chapter ii
DESCRIPTION
hularTRANSCRIPT
-
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Definisi
Gudang merupakan sarana pendukung kegiatan produksi dan operasi
industri farmasi yang berfungsi untuk menyimpan bahan baku, bahan kemas, dan
obat jadi yang belum didistribusikan. Selain untuk penyimpanan, gudang juga
berfungsi untuk melindungi bahan (baku dan pengemas) dan obat jadi dari
pengaruh luar dan binatang pengerat, serangga, serta melindungi obat dari
kerusakan. Agar dapat menjalankan fungsi tersebut, maka harus dilakukan
pengelolaan pergudangan secara benar atau yang sering disebut dengan
manajemen pergudangan (Priyambodo, 2007).
Pergudangan adalah segala upaya pengelolaan gudang yang meliputi
penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, pendistribusian, pengendalian dan
pemusnahan, serta pelaporan material dan peralatan agar kualitas dan kuantitas
terjamin (Badan Nasional Penanggulangan Bencana, 2009).
2.2 Manfaat Pergudangan
Manfaat pergudangan adalah untuk:
1. Terjaganya kualitas dan kuantitas perbekalan kesehatan.
2. Tertatanya perbekalan kesehatan.
3. Peningkatan pelayanan pendistribusian.
4. Tersedianya data dan informasi yang lebih akurat, aktual, dan dapat
dipertanggungjawabkan.
5. Kemudahan akses dalam pengendalian dan pengawasan.
Universitas Sumatera Utara
-
6. Tertib administrasi (Badan Nasional Penanggulangan Bencana, 2009).
2.3 Syarat-syarat Gudang
Agar dapat menjalankan fungsinya dengan benar, maka gudang harus
memenuhi persyaratan-persyaratan yang telah ditentukan dalam cara pembuatan
obat yang baik (CPOB), diantaranya:
2.3.1 Harus ada prosedur tetap (Protap) yang mengatur tata cara kerja bagian
gudang termasuk di dalamnya mencakup tentang tata cara penerimaan
barang, penyimpanan, dan distribusi barang atau produk.
2.3.2 Gudang harus cukup luas, terang dan dapat menyimpan bahan dalam
keadaan kering, bersuhu sesuai dengan persyaratan, bersih dan teratur.
2.3.3 Harus terdapat tempat khusus untuk menyimpan bahan yang mudah
terbakar atau mudah meledak (misalnya alkohol atau pelarut-pelarut
organik).
2.3.4 Tersedia tempat khusus untuk produk atau bahan dalam status
karantina dan ditolak.
2.3.5 Tersedia tempat khusus untuk melakukan sampling (sampling room)
dengan kualitas ruangan seperti ruang produksi (grey area).
2.3.6 Pengeluaran bahan harus menggunakan prinsip FIFO (First In First
Out) atau FEFO (First Expired First Out) (Priyambodo, 2007).
2.4 Bangunan
Area penyimpanan harus dirancang untuk memastikan kondisi
penyimpanan yang baik sebagai berikut:
a. Kebersihan dan hygiene.
b. Kelembaban (kelembaban relatif tidak lebih dari 60%).
Universitas Sumatera Utara
-
c. Suhu harus berada dalam batasan yang diterima (8-250C).
d. Bahan dan material yang disimpan tidak boleh bersentuhan langsung
dengan lantai.
e. Jarak antar bahan mempermudah pembersihan dan inspeksi.
f. Pallet harus disimpan dalam kondisi yang bersih dan terawat (United Arab
Emirates Ministry of Health Drug Control Department, 2006).
2.4.1 Denah Bangunan
Gudang harus mempunyai tata letak ruang yang baik untuk memudahkan
penerimaan, penyimpanan, penyusunan, pemeliharaan, pencarian, pendistribusian
dan pengawasan material dan peralatan (Badan Nasional Penanggulangan
Bencana, 2009).
