Chuyển đổi dữ liệu từ Word sang cơ sở dữ liệu Access Cập nhật lúc 11h54' ngày 08/01/2008

Xem thêm: chuyen, doi, du, lieu, tu, word, sang, co, so, du, lieu, access

 

Mặc dù Access là một ứng dụng cơ sở dữ liệu có các đối tượng giao diện mạnh nhưng người dùng không phải ai cũng quen thuộc khi sử dụng ứng dụng này. Nhiều trường hợp Access không được cài đặt sẵn sàng trên mọi hệ thống người dùng hay có thể bạn không muốn người dùng truy cập vào cơ sở dữ liệu của mình.

Trong bài này Quản Trị Mạng sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng ứng dụng Word để thu thập dữ liệu người dùng sau đó chuyển toàn bộ dữ liệu này sang một bảng trên Access. Phương pháp này yêu cầu cần có một ứng dụng cơ sở dữ liệu Access, Word và các mã Visual Basic cho các ứng dụng (VBA). (Các hướng dẫn dưới đây được thực hiện trên Word 2003 và 2007 nhưng phương pháp này cũng sẽ tương thích với phiên bản Win 2000, XP và 2002). 

Lưu ý về mặt cơ sở dữ liệu

Để đơn giản hơn, bạn hãy tưởng tượng rằngWord sẽ chuyển dữ liệu tới một nơi nào đó và cơ sở dữ liệu tương tự sẽ được chuyển sang Access. Khi áp dụng phương pháp này trong công việc, bạn cần phải nắm được các chi tiết sau trước khi tạo tập tin word:

Đường dẫn và tên của cơ sở dữ liệu. Tên bảng trên Access. Tên các trường trên bảng và loại dữ liệu.

Ví dụ thực hiện trên form (biểu mẫu) của Word (Hình A), bạn cập nhật hai trường trong bảng Shippers là: CompanyName và Phone. Cả hai trường này đều ở dạng text. Đường dẫn ví dụ là:

C:Program FilesMicrosoft Office11Office11SamplesNorthwind.mdb

Bạn có thể sẽ cần cập nhật đường dẫn nhằm điều chỉnh hệ thống.

Hình A: Ứng dụng Word giúp dễ dàng nhập dữ liệu để tập hợp dữ liệu cho Access.

Tập hợp dữ liệu từ form Word

Form (biểu mẫu) Word là một tài liệu chứa các ô trống được gọi là trường để bạn có thể nhập dữ liệu. Trường là một ô được xác định trước có chức năng lưu trữ và chấp nhận dữ liệu nhập vào. Trong ví dụ của form Word như Hình A, ta có hai trường nhập ký tự. Sử dụng ứng dụng này, người dùng có thể cập nhật bảng Shippers rồi sau đó các cơ sở dữ liệu tương tự sẽ được chuyển sang Access mà không cần phải chạy Access hay thậm chí bạn không cần phải hiểu về cơ sở dữ liệu.

Bảng Shippers có 3 trường nhưng một trong số đó là loại dữ liệu đánh số tự động (AutoNumber). Khi ứng dụng chuyển một bản ghi mới, Access sẽ sắp xếp các giá trị. Đó là lý do tại sao chỉ có 2 trường hiển thị là: txtCompanyName và txtPhone.

Để tạo ví dụ trên form Word, hãy chèn hai trường text (ký tự) vào trong tài liệu Word như sau:

1. Từ trình đơn View, chọn Toolbars và sau đó chọn Forms.

2. Chèn vào hai điều khiển Text Form Field và cách dòng giữa chúng.

3. Nhấp đúp tại một trường để hiển thị hộp thoại Field Options.

4. Sử dụng đặc tínhBookmark để định nghĩa trường đầu tiên là txtCompanyName, Hình B.

5. Lặp lại bước 4 và định nghĩa điều khiển thứ hai là txtPhone.

6. Lưu lại tập tin.

Hình B: Xác định hai điều khiển text

Trong Word 2007, bạn cần thêm thẻ Developer như sau:

1. Kích nút Office sau đó kích Word Options (ở góc phải phía dưới).

2. Kích Popular.

3. Chọn tuỳ chọn Show Developer tab in the Ribbon và kích OK.

Chú ý rằng các tên các trường trên Word phải giống với tên trường trên Access, sẽ là CompanyName và Phone. Điểm khác nhau duy nhất là tiền tố txt. Không cần thiết phải đặt tên cho các trường trên Word theo cách đó nhưng cách đặt tên này sẽ giúp bạn dễ dàng đối chiếu giữa các trường trên Word và trên Access. (txt nhằm xác định đây là trường nhập text).

