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Código: GDE – GD – FR – 09 V.03 28-01-2019
Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13 - 49 Int. 201
PBX 57 + (1) 3282121 Bogotá D.C. Colombia
http://www.supernotariado.gov.co [email protected]
CIRCULAR No.
Alcance a la circular 391 del 24 de junio de 2021
FECHA: 15 de julio de 2021
PARA: Registradores de Instrumentos Públicos y Directores Regionales.
DE: La Superintendente de Notariado y Registro
ASUNTO: Alcance a la circular para el diligenciamiento del formulario en línea por medio del cual los Registradores o quienes hagan sus veces, realizarán el cargue de un registro fotográfico del estado físico de las áreas de las ORIP.
En ejercicio de la función de orientación establecida en el numeral 19 del artículo 13 del Decreto 2723 de 2014, se da alcance a la Circular 391 de 2021, en el sentido de cargar a los formularios el registro fotográfico que evidencie el estado actual de las instalaciones de cada ORIP.
Para el cumplimiento de dicho cometido, el Registrador o quien haga sus veces, deberá diligenciar el formulario de “Caracterización de ORIP - Módulo Fotográfico”, y anexar el registro fotográfico a COLOR, en el enlace descrito a continuación:
MÓDULO LINK DE ACCESO
Registro Fotográfico https://forms.office.com/r/9PJKt2x41H
Es importante señalar que antes del diligenciamiento del formulario, será necesario tomar el registro fotográfico de las siguientes áreas:
• Fachada de la ORIP
• Salón de Usuarios
• Área De Ventanillas
• Despacho del Registrador
• Área Administrativa
• Área Jurídica
• Línea De Producción
• Áreas Comunes
• Archivo
• Antiguo Sistema
• Centro De Computo
• Planta Eléctrica Y/O UPS
• Aires Acondicionados
• Baños de los Funcionarios
• Baños de los Usuarios
• Cafetería y/o Cocina
• Pisos, Paredes y Techos
• Ventanas Y Ornamentación
• Zonas Verdes
• Accesos (Rampas y Escaleras)
Para lograr la correcta visualización de las imágenes es menester que las fotografías sean tomadas con buena resolución y guardadas formato JPG. A su vez, a efectos de tener un archivo consolidado por ORIP se requiere que cada una de las imágenes a cargar sean “nombradas” de acuerdo con el siguiente formato:
[Nombre ORIP] – [Área o lugar] – [Número de la fotografía]
Ejemplo: Abejorral-áreas Comunes-1.jpg
Código: GDE – GD – FR – 09 V.03 28-01-2019
Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13 - 49 Int. 201
PBX 57 + (1) 3282121 Bogotá D.C. Colombia
http://www.supernotariado.gov.co [email protected]
Por último, se hace necesario que el cargue del registro fotográfico de la ORIP se realice a más tardar el día viernes 30 de julio del año en curso, para lo cual se reitera que deber le compete a todos los Registradores de las Oficinas de Registro del País.
Cordialmente,
GOETHNY FERNANDA GARCÍA FLÓREZ Superintendente de Notariado y Registro
Revisó: Shirley Paola Villarejo Pulido – Jefe Oficina Asesora Jurídica Vo. Bo. Ernesto de Jesús Cáliz Martínez – Director Técnico de Registro Proyectó: Gabriel Hurtado Arias – DTR Luis Alexander Velásquez – DTR Cristian Felipe Romero – DTR Anexo: Guía de diligenciamiento formulario registro fotográfico ORIP
Código de Formato: DE-SOGI-PR-03-FR-06 Versión: 1.0 Fecha de Elaboración: 12-03-2021
GUIA DE USUARIO
DILIGENCIAMIENTO DE FORMULARIO DE CARACTERIZACIÓN DE ORIP
MÓDULO FOTOGRÁFICO V1.0
SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
Código: Versión: Fecha:
Código de Formato: DE-SOGI-PR-03-FR-06 Versión: 1.0 Fecha de Elaboración: 12-03-2021
EQUIPO DIRECTIVO:
GOETHNY FERNANDA GARCÍA FLÓREZ SUPERINTENDENTE DE NOTARIADO Y REGISTRO
República de Colombia
Ministerio de Justicia y del Derecho
Superintendencia de Notariado y Registro
Código de Formato: DE-SOGI-PR-03-FR-06 Versión: 01 Fecha de Elaboración: 12-03-2021
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CONTENIDO
INTRODUCCIÓN……………………………………………………………………………………..4
ALCANCE……………………………………………………………………………….……………..4
DESCRIPCIÓN DE LA GUIA…………………………………………………………….………….4
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INTRODUCCIÓN
Con el avance en las tecnologías de la información y las comunicaciones, la
Superintendencia de Notariado y Registro ha diseñado un formulario en línea con el
objeto realizar el cargue de un registro fotográfico del estado de las áreas de las ORIP.
