UPRAVLJANJE UGOVOROM

Modul obukeOsnovni

2016. godine

SADRŽAJ1 CILJEVI.......................................................................................1

2 Upravljanje ugovorom.................................................................1

3 POSTUPAK UPRAVLJANJA UGOVOROM...................................6

3.1 Svečani ili početni sastanak...................................................7

3.2 Kontinuirano upravljanje ugovorom......................................9

3.3 Registar problema.................................................................9

3.4 Sastanci za razmatranje........................................................9

3.5 Upravljanje odnosima..........................................................10

4 Sadržaj ugovora........................................................................14

4.1 PRAVILNA SPECIFIKACIJA RADOVA, ROBE ILI USLUGA..........................15

4.2 USAGLAŠENOST SA SPECIFIKACIJOM................................15

4.3 ROKOVI................................................................................16

4.4 CENA I ISPLATA..................................................................16

4.5 OŠTEĆENJE I POVREDA.....................................................17

4.6 NEISPUNJENJE (ŠTETE ODLAGANJA, ŠTETE U UČINKU, NEISPUNJENJE, OBUSTAVA, PREKID, BEZBEDNOST).............17

4.7 “STANDARDNE KLAUZULE”..............................................19

Sprovođenje ugovora o nabavci roba - uslovi ugovora (primer)………………………..20

1. Šta se pokriva sprovođenjem ugovora? ...........................................................................................20

2. Kada se ugovor smatra efikasnim?.................................................................................................20

3. Koja je svrha garancije?.................................................................................................................20

4. Kada se roba smatra oštećenom?....................................................................................................21

5. Kašnjenja u izvršenju………………………………………………………………......22

8. Podugovaranje……………………………………………………………………....24

4.8 REŠAVANJE SPOROVA........................................................24

5 Rešavanje sporova....................................................................24

6 Merenje učinka ugovora...........................................................27

1 CILJEVI

Cilj ovog modula obuke je da učesnike upozna sa upravljanjem ugovora uključujući:

1. Definiciju upravljanja ugovora2. Postupak upravljanja ugovora3. Sadržaj ugovora4. Kontrole upravljanja ugovora5. Rešavanje sporova6. Merenje učinka ugovora

2 Upravljanje ugovorom

Kada ugovorni autoritet dodeljuje ugovor, on treba da nadgleda da li se robe, usluge ili radovi koji se pružaju od strane ekonomskog operatera pružaju na osnovu specifikacija. To znači biti u mogućnosti za proveru dve stvari:

Da radi ono što je potrebno da uradi – što znači, da je roba prema opisu, da se usluge koje treba vršiti pružaju dobro na osnovu dogovorenih standarda kvaliteta i cene, i da su radovi obavljeni onako kako se nastojalo

Troškovi zahteva nisu veći od onih koji su predviđeni

Upravljanje ugovorom se može definisati kao:Koraci koji omogućuju ugovornom autoritetu i ekonomskom operateru da ispune svoje obaveze u okviru ugovora, da bi postigli ciljeve utvrđene u ugovoru.

• Drugim rečima, ovo se odnosi na to da obe strane:– Dobiju ono što su očekivale– Po ceni koju su očekivale!

Kada se ugovorni autoritet usaglasi za ugovor sa ekonomskim operaterom, ugovor se ne može prepustiti da sam teče – njime se mora upravljati. Ugovori su često složeni i mogu uključiti mnoštvo ljudi, mogu potrajati dugo vremena, i mogu potrošiti mnogo resursa. Stoga je važno da se njima pravilno upravlja.

Ključ uspešnog postupka upravljanja ugovorom je raspoznavanje koje službenici nabavke moraju da planiraju, provere i čine. Ciklus “planiraj, učini, proveri i deluj” (PDCA) je kreiaran od strane američkog teoretičara u 1950. godini Edwarda Deming, koji je

proveo dosta vremena u savetovanju japanske industrije o opštem kvalitetnom upravljanju.

U kontekstu nabavke, faza "planiraj" Demingovog ciklusa se poziva na faze koje prethode dodeli ugovora, i faza “učini" se poziva na aktivnost ekonomskog operatera tokom trajanja ugovora. Mnogi službenici nabavke su veoma oprezni tokom “plana” ali oni onda ostave ekonomskog operatera da 'deluje' i zaboravljaju da "proveravaju" i "deluju".

U kontekstu nabavke, "proveri" se odnosi na provere i kontrole koje su obuhvaćene za praćenje učinka, i "deluj" se odnosi na neophodne aktivnosti kako bi se osiguralo da se bilo koji učinak koji je izašao izvan procena ponovo vrati u okviru zahtevanih parametara.

Upravljanje ugovorom u ulozi javne nabavke

Zašto je važno?

Učini

Proveri

Deluj

Planiraj

• Krajnja odgovornost za usluge koje javni ugovorni autoritet treba da pruži javnosti se ne može preneti na ekonomskog operatera.

• Ako se zgrada bude srušila, javnost će prvo kriviti ugovorni autoritet!

• Javnost očekuje da se javni novac troši pažljivo i troškovi rezultiraju pravilnom dobrobiti za zajednicu bez gubitaka.

• Ugovorni autoritet ne samo da treba da dostavi vrednost za novac – on treba takođe da se uvidi da tako radi!

Dobro upravljanje ugovorom počinje sa dobrim ugovorom

• Ako ne kažete jasno šta želite, nemojte se iznenaditi ako ne dobijete ono što se očekivali

• Dobar ugovor tačno utvrđuje šta želite, kada treba da se isporuči, koliko se plaća i...

• Utvrđuje postupke za obezbeđivanje usaglašenosti, izdvaja rizik za nepredviđene događaje i uspostavlja postupke za postupanje sa njima.

Postupak upravljanja ugovorom shodno članu 81 ZJN

Potpisuje se ugovor

Odgovorni službenik nabavke (OSN) informiše GAS (Glavnog administrativnog službenika)

GAS imenuje menadžera projekta (MP) za upravljanje ugovorom i izveštava OSN

Odeljenje za nabavku Menadžer projekta (MP)

Priprema plan za upravljanje ugovorom

MP & EO potpisuju

Plan za upravljanje ugovorm će biti pripremljen pre početka realizacije ugovora.

Menadžer projekta u roku od 2 radna dana, dostavlja kopiju potpisanog plana upravljanja ugovora odeljenju za nabavke.

SN izdaje EO:

Obaveštenje o početku u slučaju ugovora o radovima Obaveštenje o uslugama Narudžbenicu za ugovor o uslugama

U slučaju javnog okvirnog ugovora ili dugoročnih ugovora službenik nabavke će izdati narudžbenice uvek kada se ukaže potreba, i menadžer projekta preuzima nakon prijema kopije narudžbenice.

Menadžer projekta podnosi izveštaj Odeljenju za nabavke:

a) o bilo kakvom odstupanju od uslova ugovora; ib) bilo kojoj promeni uslova ugovora, pre ili u toku realizacije

ugovora, koje bi uticale na procenu i rangiranje ponuda i izbor ekonomskog operatera.

Imenovanje menadžera projekta

GAS će imenovati člana osoblja iz Jedinice zahtevanja, sa odgovarajućim veštinama i iskustvom, kao Menadžer projekta. Po potrebi, GAS može predložiti člana osoblja iz drugog odeljenja, kao menadžera projekta.Ugovor velike vrednosti ili koji je složen ili je deo većeg projekta može biti dodeljen Timu za upravljanje ugovora, koji će imati iste odgovornosti kao menadžer projekta.Ugovor može biti upravljan od organa ili lica koje je izvan ugovornog autoriteta, pod uslovom da jedinica zahtevanja nadzire spoljnog menadžera projekta. Imenovanje eksternog organa ili lica se vrši upotrebom odgovarajućih postupaka javne nabavke za usluge.

Odgovornosti menadžera projekta

Menadžer projekta će:

(a) Upravljati obavezama i dužnostima ugovornih autoriteta navedene u ugovoru, i

(b) obezbediti da ekonomski operater izvršava ugovor u skladu sa uslovima utvrđenim u ugovoru.

Funkcije Menadžera projekta su:a) da obezbedi da ekonomski operator ispunjava sve

performanse ili obaveze isporuke u skladu sa uslovima ugovora;

b) da obezbedi da ekonomski operater dostavlja svu potrebnu dokumentaciju u skladu sa uslovima ugovora;

c) da obezbedi da ugovorni autoritet ispunjava sve uplate i druge obaveze u skladu sa uslovima ugovora;

d) da obezbedi da postoji adekvatna cena, kvalitet i vreme kontrole gde je to moguće;

e) da obezbedi da su sve ugovorne obaveze kompletne pre zatvaranja datoteke ugovora;

f) da obezbedi da se sve evidencije upravljanja ugovora arhiviraju po potrebi;

g) da izda sve potrebne varijacije ili promene naloga, u skladu sa uslovima ugovora;

h) da pruža sve detalje zahtevanog amandmana ugovora za odeljenje nabavke i da pribavi saglasnost;

i) da upravlja procedurama predaje ili prihvatanja; j) da obezbedi sve detalje svakog predloženog raskida ugovora

odeljenju za nabavke; i k) da podnose izveštaje o napretku ili završetku ugovora kako

se zahteva od odeljenja nabavke ili GAS.

