chƯƠng 1: giỚi thiỆuphumai1001.weebly.com/uploads/4/4/8/5/4485462/_de_cuong... · web...

Giải pháp nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng tại công ty CPVT Hậu Giang

CHƯƠNG 1

GIỚI THIỆU

1.1. ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

Trong thời kỳ hội nhập nền kinh tế quốc tế hiện nay đã mở ra cho nền kinh tế Việt Nam nhiều cơ hội và thách thức. Cùng với tốc độ phát triển không ngừng của công nghệ, khoa học kỹ thuật, các doanh nghiệp cũng ngày càng phát triển và cạnh tranh mạnh mẽ. Để có thể đứng vững và phát triển trên thương trường thì đồi hỏi các doanh nghiệp phải có những phương thức kinh doanh phù hợp với điều kiện hoàn cảnh nền kinh tế thị trường đầy biến động. Xét trên mọi gốc độ và mọi hình thức của doanh nghiệp thì bất cứ một doanh nghiệp nào bao giờ cũng có hoạt động mua hàng. Đối với doanh nghiệp thương mại thì mua hàng là một hoạt động hết sức quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp bởi nó là hoạt động cung cấp đầu vào và quyết định đầu ra của doanh nghiệp. Đầu vào của doanh nghiệp được đảm bảo thì góp phần đảm bảo yếu tố đầu ra đến với khách hàng. Hoạt động mua hàng của doanh nghiệp được thực hiện tốt sẽ đảm bảo cung cấp đủ hàng hóa thường xuyên cho nhu cầu kinh doanh, tránh tình trạng gián đoạn hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Ngoài ra việc thực hiện tốt công tác mua hàng còn làm cho chi phí mua hàng, chi phí vận chuyển, chi phí dự trữ giảm. Do đó góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp với các đối thủ cạnh tranh.

Tuy nhiên, hiện nay hầu hết các doanh nghiệp ở Việt Nam nói chung và các doanh nghiệp thương mại nói riêng hầu như chưa thực sự quan tâm đến công tác quản trị mua hàng, mà hầu hết các doanh nghiệp chỉ quan tâm đến hoạt động bán hàng và quan tâm đến việc tạo ra lợi nhuận hơn là việc quan tâm đến việc tiết kiệm chi phí phí mua hàng. Do đó tình trạng ứ động hàng hóa, mua hàng với chi phí cao, tuy nhiên lại thiếu những mặt hàng thị trường có nhu cầu cao…thường xuyên xảy ra đối với các doanh nghiệp thương mai Việt Nam.

Đối với công ty Cổ Phần Vật Tư Hậu Giang tuy công ty cũng đã chú trọng đến hoạt động mua hàng, công tác tổ chức mua hàng cũng đã đạt được những hiệu quả nhất định. Tuy nhiên trong môi trường kinh doanh đầy thách thức như hiện nay công ty cũng đã gặp phải nhiều khó khăn trong công tác tổ chức mua hàng, từ khâu lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng với nhà cung cấp cho đến khâu giao nhận hàng hóa… Do đó việc tìm ra “giải pháp hoàn thiện công tác quản trị mua hàng tại công ty Cổ Phần Vật Tư Hậu Giang” là vấn đề hết sức cần thiết đối với công ty cũng như đối với tất cả các doanh nghiệp thương mại Việt Nam.

GVHD: Hoàng Thị Hồng Lộc SVTH: Nguyễn Phú Mãi1


1.2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU

1.2.1. Mục tiêu chung

Tìm hiểu và đánh giá thực trạng về công tác quản trị mua hàng tại công ty

Cổ Phần Vật Tư Hậu Giang từ đó đưa ra giải pháp để nâng cao chất lượng công

tác quản trị mua hàng tại công Cổ Phần Vật Tư Hậu Giang.

1.2.2. Mục tiêu cụ thể

Tìm hiểu tình hình mua hàng tại công ty Cổ Phần Vật Tư Hậu Giang trong

3 năm từ năm 2009 đến năm 2011.

Phân tích thực trạng công tác quản trị mua hàng của công ty Cổ Phần Vật

Tư Hậu Giang.

Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản trị mua hàng của công

ty Cổ Phần Vật Tư Hậu Giang.

Đề xuất một số giải pháp cơ bản nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua

hàng tại công ty Cổ Phần Vật Tư Hậu Giang.

1.3. CÂU HỎI NGHIÊN CỨU

Tình hình thu mua hàng tại công ty Cổ Phần Vật Tư Hậu Giang trong

những năm gần đây như thế nào?

Công ty có quan tâm đến công tác quản trị mua hàng không?

Những năm qua công ty có làm tốt công tác quản trị mua hàng không?

Những nhân tố nào tác động đến công tác quản trị mua hàng của công ty?

1.4. PHẠM VI NGHIÊN CỨU

1.4.1. Phạm vi không gian

Đề tài nghiên cứu về công tác tổ chức mua hàng và dự trữ tại công ty Cổ

Phần Vật Tư Hậu Giang.

1.4.2. Phạm vi thời gian

Đề tài nghiên cứu về thực trạng công tác quản trị mua hàng tại công ty Cổ

Phần Vật Tư Hậu Giang trong 3 năm trở lại đây từ năm 2009-2011.

