chương trình1].pdfcrystal report. + vào csdl thông qua odbc.... * truynhập vào chứcnăng...

Mọi chi tiết xin liện hệ Nhà Cung Cấp sản phẩm : Công ty TNHH ðiện thoại Vân Chung

151/157 - ðặng Tiến ðông - ðống ða – Hà Nội Tel: 04 5375995/Fax:04 5376006

Website: www.vctel.com.vn

Chương trình

Tính cước tổng ñài

Pabx Billing Manager2008

• Pabx Billing Manager-2008 là phần mềm quản lý khách sạn kết hợp với tính cước tổng ñài. Pabx Billing Manager-2008 là một giải pháp tổng thể, kinh tế và toàn diện cho các khách sạn, nhà hàng, các công ty, văn phòng, doanh nghiệp... ñã và ñang ñược sử dụng tại nhiều khách sạn và doanh nghiệp trên cả nước.

- Phần mềm Pabx Billing Manager 2008 ( V4.15 ) về sựu lựa chọn hoàn hảo, thuận tiện cho Quý Khách sạn , Công Ty , Văn phòng về việc Quản lý chí phí ñiện thoại ñến từng cán bộ , nhân viên của minh là một giải Pháp tiễt kiểm và hiệu quả nhất, mang lại ý thức cao cho toàn bộ cán bộ, nhân viên khi sử dụng ñiện thoại vv…

• ðặc biệt phần mềm Pabx Billing Manager2008 cài một lần trên ổ cứng và khi Window bi lỗi bạn Format lai win cài lại khộng bị ảnh hướng ñến phần mềm

- Chương trình quản lý các nghiệp vụ của khách sạn như buồng, khách..., ñồng thời kết hợp với phần tính cước tổng ñài nội bộ, hỗ trợ nhiều loại tổng ñài, chạy ổn ñịnh và cho phép truy cập dữ liệu qua mạng; giao diện thân thiện, dễ sử dụng và có nhiều ñặc tính nổi bật như sau:

- Giao diện trực quan với mô hình phòng, thông qua ñó, người dùng có thể dễ dàng nhận biết các phòng ñang có khách, phòng trống.. và các thông tin về cuộc gọi ñiện thoại ñã tính cước tức thời.

- Quản lý hoàn toàn các nghiệp vụ từ khâu khách vào, khách nghỉ tại khách sạn, chi tiêu của khách.. cho tới khi khách thanh toán.

- Nhận cước liên tục, ổn ñịnh không sai sót. Tự ñộng nhận và tính cước gọi ra khỏi tổng ñài liên tục, online. Khi có cuộc gọi kết thúc, chương trình sẽ thể hiện ngay trên màn hình các thông tin về tiền cước, số máy chủ gọi, bị gọi ..

- Lưu trữ số liệu cước trong thời gian dài. Tất cả các cuộc gọi của khách ñều ñược lưu giữ vào cơ sở dữ liệu ñể phục vụ cho việc thanh toán với khách hàng sau này.

• Tính cước theo bảng cước và cách tính cước của Bưu ñiện, sau ñó cộng thêm % dịch vụ. người sử dụng có thể thay ñổi số % dịch vụ tuỳ ý. Lập thêm bảng cước mới , ñịnh dạng lại cách tính cước Block theo Bưu ñiện, Block trước = bao nhiêu , Block sau = bao nhiêu phần này rất mềm dẻo

- Các rất nhiều báo cáo, hoá ñơn ña dạng, rất thuận tiện và ñáp ứng ñược hoàn toàn các yêu cầu quản lý bằng tiếng Anh và tiếng Việt.

- In theo số máy ( chi tiết , tổng hợp ) .