Gambar 1. Denah gudang menurut CPOB
Universitas Sumatera Utara
-
Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang tata letak
gudang adalah sebagai berikut:
1. Untuk kemudahan bergerak, gudang jangan disekat-sekat, kecuali jika
diperlukan. Perhatikan posisi dinding dan pintu untuk mempermudah gerakan.
2. Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran material dan peralatan, tata
letak ruang gudang perlu memiliki lorong yang ditata berdasarkan sistem:
a. Arah garis lurus.
b. Arah huruf U.
c. Arah huruf L.
3. Pengaturan sirkulasi udara.
Salah satu faktor penting dalam merancang gudang adalah adanya sirkulasi
udara yang cukup di dalam ruangan, termasuk pengaturan kelembaban udara
dan pengaturan pencahayaan.
4. Penggunaan rak dan pallet yang tepat dapat meningkatkan sirkulasi udara,
perlindungan terhadap banjir, serangan hama, kelembaban dan efisiensi
penanganan (Badan Nasional Penanggulangan Bencana, 2009).
2.4.2 Pembagian Area Gudang
Gudang di industri farmasi terbagi dalam beberapa area antara lain:
1. Area penyimpanan
Area penyimpanan harus memiliki kapasitas yang memadai untuk
menyimpan dengan rapi dan teratur. Bahan-bahan yang disimpan dalam
gudang antara lain bahan awal, bahan pengemas, produk antara, produk
ruahan, produk jadi, produk dalam status karantina, produk yang telah
Universitas Sumatera Utara
-
diluluskan, produk yang ditolak, produk yang dikembalikan atau produk
yang ditarik dari peredaran.
Produk ditangani dan disimpan dengan cara yang sesuai untuk
mencegah pencemaran, campur baur dan pencemaran silang. Area
penyimpanan diberikan pencahayaan yang memadai sehingga semua
kegiatan dapat dilakukan secara akurat dan aman. Bahan atau produk yang
membutuhkan kondisi penyimpanan khusus (seperti suhu dan kelembaban)
harus dikendalikan, dipantau dan dicatat, seperti:
a. Obat, vaksin dan serum memerlukan tempat khusus seperti lemari
pendingin khusus (cold chain) dan harus dilindungi dari kemungkinan
putusnya aliran listrik.
b. Bahan kimia harus disimpan dalam bangunan khusus yang terpisah
dari gudang induk.
c. Peralatan besar/alat berat memerlukan tempat khusus yang cukup
untuk penyimpanan dan pemeliharaannya.
2. Area penerimaan dan pengiriman
Area penerimaan dan pengiriman barang harus dapat memberikan
perlindungan terhadap bahan dan produk dari pengaruh cuaca. Area
penerimaan harus didesain dan dilengkapi dengan peralatan untuk
pembersihan wadah barang. Suhu penyimpanan pada area ini sesuai dengan
suhu kamar (30oC).
Universitas Sumatera Utara
-
3. Area karantina
Area karantina harus dibuat terpisah dengan penandaan yang jelas
berupa label kuning untuk produk karantina dan label hijau untuk produk
yang diluluskan dan hanya boleh diakses oleh personil yang berwenang.
4. Area pengambilan sampel
Area pengambilan sampel dibuat terpisah dengan lingkungan yang
dikendalikan dan dipantau untuk mencegah pencemaran atau pencemaran
silang dan tersedia prosedur pembersihan yang memadai untuk ruang
pengambilan sampel.
5. Area bahan dan produk yang ditolak
Bahan dan produk yang ditolak disimpan dalam area terpisah dan
terkunci serta mempunyai penandaan yang jelas berupa label merah dan
hanya boleh diakses oleh personil yang berwenang.
6. Area bahan dan produk yang ditarik
Produk yang ditarik kembali dari peredaran karena rusak atau
kadaluarsa harus disimpan dalam area terpisah dan terkunci serta
mempunyai penandaan yang jelas dan hanya boleh diakses oleh personil
yang berwenang.
