chuong 2 tổ chức dữ liệu trong httt kế toán
DESCRIPTION
hệ thống thông tin kế toánTRANSCRIPT
Chương 2
Tổ chức dữ liệu trong
hệ thống thông tin kế toán
1
Mục tiêu
• Cách thức xác định dữ liệu cần thu thập• Xây dựng mô hình REA• So sánh quá trình thu thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu giữa AIS
thủ công và AIS máy tính• Các hoạt động ghi nhận dữ liệu trong AIS thủ công và máy tính• Cách thức lưu trữ dữ liệu trong AIS thủ công và máy tính• Vai trò của các tập tin chính, tập tin nghiệp vụ• Các phương pháp mã hóa thực thể mang dữ liệu• Các phương thức nhập dữ liệu• Các cấu trúc tổ chức dữ liệu• Các khái niệm về CSDL, hệ quản trị CSDL
2
3
HTTT KẾ TOÁN TRUYỀN THỐNGQui trình xử lý:
Chöùng töø goác
Söï kieän kinh teá
Soå nhaät kyùPhaân tích nghieäp vuï aûnh höôûng tình hình taøi chính theá naøo?
Soå taøi khoaûn
Ghi cheùp ñeå löu tröõ döõ lieäu veà ñoái töôïng bò aûnh höôûng
Baùo caùoToång hôïp taïo thoâng tin truyeàn ñaït tôùi ngöôøi söû duïng
4
Chöùng töøSöï kieän kinh teá
Thoâng tinGhi
Nhaät kyùGhi soå
TKùBaùo caùo
2. Caùc hình thöùc soå KT
HTTT KẾ TOÁN TRUYỀN THỐNG Ñaëc ñieåm toå chöùc xöû lyù
1. Döõ lieäu:
Löu tröõ: trong caùc soå keá toaùn rieâng bieät theo töøng ñoái töôïng keá toùan, truøng laép döõ lieäu
Taäp trung caùc döõ lieäu lieân quan tình hình taøi chính
Chia seû DL
5
NHÖÔÏC ÑIEÅM CUÛA HTTTKT TRUYEÀN THOÁNG
3. Thoâng tin cung caáp: Thoâng tin taøi chính
Khoù laäp caùc baùo caùo linh hoïat theo nhieàu tieâu thöùc khaùc nhau -> Khoâng ñaùp öùng ñöôïc thoâng tin cho nhieàu ñoái töôïng khaùc nhau
Möùc ñoä chi tieát cuûa thoâng tin Thôøi gian cung caáp thoâng tin: chaäm, khoâng phaûn aùnh töùc thôøi tình hình
Thoâng tin phaûi do ngöôøi ghi cheùp döõ lieäu laäp
1. Ghi cheùp truøng laép -> Döõ lieäu löu tröõ truøng laép -> Thay ñoåi HT khoù khaên, maát thôøi gian hôn2. Döõ lieäu löu tröõ phaân taùn -> Chia seû thoâng tin, döõ lieäu khoù khaên
6
HTTT keá toaùn xöû lyù baèng maùy
Söï kieän kinh teá
Chöùng töø goác
Taïo caùc DL vaø ñöôïc ghi ban ñaàu treân chöùng töø
Cô sôû döõ lieäuDL ñöôïc löu tröõ trong caùc taäp tin lieân quan
Baùo caùoNgöôøi söû duïng löïa choïn hay taïo baùo caùo veà thoâng tin yeâu caàu
7
Toå chöùc DL theo heä quản trị cô sôû döõ lieäu
Cô sôû döõ lieäu (Data base)
Heä quaûn
trò CSDL
(DBMS)
Chöông trình öùng
duïng 1Chöông
trình öùng
duïng 2Chöông
trình öùng
duïng 3
Ngöôøi
söû duïng
Tổ chức thu thập, xử lý và lưu trữ dữ liệu
8
Quá trình SXKD
Dữ liệu đầu vào Xử lý Thông tin
đầu ra
Kiểm soát - phản hồi
Lưu trữ
• Xác định dữ liệu cần thu thập
• Tổ chức thu thập dữ liệu
• Tổ chức lưu trữ dữ liệu
Thu thập dữ liệu
9
Sự kiện gì?
(Event)
Nguồn lực nào?
(Resources)
Đối tượng liên quan?
