CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

BỘ KẾ HOẠCH ĐẦU TƯ

NGÂN HÀNG THẾ GIỚI

DỰ ÁN GIẢM NGHÈO CÁC TỈNH MIỀN NÚI PHÍA BẮC GIAI ĐOẠN 2

KHOẢN VAY BỔ SUNG (2015 – 2018)

SỔ TAY HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN DỰ ÁN

CHƯƠNG IV MUA SẮM ĐẤU THẦU

Tháng 1, 2015

1

MỤC LỤC

I. GIỚI THIỆU CHUNG .............................................................................................. 3 1.1. Việc áp dụng Hướng dẫn Mua sắm và Hướng dẫn Tư vấn của WB ..................... 3 1.2. Những nguyên tắc chính của quá trình đấu thầu mua sắm .................................... 3 1.2.1. Tính hợp lệ .......................................................................................................... 3 1.2.2. Mâu thuẫn lợi ích ................................................................................................ 5 1.2.3. Ký hợp đồng trước và Tài trợ hồi tố ................................................................... 7 1.2.4. Mua sắm sai quy định ......................................................................................... 7 1.2.5. Gian lận và Tham nhũng ..................................................................................... 8 1.2.6. Kế hoạch mua sắm đấu thầu .............................................................................. 10 1.2.7. Sử dụng các Tài liệu đấu thầu chuẩn /mẫu của WB ......................................... 10 

II CHUẨN BỊ VÀ CẬP NHẬT KẾ HOẠCH ĐẤU THẦU ..................................... 10 2.1. Chuẩn bị Kế hoạch Đấu thầu: .............................................................................. 10 2.2. Cập nhật KHĐT: .................................................................................................. 11 2.3. Đăng tải Kế hoạch Đấu thầu: ............................................................................... 13 

III. CÁC PHƯƠNG PHÁP VÀ THỦ TỤC ĐẤU THẦU ĐƯỢC ÁP DỤNG ......... 13 3.1. Chung .................................................................................................................. 13 3.2. Hướng dẫn từng bước thực hiện các phương pháp mua sắm hàng hóa và công trình ............................................................................................................................. 13 3.3 Hướng dẫn các bước triển khai các Phương pháp Tuyển chọn tư vấn ................. 21 

IV. QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG ........................................................................................ 30 4.1. Giám sát của Ban QLDA: ................................................................................... 30 4.2 Các sửa đổi ........................................................................................................... 31 4.3 Việc thực hiện không đáp ứng yêu cầu ................................................................ 31 

V. LƯU GIỮ HỒ SƠ, XÉT DUYỆT CỦA CHÍNH PHỦ VÀ NHTG ..................... 31 5.1  Lưu giữ hồ sơ ...................................................................................................... 31 5.2 Xét duyệt của NHTG ........................................................................................... 32 5.3  Xét duyệt của Chính phủ ............................................................................ 33 

VI. NGĂN CHẶN VÀ CHỐNG LẠI GIAN LẬN VÀ THAM NHŨNG TRONG MUA SẮM .................................................................................................................... 33 

2

CÁC TỪ VIẾT TẮT

AF Khoản vay bổ sung

Ban ĐPDATW/CPO Ban Điều phối Dự án Trung ương

Ban QLDA Ban Quản lý Dự án

Ban PTX Ban Phát triển xã

Bộ KH&ĐT Bộ Kế hoạch và Đầu tư

CQS Tuyển chọn dựa trên năng lực

Dự án GNMNPB -2 Dự án Giảm nghèo các tỉnh miền núi phía Bắc giai đoạn 2

HSDT Hồ sơ mời thầu

HSMT Hồ sơ dự thầu

ICB Đấu thầu cạnh tranh quốc tế

KHĐT Kế hoạch Mua sắm đấu thầu (hoặc Kế hoạch lựa chọn nhà thầu)

LCS Tuyển chọn tư vấn có chi phí thấp nhất

NCB Đấu thầu cạnh tranh trong nước

NHTG/WB Ngân hàng Thế giới

NSPTX Ngân sách Phát triển xã

QCBS Tuyển chọn trên cơ sở Chất lượng và Chi phí

QBS Tuyển chọn trên cơ sở Chất lượng

SH Chào hàng cạnh tranh

SSS Tuyển chọn từ một nguồn duy nhất

TOR Điều khoản tham chiếu

UBND Uỷ ban Nhân dân

3

I. GIỚI THIỆU CHUNG

Chương này nhằm hướng dẫn các Ban QLDA biết phải tiến hành đấu thầu mua sắm hàng hóa, công trình, dịch vụ phi tư vấn và dịch vụ tư vấn sử dụng vốn IDA tài trợ cho dự án GNMNPB-2 của giai đoạn AF. Hiệp định Tài trợ cho dự án GNMNPB-2 – giai đoạn AF quy định việc đấu thầu mua sắm sử dụng vốn IDA sẽ phải được thực hiện theo các hướng dẫn của WB “Hướng dẫn: Mua sắm đấu thầu hàng hóa, xây lắp và dịch vụ phi tư vấn trong các khoản vay của IBRD và Tín dụng và Tài trợ không hoàn lại của IDA cho các Bên vay vốn Ngân hàng Thế giới” tháng 1/2011 và sửa đổi tháng 7/2014 (sau đây gọi tắt là Hướng dẫn mua sắm); và “Hướng dẫn: Tuyển chọn và Thuê tư vấn trong các khoản vay của IBRD và Tín dụng và Tài trợ không hoàn lại của IDA cho các Bên vay vốn Ngân hàng Thế giới” tháng 1/2011 và sửa đổi tháng 7/2014 (sau đây gọi tắt là Hướng dẫn Tư vấn). Các chính sách, thủ tục đấu thầu và hướng dẫn thực hành mô tả trong chương này chỉ để các Ban QLDA tham khảo và áp dụng vào công tác mua sắm đấu thầu của Dự án trong giai đoạn AF. Trong trường hợp có xung đột hoặc mâu thuẫn giữa nội dung của Chương IV - Sổ tay PIM với các hướng dẫn của NHTG, những quy định nêu trong Hướng dẫn Mua sắm và Hướng dẫn Tư vấn sẽ được áp dụng.

1.1. Việc áp dụng Hướng dẫn Mua sắm và Hướng dẫn Tư vấn của WB Các thủ tục nêu trong Hướng dẫn Mua sắm và Hướng dẫn Tư vấn áp dụng cho tất cả các hợp đồng hàng hóa, xây lắp và dịch vụ tư vấn được tài trợ một phần hoặc toàn bộ bằng vốn IDA của dự án GNMNPB-2 – giai đoạn AF. Nói cách khác, đối với các hợp đồng do WB tài trợ, các Ban QLDA phải sử dụng các thủ tục đấu thầu thích hợp theo quy định của Hướng dẫn Mua sắm và Hướng dẫn Tư vấn của WB, chứ không phải quy định nêu trong Luật Đấu thầu của Chính phủ. Đối với việc mua sắm đấu thầu các hàng hóa, công trình, dịch vụ phi tư vấn và dịch vụ tư vấn sử dụng vốn đối ứng, các Ban QLDA không cần tuân thủ theo các hướng dẫn mua sắm của Ngân hàng

1.2. Những nguyên tắc chính của quá trình đấu thầu mua sắm Các quá trình đấu thầu mua sắm do các Ban QLDA tiến hành phải đáp ứng các nguyên tắc chính sau (i) tính kinh tế và hiệu quả; (ii) cơ hội bình đẳng cho tất cả các nhà thầu/tư vấn hợp lệ để cạnh tranh; (iii) khuyến khích sự phát triển của các ngành xây dựng và chế tạo nội địa và tư vấn trong nước; (iv) tính minh bạch và (v) lựa chọn các tư vấn và dịch vụ chất lượng cao.

1.2.1. Tính hợp lệ NHTG cho phép các công ty và cá nhân từ tất cả các quốc gia tham gia đấu thầu hàng hóa, công trình, dịch vụ phi tư vấn và dịch vụ tư vấn cho các dự án do NHTG

4

tài trợ để thúc đẩy tính cạnh tranh.1 Tuy nhiên, có một số trường hợp ngoại lệ mà một tổ chức hay cá nhân bị coi là không hợp lệ để tham gia đấu thầu các hoạt động do NHTG tài trợ, gồm:

− Các công ty, dịch vụ tư vấn hoặc hàng hóa sản xuất tại một nước mà: (i) luật hoặc quy định chính thức của Chính phủ Việt Nam cấm các quan hệ thương mại với nước đó (nếu có); hoặc (ii) khi Chính phủ Việt Nam cấm nhập khẩu bất kỳ mặt hàng nào từ quốc gia đó, hoặc cấm bất kỳ khoản thanh toán nào cho cá nhân hay tổ chức nào tại một quốc gia đó để tuân thủ theo quyết định của Hội đồng Bảo an Liên Hợp Quốc được thông qua tại Chương VII của Hiến chương Liên Hợp Quốc;

− Một công ty có mâu thuẫn về lợi ích (xem chi tiết trong mục 1.1.2.2);

− Các Doanh nghiệp Nhà nước (DNNN) tại Việt nam chỉ có thể được tham gia đấu thầu nếu chứng minh được rằng họ (i) tự chủ về mặt pháp lý và tài chính, (ii) hoạt động theo luật thương mại, và (iii) không phải là đơn vị phụ thuộc của Bên Vay hoặc Bên Vay lại.;

− Các cơ quan thực hiện dự án được khuyến nghị trao đổi với NHTG trong trường hợp có nghi vấn về tính hợp lệ của DNNN. Hướng dẫn chi tiết cho việc đánh giá tính hợp lệ của DNNN được nêu trong văn bản của NHTG có tên tiếng Anh là“Bank’s Guidance Note about Vietnam SOE Eligibility” ngày 19/12/2011;

− Nếu các dịch vụ do các trường đại học, trung tâm nghiên cứu hoặc các tổ chức khác thuộc Nhà nước quản lý là duy nhất và đặc biệt do thiếu các tổ chức tư nhân có thể thay thế trong lĩnh vực đó, và khi sự tham gia của các đơn vị này có ý nghĩa quyết định đối với việc thực hiện dự án, thì NHTG có thể chấp nhận thuê các tổ chức này tùy theo từng trường hợp cụ thể. Tương tự, giảng viên các trường đại học hoặc các nhà khoa học của các viện nghiên cứu có thể được ký hợp đồng cá nhân trong các dự án sử dụng vốn tài trợ của NHTG;

− Các giảng viên, cán bộ và chuyên gia hoạt động trong các lĩnh vực chuyên môn của các trường đại học, các tổ chức giáo dục và viện nghiên cứu có thể được ký hợp đồng cá nhân để làm việc bán chuyên trách cho Dự án với điều kiện họ đã được tuyển dụng dài hạn bởi tổ chức đó trong ít nhất là một năm trước khi ký hợp đồng với Dự án và việc thuê tuyển đó là hợp lý, không tạo xung đột về lợi ích và cần thiết cho Dự án;

− Các công chức và viên chức Nhà nước chỉ có thể được thuê trong các hợp đồng tư vấn với tư cách tư vấn cá nhân hoặc với tư cách thành viên của đội chuyên gia trong đề xuất của một công ty tư vấn, nếu họ (i) Nghỉ làm không lương hoặc đã xin thôi việc hay nghỉ hưu (thời gian xin thôi việc hoặc nghỉ hưu ít nhất phải là 6 tháng

1 Điều 1.8 trong Hướng dẫn Đấu thầu của NHTG và Điều 1.11 trong Hướng dẫn Tư vấn ban hành tháng 1/2011 cho phép các tổ chức và cá nhân từ Đài Loan, Trung Quốc có thể tham gia dự thầu hàng hóa, công trình, dịch vụ phi tư vấn và dịch vụ tư vấn trong các dự án do NHTG tài trợ.

5

trước khi được thuê tuyển cho Dự án, hoặc trong khoảng thời gian khác theo quy định của pháp luật Việt Nam đối với viên chức, tùy theo thời hạn nào dài hơn); (ii) Không từng làm việc cho Ban QLDA trước khi nghỉ không lương, xin thôi việc hay nghỉ hưu; (iii) Việc tham gia của họ không gây ra sự mâu thuẫn về lợi ích; (iv) BQLDA cần đảm bảo những tài liệu minh chứng phù hợp để chứng minh tư cách hợp lệ của các công chức và viên chức đó;

− Một công ty bị NHTG cấm theo đoạn 1.16(d) của Hướng dẫn mua sắm, hoặc theo các chính sách Chống tham nhũng và thủ tục trừng phạt của Nhóm NHTG. Danh sách đầy đủ các công ty trong danh sách đen này có thể xem từ www.worldbank.org.