7. Area penyimpanan produk psikotropik
Bahan yang berpotensi tinggi dan bahan radioaktif, narkotika, obat
berbahaya lain dan zat atau bahan yang berisiko tinggi terhadap
penyalahgunaan, kebakaran atau ledakan disimpan di daerah yang terjamin
keamanannya. Obat narkotika dan obat berbahaya disimpan di tempat
terkunci.
Universitas Sumatera Utara
-
8. Area bahan pengemas
Bahan pengemas cetakan merupakan bahan yang kritis karena
menyatakan kebenaran produk. Bahan label disimpan di tempat terkunci
(BPOM, 2006).
2.4.3 Spesifikasi Gudang
Gudang di industri farmasi mempunyai spesifikasi antara lain:
1. Lantai:
a. Terbuat dari beton padat dengan hardener, bersifat menahan debu dan
tidak tahan terhadap tumpahan larutan bahan kimia.
b. Terbuat dari beton dilapisi ubin keramik berwarna putih dengan
kriteria harus tahan terhadap bahan kimia dan goresan, mudah
diperbaiki, memerlukan penutupan celah, keras dan tangguh, licin bila
basah.
2. Pencahayaan: 200 Lux (satuan kekuatan cahaya) (BPOM, 2009).
2.4.4 Pembagian Gudang
Gudang di industri farmasi diklasifikasikan sebagai berikut:
1. Berdasarkan Suhu Penyimpanan, yaitu:
a. Gudang suhu kamar (30oC). b. Gudang ber-AC (25oC). c. Gudang dingin (2-8oC).
d. Gudang beku (
-
c. Gudang bahan beracun.
d. Gudang bahan mudah meledak/mudah terbakar (Gudang api).
e. Gudang bahan yang ditolak.
f. Gudang karantina obat jadi.
g. Gudang obat jadi (BPOM, 2009).
2.4.5 Kapasitas Gudang
Salah satu yang sangat mempengaruhi berfungsi atau tidaknya suatu
gudang adalah kapasitas gudang itu sendiri. Dalam menentukan kapasitas gudang,
maka keadaan yang harus dipertimbangkan adalah keadaan maksimum. Gudang
mencapai keadaan maksimum pada saat sediaan pengemas belum dipakai, terjadi
keterlambatan pemakaian bahan, sedangkan pesanan datang lebih cepat
(Lachman, 2008).
Untuk menghitung besarnya kapasitas gudang yang harus dipenuhi, maka
diperlukan data tentang:
1. Jumlah pesanan (order quantity) dalam suatu periode tertentu yang
dilakukan.
2. Besarnya sediaan pengemas yang ditentukan.
3. Variasi lead time.
4. Fluktuasi pemakaian (Lachman, 2008).
2.5 Peralatan
Peralatan yang terdapat di area penyimpanan hanya boleh digunakan untuk
tujuan tertentu dan untuk kegiatan yang diperbolehkan dengan izin yang
dikeluarkan oleh Departemen Pengawasan Obat (United Arab Emirates Ministry
of Health Drug Control Department, 2006).
Universitas Sumatera Utara
-
Semua peralatan harus dikalibrasi dan divalidasi secara berkala termasuk
alat pengatur suhu, kelembaban dan timbangan (United Arab Emirates Ministry of
Health Drug Control Department, 2006).
Sarana penunjang yang harus ada di gudang, antara lain:
a. Pallet.
b. Forklift.
c. Rak.
d. Pengatur udara (AC, ventilator, kipas angin).
e. Timbangan.
f. Kulkas/lemari pendingin.
g. Troli.
h. Pest control.
i. Pengatur kelembaban.
j. Termometer.
k. Komputer.
l. Generator.
m. Lemari.
n. Fire extinguisher (tabung pemadam kebakaran).
o. Alarm kebakaran (Anonim, 2010 dan BPOM, 2006).