1.4.3. Đối tượng nghiên cứu

Đối tương nghiên cứu của đề tài là thực trạng công tác quản trị mua hàng tại

công ty Cổ Phần Vật Tư Hậu Giang.



1.5. LƯỢC KHẢO TÀI LIỆU NGHIÊN CỨU

Somxay Vatthana (2008), Hoàn thiện công tác cung ứng nguyên

vật liệu tại công ty Trách nhiệm hữu hạn nhà nước một thành viên Dệt 19/5 Hà

Nội. Đề tài tập chung nghiên cứu về thực trạng công tác quản trị mua hàng như:

vấn đề xác định nhu cầu nguyên vật liệu, xác dịnh lượng đặt hàng, xem xét vấn

đề tồn kho từ đó tìm ra những tồn tại trong công tác quản trị mua hàng và đưa ra

giải pháp.

Kết quả nghiên cứu của luận văn đã nêu lên được khá cụ thể tình hình

quản trị mua hàng của công ty, từ đó thấy được những tồn tại trong công tác quản

trị mua hàng tại công ty để đưa ra những giải pháp để nâng cao chất lượng công

tác quản trị mua hàng tai công ty.

Mặc hạn chế đề tài đã không đi nghiên cứu hết các khía cạnh của hoạt

động quản trị mua hàng mà chỉ mới tìm hiểu về công tác xác định nhu cầu

nguyên vật liệu và lượng hàng cần mua. Mặc khác để tài chỉ dừng lại ở chổ mô tả

về những công tác quản trị mua hàng tại công ty mà chưa đi sâu vào phân tích kết

quả của công tác quản trị mua hàng.

Nguyễn Thị Hương (2004), Nâng cao chất lượng công tác quản trị

mua hàng tai công ty bách hóa số 5 Nam Bộ. Kết quả nghiên cứu của đề tài đã

cho thấy được tình hình mua hàng của công ty trong 3 năm để so sánh, và đã tìm

hiểu được thực trang công tác quản trị mua hàng một cách đầy đủ để từ đó đưa ra

được các giải pháp.

Mặc hạn chế của đề tài là đề tài chưa cho chúng ta thấy được từ thực trạng

của ccông tác mua hàng đó nó sẽ tác động như thế nào đến với hoạt động của

công ty. Và đề tài cũng chưa tìm hiểu đến các nguyên nhân ảnh hưởng đến công

tác mua hàng của doanh nghiệp để từ đó đưa ra những giải pháp chính sát hơn.



CHƯƠNG 2

PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

2.1. PHƯƠNG PHÁP LUẬN

2.1.1. Một số khái niệm và định nghĩa cơ bản

2.1.1.1. Mua hàng

Về bản chất kinh tế, mua hàng là hành vi thương mại đầu tiên nhằm

chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa giữa doanh nghiệp thương mại và các đơn vị

nguồn hàng. Thực chất mua hàng là những hoạt động nhằm tạo nguồn lực hàng

hóa để triển khai toàn bộ hệ thống hậu cần, do đó chất lượng và chi phí hậu cần

chịu ảnh hưởng lớn của hoạt động mua hàng.

Mua hàng còn được hiểu là: Hoạt động kinh tế phản ánh quan hệ trao đổi

hàng hóa tiền tệ giữa người mua và người bán trên nguyên tắc thỏa thuận nhằm

đạt được những lợi ích của cả hai bên, trong đó người mua có được sự thỏa mãn

nhu cầu tiêu dùng của mình, người bán sẽ bán được hàng và thu được tiền.

2.1.1.2. Quản trị mua hàng

Theo cách tiếp cận quá trình: Quản trị mua hàng là quá trình hoạch định,

tổ chức, lãnh đạo điều hành và kiểm soát hoạt động mua hàng của doanh nghiệp

thương mại nhằm thực hiện mục tiêu bán hàng.

Theo cách tiếp cận tác nghiệp: Quản trị mua hàng là quản trị bằng các

bước công việc như xác định nhu cầu, tìm và lựa chon nhà cung cấp, theo dõi và

kiểm tra việc giao nhận, đánh giá kết quả mua hàng nhằm đạt được các mục tiêu

đã xác định.

2.1.1.3. Xây dựng kế hoạch mua hàng

Xây dựng kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp là quá trình xác định một

hệ thống các chỉ tiêu của nhu cầu mua hàng, xác định các chính sách mua hàng

và xây dựng các phương án mua hàng.

2.1.1.4. Tổ chức triển khai mua hàng trong doanh nghiệp

Tổ chức triển khai mua hàng là quá trình tìm kiếm và lựa chọn nhà cung

cấp, tiến hành thương lượng và đặt hàng, triển khai giao nhận và thanh toán hợp

đồng mua hang



2.1.1.5. Đánh giá và kiểm soát hoạt động mua hàng

Là quá trình đo lường và đánh giá kết quả mua hàng và tiến hành điểu

chỉnh để thực hiện các mục tiêu mua hàng. Việc kiểm soát mua hàng bao gồm

các bước xác định các chỉ tiêu đo lường; thiết lập các tiêu chuẩn so sánh; đo

lường kết quả mua hàng; so sánh kết quả với tiêu chuẩn, nếu kết quả đạt được

đúng với các tiêu chuẩn đã đưa ra thì tiếp tục theo dõi việc mua hàng, còn nếu kết

quả không đạt tiêu chuẩn thì doanh nghiệp sẽ tiến hành điều chỉnh cho phù hợp.