1.2.2. Mâu thuẫn lợi ích a. Đối với ĐTMS hàng hoá, công trình hoặc các dịch vụ phi tư vấn

Chính sách của NHTG yêu cầu một công ty tham gia vào ĐTMS hàng hóa, công trình, hoặc các dịch vụ phi tư vấn trong các dự án được NHTG tài trợ không được có mâu thuẫn lợi ích. Bất cứ công ty nào được phát hiện có xung đột lợi ích sẽ không được trao hợp đồng. Một công ty sẽ bị xem là có mâu thuẫn lợi ích trong quá trình ĐTMS hàng hóa, công trình, hoặc các dịch vụ phi tư vấn nếu:

− Công ty đó đang cung cấp hàng hóa, công trình hoặc các dịch vụ phi tư vấn cho một dự án bắt nguồn hoặc liên quan trực tiếp tới các dịch vụ tư vấn cho việc chuẩn bị hoặc thực hiện dự án mà công ty đó đã cung cấp hoặc được cung cấp bởi bất kỳ một công ty liên kết đang nắm quyền hay nằm dưới quyền kiểm soát trực tiếp hoặc gián tiếp đối với công ty nói trên, hoặc chịu kiểm soát chung của công ty đó. Điều khoản này không áp dụng cho trường hợp các công ty (tư vấn, nhà thầu hoặc nhà cung ứng) đang cùng nhau thực hiện các nghĩa vụ của Nhà thầu trong một hợp đồng chìa khóa trao tay hoặc hợp đồng vừa thiết kế vừa xây dựng;

− Công ty đó nộp nhiều hơn một HSDT với tư cách độc lập hoặc là thành viên liên danh trong HSDT khác, trừ trường hợp bên mời thầu chấp nhận các HSDT thay thế.2 Điều này sẽ dẫn đến việc loại bỏ tất cả các HSDT mà nhà thầu tham gia. Tuy nhiên, điều khoản này không hạn chế nhà thầu tham gia nhiều hơn một HSDT với tư cách là nhà thầu phụ. Trong một số loại hình mua sắm hàng hóa, công trình, hoặc các dịch vụ phi tư vấn nhất định, sự tham gia của một nhà thầu trong một HSDT khác với tư cách nhà thầu phụ có thể được phép với sự không phản đối của NHTG và phải tuân theo mẫu HSMTcủa NHTG dành cho loại hình mua sắm đó;

− Công ty đó (bao gồm các nhân sự thuộc công ty) có quan hệ kinh doanh hoặc gia đình gần với cán bộ BQLDA mà người đó: (i) có liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp trong quá trình soạn thảo HSMT hoặc thông số kỹ thuật của hợp đồng và/hoặc quá

2 Thầu thay thế là trường hợp mở thầu lần thứ nhất không thành công, bên mời thầu tiếp tục mở thầu lần thứ hai.

6

trình đánh giá hồ sơ thầu của hợp đồng đó; hoặc (ii) cán bộ đó sẽ tham gia thực hiện hoặc giám sát hợp đồng trừ khi sự mâu thuẫn phát sinh từ mối quan hệ nói trên đã được giải quyết ổn thỏa theo cách được NHTG chấp nhận trong suốt quá trình mua sắm và thực hiện hợp đồng; hoặc

− Công ty đó không tuân thủ theo bất kỳ một quy định nào về mâu thuẫn lợi ích như đã được nêu trong mẫu HSMT liên quan đến gói thầu cụ thể.

b. Đối với tuyển chọn tư vấn

Chính sách của NHTG yêu cầu tư vấn phải cung cấp các ý kiến tư vấn có tính chuyên môn khách quan và trung lập. Đồng thời, tư vấn phải luôn luôn đặt lợi ích của bên mời thầu lên hàng đầu mà không suy tính đến các công việc khác có thể nhận trong tương lai, tránh mâu thuẫn với các công việc khác cũng như mâu thuẫn với những lợi ích riêng của tư vấn. Tư vấn không nhận được bất kỳ công việc nào mâu thuẫn với nghĩa vụ trước đây hoặc hiện tại đối với các khách hàng khác, hoặc bất kỳ công việc nào khác có thể đặt tư vấn vào tình huống không thể thực hiện nhiệm vụ hiện tại vì lợi ích tốt nhất cho bên mời thầu.

Ngoài quy định chung nói trên, tư vấn sẽ không được tuyển chọn trong các tình huống sau đây:

− Có sự mâu thuẫn giữa các hoạt động tư vấn và hoạt động ĐTMS hàng hóa, công trình hoặc các dịch vụ phi tư vấn khác: Một công ty cũng như bất kỳ công ty liên kết nào đang nắm quyền hoặc cùng nằm dưới quyền kiểm soát trực tiếp hoặc gián tiếp của công ty đó, hoặc cùng nằm dưới sự kiểm soát chung của công ty đó, đã được BQLDA thuê cung cấp hàng hóa, công trình hoặc dịch vụ phi tư vấn đều không đủ điều kiện để cung cấp dịch vụ tư vấn phát sinh hoặc liên quan trực tiếp đến các hàng hóa, công trình hoặc dịch vụ phi tư vấn nói trên. Ngoài ra, một công ty cũng như bất kỳ công ty liên kết nào đang nắm quyền hoặc cùng nằm dưới quyền kiểm soát trực tiếp hoặc gián tiếp của công ty đó được thuê cung cấp dịch vụ tư vấn chuẩn bị dự án hoặc dịch vụ tư vấn thực hiện dự án, đều sẽ không đủ điều kiện để được thuê cung cấp các hàng hóa, công trình, dịch vụ phi tư vấn, hoặc các dịch vụ tư vấn khác phát sinh hoặc liên quan trực tiếp đến dịch vụ tư vấn chuẩn bị dự án hoặc dịch vụ tư vấn thực hiện dự án nói trên. Điều khoản này không áp dụng cho trường hợp các công ty (tư vấn, nhà thầu, hoặc nhà cung ứng) đang cùng nhau thực hiện các nghĩa vụ của nhà thầu trong một hợp đồng chìa khóa trao tay hoặc hợp đồng vừa thiết kế vừa xây dựng.

− Mâu thuẫn giữa các công việc tư vấn: Một công ty tư vấn (bao gồm cả nhân sự thuộc công ty và tư vấn phụ) cũng như bất kỳ công ty liên kết nào đang nắm quyền hoặc cùng nằm dưới quyền kiểm soát trực tiếp hoặc gián tiếp của công ty đó, sẽ không được tuyển chọn để thực hiện các công việc mà bản chất của nó mâu thuẫn với công việc khác của công ty tư vấn đó. Ví dụ, một tư vấn đã được thuê soạn thảo

7

Đề cương tham chiếu (TOR) cho một nhiệm sẽ không được tuyển chọn để thực hiện chính công việc đó..

− Có quan hệ với các cán bộ của BQLDA: Các công ty tư vấn (bao gồm các chuyên gia và nhân sự của công ty đó và tư vấn phụ) có quan hệ kinh doanh hoặc gia đình thân thiết với cán bộ của BQLDA các cấp có liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp trong bất kỳ giai đoạn của: (i) quá trình soạn thảo TOR cho nhiệm vụ tư vấn; (ii) Quá trình tuyển chọn tư vấn; hoặc (iii) quá trình giám sát hợp đồng tư vấn sẽ không được trao hợp đồng, trừ khi những mâu thuẫn phát sinh từ những mối quan hệ nói trên đã được giải quyết, được NHTG chấp thuận trong suốt quá trình tuyển chọn và thực hiện hợp đồng.

− Một công ty tư vấn chỉ được phép nộp một đề xuất duy nhất với tư cách là một công ty tư vấn độc lập hoặc là một thành viên liên danh trong một đề xuất. Nếu một công ty tư vấn, kể cả là thành viên liên danh, nộp hoặc tham gia nhiều hơn một đề xuất, thì tất cả các đề xuất sẽ bị loại. Tuy nhiên, điều này không hạn chế với một công ty tư vấn tham gia nhiều hơn một đề xuất với tư cách là tư vấn phụ, hoặc một cá nhân với tư cách thành viên của đội tư vấn, nếu trường hợp đó có cơ sở hợp lý và được chấp nhận trong hồ sơ mời nộp đề xuất.

1.2.3. Ký hợp đồng trước và Tài trợ hồi tố Trong giai đoạn AF của Dự án, Chính phủ dự kiến tiến hành mua sắm đấu thầu một số hàng hóa và hợp đồng tư vấn trước khi Hiệp định Tài trợ có hiệu lực. Quy trình này được gọi là ký hợp đồng trước và các hợp đồng này sẽ phải được thống nhất với WB trong KHĐT. Trong những trường hợp đó, các thủ tục đấu thầu, bao gồm cả quảng cáo, sẽ phải tuân thủ theo KHĐT đã thống nhất và Hướng dẫn Mua sắm/Tư vấn, và WB sẽ xét duyệt quy trình mà Bên vay sử dụng. Nếu hợp đồng được ký kết, việc hoàn vốn từ WB cho bất kỳ khoản nào mà Chính phủ đã thực hiện theo hợp đồng, trước ngày ký khoản vay được gọi là tài trợ hồi tố và chỉ được phép trong khuôn khổ các giới hạn được nêu trong Hiệp định Tài trợ.

1.2.4. Mua sắm sai quy định NHTG không thanh toán các khoản chi phí cho hợp đồng hàng hóa, công trình hoặc các dịch vụ phi tư vấn hoặc các dịch vụ tư vấn nếu NHTG kết luận rằng hợp đồng đó:

− Không được trao thầu theo đúng các điều khoản đã thống nhất trong Hiệp định Tài trợ trong KHĐT mà NHTG đã có ý kiến không phản đối;

− Không được trao thầu cho nhà thầu được xác định là thắng thầu do sự cố ý chậm trễ hoặc các hành động khác từ phía BQLDA dẫn đến sự chậm trễ bất hợp lý, hồ sơ trúng thầu không còn hiệu lực, hoặc một hồ sơ bất kỳ bị loại sai quy định; hoặc

− Cán bộ BQLDA có liên quan đến hành vi gian lận và tham nhũng như trong mục 1.1.2.5 dưới đây.

8

Trong những trường hợp nói trên, dù áp dụng xét duyệt trước hay xét duyệt sau, NHTG đều sẽ tuyên bố mua sắm sai quy định và sẽ hủy bỏ phần khoản vay đã được phân bổ cho hàng hóa, công trình, dịch vụ phi tư vấn, hay dịch vụ tư vấn đó. Ngoài ra, NHTG có thể tiến hành các biện pháp khắc phục khác theo quy định của Hiệp định Tài trợ. Kể cả khi hợp đồng đã được trao thầu sau khi NHTG có ý kiến không phản đối, NHTG vẫn có thể tuyên bố mua sắm sai quy định và áp dụng đầy đủ mọi chính sách và biện pháp khắc phục, cho dù đã đóng khoản vay hay chưa, nếu NHTG kết luận rằng ý kiến không phản đối được đưa ra tại thời điểm trước đó là dựa trên những thông tin không hoàn chỉnh, thiếu chính xác, hoặc sai lệch do BQLDA cung cấp, hay các điều kiện và điều khoản hợp đồng đã bị sửa đổi đáng kể mà không có sự không phản đối của NHTG.

1.2.5. Gian lận và Tham nhũng Chính sách của NHTG yêu cầu Bên vay (bao gồm cả đối tượng hưởng lợi từ các khoản vay của NHTG), các bên tham gia đấu thầu, nhà cung cấp, nhà thầu và đại lý của họ (dù có tuyên bố hay không), các nhà thầu phụ, tư vấn phụ, các bên cung cấp hoặc cung ứng dịch vụ, và bất kỳ cá nhân nào thuộc các chủ thể nói trên, phải tuân thủ chuẩn mực đạo đức cao nhất khi tham gia đấu thầu và thực hiện các hợp đồng do NHTG tài trợ.3

Căn cứ vào chính sách này, NHTG định nghĩa các thuật ngữ dưới đây để áp dụng cho điều khoản này như sau:

− "Hành vi tham nhũng" nghĩa là cho, tặng, nhận hoặc đòi hỏi, một cách trực tiếp hoặc gián tiếp, bất kỳ một thứ gì có giá trị nhằm gây ảnh hưởng sai trái đến các hành động của một bên khác;4

− "Hành vi gian lận" là bất kỳ hành vi nào hay việc bỏ sót thông tin, bao gồm cả trình bày sai sự thật một cách cố ý hay vô tình, khiến cho một bên khác hiểu nhầm hoặc cố gắng khiến cho một bên khác hiểu nhầm để thu lợi về mặt tài chính hoặc các lợi ích khác hoặc để né tránh một nghĩa vụ;5

− "Hành vi thông đồng" là một sự sắp xếp giữa hai bên hoặc nhiều bên nhằm đạt được một mục đích sai trái, kể cả mục đích gây ảnh hưởng sai trái đến các hành động của một bên khác;6

3 Trong bối cảnh này, bất kỳ hành động bên vay, các nhà thầu và nhà thầu phụ, các nhà cung cấp dịch vụ, hoặc đơn vị cung cấp, chuyên gia tư vấn, và bất kỳ người nào liên quan thao túng quá trình lựa chọn hoặc thực hiện hợp đồng vì lợi ích riêng là không được phép. 4 Trong phạm vi quy định này, khái niệm “một bên khác” để chỉ một cán bộ công chức có những hoạt động liên quan tới quá trình lựa chọn và thực hiện hợp đồng. Trong bối cảnh này, khái niệm “cán bộ” bao gồm nhân viên NHTG và nhân viên của các tổ chức khác có tham gia hoặc xem xét tới quyết định lựa chọn. 5 Trong phạm vi quy định này, khái niệm “một bên khác” để chỉ một công chức; thuật ngữ “lợi ích” và “nghĩa vụ” liên quan tới quá trình lựa chọn hoặc thực hiện hợp đồng; và khái niệm “hành động hoặc thiếu sót” để nhằm gây ảnh hưởng tới quá trình lựa chọn hoặc thực hiện hợp đồng. 6 Trong phạm vi nội dung này, khái niệm “các bên” để chỉ những người tham gia vào việc mua sắm hoặc quá trình lựa chọn (bao gồm cả các công chức) cố gắng tự mình, hoặc thông qua người khác hoặc thực thể khác không tham gia vào

9

− "Hành vi ép buộc" nghĩa là gây tổn hại hoặc đe dọa gây tổn hại một cách trực tiếp hoặc gián tiếp cho một bên bất kỳ hoặc tài sản của bên đó nhằm gây ảnh hưởng sai trái đến các hành động của bên đó;7

− "Hành vi cản trở" là:

o Cố ý phá hủy, làm giả, thay đổi hoặc che giấu bằng chứng quan trọng đối với việc điều tra, hoặc đưa ra các tuyên bố sai sự thật với người điều tra nhằm gây cản trở đáng kể cho NHTG khi điều tra các cáo buộc về hành vi tham nhũng, gian lận, ép buộc hoặc thông đồng; và/hoặc đe dọa, quấy rối hoặc hăm dọa bất kỳ bên nào có liên quan nhằm ngăn cản việc bên đó cung cấp thông tin về những vấn đề liên quan đến việc điều tra hay ngăn cản bên đó tiếp tục điều tra, hoặc

o Cố ý hành động nhằm gây cản trở đáng kể cho việc thực hiện quyền thanh tra và kiểm toán của NHTG.

