheiden sich hinsichtlich der Befehle die sie enthalten Gemeinsam ist ihnen jedoch dass diese Befehle aumlhnlich angeordnet und strukturiert sind Die Befehle auf jeder Registerkarte sind in Gruppen zusammengefasst Auf jeder Registerkarte gibt es Grup-penschaltflaumlchen Schaltflaumlchen und Kataloge Gruppenschaltflaumlchen Schaltflaumlchen Kata-loge ndash was soll das sein

Gruppen und GruppenschaltflaumlchenDie Befehle auf jeder Registerkarte sind in Gruppen zusammengefasst Die Namen dieser Gruppen werden auf den Registerkarten unter den Schaltflaumlchen und Katalogen angezeigt In Excel enthaumllt die Registerkarte start beispielsweise die Gruppen ZWischenablage schrift-art ausrichtung und Zahl (siehe Abbildung 15)

Wenn Sie mit dem Mauszeiger auf eine Gruppenschaltflaumlche zeigen wird das Bild einesDialogfelds angezeigt

Abbildung 15enspJede Registerkarte ist in Gruppen gegliedert Einige Gruppen verfuumlgen uumlber Gruppenschaltflaumlchen

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Gruppennamen sagen Ihnen wozu die Schaltflaumlchen und Kataloge in einer Gruppe verwen-det werden In Excel beispielsweise dienen die Befehle der Gruppe schriftart auf der Re-gisterkarte start zum Formatieren von Text Lesen Sie die Gruppennamen um schnell eine Idee zu bekommen wozu die Befehle einer Gruppe gedacht sind

Manche Gruppen haben eine Gruppenschaltflaumlche die auf Klick ein Dialogfeld oder einen Aufgabenbereich oumlffnet (Microsoft nennt diese kleinen Kaumlstchen of-fiziell raquoStartprogramme fuumlr Dialogfelderlaquo aber wir sind ja alle schon erwach-sen nicht wahr) Gruppenschaltflaumlchen befinden sich rechts vom Gruppenna-men Wenn Sie mit dem Mauszeiger auf eine Gruppenschaltflaumlche zeigen wird ein Hilfefenster eingeblendet das eine Beschreibung des Dialogfelds oder Aufga-benbereichs enthaumllt die auf Klick geoumlffnet werden (siehe Abbildung 15)

Schaltflaumlchen und KatalogeAuf jeder Registerkarte finden Sie Schaltflaumlchen in allen Groumlszligen und Formen Wichtig ist nicht die Groumlszlige oder Form einer Schaltflaumlche wichtig ist allein ob darauf ein Pfeil zu sehen ist der nach unten zeigt Wenn Sie auf eine Schaltflaumlche mit einem Pfeil klicken wird eine Dropdownliste mit verschiedenen Optionen zur Auswahl angezeigt

Sie finden heraus was ein Klick auf eine Schaltflaumlche bewirkt indem Sie mit dem Mauszeiger auf die betreffende Schaltflaumlche zeigen Nach einem kurzen Moment wird in einem Fenster eine Beschreibung der Funktion eingeblendet

Einige Registerkarten verfuumlgen uumlber integrierte Kataloge Ein Katalog praumlsentiert Ihnen an-schaulich die Optionen zum Veraumlndern eines Elements Das Element auf Ihrer Seite ndash sei es eine Tabelle ein Diagramm oder beispielsweise eine SmartArt-Grafik ndash aumlndert seine Er-scheinungsform waumlhrend Sie den Mauszeiger uumlber die verschiedenen Katalogoptionen be-wegen In Katalogen koumlnnen Sie unterschiedliche Optionen in einer Vorschau ansehen be-vor Sie sich fuumlr eine der Varianten entscheiden

Minisymbolleisten und KontextmenuumlsEine Minisymbolleiste ist eine Symbolleiste die von selbst auf dem Bildschirm erscheint um Sie bei einer Aufgabe zu unterstuumltzen (siehe Abbildung 16) Jetzt koumlnnen Sie eine Option aus einer Dropdownliste auswaumlhlen oder auf der Minisymbolleiste auf eine Schaltflaumlche klicken um eine Aufgabe zu erledigen Minisymbolleisten sind sehr praktisch und ersparen es Ihnen zum Erledigen einer Aufgabe andere Registerkarten aufzurufen

