ภาพรวมของกระบวนการในระบบ ERP

Chapter 10

บทน�ากระบวนการหลักทางธุ�รก�จ โดยสามารถแบ�งได�เป็�น 6

กระบวนการ ได�แก� การขาย การวางแผน การผลั�ต การจดซื้#$อ ส�นค้�าค้งค้ลัง แลัะบญชี) เน#*องจากระบบ ERP สนบสน�นการด+าเน�นงานในการวางแผน แลัะจดการกระบวนการธุ�รก�จแทบท$งหมดในองค้-กร ซื้.*งซื้อฟต-แวร- ERP ม)การแบ�งเป็�นโมด0ลั

(Module) ต�าง ๆ ส+าหรบท+าหน�าท)*จดการกระบวนการธุ�รก�จท)*แตกต�างกน แลัะการเร)ยกชี#*อโมด0ลัของซื้อฟต-ร- ERP ก2แตก

ต�างกนข.$นกบแต�ลัะซื้อฟต-แวร-

กระบวนการในระบบ ERP

ร0ป็แสดงค้วามสมพันธุ-ของกระบวนการในระบบ

ERP

ข�อม�ลในระบบ ERP

ระบบ ERP สามารถเพั�*มป็ระส�ทธุ�ภาพัในการวางแผน แลัะจดการทรพัยากรองค้-กรได� โดยใชี�ป็ระโยชีน-จากระบบข�อม0ลัท)*บ0รณาการ (Integration) กนภายในองค้-กร ดงน$นกระบวนการหลักท$งหมดม)ค้วามสมพันธุ-เก)*ยวเน#*องกนท$งหมด จ.งเก�ดการพั.*งพัาข�อม0ลักนอย�าง

อตโนมต�น*นหมายค้วามว�าจะไม�ม)ข�อม0ลัท)*ซื้+$าซื้�อนกนหร#อม)ข�อม0ลัเพั)ยงชี�ดเด)ยวท)*ใชี�งานร�วมกน ข�อม0ลัในระบบ ERP

แบ�งออกเป็�น 2 ป็ระเภท ค้#อ1 .ข�อม0ลัค้งท)* (Static Data) ค้#อข�อม0ลัท)*มกจะไม�

เป็ลั)*ยนแป็ลัง แลัะก+าหนดไว�เพั#*อเป็�นข�อม0ลัเร�*มต�นในระบบ2. ข�อม0ลัพัลัวต (Dynamic Data) ค้#อข�อม0ลัซื้.*งเก�ดจาก

การป็ฏิ�บต�งานป็ระจ+าวนท)*ม)การเค้ลั#*อนไหว แลัะเป็ลั)*ยนแป็ลังอย0�ตลัอดเวลัา

กระบวนการในระบบ ERP

ในแต�ลัะวงจร (Cycle) หร#อกระบวนการของ ERP จะป็ระกอบด�วยข$นตอนย�อย ๆ อ)กหลัายข$นตอน การท+างานของแต�ลัะกระบวนการอาศัยข�อม0ลัอ�สระ แลัะข�อม0ลัท)*เชี#*อม

โยงมาจากผลัการท+างานของส�วนอ#*น ภาพัรวมของกระบวนการต�าง ๆ ในระบบ ERP สามารถอธุ�บายได�ดงน)$

1 . วงจรการขาย (Sell Cycle)

1.1 การเสนอราค้า เราสามารถเร)ยกด0ข�อม0ลัต�าง ๆ จากระบบได�

1.2 การสร�างค้+าส*งขาย ลั0กค้�าม)ค้วามต�องการส*งซื้#$อส�นค้�าฝ่9ายขายจะตรวจสอบข�อม0ลั

ต�าง ๆ เพั#*อย#นยนว�าสามารถขายส�นค้�าให�ลั0กค้�ารายน)$ได�หร#อไม� หากม)ส�นค้�าอย0�

แลั�วในค้ลัง ระบบจะเข�าไป็จองป็ร�มาณให� แต�ถ�าส�นค้�าไม�พัอระบบจะใชี�เป็�น

ข�อม0ลัส+าหรบการวางแผนผลั�ตต�อไป็

กระบวนการในระบบ ERP

1.3 การจดส�งส�นค้�า ข�อม0ลัค้+าส*งขายถ0กน+ามาใชี�เป็�นข�อม0ลัการจดส�งอตโนมต�

เจ�าหน�าท)*จดส�งสามารถทราบว�าจะต�องเตร)ยมส�นค้�าอะไรบ�าง

2 .วงจรการวางแผน (Plan Cycle) การวางแผนในระบบ ERP ม) 2 ส�วนค้#อ การวางแผนวสด� แลัะการวางแผนก+าลัง