NHTG sẽ bác bỏ đề nghị trao hợp đồng nếu xác định được rằng tư vấn/nhà thầu được đề nghị trao thầu/hợp đồng, hoặc bất kì nhân sự, đại lý, tư vấn phụ, nhà thầu phụ, nhà cung cấp dịch vụ, nhà cung ứng của tư vấn và/hoặc nhân viên của các chủ thể đó đã tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp vào các hành vi gian lận, thông đồng, hay cản trở để cạnh tranh cho hợp đồng đó;

NHTG sẽ tuyên bố đấu thầu sai quy định và hủy bỏ phần vốn vay đã phân bổ cho một hợp đồng vào bất kỳ lúc nào nếu NHTG xác định được rằng cán bộ của BQLDA hoặc người hưởng lợi từ vốn vay đã tham gia vào các hành vi tham nhũng, gian lận, ép buộc, thông đồng hay cản trở trong quá trình mua sắm đấu thầu hoặc thực hiện hợp đồng đó mà BQLDA không xúc tiến các hành động kịp thời, thích hợp và theo yêu cầu của NHTG để giải quyết những vấn đề đó khi phát sinh, kể cả trường hợp BQLDA không thông báo kịp thời cho NHTG khi biết về hành vi đó;

NHTG sẽ xử phạt một công ty hay một cá nhân bất kỳ thời điểm nào, theo quy định hiện hành thủ tục xử phạt của NHTG8 bao gồm cả việc công khai tuyên bố công ty không hợp lệ hoặc không đủ điều kiện, vĩnh viễn hoặc trong một khoảng thời gian quy định để (i) được trao thầu trong một hợp đồng do NHTG tài trợ, và (ii) được chỉ

việc mua sắm hoặc quá trình lựa chọn, mô phỏng sự canh tranh hoặc thiết lập mức giá giả, không có mức độ cạnh tranh, hoặc biết riêng về mức giá thầu và các điều kiện khác. 7 Trong phạm nội dung này, khái niệm “đối tác” để chỉ người tham gia vào quá trình lựa chọn hoặc thực hiện hợp đồng 8 Một công ty hay một cá nhân có thể bị tuyên bố là không đạt tiêu chuẩn để được cấp hợp đồng do Ngân hàng tài trợ dựa trên (i) việc hoàn tất thủ tục xử phạt của Ngân hàng, bao gồm sự thỏa thuận với những Tổ chức Tài chính Quốc tế khác, bao gồm Ngân hàng Phát triển Đa phương, và thông qua việc áp dụng các thủ tục về xử phạt về gian lận và tham nhũng trong mua sắm của World Bank Group; và (ii) theo kết quả tạm đình chỉ hoặc tạm đình chỉ bước đầu trong liên kết với quá trình kiện tụng trừng phạt đang diễn ra.

10

định9 là tư vấn phụ, nhà cung cấp, hoặc cung cấp dịch vụ cho một công ty khác và được trao thầu một hợp đồng do NHTG tài trợ; NHTG có quyền đưa vào HSMT và các hợp đồng do NHTG tài trợ một điều khoản yêu cầu các bên dự thầu, các nhà cung ứng và nhà thầu, cũng như các nhà thầu phụ, các địa lý, nhân sự, tư vấn, bên cung cấp dịch vụ hoặc nhà cung ứng của họ, cho phép NHTG thanh tra các tài khoản, hồ sơ và các tài liệu khác liên quan đến HSDT và thực hiện hợp đồng, cũng như cho phép các kiểm toán viên do NHTG chỉ định tiến hành kiểm toán các hồ sơ và tài liệu đó.

1.2.6. Kế hoạch đấu thầu Kế hoạch đấu thầu (còn gọi là kế hoạch lựa chọn nhà thầu) của Dự án cho 12 tháng đầu tiên của giai đoạn AF đã được chuẩn bị và thống nhất với WB trong quá trình đàm phán khoản vay bổ sung. Các cơ quan thực hiện phải thực hiện kế hoạch này theo đúng phê duyệt. Các Ban QLDA cũng sẽ phải cập nhật các kế hoạch mua sắm đấu thầu ít nhất mỗi năm một lần (trong tháng 11) trong suốt thời gian thực hiện dự án, cho các hợp đồng sẽ được đấu thầu trong 12 tháng tiếp theo. Tất cả mọi kế hoạch mua sắm đấu thầu và các bản cập nhật hoặc sửa đổi kế hoạch mua sắm đấu thầu đều phải được NHTG xem xét trước và có ý kiến không phản đối trước khi thực hiện. Các kế hoạch đấu thầu cần được công bố công khai trên trang web theo quy định của NHTG, đồng thời đăng tải trên trang web của Dự án.

1.2.7. Sử dụng các Tài liệu đấu thầu chuẩn /mẫu của WB

Tất cả các HSMT (cho gói thầu ICB/NCB), yêu cầu chào giá (chào hàng cạnh tranh), yêu cầu nộp đề xuất (đấu thầu dịch vụ tư vấn), các báo cáo đánh giá và các tài liệu đấu thầu có liên quan khác được sử dụng trong dự án đều phải được chuẩn bị theo tài liệu chuẩn/mẫu do NHTG ban hành. Các đơn vị thực hiện phải sử dụng các tài liệu chuẩn/mẫu này với những thay đổi tối thiểu, được NHTG chấp thuận, khi cần thiết để giải quyết những điều kiện cụ thể liên quan đến dự án. Những thay đổi này chỉ có thể được đưa vào bảng dữ liệu mời thầu hoặc dữ liệu hợp đồng, hoặc trong điều kiện riêng của hợp đồng, và không được đưa bất cứ thay đổi nào về từ ngữ chuẩn của các hồ sơ chuẩn/mẫu. Nếu không được NHTG đồng ý trước thì sẽ không được sử dụng các tài liệu khác.

II CHUẨN BỊ VÀ CẬP NHẬT KẾ HOẠCH ĐẤU THẦU

2.1. Chuẩn bị Kế hoạch Đấu thầu: Kế hoạch đấu thầu (còn gọi là kế hoạch lựa chọn nhà thầu) cho 18 tháng đầu tiên của giai đoạn AF đã được chuẩn bị và thống nhất với WB trong giai đoạn đàm phán 9 Một tư vấn phụ, nhà cung cấp, hoặc nhà cung cấp dịch vụ được chỉ định là một người (i) được chuyên gia tư vấn đưa ra trong đề xuất của mình vì họ mang đến kinh nghiệm chuyên sâu cùng với phương pháp làm việc đã đươc hạch toán trong việc đánh giá kỹ thuật đề xuất của chuyên gia tư vấn cho các dịch vụ cụ thể; hoặc (ii) được chỉ định bởi Bên vay

11

dự án. Các cơ quan thực hiện phải triển khai KHĐT theo thư không phản đối của NHTG.

Hàng năm, đối với từng tỉnh dự án, Ban QLDA tỉnh chịu trách nhiệm xem xét và tổng hợp tất cả các KHĐT của các ban quản lý cấp dưới thành KHĐT chung của tỉnh. Ban ĐPDATW có trách nhiệm điều phối, hướng dẫn và hỗ trợ các Ban QLDA lập và cập nhật các kế hoạch đấu thầu này.

Đồng thời, Ban ĐPDATW cũng có trách nhiệm xây dựng và cập nhật kế hoạch đấu thầu cho các hoạt động do Ban ĐPDATW quản lý.

Các KHĐT chung của từng tỉnh và kế hoạch đấu thầu của Ban ĐPDATW cho năm sau phải được trình WB xem xét và không phản đối chậm nhất vào tháng 11 của năm trước. Kế hoạch đấu thầu cho Hợp phần 2 của Dự án sẽ do Ban ĐPDATW chịu trách nhiệm xem xét và có ý kiến không phản đối với sự đồng thuận của NHTG về kỹ thuật. Ngay sau khi có ý kiến chấp thuận KHĐT cho Hợp phần 2 của mỗi tỉnh, Ban ĐPDATW phải gửi cho NHTG để biết và theo dõi.

Để thống nhất, tất cả các kế hoạch đấu thầu cập nhật phải sử dụng cùng biểu mẫu của KHĐT 12 tháng đầu tiên hoặc biểu KHĐT cập nhật/điều chỉnh/bổ sung do WB và Ban ĐPDATW thống nhất ban hành. Căn cứ KHĐT được NHTG không phản đối, Ban ĐPDATW trình Bộ KH&ĐT và Ban QLDA tỉnh trình UBND tỉnh thẩm định và phê duyệt KHĐT làm cơ sở thực hiện,

2.2. Cập nhật KHĐT: Các Ban QLDA sẽ phải cập nhật các KHĐT theo yêu cầu nêu tại Mục 1.2.6 nêu trên. Theo quy định tại Mục 1.2.6 nêu trên, tất cả mọi KHĐT và các bản cập nhật hoặc sửa đổi kế hoạch mua sắm đấu thầu đều phải được NHTG xem xét trước và có ý kiến không phản đối trước khi thực hiện.

Tuy nhiên, để giảm thiểu các thủ tục phê duyệt, đối với các nội dung cập nhật/điều chỉnh sau đây Ban QLDA các tỉnh không cần trình NHTG xin ý kiến không phản đối ngay lập tức trước khi thực hiện mà chỉ cần gửi bản cập nhật theo định kỳ 6 tháng để NHTG và Ban ĐPDATW lưu, bao gồm: (i) điều chỉnh thời gian đấu thầu (không quá 1 quý), (ii) số hộ hưởng lợi dự kiến thay đổi giảm nhưng không làm thay đổi lớn về suất đầu tư công trình, (iii) giá gói thầu thay đổi (tăng/giảm) không lớn, (iv) nội dung cột ghi chú.

Đối với các nội dung điều chỉnh khác, Ban QLDA tỉnh bắt buộc phải xin ý kiến NHTG trước khi thực hiện. Để chuẩn bị và cập nhật KHĐT, các Ban QLDA cần xem xét những yếu tố sau:

(a) Xác định hợp đồng: hàng hóa, công trình, dịch vụ phi tư vấn và dịch vụ tư vấn cần được đưa vào các hợp đồng với quy mô phù hợp tùy theo đặc điểm và độ phức tạp nhằm tối đa hóa tính kinh tế, hiệu quả và sự minh bạch của quá trình

12

mua sắm. Các gói thầu không được phép chia nhỏ để sử dụng các phương pháp đấu thầu ít cạnh tranh hơn;

(b) Lựa chọn phương pháp đấu thầu: Luôn luôn ưu tiên lựa chọn các phương pháp đấu thầu có tính cạnh tranh cao hơn. Khi lựa chọn phương pháp đấu thầu phù hợp, các Ban QLDA cần lưu ý các ngưỡng giá trị của các phương pháp đấu thầu sau được áp dụng cho dự án:

1. Công trình xây lắp: - ICB: những công trình có giá trị từ 10 triệu USD trở lên; - NCB: từ dưới 10 triệu USD; - Chào hàng cạnh tranh (SH): từ 200.000USD trở xuống; - Chỉ định thầu (DC): chỉ trong những trường hợp ngoại lệ (bắt buộc phải xem xét trước); - Tự thực hiện (FA): chỉ trong những trường hợp ngoại lệ; - Đấu thầu có sự tham gia của Cộng đồng (CP): cho những công trình cần nhiều lao động thuộc Hợp phần 2 của dự án; 2. Hàng hóa: - ICB: những hợp đồng có từ giá trị 1.000.000USD trở lên; - NCB: hợp đồng có giá trị từ dưới 1.000.000USD; - Chào hàng cạnh tranh (SH): từ 100.000USD trở xuống; - Chỉ định thầu (DC): Chỉ trong những trường hợp ngoại lệ; 3. Dịch vụ tư vấn: - QCBS luôn luôn là phương pháp ưu tiên. - Nếu QCBS không phù hợp, có thể áp dụng các phương pháp khác, bao gồm LCS, CQS, tư vấn cá nhân (IC) phụ thuộc vào đặc điểm và độ phức tạp của công việc. - Tuyển chọn từ một nguồn duy nhất (SSS): chỉ được sử dụng trong những trường hợp ngoại lệ.

Lưu ý: Các ngưỡng giá trị của các phương pháp đấu thầu nêu trên có thể thay đổi trong quá trình thực hiện nếu NHTG có quy định mới đối với Việt Nam.

(c) Tiến độ mua sắm: Đấu thầu của từng hợp đồng cần được lập tiến độ một cách phù hợp nhằm đảm bảo tiến độ thực hiện chung toàn dự án. Để làm được việc này, cần lưu ý một số yếu tố khác nhau như: tính cấp bách của gói thầu, tính sẵn sàng để thực hiện công tác mua sắm, đặc điểm kỹ thuật, điều kiện thời tiết, khả năng cung cấp nguyên vật liệu, những yêu cầu hành chính, v.v.

(d) Thủ tục xét duyệt của WB: WB sẽ xem xét các quyết định đấu thầu của Bên vay thông qua 2 cách: xét duyệt trước và xét duyệt sau. Đối với từng hợp đồng, các Ban QLDA phải quyết định xem hợp đồng đó thuộc diện WB xét duyệt

13

trước hay xét duyệt sau. Các ngưỡng WB xét duyệt trước được nêu trong Mục 5.2.1 của chương này.

Lưu ý: Trước khi tiến hành mua sắm một hợp đồng nào, các Ban QLDA phải chắc chắn rằng hợp đồng đó đã có trong KHĐT đã thống nhất. Ký kết hợp đồng trước khi KHĐT được phê duyệt sẽ bị WB từ chối tài trợ.

2.3. Đăng tải Kế hoạch Đấu thầu: KHĐT sau khi được phê duyệt cần được tiến hành đăng tải công khai trên Báo Đấu thầu và trang web của NHTG theo đúng quy định. Đồng thời, KHĐT cũng cần đăng tải trên trang web của Dự án.

III. CÁC PHƯƠNG PHÁP VÀ THỦ TỤC ĐẤU THẦU ĐƯỢC ÁP DỤNG 3.1. Chung

Hiệp định Tài trợ đã xác định các phương pháp mua sắm cụ thể sau được sử dụng cho dự án.

Đối với công trình, hàng hóa và dịch vụ phi tư vấn: ICB, NCB, Chào hàng cạnh tranh (SH), Hợp đồng trực tiếp (DC), Mua sắm có sự tham gia Cộng đồng (CP), Tự thực hiện (FA).

Đối với các dịch vụ tư vấn: QCBS, LCS, CQS, tư vấn cá nhân (IC), tuyển chọn từ một nguồn duy nhất (SSS) cho hãng tư vấn và tư vấn cá nhân. Không được sử dụng các phương pháp khác ngoài những phương pháp đã nêu trong Hiệp định Tài trợ. Phương pháp mua sắm cụ thể cho một hợp đồng cụ thể phải được nêu rõ trong KHĐT. Các thủ tục chi tiết của các phương pháp mua sắm nêu trên được đề cập trong Hướng dẫn Mua sắm và Hướng dẫn Tư vấn của WB và hướng dẫn cụ thể trong các Sổ tay Mua sắm và Tư vấn của WB. Hướng dẫn thực hành sau đây được chuẩn bị nhằm mục đích để các Ban QLDA của Dự án GNMNPB-2 – giai đoạn AF tham khảo. Trong trường hợp có sự không phù hợp hoặc mâu thuẫn, những quy định nêu trong Hướng dẫn Mua sắm và Hướng dẫn Tư vấn của WB sẽ được áp dụng. 3.2. Hướng dẫn từng bước thực hiện các phương pháp mua sắm hàng hóa và công trình 3.2.1 Đấu thầu cạnh tranh quốc tế (ICB): Xem Mục II của Hướng dẫn mua sắm của NHTG. 3.2.2 Đấu thầu cạnh tranh trong nước (NCB):

Bước 1: Chuẩn bị các Hồ sơ mời thầu (HSMT) HSMT phải được chuẩn bị theo HSMT mẫu (cho hàng hóa, công trình và

dịch vụ phi tư vấn) do Văn phòng Ngân hàng Thế giới tại Hà Nội ban hành. Trong khi chuẩn bị các HSMT, các Ban QLDA không được thay đổi những mục từ ngữ

14

chuẩn (Chỉ dẫn cho nhà thầu, Mẫu biểu và Điều kiện chung của hợp đồng). Những thay đổi và điều chỉnh cần thiết phải được đưa vào các mục Dữ liệu mời thầu, Dữ liệu hợp đồng hoặc Các điều kiện riêng của hợp đồng, các Đặc điểm kỹ thuật, Bảng kê Khối lượng hoặc Tiến độ yêu cầu. Trong trường hợp các hợp đồng xét duyệt trước, ngay khi HSMT được chuẩn bị xong, Ban QLDA phải trình cho NHTG xét duyệt trước và không phản đối trước khi phát hành cho các nhà thầu. HSMT được chuẩn bị bằng tiếng Việt và đồng tiền sử dụng là đồng Việt Nam.

Bước 2: Quảng cáo và Phát hành HSMT Các Ban QLDA phải quảng cáo mời thầu trên trên Báo Đấu thầu của Bộ

KH&ĐT. Ngoài ra các Ban QLDA được khuyến khích đăng quảng cáo mời thầu trên các báo phát hành toàn quốc theo ngày chẳng hạn: Nhân Dân, Lao động v.v…. Nội dung của quảng cáo (thư mời thầu) phải theo mẫu Thư mời thầu của WB. HSMT phải có sẵn để các nhà thầu mua từ ngày quảng cáo cho đến khi hết hạn nộp HSDT. Mức phí bán HSMT chỉ nên đủ để trang trải chi phí in ấn và chi phí gửi hồ sơ. Không được phép hạn chế việc phát hành HSMT cho các nhà thầu muốn mua.

Bước 3: Chuẩn bị, Nộp, Nhận và Mở các HSDT Các nhà thầu phải có ít nhất 30 ngày (tính từ ngày phát hành HSMT hoặc

ngày đăng quảng cáo mời thầu, tùy thuộc ngày nào muộn hơn, đến khi hết hạn nộp HSDT) để chuẩn bị HSDT. Trong thời gian này, nếu nhà thầu có câu hỏi hoặc đề nghị làm rõ HSMT nào, họ có thể gửi văn bản đến Ban QLDA để có được câu trả lời hoặc giải thích thêm. Ban QLDA phải nhanh chóng trả lời/giải thích các câu hỏi này và gửi câu trả lời/lời giải thích cho tất cả các nhà thầu đã mua HSMT. Nếu cần thiết phải có những điều chỉnh, Ban QLDA phải phát hành một phụ lục của HSMT (yêu cầu cần ý kiến không phản đối của WB nếu là hợp đồng xét duyệt trước). Nếu cần thiết, Ban QLDA có thể gia hạn thời gian nộp HSDT để các nhà thầu có đủ thời gian cần thiết để xem xét những thay đổi và chuẩn bị HSDT cho phù hợp.

Các nhà thầu phải nộp HSDT trong phong bì niêm phong trước thời điểm hết hạn nộp HSDT. Nếu họ muốn điều chỉnh hoặc rút lại HSDT, thì việc điều chỉnh hoặc rút hồ sơ này phải trình trước thời điểm hết hạn nộp hồ sơ. Tất cả những nhà thầu nộp HSDT trước thời điểm hết hạn nộp hồ sơ đều được chấp thuận và nhận. Những HSDT nộp muộn sẽ bị từ chối và trả lại nguyên vẹn cho nhà thầu.

Việc mở các HSDT phải được tiến hành ngay sau khi hết hạn nhận HSDT và tại địa điểm nêu trong thư mời thầu. Ban QLDA phải mở các HSDT một cách công khai, các nhà thầu hoặc đại diện của họ được phép tham dự. Ban QLDA phải đọc to tên nhà thầu, tổng giá trị dự thầu, đề nghị giảm giá hoặc bất kỳ điều chỉnh nào khác. Ngoài việc đọc những thông tin trên, trong khi mở thầu, Ban QLDA không được đề cập đến bất kỳ ý kiến hoặc quyết định nào khác liên quan đến đánh giá các HSDT. Ban QLDA phải nhanh chóng chuẩn bị Biên bản mở thầu với chữ ký của tất cả những

15

người tham dự và gửi biên bản này cho tất cả nhà thầu đã nộp HSDT và gửi cho NHTG (nếu hợp đồng NHTG xét duyệt trước).

Bước 4: Đánh giá HSDT Ngay sau khi các HSDT được mở, Ban QLDA cần tiến hành đánh giá các hồ

sơ. Ban QLDA phải giữ bí mật tất cả những thông tin liên quan đến quá trình xét thầu. Ban QLDA không được gặp hoặc liên hệ trực tiếp với các nhà thầu hoặc một bên không liên quan trong quá trình xét thầu. Trong trường hợp cần nhà thầu làm rõ thêm hồ sơ của họ để xem xét, Ban QLDA phải gửi đề nghị bằng văn bản đến nhà thầu và nhà thầu cũng trả lời bằng văn bản.

Việc đánh giá các HSDT phải được tiến hành chặt chẽ theo đúng các thủ tục và tiêu chí đã nêu trong HSMT. Cụ thể, các HSDT phải được đánh giá như sau:

(a) Kiểm tra sơ bộ: Kiểm tra sơ bộ bao gồm những kiểm tra sau: i. Kiểm tra: Ban QLDA cần kiểm tra xem HSDT có được ký đúng yêu

cầu không; tuân thủ thời hạn hiệu lực của hồ sơ theo yêu cầu không. Trong trường hợp liên danh, Ban QLDA cần kiểm tra thỏa thuận liên danh có được nộp không và nội dung của thỏa thuận liên danh có đáp ứng các yêu cầu của HSMT không.

ii. Bảo lãnh dự thầu: Ban QLDA cần kiểm tra xem bảo lãnh dự thầu được nộp có phải do một ngân hàng uy tín phát hành và thỏa mãn những yêu cầu về giá trị bảo lãnh, thời hạn và nội dung theo yêu cầu của HSMT.

iii. Tính hợp lệ: Ban QLDA cần kiểm tra xem nhà thầu có đáp ứng các yêu cầu về tính hợp lệ như nêu trong HSMT không. Đặc biệt trong trường hợp nhà thầu là một doanh nghiệp nhà nước, Ban QLDA cần kiểm tra chi tiết xem nhà thầu có đáp ứng các yêu cầu cụ thể nêu trong mục 1.2.1 ở trên hay không. Để xem xét tổng thể, Ban QLDA cần thu thập và xem xét các tài liệu sau để chứng minh tính hợp lệ của doanh nghiệp nhà nước: Giấy phép kinh doanh; Quyết định thành lập doanh nghiệp; Điều lệ công ty; Danh sách cổ đông, v.v

iv. Tính đầy đủ của HSDT: Ban QLDA cần kiểm tra xem HSDT có bao gồm đầy đủ các tài liệu cần thiết và chào giá cho những hạng mục/số lượng yêu cầu hay không. Thiếu sót nhỏ của một số hạng mục không quan trọng trong Bảng kê khối lượng hoặc Tiến độ yêu cầu hoặc một số tài liệu năng lực không dẫn đến việc loại HSDT.

v. Tính đáp ứng cơ bản: Ban QLDA đánh giá xem HSDT có đáp ứng cơ bản những yêu cầu kỹ thuật và thương mại nêu trong HSMT hay không. Hiếm khi HSDT hoàn hảo ở tất cả các mặt. Nếu HSDT có sai lệch, Ban QLDA cần đánh giá xem sự sai lệch đó là đáng kể hay không đáng kể. Những sai lệch đáng kể không đáp ứng những yêu cầu

16

kỹ thuật quan trọng, từ chối thực hiện những nghĩa vụ pháp lý quan trọng của hợp đồng, tham gia vào hơn 1 HSDT, v.v thì hồ sơ đó sẽ bị loại. Các HSDT có những sai lệch nhỏ có thể được coi là đáp ứng cơ bản HSMT.

Một HSDT không vượt qua bất kỳ bước kiểm tra nào nêu trên sẽ bị loại. Tuy nhiên, ở bước kiểm tra sơ bộ, Ban QLDA không đánh giá năng lực nhà thầu (kinh nghiệm chung và kinh nghiệm cụ thể, thiết bị và năng lực nhân sự, vốn lưu động, v.v). Đánh giá này sẽ được tiến hành ở giai đoạn sau – Kiểm tra hậu tuyển. Ban QLDA cũng không được loại bất kỳ HSDT nào vì có giá chào thầu cao hơn giá dự toán trước đấu thầu.

(b) Đánh giá chi tiết: Chỉ những HSDT vượt qua bước kiểm tra sơ bộ mới được xem xét tại bước này. Ở bước này, Ban QLDA cần tiến hành những việc sau:

i. Sửa lỗi: Ban QLDA cần kiểm tra các lỗi số học bằng phương pháp đã mô tả trong HSDT.

ii. Sửa lỗi các khoản dự phòng: Nếu HSDT có các khoản dự phòng do Chủ đầu tư xác định trước trong HSMT, khoản dự phòng này cần được trừ đi khỏi giá đã công bố.

iii. Điều chỉnh và Giảm giá: Những điều chỉnh hoặc giảm giá do nhà thầu nộp trước khi mở thầu sẽ được đưa vào xem xét bằng cách giảm đi hoặc cộng thêm phù hợp để có giá dự thầu chính xác.

iv. Bổ sung thêm: Nếu một HSDT thiếu một số hạng mục nhỏ, Ban QLDA có thể tính toán chi phí của các hạng mục thiếu này sử dụng đơn giá trung bình cho hạng mục này do các nhà thầu khác chào và cộng thêm chi phí vào giá chào thầu để so sánh. Nếu một HSDT chào số lượng khác với số lượng nêu trong HSMT, Ban QLDA cần tính toán lại số tiền đúng theo số lượng nêu trong HSMT. Tuy nhiên, nếu một HSDT nêu một hạng mục nhưng không nêu giá, chi phí của hạng mục này sẽ được hiểu là đã được tính trong các hạng mục khác của HSDT.

v. Các điều chỉnh: Trong mua sắm hàng hóa, HSMT có thể cụ thể các yếu tố chi phí bổ sung (tiến độ giao hàng/thanh toán, chi phí phụ tùng, chi phí vận hành, v.v) để xem xét bổ sung vào giá chào thầu. Các chi phí này phải được ước tính theo phương pháp nêu trong HSMT và cộng vào giá dự thầu để so sánh.

vi. Phạt sai lệch: Các HSDT có những sai lệch nhỏ có thể được chấp nhận nhưng Ban QLDA cần phạt những sai lệch này bằng cách lượng hóa thành tiền và cộng thêm vào giá chào thầu để so sánh. Ví dụ, nếu một hồ sơ chào thời gian hoàn thành muộn hơn ngày xác định trong

17

HSMT nhưng thời gian hoàn thành muộn này được Ban QLDA chấp nhận về mặt kỹ thuật, thì thời gian dôi ra sẽ được lượng hóa dựa vào tỷ lệ thiệt hại phải thanh toán như xác định trong HSMT và cộng vào giá dự thầu.

Sau khi thực hiện các đánh giá nêu trên, Ban QLDA có thể xác định được giá “đánh giá” cho từng HSDT tương ứng. Ban QLDA cần so sánh các giá đánh giá và quyết định HSDT nào có giá đánh giá thấp nhất.

(c) Kiểm tra hậu tuyển: Ban QLDA cần kiểm tra xem nhà thầu có giá đánh giá thấp nhất tương ứng ở bước đánh giá chi tiết có đủ năng lực để thực hiện hợp đồng hay không. Đối với mua sắm công trình, Ban QLDA cần kiểm tra xem nhà thầu có đáp ứng các tiêu chí năng lực tối thiểu sau đây được nêu trong HSMT hay không (đối với mua sắm hàng hóa, Ban QLDA có thể sử dụng các tiêu chí tương tự với những điều chỉnh phù hợp):

i. Doanh thu thi công trung bình hàng năm: Một nhà thầu cần phải có doanh thu xây dựng trung bình hàng năm của 3 năm gần nhất lớn hơn mức tối thiểu cần thiết. Mức tối thiểu này được tính toán theo kinh nghiệm bằng ít nhất 1,5 lần giá dự toán của gói thầu chia cho số tháng/năm thi công cần thiết. Ví dụ, nếu một hợp đồng có dự toán 3 tỷ đồng và dự kiến xây dựng trong 6 tháng, doanh thu xây dựng tối thiểu cần thiết được tính toán như sau: 3 : 6 x 12 x 1,5 = 9 tỷ đồng.

ii. Kinh nghiệm trong các công trình tương tự: Nhà thầu phải chứng minh đã thực hiện thành công ít nhất một số lượng hợp đồng (tối thiểu là 2) có đặc điểm và độ phức tạp tương tự trong vòng 3 năm gần đây.

iii. Năng lực của Nhân sự chủ chốt: Nhà thầu thành công cần huy động nhân sự cho vị trí Quản trị hợp đồng có chất lượng, là người có ít nhất 5 năm kinh nghiệm với những hợp đồng tương tự và ít nhất 3 năm làm Quản trị hợp đồng. Tùy thuộc vào các hợp đồng cụ thể, Ban QLDA có thể đưa thêm các yêu cầu năng lực tối thiểu của những vị trí nhân sự chủ chốt khác.

iv. Khả năng thiết bị: Nhà thầu phải chứng minh việc sẽ huy động được những thiết bị xây dựng cần thiết phù hợp với yêu cầu nêu trong HSMT để thi công đúng tiến độ.

v. Tài sản lưu động và/hoặc khả năng tín dụng (vốn lưu động)/năng lực tài chính: Nhà thầu cần phải chứng minh có sẵn hoặc có thể tiếp cận các tài sản lưu động và/hoặc khả năng tín dụng (không bao gồm những cam kết của các hợp đồng khác và thanh toán tạm ứng) vượt mức tối thiểu cần thiết. Mức tối thiểu này được tính toán theo kinh nghiệm phải bằng 2-3 lần dự toán gói thầu chia cho số tháng thi công cần thiết. Ví dụ, nếu một công trình có giá dự toán 9 tỷ đồng và dự

18

kiến thi công trong 18 tháng, lượng vốn lưu động tối thiểu cần thiết được tính toán như sau: 9 : 18 x 2 (hoặc 3) = 1 (hoặc 1,5) tỷ đồng. Ngoài ra, nhà thầu phải chứng minh rằng họ có tình hình tài chính lành mạnh với hoạt động có lợi nhuận trong vòng 3 năm gần nhất.

vi. Lịch sử tranh chấp/kiện tụng: Nếu nhà thầu có lịch sử tranh chấp hoặc kiện tụng với bản thân doanh nghiệp hoặc các đối tác của doanh nghiệp (trong trường hợp liên doanh), có thể bị đánh giá là không đủ năng lực. Tương tự, nếu nhà thầu có lịch sử thực hiện công việc kém cũng có thể bị coi là không đủ năng lực thực hiện.

