chƢƠng trÌnh bỒi dƢỠng -...

NGÂN HÀNG NHÀ NƢỚC VIỆT NAM

TRƢỜNG BỒI DƢỠNG CÁN BỘ NGÂN HÀNG

www.truongnganhang.edu.vn

CHƢƠNG TRÌNH BỒI DƢỠNG Sử dụng các hàm Excel về quản lý,

Phân tích, liên kết cơ sở dữ liệu (nâng cao)

GV: ThS. Nguyễn Thị Minh

Email: [email protected]

2 www.truongnganhang.edu.vn

NỘI DUNG CHƢƠNG TRÌNH

Làm việc với dữ liệu trong excel

3

4

5

6

Thao tác với workbook và worksheet 1

2

1

Các hàm nâng cao và phân tích dữ liệu

Kỹ thuật tạo báo cáo động, liên kết đa năng

Tạo báo cáo, định dạng trang in và bảo mật

Làm việc với macro; VBA và các ứng dụng


1. THAO TÁC VỚI WORKBOOK VÀ WORKSHEET

Lƣu dữ liệu tự động File → Options → Save → Tích chọn thời gian lƣu tự động

Nhƣ vậy dữ liệu chỉ bị mất khi không lƣu trong khoảng thời gian đã đặt.

Để lấy lại file: Vào địa chỉ ở trong hộp AutoRecover file location

VD: Để lấy lại vào

C:\Users\NOVEMBER\AppData\Roaming\Microsoft\Excel\


2. LÀM VIỆC VỚI DỮ LIỆU

2.1. Định dạng dữ liệu ô tính/ miền ô tính:

KIỂU ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU SỐ

General Hiển thị định dạng số mặc định của Excel

Number Hiển thị các số

Currency Hiển thị giá trị tiền tệ

Accounting Hiển thị giá trị tiền tệ kế toán

Date Hiển thị ngày hoặc kết hợp ngày với thời gian

Time Hiển thị giá trị thời gian

Percentage Hiển thị kết quả có giá trị %

Fraction Hiển thị một số ở dạng phân số

Scientific Hiển thị một số ký hiệu lũy thừa

Text Coi giá trị trong ô như văn bản, dù người dùng gõ dữ liệu

dạng số

Special Một số định dạng củ thể như điện thoại, mã vùng,…

Custom Sao chép định dạng số có sẵn trong ô Type và chỉnh sửa để

tạo ra định dạng bất kỳ hiển thị như mong muốn



a) Định dạng kiểu số trong excel

Định dạng kiểu số: Vào thẻ Home trong hộp Number

Nếu muốn định dạng kiểu riêng vào Custom.

VD: Định dạng 20 đồng: Chọn #,##0 [$ đồng] phần bổ sung

Hoặc [$ đồng] #,##0 nếu muốn đƣa text về trƣớc



Đổi dấu “.” Thành “,” và ngƣợc lại để phân tách phần thập phân hoặc phần nghìn trong Excel. Cách làm

• Vào Control Panel → Regional and Language options → Change date, time, or number formats → Additonal settings → thiết lập theo ý muốn → Apply

• Tương tự đối với thiết lập ngày tháng ta cũng làm như trên chọn Date



b) Định dạng có điều kiện trong excel

Bảng “New formatting rule” gồm 2 phần chính:

1) Select a rule typ: lựa chọn điều kiện

2) Edit the rule description: Chỉnh sửa điều kiện đi kèm



b) Định dạng có điều kiện trong excel

Select a rule typ: lựa chọn điều kiện

All cells based on their values: Dựa vào giá trị của chính các ô được chọn, excel tự động bôi màu (nhỏ đậm nhất và nhạt dần đến giá trị lớn nhất)

Cells that contain: bôi màu các ô có giá trị thỏa mãn điều kiện

Top or bottom ranked values: bôi màu những ô có giá trị lớn nhất, nhỏ nhất,…

Values that are above or below average: Bôi màu các ô có giá trị cao hơn hoặc thấp hơn giá trị trung bình của các ô có trong vùng được chọn

Unique or duplicate values: Bôi màu cho các ô có giá trị trùng nhau hoặc không,..