ผลั�ต2.1 การวางแผนวสด� (Material Planning) ค้#อ การ

วางแผนผลั�ตส�นค้�าส+าเร2จร0ป็ ส�นค้�าก.*งส+าเร2จร0ป็ แลัะวางแผนการส*งซื้#$อวตถ�ด�บ

เพั#*อให�สามารถตอบสนอง ลั0กค้�าแลัะรกษาป็ร�มาณวสด�ไว�ในระดบท)*ต�องการได�

กระบวนการในระบบ ERP

2.2 การวางแผนก+าลังการผลั�ต (Capacity Planning) ค้#อ การหาค้วามต�องการก+าลังการผลั�ตของ

ทรพัยากร สามารถแบ�งออกเป็�น 2 แบบค้#อ 1. การวางแผนก+าลังแบบหยาบ (Rough-Cut

Capacity Planning: RCCP) ส+าหรบเป็ร)ยบเท)ยบก+าลังผลั�ตท)*ต�องการจากแผนผลั�ตหลักกบทรพัยากรหลัก

ๆ ท�กป็ระเภท 2. การวางแผนค้วามต�องการก+าลังการผลั�ต

(Capacity Requirements Planning: CRP) ส+าหรบเป็ร)ยบเท)ยบก+าลังผลั�ตท)*ต�องการกบแผนค้วาม

ต�องการวสด�กบทรพัยากรโดยลัะเอ)ยด

กระบวนการในระบบ ERP

3. วงจรการส*งซื้#$อ (Buy Cycle)

3.1 การแป็ลังแผนส*งซื้#$อเป็�นค้+าส*งซื้#$อ3.2 การสร�างค้+าส*งซื้#$อตามการร�องขอจากผ0�ขอซื้#$อ

3.3 การรบวตถ�ด�บ แลัะตรวจสอบค้�ณภาพั4. วงจรส�นค้�าค้งค้ลัง (Inventory Cycle)

กระบวนการในระบบ ERP

5. วงจรการผลั�ต (Make Cycle) การผลั�ตในระบบ ERP ค้#อการน+าแผนผลั�ตท)*ได�จากการวางแผนไป็ด+าเน�นการแลัะค้วบค้�มการผลั�ตให�เป็�นไป็ตามแผน ก�จกรรมในการผลั�ต

ป็ระกอบด�วย5.1 การสร�างค้+าส*งผลั�ต (Work Order)

5.2 การด+าเน�นงาน แลัะค้วบค้�มการผลั�ต5.3 การเบ�กวสด�

5.4 การรายงานผลัการผลั�ตเม#*อผลั�ตส�นค้�าเร)ยบร�อยแลั�ว ข�อม0ลัต�นท�นจะส�งไป็ให�

ฝ่9ายบญชี)เพั#*อใชี�ในการสร�ป็ต�นท�น

กระบวนการในระบบ ERP

6. วงจรการบญชี) (Accounting Cycle) กระบวนการท+างานหลัก 3 ส�วน ค้#อ ระบบบญชี)ลั0กหน)$ ระบบบญชี)เจ�าหน)$

แลัะระบบบญชี)แยกป็ระเภท6.1 ระบบบญชี)ลั0กหน)$ (Accounts Receivable) เร�*ม

จากการสร�างใบแจ�งหน)$ (Invoice) ลั0กค้�ามาจ�ายเง�นตามรายการวางบ�ลั ฝ่9ายการเง�น

ท+าการรบเง�น แลัะส�งเอกสาร การรรบชี+าระเง�น แลัะตดรายการบญชี)ลั0กหน)$

6.2 ระบบบญชี)เจ�าหน)$ (Accounts Payable) รบเอกสารใบแจ�งหน)$ อ�างอ�งจากการรบ

ส�นค้�า ท+าการอน�มต�จ�ายเง�น พั�มพั-เอกสารอน�มต�เตร)ยมจ�ายเง�น บนท.กรายการจ�าย

ชี+าระหน)$ (Payment Voucher) ตดรายการเจ�าหน)$แลัะบนท.กภาษ)หก ณ ท)*จ�ายถ�าม)