Nếu nhà thầu có giá đánh giá thấp nhất đáp ứng đầy đủ các tiêu chí nêu trên thì sẽ được trao thầu. Nếu không đáp ứng bất kỳ tiêu chí đánh giá năng lực nào thì sẽ bị coi là không đủ năng lực và nhà thầu tiếp theo sẽ được đưa vào đánh giá năng lực sau khi xét thầu và quá trình đánh giá lại thực hiện tương tự cho đến khi xác định được nhà thầu có đủ năng lực.

Khi quá trình đánh giá kết thúc, Ban QLDA cần chuẩn bị Báo cáo đánh giá thầu theo Mẫu Báo cáo Đánh giá thầu của NHTG và nộp cho NHTG (nếu là hợp đồng kiểm tra trước) và các cơ quan có liên quan để phê duyệt.

Bước 5: Trao hợp đồng Ban QLDA cần trao hợp đồng cho nhà thầu đủ năng lực có giá đánh giá

thấp nhất thông qua các thủ tục đánh giá nêu trên và đạt các tiêu chí kiểm tra hậu tuyển. Việc trao hợp đồng phải được thực hiện trong thời gian hiệu lực của HSDT. Trong trường hợp đặc biệt, nếu đánh giá thầu và trao hợp đồng không thể hoàn thành trong thời gian hiệu lực ban đầu của HSDT, trước khi hết hạn hiệu lực ban đầu của hồ sơ, Ban QLDA cần đề nghị tất cả các nhà thầu gia hạn hiệu lực của hồ sơ trong một thời gian phù hợp. Một nhà thầu có thể từ chối gia hạn mà không bị tịch thu bảo lãnh dự thầu. Nếu đồng ý, nhà thầu cần phải gia hạn hiệu lực của bảo lãnh dự thầu tương ứng. Đối với những hợp đồng xét duyệt trước, trước lần đầu tiên đề nghị gia hạn hiệu lực của HSDT nhiều hơn 28 ngày và những lần sau đó, Ban QLDA phải xin ý kiến không phản đối của NHTG.

Các điều khoản và điều kiện của hợp đồng được ký kết với nhà thầu thắng thầu phải theo những nội dung đã nêu trong HSMT. Không được phép đàm phán hợp đồng trừ khi nhằm hoàn thiện những chi tiết cần thiết như xác định đơn giá hợp đồng sau khi đã giảm giá, cập nhật tiến độ thực hiện, v.v. Ban QLDA không được yêu cầu hoặc cho phép nhà thầu thay đổi giá đã chào hoặc điều chỉnh nội dung của HSDT đã nộp.

Bước 6: Đăng thông báo trao hợp đồng Trong vòng 2 tuần, Ban QLDA phải đăng các thông tin sau về việc trao hợp

đồng trên Báo Đấu thầu hoặc trên trang web của dự án được tự do truy cập hoặc một phương tiện thông tin khác được WB chấp thuận: (a) tên của các nhà thầu đã

19

nộp HSDT; (b) giá dự thầu công bố tại buổi mở thầu; (c) tên và giá đánh giá của từ hồ sơ được đánh giá; (d) tên của các nhà thầu bị loại hồ sơ và lý do loại; và (e) tên của nhà thầu thắng thầu, giá chào cũng như thời hạn và quy mô tóm tắt của hợp đồng được trao. Việc đăng thông tin này phải được cập nhật thường xuyên.

3.2.3 Chào hàng cạnh tranh của Hàng hóa, Công trình và dịch vụ phi tư vấn Bước 1: Chuẩn bị Hồ sơ chào giá

Hồ sơ chào giá (RFQ) cần được chuẩn bị theo Hồ sơ chào giá mẫu (SRFQ) cho hàng hóa hoặc cho công trình do Văn phòng NHTG Hà nội chuẩn bị. Để chuẩn bị RFQ, Ban QLDA cần nghiên cứu cẩn thận RFQ mẫu của WB bao gồm cả những hướng dẫn in nghiêng trong đó. Bước 2: Lựa chọn các công ty để mời chào giá

Các Ban QLDA sẽ sử dụng kiến thức của mình để xác định việc các công ty được mời chào giá là hợp lệ, có uy tín, hoạt động tốt và có năng lực. Do thủ tục chào hàng cạnh tranh cần ít nhất 3 hồ sơ chào giá để so sánh, nên các Ban QLDA nên mời nhiều hơn 3 công ty chào giá.

Trong trường hợp không thể lấy được ít nhất 03 bản chào giá, BQLDA phải giải trình cho NHTG lý do tại sao không thể cân nhắc sử dụng một phương thức đầu thầu cạnh tranh khác, và phải có Thư không phản đối của NHTG trước khi tiến hành so sánh đánh giá các chào giá đã nhận.

Bước 3: Nộp và Nhận các Chào giá RFQ cần phát hành miễn phí cho các công ty được chọn để mời chào giá.

Cần đưa ra một thời gian hợp lý (có thể là 1 hoặc 2 tuần) để nhà thầu chuẩn bị chào giá của họ. Chào giá có thể được nộp bằng văn bản qua fax, telex, thư hoặc thư điện tử (các bản sao được lưu). Không yêu cầu bảo lãnh dự thầu.

Trong trường hợp Ban QLDA không nhận được ít nhất 3 chào giá trong thời gian xác định, cần phải làm rõ với nhà thầu còn thiếu xem họ có dự định nộp chào giá không và khi nào. Nếu chưa có đủ 3 chào giá, Ban QLDA có thể cho kéo dài thêm thời gian hợp lý, để lấy thêm chào giá.

Bước 4: Đánh giá các chào giá Việc đánh giá các chào giá có thể theo những nguyên tắc của NCB như đã

nêu ở phần trên.

Kiểm tra hậu tuyển: Ban QLDA cần kiểm tra xem nhà thầu có giá đánh giá thấp nhất tương ứng ở bước đánh giá chi tiết có đủ năng lực để thực hiện hợp đồng hay không. Đối với mua sắm công trình, Ban QLDA cần kiểm tra xem nhà thầu có đáp ứng các tiêu chí năng lực tối thiểu sau đây được nêu trong HSMT hay không (đối với mua sắm hàng hóa, Ban QLDA có thể sử dụng các tiêu chí tương tự với những điều chỉnh phù hợp):

20

(i) Doanh thu thi công trung bình hàng năm: Một nhà thầu cần phải có doanh thu xây dựng trung bình hàng năm của 3 năm gần nhất lớn hơn mức tối thiểu cần thiết. Mức tối thiểu này được tính toán theo kinh nghiệm bằng ít nhất 1,5 lần giá dự toán của hợp đồng chia cho số năm thi công cần thiết. Ví dụ, nếu một hợp đồng có dự toán 3 tỷ đồng và dự kiến xây dựng trong 6 tháng, doanh thu xây dựng tối thiểu cần thiết được tính toán như sau: 3: 6 x 12 x 1,5 = 9 tỷ đồng;

(ii) Kinh nghiệm trong các công trình tương tự: Nhà thầu phải chứng minh đã thực hiện thành công ít nhất một số lượng hợp đồng (tối thiểu là 2) có đặc điểm và độ phức tạp tương tự trong vòng 3 năm gần đây;

(iii) Năng lực của Nhân sự chủ chốt: Nhà thầu thành công cần huy động nhân sự cho vị trí Quản trị hợp đồng có chất lượng, là người có ít nhất 5 năm kinh nghiệm với những hợp đồng tương tự và ít nhất 3 năm làm Quản trị hợp đồng. Tùy thuộc vào các hợp đồng cụ thể, Ban QLDA có thể đưa thêm các yêu cầu năng lực tối thiểu của những vị trí nhân sự chủ chốt khác;

(iv) Khả năng thiết bị: Nhà thầu phải chứng minh việc sẽ huy động được những thiết bị xây dựng cần thiết phù hợp với yêu cầu nêu trong HSMT để thi công đúng tiến độ;

(v) Tài sản lưu động và/hoặc khả năng tín dụng (vốn lưu động)/năng lực tài chính: Nhà thầu cần phải chứng minh có sẵn hoặc có thể tiếp cận các tài sản lưu động và/hoặc khả năng tín dụng (không bao gồm những cam kết của các hợp đồng khác và thanh toán tạm ứng) vượt mức tối thiểu cần thiết. Mức tối thiểu này được tính toán theo kinh nghiệm phải bằng 2-3 lần dự toán gói thầu chia cho số tháng thi công cần thiết. Ví dụ, nếu một công trình có giá dự toán 3 tỷ đồng và dự kiến thi công trong 6 tháng, lượng vốn lưu động tối thiểu cần thiết được tính toán như sau: 3 : 6 x 2 (hoặc 3) = 1 (hoặc 1,5) tỷ đồng. Ngoài ra, nhà thầu phải chứng minh rằng họ có tình hình tài chính lành mạnh với hoạt động có lợi nhuận trong vòng 2 năm gần nhất;

(vi) Lịch sử tranh chấp/kiện tụng: Nếu nhà thầu có lịch sử tranh chấp hoặc kiện tụng với bản thân doanh nghiệp hoặc các đối tác của doanh nghiệp (trong trường hợp liên doanh), có thể bị đánh giá là không đủ năng lực. Tương tự, nếu nhà thầu có lịch sử thực hiện công việc kém cũng có thể bị coi là không đủ năng lực thực hiện.

Chào giá có giá đánh giá thấp nhất và nhà thầu có năng lực đạt được theo yêu cầu của RFQ sẽ được lựa chọn để trao hợp đồng. Ban QLDA cần chuẩn bị báo cáo đánh giá các chào giá theo mẫu Báo cáo của NHTG và nộp cho cấp có liên quan để phê duyệt.

Bước 5: Trao hợp đồng và Ký hợp đồng

21

Công ty có đủ năng lực, có chào giá đánh giá thấp nhất và đạt các tiêu chí kiểm tra hậu tuyển sẽ được nhận hợp đồng. Đối với hàng hóa, Ban QLDA có thể ký đơn đặt hàng hoặc một mẫu hợp đồng thương mại nào phù hợp với nhà cung cấp được chọn. Đối với công trình, Ban QLDA phải sử dụng mẫu hợp đồng trong Hồ sơ chào giá mẫu cho Công trình của NHTG phát hành.

Bước 6: Đăng thông tin trao hợp đồng Theo qui định của RFQ, trong vòng 30 ngày sau khi trao thầu Ban QLDA

phải gửi thông tin trao thầu để đăng tải trên trang web của dự án.

3.2.4 Chỉ định thầu Bước 1: Giải trình cho việc áp dụng hình thức chỉ định thầu

Trước khi tiến hành bất kỳ đề nghị chỉ định thầu nào, Ban QLDA phải chắc chắc rằng việc cạnh tranh là không khả thi và đề nghị Chỉ định thầu có thể được giải trình đầy đủ theo qui định của đoạn 3.7 Hướng dẫn Mua sắm của NHTG. Ban QLDA cũng cần chắc chắn rằng công ty được lựa chọn là hợp lệ và đủ năng lực. Việc giải trình phải được nộp cho NHTG xem xét và phê duyệt trước. Bước 2: Đàm phán và Trao hợp đồng

Để đàm phán hợp đồng, Ban QLDA cần gửi Hồ sơ yêu cầu để đề nghị công ty được lựa chọn nộp bản chào giá. Sau đó, Ban QLDA sẽ đàm phán hợp đồng với công ty dựa trên chào giá của họ. Đàm phán hợp đồng bao gồm tất cả vấn đề kỹ thuật, thương mại và tài chính của hợp đồng. Tùy thuộc vào giá trị và đặc điểm của hàng hóa, công trình hoặc dịch vụ phi tư vấn theo yêu cầu, Ban QLDA cần sử dụng mẫu hợp đồng phù hợp do NHTG ban hành hoặc một mẫu hợp đồng khác được NHTG chấp thuận. Dự thảo hợp đồng sau đàm phán phải được trình NHTG không phản đối trước khi thực hiện. Bước 3: Đăng thông tin trao hợp đồng

Sau khi ký kết hợp đồng, trong vòng 30 ngày, Ban QLDA phải gửi thông tin trao thầu để đăng tải trên trang web của dự án.

3.2.5 Mua sắm Đấu thầu có sự tham gia của cộng đồng: Hướng dẫn thực hiện mua sắm đấu thầu có sự tham gia của cộng đồng được nêu trong Chương VII về hợp phần Ngân sách Phát triển xã.

3.2.6 Tự thực hiện (FA): Xem Đoạn 3.9 của Hướng dẫn mua sắm của WB.

3.3 Hướng dẫn các bước triển khai các Phương pháp Tuyển chọn tư vấn

3.3.1 Tuyển chọn trên cơ sở Chất lượng và Chi phí (QCBS): Xem Mục II của Hướng dẫn Tư vấn của WB.

22

3.3.2 Tuyển chọn tư vấn có Chi phí thấp nhất (LCS) Phương pháp này chỉ phù hợp cho tuyển chọn tư vấn thực hiện những công

việc có tính chất tiêu chuẩn hoặc theo thường lệ (kiểm toán, thiết kế kỹ thuật cho những công trình không phức tạp,v.v), trong đó các tiêu chuẩn và thông lệ được thiết lập rõ ràng. Trong dự án GNMNPB-2 - giai đoạn AF, LCS có thể được áp dụng để tuyển chọn tư vấn chuẩn bị thiết kế kỹ thuật, kiểm toán tài chính.

Bước 1: Chuẩn bị Điều khoản tham chiếu, dự toán Ban QLDA có trách nhiệm chuẩn bị điều khoản tham chiếu (TOR) và dự

toán10. Nhìn chung, một TOR cần có những mục sau (i) Thông tin chung; (ii) Mục tiêu; (iii) Phạm vi công việc; (iv) Đào tạo (nếu cần thiết); (v) Các báo cáo và tiến độ thời gian và (vi) Số liệu, các dịch vụ, nhân sự và điều kiện do Bên khách hàng cung cấp. Dự toán chi phí phải dựa vào đánh giá của Bên vay về các nguồn lực cần thiết để thực hiện công việc: thời gian tham gia vào công việc của các chuyên gia, hỗ trợ về mặt hậu cần, và các yếu tố đầu vào vật chất (ví dụ, phương tiện đi lại, thiết bị thí nghiệm). Các chi phí sẽ được phân theo hai khoản mục lớn: (a) phí hoặc tiền công (tùy theo loại hợp đồng) và (b) các khoản có thể được bồi hoàn, và được phân theo chi phí ngoại tệ và chi phí nội tệ nếu cần. Chi phí cho thời gian của các chuyên gia sẽ được ước tính trên cơ sở thực tế đối với chuyên gia ngoài nước và chuyên gia trong nước.