Ngay khi đã hoàn thành tài liệu, bạn cần chức năng VBA để chuyển các giá trị nhập thành cơ sở dữ liệu Access. Bạn thực hiện theo các bước sau để thêm một hàm:

1. Mở Visual Basic Editor (VBE) bằng cách nhấn tổ hợp phím Alt+F11.

2. Chọn Module từ trình đơn Insert.

3. Nhập chức năng trong Đoạn mã A. Hãy chắc chắn cập nhật đường dẫn đúng nếu như đường dẫn của bạn khác với ví dụ.

4. Từ trình đơn Tools, chọn References và kiểm tra Microsoft ActiveX Data Objects 2.x Library (ADO) như trong hình C. (Nó sẽ không tự chọn mục thư viện này, bạn phải kích chọn nó). Word Object và thư viện VBA sẽ được tham chiếu.

5. Kích OK để quay trở lại module.

Đoạn mã A

Sub TransferShipper()

'Transfer new shipping company record to

'Shippers table in Northwind database.

Dim cnn As ADODB.Connection

Dim strConnection As String

Dim strSQL As String

Dim strPath As String

Dim doc As Word.Document

Dim strCompanyName As String

Dim strPhone As String

Dim bytContinue As Byte

Dim lngSuccess As Long

Set doc = ThisDocument

On Error GoTo ErrHandler

strCompanyName = Chr(39) & doc.FormFields("txtCompanyName").Result & Chr(39)

strPhone = Chr(39) & doc.FormFields("txtPhone").Result & Chr(39)

'Confirm new record.

bytContinue = MsgBox("Do you want to insert this record?", vbYesNo, "Add Record")

Debug.Print bytContinue

'Process input values.

If bytContinue = vbYes Then

strSQL = "INSERT INTO Shippers " _

& "(CompanyName, Phone) " _

& "VALUES (" _

& strCompanyName & ", " _

& strPhone & ")"

Debug.Print strSQL

'Substitute path and connection string with DSN if available.

strPath = "C:Program FilesMicrosoft Office11Office11SamplesNorthwind.mdb"

strConnection = "Provider=Microsoft.Jet.OLEDB.4.0;" _

& "Data Source = " & strPath

Debug.Print strConnection

Set cnn = New ADODB.Connection

cnn.Open strConnection

cnn.Execute strSQL, lngSuccess

cnn.Close

MsgBox "You inserted " & lngSuccess & " record", _

vbOKOnly, "Error Added"

doc.FormFields("txtCompanyName").TextInput.Clear

doc.FormFields("txtPhone").TextInput.Clear

End If

Set doc = Nothing

Set cnn = Nothing

Exit Sub

ErrHandler:

MsgBox Err.Number & ": " & Err.Description, _

vbOKOnly, "Error"

On Error GoTo 0

On Error Resume Next

cnn.Close

Set doc = Nothing

Set cnn = Nothing

End Sub

Hình C: Tham chiếu thư viện ADO

Quay trở lại ứng dụng Word và nhấp đúp chuột tại txtPhone. Tại hộp thoại kết quả Options, chọn TransferShipper từ danh sách tùy chọn Exit xổ xuống, Hình D. Thực hiện như vậy cho đến khi trường cuối cùng đã được gán mã để chuyển dữ liệu nhập vào sang Access.

Đây là cách dễ dàng nhất để thực hiện mã. Bạn có thể lựa chọn sử dụng cách khác như là thêm các điều khiển ngẫu nhiên trên thanh công cụ. Sau khi bạn xác định TransferShipper trong thuộc tính Exit. Cuối cùng bạn đóng hộp thoại.

Hình D: Thực thi hàm từ tuỳ chọn Exit của điều khiển cuối

Giờ bạn sẽ thực hiện bảo vệ form đã tạo trên Word. Hãy kích vào Protect Form trên thanh công cụ Forms. Lưu lại toàn bộ bảng mẫu và đóng nó lại.

Sử dụng form

Bạn mở file chưa form Word và nhập vào một giá trị tại cả hai trường, Hình E. Trường Phone trên bảng Shippers sẽ chấp nhận giá trị điện thoại với hầu hết tất cả các định dạng. Khi áp dụng phương pháp này, hãy chắc chắn bạn đã cung cấp các thuộc tính định dạng đặc biệt.

Hình E: Nhập một bản ghi mới

Sau khi nhập vào số điện thoại, hãy nhấn Tab để kết thúc trường đó, hàm con TransferShipper() sẽ hoạt động (được biết đến như một macro). Sau các câu lệnh khai báo số, đoạn mã sẽ móc nối một số chức hàm Chr() để nhập vào giá trị nhằm thêm các ký tự đặc biệt. Trong trường hợp này, hàm Chr(39) trả lại giá trị (’). Ngày tháng yêu cầu ký tự (#). Các giá trị số không yêu cầu ký tự đặc biệt.

Thông báo đơn giản bạn thấy trong hình F cho phép xác nhận lại quá trình chuyển dữ liệu nhập vào (Hình E). Đây cũng là dấu hiệu kiểm tra các giá trị nhập chính xác của người dùng. Ví dụ, bạn có thể muốn kiểm tra một trường trống hay một kiểu dữ liệu không thích hợp.

Hình F: Xác nhận bản ghi mới

Khi kích Yes, đoạn mã sẽ xây dựng một câu lệnh SQL INSERT INTO bao gồm các trường Access và các giá trị nhập vào bảng mẫu:

INSERT INTO accesstable (acessfld1, acessfld2, ...)

VALUES (wordinputfld1, wordinputfld2, ...)

Bạn không nhất thiết phải nhập giá trị cho mọi trường trong bảng Access, nhưng cần phải nhập vào các trường được yêu cầu. Hãy chú ý tới sự tương ứng thứ tự các trường nhập dữ liệu trong Access và Word. Nếu như bạn bỏ một tham chiếu tới trường Access thì cũng phải bỏ một giá trị nhập trên Word , trường AutoNumber không nhất thiết phải nhập.

Tiếp đó, đoạn mã sẽ xác định đường dẫn và mở ra kết nối. Chú ý có thể bao gồm mật khẩu nếu như bạn có đặt mật khẩu cho file Access, sử dụng theo cú pháp sau:

cnn.Open connectionstring, userid, password, options

Nếu tồn tại một Data Source Name (DSN) cho cơ sở dữ liệu thì hãy tham chiếu tới nó như sau:

cnn.Open = "DSN=datasourcename"

Một DSN thì dễ làm việc hơn là một chuỗi các kết nối phức tạp. Cuối cùng, phương pháp Execute sẽ đưa dữ liệu vào trong bảng Shippers. Cơ sở dữ liệu có thể được mở nhưng bạn sẽ muốn tính đến nhiều người dùng và khoá các khả năng.

Hình G đưa ra một thông báo xác nhận quá trình chuyển dữ liệu đã hoàn thành. Nếu bạn bỏ qua bước này thì chắc chắn sẽ xảy ra lỗi. Nếu câu lệnh INSERT INTO bị hỏng, bạn sẽ cần phải khắc phục sự cố này theo một số cách.

Ví dụ như bạn có thể xóa các trường và thêm giá trị mới. Một giải pháp tốt hơn đó là nhận biết ra các lỗi để có thể tránh kịp thời. Hãy nhớ rằng dữ liệu nhập phải thích hợp với tất cả các đặc tính của trường trong Access. Hai sự cố phổ biến nhất đó là:

Các loại dữ liệu không tương xứng – Điều này có nghĩa là bạn không thể nhập text vào trường số và ngược lại.

Bỏ sót các giá trị được yêu cầu trên bảng Access – Nếu đặc tính được yêu cầu của trường Access được thiết lập là Yes, thì bạn không thể điền vào giá trị null. Nếu bạn để trống txtCompanyName thì đoạn mã sẽ báo lỗi bởi vì Access cần phải có một giá trị tại trường đó.

Hình G: Bảng mẫu cho biết đoạn mã đã chèn bản ghi mới

Sau khi chuyển đổi thành công, đoạn mã sẽ xóa sạch các trường trên Word. Quản lý lỗi rất cơ bản. Kiểm tra kỹ thuật này thật kỹ lưỡng và xem xét tất cả các lỗi có thể xảy ra. Trong trường hợp, không tin tưởng nó làm việc như mong muốn, bạn có thể mở bảng Shippers trên Access. Hình H hiển thị bản ghi mới bổ sung. (Đừng lo lắng về các giá trị AutoNumber; chúng không quan trọng.)

Hình H: Các giá trị đã được thêm vào bảng

Chuyển đổi thành công

Nắm được dữ liệu chính là chìa khóa để chuyển đổi mỗi bản ghi mới mà không nảy sinh vấn đề nghiêm trọng gì. Đoạn mã ví dụ chứa đựng các kĩ năng cần thiết giúp bạn bắt đầu. Bạn cần phải nâng cao kỹ thuật để điều chỉnh dữ liệu và một số các yêu cầu khác.