ได�

กระบวนการในระบบ ERP

6.3 ระบบบญชี)แยกป็ระเภท (General Ledger Accounts) รวบรวมรายลัะเอ)ยดข�อม0ลั

รายการทางบญชี)ท)*เก�ดข.$น เพั#*อท+าการจดหมวดหม0�รายการทางบญชี) แลัะสร�ป็

รายงานงบการเง�นต�าง ๆ ได�ระบบบญชี)การเง�นเป็�นส�วนท)*ชี�วยจดเก2บข�อม0ลัใน

การป็ฏิ�บต�งานของท�กส�วนงาน เพั#*อใชี�ในวตถ�ป็ระสงค้- 2 เร#*อง ค้#อ

1. ใชี�เป็�นข�อม0ลัส+าหรบกระบวนการจดการภายในองค้-กร

2. ใชี�เป็�นข�อม0ลัส+าหรบแสดงต�อบ�ค้ค้ลัภายนอก

การเตร�ยมข�อม�ลในระบบ ERP

Static Data หร#อข�อม0ลัค้งท)* เป็�นข�อม0ลัท)*ถ0กก+าหนดข.$นในระบบ ERP แลัะมกจะไม�ม)การเป็ลั)*ยนแป็ลัง

บ�อย ๆDynamic Data หร#อข�อม0ลัพัลัวต หมายถ.ง

ข�อม0ลัท)*ม)การเป็ลั)*ยนแป็ลังเสมอตามธุ�รกรรม (Transactions) ท)*เก�ดจากการป็ฏิ�บต�งานป็ระจ+าวนแลัะ

ถ0กบนท.กเข�าระบบเพั#*อใชี�ป็ระมวลัผลัต�อเน#*อง

แผนผ�งล�าดั�บการเตร�ยมข�อม�ลคงท��ในระบบ ERPแนวทางการข.$นระบบ อาจจะแตกต�างกนตามค้วาม

เหมาะสม แลัะค้วามต�องการข.$นระบบ ERP ของแต�ลัะองค้-กร ซื้.*งม)ท$งกรณ)ท)*ข.$นพัร�อมกนท�กวงจร หร#อข.$นท)ลัะ

วงจรตามลั+าดบ

ร0ป็แสดง Generic ERP: Static Data Preparation Flowchart

แผนผ�งล�าดั�บการเตร�ยมข�อม�ลคงท��ในระบบ ERP

ในระบบ ERP ข�อม0ลัพั#$นฐานท)*ส�ดส+าหรบธุ�รก�จท)*ม)การผลั�ต ท)*จะต�องเตร)ยมแลัะน+าเข�าส0�ระบบม)อย0� 6 ป็ระเภทตามวงจรการท+างาน แต�ลัะป็ระเภทม)ท$งข�อม0ลัค้งท)*แลัะข�อม0ลั

พัลัวตซื้.*งต�องใชี�ร�วมกน จ.งจะสามารถบนท.กค้วามสมบ0รณ-ของธุ�รกรรมได� การเตร)ยมข�อม0ลัตามวงจรการท+างานในระบบ ERP ท$ง 6 ป็ระเภทเร)ยงตามลั+าดบก�อนหลังท)*ค้วร

เตร)ยมม)ดงน)$1. การเตร)ยมข�อม0ลัของวงจรการบญชี) (Accounting

Cycle) 2. การเตร)ยมข�อม0ลัของวงจรส�นค้�าค้งค้ลัง (Inventory Cycle) 3. การเตร)ยมข�อม0ลัของวงจรการขาย (Sell Cycle) 4. การเตร)ยมข�อม0ลัของวงจรการจด

ซื้#$อ (Buy Cycle) 5, การเตร)ยมข�อม0ลัของวงจรการวางแผน (Plan Cycle) 6. การเตร)ยมข�อม0ลัของวงจร

การผลั�ต (Make Cycle)

แผนผ�งล�าดั�บการเตร�ยมข�อม�ลคงท��ในระบบ ERP

1 .การเตร)ยมข�อม0ลัของวงจรการบญชี) (Accounting Cycle)

ข�อม0ลัค้งท)* – ผงแลัะรหสบญชี) (Chart of Account)

ข�อม0ลัพัลัวต - Period เป็�น รอบระยะเวลัาในทางบญชี)ท)*ใชี�บนท.กบญชี)

- Budget เป็�นระบบงบป็ระมาณท)*ใชี�เป็ร)ยบเท)ยบจ+านวนเง�นท)*เก�ดข.$นจร�ง

- JE (Journal Entry) เป็�น Transaction การบนท.กรายการเดบ�ตเค้รด�ตเข�าส0�ระบบบญชี)