Izmena ugovora

Amandman na ugovor se odnosi na promene u uslovima dodeljenog ugovora.

Gde je ugovor izmenjen kako bi se promenili prvobitni uslovi, amandman na ugovor mora biti pripremljen od strane odeljenja za nabavke.

Izmena ugovora ne može se izdati ekonomskom operateru pre:

a. Dobijanja saglasnosti od GAS;b. Obaveza punog iznosa finansiranja izmenjene ugovorene

cene.

Izmena ugovora za dodatne količine istog predmeta treba da koristi iste ili niže jedinične cene, kao prvobitni ugovor.

Nijedna izmena ugovora neće povećati ukupnu cenu ugovora za više od 10 % prvobitne cene ugovora.

Raskid ugovora

Kad Menadžer projekta veruje da ugovor treba da bude prekinut, Menadžer projekta dostavlja preporuku za prestanak odeljenju za nabavke.

Preporuka za raskid ugovora navodi:

a. ime Ekonomskog operatera i referentni broj nabavke;b. razloge za raskid;c. radnje preduzete da bi se izbegao raskid;d. ugovorne razloge za raskid;e. troškove, ako postoje, koji proističu iz raskida; if. sve druge relevantne informacije.

Nijedan ugovor neće biti raskinut pre dobijanja odobrenja od strane Odeljenja za nabavku.

Kad je ugovor raskinut odeljenje za nabavku obaveštava ekonomskog operatera koji je uključen o razlozima za prestanak i treba da preduzme hitne korake u skladu sa uslovima ugovora.

Na osnovu člana 81 ZJN, RKJN je odgovorna za nadgledanje upravljanja ugovorom. RKJN će se uglavnom fokusirati na činjenicama da li:

1. Je ugovor izvršen u skladu sa obavezama, pravim kvalitetom i pravim kvantitetom na tačno vreme isporuke;

2. Su potpisani sertifikati (privremeni sertifikati) izdati od strane menadžera projekta za predaju;

3. Ako isporuka nije na vreme, da li je ugovorena odšteta bila nametnuta;

4. Ugovor je raskinut i garancija izvršenja oduzeta ako nametnuta ugovorena odšteta nije dostigla maksimalni limit dozvoljen za ugovorene odštete;

5. Garancija izvršenja je dostavljena, ako je primenljivo;6. Garancija avansa je dostavljena, ako je primenljivo;7. Polisa osiguranja je dostavljena, ako je primenljivo;8. Garancija za period odgovornosti za nedostatke je

dostavljena, ako je primenljivo;

9. Isplate su izvršene u dogledno vreme.

Pregled evidencije upravljanja ugovoromUgovorni autoriteti će uspostaviti i održavati rezime evidencije upravljanja ugovorom za svaki postupak nabavke koji sadrži sledeće:

Potpisan dokument ugovora, uključujući bilo koje potpisane amandmane ugovora;

Kopiju plana upravljanja ugovora; Sve varijacije ili promene naloga izdatih na osnovu ugovora; Dokumente ugovora koji se odnose na ispunjenje ugovorne

obaveze, a posebno hartije banaka od vrednosti ili garancije plaćanja;

Zapisnike sa sastanaka u vezi sa upravljanjem ugovora, uključujući napredak ugovora ili sastanaka razmatranja;

Dokumente isporuke koji dokazuju isporuku snabdevanja ili sertifikate završetka u odnosu na ugovor za usluge ili radove;

Kopiju svih računa za radove, usluge ili snabdevanja uključujući radne sveske koje verifikuju tačnost tvrdnji isplata i detalje o stvarnoj isplati od strane ovlašćenog mendžera projekta;

Kopiju listova uplate koje dokazuju upravljanje svih plaćanja; Kopiju bilo kakvih potraživanja od strane menadžera projekta

u ime UA u odnosu na bilo kakve garancije, ne-garancije, kratka snabdevanja, štete i druga potraživanja pružioca.

3 Postupak upravljanja ugovorom

Aktivnosti upravljanja ugovorom se mogu široko grupisati u tri oblasti, koje obuhvataju faze PDCA “učini”, “proveri” i “deluj”. To su:

Upravljanje snabdevanjima usluga Upravljanje odnosa Upravljanje ugovora

Upravljanje snabdevanjima usluga – osigurava da se usluge pružaju na osnovu potrebnog nivoa učinka i kvaliteta, kao što je navedeno u ugovoru. Upravljanje snabdevanjem usluga razmatra učinak i upravlja rizikom kroz faze PDCA “učini”, “proveri” i “deluj”. To podrazumeva uspostavljanje provera i sporazuma o nivou usluga.

Upravljanje isporuke može uključiti proveru vrste, količine i kvaliteta:

Isporučene robe – prilikom isporuke, i takođe kada je to potrebno, u vreme proizvodnje;

Izvedenih radova – uključujući usklađenost sa planovima i crtežima, kvalitetom izrade i materijala.

Izvršenih usluga – uključujući proveru ispunjenja potrebnih nivoa usluga i rokova.

Upravljanje odnosima – nastoji da zadrži odnos između ekonomskog operatera i ugovornog autoriteta otvorenim i konstruktivnim, u cilju rešavanja ili ublažavanja napetosti i identifikovanja potencijalnih problema u ranoj fazi, istovremenim identifikovanjem i mogućnosti za poboljšanje. Odnosi moraju biti potpuno profesionalni tokom PDCA faze “učini”, i moraju takođe da sadrže profesionalni pristup upravljanju pitanja i rešavanju sporova.

Upravljanje ugovora - tretira formalo upravljanje ugovorom i promenu dokumentacije tokom trajanja ugovora. Ove oblasti upravljanja ugovora osiguravaju da se svakodnevni aspekti izvršenja ugovora obavljaju efikasno i efektivno. Oni mogu da formiraju aktivnosti koje se odnose na svaki aspekat PDCA.

Upravljanje ugovora u praksi

Upravljanje odnosa: Ugovorni sporazumi stvaraju odnos između ugovornog autoriteta i ekonomskog operatera. To neminovno uključuje određeni stepen zavisnosti. To je u sopstvenom interesu ugovornog autoriteta da odnosi budu dobri, pošto su troškovi prevremenog raskida ugovora i posledice lošeg učinka i neplaniranih promena ekonomskog operatera vrlo štetni.

Postupci u okviru upravljanja ugovora:

1. Svečana ili početna sednica2. Kontinuirano upravljanje ugovora3. Registar problema4. Sednice razmatranja5. Upravljanje odnosa

3.1 Svečani ili početni sastanak

Za bilo koji veći ugovor je dobra praksa da se održi formalni svečani ili početni sastanak, ubrzo nakon zvaničnog dodeljivanja ugovora. Na ovom sastanku će se po prvi put sastati osobe ekonomskog opratera i ugovornih autoriteta u kontekstu dogovorenog ugovora. Oni su se možda sreli ranije, ali se to desilo dok su stranke prolazile kroz postupak nabavke. Na ovom sastanku je važno da obe strane (ekonomski operater i ugovorni organ)

krenu od konkurentnog ka kooperativnom pristupu – oni će zajedno raditi tokom trajanja ugovora i obe strane poželeti uspešan ishod. Ciljevi sastanka obuhvataju:

Razumevanje uloga i odgovornosti svih prisutnih Razgovor o primeni i/ili planu projekta Razgovor o pitanjima koja utiču na funkcionisanje ugovora Razgovor o mehanizmima provere

Ostala pitanja mogu postati vidljiva pri svečanoj sednici. Ovo uključuje:

Percepciju osoba ugovornog autoriteta oko ugovaranja tačnosti i kredibiliteta izjava i obećanja od strane ekonomskih operatera pre dodele ugovora

Razumevanje nivoa kojeg pokazuje ekonomski oprater o ugovoru

Činjenicu da li je ekonomski operater u potpunosti ispunio zahteve

Specifične sposobnosti osoba koje rade za ekonomskog operatera

Stepen fleksibilnosti kojeg su obe strane spremne da demonstriraju u okviru dozvoljenih parametra

Meru do koje ekonomski operater može da traži dodatke ili varijacije

Meru do koje osobe mogu raditi zajedno

Na kraju, ovaj početni sastanak je važna prilika za službenika nabavke koji upravlja ugovorom kako bi uspostavio lični kredibilitet u očima osoba ekonomskog operatera. Njegov/njen pristup ne bi trebao biti ni previše blag, a ni previše strog:

Previše blag pristup može se tumačiti kao slabost, koji signalizira ekonomskog operatera da se službenik nabavke može lako iskoristiti. Davanje tavkog utiska bi dovelo do mnoštva ugovornih potraživanja i zahteva za promene tokom trajanja ugovora.

Pristup koji je previše strog može da distancira osobe ekonomskog operatera i ometa zasnivanje konstruktivnog radnog odnosa. Davanje takvog utiska bi dovelo da osobe ekonomskog operatera ne budu spremne da daju i uzimaju u duhu ugovora.