2.1.1.6. Dự trữ.

Dự trữ là toàn bộ hàng hóa hoặc những mặt hàng được tích lũy lại chờ đợi

để sử dụng về sau, và nó cho phép cung cấp cho người sử dụng dần dần theo

những nhu cầu của họ, không áp đặt cho họ những thời hạn và sự trục trặc.

2.1.2. Vai trò của quản trị mua hàng và dự trữ.

Là cung cấp cho khách hàng:

Vào thời điểm mong muốn (hàng hóa cần phải sẵn sàng khi người ta có

nhu cầu).

Với số lượng mong muốn (là không quá nhiều, cũng không qúa ít).

Với chất lượng mong muốn (có khả năng đáp ứng đúng nhu cầu).

Với chi phí ít nhất (giá mua là một phần chủ yếu của giá cả mà khách

hàng phải chịu).

2.1.3. Mục tiêu của quản trị mua hàng.

Do mua hàng là khâu đầu tiên, cơ bản của hoạt động kinh doanh, là điều

kiện để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tồn tại và phát triển, để công tác

quản trị mua hàng có hiệu quả thì mục tiêu cơ bản của hoạt động mua hàng là

đảm bảo an toàn cho bán ra, đảm bảo chất lượng mua hàng, và mua hàng với chi

phí thấp nhất.

Đảm bảo an toàn cho bán ra thể hiện trước hết là hàng mua phải đủ số

lượng và cơ cấu tránh tình trạng thừa hay thiếu dẫn đến ứ đọng hàng hóa hay

gián đoạn kinh doanh làm ảnh hưởng đến lưu thông hàng hóa. Mặt khác hàng

mua phải phù hợp với nhu cầu của khách hàng vì khách hàng là người tiêu dùng

sản phẩm do công ty bán ra. Công ty có tồn tại hay không phụ thuộc vào khách

hàng. Cuối cùng là đảm bảo sao cho việc mua hàng, vận chuyển ít gặp rủi ro (do

giao hàng chậm, ách tắc trong khâu vận chuyển…). Chẳng hạn như đúng vào



thời điểm nào đó, một mặt hàng đang lên cơn sốt mà theo đúng tính toán của

doanh nghiệp hàng sẽ về đúng vào thời điểm đó nhưng do việc giao hàng chậm

doanh nghiệp sẽ mất đi cơ hội thu được lợi nhuận siêu ngạch và có thể sẽ dẫn đến

tình huống doanh nghiệp mất khách hàng do uy tín của họ bị giảm sút.

Đảm bảo chất lượng hàng mua vào thể hiện ở chỗ hàng phải có chất lượng

mà khách hàng có thể chấp nhận được. Quan điểm phổ biến hiện nay trong cả sản

xuất, lưu thông và tiêu dung là cần có những hàng hóa có chất lượng tối ưu chứ

không phải có chất lượng tối đa.

Đảm bảo mua hàng với chi phí thấp nhất nhằm tạo những điều kiện thuận

lợi cho việc xác định giá bán hàng. Doanh nghiệp có thể hạ giá bán thấp hơn các

đối thủ cạnh tranh để kéo khách hàng về phía mình. Chi phí mua hàng không chỉ

thể hiện ở giá bán mà còn thể hiện ở chỗ mua hàng ở đâu, của ai, số lượng bao

nhiêu… để chi phí giao dịch, đặt hàng, chi phí vận chuyển là thấp nhất.

2.1.4. Các chức năng của tồn kho.2.1.4.1. Chức năng liên kết.

Là chức năng chủ yếu nhất, nó liên kết giữa quá trình sản xuất và cung

ứng. Tồn kho là hết sức cần thiết nhằm đảm bảo sản xuất liên tục vào những lúc

cao điểm, nhất là khi cung và cầu của một loại hàng nào đó không ổn định.

2.1.4.2. Chức năng ngân ngừa tác động của lạm phát.Tồn kho giúp doanh nghiệp tiết kiệm một lượng chi phí đáng kể khi

nguyên vật liệu hay hàng hóa tăng giá dưới tác động của lạm phát. Trong trường

hợp này tồn kho sẽ là một hoạt động đầu tư tốt nhưng cần phải tính toán kỹ lưỡng

các chi phí và rủi ro có thể xảy ra.

2.1.4.3. Chức năng khấu trừ theo số lượng.Nhiều nhà cung ứng sẵn sàng chiết khấu cho những đơn hàng có

khối lượng lớn. Điều này có thể làm giảm giá mua hàng hóa, nguyên vật liệu

nhưng sẽ dẫn đến làm tăng chi phí tồn kho. Nhà quản trị cần phải xác định lượng

hàng tối ưu để có thể hưởng được chiết khấu, đồng thời chi phí tồn trữ tăng

không đáng kể.