MS Access - Chương 1: Thuật ngữ Access Cập nhật lúc 09h08' ngày 14/06/2008Xem thêm: ms access, toàn tập access

Allen WyAtt

Access cung cấp môi trường với các tiện ích mạnh mẽ để quản lý thông tin. Sử dụng Access, bạn có thể thực hiện được các nhiệm vụ quản trị dữ liệu khó khăn. Chương này là bước đầu tiên trong quá trình học và làm quen với các thuật ngữ cơ sở, cũng như cách để khởi động và thoát khỏi Access. Bạn sẽ được trợ giúp và nắm vững đại cương về những gì có thể làm với Access.

Sau khi kết thúc chương này, bạn sẽ nắm được những kiến thức sau:

Thế nào là cơ sở dữ liệu Mối liên hệ giữa các table (bảng), form (báo biểu), query (truy vấn) tới một Cơ sở dữ liệu

như thế nào Thế nào là các bản ghi và trường dữ liệu Cách khởi động Access Môi trường làm việc của Access Wizards trợ giúp như thế nào Làm cách nào để nhận được sự trợ giúp khi sử dụng Access Có thể sử dụng cả cơ sở dữ liệu và Access Cách thoát khỏi Access

Bài 1: Làm quen với Access

Trước khi đi sâu vào môi trường Access, có một vài thuật ngữ mà bạn cần phải làm quen. Chúng

ta sẽ thảo luận về các thuật ngữ và phải chắc là bạn hiểu chúng.

Cơ sở dữ liệu là gì?

Cơ sơ dữ liệu là một tập hợp các thông tin có liên quan. Ví dụ, nếu tập hợp tất cả các bức ảnh cùng nhau, bạn sẽ có một cơ sở dữ liệu ảnh. Nếu tập hợp tất cả các bức ảnh có cùng chủ đề, bạn sẽ có một cơ sở dữ liệu gốc hoặc một tập con trong toàn bộ cơ sở dữ liệu.

Nếu cơ sơ dữ liệu nhỏ (ví dụ như các hợp đồng bảo hiểm của bạn), bạn có thể quản lý thông tin bình thường. Trong những trường hợp như vậy, bạn phải sử dụng các phương pháp quản lý cũ như một bảng file hay một danh sách đơn giản trên giấy. Tuy nhiên, cơ sở dữ liệu ngày càng nhiều, các thao tác quản lý trở nên khó hơn. Ví dụ, sẽ rất khó để quản lý bằng tay cơ sở dữ liệu về khách hàng trong một công ty lớn. Đây là lúc máy tính của bạn và hệ quản trị cơ sở dữ liệu có ích. Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu giúp bạn quản lý thông tin được nhanh và dễ dàng hơn.

Trong Access, một cơ sở dữ liệu không chỉ có thông tin mà còn có các bảng thông tin đã được sắp xếp, cơ sở dữ liệu Access còn bao gồm cả mối quan hệ các truy vấn, báo biểu, báo cáo và các lệnh lập trình. Dưới đây là khái niệm về một số thuật ngữ thường dùng trong Access:

Thế nào là một Table (bảng)?

Trong Access, các bảng chứa thông tin thực tế trong cơ sơ dữ liệu, có thể có nhiều hơn một bảng. Thông tin trong mỗi bảng có thể liên quan tới thông tin trong các bảng khác. Ví dụ, bạn có một bảng chứa bản ghi của tất cả các khóa cửa trong tòa nhà, một bảng khác phải có danh sách tất cả chìa khóa cho các khóa. Một bảng chứa tên của tất cả những người có chìa khóa. Cả 3 bảng có thông tin liên quan đến nhau, bởi vậy chúng tạo thành một cơ sở dữ liệu. Hình 1 mô tả mối quan hệ giữa các bảng trong cơ sở dữ liệu.

Hình 1: Mối liên hệ giữa các bảng và cơ sở dữ liệu

Bước đầu tiên trong việc tạo một cơ sở dữ liệu đó là xác định thông tin cần thiết. Tiếp theo, sử dụng Access để thiết kế bảng lưu trữ thông tin. Hình 2 minh họa xem ở chế độ Design view, bạn sử dụng chế độ Design view để chỉ định cấu trúc cho mỗi bảng.

Hình 2: Chế độ Design view cho bảng.

Sau khi thiết kế xong các bảng, sử dụng chế độ Datasheet view để nhập và xem dữ liệu. Hình 3 minh họa cách xem dữ liệu bằng chế độ Datasheet view

Hình 3: Chế độ Datasheet view cho bảng

Thế nào là một Query (truy vấn)?

Khi làm việc với cơ sở dữ liệu lớn, tức là làm việc với các vùng riêng trên dữ liệu. Ví dụ, nếu bạn có cơ sơ dữ liệu của một công ty, và muốn xem tất cả tên của khách hàng sinh sống tại Hà Nội. Với sự kiện như vậy, bạn nên dùng truy vấn.