(Agent)
Mô hình REA
Dữ liệu thu thập
Theo các hoạt động của 1 chu trình kinh
doanh
Chứng từ của từng
hoạt động
Tổ chức thu thập dữ liệu
10
Các chu trình kinh doanh
Mô hình REA
Xác định các hoạt động, đối tượng nguồn lực cần thu thập dữ liệu
Dữ liệu cần thu thập cho từng đối tượng, nguồn lực
Yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lý,
đặc điểm kinh doanh
Dữ liệu cần thu thập cho từng hoạt động
Nội dung của chứng từ
Các nội dung, cách thức
quản lý cần khai báo
11
Đặt hàng
Xuất kho
Giao Hàng
Bán hàng
Thu tiền
KHHàng hóa
NviênTkhoản
1 mô hình REA minh họa chu trình doanh thuResource Event Agent
Các bước xây dựng mô hình REA• B1: Tìm hiểu môi trường và các mục tiêu của tổ
chức• B2: XĐ trong từng CTKD có những sự kiện kinh
doanh nào• B3: Phân tích từng sự kiện ở B2 để XĐ các yếu
tố nguồn lực, tác nhân và địa điểm• B4: XĐ các hành vi, đặc trưng và các thuộc tính
của sự kiện, nguồn lực và tác nhân. Từ đó XĐ mối quan hệ giữa chúng
12
Mô hình hóa Chu trình kinh doanh theo hướng sự kiện – Mô hình REA
Cách vẽ mô hình:• Sử dụng hình chữ nhật để nêu tên sự kiện, nguồn lực và
tác nhân; đường thẳng để nêu mối quan hệ giữa chúng• Đặt nguồn lực ở bên trái sự kiện, và tác nhân ở bên phải
sự kiện• Sắp xếp các sự kiện theo thứ tự thực hiện• Mỗi sự kiện có ít nhất 1 liên kết với nguồn lực, 1 liên kết
với tác nhân bên trong và 1 liên kết với tác nhân bên ngoài
• Một hình chữ nhật có thể đại diện cho 1 nhóm nguồn lực, 1 nhóm tác nhân => không vẽ các hình chữ nhật trùng nhau
13
Mô hình hóa Chu trình kinh doanh theo hướng sự kiện – Mô hình REA
Bài tập: Xây dựng mô hình REA
Công ty Thái Nguyên chuyên cung cấp các dịch vụ giúp việc nhà, có chu trình bán và thu tiền như sau:
Hằng ngày KH gọi đến yêu cầu về dịch vụ. NV kinh doanh sẽ gửi báo phí đến cho KH, nếu KH chấp nhận báo phí thì NVKD sẽ tiến hành lập hợp đồng cụ thể về các dịch vụ cung cấp (loại dv, giá phí từng loại dv, mức độ thường xuyên cung cấp dv, thời điểm nhận thanh toán). Sau khi KH ký hợp đồng, bộ phận những người giúp việc nhà sẽ tiến hành cung cấp dv cho KH và KH bắt đầu thanh toán theo các điều khoản HĐ. Công ty cũng thuê 01 NV để nhận và xúc tiến việc nhận thanh toán với KH.
Hãy xây dựng mô hình REA.