2.1.5. Các phương pháp mua hàng trong doanh nghiệp thương mại.

2.1.5.1. Căn cứ theo quy mô mua hàng.

Mua hang theo nhu cầu: Là hình thức mua hàng của doanh nghiệp thương

mại trong đó khi doanh nghiệp cần mua hàng với số lượng bao nhiêu thì sẽ tiến



hành mua bấy nhiêu tức là mỗi lần mua hàng chỉ mua vừa đủ nhu cầu bán ra của

doanh nghiệp trong một thời gian nhất định. Để có được quyết định lượng hàng

sẽ mua trong từng lần, doanh nghiệp phải căn cứ vào diễn biến thị trường, tốc độ

tiêu thụ sản phẩm và xem xét lượng hàng thực tế của doanh nghiệp.

Ưu điểm:

Cơ sở để xác định nhu cầu đơn giản. Nhu cầu mua hàng được xác định xuất

phát từ kế hoạch bán ra của doanh nghiệp hay của các bộ phận, lượng hàng hóa

dự trữ thực tế đầu kì và kế hoạch dự trữ cho kì tiếp theo.

Lượng tiền bỏ ra cho từng lần mua hàng là không lớn lắm nên giúp cho

doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh và do mua bao nhiêu bán hết bấy nhiêu nên

lượng hàng hóa dự trữ ít. Do vậy sẽ tránh được tình trạng ứ đọng vốn, tiết kiệm

được chi phí bảo quản , giữ gìn hàng hóa và các chi phí khác. Điều đó làm tăng

nhanh tốc độ chu chuyển của vốn.

Quá trình mua hàng diễn ra nhanh chóng, thuận lợi nên giúp cho doanh

nghiệp tránh được những rủi ro do biến động về giá hay do nhu cầu hàng hóa

thay đổi, giảm thiểu những thiệt hại do thiên tai gây ra.

Nhược điểm:

Vì lượng hàng mua về ít chỉ đủ bán ra ở mức độ bình thường nên nếu việc

nhập hàng bị trễ hay hàng bán chạy hơn mức bình thường thì doanh nghiệp có

nguy cơ thiếu hàng.

Chi phí mua hàng thường cao, doanh nghiệp không được hưởng các ưu đãi

mà người bán hàng dành cho. Doanh nghiệp bị mất cơ hội kinh doanh trên thị

trường khi trên thị trường có cơn sốt về hàng hóa mà doanh nghiệp đang kinh

doanh, lúc đó mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp sẽ không đạt được, doanh

nghiệp sẽ không thể thu được lợi nhuận siêu ngạch.

Mua hàng theo lô: Mua hàng theo lô lớn là lượng hàng mua một lần nhiều

hơn nhu cầu bán ra của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định. Trên cơ sở

dự đoán nhu cầu trong một khoảng thời gian nhất định nào đó. Dựa vòa một số

luận cứ ta có thể xác định được số lượng hàng tối ưu cần nhấp bởi vậy ta biết


Lượng hàng Mua 1 lần =Lượng hàng bán dự kiến - Tđk + Tck

Số vòng chu chuyển hàng hóa dự kiến


rằng tổng chi phí cho việc nhập hàng sẽ nhỏ nhất khi chi phí lưu trữ hàng hóa

bằng với chi phí mua hàng.

Công thức xác định lượng hàng cần mua:

Trong đó Q: là số lượng hàng hóa cần mua trong một lần

S: là chi phí một lần mua hàng

H: là chi phí bảo quản đơn vị hàng hóa trong một đơn vị thời gian

D: số lượng đơn vị hàng hóa cần thiết trong một đơn vị thời gian

Ưu điểm:

Chi phí thu mua hàng hóa có thể giảm và doanh nghiệp có thể nhận được

những ưu đãi của nhà cung cấp.

Chủ động chọn được các nhà cung cấp uy tín nên ít gặp rủi ro khi nhập

hàng.

Có thể chớp được thời cơ nếu có những cơn sốt thị trường, do đó có thể thu

được lợi nhuận siêu ngạch.

Nhược điểm:

Phải sử dụng một lượng vốn hàng hóa lớn điều này gây ra những khó khăn

tài chính cho doanh nghiệp, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp.

Chi phí bảo quản, bảo hiểm hàng hóa lớn.

Rủi ro (thiên tai, mất cấp, lỗi thời…) cao.

2.1.5.2. Căn cứ vào hình thức mua.

Tập trung thu mua: Những doanh nghiệp có quy mô lớn thường có những

bộ phận chuyên trách thu mua theo nhóm hàng, mặt hàng. Phương pháo thu mua

này có ưu điểm là tiết kiệm được chi phí nhưng nó có nhược điểm là mua bán

tách rời nhau, nhiều khi mua hàng về không ban được vì không phù hợp với nhu

cầu người tiêu dùng.

Phân tán thu mua: Trong điều kiện doanh nghiệp khoán cho từng quầy

hàng, họ phải lo vốn và nguồn hàng kinh doanh. Ưu điểm của phương pháp này

là nắm chắc được nhu cầu, thị trường mua và bán gắn liền nhau. Nhược điểm là

số lượng mua bán ít, giá cả cao, chi phí kí kết tăng.