ALCANCE
Para la estrategia de levantamiento de información, se plantea el diligenciamiento de un
(1) formulario de carácter fotográfico de acuerdo con el estado y la operatividad de las
Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos.
Lo anterior, con el propósito de obtener fotografías verídicas y actualizadas para adoptar
las medidas pertinentes conforme con el estado de las ORIP.
DESCRIPCIÓN DE LA GUIA
En relación con la circular, el Registrador o quien haga sus veces, deberá diligenciar el
formulario de “Caracterización de ORIP - Módulo Fotográfico”, y anexar el registro
fotográfico a COLOR, en el enlace descrito a continuación:
MODULO LINK DE ACCESO
Módulo Fotográfico https://forms.office.com/r/9PJKt2x41H
Para iniciar con el diligenciamiento del formulario, dar clic sobre el link que lo direccionará
de forma automática o en su defecto por favor copiar y pegar en cualquier navegador.
Cabe anotar que, es necesario contar con el correo institucional abierto, durante el
diligenciamiento del formulario, ya que se tiene parametrizada esta opción de validación
a través del Registrador o la persona que designe.
Se sugiere identificar las áreas solicitadas en la circular con el propósito de efectuar una
toma fotografía de manera anticipada al diligenciamiento del formulario, con buena
calidad y finalmente, renombrar cada una de las imágenes con el siguiente formato:
[Nombre ORIP] – [Área o lugar] – [Número de la fotografía]
Ejemplo: Abejorral- Fachada de la ORIP.jpg
Código de Formato: DE-SOGI-PR-03-FR-06 Versión: 01 Fecha de Elaboración: 12-03-2021
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A continuación, se describe el paso a paso
Módulo Fotográfico https://forms.office.com/r/9PJKt2x41H
1. Una vez ingrese al formulario direccionado en el link, se visualiza siguiente imagen.
Es importante tener en cuenta el (*) Obligatorio, es decir estas preguntas no son optativas.
2. En la primera sección debe diligenciar nombre del responsable de la información
reportada, fecha de diligenciamiento y seleccionar la regional a la cual pertenece la
ORIP, luego dar clic en botón siguiente para pasar a la segunda sección.
Código de Formato: DE-SOGI-PR-03-FR-06 Versión: 01 Fecha de Elaboración: 12-03-2021
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3. En la segunda sección debe seleccionar la ORIP, de acuerdo con la regional
seleccionada.
4. En la tercera sección debe seleccionar si la ORIP es principal o seccional y digitar el
código del circulo registral.
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5. La cuarta sección contiene la información relacionada con el cargue del registro
fotográfico dependiendo el área o lugar que se indique en la pregunta.
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6. Para cargar las fotografías debe seleccionar la opción “Carga archivo”
y automáticamente lo direcciona al archivo de su equipo en donde
podrá buscar la ruta y adjuntar las imágenes que correspondan a la pregunta.
Puede cargar máximo 10 imágenes por pregunta.
7. Al finalizar el formulario debe salir el siguiente mensaje, el cual garantiza que la
información fue enviada de manera exitosa.
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VERSIÓN DE CAMBIOS
Código: Versión: Fecha: Motivo de la actualización:
1.0 12-03-2021 Guía de usuario – Diligenciamiento de formularios de caracterización de ORIP
ELABORACIÓN Y APROBACIÓN
ELABORÓ APROBÓ Vo.Bo Oficina Asesora
de Planeación
Fecha: 16-07-2021 Cristian Felipe Romero Mora Luis Alexander Velásquez I.
Fecha:
Fecha: