ARBITRATION WITHIN THE COURT OF INTERNATIONAL COMMERCIAL ARBITRATION ATTACHED TO THE NATIONAL CHAMBER OF COMMERCE AND INDUSTRY OF ROMANIA

Conference notes1

Cristiana I. STOICA, Ph.D.

I. General considerations about the institutional arbitration of the Court of International Commercial Arbitration attached to the National Chamber of Commerce and Industry of Romania

A. Organization

B. Arbitrability of disputes

C. Arbitration Agreement

 

Bibliography:

Arbitration Codex  (English version),  published by the Court of  International  Commercial  Arbitration, 2013

Court of Arbitration website: www.arbitration.ccir.ro/engleza

• Rules of Arbitration 2013 (Rules 2013)

• Rules on the Organisation and Operation of the Court of International Commercial Arbitration attached to the Chamber of Commerce and Industry of Romania-2013(Chart 2013)

• Law no.335 of December 3rd, 2007-Chambers of Commerce(Law 335)

New Civil Procedure Code (New Code)

• Book IV, Titles I(General Provisions), II(Arbitration Agreement), VII (Institutional Arbitration)

• Book VII, Title IV (International Arbitration and the Effects of Foreign International Awards)

A. Organization

1 The present Conference Notes represent the personal document belonging to the author Cristiana I. Stoica which will serve exclusively for the preparation of the examination of the Master classes on International Arbitration –Law Faculty, University of Bucharest. The use of this document for other purposes is allowed only with the express agreement of the author.

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Introduction: Institutional arbitration in Romania-historical considerations

The voluntary arbitration was for the first time introduced in Book IV of the Romanian Civil Procedure Code (“the Code”) enacted in September 9, 1865

Institutional arbitration was not provided by this law (only ad-hoc arbitration)

In 1925, Romania became party to Geneva Protocol on Arbitration Clauses 1923 and in 1931 ratified Geneva Convention on the Execution of Foreign Arbitral Awards 1927

During the communist regime, the Code was subsequently modified in 1948, in 1958, and in 1979; Book IV was never abolished. 

Few important achievements in the field of arbitration:

the   establishment   in   1954   of   the   Bucharest   Commission   for   Arbitration competent   to   solve   disputes   between   the   CMEA   states   in   the   form   of compulsory arbitration, where any form of voluntary arbitration was excluded; the Commission applied its own rules of arbitration, not the provisions of Book IV

In conformity with its rules, the Commission was called to solve international commercial disputes between a Romanian state owned legal entity and foreign legal entities or individuals, or between foreign parties, in the form of voluntary arbitration, which was included after the establishment of the Commission 

Notoriety of law specialists of the time acting as arbitrators was transferred to the institution

UNCITRAL Rules (1976) and UNCITRAL Model-Law (1985) were ignored during the   communist   regime,   and   therefore,   were   not   introduced   within   the Romanian arbitral legislation, despite the efforts of the law doctrine to absorb them in the domestic law

after 1990   , UNCITRAL arbitration ruling served as the main source of inspiration for the drafting of the new Book IV of the Civil Procedure Code adopted in 1993

institutional  arbitration  was  not  provided  by   the   former  procedural   code  of 1993

The chambers of commerce were re-instituted by Decree no.139/1990 and by Government Decision no.799/1990; the former Commission for Arbitration was transformed into the International Court of Arbitration attached to the National Chamber, leading the international arbitration activity in Romania

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the New Civil Procedure Code (“the New Code”), known as Law no.134/2010, entered into force on February 15, 2013

The New Code – Law 134/2010 provides for the arbitration, in general, in Book IV, Titles I to VII, setting forth rules applying to any form of voluntary arbitration (domestic and  international,   institutional  and ad-hoc,  substantive  law and  ex equo et bonum), except for the compulsory arbitration, which is set forth by the law or by an international agreement. 

Institutional arbitration is for the first time provided, in a special section - Title    VII of Book IV, of the New Code

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1. The Rules regarding the Organization of Institutional Arbitration

i. Arbitration is the recognized as an expression of the  free access to justice reflected in the article 21 of the Romanian fundamental law regarding the free access to justice and the right to a fair trial right to a fair trial

ii. Definition of the institutional arbitration-international concept

An institutional arbitration is defined by the existence of an organization linking the arbitrators and the parties, in conformity with their arbitration agreement, the objective of which is to administrate arbitration proceedings

iii. Regulation of institutional arbitration by the New Code; the essence of the regulation   

There   are   only   a   few   articles   providing   specifically   on   institutional   arbitration   which   are embodied by Title VII of Book IV and this is for the first time since the code was in force 

The newly introduced provisions characterize this form of arbitration as a third level type of ruling, an alternative to ad-hoc arbitration

The essence of the concept of  “administrated arbitration” (institutional arbitration) is included in Article 545 from the section “General provisions” and in Article 616 (1) of the Book IV:  

o The institutional arbitration is of a  private nature, enjoying of a  permanent character and independent  towards the ordinary jurisdiction, being selected and organized based on the written agreement of the parties in dispute

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(Article 616 (1))-Definition of institutional arbitration

“Institutional arbitration is that form of arbitration that is constituted and functions permanently attached to an organization or a domestic or international institution or as an autonomous non-governmental organization of public interest, pursuant to the law, based on its rules that are applicable to all the disputes that are brought in front of it for settlement under an arbitration agreement. The activity of the arbitral institution shall not have an economic character and shall not seek profit”

Independence of the arbitral institution is fundamental:   If   an   arbitral   institution   is   not independent,   neither   the   arbitrators   are   independent.     The   autonomous   character   of   the institutional arbitration in relation to the institution or the organization that established it  is reflected in Article 616 (2) of the New Code

Article 619(1) of the New Code: the arbitration rules applying to the institutional arbitration are adopted  by   its   governing  body   in   conformity  with   its  own norms   regarding   its  operational activity comprised in its act of establishment

The parties are entitled to opt not only for arbitration, but also for a specific modality as to the organization  of   their  arbitration-   in   conformity  with  lex voluntatis  principle;   the  New Code provides   that   the parties may choose the arbitral   institution by  their  arbitration agreement (Article 617(1))

Article 541 stipulates that the rules adopted (by the parties or) by the arbitral institution may derogate from the general procedural law, provided they do not violate the public order and the mandatory law provisions

The choice of a particular institutional arbitration referred to in the arbitration agreement, has the significance of the choice of the parties to apply the rules of that institution and any derogation from this principle is considered null and void by the New Code.  However, the governing body of   the arbitral   institution may decide  to  also apply-  either effectively  or  by analogy- the rules of the parties (lex voluntatis), depending of the circumstances of the case and of the content of the parties’ rules (Article 619(2)). If the parties do not provide otherwise, then the rules of the institutional  arbitration in force when the arbitral  claim was filed will  apply (Article 619(3))

In case of any discrepancies between the arbitration agreement and the rules of the institution to arbitrate, the arbitration agreement will prevail (Article 617 (2)), giving expression to the lex voluntatis principle. 

However, to the extent that the arbitral institution gives priority to its own rules towards the rules of the parties, then lex voluntatis principle will be of a subsidiary application

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2. The Chamber Court System of Institutional Arbitration: Law no. 335 of December 3rd, 2007

The   Arbitration   Court   is   reorganised   as   a   permanent   non-corporate   arbitration   institution attached  to   the  Chamber  of  Commerce  and  Industry  of  Romania,   for   the  administration of international and domestic arbitration.

The   chamber   system   comprises   the   chambers   of   the   41   counties,   as   territorial   chambers (“camere judetene”), the Bucharest Chamber, the National Chamber and the bilateral chambers. In accordance with Law 335, the chambers are enjoying of autonomy and are of public utility, acting as non-profit and non-governmental legal entities.