Iako je važan za upravljanje odnosima, ovaj sastanak ne sme biti prilika za pravljenje promena u specifikaciji ili drugim zahtevima ili uslova ugovora.

Sastanak treba biti vođen na ozbiljan, čvrst i učtiv način. Zapamtite – nećete dobiti drugu priliku da napravite prvi utisak!

3.2 Kontinuirano upravljanje ugovorom

Ekonomski operater će vršiti ugovor u ugovorenom obimi. Ovo može da uključi isporuku robe i materijala, ili pružanje usluga ili radova ugovornom autoritetu. Vitalna funkcija je da omogući obema stranama da pokreću pitanja odmah kada ih identifikuju, i da ih druge stranke tretiraju ozbiljno i odmah. Kontinuirano upravljanje ugovorom podrazumeva primenu niza aktivnosti, koje uključuju:

Održavanje ugovora i proveru promena Praćenje troškova i naknade Postupke naručivanja ili snabdevanja Postupke prijema i prihvatanja Postupke plaćanja Postupke budžeta Upravljanje i planiranje resursima Operativni menadžment i izveštavanje Upravljanje sredstvima Sastanke o napretku

3.3 Registar problema

Registar problema je mehanizam za upravljanje pitanja. On ih registruje u vremenu kada se pojave zajedno sa merama preduzetim u pokušaju njihovog rešavanja. Cilj registra problema je da registruje probleme i mere preduzete za njihovo rešavanje. Ugovor treba da obuhvati postupak eskalacije problema koji se ne mogu rešiti. Ovaj postupak će obuhvatiti osobe na višim nivoima organizacije u pokušaju rešavanja problema. Konačna upotreba alternativnog rešenja sporova ili sudski postupci mogu biti prikladni ako postupak eskalacije ne uspe.

3.4 Sastanak za razmatranje

Sastanci za razmatranje su praktičan način čuvanja kontrole ugovora, naročito kada je on složen ili traje nekoliko godina. U nastavku je prikazan tipičan dnevni red za sastanak razmatranja za ugovor:

1. Uvod2. Izvinjenje3. Zapisnik sa poslednjeg sastanka4. Radnje okončane sa poslednjeg sastanka5. Napredak – planirani i aktuelni6. Postignuti nivo učinka7. Razmatranje registra problema8. Potrebne popravne radnje9. Pregled aktivnosti10. Datum sledećeg sastanka

11. Raspodela zapisnika

3.5 Upravljanje odnosa

Ugovorni sporazumi mogu da povežu ugovornog autoriteta sa jednim ili više ekonomskih operatera u manjoj ili većoj meri, i za neko vreme. Neminovno, taj odnos podrazumeva određeni stepen zavisnosti. Troškovi koji su uključeni u menjanju ekonomskog operatera će verovatno biti visoki, i u svakom slučaju, ugovorne realnosti mogu to učiniti veoma neprivlačnim. Dakle, u vlastitom je interesu ugovornog autoriteta da učini ovaj odnos funkcionalnim. Tri ključna faktora za uspeh su:

Uzajamno poverenje i razumevanje Otvorenost i odlična komunikacija Zajednički pristup u upavljanju isporuke

Ciklus nabavke:

priprema za aktivnost nabavke obavljanje postupka nabavke upravljanje ugovora

“Upravljanje ugovora” uzima u obzir korake koji omogućuju ugovornom autoritetu i ekonomskom operateru da ispune svoje obaveze u okviru ugovora, kako bi se ispunili ciljevi ugovora.

Koraci postupka u okviru ove podele su:Korak 24 – Interna komunikacijaKorak 25 – Angažovanje ekonomskog operateraKorak 26 – Omogućavanje mehanizma naručivanjaKorak 27 – PriznanjeKorak 28 – OtpremaKorak 29 – Kontrola kvalitetaKorak 30 – Poseban prevozKorak 31 – Prijem Korak 32 – InspekcijaKorak 33 – Skladištenje i kontrolaKorak 34 – Izdavanje zainteresovanim stranama Korak 35 – Isplata Korak 36 – Razmatranje učinka Korak 37 – Stalno usavršavanje Korak 38 – Odlaganje Korak 39 – Završna faza

Interna komunikacija – Ovaj korak uključuje članove nabavke da komuniciraju sa relevatnim zainteresovanim stranama ugovornog

autoriteta u vezi sa specifičnom prirodom ugovornih sporazuma dogovorenih sa ekonomskim operaterom/ekonomskim opraterima. Ovaj korak je posebno bitan, gde jedna grupa ugovornog autoriteta “nabavlja” a druga “upravlja ugovorom”.

U slučajevima kada ovaj korak nije adekvatno obavljen, zainteresovane strane ne mogu znati ko je ekonomski operater, kada novi ekonomski operater počinje, i prestaje stari, kome da se obrate o njihovim potrebama i koje postupke da koriste. To je osnovni postupak koji službenike nabavke ne sme da ostavi besposlenim. Ključni koraci koji uključuju komunikaciju sa:

Osobama koje upravljaju ugovorom Osobama koje traže uslugu – da bi ih obavestili o postupcima

koji se koriste i da bi im obezbedili kontaktne tačke i brojeve Osobama koje traže uslugu – da bi ih obavestili o imenima

novog ugovorača ili promenjenog ugovorača Odeljenjem za finansije – da se uverite da isplate idu na

ispravna mesta

Angažovanje ekonomskog operatera – Ovaj korak nagleda početno organizovanje kopovine i prodaje, koji sad već zajedno rade unutar dogovorenog ugovornog okvira. Ovaj korak uključuje:

Planiranje prekida odnosa sa postojećim ugovaračem (ako je potrebno)

Planiranje predstavljanja zahteva preko novog ugovarača Organizovanje sastanaka između osoblja nabavke,

zainteresovanih strana i osoblja ugovorača

Omogućavanje mehanizama naručivanja – U mnogim slučajevima postoji više posla za obavljanje nego jednostavno zaključivanje ugovora ili izdavanje naloga!Konkretnije, osoblje iz brojnih odeljenja zainteresovanih strana, IT i ekonomski operater moraju biti uključeni kako bi se osiguralo da su poslovni procesi i postupci između organizacija funkcionalni. Oni takođe treba da obezbede traženu informaciju kako bi ispunili ugovor precizno, bezbedno i potpuno u oba smera između pomenutih organizacija. Odeljenja zainteresovanih strana mogu uključiti:

Krajnje korisnike Finansije Primaoce Inspektore Menadžere projekta Nabavke Inženjere

Priznanje – Ovaj postupak predstavlja prijem od strane ugovornog autoriteta saopštenja ekonomskog operatera gde se prihvata snabdevanje robom i/ili obavljanje usluga zahtevanih od strane ugovornog autoriteta. Potpisivanje ugovora zajedno normalno čini komunikacije suvišnim; ali ekonomski operateri mogu da nenamerno izdaju priznanje i to može da snosi pravne posledice.

Otprema – Ovo je postupak uspostavljanja trenutnog statusa isporuke navedenog zahteva. Osoblje nabavke kontaktira sa ekonomskim operaterom kada se roba i usluge isporučuju i/ili dopunjavaju plan projekta sa informacijama o napretku jednog ekonomskog operatera kada se nabavljaju složeniji zahtevi.

Kontrola kvaliteta - Ovo je postupak praćenja napretka rada koji se preduzima od strane ekonomskog operatera u ime ugovornog autoriteta, gde je to potrebno, na primer, projektovanje i izgradnja objekta. Osoblje nabavke ne mora nužno da samo “vrši” inspekciju ili izveštavanje o toku, već treba da osigura da se to uradi. Moguće je da se koriste ostali ekonomski operateri u merenju i/ili preduzima ovaj posao u ime ugovornog autoriteta.

Poseban prevoz – Isporuka zahteva ne predstavlja normalno problem, međutim, može predstavljati problem kada je isporučeni artikal:

Velik i zahteva poseban prevoz; Opasan; Zahteva dozvolu; Težak i zahteva dodatnu opremu za istovar ili instalaciju.

U takvim okolnostima, jedinica nabavke mora ogranizovati odgovarajuće dozvole, resurse i/ili sredstva. U jednom primeru, francuski vozač kamiona je morao da sačeka dodatnih 24 sata da istovari svoje vozilo, zato što ugovorni autoritet nije organizovao uslugu viljuškara kako bi istovario kompresor na svom mestu. Ovaj neuspeh je dodao troškove nabavci i smanjio efikasnost ugovornog autoriteta.

Prijem – Primopredaja je postupak kojim ugovorni autoritet prima robu, radove, materijale i usluge od strane ekonomskog operatera, proveravanjem da je poručena količina primljena. Ovaj postupak će varirati u zavisnosti od prirode zahteva. U slučaju primanja robe je lako izbrojati i računati za isporuku, na primer, šest kutija kancelarijskog materijala. Takođe, ugovorni autoriteti se moraju pridržavati zakona o uklanjanju i odlaganju ambalaže.

Usluge, po samoj svojoj prirodi, su više neopipljive nego roba. Bilo bi teško odgovoriti na sledeća pitanja:Da li je konsultant bio na licu mesta ceo dan?Kako merimo isporuku programa obuke?