14
• Hoạt động: Các nội dung thực hiện trong các quá trình trao đổi nguồn nhân lực của quá trình sản xuất kinh doanh
• Hoạt động xét duyệt: Cho phép quá trình trao đổi được thực hiện
• Hoạt động thực hiện: Thực hiện trao đổi nguồn lực• Hoạt động ghi nhận, theo dõi: Ghi nhận nội dung trao
đổi nguồn lực• Các nguồn lực: Các nguồn lực liên quan đến quá
trình trao đổi• Đối tượng: Cá nhân, bộ phận liên quan cần theo dõi
cho quá trình trao đổi
15
Nội dung dữ liệu thu nhập
16
Thành phần thu nhập dữ liệu
Chứng từ : thu thập các nội dung(dữ liệu) của các họat động thực hiện quá trình trao đổi nguồn lực
Tài khỏan: Thu thập các nội dung của các nguồn lực phát sinh trong quá trình trao đổi các nguồn lực theo yêu cầu thông tin trên báo cáo tài chính và thông tin quản lý
Đối tượng chi tiết: Thu thập các nội dung của các nguồn lực, đối tượng cần theo dõi trong quá trình trao đổi các nguồn lực theo yêu cầu thông tin quản lý
17
Tổ chức đối tượng chi tiết
Đối tượng cho tiết tổ chức thu thập các nội dung cần quản lý chi tiết
Bao gồm các đối tượng nhận dạng của từng hoạt động và các nguồn lực cần quản lý chi tiết( có theo dõi SL)
Mỗi đối tượng cho tiết cần xác định nội dung mô tả và nội dung quản lý
Các nội dung quản lý của tửng đối tượng chi tiết là cơ sở để mã hóa cho đối tượng
Nội dung tổ chức đối tượng
Đối tượng Nội dung mô tả Nội dung quản lý Mã hóa
Khách hàng Tên, địa chỉ Theo khu vực KH-A-001
18
Tổ chức tài khỏan
Tài khỏan: Là phương pháp mà kế tóan sử dụng để theo dõi, phản ánh cho các nguồn lực liên quan đến các hoạt động
Mỗi một loại tài khỏan là một đối tượng kế toán để theo dõi cho 1 loại nguồn lực về giá trị
Qui trình tổ chức tài khỏan:
Xác định loại tài khỏan trên cơ sở các nguồn lực được nhận dạng
Xác định các nội dung quản lý của tài khỏan
Xác định nội dung quản lý có thể theo dõi theo đối tượng chi tiết
Các nội dung quản lý(còn lại) sẽ được theo dõi trên tài khỏan
Mọi nội dung quản lý trên tài khỏan là 1 cấp tài khỏan của lọai tài khỏan đó => Xác định kết cấu tài khỏan
Tài khỏan Nội dung quản lý TK Nội dung theo dõi theo ĐTCT
Nội dung theo dõi trên TK
Kết cấu tài khỏan
Doanh thu A,B,C,D A,B,D C Cấp 1: 511Cấp 2 : 5111 ->C
Tổ chức chứng từ
• Chứng từ phản ánh nội dung của 1 hoạt động• Quy trình tổ chức
– Xác định tên chứng từ cho mỗi hoạt động– Xác định nội dung của chứng từ (Số ctừ, ngày, đối
tượng, nguồn lực liên quan)– Bộ phận lập chứng từ, bộ phận sử dụng chứng từ (dự
kiến)– Mã hoá các chứng từ (ký hiệu)
19
Hoạt động Tên chứng từ Nội dung chứng từ Bộ phận lập
Bộ phận sử dụng
Ký hiệu
Thu tiền Phiếu thu Số CT,Ngày ctừ, số tiền
Kế tóan tiền KH, Thủ quỹ PT-0001
• AIS thủ công
20
Chứng từSự kiện ảnh hưởng đến báo cáo tài
chính
Ghi sổ
nhật ký
Sổ nhật ký
Chuyển sổ
Sổ cái, sổ chi
tiết
Lập báo cáo
Báo cáo tài chính
Quá trình SXKD
Các hoạt động thu thập, ghi nhận dữ liệu
Các hoạt động thu thập, ghi nhận dữ liệu
• AIS trên nền máy tính
21
Chứng từSự kiện của
quá trình SXKD
Nhập liệu
Nhập liệu các hoạt động liên
quan
Các tập tin lưu trữ dữ liệu
Thông tin theo yêu
cầu
Cập nhật, truy xuất thông tin theo yêu cầu
Các đối tượng, nguồn lực sử dụng
Khai báo
Các hoạt động thu thập, ghi nhận DL