The National Chamber (“Camera de Comert si Industrie a Romaniei”) is considered by law to be the legal successor of the former national chamber established by the Decree-law no.139/1990, and leads the entire commercial arbitration system through the intermediate of the Court of Arbitration   attached   to   this   Chamber   (“the   International   Court   of   Arbitration   attached   to Chamber of Commerce of Romania”)

The  arbitration  activity  of   territorial   chambers   is   coordinated  by   the   International  Court  of Arbitration and is performed in conformity with the New Code, with their own operating rules and with the Rules for Arbitration Procedure of the Court (currently, the Rules 2013).   In their arbitral activity, the territorial chambers adopted the Court Rules 2013, as their own ruling 

Apart from the commercial chamber system, arbitral proceedings are also organized in specific economic sectors for solving disputes arising e.g.,  from insurance and reinsurance contracts, from contracts related to the capital markets activities or in connection with the activity of the expert accountants and of the accountants. The specific rules for arbitration adopted by such special arbitral institutions in fact almost entirely absorbed the provisions on ad hoc arbitration of Book IV of the Romanian civil procedural law

3. The Organisation of the Court of International Commercial Arbitration: the Chart

To give  effect   to   the  principle   stated by  Article  616(2)  of   the  New Code  regarding   the   full separation between the institutional arbitration activity on a side and the functioning of the organization which  created the Court   (the  National  Chamber),  on the other  side,   the Court issued its own organizational chart - the Rules on the Organization and Operation of the Court of International Commercial Arbitration attached to the Chamber of Commerce and Industry of Romania (“the Chart”)

In   conformity  with   the  Regulation  on   the  Organization  and   the  Operation  of   the  Court  of International Commercial  Arbitration attached to the Chamber of Commerce and Industry of Romania,   the  Court  provides   the   following  services:  arbitration,   consultancy  on procedures, 

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studies and research in the field of arbitration, co-operation with the arbitration commissions within the system of Chambers of Commerce and Industry in Romania

the Court organizes institutional arbitration -and ad-hoc arbitration, applying its own procedure-the Rules of Arbitration Procedure of the Court of Arbitration (“the Rules 2013”or “the Court Rules”) , the Civil Procedure Code rules-Book IV, if not conflicting with its own rules and the European Convention on  international  commercial  arbitration signed at  Geneva on April  21, 1961

The Chart (Article 3) stipulates that nominating the Court as institutional arbitration in the arbitration agreement means full submission to its rules (the Rules 2013). This provision is identical with the general principle stated by the New Code in Article 619(2)

The Court organizational structure is under the decisional power of the President of the National Chamber and of the Governing Board of this later

• The Governing Board of the National Chamber has the power to dismiss the members of the Court Board

The Chart specifies that the National Chamber should not interfere in the arbitration dispute or influence in any manner the course of arbitration, which is consistent with the New Code principle  stated  in  Article 616(2)  on the full  autonomy of   institutional  arbitration courts towards the institution which has established the arbitration court

According to its Rules of Arbitration 2013, the Court settles, in accordance with the law or ex aequo et bono,  international disputes, under the arbitration agreement concluded by the parties to the contract. The Arbitration Court also settles domestic disputes.

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B. Arbitrability of disputes

a. Definition:

• specific classes of disputes are barred from arbitration because of national  legislation or judicial authority

• Definition   resulting   from   NY   Convention   58:   article   II(1);”subject   matter   capable   of settlement  by  arbitration”;  article  V(2):   “subject  matter   is  not  capable  of  settlement  by arbitration under the law of the country of enforcement”/enforcement

• Important in international arbitration-in connection with enforceability of arbitral awards

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b. Separability /Autonomy of arbitration agreement: 

• Arbitration clause/agreement-separated by the rest of the contract; full independence

• Invalidation of main contract does not invalidate the arbitration clause/agreement attached to the main contract; 

• Separate reasons for invalidation of an arbitral agreement apply (prescribed by the rules of the arbitral institution); 

• General attack of the main contract is for the arbitrators.

c. Competence-competence principle: the arbitrators decide if they are not competent to deal with the substantive law of the arbitration (and not the court)

• The limitations imposed by local jurisdiction (place of arbitration and place of enforcement)

Pre-award criteria  and post-award criteria   for  determining the applicable   law related to arbitrability

Verification of the domestic law of the place of arbitration-pre-award/arbitrators

Verification of the domestic law of the place of enforcement-post ward/court of law

Lex voluntatis/vs. national laws/conflict of law analysis-pre-award exercise

Parties may exclude by their agreement the subject matters from arbitration 

National   law provides   about   the   limitations   imposed   to  arbitration/despite   the  express agreement of the parties to defer to arbitration a specific subject matter or if the parties did not

Arbitrators determine the law of the contract which contains the limitations to arbitration

National law/Substantive rules on objective arbitrability (differs from state to state)

Which types of disputes are the exclusive domain of national courts

Which disputes can be decided in arbitration

Gradual enlargement of the scope of arbitration in many jurisdictions

Antitrust, competition, insolvency, IP, labour, civil status and family disputes-excepted from arbitration

Post-award exercise/enforceability:

NC C 58-not capable of settlement by arbitration by the law of the place of enforcement; recognition/enforcement of the award would be contrary to public policy

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i. Effects of non-arbitrability: 

I. Arbitral award declared null  and void/challenged (as per the law applying to the subject matter)

II. Courts apply ex officio the national law regarding the enforceability/recognition-reject/non-arbitrability

i. If the party opposing to recognition/enforcement invokes that the subject matter dealt with  in   the  arbitral  award  is  not  arbitrable  under   the   foreign   law applicable   to   the arbitration agreement, the recognition and enforcement of the arbitral award can be refused provided that the opposing party can prove that the dispute is non-arbitrable under the foreign applicable law of the arbitration agreement

New Code:

the provisions of Article 1111 are similar with the international standards regarding the concept of arbitrability

o depending of the nature of the rights in dispute, subject matters are, in general, “arbitrable” when they  refer   to  commercial   freely  disposable  private  rights  arising   from a  defined  legal relationship between the parties.

o the law of the place of arbitration should not give the matter in dispute under the exclusive competence of the ordinary court belonging to the jurisdiction where the arbitral tribunal is located

o Article   1111(2))   stipulates   that   the   arbitral   award   issued   in   violation   with   the   exclusive competence   of   the   ordinary   courts   is   not   enforceable   in   the   state  where   the   arbitration institution  is   located and  that   the  state  entities  or   the  organisations  being  under   the  state control can enter into arbitration agreements

the provisions of Article 1111 are similar with the international standards regarding the concept of arbitrability

o The New Code (Article 1112(2)) stipulates that the law governing the substance of an arbitral agreement can be determined among the following laws: lex voluntatis, the law governing the dispute,   the   law   governing   the   agreement   which   contains   the   arbitration   clause   or   the Romanian   law.  The  provisions  are  different   from the   international   treaties  on   international arbitration to which Romanian  is  party:  New York Convention 1958 and Geneva Convention 1961

o If the Romanian law applies, there should be considered as well the provisions of articles 550 and 551 of the New Code regarding the compromissory clause and the compromise

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o the   invalidity  of   the   arbitration   agreement  does  not   entail   the   automatic   invalidity   of   the arbitration agreement. Similarly,  the “competence-competence” principle,  founds its place in the national arbitration proceedings law (Article 1118), on the condition that, when a matter of non-competence of the court of arbitration is to be addressed, this should be expressed in the form of a preliminary defense and must be raised prior to any substantive defense (‘in limine litis”), as it is stipulated by the New Code in Article 1118(3)

o the arbitration tribunal  shall  apply the substantive  law established by the parties and  if   the parties have failed to provide it in the arbitration agreement, then the court will apply the law that   it  deems  appropriate,   “taking   into  account   the  practices  and  the   rules  of  professional conduct” (Article 1119(1)).

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C. The Arbitration Agreement

International standards

• Arising from the mutual consent of the  parties

• The parties must enjoy of legal capacity to enter into an arbitration agreement

• The agreement must be in writing

• It must arise from a defined legal relationship-either contractual or non-contractual

• The subject matter must be arbitrable(referring to economic or disposable private rights)

• UNICTRAL Model Law-article 7.1-An agreement by the parties to submit to arbitration all or certain disputes which have arisen or which may arise between them in respect of a defined relationship, whether contractual or not

• NY C 58-article II.1-Each Contracting State shall  recognize an agreement in writing under which the parties undertake to submit to arbitration all or any differences which have arisen or which arise between them in respect of a defined legal relationship whether contractual or not concerning subject matter capable of settlement by arbitration

• In order to determine the enforcement of the arbitration agreement, we need to look at the requirements laid down by the applicable law

• The applicable law to the arbitration agreement=the law governing the formation, validity, enforcement   and   termination   of   the   arbitration   agreement   (lex   voluntatis/the   contract law/the law of the place of arbitration)

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New Code: Title II

Written form/authenticated form 

The   validity   of   the   arbitration   agreement   relies   on   its   compulsory   written   form   (ad validitatem), by written document, by telegram, telex, facsimile, electronic mail or by any means of communication which may be evidenced by text (Article 1112(1)) , and on grounds of substantive law provided by the arbitration agreement.