Use a formula to determine which cells to format: thiết lập công thức để tô màu có điều kiện



2.2. Gộp và tách ô dữ liệu:

Tách dữ liệu • B1: Tạo cột Họ tên đệm và cột Tên để chứa dữ liệu sau khi tách, tiếp theo

các bạn sao chép cột Họ và tên sang cột Tên.

• B2: Tách tên trong cột Tên (Chọn (bôi đen) dữ liệu trong cột Tên, trong thẻ Home các bạn chọn Find&Select -> Replace (hoặc tổ hợp phím Ctrl + H) để mở hộp thoại Find and Replace.

• B3: Trong thẻ Replace của hộp thoại Find and Replace các bạn nhập *_ (_chính là dấu cách) trong ô Find what. Sau đó nhấn Replace All để tách tên.

o B3.1: Tách họ: _*

o B3.2: Tách tên: *_

o B3.3: Tách đệm và tên (Họ tên đệm – họ = Họ đệm): =RIGHT(B12,LEN(B12)-1-LEN(C12))

o B3.4: Tách đệm (Tên đệm – Tên = Đệm)

=LEFT(D12,LEN(D12)-LEN(F12))

o B3.5: Copy dữ liệu ra Notepad để mất định dạng

• B4: OK

Gộp dữ liệu: = B1&” “&C1



2.3. Sắp xếp dữ liệu, tìm kiếm dữ liệu

Sắp xếp • HOME → Sort & Filter

• Có thể sắp xếp nhiều lớp: HOME → Sort & Filter → Custom Sort

Tìm kiếm thay thế • Home → Find & Select → Find (ctrl+F)

Lọc dữ liệu • Data → Advance

• Filter the list, in-place: lọc dữ liệu và cho ra kết quả ở chính bảng lọc. Các dữ liệu không phù hợp sẽ bị mất đi.

• Copy to another location: lọc dữ liệu và copy chúng trong một khu vực khác.



Kỹ thuật phối hợp Validation, Conditional Formatting và công thức.

Sử dụng Table, Data Form để nhập liệu.

Sử dụng các Controls - điều khiển nâng cao của Excel để nhập liệu.


3. CÁC HÀM NÂNG CAO VÀ PHÂN TÍCH DỮ LIỆU

3.1. Một số khái niệm

a) Địa chỉ ô tính

Địa chỉ tƣơng đối có dạng CỘTDÒNG • VD: A2, B23

• Loại địa chỉ này sẽ bị thay đổi khi người dùng tham chiếu tới vùng đích theo phương, chiều và khoảng cách tương ứng.

Địa chỉ tuyệt đối có dạng $CỘT$DÒNG • VD: $C$3, $D$21

• Loại địa chỉ này được giữ nguyên như vùng nguồn khi tham chiếu đến vùng đích theo phương, chiều và khoảng cách bất kỳ

Địa chỉ hỗn hợp có dạng $CỘTDÒNG, CỘT$DÒNG • VD: $E3, F$14

• Loại địa chỉ này sẽ cố định Cột hay Dòng nếu trước đó có dấu $, ngược lại sẽ thay đổi Cột hay Dòng nếu trước đó không có dấu $



Tham chiếu ô

tƣơng đối

Tham chiếu ô

tuyệt đối

Tham chiếu ô

hỗn hợp

A1 $A$1 A$1

B2 $B$2 $B2

Cả cột và hàng đều biến

đổi khi sao chép

Cả cột và hàng đều

không biến đổi khi sao

chép

Cột hoặc hàng biến đổi

khi sao chép

b) Tham chiếu ô



Giới thiệu công thức hàm (Formula):

Được nhận dạng: bắt đầu là dấu = và sau đó là sự kết hợp của các toán tử, các trị số, các địa chỉ tham chiếu và các hàm.