Die Kontextmenuumls die sich mit einem Rechtsklick oumlffnen lassen aumlhneln den Minisymbol-leisten wie Sie in Abbildung 16 sehen Rechtsklick bedeutet dabei mit der rechten Maus-taste zu klicken statt ndash wie uumlblich ndash mit der linken Mit einem Rechtsklick wird fast uumlberall ein Kontextmenuuml aufgerufen

Wenn Sie in Word Excel und PowerPoint mit der rechten Maustaste auf einen Text klicken werden eine Minisymbolleiste und ein Kontextmenuuml angezeigt

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Office 2019 fuumlr TastaturliebhaberWer Befehle gern per Tastenkombination ausfuumlhrt wird sich freuen dass Office Tasten-kombinationen mit der -Taste enthaumllt Wenn Sie die -Taste druumlcken werden uumlber den Namen der Registerkarten Buchstaben angezeigt die als Zugriffstasteninfos bezeichnet werden (siehe Abbildung 17) Druumlcken Sie die -Taste und gehen Sie wie folgt vor um Zugriffstasteninfos zu nutzen

Zu einer Registerkarte wechseln Druumlcken Sie eine Zugriffstaste um zu einer Register-karte zu wechseln

Zugriffstasteninfos auf Menuumlelementen anzeigen Druumlcken Sie die Zugriffstaste auf ei-ner Schaltflaumlche oder auf einem Katalog um Zugriffstasteninfos auf Menuumlelementen anzuzeigen Sobald die Zugriffstasteninfos angezeigt werden koumlnnen Sie die entspre-chende Buchstabentaste oder Tastenkombination fuumlr den jeweiligen Befehl druumlcken

Abbildung 16enspEine Minisymbolleiste (oben) und ein Kontextmenuuml (unten)

Abbildung 17enspDruumlcken Sie die -Taste zum Anzeigen der Zugriffstasteninfos

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Teilen Sie Office Ihre Wuumlnsche mit

In allen Office-Anwendungen wird das Textfeld was Moumlchten sie tun im Menuumlband rechts ne-ben der letzten Registerkarte angezeigt Diese Funktion soll Ihnen dabei helfen Aufgaben auch dann zu erledigen wenn Sie den gewuumlnschten Befehl gerade nicht finden

Gehen Sie wie folgt vor wenn Sie das naumlchste Mal einen Befehl in einer Office-Anwendung nicht finden

1 Klicken Sie auf das Textfeld Was moumlchten sie tUn (oder druumlcken Sie + ) In der Of-fice-Anwendung wird eine Liste mit Aufgaben in einem Dropdownmenuuml angezeigt In der Liste werden unter der Uumlberschrift zUletzt verWenDet Aufgaben angezeigt die Sie vor Kurzem ausgefuumlhrt haben Aufgaben von denen Office glaubt dass Sie sie aus-probieren moumlchten werden unter der Uumlberschrift vorschlaumlge angezeigt

2 Wenn sich die Aufgabe die Sie ausfuumlhren moumlchten in der Liste befindet waumlhlen Sie sie aus Andernfalls geben Sie zum Beschreiben der Aufgabe die Sie erledigen moumlch-ten ein oder zwei Woumlrter ein Daraufhin wird eine neue Aufgabenliste angezeigt

3 Waumlhlen Sie Ihre Aufgabe in der Liste aus geben Sie eine andere Aufgabenbeschrei-bung ein oder waumlhlen Sie in der Liste ein Hilfethema aus Wenn Sie in der Liste eine Aufgabe auswaumlhlen wird ein Dialogfeld angezeigt das Ihnen beim Erledigen der Auf-gabe behilflich ist

Ihre Dateien speichernWenn Sie eine neue Datei erstellen sollten Sie sie schon bald speichern Achten Sie auch darauf die Datei im Laufe der Arbeit immer wieder zu speichern Bis Sie Ihre Arbeit spei-chern befindet sie sich im Arbeitsspeicher Ihres Computers einem gefaumlhrlichen Ort Wenn der Strom ausfaumlllt oder Ihr Computer abstuumlrzt verlieren Sie Ihre gesamte Arbeit seit dem letzten Speichern Machen Sie es sich zur Gewohnheit Dateien etwa alle zehn Minuten zu speichern sowie jedes Mal wenn Sie einen wichtigen Arbeitsschritt abgeschlossen haben