Arbitration agreement/arbitration clause

• Reference to the institutional arbitration should be express

• Autonomy of the compromissory clause

• Full applicability of the compromissory clause in case of doubtful meaning

Institutional arbitration: simple reference to institutional arbitration means choice of its rules regarding appointing of arbitrators 

Exclusion of court of law competence

Verification of its own competence by the court when the dispute was deferred in front of this one in particular circumstances

The refusal to arbitrate (Article 621) expressed by an institutional arbitration does not affect the life of an arbitration agreement and the dispute shall be solved in conformity with the general rules of proceedings set forth by Book IV, Titles IV for ad-hoc arbitration. This does not mean the refusal of the arbitration by the arbitrators, but it is possible to have a refusal coming from the institution, e.g., in accepting the arbitral requests, as long as the arbitral taxes are not duly paid by the parties .

Rules 2013:

The arbitration clause included as annex to the Rules 2013-

“Any dispute under or related to this agreement, including with respect to the execution, performance or termination hereof, shall be settled by means of arbitration, by the Court of International Commercial Arbitration attached to the Chamber of Commerce and Industry of Romania, in compliance with the Rules of arbitration procedure of the Court of International Commercial Arbitration, in force, published in the Official Monitor of Romania, Part. I”

The submission to an arbitration to take place in front of the Court has as immediate effect the full acceptance of the Court Rules, with no other exceptions

The philosophy of the Court Rules is to base any arbitration in front of the Court on the exclusive ruling  of   this   institution,   in   the   sense   that   the  parties,   in   their   contract,   should   submit  lex

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voluntatis to a limitation in choosing their arbitrators and in deciding over the procedural rules to apply to their arbitration. 

This limitation results as well from Article 619(2) of the New Code , which stipulates that “by designating of a certain arbitral institution as competent to resolve a specific dispute or a type of disputes, the parties automatically agree to apply the procedural rules of that institution”. 

This specific limitation provided by the Rules 2013 and the New Code excludes as well the application of other important rules contained in the New Code:

o i) the prevalence of the arbitration agreement in case of conflict with the procedural rules of an institutional arbitration organisation (Article 617/2); 

o ii)the   exceptional   application   of   the   rules   of   the   institutional   arbitration   organisation referred by the arbitration agreement, when the parties did not provide their own rules for arbitration (Article 619/3); and 

o iii)   the   exceptional   application   of   the   parties’   own   rules,   in   conformity   with   the circumstances of a particular case, when an arbitration institution may give effect to the parties’ option for their own rules (Article 619(2), second sentence).

Therefore, the submission to an arbitration to take place in front of the Court has as immediate effect the full acceptance of the Court Rules, with no other exceptions. 

Comments

In order to determine the enforcement of the arbitration agreement, we need to look at the requirements laid down by the applicable law.

If  the applicable  law is one of the modern arbitration laws based upon the Model  Law, the parties will  not need to sign a new agreement later,  and the arbitration clause may set the arbitration proceedings in motion.

If, contrary, the applicable law requires that a submission agreement be signed even if there is a previous arbitration clause, it is necessary to see what the requirements for this new agreement are and how it can be executed in case one of the parties refuses to cooperate.

11

II. The Arbitral Tribunal

A. The arbitrators. The appointment of arbitrators. The act of acceptance. Incidents

B. The set-up of the arbitral tribunal

C. The term of arbitration

D. The place and the language of the arbitration

Bibliography:

Arbitration Codex  (English version),  published by the Court of  International  Commercial  Arbitration, 2013 

 Court of Arbitration website: www.arbitration.ccir.ro/engleza

• Rules 2013 - Chapter III; Chapter IV, Section 4, 5, 7; Chapter VI 

New Code:

• Book IV, Title III and Title VII

 NY Convention 58

UNCITRAL Model Law

12

A. The arbitrators. The appointment of arbitrators. The act of acceptance. Incidents

International standards

Appointment and nomination

• Freedom of contract principle/lex voluntatis-in choosing the arbitrators or in providing the means by which arbitrators are chosen

• It is exceptional the limitation of the parties by an arbitral institution concerning the choice of the arbitrators

• Arbitrators –sole arbitrator or three arbitrators

• Equality of the parties principle appliance in nominating an arbitrator by each of the parties in dispute

• General practice: appointment by name after the dispute arises

• Defining the method of appointment and nomination by agreement

• Appointing authority/established by the parties/appointment by an arbitral institution

• Party-appointed arbitrator must be independent and impartial

• Parties have to cooperate in the appointment of arbitrators process

• Criteria for selecting the arbitrators (by an institution or an appointing authority)

• Court interventions

The arbitrators’ qualification

• Capacity to evaluate the facts and the law in the subject matter in dispute

• Good expertise and relevant experience in conducting and administrating the dispute into a fair award for both parties, in particular for the losing one

• Natural person, chosen by the parties, based on a specific qualifications which the parties may agree upon

• Nationality does not represent a condition for appointment

• Adequate working knowledge of the language of arbitration

• Independence of the arbitrators

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o Neutrality and impartiality-towards the parties and among arbitrators

o Duty to disclose

 Challenge of arbitrators

• Avoidance of challenge

• Challenge to be brought in good faith

• Challenge procedures

o The law applicable to the arbitration  

o Authority to decide on the challenge

Arbitral tribunal

Grounds of challenge

Timing of challenge

• Effects of the challenge regarding the continuation of the arbitration

Replacement of arbitrators

• Consent of the parties to dismissal/replacement

• Resignation and replacement

• Replacement following to challenge

• Non-replacement 

Duties of the arbitrators

• Fulfilment of tasks during the entire procedure 

• Conduct of arbitration with impartiality

• Treatment of the parties based on an equal treatment

• Communications and contacts-between arbitrators and with the parties

• Deliberation before the issuance of the award

• Confidentiality 

• Dissenting opinion motivated

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• Good behaviour towards the arbitral institution

New Code-Ad-hoc arbitration and International Arbitration

General procedural rules on incompatibility, challenge, replacement and liability of arbitrators (articles 562-565)

o Apart   from cases  of   incompatibility  provided thereof   for   judges,  arbitrators  may be declared incompatible in specific situations

o Challenge  has   to   be   requested  within   10  days   since   the   reason   for   challenge  was acknowledged

Challenge is decided by hearing minute not subject to recourse

All the provisions regarding the challenge of judges procedure are applicable

o Replacement operates in all the cases when the arbitrator has an impediment to fulfil its mission (challenge, resignation, revocation, abstention, death, others)

Article 1113(1) - the parties enjoy the right to appoint, to dismiss or to replace the arbitrators, in conformity with their arbitration agreement, or if not specified therein, after their contract in dispute is concluded, they may decide also by a particular ruling on this matter.

If no agreement on the matter is reached, the parties may request the ordinary competent court (the tribunal of the jurisdiction where the place of arbitration is located) to decide upon, which will apply by analogy the provisions of Book IV of the New Code.

the parties should be sure that the provisions of their arbitration agreement on appointing the arbitrators are in accordance with the New Code

the parties may provide within their rules of arbitration some specific situations which conduct to the challenge of an arbitrator (Article 1113 (1) and (2)) and which should be compatible with the rules of the chosen arbitral institution

an arbitrator  can be  challenged  if  he  does  not  enjoy  of   the  relevant  professional  expertise established  by   the  parties  or  when   the   impartiality   and   independence  of   the  arbitrator   is legitimately doubt

Communications between the parties with regard to the challenge and notice to the arbitral tribunal regarding the reasons for challenging are imposed by the Romanian procedural law with no delay

If the parties did not convene on a specific challenge procedure, the arbitral institution is called to decide over the challenge by a definitive decision

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the effects of the challenge on the continuation of the arbitral proceedings: the ordinary court ruling indicates that the challenge request does not conduct to the suspending of the court case; but, the final solution cannot be issued until the challenge request is finally solved by the court (Article 563 of the New Code)

The standardization of the arbitrator behaviour is not covered by the Romanian procedural law and remains at the level of ruling of the institutional arbitration although there is no other law or ruling of any institution indicating the specific ethics imposed to an arbitrator apart from a general reference made by the New Code to “the legitimate doubt regarding the impartiality and the independence of on arbitrator” (Article 1113 (2) (c))

the parties may agree over  some specific  standards of  independence and  impartiality  to be imposed to their arbitrators, to the extent the own ruling of the arbitral institution does not provide otherwise and is not enjoying of an exclusive appliance

Rules on the Organisation and Operation of the Court of International Commercial Arbitration attached to the Chamber of Commerce and Industry of Romania (“the Chart”):

The   arbitrators   are   approved   by   the   Governing   Board   of   the   National   Chamber,   being recommended by its President

Their nomination on the list of arbitrators has to be endorsed by the Court Board. 

The removal of an arbitrator from the list of the Court is under the full decision of the Governing Board of the National Chamber. 

The nomination of arbitrators is under the exclusive responsibility of the appointing authority, designated among the members in plenum of the Court, by resolution of the Governing Board of the National Chamber, for a renewable 5 years term. 

In consultation with the President of the Court, the appointing authority enjoys the power to select among the full list of arbitrators those to be appointed as chairman of an arbitral tribunal, considering the declared availability in fulfilling the duties as arbitrator in conformity with the Court agenda (Article 12 of the Chart). 

o The   appointing   authority   is   remunerated  with   a  wage  of   10%  of   the   value  of   the arbitration fee. The procedural rules of the Court are recommended by the President of the Court and are approved by its board.

o At the present time, the designated appointing authority is the President of the National Chamber/Vicepresident

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Comments:

The parties should be sure that the provisions of their arbitration agreement on appointing the arbitrators are compatible with the rules of the chosen arbitral institution. 

By   choosing  an  arbitral   institution,   the  parties  place   the  arbitration  agreement  against   the normative background provided by that institution ruling and they have to realize this situation before entering into their agreement. 

The choice of arbitrators may be considered one of the most sensitive tasks the parties face in international arbitration,  therefore the challenge of arbitrators is seen as a major correcting institution in favour of the integrity of arbitration. 

o It is commonly used that arbitrators may be challenged in case of a conflict of interest arising before or during the arbitral proceedings, since the mechanism for ensuring the challenge is subject to the applicable arbitration rules. Methods of challenge vary under different arbitration laws and rules. 

o The independence of the arbitrator is fundamental. Neutrality and impartiality are the same in both administrated and ad-hoc arbitration

Rules 2013:

The arbitration mission is considered to enjoy of priority towards any other type of professional occupancy of an arbitrator of the Court

One or three arbitrators may be appointed

Complex or high value cases criteria for deciding about the composition of the arbitral tribunal

Appointing authority appoints the arbitrators for each determined dispute

Professional training, experience and involvement in the Court activities

Arbitrators to enjoy of an “outstanding reputation and of a high qualification and of professional expertise”

Arbitrators and alternate arbitrators

List of arbitrators and list of chairman provided by the Court in a compulsory manner

the current Rules 2013 provides explicitly about a compulsory list of arbitrators of which the appointing authority enjoy full power in making the selection of the arbitrators to assume the mission to arbitrate

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Independence and impartiality is not defined

Replacement of arbitrators–refrain, challenge, dismissal, waiver, death, other reasons

The removal from the list of arbitrators operates in case of breach by the arbitrator of the   obligations   related   to   the  mission   of   arbitration,   the   Governing   Board   of   the National Chamber being given the power to decide in this respect, upon the proposal of the  Court   Board.   In   case  of   “severe  breach”,   the  Governing  Board  of   the  National Chamber solely could decide upon the removal from the list of the arbitrator.

The removal from the list of arbitrators operates in case of breach by the arbitrator of the   obligations   related   to   the  mission   of   arbitration,   the   Governing   Board   of   the National Chamber being given the power to decide in this respect, upon the proposal of the  Court   Board.   In   case  of   “severe  breach”,   the  Governing  Board  of   the  National Chamber solely could decide upon the removal from the list of the arbitrator.

for reasons of incompatibility an arbitrator can be suspended by the Court Board

The mission to arbitrate has to be confirmed or refused, in written, explicitly, by the appointed arbitrator, through a “statement of acceptance” (Rules 2013, section 5). The arbitrator is imposed to make a clear commitment to consider of priority the mission against any other activities. A form of this statement is standardised and attached to the Rules 2013 in an annex thereto

There   is   no   clear   indication   within   the   Rules   2013   of   what   should   represent incompatibility,  apart   from what  these  rules consider   to  represent  “incompatibilities generated by the attorney capacity”. Also, an arbitrator can be held liable for damages caused to the parties in case of dismissal 

Impartiality in ad-hoc arbitration excludes the arbitrator to act as a party representative

Comments:

A certain strong discipline is imposed to the arbitrators listed by the Court. 

o The arbitration mission  is  considered to enjoy of priority  towards any other  type of professional occupancy of an arbitrator of the Court. 

This requested behaviour is not unique in particular in international arbitration, being expressed the view that “good arbitrators must work and have time to work”, and that arbitrators should avoid overbooking and applications for time extensions due to the constraints imposed by their own agenda. 

The   capacity   of   an  arbitrator   to   show  as   a   good  professional   seems   to  be conditioned by his/her availability when accepting and appointment and during all over the proceedings.  

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The mission to arbitrate has to be confirmed or refused, in written, explicitly, by the  appointed  arbitrator,   through a  “statement  of  acceptance”   (Rules  2013, section 5). The arbitrator is imposed to make a clear commitment to consider of priority   the  mission  against  any  other  activities.  A  form of  this  statement   is standardised and attached to the Rules 2013 in an annex thereto. 

Arbitrators   should   enjoy   of   an   “outstanding   reputation   and  of   a   high   qualification   and   of professional expertise”. It is noted here the goal of the National Chamber, when organising the Court, to insure the continuation of the tradition in arbitration based on the notoriety of this institution, which was founded on one of the best law expertise of its arbitrators.

o On its side, Article 618(1) of the New Code provides as a principle that the lists with arbitrators are not mandatory; therefore it may be considered that the selection of the arbitrators from the Court list may not be imposed to the parties. However, the current Rules   2013   provides   explicitly   about   a   compulsory   list   of   arbitrators   of  which   the appointing  authority  enjoy   full   power   in  making   the   selection  of   the  arbitrators   to assume the mission to arbitrate . 

The removal  from the  list  of arbitrators operates  in case of breach by the arbitrator  of the obligations related to the mission of arbitration, the Governing Board of the National Chamber being given the power to decide in this respect, upon the proposal of the Court Board. In case of “severe breach”, the Governing Board of the National Chamber solely could decide upon the removal from the list of the arbitrator. 

The presence of the arbitrators to the sessions in plenum of the Court – which take place twice per year – is compulsory and, in case of unjustified absence from two such Court sessions, the arbitrator can be removed from the list. Penalties of 5% per day of delay are provided by the Chart in case of failure or delay in fulfilling the obligations of an arbitrator. 

Also,   for   reasons   of   incompatibility   an   arbitrator   can   be   suspended   by   the   Court   Board. Replacement of an arbitrator is ordered by the appointing authority and operates in case of refrain, challenge, dismissal, waiver, death or other impeding reasons. As to the challenge and refrain regarding an arbitrator, the conditions for applying the two situations are those provided by   the  procedural   code   for  ordinary   judges.   The  decision   is   issued  by   the  arbitral   tribunal without the participation of the involved arbitrator. 

As usually in other jurisdictions, the arbitrator has to give a statement and sign it, with regard to any   incompatibility   between   his   mission   as   arbitrator   and   other   circumstances   observed. However,   there  is  no clear   indication within  the Rules 2013 of  what  should represent  such incompatibility, apart from what these rules consider to represent “incompatibilities generated by the attorney capacity”. 

Also, an arbitrator can be held liable for damages caused to the parties in case of dismissal.

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B. The set-up of the arbitral tribunal

New Code: article 566 and 559

The  arbitral   tribunal   is   considered  set-up  as  of   the  date  when   the  mission  as  arbitrator   is accepted in written (“declaration of acceptance”, Rules 2013)

The   date   of   acceptance   is   the   date   of   the   document   communicated   to   the   parties   as representing the acceptance of the mission

o The parties are informed about the mission 

The chairman is appointed by the two arbitrators chosen by the parties (article 560)

In case of dispute about the appointment of arbitrators, the interested party may ask the court to proceed to the appointment(article 561)

Rules 2013: Chapter IV, Sections 4 and 5

Composition of the arbitral tribunal: One or three arbitrators, of whom one is the chairman

Appointment of tribunal: four moments to be considered in order 

o Payment of registration fee proof presentation

o Reporting by the arbitral assistant to the Appointing authority

o Appointment by the Appointing authority

o Set-up by signing the declaration of acceptance

Decline of the mission: refusal by the arbitrator to undertake the arbitration

o Followed by a replacement with another arbitrator

Declaration of acceptance

o Special form (“special regime”)

o Failure to sign: deemed as refusal

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C. The term of arbitration

The duration of the procedural dispute established   for   the   arbitration   in   domestic arbitration is two times the duration for domestic arbitration (New Code, Book IV, Article 1114(4)).

Failure to respect this time limit results in the claim being time-barred, the law provides.

Rules 2013: Section 7

o The award to be issued within maximum 6 months since the date of setting up the arbitration tribunal(article 42)

o The term may be suspended in some particular circumstances (article 43)

o The term of arbitration may be extended, upon parties express request, all the time during the dispute, for no more than 3 month period

o delay in settlement of dispute in absence of any justified extension upon the parties’ agreement may give effect to sanctions against the arbitrator

o time-barred  exception (“caducity”)  should  be addressed  in written until   the  first date   in   court   and   should  be   reiterated   at   the  first   date   following   the   expiring duration   of   the   arbitration;   this   does   not   have   any   effect   on   the   term   of arbitration(article 46)

D. The place (venue) and the language of the arbitration

Place of arbitration

• Rules 2013: Section 7, article 47

o The venue of arbitration is at the registered office of the court, as specified in the Chart (2 Octavian Goga Blvd., 3rd district, Bucharest, ROMANIA)

The language of the arbitration proceedings

o Article 1115 of the New Code repeats the provision stipulated by the procedural law in Article 570. 

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First, it is recognized to the parties the right to choose the language to be used during the arbitration procedure; 

Second, if the parties do not choose by themselves the language of arbitration, then the language of the main contract in dispute will apply, such determination being under the competence of the arbitral tribunal; 

The place (venue) and the language of the arbitration

Third, the arbitral tribunal may also opt for a language of international use. 

It may be possible that the rules of an arbitral institution provide supplementary conditions for establishing a language of international use, which should bring the parties to a prior verification of the own rules of the institution which the parties would have seen preferable to administrate their dispute. 

o Rules 2013: Chapter VI, Article 88

“If   the   venue  of   arbitration   is   in   Romania,   the   debates   shall   take  place   in Romanian language”, the use of an international language being possible only if all the arbitrators are foreigners (selected from the approved list of arbitrators exclusively by the appointing authority) and if they have reached an agreement in   this   respect.   The   debates   take   place   in   the   presence   of   an   interpreter appointed

Comments

One could find the provision of Article 88, of the Rules 2013 as limiting the parties’ initiative to enter into international arbitration in front of the Court. 

o It is true that sometimes matters of local law can be easier understood and applied by the arbitrators belonging to that local jurisdiction. 

o It is also true that the arbitrator is entitled, in particular in international arbitration, to co-operate   with   the   parties’   counsel   in   an   “interactive   arbitration”,   meaning   a continuous  dialogue  purported   to  eliminate   the   conflicting  approaches,   and  finding inspiration in national jurisdictions  

o If at least one party or a party counsel belongs to a different jurisdiction and/or is not a native Romanian, the communications in Romanian between the parties and with the arbitral tribunal may become difficult. 

Comments

This will require the service of qualified interpreters which makes the procedure costly and long. 

22

This entitles the appointing authority to make a proper selection of the arbitrators, insuring the full benefit by the parties of a properly qualified arbitral performance and also gives to the Court the full responsibility in proposing qualified interpreters. 

Any improper selection by the appointing authority of a qualified arbitrator and interpreter, both as to their professional behaviour and his/her language capabilities, as well as the practical difficulties arisen  from imposing the  local   language rather  than give the parties flexibility   in choosing it or consult the parties with respect to the language use during arbitration may lead to a less efficient arbitration. 

The tradition as international arbitral institution gained by the Court during the time may be diluted.

23

III. The Arbitration Proceedings(I)

A. The pre-arbitration proceedings. Notice to the Court of Arbitration

B. The conduct of the proceedings. General considerations

C. Compulsory measures

Bibliography:

Arbitration Codex (English version), published by the Court of International Commercial Arbitration, 2013

Court of Arbitration website: www.arbitration.ccir.ro/engleza

• Rules 2013 -Chapter IV-Pre-arbitration proceedings; Chapter V-Arbitration Proceedings

New Code:

• Book IV, Title IV -Arbitration Proceedings

-Chapter I-Notice to Arbitral Tribunal

-Chapter II-The conduct of the proceedings

 

NY Convention 58

UNCITRAL Model Law

 

24

International Standards

• The principle of party autonomy in dictating the procedure for arbitration   

recognised by NY C 58 (article V.1.(d) and by the UNICTRAL Model Law(article 19(1)

similar approach: ICC, LCIA, AAA

freedom to select either institutional or ad-hoc arbitration

freedom to choose the procedural approach

the selection of a determined institution to administrate or assist in the arbitration is made by the arbitration agreement following a recommended clause

equality of treatment of the parties during the proceedings

fairness to the parties (UNCITRAL Model law, article 15(1); NY C 58, article V.1.(b))

• Limitations to party autonomy principle    by the governing law of the place of arbitration

applicable mandatory rules

public policy requirements

• The tribunal appointed by the parties determines the procedure for the arbitration   

• The seat (place) of arbitration is the legal place of arbitration   

physical change of location does not mean a change of the legal place of arbitration

link between the arbitration and the law of the place of arbitration

“nexus of contractual and procedural rights and obligations between the parties and the arbitrators”

Preliminary  meetings  of   parties’   representatives;   specific  matters   to   be  determined during the preliminary meetings; Arbitrators directions

Preliminary issues: jurisdiction; governing law of the proceedings and substantive law; liability and quantum/written submissions and written pleadings; parties encouraged to agree on the issues to be heard

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• The law of the place of arbitration    = lex arbitri

supervises   the   arbitration   proceedings   of   a   particular   institution   located   in   the jurisdiction of the place of arbitration

determines the framework of the arbitration mission

the parties/the arbitrators may derogate from or may amend  lex arbitri  if  provisions contained therein are of a suppletive nature

contains limitations to arbitration: arbitrable matters, time-limits (status of limitation), interim   measures   for   protection,   administration   of   evidence,   duty   of   documents disclosure, powers of an arbitrator, the award (form and validity, challenge)

Sometimes the law of the place of arbitration (lex situs)may play as well the role of the governing law on the substantive aspects of the matter

• The law governing the merits of a dispute   

Can be chosen by the parties by their agreement-basic principle= lex contractus

Important aspect in international arbitration

Determination of the law governing the merits is made by the arbitrators

Determination of governing law on the merits intervenes when the parties did not make their own choice of law

International arbitrator does not justice in the name of any State

Substantive law determined in conformity with the arbitration law (Lex arbitri)

Such determination has to consider also any limitations introduced by Lex arbitri

The arbitrator is called to give effect to parties’ intention

Usually, can be determined as the law governing the contract where the arbitration clause is contained

Could be any of the following laws, determined by simple designation by the parties

Lex voluntatis

National law of a particular jurisdiction

International conventions

• Conflicts of law method

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UNCITRAL ML, article 28(2)-recognition of principle

International private law rules

• Direct Method    of substantive applicable law determination

Maximum freedom recognised to the arbitrator

Contract closest connection with a particular law/jurisdiction

Determination of substantive law considering the entire contractual provisions and the trade usages

In   determining   the   substantive   law,   the   arbitrators   have   to   insure   rendering   an enforceable   award,   without   denying   the   effects/limitations   of   public   policy   and mandatory rules

***

A. Pre-arbitral proceedings. Notice to the Court

New Code:

• Book IV, Title IV -Arbitration Proceedings

-Chapter I-Notice to Arbitral Tribunal

-Chapter II-The conduct of the proceedings

• Title VII-article 619-Arbitration rules(institutional arbitration)

Rules 2013:

• Pre-arbitral proceedings   

Chapter IV, Section 1 and Section 2

First procedural step: request for arbitration/claimant=arbitration claim

Rules 2013: Compulsory elements of the arbitration claim similar to New Code (article 571)

Identification data of the party claimant, including address for service and its representative attorney 

Matter and value/method for value determination

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Factual and legal grounds to support the claim/s

Evidences presentation

Arbitration agreement (in written from)

Signatures

Translation in Romanian provided by the party (claim, documents)

Romanian language compulsory 

Copies to arbitrators in electronic format

Second step: Registration of claim

Claim and arbitration fee proof/Court of Arbitration Secretarial Office

Preparation of proceedings by an arbitral assistant

Registration in person or by mail

Due payment of registration fee is compulsory for claim registration

In case of non-fulfilment of this duty-no registration operates (“inactive claim”)

Third step: Communications by arbitration assistant with the parties/Notification Deed, claim, Codex, documents (vs. New Code-article 572-communication by the claimant)

Rules 2013:

Notification Deed   : act of communication between the institution and the parties in arbitration

To Claimant: Missing elements of the claim, financial obligations, evidence to be submitted

To   Respondent:   claim,   copies   of   documents,   details   regarding   the   obligation   to   provide   a position   towards   the  claim,  by  a   reply   to   the  claim,  compulsory  data   for   the   reply,  details regarding evidences

Absence of a reply does not mean recognition of claimant’s claim

Multiparty position (more than one claimant or respondent): each may express its own position