2.6 Personil
Semua personil di area penyimpanan harus diberikan pelatihan awal dan
berkesinambungan yang berkaitan dengan cara distribusi dan penyimpanan yang
baik, peraturan yang berkaitan, dan peraturan keselamatan, di samping memenuhi
Universitas Sumatera Utara
-
persyaratan. Catatan pelatihan harus disimpan untuk diperiksa bila diperlukan
(United Arab Emirates Ministry of Health Drug Control Department, 2006).
Semua anggota staf harus dilatih dan mempunyai tingkat kebersihan dan
sanitasi yang tinggi. Petunjuk yang jelas tentang kebersihan pribadi harus
didistribusikan dan diamati. Personil yang bekerja di area penyimpanan harus
mengenakan pakaian pelindung atau pakaian kerja sesuai dengan aktivitas yang
mereka lakukan (United Arab Emirates Ministry of Health Drug Control
Department, 2006).
Manajemen gudang dilakukan oleh pengelola gudang yang ditunjuk
berdasarkan peraturan yang berlaku dan sekurang-kurangnya terdiri dari:
1. Kepala gudang, mempunyai tugas pokok antara lain:
a. Mengelola penerimaan, penyimpanan dan pendistribusian material dan
peralatan.
b. Melakukan perencanaan, pengendalian dan pelaporan pergudangan.
c. Mengamankan pergudangan beserta isi dan lingkungannya dari segala
sesuatu yang mengancam keberadaan gudang beserta isinya.
d. Mendukung percepatan pendistribusian material.
2. Petugas perencanaan, pengendalian dan pelaporan, mempunyai tugas pokok
antara lain:
a. Merencanakan, mengendalikan dan melaporkan setiap material dan
peralatan yang masuk, disimpan dan didistribusikan setiap periode tertentu
atau secara berkala.
b. Merencanakan, mengendalikan dan melaporkan setiap material dan
peralatan.
Universitas Sumatera Utara
-
3. Petugas penerimaan, mempunyai tugas pokok antara lain:
a. Mengelola penerimaan, material dan peralatan di gudang sesuai dengan
peraturan yang berlaku.
b. Melakukan penerimaan dan pengecekan kondisi material dan peralatan pada
saat penerimaan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
c. Mengkoordinasikan proses penerimaan material dan peralatan.
d. Mendukung percepatan dan akurasi penerimaan material dan peralatan.
4. Petugas penyimpanan dan pemeliharaan, mempunyai tugas pokok antara lain:
a. Mengelola penyimpanan dan pemeliharaan material dan peralatan.
b. Melakukan penyimpanan dan pemeliharaan material dan peralatan di gudang
sesuai dengan karakteristik material dan peralatan pada tempat yang sesuai.
c. Mengamankan material dan peralatan dari ancaman kerusakan dengan cara
menyimpan sesuai dengan ketentuan dan tempat yang disediakan.
d. Mendukung percepatan penyimpanan dan pemeliharaan material dan
peralatan agar tetap terjaga kualitas dan kuantitasnya.
5. Petugas pendistribusian, mempunyai tugas pokok antara lain:
a. Mengelola pendistribusian material dan peralatan.
b. Melakukan pendistribusian material dan peralatan sesuai dengan permintaan
dan peraturan yang berlaku.
c. Mengkoordinasikan proses pendistribusian material dan peralatan dari
gudang ke penanggung jawab sesuai dengan peraturan yang berlaku.
d. Mendukung percepatan pendistribusian material dan peralatan.
6. Petugas keamanan, mempunyai tugas pokok antara lain:
Universitas Sumatera Utara
-
a. Mengelola keamanan dan pengamanan gudang beserta isi dan petugas
pengelola gudang.
b. Melakukan pencegahan dan penanganan keamanan gudang beserta isi dan
petugas pengelola gudang dan pelaporan kondisi keamanan gudang setiap
saat atau setiap periode tertentu.
c. Mengamankan seluruh isi, sistem, dan petugas pengelola pergudangan.
d. Mendukung pengamanan semua proses aktivitas pergudangan mulai dari
penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan sampai dengan pendistribusian
material dan peralatan (Badan Nasional Penanggulangan Bencana, 2009).