VD:



Giá trị lỗi Lỗi Giải pháp

##### Cột quá hẹp để hiển thị dữ liệu Mở rộng cột cho phù hợp với tất cả dữ

liệu trong ô

#NAME? Excel không chấp nhận dữ liệu dạng

chữ trong ô

Kiểm tra để đảm bảo đã nhập đúng

tên hàm

#VALUE! Lỗi giá trị (Các phép toán không cùng

1 kiểu dữ liệu)

chỉnh sửa cho giá trị của các phép

toán có cùng một kiểu dữ liệu

#N/A Lỗi dữ liệu (Đối số trong hàm không

hợp lý hoặc hàm không hợp lý)

Xem lại công thức, chỉnh sửa ô và

tham chiếu cho hợp lý

#NUM!

Lỗi dữ liệu kiểu số (Giá trị số trong

công thức không hợp lệ, số quá lớn

hoặc quá bé)

Giảm bớt giá trị tính toán lại

#DIV/0 Lỗi chia cho số 0 hoặc một ô không có

giá trị

Bảo đảm tham chiếu ô là đúng và

không bao gồm các giá trị rống hoặc

số 0

#NULL! Lỗi dữ liệu rỗng Phải xác định chính xác điểm giao

nhau giữa hai hàm

#REF! Tham chiếu trong ô không có hiệu lực Kiểm tra các tham chiếu ô đã dùng

trong công thức

Các giá trị lỗi



3.1. Nhóm hàm THỜI GIAN (date & time) NOW(): Cho biết ngày giờ hiện tại

TODAY(): Cho biết ngày hiện tại

DAY(serial_number): Cho biết ngày của serial_number

MONTH(serial_number): Cho biết tháng của serial_number

YEAR(serial_number): Cho biết năm của serial_number

WEEKDAY(): trả về số thứ tự (nghĩa là Thứ) của ngày- tháng-năm trong tuần.



3.1. Nhóm hàm THỜI GIAN (date & time) Date(year, months, day): Trả về ngày/tháng/năm

Second (serial_number): Cho biết giây của serial

Minute (serial_number): Phút

Hour(serial_number): Giờ

Time(hour,minute,second): Thời gian

EDATE(start_date, months): Trả về một ngày tính từ mốc thời gian cho trƣớc và cách mốc thời gian này một số tháng đƣợc

chỉ định. • start_date: Ngày dùng làm mốc để tính.

• months: Số tháng trước hoặc sau mốc thời gian được dùng để tính toán.



3.2. Nhóm hàm THỐNG KÊ (STATISTICAL)

MIN: Giá trị nhỏ nhất

MAX: Giá trị lớn nhất

AVERAGE: Giá trị trung bình

SUM: Tổng các giá trị miền ô

SUMIF: Tính tổng các giá trị thỏa mãn điều kiện criteria có trong miền ô chứa điều kiện.

COUNT: Đếm số lượng các ô kiểu số trong miền ô

COUNTA: Đếm số lượng các ô khác rỗng trong miền ô

COUNTBLANK: Đếm số lượng các ô rỗng trong miền ô

COUNTIF: Đếm số ô thỏa mãn điều kiện Criteria đưa ra trong miền ô range



3.3. Nhóm hàm TOÁN HỌC (Math &trig) INT(number): Lấy phần nguyên của số number

MOD(number, divisor): Phần dƣ của phép chia number cho divisor

PRODUCT(number1, number2,…): Tích của các số

SUM(number1, number2,…): Tính tổng các số number

ROUND(number, num_digits): Làm tròn số number với number_digits chữ số thập phân



3.4. Nhóm hàm LOGIC AND(logical1, logical2,…): Cho giá trị TRUE nếu mọi đối số là

TRUE, ngƣợc lại cho giá trị FALSE

OR(logical1, logical2,…): Cho giá trị TRUE nếu bất kỳ đối số là TRUE, cho giá trị FALSE nếu tất cả đối số là FALSE