• Nhập liệu, ghi nhật ký (recording): Nhập các sự kiện phát sinh theo thời gian vào hệ thống
• Cập nhật, chuyển sổ (Update): Tác động, thay đổi các dữ liệu lưu trữ (số dư TK, số dư chi tiết KH…) sau khi sự kiện xảy ra
• Khai báo (Maintenance): Đảm bảo duy trì các dữ liệu về các đối tượng thường sử dụng (Khách hàng, nhà cung cấp, tài khoản, nhân viên…)
22
Lưu trữ dữ liệu
• AIS thủ công
Hoạt động Lưu trữ
Ghi nhật ký Sổ nhật
ký
Chuyển sổ Sổ cái, sổ
chi tiết
• AIS trên nền máy tính
Hoạt động Lưu trữ
Nhập liệu Tập tin
nghiệp vụ
Khai báo Tập tin chính
Cập nhật Tập tin chính
23
24
100,000,0000302657481258 Lê Lợi, Q.01
Công Ty Thành Công
KHTN-05
0030298452758 Nguyễn Du, Q.01
Công Ty Quang Minh
KHTN-04
(234,000,000)437821270-001142 Điện Biên Phủ, Q.03
Anh TuấnKHTN-03
150,000,000430011144-00117 Lê Duẩn, Quận 01
UOB Viet Nam
KHTN-02
300,090,000430421210-001115 Nguyễn Huệ
KPMG Việt Nam
KHTN-01
574,565,000430121280-00129 Lê Duẩn, Q.01
Chase Mahattan
KHNN-01
Số dưMã số thuếĐịa chỉTên khách
hàngMã KH
Dữ liệu tổng hợpDữ liệu tham chiếuThực thể
khách hàng
Mẫu tin
Lưu trữ dữ liệu trên tập tin
Các loại tập tin lưu trữ dữ liệu
• Tập tin chính (Master File) – Lưu trữ các dữ liệu ít thay đổi về các đối tượng trong,
và ngoài hệ thống. VD: Khách hàng, Hàng hóa…– Không chứa các dữ liệu về các sự kiện phát sinh– Các dữ liệu lưu trữ có thể là các dữ liệu tham chiếu
hay dữ liệu tổng hợp
Tên hàng hóa Mã hàng ÐVT Tài khoản SL tồn
XEROX PR-001 Cái 1561 100
HP LASER PR-002 Cái 1561 20
TOSHIBA DESKPRO PC-001 Bộ 1561 150
25
Các loại tập tin lưu trữ dữ liệu (tt)
• Tập tin nghiệp vụ (Transaction File) – Lưu trữ dữ liệu về các sự kiện : đặt hàng, bán hàng,
thu tiền…– Luôn chứa trường NGÀY của SỰ KIỆN, nghiệp vụ– Luôn chứa các dữ liệu về giá cả, số lượng liên quan
đến sự kiện
26
Số hđơn
Ngày hđơn
Mã KH Mã hàng SL Giá ĐĐH
7869
13/4/04
KHTN-01
PC-001 1 10.000.000
345
7869
13/4/04
KHTN-01
PC-002 2 20.000.000
345
7870
154/04 KHNN-01
PR-002 3 25.000.000
567
Lợi ích của tập tin chính và tập tin nghiệp vụ
• Giảm thời gian nhập liệu. VD: chỉ cần nhập mã KH chứ ko cần nhập các thông tin khác của KH khi nhập hóa đơn bán hàng
• Tránh lưu trữ trùng lắp dữ liệu. VD: Dữ liệu về KH chỉ lưu trữ ở 1 tập tin duy nhất
• Tăng cường khả năng kiểm soát dữ liệu. VD: Chỉ có thể nhập hóa đơn cho KH có trong tập tin chính
• Tiện lợi trong các hoạt động bảo quản dữ liệu: Thay đổi, thêm, xóa…
27
Mã hóa các thực thể mang dữ liệu
• Ý nghĩa– Các thực thể mang các dữ liệu (hoạt động, đối
tượng, nguồn lực) sẽ được mã hóa để tạo tính duy nhất, phân biệt giữa chúng với nhau
– Việc mã hóa sẽ tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót trong quá trình nhập liệu và truy xuất thông tin liên quan đến các thực thể
– Tùy theo tính chất của thực thể mang dữ liệu, sẽ có phương pháp mã hóa thích hợp
28
Các phương pháp mã hóa
• Mã trình tự/mã liên tiếp: – Số hóa các đối tượng theo thứ tự liên tiếp: VD: MS
sinh viên– Không linh động, hạn chế trong việc thêm, xóa dữ liệu– Không có tính mô tả thuộc tính của dữ liệu
• Mã khối/nhóm:– Gán 1 nhóm các con số mang một ý nghĩa nhất định:
ví dụ mã UPC bao gồm 6 số đầu là mã nhà SX, 6 số sau là mã sản phẩm. • 934673-042659: Nhà SX Vinamilk, sản phẩm sữa tươi..