Bước 2: Tìm Bày tỏ quan tâm Để có được các bày tỏ quan tâm, các Ban QLDA có thể quảng cáo mời bày

tỏ quan tâm cho từng hợp đồng tư vấn trên một số báo toàn quốc như Nhân Dân, Lao Động. Ngoài ra, khuyến khích đăng quảng cáo trên Báo Đấu thầu và các ấn phẩm khác. Đồng thời, những hợp đồng có giá trị trên 300.000USD (ngưỡng này sẽ được điều chỉnh trong quá trình thực hiện dự án cập nhật theo những qui định của NHTG về ngưỡng phương pháp đấu thầu cho Việt Nam) cũng sẽ phải đăng quảng cáo trên UNDB online. Thư mời bày tỏ quan tâm cần phải theo mẫu do NHTG ban hành. Ít nhất 14 ngày kể từ ngày đăng quảng cáo phải được dành cho tư vấn phản hồi trước khi chuẩn bị danh sách ngắn. Bên cạnh việc quảng cáo, các Ban QLDA cũng có thể liên hệ trực tiếp với các tư vấn có năng lực để mời bày tỏ quan tâm.

Bước 3: Chuẩn bị Danh sách ngắn Để chuẩn bị danh sách ngắn, các Ban QLDA phải xét đến trước tiên các công

ty đã bày tỏ quan tâm mà có những năng lực trình độ phù hợp, liên quan. Một danh sách ngắn phải bao gồm 6 công ty. Trong trường hợp hợp đồng lớn (hơn

10 Trong trường hợp Ban QLDA không thể tự soạn thảo TOR, Ban QLDA có thể thuê một cá nhân hoặc một công ty có chuyên môn trong lĩnh vực đó soạn thảo. Nếu sử dụng vốn IDA để thanh toán cho cá nhân/công ty này thì thủ tục tuyển chọn theo các quy định trong Hướng dẫn tư vấn của NHTG. Nếu không sử dụng vốn IDA, thì thực hiện theo thủ tục hiện hành của Chính phủ.

23

300.000USD), danh sách ngắn phải bao gồm 6 công ty trên một diện rộng về mặt địa lý, không quá 2 công ty của cùng một quốc gia và ít nhất 1 công ty của một quốc gia đang phát triển, trừ phi không xác định được công ty đủ năng lực từ các quốc gia đang phát triển. Trong trường hợp các hợp đồng nhỏ hơn (dưới 300.000USD), danh sách ngắn có thể chỉ bao gồm các công ty trong nước. Trong trường hợp đặc biệt, NHTG có thể đồng ý với danh sách ngắn có ít hơn 6 công ty, ví dụ khi chỉ có ít công ty có đủ năng lực bày tỏ quan tâm cho một công việc cụ thể hay khi quy mô của công việc không thu hút được cạnh tranh rộng rãi. Khi danh sách ngắn đã được phê duyệt, các công ty đã bày tỏ quan tâm, cũng như bất kỳ công ty nào nếu yêu cầu một cách cụ thể, sẽ được cung cấp bản danh sách ngắn cuối cùng.

Các Ban QLDA có thể chuẩn bị các bước sau để chuẩn bị danh sách ngắn: (i) Lập danh sách dài các công ty quan tâm; (ii) Kiểm tra tính hợp lệ và mâu thuẫn về lợi ích của các công ty trong danh sách dài; (iii) Đánh giá năng lực và kinh nghiệm của tất cả các công ty hợp lệ được xác định ở bước trước; (iv) Lập danh sách ngắn gồm 6 công ty từ các công ty hợp lệ và có năng lực đó.

Bước 4: Chuẩn bị và phát hành HSMT (RFP) HSMT (RFP) sẽ bao gồm: (a) một thư mời nộp đề xuất, (b) chỉ dẫn cho tư

vấn, (c) Điều khoản tham chiếu, và (d) dự thảo hợp đồng. Các Ban QLDA phải sử dụng HSMT chuẩn của WB ban hành với một số thay đổi tối thiểu, được WB chấp thuận, cần thiết để giải quyết những điều kiện đặc thù riêng của dự án. Bất kỳ một thay đổi nào như vậy chỉ được đưa vào thông qua Bảng dữ liệu của HSMT và các điều kiện riêng của hợp đồng. Theo phương pháp tuyển chọn tư vấn có chi phí thấp nhất (LCS), một điểm chất lượng “tối thiểu” cho phần “chất lượng” được thiết lập và cụ thể hóa trong RFP. Các tư vấn có tên trong danh sách ngắn được mời nộp đề xuất và các đề xuất nộp trong hai túi hồ sơ. Mẫu hợp đồng đưa vào RFP phải theo đúng mẫu hợp đồng phù hợp nêu trong RFP mẫu của WB. Nói chung, mẫu hợp đồng trọn gói sẽ được sử dụng hầu hết cho các công việc. Tuy nhiên, đối với giám sát thi công và các công việc khác và quy mô công việc hoặc thời gian chưa được xác định rõ ràng, hợp đồng theo thời gian sẽ được áp dụng.

Bước 5: Nhận các Đề xuất RFP cần phát hành miễn phí cho tư vấn trong danh sách ngắn. Ban QLDA

phải dành ít nhất 4 tuần cho các tư vấn chuẩn bị đề xuất của mình. Trong khoảng thời gian này, các công ty có thể yêu cầu làm rõ về các thông tin cung cấp trong RFP. Các Ban QLDA sẽ có trả lời làm rõ bằng văn bản và gửi cho tất cả các công ty đã vào danh sách ngắn (những công ty có ý định nộp thầu). Nếu cần thiết, các Ban QLDA sẽ gia hạn thời gian nộp thầu. Đề xuất kỹ thuật và tài chính phải được nộp cùng lúc. Sau khi hết hạn nộp thầu không sửa đổi nào vào đề xuất kỹ thuật hoặc tài chính được chấp nhận. Nhằm đảm bảo tính trung thực của quá trình này, đề xuất kỹ thuật và đề xuất tài chính phải được nộp trong các phong bì riêng và dán kín. Sau

24

khi hết hạn nộp thầu, phong bì kỹ thuật phải được mở ngay lập tức bởi một ban bao gồm các cán bộ từ các bộ phận liên quan (kỹ thuật, tài chính, pháp lý, nếu thích hợp). Đề xuất tài chính phải được giữ nguyên niêm phong tại một nơi an toàn cho đến khi được mở công khai. Bất kỳ đề xuất nào nhận được sau khi hết hạn nộp thầu sẽ không được mở và phải giữ trả lại.

Bước 6: Đánh giá các đề xuất kỹ thuật Các Ban QLDA sẽ đánh giá từng đề xuất kỹ thuật (sử dụng một ban xét thầu

bao gồm 3 hoặc nhiều hơn các chuyên gia trong lĩnh vực liên quan) có xét đến một số tiêu chí nêu trong RFP: (a) Kinh nghiệm của tư vấn liên quan đến công việc (0-10 điểm), (b) chất lượng của phương pháp đề xuất (20-50 điểm), (c) năng lực trình độ của các chuyên gia chủ chốt dự kiến (30-60 điểm), (d) chuyển giao kiến thức nếu được yêu cầu trong TOR (0-10 điểm), và (e) mức độ tham gia của chuyên gia trong nước trong số các chuyên gia chủ chốt cho thực hiện công việc (0-10 điểm). Đối với một số tiêu chí chính (phương pháp luận và năng lực trình độ của chuyên gia chủ chốt), Ban QLDA có thể chia thành một số tiêu chí phụ. Mỗi tiêu chí sẽ được cho điểm theo thang điểm từ 1 đến 100. Sau đó điểm chi tiết sẽ được quy đổi theo tỷ trọng để thành điểm cuối cùng. Do những nhân sự chủ chốt sẽ quyết định chất lượng thực hiện nên phải dành tỷ trọng nhiều hơn cho tiêu chí này. Các Ban QLDA sẽ xem xét năng lực và kinh nghiệm của các nhân sự chủ chốt được đề xuất thông qua lý lịch của từng người, và hồ sơ lý lịch phải chính xác, đầy đủ, và được ký bởi một người có thẩm quyền của nhà thầu tư vấn và bởi cá nhân người đó. Các chuyên gia sẽ được cho điểm theo ba tiêu chí phụ sau đây, liên quan đến nhiệm vụ: (i) năng lực chung, (ii) sự thích hợp cho công việc, và (iii) kinh nghiệm trong khu vực và ngôn ngữ.

Cuối quy trình đánh giá kỹ thuật, các Ban QLDA sẽ chuẩn bị Báo cáo Đánh giá kỹ thuật theo mẫu Báo cáo đánh giá của NHTG. Trong trường hợp hợp đồng thuộc phạm vi xét duyệt trước, báo cáo phải trình NHTG xem xét và “không phản đối”. Báo cáo phải chứng minh kết quả của việc đánh giá này và mô tả mặt mạnh và mặt yếu tương đối của các đề xuất. Mọi hồ sơ liên quan đến việc xét thầu, như các bảng chấm điểm cá nhân phải được lưu lại cho đến khi kết thúc dự án và để kiểm toán.

Bước 7: Mở công khai các Đề xuất tài chính Sau khi việc đánh giá kỹ thuật hoàn thành và NHTG đã có thư không phản

đối (nếu là hợp đồng xét duyệt trước), các Ban QLDA sẽ thông báo cho tất cả các nhà thầu tư vấn đã nộp đề xuất điểm kỹ thuật và cũng thông báo cho các nhà thầu tư vấn có đề xuất không đạt mức điểm tối thiểu biết rằng các đề xuất tài chính của họ sẽ được trả lại nguyên niêm phong sau khi hoàn thành quá trình tuyển chọn. Các Ban QLDA cũng đồng thời phải thông báo cho các nhà thầu tư vấn đạt điểm tối thiểu về ngày giờ và địa điểm mở đề xuất tài chính. Ngày mở đề xuất tài chính phải

25

được xác định để có đủ thời gian cho các nhà tư vấn sắp xếp để tham dự. Đề xuất tài chính phải được mở công khai với sự có mặt của đại diện các nhà thầu muốn đến dự (đích thân có mặt hoặc trực tuyến). Tên của nhà thầu, điểm kỹ thuật, và giá chào thầu sẽ được đọc to (và đưa lên trực tuyến trong trường hợp việc nộp đề xuất đấu thầu bằng phương thức điện tử được sử dụng) và ghi chép lại khi đề xuất tài chính được mở, và một bản sao của các ghi chép này phải được gửi ngay cho NHTG. Bên vay cũng sẽ chuẩn bị biên bản mở đề xuất tài chính công khai và một bản sao của biên bản này phải được gửi ngay cho NHTG và tất cả các nhà tư vấn đã nộp đề xuất đấu thầu.

Bước 8: Đánh giá cuối cùng Các Ban QLDA sẽ sửa các lỗi tính toán số học trong các đề xuất tài chính.

Khi sửa lỗi tính toán số học, trong trường hợp có sự không nhất quán giữa giá trị các phần và giá trị tổng, hoặc giữa bằng chữ và bằng số thì sẽ sử dụng giá trị các phần và giá trị bằng chữ. Bên cạnh việc sửa lỗi nêu trên, các hoạt động và hạng mục nêu trong Đề xuất Kỹ thuật nhưng không đưa giá tiền sẽ được hiểu rằng giá đã được tính vào trong giá của các hoạt động hoặc hạng mục khác. Trong trường hợp một hoạt động hoặc hạng mục có số lượng trong đề xuất tài chính khác với đề xuất kỹ thuật, (i) nếu sử dụng mẫu hợp đồng theo thời gian trong RFP, Ban QLDA sẽ sửa lại số lượng trong Đề xuất Tài chính để phù hợp với số lượng trong Đề xuất Kỹ thuật, áp dụng đơn giá nêu trong Đề xuất Tài chính cho số lượng đúng để điều chỉnh tổng chi phí của đề xuất, (ii) nếu sử dụng mẫu hợp đồng trọn gói trong RFP, không cần sửa lỗi của Đề xuất Tài chính trong trường hợp này. Thuế trong nước nếu đã được nhà thầu tính toán trong đề xuất tài chính thì sẽ được bỏ ra. Sau những đánh giá này, Ban QLDA sẽ có thể quyết định được giá sau khi sửa lỗi cho từng nhà thầu tư vấn. Nhà thầu tư vấn có giá sau khi sửa lỗi thấp nhất sẽ được chọn. Ban QLDA sẽ chuẩn bị Báo cáo Đánh giá cuối cùng và gửi báo cáo này cho NHTG để biết (nếu là hợp đồng xét duyệt trước).

Thông tin liên quan đến đánh giá các đề xuất và khuyến nghị liên quan đến trao thầu sẽ không được thông báo cho các nhà thầu tư vấn đã nộp đề xuất hoặc cho những người khác không chính thức liên quan đến quá trình đánh giá, cho đến khi đăng thông tin trao hợp đồng.

Bước 9: Đàm phán và trao hợp đồng Ban QLDA sẽ mời nhà thầu tư vấn có giá đánh giá thấp nhất đến đàm phán

hợp đồng. Nhà thầu tư vấn được mời sẽ, như là một điều kiện tất yếu để đàm phán, khẳng định việc bố trí tất cả các nhân sự chuyên môn. Việc không đáp ứng yêu cầu này có thể khiến Chủ đầu tư tiến hành đàm phán với nhà thầu xếp thứ tự tiếp theo. Các đại diện của nhà thầu tiến hành đàm phán phải có ủy quyền bằng văn bản về việc cử đến đàm phán và thống nhất hợp đồng.

26

Đàm phán kỹ thuật sẽ bao gồm việc thảo luận về Đề xuất Kỹ thuật, phương pháp và biện pháp kỹ thuật, kế hoạch thực hiện công việc, và tổ chức và nhân sự, và những đề xuất của tư vấn nhằm cải thiện Điều khoản tham chiếu. Chủ đầu tư và Nhà thầu tư vấn sẽ hoàn thiện Điều khoản Tham chiếu, kế hoạch bố trí nhân sự, kế hoạch thực hiện công việc, các vấn đề hậu cần, và báo cáo. Chủ đầu tư sẽ chuẩn bị biên bản đàm phán do 2 bên (Chủ đầu tư và nhà thầu tư vấn) cùng ký.