Auf den folgenden Seiten wird beschrieben wie Sie eine Datei speichern angeben wo Da-teien standardmaumlszligig gespeichert werden sollen und wie Dateien im Hintergrund automa-tisch gespeichert werden

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Eine Datei speichernGehen Sie wie folgt vor um eine Datei zu speichern

Klicken Sie auf die Schaltflaumlche sPeichern (in der Symbolleiste fuumlr den Schnellzugriff)


Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf die Option sPeichern

Eine Datei zum ersten Mal speichernWenn Sie eine Datei zum ersten Mal speichern wird das Fenster sPeichern unter angezeigt Hier koumlnnen Sie der Datei einen Namen geben und einen Ordner auswaumlhlen in dem die Da-tei gespeichert werden soll Geben Sie in das Textfeld DateinaMe einen aussagekraumlftigen Na-men ein Wenn Sie wissen moumlchten wie Sie einen Ordner zum Speichern Ihrer Praumlsentation finden lesen Sie den Abschnitt raquoIn den Fenstern raquoSpeichern unterlaquo und raquoOumlffnenlaquo navi-gierenlaquo weiter hinten in diesem Kapitel

AutoWiederherstellen-Informationen speichernUm sich gegen Datenverlust durch Computerfehler oder Stromausfall zu wappnen speichert Office Dateien automatisch alle zehn Minuten Diese Dateien werden in einer AutoWieder-herstellen-Datei gespeichert Wenn Ihr Computer einmal abstuumlrzt koumlnnen Sie versuchen einen Teil der Arbeit den Sie verloren haben aus dieser Datei wiederherzustellen

Office speichert AutoWiederherstellen-Dateien alle zehn Minuten Wenn Sie moumlchten dass die Dateien haumlufiger oder seltener gespeichert werden koumlnnen Sie die Einstellungen fuumlr die AutoWiederherstellen-Funktion aumlndern Bedenken Sie jedoch dass die AutoWiederher-stellen-Funktion den Arbeitsspeicher Ihres Computers belastet Wenn Ihr Computer eher langsam ist sollten Sie vielleicht das Speicherintervall vergroumlszligern Wenn er dagegen haumlufig abstuumlrzt und Sie deshalb Datenverluste befuumlrchten dann lassen Sie ihn die AutoWiederher-stellen-Funktion haumlufiger durchfuumlhren

Gehen Sie wie folgt vor um Office mitzuteilen wie haumlufig Daten in einer AutoWiederher-stellen-Datei gespeichert werden sollen

1 Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf optionen

Das Dialogfeld oPtionen wird angezeigt

2 Waumlhlen Sie die Kategorie Speichern aus

3 Geben Sie in das Feld autoWieDerherStellen-informationen Speichern alle einen Wert in Minuten ein

4 Klicken Sie auf oK

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In den Fenstern raquoSpeichern unterlaquo und raquoOumlffnenlaquo navigierenDie Fenster Oumlffnen und sPeichern unter bieten eine Reihe unterschiedlicher Moumlglichkeiten nach einer Datei zu suchen die Sie oumlffnen moumlchten oder nach einem Ordner zu suchen in dem Sie eine Datei speichern moumlchten In Abbildung 18 sind die Fenster Oumlffnen und sPei-chern unter dargestellt Um diese Fenster zu oumlffnen klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Oumlffnen oder sPeichern unter

Gehen Sie wie folgt vor um eine Datei zu oumlffnen oder zum ersten Mal zu speichern (oder um eine Datei unter einem anderen Namen oder in einem anderen Ordner zu speichern)


2 Klicken Sie auf Oumlffnen oder Speichern unter

Das Fenster Oumlffnen oder das Fenster sPeichern unter wird angezeigt (siehe Abbil-dung 18)

In der Liste ZuletZt verWenDet werden im Fenster Oumlffnen Dateien angezeigt die Sie in letzter Zeit geoumlffnet haben Sie koumlnnen eine Datei in dieser Liste oumlffnen indem Sie auf den entsprechenden Namen klicken Wenn Sie moumlchten dass Da-teien die Sie haumlufig verwenden oben in dieser Liste angezeigt werden klicken Sie auf die Schaltflaumlche Dieses eleMent an Die liste anheften (sieht aus wie eine Pinnwandnadel) Diese Schaltflaumlche wird angezeigt wenn Sie mit dem Mauszei-ger auf den Dateinamen in der Liste zeigen

3 Geben Sie den Ordner an in dem sich die Datei befindet oder in dem die Datei gespei-chert werden soll

Waumlhlen Sie die Option coMPuter aus um in den Ordnern auf Ihrem Computer zu suchen In den Fenstern Oumlffnen und sPeichern unter koumlnnen Sie auch Ordner im Netzwerk oder auf OneDrive anzeigen (Mehr uumlber OneDrive erfahren Sie in Buch IX)


Das Fenster enthaumllt einige Verknuumlpfungen fuumlr die Suche nach diesem Ordner

Zuletzt verwendete Ordner Klicken Sie auf den Namen eines Ordners den Sie in letzter Zeit geoumlffnet haben

Schaltflaumlche DurchSuchen Klicken Sie auf die Schaltflaumlche Durchsuchen und waumlhlen Sie im Dialogfeld Oumlffnen oder sPeichern unter einen Ordner aus

Das Dialogfeld Oumlffnen oder sPeichern unter wird angezeigt

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eDatei oumlffnen

Waumlhlen Sie einen Speicherort aus

Datei speichern

Waumlhlen Sie einen Ordner aus hellip

hellip oder klicken Sie auf raquoDurchsuchenlaquoum einen Ordner auszuwaumlhlen

der sich nicht in der Ordnerliste befindet

Abbildung 18enspDie beiden Fenster Oumlffnen (oben) und Speichern unter (unten) funktionieren im Wesentlichen gleich

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5 Oumlffnen oder speichern Sie die Datei

Zum Schluss kommt die Stunde der Wahrheit

Oumlffnen Sie die Datei Klicken Sie auf den Dateinamen und dann auf die Schaltflaumlche Oumlffnen (oder doppelklicken Sie auf den Dateinamen)

Speichern Sie die Datei Geben Sie fuumlr die Datei einen aussagekraumlftigen Namen ein und klicken Sie auf die Schaltflaumlche sPeichern

Dateien oumlffnen und schlieszligenDamit Sie mit einer Datei arbeiten koumlnnen muumlssen Sie sie erst einmal oumlffnen Und natuumlr-lich schlieszligen Sie eine Datei wenn Sie mit der Arbeit fertig sind und mit anderen Taumltigkei-ten weitermachen moumlchten

Eine Datei oumlffnenGehen Sie wie folgt vor um eine Datei zu oumlffnen

1 Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Oumlffnen (oder druumlcken Sie die Tastenkombi-nation + )

Das Fenster Oumlffnen wird angezeigt Hier werden die Dateien aufgelistet die Sie zuletzt geoumlffnet haben (und Dateien die Sie an die Liste ZuletZt verWenDet angeheftet haben)

2 Wenn sich der Name der Datei die Sie oumlffnen moumlchten in der Liste ZuletZt verWenDet befindet klicken Sie auf den Namen um die Datei zu oumlffnen

Wenn sich der Name nicht in der Liste befindet fahren Sie mit Schritt 3 fort

3 Klicken Sie auf den Speicherort (auf computer oneDrive oder auf einen Netzwerkord-ner) an dem sich die Datei befindet

Klicken Sie auf coMPuter wenn sich die Datei auf Ihrem Computer befindet

4 Klicken Sie auf den Ordner in dem die Datei gespeichert ist die Sie oumlffnen moumlchten Wenn der Ordner im Fenster Oumlffnen nicht angezeigt wird klicken Sie auf die Schaltflauml-che DurchSuchen und waumlhlen Sie den Ordner im Dialogfeld Oumlffnen aus

Das Dialogfeld Oumlffnen wird angezeigt

5 Klicken Sie auf die Datei

6 Klicken Sie auf die Schaltflaumlche Oumlffnen

Ihre Datei wird geoumlffnet Sie koumlnnen zum Oumlffnen einer Datei auch im Dialogfeld Oumlffnen auf den Namen der Datei doppelklicken

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Am schnellsten oumlffnen Sie eine Datei indem Sie im Datei-Explorer also in der Windows-Anwendung zur Dateiverwaltung auf den Dateinamen doppelklicken

Eine Datei schlieszligenEine Datei zu schlieszligen ist sicherlich einfacher als sie zu oumlffnen Um eine Datei zu schlie-szligen speichern Sie sie und verwenden Sie eine dieser Methoden

Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf schliessen Das Programm bleibt geoumlffnet es wird lediglich die Datei geschlossen

Klicken Sie auf die Schaltflaumlche schliessen (das X) in der oberen rechten Ecke des Fensters

Druumlcken Sie die Tasten +

Dateieigenschaften lesen und speichernEigenschaften sind ein Mittel um Dateien zu beschreiben Wenn Sie zwanzig oder mehr Da-teien verwalten sollten Sie in Ihrem eigenen Interesse Eigenschaften eingeben Sie werden sich dann bei der Frage leichter tun worum es in einer Datei geht

Die Beschreibungen von Eigenschaften werden auf der Registerkarte Datei im Fenster in-forMationen auf der rechten Seite angezeigt (siehe Abbildung 19)

Abbildung 19enspEigenschaften im Fenster informationen anzeigen und eingeben

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Um weitere Beschreibungen einzugeben klicken Sie auf die Schaltflaumlche eigenschaften (im oberen Bereich der Dateibeschreibungen) und waumlhlen Sie im Dropdownmenuuml den Befehl er-Weiterte eigenschaften aus Das Dialogfeld eigenschaften wird angezeigt Geben Sie auf den Registerkarten ZusaMMenfassung und anPassen Informationen zur Datei ein

Sie koumlnnen die Eigenschaften einer Datei ansehen ohne die Datei zu oumlffnen Kli-cken Sie hierzu im Explorer oder im Dialogfeld Oumlffnen mit der rechten Maustas-te auf den Namen einer Datei und waumlhlen Sie die Option eigenschaften aus Das Dialogfeld eigenschaften wird angezeigt Auf der Registerkarte Dateiinfo finden Sie die Beschreibungen die Sie eingegeben haben

Dateien mit einem Kennwort schuumltzenNehmen wir einmal an Sie haben ein Dokument erstellt das Sie einigen Kollegen zur kriti-schen Durchsicht geben moumlchten Sie moumlchten aber auf keinen Fall dass Hinz und Kunz in der Firma das Dokument lesen koumlnnen In solch einem Fall koumlnnen Sie die Datei mit einem Kennwort schuumltzen das Sie nur denjenigen mitteilen deren Urteil Sie schaumltzen und respek-tieren Auf den folgenden Seiten wird beschrieben wie Sie einer Datei ein Kennwort zuwei-sen eine Datei oumlffnen die mit einem Kennwort geschuumltzt ist und wie Sie das Kennwort von einer Datei wieder entfernen

Eine Datei mit einem Kennwort schuumltzenFolgen Sie diesen Anweisungen um eine Datei mit einem Kennwort zu schuumltzen das ande-re wissen muumlssen um die Datei zu oumlffnen

1 Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf die Option informationen

2 Klicken Sie im Fenster informationen auf die Schaltflaumlche DoKument SchuumltZen (oder ar-beitSmappe SchuumltZen oder praumlSentation SchuumltZen) und waumlhlen Sie in der Dropdownliste die Option mit KennWort verSchluumlSSeln aus

Das Dialogfeld DoKuMent verschluumlsseln wird angezeigt (siehe Abbildung 110)

Abbildung 110enspIn diesem Dialogfeld geben Sie Kennwoumlrter fuumlr die Datei ein

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3 Geben Sie in das Feld KennWort ein Kennwort ein und klicken Sie auf oK

Wer immer die Datei nun oumlffnen moumlchte muss das Kennwort kennen ohne Wenn und Aber Kein Kennwort keine Datei und damit basta

Bei der Eingabe von Kennwoumlrtern muss die Groszlig- und Kleinschreibung beachtet werden Daher muumlssen Sie darauf achten das Kennwort in korrekter Schreibwei-se einzugeben Wenn das Kennwort Valparaiso lautet (mit groszligem V) dann wird die Eingabe von valparaiso (mit kleinem v) als falsches Kennwort zuruumlckgewie-sen und die Datei bleibt geschlossen

4 Geben Sie im Dialogfeld KennWort beStaumltigen das Kennwort erneut ein

In Abbildung 110 ist das Dialogfeld KennWort bestaumltigen dargestellt


Im Fenster inforMationen wird darauf hingewiesen dass ein Kennwort erforderlich ist um die Datei zu oumlffnen