29
Các phương pháp mã hóa
• Mã phân cấp:– Gán một nhóm các con số mang ý nghĩa 1 vị trí,
phân cấp– Nhóm đứng trước là cấp trên của nhóm liền kề đó– VD; 01-100-1240 Mã cty thành viên-mã phòng KT-
mã NV• Mã gợi nhớ:
– Gán các kí tự và trong nhóm để mang 1 ý nghĩa nhất định
– VD: KH-001 Mã khách hàng, số 001
30
Những điều cần lưu ý khi mã hóa
• Xác định các thực thể cần mã hóa• Xác định quy luật tồn tại, thuộc tính hay yêu cầu
quản lý liên quan đến thực thể• Lựa chọn các phương pháp mã hóa thích hợp• Xem xét tính duy nhất của bộ mã• Xem xét đại diện của bộ mã• Xem xét tính tương lai của bộ mã• Quy luật mã hóa cần được thống nhất và phổ
biến trong toàn DN
31
Phương thức xử lý thông tin dữ liệu trên máy tính
• Xử lý tương tác : – Là xử lý thực hiện từng phần, phần xử lý bởi con người
và bởi máy tính được thực hiện xen kẽ nhau, trong xử lý tương tác con người dẫn dắt các quá trình xử lý, máy tính đóng vai trò trợ giúp tích cực.
– Xử lý tương tác là phương được lựa chọn cho các hệ thống xử lý nhiều thông tin có mối quan hệ phức tạp với nhau, khó mô tả bằng công thức, các pt tóan học, vận dụng kinh nghiệm vào quá trình xử lý
32
• Xử lý giao dịch : Là xử lý một yêu cầu cho đến khi ra kết quả, không có sự can thiệp từ ngòai vào. Một quá trình xử lý như vậy gọi là 1 giao dịch, thích hợp với những tiến trình có nhiều khâu độc lập
• Xử lý trực tuyến : Được sử dụng trong những hệ thống đòi hỏi xử lý từng dòng thông tin, từng mẫu tin ngay tại thời điểm nó mới xuất hiện– Việc truy cập thông tin xảy ra hòan tòan ngẫu nhiên– Khuôn dạng và kểu thông tin không hòan tòan xác định– Thông tin thay đổi liên tục ngay trong khi thực hiện tiến
trình xử lý
33
• Xử lý phân tán : – Các xử lý có thể diễn ra tại các bộ phận ở
những vị trí khác nhau, có những yêu cầu khác nhau vào những thời điểm cũng có thể khác nhau
– Trong xử lý phân tán, với một thành phần dữ liệu có thể xảy ra nhiều thao tác như cập nhật, sửa chữa hoặc khai thác khác nhau
– Vì vậy cần quan tâm đối với các xử lý phân tán là đảm bảo tính đồng bộ trong hệ thống
34
Phương thức nhập dữ liệu
• Theo thời gian thực (Real-Time)– Sự kiện được ghi nhận ngay sau phát sinh (vào
tập tin nghiệp vụ)– Khi dữ liệu được nhập, sẽ kiểm tra các dữ liệu
trong tập tin chính liên quan (khách hàng, hàng TKho…)
– Các tập tin chính liên quan được cập nhật ngay – Có thể xem các báo cáo liên quan đến sự kiện
(bảng kê, báo cáo số dư KH, HTK, báo cáo tổng hợp…) ngay sau được nhập vào.
35
Phương thức nhập dữ liệu (tt)
• Theo lô (Batch)– Sự kiện được tập hợp theo lô khi phát sinh (chưa được
nhập vào máy)– Tính toán số tổng cộng của lô chứng từ (Số kiểm soát)– Các chứng từ trong lô lần lượt được nhập vào máy– Đối chiếu số tổng của lô (do chương trình tính) với số
kiểm soát (tính trước khi nhập liệu), kiểm tra thông tin trên báo cáo kiểm soát lô
– Chuyển lô để cập nhập các tập tin chính liên quan– Các báo cáo liên quan đến các nghiệp vụ chỉ xem được
