KØBENHAVNS KOMMUNE

Socialforvaltningen

www.kk.dk Side 1

Gevinstrealisering i øjenhøjde Dansk IT, 25. juni 2015

Charlotte Birkeholm, SOF IT

KØBENHAVNS KOMMUNE

Gevinstrealisering – Formål

Dette formål er til at forstå for ’forretningen’:

• At sørge for at de økonomiske besparelser ikke ”gør så ondt”,

• ved at understøtte, at de nødvendige forandringer, der skal gennemføres, finder sted,

• så gevinsten udligner/overstiger besparelsen.

KØBENHAVNS KOMMUNE

Gevinstrealisering – Hvornår?

”Alle projekter”

KØBENHAVNS KOMMUNE

Projektmodel og gevinstrealisering

Idéfase Startfase Initieringsfase

Gevinstbeskrivelser

Gevinstrealiseringsplan

Gevinstkort

Vurderingskort

KØBENHAVNS KOMMUNE

Gevinstrealisering

Vurdering af potentiale

KØBENHAVNS KOMMUNE

Tidlig vurdering af potentiale

Præprojekt fase

Start af projekt

Initierings-fasen

Imple-menterings

-fas(er)

Afslutning af et

projekt

? • Fokus på problemet

• Den fremtidige situation

• Gevinsterne ved at flytte sig

• Krav, ønsker og forudsætninger

• Enighed om:

• Skal projektet gennemføres?

• Hvorfor projektet er vigtigt

• Hvad man forsøger at opnå

• Forudsætningerne for en god løsning

• Letter styring:

• Forståelse for HELE omfanget

• Bedre Business Cases

• Bedre forståelse for implementering i forretningen

Fordele:

KØBENHAVNS KOMMUNE

Gevinstrealisering - Vurderingskort

KØBENHAVNS KOMMUNE

Gevinstrealisering

Gevinstarbejdet i projekter

KØBENHAVNS KOMMUNE

Gevinstrealisering i et konkret projekt

Præprojekt fase

Start af projekt

Initierings-fasen

Imple-menterings

-fase(r)

Afslutning af et

projekt

• Identificering af projektets

gevinster = Gevinstkort

• Beskrivelse af gevinster

• Gevinstplan = Organisationens

implementeringsplan

• Enighed om:

• Hvilke gevinster der ønskes

• Hvad der skal til for at opnå gevinsterne

• Hele omfanget af projektet (scope)

• Letter styring:

• Prioritering i projektet

• Organisationen kender deres bidrag til projektet

• Organisationen er velforberedt på implementeringen

Fordele:

KØBENHAVNS KOMMUNE

Gevinstrealisering - Gevinstkort

Formål: • Visuelt overblik over hvilke gevinster, SOF potentielt vil kunne høste på

baggrund af projektet

• Dialogværktøj

Gevinstkortets anvendelse: • Vigtigt styringsredskab for projektet

• Overblik - hvordan projektets leverancer danner grundlag for gevinster, der til sammen realiserer projektets målsætninger

• Tester om de indtil nu identificerede leverancer er tilstrækkelige til at nå det ønskede mål

• Hjælper med at undgå dobbelttælling af gevinster i projektet og i forhold til andre projekter

• Grundlag for Gevinstbeskrivelser, input til samlet Business Case samt Gevinstrealiseringsplan for projektet

KØBENHAVNS KOMMUNE

Gevinstrealisering - Forløbet

1. Forberedelse (facilitator)

2. Workshop 1 - Gevinstkort, 4-6 timer (facilitator, PL, organisationen)

3. Behandling af data (PL, facilitator, organisationen)

4. Workshop 2 - Gevinstbeskrivelser, 4 timer (facilitator, organisationen)

5. Iterationer (PL, organisationen)

6. Gevinstplan (PL)

KØBENHAVNS KOMMUNE

Projekt leverance Gevinst Forretnings forandring

Forretningsmål

Dette angiver de

produkter,

værktøjer eller

services, som skal

leveres af projektet

og være

forudsætningen for

forandringen

Dette er

forandringen, som

skal ske.

Ellers kan der ikke

opnås en gevinst

Dette er en gevinst,

som opnås.

Dette understøtter de

efterfølgende

gevinster

(hovedgevinsterne)

Dette er det

forretningsmæssige

mål man har i

virksomheden

(og dermed også i

projektet, da disse

skal være koblede)

Gevinstrealisering - Gevinstkort

Hvilket problem

forsøger vi at løse?