- + In theo Account Code hoặc theo Họ và Tên người gọi ( Nhiều Người cùng lúc chi tiết hay tổng hợp, In báo cáo công việc chung, công việc riêng, tiền cước lớn, thời gian gọi lớn, tới một số máy nào ñó, trên ñường trung kế bao nhiêu vvv... )

+ In theo nhóm Account Code : ( In theo phòng (ban) làm việc chi tiết hay tổng hợp In báo cáo công việc chung, công việc riêng, tiền cước lớn, thời gian gọi lớn, tới một số máy nào ñó, trên ñường trung kế bao nhiêu vvv... )

- In theo Pin code & Họ và Tên người gọi ( In từng PinCode, nhiều PinCode, In theo nhóm pincode, phòng ban , in chi tiết hay tổng hợp ) Về PinCode nay rất phù hợp nhiều tổng ñài Panasonic, Siemen, Phillip. Nec, Acatel...vv ( Chạy bất kỳ một loại tổng ñài nào ) là loại tổng ñài Ip của Panasonic KXTDA30 , KXTDA100, KXTDA200, KXTDA600 hộ trợ lên 1000 Account code

- In báo cáo công việc chung, công việc riêng

- In theo mục ñích cần in

- In báo cáo số gọi ñến

- In thời gian gọi lớn

- In báo cáo hai ngôn ngữ tiếng Anh hay tiếng Việt

- Có nhiều chế ñộ lựa chọn mềm dẻo, phù hợp ñối với chính sách của các khách sạn khác nhau như : tuỳ chọn tính cước nội hạt, tỷ giá, phòng-số máy, miễn cước...

- Có các chức năng cho phép cập nhật thay ñổi bảng cước: nội ñịa, quốc tế, ñịnh ngưỡng giảm giá ban ñêm, ngày lễ...

- Có chức năng tính cước Online, Off-line

- Có các chức năng bảo mật, phân quyền (không thể tự ý sửa ñổi số liệu, ñổi bảng cước...).

- Có các chức năng sao lưu dự phòng –khôi phục dữ liệu ñề phòng sự cố.

- Tuân thủ các vấn ñề năm 2008.

Version 4.15

A- Trạng thái hoạt ñộng

- Chương trình phải ñược ñảm bảo luôn hoạt ñộng 24/24 ñể tránh mất cước. Trạng thái ngầm ñịnh chương trình sẽ thể hiện bằng biểu tượng hình Telephone ở TaskTray dưới ñáy màn hình Windows ,




- Nháy vào biểu tượng hoặc phím phải chuột/chọn menu ñể kích hoạt chương trình lên toàn màn hình.

- Khi kết thúc mỗi cuộc gọi ra, sẽ xuất hiện 1 bản tin cước chi tiết trên màn hình: chủ gọi, bị gọi, nơi gọi, thành tiền... quá trình này diễn ra tức thời, on-line.

- Một số chức năng quan trọng ñược bảo mật, ñòi hỏi phải nhập ñúng Username và Password. Tên ñăng ký ngầm ñịnh khi mới cài ñặt là Admin, mật khẩu là amin. User Admin có toàn quyền ñối với mọi chức năng của chương trình, và sẽ dùng ñể phân quyền cho các User khác.

Trong khi chương trình Manager 2008 ñang hoạt ñộng, bạn có thể hoàn toàn sử dụng các chương trình khác như Word, Exel... .




B- Các chức năng khái thác tại lễ tân

1- Xem ñiện thoại chi tiết

+ Truy cập vào chức năng Xem ñiện thoại

- Click chuột vào ðiện thoại trên thanh công cụ.

- Hoặc có thể sử dụng Menu Báo cáo/Xem chi tiết cuộc gọi

2- Xem báo cáo ñiện thoại

Chế ñộ xem báo cáo trên màn hình cho phép ñịnh dạng khổ giấy, phóng to/thu nhỏ (Zoom) toàn bộ báo cáo và có thể kết xuất ra rất nhiều loại ñịnh dạng khác nhau ñể phục vụ cho việc quản lý, các kiểu khuôn dạng có thể kết xuất ra là: + Màn hình. + Máy in. + Bảng tính Excel (nhiều version). + Winwords. + Rich Text Format -RTF File + Text File. + HTML. + Crystal Report. + Vào CSDL thông qua ODBC....

* Truy nhập vào chức năng báo cáo về ñiện thoại: chọn trên menu Báo cáo/Hoá ñơn ñiện thoại.

