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Ciclo passivo
Ordini
• Dal punto di vista della ges4one magazzino (GM) rappresentano previsioni di uscite o entrate di materie prime, semilavora4 o prodo< fini4
• Informazioni sull’ordine rilevan4 per GM sono: – Cosa: codice materiale – Quando: data di consegna/prelievo – Quanto: quan4tà – Dove (opzionale): magazzino, ubicazione – Segno: + (entrata) -‐ (uscita)
• Altre informazioni: cliente, fornitore, 4po trasporto, prezzo, scon4, iva, ecc...
Tipologie di ordini
• Ordini clien4 (prevista uscita) • Ordini fornitori (prevista entrata) • Ordini di produzione (prevista uscita + prevista entrata)
• Ordine di conto lavoro (terzista): analogo all’ordine di produzione
Ordine di produzione (o di lavoro)
• Prevista entrata del codice prodoNo alla data di consegna)
• Prevista uscita dei componen4 (consumo) alla data di consegna meno il lead 4me
StruNura informa4ca di un ordine
• Un record di testata + n record di deNaglio • Eventuali record aggiun4vi (es. note) • Chiave testata: 4po, anno, numero
• Chiave deNaglio: 4po, anno, numero, riga
Obie<vi
• Funzioni base dei sistemi per il flusso passivo – Definire le condizioni commerciali dei prodo< e contraNuali con
i fornitori – Fornire i suppor4 informa4vi per le funzioni opera4ve
• traNamento richieste d’acquisto, richieste d’offerte e ordini esecu4vi, ricezione materiali, faNurazione passiva, definizione sta4s4che commerciali di primo livello
• Nei sistemi più evolu4 – Gruppi d’acquisto e catene commerciali
– Ordini aper4 – Flussi complessi di controllo e validazione
Obie<vo del ciclo passivo • Acquisizione e pagamento delle risorse necessarie all’azienda per produrre i prodo<
che vende
Le risorse includono:
-‐ Terreni, impian4 e macchinari -‐ Materiali per l’uso direNo nel processo produ<vo -‐ Materiali vari di produzione e non -‐ Utenze (eleNricità, acqua, telefono) -‐ Prestazioni di servizio (lavorazioni, consulenze tecniche, legali, audit) -‐ Affi<, leasing
• A"vità: -‐ Analizzare il mercato di forniture -‐ Selezionare e qualificare i fornitori dell’azienda -‐ Acquistare i beni tecnici, i materiali ed i servizi -‐ Disporre il pagamento delle forniture -‐ Mantenere la contabilità dei debi4 verso i fornitori
• Emissione e ges0one di ordini di materiali e servizi, ges0one e controllo delle consegne dei fornitori
StruNure di base
• Anagrafiche commerciali dei fornitori e dei prodo< o servizi di acquisto
• StruNure da4 che definiscono lis4ni e scon4 • Documen4 di processo, che rappresentano i fenomeni transazionali complessi
Anagrafiche commerciali • Fornitori
– Di materiale, di lavorazioni, di traspor4, altri fornitori – Riferimen4 commerciali, valuta e lingua, modalità di pagamento con
eventuali scon4 finanziari, coordinate bancarie, eventuale appartenenza a catene commerciali o gruppi d’acquisto, condizioni commerciali, parametri di classificazione per le analisi.
• Prodo< di acquisto – Codice e descrizione commerciale propria del fornitore, unità di
misura di acquisto, 4po di confezione/imballo richies4;aliquota IVA; documentazione commerciale/tecnica di supporto; parametri di classificazione per le analisi.…
• C/lavoro – Di livello, di fase
• Traspor4 ed altri servizi
Anagrafiche commerciali • Condizioni commerciali
– Aree di intervento • lis4ni, condizioni di scon4s4ca
• Lis4ni di acquisto – Tenere traccia evoluzione prezzi nel tempo – Importazione lis4ni – U4lizzo prezzi ul4mo ordine – Lis4ni traspor4
• zona di trasporto • elemento caraNerizzante il prezzo, usualmente il peso o il volume
• prezzo di riferimento • soglia minima
Anagrafiche commerciali
• Esempio di modello conceNuale per lis4no
Anagrafiche commerciali
• Condizioni di scon4s4ca – Soluzioni molto semplificate – Sconto concordato per i singoli ar4coli o servizi del singolo fornitore
– Possibilità di u4lizzare scon4 compos4 o scaglioni di sconto lega4 a quan4tà e valore dell’ar4colo/servizio ordina4
Processi di
acquisto
Documen4 di processo
• Testa dei documen4 di processo – Iden4ficazione documento
• protocollo, data inserimento, data conferma, stato, causale – Iden4ficazione fornitore
• ragione sociale e indirizzo del fornitore, eventuali indirizzi aggiun4vi (per l’inoltro degli ordini, per i rappor4 con il deposito che consegnerà i materiali)
– Condizioni commerciali • valuta di riferimento, modalità di pagamento, prezzo e
sconto da u4lizzare – Spedizione
• 4po di trasporto – Da4 generali
• 4po di movimentazione logis4ca, 4po di movimentazione contabile e IVA, note descri<ve del documento.
Documen4 di processo • Riga dei documen4 di processo
– Iden4ficazione riga • numero di riga, stato della riga, legami con righe documen4 origine e
des4nazione, 4pologia della riga – Iden4ficazione prodoNo o servizio
• codice e descrizione ar4colo/servizio, codice e descrizione del fornitore,unità di misura nel flusso acquis4 e nel flusso logis4co, con eventuale faNore di conversione
– Spedizione • data di consegna richiesta e prevista eventualmente scaglionate
– Condizioni commerciali • quan4tà ar4colo o servizio, prezzo, scon4s4ca, prezzo neNo
– Logis4ca • magazzino da movimentare ed eventuale 4pologia di movimento
– Amministrazione • aliquota IVA , nomenclatura combinata, contropar4ta contabile, competenze
contabili, centri di costo/ricavo loro valori – Da4 generali
• note ad uso del fornitore, tes4 aggiun4vi o ogge< collega4
Documen4 di processo
• Piede dei documen4 di processo – Da4 generali • tes4 o ogge<
– Condizioni commerciali finali • sconto complessivo e finanziario, spese aggiun4ve (trasporto, incasso, ecc.)
– Totalizzatori • totale documento, totale imponibile e IVA, con eventuale castelleNo IVA, scadenze di pagamento
Documen4 di processo
Procedure di base • Procedure di flusso
– Richieste d’acquisto – Preven4vazione
• spesso u4lizzato per gli acquis4 non ripe44vi o per le “prime forniture” • richieste di offerte che vengono indirizzate a fornitori a<vi o potenziali
– Emissione ordini • selezione delle RDA • validazione commerciale • inoltro al fornitore può essere aNuato in più modalità • altri flussi interessa4
– produ<vi e logis4ci per conoscere la disponibilità dei materiali – flusso vendite per pianificare le spedizioni – flusso finanziario per conoscere le previsioni dei pagamen4
Procedure di base
– Ricezione materiali, esecuzione servizi • interazione con il flusso logis4co • lavorazioni dei terzis4 • movimentazione automa4ca dei deposi4 interessa4 (quello di carico e quello del terzis4, che viene scaricato) e l’avanzamento degli ordini di produzione collega4
– Controllo e registrazione faNure • altri flussi interessa4: amministrazione e finanza
Procedure di base
• Procedure di Analisi – Repor4ng • ordinato (conceNo di portafoglio), faNurato, cos4 • dimensioni di analisi
– fornitori o loro raggruppamen4
– ar4coli o loro raggruppamen4 – tempo e sua gerarchia (giorno, mese, trimestre e anno)
– U4lizzo di sistemi informazionali con metodologie di data warehousing
Flussi evolu4
• Condizioni commerciali – Gruppi d’acquisto e catene commerciali
– Accordi Quadro • il valore della merce acquistata deve tenere conto di fenomeni lega4 all’accordo – costo degli ar4coli – valorizzazione dei movimen4 di magazzino Ordini aper4
– Ordini Aper4
Flussi evolu4
• Processi – Validazione
• 4pologia ed en4tà degli acquis4 • gerarchia di “buyer” autorizza4
– Controllo qualità • ar4coli carica4 in un deposito “acceNazione”, controlli di
qualità approfondi4 e passaggio nei deposi4 opera4vi • puntualità del fornitore
– E-‐Procurement • uffici acquis4 definiscono poli4che di acquisto di beni non
“core-‐business” – analisi dei fabbisogni d’acquisto – ges4one di gare – interazione con i fornitori (acquis4 da catalogo, emissione
ordini e analisi collegate)
Listini ed offerte Buyer
Offerte
RDA manuali e da MRP
Emissione Ordini
conferma data prezzo e quantità
Variazioni
Messa a disposizione della merce
Ritiro da fornitore
Entrata merce
Collaudo assegnazione mag/ubicaz.