Fourth step: Counter claim/respondent   : if under the same relationship

May be settled separately

Subject to the same conditions as the arbitration claim

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Subject to arbitration fees to be paid within 10 days from the Notification date of such payment made by the Court 

Fifth step: Payment of arbitration fees   

Within 10 days since the Notification deed is communicated

Extension possible in special circumstances

Sixth step   : Setting the hearing date

Rules 2013:

Within 3 days since the date of setting up the tribunal and no less than 21 days from the subpoena date of communication 

15 days-New Code 

Constitution of the arbitral tribunal is performed by the arbitral institution

• Communications with the parties by arbitral assistant prior to the first date in Court (no less than 5 days before this date)

• Service  of  process:  any  modality   to   insure  both  communication and confirmation-registered letter, official receiver, courier, email, fax, telex, overnight courier

For phones: notice of calls

Proof of delivery-receipt

Change of address to be communicated to the Court

Services of process by public means

Foreign parties: address for service in Romania compulsory or by registered letter in case of failure to provide this address

Procedural deeds to be provided in Romanian and in an international language

Procedural  Terms  provided  by   the  Rules  2013:  non-respect-extinction  of  procedural rights (see also Book I, Title V)

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B. Conduct of the proceedings

New Code:

Hearings take place following the rules established by the parties in the arbitration agreement (article 575 and 576)

o Or the parties may agree that the arbitrators determine the rules of arbitration (which can be completed with the New Code Rules)

For institutional arbitration, article 619(3) will apply:

o “Unless the parties agreed otherwise, the dispute shall be governed by the procedural rules of the” arbitral institution in force at the time when the institution was seized (noticed)

o Also, article 619 (2) will produce effects:

Designation of the Court of Arbitration automatically means that the parties will be submitted to its procedural rules

Verification   of   competence   (following   “competence-competence”   principle)   by   the   arbitral tribunal(article 579)

o By hearing minute-if declared competent

No challenge in court by separate way, only together with award (article 608)

New Code:

o By decision-if declared non-competent

No challenge in court of the decision

o Rules 2013, article 49: identical approach   

Third party participation accepted, subject to the agreement of both parties and with their own agreement(article 581)

The hearings and the debates may take place in the absence of the parties subject to express request of the relevant party(article 583); Rules 2013, article 56(3)

Dispute may be solved  in the absence of  either party  if  they were notified to Court  in  due manner(article 584)

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o The arbitrators decide regarding the postponement at their full discretion and also may call the parties to debates if they consider this necessary

Conservative and  provisional measures (articles 585 and 547)

o Proceedings confirmed by the Rules 2013, Section 6

o Competent court of law: the Bucharest Tribunal, acting as a fist instance court

New Code:

o Urgent procedure

o Decision not subject to recourse

o Object: factual aspects, provisory measures

o Before or during the arbitration proceedings

During the arbitration proceedings the arbitration tribunal may also decide over these measures

Enforcement   with   court   of   law   support,   in   case   of   opposition   to enforcement

Evidence legal regime

o Burden of proof (article 586)

Written explanations to be provided upon the arbitrator’s request

Admissibility of evidence only if were referred by the claim/counter claim

o Administration of evidence (article 588)

Exclusive role of the arbitrators over the evidence administration

No constraints or sanctions applied against the parties to provide evidence

o Information from public authorities may be ordered

o Evaluation of evidence at the arbitrator’s own judgement

Rules 2013: Chapter V (Arbitration proceedings)

First date in court: same meaning as prescribed by the general principles of the New Code

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Special administrative measures taken at the first date in court (article 48/4)

Conduct of the debates by the chairman; sessions rules(article 51); obligations of the assistant (article 50/2)

Speedy  process (article 53)

Proceedings administrated in written form (article 52)

No subpoena if at least one time a party was present or represented during the debates(article 54)

Change of date is exceptional (article 55); delays may be decided by sole member of the panel (56/2)

Other parties than the parties in dispute cannot participate to the arbitration unless approved by the parties and by the arbitrators(article 58/2)

Parties can attend the sessions in persona or by representative(article 58/1)

Minutes of hearing: registration of debates; grounds of tribunal decisions included; compulsory form of the minute; right of the parties to acknowledge the content of the minutes and of the arbitration file; correction of clerical errors by request of the parties or ex officio (article 59)

Exceptional   circumstances   when  minutes   can   be   challenged   separately   with   an   action   in cancellation for grounds provided by the New Code(article 59/7)

C. Compulsory measures

during the pre-arbitration or the arbitration proceedings (Rules 2013, Chapter IV, Section 6)

Any party may ask to the competent court of  law to decide over conservatory and interim-measures  related  to  the  dispute matter  or  regarding  factual  aspects  of   the  case  (seizure of goods-Book VI, Title IV; evidences-Book II, article 364)

The court /arbitration tribunal decides by minute, in conformity with the New Code rules (article 585)

Article 585 of the New Code:

The   arbitral   tribunal  may   also  provide   such  measures;   Rules   2013  provides about this option only during the arbitration proceedings, not during the pre-arbitration proceedings (article 41/1)

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The competent court is the 

Enforcement of these measures: with the court intervention(New Code, Article 585/4; Rules 2013, article 41/2)

The procedure is urgent (New Code-Book VI, Title VI, Emergency proceedings)

International Standards:

The right to request appliance of interim measure of protection recognized by UNCITRAL ML, articles 17, 26

NYC 58 does not cover interim measures enforcement if issued by minute of hearing by the   arbitral   tribunal;   only   if   issued   by   arbitral   award;   if   not   issued   by   award, enforcement is possible by court intervention

Domestic law applies and court intervention is recognised (limitation of effects of lex voluntatis of the arbitration agreement)

Measures which can be taken in interim legal regime are determined by lex fori

Courts take interim measure in accordance with their domestic law

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IV. The Arbitration Proceedings (II)

A. The Evidences

B. Requests and exceptions

C. The minutes of the hearing

D. Arbitration expenses

Bibliography:

Arbitration Codex (English version), published by the Court of International Commercial Arbitration, 2013

Court of Arbitration website: www.arbitration.ccir.ro/engleza

• Rules 2013 -Chapter V-Arbitration Proceedings

New Code:

• Book IV, Title IV -Arbitration Proceedings

-Chapter II-The conduct of the proceedings

-Chapter III-Arbitration Expenses

• Book VII-

UNCITRAL Model Law

Presentation notes

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International Standards

• The principle of party autonomy in dictating the procedure for arbitration   

recognised by NY C 58 (article V.1.(d) and by the UNICTRAL Model Law(article 19(1)

fairness to the parties (UNCITRAL Model law, article 15(1); NY C 58, article V.1.(b))

• Limitations to party autonomy principle    by the governing law of the place of arbitration

• The tribunal appointed by the parties determines the procedure for the arbitration   

• The seat (place) of arbitration is the legal place of arbitration   

• Lex arbitri=the law of the place of arbitration

• The law governing the merits of a dispute:    lex voluntatis/lex arbitri/lex fori   

****

A. The Evidences

New Code: articles 587-591; article 619; article 1117 (international arbitration)

Burden of proof    : article 586

o Each party has the burden of proof for making the evidence regarding the facts which represent the basis of its claim/defence

o Written explanations could be requested from the parties by the arbitration tribunal regarding the factual aspects and the subject matter of the dispute; 

o The   arbitration   tribunal   may   order   ex   officio   the   administration   of   any   evidence provided by the law

New   Code-Book   II-Subsection   3/Evidences-cross   examination,   witnesses, expertise, written documents etc.