Kako merimo rezultate konslutanata i ugovorača koji rade u svojim prostorijama, a ne na našem objektu?Kako možemo znati da je čistač prozora očistio sve prozore na mestu koje je trebalo očistiti?

Inspekcija – Ovo je postupak kojim se utvrđuje podobnost za svrhu robe, radova, materijala i usluga primljenih od strane ugovornog autoriteta. Ovaj proces će varirati u zavisnosti od prirode zahteva. Službenici nabavke treba da obezbede da:

Se odgovarajuće testiranje brzo održava; Da se testiranje održava neophodnom brzinom (npr.

testiranje opreme, kao što su rendgen mašine); Osobe koje su obavile testiranje “kvalifikovane” Se primenjuje zakonodavstvo za zdravlje i bezbednost; Brza komunikacija o prihvatanju ili odbijanju između

odgovarajućih zainteresovanih strana; Roba i usluge nisu plaćene dok se ne produže; Odbijena roba vrati i zameni; Odbijene usluge ponovo obavljaju, na nivou kvaliteta u skladu

sa ugovorom.

Skladištenje i kontrola – Ovaj korak je postupak skadištenja i kontrole robe i materijala na takav način da se oni mogu lako koristiti od strane zainteresovanih strana kao i kada su potrebni. To se ne odnosi na radove i usluge. Pošto su roba i usluge plaćene, ugovorni autoriteti treba da ih čuvaju kako bi se osiguralo da su u dobrom stanju i dostupnom za zainteresovane strane da ih koriste.

Predaja zainteresovanim stranama – Ovaj korak odražava proces izrade robe i materijala na raspolaganju ovlašćenim stranama u okviru organizacije. Ovaj proces je od vitalnog značaja, jer robe imaju tendenciju da “razvijaju noge i hodaju”.

Isplata – Ovaj korak odražava proces vršenja isplate ekonomskim operaterima za robu, radove, materijale i usluge koje su isporučene ugovornom autoritetu. Razmatranje učinka – Ovaj proces podrazumeva poređenje učinka robe, radova, materijala i usluga pruženih ugovornom autoritetu, naspram kvotiranih, navedenih i dogovorenih kriterijuma. Stalno usavršavanje – Ovaj korak se odnosi na razmatranje postupka nabavke i robe, radova, materijala i usluga kupljenih i identifkovanih oblasti za unapređenje, koji se mogu primeniti na buduće nabavke.

Na kraju procesa nabavke je prikladno pitati:

Šta je zaista bilo dobro u ovoj nabavci? Da li možemo ove karakteristike primeniti negde drugo?

Šta treba poboljšati? Kako da to uradimo? Ko će nam pomoći?

U pogledu robe, radova, materijala i nabavljene usluge, možemo postaviti pitanja:

Da li smo ih na odgovarajući način specifikovali? Da li se javljaju problemi tokom predaje koji govore da je specifikacija mogla biti bolja?

Da li je ekonomski operater bio nepouzdan u isporuci onoga što je obećao? Kako možemo tražiti da bude jasnije u budućnosti?

Da li su bile u redu sve potrebne provere i kontrole tokom procesa?

Šta bi se moglo bolje uraditi sledeći put sa sličnim nabavkama?

Odlaganje – Ovaj proces obuhvata korake neophodne za odlaganje robe, radova i materijala na etički i ekološki prihvatljiv način, obezbeđujući vrednost za novac za ugovorni autoritet. Ponekad je ovaj korak odgovornost nabavke. Odlaganje “prijateljima” ili odlaganje ispod tržišne vrednosti se obično smatra kao korupcija.

Završna faza – Završna faza se postiže kada su ugovorni autoritet i ekonomski operater završili sve korake za nabavku i administrativne postupke. Završna faza se dešava kada su svi sporovi rešeni i kada je izvršena konačna isplata.

4 Sadržaj ugovora

Ugovor za nabavku robe, radova ili usluga je sporazum kojim EO osigurava ili pristaje da obezbedi robu, radove ili usluge za kupca u zamenu za ugovorne cene.

Da bi se postigao sporazum mora da postoji ponuda i prihvatanje te ponude. Ponuda izražava spremnost stranke koja vrši ponudu za zaključivanje ugovora na osnovu određenih uslova sa namerom da ponuda postane obavezujuća čim bude prihvaćena od strane koja prima ponudu. Ponuda se može povući u bilo koje vreme pre prihvatanja od strane druge stranke osim ako je izjavljeno da će ostati validna za određeni vremenski period.

Ugovori za snabdevanje robom, radovima ili uslugama od velike vrednosti će sadržati detaljne uslove propisane u mnogim klauzulama, čija je svrha da štite interese svakog od stranaka jasno izražavajući odgovornost za rizike kojima stranke mogu biti izložene na osnovu ugovora.

RKJN je usvojila standardna dokumenta tendera koji će biti primenjivani od strane UA. Deo B se sastoji od:

Ugovora Opštih uslova Posebnih uslova

Opšti uslovi ugovora pokrivaju sve aspekte koji se odnose na obaveze ekonomskog operatera u vezi sa ugovorom i definišu povredu, fundamentalnu povredu uslova i pravnih lekova koji važe za bilo koju stranku. OUU ostaju nepromenjeni u obliku datom u tenderskom dosijeu. Posebni uslovi ugovora dopunjuju ili izmenjuju odredbe posebnih uslova ugovora. Uvek kada postoji konflikt, prevladat će posebni uslovi ugovora.

U pripremi bilo kakvog ugovora za nabavku robe, radova ili usluga, glavne oblasti rizika koje treba razmotriit su sledeće:

1. Pravina specifikacija robe, radova ili usluga koje se pružaju;

2. Usaglašenost sa specifikacijama (osiguranje kvalitet, provera, ispravljanje nedostataka; garancije i ugovorne izjave);

3. Rokovi (početak, program, isporuka/završetak; kašnjenje);

4. Cena i plaćanje (definicija cena, iznos plaćanja, vreme plaćaja; metoda isplate; odloženo plaćanje);

5. Oštećenja i povrede (za snabdevanje radova tokom prevoza ili izgradnje, radnika, trećih strana; intelektualne svojine; osiguranja);

6. Neispunjavanje (štete od kašnjenja; štete učinka, bezbednost);

7. “Standardne klazule” (zakon ugovora; jezik ugovora, red prvenstva; odricanje; određivanje; izmena; obaveštenje);

8. Rešavanje sporova

4.1 Pravilna specifikacija roba, radova ili usluga koje se vrše

To je uobičajena praksa za robu, radove ili usluge da budu definisani u okviru dokumenta ili niz dokumenata koji su deo ugovora i poznatih kao tehničke specifikacije.Na primer, u vezi sa ugovorom za javne radove:

Ko će pripremiti projekat: ugovorni autoritet (“ugovorni autoritet/poslodavac”), ili “inžinjer” u njihovo ime, ili ekonomskog operatera (“izvođač radova”)?

Da li će se svi materijali koji se pružaju od strane izvođača radova, ili neki materijali biti obezbeđeni od strane ugovornog autoriteta/poslodavca ili nekog drugog poslodavca nekog drugog ekonomskog operatera kojeg su oni izabrali (“postavljenog dobavljača”)?

Da li će izvođač imati isključivu okupaciju gradilišta i preduzeti sve radove, ili će biti prisutni izvođači radova koji će obavljati delove radova? Ako je ovo drugo, kako definisati međuvezu među njima?

Da li će biti obezbeđena detaljna tehnička specifikacija, ili će roba, radovi ili usluge biti definisani u smislu kriterijuma učinka, dozvoljavajući izvođaču malo fleksibilnosti u izboru opreme koja će se instalirati, pod uslovom da su ispunjeni kriterijumi učinka?

Šta će biti input ugovornog autoriteta/poslodavca u vezi sa odobrenjem projekta? Da li će oni tražiti da odobre ili komentarišu svaki detalj tokom faze projekta i izgradnje ili će njihovo učešće biti ograničeno na proveru da su završeni radovi u skladu sa specifikacijom?

4.2 Usaglašenost sa specifikacijom

Na taj način ugovor treba da obezbedi: Kontrolu materijala i izradu pre upotrebe na gradilištu (npr.

testiranje zavarivača, nezavisno testiranje materijala); Inspekciju glavne opreme i/ili pre otpreme na gradilištu; Uspostavljanje od strane ugovarača sistema garantovanja i

kontrole kvaliteta, revizije od strane ugovornog autoriteta/poslodavca, inženjera ili treće nezavisne strane;

Kontrolu projekta od strane ugovornog autoriteta/poslodavca, njihovih inženjera ili trećih nezavisnih strana;

Autoritet za ugovorni autoritet/poslodavca da odbije oštećene materijale ili izradu pre završetka radova, sa mogućnošću zaposlenja ostalih kako bi otklonili nedostatke ako izvođač to ne čini u razumnom roku;

Konačnu proveru radova pre nego što budu preduzeti od strane ugovornog autoriteta/poslodavca;

4.3 Rokovi

Predmet rokova je obično jedan od tri pitanja od fundamentalnog značaja u ugovoru o nabavci, ostali su kvalitet i cena. Budžet mora biti uspostavljen uzimajući u obzir kada će biti obezbeđeni roba, radovi ili usluge. Mnoštvo drugih odluka i radnji mogu zavisiti od dana dostavljanja. Na primer, ako se deo bolničke opreme isporuči kasno, možda će biti potrebno da se organizuje da se pacijenti prevezu u neku drugu ustanovu za lečenje dok nova oprema ne bude dostupna. Sa druge

strane, ako se isporuči pre roka, možda će biti potrebno da se organizuje skladišenje van mesta pod posebnim uslovima. Sve takve mere će povećati troškove za ugovornog autoriteta.