Liên kết thu mua phân tán tiêu thụ: Đây là hình thức mà các doanh nghiệp

nhỏ thường áp dụng do điều kiện vốn ít, một số cửa hàng lien kết với nhau cùng



thu mua hàng hóa, sau đó phân phối lại cho các cửa hàng tiêu thụ. Ưu điểm của

hình thức này là do mua nhiều nên mua được giá thấp, tiết kiệm được chi phí vận

chuyển trên một đơn vị hàng hóa, chi phí đi lại của cán bộ thu mua và một số chi

phí khác liện quan. Nhưng cũng có nhược điểm là do mua nhiều nên phải chi phí

bảo quản, hao hụt tăng, tốc độ chu chuyển vốn chậm.

2.1.5.3. Căn cứ vào thời hạn tín dụng.

Mua đến đâu thanh toán đến đó (thanh toán ngay): Theo phương thức này

thì khi nhận được hàng hóa do bến bán giao thì doanh nghiệp phải làm thủ tục

cho bên bán.

Mua giao hàng trước: Sauk hi bên bán giao hàng cho doanh nghiệp, doanh

nghiệp đã nhận được hàng hóa sau một thời gian doanh nghiệp mới phải thanh

toán lô hàng đó.

Mua đặt tiền trước nhận hàng sau: Sau khi kí hợp đồng mua bán hàng hóa

với nhà cung cấp doanh nghiệp phải trả một khoản tiền (có thể là một phần lô

hang hay toàn bộ giá trị của lô hang) đến thời hạn giao hang bên bán sẽ tiến hành

giao hang cho bên mua.

2.1.5.4. Căn cứ theo nguồn hàng.

Mua trong nước: Đây là hình thức mua mà mọi hoạt động mua của doanh

nghiệp được tiến hành trong phạm vi một quốc gia. Nguồn hang đó được sản

xuất trong nước.

Mua từ nước ngoài: Đây là hình thức doanh nghiệp mua hàng từ nước

ngoài về để phục vụ cho việc kinh doanh ở trong nước.

Cùng với các cách thức phân loại trên còn có nhiều cách phân loại khác

như: phân loại theo phương thức mua theo hợp đồng, phương thức mua trực tiếp

hay gián tiếp, phương thức mua theo hợp đồng hay mua theo đơn hàng, mua

buôn hay mua lẻ… mỗi phương pháp trên đều có những ưu và nhược điểm riêng

nên các doanh nghiệp tùy vào thực trạng của mình trong từng thời điểm, từng

giai đoạn nhất định để quyết định xem mình nên mua theo phương thức nào là

tiện nhất và tốt nhất.

2.1.6. Các quy tắc đảm bảo mua hàng có hiệu quả



Mua hàng có hiệu quả là hoạt động có vai trò to lớn đối với doanh nghiệp,

do đó để mua hàng có hiệu quả thì doanh nghiệp nên áp dụng một số nguyên tắc

sau nhằm đảm bảo hoạt động mua hàng có hiệu quả cao hơn.

Nên mua hàng của nhiều nhà cung cấp

Luôn giữ thế chủ động trước các nhà cung cấp

Đảm bảo sự hợp lý trong tương quan quyền lợi giữa các bên

2.1.7. Nội dung của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại

Hình 1: Sơ đồ quá trình mua hàng trong doanh nghiệp

2.1.7.1. Xác định nhu cầu mua hàng.

Mua hàng là hoạt động xuất phát từ nhu cầu do vậy trước khi mua hàng

nhà quản trị phải xác định được nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp trong mỗi

thời kì. Thực chất của giai đoạn này là trả lời cho câu hỏi mua cái gì, mua bao

nhiêu, chất lượng như thế nào…

Mua cái gì? Phụ thuộc vào nhu cầu bán ra để xác định. Mua cái gì

doanh nghiệp cần tức là thị trường cần.

Để xác định xem mình mua cái gì thì doanh nghiệp phải đi nghiên cứu tìm

hiểu xem khách hàng cần gì, nắm chắc nhu cầu của khách hàng để thỏa mãn.

Nghiên cứu thị trường giúp cho các doanh nghiệp xác định được nhu cầu, từ đó


Xác Định nhu cầu

Tìm và lựa chọn nhà cung cấp

Thương lượng và đặt hàng

Theo dõi và thực hiện mua hàng

Đánh giá kết quả mua hàng

Thỏa mãn Không thỏa mãn


xác định được tổng cung cầu hàng hóa, đây là kế hoạch tạo nguồn và mua hàng.

Đồng thời xác định cụ thể lượng cung của từng khu vực, từng chủng loại để lựa

chon chủ hàng, phương thức mua hàng phù hợp, đảm bảo số lượng, loại hàng

mua, thời gian mua phù hợp với kế hoạch bán ra của doanh nghiệp, tạo ra lợi

nhuận hợp pháp, hiệu quả.

Mua với số lượng bao nhiêu? Để xác định được số lượng hàng hóa mua

vào là bao nhiêu trên thực tế người ta thường dựa vào công thức cân đối lưu

chuyển.

D + Tđk = B + Tck + Dhh

Trong đó:

M: Lượng hàng hóa cần mua vào trong toàn bộ kì kinh doanh.