khi lô nghiệp vụ đã được chuyển lô
36
Phương thức nhập dữ liệu (tt)
• Nhập liệu theo thời gian thực, xử lý theo lô – Sự kiện được nhập vào máy khi phát sinh, do đó sẽ
không tính toán số kiểm soát lô– Các nghiệp vụ sau khi được nhập vào sẽ “nằm chờ” mà
không được cập nhập vào các tập tin chính liên quan– Kiểm tra các nghiệp vụ đang trong tình trạng “chờ” trước
khi cập nhập– Cập nhập 1 nhóm các nghiệp vụ đang nằm chờ vào các
tập tin chính liên quan– Các báo cáo liên quan đến các nghiệp vụ chỉ xem được
khi lô nghiệp vụ “nằm chờ” đã được cập nhập
37
Tổ chức dữ liệu theo kiểu tập tin
• Tổ chức dữ liệu theo kiểu tập tin:– Dữ liệu được tổ chức thành các tập tin riêng
tương ứng cho mỗi chương trình ứng dụng khác nhau
38
Tập tin ĐĐH
Tập tin KH
Tập tin HTK
Chương trình BH
Thông tin BH
Nhập NVBH
Tập tin HTK
Tập tin ĐĐH
Chương trình HTK
Thông tin
HTK
Nhập NV HTK
Tổ chức dữ liệu theo kiểu tập tin
Mã Số ĐĐH
Ngày ĐH
Mã Số KH KVBH NVBH Mã
hàngTên
hàng Giá SL
39
Mã hàng
Tên hàng
Đgiá xuất
Giá bán
Mã Số ĐĐH
Mã Số KH NVBH KVBH SL tồn
Mã Số KH
Tên KH
Địa chỉ
Mức TD KVBH NVBH DThu
tích
• Trùng lắp dữ liệu lưu trữ • Không nhất quán trong việc lưu trữ dữ liệu • Chi phí lưu trữ tăng• Hạn chế trong việc kiểm soát dữ liệu lưu trữ
Tổ chức dữ liệu theo cơ sở dữ liệu
40
NVBH
NVHTK
Ứng dụng bán hàng
Ứng dụng HTK
Hệ quản trị CSDL
Lập các báo cáo có sẵn
Yêu cầu
Báo cáo
Vấn tinTruy vấn
Báo cáo theo yêu
cầu
Hệ điều hành
CSDL
Khái niệm về Cơ sở dữ liệu
• Một CSDL là một tập hợp nhiều dữ liệu liên quan và được lưu trữ vật lý trong máy tính. Nó liên kết với các tập tin và được thực hiện hoặc thi hành bởi một gói phần mềm đặc trưng mà được gọi là hệ thống quản lý CSDL
• Một ứng dụng CSDL đều bao gồm các phần– Thành phần xử lý ứng dụng– Thành phần phần mềm CSDL– Bản thân CSDL– Các mô hình về quản lý CSDL
41
• Mô hình kiến trúc dựa trên cấu hình phân tán về truy nhập dữ liệu của hệ thống máy tính Client/Server– Mô hình CSDL tập trung– Mô hình CSDL theo kiểu file – server– Mô hình xử lý từng phần CSDL– Mô hình CSDL Client/Server– Mô hình CSDL phân tán
42
Cơ sở dữ liệu
• Là một tập hợp có cấu trúc của các dữ liệu, được lưu trữ ở các thiết bị lưu trữ để có thể thỏa mãn đồng thời nhiều người sử dụng
43
A, B, C
B, C, D, E
Chương trình 1
Chương trình 2
A, B, C, D, E
Hệ quản trị CSDL
Chương trình 1
Chương trình 2
Cơ sở dữ liệu
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu
• Là chương trình dùng để thực hiện các thao tác liên quan đến việc khởi tạo, truy cập và quản lý dữ liệu, bao gồm:
• Định nghĩa dữ liệu (DDL)• Định nghĩa mối quan hệ giữa các dữ liệu• Tương tác với hệ điều hành để lưu trữ vật
lý dữ liệu• Tương tác với người sử dụng thông
qua các ngôn ngữ thao tác dữ liệu (DML) và ngôn ngữ vấn tin (DQL)
44
Ưu điểm của tổ chức DL theo CSDL
–Tránh được sự trùng lặp dữ liệu–Dễ dàng trong việc bảo dưỡng dữ liệu–Quản lý dữ liệu nhất quán–Sự độc lập của dữ liệu với các chương