Đàm phán tài chính sẽ bao gồm việc làm rõ (nếu có) nghĩa vụ thuế của nhà thầu tại quốc gia của Chủ đầu tư, và nghĩa vụ thuế này sẽ được thể hiện trong hợp đồng như thế nào; và sẽ phản ánh những điều chỉnh về kỹ thuật vào chi phí dịch vụ như thế nào. Trong phương pháp tuyển chọn tư vấn có chi phí thấp nhất, đàm phán tài chính sẽ không bao gồm định mức thù lao cho chuyên gia hoặc đơn giá đề xuất khác.

Chủ đầu tư sẽ không xem xét những đề nghị thay thế chuyên gia trong khi đàm phán hợp đồng trừ trường hợp cả hai bên thống nhất rằng chậm trễ trong quá trình tuyển chọn làm cho việc thay thế này là không thể tránh khỏi hoặc do chuyên gia bị chết hoặc bị ốm. Nếu lý do thay thế không phải như trình bày ở trên và nếu được chứng minh rằng các chuyên gia chủ chốt đề nghị trong đề xuất không được xác định chắc chắn sẽ tham gia nếu trúng thầu, nhà thầu sẽ có thể bị loại. Chuyên gia chủ chốt được đề xuất thay thế phải có năng lực tương đương hoặc tốt hơn chuyên gia chủ chốt dự kiến ban đầu và phải được nhà thầu tư vấn trình trong thời hạn nêu trong thư mời đàm phán.

Sau khi đàm phán hợp đồng được hoàn thành, Ban QLDA sẽ nộp dự thảo hợp đồng sau đàm phán cho NHTG (trong trường hợp hợp đồng xét duyệt trước) và cơ quan thẩm quyền có liên quan để phê duyệt.

Bước 10: Đăng thông tin trao hợp đồng Sau khi trao hợp đồng, các Ban QLDA phải đăng tải trên UNDB online và

Báo Đấu thầu và trang web của dự án. Những thông tin nói trên phải được công bố trong vòng 2 tuần sau khi nhận được ý kiến không phản đối của NHTG về kiến nghị trao hợp đồng, nếu là các hợp đồng thuộc diện xét duyệt trước; và trong vòng hai tuần sau khi đàm phán thành công với công ty tư vấn được chọn, nếu là các hợp đồng thuộc diện xét duyệt sau. Nội dung được công bố bao gồm các thông tin sau: (a) tên của tất cả các nhà thầu tư vấn đã nộp đề xuất; (b) điểm kỹ thuật của từng nhà thầu tư vấn; (c) giá đánh giá của từng nhà thầu tư vấn; (d) xếp loại cuối cùng của các nhà thầu tư vấn; (e) tên của nhà thầu thắng thầu và giá trị, thời hạn và tóm tắt phạm vi của hợp đồng. Các thông tin này cũng được gửi cho tất cả các nhà thầu đã tham gia nộp đề xuất. Sau khi ký hợp đồng, Ban QLDA sẽ trả lại các đề xuất tài chính còn nguyên niêm phong cho các nhà thầu không thành công.

3.3.4 Tuyển chọn trên cơ sở năng lực của tư vấn (CQS)

27

Phương pháp này được sử dụng cho những công việc có quy mô nhỏ mà yêu cầu phải chuẩn bị và đánh giá các đề xuất cạnh tranh là không cần thiết. Trong dự án Giảm nghèo CTMNPB GĐ2 giai đoạn AF, phương pháp này có thể được sử dụng cho những công việc có giá trị nhỏ hơn 300.000 USD cho mỗi hợp đồng (Ngưỡng này có thể thay đổi theo thời gian).

Bước 1: Chuẩn bị TOR, dự toán Tương tự phương pháp LCS nói trên.

Bước 2: Tìm các bày tỏ nguyện vọng Tương tự phương pháp LCS nói trên.

Bước 3: Chuẩn bị danh sách ngắn và lựa chọn công ty có năng lực và kinh nghiệm phù hợp nhất.

Các bước lập danh sách ngắn giống như phương pháp LCS nêu trên. Ban QLDA nên mời càng nhiều tư vấn nộp bày tỏ quan tâm càng tốt nhưng danh sách ngắn ít nhất phải gồm 3 công ty có năng lực và các kinh nghiệm có liên quan. Sau đó, các Ban QLDA so sánh năng lực của các công ty trong danh sách ngắn để quyết định và lựa chọn công ty có năng lực và kinh nghiệm phù hợp nhất.

Bước 4: Chuẩn bị và phát hành RFP Ban QLDA chuẩn bị RFP sử dụng mẫu RFP của NHTG. Ban QLDA gửi

RFP này chỉ cho công ty được chọn để đề nghị chuẩn bị và nộp đề xuất kỹ thuật và tài chính tổng hợp. Tư vấn cần có một thời gian hợp lý (khoảng 1 hoặc 2 tuần) để chuẩn bị đề xuất.

Bước 5: Nhận đề xuất, đàm phán và trao hợp đồng Sau khi công ty tư vấn được chọn nộp đề xuất, Ban QLDA cần xem xét đề

xuất này nhằm xác định những vấn đề cần thảo luận khi đàm phán hợp đồng. Sau đó Ban QLDA mời tư vấn đến đàm phán hợp đồng dựa trên đề xuất đã nộp. Nội dung đàm phán hợp đồng tương tự như LCS. Tuy nhiên, chi phí không phải là yếu tố được đưa vào đánh giá trong phương pháp CQS, nên Ban QLDA có thể đàm phán về định mức và đơn giá do tư vấn chào.

Bước 6: Đăng tải thông tin trao hợp đồng Sau khi trao hợp đồng, các Ban QLDA cần đăng tải trên UBND online tên

của tư vấn được trao hợp đồng, giá trị, thời hạn và phạm vi của hợp đồng. Việc đăng tải này có thể được thực hiện hàng quý và dưới hình thức bảng tóm tắt kết quả của giai đoạn trước.

3.3.5 Tuyển chọn tư vấn từ một nguồn duy nhất (SSS) Tuyển chọn tư vấn từ một nguồn duy nhất (SSS) chỉ có thể được sử dụng

trong các trường hợp ngoại lệ (đoạn 3.8 đến 3.11 của Hướng dẫn Tư vấn) với sự phê duyệt trước của NHTG.

28

Bước 1: Chuẩn bị giải trình cho SSS, TOR, dự toán Trước khi đề xuất SSS, các Ban QLDA phải chắc chắn rằng việc cạnh tranh

là không khả thi và đề xuất SSS là có thể giải trình đầy đủ theo đoạn 3.9 của Hướng dẫn Tư vấn của NHTG. Các Ban QLDA cũng cần chắc chắn rằng công ty được đề xuất lựa chọn là hợp lệ và có năng lực. Các Ban QLDA cần chuẩn bị bản giải trình SSS, TOR, và dự toán và trình NHTG không phản đối. Bước 2: Đàm phán và Trao hợp đồng

Để đàm phán hợp đồng, Ban QLDA cần đề nghị công ty được chọn nộp đề xuất kỹ thuật và tài chính. Sau đó, Ban QLDA đàm phán hợp đồng với công ty dựa trên đề xuất của họ. Đàm phán phải đề cập đến tất cả các lĩnh vực kỹ thuật, thương mại và tài chính của hợp đồng. Do chi phí không phải là một yếu tố được đưa vào đánh giá nên Ban QLDA có thể đàm phán định mức và đơn giá do tư vấn đề xuất. Phụ thuộc vào giá trị và đặc điểm của hàng hóa hoặc công trình theo yêu cầu, Ban QLDA có thể sử dụng mẫu hợp đồng phù hợp do NHTG ban hành hoặc một mẫu hợp đồng khác được NHTG chấp thuận. Dự thảo hợp đồng đã đàm phán phải trình NHTG không phản đối trước khi thực hiện. Bước 3: Đăng thông tin về trao hợp đồng

Sau khi ký kết hợp đồng, Ban QLDA cần đăng tải trên UBND online và dgMarket tên của tư vấn được trao hợp đồng, giá trị thời hạn và phạm vi hợp đồng. Việc đăng tải có thể được thực hiện hàng quý và dưới hình thức bảng tóm tắt kết quả của giai đoạn trước đó.

3.3.6 Tuyển chọn Tư vấn cá nhân Các tư vấn cá nhân được tuyển dụng để thực hiện các công việc mà (a)

Không đòi hỏi phải có nhóm chuyên gia hay nhiều nhân sự, (b) Không yêu cầu phải có sự hỗ trợ chuyên môn từ phía bên ngoài (văn phòng công ty chính), và (c) Kinh nghiệm và năng lực chuyên môn là yêu cầu cao nhất đối với chuyên gia tư vấn cá nhân. Khi có nhiều chuyên gia tư vấn tham gia, việc phối hợp, quản lý và trách nhiệm chung khó có thể phân định rõ ràng thì nên thuê tuyển một công ty tư vấn để thực hiện.

Bước 1: Chuẩn bị TOR, dự toán Tương tự nêu trên

Bước 2: Tìm bày tỏ quan tâm Để có được các bày tỏ quan tâm, các Ban QLDA có thể quảng cáo hoặc trực

tiếp tiếp cận các ứng viên có năng lực. Bước 3: Chuẩn bị danh sách ngắn, so sánh trình độ năng lực của các

ứng viên trong danh sách ngắn Ban QLDA phải thiết lập danh sách ngắn của ít nhất 3 ứng viên hợp lệ và

có năng lực. Các tư vấn cá nhân được xem xét trong danh sách ngắn phải đáp ứng

29

các yêu cầu về tính hợp lệ và mâu thuẫn về lợi ích cũng như các yêu cầu năng lực tối thiểu nêu trong TOR. Ban QLDA phải so sánh trình độ năng lực của các ứng viên này để quyết định và lựa chọn người có năng lực nhất. Năng lực được đánh giá trên cơ sở trình độ học vấn, kinh nghiệm, chuyên môn, và, nếu thích hợp, bao gồm cả khả năng hiểu biết về các điều kiện địa phương như ngôn ngữ địa phương, văn hóa, hệ thống quản lý và tổ chức Chính phủ. Ban QLDA phải chuẩn bị báo cáo về quá trình đánh giá và so sánh này.

Bước 4: Đàm phán và trao hợp đồng Ban QLDA sẽ mời tư vấn được chọn đến đàm phán hợp đồng. Sau khi đàm

phán kết thúc, Ban QLDA cần nộp dự thảo hợp đồng sau đàm phán cùng với báo cáo về quá trình đánh giá và so sánh cho NHTG (nếu là hợp đồng xét duyệt trước) và các cơ quan liên quan để phê duyệt trước khi ký hợp đồng.

Trong trường hợp ngoại lệ nêu trong đoạn 5.6 của Hướng dẫn Tư vấn, các tư vấn cá nhân có thể được tuyển chọn trên cơ sở một nguồn duy nhất. Trong những trường hợp này, Ban QLDA phải nộp giải trình cho việc tuyển chọn trên cơ sở một nguồn duy nhất để NHTG xét duyệt trước và không phản đối.

3.4 Giới thiệu hình thức đấu thầu qua mạng [Lưu ý: Hình thức đấu thầu qua mạng này chỉ áp dụng khi có sự đồng ý của NHTG] 3.4.1 Căn cứ pháp lý − Luật Đấu thầu số 43/2013/QH13 ngày 26/11/2013; − Nghị định số 63/2014/NĐ-CP ngày 26/6/2014 Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Đấu thầu về lựa chọn nhà thầu (có hiệu lực từ ngày 15/8/2014); − Thông tư 17/2010/TT-BKH ngày 22/7/2010 Quy định chi tiết thí điểm đấu thầu qua mạng và các văn bản sửa đổi,thay thế (nếu có). 3.4.2 Trình tự thực hiện Bước 1: Chủ đầu tư, Bên mời thầu/Nhà thầu khai báo thông tin trên Hệ thống; Bước 2: Chủ đầu tư, Bên mời thầu/Nhà thầu gửi hồ sơ đăng ký trực tiếp hoặc theo đường công văn đến Cơ quan vận hành Hệ thống. Bước 3: Cơ quan vận hành Hệ thống kiểm tra tính chính xác của bản đăng ký điện tử trên Hệ thống và hồ sơ đăng ký bằng văn bản do Chủ đầu tư, Bên mời thầu/Nhà thầu gửi đến. Trường hợp hồ sơ hợp lệ, Cơ quan vận hành Hệ thống chấp nhận Chủ đầu tư, Bên mời thầu/Nhà thầu được tham gia Hệ thống và xác nhận trên Hệ thống; trường hợp hồ sơ không chính xác hoặc chưa đầy đủ, Cơ quan vận hành Hệ thống thông báo lý do trên Hệ thống để Chủ đầu tư, Bên mời thầu/Nhà thầu biết bổ sung, sửa đổi hồ sơ, bản đăng ký trên cho phù hợp.

30

Bước 4: Chủ đầu tư, Bên mời thầu/Nhà thầu tự kiểm tra tình trạng đăng ký trên Hệ thống. Nếu đã được chấp nhận, Chủ đầu tư, Bên mời thầu/Nhà thầu bổ sung thông tin để có thể nhận chứng thư số và sử dụng Hệ thống.

3.4.3 Các nội dung và thủ tục khác − Cách thức thực hiện: • Tại trụ sở cơ quan hành chính nhà nước; • Qua Internet (trên Trang thông tin điện tử về đấu thầu tại địa chỉ http://muasamcong.mpi.gov.vn); • Qua hệ thống bưu chính. − Yêu cầu về hồ sơ: • Đơn đăng ký cấp chứng thư số; • Quyết định thành lập hoặc giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; • Chứng minh nhân dân người đại diện pháp luật; • Số lượng hồ sơ: 01 bộ − Thời hạn giải quyết: trong vòng 03 ngày kể từ khi Cơ quan vận hành Hệ thống nhận được hồ sơ đăng ký. − Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính: • Cơ quan hoặc người có thẩm quyền quyết định: Bộ Kế hoạch và Đầu tư; • Cơ quan trực tiếp thực hiện: Chủ đầu tư, Bên mời thầu, Nhà thầu. − Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: tổ chức − Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Chủ đầu tư, Bên mời thầu, Nhà thầu nhận được chứng thư số để sử dụng và thao tác các nghiệp vụ về đấu thầu trên Hệ thống http://muasamcong.mpi.gov.vn. − Phí, lệ phí: Không có − Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính: Không có − Mẫu đơn, tờ khai: theo mẫu do hệ thống http://muasamcong.mpi.gov.vn tạo ra trong quá trình khai báo thông tin IV. QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG

4.1. Giám sát của Ban QLDA: Các Ban QLDA có trách nhiệm giám sát việc thực hiện của các nhà thầu/ nhà

cung cấp/ tư vấn nhằm đảm bảo rằng họ thực hiện các hợp đồng theo đúng các điều khoản và điều kiện của các hợp đồng đã ký kết. Các Ban QLDA phải giám sát tiến độ công việc, việc hoàn thành công việc đúng thời gian, việc giao hoặc cung cấp hàng hóa, các khoản thanh toán và quyết định xem những thay đổi trong phạm vi

31

công việc có phù hợp không. Ban QLDA cần thường xuyên đề nghị các nhà thầu/ nhà cung cấp/tư vấn nộp các báo cáo tiến độ định kỳ để xem xét. Ban QLDA cần phân công một cán bộ có trình độ chuyên môn kỹ thuật, kinh nghiệm quản lý phù hợp để giám sát hàng ngày việc thực hiện của các nhà thầu/nhà cung cấp/nhà tư vấn. Nếu thiếu nguồn lực, Ban QLDA có thể thuê tư vấn để giúp giám sát việc thực hiện các hợp đồng.