NOT(logical): Cho giá trị ngƣợc lại với trị logic của đối số

IF(logic_test, value_if_true,value_if_false):

RANK( number, ref, [order]): hàm xếp hạng



3.5. Nhóm HÀM XỬ LÝ CHUỖI TRIM(text): Cắt bỏ ký tự trống ở trƣớc và sau chuỗi

LEN(text): Độ dài chuỗi

PROPER(text): Trả về chuỗi có chữ in hoa ở đầu mỗi từ

UPPER(text): Đổi thành chuỗi in hoa

LOWER(text): Đổi thành chuỗi in thƣờng

VALUE(text): Đổi chuỗi các chữ số thành chuỗi các con số

RIGHT(text, n): Cắt ra n ký tự trong chuỗi text kể từ phía bên phải

chuỗi

LEFT(text, n):Cắt ra n ký tự trong chuỗi text kể từ phía bên trái

chuỗi

MID(text,m,n): Cắt ra n ký tự trong chuỗi text bắt đầu từ vị trí m



3.6. Nhóm Hàm DÒ TÌM VLOOKUP (lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])

Hlookup (giá trị đem dò, bảng giá trị dò, số thứ tự hàng cần lấy, phạm vi tìm kiếm)

INDEX(Array, Row_num, Column_num): Cho nội dung ô tính trong miền ô dò tìm Array, ô tính này có chỉ số dòng là Row_num và chỉ số cột là Column_num.

MATCH(lookup_value, look_array, match_type): Cho vị trí tƣơng đối của lookup_array trong dãy dò tìm lookup_array (dãy chỉ dòng hay cột) tƣơng ứng với điều kiện tìm match_type



3.7. Nhóm Hàm CSDL

DSUM (database, field, criteria): để tính tổng ở trường dữ liệu (Field) trong bảng dữ liệu (Database) thỏa mãn điều kiện (Criterial) cho trước.

DAVERAGE (database, field, criteria):

DMAX/DMIN (database, field, criteria):

DGET (database, field, criteria):

DCOUNT (database, field, criteria)

DCOUNTA (database, field, criteria)



3.8. Nhóm hàm tài chính FV(rate, nper,pmt,type)

• rate: lãi suất mỗi kỳ

• nper: tổng số lần chi trả

• pmt: tiền trả cho mỗi kỳ hạn

• pv: giá trị hiện tại (đầu tư lúc đầu)

• type: xác định thời điểm trả (có giá trị bằng 1 – nếu trả vào đầu mỗi kỳ chi trả hoặc bằng 0 – nếu trả vào cuối mỗi kỳ).

Ý nghĩa: Tính giá trị đƣợc hƣởng cuối kỳ của một khoản đầu tƣ có lãi suất cố định, trả theo định kỳ cố định

VD: Mỗi người gửi tiết kiệm 5.000.000 theo kỳ hạn quý, với lãi suất 1,4% tháng. Hỏi sau 1 năm thì tổng cả vốn lẫn lãi là bao nhiêu?

FV (0.032, 4, 5.000.000)= 5.890.000

Chú ý: 1 kỳ chi trả = 1 quý nên lãi suất theo quý là 1,4% * 3 = 0.042 và

tổng số lần chi trả bằng: 1năm/3 tháng tức bằng 4



3.8. Nhóm hàm tài chính PV(rate,nper,fv,type)

• rate: lãi suất mỗi kỳ



• fv: giá trị tương lai hay số dư có được sau lần trả cuối cùng

• type: xác định thời điểm trả, có giá trị bằng 1 (trả vào đầu kỳ) hoặc 0 (trả vào cuối kỳ)

Ý nghĩa: Tính trị giá đầu tƣ lúc đầu với lãi suất cố định, trả theo từng kỳ cố định.