* Chương trình cung cấp chức năng báo cáo rất mềm dẻo, ña dạng và tiện lợi phục vụ hữu hiệu cho người quản lý; cho phép in báo cáo về các chỉ tiêu cước phí với các tuỳ chọn như sau:




+ In báo cáo chi tiết, tổng hợp.

+ In báo cáo công việc chung, công việc riêng

+ In báo cáo theo mã pin ( chi tiết hay tổng hợp, phân theo nhóm, phòng ban, In báo cáo công việc chung, công việc riêng )

+ In theo Account Code hoặc theo Họ và Tên người gọi ( Nhiều Người cùng lúc chi tiết hay tổng hợp, In báo cáo công việc chung, công việc riêng )

+ In báo cáo theo số gọi vào cho từng máy lẽ, hay tất cả

+ In theo tất cả các máy nhánh hoặc theo từng máy nhánh.

+ In theo khoảng thời gian tuỳ chọn

+ In theo nhóm ( Phòng ban ) theo tên từng bộ phận

+ In tất cả các loại cuộc gọi, hoặc chỉ lựa chọn một số loại như chỉ in quốc tế, quốc tế liên tỉnh, di ñộng... ( phân từng loại cho từng loại cước )

+ In các cuộc gọi ra một số máy nào ñó bên ngoài.

+ In các cuộc gọi có thời gian gọi dài.

+ In các cuộc gọi có tiền cước lớn.

+ In các cuộc gọi ra theo một trung kế nào ñó.

+ In báo cáo theo một loại tiền nào ñó (VND hoặc USD) hoặc kết hợp cả 2 loại.

+ In báo cáo bằng ngôn ngữ tiếng Việt hoặc tiếng Anh.

+ Tuỳ chọn in thẳng ra máy in hoặc xem trên mà hình trước khi in.

Tất cả các ñiều kiện tuỳ chọn trên có thể kết hợp với nhau tạo ra rất nhiều loại báo cáo khác nhau.

c- Các chức năng quản lý

I. Phòng và số ñiện thoại (Menu Room & Extension)

* Truy nhập vào chức năng này: Click vào Phòng trên thanh công cụ hoặc chọn trên menu Hệ thống/Phòng & Máy nhánh.

* Khai báo danh sách các phòng và số máy nhánh thuộc khách sạn.

+ Cập nhật số phòng, số máy nhánh, tên phòng, tên nhóm,... và nhân nút Cập nhật.

+ Trường hợp sửa lại, chọn số phòng cần sửa trong danh sách, các thông tin cũ sẽ hiện ra ñể cho phép sửa lại.




II- Bảng giá cước ñiện thoại

* Truy nhập vào chức năng này: Click vào Bảng giá trên thanh công cụ hoặc chọn trên menu Hệ thống/Các bảng cước.

* ðể sửa ñổi bảng cước phải vào mật khẩu quản trị, nếu không bạn chỉ ñược quyền xem dữ liệu.

Các thao tác với bảng cước nội ñịa (domestic) và bảng cước quốc tế (International) tương tự như nhau, tuy nhiên bảng cước nội ñịa tính theo ñơn vị phút ñầu/block sau bằng tiền VND; bảng cước quốc tế tính theo ñơn vị phút ñầu/block sau bằng tiền USD theo ñúng quy ñịnh.

Các thao tác thực hiện như sắp xếp theo mã Code, theo tên vùng (bằng cách nháy vào tên cột) hoặc có thể tìm kiếm mã code, tên vùng bằng cách gõ ñiều kiện tìm vào mục Tìm nhanh và ấn Enter.

ðể thêm mục cước mới, vào bằng quyền quản trị (admin), di chuyển tới cuối bảng và gõ bản tin cước mới vào.

( Lưu ý: Khi có thay ñổi về mã vùng hoặc bảng cước của Bưu ñiện, cần bổ sung sửa ñổi kịp thời. Trong trường hợp có mã vùng mới chưa khai báo trong bảng cước, các cuộc gọi này sẽ không tính ñược tiền nhưng sẽ ñược lưu lại trong máy, sau khi bổ sung thêm trong bảng cước có thể tính lại. ( Muốn cuộc ñiện thoại chính xác, và cuộc gọi thành công mới tính tiền thì bạn cần ñang ký xung ñảo cực ñường thuê bao của bạn với bưu ñiện )




- Bạn có thể cập nhật hàng loạt những vùng cước có cùng vùng giá bằng chức năng Cập nhật giá cước mới theo Group.