Proposal of evidences:    article 587

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o Rule: Request for evidences has to be addressed by the arbitration claim/claimant or by the defence paper/defendant (claim, counter claim)

Exceptions to the rule of presenting the evidences are provided by article 254/2 of the New Code

• The necessity of a particular proof results from debates

• The   analyse   of   the   case   by   the   arbitrators   during   the   arbitration proceedings reveals factual aspects which could not be observed by the party when registering the claim/defence

• Justified reasons for impossibility to present a specified proof 

• The administration of evidence does not conduct to the delay of the case

• Both parties agrees expressly to administrate the evidences 

Article 254/2: the opposite party may ask for evidence limited to the factual aspects forming the object of the proof administrated under conditions of article 254/2

o The arbitration tribunal enjoys of exclusive competence     to decide over the administration of proofs-useful, relevant and conclusive evidence

consult the parties for establishing a time –limit for the administration of evidence

after   expiration   of   such   time-limits,   evidences   are   administrated   only   upon   the   tribunal appreciation by founding a specified evidence essential for solving the dispute

Administration of evidence   : articles 588 -590

o In   front  of   the arbitration tribunal   (chairman or,  upon the  parties’  agreement,    before  one member of the panel)

o The tribunal may order the presentation of the evidence held by one party if so proved

o Experts and witnesses are heard under no oath obligation; they may be asked by the tribunal to answer in written to questions addressed by the arbitration tribunal 

o no sanctions can be applied against experts/witnesses by the arbitration tribunal

such measures can be imposed by the court of law in conformity with article 547 (tribunal of the place   of   arbitration   judging   as   a   first   instance   court   of   law);   priority   and   emergency   in conducting such procedures;  no recourse admitted by  law against  decisions ordered by  the court of law 

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o information held by public authorities: can be requested officially, in the circumstances provided by article 298/2 (when the public authority is proved to hold it); 

in case of refuse to present the evidence-either parties or the arbitrator may request the court of law of the place of arbitration to order the presentation of the proofs (article 298/1)

Arbitrators are free to appreciate over the evidences   , judging if the proposed proofs are indeed relevant and conclusive in the dispute: article 591

The  rules  of   the  arbitral   institution  with   respect  of   the  proposal  and  the  administration of    evidences will prevail towards the principles of the New Code; articles 619/2; 619/3

International arbitration/New Code:   

The fundamental principles of the Book IV are repeated: article 1117-administration of evidences

The arbitration tribunal administrates the evidences

If the courts of law intervention is needed, either the parties, or the arbitration tribunal, but with the parties’ consent, may request the court of law of the place of arbitration to intervene, in conformity with lex situs (lex fori)

Rules 2013

Burden of proof: (Chapter V, Section 2 article 60/1 and 60/2)-identical approach as the New Code (article 586)

Evidence appreciation: (Chapter V, Section 2 article 60/3)-identical approach as the New Code (article 591)

Proposal of evidence: Chapter V, Section 2 article 64/2-in combination with article 64/1

o Evidences should be proposed until the first date of arbitration of the dispute with the diligence of the arbitration assistant

o Admittance of evidence after this date only if necessity of the proof results from the debates; there is no delay of the arbitration proceedings involved

In consideration of article 619/2 of the New Code, of article 17 of the Chart (organisation and functioning of the Court of Arbitration) and of article 1 of the Rules   2013:  exceptions  provided  by   the  New Code  under   article   254/2   are limited to the circumstances confirmed by the Rules?

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B. Requests and exceptions

 New Code: article 592

All   requests   regarding   the   existence   and   the   validity   of   the   arbitration   agreement,   the constitution   of   the   arbitral   tribunal,   the   limits   of   the   powers   of   the   arbitrators   and   the performance of the proceedings until the first date for arbitration has been established-parties dully summoned for that date

o must be addressed until that date   ; sanction: the party loose the exercise of the right to make such request; a shorter term maybe also established by the arbitration tribunal in such respect  

All requests and written documents-requested until the first date for arbitration 

o Term-limits may be established by the arbitration tribunal with parties’ consultation

o Requests admitted only if considered essential for solving the dispute

(Article 587 New Code applies)

Any procedural irregularity may be covered if not claimed until the first date for arbitration

o Procedural irregularities to be invoked at the date when they were produced

o If the party was absent at that date, request for irregularity to be addressed no later than the first date in court

The party has to be present or duly summoned for that date

In any case, a request of irregularity may be claimed until the last pleading

Rules 2013: 

Article 61: exceptions  regarding the  arbitration agreement  and  the setting of the arbitration tribunal-same approach as article 592 of the New Code

Until the first date for arbitration, in express manner, under sanction of waiver of right to make such requests

Article 62: exceptions regarding aspects of public policy may be addressed any time during the proceedings

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The non-competence of the arbitration tribunal  may   not   be   requested   after registration of the defence by the defendant and if not included in the defence paper 

Article 63: The non-constitutionality of laws and orders (“ordonante”)  may be claimed any time   during   the   proceedings   by   either   party   or  ex officio  by   the   arbitration   tribunal,   in conformity   with   the   Constitutional   Court   Law   (articles   29-31   of   section   5-Law   47/1992, republished in 2010); minute of hearing is issued, subject to recourse

Article 64: Any other request, memoranda or documents: until the first date for arbitration

C. The minutes of the hearing

New Code: articles 593 and 594

Debates are recorded in the minutes

Decisions adopted by the arbitration tribunal have to be grounded and included in the minutes

Minutes have to be issued respecting a compulsory content (see also article 603/1/a) and b))

o Description   of   the   debates,   parties’   requests   and   allegations,   grounds   of   requests, grounds of decisions adopted, orders of tribunal, signatures of arbitrators; 

o Decisions are taken by majority of arbitrators (see also article 602/3)

The term for  issuing a decision  is  limited to 21 days (but  it  should respect the term of the arbitration)-see also article 603/2

Parties have access to the file and its minutes

Minutes may be corrected / completed upon parties’ request by issuing another minute in this respect

Parties can be given copies of the minutes

Challenge of the minutes by action for cancellation for the following reasons provided by the New Code:

o Suspension of arbitration (by law or for optional grounds)(articles 412 and 413)

o In case of interim measures for protection (article 585)

o Reject of non-constitutionality claim as inadmissible

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Cancellation of minutes take place in the same circumstances provided for the awards(article 608-613)

o In   case   the  minutes  are   issued   for   taking   interim  measures   for  protection  and   for deciding   over   the   non-constitutionality   claim-the   action   in   cancellation   does   not suspend the arbitration proceedings

o The term of   registering an action for  cancellation of  a  minute   is  of  5  days  since  its communication

If the proceedings are suspended (by law or for optional grounds), the action in cancellation can be registered at any time during the suspension period

o The court of appeal solves the action in cancellation of a minute; its decision is definitive; the measures adopted by the arbitration tribunal may be preserved, modified or rejected.

Rules 2013: article 59

The approach is similar to the New Code (articles 593 and 594)

o the role of the arbitration assistant is provided

o signing of the minute; support to the communication of the minute to the parties

The  principles  provided  by  article  1120   (international  arbitration)   regarding   the  award  may apply also  to the minutes

D. Arbitration expenses

New Code:

Book IV, Chapter III

Content of expenses/charge: article 595/1

o Organising and performance of arbitration, arbitrators fee, administration of evidences, transportation of parties, witnesses, experts, arbitrators

o Supported in conformity with the parties’ agreement

o In the absence of an agreement: by the losing party or in proportion with the results of the dispute

Parties may be obliged to an equal contribution to the payment of arbitrators fee

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Payment   in   advance   of   necessary   expenses   may   be   ordered   by   the   arbitrators/may   be conditional for starting the arbitration proceedings

Expenses may be verified by the court of law upon the parties request if well-grounded or not the arbitrators’ disposition in that respect; minute of the court of law not subject to recourse

Payment of arbitrators’ fee: after communication of the award to the parties

All arbitration expenses have to be paid until the communication of the award

Article 1121: in international arbitration, each party shall take under its charge the arbitrators’ remuneration and their transportation expenses; for the sole arbitrator and for the chairman, these charges shall be paid in equal parts

Rules 2013: Chapter IV, section 3

Article  35:  definition  of   “arbitration  expenses”     includes   also   the   “registration   tax”  and   to “administrative/arbitral tax”; the rest of the definition is in compliance with the article 595/1 of the New Code

Administrative tax and registration tax are differently supported in institutional arbitration and in ad-hoc arbitration: article 36

Parties agree upon the modality of payment of the arbitration fees and expenses; in absence of agreement, the general principal of the New Code will apply(595)

Connection to the Chart: 

o article 14 of the Chart-financial resources of the Court-arbitration tax and registration tax/established by the governing body of the National Chamber(“Colegiul de Conducere al Camerei Nationale”), upon the proposal of the Court Board (“Colegiul Curtii”)

the appointing authority receives 10% of the arbitration fee

10% of the arbitrators fees are paid in the Court fund for covering the expenses of the Court and for payment of the members of the “Colegiul Curtii”, of the arbitration assistants and of the Appointing Authority

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V. The Arbitral Award

A. Deliberation and issuance of the award

B. Content of the award

C. Correction and completion of an award

D. Character and enforcement of the award

A. Deliberation and issuance of the award

   International Standard      

Deliberation require determination of the applicable law to the merits of the dispute

o Giving effect to parties ‘intention by the arbitrators is fundamental(parties’ choice of law)   

The arbitral tribunal shall apply the law chosen by the parties or if not chosen, will decide that the law or the legal system   of a given State shall be referring to the substantive law of that State (and not to the conflict of laws rule)-UNICTRAL ML, article 28(1)

Parties  are   free   to   determine  by   the   arbitration  agreement   the   law  which   the arbitrators   are   requested   to   apply   to   the   substance   of   their   dispute-ECICA 1961(Geneva Convention)-Article VII