- Recurring Journal Entry เป็�น Transaction ท)*เก�ดข.$นป็ระจ+า- Cash Receipt เป็�นรายการรบเง�นจาก

ลั0กค้�า

- Payment เป็�นรายการจ�ายเง�นให�เจ�าหน)$- Bank Reconcile เป็�นรายการกระทบยอด

เง�นฝ่ากระหว�างธุนาค้ารกบเจ�าของก�จการ

แผนผ�งล�าดั�บการเตร�ยมข�อม�ลคงท��ในระบบ ERP

การเตร�ยมข�อม�ลของวงจรสิ!นค�าคงคล�ง (Inventory Cycle)วงจรส�นค้�าค้งค้ลัง หมายถ.ง กระบวนการท)*เก)*ยวข�อง

กบการซื้#$อขาย โยกย�ายตดยอดส�นค้�าค้งค้ลัง ซื้.*งต�องม)ค้วามแม�นย+าในข�อม0ลัพั#$นฐานต�าง ๆ แลัะการเตร)ยมมกจะใชี�เวลัามากโดยเฉพัาะอย�างย�*งถ�าต�องการป็รบป็ร�งรหสแลัะ

ข�อม0ลัส�นค้�าไป็พัร�อมกนเทคน!ค และข�อควรระว�งในการเตร�ยมข�อม�ลสิ!นค�าคงคล�ง

เป็�นข�อม0ลัท)*ท�กหน�วยงานใชี�งานร�วมกน ค้วรง�ายแลัะชีดเจน หากออกแบบผ�ดการท+างานก2จะไม�สะดวก ข�อค้+าน.งท)*

ผ0�ออกแบบข�อม0ลั ค้วรระมดระวง เชี�น การออกแบบรหสส�นค้�า การออกแบบกลั��มส�นค้�า

การเตร�ยมข�อม�ลของวงจรการขาย (Sell Cycle)เทคน!ค และข�อควรระว�งในการเตร�ยมข�อม�ลขาย

ในการเตร)ยมข�อม0ลัของกระบวนการขายต�องค้+าน.งถ.งค้วามถ0กต�อง แลัะข�อตกลังทางการค้�า เชี�น สก�ลัเง�นท)*ใชี�

ซื้#$อขาย ท)*อย0�ของลั0กค้�า

การเตร�ยมข�อม�ลของวงจรการจ�ดัซื้#$อ (Buy Cycle)เทคน!ค และข�อควรระว�งในการเตร�ยมข�อม�ลจ�ดัซื้#$อ

เร#*องของค้วามถ0กต�อง เชี�น เง#*อนไขการชี+าระเง�น รหสบญชี)ของเจ�าหน�าท)*ไม�สอดค้ลั�องกบผงบญชี) สก�ลัเง�นท)*

ใชี�ในการซื้#$อส�นค้�า หร#อแม�กระท*งเร#*องท)*อย0�ของผ0�ขาย เป็�นต�น ซื้.*งข�อม0ลัท)*ผ�ดจะส�งผลักระทบกบงานส�วนอ#*น ๆ

การเตร�ยมข�อม�ลของวงจรการวางแผน (Plan Cycle)เทคน!ค และข�อควรระว�งในการเตร�ยมข�อม�ลวางแผน

เร#*องของการก+าหนด Order Policy แบบต�าง ๆ เชี�น

- นโยบายการส*งแบบ Discrete เป็�นการวางแผนส*งซื้#$อ (หร#อผลั�ต ) วตถ�ด�บท)*ม)ค้วามต�องการ ตรงต�อการส*งผลั�ตส�นค้�าในแต�ลัะร� �น หร#อต�อค้+าส*งผลั�ตเหมาะกบวตถ�ด�บท)*

ม)ราค้าส0งแลัะม)จ+านวนค้ร$งในการใชี�ไม�บ�อยนก- นโยบายการส*งแบบ Period Order Quantity

เป็�นการส*งแบบรวบรวมค้วามต�องการตามจ+านวนวนท)*ก+าหนด เพั#*อการส*งซื้#$อเพั)ยงค้ร$งเด)ยวแลั�วใชี�ได�เพั)ยงพัอเป็�นระยะเวลัาหน.*ง ๆ เหมาะกบวตถ�ด�บท)*ม)ต�นท�นไม�ส0งมาก หร#อ

ป็ร�มาณการใชี�ต�อวนส0ง

การเตร�ยมข�อม�ลของวงจรการวางแผน (Plan Cycle)เทคน!ค และข�อควรระว�งในการเตร�ยมข�อม�ลวางแผน

