chứng từ kế toán
DESCRIPTION
nội dung và cách ghi chứng từ kế toánTRANSCRIPT
Chứng Từ Kế Toán
1. Khái niệm chứng từ kế toán
- Chứng từ kê toán là những chứng minh bằng giây tờ vê nghiêp vụ kinh tê tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành.- Chứng từ kê toán là khâu đầu tiên của quá trình kê toán, có tác dụng:
+ Chứng minh cho các nghiêp vụ kinh tê phát sinh+ Căn cứ để ghi sổ kê toán+ Cơ sở kinh tê để giải quyêt mọi sự tranh châp, khiêu nại, tố cáo+ Quản lý giám sát quá trình kinh tê.
2. Nội dung chứng từ kế toánChứng từ kê toán phải có các nội dung chủ yêu sau đây:- Tên của chứng từ kê toán;- Số hiêu của chứng từ kê toán;- Ngày, tháng, năm lập chứng từ kê toán;- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kê toán;- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kê toán;- Nội dung nghiêp vụ kinh tê, tài chính phát sinh;- Số lượng, đơn giá và số tiên của nghiêp vụ kinh tê, tài chính ghi bằng số; tổng số tiên của chứng từ kê toán dùng để thu, chi tiên ghi bằng số và bằng chữ, đơn vị tính- Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyêt và những người có liên quan đên chứng từ kê toán.- Có đầy đủ các chữ ký theo chức danh và dâu của đơn vị phát hànhNgoài những nội dung chủ yêu của chứng từ kê toán nói trên, chứng từ kê toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ.3. Lập chứng từ kế toán- Các nghiêp vụ kinh tê, tài chính phát sinh liên quan đên hoạt động của đơn vị kê toán đêu phải lập chứng từ kê toán và chỉ được lập một lần cho mỗi nghiêp vụ kinh tê, tài chính phát sinh, theo đúng mẫu quy định- Không được viêt tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa chứng từ; chỗ trống phải gạch chéo; Khi viêt sai vào mẫu chứng từ kê toán thì phải huỷ bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viêt sai.- Chứng từ kê toán phải được lập đủ số liên quy định.- Chứng từ kê toán được lập dưới dạng chứng từ điên tử phải tuân theo quy định. Chứng từ điên tử phải được in ra giây và lưu trữ.2.4. Ký chứng từ kế toán- Chứng từ kê toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định. Riêng chứng từ điên tử phải có chữ ký điên tử theo quy định của pháp luật.- Chữ ký trên chứng từ kê toán phải được ký bằng bút bi hoặc bút mực. Không được ký chứng từ kê toán bằng mực đỏ, bằng bút chì hoặc đóng dâu chữ ký khắc sẵn.- Chữ ký trên chứng từ kê toán của một người phải thống nhât và giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó.
- Chữ ký của người đứng đầu đơn vị (Đại diên pháp luật hoặc được ủy quyên từ đại diên pháp luật) phải đúng theo trên ĐKKD, của kê toán trưởng phải theo đăng ký với Công ty hoặc người đại diên theo pháp luật, chữ ký của kê toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký đã đăng ký với kê toán trưởng.- Các chứng từ chỉ có giá trị pháp lý khi có chữ ký đại diên của Pháp luật hoặc ủy quyên của đại diên pháp luật. Người được ủy quyên của đại diên pháp luật không được thừa ủy quyên lại.- Chữ ký của Kê toán trưởng, kê toán viên, thủ quỹ, thủ kho cần phải được đăng ký mẫu với Người đại diên pháp luật và lưu tại doanh nghiêp.- Mọi chứng từ kêtoán đêu phải có chữ ký theo chức danh thì mới có giá trị thực hiên, Riêng chứng từ điên tử chữ ký phải được ký bằng bút bi hoặc bút mực. Không được ký bằng bút đỏ hoặc bút chì, chữ ký trên chứng từ chi tiên phải được ký từng liên và phải được thống nhât- Chữ ký của Giám Đốc hoặc người được uỷ quyên phải được đăng ký với cơ quan thuê và khi ký không được thừ uỷ quyên và không được uỷ quyên lại cho người khác. Các chữ ký của thủ kho, thủ uqỹ, KTT, Kê toán viên, Giám Đốc phải được đăng ký và lưu tại công ty để khi cần có thể đối chiêu, kiểm traLưu ý: Phiêu xuât kho có thể ký đè lên giây than nhưng hoá đơn thì không được ký dè lên giây than Giám đốc uỷ quyên cần lưu ý đên thời hạn uỷ quyên, giá trị, quyêt định uỷ quyên ký trong bao lâu, ai ký và ký những gì. Và chữ ký uỷ quyên chỉ được đóng dâu treo. Xem thêm: Chữ ký trên hóa đơn giá trị gia tăngQuy định về Chữ ký trên hóa đơn GTGT:
Chữ ký trên hóa đơn giá tri gia tăng là chữ ký của thủ trưởng đơn vị, nhưng Thủ trưởng đơn vị không nhât
thiêt phải ký duyêt, mà có thể uỷ quyên nhiêm cho người bán ký, nhưng viêc uỷ nhiêm phải bằng văn bản và
có chữ ký của Giám đốc. Người được uỷ quyên không được uỷ quyên cho người thứ 3.