Stoga je od velike važnosti da ugovor pažljivo obraća pažnju na rokove:

Kada će ugovor stupiti na snagu, Kada ekonomski operater treba da počne svoje aktivnosti;

kada ugovorni autoritet treba da preduzme korake potrebne za njega; kada će se obaviti isporuka; šta će se desiti u slučaju kašnjenja od strane a) ugovornog autoriteta ili b) ekonomskog operatera;

Da li postoje neke prelazne prekretnice koje moraju biti ispunjene,

Da li će odlaganje biti naplaćeno u slučaju neispunjenja prelaznih prektretnica za datum završetka, i ako bude tako, koliko će biti iznos i na osnovu čega;

Da li će biti nekih podsticajnih isplata za rani završetak.

4.4 Cena i isplata

Treća stvar od suštinskog značaja za bilo koji ugovor o nabavci je naravno cena i u vezi sa tim, način isplate. Među pitanjima koje sastavljač ugovora treba da razmotri su:

Da li će se obaviti jedna kupovina ili serija kupovina? Da li će postojati jedna paušalna cena ili niz jediničnih cena

koje će se primenjivati u aktuelnoj isporučenoj količini? Šta pokriva aktuelna cena (ili cene)? Da li postoje izuzeci iz

cene? Ko treba da plati prevoz, osiguranje, carinu i dažbinu za uvoz

uvezene robe? Da li će postojati fiksna cena (ili cene) za vreme trajanja

ugvora, ili će postojati podešavanje imajući u vidu povećanje (ili smanjenje) inflacije?

Ako će cene biti prilagođene, kako će se odrediti prilagođavanje?

U kojoj valuti ili valutama će se vršiti isplata i ko će snositi rizik od fluktuacije kursa?

Da li će se isplata će vršiti čekom, bankovnim transferom ili dokumentarnim akreditivom?

Da li će se isplata vršiti odmah po isporuci ili u određenom periodu nakon isporuke?

Da li će isplata biti unapred, isplata u fazama (često se naziva “privremena isplata”) ili jedna isplata? Kako će se odrediti iznosi ovih isplata?

Ako postoji plaćanje unapred, kako računati ovu isplatu u izračunavanju iznosa kasnijih isplata?

Da li će se zadržati deo plaćanja za period za pokrivanje rizika od kvarova (poznat kao “zadržavanje” ili “zadržavanje

novca”) ili će taj rizik biti pokriven bankarskom garancijom od strane ekonomskog operatera?

Šta raditi u slučaju kašnjenja u plaćanju? Da li će se ekonomskom operateru naplatiti kamata, i ako da, po kojem osnovu,? Da li će ekonomski operater imati pravo da uspori ili da suspenduje izvršenje ugovora dok se ne isplate preostali iznosi? Da li će imati pravo da raskinu ugovor?

Ako ugovorni autoritet želi da promeni robu, radove ili usluge, kakav će biti postupak i kako će se utvrditi nova cena?

Ako se roba, radovi ili usluge u potpunosti ne podudaraju sa specifikacijom, da li cena može biti smanjena, ako da, po kojem osnovu?

4.5 Oštećenja i povrede

Jedna druga oblast rizika koja se mora razmotriti od strane sastavljača ugovora je oštećenje, bili u pogledu predmeta ugovora ili drugih imovina, i u vezi sa tim i rizik od povrede onih koji su uključeni u ugovoru ili trećim licima.

U pogledu ugovora za snabdevanje, sastavljač ugovora treba da proceni rizik od oštećenja robe tokom prevoza, rizik od štete po životnu sredinu i rizik od povrede onih koji koriste isporučene proizvode.

U pogledu ugovora za radove, oni moraju uzeti u obzir rizik od oštećenja imovine trećeg lica kao rezultat izvršenja radova (uključujući na primer rizik od oštećenja puteva i mostova koji vode do gradilišta).

4.6 Neispunjenje (štete od kašnjenja, štete u učinku, neispunjenje, obustava, prekid, bezbednost)

Kad god ugovorni autoritet stupi u bilo koji ugovor osim malih ugovora, on se treba zabrinuti zbog rizika od neispunjenja ekonomskog operatera. Neispunjenje može biti na jedan ili više načina. Na primer, ekonomski operater koji se nalazi u blizini nemogućnosti isplaćivanja neće imati sredstva na raspolaganju koja su potrebna za održavanje normalnog napretka. Kao rezultat toga će propustiti rokove, neće moći da proizvodi radove sa potrebnim kvalitetom, i može biti u stanju da ne može da blagovremeno vrati prethodnu isplatu. U ovom slučaju, ugovorni autoritet će izazvati dodatne troškove, možda će morati da plati druge da isprave nedostatke, a možda neće moći da nadoknadi prethodnu isplatu koja je data ekonomskom operateru.

Imajući u vidu ove moguće posledice, sastavljač ugovora treba da traži od ugovornog autoriteta onoliko koliko je ekonomski isplativo – to jest, do te mere da rezultirano poskupljenje cene koja je tražena od ponuđača ne prevazilazi korist.

Opseg mera kojima sastavljač raspolaže uključuje:

Garanciju tendera izdatu od strane banke (ili osiguravajuće društva) u ime ponuđača kako bi se osiguralo da ponuđa ne odbija da se povinuje svojoj ponudi ako je tako prihvaćena od strane ugovornog autoriteta. Ako on odbija da se obavezuje oko svoje ponude, i odbija da potpiše ugovor, banka mora da isplati ugovornom autoritetu iznos garancije tendera. Garancije tendera se izdaju od strane ugovornog autoriteta kada uspešni ponuđač potpiše ugovor.

Garanciju avansnog plaćanja, preko koje banka izdavalac mora da plati ugovornom autoritetu ako klijent banke, ekonomski operater, ne uspu da nadoknade avansno plaćanje. Iznos garancije je prvobitno jednaka iznosu avansa, ali može biti smajen u odnosu na bilo koju naknadu koja je izvršena od strane ekonomskog operatera. Garancija se izdaje samo kada se avansno plaćanje u potpunosti nadoknadilo ugovornom autoritetu.

Garanciju za ugovor, koja se izdaje od strane banke u ime ekonomskog operatera da garantuje izvršenje svojih obaveza po ugovoru. Iznos garancije se obično izražava kao procenat od prihvaćene ugovorne cene. Često se garancija ugovora izdaje u fazama, ali češće se održava od strane ugovornog autoriteta dok se ne uveri da su ispunjene sve obaveze ekonomskog operatera.

Garanciju matične kompanije, koja se izdaje od strane matične kompanije čiji je ekonomski operater ogranak. U slučaju da ekonomski operater ne ispunjava uslove, matična kompanija je dužna da na osnovu uslova garancije matične kompanije zauzme mesto podružnice.

Štete od kašnjenja (često se nazivaju “ugovorne kazne” i izražene kao iznos po danu kašnjenja ili kao procenat cene po danu zakašnjenja).

Štete u performansi, koje pokrivaju neispunjavanje kriterijuma učinka kao što su nivo potrošnje energije ili određeni nivoi proizvodnje.

Pravo na suspendovanje dalje performanse dok se ne ispravi neizvršenje

Odredbe prekida koje omogućavaju ugovornom autoritetu da raskine ugovor sa ekonoskim operaterom kršiteljom, naročito u slučajevima insolvencije, stečaja, itd.

4.7 “STANDARDNE KLAUZULE”

Broj drugih pitanja pravne prirode koji su često uključeni u komercijalnim ugovorima su kolektivno poznati kao “standardne klauzule”. One su namenjene da ograniče rizik od budućih neslaganja i uključuju pitanja kao što su:

Zakon ugovora – nije obično neophodno da ugovor predviđa zemlju čije će zakoni regulisati ugovorni odnos

Jezik ugovora – Kada stranke u ugovoru dolaze iz različitih zemalja, takođe je važno da ugovor definiše vladajući jezik. Takođe je moguće da se koriste dva ili više jezika u komunikaciji, ali da bi se bavili problemima prevođenja, ugovor treba jasno da navede koji će jezik imati prednost nad drugim.

Red prvenstva – red prvenstva koji se primenjuje u dokumentima ugovora treba takođe da se pažljivo definiše. Često, ugovor se sastoji od nekoliko dokumenata (npr. sporazum o ugovoru, opšti uslovi ugovora, posebni uslovi ugovora, standardni obrazci garancije, opšte specifikacije, posebne specifikacije, skice, predmer, zapisnik sa sednica, poziv na tender, tenderski bilten, ponuda ponuđivača, itd.)