- Có thể in bảng cước ra giấy bằng nút Print.

+ Bạn có thể thay ñổi luật tinh cước theo bưu ñiện thay ñổi theo block trược và block sau , và lập thêm bảng cước mói , thêm phần % cước dịch vụ cho từng loại cước, rất mềm dẻo cho quý khách sử dụng




III- Khai báo giảm giá cước

Cho phép ñịnh nghĩa các ñiều kiện giảm giá cước; ví dụ những cuộc gọi trong những ngày lễ, vào ban ñêm... có thể ñược giảm giá theo một tỷ lệ nào ñó.

+ ðịnh nghĩa các ngày lễ (cả chủ nhật) ñể giảm giá trong năm.

+ ðịnh nghĩa khoảng thời gian giảm giá về ban ñêm (theo quy ñịnh), ngầm ñịnh là 23h00 hôm trước tới 7h00 hôm sau.

Với những ñiều kiện về thời gian như trên, các cuộc gọi sẽ ñược giảm giá theo tỷ lệ ñược ñịnh nghĩa như sau:

+ Các cuộc gọi liên tỉnh, di ñộng ñược giảm giá theo tỷ lệ “Discount for Domestic”.

+ Các cuộc gọi quốc tế ñược giảm giá theo tỷ lệ “Discount for International call”.

Nếu tỷ lệ=0 có nghĩa không thực hiện giảm giá.

IV- Miễn cước nội hạt

Một số trường hợp khách sạn có chính sách vẫn tính cả cước ñiện thoại nội hạt bình thường; nhưng áp dụng miễn giảm cho một số khách quen. Trong trường hợp này có thể chọn mục miễn cước nội hạt (menu Hệ thốn/Miễn giảm ñiện thoại nội hạt).

Thao tác miễn cước nội hạt cần thực hiện với từng phòng (chọn trong danh sách), chọn thời gian miễn giảm ....




D- Thiết lập các thông số hệ thống

Các thông số ngầm ñịnh của chương trình ñược ñặt trong menu Hệ thống/Tham số hệ thống, các thông số này cần rất cẩn thận khi khai báo. Kết thúc mỗi thay ñổi trong các mục cần chọn Update ñể ghi lại.

+ Tên cơ quan, khách sạn: Hiển thị tên cơ quan/khách sạn và không thể thay ñổi ñược; Tên cơ quan/khách sạn này ñã ñược khai báo ở lần ñầu tiên chạy chương trình và ñược dùng ñể cấp bản quyền sử dụng; vì vậy nếu thực sự có nhu cầu cần thay ñổi tên cơ quan/khách sạn cần liên hệ với người cung cấp chương trình.

+ Bank: Nhập tên tài khoản/ngân hàng thanh toán (Nếu có).

+ Services Added: Nhập tỷ lệ phần trăm dịch vụ cộng thêm vào giá thành của mỗi cuộc gọi. Như vậy, giá tiền của một cuộc gọi bằng giá tiền tính theo bảng giá cước cộng thêm phần trăm dịch vụ; tỷ lệ service cộng thêm của các cuộc gọi nội ñịa (domestic) và quốc tế (international) có thể khác nhau.

+ Telephone Service rate: Phí dịch vụ ñiện thoại (%). Cước của mỗi cuộc ñiện thoại của khách sẽ ñược cộng thêm số phần trăm này.

+ Rates: nhập tỷ giá quy ñổi ngoại tệ VND/USD .

+ Mục “Store zero-charged call”: cho phép chọn/không chọn lưu trữ trong máy tính những cuộc gọi có tiền cước =0, tức là những cuộc gọi chưa thành công hoặc có tiền cước nhỏ.

+ Display Zero-charged calls: Cho phép chọn/không chọn hiển thị lên màn hình những cuộc gọi có tiền cước =0.