Controllo fatture
Ordini aperti
Flusso e documen4 del ciclo passivo
• Richiesta di offerta • Lis4ni di acquisto • Richiesta di acquisto • Ordine a fornitore • Buono di entrata a magazzino
• Controllo faNure
Controllo fatture
Ciclo passivo
Registrazione di entrata
Ordine a fornitore
Richiesta di acquisto (RdA)
Elemen4 di ges4one
• Prezzi degli ar4coli • Rappor4 con i fornitori • Preven4vi • Ordini di acquisto • Carichi di magazzino
• Controllo faNure passive
Lis4ni fornitori e terzis4 • Determinano le condizioni di fornitura (prezzo, scon4,
modalità di pagamento) • Validità temporale (data inizio, data fine) • Ar4colazione per data, loNo, condizioni di pagamento,
unità di misura • ANribu4 di qualità per classificazione fornitori (puntualità,
non conformità, quan4tà, …) • Indicazione di fornitore preferenziale e % di preferenza • Possibilità di re<fiche di massa (es. aumento del 10% di
tu< il lis4ni di un fornitore) • Possibilità di acquisizione automa4ca da file o rete
Internet
Prezzi e scon4
• Ogni contraNo commerciale (lis4no), cioè coppia ar4colo-‐fornitore con4ene: • Prezzo base • Scon4 • Unità di misura • Date di validità • Tempi di consegna • Quan4tà minima di ordinazione • Condizioni di pagamento • Valuta • …
Lis4ni fornitori
Ges4oni par4colare dei lis4ni
• Lis4ni per gruppi di ar4colo • Lis4ni per gruppi di fornitori • Combinazione dei due casi preceden4
• Numero di lis4no
• Lis4ni della case costruNrici
Scon4 sul pagamento
• Lo sconto può essere in percentuale o a valore • Può essere riferito all’ar4colo, al gruppo di ar4coli
• Può essere legato ad un fornitore o a un gruppo di fornitori
• Lo sconto a valore, può essere legato ad una riga d’ordine, a più righe, o all’intero ordine
Funzioni speciali
• Modifica massima ai lis4ni di acquisto
• Esempio: aumentare del 2% tu< i prezzi degli ar4coli di un certo fornitore
• E’ impensabile manutenere i lis4ni facendo le modifiche riga per riga (milioni di record)
• Importazione automa4ca da file forni4 su CD o dal Web
Tipologie di ordini di acquisto
• Ordine di acquisto classico (chiuso) • Ordine di acquisto aperto: contraNo di fornitura annuale, con date di consegna e quan4tà fissate di volta in volta, fino ad esaurire la quan4tà stabilità
• Abbonamento: contraNo di fornitura periodica di una certa quan4tà fissa
• e’ un accordo stipulato con il fornitore sia in termini di condizioni sia in termini di singole consegne
• vengono automaticamente valorizzati tramite i listini di acquisto
• possibilità di rettificare i listini di acquisto direttamente dall’ ordine
• si possono riferire sia a materie prime che a voci di spesa (ad.es. consulenza,manutenzione,ecc.)
Ordine di acquisto
Ges4one degli OF nei sistemi ERP
• Ges4one di una des4nazione diversa dalla sede del commiNente
• Ges4one di più date di consegna (richiesta, confermata,…) per ogni ar4colo
• Invio automa4co dell’ordine: fax, email, sistemi EDI (enterprise data interchange)
• Manutenzione semplice del portafoglio ordini (inserimento, variazione, annulli)
• Ges4one di più unità di misura
Ges4one acquis4
• Ges4one automa4ca dei solleci4 ai fornitori
• Ges4one delle consegne parziali • Interrogazioni e sta4s4che: curve ABC, ordinato, consegnato, faNurato
• Generazione automa4ca degli ordini da MRP
• Ges4one di codici generici (cancelleria, servizi, consulenze)
• Ges4one di note e commen4
Ordine di lavorazione esterna
• Un ordine di lavorazione esterna e’ formato da una par4colare 4pologia di ordine di acquisto e di lavorazione
• Il collegamento tra l’ ordine di acquisto e di lavorazione e’ mantenuto in automa4co dal sistema
• Possibilità di ges4re separatamente l’ ordine di fornitura da quello di lavorazione (quando la produzione del terzista e’ asincrona rispeNo alle consegne)
• Differen4 possibilita’ di movimentazione dei materiali
Ordine a fornitore: testata
• Chiave ordine, 4po ordine, fornitore • Data ordine, lingua, riferimento interno ed esterno
• Informazioni sulla spedizione (resa, spedizione, imballo, veNore, des4nazione, magazzino)
• Informazioni contabili (divisa, aliquota IVA, condizioni di pagamento, conto faNurazione, banca di appoggio)
• Note libere • Proposte da anagrafiche materiali e fornitori
Ordine a fornitore (testata)
Ordine a fornitore: deNaglio
Ordine a fornitore (deNaglio)