Một câu hỏi truy vấn dữ liệu như sau “Những khách hàng nào sinh sống tại Hà Nội?” Như vậy query được định nghĩa đó là việc truy vấn các thông tin của cơ sơ dữ liệu mà bạn muốn xem.

Ví dụ, nếu cơ sở dữ liệu chứa tên của tất cả khách hàng mua một chi tiết sản phẩm nào đó, dùng truy vấn có thể đưa ra một danh sách tên các khách hàng đã mua ở trên. Một truy vấn khác yêu cầu chỉ đưa ra các khách hàng là trẻ em. Về cơ bản, một truy vấn giới hạn hoặc lọc thông tin từ một cơ sở dữ liệu. Khi bạn sử dụng query để lọc dữ liệu, Access chỉ hiển thị thông tin để đáp ứng truy vấn

Tại sao nên sử dụng các truy vấn? Một cách cụ thể là bạn chỉ làm việc ở một phần của cơ sở dữ liệu, các truy vấn thực hiện dễ dàng đưa ra kết quả dưới dạng bản ghi theo một tiêu chuẩn nhất định. Access cho bạn thấy được sự rõ ràng, cụ thể hay phức tạp như bạn muốn trong các truy vấn. Bạn sẽ bắt đầu học về các truy vấn trong chương 6 “Sử dụng các truy vấn để xử lý dữ liệu”

Thế nào là Form (biểu mẫu)?

Một cơ sở dữ liệu tồn tại để lưu giữ thông tin. Sau khi xác định thông tin chứa trong cơ sơ dữ liệu, đó là nơi bạn cần nhập dữ liệu; sau đó xem, thêm, hoặc thay đổi dữ liệu. Bạn nên sử dụng chế độ Datasheet view khi hoàn thành mỗi thao tác, có thể tạo một biểu mẫu hiển thị lên màn hình để nhập, xem và thay đổi thông tin.

Trong Access, biểu mẫu (Form) hiển thị lên màn hình được gọi là form. Sử dụng form có thể hiển thị thông tin trong một bảng, đồng thời thêm các nút, text box, các nhãn và đối tượng khác để dữ liệu nhập dễ dàng hơn. Hình 3, bạn được thấy một bảng tương tự như Datasheet. Hình 4 biểu diễn ví dụ form được sử dụng để đưa thông tin vào như bảng. Chú ý: sử dụng form cung cấp giao diện tốt hơn cho người dùng.

Hình 4: Ví dụ về sử dụng form để nhập thông tin cho bảng

Record (Bản ghi) là gì?

Bản ghi là một khối thông tin độc lập, như dữ liệu về công nhân hay khách hàng. Một bảng được tạo lên từ nhiều bản ghi. Ví dụ, nếu bạn có bảng chứa thông tin về tập hợp các thẻ chơi bóng chày, một bản ghi sẽ là thông tin riêng về 1 thẻ. Thông thường, các bản ghi đặt theo dòng trong một bảng, Access trình bày các bản ghi theo các dòng.

Trường (Field) là gì?

Bảng được tạo lên từ các bản ghi, bản ghi được tạo từ các trường. Như vậy, một trường là vùng thông tin nhỏ nhất trong cơ sở dữ liệu. Ví dụ, nếu bạn có một bảng chứa danh bạ điện thoại, mỗi bản ghi biểu thị cho một người hay doanh nghiệp khác nhau. Lần lượt, các bản ghi này được tạo từ các trường riêng (như tên, địa chỉ, số điện thoại).

Hình 5: biểu diễn mối quan hệ giữa các trường, bản ghi, bảng và cơ sở dữ liệu.

Bài 2: Sử dụng môi trường Access Bài 3: Xem xét đến khả năng làm việc

MS Access - Bài 2: Sử dụng môi trường Access Cập nhật lúc 15h33' ngày 17/06/2008

Xem thêm: microsoft access, môi trường làm việc

Bài 1: Làm quen với Access

Allen WyAtt

Trước khi làm việc với Access, bạn cần khởi động chương trình. Khởi động Access có nhiều cách giống như khởi động các chương trình Windows khác. Đầu tiên, kích chuột vào menu Start, sau đó chọn Programs. Cách này sẽ hiển thị tất cả các chương trình đã được cài đặt trong hệ thống. Sau đó chọn Microsoft Access từ menu Programs. Ngay lúc đó, bạn sẽ thấy một thông báo “Welcome to Access”. Tại phía dưới củamàn hình, bạn có thể thấy thanh trạng thái hiển thị những gì xảy ra trong khi Access đang tải.