Razdvojivost – razdvojivost klauzula u ugovoru omogućava uslove ugovora da budu nezavisni jedan od drugog, tako da ako se jedan uslov u ugovoru utvrdi kao neprimenljiv od strane suda, ugovor se neće u celini smatrati neprimenljivim. Ako ne postoje klauzule razdvojivosti, čitav ugovor se može smatrati neprimenljivim zbog jedne neprimenljive klauzule.

Odricanje - Takozvana klauzula odricanja je u stvari “klauzula neodricanja”, pošto ima za cilj da spreči jednu stranku od optužbi o tome da se druga stranka, svojim delovanjim ili nedelovanjem odrekla prava kojeg je imala na osnovu ugovora.

Ustupanje – Ustupanje se odnosi na sposobnost (ili nesposobnost) strane u ugovoru da prenesa svoja prava i obaveze iz tog ugovora trećem licu. Ponekad ugovor ne dozvoljava bilo kojoj od strana da prenese prava i svoje obaveze; ponekad se dozvoljava prenos prava i obaveza pod uslovom da stranka koja želi da izvrši prenos zahteva prethodnu saglasnost druge stranke; ponekad se samo jednoj stranki (uglavnom ugovornom autoritetu) dozvolljava prenos prava. Ugovorni autoriteti nerado daju ekonomskim operaterima pravo na prenos, pošto su zabrinuti da u zamenu za naknadu, ekonomski operater koji je odabran, pažljivo može da prenese ugovor na operatera koji nije proveren.

Amandman – Klauzula amandmana postavlja načine na koje stranke mogu izmeniti ugovor – obično dokument, potpisan od strane ovlašćenih predstavnika obe strane, po mogućnosti uz prisustvo svedoka.

Obaveštenja – Klauzule obaveštenja utvrđuju načine na koje stranke komuniciraju o važnim pitanjima.

Zadržavanje prava svojine – je odredba u ugovoru koja omogućava prodavcu da zadrži pravo na robu do ispunjenja određenih obaveza (obično plaćanje kupoprodajne cene).

Granica odgovornosti – “klauzule odgovornosti” su prilično uobičajene, posebno u ugovorima o pružanju usluga, ali i u drugim ugovorima nabavke. One imaju za cilj da ograniče odgovornost strana u navedenom iznosu – često jednaka ceni ugovora (ili procenat od ove cene) i/ili zahtevaju da se isključi odgovornost za određene kategorije gubitka, kao što je gubitak prihoda, gubitak profita i nematerijalne štete.

Sprovođenje ugovora o nabavci roba – uslovi ugovora(primer)

1. Šta se pokriva sprovođenjem ugovora?2. Kada se ugovor smatra efikasnim?

Ugovor stupa na snagu na dan potpisivanja ugovora, ili ako je u TD obezbeđen efikasni datum, onda tog datuma.

3. Koja je svrha garancije?

Garancija je potrebna za nabavku roba kako bi se osiguralo da će dobavljač, proizvođač ili distributer, kao što može biti slučaj, ispraviti svaku proizvodnu grešku.

Šta je potražnja garancije za robu?

Dobavljač će biti odgovoran da popravi svaki nedostatak ili štetu na bilo kojem delu snabdevanja koji se mogu pojaviti ili nastati tokom garantnog perioda. Ova garancija će biti validna, kao što je specifikovano u PUU. Garantni period za sve zamenjene ili popravljene artikle će ponovo početi od datuma kada je obavljena izmena ili popravka na zadovoljavajući način od strane Ugovornog autoriteta. Garantni rok će trajati samo za onaj deo snabdevanja koji je izmenjen ili popravljen. Obaveze održavanja će biti predviđene u PUU i tehničkim specifikacijama. Ako trajanje garantnog perioda nije navedeno, ono će trajati 365 dana. Garantni period počinje da teče na dan privremenog prijema.

Obaveza za garancijom će biti pokrivena novcem koji se zadržava u iznosu ekvivalentnom najmanje deset posto (10%) od svakog progresivnog plaćanja, ili bankarskom garancijom ekvivalentnom najmanje deset posto (10%) od ukupne cene ugovora.

Garancija se izdaje samo nakon isteka garantnog perioda, pod uslovom da je nabavljena roba bez patentnih ili skrivenih nedostataka, i da svi uslovi navedeni na osnovu ugovora budu u potpunosti ispunjeni.

4. Kada se roba smatra oštećenom?

Roba se smatra oštećenom kada je ona “nepodobna za upotrebu za koju je namenjena”. Nedostatak može biti:

1. Patentni nedostatak, je nedostatak koji je kupcu vidljiv u normalnom posmatranju. To je očigledni nedostatak. Na primer, olovka koja ne piše očito ima patentni nedostatak.

2. Latentni nedostatak, je nedostatak koji kupcu nije vidljiv u normalnom posmatranju. Latentni nedostatak je “skriveni” nedostatak, ili je nedostatak koji se ne može odmah utvrditi. Na primer, olovka koja piše 75 kilometara umesto 1.5 kilometara, ima skriveni nedostatak.

Obe vrste nedostataka se pokrivaju garancijom. To znači da odeljenje za nabavke može da procesuira protiv garancije, kad god se neki od ovih nedostataka pojavi u robama koje se nabavljaju, i isti nedostaci se utvrđuju tokom perioda koji se pokriva garancijom.

Ugovorni autoritet treba da odmah obavesti dobavljača u pisanom obliku o bilo kojoj potražnji koja se pojavi. Po prijemu takvog obaveštenja, dobavljač će u roku određenom u ugovoru, da popravi ili zameni svu neipsravnu robu ili njene delove, bez troškova UA. Ako dobavljač, nakon što je obavešten, ne otkloni nedostatke u roku navedenom u ugovoru, onda Ugovorni autoritet može da nastavi da traži bezbednost garancije, bez ugrožavanja njegovih prava koje može imati prema dobavljaču po ugovoru i zakonu na snazi.

5. Kašnjenja u izvršenju

Ugovorne kazne su kazne za koje su se stranke usaglasile u ugovoru, koje treba platiti u slučaju njegovog kršenja.

Koji su razlozi za izricanje ugovornih kazni?

Ako dobavljač po svojoj odgovornosti ne uspe da isporuči bilo koju ili sve robe ili da vrši usluge u roku navedenom u ugovoru, Ugovorni autoritet bez formalnog obaveštenja i bez predrasuda prema ostalim naknadama na osnovu ugovora, imaće pravo da za svaki dan koji prolazi između isteka perioda ugovora i aktuelnog datuma završetka, dobije ugovorne kazne jednake 0.25% u danima vrednosti neisporučenih snabdevanja do maksimuma od 10 % od ukupne vrednosti ugovora. Ugovorni autoritet može da odbije ugovorne kazne iz isplata koje treba da se isplate dobavljaču. Isplate ugovorne kazne neće uticati na obaveze dobavljača.

Ako neisporuka roba sprečava normalno korišćenje snabdevanja u celini, ugovorne kazne će se obračunavati na osnovu ukupne vrednosti ugovora.

U slučaju okvirnog ugovora – jednako sa 0,25% dnevno u vrednosti neisporučenih snabdevanja do najviše 10 % od ukupne vrednosti narudžbine. Ako neisporuka roba sprečava normalno korišćenje snavdevanja u potpunosti, ugovorne kazne se obračunavaju na osnovu ukupne vrednosti narudžbine.

Pored ugovornih kazni, garancija izvršenja dobavljača će se takođe oduzeti.

Metodologija: Kako nametnuti ugovorne kazne?

Sledeći koraci treba da se slede u uspostavljanju ugovornih kazni:

1. U roku od 15 dana nakon što je dobavljač saznao da može doći do kašnjenja, on obaveštava UA da će podneti zahtev za produženje perioda isporuke.

2. U roku od 30 dana, dobavljač predaje Ugovornom autoritetu sveobuhvatne podatke na način kako bi mogao da proveri zahtev, navodeći razlog / za jedno takvo kašnjenje.

3. UA ili usvaja ili ne usvaja zahtev za produženje, u roku od 30 dana.

4. Ako se zahtev usvoji, ugovorne kazne se ne mogu nametnuti i dobavljač se o tome obaveštava u pisanoj formi. Od dobavljača se zatim zahteva da produži rok validnosti garancije performanse, u skladu sa produženim periodom.

5. Ako se ne usvoji, UA informiše pismenim putem dobavljača o takvom odbijanju, i osigurava da će takvo obaveštenje biti u razumnom vremenu dostavljeno dobavljaču.U ovom slučaju, Ugovorni autoritet nameće ugovorne kazne u skladu sa odredbama ugovora.

6. Ako dobavljač izaziva kašnjenje i ne traži produženje rokaa. UA informiše dobavljača u razumnom roku od prvog

dana zakašnjenja da će UA odlučiti da uspostavi ugovorne kazne.

b. Nakon isporuke, jedinica za zahteve i komisija za prijem registruju kašnjenja u inspekcijskim dokumentima, navodeći iznos ugovorne kazne koja se nameće dobavljaču.

c. U vreme isplate, iznos ugovorne kazne se odbija od ukupnog iznosa koji se plaća.