trình ứng dụng–Kiểm soát, phân quyền truy cập dữ
liệu: Quyền xem, sửa, xóa…
45
Ảnh hưởng của CSDL đối với công việc của kế toán
• Ảnh hưởng đến nguyên tắc ghi sổ kép• Cách thức cung cấp thông tin cho đối
tượng bên ngoài• Truy xuất thông tin theo yêu cầu• Kết hợp giữa thông tin tài chính và thông tin
hoạt động• Thay đổi vai trò của kế toán trong doanh
nghiệp• .,…
46
Mối liên kết giữa các tập tin
Tên khách hàng Mã KH Địa chỉ Mã số thuế
Chase Mahattan KHNN-01 29 Lê Duẩn, Q.01 430121280-001
KPMG Việt Nam KHTN-01 115 Nguyễn Huệ 430421210-00147
Số hđơn
Ngày hđơn
Mã KHMã
hàngSL Giá ĐĐH
7869 13/4/04 KHTN-01 PC-001
1 10.000.000
345
7869 13/4/04 KHTN-01 PC-002
2 20.000.000
345
7870 154/04 KHNN-01
PR-002
3 25.000.000
567
Khóa chínhKhóa ngoại
Mối liên kết thể hiện số lượng mẫu tin của 1 tập tin này liên kết với 1 mẫu tin của 1 tập tin khác
Mối liên kết Một-Một (1:1)
•MỘT mẫu tin của tập tin này chỉ liên kết với MỘT mẫu tin của tập tin khác và ngược lại. VD:
– Mối liên kết giữa hóa đơn bán hàng và phiếu xuất: MỘT hóa đơn chỉ được lập 1 phiếu xuất. Đồng thời, MỘT phiếu xuất chỉ liên quan đến MỘT hóa đơn
48
Hóa đơn Phiếu xuất1 1
1 hóa đơn cho 1 phiếu xuất
1 phiếu xuất cho 1 hóa đơn
Mối liên kết Một-Một (1:1)
Số hđơn
Ngày hđơn
Mã KHPhiếu xuất
7869 13/4/04 KHTN-01 PX001
7879 13/4/04 KHTN-01 PX038
7888 154/04 KHNN-01
PX098
49
Phiếu xuất
Ngày Xuất
Kho hàng
PX001 13/4/04 KHTN-01
PX038 13/4/04 KHTN-01
PX098 154/04 KHNN-01
1
1
Mối liên kết Một-Nhiều (1:n)•MỘT mẫu tin của tập tin này có thể liên kết với NHIỀU mẫu tin của tập tin khác. Ngược lại MỘT mẫu tin của tập tin khác chỉ liên kết với MỘT mẫu tin của tập tin này. VD:
– Mối liên kết giữa Khách hàng và đơn đặt hàng của KH: MỘT khách hàng có thể đặt NHIỀU đơn đặt hàng. Ngược lại, MỘT đơn đặt hàng liên quan đến MỘT khách hàng mà thôi
50
Khách hàng ĐĐ Hàng1 n
1 KH trên 1 ĐĐH
Nhiều ĐĐH cho 1 khách hàng
Mối liên kết Một-Nhiều (1:n)
ĐĐHNgày ĐĐH
Mã KHTổng giá
trị
345 13/4/04
KHTN-01 10.000.000
349 13/4/04
KHTN-01 20.000.000
567 154/04 KHNN-01
25.000.000Mã KH Tên khách
hàng Địa chỉ Mã số thuế
KHNN-01 Chase Mahattan
29 Lê Duẩn, Q.01 430121280-001
KHTN-01 KPMG Việt Nam
115 Nguyễn Huệ 430421210-001
51
1
n
n
Mối liên kết Nhiều-Nhiều (n:n)
• MỘT mẫu tin của tập tin này có thể liên kết với NHIỀU mẫu tin của tập tin khác. Ngược lại MỘT mẫu tin của tập tin khác cũng có thể liên kết với NHIỂU mẫu tin của tập tin này. VD:
– Mối liên kết giữa Hàng hóa và hóa đơn: MỘT loại hàng hóa có thể được bán bởi NHIỀU hóa đơn. Ngược lại, MỘT hóa đơn cũng có thể có NHIỀU hàng hóa
52
Hàng hoá Hóa đơnn n
Nhiều hàng hóa trên 1 HĐơn
Nhiều HĐơn bán cùng 1 loại hàng hóa
Mối liên kết Nhiều-Nhiều (n:n)
Số hđơn
Ngày hđơn
Mã hàng
SL Giá
7869 13/4/04
PR-001 1 10.000.000
7869 13/4/04
PR-002 2 20.000.000
7870 154/04 PR-002 3 30.000.000
Mã hàng Tên hàng hóa ÐVT Tài khoản
PR-001 XEROX Cái 1561
PR-002 HP LASER Cái 1561
PC-001 TOSHIBA Bộ 1561
PC-002 COMPAQ Bộ 156153
1
n
n
1