VD: Một người có con đi học ở xa, muốn gửi cho con một sổ tiết kiệm để số tiền con rút ra hàng tháng là 200.000đ trong suốt thời hạn 3 năm, biết rằng lãi suất tiền gửi tiết kiệm là 1% tháng. Hỏi phải gửi vào tiết kiệm số tiền là bao nhiêu để sau 3 năm rút ra là hết sạch.

PV(0.01, 3*12, 200.000, 0, 0) = 6.021.501 đ



3.8. Nhóm hàm tài chính RATE(nper,pmt,fv,type,guess)



• pv: giá trị thực (tiền gốc)

• fv: giá trị tương lai hay số dư có được sau lần trả cuối cùng

• type: xác định thời điểm trả, có giá trị bằng 1 (trả vào đầu kỳ) hoặc 0 (trả vào cuối kỳ)

• guess: dự đoán của về rate sẽ bao nhiêu (có thể bỏ qua)

Ý nghĩa: Tính lãi suất mỗi kỳ cho một khoản đầu tƣ.

VD: Với khoản vay 8.000$ trong 4 năm, phải trả hàng tháng là 200$ thì lãi suất là bao nhiêu?

=RATE(4*12, 200, 8000) = 0.77%



3.9. Phân nhóm dữ liệu

Nhóm trên 1 trƣờng của CSDL

Bƣớc 1: Sắp xếp dữ liệu trên trƣờng cần phân nhóm

Bƣớc 2: Lựa chọn vùng CSDL

Bƣớc 3: Data Subtotals. Hộp thoại xuất hiện • At Each Change in: Chọn tên trường cần phân nhóm

• Use Function: Chọn hàm dùng để tính toán, thống kê theo dữ liệu

• Add Subtotal to: chọn tên trường cần tính toán/ thống kê trên mọi nhom dữ liệu

Nhóm trên đồng thời trên nhiều trƣờng của CSDL • Làm tương tự như việc nhóm trên 1 trường. Tuy nhiên bỏ tích chọn Replace

current subtotals (thay thế)

Hiện/ che dấu các nhóm dữ liệu: Tích vào dấu “+” hoặc “–” để hiện/ẩn



3.10. Biểu diễn dữ liệu bằng đồ thị

Tạo biểu đồ Chọn miền ô chứa dữ liệu cần minh họa bằng đồ thị →

Vào Insert → Chart → Lựa chọn/Thay đổi các tùy chọn hợp lý

Chỉnh sửa định dạng biểu đồ Thẻ Design: Chỉnh sửa phong cách, bố cục, nguồn dữ

liệu và loại biểu đồ

Layout: Chỉnh các thành phần của biểu đồ

Format: Định dạng biểu đồ và các thành phần trong biểu đồ



3.11. Bảng tham chiếu chéo Pivot Table

Tạo bảng Lựa chọn CSDL → Nhấn Insert – PivotTable → Xuất

hiện hộp thoại, Chọn các tùy chọn trong hộp thoại.

Bài tập Thực hành

Chỉnh sửa PivotTable và PivotChart Sửa cấu trúc

Sửa định dạng


4. KỸ THUẬT TẠO BÁO CÁO ĐỘNG, LIÊN KẾT ĐA NĂNG

Nhóm dữ liệu Group

Tạo các liên kết Hyperlink

Tự động định dạng dữ liệu bằng Conditional Formatting

Tạo báo cáo tự động cập nhập dữ liệu bằng Add_In A-Tools


5. LÀM VIỆC VỚI MACRO; VBA VÀ CÁC ỨNG DỤNG

5.1. Làm việc với Macro:

Macro: làm tăng tốc độ chỉnh sửa hay định dạng mà bạn có thể thực hiện thường xuyên trong một bảng tính Excel