Ein Kennwort aus einer Datei entfernenGehen Sie wie folgt vor um das Kennwort von einer Datei zu entfernen

1 Oumlffnen Sie die Datei deren Kennwort Sie entfernen moumlchten

2 Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf die Option informationen um das Fenster informationen zu oumlffnen

3 Klicken Sie auf die Schaltflaumlche DoKument SchuumltZen (oder arbeitSmappe SchuumltZen oder praumlSentation SchuumltZen) und waumlhlen Sie die Option mit KennWort verSchluumlSSeln aus


4 Loumlschen Sie das Kennwort und klicken Sie auf oK

Microsoft Ihre Inhalte anvertrauen oder nichtMicrosoft moumlchte Ihre Inhalte sehen um Ihnen einen besseren Service bieten zu koumlnnen So Microsoft Das sind nicht meine Worte Inhalte sind Woumlrter Zahlen und andere Daten in Office-Dateien Microsoft gibt an die Benutzerfreundlichkeit von Office verbessern zu koumln-nen wenn die KI-Software (Kuumlnstliche Intelligenz) von Microsoft Ihre Inhalte lesen kann Vom Verlauf Ihrer Arbeit mit Office meint Microsoft ableiten zu koumlnnen was Sie als Naumlchs-tes tun moumlchten

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Einige Office-Funktionen koumlnnen Sie nur verwenden wenn Sie Microsoft Ihre Inhalte an-vertrauen

Sie wuumlnschen Diese Funktion fuumlhrt in allen Office-Anwendungen eine Aufgabe aus oder schlaumlgt vor wie Sie eine Aufgabe ausfuumlhren koumlnnen Klicken Sie in der Menuumlleiste auf Was MOumlchten sie tun

Editor Diese Funktion erkennt in Word Woumlrter die moumlglicherweise missverstanden werden koumlnnen und schlaumlgt aumlhnlich wie ein leistungsstarkes Rechtschreibprogramm Alternativen vor

Intelligentes Nachschlagen Diese Funktion oumlffnet in Word einen Aufgabenbereich mit Wortdefinitionen und Links auf die Sie klicken koumlnnen um Begriffe online nachzu-schlagen Klicken Sie auf der Registerkarte referenZen auf die Schaltflaumlche intelligentes nachschlagen

Uumlbersetzer Diese Funktion uumlbersetzt in Word Woumlrter und Dokumente ins Deutsche Klicken Sie auf der Registerkarte uumlberPruumlfen auf die Schaltflaumlche uumlbersetZen

Diktieren Mit dieser Funktion koumlnnen Sie in Word PowerPoint und Outlook diktieren Klicken Sie hierzu auf die Schaltflaumlche DiKtieren

Insights Diese Funktion analysiert in Excel Daten im Handumdrehen Klicken sie auf der Registerkarte einfuumlgen auf die Schaltflaumlche insights

PowerPoint Designer Diese Funktion schlaumlgt in PowerPoint Designs vor die gemaumlszlig Ihrem Verlauf bei der Arbeit mit Foliendesigns fuumlr Sie geeignet sind Klicken Sie auf der Registerkarte entWurf auf die Schaltflaumlche DesigniDeen

Abbildung 111enspMicrosoft vertrauen oder nicht vertrauen das ist hier die Frage

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Microsoft nennt diese Funktionen raquointelligente Dienstelaquo Wenn Sie Microsoft Ihre Inhal-te nicht anvertrauen aber einen intelligenten Dienst nutzen moumlchten wird das in Abbil-dung 111 auf der linken Seite dargestellte Dialogfeld angezeigt Klicken Sie in diesem Dia-logfeld auf die Schaltflaumlche aKtivieren um Microsoft Ihre Inhalte anzuvertrauen

Und was ist wenn Sie Microsoft nicht vertrauen Einige Leute reagieren empfindlich wenn ihnen ein Roboter mit kuumlnstlicher Intelligenz uumlber die Schulter schaut Andere beschleicht ein Unbehagen bei der Vorstellung dass ihre privaten Daten fuumlr einen gesichtslosen Unter-nehmensriesen verfuumlgbar sind