Khi Access đã được khởi động, bạn sẽ thấy một hộp thoại hỏi muốn tạo một cơ sở dữ liệu mới (Create a new database) hay mở một cơ sở dữ liệu có sẵn (Open an existing file), Hình 1.

Hình 1: Bạn có thể tạo một cơ sở dữ liệu mới hoặc mở một cơ sở dữ liệu có sẵn

Trong các bài sau bạn sẽ học cách để tạo một cơ sở dữ liệu từ đầu. Hầu hết, bạn làm việc với cơ sở dữ liệu đó lặp đi lặp lại bởi vậy phía dưới của hộp thoại liệt kê danh sách 9 cơ sở dữ liệu gần nhất đã mở, cùng với lựa chọn More Files.

Để thấy được cách Access làm việc, hãy mở một cơ sở dư liệu mẫu bằng Access. Để làm được việc này, kích chuột vào lựa chọn More Files ở phía bên dưới hộp thoại, sau đó kích OK. Access hiển thị hộp thoại Open, hình 2

Hình 2: Hộp thoại Open

Hộp thoai Open trông khá quen thuộc với bạn. Nó giống như hộp thoại sử dụng để mở các tài liệu trong mọi chương trình. Tất cả những thứ cần làm là phải chắc rằng chọn đúng ổ đĩa và thư mục, sau đó lựa chọn file bạn muốn mở. Thư mục con chứa các file cơ sở dữ liệu mẫu sẽ nằm trong thư mục cài đặt Office trên ổ đĩa chính. Nếu bạn cần trợ giúp ở ngoài nơi những cơ sở dữ liệu mẫu được định vị, bạn có thể sử dụng tính năng tìm kiếm trong Windows để tìm ra file Northwind.mdb.

Xác định vị trí và file cần mở trong hộp thoại Open, tiếp đó kích chuột vào nút Open. Ngay lúc đó, cửa sổ chương trình Access xuất hiện như hình 3.

Hình 3: Cửa sổ chương trình Microsoft Access

Trong cửa sổ chương trình Access, có một số mục chọn bạn nên chú ý. Mục đầu tiên là menu bar, được đặt tại phía trên cửa sổ Access. Khi làm việc, các menu dùng được có thể thay đổi phụ thuộc vào việc bạn đang thao tác với thành phần nào. Mục thứ hai là toolbar, hiển thị bên dưới thanh menu. Biểu tượng Toolbar cho bạn thực hiện các thao tác phổ biến dễ dàng và nhanh hơn.

Cửa sổ Cơ sở dữ liệu

Một trong những phần quan trọng trong môi trường Access là cửa sổ Database (Hình 3). Bạn sẽ thấy cửa sổ Database mỗi khi tạo hoặc tải một tệp cơ sở dữ liệu (chỉ làm việc được trên 1 cửa sổ). Như trong phần đầu tiên giới thiệu, bạn đã biết cơ sở dữ liệu chứa các bảng, biểu mẫu, truy vấn, báo cáo, và các đối tượng khác. Cửa sổ Database cho phép bạn chọn vùng cơ sở dữ liệu để làm việc. Phía bên trái cửa sổ là một loạt các nút cho biết loại đối tượng theo dõi cơ sở dữ liệu. Khi kích chuột vào một trong những nút đó, Access đưa ra danh sách các đối tượng. Ví dụ, nếu bạn nhìn vào cửa sổ Database hình 3, sẽ thấy danh sách các bảng có sẵn trong cơ sở dữ liệu Northwind. Khi bạn kích chuột vào nút Form thì sẽ thấy danh sách các biểu mẫu sẵn có (hình 4)

Hình 4: Form hiển thị các biểu mẫu có sẵn trong cơ sở dữ liệu

Tìm hiểu về Wizard

Access là một công cụ rất mạnh mẽ, nó giúp bạn có thể quản lý dữ liệu gần như theo cách mà bạn đã tưởng tượng ra. Với nhiều chương trình cơ sơ dữ liệu, bạn cần hiểu những lệnh phức tạp để sử dụng các tính năng đó. Điều đó là không đúng đối với nhiều tính năng trong Access. Để khắc phục được vấn đề này, Access sử dụng một loạt Wizard để từng bước hoàn thành các thao tác. Bạn có thể gọi các Wizard này bằng cách chọn các công cụ từ nhiều thanh công cụ khác nhau, cũng có thể chọn từ các menu ở trong cửa sổ cơ sở dữ liệu. Ví dụ, khi tạo một bảng mới trong cơ sở dữ liệu, chỉ cần kích đúp chuột vào Create Table By Using Wizard, nó sẽ hiện ra cửa sổ cơ sở dữ liệu như hình 3. Sau đó bước đầu tiên là Access khởi động Wizard (hình 5).