B: Lượng hàng bán ra theo kế hoạch của doanh nghiệp trong kì

Tđk: Lượng hàng hóa tồn kho của doanh nghiệp đầu kì kinh doanh

Tck: Lượng hàng hóa tồn kho cuối kì kế hoạch

Dhh: Định mức hao hụt (nếu có)

Từ công thức cân đối có thể xác định được nhu cầu mua vào trong kì như

sau:

D = B + Tck – Tđk + Dhh

Công thức trên được dung để xác định nhu caaif mua vào của từng mặt

hàng. Tổng lượng hàng mua vào của doanh nghiệp bằng tổng các lượng hàng

mua vào của từng mặt hàng.

Chất lượng mua vào như thế nào? Xác định theo nhu cầu bán ra của

doanh nghiệp. Mua vào phụ thuộc vào mức bán ra của doanh nghiệp cả về số

lượng, chất lượng, cơ cấu…

Yêu cầu về chất lượng:

Doanh nghiệp phải đưa ra mục tiêu chất lượng đối với hàng hóa

mua vào.

Cần chú ý theo đuổi mục tiêu chất lượng tối ưu chứ không phải

mục tiêu chất lượng tối đa.

Ngoài ra doanh nghiệp cần chú ý đến yêu cầu về cơ cấu, chủng loại,

mẫu mã, thời gian để đảm bảo được mua tiêu chi phí và mục tiêu an toàn.



Việc xác định nhu cầu mua hàng sẽ giúp doanh nghiệp có được lượng hàng

tối ưu mà doanh nghiệp sẽ mua từ đó mới có thể tìm và lựa chọn nhà cung cấp

cho phù hợp.

2.1.7.2. Tìm và lựa chon nhà cung ứng.

Thực chất là để trả lời câu hỏi mua của ai. Để thực hiện được mục tiêu này

doanh nghiệp phải đi tìm và lựa chọn nhà cung cấp. Câu hỏi đặt ra là doanh

nghiệp sẽ tìm ở đâu và như thế nào.

Tìm nhà cung cấp:

Có rất nhiều cách mà doanh nghiệp thương mại có thể tìm kiếm những nhà

cung cấp tiềm năng. Doanh nghiệp có thể tìm thông qua các hình thức:

Thông qua chương trình quảng cáo, giới thiệu của nhà cung cấp.

Thông qua hội chợ, triển lãm.

Thông qua đơn thư chào hàng.

Thông qua hội nghị khách hàng…

Lựa chọn nhà cung cấp: Khi lựa chọn nhà cung cấp cần vận dụng một

cách sáng tạo nguyên tắc “ không nên chỉ có một nhà cung cấp”. Muốn vậy phải

nghiên cứu toàn diện và kĩ các nhà cung cấp trước khi đư ra quyết định chọn lựa,

phải đánh giá được khả năng hiện tại và tiềm ẩn của họ trong việc cung ứng hàng

hóa cho doanh nghiệp. Việc lựa chọn nhà cung cấp với giá rẻ nhất cũng như với

chi phí vận tải nhỏ nhất ảnh hưởng không nhỏ tới giá thành sản phẩm làm tăng

lợi nhuận. Vì vậy việc lựa chọn nhà cung cấp có ý nghĩa nhất quan trọng đối với

nhà quản trị.

Phương pháp lựa chọn nhà cung ứng.

Xây dựng hàng loạt các chỉ tiêu để lựa chọn nhà cung cấp.

Sau đó doanh nghiệp tiến hành cho điểm từng tiêu thức có gắn với

hệ số quan trọng, từ đó xác định được tổng số điểm của mỗi nhà cung cấp. Dựa

vào tổng số điểm để lựa chọn nhà cung cấp cho doanh nghiệp.

Hình 2: Quy trình lựa chọn nhà cung cấp.

Các chỉ tiêu lựa chon nhà cung cấp:


Trình TGĐ phê duyệt

Lựa chọn NCC

chính thức

Tiến hành đánh giá

Lập tiêu chí

đánh giá

Danh sách NCC

ban đầu

Thu thập thông tin

NCC


Để lựa chọn nhà cung cấp, doanh nghiệp cần xây dựng được các tiêu chuẩn

đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp để từ đó có những thông tin chính xác nhà

cung cấp để lựa chọn. Hiện nay thì các doanh nghiệp thường dựa trên những tiêu

chuẩn sau đây để đánh giá nhà cung cấp:

Vị thế và uy tín của các nhà cung cấp

Khả năng tài chính của các nhà cung cấp: họ đang ở giai đoạn ổn

định và phát triển với tình hình tài chính lành mạnh hay đang trong thời kỳ thua

lỗ và có khó khăn về tài chính.

Uy tín của nhà cung cấp: uy tín về chất lượng sản phẩm, uy tín

trong việc giao nhận hàng hóa (đúng thời gian, đảm bảo chất lượng, số lượng…)

Các dịch vụ sau bán hàng của nhà cung cấp.

Vị trí địa lí của nhà cung cấp: điều này ảnh hưởng đến khả năng

giao hàng.

Khả năng thích ứng của nhà cung cấp với thị trường.

2.1.7.3. Thương lượng và đặt hàng.

Sau khi đã có trong tay danh sách các nhà cung cấp đã lựa chọn danh

nghiệp tiến hành thương lượng và đặt hàng để đi đến kí kết hợp đồng mua bán

với họ.

Thương lượng giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp thực chất là việc giải

quyết bài toán mua hàng với hàm mục tiêu là các mục tiêu đã xác định và các

rang buộc bằng các rang buộc chặt và rang buộc lỏng. Những rang buộc này liên

quan đến số lượng hàng hóa, chủng loại hàng hóa, chất lượng hàng hóa, giá cả,

các điều kiện lien quan đến việc mua hàng, các biện pháp xử lý nếu vi phạm hợp

đồng và để có thể đi được đến thỏa thuận chung thì hai bên cần phải phân chia

các ràng buộc chặt và ràng buộc lỏng.

Trong quá trình thương lượng và đặt hàng thì thương lượng giữ một vị trí

quan trọng ảnh hưởng tới quyết định mua hàng. Các vấn đề cần thương lượng

bao gồm:

+ Các tiêu chuẩn kĩ thuật của hàng hóa như mẫu mã, chất lượng, phương

tiện và phương pháp kiểm tra.

+ Giá cả và sự giao động về giá cả khi giá cả trên thị trường lúc giao hàng

có biến động.



+ Phương thức thanh toán ngay, chuyễn khoản, tín dụng chứng từ và xác

định thời gian thanh toán.

+ Thời gian và địa điểm giao hàng: địa điểm giao hàng lien quan đến chi

phí vận chuyển, điều kiện giao thong vận tải nên ghi cụ thể khi nào thì giao hàng,

ghi rõ giao hàng một lần hay nhiều lần, ai giao cho ai…

Sauk hi đã thỏa thuận các điều kiện trong bước thương lượng nếu chấp

nhận, doanh nghiệp cần tiến hành kí kết hợp đồng hay đơn hàng bằng văn bản.

Đây là cơ sở để các bên cùng thực hiện theo và khi xảy ra tranh chấp thì nó là

bằng chứng để dưa ra trọng tài kinh tế. Doanh nghiệp tiến hành dặt hàng với nhà

cung cấp bằng một trong các hình thức sau:

+ Kí kết hợp đồng mua bán: Đây là hình thức mang tính pháp lí cao nhất.

+ Đơn đặt hàng (dứng tên người mua): Đây là hình thức mang tính pháp lí

thấp hơn hình thức trên.

+ Hóa đơn bán hàng (đứng tên người bán): đây là hình thức mang tính pháp

lí thấp nhất.

2.1.7.4. Theo dõi và kiểm tra giao nhận hàng.

Việc giao nhận hàng được thực hiện trên cơ sở hợp đồng tuy nhiên cần đôn

đốc, thúc giục các nhà cung cấp nhanh chóng chuyển hàng để tránh tình hình

hàng đến chậm làm ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, làm

gián đoạn quá trình lưu thong. Cần giám sát, theo dõi toàn bộ quá trình giao hàng

xem bên cung cấp có thực hiện đúng các diều kiện ghi trong hợp đồng không. Cụ

thể:

+ Hàng hóa nhập kho phải nghiệm thu cẩn thận.

+ Kiểm tra số lượng.

+ kiểm tra chất lượng.

Sauk hi làm thủ tục nhập hàng hóa xong người quản lý kho hàng ký vào

biên bản nhập hàng, kho giữ một bảng, kế toán giữ một bản, gửi một bảng cho

người cung cấp, đến đây quá trình thu mua kết thúc.

2.1.7.5. Đánh giá kết quả thu mua.

Đánh giá kết quả mua hàng:



Việc đánh giá kết quả mua hàng nhằm để xác định và đánh giá mức độ

đáp ứng mục tiêu và kế hoạch mua hàng đã được xây dựng của doanh nghiệp ở

mỗi kỳ kế hoạch hoặc sau khi thực hiện một hợp đồng mua hàng.

Việc đánh giá kết quả mua hàng có thể được tiến hành theo các bước cụ

thể như sau:

Xác định các tiêu chuẩn đánh giá phù hợp với mục tiêu mua hàng, bán

hàng, mục tiêu tài chính của doanh nghiệp bao gồm các tiêu chuẩn định lượng

như lượng hàng hóa mua vào theo hiện vật, tổng giá trị mua vào trong kỳ, trị giá

mua hàng theo ngành hàng, mặt hàng kinh doanh…. và các chỉ tiêu định tính như

mức độ đảm bảo nhu cầu bán ra, mức độ đáp ứng thị hiếu của khách hàng về sản

phẩm và dịch vụ, mức độ đảm bảo tính chủ động trong kinh doanh.

So sánh kết quả mua hàng với các tiêu chuẩn đánh giá đã được lựa chọn

để xác định mức độ hoàn thành kế hoạch hay hợp đồng mua hàng của doanh

nghiệp, phân tích các nguyên nhân hoàn thành hoặc chưa hoàn thành kế hoạch

trong hợp đồng mua để có những biện pháp điều chỉnh cho phù hợp.