+ Nêu GĐ ký thì đóng dâu ở góc dưới bên phải (phần chữ ký của thủ trưởng đơn vị)
+ Nêu uỷ quyên cho người khác thì đóng dâu ở góc trên bên trái (dâu treo)
+ HĐ GTGT có thể lập bằng máy hoặc bằng tay.
+ Nội dung các liên phải giống nhau.
01Mẫu hóa đơn Giá trị gia tăng
Mẫu số: 01GTKT3/001 HÓA ĐƠN Ký hiêu: 01AA/13P GIÁ TRỊ GIA TĂNG Số: 0000001 Liên 1: Lưu
Ngày........tháng.......năm 20....Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH AMã số thuê: 010023400Địa chỉ: 45 phố X, quận Y, thành phố Hà NộiSố tài khoản................................................................................................................................Điên thoại:..................................................................................................................................Họ tên người mua hàng ................................................................ ...... ....... ...........................................................Tên đơn vị..............................................................................................................................Địa chỉ................................................................. ... Số tài khoản.....................................Hình thức thanh toán:....................STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành
tiên1 2 3 4 5 6=4x5
Cộng tiên hàng: …………................Thuê suât GTGT: ....…… % , Tiên thuê GTGT: ……………............ Tổng cộng tiên thanh toán ...............................Số tiên viêt bằng chữ:......................................................................................................
Người mua hàng(Ký, ghi rõ họ, tên)
Người bán hàng(Ký, đóng dâu ghi rõ
họ, tên)
(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hoá đơn)(In tại Công ty ........., Mã số thuê ........)
Ghi chú: - Liên 1: Lưu - Liên 2: Giao người mua - Liên 3:.....
5. Dịch chứng từ kế toán ra tiếng Việt- Chứng từ kê toán phát sinh ở ngoài lãnh thổ Viêt Nam ghi bằng tiêng nước ngoài, khi sử dụng để ghi sổ kê toán ở Viêt Nam phải được dịch ra tiêng Viêt.- Các chứng từ ít phát sinh thì phải dịch toàn bộ chứng từ. Các chứng từ phát sinh nhiêu lần thì phải dịch các nội dung chủ yêu theo quy định của Bộ Tài chính.- Bản dịch chứng từ ra tiêng Viêt phải đính kèm với bản chính bằng tiêng nước ngoài.6. Các loại chứng từ- Chứng từ kế toán bắt buộc: là mẫu chứng từ đặc biêt có giá trị như tiên gồm: Séc, Biên lai thu tiên, Tín phiêu, Trái phiêu, Công trái, hóa đơn GTGT và các loại chứng từ kê toán bắt buộc khác. Mẫu chứng từ bắt buộc do cơ quan nhà nước có thẩm quyên quy định nội dung, kêt câu mẫu mà các đơn vị kê toán phải thực hiên đúng vê biểu mẫu, nội dung, phương pháp ghi các chỉ tiêu và áp dụng thống nhât cho các đơn vị kê toán hoặc từng đơn vị kê toán.- Chứng từ kế toán hướng dẫn: là mẫu chứng từ kê toán do cơ quan nhà nước có thẩm quyên quy định; ngoài các nội dung quy định trên mẫu, đơn vị kê toán có thể bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi hình thức mẫu biểu cho phù hợp với viêc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị.- Chứng từ điện tử: Chứng từ điên tử được coi là chứng từ kê toán khi có các nội dung trên và được thể hiên dưới dạng dữ liêu điên tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyên qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán., được bảo mật và đăng ký sử dụng theo quy định chặt chẽ của Pháp luật. Lúc hạch toán kê toán có thể in chứng từ điên tử ra chứng từ giây có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi, kiểm tra... nhưng không có giá trị thanh toán hay giao dịch.2. Quản lý, sử dụng chứng từ kế toán- Thông tin, số liêu trên chứng từ kê toán là căn cứ để ghi sổ kê toán, do vậy các doanh nghiêp phải sử dụng mẫu chứng từ kê toán đã được Bộ Tài chính quy định trong chê độ kê toán, không được sửa chữa biểu mẫu bắt buộc.- Chứng từ kê toán phải được sắp xêp theo nội dung kinh tê, theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật, không được hư hỏng, mục nát. Sec và giây tờ có giá phải quản lý như tiên.- Biểu mẫu chứng từ kê toán bắt buộc do Bộ tài chính hoặc đơn vị được Bộ tài chính ủy quyên in và phát hành phải in đúng theo mẫu và châp hành theo quy định vê quản lý ân chỉ của Bộ Tài chính- Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyên mới có quyên tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kê toán. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu thì cơ quan nhà nước có thẩm quyên phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu và ký xác nhận trên chứng từ sao chụp; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kê toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dâu.- Cơ quan có thẩm quyên niêm phong chứng từ kê toán phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kê toán bị niêm phong và ký tên, đóng dâu.Ví dụ: Sai một trong các yêu tố trên không được đóng dâu treo hoặc sửa chữa thì bắt buộc phải huỷ. Hoá đơn tự in nêu viêt sai 1 hoá đơn phỉa lập báo cáo huỷ và không được chữa. Nêu viêt sai thì gạch chữ đó và viêt lên trên của chữ vừa sửa hoặc viêt sang bên cạnh, hạn chê đóng dâu treo với hợp đồng
3. Lập chứng từ:Từ năm 2011 : Tối thiểu 2 liên và tối đa là 9 liênLưu ý: Một doanh nghiêp mỗi tháng dùng khoảng 5 quyển và phát hành 5 quyển . Phát hành 3 quyển thì phát hành 3 quyểnKhông nên phát hành nhiêu tránh mát mát3 liên gồm: - liên 1 là liên gốc, - Liên 2 là liên giao khách hàng - Liên 3 là liên lưu tại sổ kê toánXem chi tiết: Cách lập hóa đơn giá trị gia tăngLập hóa đơn giá trị gia tăng ghi lại nghiệp vụ kinh tế phát sinh là công việc kế toán phải làm ngay khi
bán hàng hóa, dịch vụ (cả các trường hợp hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu;
hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội
bộ (trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hoá dưới các hình thức
cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hoá.
Hoá đơn được lập một lần thành nhiêu liên. Nội dung lập trên hóa đơn phải được thống nhât trên các liên hóa
đơn có cùng một số. Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đên số lớn.
Tham khảo : Mẫu hóa đơn GTGT
Cách lập hóa đơn với những tiêu thức cụ thể trên hoá đơn
như sau:
a) Tiêu thức “Ngày tháng năm” lập hóa đơn:
Là ngày bán hàng, ngày chuyển giao quyền sở hữu. ( chú ý: phải ghi
ngày tháng liên tiếp từ nhỏ đến lớn, không được ghi quay ngược thời
gian )
c) Tiêu thức “Số thứ tự, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số
lượng, đơn giá, thành tiền”
+ Cột số thứ tự: ghi thứ tự của mặt hàng.
+ Cột tên hàng hóa: ghi tên của mặt hàng mà các bạn bán ra ( phải
chi tiết cho những mặt hàng mà công ty đặt mã để để theo dõi , Ví dụ
: Máy điều hòa LG JC 12E, các bạn phải đầy đủ như vậy không được ghi chung chung là Máy điều hòa LG )
+ Cột đơn vị tính: Các bạn mua vào như nào thì khi xuất ra đơn vị tính phải đúng như vậy, mua cái không được ghi
là chiếc )
+ Cột số lượng: ghi số lượng của mặt hàng đó.
+ Cột đơn giá: ghi giá chưa thuế.
+ Cột thành tiền : ghi giá trị : thành tiền = đơn giá nhân với số lượng.
Chú ý phần đơn vị tính: đơn vị tính đầu vào như thê nào thì khi lập hóa đơn phải ghi đúng như vậy.
e) Đồng tiền ghi trên hoá đơn
Đồng tiên ghi trên hoá đơn là đồng Viêt Nam.
Trường hợp người bán được bán hàng thu ngoại tê theo quy định của pháp luật, tổng số tiên thanh toán được
ghi bằng nguyên tê, phần chữ ghi bằng tiêng Viêt.
Ví dụ: 10.000 USD - Mười nghìn đô la Mỹ.
Người bán đồng thời ghi trên hoá đơn tỷ giá ngoại tê với đồng Viêt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân của
thị trường ngoại tê liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Viêt Nam công bố tại thời điểm lập hoá đơn.
Trường hợp ngoại tê thu vê là loại không có tỷ giá với đồng Viêt Nam thì ghi tỷ giá chéo với một loại ngoại tê
được Ngân hàng Nhà nước Viêt Nam công bố tỷ giá.
e) Tiêu thức “ Thuế suất GTGT…”
Các bạn ghi thuê suât theo mặt hàng ( nêu mặt hàng đó không phải chịu thuê thì kê toán gạch chéo chỗ đó ).