- นโยบายการส*งแบบ Min/Max/Mult (Minimum/Maximum/Multiple) สามารถน+ามา

ป็ระย�กต-ใชี�ได�หลัายว�ธุ) แต�ท)*พับมากส+าหรบการวางแผนส*งผลั�ต ค้#อ กรณ)ท)*การผลั�ตเป็�นแบบ Batch Process

- นโยบายการส*งแบบ Fixed Order Quantity

เป็�นการวางแผนตามป็ร�มาณการส*งค้งท)*ท�กค้ร$ง ซื้.*งส�วนมากจะถ0กก+าหนดด�วยเง#*อนไข

บงค้บบางอย�าง

การเตร�ยมข�อม�ลของวงจรการผล!ต (Make Cycle)เทคน!ค และข�อควรระว�งในการเตร�ยมข�อม�ลการผล!ต

ข�อม0ลัของฝ่9ายผลั�ตส�วนใหญ�ท)*เก)*ยวข�องกบ ERP ค้#อก+าลังการผลั�ตแลัะว�ธุ)การผลั�ต ซื้.*งในหลัายบร�ษทแลั�วฝ่9ายว�ศัวกรรมม)หน�าท)*ในการออกแบบ BOM แต�ฝ่9ายผลั�ตม)หน�าท)*ในการออกแบบ Work Center แลัะรวมถ.ง Routing

ด�วยหร#อชี�วยกนท$งสองแผนกข�อค้วรค้+าน.งในการเตร)ยม Routing แลัะ Work

Center การผ0ก Routing ม)จ�ดป็ระสงค้-เพั#*อให�เห2นข$นตอนการผลั�ต แลัะเพั#*อการค้�ดต�นท�นค้�าใชี�จ�ายการผลั�ตจาก

การรายงานชี*วโมงการผลั�ตเข�าระบบ

ล�าดั�บการเตร�ยมข�อม�ลในแต%ละวงจร

ร0ป็แสดงลั+าดบการเตร)ยมข�อม0ลัค้งท)*วงจรการส*งซื้#$อ

ล�าดั�บการเตร�ยมข�อม�ลในแต%ละวงจร

ร0ป็แสดงลั+าดบการเตร)ยมข�อม0ลัค้งท)*วงจรการขาย

ล�าดั�บการเตร�ยมข�อม�ลในแต%ละวงจร

ร0ป็แสดงลั+าดบการเตร)ยมข�อม0ลัค้งท)*วงจรการผลั�ต

ข�อควรระว�งในข�$นตอนการออกแบบข�อม�ลคงท��

1 .ท�กแผนกค้วรม)ส�วนร�วมในการออกแบบข�อม0ลั2 .อย�าย.ดต�ดกบร0ป็แบบข�อม0ลัเด�ม ๆ มากจนเก�นไป็

3 .ว�เค้ราะห-ข�อม0ลัอย�างรอบค้อบเพั#*อให�ข�อม0ลัใชี�งานได�จร�ง4 .ก+าหนดผ0�ร บผ�ดชีอบให�ชีดเจน

** การ Import ข�อม0ลัเข�าส0�ระบบ น$นเป็�นส�*งท)*ส+าค้ญในการจดร0ป็แบบของข�อม0ลัเพั#*อให�สามารถน+าเข�าระบบได� ผ0�จดจะต�องเร)ยนร0 �แลัะเข�าใจค้วามหมายแต�ลัะชี�องข�อม0ลัอย�าง

ลั.กซื้.$ง

การบ�าร&งร�กษาข�อม�ลหล�งการข)$นระบบหลังข.$นระบบไป็สกระยะหน.*ง ข�อม0ลัใน ERP จะถ0ก

สร�างเพั�*มข.$นเร#*อย ๆ ไม�ว�าจะเป็�นส�นค้�าใหม� ลั0กค้�ารายใหม� แม�ข�อม0ลัท)*เตร)ยมจะม)ไม�มาก แต�ป็=ญหาการเตร)ยมข�อม0ลัท)*ผ�ดพัลัาดก2ยงม)ให�เห2น ส�*งท)*ค้วรท+าเพั#*อป็>องกนป็=ญหา ม)

ดงน)$• ตรวจสอบข�อม0ลัท)*ม)อย0�ในระบบก�อนเตร)ยมเข�าไป็ใหม�

• ก+าหนดข$นตอนการเตร)ยมข�อม0ลัของบร�ษท• ก+าหนดส�ทธุ�?ในการใชี�ข�อม0ลั

The The EndEnd