Tạo Macro

Vào tab View → Macros → Record Macro

• Nhập tên cho Marco (không chứa dấu cách)

• Nhập một phím tắt

• Nhập vào mục Description để giải thích hay mô tả

Thực hiện Macro: Chọn Macro → Stop Recording

Thực thi Macro

Vào Macros → Chọn View Macros →Chọn Macro → Run



5.2. VBA và các ứng dụng:

VBA (Visual Basic for Applications) là ngôn ngữ lập trình hƣớng đối tƣợng cho các ứng dụng của Microsoft Office

Ví dụ dưới đây là những đối tượng trong Excel:

Code:

the Excel application (là ứng dụng trong Excel- đối tượng lớn nhất- hình 14)

a workbook (chính là file excel)

a worksheet (là các sheet trong workbook)

a range (là vùng)

a chart (là biểu đồ)



5.2. VBA và các ứng dụng:

Các phương thức (Methods)

Ví dụ dưới đây là những phương thức thực hiện trong Excel:

Code:

Activate (Hoạt động hay hiện hành)

Clear (Xoá)

Copy (Sao chép)

Cut (Cắt bỏ đi)

Delete (Xoá nội dung trong Range)

Select (Lựa chọn)

Các thuộc tính (Properties)

Các biến (Variables)


6. TẠO BÁO CÁO, ĐỊNH DẠNG TRANG IN VÀ BẢO MẬT

6.1. Bảo mật, lƣu trữ, khôi phục dữ liệu

Khóa và bảo vệ file excel Vào File trong hộp Info Protect Workbook Chọn Encrypt with Password

Giấu Sheet Vào Format Sheet Hide: Ẩn bảng tính không cần mật khẩu

Vào Format Sheet UnHide: Hiển thị bảng tính

Khóa/ Ẩn cả sheet B1: Bôi đen cả bảng, click phải chuột chọn Format Cells tích Locken OK

B2: Review Protect sheet (tích chọn 2 lựa chọn đầu) nhập mật khẩu OK

Khóa/ Ẩn CÁC ô chứa công thức trong excel B1: Bôi đen cả bảng, click phải chuột chọn Format Cells, Bỏ tích Locken OK

B2: Vào Home Find & Select Goto Special Tích Formulas

B3: Click phải chuột vào các ô đã được bôi đen chọn Format Cells, tích Locken OK

B4: Review Protect sheet (tích chọn 2 lựa chọn đầu) nhập mật khẩu OK

Khóa/ Ẩn 1 ô chứa công thức trong excel B1: Bôi đen cả bảng, click phải chuột chọn Format Cells, Bỏ tích Locken OK

B2: Click phải chuột chọn 1 ô có chứa công thức Format Cells, tích Locken OK

B3: Đặt mật khẩu tương tự


6. TẠO BÁO CÁO, ĐỊNH DẠNG TRANG IN VÀ BẢO MẬT

6.2. Tạo báo cáo, định dạng trang in

Định dạng trang in: Vào Page Layout → Page Setup → có các tùy chọn Chiều trang in (Orientation)

Khổ giấy (Size)

Canh lề giấy (Margins)

Chọn vùng in (Set Print Area)

Bảo mật: Tạo mật khẩu cho tài liệu Click biểu tượng Office ở góc trên bên trái giao diện → Save As

Một hộp thoại Save As hiển thị, chọn Tools → General Options

Hộp thoại General Options mở ra, với các thiết lập Password to open: Đặt mật khẩu mở cho file

Password to modify: Đặt mật khẩu chỉnh sửa cho file

Lưu tài liệu vừa tạo mật khẩu

NGÂN HÀNG NHÀ NƢỚC VIỆT NAM

TRƢỜNG BỒI DƢỠNG CÁN BỘ NGÂN HÀNG

www.truongnganhang.edu.vn

chƢƠng trÌnh bỒi dƢỠng -...

Documents