6. PromenaDa li je dozvoljeno podešavanje cena?

Da. Ukoliko promena poveća ili smanjuje troškove, o jednakom poboljšanju u ceni ugovora se trebaju dogovoriti zainteresovane strane, i ugovor mora biti izmenjen u pisanoj formi. Međutim, svako povećanje cene ugovora ne treba da prelazi deset posto (10%) od početne cene ugovora – pregovarački postupak bez objavljivanja. U suprotnom, aktivnost nabavke treba biti predmet nadmetanja.

Osim toga, tokom poboljšanja cene, dobavljač i Ugovorni autoritet treba da osiguraju da se primenjuje princip “bez gubitka nema dobitka”, što znači da ni jedna strana ne gubi ili dobija iz podešavanja cena.

Koja pravila će vladati tokom podešavanja cena?

Ako se izmena sastoji od dodatnih aritkala, podešavanje cena se zasniva na cenama po jedinici prvobitnog ugovora. Ako ugovor ne sadrži cene za dodatne artikle, onda će se o cenama dogovarati stranke, na osnovu važećih tržišnih cena.

7. Obustava isporuke

Koji su razlozi za obustavljanje sprovođenja ugovora?

Odeljenje za nabavke može da obustavi isporuku ili izvršenje ugovora, u celini ili delimično, na pismeni nalog na određeni vremenski period, koji smatra potrebnim zbog više sile ili bilo kojeg događaja navedenog u ugovoru.

Ugovorni autoritet može, administrativnim nalogom u svakom trenutku da uputi dobavljača da obustavi:

a. proizvodnju snabdevanja;b. isporuku snabdevanja na mestu prijema u vreme

navedeno za isporuku; ilic. instalaciju snabdevanja koja su dostavljena na mestu

prijema.

Ako period obustave prelazi 180 dana, i obustava nije nastala krivicom dobavljača, dobavljač obaveštavajući Ugovornog autoriteta može da zahteva da nastavi sa snabdevanjima u roku od 30 dana, ili da raskine ugovor.

8. Podugovaranje

Da li je dozvoljeno podugovaranje za nabavku roba?

U principu, dobavljaču može biti dozvoljeno da podugovara jedan deo ugovora. Međutim, dobavljač ne sme da dozvoli da podugovara značajan deo ugovora, čiji deo ne treba da prelazi 40 % od ukupne vrednosti projekta. Sva podugovaračka uređenja treba da budu

poznata u vreme nadmetanja, i podugovarači treba da se identifikuju u ponudi dostavljenoj od strane dobavljača.

Svaki sporazum podugovaranja obavljen tokom realizacije projekta i koji nije prikazan u vreme nadmetanja neće biti dozvoljen. Sporazum podugovaranja ne oslobađa dobavljača od bilo koje odgovornosti ili obaveze po ugovoru.

4.8 REŠAVANJE SPOROVA

Odredbe koje se odnose na rešavanje sporova mogu varirati od jednostavne izjave da će svi sporovi biti poslati u sudu u navedenom mestu, do složenog opisa eskalirajućeg postupka koji može da obuhvati: formalni napor u postizanju vansudskog poravnjanja između viših rukovodilaca, posredovanje, ekspertsko mišljenje, sudsku odluku, arbitražu i parnicu.

5 Rešavanje sporova

Rešavanje sporova u najširem smislu obuhvata bilo koji proces koji može dovesti do zaključenja spora. Tehnike za rešavanje sporova se mogu posmatrati kao spektar koji se kreće od najvećih neformalnih pregovora između samih stranaka, kroz povećanje formalnosti i direktnije intervencije od strane spoljnih izvora, na punu sudsku raspravu sa strogim pravilima postupka.

Alternativno rešavanje sporova (ARS) je uobičajeni termin koji obuhvata niz procesa koji uključuju upotrebu spoljnje treće strane i koje se može smatrati kao alternativna parnica Teknike za rešavanje sporova uključuju:

1. Pregovaranje – najčešći oblik rešavanja sporova, gde same strane pokušavaju da reše spor.

Opšti uslovi ugovora

Stranke će učiniti sve napore da sporazumno reše svaki spor koji može nastati između njih…

Stranka će odgovoriti na zahtev za sporazumno rešavanje u roku od 15 dana nakon takvog zahteva …. Maksimalni period predviđen za postizanje tavkog rešavanja je 30 dana od početka postupka.

Ukoliko pokušaj da se postigne vansudsko poravnjanje ne uspe, ili ako strana ne uspe da blagovremeno odgovori na zahtev za rešavanje, obe stranke će biti slobodne da nastave sa sledećom fazom postupka rešavanje sporazuma…

2. Posredovanje – privatni i strukturirani oblik pregovora, uz asistenciju trećeg lica koje je prvobitno neobavezujuće. Ako se rešenje postigne, to može postati pravno obavezujući ugovor.

3. Pomirenje – je slično posredovanju, ali miritelj može da predloži rešenje.

Opšti uslovi ugovora

Ako postupak sporazumnog rešavanja ne uspe, strane se mogu dogovoriti da pokušaju pomirenje kroz intituciju navedenu u PUU.

Ako se rešenje ne postigne u roku od 30 dana od dana početka postupka, svaka stranka ima pravo da pređe na narednu fazu postupka rešavanja spora.

4. Presudu - Ekspertu je naloženo da donese odluku o tehničkom pitanju – na primer kao u što se koristi u Velikoj Britaniji za građevinske sporove, kao što je navedeno u zakonu iz 1996 o stambenim donacijama, građevinarstvu i restauracijama, gde su dodele obavezujuće za stranke barem na privremenoj osnovi – odnosno, do daljeg priziva postupka

5. Arbitražu – Formalni, privatni i obavezujući proces u kojem se sporovi rešavaju odlukom određene treće strane, arbitra ili arbitrara.

Opšti uslovi ugovora

Ako se rešenje ne postigne u roku od 30 dana od početka sporazumnog postupka spora, svaka strana može da traži:a. Sudsku odluku; ilib. Kada se stranke dogovore, arbitražnu odluku u skladu

sa posebnim uslovima ugovora. O modelu rešavanja spora tj., sudovima ili arbitražom će biti

odlučeno od strane stranaka pre poptisivanja ugovora.

6. Parnicu – formalni proces u kome se žalbe sprovode preko građanskih sudova i iznose u javnost. Presude su obavezujuće za stranke,u zavisnosti od prava na žalbu.

Prednosti posredovanja/pomirenja

Brzina (za posredovanje samo nekoliko dana, za pomirenje, ne više od dva ili tri meseca)

Jeftino (ponekad manje od 1% od spornog iznosa) Poverljivo Neobavezujuće

Stranke u stanju da se dogovore o rešavanju Fleksibilni ishodi (komercijalni kompromisi, itd.) Podstiče buduće trgovinske odnose sa drugom stranom.

Posredovanje ili pomirenje uvek treba da se razmotri u slučajevima kada:

Se očekuje da će troškovi parnice biti nesrazmerni sa zahtevom;

Stranke su u zastoju u pregovorima sporova; Složenosti zakona, činjenice ili odnosi će verovatno produžiti

postupke i verovatno rezultirati žalbom na bilo koju presudu; Postoji mnogo radnji koje uključuju nekoliko stranaka; Pitanja su vrlo složena i uključuju nekoliko stranaka; Obuhvaćena pitanja su osetljiva ili zahtevaju objavljivanje

poverljivih informacija;Stranke ne žele da imaju bilo kakav publicitet

Prednosti “sudskog rešenja” Brzo: rok od 28 dana utvrđen u Velikoj Britaniji. Jeftinije (od arbitraže ili parnice) Sudija deluje kao ekspert, a ne kao sudija (pravila o dokazima

su manje zahtevna prema arbitraru) Odluka sudije zasnovana na znanju, iskustvu kao i dokazima Neobavezujuće, osim ako nije drugačije dogovoreno kao

ugovorni uslov.

Nekoliko nedostataka sudske odluke u poređenju sa arbitražom: Privremeno rešenje, sa manje mogućnosti za stranke da

predstave sve dokaze Privremena odluka, osim ako je obavezujuća sporazumom

između stranaka Nije dozvoljeno pravno zastupanje (u Velikoj Britaniji)

Prednosti arbitraže nad parnicom

Može biti jeftinija Često brža Manje štetna za poslovnu reputaciju (privatnu) Lakše da se nastavi poslovanje sa drugom stranom (manje

beskompromisan) Manji rizik od otktivanja poverljivih informacija (privatnih) Poslovna stručnost sudije Veći nivo suđenja (veća sposobnost za donošenje

pragmatičnije odluke)

6 Merenje učinka ugovora

Pravilno i precizno merenje učinka ugovora može dovesti do boljeg i kvalitetnijeg pružanja uslova ugovora.

Ono takođe daje odgovor na pitanje: da li poseban ugovor i sistem javnih nabavke efikasno funkcioniše i isporučuje “vrednost za novac”?

Osnovna svrha pismenog ugovora između ugovornog autoriteta i ekonomskog operatera je da se jasno i sveobuhvatno utvrde prava i obaveze stranaka jedni prema drugima i trećim zainteresovanim stranama.