2.7 Alur Penerimaan Barang di Gudang
Supplier
GUDANG
PRODUKSI
Surat Jalan P.O./P.R
CoA
OK?
Bukti Penerimaan
Barang
Gudang Penyimpanan
REKANAN
Karantina
Ya
Dikembalikan ke Rekanan
Tidak/Ditolak
Finance
PPIC QC
(Priyambodo, 2007)
2.8 Manajemen Pergudangan
Manajemen Pergudangan memiliki cakupan antara lain:
1. Mengatur orang atau petugas (SDM).
2. Mengatur penerimaan barang.
Universitas Sumatera Utara
-
3. Mengatur penataan atau penyimpanan barang.
4. Mengatur pelayanan akan permintaan barang (Priyambodo, 2007).
Adapun sasaran pengelolaan gudang (manajemen pergudangan) adalah:
1. Fasilitas
a. Penyediaan serta pengaturan yang baik terhadap fasilitas
/perlengkapan/peralatan yang dibutuhkan dalam gudang.
b. Pemakaian ruang seefektif mungkin.
c. Memungkinkan pemeliharaan yang baik dan mudah untuk semua
fasilitas gudang.
d. Fleksibilitas terhadap perubahan.
2. Tenaga Kerja
a. Penggunaan tenaga kerja seefektif mungkin.
b. Mengurangi risiko kecelakaan.
c. Memungkinkan pengawasan yang baik.
3. Barang
a. Menghindari kerusakan barang ataupun yang mempengaruhi
kualitasnya.
b. Menghindari terjadinya kehilangan barang.
c. Mengatur letak agar hemat tempat atau ruang.
d. Pengaturan aliran keluar-masuknya barang (Priyambodo, 2007).
2.8.1 Manajemen Inventaris
Inventaris merupakan bagian penting dari modal kerja suatu perusahaan,
dan dilaporkan kepada petugas pencatat persediaan barang dalam laporan tahunan.
Universitas Sumatera Utara
-
Kegiatan yang paling banyak berhubungan dengan manajemen bahan ialah
rencana produksi dan pengawasan inventaris (Lachman, 2008).
Pada dasarnya, inventaris diperlukan untuk mencukupi tuntutan masa yang
akan datang. Inventaris dapat digambarkan sebagai kombinasi dari fluktuasi-
fluktuasi dalam pengharapan, ukuran inventaris, dan inventaris untuk melindungi
pengangkutan bahan-bahan dari lokasi yang satu ke lokasi yang lainnya
(Lachman, 2008).
Inventaris diklasifikasikan sebagai berikut:
1. Bahan-bahan. Merupakan bahan kimia seperti bahan berkhasiat, bahan
pengencer, dan bahan tambahan yang diperlukan untuk pengolahan bahan
setengah jadi atau komponen-komponen dari produk jadi. Termasuk dalam
kategori ini dan paling baik bila diperlihatkan secara terpisah ialah
perlengkapan akhir seperti wadah-wadah, etiket, alat penutup, dan alat-alat
untuk pengiriman yang diperlukan dalam pekerjaan pengemasan.
2. Komponen-komponen. Merupakan bagian-bagian atau sub bagian yang
diperlukan untuk pembuatan terakhir dari produk jadi (tablet-tablet yang
sudah jadi dan menunggu untuk dikemas).
3. Pekerjaan dalam proses. Meliputi bahan-bahan dan komponen-komponen
pada waktu sedang dalam proses pembuatan.
4. Barang-barang jadi. Adalah barang-barang yang dapat dijual, sampel,
atau barang-barang promosi lain yang diinventarisasikan sambil
menunggu pesanan langganan atau dibuat untuk langganan-langganan
khusus (Lachman, 2008).
Universitas Sumatera Utara
-
2.8.2 Manajemen Bahan Pengemas
Pengadaan, penanganan dan pengawasan bahan pengemas primer dan
bahan pengemas cetak, serta bahan cetak lain hendaklah diberi perhatian yang
sama seperti terhadap bahan awal (BPOM, 2006).