Gehen Sie wie folgt vor um Microsoft Ihre Inhalte anzuvertrauen

1 Klicken Sie in einer beliebigen Office-Anwendung auf der Registerkarte Datei auf optionen

Das Dialogfeld oPtionen wird geoumlffnet

2 Waumlhlen Sie auf der linken Seite des Dialogfelds truSt center aus

3 Klicken Sie auf die Schaltflaumlche einStellungen fuumlr DaS truSt center

4 Waumlhlen Sie auf der linken Seite des Dialogfelds DatenSchutZoptionen aus

Wie Sie weiter oben auf der rechten Seite von Abbildung 111 sehen wird eine Liste mit Datenschutzoptionen angezeigt Die erste der Optionen bezieht sich auf Ihre Inhalte

5 Waumlhlen Sie die erste Option (DeSignS informationen uSW abrufen) aus wenn Sie moumlch-ten dass Microsoft Daten in Ihren Office-Dateien lesen kann

Kurz gesagt Wenn Sie Microsoft vertrauen waumlhlen Sie diese Option aus

6 Waumlhlen Sie die zweite Option (office DaS herStellen einer internetverbinDung geStat-ten) aus wenn Sie moumlchten dass Microsoft eine Verbindung zwischen Ihren Dateien und Microsoft-Websites wie Bing und Bing Maps und Websites von Drittanbietern wie Wikipedia herstellen kann

Im Trust Center koumlnnen Sie auf den Link DatenschutZbestiMMungen lesen klicken um eine Webseite aufzurufen auf der beschrieben wird wie Microsoft persoumlnliche Daten er-fasst und wie das Unternehmen diese Daten nutzt Das ist eine sehr trockene Lektuumlre Ich wette das wurde von Anwaumllten geschrieben

7 Klicken Sie im Dialogfeld truSt center auf oK

8 Klicken Sie im Dialogfeld optionen auf oK

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Wenn Sie Office-2019-Anwendungen verwenden moumlchten muss auf Ihrem Computer Windows 10 installiert sein da die Anwendungen auf Computern mit einem aumllteren Windows-Betriebssystem nicht ausgefuumlhrt werden

Microsoft hat viele verschiedene Versionen von Office 2019 im Angebot von denen einige fuumlr Heimanwender und andere fuumlr geschaumlftliche Nutzer bestimmt sind Nicht alle Versionen von Office 2019 beinhalten Outlook Access und Publisher Besuchen Sie die folgende Web-seite und vergleichen Sie die verschiedenen Versionen von Office

httpsproductsofficecomde-DE

Gehen Sie wie folgt vor wenn Sie herausfinden moumlchten welche Office-2019-Anwendun-gen auf Ihrem Computer installiert sind

1 Oumlffnen Sie eine beliebige Office-2019-Anwendung


Diese Registerkarte befindet sich in der oberen linken Ecke des Bildschirms Nachdem Sie auf die Registerkarte Datei geklickt haben wird das Backstage-Fenster geoumlffnet

3 Waumlhlen Sie die Kategorie Konto aus

Wie Sie in Abbildung 11 sehen wird das Fenster Konto geoumlffnet Unter Dieses ProDuKt enthaumllt befindet sich fuumlr jede auf Ihrem Computer installierte Office-Anwendung ein Symbol

4 Klicken Sie auf die Schaltflaumlche ZuruumlcK wenn Sie sich die Informationen im Fenster Konto angesehen haben

Die Schaltflaumlche ZuruumlcK stellt einen nach links zeigenden Pfeil dar und befindet sich im Fenster Konto in der oberen linken Ecke

Wenn Office noch ganz neu fuumlr Sie ist lassen Sie sich nicht von der groszligen An-zahl der Anwendungen einschuumlchtern die Sie alle lernen muumlssen Tatsaumlchlich haben alle Anwendungen viel gemeinsam und Sie finden in den verschiede-nen Office-Anwendungen die gleichen Befehle Zum Beispiel ist die Auswahl ei-ner Schrift in Word Outlook PowerPoint Excel Access und Publisher gleich Wenn Sie erst einmal ein Office-Programm etwas im Griff haben beherrschen Sie schon bald ein zweites


Outlook Ein Personal Information Manager (PIM) Terminplaner und E-Mail-Programm in einem (siehe Buch V)

Access Eine Datenbankanwendung zum Verwalten von Daten (siehe Buch VI)

Publisher Ein Werkzeug zum Erstellen von Desktop-Publishing- oder DTP-Produkten wie Flyer Broschuumlren Flugblaumltter Newsletter und so weiter (siehe Buch VII)


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