Các mặt hàng không có cùng thuế suất phải được lập tách riêng ra từng hóa đơn, không được 1 tờ hóa đơn mà ghi
2 mặt hàng vừa có thuế suất 5%, vừa có thuế suất 10%
f) Tiền thuế GTGT… = tổng tiên hàng nhân ( X ) với thuê suât.
g) Tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
- Người đại diện pháp luật sẽ ký và đóng dấu ( giám đốc)
Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giây ủy quyên của thủ trưởng
đơn vị cho người trực tiêp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dâu của tổ chức vào phía trên bên trái
của tờ hóa đơn.
h) Tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”
- Ai là người đi mua hàng thì ký vào đây.
Riêng đối với viêc mua hàng không trực tiêp như: Mua hàng qua điên thoại, qua mạng, FAX thì người mua
hàng không nhât thiêt phải ký, ghi rõ họ tên trên hoá đơn. Khi lập hoá đơn tại tiêu thức “người mua hàng (ký,
ghi rõ họ tên)”, người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điên thoại, qua mạng, FAX.
Chú ý: sau khi lập hóa đơn GTGT xong :
Liên 1: Lưu tại quyển hóa đơn (sử dụng giây màu Trắng).
Liên 2: Giao cho người mua (Sử dụng giây màu Hồng đỏ).
Liên 3: Nội bộ ( sử dụng Giây màu Xanh dương lợt).
Chú ý khi lập Hóa đơn GTGT:
Phải lập ngay khi cung câp HHDV
+ Chỉ lập một lần cho một nghiêp vụ
+ Ghi đầy đủ các chỉ tiêu ghi trên HĐ, những dòng không dùng phải gạch chéo từ góc trên trái xuống
góc dưới phải.
Chữ ký của thủ trưởng đơn vị: Thủ trưởng đơn vị không nhât thiêt phải ký duyêt, mà có thể uỷ quyên nhiêm
cho người bán ký, nhưng viêc uỷ nhiêm phải bằng văn bản và có chữ ký của Giám đốc. Người được uỷ quyên
không được uỷ quyên cho người thứ 3.
+ Nêu GĐ ký thì đóng dâu ở góc dưới bên phải (phần chữ ký của thủ trưởng đơn vị)
+ Nêu uỷ quyên cho người khác thì đóng dâu ở góc trên bên trái (dâu treo)
+ Hóa Đơn GTGT có thể lập bằng máy hoặc bằng tay.
+ Nội dung các liên phải giống nhau.
N u khi l p hóa đ n b n đã vi t sai thì có th tham kh o cách x lý t i đây:ế ậ ơ ạ ế ể ả ử ạ+ Nêu HĐ lập sai mà chưa xé khỏi cuống HĐ thì gạch chéo cả 3 liên, đê chữ huỷ bỏ và không xé
ra khỏi cuống.
Nêu HĐ đã lập và đã xé ra khỏi cuống mới phát hiên sai thì phải huỷ bỏ nhưng người mua chưa nhận hàng:
Thì giữa hai bên mua và bán lập biên bản vê hành vi lập sai hoá đơn và có chữ ký của cả hai bên mua và bán
Cách xử lý các trường hợp ghi sai hóa đơn GTGT
Ghi sai hóa đơn giá trị gia tăng hay viết sai thông tin trên hóa đơn GTGT là một trong lỗi dễ mắc phải
của các bạn kế toán thuế mới đi làm. Để cho kế toán không phải bỡ ngỡ khi gặp phải tình huống này
Sau đây Công ty kế toán Thiên Ưng sẽ hướng dẫn các bạn kế toán cách xử lý các trường hợp khi ghi sai
hóa đơn GTGT.
- Xử lý trong trường hợp lập hóa đơn chưa giao cho người mua:
Nêu phát hiên hóa đơn lập sai, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai. (giữ tại cuống,
không xé khỏi cuống )
- Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc
hoá đơn đã lập và giao cho người mua, người người bán và người mua chưa kê khai thuế:
Nêu phát hiên sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai.
Biên bản thu hồi hoá đơn phải thể hiên được lý do thu hồi hoá đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số
hoá đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.
- Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và
người mua đã kê khai thuế:
Sau khi đã kê khai thuê GTGT mới phát hiên sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có
thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hoá đơn điêu chỉnh sai sót. Hoá đơn ghi rõ điêu
chỉnh (tăng, giám) số lượng hàng hoá, giá bán, thuê suât thuê GTGT…, tiên thuê GTGT cho hoá đơn số…, ký
hiêu… Căn cứ vào hoá đơn điêu chỉnh, người bán và người mua kê khai điêu chỉnh doanh số mua, bán, thuê
đầu ra, đầu vào. Hoá đơn điêu chỉnh không được ghi số âm (-).