Đánh giá quá trình mua hàng:

Đánh giá quá trình mua hàng bao gồm một số nội dung:

Đánh giá công tác lập kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp: nhằm trả

lời câu hỏi cơ bản về mục tiêu mua hàng đã được xác lập đúng chưa, nhu cầu

mua hàng đã được xác định đúng chưa, hình thức mua hàng, phương án mua

hàng….đã được xác định đúng chưa?

Đánh giá công tác tổ chức mua hàng: nhằm xem xét lại hoạt động tìm

kiếm, lựa chọn nhà cung cấp và tổ chức giao hàng, thanh toán tiền hàng với nhà

cung cấp

Đánh giá thành tích đội ngũ mua hàng: Việc đánh giá thành tích của đội

ngũ mua hàng sẽ giúp cho doanh nghiệp nhận thấy năng lực của nhân viên mua

hàng cũng như trình độ, kiến thức, kỹ năng, và các phẩm chất nghề nghiệp của

nhân viên mua hàng điều này có ảnh hưởng đến kế hoạch mua hàng trong doanh

nghiệp ở các thời kỳ khác nhau trong doanh nghiệp.

2.2. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

2.2.1. Phương pháp thu thập số liệu

2.2.1.1. Phương pháp thu thập số liệu sơ cấp



Số liệu sơ cấp trong đề được thu thập thông qua bảng số liệu bằng cách

phòng vấn ban lãnh đạo trong công ty.

2.2.1.2. Phương pháp thu thập số liệu thứ cấp

Số liệu thứ cấp dùng trong đề tài được lấy từ các bảng sổ liệu của công

ty Cổ Phần Vật Tư Hậu Giang từ năm 2009 đến năm 2011.

2.2.2. Phương pháp phân tích số liệu

Mục tiêu 1: Đề tài đã sử dụng phương pháp thống kê mô tả và phương

pháp so sánh để phân tích tình hình mua hàng của công ty trong 3 năm qua.

Mục tiêu 2: Đề tài sử dụng phương pháp phỏng vấn, phương pháp thống

kê để tìm hiểu thực trạng công tác quản trị mua hàng tại công ty.

Mục tiêu 3: Đề tài sử dụng phương pháp tổng hợp và phân tích để tìm hiểu

các yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản trị mua hàng tại công ty Cổ Phần Vật Tư

Hậu Giang.

Mục tiêu 4: Qua kết quả phân tích về thực trạng công tác quản trị mua

hàng tại công ty Cổ Phần Vật Tư Hậu Giang đề tài sẽ phát hiện ra được những

yếu tố tồn tại trong công tác quản trị mua hàng và kết hợp với những yếu tố ảnh

hưởng đến công tác quản trị mua hàng của công ty để đề ra một số giải pháp để

nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng cho công ty Cổ Phần Vật Tư

Hậu Giang.

CHƯƠNG 3

GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VÀ TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG

TY CỔ PHẦN VẬT TƯ HẬU GIANG

4.1. GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY.



4.1.1. Giới thiệu về công ty

4.1.2. Lịch sử hình thành và phát triển

4.1.3. Ngành nghề kinh doanh

4.1.4. Sứ mạng và chính sách chất lượng

4.1.5. Cơ cấu tổ chức của công ty

4.1.6. Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty

4.1.7. Sản phảm kinh doanh chính

4.1.8. Kế Hoạch phát triển kinh doanh

4.1.9. Hệ thốnh nhà cung cấp

4.1.10. Trình độ công nghệ

4.1.11. Tình hình nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới

4.1.12. Những nhân tố ảnh hưởng đến hđkd

4.1.13. Vị thế của công ty so với các doanh nghiệp khác cùng ngành

4.1.14. Chính sách đối với người lao động

4.2. TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY.

CHƯƠNG 4

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI

CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ HẬU GIANG

4.1. TÌNH HÌNH MUA HÀNG QUA 3 NĂM CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN

VẬT TƯ HẬU GIANG.

4.1.1. Tình hình mua hàng của công ty những năm gần đây

4.1.2. Tình hình hàng tồn kho tại công ty từ năm 2009 đến năm 2011

4.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN VẬT TƯ HẬU GIANG

4.2.1. Thực trạng công tác xác định nhu cầu

4.2.2. Thực trạng công tác tìm và lựa chọn nhà cung cấp

4.2.3. Thực trạng công tác thượng lượng trong mua hàng

4.2.4. Thực trạng công tác kiểm tra việc giao nhận hàng

4.2.5. Thực trang công tác đánh giá kết quả thực hiện

4.3. CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA

HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ HẬU GIANG



CHƯƠNG 5

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN

TRỊ MUA HÀNG VÀ DỰ TRỮ HÀNG HÓA CHO CÔNG TY

CỔ PHẦN VẬT TƯ HẬU GIANG

5.1. NHỮNG TỒN TẠI TRONG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ MUA HÀNG VÀ

DỰ TRỮ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ HẬU GIANG

5.2. GIẢI PHÁP

CHƯƠNG 6

KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ


chƯƠng 1: giỚi thiỆuphumai1001.weebly.com/uploads/4/4/8/5/4485462/_de_cuong... · web...

Documents