Transnational   law   (general   principles   of   law,   common   legal   principles, international law, trade usages)or lex mercatoria

Lex voluntatis is established since the conclusion of the contract containing the arbitration clause or it may be modified by the parties when the dispute arises

Parties may present at the beginning of the arbitration their position regarding the applicable law/their intention regarding the applicable law may arise from exchange of written submissions

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Interpretation by arbitrators of the will of the parties by looking to the contract   

Reference to a national law, to a convention, to non-State rules (UNIDROIT principles), combination of rules (complex cases)

„Implied intention” (link which may be determined by the arbitrators as being desired by the parties to have between the contract and the rules of a particular legal system)

Amiable compositeur/ad-hoc   : no strict legal reasoning should be expressly authorised by the parties; arbitrator can apply the law considered featured to the dispute (contract); ex aequo et bono-judgement in equity, ignoring the rule of law. 

o Absence of choice made by the parties and application of conflict of law rules   

Conflicts of law method   /connecting factor: place of performance, habitual residence, place of incorporation, combinations of  factors

General principles of private international law

Formal aspects related to contract/locus regit actum

Direct method: maximum freedom of the arbitrator/searching appropriate rules (the law of a state, an international convention, lex mercatoria)

o Contractual stipulations and trade usages have to be observed   

o Consideration   of   International   public   policy   and   of   mandatory   rules   of   law   in    international commercial arbitration 

Final award

o Content

o Written and signed

o Place and date

o Reasons

o Remedies

o Costs

o Time limits for issuance

o Deliberation: Secrecy; Majority and unanimity/dissenting opinion

o Notification to the parties

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New Code:

Article 601 and article 5

o Arbitral award=Solution adopted in conformity with the mutual agreement of the parties, if the dispute   is  arbitrable,  applying   the  substantive  law  ,   the  usages,   the  law by  analogy,  or   the general principles of law (CPC-art.5-fundamental principles of a civil dispute)

New Code: Article 602-deliberation and issuance of the decision

o Secrecy of deliberation (as per the arbitration agreement or as per what the tribunal decides)

o Delay of award issuance: 21 days maximum, considering the term of arbitration

o Majority of votes

o Minute of final debates is compulsory (the disposition in brief and the dissenting opinion, if the case may be)

o Time limit of arbitration/deadline for issuing the award: 6 months/international arbitration-12 m/since the setting up of the tribunal/sanction-termination of arbitration; extension of time-limit-once (9 months maximum)

Article 1119-International arbitration:

o Issuance  of   the  award   in  conformity  with  parties’   agreement/or   the  majority  of   the  votes; chairman vote prevails 

o In written, grounded, dated and signed by all arbitrators

o Partial awards admitted

o The awards is binding and final; subject to restricted conditions for action in cancellation(see Book IV, Title V)

Rules 2013: articles 66, 67, 68, 69, 70

Issuance of the award represents the end of the arbitration proceedings

Partial award: when part of the claim is recognised by the respondent

Waiver of claim before setting up the tribunal: 

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o resolution/President of the Court/or PrimeVP and report of assistant

o After setting up the tribunal: award

o Settlement of dispute: based on applicable law and on evidences, also on commercial practice (usages)

o In equity: based on parties’ express agreement

o Arbitrators-independent and impartial in issuing the decision

After final debates follows the deliberation and the passing of the award

Postponement of issuing the award: 21 days/but with respect of time limit of arbitration

Majority of votes

Minute of deliberation/award: hand written by chairman (disposition taken by the tribunal) and applied on the back of the first page of the file; signed by arbitrators

Registration   of   the   minutes   in   the   book   of   arbitration   hearings   the   same   day   of deliberations/dissenting opinion

New   clarifications   from   the   parties:   minutes   of   hearing/resuming   the   case   for   additional debates/with respect of the term of arbitration

B. Content of the award

Mandatory content: New Code art.603 

Written form

References to names, residence, head office, legal representatives/parties, other participants

Arbitrators, place and date of the award; 

Indication of the arbitration agreement

Subject matter in dispute and parties’ allegations

Factual and legal grounds of the dispute-institutional/reasoning-ad-hoc

Disposition

Signatures of all arbitrators/arbitration assistant

Dissenting opinion-signed and grounded

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Special   procedure   for   real   estate   rights   disputes:   presentation   of   the   award   to   court   of law/public notary for getting a court of law decision/notary act; registration in the land book

Communication officially to parties: 1 month maximum; extension by Court of Arbitration-30 days 

Deposit of arbitration file at the court of law/tribunal

 

Rules 2013: same provisions as New Code-article 603

Article 71

• Special  provisions:   impediment   in   signing   the  awards-confirmation  by   chairman/PVP  of   the Court and signature

C. Correction and completion of an award

Rules 2013-articles 72-75

Clerical errors   

Clarification of disposition   

Supplement   

 

New Code: article 604-clarification/correction/completion

Clarification:   understanding,   scope   and   application   of   the   award/disposition;   contrary dispositions

Completion: omission of a claim, of an incidental/connected claim

10  days since the communication date/separate award/parties’ summoning

Clerical   errors:  no   substantive  part   affected;   arithmetical   errors;   resolved  by  minute;  upon parties’ request/ex officio; summoning 

Minute and clarification award forming integral part of the award

Parties may not being obliged to expenses related to the clarification/completion/correction decision

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D. Character and enforcement of the award

E.

Award produces full effects as any court of law decision which is final and binding

Cancellation (New Code-Title V)

Cancellation of the award is exceptional: in conformity with the New Code (article 608)

The right to register an action for cancellation cannot be waived by arbitration agreement; only after    the award issuance

Term limit for registration of an action for cancellation: One month since the notification of    the award/if not exercised such right-estoppel 

Reasons for cancellation    (article 606 New Code)

Non-arbitrable dispute

Dispute settlement with no arbitration agreement/or if the arbitration agreement is null and void

Arbitration tribunal not set up in conformity with the AA

The party absent at the last pleading debate was not duly summoned

Award issued after expiration of term limit for arbitration (567 New Code); just one party has claimed the time bear exception; parties not agreeing to continue the dispute settlement

Cancellation (New Code-Title V) - continuation 

The tribunal has issued the award on matters which were not claimed or over the claim

Award does not contain the reasoning and the disposition, does not mention the date and place of arbitration and is not signed by arbitrators

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Award violating the public policy, the good moral or mandatory rules of law

Solution issued by the Constitutional Court after the issuance of the award on matters of law part of law of the dispute

No irregularity could be claimed if  not  invoked until the first date in court or which cannot be repaired by way of clarification, completion or correction procedure of the award (article 604 New Code)

Admissible evidence in action for cancellation: only written documents

Important: New Code-articles 609-613

Waiver of right to register an action for cancellation: same concept as the Rules 2013 (no right to waive by AA; only after the issuance of the award)

Competent court of law to solve the action for cancellation: court of appeal of the situs (place of arbitration) : CICA-Court of Appeal Bucharest

Defence paper is compulsory

Solutions:

Sending the dispute to a competent court

Non arbitrable dispute, absence of or invalid AA, award issued over the term

Sending to the arbitration tribunal, if at least one party does claim this; 

otherwise, retain for judgement the case and decide within the limits of the AA and may order  new evidences;  first,   the  award on cancellation;  second,   the award on the substance of the dispute; judgement on equity if parties agreed so

decision of court of law subject to recourse

Term  for   registration:  one  month   (since   the  communication-of   the  award/minute-upon   the circumstances)

3 months in case of grounds based upon non-constitutionality procedure

Enforcement 

(Title VI, New Code)   

Rules 2013: articles 78-82   

 

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Character: final and binding 

Parties shall be provided with the arbitral award by the arbitral assistant within 3 days from the drafting date

Same effects as a court of law decision 

The   award   represents   a  title   for   enforcement;   enforcement   is   similar  with   a   court   of   law decision

Enforcement by officer similar to the enforcement of a court of law decision-Book V, Chapter IV 

Voluntary enforcement or by officer

Award enforcement can be suspended during the action for cancellation by the court of law

 

Recommended supplementary bibliography:

• Ion Deleanu,  Valentin Mitea,  Sergiu Deleanu,  Tratat  de procedura civila,  vol.III,  Noul  Cod de Procedura Civila, 2013, Universul Juridic (Procesul civil International. Arbitrajul international)

• Radu Bogdan Bobei,  Commercial  Arbitration-Elementary  Handbook on Scholarly  Pragmatism, C.H.Beck, 2014

• Eric   E.   Bergsten,   Dispute   Settlement,   International   Commercial   Arbitration,   UN   2005 (www.unctad.org) 

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