KØBENHAVNS KOMMUNE

Gevinstkort - Eksempel

(S1) Alle anvender nye arbejdsgange m.m.

(S3) Scanningsproces anvendes ved modtagelsen

(S5) Lean digitalisering

(S7) sikre brug af fælles metode for

dokumenttilknytning

(S8) Superbrugerorganisati

onen anvendes

(Q2) Dokument-tilknytning (søgetekst)

(Q3) Integration til andre systemer

(Q4) Fælles, digitalt arkiv (SOF)

(Q6) Kronologi i sagsdokumentation

(Q7)Fælles struktur/-metode(Lean)/

systematik

(Q8) Uddannelse/-oplæringsordning

(Q9) Superbruger-organisation

(Q10) Mulighed for scanning af dokumenter

(Q11) Proces for fremtidig scanning

(Q12) Ledelsesinfo

(G1) Bedre overblik i sagen

(G3) Brug af informationer på tværs af sager -

genbrug

(G5) ”Oplæring” bliver lettere/bedre -

hurtigere og produktiv

(G7) Mere fysisk plads

(G8) Bedre arbejdsklima -

mindre irritation

(G11) hurtigere sagsbehandling

(G13) Besparelse

(G14) Understøtter digital kommunikation

med borger

(G15) Færre henvendelser FRA

borgeren

(G16) Færre henvendelser TIL

borgeren og samarbejdspartnere

(G17) Mindre

fysiske håndtering ved aktindsigt og

ankesager

(G18) Overholde frister

(G19) Flere behandlede sager pr medarbejder

(G22) Retssikkerhed

G6) Mindre papirforbrug

(S9) Alle bruger same arkiv

KØBENHAVNS KOMMUNE

Beskriv hvilken måleenhed, der anvendes. F.eks. Antal henvendelser

i område x,

Eller antal årsværk. Sørg for at måleenheden svarer til overskrift og

beskrivelse for genvinsten

Indsæt størrelsen på den forventede gevinst.

F.eks. 10 % færre fejl af type Y, en forventet økonomisk besparelse

eller andet

Den organisatoriske forandring skal

planlægges, budgetteres,

ressourcetildeles og styres fuldstændig

som resten af projektet!

Gevinstrealisering - Gevinstbeskrivelser

KØBENHAVNS KOMMUNE

Gevinstrealisering - Koncepterne

• Når ideen opstår:

• Vurderingsworkshop Vurderingskort

• Overordnede gevinster i Anlægs Business Casen

• Når projektet er besluttet og starter:

• Gevinstkort Dialogværktøj i organisationen

• Beskrivelse af gevinster Opdatering af Business Case

• Input til Slutproduktbeskrivelse og Projektplan

• Gevinstplan

• Organisatorisk implementeringsplan, input til Business Casen

• Når projektet afsluttes (og derefter):

• Måling, opfølgning og afrapportering

Et ideelt gevinstforløb

KØBENHAVNS KOMMUNE

Gevinstrealisering - Koncepterne

Produkter – overblik

• Vurderingskort

• Gevinstkort

• Gevinstbeskrivelser

• Gevinstplan = organisationens implementeringsplan

• Gevinstoverblik (opfølgning efter projektafslutning)

KØBENHAVNS KOMMUNE

Gevinstrealisering – Erfaringer

• Højnet projektmodenheden i SOF

• Større projektforståelse i organisationen

• Datagrundlaget er forbedret

• Organisationen efterspørger ejerskab

• Kræver ressourcer til gevinstopfølgning

(gevinstoverblik)

• Det tager tid!

KØBENHAVNS KOMMUNE

Præprojekt fase

Start af projekt

Initierings-fasen

Imple-menterings

-fas(er)

Afslutning af et

projekt

Opsamling

Løbende opdatering af Business Case

og Gevinstplan igennem hele projektet

• Tidlig vurdering af potentiale

• Skal der blive et projekt af denne ide?

Gevinstforløb:

• Workshop I: Identificering af

projektets gevinster

• Workshop II: Beskrivelse af gevinster

• Udarbejd Gevinstplan

• Ændringer i organisationen

• Opfølgning på realisering

• Gevinststatus

Opdateret Gevinstplan