Hình 5: Ví dụ về Wizard

Bạn làm việc thông qua Wizard bằng cách trả lời những câu hỏi trong hộp thoại hoặc lựa chọn từ những thông tin được đưa ra. Thực hiện từng từng bước bằng cách kích chuột vào nút điều khiển ở phía trên mỗi hộp thoại.

Access cung cấp Wizard để giúp tạo cơ sở dữ liệu, các bảng, biểu mẫu, truy vấn, báo cáo và biểu đồ. Sử dụng Wizrad tạo các đối tượng trong biểu mẫu, báo cáo, thiết kế các nhãn và đưa ra thông tin. Thực tế, Wizard thực hiện các thao tác rất dễ dàng nên chúng được dùng trong suốt loạt bài này. Có rất nhiều phần bạn làm phải dựa vào Wizard.

Khai thác sự trợ giúp

Access cung cấp khá nhiều trợ giúp mà bạn có thể dùng bất kỳ lúc nào, có ba cách trợ giúp chính:

Office Assistant Hệ thống trợ giúp trực tuyến ToolTips

Cách trợ giúp đơn giản nhất trong Access là ấn phím F1, nó sẽ hiển thị Office Assitant, đó là một hình ảnh hướng dẫn giúp bạn tìm ra câu trả lời cho những vấn đề cần thiết. Thường sử dụng Office Assitant khi có một thao tác cần thực hiện. Tính năng này giúp bạn trong suốt các thao tác để hoàn thành công việc. Nếu trong một vài trường hợp vì lý do gì đó, Office Assitant không xuất hiện khi ấn phím F1, bạn có thể gọi trợ giúp bằng cách chọn Show the Office Assistant từ menu Help.

Nếu muốn đăng nhập vào hệ thống trợ giúp trong Access, sử dụng menu Help luôn sẵn có ở mọi lúc. Bạn có thể tuy nhập vào hệ thống Help bằng cách kích chuột vào nút Microsoft Access

Help phía bên phải trên thanh công cụ, nó có hình dấu hỏi.

Tính năng trợ giúp khác trong Access là context-sensitive help. Bắt đầu tính năng này bằng cách chọn What's This từ menu trợ giúp. Khi dùng trợ giúp này và kích chuột vào tùy chọn khác trong môi trường Access, hệ thống trợ giúp hiển thị nhiều thông tin sẵn có trong chủ đề cần trợ giúp. Ví dụ, khi bạn chọn What’s This và sau đó kích chuột vào một thanh công cụ trên Toolbar, bạn sẽ thấy thông tin chi tiết về công cụ đó. Context-sensitive help là tính năng rất mạnh mẽ có thể sử dụng để trợ giúp tức thời.

Một tính năng nữa của Access là ToolTips. Những lời khuyên này hiển thị mọi nơi mà bạn chỏ chuột phía trên một công cụ lên toolbar. Ví dụ, Access hiển thị Tooltip như hình 6 nếu bạn di chuyển chuột lên trên công cụ hình cái kéo. Hộp nhỏ màu vàng xuất hiện phía dưới con trỏ cho biết mục đích của công cụ.

Hình 6: ToolTips giúp bạn hiểu được mục đích của các công cụ

MS Access - Bài 3: Xem xét đến khả năng làm việc Cập nhật lúc 16h44' ngày 19/06/2008

Xem thêm: microsoft access

Bài 1: Làm quen với AccessBài 2: Sử dụng môi trường Access

Allen WyAtt

Khi bắt đầu sử dụng Access, bạn sẽ thấy ngạc nhiên về những gì có thể làm với chương trình. Bạn thực sự biết rằng Access là chương trình cơ sở dữ liệu với đầy đủ các tính năng được xây dựng để dễ dàng quản lý số lượng dữ liệu lớn. Nhưng làm cách nào để làm việc với chương trình?

Bạn có thể làm gì với một cơ sở dữ liệu?

Ở đầu chương này, bạn được biết một cơ sở dữ liệu là sự kết nối các thông tin có liên quan. Với

điều này, bạn có thể sử dụng cơ sở dữ liệu để phân loại nhiều việc. Thực tế, bạn chỉ cần hình dung các công việc để phân loại.