Perhatian khusus hendaklah diberikan kepada bahan cetak. Bahan cetak
tersebut hendaklah disimpan dengan kondisi keamanan yang memadai dan orang
yang tidak berkepentingan dilarang masuk. Label lepas dan bahan cetak lepas lain
hendaklah disimpan dan diangkut dalam wadah tertutup untuk menghindarkan
campur baur. Bahan pengemas hendaklah diserahkan kepada orang yang berhak
sesuai prosedur tertulis yang disetujui (BPOM, 2006).
Tiap penerimaan atau tiap bets bahan pengemas primer hendaklah diberi
nomor yang spesifik atau penandaan yang menunjukkan identitasnya (BPOM,
2006).
Bahan pengemas primer, bahan pengemas cetak atau bahan cetak lain yang
tidak berlaku lagi hendaklah dimusnahkan dan pemusnahannya dicatat (BPOM,
2006).
Untuk menghindari campur baur, hanya satu jenis bahan pengemas cetak
atau bahan cetak tertentu saja yang diperbolehkan diletakkan di tempat kodifikasi
pada saat yang sama. Hendaklah ada sekat pemisah yang memadai antar tempat
kodifikasi tersebut (BPOM, 2006).
Bahan yang akan dimusnahkan hendaklah ditempatkan di area terpisah,
diberi label ditolak dan dikeluarkan dari sistem persediaan. Tindakan ini untuk
menghindari kesalahan dalam pengambilan bahan pengemas (BPOM, 2009).
Universitas Sumatera Utara
-
Sistem persediaan dapat dibuat secara manual atau elektronik yang
mencakup antara lain:
1. Nomor kode dan nama bahan atau produk.
2. Tanggal penerimaan dan pengeluaran atau penyerahan.
3. Jumlah penerimaan atau penyerahan dan sisa persediaan.
4. Nomor bets/lot.
5. Nama pemasok.
6. Tanggal kadaluarsa atau uji ulang.
7. Status bahan (karantina, diluluskan atau ditolak) (BPOM, 2009).
2.9 Administrasi Gudang
Administrasi gudang diperlukan untuk mempermudah pengawasan dan
pengendalian perbekalan farmasi yang meliputi:
1. Buku Induk.
2. Kartu Stok.
3. Buku Harian Penerimaan Barang.
4. Buku Harian Pengeluaran Barang.
5. Surat Bukti Barang Masuk (SBBM).
6. Surat Bukti Barang Keluar (SBBK) (Badan Nasional Penanggulangan
Bencana, 2009).
2.10 Mekanisme Pergudangan
Mekanisme pergudangan meliputi proses sebagai berikut:
Universitas Sumatera Utara
-
1. Penerimaan
Penerimaan merupakan proses penyerahan dan penerimaan material
dan peralatan di gudang. Dalam proses penyerahan dan penerimaan ini
dilakukan:
a. Pendataan jumlah dan mutu material dan peralatan harus sesuai
dengan ketentuan yang berlaku.
b. Pencatatan administratif sebagai dokumen yang dapat
dipertanggungjawabkan oleh petugas yang bersangkutan.
2. Penyimpanan
Penyimpanan merupakan proses kegiatan penyimpanan material dan
peralatan di gudang dengan cara menempatkan material dan peralatan yang
diterima:
a. Penempatan sesuai dengan denah.
b. Aman dari pencurian.
c. Aman dari gangguan fisik.
d. Aman dari pencemaran secara kimia dan biologi yang dapat merusak
kualitas dan kuantitas.
e. Aman dari kebakaran.
f. Penataan sesuai dengan standar pergudangan.
3. Pemeliharaan
Pemeliharaan merupakan kegiatan perawatan material dan peralatan
agar kondisi tetap terjamin dan siap pakai untuk digunakan secara efektif,
efisien dan dapat diterapkan, melalui prinsip material dan peralatan disusun
di atas pallet secara rapi dan teratur, sesuai dengan ketentuan.