Consultazioni frequen4 • Scadenzario per materiale • Scadenzario per fornitore • Solleci4 per fornitore • Ordini per commessa • Ordini per fornitore • Ordini per materiale (ordinato, evaso, …) • Totale ordinato/consegnato/faNurato per materiale • Totale ordinato/consegnato/faNurato per fornitore • Curve ABC sul valore ordinato per materiale • Curve ABC sul valore ordinato per fornitore
Pagina ***1
Spett.le FINDI 2 S.r.l. Forniture INDustriali Italiane Due Viale Manzoni 234/B 40150 Savignano sul Panaro MO
Oggetto : Ordine d'acquisto Ns.Rif. : Zini Numero : ACQ /2003/ 17 del 11/06/2003 Vs.Rif. : Sig. Rossi C.Pagam. : RIMESSA DIRETTA A VISTA Resa : FRANCO VETTORE Imballo : SACCONI BIG BAG SU PALETTE A PERDERE Spedizione: CORRIERE Div/Cambio: EUR/ 1 Iva : IVA ACQUISTI 20% Ns.Cod.For: 00700/0000003 Banca app.: Spedire a : LCT Srl Lavorazioni Conto Terzi VIA COGNENTO COGNENTO ____________________________________________________________________________________________________________________________________
Riga Cod.articolo Esp. Descrizione UmI Quantita' UmP Prezzo %Sc1 %Sc2 Totale netto Consegna Vs.cod.articolo mod. ____________________________________________________________________________________________________________________________________
10 60629 Vite NR 1.000,00 NR 0,0200 12,00 17,60 15/07/2003 VT234 Note di acquisto 20 60629 Vite NR 1.000,00 NR 0,0200 12,00 17,60 15/09/2003 VT234 Note di acquisto 30 69883 Vernice KG 200.000,00 GR 15/07/2003 Allegare certificato di qualita' ISO 9001 ____________________________________________________________________________________________________________________________________
Totale generale : 35,20 ______
VERDI OLEODINAMICA SpA
Entrata da ordine di acquisto
• Ingresso merce automa4co a par4re da uno o più ordini
• Controllo delle quan4tà • Imputazione del magazzino e dell’ubicazione di carico
• Carico su magazzino di collaudo degli ar4coli ges44 con controllo qualità
Registrazione di entrata
• Righe con codice e quan4tà proposte da ordini • Registrazione del documento di trasporto
• Indicazione del magazzino di carico
• Registrazione dei lo< di acquisto
• Emissione di buono di entrata
• Eventuale completamento automa4co mancan4
• Eventuale collaudo • Preparazione da4 per controllo faNure passive
Registrazione di entrata
Registrazione di entrata
Buono di entrata
Fornitore: 700 / 3 FINDI 2 S.r.l. Forniture INDustriali Italiane Due
Oggetto : bolla ricevimento merci Bolla : MAG / 66/11-06-2003 Ordine : ACQ /2003/ 17 del 11-06-2003 Bolla forn: 1212 del 12-05-2003 Competenza: 11-06-2003 ____________________________________________________________________________________________________________________________________
Riga Cod.articolo Esp. Descrizione UmI Quantita' UmP Quantita' Mag. Conto magazzino Cod.art.forn. mod. Variante Commessa Ubicaz. Lotto ____________________________________________________________________________________________________________________________________
10 60629 Vite NR 500,00 NR 500,00 CO 10000/ 3 VT234 coll Magazzino collaudo 20 60629 Vite NR 1.000,00 NR 1.000,00 CO 10000/ 3 VT234 coll Magazzino collaudo
VERDI OLEODINAMICA SpA
Controllo faNure passive
• Visualizzazione e estrazione dei movimen4 di entrata non controlla4 (per fornitore ed elenco ddt)
• Confronto con faNura ricevuta da fornitore • Registrazione prima nota IVA in contabilità • Aggiornamento (flag “controllato” dei movimen4 di entrata
• Controllo incrociato tra da4 in faNura e da4 della bolla di entrata
Anagrafiche e tabelle u4lizzate
• Ar4coli • Fornitori • Lis4ni
• Testata ordine • DeNaglio (riga) • Testata bolla di entrata • DeNaglio bolla • Movimen4 di magazzino
• Contabilità
Diagramma classi
ARTICOLI
ORDINE FORNITORI
n 1
n 1
1
n
RIGA_OF
BOLLA DI ENTRATA RIGA_BE n 1
1
n
LISTINO
1
1
n
n
Interazione ed integrazione
Pianificazione e
controllo
Reporting gestionale
Ciclo di contabilità
Ciclo finanziario
Ciclo passivo
Personale Produzione Ciclo attivo
1) Valori di piano/budget degli acquisti e degli investimenti
Politiche e procedure
2) Richieste di acquisto per beni tecnici, materiali e servizi di produzione
A1
B) OUTPUT
B2
B1 A2
B3
1) Fabbisogno di cassa per pagamenti fornitori
2) Totali delle spese e dei pagamenti
3) Beni tecnici, materiali e servizi di produzione
Costo degli acquisti di produzione
A) INPUT