Không có công cụ nào là phù hợp để duy trì phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu hơn Access. Hai chi tiết cụ thể cần chú ý:

• Nếu một số lượng dữ liệu duy trì ở mức nhỏ, sử dụng cơ sở dữ liệu có lẽ là không hợp lý. Ví dụ, bình thường thì bạn không sử dụng cơ sở dữ liệu để theo dõi những cái nồi và chảo trong nhà bếp. Mặc dù bạn có thể làm được, nhưng nó không thực tế khi sử dụng một cơ sở dữ liệu cho thao tác đơn giản như vậy hơn là cách quản lý truyền thống trên giấy tờ.

• Nếu thông tin chỉ được lưu trữ trong thời gian ngắn, giá trị của cơ sở dữ liệu không có hiệu quả. Ví dụ, bạn không sử dụng cơ sở dữ liệu để theo dõi tin nhắn qua điện thoại trừ khi bạn muốn lưu giữ chúng trong một thời gian dài, có lẽ liên quan đến việc phân tích.

Access cho phép bạn làm những gì?

Access đưa ra những ý tưởng cơ sở dữ liệu và chuyển đổi chúng vào thực tế. Với Access, bạn có thể tạo môt cơ sở dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng để làm việc ngay. Ví dụ, bạn muốn trình bày một cơ sở dữ liệu theo dõi tập hợp các đĩa CD. Access thực hiện rất dễ dàng, bạn có thể xác định một cơ sở dữ liệu đơn giản hoặc một cơ sở dữ liệu có quan hệ với các CD trong một bảng, các nghệ sĩ, studios, và CD sẵn có ở các bảng khác nhau. Thậm chí còn có cơ sở dữ liệu chứa các mẫu nhạc. Khi thiết kế cơ sở dữ liệu, bạn có thể sử dụng Access để tạo input forms như hình 1.

Hình 1: Tập hợp các CD trong biểu mẫu.

Nhập dữ liệu vào biểu mẫu sẽ lưu được thông tin trong cơ sở dữ liệu nhanh và dễ dàng hơn. Ban đầu, khi tạo một cơ sở dữ liệu có thể khiến bạn nản chí, nhưng bằng cách áp dụng các phương pháp được giới thiệu trong cuốn sách này, bạn sẽ tạo được cơ sở dữ liệu trong thời gian ngắn.

Trong trường hợp đặc biệt, Access cung cấp công cụ phát triển được sử dụng để tạo các ứng dụng mạnh mẽ. Bạn có thể khai thác các biểu mẫu bằng cách sử dụng custom controls (các điều khiển tùy ý) (như các nút, danh sách, và các điều khiển tương tự), sử dụng những quy tắc thông qua các dữ liệu đặc biệt, thậm chí tạo Visual Basic cho các ứng dụng lập trình để xử lý dữ liệu. Gắn những mã này tới các nút và các điều khiển trên biểu mẫu. Một ứng dụng như vậy – được tạo bởi Access – hình 2.

Hình 2: Biểu mẫu với các nút điều khiển

Kết quả là một ứng dụng tùy chỉnh được triển khai trong Access. Các dự án như vậy thường ít quan trọng trong thực tế vàhọ có thể cần vài tháng để phát triển. Nhưng Access sẽ cho bạn những công cụ cần thiết để quản lý dự án và tận dụng được phần lớn thời gian phát triển.

Bất cứ cơ sở dữ liệu nào bạn cần, đơn giản hay phức tạp, nhanh hay trong giai đoạn tiến triển. Access cung cấp các công cụ và môi trường cần thiết để làm nổi bật dữ liệu hơn nữa. Access giúp bạn khai thác theo nhiều cách mới để xem xét và làm việc.

MS Access - Bài 4: Thoát khỏi Access Cập nhật lúc 11h13' ngày 23/06/2008

Xem thêm: microsoft access

Bạn có thể thoát khỏi Acess bằng nhiều phương thức giống như sử dụng để thoát các chương trình Windows khác. Các phương thức bao gồm:

• Kích chuột vào biểu tượng Close phía trên góc bên phải cửa sổ chương trình Access.

• Kích đúp chuột lên biểu tượng thực đơn điều khiển (đó là hình vuông nhỏ với biêu tượng chìa khóa ở bên trong, được đặt ở phía trên góc bên trái cửa sổ chương trình Access).

• Bạn có thể chọn Exit từ menu File.

• Ấn tổ hợp phím ALT + F4

• Kích chuột phải vào cửa sổ Access trên thanh tác vụ phía dưới màn hình và chọn Close

Không cần để ý tới cách thoát khỏi Access vì các tác dụng đều như nhau. Nếu công việc của bạn chưa được lưu, Accesss sẽ hỏi xem bạn có muốn lưu file không. Sau đó, Access đóng cửa sổ chương trình và trở về Windows.