Universitas Sumatera Utara
-
4. Pendistribusian
Pendistribusian merupakan proses kegiatan pengeluaran dan
penyaluran material dan peralatan dari gudang untuk diserahkan kepada
yang berhak, melalui suatu proses serah terima yang dapat
dipertanggungjawabkan, disertai dengan bukti serah terima. Hal ini
dilakukan berdasarkan permintaan sesuai kebutuhan.
5. Pengendalian
Pengendalian merupakan proses kegiatan pengawasan atas pergerakan
masuk keluarnya material dan peralatan dari dan ke gudang agar persediaan
dan penempatan dapat diketahui secara cepat, tepat, dan akurat serta dapat
diterapkan.
6. Penghapusan
a. Penghapusan merupakan rangkaian kegiatan pemusnahan material dan
peralatan dalam rangka pembebasan milik/kekayaan negara dari
tanggung jawab berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku.
b. Tujuan penghapusan adalah sebagai berikut:
1) Penghapusan merupakan bentuk pertanggungjawaban administrasi
petugas terhadap material dan peralatan yang dikelola, yang sudah
ditetapkan untuk dihapuskan/dimusnahkan sesuai dengan
ketentuan yang berlaku.
2) Menghindari pembiayaan (biaya penyimpanan, pemeliharaan,
penjagaan, dan lain-lain) atau barang yang sudah tidak layak untuk
dipelihara.
Universitas Sumatera Utara
-
3) Menjaga keselamatan agar terhindar dari pencemaran lingkungan.
c. Kegiatan penghapusan adalah sebagai berikut:
1) Membuat daftar material dan peralatan yang akan dihapuskan
beserta alasan-alasannya.
2) Pisahkan material dan peralatan yang kadaluarsa/rusak pada tempat
tertentu sampai pelaksanaan pemusnahan.
3) Melaporkan kepada atasan mengenai material dan peralatan yang
akan dihapuskan.
4) Membentuk panitia pencelaan dan penghapusan material dan
peralatan melalui Surat Keputusan dari pejabat yang berwenang.
5) Membuat berita acara hasil pencelaan dan penghapusan material
dan peralatan yang akan dihapuskan.
6) Melaporkan hasil pencelaan dan penghapusan kepada pejabat yang
berwenang.
7) Melaksanakan penghapusan dan pemusnahan setelah ada
keputusan dari pejabat yang berwenang (Badan Nasional
Penanggulangan Bencana, 2009).
2.11 Pengelolaan Stok
Aktivitas pengelolaan stok meliputi:
1. Pengecekan pada saat penerimaan produk.
Saat penerimaan barang dilakukan pengecekan antara lain kemasannya
tidak rusak, jumlah yang diantar, label produk, nama dan alamat
pemasok, nomor batch dan tanggal kadaluarsa.
Universitas Sumatera Utara
-
2. Pengawasan stok.
Sistem pergudangan harus dibuat sistematis, misalnya ruang untuk
pergerakan barang atau petugas gudang agar mudah bergerak, kemudian
proses pengecekan barang, dan juga penggunaan kartu stok untuk
mengawasi pergerakan barang. Penggunaan label diperlukan untuk
mengetahui kondisi produk baik, rusak, atau masih dalam pengecekan
dan secara rutin dilakukan perhitungan stok.
3. Pengeluaran produk.
Pengeluaran produk mengikuti mekanisme FEFO (First Expired First
Out) artinya produk yang memiliki masa kadaluarsa yang lebih dekat
harus diprioritaskan untuk dikeluarkan terlebih dahulu.
4. Pemusnahan produk.
Pemusnahan produk diatur dalam prosedur tertulis. Setiap pabrikan
produk dan dari pemerintah mengeluarkan aturan mengenai tata cara
pemusnahan untuk menghindari penyalahgunaan ataupun dampak yang
diakibatkan dari pemusnahan produk (Anonim, 2010).
Universitas Sumatera Utara