4.2 Các sửa đổi Các Ban QLDA hoặc nhà thầu/ nhà cung cấp/ tư vấn có thể đề xuất những

sửa đổi cho hợp đồng khi có những sự việc không lường trước hoặc quyết định của Ban QLDA khiến cần điều chỉnh phạm vi công việc. Nếu các sửa đổi này gây ra những thay đổi về thời gian thực hiện hoặc tăng chi phí, Ban QLDA phải xin phê duyệt của các cơ quan có thẩm quyền, gồm cả NHTG (nếu là hợp đồng xét duyệt trước) về những sửa đổi này. Ban QLDA sẽ ký bản sửa đổi hợp đồng hoặc một tài liệu khác phù hợp với nhà thầu/nhà cung cấp/tư vấn trước khi thực hiện các sửa đổi này. Lưu ý rằng những bản sửa đổi hợp đồng này (bao gồm cả gia hạn thời gian) phải được ký một cách phù hợp trong thời gian hiệu lực của hợp đồng. Trong trường hợp hợp đồng đã hết hiệu lực, thì không thể gia hạn hoặc khôi phục lại hiệu lực một cách hồi tố. Thanh toán cho các công trình, hàng hóa hoặc dịch vụ tư vấn hoàn thành sau ngày hết hạn hợp đồng sẽ bị coi là không hợp lệ để NHTG tài trợ. Tương tự, trong trường hợp hợp đồng xét duyệt trước, nếu Ban QLDA không xin ý kiến không phản đối của NHTG về những thay đổi đáng kể mà phải được NHTG xét duyệt trước như qui định tại Đoạn 3, Phụ lục 1, Hướng dẫn Mua sắm và Tư vấn của NHTG, các thanh toán cho những thay đổi này cũng bị coi là không hợp lệ để NHTG tài trợ.

4.3 Việc thực hiện không đáp ứng yêu cầu Việc thực hiện kém ảnh hưởng đến chất lượng, hiệu quả và tính kinh tế của

hợp đồng và vì vậy điều này không chấp nhận được. Dựa vào các điều khoản của hợp đồng, Ban QLDA cần đề nghị nhà thầu/nhà cung cấp/tư vấn tiến hành những biện pháp khắc phục ngay lập tức để giải quyết tình hình. Nếu nhà thầu/nhà cung cấp/tư vấn không thực hiện các hành động khắc phục phù hợp, các Ban QLDA có thể chấm dứt hợp đồng và áp dụng biện pháp phạt như quy định trong hợp đồng để phạt nhà thầu/nhà cung cấp/tư vấn.

V. LƯU GIỮ HỒ SƠ, XÉT DUYỆT CỦA CHÍNH PHỦ VÀ NHTG 5.1 Lưu giữ hồ sơ

NHTG yêu cầu các hồ sơ đấu thầu phải được lưu trong vòng 2 năm sau ngày đóng khoản tín dụng để cho mục đích kiểm toán. Để đáp ứng yêu cầu này, Ban QLDA cần bố trí kho và các điều kiện phù hợp để lưu giữ các hồ sơ đấu thầu này.

32

Ban QLDA cũng cần phân công một cán bộ chịu trách nhiệm sắp xếp hàng ngày, giám sát và lưu trữ.

5.2 Xét duyệt của NHTG NHTG sẽ xét duyệt các quyết định mua sắm của Bên vay thông qua 2 hình

thức: xét duyệt trước và xét duyệt sau.

5.2.1 Xét duyệt trước: Hiệp định Tài trợ quy định các hợp đồng thuộc diện NHTG xét duyệt trước sẽ được nêu rõ trong Kế hoạch đấu thầu - Đối với các hợp đồng hàng hóa, xây lắp và dịch vụ phi tư vấn thuộc diện xét duyệt trước, các Ban QLDA phải nộp các tài liệu sau để NHTG xem xét và không phản đối trước khi tiến hành bước tiếp theo:

• Hợp đồng ICB/NCB: (i) dự thảo HSMT và thủ tục quảng cáo; (ii) báo cáo đánh giá thầu và khuyến nghị trao hợp đồng;

• Chào hàng cạnh tranh: (i) dự thảo thư mời chào giá và danh sách các nhà thầu được mời chào giá; (ii) báo cáo đánh giá các chào giá và khuyến nghị trao hợp đồng;

• Hợp đồng trực tiếp: (i) giải trình việc Hợp đồng trực tiếp (bao gồm tên và năng lực của nhà thầu/nhà cung cấp được đề xuất); (ii) dự thảo hợp đồng sau khi đàm phán;

• Những điều chỉnh của các hợp đồng đã ký kết: việc gia hạn tương đối thời gian thực hiện hợp đồng; điều chỉnh hoặc ngoại lệ của các điều kiện của hợp đồng; thay đổi các đơn đặt hàng làm cho tổng giá trị hợp đồng ban đầu tăng hơn 15% so với giá trị hợp đồng ban đầu.

- Đối với các hợp đồng tư vấn thuộc diện xét duyệt trước, các Ban QLDA phải nộp các tài liệu sau cho NHTG xem xét và không phản đối trước khi tiến hành các bước tiếp theo:

• Hợp đồng QCBS/ LCS/CQS: (i) dự toán, báo cáo chuẩn bị danh sách ngắn, dự thảo HSMT (bao gồm TOR); (ii) báo cáo đánh giá kỹ thuật; (iii) dự thảo hợp đồng sau khi đàm phán;

• Hợp đồng SSS: (i) giải trình việc tuyển chọn từ một nguồn duy nhất (bao gồm tên và năng lực của tư vấn đề xuất); (ii) dự thảo hợp đồng sau khi đàm phán;

• Việc điều chỉnh các hợp đồng đã ký kết: gia hạn đáng kể thời gian thực hiện hợp đồng; điều chỉnh đáng kể về phạm vi công việc, thay thế những chuyên gia chủ chốt, điều chỉnh hoặc ngoại lệ của các điều kiện hợp đồng; những thay đổi có thể làm tăng giá trị hợp đồng ban đầu hơn 15% giá trị hợp đồng ban đầu.

33

Để biết thêm thông tin về những yêu cầu xét duyệt trước của NHTG, xem thêm Phụ lục I của Hướng dẫn Mua sắm và Hướng dẫn Tư vấn.

5.2.2 Xét duyệt sau: Tất cả các hợp đồng (hàng hóa, xây lắp và dịch vụ tư vấn) không thuộc diện xét duyệt trước của NHTG như đề cập ở trên sẽ thuộc diện xét duyệt sau. Đối với những hợp đồng này, các Ban QLDA cần tiến hành quá trình mua sắm mà không cần xin ý kiến không phản đối của NHTG. Các Ban QLDA cần lưu giữ tất cả các tài liệu đấu thầu có liên quan tại văn phòng dự án đến 2 năm sau ngày đóng khoản tín dụng để phục vụ mục đích kiểm toán của NHTG. Trong các đoàn giám sát thực hiện dự án, hoặc các đoàn hậu kiểm riêng, NHTG sẽ lựa chọn ngẫu nhiên một số hợp đồng (ít nhất 20%) để xem xét chi tiết. Nếu từ xét duyệt sau, NHTG xác định rằng hàng hóa, công trình hoặc dịch vụ không được mua sắm đúng các thủ tục quy định trong Hiệp định tài trợ và chi tiết trong Kế hoạch Đấu thầu đã được NHTG phê duyệt hoặc hợp đồng không phù hợp với các thủ tục này, NHTG có thể tuyên bố mua sắm sai quy định như nêu trong đoạn 1.14 của Hướng dẫn mua sắm và phần 1.19 của Hướng dẫn tư vấn.

5.3 Xét duyệt của Chính phủ Bên cạnh các thủ tục xét duyệt của NHTG, Chính phủ sẽ thực hiện một số xét duyệt như sau: 5.3.1. Tất cả các danh mục mua sắm đều phải được giao chỉ tiêu kế hoạch ngân sách hàng năm. Cấp có thẩm quyền phê duyệt kế hoạch đấu thầu của dự án sau khi có thư không phản đối của NHTG. 5.3.2. Trình, phê duyệt Hồ sơ yêu cầu (HSYC), Hồ sơ mời thầu (HSMT), kết quả lựa chọn nhà thầu, riêng gói thầu tư vấn áp dụng phương thức đấu thầu 1 giai đoạn - 2 túi hồ sơ, thêm bước trình phê duyệt kết quả đạt yêu cầu đề xuất kỹ thuật. Đối với các gói thầu kiểm tra trước, việc trình duyệt của Chính phủ thực hiện sau khi NHTG có thư không phản đối. 5.3.3. Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có phát sinh điều chỉnh, bổ sung, Ban QLDA cần trình phê duyệt điều chỉnh, bổ sung để làm căn cứ thực hiện. Để giảm thiểu các thủ tục hành chính, việc phê duyệt một hoặc một vài nội dung có thể được gộp chung vào 1 quyết định nếu phù hợp về thời gian, nội dung và quy trình. VI. NGĂN CHẶN VÀ CHỐNG LẠI GIAN LẬN VÀ THAM NHŨNG TRONG MUA SẮM

Gian lận và tham nhũng là một vấn đề nghiêm trọng và NHTG áp dụng chính sách “không khoan nhượng” để giải quyết vấn đề này trong mua sắm do NHTG tài trợ. Dự án Giảm nghèo CTMNPB GĐ1, GĐ2 đã có kinh nghiệm với rất nhiều trường hợp gian lận và tham nhũng (phần lớn là thông đồng giữa các nhà thầu). Do

34

đặc điểm đấu thầu của dự án (hợp đồng giá trị rất nhỏ và sử dụng các phương pháp đấu thầu ít cạnh tranh), gian lận và tham nhũng vẫn tiếp tục là một vấn đề cần quan tâm trong dự án GNMNPB-2 - Giai đoạn AF. Tất cả các Ban QLDA cần cảnh giác và tiến hành các biện pháp phòng ngừa thích hợp để giảm thiểu rủi ro này. Ban QLDA cần nghiên cứu cẩn thận Hướng dẫn Phòng chống tham nhũng của NHTG và Kế hoạch hành động phòng chống tham nhũng của dự án để tiến hành những biện pháp thích hợp nhằm ngăn ngừa và xử lý gian lận và tham nhũng. Trong khi thực hiện các công việc mua sắm, các Ban QLDA và cán bộ liên quan cần:

• Tại giai đoạn lập kế hoạch đấu thầu: chuẩn bị kế hoạch đấu thầu với cách phù hợp để đảm bảo sự cạnh tranh tối đa. Luôn luôn ưu tiên sử dụng những phương pháp đấu thầu mang tính cạnh tranh hơn. Kế hoạch đấu thầu được duyệt phải được đăng tải công khai;

• Tại giai đoạn mời thầu/mời chào giá: Khi chào giá hàng hóa hoặc công trình, chỉ lựa chọn những nhà thầu có năng lực và danh tiếng để chào giá. Trong trường hợp NCB, tuân thủ chặt chẽ các thủ tụ quảng cáo, tiến hành quảng cáo thêm (ví dụ quảng cáo trên Báo Đấu thầu), trực tiếp mời những nhà thầu có năng lực và danh tiếng tham gia, luôn luôn có sẵn HSMT để các nhà thầu tiềm năng có thể mua. Cho phép không hạn chế việc tiếp cận HSMT. Các nhà thầu phải được yêu cầu tiến hành nộp HSDT mà không được tham gia vào bất kỳ hành vi gian lận và tham nhũng nào trong đấu thầu và thực hiện hợp đồng và tuân thủ các điều khoản về gian lận và tham nhũng trong hợp đồng. Các nhà thầu được tự do nêu khiếu nại hoặc phản đối và Ban QLDA phải có cơ chế hiệu quả để xử lý những khiếu nại và phản đối này;

• Tại giai đoạn xét thầu: Các thành viên ban đánh giá phải quan tâm đặc biệt đến những chỉ số/điểm giống nhau bất bình thường trong HSDT/chào giá trong quá trình xét thầu.

• Tại giai đoạn trao hợp đồng: Trao hợp đồng cần được đăng tải trên các báo/ấn phẩm phù hợp một cách kịp thời.

Trong trường hợp Ban QLDA phát hiện ra hiện tượng gian lận và tham nhũng, họ cần nhanh chóng báo cáo các hiện tượng này cho NHTG và BAN ĐPDATW. NHTG sẽ có những hướng dẫn cụ thể để giải quyết vấn đề.

35

MỤC LỤC

XÂY LẮP VÀ HÀNG HÓA

- MẪU QUẢNG CÁO MỜI THẦU NCB

- MẪU HỒ SƠ CHÀO HÀNG CẠNH TRANH HÀNG HÓA

- MẪU HỒ SƠ CHÀO GIÁ CHO CÔNG TRÌNH XÂY LẮP

- MẪU HỒ SƠ MỜI THẦU NCB CÔNG TRÌNH XÂY LẮP

- MẪU HỒ SƠ MỜI THẦU NCB HÀNG HÓA

- MẪU ĐÁNH GIÁ HỒ SƠ THẦU XÂY LẮP VÀ HÀNG HÓA

TƯ VẤN

- MẪU QUẢNG CÁO MỜI BÀY TỎ NGUYỆN VỌNG

- MẪU HỒ SƠ MỜI THẦU TƯ VẤN

- MẪU ĐÁNH GIÁ HỒ SƠ TƯ VẤN

CÔNG KHAI HÓA THÔNG TIN

- YÊU CẦU VỀ PHỔ BIẾN THÔNG TIN TRAO THẦU

- CÁC MẪU THÔNG TIN VỀ CÁC HỢP ĐỒNG ĐƯỢC TRAO THẦU HÀNG QUÝ