U pogledu merenja učinka, ključni elementi ugovora obuhvataju:

Specifikaciju, koja treba da jasno odredi zahteve ugovornog autoriteta, uključujući ono šta će biti isporučeno, kada, kao i sa kojim standardima.

Opšte uslove koji uključuju: Opšte uslove performase kao na primer usaglašenost sa

zakonima i zajedničkim standardima za sve ugovore; Posebne uslove performanse koji se propisuju za određeni

ugovor; Osnov za utvrđivanje cene koju treba platiti; Način na koji će ekonomski operater nametnuti isplatu za

učinak Raspored performanse koji propisuje specifične mere

performanse ugovora i posledice neuspeha u ostvarivanju potrebnih standarda, uključujući i sankcije koje se mogu primeniti.

Zahtevi i merenje učinka će obično biti postavljeno u dogovorenoj specifikaciji (tenderske specifikacije zajedno sa tehničkim predlogom pobedničkog ekonomskog operatera i bilo kakve izmene ovih specifikacija koje su mogle biti dogovorene u okviru dozvoljenog procesa pojašnjenja). Standardi performase uspostavljaju potrebne nivoe usluga i šemu merenja učinka. Oni bi trebalo biti uključeni kao raspored ili rasporedi ugovora. Zahtevi za performasnu koji su zajednički za većinu ugovora za radove, robu i usluge su:

a. vremeb. Beneficije/troškovic. kvalitet (primenjen u širokom smislu)

a. Rokovi

Skoro svi ugovori određuju vreme (ili vremena) u kojem se očekuje da će ekonomski operateri da izvrše svoje obaveze po ugovoru, bez

obzira na to da li se te obaveze odnose na završetak radova, isporuku robe ili izvršenje usluga. Za manje ugovore, naročito one koji imaju kratak životni vek, ovaj ugovorni rok i uspeh ili neuspeh ekonomskog operatera da ispoštuju rok može biti dovoljan za merenje učinka ugovora, ali u pogledu većih ugovora, a naročito onih koji imaju duži životni vek, važno je imati precizno sredstvo za praćenje napretka ka postizanju konačnog roka. To bi bio slučaj, na primer, za ugovore o radovima (osim vrlo malih radova), ugovor za robu koji uključuje više od jedne isporuke ili dug period isporuke, ili ugovor za usluge koje treba obezbediti u fazama.

b. Beneficije/Troškovi

Dok skoro svi ugovori određuju vreme do kojeg ekonomski operateri treba da ispune svoje obaveze, izvesno je da oni svi ukazuju na cenu koju EO treba da isplati.Cena može da se podešava ili može biti predmet podešavanja pod definisanim uslovima. Cena koju je ekonomski operater islatio predstavlja trošak ugovornog autoriteta.Kada je cena koja se plaća ekonomskom operateru predmet prilagođavanja, od suštinskog je značaja za ugovornog autoriteta da uporedi aktuelne troškove naspram budžeta.

Za male ugovore ovo nadgledanje se može sastojati od jednostavnog poređenja između ugovorne cene i i konačno isplaćenog iznosa ekonomskom operateru. Za složenije ugovore, naročito dugog životnog veka ili onih koji pružaju mogućnost prilagođavanja, ugovorni autoritet će nadgledati troškove tokom perioda ugovora (i možda, u slučaju radova ili mašina tokom operativnog života gotovog proizvoda), kako bi se predvidelo svako prekoračenje budžeta i preduzele popravne mere. On će takože želeti da proveri da li dobijene beneficije dobro odgovaraju nastalim troškovima – drugim rečima, da dobije dobru vrednost za uloženi novac.

c. Kvalitet (primenjen u širem smislu)

Predmet "dobre vrednosti za novac" je usko povezan sa predmetom kvaliteta. Ugovorni autoritet treba da potvrdi da krajnji proizvod proizilazi iz ugovora (bez obzira da li su roba, radovi ili usluge) ispunjava očekivanja. Ugovorni autoritet će želeti da se osigura da on nije imao nedostataka kada je primljen od strane ekonomskog operatera, i to će učiniti putem sredstava inspekcije, postupaka testiranja ili pregleda koji su navedeni u ugovoru. Ugovorni autoritet će takođe želeti da proveri da je proizvod i dalje upotrebljiv za potrebni životni vek za normalno održavanje, i da on nastavlja da zadovoljava kriterijume učinka.

Na taj način, u vezi sa novom bolnicom UA:

Će želeti da ima evidenciju da bi se pokazalo da su zahtevani testovi i inspekcije pravilno sprovedeni tokom izgradnje i nakon završetka

Će želeti da prati obim i osigura pravilno izvršenje popravnih radova od strane ekonomskog operatera tokom garantnog roka

On će želeti da prati troškove popravke naspram budžeta u periodu, od recimo 10 godina nakon garantnog roka

On će želeti da prati potrošnju energije i vode Trebalo bi da traži povratnu informaciju osoblja u redovnim

intervalima da se utvrdi da li funkiconalnost zadovoljava njihove potrebe

On bi takođe trebao da ispituje pacijente da bi se utvrdilo da li su zadovoljni. Na primer, starije ili osobe sa invaliditetom mogu da primete previše udaljenosti po kojima oni morajuda hodaju u bolnici. Oni mogu biti nezadovoljni brojem mesta na raspolaganju u čekaonicama ili sa dostupnosti toaleta.

Vežba 1Upravljanje ugovorom

U modulu smo definisali upravljanje ugovorom kao jedan od četiri teksta u nastavku. Da li se sećate koji je to tekst? Ovde smo se pokazali dosta veštim: postoje elementi odgovarajućeg pristupa u svim definicijama, ali jedna je najpogodnija.

1. Da blisko sarađujete sa osobama ekonomskog operatera kako bi se osiguralo da se oni drže reči iz ugovora i zadovoljavaju potrebe ugovornog autoriteta, prilikom davanja što je manje moguće kako bi se osiguralo da se nabavka vrši na najniži ukupni trošak.

2. Da održavaš ekonomskog operatera srećnim, da bi se osiguralo da oni završavaju nabavku na vreme i unutar budžeta.

3. Koraci koji omogućavaju ugovornom autoritetu i ekonomskom operateru da ispune svoje obaveze u okviru ugovora, da bi se ispunili zahteveni ciljevi iz ugovora.

4. Koraci koji se odnose na organizovanje isporuke ugovora nakon što su dokumenti potpisani od obe strane, tako da ekonomski operater može da isporuči robu i tražene usluge.

Odgovor 1Upravljanje ugovorom

1. Koraci koji omogućavaju ugovornom autoritetu i ekonomskom operateru da ispune svoje obaveze u okviru ugovora, da bi se ispunili zahteveni ciljevi iz ugovora.

Vežba 2Rešavanje sporova

Popunite dijagram u nastavku identifikovanjem svakog od različitih vrsta postupaka za rešavanje sporova: (Arbitraža , parnica, posredovanje, pregovori, presuda, pomirenje)

Opis VrstaFormalni proces, privatni i obavezujući u kojem se sporovi rešavaju odlukom određene treće strane.Privatan i strukturiran oblik pregovora uz pomoć trećeg lica, koji prvobitno nije obavezujući, ali treća strana može dati preporuku o ishodu.Naječši oblik rešavnja sporova, gde same stranke pokušavaju da reše spor.Formalni proces kojim se zahtevi sprovode preko građanskih sudova i sprovode u javnosti. Presude su obavezujuće za stranke koje imaju pravo na žalbu.Ekspertu je naloženo da donese odluku o tehničkom pitanju – prvenstveno se koristilo u Velikoj Britaniji za građevinske sporove, kao što je navedeno u zakonu iz 1996 o stambenim donacijama, građevinarstvu i restauracijama, gde su odluke obavezujuće za stranke barem na privremenoj osnovi – odnosno, do daljeg priziva postupkaPrivatan i strukturiran oblik pregovora uz pomoć trećeg lica, ali treća strana može dati preporuku o ishodu.

Odovor 2Rešavanje sporova

Opis VrstaFormalni proces, privatni i obavezujući u kojem se sporovi rešavaju odlukom određene treće strane.

Arbitraža

Privatni i strukturirani oblik pregovora uz asistenciju trećeg lica. Ako se postigne rešenje, može postati pravno obavezujući ugovor.

Posredovanje

Naječši oblik rešavnja sporova, gde same stranke pokušavaju da reše spor.

Pregovaranje

Formalni proces kojim se zahtevi sprovode preko građanskih sudova i sprovode u javnosti. Presude su obavezujuće za stranke koje imaju pravo na žalbu.

Parnica

Ekspertu je naloženo da donese odluku o tehničkom pitanju – prvenstveno se koristilo u Velikoj Britaniji za građevinske sporove, kao što je navedeno u zakonu iz 1996 o stambenim donacijama, građevinarstvu i restauracijama, gde su odluke obavezujuće za starnke barem na privremenoj osnovi – odnosno, do daljeg priziva postupka

Presuda

Privatan i strukturiran oblik pregovora uz pomoć trećeg lica, koji prvobitno nije obavezujući, ali treća strana može dati preporuku o ishodu.

Pomirenje