• Mục Special

+ Delay Second: Cho phép ñiều chỉnh khoảng thời gian trễ trước khi tính cước . (Một số tổng ñài không có tín hiệu ñảo cực, khi nhấc máy gọi ra ngoài, tổng ñài PABX không phân biệt ñược cuộc gọi có thành công hay không và vẫn cấp tín hiệu ghi cước sau một thời gian trễ nào ñó (ví dụ 10s); vì vậy cần thiết ñặt thời gian trễ trong chương trình ñể bỏ qua các cuộc gọi nhỏ hơn thời gian cho phép).

+ Skip locall call: Cho phép lựa chọn bỏ qua không tính cước nội hạt.

+ Các thiết lập cổng COM (Com Port và Setting) kết nối với cổng cước (SMDR) của tổng ñài PABX.

( Lưu ý: không tự thay ñổi mục này vì các thông số này ñã phải ñược thiết lập ñúng khi cài ñặt ban ñầu, nếu thay ñổi sẽ làm máy tính không nhận ñược tín hiệu cước từ tổng ñài.

+ Re-Open Comport: Cho phép mở cưỡng ép cổng COM theo cấu hình mới vừa chọn mà không phải khởi ñộng lại chương trình.

• Mục CDR:




Cho phép khai báo các tham số cài ñặt của mẫu tin cước của các loại tổng ñài khác nhau. Chọn tổng ñài cần làm việc trong danh sách.

+ Kiểu ngày gọi, ñộ dài, vị trí bắt ñầu.và chọn Update, trên màn hình sẽ hiện tên tổng ñài ñã ñược chọn, các mục phía dưới là nội dung của bản tin cước lấy ra từ tổng ñài.

+ Khi muốn thay ñổi thông thông tin về bản tin cước (CDR format), chọn Modify.

( Lưu ý: Phần CDR này phải ñược thiết lập ñúng khi cài ñặt chương trình, cần người có hiểu biết mới có thể thay ñổi, nếu không chương trình sẽ nhận sai tín hiệu cước.

E- Sao lưu /khôi phục dữ liệu dữ liệu

a. Backup Database:

- Chức năng này cho phép sao lưu 1 phần số liệu trong CSDL ra 1 file ngoài. Bạn phải chỉ ra tên file ñích, chọn số liệu trong khoảng thời gian từ Ngàygiờ - > ngày giờ ..

- Nếu chọn chức năng Delete Selected Data..., sau khi sao lưu xong, chương trình sẽ tự xoá những dữ liệu trên ở trong CSDL ñể ñảm bảo CSDL không quá lớn.

b. Restore Database:

Khôi phục những dữ liệu ñã backup từ 1 file .MDB vào CSDL của hệ thống.

( Chú ý: ñặc biệt chú ý khi sử dụng mục này. Chỉ Restore những dữ liệu ñã chắc chắn xoá trong máy, nếu không sẽ gây ra trùng dữ liệu.

F- Billing Offline

Chức năng cho phép tính cước từ 1 file dữ liệu bên ngoài.

IX- Quản trị người sử dụng (User Admin),

Chương trình có yêu cầu mức ñộ bảo mật khác nhau; các chức năng thao tác thông thường như in ấn báo cáo, xem thông tin... do bộ phận lễ tân, trực ñiện thoại ñảm nhiệm và có thể thực hiện tự do không ảnh hưởng tới hoạt ñộng của hệ thống. Tuy nhiên, các chức năng quan trọng như thiết lập các tham số, sao lưu, khôi phục dữ liệu, sửa bảng cước hoặc kết thúc chương trình... ñòi hỏi phải do người ñược uỷ quyền thực hiện và có mật khẩu ñể bảo mật.

Chức năng User Admin cho phép thêm, xoá người sử dụng có thể thao tác chương trình này. Bạn có thể gán các quyền cho các người sử dụng khác nhau.

Thông qua chức năng này, quản trị có thể gán các quyền hạn truy cập ñối với từng nhóm người sử dụng khác nhau.




Cài ñặt chương trình

1- Chuẩn bị phần cứng

- Chuẩn bị máy tính PC với cấu hình tối thiểu như sau:

IBM compatible Pentium 3 MHz trở lên.

256 MB RAM

200 Megabytes ñĩa cứng trống.

01 cổng COM (Serial port) ñể kết nối với cổng SMDR của tổng ñài.

01 cổng chuột (COM hoặc PS/2)

1 Printer port ñể in báo cáo.




- Kết nối cáp tín hiệu nối tiếp (Null modem) từ cổng SMDR của tổng ñài với cổng COM của máy tính.

( Chú ý:

+ Khoảng cách giữa tổng ñài và máy tính nên nhỏ hơn 3m; nếu xa hơn có thể hoạt ñộng không ổn ñịnh do nhiễu ñường dây truyền tín hiệu RS232.

+ Hầu hết các tổng ñài có cổng ra cước theo chuẩn RS-232C (25 chân) hoặc RS-232(9 chân); tuy nhiên có một số là chuẩn V24. ðặc biệt một số tổng ñài như Philips Sopho IS80 có cổng SMDR ñã ñấu chéo chân bên trong, vì vậy phải dùng cáp serial ñấu thẳng (Null Modem).

Quý Khách lưu ý Nếu muốn tính cước chính xác thì phảI ñăng ký tính hiệu ñảo cực ñường thuê bao Quý Khách ñang sử dụng

2- Cài ñặt phần mềm

+ Cài ñặt hệ ñiều hành: Chương trình có thể hoạt ñộng tốt trên bất cứ hệ ñiều hành Windows nào như Windows 95, Windows 98, WinMe, Windows NT, Windows 2000, Windows XP

+ Cài ñặt máy in ngầm ñịnh ñể in báo cáo.

+ Cài ñặt chương trình Pabx Billing Manager 2008

Chương trình Pabx Billing Manager 2008 chứa trên ñĩa CD hoặc bộ ñĩa mềm.

Chạy file Setup.exe và theo các hướng dẫn trên màn hình ñể cài ñặt.

( Lưu ý :

- Một số máy tính khi cài ñặt lần ñầu, chương trình thông báo một số thư viện của Windows bị cũ, bạn cần khởi ñộng lại máy và chạy lại Setup ñể tự ñộng cập nhật thư viện mới.

- Trước khi cài ñặt chương trình, nên thoát hết các chương trình khác lại ñể tránh xung ñột. Một số trường hợp, chương trình Setup báo không copy ñè ñược một số file (như MSVCRT.dll) do các ñang ñược mở; trong trường hợp này chọn Bỏ qua (Ignore) ñể tiếp tục.

3- Thiết lập cấu hình ban ñầu

- Chương trình chạy lần ñầu sẽ ñề nghị thiết lập một số thông số ban ñầu như tên ñơn vị/doanh nghiệp, cấu hình cổng COM.... Bạn cần ñặt các thông số cấu hình ñể chương trình hoạt ñộng chính xác (Nói ở phần III-2-b); các thông số có thể cài ñặt sau.

( Lưu ý: Cần gõ tên ñơn vị/doanh nghiệp thật chính xác, ñầy ñủ; vì ñây sẽ là chìa khoá ñể cung cấp giấy phép sử dụng chương trình.

- Khi chạy chương trình lần ñầu, màn hình sẽ hiện số Code của máy, và yêu cầu bạn gõ số giấy phép sử dụng (Bản quyền – License Key). (Nếu bạn chưa có số Serial Number,




hãy ghi số Code này ra giấy và báo hoặc E-mail cho chúng tôi ñể nhận số Serial Number hợp lệ).

- Nếu chưa có License key, bạn có thể cài ñặt dùng thử chương trình. chương trình dùng thử (Trial Version) có ñầy ñủ các chức năng của bản ñăng ký nhưng chỉ hoạt ñộng trong vòng 30 ngày kể từ khi cài ñặt, hoặc chỉ lưu trữ tới 1000 cuộc gọi

chương trình1].pdfcrystal report. + vào csdl thông qua odbc.... * truynhập vào chứcnăng...

Documents